Instituto de Desarrollo Rural
Proveeduría Institucional
Política
Institucional para los
procesos de Contratación
Administrativa Noviembre 2017
Instituto de
Desarrollo Rural
Tipo de Documento: Políticas.
Proveeduría Institucional
Título: Política Institucional para los procesos de Contratación Administrativa en el Inder. Elaborador: Licda. Karen Valverde Soto.
Revisado por: Ing. Alfonso Quesada Chacón – Jefe Administrativo.
Código: PI-PCA-001-2017 Año: 2017
Aprobado Junta Directiva, artículo 34, sesión ordinaria 45 del 4-12-2017 1/13
Contenido
Presentación ..................................................................................................................................... 2
Metodología de formulación............................................................................................................ 3
Marco Estratégico Institucional ...................................................................................................... 4
Misión institucional ....................................................................................................................... 4
Visión institucional ........................................................................................................................ 4
Valores institucionales ................................................................................................................. 4
Principios de los procesos de contratación institucional ............................................................ 6
Lineamientos Generales de la Proveeduría Institucional ........................................................... 7
Alineamiento con la estrategia institucional ......................................................................... 7
Calidad ....................................................................................................................................... 7
Coordinación y comunicación ................................................................................................. 7
Transparencia ........................................................................................................................... 8
Ambiente de control ................................................................................................................. 8
Lineamientos Específicos de la Proveeduría Institucional ......................................................... 8
Organización y definición de los procesos de contratación ............................................... 8
Elaboración del cartel, manejo de expediente y promoción del concurso ...................... 9
Evaluación y adjudicación de las ofertas ............................................................................ 11
La ejecución contractual ........................................................................................................ 12
Evaluación y mejora continua ............................................................................................... 13
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Título: Política Institucional para los procesos de Contratación Administrativa en el Inder. Elaborador: Licda. Karen Valverde Soto.
Revisado por: Ing. Alfonso Quesada Chacón – Jefe Administrativo.
Código: PI-PCA-001-2017 Año: 2017
Aprobado Junta Directiva, artículo 34, sesión ordinaria 45 del 4-12-2017 2/13
Presentación
El presente documento tiene como finalidad conformar un cuerpo de directrices y
orientaciones que sirvan de referencia al personal de la Proveeduría, así como de
las diferentes dependencias del Inder en la formulación de procedimientos, planes,
actividades o acciones que permitan la mejora continua de los procesos de
contratación administrativa en la institución.
Es responsabilidad de la Proveeduría proponer la adopción de lineamientos que
incentiven la mejora continua y la calidad, en la gestión de las contrataciones en la
institución, de manera que estas se lleven a cabo de manera flexible y adaptada a
las necesidades de las diferentes dependencias institucionales y los usuarios o
beneficiarios.
Esta política servirá como guía para el diseño, desarrollo, implementación y
consolidación de acciones en procura de mejorar los niveles de eficiencia de los
procesos de compra, de manera tal que le permita a la institución potenciar sus
capacidades y utilizar plenamente sus recursos, para cumplir con los fines públicos,
retos y desafíos que las normas le han impuesto, así como el bienestar general de
los beneficiarios.
Este instrumento busca consolidar sanas prácticas de gestión, mediante una
formulación de lineamientos convenientes y necesarios en las compras,
contribuyendo a facilitar la coordinación entre las unidades administrativas y crear
condiciones adecuadas para garantizar la eficacia de los procesos de contratación.
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Título: Política Institucional para los procesos de Contratación Administrativa en el Inder. Elaborador: Licda. Karen Valverde Soto.
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Metodología de formulación
La política fue elaborada como respuesta a la Disposición 4.6 del Informe N°DFOE-
EC-IF-29-2015 “Auditoria de carácter especial sobre el proceso de contratación
administrativa que realiza el INDER”, emitido por la Contraloría General de la
República el 08 de diciembre 2015.
Dicha disposición establece la obligación del Inder para formular, formalizar,
promulgar y poner en ejecución a más tardar el 31 de noviembre de 2017, la política
para el proceso de contratación administrativa, la cual debe estar alineada con la
estrategia institucional, lo anterior con el fin de que se definan los criterios y las
directrices de acción para guiar los procesos de contratación en consonancia con el
marco normativo y reducir los riesgos identificados. Además, en razón de los riesgos
identificados en este estudio, la política debe contemplar que el proceso de
contratación administrativa sea sometido a la evaluación anual de control interno.
El presente documento fue elaborado por los funcionarios de la Proveeduría
Institucional del Inder, con acompañamiento de la Jefatura del Departamento
Administrativo, tomando como base las regulaciones contenidas en la Ley de
Contratación Administrativa y su Reglamento, Ley General de la Administración
Pública, Ley de Control Interno, Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de
Requisitos y Trámites Administrativos, Informe DFOE-EC-IF-29-2015 de la
Contraloría General de la República y otra normativa aplicable.
Se contó además con la revisión de la Dirección Jurídica y Secretaría Técnica del
Inder, con una duración aproximada de 12 meses.
El proceso de elaboración estuvo dirigido por la Jefatura de la Proveeduría
Institucional.
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Marco Estratégico Institucional
Misión institucional
“Ejecutar las políticas de desarrollo rural territorial del Estado, dirigido a mejorar las
condiciones de vida de la población, mediante la acción concertada de esfuerzos y
recursos de los actores públicos y privados, como gestores del desarrollo social,
económico, ambiental y cultural”.
Visión institucional
“Contribuiremos al desarrollo sostenible de los territorios rurales, en un marco de
cooperación con los actores sociales, fundamentado en la construcción de una
ciudadanía activa, conforme a los principios de solidaridad, respeto y compromiso”.
Valores institucionales
Transparencia: El valor de la transparencia se sustenta en la probidad, la
disponibilidad y acceso a la información, la rendición de cuentas y la promoción
de la participación de la comunidad y de la ciudadanía como actores y referentes
en la definición, priorización, ejecución y seguimiento de los servicios que preste
el Instituto.
Integridad. Se refiere a una persona, coherente, honrada y correcta en el
ejercicio de sus funciones en los diferentes ámbitos en que se desenvuelve.
Imparcialidad. Es un criterio de justicia que se basa en decisiones tomadas con
objetividad. Esto quiere decir que la persona realiza su función manteniendo la
imparcialidad y no dejarse influir por prejuicios o intereses que lo lleven a tratar
de beneficiar de manera especial a alguien.
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Trabajo organizado y en equipo: Significa disposición y convergencia de
esfuerzos, responsabilidad individual y colectiva, para lograr una meta común.
Sinceridad: La sinceridad es una actitud que las personas pueden tener para
enfrentar su vida y se caracteriza por la honestidad y la utilización de la verdad
en todos los ámbitos de la existencia cotidiana.
Compañerismo: Es el vínculo de armonía y buena correspondencia que existe
entre compañeros y compañeras.
Tolerancia: Respetar las ideas, creencias o prácticas de los demás cuando son
diferentes o contrarias a las propias.
Proactividad: Es la persona que toma la iniciativa en el desarrollo de acciones
creativas para generar mejoras en su vida, en general y en su actividad diaria.
Comunicación: La comunicación en la Institución debe darse con miras a
asegurar el intercambio de conocimientos y de información entre el personal de
las diferentes áreas, cada una respetando las necesidades, competencias e
integridad de unas y otras.
Excelencia: Es un atributo ético al asociarse con la capacidad para el bien
hacer, ser virtuoso y procurar los mejores resultados acordes con los parámetros
establecidos por la organización. Este principio se fortalecerá primordialmente
mediante la práctica de los valores anteriores en los procesos institucionales.
Compromiso: Es conocer las funciones que cada cual debe desempeñar,
aceptar y apropiarse de los deberes que acompañan estos roles.
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Cambio: La disposición al cambio, capacidad y flexibilidad para adaptarse a
nuevas situaciones en la organización del trabajo y de la Institución requieren de
una actitud positiva.
Eficacia y Eficiencia: Es un criterio institucional que revela la capacidad
administrativa para alcanzar las metas o resultados propuestos; se ocupa
esencialmente del logro de los objetivos institucionales o sea hacer lo que se
propone en el tiempo con los recursos que se presupuestan.
Orientación a resultados: Es la capacidad de organizar y orientar personas,
recursos y actividades para lograr los objetivos acordados.
Principios de los procesos de contratación institucional
Los procesos de contratación en el Inder, serán guiados por los siguientes principios
y valores:
Transparencia: Asumir la responsabilidad por las acciones y estar abiertos
a los procedimientos de evaluación de resultados y rendición de cuentas.
Ética. Mantener y demostrar integridad y valores éticos en el ejercicio de
nuestros deberes, así como contribuir con liderazgo y mediante acciones
adecuadas, a promoverlos en toda la organización.
Eficiencia: Orientar la gestión de las compras a la satisfacción del interés
institucional, para lo cual se identificará y atenderán las necesidades de
nuestros usuarios de manera planificada, eficiente y continua.
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Diligencia: Cumplir los deberes de manera objetiva, imparcial, eficiente,
transparente, respetando el bloque de legalidad y sometidos a los órganos
de control, de manera que se genere confianza y credibilidad de frente a los
usuarios de la institución.
Lineamientos Generales de la Proveeduría Institucional
Alineamiento con la estrategia institucional
Aplicar sanas prácticas administrativas, técnicas, legales, financieras y ambientales,
que permitan ordenar, direccionar y establecer las prioridades para el mejor uso de
los recursos públicos disponibles, alineado con la estrategia institucional.
Calidad
Satisfacer las necesidades de los usuarios y beneficiarios de forma oportuna y
confiable, mediante la prestación de los servicios; basados en un compromiso de
mejoramiento continuo, de sostenibilidad y legalidad.
Coordinación y comunicación
Mantener una adecuada comunicación y coordinación entre las Unidades
Solicitantes, funcionarios de la Proveeduría Institucional y los Proveedores, para
lograr la adecuada satisfacción de necesidades de los bienes, obras y servicios de
los usuarios.
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Transparencia
Asumir el compromiso de realizar permanentemente los procesos de forma
transparente, garantizando accesibilidad y trazabilidad de la información en las
actividades que se realizan.
Ambiente de control
Por medio de la capacitación y adecuados sistemas de control, garantizar la
eficiencia y la oportunidad de los procesos internos de trabajo.
Lineamientos Específicos de la Proveeduría Institucional
I. Organización y definición de los procesos de contratación:
1. Los procesos de contratación estarán diseñados y concebidos para
garantizar la obtención de los objetivos, fines y metas propuestos.
2. Velar por ofrecer soluciones prácticas adecuadas y eficientes para contar con
los bienes, servicios y las obras que la institución requiere, para lo cual se
promoverá de manera permanente procesos de mejora y optimización tanto
de los esquemas de trabajo como de los procesos de compra.
3. Los procesos de contratación se estructurarán con apego a principios de
economía, simplicidad, celeridad y eficiencia.
4. Los procesos de contratación estarán diseñados y concebidos para
garantizar la obtención de los objetivos, fines y metas propuestos y asignados
por el propio ordenamiento jurídico.
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5. Promover el uso de formas más eficientes y económicas de realizar los
procesos de contratación, así como para mejorar los procesos
administrativos y la atención de nuestros usuarios.
6. La actuación administrativa deberá ser adecuadamente coordinada entre las
dependencias institucionales, intercambiando la información necesaria para
la resolución de los trámites planteados como parte de las solicitudes de
contratación.
II. Elaboración del cartel, manejo del expediente y promoción del concurso
1. Los carteles de los procesos de contratación deben estructurarse de manera
que sean claros, sencillos, agiles, racionales y de fácil entendimiento para los
participantes, a fin de mejorar las relaciones de estos con el Inder.
2. El proceso de la elaboración de los carteles estará orientado por una lógica
que permita la mayor cantidad de oferentes y facilite el proceso de selección
de las ofertas, siempre bajo necesidad de satisfacer las necesidades y
requerimientos de nuestros usuarios.
3. Los pliegos de condiciones deben ser sencillos, de fácil comprensión y
entendimiento para los participantes, evitando procedimientos enredados
que retarden los estudios para la selección de las ofertas.
4. El cartel debe estar orientado a la satisfacción de los intereses institucionales,
de la forma más expedita posible para evitar retrasos indebidos.
5. El cartel debe procurar, obtener los mejores resultados con el mayor ahorro
de costos, así como el uso racional de los recursos institucionales tales como
humanos, materiales, tecnológicos y financieros.
6. Los pliegos de condiciones que se formulen debe estar orientado por las
necesidades de los usuarios y los beneficiarios de los servicios del Inder.
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7. Los carteles se formularán con arreglo a principios de reglas claras y
objetivas, presunción de buena fe, transparencia, economía procesal,
publicidad, de celeridad, eficiencia y eficacia.
8. Los actos y actuaciones relacionados con las contrataciones deberán estar
debidamente documentados e incluidos en el expediente, de manera
correcta, en registros confiables y ordenados.
9. En ningún caso, los pliegos de condiciones podrán incorporar cláusulas
contrarias a la legalidad, o que atenten contra reglas univocas de la ciencia
o de la técnica, o a principios elementales de justicia, lógica o conveniencia.
10. Los procesos de contratación deberán estructurarse en función de principios
de economía, simplicidad, celeridad y eficiencia, de manera que se pueda
asegurar que no solo el cumplimiento de sus objetivos, sino la oportunidad
en la compra de los bienes y servicios que requieren nuestros usuarios.
11. La información que presente un oferente ante cualquier oficina de la
institución, no podrá ser requerida de nuevo durante los procesos de
contratación, ni se podrá solicitar a los interesados, información que una
oficina pública emita o posea.
12. Los procesos de contratación deben promover el desarrollo económico y
social de todas las regiones del país, para lo cual se promoverá la
participación de los proveedores locales y en caso de ser necesario colaborar
con estos en la elaboración de las ofertas y el fortalecimiento de sus
conocimientos y capacidades.
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III. Evaluación y la adjudicación de las ofertas
1. La evaluación de las ofertas debe alinearse a los principios de objetividad,
imparcialidad y la probidad, entre otros.
2. La evaluación de las ofertas se orientará a seleccionar a la oferta que permita
obtener los mejores resultados con el mayor ahorro de costos o el uso
racional de los recursos.
3. La selección de las ofertas, deberá llevarse a cabo con la mayor la celeridad,
de la forma más expedita y acertada posible, para evitar retrasos indebidos,
así como procurando que el contratista seleccionado pueda cumplir con el
interés público propuesto. Prevalecerá el contenido sobre la forma.
4. Si para resolver se requiere fotocopias, constancias, certificaciones o
cualquier información que emita o posea otra entidad u órgano público,
deberá coordinar con esta su obtención por los medios a su alcance, para no
solicitarla al interesado.
5. Los procedimientos de contratación estarán siempre orientados a la
selección de la oferta que mejor convenga a los objetivos, fines y metas
propuestos, y al uso racional de los recursos humanos, materiales,
tecnológicos y financieros institucionales.
6. El Acto Final en los procesos de contratación deberán estar debidamente
motivados, justificando las decisiones que se tomen siempre en función de
los requerimientos de las unidades solicitantes, las necesidades de los
usuarios finales y el interés público que persigue con la contratación.
7. Las autoridades superiores velaran por la selección de la oferta que satisfaga
de una mejor forma el interés público propuesto, previa valoración de la
idoneidad legal, técnica y administrativa correspondiente.
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IV. La ejecución contractual
1. La ejecución contractual le impone al Encargado General del Contrato
exigencias, responsabilidades y deberes, los cuales no pueden declinar, por
lo que debe procurar el apoyo que considere necesario por parte de la
Proveeduría o las unidades técnicas institucionales.
2. La etapa de ejecución contractual deberá llevarse a cabo diligentemente,
garantizando que se cumplan los objetivos inicialmente propuestos.
3. Se deberá procurar durante la etapa de ejecución contractual que la inversión
de los recursos públicos se realice según los principios de economía,
eficiencia y eficacia.
4. Los procesos de ejecución contractual deben garantizar la adecuada
recepción de los bienes y servicios contratados, así como la generación de
valor público.
5. Los funcionarios Encargados Generales del Contrato deberán garantizar
durante los procesos de ejecución contractual la protección y conservación
del patrimonio institucional contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal.
6. Todas las oficinas involucradas en los procesos de contratación
administrativa deberán coordinar internamente, a fin de evitar que el
contratista tenga que acudir a más de una oficina durante el proceso de
ejecución contractual cuando requieran realizar algún trámite o requisito.
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IV. Evaluación y mejoramiento continuo
1. La gestión de los procesos de contratación deberá ser siempre transparente,
tolerante a la crítica y permeables a las propuestas de mejora y de cambio
provenientes de nuestros usuarios.
2. Se procurará el fortalecimiento de los procesos de compra, para lo cual se
estará siempre abiertos a revisar, discutir, replantear y reformular la forma en
que se trabaja, con la intención de potenciar los esfuerzos y recursos
institucionales hacia la obtención de los mejores resultados de acuerdo con
nuestro marco legal.
3. Se procurará una evaluación permanente de la organización interna y del
funcionamiento de los procesos de compra institucional, de manera que se
tomen las medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines
para los que existen.
4. La Proveeduría deberá diseñar, implementar y mantener un sistema de
control interno que le permita cumplir con el objetivo garantizar eficiencia y
eficacia de los procesos de trabajo, para lo cual deberá realizar al menos una
autoevaluación anual del Sistema de Control Interno.
5. Se promoverá un ambiente de control, desarrollar y mantener una filosofía y
un estilo de gestión que permitan administrar un nivel de riesgo razonable,
orientados al logro de resultados y a la medición del desempeño.
6. Mediante la revisión permanente de los procesos de contratación que se
ejecuten, se eliminaran los excesos de documentación y requisitos que no
tengan fundamento legal, o técnico, o que los mismos no se justifiquen.
7. Se realizarán evaluaciones costo-beneficio antes de emitir cualquier nueva
regulación, procedimiento o directriz o reformar de los existentes.
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