Fecha de liberación: 10.11.10
Área responsable: Gerencia de Comercialización.
Fecha de versión: 27.06.12
Código de documento: FCE-GCO-PR.13
Versión: 01
Páginas : 1
Tipo de documento: Procedimiento
Nivel: 02
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un
documento no controlado”
Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
PROCEDIMIENTO DE VENTA EN TIENDAS DEPARTAMENTALES
Fecha de liberación: 10.11.10
Área responsable: Gerencia de Comercialización.
Fecha de versión: 27.06.12
Código de documento: FCE-GCO-PR.13
Versión: 01
Páginas : 2
Tipo de documento: Procedimiento
Nivel: 02
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un
documento no controlado”
Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
1 Objetivo Comercializar las obras editadas por el FCE, de acuerdo al canal de ventas establecido al Departamento de Venta a Grandes superficies en territorio nacional, así como promover y difundir las publicaciones del FCE en el ámbito nacional. 2 Alcance Este procedimiento aplica al Departamento de Ventas a Grandes Superficies y abarca desde la promoción y difusión de las publicaciones del FCE, hasta la facturación y reporte de los resultados alcanzados a la Subgerencia de Ventas Nacionales. 3 Políticas
1. Se entregan muestras de las novedades a aquellos clientes con los que se haya firmado un contrato previamente.
2. Las muestras se entregan de acuerdo las existencias en el almacén central del FCE, al nicho de mercado y el perfil del cliente.
Para Cortesías y Distribución de Libros sin Cargo
3. -Los libros de otros fondos editoriales exhibidos en las librerías del Fondo de Cultura Económica, no podrán ser sujetos de cortesías de ninguna índole, salvo en casos especiales mediante autorización expresa del Director General, el Gerente General o el Gerente de Comercialización.
4. -Las cortesías de libros del fondo editorial propio podrán surtirse a través de las librerías o almacenes, con la autorización expresa del Director General, Gerente General o del Gerente de Comercialización; en el caso de las Delegaciones Regionales de Monterrey y Guadalajara, con la autorización del Gerente de Comercialización.
5. -La distribución de libros sin cargo se efectuará mediante las modalidades siguientes:
a) Los ejemplares que de cada título se destinen a cortesías corresponderán a:
- Clientes con convenio y/o contrato a nivel de “muestras a vistas”, este mecanismo mantendrá la opción de devolución del material abierta.
- Clientes seleccionados para apertura de nuevos puntos de venta y deberá contar con la autorización del Gerente de Comercialización.
Fecha de liberación: 10.11.10
Área responsable: Gerencia de Comercialización.
Fecha de versión: 27.06.12
Código de documento: FCE-GCO-PR.13
Versión: 01
Páginas : 3
Tipo de documento: Procedimiento
Nivel: 02
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Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
4 Definiciones Cliente. Organización o persona que recibe un producto o servicio. Consignación. Operación comercial en la que media un contrato de consignación y se documenta mediante remisiones. Muestra: Material propuesto de las novedades y reimpresiones para su promoción, difusión y venta. Devolución: Son aquellos ejemplares devueltos por el cliente final posterior a la entrega y cumplido el plazo de exhibición, el cual puede ser de 30, 60, 90 y hasta 120 días que no se comercializaron, dados en consignación por el área Comercial; facturas con derecho a devolución o remisiones. Devolución total. Ocurre cuando el consignatario regresa toda la existencia que le resta de un determinado documento en el plazo acordado Ejecutivo de cuenta.- Se considera como ejecutivo de cuenta a la persona responsable de realizar el procedimiento con las tiendas departamentales. Intermediario.- En el FCE se considerara intermediario a la persona física o moral que tenga establecido un contrato con el Fondo para desempeñarse en esas funciones.con el consumidor final. Modulo OM. Módulo de administración de órdenes (Order Management), o pedidos. Pedido del cliente. Orden de compra o requisición de compra que realiza el cliente. SIGUE. Sistema de Gestión Editorial. Vales de salida. Documento transitorio con el cual se pueden sacar libros del almacén y que corresponden a un pedido autorizado por Gerencia Comercial, Departamento de Ingresos, Gerencia General o Dirección General que se traducen a remisión o factura en su momento, salvo casos excepcionales que serán autorizados por el Gerente General. Venta por factura. Operación comercial entre el FCE y un cliente en la que no media un contrato de consignación por el Gerente General. Se manejan dos tipos de facturas, para compras en firme y compras con derecho a devolución.
Fecha de liberación: 10.11.10
Área responsable: Gerencia de Comercialización.
Fecha de versión: 27.06.12
Código de documento: FCE-GCO-PR.13
Versión: 01
Páginas : 4
Tipo de documento: Procedimiento
Nivel: 02
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Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
5 Desarrollo 5.1 Diagrama de flujo
Inicio
RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD
DVGS: Departamento de Ventas en grandes superficies.
DOV: Departamento operativo de ventasSVN: Subgerencia de Ventas NacionalesC: Cliente
Reciben novedades
DVGS 1
Preselección de novedades de acuerdo al perfil solicitado
por el cliente DVGS 2
Verifica existencias en el catalogo general
DVGS 3
Catálogo general
Elabora formato de pedido y lo turna al capturista para
reserva de los ejemplaresDVGS 4
FCE-GCO-RE.01
Recibe formato y reserva los ejemplares en el sistema
DOV 5
Solicita a la Subgerencia de Ventas Nacionales el tramite de cortesías de novedades
DVGS 6
Lleva a cabo el tramite de cortesías e informa al DVGS el no. de folio de las mismas.
SVN 7
Correo electronico
Correo electronico
Presenta cortesías físicamente al cliente
DVGS 8
Determina que títulos va solicitar.
C 9
Envía pedido a través de correo electronico, pagina comercial, por telefono o intermediarios
C 10
Correo electronico
Elabora hoja de pedido con base en la orden de compra
DVGS 11
1
1
Realiza el registro de la hoja de pedido
DVGS 12
El ejecutivo de cuenta firma el registro hoja de pedido y
recaba Vo.BoDVGS 13
FCE-GCO-RE.01 Pedido
Anexa pedido del cliente al formato de hoja de pedido
DVGS 14
Realiza la indicación en la hoja de pedido sobre el desbloqueo de material.
DVGS 15
Solicita una cita para la entrega del material
C 16
Da seguimiento por teléfono o correo interno con el almacén para confirmar los números de pedidos y fechas de entregaDVGS 17
Informa al cliente del estatus de su pedido y fecha de
entrega.DVGS 18
Archiva copias en carpetas de los clientes de los anteriores
documentos.DVGS 19
Fin
Orden de compra
Fecha de liberación: 10.11.10
Área responsable: Gerencia de Comercialización.
Fecha de versión: 27.06.12
Código de documento: FCE-GCO-PR.13
Versión: 01
Páginas : 5
Tipo de documento: Procedimiento
Nivel: 02
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Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
5.2 Descripción de actividades
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
1. Departamento de Ventas en Grandes Superficies
Reciben las novedades
2. Departamento de Ventas en Grandes Superficies
Hace una preselección de las novedades de acuerdo al perfil que nos solicita el cliente.
3. Departamento de Ventas en Grandes Superficies
Verifica existencias en el Catálogo General que previamente recibe de la Subgerencia de Ventas Nacionales
Catálogo General
4. Departamento de Ventas en Grandes Superficies
Elabora formato de pedido, considerando las cantidades aproximadas que requerirá el cliente y turna al capturista del Depto. Operativo de Ventas para la reserva de los ejemplares en el almacén central.
FCE-GCO-RE.01 Pedido
5. Capturista Depto. Operativo de Ventas
Recibe formato y reserva los ejemplares en el almacén central, en el módulo OM del sistema ERP.
6. Departamento de Ventas en Grandes Superficies
Solicita a la Subgerencia de Ventas Nacionales lleve a cabo el trámite para la solicitud de muestras de las novedades que serán entregados al cliente como libros sin cargo.
Correo electrónico
7. Subgerencia de Ventas Nacionales
Lleve a cabo el trámite de solicitud de muestras e informa al Departamento de Ventas en Grandes Superficies el N° de folio de la (s) solicitud de libros sin cargo (s).
Correo electrónico
8. Departamento de Ventas en Grandes Superficies
Presenta muestras físicamente al cliente para su revisión
Seguimiento de visitas a clientes
9. Cliente Determina, con base en la presentación que se le hizo de las novedades, qué
Fecha de liberación: 10.11.10
Área responsable: Gerencia de Comercialización.
Fecha de versión: 27.06.12
Código de documento: FCE-GCO-PR.13
Versión: 01
Páginas : 6
Tipo de documento: Procedimiento
Nivel: 02
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Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
títulos pedirán y cuáles no.
10. Cliente Envía pedido a través de: correo electrónico, su página Web, vía mensajería.
11. Departamento de Ventas en Grandes Superficies
Elabora hoja de pedido con base en la orden de compra, cumpliendo con las cantidades de surtido y la fecha de entrega, para evitar cargos por incumplimiento.
12. Departamento de Ventas en Grandes Superficies
En el registro de hoja de pedido especifica:
Cliente, no. de cliente, descuento, Num. de pedido, fecha de cancelación, lugar y fecha límite de entrega, títulos, ejemplares solicitados
FCE-GCO-RE.01 Pedido
13. Departamento de Ventas en Grandes Superficies
El ejecutivo de cuenta firma el registro hoja de pedido y recaba Vo.Bo. del jefe de Departamento de Ventas en Grandes Superficies y del jefe del Departamento de Ingresos.
14. Departamento de Ventas en Grandes Superficies
Anexa pedido del cliente al formato de hoja de pedido del FCE y turna al Departamento de Ventas Nacionales la hoja de pedido, una vez firmada y autorizada, para su folio y entrega.
15. Departamento de Ventas en Grandes Superficies
Indica en la hoja de pedido al capturista que se debe hacer el desbloqueo del material para cada cliente y no sigan bloqueados en el almacén.
16. Cliente En su caso, el cliente requiere que se solicite una cita para la entrega del material
17. Departamento de Ventas en Grandes Superficies
Da seguimiento por teléfono o correo interno con el almacén para confirmar los números de pedidos y fechas de entrega
Fecha de liberación: 10.11.10
Área responsable: Gerencia de Comercialización.
Fecha de versión: 27.06.12
Código de documento: FCE-GCO-PR.13
Versión: 01
Páginas : 7
Tipo de documento: Procedimiento
Nivel: 02
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Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
18. Departamento de Ventas en Grandes Superficies
Informa al cliente el estatus de su pedido y la fecha probable de entrega.
19. Departamento de Ventas en Grandes Superficies
Archiva copias en carpetas de los clientes de los anteriores documentos para cualquier duda y/o aclaración en un futuro.
Se da por terminado el procedimiento.
Orden de compra
Fecha de liberación: 10.11.10
Área responsable: Gerencia de Comercialización.
Fecha de versión: 27.06.12
Código de documento: FCE-GCO-PR.13
Versión: 01
Páginas : 8
Tipo de documento: Procedimiento
Nivel: 02
“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un
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Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
6 Referencia o documentos relacionados
ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO
FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad
Catálogo general
Solicitud de alta o modificación de clientes
7 Anexos y registros usados ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO
7.1 FCE-GCO-RE.01 Pedido
7.2 FCE-GCO-RE.02 Factura
7.3 FCE-GCO-RE.04 Remisión
7.4 Seguimiento de visitas a clientes
7.5 Oficio para entrega de cortesías
8 Lista de distribución
COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA
Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción
V.E. Versión electrónica Gerencia de Tecnología (Intranet)
Fecha de liberación: 10.11.10
Área responsable: Gerencia de Comercialización.
Fecha de versión: 27.06.12
Código de documento: FCE-GCO-PR.13
Versión: 01
Páginas : 9
Tipo de documento: Procedimiento
Nivel: 02
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Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
9 Control de cambios
FECHA VERSIÓN PÁGINAS
AFECTADAS ORIGINADOR DEL
CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO
27.06.12 01 Todas Departamento Operativo de Ventas
Se cambia término revisión por el de versión y se agrega la leyenda de documento electrónicamente controlado. Este procedimiento se presentará en la próxima reunión de COMERI
10.11.10 00 Todas Departamento Operativo de Ventas
Documentación del procedimiento por primera vez para su integración al Manual de organización, políticas y procedimientos de la Gerencia de Comercialización.
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
ANEXO 7.1
FCE-GCO-RE.01
PEDIDO
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
Código de documento: FCE-GCO-RE.01
Revisión: 00
1 2
3
4 5
7
6
8
9 10
11 12 13 14 15 16
18 17 19
20
21 22
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TÍTULO: PEDIDO
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Solicitud de mercancía para su venta.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Agentes de ventas, secretaria de ventas. El sistema registra algunos datos de manera automática. (Se especifica en la descripción de llenado de elementos qué datos son los que registra el sistema)
4. FORMA DE LLENADO:
Manual y por sistema
5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:
Id. Elemento Descripción
1. Comentarios en la Factura Datos esenciales para la entrega oportuna de la mercancía.
2. Pedido No. Número consecutivo que se le asigna al pedido.
3. Fecha Día, Més y Año de elaboración.
4. Hoja de Numeración de hoja, refiriendo el total de hojas que abarca el pedido.
5. Vía de Embarque Medio de transporte por el cual se entregará la mercancía.
6. No. de Cliente Número de cuenta de cliente.
7. Nombre Número o Razón Social del cliente.
8. No. Agente Número de Agente que atiende a dicho cliente.
9. Cond. Pago, Prec. Bruto, Prec. Ant., Prec. Costo, etc
Datos generales del expediente del cliente.
10. Cargo Adicional, Concepto, Desc. Especial, Concepto
Cargos o descuentos adicionales solcitados por el cliente.
11. Clave de Título Se coloca el código de barras que corresponda.
12. Inic. Autor No aplica este campo
13. Título Nombre del libro con que se dio de alta, el dato lo llena el sistema.
14. Cant. Cantidad de ejemplares solicitados por el cliente, lo llena el vendedor.
15. Precio Unitario Dato que llena el sistema, no se llena en el momento de levantar un pedido.
16. Importe Dato que llena el sistema, no se llena en el momento de levantar un pedido.
17. TOTALES DE ESTA HOJA, Cant.
Dato que llena el sistema, no se llena en el momento de levantar un pedido.
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
Id. Elemento Descripción
18. TOTALES DE ESTA HOJA, Precio Unitario
Dato que llena el sistema, no se llena en el momento de levantar un pedido.
19. TOTALES DE ESTA HOJA, Importe
Dato que llena el sistema, no se llena en el momento de levantar un pedido.
20. Cliente Acepto No Aplica este elemento.
21. Autorizado Nombre y firma del subgerente de ventas o del jefe de ventas así como la del jefe del departamento de ingresos.
22. Elaboró No aplica este elemento.
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
ANEXO 7.2
FCE-GCO-RE.02
FACTURA
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
1
23 4 5 6 7
89
10
11
12
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29
3130
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TÍTULO: Factura
2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Evidencia que permita llevar el control de la venta.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Departamento Operativo de Ventas
4. FORMA DE LLENADO:
Por sistema
5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:
Id. Elemento Descripción
1. FACTURA NO. Número de factura.
2. CONTROL NO. Número de control de la factura.
3. LUGAR Indicar el lugar donde se realiza la facturación
4. FECHA Y HORA Fecha y hora de emisión de la factura.
5. AGENTE Número del agente de ventas.
6. REFERENCIA Número de referencia del agente.
7. HOJA Número de hoja del total del hojas.
8. VENDIDO A: Datos del cliente.
9. ENTREGAR A: Datos del lugar donde deberá entregarse la factura.
10. CONDICIONES DE PAGO Muestra por ejemplo: los días en que deberá pagarse.
11. VÍA DE EMBARQUE Describe como o quien lo embarcará.
12. COMENTARIOS Cualquier comentario que describa la operación.
13. ISBN Número de ISBN del libro facturado
14. C. BARRAS Código de barras del libro facturado
15. PED. Cantidad de libros pedidos
16. SUR. Cantidad de libros surtidos
17. TÍTULO Título del libro
18. PESO Peso por ejemplar en kg.
19. CLAVE Clave del libro
20. PRECIO LISTA Precio de lista
21. DESC % Porcentaje de descuento
22. PRECIO NETO Precio Neto
23. IVA Porcentaje y monto
24. IMPORTE Importe resultante de multiplicar el precio por la cantidad de libros surtidos.
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
Id. Elemento Descripción
25. MONEDA Tipo de moneda
26. TIPO DE CAMBIO Tipo de cambio, cuando aplique
27. INCOTERMS: Término de negociación, cuando aplique
28. GASTOS DE ENVÍO: Gastos de envío
29. IVA DE ENVIO IVA del envío
30. IMPORTE CON LETRA Describe el total de la factura
31. TOTAL A PAGAR Total de la factura
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
ANEXO 7.3
FCE-GCO-RE.04
REMISIÓN
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
Código de documento:FCE-GCO-RE.04 Revisión: 1
1
2 3 4 5 6
7 8
9
11
13 14 15 16 17 18 19 20 21
24
2322
25
10
12
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TÍTULO: Remisión
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Para llevar el control de la venta que salió consignada y posteriormente aplicar la devolución.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Departamento Operativo de Ventas
4. FORMA DE LLENADO:
Por sistema
5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:
Id. Elemento Descripción
1. REMISIÓN No. Número de factura.
2. CONTROL No. Número de control de la factura.
3. FECHA Fecha de emisión de la factura.
4. AGENTE Número del agente de ventas.
5. REFERENCIA Número de referencia del agente.
6. HOJA Número de hoja del total del hojas.
7. VENDIDO A: Datos del cliente.
8. ENTREGAR A: Datos del lugar donde deberá entregarse la factura.
9. CONDICIONES DE PAGO Muestra por ejemplo: los días en que deberá pagarse.
10. VÍA DE EMBARQUE Describe como o quien lo embarcará.
11. COMENTARIOS Cualquier comentario que describa la operación.
12. ISBN Número de ISBN del libro facturado
13. C. BARRAS Código de barras del libro facturado
14. Ped. Cantidad de libros pedidos
15. Sur. Cantidad de libros surtidos
16. Título Título del libro
17. PESO Peso por ejemplar en kg.
18. CLAVE Clave del libro
19. PRECIO LISTA Precio de lista
20. DESC % Porcentaje de descuento
21. PRECIO NETO Precio Neto
22. IVA IVA
23. IMPORTE Importe resultante de multiplicar el precio por la cantidad de libros surtidos.
24. IMPORTE CON LETRA Describe el total de la factura
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
Id. Elemento Descripción
25. TOTAL A PAGAR Total de la factura
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ANEXO 7.4
Seguimiento de visitas a clientes
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
AGENTE No.: _______________ NOMBRE:
FECHA CLIENTE COMPRADOR RESULT. DE VISITA OBSERVACIONES
FONDO DE CULTURA ECONOMICA
SEGUIMIENTO DE VISITAS A CLIENTES
4
1
2 3 5 6
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TÍTULO: Seguimiento de visitas a clientes
2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Integrar un control de las visitas realizadas a los diferentes clientes del FCE.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Ejecutivo de cuenta
4. FORMA DE LLENADO: Automático / manual
5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1 Agente Indicar el número y nombre del agente responsable de llevar a cabo las visitas
2 Fecha Anotar la fecha en la que se llevo a cabo la visita al cliente
3 Cliente Anotar el nombre o razón social del cliente al que se visito
4 Comprador Indicar el nombre completo de la persona que funge como responsable de la posible compra.
5 Resultado de la visita Indicar el resultado de la visita: Entrega de documentos, levantamiento de pedidos, solicitud de información, etc.
6 Observaciones Anotar cualquier comentario adicional
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
ANEXO 7.5
Oficio para entrega de cortesías
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
1
2
3
4
5 6
7 8
9
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Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TÍTULO: Oficio para entrega de cortesías.
2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Llevar un control de los títulos entregados como cortesía a los diferentes clientes de acuerdo con su perfil.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Ejecutivo de cuenta
4. FORMA DE LLENADO: Automático / Manual
5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1 Fecha Anotar la fecha en la que se elabora el oficio
2 N° de oficio Anotar el número de oficio correspondiente
3 Cliente Indicar el nombre del cliente
4 Nombre y cargo Anotar el nombre y cargo de la persona a la que va dirigido el oficio.
5 Código de barras Anotar el código de barra del título que se deja como muestra.
6 Título Anotar el título de la obra
7 Autor Anotar el nombre del autor de la obra
8 Precio Indicar el precio de la obra