PROCESOS DE ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA
TEMA:
• LA ESTRUCTURA REFLEJO DE OBJETIVOS Y PLANES• LA ESTRUCTURA REFLE JO DE LA AUTORIDAD CON QUE
CUENTA• LA ESTRUCTURA RESPONDE A LAS CONDICIONES PROPIAS
DE LA ORGANIZACIÓN
AUTOR: ING. MDE. JUAN CARRASCO P.
PROCESOS DE ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA
Incluye todas las acciones de todos los participantes, Lo identifican con el sistema total de relaciones sociales y culturales.
Para los administradores en ejercicio, organización implica una estructura de funcionesORGANIZACIÓN Y
ESTRUCTURA
CONCEPTO
Que entendemos por estructura?
La forma en que se ordenan y se disponen las partes de un todo. Es decir
una “estructura intencional de funciones”
- Las personas que trabajan en común deben cumplir con ciertas funciones y,
- Las funciones que se piden cumplir deben diseñarse intencionalmente para trabajar fluida, eficaz y eficientemente en grupos.
PROCESO DE ORGANIZACIÓNElementos fundamentales.
1. Debe ser reflejo de los objetivos y
planes
2. Debe ser reflejo de la
autoridad con que cuenta
3. Debe responder a
las condiciones en las que se encuentra la organización.
4. Está integrada por personas y las relaciones de autoridad.
1. DEBE SER REFLEJO DE LOS OBJETIVOS Y PLANES.
Dado que todas las actividades que se desarrollan dentro de la
organización se derivan de ellos.
2. DEBE SER REFLEJO DE LA AUTORIDAD CON QUE CUENTA LA
DIRECCIÓN DE UNA EMPRESA
La autoridad en una organización, es un derecho socialmente determinado para ejercer la discrecionalidad; en consecuencia está sujeta a cambios.
3. DEBE RESPONDER A LAS CONDICIONES EN LAS QUE SE
ENCUENTRA LA ORGANIZACIÓN
Ésta debe diseñarse a favor del trabajador a fin de que cumplan eficientemente los objetivos trazados.
Una estructura organizacional nunca podrá ser estática.
Una estructura organizacional efectiva, depende de la situación prevaleciente.
4. ESTÁ INTEGRADA POR PERSONAS Y LAS RELACIONES
DE AUTORIDAD.
Se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos.
La estructura debe diseñarse en torno a los individuos , es importante considerar el tipo de personas que la componen.
ENUNCIADOS LOS ELEMENTOS BÁSICOS PARA EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN
EL SIGUIENTE PASO:
Partiendo de que supervisar directamente al número de subordinados es limitado, se demanda y hace necesario, el recurso de la DEPARTAMENTALIZACION.Que es la agrupación de actividades y personas en departamentos.
Se dan varios tipos y se eligendependiendo de la situación en la que se encuentre una empresa y de la percepción de los administradores para mejores resultados.
Departamentalización
Existen sistemas de departamentalización mixtos, es decir que se pueden combinar varios tipos en un área
funcional.
La elección de un patrón de departamentalización puede basarse en los siguientes:
DEPARTAMENTALIZACIONLa naturaleza de estos patrones, son
producto de la lógica y la práctica
Departamentalización por tiempo
Departamentalización por función empresarial
Departamentalización territorial o geográfica
Departamentalización por tipo de clientes
Departamentalización por procesos o equipo
Departamentalización por productos
Cabe indicar que la departamentalización no es un fin en si misma, sino sencillamente un método de organización de actividades para facilitar el cumplimiento de los objetivos.
1. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIÓN EMPRESARIAL
EJEMPLO:
Es la más común para la organización de actividades y se halla presente en algún nivel de la estructura organizacional de casi todas las empresas.
Las características de las funciones de ventas, producción y finanzas de las empresas constituyen las base no solo de la organización departamental si no también de los niveles superiores.
GRÁFICO DE DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIÓN EMPRESARIAL
VENTAJASEs reflejo lógico de
las funciones
Se mantiene el poder y prestigio de las funciones
principales.
Se sigue el principio de la especialización ocupacional.
Se simplifica la capacitación.
Se cuenta con medios para un riguroso control desde la cima
DESVENTAJASSe resta énfasis a los objetivos
generales de la compañía.
El punto de vista del personal clave se sobre especializa y estrecha.
Se reduce la coordinación entre funciones.
La responsabilidad de las utilidades se concentra exclusivamente en la
cima.
Lenta adaptación a nuevas condiciones.
Se limita el desarrollo de gerentes generales.
2. DEPARTAMENTALIZACIÓN TERRITORIAL O GEOGRÁFICA
Se basa en factores territoriales, es común en empresas que operan en distintas regiones geográficas.
PRESIDENTE
Comercialización Personal Compras Finanzas
Región
Occidente
Región
Sur-oeste
Región
Centro
Región
sureste
Región
este
Personal
Ingeniería Producción Contabilidad Ventas
GRAFICO DE DEPARTAMENTALIZACION TERRITORIAL O GEOGRAFICA
VENTAJASSe delega responsabilidad a
niveles inferiores..
Se hace énfasis en mercados y problemas locales.
Se mejora la coordinación en una región.
Se aprovechan las economías de las operaciones locales.
Mejor comunicación directa con los intereses locales.
Proporciona un campo de capacitación medible para los gerentes generales.
DESVENTAJAS
Se requiere de más personas con
capacidad de gerente general.
Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales
económicos y puede requerirse de servicios como personal y compras en el nivel regional..
Se complica el problema del control por parte de la alta
dirección.
2. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS O EQUIPO
Se aplica fundamentalmente a los procesos de manufactura de un departamento.
En las empresas manufactureras es común que las actividades se agrupen en torno a un proceso.
Un ejemplo común es el de los departamentos de procesamiento electrónico de datos, dada su creciente capacidad, las instalaciones necesarias para el procesamiento de datos son cada vez más costosas y complejas.
PRESIDENTE
Comercialización Personal Compras Finanzas
División deInstrumentos
División de luces indicadoras
División de herramientas industriales
División de medición
electrónica
Ingeniería
Contabilidad
Producción
Ventas
Ingeniería
Contabilidad
Producción
Ventas
GRÁFICO DE DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS O EQUIPO
VENTAJAS
Se concentran atención y esfuerzos en líneas de productos.
Se facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y
conocimientos especializados
Permite el crecimiento y diversidad de productos y servicios.
Se mejora la coordinación de actividades funcionales.
La responsabilidad de utilidades recae en el nivel divisional.
Proporciona un campo de capacitación medible para gerentes generales.
DESVENTAJAS
Se requiere de más personas con habilidades de gerente general.
Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales económicos.
Se acentúa el problema de control por parte de la alta dirección.
SINTETIZANDO
• Debemos enfocarnos siempre al cumplimiento de metas y objetivos, partiendo de la organización formal, aplicando sus principales elementos.
• La mejor organización es la que resulta de una selección adecuada de las personas indicadas y de la autorización concedida para su trabajo.
• Los administradores determinan cual es la mejor estructuración de departamentalización, partiendo de la situación a la que se enfrentan, cada uno con sus riesgos y ventajas.
Observemos otros aportes actuales del Proceso de Organización y su estructura
Al comparar la estructura formal de procesos organizativos surgen autores modernos como:
- Harold Koontz- Heinz Weihrich- Henry Mintzberg Y, - Otros
Conozcamos la estructura planteada por Mintzberg
Y así, la teoría reciente sobre administración se ha alejado del enfoque de “la mejor forma” para adoptar un enfoque de “todo depende”, conocido formalmente como la teoría de la contingencia.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE MINTZBERG
Henry Mintzberg nos dice: El enfoque de la “mejor forma” ha dominado el pensamiento sobre la estructura de las organizaciones desde el inicio del siglo XX. Y que Existe una forma adecuada de diseñar una organización, al igual que existe un forma inadecuada.
Pequeño ápice estratégico
conectado mediante una línea media
acampanada a un gran núcleo
operativo plano en la base
Se representan fuera, a los lados, para indicar
que están separados de la línea principal de
autoridad, e influyen sobre el núcleo
operativo solo de forma indirecta.
La ideología esta representada con una
especie de halo que rodea completamente el sistema
Presentan una secuencia ininterrumpida para indicar que
normalmente están conectadas a través de una cadena única de
autoridad establecida.
GRAFICO DE LA ESTRUCTURA QUE PLANTEA
MINTZBERG
MECANISMOS BÁSICOS DE COORDINACIÓN
1. Mediante la Adaptación mutua.
• Se consigue la coordinación a través del procesos de comunicación de información
2. Mediante la supervisión directa.
• Necesita de un líder que en virtud de sus instrucciones coordine el trabajo.
4. Normalización de los resultados
• Descripción detallada de los resultados, no de lo que debe hacerse.
5. Normalización de habilidades.
• Transmite conocimientos y habilidades que se aplicará en el trabajo.
ESTABLECE PARÁMETROS FUNDAMENTALES DE DISEÑO.
• Horizontalmente• Verticalmente
Especialización del puesto de trabajo
• Normalización de los procesos de trabajoFormalización del comportamiento
• Programas de instrucción sistemáticaLa formación
• Programas y técnicasAdoctrinamiento
• Fomenta la coordinaciónAgrupación en unidades
• Número de cargos contenidos en una sola unidad. Tamaño de la unidad
• Sistemas de planificación de acciones• Sistemas de control de resultados
Los sistemas de planificación y control
• Conjunto de mecanismosDispositivos de enlace
• La estructura de una organización refleja la edad del sector desde su constitución. Edad y Tamaño
FACTORES SITUACIONALES
• Instrumentos que se emplean en el núcleo operativo para producir
Sistema técnico
• Características del contexto externo de la organización
Entorno
• Mayor grado de control externo, más centralizada y formalizada estará su estructura.
Sistema de poder
CONFIGURACIONES
La organización de tipo empresarial
La organización de tipo mecanicista
La organización profesional
La organización diversificada
La organización innovadora
La organización misionera
La organización de tipo político
Como se combinan?. Mecanismos, parámetros de diseño, y factores situacionales.
Como la difusión del poder de toma de decisiones. Cuando todo el poder descansa sobre un único punto de organización, se trata de una estructura centralizada; en la medida en que el poder se dispersa entre muchos individuos, se habla de estructura relativamente descentralizada.
DESTACA TAMBIEN La descentralización
RETROALIMENTACIONPROCESO ORGANIZACIONAL Y SU ESTRUCTURA
• CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA• ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
- Reflejo de Objetivos y planes- Reflejo de la autoridad con que cuentan- Responden a las condiciones en la que se encuentren- Integrada por personas y las relaciones de autoridad
• DEPARTAMENTALIZACION- Por tiempo - Por función empresarial- Territorial o geográfica - Por procesos o Equipo – Por Productos
• Aporte Actuales al Proceso OrganizativoKoontz, Weihrich, Robins, Mintzberg,
• Estructura Organizacional de Mintzberg- Ápice estratégico, línea media, núcleo operativo, tecno
estructura, personal de apoyo, ideología.
- Mecanismos básicos Adaptación mutua, supervisión directa, normalización de:
procesos, resultados., habilidades y normas mismas.- Otros pasos del proceso según mintzberg (diseños,
factores situacionales y configuraciones).
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
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