Facturación de Otras VentasSD500
Adecuación de Libros de IVA de CyM
Enero 2014
Adecuaciones de Libros de IVA de CyM
15/04/23 2
Bienvenidos
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 3
Agenda
Bienvenida
Objetivos
Terminología Clave
Contenido
• Clases de Pedido
• Crear Pedido
• Crear Facturas
Sección Práctica
Recomendaciones
Soporte SAP/R3
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 4
Objetivo General
Proporcionar al usuario de FI, una herramienta que le permita entender la
naturaleza de SD (Ventas y Distribución) y poder continuar sus
operaciones por este módulo para conocer el Proceso de facturación de
Otras Ventas a través del Módulo SD de SAP R/3
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 5
Objetivos Específicos
Facilitar la comprensión básica sobre:
• Crear Pedidos de Ventas• Crear Facturas de Otras Ventas• Crear Notas de Débito/Crédito• Anular documentos de facturación (sólo cuando no se haya impreso la factura)
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 6
Agenda
Bienvenida
Objetivos
Terminología Clave
Contenido
• Clases de Pedido
• Crear Pedido
• Crear Facturas
Sección Práctica
Recomendaciones
Soporte SAP/R3
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 7
Terminología Clave
Organización de VentasRepresenta las estructuras responsables de procesar las operaciones comerciales. Representa una unidad de ventas o clasificación regional de mercado. Se asignan a una sociedad FI. Cada operación comercial se procesa dentro de una Organización de Ventas.
Canal de DistribuciónRepresenta las vías o canales de ventas para alcanzar al consumidor o cliente final.Asignados a la(s) organización(es) de ventas. Los datos maestros de material y los precios pueden diferir por canal de distribución.
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 8
SectorRepresenta los grupos o gamas de productos.Asignado a la(s) organización(es) de ventas. Puede ser usado para análisis estadísticos o áreas de mercadeo separadas.
Pedido de Venta Solicitud de mercancía de clientes industriales y despachados directamente desde la planta.
Factura Documento impreso por el sistema SAP R/3 donde se detallan los productos a ser entregados a los clientes y las condiciones de ventas establecidas, cumpliendo con todos los requisitos legales.
Terminología Clave
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 9
Documento de Facturación Término genérico para Facturas, Abonos, Notas de Débito (N/D), Notas de Crédito (N/C) y Documentos de Anulación. Se crea con referencia a un documento anterior y transfiere los datos a la gestión financiera.
Clase de PedidoControla el tratamiento de los pedidos de venta y se utiliza para tratar las distintas operaciones comerciales efectuadas durante el proceso de la facturación.
Terminología Clave
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 10
Agenda
Bienvenida
Objetivos
Terminología Clave
Contenido
• Clases de Pedido
• Crear Pedido
• Crear Facturas
Sección Práctica
Recomendaciones
Soporte SAP/R3
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 11
ZCMP: Pedido Otras Ventas CyM Polar
ZITP: Pedido IVA Terceros CyM Polar
ZL2P: Nota de Débito Polar
ZG2P: Nota de Crédito Polar
ZMV: Contrato de Alquiler
Clase de pedidos
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 12
Transacción VA01
Clase de Pedido: XXXXX
Organización de Ventas: XXXXCanal de Distribución: XXXXSector: XXXXXOficina de Ventas: XXXXXGrupo de Vendedores: XXXXX
Creación de Pedido
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 13
Transacción VF01Colocar el número de Pedido o Contrato
Creación de Factura
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 14
Modificación de Datos de Cabecera
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15/04/23 15
Anulación de Pedido
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 16
Agenda
Bienvenida
Objetivos
Terminología Clave
Contenido
• Clases de Pedido
• Crear Pedido
• Crear Facturas
Sección Práctica
Recomendaciones
Soporte SAP/R3
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 17
Sección Práctica
Ejercicios SAP/R3
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 18
Bienvenida
Objetivos
Terminología Clave
Contenido
• Clases de Pedido
• Crear Pedido
• Crear Facturas
Sección Práctica
Recomendaciones
Soporte SAP/R3
Agenda
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 19
Recomendaciones
No se debe anular facturas después de su impresión
Si se debe modificar por error en alguno de los datos en el pedido después de registrada la factura, se debe anular ésta última y se corrigen los datos en el pedido, luego se factura nuevamente registrándose automáticamente un número de factura diferente.
Si al registrar la factura existe un error en el campo del solicitante (cliente) se anula la factura y después se cierra el pedido, colocando en el campo motivo de rechazo “cierre de pedido” para que quede concluido el pedido.
Los registros de facturas deben hacerse el mes corriente
Las facturas deben imprimirse inmediatamente después de ser generadas
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 20
Recomendaciones
Deben acordar junto con los usuarios de la serie de facturas de otras ventas, fijar horarios de impresión a fin de evitar errores en el Número de Control y se lo cargue a la factura inadecuada.
La dirección de Finanzas debe colocar en el Campo del Centro Logístico CM00 y en el centro de beneficio UFAUC.
Es necesario colocar en campo texto del documento contable en la posición del deudor la información sobre lo que se esta facturando, para ello debes utilizar el campo texto de cabecera de la factura de ventas.
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 21
Bienvenida
Objetivos
Terminología Clave
Contenido
• Clases de Pedido
• Crear Pedido
• Crear Facturas
Sección Práctica
Recomendaciones
Soporte SAP/R3
Agenda
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 22
Usuarios Expertos Usuarios Expertos de su Gerenciade su Gerencia
Usuarios con mayor
experiencia con SAP Usuarios con mayor
experiencia con SAP Están a su lado en el
trabajo Están a su lado en el
trabajo 2 2 El Departamento El Departamento de Informática de Informática de su Localidadde su Localidad
El personal de Informática en su localidad
El personal de Informática en su localidad
Haga contacto con el departamento de Informática y le comunicará con la
persona que maneja el módulo en que trabaja Ud.
Haga contacto con el departamento de Informática y le comunicará con la
persona que maneja el módulo en que trabaja Ud.
3 3 Centro deCentro de Llamadas Llamadas
Ayuda suministrada por la Dirección de Sistemas por
teléfono
Ayuda suministrada por la Dirección de Sistemas por
teléfono
Extensión 7777Teléfono (02) 2027777Fax (02) 2028888
Extensión 7777Teléfono (02) 2027777Fax (02) 2028888
Lotus Notes: Centro Llamadas Horas de Servicio: 24 h
Lotus Notes: Centro Llamadas Horas de Servicio: 24 h 4 4
Ayuda en LíneaAyuda en LíneaDocumentación en Línea
con la información necesaria para realizar una
transacción en SAP
Documentación en Línea con la información
necesaria para realizar una transacción en SAP
A través del menú de ayuda SAP
Ayuda Ayuda en Línea POLAR A través del menú de ayuda SAP
Ayuda Ayuda en Línea POLAR 1 1
Soporte SAP ¿Dónde Buscar Ayuda?
Facturación de Otras Ventas
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15/04/23 23
Procedimiento Centro de Llamadas – Soporte Sistemas
1Envía requerimiento de
servicio
1Envía requerimiento de
servicio
2Levanta
información,Selecciona servicio,
Registra el caso
2Levanta
información,Selecciona servicio,
Registra el caso
9Informa y confirma solución al usuario
9Informa y confirma solución al usuario
10Cierra llamada
10Cierra llamada
3Despacha al
Grupo de Soporte
3Despacha al
Grupo de Soporte
Usuario
OperadorCentro
Llamadas
Coordinador del Grupo de
Soporte
5Asigna a un Especialista
5Asigna a un Especialista
Especialista
7Analiza y aplica
solución
7Analiza y aplica
solución
8Resuelve y documenta
solución
8Resuelve y documenta
solución
6De ser
necesario,Llama al Usuario
6De ser
necesario,Llama al Usuario
Vía Telefónica: Ext. 7777 Tlf. (0212) 202 7777Vía Fax: 8888 Tlf. (0212) 202 8888Vía e-mail: centro llamadas
4Llama al Usuario,
Reasigna prioridad,Indica tiempo de
Resp.
4Llama al Usuario,
Reasigna prioridad,Indica tiempo de
Resp.
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15/04/23 24
Gracias!
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15/04/23 25
Administración de Numero de ControlSD600
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Agosto - 2006
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15/04/23 26
Agenda
Objetivos
Terminología Clave
Contenido:
• Administración de Numeros de Series.
• Administración de Número de Control.
• Anulación de Documento de Facturación.
Sección Práctica
Recomendaciones
Soporte SAP/R3
Administración de Número de Control
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15/04/23 27
Objetivo General
Implantar el procedimiento para garantizar la correcta
asignación de los números de control a las facturas en el
sistema de forma automática, y así ayudar al mantenimiento de
la correlatividad de los documentos vs. Número de control, lo
cual se verá reflejado en el libro de ventas, permitiendo el
cumplimiento de los requerimientos fiscales del Negocio de
Cerveza y Malta.
Administración de Número de Control
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15/04/23 28
Objetivos Específicos
Facilitar la comprensión básica sobre:
• Registro de una Nueva Serie.• Actualización de una serie.• Impresión de Factura.• Asignación del Número de Control.• Actualizar Número de Control Manualmente.• Anular Número de Control.• Deshacer anulaciones del Número de Control.• Anular documentos de facturación.
Administración de Número de Control
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15/04/23 29
Agenda
Objetivos
Terminología Clave
Contenido:
• Administración de Numeros de Series.
• Administración de Número de Control.
• Anulación de Documento de Facturación.
Sección Práctica
Recomendaciones
Soporte SAP/R3
Administración de Número de Control
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15/04/23 30
Terminología Clave
Número de SerieCodificación inicial que se encuentra en el Formato Seniat para identificar cada centro, en algunos consta de letras y en otros puede ser letra y número.
Número de Control de FacturaEs el consecutivo que sigue al Número de Serie y se encuentra impreso en el Formato Seniat. El Número de Control Serie identifica al documento para efectos fiscales, este número viajará automáticamente al libro de ventas al enviar la impresión.
Administración de Número de Control
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15/04/23 31
Agenda
Objetivos
Terminología Clave
Contenido:
• Administración de Numeros de Series.
• Administración de Número de Control.
• Anulación de Documento de Facturación.
Sección Práctica
Recomendaciones
Soporte SAP/R3
Administración de Número de Control
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15/04/23 32
Diagrama de Administración del Número de Control
Imprimir FacturasImprimir FacturasImprimir FacturasImprimir Facturas
VF31 / VF02 / VF03VF31 / VF02 / VF03
Ejecutar Ejecutar FacturaciónFacturación
Ejecutar Ejecutar FacturaciónFacturación
VF01 / VF04VF01 / VF04
Crear Nueva SerieCrear Nueva SerieCrear Nueva SerieCrear Nueva Serie
ZSAS0ZSAS0
Visualizar Visualizar Administración del Administración del Número de ControlNúmero de Control
Visualizar Visualizar Administración del Administración del Número de ControlNúmero de Control
ZSAC0ZSAC0
Administración de Número de Control
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15/04/23 33
Agenda
Objetivos
Terminología Clave
Contenido:
• Administración de Numeros de Series.
• Administración de Número de Control.
• Anulación de Documento de Facturación.
Sección Práctica
Recomendaciones
Soporte SAP/R3
Administración de Número de Control
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15/04/23 34
ADMINISTRACIÓN DE NUMEROS DE SERIESCrear Nueva Serie (Transacción ZSAS0)
Se ingresa el registro de una nueva serie para el número de control
Administración de Número de Control
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15/04/23 35
Indicar la Sociedad Indicar la Sociedad
Colocar el Colocar el CentroCentro
Indicar la SerieIndicar la Serie
Indicar el Rango Indicar el Rango de Númerosde Números
Marque esta CasillaMarque esta Casilla
Colocar la Impresora Colocar la Impresora a Utilizar.a Utilizar.
ADMINISTRACIÓN DE NUMEROS DE SERIESCrear Nueva Serie (Transacción ZSAS0)
Administración de Número de Control
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15/04/23 36
ADMINISTRACIÓN DE NUMEROS DE SERIESModificación de Series (Transacción ZSAS0)
Administración de Número de Control
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15/04/23 37
ADMINISTRACIÓN DE NUMEROS DE SERIESModificación de Series (Transacción ZSAS0)
Rango de Rango de númerosnúmeros
ImpresorImpresoraa
Administración de Número de Control
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15/04/23 38
ADMINISTRACIÓN DE NUMEROS DE SERIESActivación de Serie (Transacción ZSAS0)
Administración de Número de Control
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15/04/23 39
ADMINISTRACIÓN DE NUMEROS DE SERIESDesactivación de serie (Transacción ZSAS0)
Administración de Número de Control
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15/04/23 40
AgendaObjetivos
Terminología Clave
Contenido:
• Administración de Numeros de Series.
• Administración de Número de Control.
• Anulación de Documento de Facturación.
Sección Práctica
Recomendaciones
Soporte SAP/R3
Administración de Número de Control
Adecuaciones de Libros de IVA de CyM
15/04/23 41
ADMINISTRACIÓN DE NUMERO DE CONTROL Transacción ZSAC0
Indicar la SociedadIndicar la Sociedad
Indicar CENTRO LogísticoIndicar CENTRO Logístico
Administración de Número de Control
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15/04/23 42
Selecciona el numero de control
ASIGNADO que deseas Anular
PREMISASPARA ANULAR NÚMERO DE CONTROL
1. Dañado de Forma libre Seniat antes de impresión
2. Dañado de Forma libre Seniat durante el proceso de facturación.
ADMINISTRACIÓN DE NUMERO DE CONTROLAnulación de numero de control asignadoTransacción ZSAC0
Administración de Número de Control
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15/04/23 43
Indica el número Indica el número de Control que de Control que deseas anulardeseas anular
No selecciones ninguna línea
PREMISAS PARA ANULAR NÚMERO DE CONTROL
1. Dañado de Forma libre Seniat antes de impresión
2. Dañado de Forma libre Seniat durante el proceso de facturación.
ADMINISTRACIÓN DE NUMERO DE CONTROLAnulación de numero de control NO asignadoTransacción ZSAC0
Administración de Número de Control
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15/04/23 44
Selecciona el numero de control
anulado que deseas reversar
ADMINISTRACIÓN DE NUMERO DE CONTROLReverso de la anulación del N° de ControlTransacción ZSAC0
Administración de Número de Control
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15/04/23 45
Selecciona los numeros de control
que deseas actualizar manualmente
ADMINISTRACIÓN DE NUMERO DE CONTROLActualización Manual del Numero de Control Transacción ZSAC0
Realiza la modificación manual.
Administración de Número de Control
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15/04/23 46
Agenda
Objetivos
Terminología Clave
Contenido:
• Administración de Series.
• Administración de Número de Control.
• Anulación de Documento de Facturación.
Sección Práctica
Recomendaciones
Soporte SAP/R3
Administración de Número de Control
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15/04/23 47
Inicio
Documento de Facturación
EstáContabilizado
Si
No
Si
No
El documento ha sido impreso sobre el #
de Control
Crear Nota de Crédito
Anular documento
de facturación Fin
PREMISA PARA ANULAR DOCUMENTO DE FACTURACIÓN:
La anulación del documento de facturación sólo es posible cuando no está asociado al número de control y se encuentra en el mismo período contable.
Anulación de Documento de Facturación
Administración de Número de Control
Adecuaciones de Libros de IVA de CyM
15/04/23 48
Agenda
Objetivos
Terminología Clave
Contenido:
• Administración de Series.
• Administración de Número de Control.
• Anulación de Documento de Facturación.
Sección Práctica
Recomendaciones
Soporte SAP/R3
Administración de Número de Control
Adecuaciones de Libros de IVA de CyM
15/04/23 49
Sección Práctica
Ejercicios SAP/R3
Administración de Número de Control
Adecuaciones de Libros de IVA de CyM
15/04/23 50
Agenda
Objetivos
Terminología Clave
Contenido:
• Administración de Series.
• Administración de Número de Control.
• Anulación de Documento de Facturación.
Sección Práctica
Recomendaciones
Soporte SAP/R3
Administración de Número de Control
Adecuaciones de Libros de IVA de CyM
15/04/23 51
Recomendaciones
ESCENARIO # 1
Al momento de grabar la factura el sistema muestra algún error y no se contabiliza, es decir, no se genera el documento contable.
¿ Que debes hacer?
1. Anular la factura con la transacción VF11.
2. Informar al Centro de Llamadas el error presentado y esperar que sea resulto el problema.
Administración de Número de Control
Adecuaciones de Libros de IVA de CyM
15/04/23 52
Recomendaciones
ESCENARIO # 2
La factura de ventas ya fue contabilizada y fue impresa sobre la forma libre, luego determinas que la factura tiene un error en: precio, cantidad, indicador de impuesto, registro incorrecto en cuentas contables, etc. ¿Qué debes hacer?
Debes reversar tu proceso:
1. Si es una factura con una Nota de Crédito de Valor.
2. Si es una Nota de Crédito de Valor con una Nota de Debito de Valor.
3. Si es una Nota de Debito de Valor con una Nota de Crédito de Valor.
Comienza tu proceso de facturación nuevamente corrigiendo el error.
Administración de Número de Control
Adecuaciones de Libros de IVA de CyM
15/04/23 53
Recomendaciones
ESCENARIO # 3
La factura de ventas ya fue contabilizada, no esta impresa ó esta mal impresa, porque la forma libre se daño antes ó durante la impresión, pero el sistema le asigno un numero de control a la factura (Ejemplo: se arrugo la forma libre en la impresora, solo parte de la factura esta impresa, falta de impresión de posiciones de la factura) ¿Qué debes hacer?
1. Anular el numero de control por la transacción ZSAC0.
2. Reimprimir la factura.
Administración de Número de Control
Adecuaciones de Libros de IVA de CyM
15/04/23 54
Recomendaciones
ESCENARIO # 4
Si tienes un lote de facturas impresas y detectas que la información que visualizas a través de la transacción ZSAC0 no es la correcta ya que la relación Factura-Guía y número de control no es la misma que tienes físicamente. ¿Qué debes hacer?
1. Si el factor anulación no esta presenta, debes hacer una modificación manual del lote de facturas y colocar la relación Factura-Guía y Número de Control tal como lo tienes físicamente.
2. Si necesitas anular numero(s) de control, debes seguir los procedimientos descritos en Escenarios anteriores, según aplique, de forma individual, es decir, factura por factura. Una vez anulado la(s) factura(s) se debe realizar la corrección manual. En otras palabras, las modificaciones manuales las debes realizar luego de hacer la(s) anulación(es) respectiva(s).
Administración de Número de Control
Adecuaciones de Libros de IVA de CyM
15/04/23 55
Recomendaciones
En ninguno de los Escenarios se debe invertir los pasos de la solución planteada.
¿Qué NO debes hacer?
1. Confundir una anulación con modificaciones manuales. Es decir, hacer modificaciones manuales cuando lo que deseas es anular uno o varios números de control.
2. Modificar la tabla mostrada en la transacción ZSAC0 incluyéndole facturas que no tienen asignado número de control de forma automática.
Administración de Número de Control
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15/04/23 56
Agenda
Objetivos
Terminología Clave
Contenido:
• Administración de Series.
• Administración de Número de Control.
• Anulación de Documento de Facturación.
Sección Práctica
Recomendaciones
Soporte SAP/R3
Administración de Número de Control
Adecuaciones de Libros de IVA de CyM
15/04/23 57
Soporte SAP ¿Dónde Buscar Ayuda?
Usuarios Expertos Usuarios Expertos de su Gerenciade su Gerencia
Usuarios con mayor
experiencia con SAP Usuarios con mayor
experiencia con SAP Están a su lado en el
trabajo Están a su lado en el
trabajo El Departamento El Departamento de Informática de Informática de su Localidadde su Localidad
El personal de Informática en su localidad
El personal de Informática en su localidad
Haga contacto con el departamento de Informática y le comunicará con la
persona que maneja el módulo en que trabaja Ud.
Haga contacto con el departamento de Informática y le comunicará con la
persona que maneja el módulo en que trabaja Ud.
Centro deCentro de Llamadas Llamadas
Ayuda suministrada por la U.F.A. de Sistemas por
teléfono
Ayuda suministrada por la U.F.A. de Sistemas por
teléfono
Extensión 7777Teléfono (02) 2027777Fax (02) 2028888
Extensión 7777Teléfono (02) 2027777Fax (02) 2028888
Lotus Notes: Centro Llamadas Horas de Servicio: 24 h
Lotus Notes: Centro Llamadas Horas de Servicio: 24 h
Ayuda en LíneaAyuda en LíneaDocumentación en Línea
con la información necesaria para realizar una
transacción en SAP
Documentación en Línea con la información
necesaria para realizar una transacción en SAP
A través del menú de ayuda SAP
Ayuda Ayuda en Línea POLAR A través del menú de ayuda SAP
Ayuda Ayuda en Línea POLAR
Administración de Número de Control
Adecuaciones de Libros de IVA de CyM
15/04/23 58
Procedimiento Centro de Llamadas – Soporte UFA1
Envía requerimiento de servicio
1Envía requerimiento de
servicio
2Levanta
información,Selecciona servicio,
Registra el caso
2Levanta
información,Selecciona servicio,
Registra el caso
9Informa y confirma solución al usuario
9Informa y confirma solución al usuario
10Cierra llamada
10Cierra llamada
3Despacha al
Grupo de Soporte
3Despacha al
Grupo de Soporte
Usuario
OperadorCentro
Llamadas
Coordinador del Grupo de
Soporte
5Asigna a un Especialista
5Asigna a un Especialista
Especialista
7Analiza y aplica
solución
7Analiza y aplica
solución
8Resuelve y documenta
solución
8Resuelve y documenta
solución
6De ser
necesario,Llama al Usuario
6De ser
necesario,Llama al Usuario
Vía Telefónica: Ext. 7777 Tlf. (0212) 202 7777Vía Fax: 8888 Tlf. (0212) 202 8888Vía e-mail: centro llamadas
4Llama al Usuario,
Reasigna prioridad,Indica tiempo de
Resp.
4Llama al Usuario,
Reasigna prioridad,Indica tiempo de
Resp.
Administración de Número de Control
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15/04/23 59
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