PLAN DE MEJORIA CONTINUA
Documento que describe la planificacin de actividades de mejora continua que se
pretenden realizar en el corto plazo de 3 a 6 meses, respondiendo a las preguntas: Cul es
el problema?, Por qu ocurre? Por qu abordarlo? Cmo lo solucionamos?, Quin lo
har?, Cundo se har?, Qu resultados nos proponemos obtener? En qu plazo?
Por qu debe
realizarse?
Quin lo
elabora?
Para qu sirve? Quin lo
aplica?
Cmo se
controla su
aplicacin?
Es un documento
que representa la
actividad
imprescindible
de todo programa
de gestin de
calidad, el que
ms necesita de
un enfoque
interno y de auto
compromiso.
Inicia con la
identificacin de
una oportunidad
de mejora en
algn aspecto de
los servicios que
se estn
ofreciendo.
Cada Jefe de
Servicio, Jefes de
Piso de
Enfermera,
Directores, Jefes
de Divisin, en
fin cada mando
directivo que
tenga definido un
tramo de control
Para establecer
los lineamientos
de trabajo y
organizar al
equipo en base a
la definicin de
roles,
responsabilidades
, y tiempos, que
permitan elevar el
nivel de calidad,
al mximo
posible.
Todo el
personal
que se
integra
como
equipo de
mejora
continua.
A travs del
cumplimiento
de metas,
mismas que
deben de estar
definidas en
base al logro
esperado en
determinado
tiempo.
Tambin a
travs de
indicadores para
medir sus
resultados.
Qu es un plan de mejoramiento?
El plan consiste en la descripcin de una secuencia de pasos orientados a eliminar, en lo
posible, las debilidades del sistema de enseanza o de la carrera.
Su meta u objetivo es orientar las acciones requeridas para eliminar las debilidades
determinadas y sus causas, sin alterar las fortalezas conseguidas. Es decir, el plan de
mejoramiento es un medio conceptual y una gua para actuar segn lo que se requiere, con
el fin de modificar el estado actual del sistema, por uno futuro de mejor calidad,
conservando las fortalezas.
As, el plan de mejoramiento debe considerar y describir claramente las causas de la
debilidad y plantear la (s) accin (es) que va (n) a permitir superarla.
Una de las razones que justifica la necesidad de elaborar un plan de mejoramiento se
relaciona con que lo que no se planifica pierde posibilidades de logro, debido a que los
recursos siempre son escasos y estn comprometidos.
El plan de mejoramiento gua la ejecucin y permite un adecuado seguimiento, pero es
preciso que se elabore con sentido de realidad, o sea, que se propongan las acciones por
alcanzar, en trminos de costos, calendarizacin, recursos y viabilidad poltica.
Metodologa para elaborar un Plan de mejoramiento
Anlisis de las debilidades o necesidades detectadas
1. Analizar las causas de cada debilidad sealada en los criterios; se debe contestar la
pregunta: de qu depende lo que est mal?
2. Enlistar las posibles acciones que permitiran atender los factores que provocan la
situacin actual.
3. Analizar la viabilidad de cada accin en: tiempo, costo, apoyo poltico, proveedores,
recursos tcnicos, etc.; se recomienda el principio de el mejoramiento asequible.
4. Escoger las acciones factibles de cumplirse e indicar en qu proporcin permitirn
superar la debilidad y el plazo cuando se llevarn a cabo.
COMPONENTE:
Debilidad Razones que
provocan la
situacin
Posibles
acciones
Valoracin de
la viabilidad
de cada accin
Seleccin de
las acciones
factibles de
lograr
Importancia de cada
accin para superar la
debilidad
Situacin
Actual:
con fortalezas
con debilidades
Situacin futura
Deseada:
Fortalezas sostenidas
Debilidades superadas
Plan de
mejoramiento y de
sostenibilidad
Anexo: Ejemplo ilustrativo
Componente: Currculo
Objetivo: Fortalecer la preparacin del contador pblico, mediante la incorporacin de
formacin humanstica en el plan de estudio
Debilida
d o
necesida
d
Activida
des
Tareas Indicado
res
Medio
para
verificar
el
indicado
r
Acciones
de
seguimien
to
Fecha
de
finaliza
cin
Respons
able
Ausencia
de
formaci
n
humansti
ca
1.
Incorpor
acin en
el plan
de
estudio
de tres
centros
de
formaci
n
humans
tica en
las reas
de
comunic
acin,
historia,
filosofa
y teatro
1.1
Elaboracin
de la
descripcin
de cada
centro
1.2 Diseo
del
programa
de cada
centro
1.3
Contrataci
n de los
profesores
para ofrecer
los centros
de
formacin
1.4 Compra
de la
bibliografa
y materiales
necesarios
para cada
centro
Tres
programa
s
redactado
s
Profesore
s
nombrad
os
Bibliogra
fa y
materiale
s
didctico
s
disponibl
es
Documen
to con
programa
s
Acciones
de
nombram
iento de
profesore
s
Libros
disponibl
es en
biblioteca
Reunin
entre
coordinad
or
acadmico
y
profesores
Conversac
in con
director de
recursos
humanos
Conversac
in con
jefe de
Proveedur
a
Febrero
2003
Marzo
2003
Julio
2003
Junio
203
Coordin
ador
acadmi
co
Componente: Currculo
Objetivo: Fortalecer la preparacin del contador pblico, mediante la incorporacin de
formacin humanstica en el plan de estudio
Debilida
d o
necesida
d
Activida
des
Tareas Indicado
res
Medio
para
verificar
el
indicado
r
Acciones
de
seguimien
to
Fecha
de
finaliza
cin
Respons
able
2.
Ofrecimi
ento del
nuevo
plan de
estudio
2.1
Realizacin
del trmite
ante el
CONESUP
solicitando
modificaci
n en el plan
de estudio
2.2
Aprobacin
de la
solicitud
2.3
Divulgacin
del nuevo
plan
2.4 Inicio
de clases
Carta
enviada y
recibida
por
CONES
UP
Acta de
CONES
UP con
dictamen
positivo
Panfleto
divulgati
vo
Copia de
carta con
sello de
recibido
Copia
acta
Copia del
panfleto
Llamada
de
seguimient
o a
CONESU
P
Coordinaci
n con
Mercadeo
Marzo
2003
Mayo
2003
Junio-
julio
III
Cuatrim.
Director
Acadmi
co
Aprobado en sesin No. 192, 20 de mayo del 2003.
1. Fase: Identificacin de lo que se desea mejorar
Qu se hace? Se elige una problemtica de que se desea resolver, tomando en
cuenta: la importancia del problema, el nmero de beneficiados, el grado de
insatisfaccin de los usuarios y el impacto social y econmico de la mejora.
Herramientas que se utilizan: Lluvia de ideas, hojas de verificacin, entrevistas,
reportes estadsticos.
2. Fase: Identificacin de los beneficiarios
Qu se hace? Se establece con claridad quienes sern los clientes y/o los
beneficiarios del plan de mejora.
3. Fase:Identificacin de las principales necesidades o expectativas clientes o
usuarios
Qu se hace?Se determinan de manera precisa lo que los clientes esperan de los
servicioso productos que genera la empresa.
Herramientas que se utilizan:Se pueden utilizar entrevistas (individuales o
colectivas), encuestas (cerradaso abiertas), grupos de enfoque o buzones de
sugerencias.
4. Fase:Evaluacin del cumplimiento de dichas necesidades
Qu se hace?Se realiza una comparacin entre las expectativas del cliente y el
tipo deservicio que se est ofreciendo.
Herramientas que se utilizan: Los mismos que la identificar las necesidades, se
pueden utilizar entrevistas(Individuales o colectivas), encuestas (cerradas o
abiertas), grupos de enfoque o buzones de sugerencias.
5. Fase:Anlisis de las causas de desviacin
Qu se hace?Se identifican los factores que pueden estar generando el problema
Herramientas que se utilizan: Lluvia de ideas, diagramas de causa efecto,
histogramas, diagrama dePareto, diagrama de flujo, estratificacin, Anlisis del
proceso del cliente, listade verificacin, diagnstico del proceso.
6. Fase:Diseo de la propuesta de mejora
Qu se hace?Se establecen las acciones a desarrollar para mejorar la situacin
actual
Herramientas que se utilizan:Investigacin referencial (determinar la forma en
que se han resueltoproblemas similares al nuestro), plan de mejora, rediseo de
procesos, anlisis de problemas en potencia.
7. Fase: Establecimiento de la propuesta de mejora
Qu se hace? Se ejecuta el plan de mejora realizado evaluaciones continuas para
analizar causas de variacin y tomar medidas correctivas y preventivas.
Herramientas que se utilizan: Rediseo de procesos, plan de mejora, anlisis de
problemas en potencia
8. Fase: Implantacin de mecanismos de aseguramiento de calidad en los
resultados
Qu se hace? Se disean mecanismos para asegurar para aumentar la
probabilidad de que los logros obtenidos se mantengan en el futuro.
Herramientas que se utilizan: Estandarizacin de procesos, controles
sensoriales, mecanismospermanentes de la medicin de la satisfaccin del cliente.
EJEMPLO REAL DEL PLAN DE MEJORAMIENTO CONTINUO
Empresa: C.A. ECUATORIANA DE CERAMICA (ECUACERAMICA)
Nombre de la tarea: ANALISIS DE SGC Y MEJORAS FASE 1
Esta empresa se basa en tres procesos:
1. Produccin
2. Administracin
3. Calidad
Programa: Microsoft Project.
Cada primer mes de ao se realiza el plan de mejora, este debe tener una tentativa de
presupuesto y tambin se aade un colchn de seguridad.
El objetivo base de la empresa es alcanzar del 90% - 95% en su produccin.
Tienen dos planes uno trimestral, el cual se alcanza a completar un 95% mnimo y otro
anual el cual se cumple el 60%.
Se realiza una evaluacin anual y verifican mensualmente como ir mejorando, si tienen
inconvenientes se genera un proceso de no conformidad y pasan a planes de acciones
correctivas.
El plan de mejora es presentado frente a un auditor, al responsable del departamento y
frente al gerente; este es analizado y se sacan las respectivas conclusiones, se realizan
preguntas de un por qu? A otro por qu?. Se realiza diferentes diagramas como:
1. Ishikawa
2. Pareto
Los resultados son importantes porque quiere decir que el plan es o no eficaz.
El plan de mejora sirve para disminuir el nivel de reclamos que recibe la empresa por
medio de los usuarios, este va de un 0,75% - 0,85%.
La empresa trabaja bajo las siguientes normas de calidad: ISO, INEN 9001.
El gerente de la empresa hace un seguimiento y al final del proceso este debe justificarse, el
plan es reajustable dependiendo del proceso, tambin se utiliza la teora de semforo.
Conclusiones:
El plan de mejora continua es utilizado por las empresas para mejorara sus
deficiencias y mantener sus fortalezas dentro del mercado.
Su ejecucin debe ser de corto a mediano plazo.
Nos permite elevar el nivel de una empresa a lo mximo posible.
Bibliografa:
www.monografas.com
www.wikipedia.org
www.elrincondelvago.com
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