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UNIVERSIDAD DE LOS ANDESNÚCLEO “ RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS YCONTABLES
TRUJILLO
PROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIÓN DEINVENTARIOS. CASO: EMPRESA CASA ALFONSO, C.A.
MUNICIPIO VALERA EDO. TRUJILLO
AUTORA: Br. AUDRY ALDANAC. I. Nº 17.393.178
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO ANTE LA UNIVERSIDADDE LOS ANDES COMO REQUISITO PARA OPTAR AL TÍTULO DE
LICENCIADA EN CONTADURÍA PÚBLICA
MAYO; 2010
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DEDICATORIA
A Dios y a la Virgen quienes me guían cada día y me dan fuerza,
salud y entendimiento para lograr esta meta tan anhelada.
A mi Mamá y a mi Papá, seres incondicionales que fueron fuente
de inspiración para lograr esta meta, gracias por guiar mis pasos apoyarme y
confiar en mí en todo momento este y todos mis logros serán para ustedes.
Los Amo.
A mi Hermana Angelín, gracias por estar conmigo apoyándome y
dándome tus consejos este triunfo también es tuyo. Te Quiero.
A mi Abuelas os), que con sus bendiciones, oraciones y su cariño
me han acompañado a lo largo de mi vida. Los Quiero.
A mis Tías os), por su apoyo, sus consejos, y sus bendiciones, cada
uno de ustedes tiene un lugar muy importante en mi vida. Los Quiero Mucho.
A mis Primas os),
con quienes he compartido alegrías y tristezas,
que este triunfo les sirva de ejemplo para que cumplan sus sueños. A todos
los quiero mucho.
A mis Amigos as), Marchan, Gregory, Daniela, Daniel, Marianggy,
Maria, Karen, Katty, Luis, Julio, Jorge, Raúl, Fernando, Frans, Nerduim,
Héctor, Guzmary, Gabriel, Ildemarys, Argexa, Rosana y Yoel los cuales
siempre me apoyaron, me escucharon y estuvieron conmigo en todo
momento gracias por sus consejos. Los Quiero Mucho.
A todas aquellas personas que de una u otra manera me han apoyado
a lo largo del camino, siempre les estaré agradecida. Dios les pague.
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AGRADECIMIENTO
A Dios por iluminarme el camino en la meta a seguir y darme la
fortaleza para luchar cada día y seguir adelante.
A la Universidad de Los Andes, por haberme abierto sus
puertas y ser mí segunda casa. Casa de estudio donde adquirí los mejores
conocimientos.
A mi Tutora Yohana Mendoza, por haberme brindado sus
conocimientos y apoyarme en este paso tan importante para la culminaciónde mi carrera. Dios le pague.
A la Empresa Casa Alfonso, por la ayuda y colaboración prestada
para el desarrollo de la investigación.
A la Familia Valero Coronado, por brindarme un entorno familiar
agradable y apoyarme en todo momento para el logro de esta meta. Los
Quiero.
A la Sra. Xiomara Valero, por siempre estar pendiente de mi,
apoyándome en todo momento gracias por tus consejos y el cariño tan
grande que me tienes. Dios te bendiga.
Al Movimiento Hooligans, por apoyarme y siempre estar hay
cuando los necesite, gracias por sus consejos, enseñanzas y por confiar en
mí en todo momento. Los Aprecio.
A todos muchas gracias…
Audry Aldana
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ÍNDICE GENERAL
Pág.
ACTA VEREDICTO ii i
DEDICATORIA iv
AGRADECIMIENTO v
ÍNDICE GENERAL…………………………………………………... vi
ÍNDICE DE TABLAS ix
INDICE DE CUADRO xÍNDICE DE GRÁFICOS xi
RESUMEN
INTRODUCCIÓN……………………………………………………..
xii
1
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA……………………………………………………… 3
Planteamiento del problema 3Formulación del problema…. 8
Sistematización del problema…… 8
Objetivos de la investigación…….. 8
Justificación de la investigación……………. 9
Delimitación de la investigación……. 10
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO…………………………………………………... 11
Antecedentes de la investigación…
………..
11
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Bases teóricas…
Proceso contable
Objetivos de los procesos contables
La administración
Objetivos de la administración
Principios generales de la administración
Administración de inventarios
El control de inventarios
El sistema de registro del inventarios
Método de valoración de los inventarios
Beneficios que se generan en los procesos contables dela administración del inventario……………..
14
14
22
25
25
26
27
31
35
39
46
Bases legales
Código de comercio
Ley de impuesto sobre la renta
Ley de impuesto de valor agregado
Definición de términos básicos
… Mapa de variables……
……...
48
48
49
49
50
52
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO………………………………………… 53
Tipo de investigación……………………………… 53
Diseño de la investigación……………………….. 54
Población……………………………………………………….. 54
Técnica e instrumento para la recolección de datos 55
Validez del instrumento 56
Técnicas de procesamiento y análisis de datos…… 56
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CAPÍTULO IV
PRESENTACION Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Objetivo 1: Funcionamiento del proceso contable en el
inventario de la empresa Casa Alfonso, C.A, ubicada en el
municipio Valera, estado Trujillo.
Objetivo 2: Sistema de administración del inventario que
lleva la empresa Casa Alfonso, C.A, ubicada en el municipio
Valera, estado Trujillo.
Objetivo 3: Beneficios que genera el proceso contable en la
administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso,
C.A, ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
57
58
65
73
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 77
Conclusiones 77
Recomendaciones 80
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…
…………………………….
81
ANEXOS
A. Cuestionario
B. Constancias de Validación
85
86
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ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Utilización de comprobantes diarios 58
Tabla 2. Registro en los comprobantes diarios 59
Tabla 3. Códigos de cuentas 60
Tabla 4. Formas de registro 60
Tabla 5. Software para el registro de comprobantes diarios 61
Tabla 6. Validación de la información 62
Tabla 7. Emisión de información 63
Tabla 8. Actualización de los registros 64
Tabla 9. Políticas de inventario 65
Tabla 10. Métodos de valoración del inventario 66
Tabla 11. Sistema de registro del inventario 67
Tabla 12. Formatos manejados 67
Tabla 13. Mecanismos de control 68
Tabla 14. Informe sobre recepción de mercancía 70
Tabla 15. Verificación sobre almacenamiento de la mercancía 71
Tabla 16. Verificación sobre salida de la mercancía 72
Tabla 17. Control de registro de los inventarios 72
Tabla 18. Registro de entrada de mercancía 73
Tabla 19. Almacenamiento de la mercancía 75
Tabla 20. Salida de la mercancía 75
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ÍNDICE DE CUADRO
Cuadro 1. Mapa de variables 52
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ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Utilización de los comprobantes diarios 58
Gráfico 2. Registro en los comprobantes diarios 59
Gráfico 3. Software para el registro de los comprobantes
diarios
61
Gráfico 4. Emisión de la información 63
Gráfico 5. Actualización de los registros 64
Gráfico 6. Políticas de inventario 65
Gráfico 7. Formatos manejados 68
Gráfico 8. Mecanismos de control 69
Gráfico 9. Informe sobre recepción de mercancía 70
Gráfico 10. Verificación sobre almacenamiento de la
mercancía
71
Gráfico 11. Control del registro de los inventarios 73
Gráfico 12. Registro de entrada de mercancía 74
Gráfico 13. Salida de la mercancía 76
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDESNÚCLEO “ RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS YCONTABLES
TRUJILLOPROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.CASO: EMPRESA CASA ALFONSO, C.A. MUNICIPIO VALERA EDO.
TRUJILLO
AUTORA: Br. AUDRY ALDANATUTORA: LCDA. YOHANA MENDOZA MscAÑO: 2010
RESUMEN
El objetivo de esta investigación se: analizò el proceso contable en laadministración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., delmunicipio Valera, estado Trujillo. La población estuvo representada por laempresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el Municipio Valera del estadoTrujillo. El tipo de investigación fue estudio de caso y el diseño de campo noexperimental. Como técnica de recolección de información se utilizó laencuesta, asimismo se diseño un (1) cuestionario de 20 ítems con preguntascerradas y de alternativas múltiples, el cual fue examinado por tres (03)expertos para su validación. Para procesar la información, se aplicóestadística descriptiva, la cual permitió el diseño de tablas con frecuenciasabsolutas y relativas, además de la presentación de gráficos para ilustrar losresultados. Finalmente, analizò el proceso contable en la administración delos inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipioValera, estado Trujillo que el proceso contable es óptimo, al igual que elsistema de administración llevado por la empresa, lo cual les permite obtenerbeneficios, particularmente en lo que respecta al registro, almacenamiento ysalida de mercancía para la toma de decisiones. Su mayor debilidad seencuentra en el sistema automatizado actualmente utilizado.
Palabras Claves: Proceso contable, administración de inventarios, empresascomerciales.
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INTRODUCCIÓN
La contabilidad es el proceso mediante el cual se identifica, mide,
registra y comunica la información económica de una organización o empresa,
con el fin de que los gestores puedan evaluar su situación, dentro de ella se
encuentran varias ramas: la contabilidad financiera, la contabilidad de costos y
la contabilidad de gestión, las cuales, se fundamentan en gran medida en el
control de las operaciones que una empresa realiza durante un determinado
periodo.
No obstante, el avance de las ciencias contables, aún existen multitud de
empresas que no aplican con precisión las técnicas contables o utilizan las
herramientas de control contable, porque no saben cómo se realizan, y por
tanto, no crecen sino más bien, se estancan en determinado momento.
Ahora bien, para las empresas de cualquier naturaleza, la adecuación de
los nuevos tiempos y el empleo de procesos y estrategias financieras, aunado
a la contratación de personal calificado, contribuyen a que las finanzas sean
más prosperas, pues sin duda, el aspecto económico – contable es el reflejo de
cada una de los movimientos de la empresa, es la expresión y huella de los
planes, cuyo espejo es la contabilidad.
Por lo tanto, los procesos contables pasan a ser parte fundamental del
desarrollo y sostenimiento de las empresas, sobre todo, porque permiten
evaluar los resultados económicos de la actividad empresarial, por tanto, facilita
el proceso de decisión a nivel gerencial. De tal forma, el proceso contable
representa la columna vertebral de la organización, sobre todo, porque ofrece
una medida de control sobre las transacciones y particularmente permite una
sana administración, entre otros aspectos, de los inventarios.
Los inventarios, simbolizan para las organizaciones uno de los temas
más delicados, pues éstos se caracterizan por ser voluminosos, lo que en
términos financieros, implica que la empresa invierte grandes cantidades de
dinero para mantenerlo y a través de éste, responder a las demandas del
mercado y mantenerse competitivo.
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Partiendo de esta premisa, se entiende que el proceso contable es
fundamental en la realimentación de la información que genera el movimiento
de los inventarios, por tanto, el registro de las entradas y salidas de
mercancías, así como también, la forma en que éste fluctúa, no se pudiera
obtener en forma precisa, si el proceso contable, no se realiza de manera
adecuada. De ahí, surge la principal inquietud de esta investigación, la cual
tiene como objetivo principal analizar el proceso contable en la administración
de los inventarios de la empresa Casa Alfonso C.A, en la ciudad de Valera
estado Trujillo. En tal sentido, este proyecto está estructurado de la siguiente
manera:
Capitulo I: en donde se presenta el planteamiento del problema, los
objetivos, la justificación y delimitación.
Capitulo II: comprende los antecedentes de la investigación, el
basamento teórico, las definiciones conceptuales y el cuadro operativo de
variables que sustentan y argumentan la investigación.
Capitulo III, conformado por los aspectos metodológicos a seguir en la
investigación, señalando entre otros aspectos, el tipo y diseño de la
investigación, la población, las técnicas de recolección de información,
detallando los instrumentos a ser utilizados para recolectar los datos; así como
también, las técnicas utilizadas para analizar los resultados.
Capitulo IV, se refiere a la interpretación y el análisis de los resultados,
los cuales fueron desarrollados según el orden de los objetivos específicos y
sus respectivas dimensiones.
Capítulo V, en el cual se plasman las conclusiones y recomendaciones
del presente estudio. Finalmente, se adjunta la bibliografía consultada y anexos
correspondientes.
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3
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
Las organizaciones son subsistemas que coexisten en un entorno en
donde el manejo de información es de vital importancia, pues a través de la
misma, se logran tomar decisiones que ayudan a enfrentar los cambios
económicos, tecnológicos y sociales que afectan de una u otra forma sus
diferentes gestiones. En tal sentido, resulta imprescindible que dentro de las
organizaciones empresariales, exista diversidad de procesos, entre estos los
contables, que ayuden a establecer lineamientos enfocados a manejar con
eficiencia y eficacia la información financiera dentro de una organización.
De manera general, se entienden los procesos contables como
normas, instrucciones o reglas que se utilizan para asentar las actividades uoperaciones que realiza la empresa. Sobre este concepto, se considera
pertinente resaltar el enfoque de Rosenberg (1994) quien explica que el
proceso contable, “… es el método para transformar datos contables en
informes que pueden ser interpretados y utilizados en los procesos de
elaboración de decisiones; a menudo se conoce también como ciclo
contable”.
De tal manera, se entiende que todo proceso contable lleva implícito
una serie de aspectos que son necesarios a la hora de realizar un registro,
como son: la documentación, los sistemas y métodos de registros, los
manuales que tienen gran importancia como herramienta para el manejo
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planificación de los recursos organizacionales, sean éstos humanos o
materiales.
Ahora bien, la secuencia de los procesos contables utilizados para
registrar, clasificar y resumir la información, se inicia con los registrosiniciales de las transacciones comerciales y concluye con la preparación de
los estados financieros, en función de resumir los efectos de las
transacciones efectuadas por la empresa sobre los activos, pasivos y
patrimonio.
Según la opinión de algunos autores, entre ellos López (2003) señalan
que el proceso contable se divide en fases, una fase inicial que depura la
información financiera a ser registrada, una segunda fase, constituida por laevaluación y cuantificación de los recursos y obligaciones; una tercera fase,
que se concentra en la elaboración de los estados financieros resultantes de
las transacciones; una cuarta fase, en la cual se produce la evaluación de la
información presentada en los mencionados informes y una quinta y última
fase, en donde se comunica la información financiera obtenida por la
contabilidad.
En esencia, se puede entender que el proceso contable, proporciona
los datos necesarios a los administradores para analizar la situación de la
empresa en un momento determinado, identificar deficiencias, descubrir
patrones o tendencias que les permitan formular objetivos apropiados y así,
tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos de la organización,
tanto humanos, como financieros y materiales.
A este respecto, se conoce que en Venezuela, sobre todo a partir de
los años 80’ se produce una transformación en las empresas básicamente
relacionada con la automatización de los procesos, lo cual incluye elprocesamiento de la información contable, haciendo que la generación de la
misma, sea más precisa y oportuna. Esta tendencia, según se entiende, ha
creado beneficios, sobre todo al momento de generar información para la
toma de decisiones.
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5
Ahora bien, el proceso contable que en Venezuela se ha tornado
automatizado para la mayoría de las empresas, incluye como parte focal de
su esquema, la generación de información sobre las partidas o cuentas de
mayor vulnerabilidad para las empresas, tal es el caso del efectivo y losinventarios.
En ese orden de ideas, se conoce que los inventarios constituyen una
partida de inversión cuantiosa, que amerita una administración financiera
planificada, a fin de que aporte los máximos beneficios, con el mínimo de
gastos. Esto requiere, que el registro de la información contable
correspondiente a este rubro o partida, se realice en la forma más eficiente
posible, dado que a través de los datos que generen los estados financierossobre los inventarios, se puede visualizar parte importante de la situación
financiera de la empresa.
En tal sentido, la administración de inventarios, al igual que la
administración de efectivo, presentan la siguiente particularidad; por una
parte, las empresas requieren minimizar la inversión del inventario, puesto
que los recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en otros
rubros. Por la otra, hay que asegurarse que la empresa cuente con inventario
suficiente para hacer frente a la demanda cuando ésta se presente y para
que las operaciones de venta, funcionen sin obstáculos.
La administración de los inventarios resulta entonces una herramienta
vital, sobre todo, cuando las empresas corren el riesgo de no poder satisfacer
la demanda, al manejar bajos niveles de inventario o por el contrario, al
manejar grandes cantidades, se disminuyen las probabilidades de no poder
hacer frente a la demanda, pero también se aumenta la inversión.
Sobre este aspecto, se considera importante resaltar, que algunasempresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario
porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados; sin embargo, es necesario mantener un
nivel mínimo de inventario porque la demanda no se puede pronosticar con
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certeza y se requiere de un cierto tiempo para posicionar o comercializar un
producto.
En este sentido, según cifras revisadas en la página web del Instituto
Nacional de Estadística INE (2009) las importaciones de mercancías (ropa,calzado y accesorios) se ha mantenido, lo cual indica que las empresas
venezolanas de naturaleza comercial mantienen stock de inventarios
permanentes; sin embargo, por la restricción de las divisas, sugiere Jerez
(citado por Montiel, 2007) que las empresas venezolanas han establecido
intercambios comerciales (compra y venta de mercancía) con empresas
nacionales, lo cual les ha permitido mantener sus inventarios en volúmenes
representativos.De esta realidad no escapan las empresas comerciales del municipio
Valera, en especial las que se dedican a la compra y venta de mercancía.
Una de las empresas de este tipo con mayor trascendencia y renombre es
Casa Alfonso, C.A. Ésta es una de las casas comerciales mejor posicionadas
en la mente de los consumidores trujillanos, su principal objetivo es la
compra venta de ropa para damas, caballeros y niños, además de
accesorios.
Durante años, Casa Alfonso, C.A., ha mantenido una clientela
constante, particularmente por el trato preferencial que brinda a los
consumidores de sus productos y los descuentos que realizan por la compra
de mercancía; su filosofía se ha fundamentado en las necesidades y
requerimientos de los clientes. Según información obtenida en el área
administrativa de las mismas, la empresa es un contribuyente ordinario, lo
que indica que sus ventas sobrepasan las 3000 UT. Igualmente, se logró
precisar que este tipo de empresa, genera empleo directo, manteniendo unanómina de veinte (20) empleados fijos y en épocas como la decembrina en la
cual aumenta la demanda de sus productos, generan empleos indirectos.
Por ser una empresa comercial, líder en el mercado, se consideró
conveniente realizar una observación cercana a los procesos contables y la
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administración de inventarios que la misma lleva; percibiéndose que los
ciclos de la demanda de la mercancía y accesorios que ofrece la misma
varía, es decir, es estacionario, según la época del año la demanda de los
productos que allí se comercializan aumenta o disminuye, lo cual hace que elproceso contable también fluctué en proporción al volumen de información
que se registra, clasifica y emite en determinadas épocas del año, como
navidad, carnaval o período escolar.
Por su parte, esta empresa maneja un inventario voluminoso, pues
según se logró evidenciar mediante entrevista informal sostenida con el
encargado de la misma, es política de la gerencia que los inventarios se
mantengan en sus límites máximos, en función de responder con eficiencialas demandas de los clientes, aun en épocas que las ventas se consideran
bajas.
Igualmente, la política de mantener inventarios altos durante todo el
año, pareciera generarle a la vez algunos inconvenientes, ya que les es difícil
controlar con precisión las entradas y salidas del inventario. Es decir, ante un
inventario tan voluminoso, la merma de mercancía es prácticamente
imperceptible, por lo que al realizar el levantamiento físico del mismo al cierre
del ejercicio económico, por lo general precisan faltas de mercancía, lo que
se convierte en pérdida para la empresa.
Ahora bien, entre las posibles causas que originan las situaciones
descritas anteriormente se logra percibir que existen debilidades en el
proceso contable, las cuales generalmente se producen al momento de
efectuar el registro contable del ingreso de la mercancía.
También, la razón por la cual mantienen inventarios representativos,
es para responder rápidamente a la demanda de los clientes, lo cual haceque la empresa no sólo almacene inventario suficiente para satisfacer la
demanda que se espera, si no una cantidad adicional; no obstante, la
situación económica actual del país, tal como lo confirmó el encargado de la
empresa, se ha tornado crítica, lo que ha traído como consecuencia que las
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ventas disminuyan, por tanto, el mantener inventarios altos, ya no les resulta
tan ventajoso como años anteriores, pues produce el estancamiento de la
inversión.
Por su parte, la ausencia de controles que coadyuven en laadministración del inventario es por lo general, la causa por la cual, se
produce la merma del mismo, trayendo como consecuencia posibles
pérdidas o disminución en las utilidades de la empresa.
Sobre la situación anteriormente descrita, se percibe que la empresa
Casa Alfonso, C.A, atraviesa por cambios producidos por el entorno, que les
genera la necesidad de reajustar su proceso contable, así como también la
gestión de los inventarios, pues de continuar presentándose estassituaciones, podrían enfrentar series dificultades que afectarían su situación
económica y financiera.
Al respecto, es importante resaltar que la meta del proceso contable
es proporcionar información veraz y oportuna sobre los inventarios y
asegurar que éstos sean suficientes para sostener las operaciones de la
empresa al más bajo costo posible. En tal sentido, el primer paso que debe
seguirse para determinar el nivel óptimo de inventario es implementar
controles que les permitan manejar eficientemente los costos que intervienen
en la compra y mantenimiento de la mercancía; de allí, la importancia de
desarrollar una investigación que permita analizar el proceso contable en la
administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada
en el municipio Valera, estado Trujillo.
Formulación del problema
¿Cómo es el proceso contable en la administración de los inventarios
de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo?
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Sistematización del problema
• ¿Cómo es el funcionamiento del proceso contable en el inventario de
la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estadoTrujillo?
• ¿Cuál es el sistema de administración de los inventarios que lleva la
empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo?
• ¿Cuáles son los beneficios que genera el proceso contable en la
administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A.,
ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo?
Objetivos de la investigación
Objetivo General
Analizar el proceso contable en la administración de los inventarios de
la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo.
Objetivos Específicos
• Identificar el funcionamiento del proceso contable en el inventario de la
empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo.
• Describir el sistema de administración de los inventarios que lleva la
empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo.
• Precisar los beneficios que genera el proceso contable en la
administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A.,
ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
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Justificación de la investigación
Esta investigación abordo dos variables, la primera: el proceso
contable y la segunda: la administración de los inventarios, lo cual requierede una exigente labor de indagación y consulta a diferentes enfoques, entre
ellos, los señalados por Catacora (1997); Rosenberg (1994); López (2003),
entre otros. Dicha indagación genero nuevos conocimientos sobre el tema,
permitiendo perfilar un enfoque propio sobre la variable objeto de estudio.
El aporte metodológico de esta investigación es el desarrollo de
instrumentos que permitan el análisis y la interpretación de resultados
cualitativos y cuantitativos. Para lograrlo, se requiere del diseño de uninstrumento, que por sus características podrá servir de guía para el
desarrollo de otras investigaciones de naturaleza similar.
Mediante esta investigación, se espera generar recomendaciones para
que la empresa Casa Alfonso, C.A., mejore sus procesos contables y la
administración de sus inventarios, de tal forma que la toma de decisiones se
torne mucho más acertada.
Delimitación de la investigación
La investigación analizo el proceso contable en la administración de
los inventarios, de ahí que la misma encaje en la línea generada por el
Departamento de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables de la
Universidad de los Andes, Núcleo “Rafael Rangel”, denominada: Normas,
Principios y Sistemas de Información Contables y Administrativos. Como
unidad de análisis, se selecciono la empresa Casa Alfonso, C.A., la cual se
encuentra ubicada en la avenida 9 entre calle 10 y 11 N°10-30 del Municipio
Valera parroquia Mercedes Díaz del estado Trujillo y como sujetos
informantes se realizo la encuesta al encargado de la tienda y al contador
que los asesora.
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CAPITULO II
MARCO TEORICO
En esta parte de la investigación se puede destacar la ubicación
objeto de estudio dentro de un conjunto de ideas y teorías existentes
precisando las características y necesidades de la investigación. En tal
sentido Hernández; Fernández y Baptista (2006) explican que el marco
teórico:
… comprende el conjunto de artículos, libros y otros documentosque describen el estado pasado y actual del conocimiento sobre elproblema de estudio. Contribuye a documentar como lainvestigación agrega valor a la literatura existente. Así mismo,proporciona ideas nuevas y útiles para compartir losdescubrimientos recientes de otras investigaciones.
Siguiendo esta referencia, a continuación se presentan los antecedentes
de la investigación:
Antecedentes de la investigación
De acuerdo a Hernández; Fernández y Baptista (2006) los
antecedentes de investigación tienen como finalidad, determinar los puntos
de diferencias y coincidencias entre las investigaciones, así como evitar
repetir aspectos que se encuentran desarrollados. Por ello, se presentan los
siguientes:
Avendaño (2008) realizó una investigación titulada “El Método utilizado
en la Administración del Inventario de Materia Prima en las Industrias
Panaderas del Municipio Trujillo”, para responder a las interrogantes del
estudio se siguieron las pautas de la metodología descriptiva; el diseño fue
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de campo. La población estuvo representada por los gerentes de siete (07)
Industria Panaderas, a quienes se les aplicó un cuestionario elaborado para
requerir la información, validados por el juicio de tres (3) expertos en el área.
Se concluyó que las industrias panaderas del Municipio Trujillo, conocen losobjetivos de la administración del inventario de materia prima, y se interesan
en cumplirlos para su beneficio, tienen personal capacitado para dirigir y
controlar sus inventarios. Al mismo tiempo trabajan en conjunto para aclarar
los puntos de vista que mas convengan a la empresa con respecto al nivel
adecuado del inventario. Se analiza que los inventarios son controlados
favorablemente. Se recomienda a los gerentes cerciorarse bien si conservan
cierto número de unidades de inventario adicional, para evitar problemas yque obtengan los formatos adecuados para realizar controles de entradas y
salidas del almacén, ya que es una manera más confiable de mantener la
revisión.
En este antecedente se puede apreciar según lo descrito en las
conclusiones que los gerentes de las diferentes industrias poseen un
personal capacitado para dirigir y controlar los inventarios tomando en cuenta
las diferentes normativas que se establecen para ellos, además se hace
necesario de la utilización de formatos adecuados para llevar un buen control
de las entradas y salidas de mercancía y de esta manera no quedarse en la
obsolescencia que en cuanto a los nuevos paradigmas contables se refiere.
Esta conclusión genera aportes a esta investigación, particularmente porque
orienta sobre algunas fortalezas y debilidades en materia de procesos
administrativos y contables.
Montiel (2007) realizó un estudio titulado “Sistema de Control Interno
de Inventario de Mercancías en las PYMES del Municipio Trujillo, Estado
Trujillo”, los objetivos específicos comprendieron la descripción de las
características de las PYMES, procedimientos, condiciones y lineamientos
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del sistema. Para alcanzar los objetivos, se realizo una investigación de tipo
descriptivo con diseño de campo. La población estuvo conformada por 16
PYMES comerciales del Municipio Trujillo según datos aportados por la
cámara de comercio del estado Trujillo. Se le aplicó como instrumento derecolección de datos un cuestionario de 19 ítems, el cual fue previamente
validado por expertos. Del análisis de resultados se concluye que: el Sistema
de Control Interno de Inventario de Mercancías que poseen las PYMES del
Municipio Trujillo, estado Trujillo, es primario, pues la mayor parte de los
procesos relacionados con el mismo, se realizan mutuamente.
De acuerdo al antecedente anterior se puede deducir que las PYMES
del Municipio Trujillo llevan un control de inventario de mercancía primario, loque nos da una idea de que existen la unificación de criterios en cuanto los
métodos y técnicas de manejo de inventario, originando una concentración
de información en una sola línea no permitiéndoles a los empresarios la toma
de decisiones independientes que en cuanto a la administración de recursos
se refiere; ofreciendo entonces una perspectiva amplia sobre los métodos,
técnicas y procedimientos de la administración de inventarios.
Fernández (2006) realizo un estudio sobre “Sistemas de InformaciónContable en el Manejo del Inventario de Mercancías de las Empresas
Farmacéuticas del Municipio Rafael Rangel del Estado Trujillo”. Según este
objetivo se presento un tipo de investigación descriptivo con un diseño de
campo, la población estuvo conformada por un total de (5) empresas
farmacéuticas que operan en el Municipio Rafael Rangel del Estado Trujillo,
según datos aportados por la Alcaldía de dicho municipio. Como instrumento
se diseño un cuestionario, con un total de 40 ítems, los mismo respondieron
a la variable y dimensiones expuestos en el mapa de variables. Para la
validez se acudió al juicio de tres expertos y la confiabilidad se halló
mediante la aplicación del Coeficiente de Cronbach. Como técnica de análisis
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se utilizo la estadística descriptiva, obteniendo como resultado final que la
eficiencia de los Sistemas de Información Contable en el Manejo del
Inventario de Mercancías de las Empresas Farmacéuticas del Municipio
Rafael Rangel del Estado Trujillo, se ve limitada por ser completamentemanual, aislándolos de los beneficios que trae consigo la automatización de
la información contable.
Según este autor las empresas farmacéuticas el Municipio Rafael
Rangel del Estado Trujillo no se han puesto a tono con las nuevas
tecnologías de los procesos automatizados de los sistemas administrativos
ya que todavía llevan sus registros de inventarios en forma manual lo que
trae como consecuencia la poca objetividad y legalidad de los registroscontables, por lo que se hace necesario la utilización de estrategias para
instruir sobre los beneficios que traen la automatización de dichas empresas;
representando este resultado un aporte de relevancia para esta
investigación.
Bases teóricas
En toda investigación existen parámetros teóricos en donde el
investigador se basa para sustentar su propósito y lograr dar compresión alproblema de investigación en sus múltiples facetas y dimensiones. En tal
sentido Ramírez (1999) explica que: “… es el conjunto de teorías que se han
elaborado para interpretar el objeto de estudio y sus relaciones con otros
fenómenos de la realidad”.
Proceso contable
Según Whittington y Pany (2000) el proceso contable consiste “… en
los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir einformar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos,
pasivos y patrimonios relacionados a las actividades financieras”.
En otras palabras, un sistema de contabilidad no es más que normas,
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pautas, procedimientos para controlar las operaciones y suministrar
información financiera de una empresa, por medio de la organización,
clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y
financieras que se suministre.Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso
que su estructura y configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red
de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal
manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar
cualquier actividad importante de la misma.
En tal sentido, el proceso contable comprende los métodos,
procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control delas actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de
decisiones. Por tal razón, Fernández (1997), expresa que “…un sistema de
información aplica normas vigentes utilizando una técnica específica para el
procesamiento de los datos por medio de cuentas generando información
contable para uso de terceros”.
De esta manera, los registros y libros que se llevan, llegan a convertirse
en una fuente importante de información para tomar la decisión más
aceptada. Por ello se dice, que los sistemas contables son el eje alrededor
del cual se toman la mayoría de decisiones financieras. Al establecer un
sistema contable bien organizado, que se adapte a las características
particulares de las empresas, se podrían conocer en un momento dado,
cómo están funcionando las partidas, para de esa manera tomar decisiones
lógicas y acertadas.
Ahora bien, el funcionamiento de un proceso contable, según
Whittington y Pany (2000), “…sigue un modelo básico ofreciendo así control,
compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio”.
Dicho en otras palabras, el sistema contable de cualquier empresa
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independientemente del sistema contable que utilicé, funciona mediante tres
pasos básicos, estos son:
1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe
llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria entérminos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de
transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y
que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción
se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a
futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden
medir y describir objetivamente en términos monetarios.
2.Clasificación de la información
: un registro completo de todas lasactividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de
datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las
personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información
de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar
aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga
dinero.
3. Resumen de la información: para quienes toman las decisiones en la
empresa, la información contable debe ser resumida, es decir
condensada, por rubros o partidas, para así facilitar los procesos
decisionales.
Los tres pasos descritos: registro, clasificación y resumen, constituyen
los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo,
en opinión de estos autores, el proceso contable incluye algo más que la
creación de información, también involucra la comunicación de esta
información a quienes estén interesados y la interpretación de la informacióncontable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. También, un
sistema contable que funcione de manera eficiente debe proporcionar
información a los gerentes y varios usuarios externos que tienen interés en
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las actividades financieras de la empresa.
Por otra parte, Catacora (1997), explica el funcionamiento del proceso
contable mediante un esquema cuyo orden debe ser estrictamente el
presentado en la siguiente figura:
Figura 1. Esquema de funcionamiento de un proceso contable
Fuente: Catacora (1997: 111)
En lo que respecta al ingreso de los datos en un sistema contable, se
relaciona con el proceso mediante el cual el sistema de información toma los
datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser
manuales o automáticas; en el caso de que sean manuales, éstas se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticasson datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o
módulos, esto último se denomina inter fases automáticas.
Por otra parte, las unidades típicas de entrada de datos a las
computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de
diskette, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles
al tacto, el teclado y el mouse, entre otras, y en cuanto al ingreso como tal,
se toman en consideración generalmente los siguientes datos:
• Información general del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente.
• Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago.
Comprobantes
de DiarioComprobantes de
Diario
Listado de Validación
Diario General
Mayor General
Balance General
Ganancias y Pérdidas
Ingreso de Datos Validación Actualización de
Registros
Emisión de Reportes
Comprobantes
de DiarioComprobantes de
Diario
Listado de Validación
Diario General
Mayor General
Balance General
Ganancias y Pérdidas
Ingreso de Datos Validación Actualización de
Registros
Emisión de Reportes
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• Facturas.
• Pagos, depuraciones, entre otros.
En ese mismo orden, el ingreso de datos se realiza a través de uncomprobante de diario, pues tal como lo expone Catacora (1997) cada
comprobante de diario contiene dos o más registros (débitos o créditos), los
cuales se denominan asientos de diario y pueden ser de dos tipos: Manuales
y mecanizados, tal como se plasma en el siguiente cuadro:
Cuadro 1. Tipos de asientos de diario
Manuales
Implica que los
registros en élrealizados, seanconformados ovalidados através delingreso de datosen un terminal decaptura de datos.
Fecha deOperación
Fecha en querealmente se
ejecutaron orealizaron lastransacciones oregistros.
Número
Éste deberá serconsecutivo porcada tipo deoperacióncontable
Mecanizados
Implica que sedebe usar unmedio dealmacenamientomagnético parapoder transferirlos registros enloscomprobantes dediario.
SoftwareContable
Programa para latransferencia deinformación.
Fuente: Adaptado de Catacora (1997: 111)
La validación, verifica que los datos ingresados cumplan con ciertos
parámetros previamente establecidos para el control desde el punto de vista
de la consistencia de la información. Un aspecto importante, reseñado por
Catacora (1997), es el de “…asegurar que no fallan los controles sobre la
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integridad de los datos”; ya que uno de los mayores problemas que se
presentan en los sistemas de información contable se relaciona con la
captura de todas las transacciones, esto debido a errores en la transferencia
de datos no corregidos antes de la prelación de los estados financieros.No obstante, el control debe ser efectuado en todas las etapas
relacionadas con el funcionamiento del sistema de información contable.
Para ello, generalmente se trabaja a través de códigos contables que
permiten detectar los errores en la fase de validación de los datos; en la
mayoría de los casos, estos códigos son expresados a través del plan de
cuentas, lo que permite identificar las partidas y los movimientos de acuerdo
a la naturaleza de la operación contable. Otro punto importante destacadopor Catacora (Ob.cit., 115), “…se relaciona con la calidad de los
procedimientos manuales”, destacando que la verificación de la secuencia
numérica establece la correlatividad del comprobante, de allí la conveniencia
de establecer programas de validación que permitan determinar el status del
comprobante. Aunado a esto, existen listados de excepciones, que son
reportes en donde se le detalla al usuario todos los datos para los cuales se
tiene algún tipo de discrepancia u observación, entre los más comunes están:
Error en la secuencia de comprobantes, fecha de documento no válido,
cuenta no existente, movimiento sin referencia, entre otros.
Por su parte, el proceso de actualización de registros en un sistema
contable consiste a juicio de este mismo autor, en el traspaso de los
movimientos de diario general, a cada una de las cuentas de mayor; dicha
actualización, puede efectuarse de dos maneras: Interactivamente y por
lotes. Ambos tipos de actualizaciones tienen en común algunas operaciones
tales como: Operaciones de entrada, de procesamiento, de almacenamientode datos, de salida y de mantenimiento de datos.
Particularmente, el procesamiento en lotes se caracteriza según lo
expone Catacora (1997), “…porque las transacciones son agrupadas en lotes
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y almacenadas para su posterior tratamiento y/o procesamiento”.
De igual forma, el procesamiento interactivo, es una forma de procesar
la información en un sistema de cómputo que consiste en actualizar la
información de forma inmediata en los archivos de datos. Su mayor ventaja,reside en la rápida capacidad de respuesta ante el ingreso de un dato
específico, dado que la actualización es inmediata.
Estos sistemas, son llamados on line o sistemas en línea y los mismos
se han incrementado por su facilidad para interactuar con la información
almacenada en el computador y otros usuarios.
Por último, la emisión de reportes es una de las funciones principales
de un sistema contable y consiste en el procesamiento de la informacióncontable que ha sido grabada, validada y actualizada y que luego es
expuesta a través de resúmenes. Entre los más comunes están los que se
muestran en la figura 2:
Figura 2. Estructura básica de reportes de un sistema contable
Fuente: Catacora (1997: 118)Por su parte, y en concordancia con lo expuesto por Catacora (1997) el
autor Gómez (2002) esquematiza el ciclo o proceso contable de la siguiente
forma:
Contabilidad General
Cuentas Comprobantes Balances Mayor General Estados Financieros
MODULOS
REPORTES
Listado Código
Contable Resumido
Listado deComprobantes
Resumido
Balance deComprobación
Resumido
Análisis deMovimientos Resumido
Balance General
Listado CódigoContable Detallado
Listado deComprobantes
Detallado
Balance deComprobación por
Niveles
Análisis deMovimientos Detallados
Estado de Ganancias yPérdidas
Estado de Movimientodel Efectivo
Listado de
Comprobantes por
rango
Contabilidad General
Cuentas Comprobantes Balances Mayor General Estados Financieros
Contabilidad General
Cuentas Comprobantes Balances Mayor General Estados Financieros
MODULOS
REPORTES
Listado Código
Contable Resumido
Listado deComprobantes
Resumido
Balance deComprobación
Resumido
Análisis deMovimientos Resumido
Balance General
Listado CódigoContable Detallado
Listado deComprobantes
Detallado
Balance deComprobación por
Niveles
Análisis deMovimientos Detallados
Estado de Ganancias yPérdidas
Estado de Movimientodel Efectivo
Listado de
Comprobantes por
rango
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1. Apertura
Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes
del dueño o socios registrados en el inventario general inicial. Con el
inventario general inicial se elaboran en el Balance General inicial y el
comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura
que sirve para abrir los libros principales y auxiliares.
2. Movimiento
Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa
deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el
comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares decontabilidad.
El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus
necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o
mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el Balance de
prueba.
3. Cierre
En esta etapa se elabora lo siguiente:
a. Asiento de ajuste: Registrado en el comprobante diario de
contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual traslada a los
libros principales y auxiliares.
b. Hoja de trabajo: se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base
para preparar los Estados Financieros como el Balance General y Estado deResultados.
c. Comprobante de cierre: Se elabora anualmente para cancelar las
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cuentas nominales o de resultados y se traslada a los libros principales y
auxiliares.
El inventario general final y el Balance General consolidado, elaborados
en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance
general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.
Según lo plantea Gómez (2002), el no tener la información en el
momento oportuno puede desatar una serie de problemas que en el largo
plazo incidirán con el correcto funcionamiento de la empresa, pero sobre todo
con la toma de decisiones financieras y gerenciales
Objetivos de los procesos contables
Catacora (1997) afirma que los sistemas de información contable deben
servir fundamentalmente para:
• Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente
económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros
entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el
resultado obtenido en el periodo.
• Predecir flujos de efectivo.• Apoyar a los administradores en la planeación, organización y
dirección de los negocios.
• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
• Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
• Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y
tarifas.• Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la
actividad económica representa para el entorno.
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Uno de los objetivos principales de los sistemas de información
contable, es el verificar que la información procesada por el sistema se está
efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa.
Cuando se nombra los estándares establecidos, este autor hace referencia atoda una filosofía que la empresa refleja en manuales, instructivos,
comunicaciones, gráficos y en general cualquier vía de información en donde
se plasmen principalmente las políticas que de alguna forma, pudieran
afectar el desempeño de los empleados en relación con el procesamiento de
la información contable
Así pues, se entiende que el objetivo final del sistema de información
contable, según Fernández (1997), “…es la emisión de los estados
financieros. Un creciente interés en el análisis de los sistemas contables se
origina debido a un factor que es una constante en el actual mundo de los
negocios: el cambio constante”. Un ambiente cambiante obliga a que se deba
estar analizando constantemente las nuevas situaciones, y adoptar el
esquema de funcionamiento que se adapte a las nuevas condiciones
reinantes.
Desde esta perspectiva, el análisis de un sistema contable debe estar
enfocado hacia el logro de los siguientes objetivos principales:
• Asegurar la integridad de los datos.
• Adecuado registro y procesamiento de las operaciones.
• Presentar la información financiera en forma confiable.
• Garantizar la oportunidad en la presentación de la información.
Asegurar la integridad de los datos
El primer objetivo del análisis de un sistema contable está relacionado
directamente con el aseguramiento de la integridad de los datos, el cual
establece que todas las transacciones que deben ser registradas, lo estén.
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Una de las causas más frecuentes de errores de inconsistencia en la
información financiera es la falta de integridad de los datos contables. Una
empresa debe tener establecidos controles que aseguren que todas las
transacciones se están registrando e incluyendo en los registros financieros.
Adecuado registro y procesamiento de las operaciones
El segundo objetivo que debe cumplir el análisis de un sistema contable
se refiere al adecuado registro y procesamiento de las operaciones, esto
significa que se efectúen de acuerdo con normas y procedimientos
aprobados por la gerencia. Cualquier empresa, debe fijar políticas o
parámetros para el registro de los desembolsos, es decir, a partir de qué
monto y bajo qué condiciones puede considerarse un pago como
capitalizable en el rubro de los activos fijos. Con frecuencia las empresas no
poseen guías o pautas para este tipo de decisiones que son relativamente
sencillas, y esto origina errores de inconsistencia en la información
financiera por el riesgo que se corre si operaciones similares son tratadas en
forma diferente.
Presentar la información financiera en forma confiable
El tercer objetivo de análisis se refiere a la confiabilidad de la
información financiera, y establece que los estados financieros deben tener
un mínimo grado de confianza acerca de las cifras, y que éstas se
encuentren razonablemente presentadas de acuerdo con principios de
contabilidad. Muchas de las grandes quiebras y descalabros financieros de
las empresas han sucedido debido a una asignación de confianza a estados
financieros que no reflejaban las cifras razonablemente correctas de una
empresa.
Garantizar la oportunidad en la presentación de la información
El cuarto objetivo referente a la oportunidad en la presentación de la
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información, no menos importante que los anteriores, establece que la
información debe ser generada y presentada oportunamente y ello por una
sencilla razón: la información es una herramienta para tomar decisiones.
Para que una decisión sea efectiva y eficaz, ésta tiene que ser soportadanecesariamente por información que llegue en forma oportuna.
La administ ración
De acuerdo a Chiavenato (1994), “… la administración significa la
acción de prestar servicios o ayudar”. La administración representa no solo el
gobierno y la conducción de una empresa, sino también todas las actividades
relacionadas con la planeación, organización, dirección y control de la
actividad empresarial. De acuerdo a esto administrar es una condición
indispensable, es la solución a la mayor parte de los problemas que afligen a
la empresa. Y esta surge como una respuesta a: el crecimiento acelerado y
desorganizado de las empresas, que comenzaron a exigir un una
administración científica capaz de sustituir el empirismo y la improvisación y
por la necesidad de una mayor eficiencia y productividad de las empresas,
para hacer frente a la intensa rivalidad y competencia en el mercado.
Objetivos de la administración
La administración tiene dos objetivos principales: proporcionar
eficiencia y eficacia a las empresas. La eficiencia se refiere a los medios;
los métodos, los procesos, las reglas y los reglamentos sobre la manera en
que deben hacerse las cosas en la empresa, con el fin de que los recursos
sean adecuadamente utilizados, por su parte la eficacia se refiere a los
fines, los objetivos y resultados por alcanzar, obviamente cada empresa tiene
sus propios objetivos. La tarea de la administración consiste en interpretar los
objetivos propuestos por la empresa y establecer las maneras de alcanzarlos
por medio de la acción administrativa, esta acción se divide en planeación,
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organización, dirección y control, que constituyen las funciones
administrativas.
Principios generales de la administración
Como lo señala Chiavenato (1994): “… la administración no es una
ciencia. No se basa en leyes rígidas. Al contrario, necesita fundamentarse en
principios generales flexibles capaces de ser aplicados a situaciones
diferentes”. De tal forma que estos principios son condiciones o normas
dentro de las cuales el proceso administrativo debe ser puesto en acción o
desarrollado. Se destacan los siguientes:
a) Principio de división del trabajo y especialización, el cual explica
que todo trabajo debe ser dividido con el fin de permitir la
especialización de las personas en alguna actividad.
b) Principio de Autoridad y Responsabilidad; en lo que respecta a al
autoridad es el derecho de dar ordenes y exigir obediencia,
cuestiones indispensables en la actividad administrativa, la
autoridad emana del superior hacia el subordinado, mientras que la
responsabilidad emana del subordinado hacia el superior, por lo
tanto la autoridad debe corresponder a la responsabilidad.
c) Principio de Jerarquía o cadena escalar, la jerarquía representa el
volumen de autoridad y responsabilidad de cada persona u
organismo en la empresa. A medida que se asciende en la escala
jerárquica aumenta el volumen de autoridad y de responsabilidad.
d) Principio de Unidad de Mando; cada persona debe subordinarse
solamente solamente a su superior. Es el principio de autoridad
única, que buscar evitar confusiones u ordenes dobles. Cada
subordinado debe tener un solo jefe.
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e) Principio de amplitud administrativa: es lo inverso del principio
anterior. Cada superior debe tener una cantidad adecuada de
subordinados, o sea, un número conveniente de personas que
mandar.
Administ ración de inventarios
Comprender el concepto, características y los fundamentos de los
sistemas de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, pues son
estos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un
periodo. El administrador financiero debe tener la información pertinente que
le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro
del activo organizacional. Para Buffa (1995), la administración de inventarios
es
…la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de larotación y evaluación del inventario de acuerdo a como seclasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, pues através de todo esto se determinan los resultados (utilidades opérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer lasituación financiera de la empresa y las medidas necesariaspara mejorar o mantener dicha situación.
Es decir, la administración del inventario se refiere a la determinación
de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se
deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá
ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las
ventas son necesarias para las utilidades.
La administración de inventario implica según Dell'agnolo (citado por
Buffa, E.; 1995), la determinación de la cantidad de inventario que deberá
mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades
de unidades a ordenar. En opinión del autor, existen dos factores importantes
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que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de
inventario:
a- Minimización de la inversión en inventarios: el inventario mínimo es
cero, la empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no
resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe
satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el
pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con
inventarios para asegurar los programas de producción. La empresa procura
minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al
tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener
ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y
las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% el costo de
financiamiento del inventario será de 100.000 al año y la empresa tendrá que
soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario.
b- Afrontando la demanda: si la finalidad de la administración de
inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la
demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del
producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción
ni la perdida de un cliente. Sin embargo, resulta extremadamente costoso
tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con
provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en
términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en
faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.
Del mismo modo, agrega Chauvel (citado por Buffa, E.; 1995), la
administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos
básicos:
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…cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en unmomento dado; en qué momento deberían ordenarse oproducirse el inventario; qué artículos del inventario merecenuna atención especial; y, puede uno protegerse contra los
cambios en los costos de los artículos del inventario.El inventario permite ganar tiempo pues ni la producción ni la entrega
pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las
cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que
esperar hasta que termine el cargo proceso de producción. Ello posibilita
hacer frente a la competencia; si la empresa no satisface la demanda del
cliente sé ira con la competencia, lo cual incide en que no solo almacene
inventario suficiente para satisfacer la demanda esperada, si no una cantidad
adicional para satisfacer la demanda inesperada.
Igualmente, el inventario permite reducir los costos a que da lugar a la
falta de continuidad en le proceso de producción. Además de ser una
protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia
prima. Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las
materias primas básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad
suficiente al precio mas bajo que predomine en el mercado, esto tiene como
consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena
destreza de inventario.
Ahora bien, la administración de inventario es primordial pues existen
diversos procedimientos que garantizan como empresa, lograr la satisfacción
para llegar a obtener un nivel óptimo de ventas. Dicha política consiste en el
conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de las
ventas de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la
escasez de productos e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de
mejorar la tasa de rendimiento.
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También es posible establecer relaciones exactas entre las
necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos,
definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la
categoría adecuada, mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel
posible y un nivel adecuado de inventario. De esa manera, se podrá
satisfacer rápidamente la demanda.
Otro procedimiento es recurrir a la informática. Algunas empresas
consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque
mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener
algún tipo de inventario porque:
La demanda no se puede pronosticar con certeza. Se requiere de un
cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender.
Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los
inventarios insuficientes, por que los clientes podrían dirigirse a los
competidores si los productos no están disponibles cuando los demandan y
de esta manera se pierde el negocio. Aunado a ello, la administración de
inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas,
compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar
al fracaso financiero.
En definitiva, la meta de la administración de inventario es
proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones al más
bajo costo posible. En tal sentido, el primer paso que debe seguirse para
determinar su nivel óptimo es, los costos que intervienen en su compra y su
mantenimiento, y que posteriormente, en qué punto se podrían minimizar
estos costos.
El control de los inventarios
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La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo
primordial de toda empresa: obtener utilidades; a la vez, la obtención de
utilidades obviamente reside en gran parte de ventas, ya que éste es el motor
de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera conefectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente
se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que
en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse
registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a
esta fácil pero tediosa tarea.
En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios,dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a
mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las
utilidades.
En este orden de ideas, Everett y Ronald (1991), señala que el control
interno de inventario es la técnica que permite mantener la existencia de los
productos a niveles deseados.
Por otra parte, es una de las actividades mas complejas, su
planificación y ejecución implica la participación de varios segmentos de la
organización tales como: ventas, finanzas, producción, compras y
contabilidad, cuyo resultado final se incluye en la posición financiera y
competitiva de la organización, ya que afecta directamente a la clientela, a
los costos de fabricación, utilidades y a la liquidez del capital de trabajo.
También, los sistemas de control interno del inventario pueden estar
conformados por una totalidad de medidas administrativas y contables que
están relacionadas con los distintos ciclos operacionales que ocurren dentrode una organización. Al respecto Arens y Loebbecke (1996), señalan cinco
funciones que forman el ciclo de inventarios y controles internos:
* Procesamiento de órdenes de compra: se inicia la compra cuando el
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personal del almacén emite una requisición de mercancía ya sea por
haber llegado a su existencia física o para satisfacer la demanda de
algún cliente. Dicha requisición es enviada al departamento de
compras que se encargara de elaborar la orden de compra con elpropósito de adquirir el producto. Dichas órdenes deberán tener las
respectivas autorizaciones.
* Recepción de mercancía nueva: Consiste en recibir la mercancía, la
cual deberá ser inspeccionada en cuanto a su cantidad y calidad. En
algunas empresas se elaboran reportes de recepción de mercancía.
* Procesamiento de artículos: La parte de procesamiento del ciclo de
inventario y de almacenamiento varía mucho de empresa aempresa. La determinación de las partidas y la cantidad a producirse
se basa, por lo general, en órdenes especificas de clientes,
pronósticos de ventas o niveles predeterminados de inventarios de
artículos terminados. Con frecuencia, un departamento separado del
control de la producción es el responsable de la determinación del
tipo y cantidades de producción. Igualmente el departamento de
producción debe generar reportes de producción y desperdicios para
que el departamento de contabilidad de costos pueda reflejar el
movimiento de los materiales en los libros y determinar costos
precisos de producción.
* Almacenamiento de productos terminados: en la medida que los
productos son terminados, estos son pasados al almacén de
productos terminados con el propósito que sean despachados a los
clientes que los han solicitado. En compañías con buenos controles
internos, los artículos terminados se guardan con control físico en unárea separada de acceso limitado.
* Archivo maestro de inventario perpetuo: incluye información acerca
de las unidades de inventario adquiridas y vendidas, o también
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incluye información acerca de los costos unitarios. Este archivo se
actualiza cada vez que existe una transacción ya sea de compra de
materia prima, transferencia o venta del producto terminado.
Igualmente, los autores citados, hablan de una serie de controlesbásicos que se deben considerar para un adecuado manejo de los
inventarios, refiriéndose a:
* Uso de áreas de almacenamiento separadas físicamente, con
acceso limitado para las materias primas, productos en proceso y
productos terminados.
* La asignación a personas especificas de las responsabilidades de la
custodia del inventario de materiales.
* Documentos foliados aprobados para la autorización del movimiento
de inventario.
* Los archivos maestros de inventario perpetuos deben ser
mantenidos por personas que no tienen custodia o acceso a los
activos.
Adicionalmente los mismos autores precisan que es necesaria la
realización de conteos físicos de las partidas que conforman el inventario.Estos pueden hacerse a fecha de cierre de balance o en el transcurso del
año. Además, resaltan la planificación de la toma física del inventario, la cual
incluye instrucciones para el conteo físico, supervisión por parte del personal
responsable, verificación interna independiente de los totales de cada
partida, conciliaciones independientes del conteo físico con los archivos
maestros de inventario perpetuo y control adecuado sobre las hojas o
etiquetas de conteo.
Estos autores aunque no hacen referencia expresa al inventario, si
señalan elementos esenciales que deben estar presentes en un adecuado
sistema de control interno de inventario, como lo es: la segregación de
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funciones y asignación de responsabilidades, custodia física, adecuada
aprobación y supervisión de las actividades.
Por su parte Cook y Winkle (1987), en su libro de auditoria, señalan que
es indicación de un buen control contable sobre los inventarios, si las
funciones de los empleados están separadas de tal modo que las personas
que controlan los inventarios no están también a cargo de la elaboración de
las facturas o del registro de las compras.
Además, no se deben despachar mercancías hasta tanto la venta no
este aprobada y las facturas de compras no deben ser registradas y
aprobadas para realizar el pago, sino hasta que se determine que los
informes de recepción concuerdan con los artículos relacionados en las
facturas de compras.
Igualmente hacen referencia al control físico; es decir al conteo de las
existencias para determinar algún faltante, y a la presencia de medidas de
protección contra robo o deterioro. Estas medidas abarcan la presencia de
alarmas contra robos, vigilancia, cercas, cerraduras, orden y limpieza en las
áreas donde se encuentra almacenada la mercancía
El sistema de registro del inventario
Continuo: es un sistema de registro permanente de entradas y salidas
de mercancía y materiales.
Gómez (2002), lo define de la siguiente forma:
…es una forma de registrar los movimientos de las mercancías demanera que permita obtenerse las siguientes informaciones; laexistencia de mercancía, es decir, el inventario final, en todo
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momento; el costo de las ventas, en cada instante también; lautilidad (o perdida bruta), luego de cada venta de mercancía.
En este sistema el inventario es una cuenta de activo circulante, que se
llevara al precio de costo, que registrara el movimiento u operaciones demercancía que se causen. Esta cuenta se cargara por aquellas operaciones
que signifiquen un aumento tanto en unidades como en precio, tales como,
las compras al iniciarse el negocio, con el monto de cada compra con los
fletes y demás gastos de compra y las devoluciones en venta. Y se
acreditara por todas las operaciones que impliquen una disminución tanto en
unidades como en precio, tales como las ventas, por las devoluciones y
rebajas en compras.
Además de la cuenta de inventario, el sistema continuo utiliza las
cuentas de ventas y costo de ventas.
Ventas: es una cuenta de mercancía de saldo acreedor, se abona por
las ventas efectuadas a precio de venta y se carga por todas las rebajas y
devoluciones en ventas. Su saldo indicará el monto de las ventas efectuadas
en cualquier momento del periodo o al final del ejercicio económico.
Costo de venta: es una cuenta nominal de egreso que se llevara a
precio de costo. Se cargara cada vez que se haga una venta y se abonara
cuando ocurra una devolución en venta. Su saldo será deudor y reflejara el
costo de todas las mercancías vendidas, en cualquier momento del periodo o
al final del ejercicio económico.
Periódico: según Gómez (2002), “… consiste en el conteo físico de las
mercancías y la asignación de sus respectivos valores al final de cadaejercicio económico”.
El sistema de inventario periódico puede llevarse aun cuando la
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empresa lleve un sistema de inventario continuo, con el objeto de verificar las
existencias físicas con las contables, en un momento determinado.
Por este método, la mercancía que entra se registra en la cuenta de
compras. No se lleva ningún registro activo del importe del inventario en
existencia; es decir, no sufre cambios por compras, fletes de compras,
descuentos, bonificaciones, rebajas y devoluciones en compras, gastos de
importación, entre otros., ya que cada una de estas operaciones se registran
en sus respectivas cuentas.
El costo de ventas se determina realizando un asiento de ajuste para
acumularlo en una cuenta por separado. Este ajuste se determina sumándole
a las compras netas el inventario inicial y restándole el inventario final.
La cuenta inventario solo se moviliza en el momento de cierre, cuando
se elimina el valor del inventario inicial y se abre con el saldo correspondiente
al valor resultante del conteo físico.
Este método es utilizado comúnmente por empresas que venden
productos a bajos costos y de gran variedad.
Según Gómez (2002) la importancia que ejercen los inventarios en las
organizaciones afecta a distintos de departamentos los cuales deben
considerarse entre si para el logro de un control interno eficiente. Estas
funciones generales son:
Compras: se deben enviar requisiciones de materiales al departamento
o gerencia a fin de que la ordene. Los empleados del departamento de
compras actúan como agentes o intermediarios y no inician la compra. Paraesto, el personal de almacén elabora la requisición cuando la existencia ha
llegado a un nivel determinado o hay la necesidad de satisfacer la necesidad
de algún cliente.
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En un adecuado sistema de control interno, el departamento de compra
o el encargado de realizarla no puede ser el responsable tanto de ordenar la
compra, confirmar la llegada de la mercancía, aprobar su pago y autorizar su
despacho. Tal mezcla de funciones hace fácil entrar en acuerdos extraños, ala compañía, con los proveedores o apoderarse y ocultar irregularidades no
registrando debidamente la recepción y el despacho de las mercancías.
Recepción: todos los bienes recibidos por la empresa, sin excepción
alguna, debe pasar por el departamento de recepción, independientemente
de los departamentos de compras, almacenaje y embarque.
Este departamento es responsable de:
∗ Determinar que la cantidad y la calidad de los bienes recibidos
respeten el pedido.
∗ Separar mercancía dañada o defectuosa.
∗ Preparar un informe de recepción.
∗ Transferir oportunamente los bienes recibidos a las bodegas.
Almacenaje: la determinación de responsabilidades, principio básico
del control interno, es extremadamente importante en la función del
almacenaje. Las materias primas, productos semi terminados, productos
terminados y refacciones deben, todos ellos, ser controlados por
almacenistas que tengan clara conciencia de sus responsabilidades.
Cuando estén en uso numerosas bodegas, un almacenista
independiente debe ser designado responsable de cada una de ellas,
debiendo emplearse cuentas control, por separado, para cada almacén. A
medida que los bienes son entregados a las bodegas, se cuentan,
inspeccionan y reciben.
Los responsables de las bodegas deben informar directamente al
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departamento de contabilidad sobre el importe de lo recibido y almacenado.
Al llevar a cabo estas funciones el almacenista hace una importante
contribución al control general de inventario: al firmar por los bienes
recibidos, fija su responsabilidad, y al notificar al departamento de
contabilidad el importe de los bienes almacenados, proporciona elementos
para verificar el trabajo del departamento de recepción.
Según Gómez (2002) en cuanto a la seguridad del almacén, un
adecuado sistema de control interno debe considerar lo siguiente:
∗ Protección Física: Las áreas de los almacenes deben estar bien
cerradas y protegidas de tal manera de minimizar la entrada depersonas o intrusos. Hay que tratar que las áreas de depósito estén
bien iluminadas.
∗ Control de Acceso: establecer acceso restringido a las zonas del
almacén, es decir, no permitir la entrada de personas o empleados
que no tengan que ver con la actividad del almacén. Esto se debe
hacer con el propósito de identificar las responsabilidades del
personal involucrado en el manejo físico del inventario. ∗ Presencia de equipos de protección contra incendios.
Salidas: es necesario que las salidas de mercancías se efectúen con
base en una requisición autorizada. El almacenista, como responsable de
todos los bienes que están bajo su control, debe insistir en que por todas las
partidas que salgan, se le proporcione una requisición autorizada
acompañada de un recibo firmado por quien recibió los bienes.
La requisición es, usualmente, preparada por triplicado. Una copia es
retenida por el departamento que la emite; otra sirve de recibo para el
almacenista, y una tercera, de notificación al departamento de contabilidad o
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de costos, para la distribución del costo.
Registro de los inventarios: una estructura de control interno debe
considerar:
∗ “Procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los
elementos del costo…” para asegurarse de la correcta valuación de
los inventarios y la determinación del costo de venta del ejercicio.
∗ Registros adecuados para el control de las existencias, tanto en
almacenes de la empresa como de terceros, proporciona un control
permanente y la verificación mediante recuentos físicos que
permiten conocer faltantes, mermas, entre otros.
Método de valoración de los inventarios
Como consecuencia de las fluctuaciones del precio del mercado en
relación al costo de artículos y la importancia que tiene el inventario sobre los
resultados de la gestión de una empresa, los especialistas en esta materia se
han visto en la necesidad de establecer formas o métodos de valuación de
inventarios, que le permiten determinar el costo de las mercancías en
existencias y de las vendidas.
En la elección del método de valuación del inventario hay que tomar en
cuenta las características particulares de la empresa y los factores externos
que inciden en la variación de estos artículos; la economicidad y simplicidad
de su funcionamiento, esto implica que la aplicación del método mas fácil sea
funcional para la empresa, así como también la repercusión que tenga la
utilización de este método en los costos, es decir, la sub o sobre estimación
del valor del inventario, ya que si el inventario final es valorado a un precio
inferior del que realmente tiene, la utilidad neta obtenida en el ejercicio
disminuirá al aumentar el costo de las mercancías vendidas y viceversa.
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Es importante señalar que para la valorización de los inventarios hay
que tener presente el principio contable de consistencia, el
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