PROCEDIMIENTOS
1
CONCEPTOS BÁSICOS
• Proceso. Secuencia de actividades relacionadasentre si que emplean entradas, le agregan valor aestas, transformándolas en salidas que sesuministran a los clientes. Conjunto de actividadescorrespondiente a un área de funciones, mutuamenterelacionadas o que interactúan para transformarentradas en salidas y cuyo resultado global estáubicado en una cadena de relacionesorganizacionales.
• Procedimiento. Es el conjunto de acciones oactividades unidas entre sí, para el logro de unresultado. Cada acción o actividad debe justificarseen la medida que aporta “valor agregado” en elservicio o producto final que debemos entregar a losclientes o usuarios. La acción o actividad es launidad mínima de un procedimiento.
2
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
14 DIAS
¿SIMPLIFICACION?
_________
_________
_________
_________
_________
_________
______
_________
_________
_________
_________
_________
_________
______
RECIBE EVALÚA
CLIENTE
_________
_________
_________
_________
_________
_________
______
PROGRAM
A PAGOS
_________
_________
_________
_________
_________
_________
______
!!
_________
_________
_________
_________
_________
_________
______
CONTRATO
CLIENTE
VENDEDOR
3
GESTION POR PROCESOS
4 Hrs.
CLIENTE ESTRUCTURADOR
DE NEGOCIACIONES
REDISEÑO
REINGENIERIA
4
EXTERNALIZACION
OTRA
PARTE
LA
EMPRESA
HACE
PARTE
CLIENTE
PRESUMO
TECNOLOGIA
¿REDISEÑO?
5
PROCESOS
-ESTRATÉGICOS
-OPERATIVOS
-SOPORTE
MICROPROCESOS
ACTIVIDADES
PROCESOS
-SUSTANTIVOS
(LÍNEA)
-ADJETIVOS
(APOYO INTERNO)
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES ACTIVIDADES
ACTIVIDADES ACTIVIDADES
MICROPROCESOS
ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES ACTIVIDADES
ACTIVIDADES ACTIVIDADES
MICROPROCESOS
ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES ACTIVIDADES
ACTIVIDADES ACTIVIDADES
MICROPROCESOS
ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES ACTIVIDADES
ACTIVIDADES ACTIVIDADES
6
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
• Conjunto de actos y diligenciastramitados en las entidades, conducentesa la emisión de un acto administrativo queproduzca efectos jurídicos individuales oindividualizables sobre intereses,obligaciones o derechos de losadministrados.
• El diseño de un procedimiento formalizaciertos recorridos en la organización ypuede graficarse o simplemente estar enla mente del trabajador.
7
PASOS PARA LA SIMPLIFICACIÓN
DE PROCEDIMIENTOS
• EJECUTAR EL INVENTARIO O MAPA
• PRIORIZAR
• DESCRIPCION
• ANALISIS
• PROPUESTA
• APROBACION Y FORMALIZACION
• SEGUIMIENTO Y CONTROL
8
PASOS A SEGUIR: 1.- EFECTUAR EL
INVENTARIO O MAPA DE
PROCEDIMIENTOS
El cual consiste en Identificar,
definir y precisar cuáles de las
acciones que desarrolla una
entidad, constituyen
“Procedimientos” y efectuar una
relación de ellos.
9
Para identificar procedimientos debemos considerar lascaracterísticas siguientes, comunes en todo tipo deprocedimientos:
• Compromete la realización de mas de una operación hacia unobjetivo;
• Las operaciones constituyen una secuencia, es decir, elresultado de una acción, compromete y/o da origen a lasiguiente;
• Algunas operaciones se realizan dentro de la organización, otrasfuera de ella;
• Las operaciones son rutinarias y repetitivas.
• Todas las acciones de un procedimiento son identificables;
• Todo procedimiento insume “un costo” de recursos hombre,tiempo, espacio, materiales y dinero.
• Los “métodos de trabajo”, complementan a los procedimientos.Ej. Dentro de un procedimiento de “Selección de Personal”,utilizo distintos métodos para evaluar.
• Pasan por diversos departamentos.
• Se dan en todos los niveles de la empresa, desde la ejecuciónhasta la decisión.
• Generalmente participan varias personas y en algunos casos,varias autoridades.
IDENTIFICAR PROCEDIMIENTOS:
10
ACTIVIDAD INICIAL
Requerimiento del Área interesada
ACTIVIDAD FINAL/ RESULTADO
Contratación de la persona requerida para el puesto
INDICADOR: Memorando solicitando la dotación de personal
INDICADOR: Contrato Laboral / Resolución
Actividades
Nombre del Procedimiento:
Selección de Personal
EJEMPLO:
11
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
En la columna “Base Legal” anotar según corresponda, lo siguiente:
NG – Si tiene Norma Legal
ND – Con Directiva o Norma de detalle
S/N – Sin Base Legal o Norma
Ficha N°
(Dejar en blanco)
(1) OFICINA / DIRECCIÓN (2° Nivel Organizacional)
N° Orden (2)Procedimientos y/o
Documento de Origen
(3)
Denominación de
Procedimiento (4)
Resultado / Producto
(5)
Usuario
(6)Base Legal (7)
Nota: De ser necesario utilice hojas adicionales.
FECHA: …… de …………… de ………
.......................................................
FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR 12
GUIA PARA LEVANTAMIENTO DE INFORMACION
AREA: ______________ NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ______________________
DUEÑO DEL PROCEDIMIENTO: ___________ TIEMPO PROMEDIO: ______________
BASE LEGAL: ___________________________________________________________
FORMULARIO PARA DECRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Descripción de
ActividadesRequisitos Tiempo
Formulario / Sistemas que
utiliza
Observaciones/
Oportunidades de Mejora
13
EJEMPLO DE INVENTARIO
LOGISTICA
• ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS POR ADJUDICACIONES DE MENOR CUANTIA
• ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS POR ADJUDICACIONES DIRECTA (PUBLICA Y SELECTIVA)
• ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS POR LICITACION PUBLICA
• ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS POR CONCURSO PUBLICO
• REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACION DE LOS BIENES PATRIMONIALES
• TRANSFERENCIAS DE BIENES
• TOMA DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS DE ALMANCEN
• ENTREGA DE EXISTENCIAS DE ALMACEN
• AUTORIZACION PARA ENTREGA DE COMBUSTIBLE
• MANTENIMIENTO DE MUEBLES Y EQUIPO DE OFICINA14
EJEMPLO DE INVENTARIO RECURSOS
HUMANOS
• CONTRATACION Y RENOVACION DE SERUM
• CONTRATACION Y RENOVACION DE RESIDENTES
• CONTRATACION Y RENOVACION DE INTERNOS
• EMISION DE PLANILLA DE REMUNERACIONES
• EMISION DE PLANILLA DE PENSIONES – CESANTES
• EMISION DE PLANILLA DE INCENTIVOS
• CALCULO DE ASISTENCIAS, TARDANZAS, PERMISOS
• DESTAQUES DE PERSONAL
• PENSION DE VIUDEZ, ORFANDAD
• PENSION DE CESANTIA
• CONCURSO DE ASCENSO DE PERSONAL
• REGISTRO DE DERECHO HABIENTES A ESSALUD
• LICENCIAS CON GOCE DE HABER
• LICENCIAS SIN GOCE DE HABER
• LICENCIAS A CUENTA DE VACACIONES
• LICENCIA CON GOCE DE HABER POR DESIGNACIONES COMO FUNCIONARIO PUBLICO
• LICENCIA POR COMISION DE SERVICIOS
• OTORGAMIENTO DE PERMISOS LABORALES
• ROTACION DE PERSONAL
• CONCURSO PUBLICO DE MERITOS PARA CONTRATOS DE PERSONAL
• RENOVACIONES DE CONTRATOS
• EMISIONES DE CERTIFICADOS DE TRABAJO
• CONTRATACIONES DE PRACTICANTES
15
OFICINA DE REGISTROS ACADÉMICOSDE UNA UNIVERSIDAD
Proceso de Matricula:
1. Matricula de ingresantes. Pre grado, residente y maestría
2. Matricula regular
3. Matricula para ciclo de verano
4. Matricula especial por deficiencia académica
5. Rectificación de matricula (convalidación)
6. Reactualización de matricula
7. Reserva de matricula
Proceso de Registro:
1. Renuncia voluntaria de un alumno
2. Registro de evaluación
3. Examen de aplazado
4. Registro de actas
Proceso de Constancias:
1. Certificados de estudios
2. Constancia de notas
3. Constancia de orden de merito y promedio ponderado
4. Constancia de buena conducta y/o egreso
5. Entrega de carné universitario
6. Duplicado de carne universitario
EJEMPLO DE INVENTARIO DE
PROCEDIMIENTO
16
Supervisión Fiscalización Instrucción
1 4 5 6 7 82
1. Procedimiento de Supervisión de oficio o monitoreo
2. Procedimiento de Supervisión a solicitud de terceros o denuncia.
3. Procedimiento de Supervisión de seguimiento de recomendaciones de
fiscalización.
4. Procedimiento de Fiscalización del uso adecuado de donaciones
5. Procedimiento de Fiscalización del uso del IGV devuelto
6. Procedimiento de Fiscalización Integral de oficio (De acuerdo al Plan de
Fiscalización).
7. Procedimiento de Fiscalización Integral derivada de una Supervisión
8. Procedimiento Instructivo
Control
3
PROCESOS DE LÍNEA DE UNA
ENTIDAD
17
Priorizar es determinar cuáles son los
procedimientos que a la luz de ciertos
criterios, son los más importantes y
que deben mejorarse antes que otros.
Por diversas razones es difícil efectuar
la mejora de todos los procedimientos
inventariados en el corto plazo. Por tal
razón, es necesario priorizar.
PASOS A SEGUIR: 2.- PRIORIZAR
LOS PROCEDIMIENTOS
18
A Contribuye a la consecución de las metas de la organización
B Alta frecuencia de ejecución del procedimiento
C Genera demoras, tiempo adicional
D Ocasiona errores, reprocesos
E Ocasiona altos costos (recurso humano, financiero)
F Compromete mayor personal o U. Orgánicas en su ejecución
G Quejas o reclamos de los usuarios.
H Procedimiento no del todo formalizado, estandarizado
I Observaciones al procedimiento
J Responsables o dueños no definidos
K Otros
Seleccionar 4 criterios de priorización de procedimientos. La escala de
calificación es de 4 (mayor relevancia) a 1 (menor)
NOMBRE: _____________________________________________________________
CARGO: _______________________________________ FECHA: _______________
19
SELECCIONAR LOS PROPIETARIOS
DEL PROCESO SELECCIONADO
La falta de responsabilidad o“propiedad” en el proceso total de lasactividades es el factor que crea el mayorproblema. Para corregir esta carencia, ladirección deben nombrar un “dueño”(área o cargo) para cada procesoseleccionado, alguien que seresponsabilice en la forma como sedesarrolle el proceso total.
20
La descripción es el detalle de las
fases o secuencias, el recorrido, los
requisitos y los elementos que
intervienen en el procedimiento ya
clasificado y priorizado, tal como se
vienen realizando actualmente. Es la
descripción del “como es hoy” el
procedimiento.
PASOS A SEGUIR: 3.- DESCRIPCIÓN
DEL PROCEDIMIENTO PRIORIZADO
21
• Tomando en cuenta la información obtenida,se describirán las acciones que en formasecuencial, se realizan en las diferentesunidades orgánicas que participan en eldesarrollo del procedimiento, así como sutiempo de duración. Se describirán las etapasy datos de éstas. Si en el desarrollo delprocedimiento se utilizan formularios, éstosdeberán adjuntarse para su racionalización.
• Una vez recopilada la información, seprocederá a “describir detalladamente elprocedimiento”, desde el inicio hasta su final.En esta etapa se podrá elaborar los diagramasque sean necesarios.
22
Definido el procedimiento a mejorar, iniciaremos larecopilación de datos, consistente en recabar yregistrar información respecto a la forma como seejecuta realmente cada procedimiento objeto delestudio y comprobar el contenido de dichainformación con los responsables directos de suejecución, de tal manera que se permita conocerobjetivamente lo que realmente sucede.
Infortunadamente, la mayoría de los procesos no sedocumentan, y a menudo, cuando se hace, no hayun seguimiento. Durante esta fase, se presentarauna imagen del proceso actual (“tal como es”),analizara el cumplimiento de los procedimientosactuales, compilara datos de costos y tiempo deciclo, y alineara las actividades cotidianas con losprocedimientos.
23
Situación Situación
Actual Propuesta
ORGANISMO:
ORGANO:
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
REQUISITOS:
BASE LEGAL:
ETAPAS DURACION
FORMULARIO DE DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTO PRIORIZADO
24
PASOS A SEGUIR: 4.- ANALISIS
El análisis es el examen crítico que permite
descubrir las causas que impiden la
realización óptima del proceso. A través del
análisis se determinarán las acciones
estrictamente necesarias para el
cumplimiento de los objetivos pre fijados.
Para ello se descompone el proceso en fases
y acciones estudiando en detalle cada una de
ellas. Se constatará si lo que se está haciendo
es racional y necesario, si los esfuerzos son
convenientes y tienen una secuencia lógica.25
CUADRO PARA EL ANÁLISIS DE UN PROCEDIMIENTO
PREGUNTAS SITUACIONES QUE DETERMINAN
¿Qué se hace? ¿La actividad que se desarrolla es necesaria?
¿Qué más podría hacerse?
¿Para que se
hace?
¿Cuál es el propósito u objetivo del procedimiento?
¿Dónde se hace? ¿Cuál es el lugar o las dependencias por donde fluye el
procedimiento?
¿Por qué en ese sitio?
¿En qué otra parte podría hacerse?
¿Cuándo se hace? El tiempo, el orden y la secuencia de pasos o etapas
¿Por qué en ese momento? ¿En que otro momento
podría hacerse?
¿Quién? La persona o personas que intervienen en el proceso y
el cargo que ocupen ¿Por qué ese funcionario? ¿Quién
más podría hacerlo?
¿Cómo? Los medios que se utilizan para realizar su trabajo y la
forma como lo utilizan ¿Puede reducirse los recursos?
¿Es suficiente la cantidad y la calidad del personal?
¿Cuánto? La cantidad de recursos que requieren para realizar su
trabajo ¿Cuánto cuesta esto? ¿Hay usos alternativos de
los recursos?26
DETERMINAR MEDICIONES
Se analizará el proceso total paradeterminar cómo debe medirse. En estepunto es necesario establecermediciones en cuanto eficiencia,efectividad y frecuencia para laadaptabilidad. Una vez definidas lasmediciones deseadas, se debedeterminar un sistema para recoger enforma permanente los datos demedición. Los valores iniciales debenestablecerse como línea base.
27
ANALISIS: LISTA DE COMPROBACIÓN
(“CHECK-LISTS”)
Por qué (“Why”)
1. ¿Qué se hace?
2. ¿Por qué se hace?
3. ¿Es necesario?
4. ¿Podría ser eliminado?
5. ¿Podría ser reemplazado
por un proceso más
sencillo?
6. ¿Podría combinarse con
otro?
7. ¿Podría subcontratarse?
8. ¿Qué debería hacerse?
Donde (“Where”)
1. ¿Dónde se hace?
2. ¿Por qué e hace allí?
3. ¿Podría localizarse en
otro momento?
4. ¿Podría hacerse fuera de
l percepción del cliente?
5. ¿Dónde debería
hacerse?
Cuando (“When”)
1. ¿Cuándo se hace?
2. ¿Por qué se hace
entonces?
3. ¿Se necesita siempre?
4. ¿Interrumpe el flujo de
otro proceso?
5. ¿Podría hacerse con
menos frecuencia?
6. ¿Añade valor al servicio?
7. ¿En qué otro momento
podría hacerse?
Quién (“Who”)
1. ¿Quién lo hace?
2. ¿Por qué lo hace esa persona?
3. ¿Qué cualificaciones se
necesitan?
4. ¿Podríamos reemplazarlos con
una persona menos
cualificada?
5. ¿Podría hacerlo un
subcontratista?
6. ¿Podría hacerlo una maquina?
Cómo (“How”)
1. ¿Cómo se hace?
2. ¿Por qué se hace de ese
modo?
3. ¿De qué otro modo podría
hacerse?
4. ¿Cómo debería hacerse?
28
ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO
DEL PROCESO
Existen muchos tipos diferentes de diagramade flujo que se pueden utilizar pararepresentar una imagen del proceso denegocios. Algunos de los mas comunes,son:
– Diagrama de bloques.
– Estándares ANSI.
– Geográficos
– Funcionales.
– Flujo de datos.
29
Símbolo Representa
Operación: Indica las principales fases del proceso, método procedimiento.
Inspección: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.
Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro
Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos.
Almacenamiento permanente: Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacén.
SIMBOLOS DE LA NORMA ASME PARA
ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO
30
SIMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO
(DIAGRAMACIÓN ADMINISTRATIVA)
Símbolo Representa.
INICIO TÉRMINO: INDICA EL PRINCIPIO O EL FIN DEL FLUJO:PUEDE SER ACCIÓN ADEMÁS, SE USA PARA INDICAR UNAUNIDAD ADMINISTRATIVA O PERSONA QUE RECIBE OPROPORCIONA INFORMACIÓN.
ACTIVIDAD: DESCRIBE LAS FUNCIONES QUE DESEMPEÑAN LASPERSONAS INVOLUCRADAS EN EL PROCEDIMIENTO.
DOCUMENTO: REPRESENTA CUALQUIER DOCUMENTO QUE ENTRE,SE UTILICE, SE GENERE O SALGA DEL PROCEDIMIENTO.
DECISIÓN O ALTERNATIVA: INDICA UN PUNTO DENTRO DELFLUJO EN DONDE SE DEBE TOMAR UNA DECISIÓN ENTRE DOS OMÁS OPCIONES.
ARCHIVO: INDICA QUE SE GUARDE UN DOCUMENTO EN FORMATEMPORAL O PERMANENTE.
CONECTOR DE PÁGINA: REPRESENTA UNA CONEXIÓN O ENLACECON OTRA FORMA DIFERENTE, EN LA QUE CONTINÚA ELDIAGRAMA DE FLUJO.
CONECTOR: REPRESENTA UNA CONEXIÓN O ENLACE DE UNAPARTE DEL DIAGRAMA DE FLUJO CON OTRA PARTE DEL MISMO.
31
Símbolo Representa
De inicio / Termino
Para graficar el inicio o el término de un
procedimiento.
De AccionesPara representar una acción sé graficará un rectángulo, dentro del cual sela describirá en forma breve.
De DecisiónPara representar una acción de decisión sé graficará un rombo, dentro delcual se distribuirá la acción a decidirse y en los ángulos se colocará lasalternativas.
De formularios o DocumentosCuando se trate de representar formularios, correspondencia o cualquier otro tipo de documentación, sé graficará un rectángulo con su base cortada por una curva semisinosuoidal, anotando en su interior el tipo de documento que se trate o su código.
De Conexión Para representar el sentido del circuito del procedimiento.
Del ArchivoPara representar el almacenamiento o archivamiento de un documento sé graficará un triángulo.
De Destrucción de DocumentosPara representar la destrucción de un documento sé graficará un triángulo con una “D” en su interior.
SIMBOLOS DE GRAFICACION MAS USADAS
D32
DISPOSICIÓN DE DIAGRAMA DE
BLOQUES
1era área
2da área
3era área
4ta área
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO SITUACIÓN:
Actual
Propuesta
Oficina de Administración Oficina de Asesoria Legal
Dirección Unidad de Personal Dirección
Director Secretaria Profesional Jefe Secretaria Técnico Director
Formuló: Autorizó: Fecha de Elaboración:
33
OTRA DISPOSICIÓN DE DIAGRAMA DE
BLOQUES O FLOW CHART
• DESCRIPCION Y GRAFICACION DEL PROCEDIMIENTO….
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTARIA
DIRECCIÓN SECRETARIA
GENERAL
PASOS DURACIÓN
TÉCNICO DIRECTOR SECRETARIA PROFESIONAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
TOTAL
34
SI
NO
NO
NO
SI
SI
FIN
INICIO
PRESENTA
RECLAMO
EXPEDIENTE DE
RECLAMO
RECEPCIONA
RECLAMO
VERIFICA PLAZO
DE
PRESENTACIÓN
DENTR
O DEL
PLAZO
RECEPCIONA
RECLAMO
ACTUALIZA
ADEUDO
RECEPCIONA RECLAMO
VERIFICA REQUISITOS
CUMPLE
REQUISITOS
INFORMA Y
PROYECTA
RESOLUCION
NOTIFICA USUARIO
SUBSANA
REQUISITOS
UISITOS
PROYECTA RESOLUCION
INADMISIBLE EL
RECLAMO
RECEPCIONA
PROYECTO DE
RESOLUCION
PROYECTO DE
RESOLUCION
FIRMA
RESOLUCION
RESOLUCION
NUMERA Y FECHA
RESOLUCION
USUARIOTRAMITE
DOCUMENTARIOEJECUTOR
COACTIVO AREA COMPETENTE
INTENDENTE – GERENTE
JEFE DE DIVISION
ADUANAS RECLAMOS TRIBUTARIOS
35
CURSOGRAMA ANALÍTICO
OBJETO
Computadoras usadas 486
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Operación
Transporte
Espera
Inspección
Almacenamiento
Repotencionamiento
DESCRIPCIÓN
1 Almacenamiento en local de computo
2 Computadora 486 recogida
3 Transporte hasta taller de desmonte
4 Descargo
5 Desarmado
6 Limpieza de Accesorios
7 Cambio de Tarjetas
8 Eliminación de tarjetas obsoletas
9 Verificación de nuevas tarjetas instaladas
10 Armado
11 Inspección de Operatividad
12 Almacenamiento
13 Esperar Transporte
14 Entrega al usuario
36
DIAGRAMA DE FLUJO – EJEMPLO DE LA VIDA DIARIA
ENCENDIDO DE UN TELEVISOR
ENCENDER
TELEVISOR
APARECE
IMAGEN
ESTA
CONECTADO EL
TELEVISOR
CONECTAR T.V.
LLAMAR AL TECNICOESTA
BUENA LA
IMAGEN
APARECE LA
IMAGEN
ADJUNTAR CONTROLES
ESTA BUENA
LA IMAGEN
VER PROGRAMA SI
NO
si
NO
si NO
NO
si
NO si
Consejos para la Elaboración e Interpretación de Diagramas de Flujo
Definir claramente los limites del proceso
Utilizar los símbolos más sencillos posibles
Asegurarse de que cada paso tenga una salida
Por lo general solamente sale una flecha de los bloques de proceso; de no serasí, podría requerirse el uso de un bloque de decisión.
37
DIAGRAMA DE FLUJO DE TRABAJO
Organismo: Ayuntamiento X Puestos de Trabajo
Proceso: Nombramiento de interino en plaza de plantilla
Nº Operaciones
Jefe del
Serv.
Secret.
Gral.
Aux.
Secret
.
Jefe
Perso
n.
Inter.-
ven-
tor
Ofi-
cial
Inter
v.
Alcal-
de
1 Confección propuesta de nombramiento
2 Examen de la propuesta
3 Decreto disponiendo él tramite
4 Firma decreto marginal
5 Confrontación con plantilla
6 Extensión informe y firma
7 Examen del expediente
8 Verificación disponibilidad crédito
9 Extensión informe
10 Firma del informe
11 Examen del expediente
12 Decreto nombramiento y copia
13 Firma decreto y copia
14 Firma decreto y copia
15 Unión decreto y copia al expediente
16 Trascripción a libro de resoluciones
17 Firma de la trascripción
18 Notificaciones, copias y oficio remisión
19 Firma de los documentos anteriores
20 Archivo provisional del expediente
21 Firma recibí en copia notificación
22 Firma recibí en copia notificación
23 Unión copias a expedientes
24 Remisión oficio y copia nombramiento
25 Diligencia en el expediente y firma
26 Archivo del expediente
38
EJEMPLO: FLUJO REGISTRO DE CLIENTES
Requisitos Proceso Resultados Deseados
Recepcionista bien capacitada.
El cliente llega a la clínica
El cliente se anuncia con la recepcionista
¿Es la primera
visita del
cliente?
Se saca el expediente del cliente
Se abre un nuevo expediente
Se abre un nuevo expediente
El cliente espera a ser llamado
La recepcionista
encuentra siempre el
expediente en un lapsode 5 minutos
El proceso de registro se
completa en un lapso de
30 minutos después de
la llegada del cliente a laclínica.
Los ejemplares de
expedientes se
encuentran en el almacen
Existe un sistema de archivo
La recepcionista está
capacitada para
manejar el sistema de archivo
Un miembro del
personal está
disponible para ayudar
al cliente a llenar el registro
SI
NO
39
PROCESO DE ABASTECIMIENTO
Inicio de tramite por la
G.A.F
Valoración y determinación de
la modalidad
Invitación
Evaluación y elección de
proveedores
Verificación de disponibilidad
presupuestal
Emisión y colocación de la orden de
compra, de servicio o contrato
Seguimiento a proveedores
Recepción, almacenamiento
y distribución de pedidos
Pago a proveedores
Verificación de disponibilidad
presupuestal
Elaboración de términos de
referencia
Convocatoria (invitación o
publicación)
Evaluación y elección de
proveedores
PEDIDO
USUARIO
PROVEE-
DOR
(Autoriza adquisición
según disponibilidad
presupuestal)
Adquis. De nuevos productos que
ameriten concurso y/o lic. Pública Adquisiciones de uso constante
40
Descripción cantidad
Distancia
(m)
Tiempo
(min)
Símbolo Observaciones
Almacenamiento en local de motores usados.
Motor escogido. - -
Transportado hasta trailer de desmontes.
Descargado. 55 Grúa Eléctrico
Desmontado.Monocarril
Transporte hasta jaula de desengrase.
Colocado en jaula. 1 A mano
Transportado hasta desengrasadora. Grúa
Colocado en desengrasadora. 1.5
Desengrase.
Secado de dengrasado.
Transportado desde desengrasadora
Descargado en tierra. 4.5
Dejado enfriar.
Transportado hasta bancos de limpieza.
Limpiadas todas las piezas. 6
Recogidas todas las piezas en bandejas especiales.
Esperar transporte. 6
Bandejas y bloque de los cilindros cargados en
Un carrillo.
Transportados hasta el departamento de
Inspección de motores.
Bandejas deslizadas hasta bancos de 76 En carrilo
Inspección y bloques hasta plataforma.
Total 150 3 15 2 -1
41
CURSOS EN
LÍNEA IDEA
PROPIAA PEDIDO
PROCEDE
APROBACION
DISEÑO
EVALUACION POR JEFE
SOLICITA APROBACION
AL DECANO
ELECCION DE DOCENTES
PREPARACION DE MATERIAL
INSCRIPCION
REALIZACION DEL CURSO
EVALUACION DEL INSCRITOAPROBADO
SE RECHAZA
NO PUBLICIDAD
SI
NO
CERTIFICADO
NO
SE RECHAZA
NO
COORDINADOR DE EMC
SI
CERTIFICADO
SI
CURSOS A
DISTANCIA
SOLICITA VALIDACION AL CMPAPROBACION
SIN
OSE RECHAZA 42
MATERIA PRIMA
REVISIÓN
PRODUCCIÓN
CONTROL DE
CALIDAD
DECISIÓN
EMPAQUETADO
ALMACÉN
NO
SI
43
PROCESO DEL EXAMEN POR SUSTENTACIÓN DE TESIS PARA
TITULACIÓN DE MÉDICO CIRUJANO
BachillerTesorerí
aBanco
Of. Grados y Títulos
Examen
Tit.
Prof. Inf.
De TesisJurados Decano
Secre.
Acad.
Cons
Facul.
Secre.
Gral.
Univ.
Cons.
Univ.
Of. G. Y
T.
Central
Rector
BachillerRecoge
Pagos
Recepción de
Recibos de
Pagos
Cancela
Registra
PagosExamen
¿Aprobó?
No
Si
Indicar
sobre
cambiosPresta,
Después de
La corrección
Al mismo
prof. Aue
informóAutorización
Desarrollo
Culminado
Proy.
Aprobado el Proy.
De Tesis
Pasa con Of. Y
ResoluciónRevisión e
Informe
Fecha/Hora del
examen
Proyecto de Resolución
Anexa Resolución al
expediente
Registra libro, prepara
Firma Jefe O F y T
Sello de Agua
Despachar
Verifica
Cumplido Requisito
AprobadoRecoge
Cancela
Registro
3 meses
Para nueva
exposición
NoSi
Vº Bº PasaSomete
Cons. FactAprueba
Firma
Pasa ApruebanConf.
Reg. Libro
FirmaFirma
Pasa
Firma
Sella
Verifica
Entrega44
Concluida la fase del análisis de datos,
se formulara una serie de alternativas de
solución al problema, materia de
estudio. Es en este momento que se
debe poner en práctica toda la
creatividad, experiencia y conocimiento
para formular alternativas de solución
más viables.
PASOS A SEGUIR: 5.- PROPUESTA DE
PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO
45
Una vez simplificado el procedimiento,procederemos al “diseño del nuevoprocedimiento”. El nuevo procedimiento sediseñara de acuerdo a “un modelopreestablecido” y uniforme para todos losprocedimientos. El diseño del nuevoprocedimiento determinara:
– La secuencia de acciones
– El tiempo de cada acción
– Los lugares por donde pasaran
– Los recursos que utilizaran
– Los encargados de realizarlo
– El producto que lograremos
46
Para desarrollar las propuestas orecomendaciones debemos tener presente lassiguientes sugerencias:
• Explorar las propuestas de mejora deprocedimientos con un enfoque integral.
• Capitalizar experiencias anteriores
• Dar preferencia a las recomendaciones prácticasy viables entendiéndose por tales aquellas que seajustan a la realidad (recursos materiales,económicos y aceptación por parte de lasuperioridad).
• Revisar todas las normas legales yadministrativas, haciendo énfasis de aquellos quepresentan dificultades para su propuesta demodificación.
• Evitar las soluciones que requieran de complejosprocesos de implementación. 47
Las propuestas pueden orientar a los siguientesaspectos:
• Suprimir el procedimiento
• Combinar un procedimiento con otro.
• Reordenar las etapas y/o acciones del procedimiento,tomando en consideración los factores: lugar,personas y secuencia de ejecución de lasoperaciones.
• Simplificar el procedimiento, eliminando pasos, tareasy movimientos inútiles.
• Diseñar nuevos formularios o modificar los que sevienen empleando.
• Establecer un nuevo procedimiento.
• Aumentar nuevos pasos quesean necesarios, siemprey cuando se justifique, por cambios en la estructuraorgánica o en la normatividad, entre otros.
• Ratificar el procedimiento actual48
FORMULARIO PARA VALIDAR EL
PROCEDIMIENTO
1. ¿Qué aspectos del procedimiento considera no contribuyen conla eficiencia del mismo? (duplicidad de funciones, no existencontroles, no existen responsabilidades bien definidas, demoras,etc.)
2. ¿Qué actividades en el procedimiento considera usted que noagregan valor?
3. ¿De que manera se podría reducir los costos de ejecución delprocedimiento? (implementación de sistemas, etc.)
4. ¿De que manera se podría disminuir el tiempo de ejecución delprocedimiento? (retirar actividades que no agregan valor,automatización, etc.)
5. ¿De que manea se podría mejorar la calidad del procedimiento?(controles, utilización de formularios, etc.)
6. Es posible y conveniente “externalizar” parte del procedimiento.
7. Es posible y conveniente tercerizar el procedimiento.49
• El nuevo procedimiento “debe de ser
aprobado” para que adquiera la
“formalidad” que se requiere para que se
pueda ejecutar, asignar los recursos
necesarios y exigir su cumplimiento.
• es recomendable probar el nuevo
procedimiento a modo de experiencia
piloto, antes de la aprobación y
formalización en un manual de
procedimientos.
PASOS A SEGUIR: 6.- APROBACIÓN Y
FORMALIZACIÓN
50
• Una vez implantado el nuevoprocedimiento, deben mantenerseacciones de seguimiento, inicialmenteestas acciones deben de serpermanentes, luego pueden serperiódicas.
• Deberemos efectuar el monitoreo de losprocedimientos implantados paracomprobar la aplicación, evitardesviaciones y proponer mejoras futuras
PASOS A SEGUIR: 7.-
SEGUIMIENTO Y CONTROL
51
FORMULACIÓN DEL
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
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DEFINICIÓN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
• El Manual de Procedimientos (MAPRO)es un documento normativo quedescribe, grafica y sistematiza en formadetallada las acciones que se siguen enla ejecución de los procedimientospara la realización de las funciones deuna entidad.
• Es un importante instrumento deanálisis en estudios de racionalización.
• Se le conoce también como Manual deOperaciones o de Prácticas Estándar. 53
IMPORTANCIA DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
• Permite a los jefes exigir al personalrendimientos de eficiencia al contarse conflujos y tiempos estandarizados.
• Es un punto de partida clave para elproceso de costeo de los procedimientos.
• Ayuda a determinar la cantidad aproximadade personal necesario en cada órgano.
• Permite elaborar el software paracomputadoras en la sistematización de losprocedimientos.
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OBJETIVOS AL FORMULAR EL MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
• Compendiar ordenadamente los flujos
de los procedimientos y los
formularios que se utilizan por
órganos.
• Establecer oficialmente la secuencia de
trabajo que debe seguirse; y
• Precisar responsabilidades en la
ejecución de los procedimientos.
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CONTENIDO DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
1. Introducción
2. Datos Generales del Manual de Procedimientos
2.1 Objetivos
2.2 Alcance
2.3 Aprobación y actualización
3. Datos de los Procedimientos
3.1 Denominación del procedimiento
3.2 Objetivo
3.3 Base Legal
3.4 Requisitos
3.5 Calificación
3.6 Formularios
3.7 Políticas de operación
3.8 Descripción del procedimiento
3.9 Diagrama de flujo del procedimiento
4. Glosario de términos 56