PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS VIGENCIA 2018 – 2021
Aprobado por el Comité de Archivo mediante el Acta No. 06, del 27 de diciembre de 2018
Gerencia Administrativa y Financiera – Dirección Administrativa
Grupo de Gestión Documental y Archivos
DICIEMBRE DE 2018
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DOCUMENTO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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“Colombia es democracia, Registraduría su garantía
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN. ........................................................................................................... 3
1.1. MARCO NORMATIVO .................................................................................................... 4
1.2. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL. ........................................................................................................................... 5
2. SITUACIÓN ACTUAL DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL. .. 8
TABLA 1. HERRAMIENTAS CON LAS QUE CUENTA LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL. ................................................................................. 9
3. ASPECTOS CRÍTICOS. ............................................................................................... 10
TABLA 2. ASPECTOS CRÍTICOS Y DESCRIPCIÓN DEL RIESGO. ........................... 11
TABLA 3. EVALUACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES. ..... 12
4. VISIÓN ESTRATÉGICA (PINAR – RNEC). .................................................................. 13
4.1. OBJETIVOS DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA (PINAR – RNEC). ................................. 13
TABLA 4. OBJETIVOS - PLANES Y PROGRAMAS ASOCIADOS. .............................. 14
TABLA 5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. ........................................................... 15
CUADRO DE CONVENCIONES DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................ 16
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS. ..................................................................................... 17
6. RESPONSABLES DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PINAR. ....................................... 17
7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. ............................................................................ 18
ANEXOS: EVALUACIÓN DE EJES ARTICULADORES ..................................................... 19
ANEXO 1. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. .................................................................. 19
ANEXO 2. ACCESO A LA INFORMACIÓN. ........................................................................ 20
ANEXO 3. PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN. ......................................................... 21
ANEXO 4. ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD. .......................................... 22
ANEXO 5. FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN. .......................................................... 23
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1. INTRODUCCIÓN.
La Registraduría Nacional del Estado Civil - RNEC, en su interés por ofrecer al
colombiano un excelente servicio, ha visualizado la importancia de la función
archivística y por ello, ha planeado el fortalecimiento de las actividades relacionadas
con la Gestión Documental y sus Archivos. Para cumplir con estos objetivos, ha
elaborado instrumentos archivísticos, como la actualización de sus Tablas de
Retención Documental - TRD, sus Tablas de Valoración Documental - TVD, el
Sistema Integrado de Conservación - SIC, la Política de Gestión Documental, el
Programa de Gestión Documental - PGD y presenta en este documento su Plan
Institucional de Archivos – PINAR, el cual será un instrumento de planeación
archivística, que busca garantizar el cumplimiento de la función archivística
institucional, de una manera adecuada, pensada a corto mediano y largo plazo.
La alta dirección de la Entidad, en su rol estratégico y de planeación, ha fortalecido
las acciones de Gestión Documental y Archivos, ligada y articulada con las políticas
de Gestión de Calidad y la Planeación Estratégica, promoviendo en los servidores,
la apropiación de una cultura archivística y el fortalecimiento de sus competencias
por medio de la capacitación en la materia.
Con base en lo anterior, para el presente documento, la RNEC, identificó aspectos
críticos en relación con los archivos y la gestión documental, priorizando aquellos de
mayor impacto, a fin de ejecutar las actividades, proyectos y planes que se
necesiten, para el cumplimiento de la función archivística, acorde con la
normatividad vigente y las metodologías indicadas por el Archivo General de la
Nación, “Jorge Palacios Preciado”
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1.1. MARCO NORMATIVO
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos.
Artículo 13. Instalaciones para los archivos. La administración púbica deberá
garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto
funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos,
adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las
especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La
documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y
éste, ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos,
por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.
Parágrafo 1°. La administración pública podrá contratar con personas naturales o
jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo.
Parágrafo 3°. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y
condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten
servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo o administración de archivos históricos.
Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la
Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en
ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos
en sus diferentes fases.
Decreto 106 de 2015. Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000
en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las Entidades del
estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se
dictan otras disposiciones.
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Artículo 31: Instalaciones físicas de los archivos. El Archivo General de la Nación
podrá ordenar que se lleven a cabo las actividades necesarias para adecuar las
instalaciones físicas de los archivos de las entidades del Estado, así como de los
documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o
poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.
1.2. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL
ESTADO CIVIL.
MISIÓN
“Garantizar la organización y transparencia del proceso electoral, la oportunidad y
confiabilidad de los escrutinios y resultados electorales, contribuir al fortalecimiento
de la democracia mediante su neutralidad y objetividad, promover la participación
social en la cual se requiera la expresión de la voluntad popular mediante sistemas
de tipo electoral en cualquiera de sus modalidades, así ́como promover y garantizar
en cada evento legal en que deba registrarse la situación civil de las personas, que
se registren tales eventos, se disponga de su información a quien deba legalmente
solicitarla, se certifique mediante los instrumentos idóneos establecidos por las
disposiciones legales y se garantice su confiabilidad y seguridad plenas”.
VISIÓN
“La Registraduría Nacional del Estado Civil, haciendo uso de la más alta
competencia de su talento humano, será en el 2019 una entidad reconocida a nivel
nacional e internacional por la innovación, eficiencia y transparencia en la
identificación de los colombianos, de los procesos electorales, de los mecanismos
de participación ciudadana y por el fomento de los valores cívicos y democráticos
especialmente en niños y jóvenes”.
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GESTIÓN ÉTICA Y VALORES
La Entidad cuenta con el Grupo de Gestión Ética para fomentar, promover y
fortalecer una cultura de trabajo ético integral y de buen desempeño, a través de la
divulgación y socialización de los valores y principios establecidos en el Plan
Estratégico 2015 – 2019, para que se generen escenarios de responsabilidad y
compromiso que posibiliten en forma progresiva el mejoramiento continuo de la
gestión institucional.
Valores: Ejes Temáticos:
Transparencia. -Medio Ambiente.
Honestidad. -Trabajo de Equipo.
Eficiencia. -Comunicación.
Responsabilidad. -Servicio al colombiano.
Compromiso.
Respeto.
Principios
Servicio a los colombianos en condiciones de igualdad
Garantía de imparcialidad a los actores políticos en los procesos electorales
El talento humano es lo más valioso de la entidad
Gestión democrática y participativa
Formación en valores cívicos y democráticos a los colombianos
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POLÍTICA DE CALIDAD
“Constitucional y legalmente la RNEC es la Entidad encargada de identificar a las
personas, llevar su registro civil y organizar los procesos electorales en el país,
para lo cual cuenta con un sistema de gestión de la calidad orientado al
cumplimiento de la misión institucional de manera eficiente, eficaz y efectiva de
acuerdo con las necesidades y expectativas de los colombianos, promoviendo
valores cívicos y democráticos, mediante la asignación de recursos, la innovación
tecnológica de los sistemas de información, la cultura del mejoramiento continuo
con un talento humano competente y comprometido”.
OBJETIVOS DE CALIDAD
Lograr que la Registraduría Nacional del Estado Civil se convierta en la entidad con
mejores índices de transparencia, confiabilidad y alta calidad en la prestación
efectiva del servicio y en la entrega de sus productos a todos los colombianos y a
todas las empresas públicas y privadas que así lo requieran dentro y fuera del
territorio nacional.
Consolidar el CEDAE como centro de investigación, capacitación de las áreas
misionales y formación en valores cívicos y democráticos que sirva de referente a
nivel nacional y regional, brindando servicios a los colombianos, a las entidades
públicas y privadas, así como a los partidos y movimientos políticos.
Optimizar los procesos de las áreas misionales del Registro Civil e Identificación
para asegurar una prestación efectiva del servicio a usuarios internos y externos,
reduciendo los tiempos de respuesta y mejorando la calidad, mediante la
renovación tecnológica de los sistemas de información del Macro proceso.
Fortalecer el proceso electoral, mediante la optimización de los procesos y la
innovación tecnológica y la educación sobre la ética y valores del recurso humano
de la Entidad, con el fin de garantizar las transparencia, confiabilidad y eficiencia de
las elecciones y de los diferentes mecanismos de participación ciudadana, con
Perspectiva de cambio y adaptación con ocasión de las fases del postconflicto.
Fortalecer la Gestión del desarrollo, desempeño, relaciones humanas y sociales de
los servidores de la RNEC, para que estos sean más eficaces y eficientes en la
realización de sus actividades, a través de los planes, programas y proyectos de la
Gerencia del Talento Humano.
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Modernizar la infraestructura tecnológica orientada a la optimización de
procesos misionales y de apoyo que permitan responder en condiciones de
oportunidad y eficacia a la sociedad.
2. SITUACIÓN ACTUAL DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO
CIVIL.
Con base en los resultados del Diagnóstico realizado en el Nivel Central, en las
Delegaciones Departamentales, en las Registradurías Municipales, Especiales y
Auxiliares, en donde se evaluaron varios factores como, las condiciones de
seguridad, medio ambientales, la infraestructura de los depósitos de archivo, la
organización de los fondos documentales acumulados, la actualización y/o creación
de instrumentos archivísticos como las Tablas de Retención Documental y las
Tablas de Valoración Documental, los procesos utilizados por la Entidad para la
preservación y conservación de los archivos, se pudo concluir que, la Registraduría
Nacional del Estado Civil, tenía a principios del año 2016, 28.000 metros lineales
aproximadamente, de Fondos Documentales Acumulados, no tenía espacios
suficientes en ciertas regiones del país para los archivos, no contaba con todos los
instrumentos archivísticos requeridos y adolecía de una cultura archivística.
Por lo anterior, la actual administración de la Entidad, priorizó el tema de Gestión
Documental y Archivos y procedió en el año 2016, a iniciar un Proceso Licitatorio,
el cual culminó con la asignación de un Contrato de Prestación de Servicios con
una Unión Temporal, para intervenir 5000 metros lineales de los fondos
documentales acumulados, elaborar las Tablas de Valoración Documental,
digitalizar siete millones de imágenes de la documentación intervenida y capacitar a
la totalidad de servidores en Gestión del Cambio Institucional y Gestión
Documental y Archivos.
Actualmente, la Entidad cuenta con algunas herramientas e instrumentos
archivísticos, los cuales se señalan en el cuadro siguiente:
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HERRAMIENTAS E INSTRUMENTOS
ARCHIVÍSTICOS DESCRIPCIÓN
Diagnóstico Integral de los Archivos a Nivel
Nacional.
En el año 2014 la Registraduría Nacional del Estado Civil
realizó un diagnóstico de los depósitos de archivo para evaluar
las condiciones de los documentos, conservación de los
archivos, aplicación de los instrumentos archivísticos y los
procedimientos relacionados en la Gestión Documental.
Planes de Mejoramiento Archivístico.
Los Planes de Mejoramiento Archivísticos son remitidos por los
entes que regulan la Registraduría Nacional del Estado Civil,
los cuales son; el Archivo General de la Nación y la Contraloría
General de la República. Éstos, emiten planes o programas de
mejoramiento para tomar medidas preventivas y correctivas en
caso de que la documentación de la entidad se encuentre en
riesgo o sufra daños por condiciones físicas, climáticas o medio
ambientales.
Sistema Integrado de Conservación.
Realizado por la Registraduría Nacional del Estado Civil en el
año 2018, establece métodos para la conservación y
preservación física de los documentos.
Programa de Gestión Documental.
Elaborado en la Registraduría Nacional del Estado Civil y
aprobado por el Comité de Archivo mediante el acta N° 06 del
12 de diciembre de 2017 y proyectado hasta el año 2021.
Plan Institucional de Formación y Capacitación.
El Plan Institucional de Formación y Capacitación - PIFC es el
conjunto de actividades de capacitación y formación dirigidas a
los servidores de la Entidad que busca desarrollar y fortalecer
competencias, conocimientos y habilidades para contribuir al
cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, mejorando
así la calidad en la prestación del servicio al colombiano y el
eficaz desempeño del cargo.
Tablas de Valoración Documental.
Es el instrumento archivístico que la Entidad requiere para la
organización de los Fondos Documentales Acumulados.
Actualmente, en proceso de evaluación en el AGN.
Tablas de Retención Documental Actualizadas.
Es el instrumento archivístico que la Entidad requiere para la
organización de sus archivos y la realización de las
transferencias primarias y secundarias. Actualmente
convalidadas por el AGN y certificadas el 27 de diciembre de
2018.
Tabla 1. Herramientas con las que cuenta la Registraduría Nacional del Estado Civil.
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3. ASPECTOS CRÍTICOS.
Los Aspectos Críticos señalados en el siguiente cuadro, corresponden a aquellos más relevantes, producto del Diagnóstico realizado en la Entidad en el año 2014. La Registraduría Nacional del Estado Civil, inició desde el año 2016 el fortalecimiento de la Gestión Documental Institucional, impactando los cinco (5) aspectos más críticos señalados, lo cual se evidencia en el cuadro de herramientas e instrumentos archivísticos, registrados en la Tabla N° 1. (Diagnóstico Integral de los Archivos a Nivel Nacional, Planes de Mejoramiento Archivístico, Sistema Integrado de Conservación, Programa de Gestión Documental, Plan Institucional de Formación y Capacitación, Tablas de Valoración Documental, Tablas de Retención Documental Actualizadas y Plan Institucional de Archivos - PINAR).
ASPECTOS CRÍTICOS RIESGO
1. Falta la implementación del Sistema Integrado de Conservación.
Pérdida de la información.
Daño de la documentación por factores físicos, químicos y biológicos.
2. La Entidad no ha incluido en el Plan Institucional de Formación y Capacitación, temas directamente relacionados con la Gestión Documental y la Organización Archivística.
La no aplicación de la normatividad y de los procedimientos archivísticos adecuados.
3. En algunas sedes de la Registraduría Nacional del Estado Civil, los depósitos de archivo no cuentan con los espacios e infraestructura adecuados.
Formación de Fondos Documentales Acumulados.
Pérdida de la información.
Deterioro de los documentos.
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4. No se han aplicado los instrumentos archivísticos adecuadamente.
Archivos de Gestión Desorganizados
Formación de Fondos Documentales Acumulados.
5. Falta elaborar e implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SGDEA
Afectación del Servicio al Ciudadano por demoras en el acceso a la información.
La Registraduría Nacional del Estado Civil, relegada en tecnologías de la información, frente a otras entidades públicas.
Pérdida de información por falta de controles a la documentación generada en medio electrónico.
Tabla 2. Aspectos críticos y descripción del riesgo.
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EJES ARTICULADORES
ASPECTOS CRÍTICOS ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS
Y DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
TOTAL
1. Falta la implementación del Sistema Integrado de Conservación
7 4 7 6 10 34
2. La Entidad no ha incluido en el Plan Institucional de Formación y Capacitación, temas directamente relacionados con la Gestión Documental y la Organización Archivística.
8 6 1 3 8 26
5. Falta elaborar e implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SGDEA
2 3 2 9 4 20
4. No se han aplicado los instrumentos archivísticos adecuadamente.
6 2 4 1 6 19
3. En algunas sedes de la Registraduría Nacional del Estado Civil, los depósitos de archivo no cuentan con los espacios e infraestructura adecuados.
5 1 2 0 4 12
TOTAL 28 16 16 19 32
Tabla 3. Evaluación de Aspectos Críticos y Ejes Articuladores.
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4. VISIÓN ESTRATÉGICA (PINAR – RNEC).
El Plan Institucional del Archivos – PINAR de la Registraduría Nacional del Estado
Civil, garantizará el desarrollo de la función archivística, conforme las mejores
prácticas, articulado con la Planeación Estratégica de la Entidad, buscando la
excelencia en la prestación del servicio al colombiano.
Para la ejecución del Plan Institucional de Archivos, la Administración de la
Registraduría Nacional del Estado Civil definirá los recursos económicos, logísticos
y técnicos, con base en el presupuesto asignado.
4.1. OBJETIVOS DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA (PINAR – RNEC).
Garantizar la conservación, organización y custodia de los documentos.
Aplicar las Tablas de Retención y las Tablas de Valoración Documental.
Capacitar a los servidores en temas de la Gestión Archivística.
Articular el Plan Institucional de Archivos con el Programa de Gestión
Documental y realizar los controles y seguimientos, para cumplir con las
metas establecidas en el mismo.
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ASPECTOS CRÍTICOS OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS.
1. Falta la implementación del Sistema Integrado de Conservación
Implementar el Sistema Integrado de Conservación.
Plan de sensibilización y toma de conciencia. Plan de inspección y mantenimiento de
instalaciones. Plan de monitoreo y control ambiental. Plan de limpieza de áreas y documentos. Plan de saneamiento y control de plagas. Plan de conservación en la producción y manejo
Documental. Plan de prevención y atención de desastres.
2. La Entidad no ha incluido en el Plan Institucional de Formación y Capacitación, temas directamente relacionados con la Gestión Documental y la Organización Archivística.
Incluir en el Plan Institucional de Formación y Capacitación de la Entidad, temas directamente relacionados con la Gestión Documental y la organización archivística.
Programa de Gestión Documental. Sistema Integrado de Conservación.
3. En algunas sedes de la Registraduría Nacional del Estado Civil, los depósitos de archivo no cuentan con los espacios e infraestructura adecuados.
Adecuar los depósitos de archivo para garantizar la conservación de los documentos.
Plan de Acción de la RNEC. Plan Institucional de Archivos. Sistema Integrado de Conservación
4. No se han aplicado los instrumentos archivísticos adecuadamente.
Socializar los instrumentos archivísticos y capacitar a los servidores sobre temas archivísticos.
Programa de Gestión Documental. Plan Institucional de Capacitación.
5. Falta elaborar e implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SGDEA
Elaborar el Sistema de Gestión De Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA
Proyectos de Inversión. Programa de Gestión Documental.
Tabla 4. Objetivos - Planes y Programas Asociados.
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OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS
ASOCIADOS.
TIEMPO 2018 - 2021
CORTO PLAZO MEDIANO PLAZO LARGO PLAZO
2018 2019 2020 2021
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Elaborar e implementar el Plan Institucional de Archivos.
Plan Institucional de Archivos - PINAR
Implementar el Sistema Integrado de Conservación.
Plan de sensibilización y toma de conciencia
Plan de inspección y mantenimiento de instalaciones
Plan de monitoreo y control ambiental
Plan de limpieza de áreas y documentos
Plan de saneamiento y control de plagas
Plan de conservación en la producción y manejo Documental
Plan de prevención y atención de desastres
Incluir en el Plan Institucional de Formación y Capacitación de la Entidad, temas directamente relacionados con la Gestión Documental y la organización archivística.
Programa de Gestión Documental.
Sistema Integrado de Conservación.
Adecuar los depósitos de archivo para garantizar la conservación de los documentos..
Plan de Acción de la RNEC.
Plan Institucional de Archivos. Sistema Integrado de Conservación
Socializar los instrumentos archivísticos y capacitar a los servidores sobre temas archivísticos.
Programa de Gestión Documental.
Socialización de las Tablas de Retención Documental TRD.
Socialización de las Tablas de Valoración Documental TVD.
Plan Institucional de Capacitación.
Elaborar e implementar el Sistema de Gestión De Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA
Proyectos de Inversión.
Programa de Gestión Documental.
Tabla 5. Cronograma de actividades PINAR 2018 - 2021.
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CUADRO DE CONVENCIONES DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaboración de instrumentos y planes archivísticos.
Implementación del Plan Institucional de Archivos - PINAR.
Implementación Sistema Integrado de Conservación -SIC
Plan Institucional de Capacitación.
Adecuación de los depósitos de archivo.
Socialización de los instrumentos archivísticos.
Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA.
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5. DOCUMENTOS ASOCIADOS.
Programa de Gestión Documental 2017 – 2021. Aprobado por el Comité de
Archivo de la Registraduría Nacional del Estado Civil mediante el acta N° 6
del 12 de diciembre de 2017.
Sistema de conservación preventiva de documentos y archivos.
Registraduría Nacional del Estado Civil. Grupo Gestión Documental y
Archivos.
Resolución 4115 del 18 de mayo de 2016. Registraduría Nacional del Estado
Civil. Grupo Gestión Documental y Archivos.
Sistema Integrado de Conservación 2018.
Diagnóstico integral de la Gestión Documental física y electrónica de la
Registraduría Nacional del Estado Civil a Nivel Central y Desconcentrado
2014.
Plan Institucional de Capacitación. Registraduría Nacional del Estado Civil.
Gerencia de Talento Humano.
Actualización de las Tablas de Retención Documental e implementación
Tablas de Valoración Documental.
6. RESPONSABLES DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PINAR.
Gestores del PINAR
Gerencia Administrativa y Financiera.
Dirección Administrativa.
Grupo de Gestión Documental y Archivos.
Gerencia de Talento Humano.
Gerencia Informática.
Aplicación del PINAR.
Todas las dependencias.
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DOCUMENTO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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Aprobado:30/08/2019
Grupo de Gestión Documental y Archivos. Av. Calle 26 # 51-50 - 2202880 (091) Ext. 1136-1147 – C. P. 111321 – Bogotá D.C. - www.registraduria.gov.co
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7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.
Colombia, Archivo General de la Nación “Jorge Palacios Preciado”. Manual para
la formulación de Plan Institucional de Archivos – PINAR 2014.
Colombia, Bogotá D.C. Registraduría Nacional del Estado Civil “Grupo de
Gestión Documental y Archivos”. Sistema de Conservación Preventiva de
Documentos y Archivos.
Colombia, Bogotá D.C. Registraduría Nacional del Estado Civil “Grupo de
Gestión Documental y Archivos”. Diagnóstico de la Gestión Documental de la
Registraduría Nacional del Estado Civil.
Colombia, Bogotá D.C. Registraduría Nacional del Estado Civil “Grupo de
Gestión Documental y Archivos”. Programa de Gestión Documental vigencia
2017 – 2021. Aprobado por el Comité de Archivo mediante Acta 06, el 12 de
diciembre de 2017.
Colombia, Bogotá D.C. Registraduría Nacional del Estado Civil. “Archivo y
Correspondencia”. Política de Gestión Documental 18 de mayo de 2016.
Resolución 4115 de 2016.
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ANEXOS: EVALUACIÓN DE EJES ARTICULADORES
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
ASPECTOS CRÍTICOS EJE ARTICULADOR SOLUCIÓN DIRECTA
S1 S2 S3 S4 S5
1. Falta la implementación del Sistema Integrado de Conservación
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.
1 1 1 1 1
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.
1 1
2. La Entidad no ha incluido en el Plan Institucional de Formación y Capacitación, temas directamente relacionados con la Gestión Documental y organización archivística.
Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de los documentos.
1 1 1
Se tiene establecida la política de gestión documental
1
3. En algunas sedes de la Registraduría Nacional del Estado Civil, los depósitos de archivo no cuentan con los espacios e infraestructura adecuados.
Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica.
1
Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles.
1 1 1
4. No se han aplicado los instrumentos archivísticos adecuadamente y por lo tanto hay Fondos Documentales Acumulados.
Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos
1 1 1 1
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.
1 1
5. Falta elaborar e implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SGDEA
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.
1 1
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.
1 1 1 1 1
TOTAL 7 8 5 6 2 Anexo 1. Administración de Archivos.
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ACCESO A LA INFORMACIÓN
ASPECTOS CRÍTICOS EJE ARTICULADOR SOLUCIÓN DIRECTA
S1 S2 S3 S4 S5
1. Falta la implementación del Sistema Integrado de Conservación
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
1 1
Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos.
1
2. La Entidad no ha incluido en el Plan Institucional de Formación y Capacitación, temas directamente relacionados con la Gestión Documental y organización archivística.
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos.
1 1
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos articulados con el plan institucional de capacitación.
1 1
3. En algunas sedes de la Registraduría Nacional del Estado Civil, los depósitos de archivo no cuentan con los espacios e infraestructura adecuados.
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos.
1
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad.
1
4. No se han aplicado los instrumentos archivísticos adecuadamente y por lo tanto hay Fondos Documentales Acumulados.
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información.
1
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel.
1 1
5. Falta elaborar e implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SGDEA
Se tiene implementada la estrategia de Gobierno en Línea -GEL
1 1 1
Se cuenta con canales (locales y en línea) de servicio, atención y orientación al ciudadano.
1
TOTAL 4 6 1 2 3
Anexo 2. Acceso a la información.
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PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
ASPECTOS CRÍTICOS EJE ARTICULADOR SOLUCIÓN DIRECTA
S1 S2 S3 S4 S5
1. Falta la implementación del Sistema Integrado de Conservación
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos.
1 1 1
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrado a otros sistemas de gestión.
1
2. La Entidad no ha incluido en el Plan Institucional de Formación y Capacitación, temas directamente relacionados con la Gestión Documental y organización archivística.
Se cuenta con archivos centrales e históricos.
1 1
La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad.
1 1
3. En algunas sedes de la Registraduría Nacional del Estado Civil, los depósitos de archivo no cuentan con los espacios e infraestructura adecuados.
Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación SIC
1
Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento conservación y preservación de la documentación física y electrónica.
1 1
4. No se han aplicado los instrumentos archivísticos adecuadamente y por lo tanto hay Fondos Documentales Acumulados.
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final.
1
Se tiene implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.
1 1
5. Falta elaborar e implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SGDEA
Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados.
1
Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio.
1
TOTAL 7 1 2 4 2
Anexo 3. Preservación de la información.
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ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
ASPECTOS CRÍTICOS EJE ARTICULADOR SOLUCIÓN DIRECTA
S1 S2 S3 S4 S5
1. Falta la implementación del Sistema Integrado de Conservación
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información.
1 1
Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer bueno uso de los documentos.
1
2. La Entidad no ha incluido en el Plan Institucional de Formación y Capacitación, temas directamente relacionados con la Gestión Documental y organización archivística.
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros.
1 1
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos.
1 1
3. En algunas sedes de la Registraduría Nacional del Estado Civil, los depósitos de archivo no cuentan con los espacios e infraestructura adecuados.
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos.
1 1 1
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el sistema de gestión de seguridad de la información y los procesos archivísticos
1
4. No se han aplicado los instrumentos archivísticos adecuadamente y por lo tanto hay Fondos Documentales Acumulados.
Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición y uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas.
1
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción.
1
5. Falta elaborar e implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SGDEA
Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos.
1 1 1
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información.
1 1 1
TOTAL 6 3 0 1 9
Anexo 4. Aspectos Tecnológicos y de Seguridad.
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FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
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S1 S2 S3 S4 S5
1. Falta la implementación del Sistema Integrado de Conservación
La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
1
Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad.
1 1
2. La Entidad no ha incluido en el Plan Institucional de Formación y Capacitación, temas directamente relacionados con la Gestión Documental y organización archivística.
Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad.
1 1
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística
1 1 1 1 1
3. En algunas sedes de la Registraduría Nacional del Estado Civil, los depósitos de archivo no cuentan con los espacios e infraestructura adecuados.
Se cuenta con un sistema de gestión documental basado en estándares nacionales e internacionales.
1 1
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio.
1 1 1 1 1
4. No se han aplicado los instrumentos archivísticos adecuadamente y por lo tanto hay Fondos Documentales Acumulados.
Se cuenta con procesos de mejora continua.
1 1 1 1 1
Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad.
1 1 1
5. Falta elaborar e implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SGDEA
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos.
1 1
La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad.
1 1 1 1 1
TOTAL 10 8 4 6 4
Anexo 5. Fortalecimiento y Articulación.
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REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL - RNEC
ACTIVIDADES PINAR 2019 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Elaboración y presentación de Transferencias primarias. Archivos de Gestión. Socialización, Actualización Tablas de Retención Documental RNEC - Delegaciones Departamentales.
Socialización Actualización Tablas de Retención Documental RNEC - Nivel Central - Fundamentación Archivística.
Estrategias de Formación y procesos de conservación que aseguren el mantenimiento adecuado de los documentos - Cronograma de aseo y limpieza para Depósitos de Archivo en toda la Entidad.
Estrategias de prevención y atención de desastres en archivos de la Entidad. Se realizarán Visitas, Talleres, Procedimientos para definir niveles de riesgo.
Elaboración del Programa de Saneamiento y Control de plagas para todos los Depósitos de Archivo. Fumigación, desratización y desinsectación en todos los depósitos de Archivo de la RNEC.
Revisión a seis depósitos de Archivos Centrales de Delegaciones Departamentales para verificación de aseo de cajas, carpetas, estantes e instalaciones, extintores, instalaciones eléctricas, control ambiental e iluminación. Instalación de Termo higrómetros y deshumidificadores
Seguimiento y Verificación de Organización de Archivos de Gestión, con Aplicación de TRD actualizadas. Revisión de Series Documentales, Subseries y Tipos Documentales, Foliación, hoja de control, Rotulación de Carpetas y Cajas tanto a Nivel Central y Desconcentrado.
Revisión de Informes Presentados por las Delegaciones sobre la Aplicación de TRD - Transferencias, eliminaciones y Sub-comités de Archivos.
Anexo 6: Cronograma de Actividades Específicas del PINAR 2019.
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ASPECTOS QUE CAMBIARON EL DOCUMENTO
RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO
FECHA DEL CAMBIO DD/MM/AAAA
VERSIÓN
Nuevo Gerente Administrativo y Financiero 27/12/2018 0
ELABORÓ: José Alexander Melo Castro Coordinador Gestión Documental y Archivos
REVISÓ: Luis Fernando García Cerón Director Administrativo
APROBÓ: Carlos Garzón Saboya Gerente Administrativo y Financiero
FECHA: 3/09/2018 FECHA: 22/11/2018 FECHA: 27/12/02018
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