PLAN ESTRATÉGICO
DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN
PETI
IMPLEMENTACIÓN ESTRATEGIA DE TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES CANDEASEO S.A E.S.P.
Plan Estratégico De Tecnologías De La Información - PETI CANDEASEO S.A E.S. P
INTRODUCCIÓN
En esta era de revolución de las ciencias de la tecnología de la información y
comunicación, en donde todo gira en torno al último desarrollo digital y se
maximizan esfuerzos por sobresalir en el mercado haciendo uso de algún
elemento digital con tecnología de punta que esté al alcance de las empresas (en
este caso de las Empresas de prestación de servicios públicos domiciliarios);
CANDEASEO S.A. E.S.P no es la excepción.
El Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones - PETI
es un plan de pasos ordenados y estructurados que permiten implementar una
arquitectura de Tecnologías de la Información - TI deseada para soportar los
objetivos estratégicos de la entidad, en este caso de CANDEASEO S.A E.S.P
El avance del –PETI- es un proceso de planeación dinámico; en él las estrategias
podrían modificarse por adaptación, innovación o cambio de las estrategias al
interior de la Empresa CANDEASEO S.A E.S.P. Por esta razón es importante el
monitoreo anual al documento para su actualización.
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................. 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................................... 4
2. ALCANCE .............................................................................................................. 5
3. MARCO NORMATIVO .......................................................................................... 6
4. RUPTURAS ESTRATÉGICAS .................................................................................. 7
5. ANALISIS SITUACIÒN ACTUAL .............................................................................. 8
Fortalecimiento De La Plataforma Tecnológica Hardware Y Software ................... 8
5.1 La Estrategia De Gobierno En Linea y Su Evolucion ........................................ 10
5.2 Uso y Apropiación de la Tecnología ............................................................. 12
5.3 Servicios Tecnológicos .................................................................................. 12
5.4 Gestión de Información ................................................................................... 13
5.5 Gobierno de TI ................................................................................................. 14
5.6 Necesidades de información ........................................................................... 14
6. MODELO DE PLANEACIÓN ................................................................................. 15
6.3 Plan de Comunicaciones .............................................................................. 16
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1. OBJETIVO GENERAL
Fomentar el avance sostenible de CANDEASEO S.A E.S.P a partir de la
implementación del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información,
administrando de manera eficiente los recursos tecnológicos, los sistemas de
información necesarios para la gestión en la Entidad.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.1 Desarrollar la Arquitectura Empresarial de la Empresa bajo los criterios de
Gobierno en Línea.
1.2 Propender y facilitar el uso y apropiación de las tecnologías, los sistemas
de información y los servicios digitales por parte de los funcionarios y
comunidad en general.
1.3 Desarrollar lineamientos para orientar el crecimiento, mantenimiento y
fortalecimiento TI del sector.
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2. ALCANCE
El plan estratégico de tecnologías de la información “PETI” se formuló teniendo en
cuenta la parte institucional en la cual se desarrollan los procesos de la Empresa
con la tecnología para dar paso al valor y cumplir de manera efectiva los objetivos
misionales de CANDEASEO S.A E.S.P.
El Plan Estratégico de Tecnologías de la información está comprendido por el
análisis de la situación actual, a través del entendimiento general de la estrategia
organizacional, análisis del modelo operativo y organizacional de la entidad, las
necesidades de información y la alineación de TI con los procesos, el desarrollo de
la estrategia de TI y desarrollo del modelo de planeación con la definición de los
lineamientos y actividades estratégicas para desarrollar el plan de implementación
de la estrategia de tecnologías de la información.
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3. MARCO NORMATIVO
El Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información implementado por CANDEASEO S.A E.S.P, se encuentra directamente relacionado a la normatividad nacional Colombiana presentada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones En la siguiente tabla, se presentan las normas a considerar aplicables con respecto a la elaboración del documento PETI y demás regulaciones relevantes el tema tecnológico.
NORMA DESCRIPCIÓN
Ley 527 de 1999
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1122 de 1999
Por el cual se dictan normas para suprimir trámites, facilitar la actividad de los ciudadanos, contribuir a la eficiencia y eficacia de la Administración Pública y fortalecer el principio de la buena fe.
Decreto 1151 de 2008
Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones.
Ley 1341 de 2009
Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC–, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones.
Ley 1581 del 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Decreto 2693 de 2012
Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.
Ley 1712 del 2014 Por medio de la cual se crea la ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la información pública nacional y se dictan otras Disposiciones.
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Decreto 2573 de 2014
Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones.
Decreto 0103 de 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1078 de 2015
Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de tecnología de la Información y las Comunicaciones.
Decreto 415 de 2016
Por el cual se adiciona el Decreto Único Reglamentario del sector de la Función Pública, Decreto Número 1083 de 2015, en lo relacionado con la definición de los lineamientos para el fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones.
4. RUPTURAS ESTRATÉGICAS
Las rupturas estratégicas permiten identificar los paradigmas a romper de la
institución pública para llevar a cabo la transformación de la gestión de TI, a
continuación, se listan las rupturas estratégicas identificadas:
● Se debe considerar a la tecnología como un factor de valor estratégico en la
Empresa. ● Aprovechar las oportunidades de la tecnología, según el costo/beneficio
para el desarrollo de procesos institucionales. ● La información requiere ser más oportuna, confiable y en detallada ● Los departamentos deben estar integrados a la Empresa por medio de las
tecnologías facilitando las acciones coordinadas.
Fortalecer el equipo humano de Candeaseo y desarrollar sus capacidades
de uso y apropiación de las TIC. ● Ausencia de capacidad de análisis debido al poco conocimiento del dominio
de información por parte de los funcionarios y apropiación de TIC.
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5. ANALISIS SITUACIÒN ACTUAL
El análisis de la situación actual, tiene como base la información histórica de la
Entidad, además de la recolección de la información, la observación de los
procesos y las necesidades establecidas. A continuación, se presentan los
elementos más relevantes que permiten describir la situación actual de la
empresa.
Fortalecimiento De La Plataforma Tecnológica Hardware Y Software
Hardware para el buen funcionamiento de la empresa.
La Empresa ha desarrollado en el trayecto de los años 2016-2018 su plan
estratégico en compra de (2) equipos de cómputo anuales para el desempeño de
labores administrativas en la entidad, dichos equipos cuentan con excelentes
características técnicas, garantía y licencia. En 2016 se evidencia la necesidad la
adquisición de (1) servidor central con el fin además de almacenar software
contable SIIGO OFICIAL.
En la vigencia 2017 se adquirieron (2) discos duros portables antigolpes y
antihumedad con el fin de respaldar copias de seguridad de la información de los
equipos de cómputo de la Empresa.
Durante la presente vigencia 2019 la empresa se encuentra realizando
cotizaciones sobre compra de (2) equipos de cómputo nuevos que cumplan con
las características técnicas para el óptimo desempeño de actividades con el fin de
continuar desarrollando su plan estratégico.
Software requerido para el buen funcionamiento de la empresa.
Con las compras realizadas en la vigencia 2016 – 2018, cada equipo de cómputo
contó con la adquisición de software licenciado de uso de sistema operativo y
herramienta de office para empresas.
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En el año 2016 se realizó adquisición de software contable SIIGO OFICIAL con
licencia financiera y recursos humanos que accede a los módulos (presupuesto,
contabilidad, documentos, NIIF, cuentas por cobrar, cuentas por pagar,
inventarios, activos fijos, órdenes de compra, nómina y recursos humanos).
También se ha renovado durante los años 2016-2018 el antivirus Kapersky
empresarial en el total de los equipos de cómputo de la Entidad con el fin de
implementar protección cibernética. Actualmente se encuentra en proceso de
instalación la renovación del año 2018.
Servicios de soporte y actualización del software de la empresa.
En el avance de la implementación del software contable SIIGO OFICIAL se han
presentado dudas en la ejecución de la herramienta, el cual se ha solicitado
soporte para su solución y se pronostican soportes por inquietudes futuras.
Hasta la vigencia se han realizado (2) actualizaciones anuales de software SIIGO
OFICIAL.
Hoy por hoy se renueva anualmente el plan de hosting con dominio
candeaseo.gov.co para la página web institucional y correos electrónicos en la
plataforma zoho mail con el fin de interacción con la comunidad en información y
recepción de PQR´S e implementación de manual de gobierno en línea, además
de uso interno empresarial.
Durante los años 2016-2018 se obtiene soporte en mantenimiento preventivo a
equipos de cómputo velando por un óptimo funcionamiento, contando con
servicios profesionales de ingeniería en sistemas.
Así mismo se ha solicitado durante el periodo soporte técnico en corrección de
fallas en equipos tecnológicos, por orden de servicios parciales a la necesidad
inmediata a profesional en ingeniería en sistemas.
Se realizó mantenimiento para (22) equipos de cómputo de la Empresa y servicio de renovación de antivirus (Licencia de uso kapersky endpoint securiry por un año).
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Servicios profesionales, técnicos necesarios para garantizar la seguridad
de la red eléctrica, de la intranet, y de la información en la empresa.
La seguridad informática es una disciplina que tiene como principios básicos
proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información,
implementando estrategias que cubran los procesos, en donde la información es
un activo primordial para una organización, razón por la cual es de vital
importancia mantener como proceso continuo esta disciplina como parte integral
de los procesos en la alcaldía de candelaria en cumplimiento legal y requisitos de
su operación y funcionalidad.
La empresa cuenta con intranet privada de gestión documental y ventanilla única,
el cual se actualiza para su óptimo funcionamiento.
5.1 La Estrategia De Gobierno En Linea y Su Evolucion
Teniendo en cuenta los notables avances tecnológicos que día a día contribuyen
en el desarrollo de actividades especialmente a implementar la transparencia y
eficiencia en la gestión estatal, desde finales del siglo XX el Gobierno Nacional ha
promulgado diversas directrices que han impulsado y guiado a las instituciones del
Estado en la incorporación efectiva de las TIC en su proceso. La política pública
de Gobierno en línea en Colombia tuvo su origen en el año 2000 con la directiva
presidencial 02 de 2000 y continuó en el 2008 con la expedición del Decreto 1151
que definió los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, asì
ha ido avanzado de forma permanente, tanto en su alcance hacia un mayor
número de entidades, como en su implementación por parte de las mismas, pues
cada vez más las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se han
convertido en una herramienta por excelencia para mejorar la gestión de lo público
y la relación Estado-ciudadano. Es así como la Estrategia de Gobierno en línea es
considerada un eje estratégico del Buen Gobierno, porque procura un Estado más
eficiente, más transparente y participativo que preste mejores servicios con la
colaboración de toda la sociedad. Gracias al Gobierno en línea, los ciudadanos
tienen acceso a la información pública en los sitios web del Estado, considerando
estos avances y también los nuevos retos que impone la evolución de la misma
sociedad en temas tales como el gobierno abierto, la multicanalidad, La conciencia
del ambiente, la seguridad, cambios normativos subyacentes, el ciudadano como
centro de la gestión pública, entre otros. La Estrategia de gobierno en línea
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liderada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las comunicaciones-
Ministerio TIC, en coordinación con el Departamento administrativo de la Función
Pública, el Departamento Nacional de Planeación y la Alta Consejería para el
Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, inició un proceso de evolución hacia
un nuevo modelo que exige a las entidades esfuerzos cada vez mayores que
permitan, no solo aumentar el número y uso de servicios en línea, sino también
mejorar la calidad y el acceso a los mismos, así como el acceso a mayor
información y datos, y que permita el involucramiento de forma directa de los
demás actores de la sociedad en su construcción. Todo lo anterior a través del uso
eficiente de las TIC para el cumplimiento de los objetivos del Gobierno Nacional
de: disminuir pobreza, aumentar seguridad y aumentar empleo.
Para la Empresa Regional de Servicio Público de Aseo de Candelaria
CANDEASEO S.A E.S.P la implementación de la Estrategia de Tecnología de la
Información es de suma importancia ya que define dos campos de acción uno
dirigido hacia los usuarios internos como son (Departamento Administrativo,
Departamento Financiero, Departamento Comercial, Departamento Operativo,
Control Interno) y el otro los usuarios externos la comunidad (El Ciudadano).
Informatica
Dirección Administrativa
Dirección Financiera
Dirección Comercial
Comunidad
Dirección Operativa
Control Interno
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5.2 Uso y Apropiación de la Tecnología
En materia de uso y apropiación de TI la entidad divulga y comunica internamente
y de forma permanente los proyectos que se están implementando para
conocimiento y apropiación por parte de los funcionarios de la entidad. Así mismo,
se han realizado capacitaciones respecto a las nuevas herramientas de
información y comunicación, con diversas soluciones disponibles en la
organización. Se plantea un reto significativo en materia de definición e
implementación de una estrategia integral de uso y apropiación de tecnología en
CANDEASEO, con acciones permanentes de comunicación, capacitación y
gestión del Cambio.
5.3 Servicios Tecnológicos
Existe un reto central en materia de definir y hacer seguimiento permanente a los
controles de calidad y seguridad de los servicios tecnológicos.
Redes: La Entidad cuenta con una arquitectura de red de cableado estructurado,
se tienen esquemas de conectividad a través de internet y Wifi.
Telecomunicaciones: Se encuentra una plataforma de comunicaciones unificadas
que soporta las comunicaciones de telefonía fija.
Seguridad: Se encuentra un sistema de seguridad compuesto por Antivirus
Karspersky business, el cual es gestionado a partir del control de acceso con sus
respectivos servicios.
Correo Electrónico: Se cuenta con un servidor de correo electrónico que permite la
comunicación con los clientes externos e internos bajo en dominio
candeaseo.gov.co.
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5.4 Gestión de Información
Es importante resaltar que la entidad ha identificado sus activos de información y a
partir de los mismos se han categorizado;
Infraestructura de TI
- Oficinas - Escritorios - Archivadores
- Equipos de alarma - Supresión contra incendio - Otros dispositivos de seguridad
Hardware de TI
- Equipos de cómputo de escritorio - Equipos de cómputo portátiles - Servidor - Impresoras - Dispositivos de almacenamiento Backup - Módems - Planta telefónica - Dispositivos de comunicación móvil - Líneas de terminación de red
Software de TI
- Sistemas operativos - Herramientas de office - Antivirus - Software contable - Software de gestión documental
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Activos de servicios de TI
- Servicios de red - Servicios de monitoreo gps - Correo electrónico - Mensajería instantánea en red - Servicios web - Redes sociales institucionales - Contratos de soporte - Bases de datos
5.5 Gobierno de TI
Se requiere implementar un conjunto de procesos de Gestión de TI que
permitan administrar eficientemente la Infraestructura de Hardware y
Software base en la Empresa, las aplicaciones y sistemas de información y
la gestión de requerimientos y cambios tales como gestión de
disponibilidad, cambios entre otros.
Poner en marcha un modelo de organización y priorización de proyectos a
través de la implementación de una oficina de proyectos que permita
Organizar, priorizar y brindar metodologías y control efectivo sobre la
planeación y ejecución de dichos proyectos.
5.6 Necesidades de información
Las necesidades de información al interior de CANDEASEO se definen de la
siguiente manera:
Gestión Comercial
Gestión Administrativa
Gestión financiera
Gestión Jurídica
Gestión Documental
Gestión de humana
Gestión de facturación y cartera
Gestión de Infraestructura
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6. MODELO DE PLANEACIÓN
A continuación, se presenta el modelo de planeación que sustenta el presente PETI. Se incluyen los diversos elementos que permiten operar las acciones estratégicas de gestión de TI en la entidad.
6.2 Lineamientos y/o principios que rigen el plan estratégico de TIC
La definición y ejecución del PETI en CANDEASEO tiene como referente permanente los lineamientos establecidos por el MINTIC a través del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial en cada uno de sus 6 dominios. Así mismo, se observan plenamente los lineamientos establecidos por la Estrategia de Gobierno en línea. Adicionalmente, se observarán permanentemente como principios en la formulación e implementación del PETI:
La tecnología no es un fin en sí misma en tanto se pone al servicio del cumplimiento de las metas estratégicas y de gestión de la organización.
El compromiso y apropiación de la gestión de tecnologías de la información por parte de la alta dirección permitirá optimizar el uso de los recursos destinados a tecnología.
El PETI se considerará un instrumento dinámico que estará en permanente condición de actualización con objeto de maximizar su generación de valor para la entidad.
El PETI se implementará a partir de los recursos disponibles en CANDEASEO para tal fin y en todo caso se buscarán permanentemente fuentes de transferencia tecnológica y cooperación técnica y financiera que puedan apoyar su ejecución.
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6.3 Plan de Comunicaciones
Para generar condiciones óptimas de implementación, apropiación, uso y mejoramiento continuo en el marco del PETI, son necesarias acciones de divulgación y promoción de los alcances, actividades de formación, informes de avances y documentación de transformaciones atribuibles a la estrategia de TI en la Empresa. Para este propósito, es necesario ordenar los canales de comunicación en torno a reportes de avance, contenidos informativos y a campañas pedagógicas de alcance básico. De forma incremental, la capacidad de la entidad para involucrar a los miembros de la empresa en las acciones de divulgación y promoción crecerá.
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