PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 1/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO:1 Revisoría Fiscal – Control Interno
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
1-1 ACTAS 2 18 X X
1-1-1 Acta de Junta Directiva
1-1-2 Acta Comité de Gerencia
1-1-3 Acta Comité de Control Interno
1-1-4 Acta Comité de Calidad
1-2 ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA
2 18 X X
1-3
RESOLUCIONES
2 18 X X
1-4 INFORMES
1-4-1 Informe de Gestión 3 2 X X
1-4-2 Informe de Revisoría Fiscal 3 2 X
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 2/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO:1 Revisoría Fiscal – Control Interno
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
12 PROGRAMA
1-12-1 Programa del Sistema de Gestión de la Calidad 2 8 X Se conservan uno por cada 3 años
*Manual de Procesos y Procedimientos
*Mapa de Riesgos
*Informe de Revisión Gerencial del Sistema de Gestión de Calidad
1-12-2 Proceso de Control Interno 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años
*Acta Auditoria Clínica
*Instrumentos de Autoevaluación
*Plan de Acción
*Auditorias de Gestión
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 3/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO:1 Mercadeo - Comunicaciones – Servicio de Atención al Cliente
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Normograma
*Informe de Auditoria Interna
1-12-3 Atención al usuario 2 3 X Se elimina por ser de valor administrativo
*Encuesta de Satisfacción de Usuarios
*Actas (A.c.d, A.c.a.s, A.R.d.P. B.T)
*Sugerencias, Quejas y Reclamos
*Investigación de Quejas
*Respuesta a Quejas
*Informes
1-12-4 Proceso de Control Disciplinario 5 10 X X
Se debe hacer conforme a los términos estipulados en el proceso de Control disciplinario Interno regido por la Ley 734 de 2002.
*Auto de Admisión o Inadmisión
Convenciones: Ct = Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 4/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO:1
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Auto Inhibitorio
*Auto de Indagación Preliminar
*Solicitud para Pruebas
*Declaraciones o testimonios
*Auto de investigación Disciplinaria
*Auto de Archivo
*Auto de Suspensión Provisional
*Auto Negando o Admitiendo Recurso o Prueba
*Fallo de Primera Instancia
*Fallo de Segunda Instancia
*Informes
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 5/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO: 1 Planeaciòn – Calidad
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
1-5 DERECHOS DE PETICION 3 5 X Se elimina por su valor legal
*Solicitud
*Respuesta a Solicitud
1-6 PLANES
1-6-1 Plan Operativo 2 3 X
*Tablero de Mando
1-6-2 Plan Estratégico 2 3 X
*Estructura Organizacional
*Mapa de Procesos
1-6-3 Plan de Comunicaciones 2 8 X
*Fotografías
*Boletín Institucional
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 6/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO: 1 Planeaciòn – Calidad
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Videos
*Archivo Sonoro
*Plan de Acción
*Informes
1-6-4 Plan de Mercadeo 2 3 X Se elimina por estar contenido en el Plan Operativo
*Plan de Acción
*Informes
1- 07 CONTRATOS Y/O ORDENES DE SERVICIOS 2 18 X
Digitalización y se conservaran 5 contratos físicos por año aleatoria mente
*Contrato y / o Orden de Servicio
*Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 7/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO: 1 Jurídica
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Análisis de Conveniencia y Justificación para Contratar
*Carta de Invitación a Presentar oferta o propuesta
*Carta de Interventor o Supervisor del Contrato
*Propuestas u Ofertas (Cotizaciones)
*Acta de Evaluación y/o Comparación de Precios del Mercado.
*Resolución Declaración de adjudicación ó Desierta
* Notificación de Adjudicación
*Reserva Presupuestal
*Garantía Única de Cumplimiento (Pólizas)
*Carta de Aprobación de Póliza
*Comprobante de Publicación ( si Aplica)
*Acta de Iniciación
*Prorroga o Contrato Adicional (Otro si)
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 8/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO: 1 Jurídica
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Acta de Suspensión/Reanudación ( si aplica)
* Acta de Liquidación
*Hoja de Vida Persona Natural o Jurídica
*Certificaciones Académicas (si Aplica)
*Nit. Persona Jurídica
*Registro Único del Trabajador (RUT)
*Copia de la Libreta Militar
*Antecedentes Disciplinarios
*Copia de Pasado Judicial
*Certificado de Existencia y Representación Legal ( Si aplica)
*Registro de Proponentes ( Si aplica)
*Boletín de Deudores Morosos del Estado Contraloría
*Comprobante de Pago de Timbre ( si aplica)
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 9/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO: 1 Jurídica
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Autoliquidación EPS, Pensión y A.R.P
*Certificado de Parafiscales
*Carta del Órgano Directivo para Contratar
*Invitación a Cotizar y/o Pliegos de Condiciones
*Cotizaciones
*Declaración Juramentada de Bienes y Rentas
*Reserva Presupuestal
*Carta de Aprobación de Pólizas
*Designación de Interventor o Supervisor del Contrato
*Acta del buen manejo del Anticipo (Si aplica)
*Informe de Interventoría.
*Acta de pago
*Otro si (Prorroga - Adición - Modificación).
* Acta de Reinicio (Si aplica)
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 10/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO: 1
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Respuestas a Tutelas
*Conceptos Jurídicos
*Informes
1- 8 CONVENIOS 2 18 X
Digitalización y se conservaran 5 Convenios físicos por año aleatoria mente
*Convenio
*Certificado de Disponibilidad Presupuestal
*Análisis de Conveniencia y Justificación para Contratar
*Carta de Invitación a Presentar Oferta o Propuesta
*Carta de Interventor o Supervisor del contrato
*Propuestas u Ofertas
*Acta de Evaluación y/o Comparación Precios del Mercado
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 11/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO: 1
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Resolución Declaración Desierto
*Notificación de Adjudicación
*Reserva Presupuestal
*Pólizas
*Carta de Aprobación de Pólizas
*Comprobante de Publicación
*Acta de Iniciación
*Prorroga o Contrato Adicional
*Acta de Suspensión/Reanudación
*Acta de Liquidación
*Hoja de Vida Persona Natural
*Certificaciones Académicas
*Nit Persona Jurídica
*Antecedentes Disciplinarios
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 12/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINAPRODUCTORA: GERENCIA CODIGO: 1 Jurídica
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Pasado Judicial
*Certificado de Existencia y Representación Legal
*Registro de Proponentes
*Boletín de Deudores Morosos del Estado
*Comprobante de Consignación Para Expedición del Boletín
*Autoliquidación EPS, Pensión y A.R.P
*Certificado de Parafiscales
*Carta del Órgano Directivo para Contratar
*Cotizaciones
*Declaración Juramentada de Bienes
*Constancia Rentas y Actividad Económica Privada
*Declaración Juramentada de No Deudas con el Estado
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 13/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO: 1
Jurídica
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
1- 9 PROYECTOS 2 8 X
*Investigaciones
*Informes
2- 4 INFORMES
2-4-1 *Informe de Gestión 2 3 X Se encuentra consolidado en el informe de gestión de la Gerencia
*Actas de Reunión
2-12 PROGRAMAS
2-12-5 Programa Niño 2 3 X Se conservará uno por cada 3 años
*Programa Detección Temprana de la Agudeza Visual
*Programa Promoción y Prevención Salud oral
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 14/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA DE PROMOCION Y PREVENCION CODIGO: 2
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Programa Ampliado de Inmunizaciones (PAI)
*Programa Detección Temprana de Alteraciones del Crecimiento y Desarrollo del Menor
*Ficha Epidemiológica
*Programa Manejo Enfermedad Diarreica Aguda (EDA) (AIEPI) (IAMI)
*Programa Manejo Infección Respiratoria Aguda (IRA) (AIEPI) (IAMI)
*Plan operativo
*Plan de Acción
*Informes
2-12-6 Programa Mujer 2 3 X Se conservará uno por cada 3 años
*Programa Atención en la Salud Sexual Reproductiva
*Programa Detección Temprana de la Agudeza Visual
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 15/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA DE PROMOCION Y PREVENCION CODIGO: 2
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Programa Promoción y Prevención salud Oral
*Registro de detección del Cáncer
*Programa de Detección de Alteraciones del Embarazo (IAMI)
*Ficha Epidemiológica
*Manejo Sindromico de Infección de Transmisión Sexual (ITS)
*Programa Detección Temprana Cáncer Cuello Uterino
*Plan operativo
*Plan de acción
*Informes
2-12-7 Programa Joven y Adulto 2 3 X Se conservará uno por cada 3 años
*Programa Detección Temprana de la Agudeza Visual
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 16/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA DE PROMOCION Y PREVENCION CODIGO: 2
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Programa Promoción y Prevención Salud Oral
*Programa de Detección Temprana de Alteraciones al Joven
*Programa de Detección Temprana de Alteraciones del Adulto
*Ficha Epidemiológica
*Programa Atención Diabetes Tipo I y Tipo II
*Programa Atención Hipertensión Arterial
*Programa Manejo Tuberculosis (TBC)
*Manejo Sindromico de Infección de Transmisión Sexual (ITS)
*Programa Manejo de Leishmaniasis
*Programa Manejo de Dengue
*Programa Manejo de Malaria
*Programa Manejo de Lepra
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 17/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA DE PROMOCION Y PREVENCION CODIGO: 2
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Plan operativo
*Informes
*Plan de Acción
2- 12- 8 Programa de Salud Mental 2 3 X Se conservará uno por cada 3 años
*Planes (acción – operativo)
*Actas (U. A, R.B.C)
*Informes
3 -1 ACTA 2 18 X X
3-1-5 Acta Comité Científico
3-1-6 Acta Comitê Ampliado (Comitê de Ética Hospitalaria Comitê de Infecciones)
3-1-7 Acta Comitê de Vigilância Epidemiológica (COVE)
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 18/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA ASISTENCIAL CODIGO: 3
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
3-1-8 Acta Comité Historias Clínicas
3-4 INFORMES
3-4-1 Informe de Gestión 2 3 X Se encuentra consolidado en el informe de gestión de la Gerencia
3-4-3 Informe de Indicadores del Sistema de información de Calidad en salud
2 3 X
3-10 ESTADISTICAS 2 8 X
3-10-1 Consolidado de Actividades
3-10-2 Estado de Salud de la Comunidad
3-10-3 Socioeconómicas
3-10-4 Informes
3-12 PROGRAMAS
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 19/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA ASISTENCIAL CODIGO: 3
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
3-12-9 Programa Consulta Externa
*Plan operativo
*Plan de acción
*Informes
3-12-10 Programa de Hospitalización 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años
*Plan operativo
*Plan de acción
*Informes
3-12-11 Programa de Cirugía 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años
*Plan operativo
*Plan de acción
*Informes
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 20/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA ASISTENCIAL CODIGO: 3
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
3-12-12 Programa de Partos 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años
*Plan Operativo
*Plan de Acción
*informes
3-12-13 Programa de Complementación Terapéutica 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años
*Programa Terapia del Lenguaje
*Programa Fisioterapia *Programa de Terapia Ocupacional
*Programa de Terapia Respiratoria
*Plan operativo
*Plan de acción
*informes
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 21/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA ASISTENCIAL CODIGO: 3
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
3-11 LABORATORIO 2 8 X Se conservará uno por cada 3
años
*Plan operativo
*Plan de acción
*informes
3-13 FARMACIA 2 8 X
Se conservará uno por cada 3
años
*Inventarios
*Plan de acción
*informes
3-14 HISTORIAS
3-14-1 Historia Clínica 5 15 X Se conservaran las que tengan carácter de investigación científica
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 22/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA ASISTENCIAL CODIGO: 3
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Atención Infantil y Preescolar
*Escala Abreviada en Desarrollo
*Historia de Planificación Familiar Antecedentes
*Programa de Planificación Familiar Inserción DIU
*Encuesta Desarrollo Infantil
*Historia Anticoncepcional
*Historia Odontológica Consulta Externa
*Historia Clínica Odontológica no Programada Urgências
*Hoja de Evolución
*Historia Clínica de Atención de Urgencias
*Epicrisis
*Historia Clínica de Consulta Externa por Primera Vez
*Autorización para Intervención Quirúrgica
*Declaración de Retiro Voluntario
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 23/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA ASISTENCIAL CODIGO: 3
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Historia Aiepi
*Estrategia AIEPI Niños y Niñas Menores de 2 Meses
*Estrategia AIEPI Niños y Niñas de 2 meses a 4 Años
*Ficha Única de Notificación y Casos de Tuberculosis (TBC)
*Programa Control Infección Respiratoria Aguda (IRA)
*Historia Clínica Pacientes con Enfermedad Diarreica (EDA)
*Resultado de Tamizaje Visual
*Resultado de Citología
*Historia Pediátrica
*Historia Perinatal
*Altura Uterina en Función de la Edad Estacionaria
*Grafica de Implemento de Peso para Embarazadas
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 24/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA ASISTENCIAL CODIGO: 3
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Nomograma para Clasificación de la Relación peso
–talla
*Primera Entrevista por Auxiliar de Enfermería
*Atención del Puerperio en Consulta Externa
*Evaluación del Consejero
*Registro Conserjería Pre Prueba VIH SIDA
4 - 1 ACTAS 2 18 X
4- 1- 9 Acta Comité Técnico- Administrativo
4-1-10 Acta Comité de Incentivos
4-1-11 Acta Comité de Capacitación
4-1-12 Acta Comité de Archivo
4-1-13 Acta Comité de Estímulos
4-1-14 Acta de Comité de Bienestar Social
4-1-15 Acta Comité Paritario de Salud Ocupacional
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 25/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO: 4
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
4-1-16 *Acta Comisión de Personal
4-4 INFORMES
4 -4 -1 Informe de Gestión 2 3 X
Se encuentra consolidado en el informe de gestión de la Gerencia
4 - 4 - 4 Informe Financiero 3 17 X Se conservará uno por cada 3 años
*Informe de Caja Menor
*Resoluciones
*Relación de Gastos
*Auditoria Financiera
*Relación de Cartera
*Informe Diario de Bancos
*Conciliación Bancaria
*Consolidado de Ingreso de Efectivo Diario
*Traslados Bancarios
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 26/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINACIERA CODIGO: 4
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Notas Contables
*Relación Comprobantes Servicios Prestados
*Boletín de Ingresos IPS
*Facturas Anuladas
*Informe mensual de ingresos y giros
*Impuestos
*Recibos de Caja
*Consignaciones
*Relación de cheques girados
*Informe de Costos
4-15 LIBROS 3 17 X Digitalización
4 - 15 -1 Libro Mayor y Balances
4-15-2 Libro de Cuentas Por Cobrar
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 27/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO: 4
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
4-15-3 Libro Diario Columnario
4-15-4 Libro Auxiliar de Caja
4-15-5 Libro Auxiliar de Bancos
4-20 ESTADOS FINANCIEROS 3 17 X
*Balance de Comprobación
*Balance General
*Estado de actividad financiera económica y social
*Notas a los Estados Financieros
4-16 COMPROBANTES 3 17 X Se conservarán dos comprobantes por año
4 - 16 – 1 Comprobante de Ingresos
*Comprobante
*Factura
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 28/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO: 4
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
4 - 16 - 2 Comprobante de Egreso
*Comprobante
*Solicitud de Disponibilidad Presupuestal
*Análisis Conveniencia y Justificación
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
*Certificado de Reserva Presupuestal
*Copia del Contrato, Convenio u orden de servicio
*Factura o Cuenta de Cobro
*Orden de giro
*Resoluciones
*Notificación de Adjudicación
*Comprobante de Publicación
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 29/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO: 4
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Declaraciones Tributarias
4-14 HISTORIAS
4 -14 - 2 Historia Laboral 5 90 X Digitalización
*Hoja de Vida Formato Único
*Documento de Identificación
*Certificados de Estudio
*Copia de Fondo de Pensiones
*Acta de Posesión
*Afiliación EPS
*Afiliación A.R.P
*Afiliación a Caja de compensación
*Resoluciones
* Certificado de Inscripción como profesional en la S.S.D (si aplica)
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 30/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO: 4
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Solicitud Extraordinaria de Inscripción y Actualización en el registro Público de carrera Administrativa
*Actualización y Control de Registro publico de Carrera administrativa.
*Inscripción a carrera Administrativa
*Evaluación de desempeño
*Evaluación de Competencias Laborales
*Declaración de Bienes y Rentas
*Certificado de antecedentes disciplinario
*Pasado judicial
*Reconocimiento de Cesantías
*Incapacidades
*Liquidaciones
*investigación de Accidentes Laborales
*Ficha Medica ocupacional
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 31/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO:04
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
4-6 PLAN
4-6-6 Plan Estratégico de Recursos Humanos 2 3 X Se conservará uno por cada 3 años
*Manual de Funciones y Competencias Laborales
*Modelo de Competencias Laborales
*Reglamento Interno de Trabajo
*Relación de Cargos por Programa
*Plan de Acción
*Informes
4 -6- 7 Plan de Incentivos 2 3 X Se conservará uno por cada 3 años
*Plan de Acción
*Informes
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 32/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO: 4
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
4-6-8 Plan Institucional de Capacitación 2 3 X Se conservará uno por cada 3 años
*Plan de Acción
*Informes
4-6-9 Plan de Compras 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años
4-6-9-1 Ejecución Plan de Compras
*Ordenes de Compra
*Cuadro comparativo
*Cotizaciones
*Solicitud de compra ( si aplica )
*Evaluación a proveedores
*Plan de Acción
*Informes
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 33/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO: 4
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
4-6-10 Plan de Mantenimiento 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años
*Solicitud de mantenimiento
*Historia de Equipos (Ficha técnica, Reporte de mantenimiento)
*Plan de Acción
*Informes
4-12 PROGRAMA
4-12-14 Programa de Gestión Documental 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años
*Tabla de Retención Documental
*Actas
*Solicitud de Cambio en la T.R.D
*Plan de Acción
*Paz y Salvo Documental
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 34/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO: 4
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Informes
4-12-15 Programa de Bienestar Social 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años
*Plan de Acción
*Informes
4-12-16 Programa de Salud Ocupacional 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años
*Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
*Panorama de Riesgos
*Plan de Acción
*Informes
4-12-17 Programa para Gestión del Medio Ambiente 2 3 X Se conservará uno por cada 3 años
*Permisos y Estudios Ambientales
*Actas
*Ejecución del Plan de Acción
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 35/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO: 4
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Informes
4-17 NOMINA 2 18 X
Se digitaliza las planillas de
nomina
*Planilla de Nomina
*Informe de Conceptos de Nomina
*Informe Variación Mensual Nómina
*Planilla Pago Entidad Promotora Salud
*Planilla de Pago Fondo de Pensiones
*Planilla de Pago Riesgos Profesionales
*Informe de Movimiento de Cesantías
4-18 INVENTARIOS
4-18-1 Inventario Físicos 3 7 X Digitalización
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 36/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO: 4
CÓDIGO
SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
*Entradas de Almacén
*Salidas de almacén
*Actas (activos fijos, conteo de inventarios etc)
*Reporte Inventario Físico
*Paz y Salvo
*Planos
*Informe de Bienes inmuebles
*Seguros por Catástrofe
*Registro fotográfico
*Denuncios
*Plan de Acción
*Informes
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 37/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO: 4
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
4 -18- 2 Inventario Software 3 7 X Se cambiara de soporte a la par con el avance tecnológico
*Bases de Datos Facturación
*Bases de Datos Asistencial
*Bases de Datos Costos
*Módulo Activos Fijos
*Instaladores de Software
*Reportes de Movilidad
*Sistemas Operativos
*Sistemas Aplicativos
*Plan de Acción
*Informes
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 38/ 39
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO: 4
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo
Gestión
Archivo
Central Ct E M S
4 -18 -3 Inventario Documental 3 7 X
Inventario Historias Clínicas
Inventario Documental
4-19 INSTRUMENTOS DE CONTROL 3 2 X Se elimina ya que encuentran en el sistema
*Radicador de Comunicaciones Oficiales
*Registro de Comunicaciones Oficiales
*Registro préstamo de documentos
Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección Subgerente Administrativo y Financiero Responsable de Gestión Documental
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4-12-14 GDO for 008
Fecha actualización: Febrero 23 de 2010
Revisión No. 9
Página: 39/ 39
Top Related