Curso de gestión de proyectos con financiamiento internacional
Provincia de San Juan, 15 de mayo de 2008
Administración de Proyectos
(Project Management)
Project Management Institute (www.pmi.org)
PMBOK, 2004. Tercera Edición
Parte 1
PROYECTOS
1.Finalidad
2.Que es un proyecto?
3.Qué es la dirección de proyectos?
4.Estructura del PMBOK
5.Áreas de experiencia
6.Contexto de la dirección de proyectos
FINALIDAD
Identificar el subconjunto de fundamentos de la Dirección de Proyectos (DP) generalmente reconocido como buenas prácticas
Proporcionar y promover un vocabulario común para analizar, escribir y aplicar la DP
Proporcionar una referencia fundamental a la DP, la gerencia y a los stakeholders (involucrados) del proyecto
1
QUE ES UN PROYECTO
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Temporal: Posee un comienzo y final definido
Productos, servicios o resultados únicos: Crea entregables únicos. Entregables son productos, servicios o resultados.
2
QUE ES UN PROYECTO
Un proyecto es alcanzar un objetivo y luego concluir.
Vs.
Una operación es dar respaldo al negocio
2
QUE ES UN PROYECTO
Se usan para lograr el plan estratégico de la organización
Surgen como resultado de: Una demanda de mercado
Una necesidad de la organización
Una solicitud del cliente
Un avance tecnológico
Un requisito legal
2
QUE ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus necesidades
Se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre.
El responsable de alcanzar los objetivos del proyecto es el Director del Proyecto
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QUE ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Incluye: Identificar los requisitos
Establecer objetivos claros y realizables
Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos
Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque las diversas inquietudes y expectativas de los interesados (stakeholders)
3
Pregunta
Todas las siguientes son características de un proyecto, con excepción de:
1. Temporario
2. Comienzo y fin definidos
3. Actividades interrelacionadas
4. Se repite a si mismo cada mes
Rta: 4
?
ESTRUCTURA DEL PMBOK®
SECCIÓN I: Marco conceptual de la DP: proporciona una estructura básica para entender la DP
Capítulo 1: Introducción: define los términos clave y proporciona una descripción general del resto de la Guía del PMBOK
Capítulo 2: Ciclo de vida del proyecto y Organización: Describe el entorno del proyecto
SECCIÓN II: Norma para la DP de un proyecto: especifica todos los procesos de DP que usa el equipo del proyecto para gestionar un proyecto
Capítulo 3: Procesos de DP para un proyecto: describe los 5 grupos de procesos de DP aplicables a cualquier proyecto y los procesos de DP que componen tales grupos
SECCIÓN III: Áreas de conocimiento de la DP: organiza los 44 procesos en 9 áreas de conocimiento: Gestión de la integración, alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones del proyecto. (Capítulos 4 al 13)
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AREAS DE EXPERIENCIA
De la DP: estructura el desglose de trabajo, análisis de camino crítico y la gestión del valor ganado
Del equipo de la DP: comprender, usar los conocimientos y habilidades de al menos, 5 áreas de experiencia:
Fundamentos de la Dirección de proyectos
Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación
Compresión del entorno del proyecto
Conocimientos y habilidades de dirección general
Habilidades intrapersonales
Fundamentos de la DP:
Conocimiento de la metodología PMI, superpuesta con otras disciplinas de dirección. Se componen de:
Definición del ciclo de vida del proyecto
5 grupos de procesos de DP
9 Áreas de conocimiento
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CONTEXTO DE LA DP
La DP existe en un contexto más amplio que incluye:
Programas y Dirección de Programas: Un programa es un grupo de proyectos relacionados
Portafolio y gestión de portafolio: es un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de aquellos, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos del negocio
Subproyectos: Con frecuencia, los proyectos se dividen en componentes o subproyectos más fáciles de gestionar
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CONTEXTO DE LA DP
Oficina de Gestión de Proyectos (PMO):
Centraliza y coordina la dirección de proyectos
Supervisa la DP, programas o una combinación de ambas
Pone énfasis en la planificación y ejecución de proyectos y sub-proyectos vinculados con el objetivo de negocio
Proporciona desde funciones de respaldo hasta la dirección y responsabilidad para lograr los objetivos del proyecto
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Pregunta
Usted administra la aprobación de un nuevo medicamento en el mercado, ud. Cumple el rol de:
1. Gerente funcional, ya que ud. Tiene buen conocimiento del funcionamiento de la industria farmacéutica
2. Gerente de proyecto, ya que ud. Está creando un producto único con planificación de tiempo específica
3. Gerente de operaciones, ya que ud. Realiza diferentes tareas repetitivas
4. Gerente de Programa, ya que ud. Tiene que administrar diferentes sub-proyectos pata hacer su trabajo.
Rta: 2
?
Administración de Proyectos
(Project Management)
Project Management Institute (www.pmi.org)
PMBOK, 2004. Tercera Edición
Parte 2
METODOLOGÍA PMI
1.Ciclo de vida del proyecto y del producto
2.Grupos de procesos
3.Procesos de iniciación
4.Procesos de planificación
5.Procesos de ejecución
6.Procesos de supervisión y control
7.Procesos de cierre
CICLO DE VIDA DE PROYECTO Y DEL
PRODUCTORelación entre ambos
1
Ciclo de vida del producto
Plan de negocios
Ciclo de vida del proyecto
Idea Inicio Planificación
Supervisión y control
Ejecución Cierre
Producto
Disposición
Operaciones
GRUPOS DE PROCESOS
Para producir un entregable de calidad, se debe equilibrar las demandas de:
Tiempo
Costos
Alcance
Calidad
Satisfacción del cliente
Riesgos
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GRUPOS DE PROCESOS
Los procesos de DP, describen qué hacer para administrar un proyecto…
…mientras que el ciclo de vida de un proyecto, describe el trabajo involucrado en un proyecto
Se documenta la información necesaria para: Iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto
Los procesos de la DP han sido reconocidos como buenas prácticas para la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo
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GRUPO DE PROCESOS2
Ciclo de vida del proyecto
Procesos de Inicio
Procesos de Planificación
Procesos de Supervisión y control
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
GRUPOS DE PROCESOS2
Iniciador / Patrocinad
or del proyecto
Límites del proyecto
Entradas del proyecto
Inicio Planificación
Supervisión y control
Ejecución Cierre
Productos entregables
Usuarios finales
Activos de los
procesosRegistros del
proyecto
Procesos del PMBOK
PROCESOS DE INICIACIÓN
Acta de constitución del proyecto
Documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto que autoriza formalmente un proyecto, y nombra al director de proyectos para aplicar los recursos a las actividades del proyecto
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•Contrato
•Enunciado del trabajo del proyecto
•Factores ambientales de la empresa
•Activos de los procesos de la organización
Desarrollar el Acta de
Constitución del Proyecto
Acta de Constitución del Proyecto
(Project Charter)
PROCESOS DE INICIACIÓN
Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto
Descripción narrativa del alcance del proyecto y una descripción del trabajo, que permite tomar decisiones sobre el proyecto y desarrollar un entendimiento común entre los interesados
3
•Acta de Constitución del Proyecto
•Enunciado del trabajo del proyecto
•Factores ambientales de la empresa
•Activos de los procesos de la organización
Desarrollar el Enunciado
preliminar del alcance del proyecto
Enunciado preliminar del
alcance del proyecto (PPSS)
Project Iniciation - Stakeholders
PROCESOS DE INICIACIÓN
Procesos y áreas de conocimiento
3
Procesos Área de conocimiento
4.1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter)
INTEGRACIÓN
4.2. Desarrollar el Enunciado del Alcance Preliminar del Proyecto (Preliminary Project Scope Statement)
INTEGRACIÓN
PROCESOS DE PLANIFICACIÓN
Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
Es un documento formalmente aprobado
Objetivo: Definir como se ejecuta, supervisa y controla, y cierra un proyecto antes que sea realizado
4
•Enunciado del alcance del proyecto preliminar
•Procesos de dirección de proyectos
•Factores ambientales de la empresa
•Activos de los procesos de la organización
Desarrollar el Plan de Gestión
del Proyecto
Plan de Gestión del Proyecto
PROCESOS DE PLANIFICACIÓN
Procesos y áreas de conocimiento
4
Procesos Área de conocimiento
5.1. Planificación del alcance ALCANCE
5.2. Definición del alcance ALCANCE
5.3. Crear EDT (WBS) ALCANCE
6.1. Definición de actividades TIEMPO
6.2. Establecimiento de la Secuencia de las actividades TIEMPO
6.3. Estimación de los recursos de las actividades TIEMPO
6.4. Estimación de la duración de las actividades TIEMPO
6.5. Desarrollo del cronograma TIEMPO
7.1. Estimación de costos COSTO
7.2 Presupuesto del proyecto COSTO
PROCESOS DE PLANIFICACIÓN
Procesos y áreas de conocimiento
4
Procesos Área de conocimiento
8.1. Planificación de la calidad CALIDAD
9.1. Planificación de los recursos humanos RRHH
10.1. Planificación de las comunicaciones COMUNICACIONES
11.1. Planificación de la gestión de riesgos RIESGOS
11.2. Identificación de riesgos RIESGOS
11.3. Análisis cualitativo de riesgos RIESGOS
11.4. Análisis cuantitativo de riesgos RIESGOS
11.5. Planificación de la respuesta a riesgos RIESGOS
12.1. Planificar las compras y adquisiciones ADQUISICIONES
12.2. Planificar la contratación ADQUISICIONES
Pregunta
Cuáles son las acciones específicas que son necesarias para completar el proceso de iniciación?
1. Definición del Alcance
2. Alcance Preliminar y Acta de constitución del proyecto
3. Adquirir el equipo de proyecto
4. Generar reportes de performance
Rta: 2
?
PROCESOS DE EJECUCIÓN
Dirigir y gestionar la ejecución del Proyecto
Es la coordinación de personas y recursos, la integración y realización de actividades, conforme al Plan de gestión del proyecto (PGP)
Objetivo: Completar el trabajo del Plan y alcanzar sus objetivos
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•Plan de gestión del proyecto (PGP)
•Acciones correctivas aprobadas
•Acciones preventivas aprobadas
•Solicitudes de cambio aprobadas
•Reparación de defectos aprobada
•Reparación de defectos validada
•Procedimiento de cierre administrativo
Dirigir y gestionar la
ejecución del Proyecto
•Productos entregables
•Cambios solicitados
•Solicitudes de cambio implementadas
•Acciones correctivas implementadas
•Acciones preventivas implementadas
•Reparación de defectos implementada
•Información sobre el desempeño del trabajo
PROCESOS DE EJECUCIÓN
Procesos y áreas de conocimiento
5
Procesos Área de conocimiento
8.2. Realizar el aseguramiento de calidad CALIDAD
9.2. Adquirir el equipo de proyecto RRHH
9.3. Desarrollar el equipo de proyecto RRHH
10.2. Distribución de la información COMUNICACIONES
12.3. Solicitar respuestas de vendedores ADQUISICIONES
12.4. Selección de vendedores ADQUISICIONES
PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
Supervisar y controlar el trabajo del proyecto
Es la recopilación, medición y distribución de información del desempeño del proyecto
Objetivo: Evaluar las mediciones y tendencias respecto del plan para mejorar el proceso, mediante la introducción de cambios
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•Plan de gestión del proyecto (PGP)
•Información sobre el desempeño del trabajo
•Solicitudes de cambio rechazadas
Supervisar y controlar el trabajo del Proyecto
•Acciones correctivas recomendadas
•Acciones preventivas recomendadas
•Proyecciones
•Reparación de defectos recomendada
•Cambios solicitados
PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
Control integrado de cambios
Es la gestión de los cambios aprobados, incluyendo cuando se producen
Objetivo: Controlar los factores que producen cambios, asegurarse que esos cambios sean beneficiosos, determinar si se ha producido un cambio
6
•Plan de gestión del proyecto (PGP)
•Cambios solicitados
•Información sobre el desempeño del trabajo
•Información sobre el desempeño del trabajo
•Acciones preventivas recomendadas
•Acciones preventivas recomendadas
•Reparación de defectos recomendada
•Productos entregables
Control integrado de
cambios
•Solicitudes de cambio aprobadas
•Solicitudes de cambio rechazadas
•PGP (actualizaciones)
•Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones)
•Acciones correctivas aprobadas
•Acciones preventivas aprobadas
•Reparación de defectos aprobada
•Reparación de defectos validada
PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROLProcesos y áreas de conocimiento
6
Procesos Área de conocimiento
5.4. Verificación del alcance ALCANCE
5.5. Control del alcance ALCANCE
6.6. Control del cronograma TIEMPO
7.3. Control de costos COSTO
8.3. Realizar control de calidad CALIDAD
9.4. Gestionar el equipo de proyecto RRHH
10.3. Informar el desempeño COMUNICACIONES
10.4. Gestionar a los interesados COMUNICACIONES
11.6. Seguimiento y control de riesgos RIESGOS
12.5. Administración del contrato ADQUISICIONES
Pregunta
Cuáles son las salidas claves, entre otras, de la administración de la ejecución del proyecto?
1. El Acta de constitución
2. Entregables, cambios requeridos, acciones correctivas
3. Liberación de recursos para la reparación de defectos
4. Cambios requeridos
Rta: 2
?
PROCESOS DE CIERRE
Cierre del proyecto
Finaliza todas las actividades de todos los PGP
Objetivo: Confirma que todos los objetivos han sido alcanzados
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•Plan de gestión del proyecto (PGP)
•Documentación del contrato
•Factores ambientales de la empresa
•Activos de los procesos de la organización
•Información sobre el desempeño del trabajo
•Productos entregables
Cerrar Proyecto
•Procedimiento de cierre administrativo
•Procedimiento de cierre del contrato
•Producto, servicio o resultado final
•Activos de los procesos de la organización (actualizaciones)
PROCESOS DE CIERRE
Cierre del contrato
Conclusión y aprobación del vínculo contractual
Objetivo: Obtención de la aceptación formal por parte del cliente
7
•Plan de gestión de las adquisiciones
•Plan de gestión del contrato
•Documentación del contrato
•Procedimiento de cierre del contrato
Cerrar Proyecto
•Contratos concluidos
•Activos de los procesos de la organización (actualizaciones)
PROCESOS DE CIERRE
Procesos y áreas de conocimiento
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Procesos Área de conocimiento
4.7. Cerrar el proyecto INTEGRACIÓN
12.6. Cierre del Contrato ADQUISICIONES
Análisis del capítulo de “Los simuladores”
•Identificar los procesos de la metodología del PMBOK en la serie.
•Identificar cuando comienza y termina cada uno de los grupos de procesos del proyecto.
Contacto
Lic. Sebastián San Juan
http://www.sebastiansanjuan.com/pmbok/
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