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PLAN DE CONTINUIDAD DE
OPERACIONES
PWR PERU
Mayo de 2015
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PRESENTACIÓN
El Plan de Continuidad de Operaciones de la representación de la OPS/OMS en el Perú corresponde a la
Implementación local de la Política de Continuidad de las Operaciones prevista en el Capítulo XVII del E-
Manual de la OPS/OMS, sección 4.1.
Su versión completa puede ser consultada en el siguiente enlace:
http://work.paho.org/cim/emanual/SitePages/Home.aspx
Continuidad de las
Operaciones
Regional
Continuidad de Operaciones PWR PER
PWR/PER Plan de Continuidad de Operaciones
Anexos
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REGISTRO DE CAMBIOS
Este “Plan de Continuidad de Operaciones de la Representación de la OPS/OMS en Perú”, será
actualizado periódicamente. Es responsabilidad del punto focal de seguridad hacer llegar a todo el
personal los cambios que se presenten. Para mantener el registro de los cambios se deben consignar en la
tabla adjunta las modificaciones efectuadas. Todos los cambios que se consideren pertinentes, deben
remitirse al “Equipo de Gestión de Crisis”.
TABLA DE REGISTRO DE CAMBIOS
Fecha Descripción breve del cambio Cambio registrado por:
14/4/2011 Actualización del Organigrama para incluir funcionarios
nuevos Gilberto Barros
14/4/2011 Actualización página 10 para reemplazar el Dr. Valcárcel por
el Dr. Leanes en el Equipo de Manejo de Procesos Críticos Gilberto Barros
14/4/2011 Cambio de formato y revisión del árbol de llamadas Gilberto Barros
31/5/2012 Actualización del Organigrama por cambio formato Gilberto Barros
31/7/2014 Revisión integral y actualización del Plan de continuidad Celso Bambarén
09/ago/2014 Revisión Integral y actualización del BCP Ana María Frixone
22/ago/2014 Revisión Integral y actualización del BCP Guillermo Gonzalvez
25/ago/2014 Revisión Integral y actualización del BCP José Villanueva
02/sep/2014 Revisión Integral del plan Teófilo Monteiro
3/sep/2014 Ajuste índice y formato del plan Ana María Frixone
3/oct/2014 Revisión integral del BCP versión final y pasos a seguir
Fernando Leanes
Guillermo Gonzalvez
Celso Bambaren
José Villanueva
Ana María Frixone
11/may/2015 Actualización del BCP Ana María Frixone
12/may 2015 Revisión integral y aprobación del BCP Dr. Manuel Peña
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Tabla de Contenido PRIMERA PARTE……………………………………………………………………………………….3
Propósito ....................................................................................................................... 3
Alcance ......................................................................................................................... 3
Premisas ........................................................................................................................ 4
SEGUNDA PARTE .................................................................................................................................. 5
Estrategias ..................................................................................................................... 5
TERCERA PARTE ................................................................................................................................... 8
Equipo de Gestión de Crisis (EGC) ..................................................................................... 8
Equipo de comunicaciones ................................................................................................ 9
Equipo logístico .............................................................................................................. 9
Equipos de recuperación ................................................................................................. 10
Brigadas ...................................................................................................................... 10
CUARTA PARTE ................................................................................................................................... 11
Activación del Plan ........................................................................................................ 11
Respuesta ..................................................................................................................... 13
Recuperación ................................................................................................................ 14
QUINTA PARTE .................................................................................................................................... 18
Prueba del Plan ............................................................................................................. 18
Revisión del Plan ........................................................................................................... 19
GLOSARIO ............................................................................................................................................. 20
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INDICE DE CUADROS Y ANEXOS
Cuadro 1. Resumen de Estrategias del BCP .......................................................................... 7
Cuadro 2. Procedimientos de recuperación ante situaciones generadas por riesgos ident .............. 15
Cuadro 3. Flujograma de respuesta de la Organización ante eventos adversos. .......................... 17
ANEXO 1 Análisis de Riesgo ................................................................................................................. 22
ANEXO 2 Análisis de Impacto ............................................................................................................... 26
ANEXO 3 Personal según Servicio Crítico ............................................................................................. 30
ANEXO 4 Requerimiento de Recursos Críticos...................................................................................... 34
ANEXO 5 Registros Electrónicos Vitales ............................................................................................... 38
ANEXO 6 Directorio de Correos Electrónicos Alternos ......................................................................... 39
ANEXO 7 Indicativo de Radios .............................................................................................................. 40
ANEXO 8 Teléfonos de Emergencia ...................................................................................................... 41
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PRIMERA PARTE GENERALIDADES
Propósito
El Plan de Continuidad de Operaciones (BCP por su siglas en inglés) tiene como
finalidad asegurar la continuidad y el restablecimiento de los procesos y servicios
críticos de la representación de la Organización Panamericana de la Salud /
Organización Mundial de la Salud (OPS/OMS) frente a diversos riesgos de origen
natural, antrópico o sanitario ante los cuales está expuesta la representación en el país.
Alcance
1. El BCP abarca las instalaciones de la representación de la OPS/OMS ubicadas en
la calle Los Pinos 251 – Camacho incluyendo las áreas funcionales del despacho
del Representante, Administración, áreas de uso común y los proyectos de
cooperación técnica.
2. El BCP considera los incidentes que se pueden generar por los diferentes tipos de
eventos considerados en la matriz análisis de riesgo (anexo 1) del presente
documento.
3. De acuerdo al anexo 1, se consideran los siguientes tipos de incidentes:
Los que tienen como consecuencia la pérdida de personal;
Los que interrumpan de forma directa o indirecta el acceso a la oficina de
país;
Los que interrumpen los procesos y sistemas críticos para la misión de la
Organización:
Los que tienen como consecuencia la pérdida del edificio total o parcial,
incluyendo su acceso; y
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Los que tienen como consecuencia la pérdida de los servicios de
proveedores.
La entrega de la Cooperación Técnica en Perú y en la Región, es aún más relevante y
valorada en situaciones de crisis y emergencias. La importancia de restablecer las
funciones y servicios críticos de la oficina en el menor tiempo posible pone de
manifiesto la calidad y preparación de nuestro personal, así como también la
excelencia de nuestra Organización y su credibilidad y visibilidad frente a otros
actores.
Premisas
El presente plan de continuidad de operaciones se ha elaborado sobre los siguientes
supuestos:
Sólo el área habitual de trabajo de la Representación ha sido afectada por el evento
adverso, todos los lugares alternativos previamente designados están intactos.
El personal identificado como parte de los equipos para la implementación del
BCP está disponible para realizar los trabajos de recuperación.
Los trabajos de recuperación se realizan de acuerdo a lo establecido en el BCP.
Las estrategias de recursos y las soluciones para recuperación están disponibles,
realizadas y comprobadas satisfactoriamente.
Los proveedores cooperan razonablemente durante los trabajos de recuperación.
Se han realizado las pruebas del plan.
La revisión del plan, mantenimiento y actualizaciones se han realizado con
periodicidad para asegurar que responde ante las necesidades generadas por los
eventos adversos.
Se ha realizado la difusión del plan entre el personal.
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SEGUNDA PARTE ESTRATEGIAS DE CONTINUIDAD Estrategias
Para la selección de las estrategias se tomaron en cuenta los siguientes criterios:
El costo económico de la implantación de la estrategia de recuperación
Los beneficios que proporciona la estrategia seleccionada.
El Tiempo Máximo Permitido de Interrupción (MTD).
El Tiempo de Recuperación Objetivo (RTO).
La pérdida máxima de información financiera y administrativa que se puede
permitir.
Entre las estrategias seleccionadas para mantener la continuidad se cuenta con:
Acuerdos con proveedores estratégicos: Que estén destinados a contar en el más
breve plazo con los bienes y servicios para asegurar las funciones críticas, como el
acceso a Internet.
Acuerdos de servicios: Estos compromisos están orientados a la provisión de
servicios para asegurar la operación de la oficina. Entre ellos, se tienen los pagos a
través del banco local, vigilancia.
Centro de operaciones: El lugar seleccionado es la sala de reuniones del Despacho
del Representante siendo el lugar alterno el auditorio de la oficina. Este ambiente
será utilizado para coordinar las acciones de respuesta y recuperación ante eventos
adversos.
Centro alternativo: En caso se produzca un daño severo a las instalaciones de la
oficina, se ha considerado como lugar alterno, los ambientes de la UNODC
ubicada en Av. Javier Prado Oeste N°640.
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Reutilización de recursos: Reubicación de personal con funciones no urgentes en
tareas que requieren una mayor prioridad. Para ello se cuenta con procesos
claramente establecidos y difundidos y el personal se encuentra capacitado.
Sistemas redundantes: Utilización de sistemas adicionales disponibles para la
provisión de energía eléctrica (grupo electrógeno), agua (cisterna) y
comunicaciones (teléfono satelital y radiocomunicaciones).
Stock de reserva: Mantenimiento de un stock adicional de suministros con mayor
utilización en las operaciones de la oficina para enfrentar contingencias.
Trabajo remoto: Trabajo remoto del personal desde sus domicilios accediendo a
sus archivos alojados en el file cabinet mediante conexión remota, y del área de
finanzas mediante Citrix y su acceso al Sistema Operativo mediante la laptop
adecuada especialmente para ello. Se cuenta con acceso a los archivos digitales de
los contratos y órdenes de compras firmadas, file de personal y de otros
documentos importantes necesarios para mantener la operación de la oficina.
Utilización de espacios propios: Áreas y ambientes existentes en la oficina que
pueden ser utilizados para reubicar servicios que han sido afectados por el evento.
Se cuenta con el ambiente de biblioteca, auditorio, salas de reuniones y gimnasio
que pueden servir para ser implementados como lugares adicionales de trabajo de
personal.
El cuadro 1 resume las mencionadas estrategias del BCP que aplican en la
Organización
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Cuadro 1. Resumen de Estrategias del BCP
Recurso crítico Objetivo Estrategia
Personas
Mantener el
funcionamiento de las
áreas estratégicas de la
representación
Reutilización de personal
Proteger al personal ante
los efectos del incidente
Difusión de procedimientos
de emergencia
Organización de simulacros
Instalaciones
Reducir el impacto que
genera la falta de las
instalaciones para
operaciones
administrativas y
cooperación técnica
Acuerdos de servicios
Centro alternativo
Utilización de espacios
propios
Mantener el
abastecimiento de
recursos para la operación
de la oficina
Sistemas redundantes
Acuerdos con proveedores
Stock de reserva
Tecnología
Asegurar la
disponibilidad
permanente de equipos y
de apoyo informático
Acuerdos con proveedores
Sistemas redundantes
Trabajo remoto
Información Proteger la información
vital para la organización
Copias de seguridad
Trabajo remoto
File cabinet
Proveedores Asegurar abastecimiento
durante una emergencia Acuerdos con proveedores
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TERCERA PARTE ORGANIZACIÓN DE EQUIPOS La Oficina de la OPS/OMS en Perú cuenta con los siguientes equipos para la
continuidad y recuperación de las funciones y habilitación de servicios críticos:
Equipo de Gestión de Crisis (EGC)
Tiene como responsabilidad realizar el análisis de situación para decidir o no la
activación del BCP, iniciar la cadena de llamadas en caso de activación del plan, tomar
decisiones para la continuidad y recuperación de los servicios críticos, así como hacer
el seguimiento de las actividades de respuesta y recuperación implementadas.
N° Titular EGC Primer reemplazo Segundo reemplazo
1 Dr. Manuel Peña
Representante
Gustavo Vargas Miguel Malo
2 Mónica Guardo
Oficial de epidemiología
Marco Vigilato Alfonso Tenorio
3 Ana María Frixone
Administradora
Violeta Egusquiza Cecilia Doig
4 Vacante
Oficial Nacional Desastres
Teófilo Monteiro Ana Riviere
El profesional que es el punto focal de desastres o de seguridad actuará como
coordinador de emergencia, sirviendo de enlace entre el equipo de gestión de crisis y
los otros equipos.
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Equipo de comunicaciones
Este equipo está encargado de las comunicaciones internas y externas, lo que incluye
la preparación de notas y comunicados de prensa y relacionamiento con los medios;
así como la información al personal sobre el evento y las acciones implementadas.
N° Titular equipo
comunicaciones
Primer reemplazo Segundo reemplazo
1 Paola Arica
KBR
Jacqueline Medina Catalina Mascco
Equipo logístico
Es responsable de la atención de las necesidades logísticas para la implementación de
las acciones de respuesta y la recuperación, lo cual incluye servicios generales,
transporte, correspondencia, apoyo secretarial y dotación de materiales. Este equipo
apoya a los otros para asegurar la efectiva respuesta ante la ocurrencia de eventos
adversos.
N° Titular del equipo logístico Primer reemplazo Segundo reemplazo
1 Cecilia Doig Rocio Silva Vivian Giovannini
3 Claudia Peralta Svenia Hernandez Catalina Mascco
5 Angel Valencia Faustino Chocce Jaime Aldana
6 Jorge Santos Andrés Escriba Marcelo Loayza
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Equipos de recuperación
Es responsable de la recuperación efectiva de los sistemas informáticos y
administrativos de la Oficina con énfasis en los servicios de compras, recursos
humanos y finanzas.
N° Titular equipo recuperación Primer reemplazo Segundo reemplazo
1 Mónica Cáceres Vivian Giovannini Cecilia Doig
2 Violeta Egusquiza Carolina Nakandakari Roxana Torres
3 Grace Oliva Cecilia Changanaqui Carolina Nakandakari
4 José Villanueva ITS/WDC ITS/WDC
Brigadas
Estos equipos realizan el control de eventos puntuales e incidentes al interior de la
Oficina y que no superan la capacidad de respuesta. La Oficina cuenta con tres
brigadas:
Primeros Auxilios
Jose Francisco García
Ana Riviere
Alfonso Tenorio
Catalina Mascco
Violeta Egusquiza
Seguridad y Evacuación
Mónica Guardo
Svenia Hernandez
Mónica Caceres
José Villanueva
Teófilo Monteiro
Consuelo Servat
Lucha contra incendios
Angel Valencia
Faustino Chocce
Andrés Escriba
Jaime Aldana
Jorge Santos
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CUARTA PARTE PROCEDIMIENTOS
Activación del Plan
El BCP se activará solo en aquellos casos que el incidente ha sobrepasado las
previsiones y la capacidad de respuesta institucional y será convocado por el
Representante o su alterno. Los otros tipos de incidentes que no superan la capacidad
de respuesta de la organización, son controlados a nivel focal por las brigadas o
equipos de la oficina mediante la implementación de los planes y procedimientos
respectivos.
Ante un evento que no puede ser controlado por las brigadas o que supera la capacidad
de respuesta de la oficina o representa un riesgo ante la interrupción de un servicio
crítico por un tiempo mayor al MTD, el coordinador de emergencia comunicará de ello
al Representante o su alterno presente en la oficina, quien convocará al Equipo de
Gestión de Crisis (EGC). Este equipo evaluará la situación y recomendará o no la
activación del BCP. El Representante o su alterno tomarán la decisión de la activación
del BCP y declarará en emergencia a la Representación. En horarios en que la
Representación se encuentra cerrada, la oficina de país asigna funciones de alternos en
caso de emergencia fuera del horario regular y en forma rotativa, para las funciones de
Representante, Administrador y Asistente de Proyecto.
El EGC redactará un memorando de Declaración de Emergencia para la firma del
Representante a la mayor brevedad posible.
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Se debe notificar la declaración de emergencia de la siguiente manera:
A: Directora de OPS
Atn.: Director de Administración
c.c: Director Adjunto de OPS
Emergency Operations Center (EOC)
Gerente PED
General Services Operations (GSO)
Centro de Operaciones de United Nations Department of Safety and
Security (UNDSS).
A continuación se procederá con la activación de la cadena de llamadas de los equipos
que forman parte de las acciones de continuidad y recuperación
N° Inicia Cadena de Llamadas Titular del equipo a
contactar
Alterno
1
Manuel Peña
Representante
(Convoca a EGC)
Mónica Guardo
Ana María Frixone
Oficial Nacional PED
Marco Vigilato
Violeta Egusquiza
Teófilo Monteiro
2
Mónica Guardo
(contacta al equipo de
comunicación
Paola Arica Jacqueline Medina
3
Ana María Frixone
(contacta al equipo de
recuperación)
Mónica Cáceres
Violeta Egusquiza
Grace Oliva
José Villanueva
Vivian Giovannini
Carolina Nakandakari
Cecilia Changanaqui
ITS/WDC
4 Cecilia Doig
(contacta al equipo logístico)
Claudia Peralta
Angel Valencia
Jorge Santos
Vivian Giovannini
Catalina Massco
Jaime Aldana
Marcelo Loayza
Los funcionarios que inician la cadena de llamadas se contactan con el titular del
equipo a contactar, en caso no se encuentre a esta persona o esté de viaje se pasará al
contacto del alterno. Posteriormente, las personas contactadas convocarán al personal
que integra sus equipos logísticos, recuperación y de comunicaciones.
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Respuesta
El personal contactado se reunirá en la sala del Despacho del Representante (lugar
principal), o auditorio (lugar alterno 1) o la sede alterna (UNODC). El equipo logístico
trasladará los equipos y medios necesarios al lugar de reunión. Al declararse una
emergencia, se espera que la oficina de la Organización Panamericana de la Salud
pueda seguir funcionando, aún en condiciones adversas. En tales situaciones, y como
se anunciara en el boletín de información general HQ/FO-/07-40, la estructura
utilizada para la coordinación de emergencias será el Grupo de Trabajo sobre
Desastres de la OPS, presidido por la Unidad de Preparativos para Situaciones de
Emergencia y Socorro en Casos de Desastre (PED).
La respuesta de la oficina de la representación se basa en los siguientes documentos:
Plan de seguridad de las oficinas de la Organización Panamericana de la Salud.
Respuesta institucional a emergencias y desastres
Emergency Response Framework
Plan Interagencial de Respuesta a Emergencias (PIRE). Sistema de Naciones
Unidas
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Recuperación
En caso se requiera, se transferirán algunas funciones críticas a la sede alterna 2, la
cual es la oficina de UNODC ubicada en la avenida Javier Prado Oeste N° 640,
particularmente ante la posibilidad de ocurrencia de las siguientes situaciones:
El funcionamiento de la localización primaria (oficina de PWR Perú) está
significativamente alterado, de modo que se imposibilita o dificulta la ejecución de
procesos críticos y/o,
La administración superior no está disponible o está incapacitada.
En el sitio alterno, la oficina de país requerirá realizar lo siguiente:
Certificación y aprobación de facturas
Pago de proveedores
Pago de remuneraciones al personal
Transferencia de efectivo recibido
Obtención y envío de aprovisionamiento de emergencia
El Cuadro 2 detalla los procedimientos de recuperación a seguir ante situaciones
generadas por los riesgos identificados en el anexo 1.
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Cuadro 2. Procedimientos de recuperación ante situaciones generadas por los riesgos
identificados en el anexo 1 SITUACION EVENTO GENERADOR ACTIVIDADES DE RECUPERACION RESPONSABLE
Indisponibilidad total de las instalaciones Para trabajo del personal
Coche bomba Carta/paquete conteniendo material explosivo, sustancia química o biológica Ocupación violenta de las instalaciones Protesta social Sismo de gran magnitud Incendio de la oficina
1. Representante autoriza la recolocación de la oficina en el sitio alternativo
2. Representante comunica la decisión a la Directora OPS, Coordinadora Residente y autoridades nacionales.
3. Oficial de seguridad coordina con UNDSS 4. Elaboración de listado de personal crítico para la
cooperación técnica 5. Representante autoriza licencia administrativa a
personal no crítico 6. Preparación y traslado de bienes críticos 7. Implementación del centro alternativo mediante la
colocación de mobiliario e instalación de equipos 8. Puesta en operación del sistema de gestión y de
comunicaciones 9. Preparación y emisión de comunicado de prensa
EGC (1) EGC (2) EGC (3) EGC (4) EGC (5) Equipo Logístico (6) Equipo Logístico (7) Equipo Recuperación (8) Equipo comunicaciones (9)
Indisponibilidad total o parcial de equipos y mobiliario para el trabajo del personal
Robo y destrucción de bienes Incendio de la oficina Sismo de moderada a gran magnitud
1. Administrador inicia la evaluación de daños y determina necesidades urgentes para recuperación de servicios críticos
2. Representante autoriza las compras y contrataciones urgentes
3. Representante informa a la oficina central 4. Reubicación de áreas de trabajo en espacios propios
de la Representación 5. Autorización de trabajo remoto para personal no
esencial 6. Instalación de equipos comprados y mobiliario 7. Puesta en operación de sistemas de gestión.
Equipo logístico (1) EGC (2) EGC (3) Equipo logístico (4) EGC (5) Equipo logístico (6) Equipo recuperación (7)
Indisponibilidad de insumos y materiales para el trabajo de la oficina
Protesta social Sismo de moderada a gran magnitud Epidemias
1. Administrador autoriza la utilización del stock de reserva
2. Administrador identifica necesidades y autoriza la compra de insumos y materiales para operación de servicios críticos con proveedores calificados y acuerdos LTA
3. Recepción de insumos y materiales y distribución a las áreas críticas solicitantes
Equipo logístico (1) Equipo recuperación (2) Equipo logístico (3)
Indisponibilidad de sistemas de gestión de la Representación
Interrupción del servicio de Internet
1. Representante informa a la oficina central 2. Representante autoriza trabajo remoto para
personal 3. Administrador se contacta con proveedor de
servicio para solución de problema 4. Administrador contacta a proveedor alterno. 5. Apoyo al trabajo remoto y funcionamiento de
sistemas de gestión 6. Preparación y emisión de comunicado a las oficinas
y contrapartes
EGC (1) EGC (2) Equipo recuperación (3) Equipo recuperación (4) Equipo recuperación (5) Equipo comunicaciones (6)
Indisponibilidad total o parcial de personal
Epidemias Sismo de moderada a baja magnitud Conflicto social
1. Representante informa a la oficina central 2. Reutilización del personal para asegurar los
servicios críticos y la cooperación técnica 3. Representante autoriza trabajo remoto para el
personal 4. Evaluación de la contratación o movilización de
personal 5. Apoyo al trabajo remoto y funcionamiento de
sistemas de gestión.
EGC (1) Equipo recuperación (2) EGC (3) EGC (4) Equipo recuperación (5)
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Regreso a la Normalidad
Luego de atendida la contingencia y recuperados los servicios críticos de la oficina, el
Equipo de Gestión de Crisis evalúa la situación y determina si procede o no finalizar la
activación del BCP. En caso se finalice la activación del plan se procederá con las
siguientes acciones:
1. Los equipos de comunicación, recuperación y logística preparan un informe de los
efectos del evento. Se debe contar con una evaluación detallada de los daños en las
instalaciones y los equipos. Además, se valorará la afectación física o mental del
personal a través del servicio médico bajo el ámbito de la cobertura del seguro
médico.
2. Los equipos de recuperación, comunicaciones y logísticos, así como las brigadas
elaboran un informe de las acciones desarrolladas, y se entregan al Representante.
3. La administración determina la necesidad de reparaciones, compra de nuevos
equipos, mobiliario y otros bienes a ser repuestos.
A continuación de una crisis, la reconstitución de las instalaciones de PWR Perú como
lugar de trabajo con condiciones y personal adecuados es prioritaria. Las operaciones
de reconstitución pueden incluir acciones para restablecer la instalación original o
adquirir/alquilar una nueva. Dependiendo del escenario, puede ser necesario
relocalizar las operaciones a un sitio alternativo fuera de Lima.
En el cuadro 3 se grafica el proceso que la organización debe seguir ante la presencia
de eventos adversos.
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Cuadro 3. Flujograma de respuesta de la Organización ante eventos adversos.
EVENTO ADVERSO
Detección del incidente
Responsable del servicio crítico
¿Afecta la seguridad
de las personas?
Valoración de los
efectos del evento
¿Es grave para el
funcionamiento?
Aplica procedimientos de protección y
evacuación
Equipo operativo o brigada
Si
No
Aplica procedimientos de
respuesta ante eventos específicos
Fin No
Notificar al Coordinador de
Operaciones
Convocar al Comité de Crisis
Equipo Gestión de Crisis
Evaluar la situación
Si
¿Activar el BCP?
No
Aplica procedimientos de recuperación
Si
¿Recupera funciones críticas?
Procedimiento de regreso a la
normalidad
No
Si
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QUINTA PARTE MANTENIMIENTO DEL PLAN
Prueba del Plan
Ejercitar al personal es esencial para asegurar que la PWR Perú mantenga la capacidad para
ejecutar eficiente y adecuadamente su Plan de Continuidad de Operaciones. El personal
directamente involucrado en la implementación del Plan de Continuidad de Operaciones,
recibirá entrenamiento intensivo consistente en una combinación de orientaciones y repaso.
Las finalidades principales de probar y adiestrar en BCP son las siguientes:
Mejorar la capacidad de respuesta de las unidades organizacionales, áreas de trabajo e
individuos;
Familiarizar a todo el personal, particularmente a los directamente involucrados en la
implementación del Plan de Continuidad, con los temas o problemas identificados
durante una emergencia o riesgo importante;
Validar planes, normas, procedimientos y sistemas;
Identificar deficiencias y corregirlas;
Mantener/poner al día el Plan.
El ejercicio de evaluación está orientado a identificar debilidades del sistema, y a sugerir
acciones correctivas para mejorar la respuesta. Una vez realizados los ejercicios de
simulación, se complementará el informe post-acción con las lecciones aprendidas, las que
serán incorporadas e implementadas según sea necesario. El programa de ejercicios
consistirá en tres elementos básicos:
Hacer simulaciones por área – implementación de estrategias del BCP a nivel de cada
área o sección en forma regular (por ejemplo, todos los miembros del staff trabajan
desde casa (telecommute) al menos un día en un período determinado).
Testeo y ejercicios Técnicos, implementación regular de procesos y servicios que hayan
fallado.
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Simulación de Manejo de Crisis – simulacros de crisis periódicos para ejercitar el
sistema de manejo de crisis
Revisión del Plan UARTA PARTE - MANTENIMIE
El EGC de PWR Perú realizará una revisión del Plan de Continuidad de las Operaciones a
mitad de año a nivel de unidades funcionales (a cargo de los procesos críticos ya
identificados), y una completa revisión del Plan una vez al año, incorporando las lecciones
aprendidas.
Los responsables de la aplicación del Plan deben reportar al punto focal de seguridad
cualquier cambio que se realice, como por ejemplo cambios de responsabilidad en los
miembros del staff, información de contacto o variaciones funcionales, en un plazo no
superior a 72 horas.
La actualización del BCP se realizará a través de los siguientes medios:
Notificación por escrito al punto focal de BCP, de cualquier cambio;
Revisión de mitad de año;
Informes “post acción” que se elaboran después de los testeos o ejercicios. Se
recomienda usar un formato único para estos informes;
Notificación por escrito de cambios en las políticas.
Los cambios en las tablas del BCP no requieren aprobación por parte del Representante; sin
embargo, cualquier cambio en la parte fundamental del BCP se deber presentar con
anterioridad para su aprobación. El Representante revisará el BCP anualmente, y firmará
dando su aprobación a todo el documento, o a las secciones del documento que hayan sido
modificadas.
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GLOSARIO
Amenaza
Eventos que aprovechando una vulnerabilidad, pueden desencadenar un incidente en la
organización, produciendo daños.
Análisis de impacto en el negocio
Proceso de análisis de las actividades de la organización y las consecuencias que una
interrupción sobre las mismas pueden provocar en la oficina.
Análisis riesgos
Proceso de identificación, análisis y evaluación de riesgos.
Equipo de Gestión de Crisis (EGC)
El Equipo de Gestión de Crisis (EGC) establece la estrategia de implementación de acuerdo
a los pasos sugeridos en esta guía, supervisa la implementación del BCP durante un evento,
recopila información para determinar el impacto y sus consecuencias para las operaciones
de la oficina, y recomienda la acción de continuidad del negocio al Gerente.
Plan de Continuidad de las operaciones (BCP)
Un Plan de Continuidad de las operaciones (Business Continuity Plan - BCP por sus siglas
en inglés) es una serie de procedimientos para restaurar las operaciones normales de oficina
después de un desastre y/o un evento importante, dentro de un tiempo predeterminado.
Procesos Críticos
Son los procesos mínimos que deben seguir funcionando para poder entregar cooperación
técnica.
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Servicios Críticos
Son todos aquellos elementos relacionados con cada uno de los procesos críticos
identificados. Entre ellos, los activos de recuperación, personal mínimo que apoyará en ese
proceso, sistemas necesarios para ejecutarlos, registros vitales necesarios, proveedores y
socios claves, etc.
Tiempo Objetivo de Recuperación (RTO)
El Tiempo Objetivo de Recuperación (RTO en inglés) es el tiempo transcurrido entre la
interrupción del proceso y el punto en el cual éste debe estar totalmente operativo.
Tiempo Máximo Permitido de Recuperación (MTD)
El Tiempo Máximo Permitido de Recuperación (MTD en inglés) es el periodo de tiempo
medido en minutos, horas, semana o meses, que está asociado a la paralización de una
actividad que, una vez superado, la viabilidad de la organización se verá amenazada
irrevocablemente.
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ANEXO 1 Análisis de Riesgo
AMENAZA O PELIGRO
PROBABILIDAD DE
OCURRENCIA
NIVEL DE VULNERABILIDADES NIVEL DE RIESGO
EFECTOS
PERSONAS RECURSOS PROCESOS
Coche bomba / atentado con explosivo
BAJA MEDIA MEDIA ALTA MEDIO
Daños moderados a severos a la edificación Personal y visitantes heridos Afectación de la salud mental de los ocupantes de la oficina Daños a los equipos informáticos y de oficina que se utilizan para el trabajo de la representación Perdida de archivos físicos y documentos de uso diario
Carta / paquete conteniendo material explosivo, sustancia química o biológica
BAJA ALTA MEDIA MEDIA MEDIO
Daños moderados a severos a la edificación Personal y visitantes heridos Afectación de la salud mental de los ocupantes de la oficina Daños focales dependiendo donde se realizó la apertura de la carta o paquete
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 23
Ocupación violenta de instalaciones
BAJA ALTA MEDIA MEDIA MEDIO
Personal y visitantes heridos Afectación de la salud mental de los ocupantes de la oficina Pérdida de los equipos informáticos, mobiliario y otros recursos de la oficina
Protesta social BAJA ALTA MEDIA MEDIA MEDIO
Afectación de la salud mental de los ocupantes de la oficina Interrupción de la atención al público Probable daños a vehículos ubicados en el parqueo principal de la oficina
Ataque cibernético MEDIA BAJA BAJA BAJA BAJO Pérdida de información Interrupción del sistema de gestión de la organización
Robo y destrucción de bienes MEDIA ALTA MEDIA MEDIA MEDIO
Personal y visitantes heridos Afectación de la salud mental de los ocupantes de la oficina Pérdida de los equipos informáticos, mobiliario y otros recursos de la oficina
Interrupción de fluido eléctrico y abastecimiento de agua
MEDIA BAJA BAJA BAJA BAJO Pérdida de información Interrupción del sistema de gestión de la organización
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 24
Interrupción de línea telefónica
MEDIA BAJA BAJA BAJA BAJO
Interrupción de la atención a usuarios remotos Pérdida de comunicación con organizaciones nacionales
Interrupción de servicio de Internet
MEDIA BAJA MEDIA ALTA MEDIO Pérdida de información Interrupción del sistema de gestión de la organización
Incendio en las oficinas MEDIA BAJA MEDIA MEDIA MEDIO
Daños moderados a severos a la edificación Personal y visitantes heridos Afectación de la salud mental de los ocupantes de la oficina Daños los equipos informáticos y de oficina que se utilizan para el trabajo de la representación Perdida de archivos físicos y documentos de uso diario
Incendio urbano MEDIA BAJA BAJA MEDIA BAJO
Daños a la edificación y su contenido en caso el incendio sea cercano Personal y visitantes afectados por emanaciones de humos
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 25
Sismo de moderada a gran magnitud
ALTA MEDIA MEDIA MEDIA MEDIO
Daños moderados a severos a la edificación Personal y visitantes heridos Afectación de la salud mental de los ocupantes de la oficina Daños los equipos informáticos y de oficina que se utilizan para el trabajo de la representación Perdida de archivos físicos y documentos de uso diario Interrupción del servicio de abastecimiento de agua, energía eléctrica, Internet y telefonía Interrupción de la atención a los usuarios
Lluvias intensas BAJA BAJA BAJA BAJA BAJO
Colapso del sistema de desagüe Interrupción del abastecimiento de agua Inundación de áreas del primer piso
Epidemias MEDIA MEDIA BAJA MEDIA MEDIO
Ausencia del personal debido a enfermedad Probable interrupción de la realización de procesos de la oficina
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 26
ANEXO 2 Análisis de Impacto
FUNCION SERVICIO CRITICO RESPONSABLE DEL
SERVICIO RTO MTD IMPACTO
AREA FUNCIONAL: DESPACHO DEL REPRESENTANTE
Gerencia
Conducción de la Oficina Dr. Manuel Peña 4 HORAS 24 HORAS Importante
Representación de la OPS/OMS ante SNU
Dr. Manuel Peña 8 HORAS 24 HORAS Importante
Relacionamiento con Autoridades Nacionales
Dr. Manuel Peña 8 HORAS 24 HORAS Importante
Coordinación con UNDSS Dr. Manuel Peña 4 HORAS 24 HORAS Importante
Comunicación con la Directora y las áreas de la oficina central
Dr. Manuel Peña 4 HORAS 24 HORAS Importante
Programas y presupuesto Movilización de recursos internos Lic. Patricia Ugarte 12 HORAS 24 HORAS Importante
Información pública y técnica
Cooperación técnica en comunicación social
Lic. Paola Arica 12 HORAS 24 HORAS Moderado
Coordinación con medios de comunicación
Lic. Paola Arica 12 HORAS 24 HORAS Moderado
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 27
AREA FUNCIONAL: PROYECTOS DE COOPERACION TECNICA
Cooperación técnica en Prevención y control de las enfermedades, Alerta y respuesta a crisis
Vigilancia epidemiológica Dra. Mónica Guardo 12 HORAS 24 HORAS Importante
Reglamento Sanitario Internacional
Dra. Mónica Guardo 12 HORAS 24 HORAS Importante
Laboratorios de salud pública Dr. Jean Marc Gabastou 12 HORAS 24 HORAS Importante
Coordinación de la asistencia humanitaria
Oficial Nacional PED 8 HORAS 24 HORAS Importante
Preparación de documentos según estándares de Programa de Asistencia Humanitaria y plan de respuesta institucional
Oficial Nacional PED 12 HORAS 24 HORAS Importante
Cooperación técnica en Agua y Saneamiento
Ing. Teofilo Monteiro 12 HORAS 24 HORAS Importante
Vigilancia y control de riesgos ambientales
Ing. Teofilo Monteiro 12 HORAS 24 HORAS Importante
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 28
AREA FUNCIONAL: ADMINISTRACION
Seguridad y salvaguarda
Plan de seguridad, UNDSS y SMT Ing. Ana María Frixone 8 HORAS 24 HORAS Importante
Seguridad del personal Ing. Ana María Frixone 8 HORAS 24 HORAS Importante
Seguridad de los activos de la representación
Ing. Ana María Frixone 8 HORAS 24 HORAS Importante
Finanzas y control interno
Establecimiento de obligaciones Sra. Violeta Egusquiza 12 HORAS 24 HORAS Moderado
Recepción de fondos de emergencia y procesamiento de efectivo
Sra. Violeta Egusquiza 12 HORAS 24 HORAS Importante
Procesamiento de pagos Sra. Violeta Egusquiza 12 HORAS 24 HORAS Importante
Reposición y manejo de caja chica
Sra. Violeta Egusquiza 12 HORAS 24 HORAS Moderado
Compras Órdenes de compra Sra. Grace Oliva 12 HORAS 24 HORAS Importante
Recursos humanos Movilización de expertos internacionales
Sra. Mónica Caceres 8 HORAS 24 HORAS Importante
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 29
Servicios generales
Preparación de contratos con empresas
Sra. Grace Oliva 12 HORAS 24 HORAS Moderado
Transporte Sra. Cecilia Doig 8 HORAS 24 HORAS Moderado
Adecuación y mantenimiento de las instalaciones y servicios de la oficina
Sra. Cecilia Doig 8 HORAS 24 HORAS Importante
Tecnología de la información
Acceso a la red de datos e Internet
Ing. José Villanueva 4 HORAS 24 HORAS Importante
Accesos a los sistemas corporativos (AMPES-OMIS, correo electrónico, Office y otros)
Ing. José Villanueva 4 HORAS 24 HORAS Importante
Backup de la información Ing. José Villanueva 12 HORAS 24 HORAS Moderado
Administración de servidores, PC’s, impresoras, digital sender, y otros equipos
Ing. José Villanueva 12 HORAS 24 HORAS Moderado
Administración de la central telefónica, teléfono satelital y otros medios de comunicación
Ing. José Villanueva 8 HORAS 24 HORAS Moderado
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 30
ANEXO 3 Personal según Servicio Crítico
FUNCION SERVICIO CRITICO PERSONAL PRINCIPAL PERSONAL ALTERNO
AREA FUNCIONAL: DESPACHO DEL REPRESENTANTE
Gerencia
Conducción de la Oficina Dr. Manuel Peña Dr. Gustavo Vargas
Dr. Adrian Diaz
Representación de la OPS/OMS ante SNU
Dr. Manuel Peña Dr. Gustavo Vargas
Dr. Adrian Diaz
Relacionamiento con Autoridades Nacionales
Dr. Manuel Peña Dr. Gustavo Vargas
Dr. Adrian Diaz
Coordinación con UNDSS Dr. Manuel Peña Dr. Gustavo Vargas
Dr. Adrian Diaz
Comunicación con la Directora y las áreas de la oficina central
Dr. Manuel Peña Dr. Gustavo Vargas
Dr. Adrian Diaz
Programas y presupuesto Movilización de recursos internos Lic. Patricia Ugarte Sra. Violeta Egusquiza
Información pública y técnica
Cooperación técnica en comunicación social
Lic. Paola Arica Lic. Jacqueline Medina
Coordinación con medios de comunicación
Lic. Paola Arica Lic. Jacqueline Medina
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 31
AREA FUNCIONAL: PROYECTOS DE COOPERACION TECNICA
Cooperación técnica en Prevención y control de las enfermedades, Alerta y respuesta a crisis
Vigilancia epidemiológica Dra. Mónica Guardo Dr. Alfonso Tenorio
Reglamento Sanitario Internacional
Dra. Mónica Guardo Dr. Alfonso Tenorio
Laboratorios de salud pública Dr. Jean Marc Gabastou Dra. Mónica Guardo
Coordinación de la asistencia humanitaria
Oficial Nacional PED Ing. Teófilo Monteiro
Preparación de documentos según estándares de Programa de Asistencia Humanitaria y plan de respuesta institucional
Oficial Nacional PED Ing. Teófilo Monteiro
Cooperación técnica en Agua y Saneamiento
Ing. Teófilo Monteiro Ing. Henry Hernández
Vigilancia y control de riesgos ambientales
Ing. Teofilo Monteiro Ing. Henry Hernández
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 32
AREA FUNCIONAL: ADMINISTRACION
Seguridad y salvaguarda
Plan de seguridad, UNDSS y SMT Ing. Ana María Frixone Sra. Cecilia Doig
Seguridad del personal Ing. Ana María Frixone Sra. Cecilia Doig
Seguridad de los activos de la representación
Ing. Ana María Frixone Sra. Cecilia Doig
Finanzas y control interno
Establecimiento de obligaciones Sra. Violeta Egusquiza Sra. Carolina Nakandakari
Recepción de fondos de emergencia y procesamiento de efectivo
Sra. Violeta Egusquiza Sra. Carolina Nakandakari
Procesamiento de pagos Sra. Violeta Egusquiza Sra. Carolina Nakandakari
Reposición y manejo de caja chica
Sra. Violeta Egusquiza Sra. Carolina Nakandakari
Recursos humanos Movilización de expertos internacionales
Sra. Mónica Caceres Sra. Vivian Giovannini
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 33
Servicios generales
Adecuación y mantenimiento de las instalaciones y servicios de la oficina
Sra. Cecilia Doig Sra. Rocío Silva
Transporte Sra. Cecilia Doig Sra. Rocío Silva
Compras
Órdenes de compra Sra. Grace Oliva Sra. Cecilia Changanaqui
Preparación de contratos con empresas
Sra. Grace Oliva Sra. Cecilia Changanaqui
Tecnología de la información
Acceso a la red de datos e Internet
Ing. José Villanueva ITS/WDC
Accesos a los sistemas corporativos (AMPES-OMIS, correo electrónico, Office y otros)
Ing. José Villanueva ITS/WDC
Backup de la información Ing. José Villanueva ITS/WDC
Administración de servidores, PCs, impresoras, digital sender, y otros equipos
Ing. José Villanueva ITS/WDC
Administración de la central telefónica, teléfono satelital y otros medios de comunicación
Ing. José Villanueva ITS/WDC
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 34
ANEXO 4 Requerimiento de Recursos Críticos
FUNCION SERVICIO CRITICO RECURSO HUMANO EQUIPAMIENTO
AREA FUNCIONAL: DESPACHO DEL REPRESENTANTE
Gerencia
Conducción de la Oficina
1 Secretaria
2 Equipos informáticos 1 Impresora
Teléfono Celular / Satelital Conexión a Internet Acceso a la Intranet
Acceso a AMPES/OMIS Acceso a sistemas de gestión
institucional
Representación de la OPS/OMS ante SNU
Relacionamiento con Autoridades Nacionales
Coordinación con UNDSS
Comunicación con la Directora y las áreas de la oficina central
Programas y presupuesto Movilización de recursos internos
Información pública y técnica
Cooperación técnica en comunicación social
1 Equipo informático Video / Cámara fotográfica
Conexión a Internet Acceso a la Intranet
Coordinación con medios de comunicación
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 35
AREA FUNCIONAL: PROYECTOS DE COOPERACION TECNICA
Cooperación técnica en Prevención y control de las enfermedades, Alerta y respuesta a crisis
Vigilancia epidemiológica
1 Secretaria
3 Equipos informáticos Equipo informático con ArcGIS y otros
sistemas de uso técnico Teléfono Celular / Satelital
Acceso a Internet Acceso a Intranet
1 Impresora
Reglamento Sanitario Internacional
Laboratorios de salud pública
Coordinación de la asistencia humanitaria
Preparación de documentos según estándares de Programa de Asistencia Humanitaria y plan de respuesta institucional
Cooperación técnica en Agua y Saneamiento
Vigilancia y control de riesgos ambientales
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 36
AREA FUNCIONAL: ADMINISTRACION
Seguridad y salvaguarda
Plan de seguridad, UNDSS y SMT
1 Personal para mensajería 2 Personales de servicios
generales 2 Choferes
3 Equipo informáticos (Laptop BCP) 2 Impresoras
Teléfono Celular Conexión a Internet Acceso a la Intranet
Acceso a AMPES/OMIS Acceso a sistemas de gestión
institucional 2 Vehículos operativos
Sistema de radiocomunicación operativo
Seguridad del personal
Seguridad de los activos de la representación
Finanzas y control interno
Establecimiento de obligaciones
Recepción de fondos de emergencia y procesamiento de efectivo
Procesamiento de pagos
Reposición y manejo de caja chica
Recursos humanos Movilización de expertos internacionales
Servicios generales
Adecuación y mantenimiento de las instalaciones y servicios de la oficina
Transporte
Compras
Ordenes de compra
Preparación de contratos con empresas
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 37
Tecnología de la información Acceso a la red de datos e Internet
Servidores y equipos informáticos Digital sender
Acceso a Internet Acceso a Intranet
Tecnología de la información
Accesos a los sistemas corporativos (AMPES-OMIS, correo electrónico, Office y otros)
Tecnología de la información Backup de la información
Tecnología de la información Administración de servidores, PCs, impresoras, digital sender, y otros equipos
Tecnología de la información Administración de la central telefónica, teléfono satelital y otros medios de comunicación
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 38
ANEXO 5 Registros Electrónicos Vitales
El personal de la Representación de la OPS/OMS en Perú identificará y actualizará, en forma sistemática, los datos
del registro de BCP (electrónico y formatos de otro tipo). Las categorías de datos y registros vitales identificados
hasta la fecha son los siguientes:
EXPEDIENTES VITALES,
REGISTROS Y BASES DE
DATOS
FORMA
DE
REGISTRO
UBICACIÓN
DE BACK
UP
RESPONSABLE PERIODICIDAD DE
BACK UP
Lista de contactos técnicos Electrónico Memoria
portátil
Centro de
Documentación Cada 3 meses
Base de datos AMPES/OMIS Electrónico PAHO/ITS IT Semanal
Datos básicos del personal. Contratos,
acciones de personal, tabla de salarios
vigentes, registro de licencias
Electrónico Memoria
portátil Recursos Humanos Cada 3 meses
Programa de correspondencia Electrónico
Cinta de
backup en
Iron Mountain
IT Semanal
Correo electrónico Outlook MS Electrónico PAHO/ITS IT Semanal
Listado de C&S y cartas acuerdo
vigentes o con pagos pendientes Electrónico
Memoria
portátil
Asistente de C&S y
Cartas Acuerdo
Semanal, última hora del
viernes
Listado de órdenes de compra y
contratos con empresas vigentes o con
pagos pendientes
Electrónico Memoria
portátil Asistente de Compras
Semanal, última hora del
viernes
Copia de convenios Electrónico Memoria
portátil
Programas y
Presupuesto Cada 3 meses
Copia de contratos de servicios
generales: arriendo, agencia de viajes,
vigilancia, fotocopiado, Internet, etc.
Electrónico Memoria
portátil Adquisiciones Cada 12 meses
Base de datos proveedores Electrónico Memoria
portátil
IT
Cada 3 meses
Base de datos de
consultores/contratistas por producto Electrónico
Memoria
portátil IT Cada 3 meses
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 39
ANEXO 6 Directorio de Correos Electrónicos Alternos
Nombre Dirección Correo Particular
Adrián Díaz [email protected]
Alfonso Tenorio [email protected]
Ana María Frixone [email protected]
Ana Riviere-Cinnamond [email protected]
Carlos Arosquipa [email protected]
Carolina Nakandakari [email protected]
Catalina Mascco [email protected]
Cecilia Changanaqui [email protected]
Cecilia Doig [email protected]
Claudia Peralta [email protected]
Grace Oliva [email protected]
Gustavo Vargas [email protected]
Henry Hernández [email protected]
Jean Marc Gabastou [email protected]
José García [email protected]
José Villanueva [email protected]
Manuel Peña [email protected]
Marco Vigilato [email protected]
Miguel Malo [email protected]
Mónica Cáceres [email protected]
Monica Guardo [email protected]
Patricia Ugarte [email protected]
Svenia Hernandez [email protected]
Roxana Torres [email protected]
Teófilo Monteiro [email protected]
Violeta Egusquiza [email protected]
Vivian Giovannini [email protected]
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 40
ANEXO 7 Indicativo de Radios
Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 41
ANEXO 8 Teléfonos de Emergencia
OFICNA UNODC. SEDE ALTERNA
Representante: Flavio Mirella
Dirección: Av. Javier Prado Oeste N°640
Teléfonos: (51-1) 715-1800
Fax: (51-1) 717-1336
Email: [email protected]
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