PROCEDIMIENTO
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO: PR.1-100.01
VERSIÓN: 4.0
FECHA: FEBRERO 28 DE 2013
1. OBJETIVO
Estructurar el Plan Estratégico. Atendiendo las áreas de oportunidad detectadas
en el análisis del contexto interno y externo, estableciendo así, objetivos,
estrategias, líneas de acción e indicadores; dirigiendo así a la CGC, al logro de
los objetivos institucionales.
2. ALCANCE
Inicia con la evaluación y análisis por parte de los líderes de proceso y el asesor
(a) de Planeación de los lineamientos dados por el Contralor, determinándose de
esta manera los objetivos y las estrategias para el logro de las prioridades
administrativas, termina, con la elaboración, aprobación y socialización del Plan
Estratégico y la comunicación de aprobación o rechazo a la modificación de
Planes y programas.
3. ABREVIATURAS
PE Plan Estratégico
PA Plan de Acción
4. REFE RENCIAS NORMATIVAS
- Ley 152 de 1994 “Ley Orgánica del Plan de Desarrollo”.
- Decreto 1599 de 2005 MECI 1000:2005”
- Constitución Política Colombiana de 1991, “Principios de la función
Pública”.
- Ley 909 de septiembre de 2004 – Carrera Administrativa.
- Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización
de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades
del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan
servicios públicos.
- Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control
Interno.
- ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009- Norma Técnica de Calidad.
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- Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción
y la efectividad del control de la gestión pública.
- Decreto – ley 19 de 2012. Por la cual se dictan normas para suprimir o
reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en
la Administración Pública.
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
PLAN ESTRATÉGICO
FORMULACIÓN Y APROBACIÓN
ACTIVIDAD 1
Consulta las directrices y políticas establecidas por el Contralor y programa
talleres para la formulación del PE. Esta Actividad, se convierte en un elemento
programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y
esfuerzos para dar cumplimiento a los propósitos.
ACTIVIDAD 2
Realiza talleres con el nivel de profesionales especializados para revisar y
establecer la Misión. Visión y Objetivos Estratégicos y estrategias
Alineación de Objetivos y Estrategias.
- Identificación de Objetivos
El PE establece, objetivos estratégicos, los cuales orientarán la ejecución y
el seguimiento de las actividades establecidas en el Plan de Acción
Estrategias
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Las estrategias muestran en forma general lo que la institución planea
realizar en cumplimiento a un objetivo específico y constituyen la ruta a
seguir mediante las grandes líneas de acción establecidas para alcanzar
los objetivos y metas planteados en el corto, mediano y largo plazo.
Responsable: Asesor de Planeación
ACTIVIDAD 3
Consolida los resultados de los talleres ye labora propuesta del PE al
Contralor.
Responsable: Asesor de Planeación
ACTIVIDAD 4
Presenta el Plan al contralor para validación y posterior presentación ante el
comité Directivo para su análisis y recomendaciones
Responsable: Asesor de Planeación
ACTIVIDAD 5
Procede a hacer las modificaciones o ajustes solicitados y presenta al
contralor y al Comité Directivo para aprobación final del PE.
Responsable: Contralor, Asesor de Planeación.
ACTIVIDAD 6
Coordina el despliegue del PE.
Responsable: Asesor de Planeación.
DIVULGACIÓN Y MODIFICACIONES
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ACTIVIDAD 7
Divulga y socializa el PE a todo el personal de la Contraloría, comenzando
por la Alta Dirección. Es responsabilidad del profesional especializado,
solicitante de cada dependencia presentar al equipo de trabajo las
modificaciones y/o actualizaciones que se realicen en el PE:
Responsable: Asesor de Planeación, profesionales especializados.
ACTIVIDAD 8
Recepciona y evalúa la solicitud por parte del profesional especializado
solicitante sobre la modificación de Objetivos Estratégicos o Estrategias
contenidas en el PE.
Responsable: Asesor de Planeación
ACTIVIDAD 9
Emite concepto y presenta solicitud de ajuste al contralor para su
aprobación.
Responsable: Asesor de Planeación
ACTIVIDAD 9
Emite concepto y presenta solicitud de ajuste al contralor para su
aprobación.
Responsable: Asesor de Planeación
ACTIVIDAD 10
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Proyecta Respuesta al Profesional especializado que solicito el ajuste, en
caso de aprobación continua actividad 5, en caso de negación, el
profesional especializado solicitante presenta para aprobación ante el
Comité Directivo.
Responsable: Asesor de Planeación, profesional especializado solicitante
PLANES Y PROGRAMAS
ACTIVIDAD 11
Solicita el despliegue del PE, para proceder a elaborar el Plan de Acción,
utilizando el formato- anexo 2 (formato de los Planes de Acción).
ACTIVIDAD 12
Elaborar Plan de Acción, para esto, es necesario tener en cuenta el PE, la
Administración del Riesgo, acciones correctivas y preventivas y de mejora,
encuesta satisfacción del cliente, producto no conforme entre otros.
Responsable: Profesional especializado solicitante
PASOS PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN
a. Determinar las actividades
Realización de reuniones con el nivel de profesionales especializados para
revisar las áreas de oportunidad detectadas, a fin de poder definir las líneas
de trabajo y mecanismos que apuntan al desarrollo de las estrategias
planteadas en el PE.
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Las áreas de oportunidad permiten focalizar los puntos críticos en los que la
CGC deberá abordar gradualmente, se deben priorizar las acciones a corto,
mediano y largo plazo, que se consideren necesarias, para el logro de las
prioridades administrativas.
b. Determinar metas e indicadores
Los indicadores son herramientas para medir el impacto esperado, son
medidas verificables de cambios y resultados obtenidos diseñados para
contar con un estándar para estimar, evaluar o demostrar el progreso de
una actividad con respecto a las metas establecidas, la meta es el fin u
objeto al que quiere llegar.
c. Periodo de ejecución
El Plan de Acción compromete el trabajo del personal y áreas de la CGC,
estableciendo plazos y responsables así como el seguimiento al
cumplimiento de las actividades establecidas.
d. Responsables y recursos
Es indispensable que en el Plan de Acción se contemplen los procesos y
las personas involucradas en su cumplimiento, a través del establecimiento
y delimitación de responsabilidades, buscando que contribuyan a la
consecución de las metas propuestas. Así mismo, es necesario establecer
claramente los recursos que servirán de apoyo al cumplimiento. Los
recursos se clasifican en:
- Recursos financieros: Menciona la partida presupuestal donde se aplicarán
recursos para apoyar la realización de la actividad.
- Recursos materiales: Mobiliarios y Equipo, instalaciones, recursos
informáticos, digitales con que cuenta la CGC.
- Recursos humanos: Personal que llevará a cabo la actividad.
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ACTIVIDAD 13
Consolida y estructura el Plan de Acción por procesos.
Responsable: Asesor de Planeación
ACTIVIDAD 14
Ejecuta las acciones establecidas en el Plan de Acción.
Responsable: todos los dueños de los procesos, profesionales especializados,
profesionales universitarios grados 01 y 02.
ACTIVIDAD 15
El Asesor de Planeación será quién realice seguimiento al cumplimiento de las
actividades y compromisos establecidos en el Plan de Acción. Dicho seguimiento
se hará cuatrimestralmente o cuando el contralor lo considere necesario.
El seguimiento y la evaluación son importantes en la ejecución del Plan de
acción, ya que orienta a los actores y personal involucrado a supervisar los
avances de cada una de las acciones específicas, a determinar los que se ha
cumplido, lo que hace falta y apara lo que se requiere una segunda evaluación
para corregir el rumbo para que no se vea afectado el objetivo en las fechas
planeadas.
Una vez cumplidos los plazos se debe realizar una revisión sobre el logro con
base en los objetivos en alas acciones realizadas, es decir, del impacto y no
simplemente el cumplimiento del objetivo. También, sirve como reafirmación del
compromiso de continuar con el nivel alcanzado hasta ese momento y plantearse
nuevos retos.
Responsable: Asesor de Planeación
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MODIFICACIONES
ACTIVIDAD 16
Recepciona y evalúa la solicitud de ajuste al plan de Acción, por parte del
profesional especializado solicitante sobre la modificación de actividades, fechas
responsables u otros.
Responsable: Asesor de Planeación
ACTIVIDAD 17
Aprueba ajustes bajo las siguientes condiciones:
Que no afecten de manera significativa el cumplimiento de los objetivos
corporativos.
Que no estén en contravía de procedimientos, Manuales, normatividad y otros
documentos que rijan el funcionamiento del CGC.
Que estén acompañadas de una adecuada justificación por parte del profesional
especializado solicitante, interesado explicando las circunstancias relacionadas
con las dificultades que se han presentado (falta de recursos, imprevistos,
decisiones de política etc).
Responsable: Asesor de Planeación.
ACTIVIDAD 18
Comunica la aprobación o rechazo de la solicitud y realiza los ajustes
correspondientes.
Responsable: Asesor de Planeación.
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6. FORMATOS Y REGISTROS
Anexo 1: Plan Estratégico
Anexo 2: Solicitudes de ajustes al Plan.
Anexo 3: Plan de Acción
Anexo 4: Informe de seguimiento y monitoreo al Plan
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ORIGEN DE CAMBIOS FECHA
2.0 Cambio en el Manual de funciones y competencias
Diciembre 07 de 2009
3.0
- Se complementó el procedimiento.
- Se modifica la estructura del formato Plan de Acción.
Mayo 09 de 2012
- Se Modifica el formato de monitoreo y seguimiento al Plan.
Noviembre 27 de 2012
4.0
- Cambia la periodicidad de seguimiento al Plan
Febrero 28 de 2013
- Cambio de logo
Mayo 10 de 2013
Elaboró: Daliris Arias Marin
Revisó: Daliris Arias Marin
Aprobó: Jorge Eber Wheeler Arcila
Cargo: Asesor de Planeación
Cargo: Asesor de Planeación
Cargo : Contralor