PROPUESTA SISTEMA DE RELACIÓN DE CLIENTES – ACCIÓN CLIMATICA 1
Propuesta de aplicación de un sistema de relación de clientes para el área comercial
de Acción Climática para el año 2021
Jasmine Brillet Buitrago Merchán
Trabajo presentado para optar al título de
Profesional en Negocios Internacionales
Tutor:
Andrés Ramírez Torres
Universidad Santo Tomas
División de Ciencias Económicas y Administrativas
Facultad De Negocios Internacionales
Bogotá D.C
2020-2
PROPUESTA SISTEMA DE RELACIÓN DE CLIENTES – ACCIÓN CLIMATICA 2
Resumen
Acción Climática es una plataforma de negocios que incursiona en América Latina
fue fundada por José Palma, presidente ejecutivo de la cámara colombo chilena hace cinco
años. Cuenta con el apoyo de la alianza del pacífico y los Gobierno de Colombia, Chile y
Perú. La estudiante realiza su práctica como coordinadora en el área comercial de la
compañía donde se realizan actividades como: investigación de mercados, procesamiento de
base de datos y seguimiento de negociaciones entre empresas.
A lo largo del trabajo práctico se logró evidenciar el alto flujo de afiliaciones
vencidas, bases de datos no actualizadas y así mismo descontentas por parte de los clientes
debido al constante cambio del personal al cual eran dirigidas. Por cuestiones de la coyuntura
mundial en algunos casos la comunicación con las empresas fue nula, generando en este caso
la desafiliación definitiva de la plataforma, del mismo modo una alta disminución de
afiliaciones a la compañía.
Se encontraron diferentes problemáticas tanto externas como internas es por ello que
surge la propuesta de implementar un software para la mejora del sector comercial, sin
embargo, se espera llevar en su totalidad a comienzos del siguiente año. Por ello se crea la
propuesta a lo largo de la práctica especificando un software que cumpla con las necesidades
de la organización.
Palabras clave: Relación con los clientes, Bases de datos, CRM, Eficiencia, Calidad
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Agradecimientos
Primeramente, quiero agradecer a mi familia por brindarme todo su apoyo y
motivación para seguir adelante, por inculcarme la capacidad de lograr mis objetivos, y que a
pesar de que las coyunturas que se presenten ser una persona resiliente para poder adaptarme
al cambio.
Agradezco a todo el equipo de Acción Climática y a Juan Velandia, por brindarme su
confianza y acogida, así mismo por ayudarme a crecer profesionalmente cada día. Por
ayudarme a desarrollar diferentes competencias y apoderarme de las situaciones con las
cuales debe lidiar en el campo laboral. En adición agradecerle a Johanna Cruz por su
paciencia y su liderazgo, por demostrarme que cada vez podemos encontrar mejores
oportunidades que las anteriores.
Del mismo modo agradecer a la institución por brindarme el espacio para aprender de
esta carrera, al profesor Diego Arias por su paciencia y colaboración, por instruirnos y
motivarnos a destacar y marcar la diferencia en el ámbito profesional. Y finalmente a mis
compañeros de clase, por su energía y ánimo a través de estos años, por crear en mí la aptitud
de acrecentar mis habilidades y conocimientos.
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Tabla de contenido
Resumen ........................................................................................................................................... 2
Agradecimientos .............................................................................................................................. 3
Introducción ..................................................................................................................................... 6
Parte II ............................................................................................................................... 7
Presentación de la Organización .................................................................................................... 7
Aspectos Generales............................................................................................................. 7
Ubicación Geográfica ......................................................................................................... 8
Estructura Organizativa Acción Climática ......................................................................... 8
Estructura Organizativa del Área Comercial de Acción Climática .................................... 8
Parte III ........................................................................................................................... 10
Unidad o departamento en el que desarrolló la práctica ........................................................... 10
Análisis Dofa Del Área Comercial ................................................................................... 10
Parte III ........................................................................................................................... 11
Planteamiento de Plan de Mejora a las Prácticas Profesionales ............................................... 11
Planteamiento Central del Informe de Prácticas Profesionales ........................................ 11
Importancia Limitaciones y Alcances del Trabajo. .......................................................... 16
Objetivo General del Informe ........................................................................................... 17
Parte IV ........................................................................................................................... 18
Planteamiento de Plan de Mejora Respecto a las Prácticas Profesionales .............................. 18
Propuesta de Mejora ......................................................................................................... 18
Conclusiones ..................................................................................................................... 22
Bibliografía ....................................................................................................................... 24
Anexos .............................................................................................................................. 24
Parte V ............................................................................................................................ 27
Seguimiento a la práctica profesional ......................................................................................... 27
Programación de actividades realizadas en la organización ............................................. 27
Cumplimiento de objetivos trazados. ............................................................................... 27
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Listado de Figuras
Figura 1. Ubicación geográfica AC .................................................................................. 8
Figura 2. Estructura del Área Comercial AC .................................................................... 9
Figura 3. Proceso de búsqueda AC comercial ................................................................ 11
Figura 4. Base preliminar Kilimo ................................................................................... 12
Figura 5. Base de datos Kilimo ....................................................................................... 13
Figura 6. Tabla de gestión comercial Kilimo.................................................................. 14
Figura 7. Reuniones programadas Colombia .................................................................. 14
Figura 8. Reuniones sostenidas Colombia ...................................................................... 15
Figura 9. Tablero de tareas Trello ................................................................................... 15
Figura 10. Base de CRM potenciales ............................................................................. 18
Figura 11. Afiliaciones Hobspot ..................................................................................... 19
Figura 12. Cuadro de tareas Hobspot .............................................................................. 20
Figura 13. Contactos hobspot ......................................................................................... 20
Figura 14. Directorio contactos hobspot ......................................................................... 21
Figura 15. Sistema integrado hobspot ............................................................................. 21
Figura 16. Seguimiento contactos hobspot ..................................................................... 22
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Introducción
El presente estudio involucra el campo comercial de Acción climática, considerado
como el sector de mayor peso y magnitud dentro de la compañía. Por efectos de la pandemia
y la forzosa implementación del teletrabajo, los procedimientos y metas que se fijaron dentro
de la gestión anual de los afiliados fue postergada y en algunos casos omitidas por no contar
con los contactos requeridos.
Así mismo los procedimientos y patrones que se manejan para el seguimiento y
control de los afiliados implican la utilización de plataformas adquiridas por Google suite.
Gran parte de las bases de datos son realizadas por medio de Excel sin embargo su
programación no es suficiente para contener toda la información que abarca el trabajo. En
algunos casos los practicantes deben lidiar con la gestión de cada empresa con la información
suministrada por el practicante anterior dejando así vacíos y una comunicación nula, es por
ello que este proceso juega un papel importante a mejorar.
La presente investigación cuenta con cuatro partes importantes, primeramente, la
presentación de la empresa donde se encontrará aspectos importantes de ella. Seguido del
planteamiento del plan de mejora, donde se espera conocer los antecedentes y procedimientos
para llevar a cabo el proyecto. En la tercera parte contamos con la propuesta de mejora
basado en los puntos anteriores optando por una alternativa viable para mejorar ciertas
características de la empresa. Y por último el seguimiento práctico del trabajo profesional
dentro acción climática así mismo el seguimiento de las actividades realizadas dentro del
espacio de trabajo.
Mediante el siguiente documento se espera proponer un sistema de gestión de clientes
CRM (Ver anexo 1), para el área comercial de Acción Climática con fin de fortalecer tanto el
PROPUESTA SISTEMA DE RELACIÓN DE CLIENTES – ACCIÓN CLIMATICA 7
seguimiento de contactos, mejorar la experiencia del cliente, no abandonar información
altamente importante y ampliar la captación de afiliaciones debido a los tiempos de respuesta.
Esta investigación se creó con el interés de conocer algunas metodologías de
innovación a las cuales las empresas deben incurrir para ser competitivas y del mismo la
importancia de la automatización de procesos que se vienen presentando a nivel mundial
gracias a la globalización.
Parte II
Presentación de la Organización
Aspectos Generales
Misión
Asumir el liderazgo empresarial en América Latina a través de la creación de
una plataforma global que conecte a empresas, organizaciones y otros actores de la
sociedad con el objeto de converger y consolidar los distintos espacios,
conocimientos, prácticas y experiencias que existen dentro de la lucha contra el
cambio climático y que buscan reducir sus efectos y desarrollar estrategias de
mitigación y adaptación frente a éste (Acción Climática, s.f.).
Valores
• La lucha contra el Cambio Climático es nuestra VOCACIÓN.
• La HONESTIDAD es la base de toda conducta.
• Los RESULTADOS son el éxito de la organización.
• Los pequeños DETALLES marcan una gran diferencia.
• Un EQUIPO UNIDO es un equipo eficaz.
• Un CLIENTE SATISFECHO es un trabajo bien hecho (Acción Climática,
s.f.).
PROPUESTA SISTEMA DE RELACIÓN DE CLIENTES – ACCIÓN CLIMATICA 8
Ubicación Geográfica
Acción climática actualmente maneja una sede a nivel Latinoamérica, en este caso la
gestión es realizada en Bogotá, Colombia. Específicamente se encuentra en la zona norte de
la ciudad, en el World Trade Center junto a la Cámara Colombo Chilena, Se encuentra
ubicado dentro de la calle 100 No 8A - 55, Torre C, Oficina 715.
Figura 1. Ubicación geográfica AC
Nota: Adaptado desde Google, (s.f.) [Acción Climática]; Todos los derechos reservados 2020 por
Google. Adaptado con permiso del autor.
Estructura Organizativa Acción Climática
(Ver Anexo 2)
Estructura Organizativa del Área Comercial de Acción Climática
En la actualidad se encuentra conformado primeramente por Johanna Cruz quien se
encarga de controlar y captar todas las actividades que se encuentran en este sector, por
consiguiente, este cuenta con cuatro practicantes: Karla Vargas, Vanessa Torres, Nathalia
García y Jasmine Buitrago.
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Figura 2. Estructura del Área Comercial AC
Nota: Elaboración propia.
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Parte III
Unidad o departamento en el que desarrolló la práctica
El desarrollo de la práctica se lleva a cabo desde el área comercial una de los sectores
más importantes dentro de la organización.
Análisis DOFA del Área Comercial
Tabla 1. Análisis DOFA
Debilidades Oportunidades
• Sistemas de gestión de clientes
largos y desactualizados.
• Retrasos en afiliaciones que
implican mayor tiempo del que se
estimó.
• Cambio de personal debido a que
gran parte de las labores son
realizados por los practicantes.
• Los contactos que fueron
relevantes en su momento pueden
quedar extraviados fácilmente y el
proceso de recuperación es
complejo
• Implementación de las Tics
incluye un crecimiento del
mercado
• Ampliación del mercado por el
apoyo por parte de la Alianza del
pacífico.
• Robustecimiento de la plataforma
Orusdata para la adquisición de
contactos.
• La implicación de la plataforma
dentro del contexto global
incrementará las relaciones
comerciales entre empresas o
países.
Fortalezas Amenazas
• Alta satisfacción del servicio
implementado al cliente.
• Personal joven y constantemente
capacitado.
• Implementación de exclusividad a
cada uno de los usuarios.
• Afiliaciones a nivel
Latinoamérica.
• Incremento de posibles
competidores.
• Eventualidades inesperadas como
desastres naturales.
• Impactos económicos que afectan
directamente el control de la
gestión.
• Nuevas tecnologías, generan un
alto grado de innovación Nota: Elaboración propia.
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Parte III
Planteamiento de Plan de Mejora a las Prácticas Profesionales
Planteamiento Central del Informe de Prácticas Profesionales
A raíz de la matriz DOFA mencionada uno de los procesos de mayor peso en estos
momentos es la gestión de procesamiento de datos e información en el área comercial.
El plan comercial de Acción Climática implica acrecentar los clientes que pueden ser
considerados como potenciales, con el fin de mejorar su conexión empresarial mediante el
factor determinante que es el cuidado al medio ambiente, aun así dentro de la afiliación
comercial de acción climática se ofrece un porcentaje de éxito del 10% (Ver anexo 3).
Podemos ver el procedimiento que se realiza con los afiliados a través de la siguiente imagen.
Figura 3. Proceso de búsqueda AC comercial
Nota: Tomado de Acción Climática (2020) Proceso de búsqueda Comercial. Todos los derechos reservados.
De este modo a cada practicante le es delegado aproximadamente cinco empresas de
las cuales se espera que dentro de sus tareas semanales logre trabajar con cada una de ellas.
Primeramente, se encargan de adquirir las empresas potenciales para el afiliado de acuerdo
con sus filtros de búsqueda tales como su actividad económica. Dentro de la base de datos
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preliminar de aproximadamente 70 contactos debe contar con datos como el nombre,
actividad económica y sitio web como se logra ver a continuación.
Figura 4. Base preliminar Kilimo
Nota: Elaboración propia.
Una vez que el afiliado apruebe los contactos que sean de su interés, se debe
implementar otra base de datos donde se cuente con información más detallada que debe
contener nombre, correo y cargo de la persona encargada en estas empresas. Adicionalmente
realizar la comunicación directa mediante correos y el proceso de seguimiento que también se
lleva por medio de colores que demuestran en qué tipo de seguimiento se encuentra cada
empresa potencial.
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Figura 5. Base de datos Kilimo
Nota: Elaboración propia.
Si se logra obtener una reunión con las empresas que se encuentran dentro de la base
de datos en este caso denominadas con el color verde, el coordinador deberá asistir a la
reunión y atender cualquier inquietud que se realice por las partes. Una vez termine la
reunión se deben actualizar dos matrices, la primera que es la tabla de gestión comercial de la
empresa afiliada donde se lleva un control de fechas y empresas con las cuales se reunieron.
Por último, la tabla de reuniones programadas y sostenidas de los afiliados, que maneja casi
la misma metodología.
PROPUESTA SISTEMA DE RELACIÓN DE CLIENTES – ACCIÓN CLIMATICA 14
Figura 6. Tabla de gestión comercial Kilimo
Nota: Adaptado de Acción Climática, Tabla de gestión Comercial (Comunicación personal, 2020), Todos los
derechos reservados.
Figura 7. Reuniones programadas Colombia
Nota: Adaptado de Acción Climática, Reuniones programadas Colombia (Comunicación personal, 2020),
Todos los derechos reservados.
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Figura 8. Reuniones sostenidas Colombia
Nota: Adaptado de Acción Climática, Reuniones sostenidas Colombia (Comunicación personal, 2020), Todos
los derechos reservados.
Adicionalmente para llevar a cabo las metas o tareas que cada una de las
coordinadoras comerciales debe cumplir semanalmente se implementó un software de
administración llamado Trello, esto con el fin de tener un seguimiento mayor de las tareas y
reuniones que se llevaron a nivel regional.
Figura 9. Tablero de tareas Trello
Nota: Adaptado de Trello, Tablero de tareas Acción Climática (Comunicación personal, 2020), Todos los
derechos reservados.
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Como se logra evidenciar, los procedimientos para la gestión de cada afiliado suelen
ser diligenciados de forma manual y ser muy diversos generando así ser olvidados o
actualizados de manera inmediata.
La creación de la propuesta nace con el fin de aglomerar todos estos procedimientos
de manera conjunta en un solo sistema, contar con información en tiempo real y mejorar la
relación con los clientes.
Importancia Limitaciones y Alcances del Trabajo.
Importancia:
• Optimizar los procesos utilizados por el área para el seguimiento de ventas y
servicio de una manera rápida y eficaz.
• Acceder a un mayor control dentro del sector comercial.
• Integrar los datos de manera exacta y actualizada.
• Mayor manejo de los datos obtenidos a través del tiempo.
Alcances:
• El documento explora el sector comercial de Acción climática, sus
procedimientos y técnicas para el seguimiento de sus clientes.
• De igual forma la sugerencia de implementar un sistema automatizado en
específico que fortalecerá los procedimientos de Información y Datos
• Implementar este prototipo para los próximos practicantes.
• Presentar un prototipo el cual se espera implementar.
Limitaciones:
• Debido a la disminución de afiliaciones los costos requieren ser reducidos.
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• Llevar a cabo la finalización del proyecto en su totalidad, durante el período en
que se lleva la práctica.
• Implementar la propuesta de fortalecimiento a toda la organización.
• Llevar a cabo la aprobación del software por parte de los directivos.
Objetivo General del Informe
Establecer una propuesta de mejoramiento mediante la implementación de un CRM
en el área comercial de Acción Climática para el próximo año.
Objetivos Específicos
• Instaurar el sistema de gestión de relación de clientes más adecuado a las necesidades
de la organización.
• Optimizar los procesos en el área comercial con la implementación del CRM.
• Conocer los posibles resultados que se van a obtener mediante la implementación del
software.
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Parte IV
Planteamiento de Plan de Mejora Respecto a las Prácticas Profesionales
Propuesta de Mejora
Llevar a cabo una implementación de un sistema de relación con los clientes suele ser
un proceso arduo y bastante largo, según Valcárcel (2001 ), este tipo de decisiones se deben
llevar a cabo de acuerdo con las necesidades de la compañía y con el personal adecuado. A
raíz de la intención de implementar un software de relación para los clientes, se realizó una
investigación preliminar para conocer las funciones de cada una de las empresas y los costos
en los cuales se debía incurrir, dentro de este listado encontramos diferentes firmas como
Hubspot, Bitrix, Microsot Dynamics, entre otros.
Figura 10. Base de CRM potenciales
Nota: Elaboración Propia.
Una vez realizada la socialización en adición con los conocimientos y experiencia por
parte de la directora comercial, se llega a la conclusión que por efectos de la coyuntura del
Covid- 19, no se cuenta por el momento con un presupuesto tan alto para la adquisición del
software, de este modo se opta por un CRM gratuito, además de establecer posibles opciones
primeramente de HubSpot y Britix24. Durante la siguiente investigación sólo se abarcará la
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primera opción ya que la utilización de Britix24 ya es un procedimiento conocido por la
organización en años anteriores.
Según Hubspot (2020), es una herramienta muy accesible que combina las
adquisiciones, los contactos y la información en un solo sitio, con el fin que ayudar a las
empresas a estar a la vanguardia del mercado. En la actualidad todos estos software tienen la
capacidad de ofrecer un servicio personalizado a cada empresa, lo que lo hace este producto
especial es que ofrece una membresía gratuita bastante grande y accesible.
Para medios estratégicos se podrá mantener un registro total de las afiliaciones y el
tiempo real que posee la afiliación, del mismo modo la fecha en la cual su ingreso expira
directamente del servicio.
Figura 11. Afiliaciones Hubspot
Nota: Tomado de knowledge Hubspot, Deals (2020), Todos los derechos reservados.
Por lo tanto, en lo que respecta al área se logra acceder a un tablero de tareas para
todos y cada uno de los integrantes, como se había mencionado este tiene la capacidad de
mostrar quienes pueden ver o no los objetivos semanales o mensuales. Esto implicaría una
mejoría ya que cualquiera de los integrantes podrá a acceder a toda la información sin la
necesidad de ingresar a otros medios o plataformas.
PROPUESTA SISTEMA DE RELACIÓN DE CLIENTES – ACCIÓN CLIMATICA 20
Figura 12. Cuadro de tareas Hubspot
Nota: Tomado de knowledge Hubspot, Tasks (2020), Todos los derechos reservados.
Del mismo modo para lograr un mayor control de los contactos altamente
potenciales, este sistema maneja una especie de directorio, donde contará con aspectos
importantes como el nombre, cargo y correo con el cual se logre obtener un interés directo.
Dejando atrás la función de revisar todas y cada una de las bases de datos que se realizan
cada año.
Figura 13. Contactos Hubspot
Nota: Tomado knowledge Hubspot, de Contacts (2020), Todos los derechos reservados.
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Figura 14. Directorio contactos Hubspot
Nota: Tomado de knowledge Hubspot, Contacts (2020), Todos los derechos reservados.
En un ámbito más adentrado a las funciones específicas de los coordinadores
comerciales, por medio de este CMR se podrá enviar correos, gestionar llamadas telefónicas,
coordinar reuniones, de manera conjunta en la plataforma.
Figura 15. Sistema integrado Hubspot
Nota: Tomado de knowledge Hubspot, Email (2020), Todos los derechos reservados.
En adición se logrará realizar el respectivo seguimiento al correo o contacto si este lo
requiere, esto creará una mejor organización y así mismo contar con la información valiosa
para que el área comercial logre destacar en un ámbito competitivo.
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Figura 16. Seguimiento contactos Hubspot
Nota: Tomado de knowledge Hubspot, Follow (2020), Todos los derechos reservados.
Como se ha logrado evidenciar la posible implementación de este sistema generaría
un mayor provecho en términos tiempo de los integrantes de la empresa, generando
directamente más eficiencia a la compañía y por ende que logre ser más competitiva en el
mercado, en este caso HubSpot ofrece servicios gratuitos para cualquier persona que requiera
un CRM, algunas funciones requieren adquirir un plan mensual que buscaría ser
implementado conforme la empresa crezca.
Conclusiones
A lo largo de la práctica del área comercial en acción climática se lograron evidenciar
ciertas problemáticas como base de datos desactualizadas o la perdida de afiliaciones a lo
largo de la coyuntura social. Esto implico llevar a cabo una propuesta de implementar un
sistema de relación con los clientes, mediante el cual se espera optimizar procesos o así
mismo mejorar aspectos de la compañía como la calidad y eficiencia.
Por el constante cambio de personal dentro de la organización se decidió que este
proyecto será puesto en marcha a lo largo de los meses que quedan del año y del mismo
modo se espera lanzar a comienzos del año 2021.
Un CRM es uno de los sistemas más utilizados por las empresas para contar con
información actualizada y así mismo fidelizar a los clientes y a los próximos que muestren
PROPUESTA SISTEMA DE RELACIÓN DE CLIENTES – ACCIÓN CLIMATICA 23
interés. Seleccionar este tipo de plataformas requiere un estudio muy claro y conciso, para
brindar soluciones a Acción climática se propone el sistema Hubspot que al ser gratuito
también es bastante práctico ya que cuenta con todas y cada una de las actividades que dentro
de la organización se estaban realizando de manera autónoma para trabajar de manera
conjunta y automatizada.
En la actualidad el área comercial maneja 30 empresas, donde 20 de ellas están
vencidas y el restante se encuentra vigente pero con un plan de acción atrasado, tan sólo 5 de
ellas realizan un plan de renovación de afiliación. Se espera que con la implementación del
software el área aumente un porcentaje de éxito a un 25%, además de realizar un mayor
seguimiento a los clientes con el fin de disminuir la cantidad de empresas vencidas en un
50%, que proporcionalmente duplique las renovaciones.
Este procedimiento implicara de igual manera un tiempo considerable de 4 meses
donde se realicen todos los procedimientos de implementación, capacitación y alimentación
de información de la base de datos al CRM. De igual forma se estima que los beneficios que
traigan consigo la implementación de este software se llevarán a cabo en un tiempo
aproximado de 10 meses.
PROPUESTA SISTEMA DE RELACIÓN DE CLIENTES – ACCIÓN CLIMATICA 24
Bibliografía
Acción Climática (s.f.). Nuestra misión. https://www.accionclimatica.net/mision
Acción Climática (s.f.). Planes de Acción Comercial.
https://www.accionclimatica.net/planesdeaccioncomercial
Chen, I.J. & Popovich, K. (2003), Understanding customer relationship management (CRM):
People, process and technology, Business Process Management Journal, 9(5), pp.
672-688. https://doi.org/10.1108/14637150310496758
Google. (s.f.) [Acción Climática]. Google maps.
https://www.google.com/maps/place/Acci%C3%B3n+clim%C3%A1tica/@4.687759
9,74.0933885,13z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x8e3f9ac193ea2559:0xb1038bc3b15
d16d8!8m2!3d4.6877608!4d-74.0583689.
Hubspot. (s.f.) Base de conocimientos de Hubspot.
https://knowledge.hubspot.com/es/tasks/use-tasks
Valcárcel, I. (2001). Understanding customer relationship management (CRM): People,
process and technology. Fundación Confemetal.
PROPUESTA SISTEMA DE RELACIÓN DE CLIENTES – ACCIÓN CLIMATICA 25
Anexos
Anexo 1. (Crm) Gestión De Relaciones Con Los Consumidores
“La gestión de relaciones con los clientes (CRM) es una combinación de personas,
procesos y tecnología que busca comprender a los clientes de una empresa. Es un enfoque
integrado para gestionar las relaciones al centrarse en la retención de clientes y el desarrollo
de las relaciones” (Chen & Popovich, 2003, P. 672).
Anexo 2. Estructura Organizativa De Acción Climática
Como se logra observar a continuación la empresa está liderada por José Palma que
toma todas las decisiones institucionales, seguido de Heidi junto con Daniela que abarcan
toda la planeación táctica y finalmente las directoras de cada área que manejan un nivel
operativo de cada sector. Cabe resaltar el alto flujo de practicantes que maneja la
organización esto debido a que gran parte del trabajo es realizado por ellos.
Nota: Elaboración propia.
PROPUESTA SISTEMA DE RELACIÓN DE CLIENTES – ACCIÓN CLIMATICA 26
Anexo 3. Proceso de afiliación comercial Acción Climática
La afiliación del plan comercial incluye de 10 a 12 reuniones con clientes potenciales,
adicionalmente se realiza un proceso de seguimiento para generar que las relaciones
comerciales logren ser exitosas. Este plan viene acompañado de servicios de comunicación
como boletines informativos o webinars y el tiempo estimado de afiliación es semestral. Su
precio oscila entre 800- 1200 USD. (Los precios varían conforme el tamaño de la empresa).
Se considera una afiliación vencida cuando excede el límite de tiempo y no logra la cantidad
de reuniones especificadas dentro del plan de Acción.
PROPUESTA SISTEMA DE RELACIÓN DE CLIENTES – ACCIÓN CLIMATICA 27
Parte V
Seguimiento a la práctica profesional
Programación de actividades realizadas en la organización
La estudiante tendrá la capacidad de realizar una comunicación directa entre afiliados
y clientes potenciales, deberá hacer investigación de mercados de acuerdo al sector que los
clientes deseen. Tendrá que hacer una captación de procesamiento de datos, así mismo
realizar seguimiento de contactos y llamadas. Coordinar un cierto número reuniones a la
semana para cumplir con la afiliación de cada uno de las empresas afiliadas. Estar
constantemente informada en cuanto a temas del cambio climático y medio ambiente.
Finalmente, actualizar las tablas de gestión de las empresas las cuales fueron delegadas.
PROPUESTA SISTEMA DE RELACIÓN DE CLIENTES – ACCIÓN CLIMATICA 28
Cumplimiento de objetivos trazados.
Tabla 2. Cumplimiento de objetivos trazados
Ciclo Fecha Actividades Dificultades
Ciclo 1
22/06/20
22/07/20
Investigación de mercados: Una nueva empresa
llamada Kilimo adquiere la afiliación comercial está
empresa argentina quería comenzar con su plan
piloto en Colombia. Para ello solicita un plan de
trabajo para incursionar en el país.
Adquisición de información verídica y actualizada por
parte de los ministerios nacionales.
Proceso de empalme: Por medio de la anterior
practicante se muestran las tareas y procedimientos
que se deben llevar a cabo. Del mismo modo fueron
delegadas las empresas que deben ser asumidas por
el aspirante.
Obtener conocimiento de todos y cada uno de los
procedimientos, así mismo la adquisición de datos para las
bases.
22/07/2020
22/08/2020
Capacitaciones: Por medio de diferentes plataformas
digitales como la ONU y Cursera, se capacita todo el
personal de Acción climática. Del mismo modo se
adquiere una certificación para comprobar la
finalidad de este.
Los cursos requieren una alta intensidad horaria, suelen ser
extensos.
Seguimiento y gestión: Las empresas que fueron
delegadas, se enviaron los respectivos correos a las
empresas potenciales.
Conseguir los datos en algunas empresas suele ser tedioso
debido a sus políticas de privacidad.
Ciclo 2
22/08/2020
22/09/2020
Empalme a nuevos practicantes: Debido a la
adquisición de afiliaciones y aumento de la
demanda, la organización agregó dos practicantes
más que lograrán disminuir la intensidad laboral de
las practicantes, del mismo modo delegar
específicamente cada tarea.
____________
Seguimiento y gestión: Debido a que no se lograba
el objetivo de reuniones, se creó una meta semana
del 200 correo por practicante.
Las practicantes no contaban con la información necesaria
para lograr el objetivo cuantitativo.
Reestructuración de la gestión comercial: Durante
las prácticas se realizó un cambio de jefe, en este
caso se reorganizaron las actividades y tareas para
cada uno de los practicantes.
Asertividad en los objetivos requeridos.
22/09/2020 -
22/10/2020
Actualización y gestión: en cuanto a afiliaciones
vencidas así mismo llevar a cabo el proceso de
gestión de Startups que desean una gestión más
rápida.
____________
Ciclo 3
22/10/2020 -
22/11/2020
Proceso de optimización: se llevó a cabo una mejor
gestión comercial generando así lograr terminar
afiliaciones que estaban próximas a vencer o
vencidas.
Coordinar con los directivos de las otras organizaciones
debido a su poco espacio en la agenda
22/11/2020-
22/12/2020
Durante el último período de prácticas se realiza, el
proceso de entrega de plan de mejora así mismo de
empalme a los siguientes practicantes.
____________
Nota: Elaboración propia.
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