UNIVERSIDAD PEDAGOGICA DE EL SALVADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
“PROPUESTA DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR LA LIQUIDEZ,
ASESORA PUBLICITARIA CENTROAMERICANA, S.A. DE C.V. 2009-2011”
TRABAJO DE GRADUACIÓN PARA OPTAR AL TITULO DE LICENCIATURA EN
CONTADURÍA PÚBLICA
PRESENTADO POR:IVANIA GUADALUPE RODRIGUEZKARE JULISSA VASQUEZ DEL CID
MISAEL ANTONIO DOMINGUEZ PÉREZ
ASESOR:LIC. ELÍAS ANTONIO GÓMEZ DE LEÓN
SAN SALVADOR, 2010
1
1. Marco Conceptual 1
1.1 Introducción 1
1.2 Objetivos 4
1.3 Antecedentes de Problema 5
1.3.1 Control Interno 5
1.3.2 Importancia del Control Interno 8
1.3.3 Historia del Control Interno 9
1.3.4 Evolución del Control Interno 10
1.3.5 Antecedentes del Control Interno en El Salvador 13
1.3.6. Elementos de una estructura de Control Interno según
Normas de Auditoria 15
1.3.6.1 Ambiente de Control 15
1.3.6.2 Sistema Contable 16
1.3.6.3 Procedimiento de Control 21
1.3.7 Las Normas y el Control Interno 22
1.3.8 Enfoque Contemporáneo del Control Interno según informe
COSO II 23
1.3.8.1 Componentes del Control Interno 24
1.3.9 Liquidez 29
1.4 Justificación 31
1.5 Planteamiento del problema 32
1.5.1 Antecedentes de la empresa Asesora Publicitaria
2
Centroamericana, S.A. de C.V. 33
1.6 Alcances y limitaciones 34
1.7 Recuento de conceptos y categorías a utilizar 37
2. Marco Teórico 40 2.1 Fundamentación Teórica Metodológica 40
2.1.1 Proceso Administrativo 402.1.2 Planeación 412.1.3 Organización 432.1.4 Integración de Personal 442.1.5 Dirección 452.1.6 Control 452.1.7 Aplicación de políticas y estrategias administrativas
Para fortalecer áreas funcionales de la organización 452.1.7.1 Políticas 462.1.7.2 Clasificación de las políticas 472.1.7.3 Estrategias 482.1.7.3.1 Formulación de estrategias 492.1.8 Control 502.1.8.1 Control interno 512.1.8.2 Importancia del control interno 522.1.8.3 El control administrativo 522.1.8.4 El control contable 522.1.8.5 El control financiero 532.1.9 Elementos de una estructura de control interno según auditoría 532.1.10 Componentes del control interno según informe COSO II 542.1.11 Liquidez 582.1.11.1 Importancia y Ventajas de la Liquidez 602.1.11.2 Relevancia que tiene la liquidez para la Administración 612.1.12 Optimización 70
2.1.13 Sistema Contable 71
2.1.13.1 Importancia de los Sistemas Contables 72
2.1.13.2 Estructura de un Sistema Contable 732.1.13.3 Utilización de la información contable 742.1.13.4 Importancia de la auditoría en el control interno 752.1.14 El control interno según la Norma Internacional de Auditoría 762.1.14.1 Riesgo inherente 772.1.14.2 Riesgo de control 772.1.14.3 Riesgo de detección 772.2 Construcción del Marco Empírico. 772.2.1 Monografía 772.2.2 Metodología de la Investigación 812.2.2.1 Población 82
3
2.2.2.2 Procedimientos para la obtención de datos 822.2.2.3 Técnicas e Instrumentos utilizados 822.2.2.3.1 Entrevista 832.2.2.3.2 Cuestionario 832.2.2.3.3 Presentación de datos 832.2.2.3.4 Procedimiento estadístico 83 2.2.2.3.5 Diseño de instrumento de recopilación de la Información:
Cuestionario 832.2.2.3.6 Exposición de los resultados 882.2.2.3.7 Limitaciones de la investigación 1012.4 Formulación Metodológica de lo investigado 1032.5 Desarrollo y Definición Teórica 1043 Marco Operativo 1073.1 Descripción de los sujetos de Investigación 1073.2 Procedimientos para recopilación de datos 1073.3 Especificación de la Técnica para el análisis de datos 1083.3.1. Análisis e Interpretación de Resultados 1083.4 Cronograma 1143.5 Recursos 1163.6 Índice Preliminar sobre informe final 1163.6.1 Marco Conceptual 1163.6.2 Marco Teórico 1163.6.3 Marco Operativo 117
Sugerencia de Control Interno para la empresa 117Bibliografía 121
4
CAPITULO I
1. Marco Conceptual
1.1 INTRODUCCION
El siguiente documento denominado “Propuesta de control interno para optimizar
la liquidez, en Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., San Salvador
2009”, tiene como objetivo recomendar un modelo de control interno para
optimizar la liquidez y los recursos y así lograr una gestión empresarial eficiente, la
base sobre la cual haremos la recomendación será el informe COSO, ya que es el
último estudio realizado sobre este tema tan importante.
La tendencia actual hacia la globalización de la economía resalta la importancia
del concepto competitividad, para impulsar regiones económicas, naciones,
empresas y profesionales graduados en todas las disciplinas del conocimiento,
quienes están obligados a realizar sus mejores esfuerzos, inversiones e ideas
para garantizar sobrevivir y sobresalir con éxito ante sus competidores.
El entorno donde se desarrolla la empresa salvadoreña se vuelve cada vez más
competitivo, tanto para las organizaciones públicas como para las privadas, lo que
les obliga a sistematizar y actualizar procesos que les permitan alcanzar metas,
ser auto sostenibles y mejorar su posición en el mercado.
En las últimas décadas en El Salvador se ha buscado fortalecer integralmente el
crecimiento empresarial, con el ofrecimiento de planes de financiamiento de
acuerdo a sus necesidades, facilitándole el acceso a los mercados internacionales
y brindándole oportunidades de capacitación. A pesar de todo esto no se ha
alcanzado en gran medida un desarrollo eficiente.
Con los Tratados de Libre Comercio (TLC´s), que conlleva a la apertura y
ampliación de mercados, las exigencias de calidad cada vez son mayores,
principalmente para la micro y pequeña empresa, situación que ha generado la
urgente necesidad de prepararse para afrontar la competencia y así garantizar
mantenerse y crecer en el mercado ya conquistado.
5
En El Salvador es notoria la preocupación del gobierno y de los diferentes
sectores económicos por encontrar soluciones que refuercen las capacidades
empresariales, que permitan competir y obtener ventajas que garanticen su
desarrollo económico. En este país cuyo parque industrial está mayoritariamente
conformado por el sector de la micro y pequeña empresa, es urgente la
aportación de ideas administrativas y de mercadeo que contribuyan a mejorar el
nivel de competitividad existente.
Aunque se hacen los esfuerzos por parte de la micro y pequeña empresa para
adoptar una serie de herramientas que ayuden a generar productos y servicios de
calidad, que cumplan con las exigencias de los clientes y que respalden al recurso
humano, organizacional y financiero, están más enfocadas a cuestiones de
mejorar procesos productivos y de negocios, descuidando una parte fundamental
en la gestión administrativa como lo es el diseño de políticas y estrategias que
orienten y canalicen los esfuerzos que realiza la organización.
Por ello los autores del presente trabajo han decidido aportar una herramienta
técnica que fortalezca el nivel organizacional y mercadológico de una típica
pequeña empresa salvadoreña dedicada a la industria publicitaria denominada
“Asesora Publicitaria Centroamericana S.A. de C.V.”
Dada la importancia que para el éxito de la empresa tiene la aplicación de
acertadas políticas y estrategias administrativas y mercadológicas, este trabajo
pretenderá contribuir a mejorar la administración de la empresa antes mencionada
La investigación se desarrolla de la siguiente manera:
En el Capítulo I denominado “MARCO CONCEPTUAL” contiene cinco apartados
que se describen así: 1.2) Antecedentes del Problema, que abarca los dos temas
principales del trabajo, que son: EL CONTROL INTERNO Y LA LIQUIDEZ; 1.3)
Justificación, explica lo importante de la investigación y el aporte teórico que se
6
pretende alcanzar; 1.4) Planteamiento del Problema, es la respuesta a una
necesidad dentro de la entidad por lo cual se hace la sugerencia de control interno
para su aplicación; 1.5) Alcance y Limitaciones, describe los alcances y las
limitaciones existentes relacionadas a la investigación; y 1.6) Recuento de
conceptos y definiciones utilizados en la investigación.
En el segundo capítulo se desarrolla el Marco Teórico donde se presenta la
fundamentación teórico – metodológica Además se presenta la construcción del
marco empírico, la formulación teórico metodológica de lo investigado y el
desarrollo y definición teórica.
En el tercer capítulo se presentan los resultados de la investigación realizada a la
misma; a través de encuestas, cuestionarios y observación directa, que permitió
conocer y detectar la situación en que se encuentra la compañía.
El presente estudio como parte de la formación y cumplimiento de requisito de
graduación en la especialidad de contaduría Pública, permitirá mediante el
análisis, tener un panorama general sobre la necesidad que actualmente pueda
tener la pequeña empresa de contar con herramientas técnicas que incluya
aspectos que fortalezcan la gestión administrativa y contable, permitiendo con ello
la toma de decisiones eficientes y eficaces.
1.2 Objetivos de la InvestigaciónObjetivo GeneralRecomendar un modelo de Control interno para optimizar la liquidez de la
empresa Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., enfocado al control
Financiero y Administrativo, que permita optimizar los recursos y lograr una
gestión empresarial eficiente.
7
Objetivos Específicos1. Determinar el nivel de liquidez de la empresa a fin de establecer la situación
financiera actual y administrativa de Asesora Publicitaria Centroamericana,
S.A. de C.V.
2. Explicar a la gerencia la importancia de la liquidez dentro de la empresa.
3. Proporcionar a la gerencia una herramienta que ayude a salvaguardar los
activos de la empresa y evite pérdidas por fraudes.
1.3 Antecedentes del problema
1.3.1. Control InternoEl origen del control interno suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la
partida doble, que fue una de las medidas de control en esa época pero no fue
hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar
y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.
Como primer herramienta de ello, está el nacimiento y evolución de los números,
con los cuales empezaron a realizar cuentas simples e incluso utilizaban los
dedos de manos y pies, piedras y palos para su conteo, hasta llegar al desarrollo
de verdaderos sistemas de numeración que además de la simple identificación de
cantidades permitió el avance en otro tipo de operaciones.
Su aplicación puede observarse en los antiguos imperios en los que ya se percibía
una forma de control y cobro de impuestos. El hecho de que los soberanos
exigieran el mantenimiento de las cuentas de su residencia por dos escribanos
independientes, esto evidencia que de alguna manera se tenía tipos de controles
para evitar desfalcos.
8
Napoleón Bonaparte en el año de 1807, a través de la corte de cuentas vigilaba
los asuntos contables del estado y le otorgaba atribuciones para investigar, juzgar
y dictar sentencias. Esto sirvió para que muchos países de América y Europa que
estaban en proceso de organizar sus instituciones republicanas los tomaran como
modelo.
La implantación de un sistema de control interno ha adquirido especial importancia
y ha ido ampliando sus ámbitos de aplicación en diferentes áreas de control
debido a que, a medida que la empresa crece, los propietarios se alejan del
control rutinario de las operaciones frecuentes de la organización.
La estructura organizativa de la empresa se caracterizaba porque propiedad y
dirección coincidían en la misma persona. Sin embargo, en tiempos más recientes,
la internacionalización y el crecimiento de muchas empresas ha provocado una
dispersión de la propiedad y la separación entre estas.
Y si se toma en cuenta el mundo económico integrado que existe hoy en día se
observa la necesidad de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles
de las diversas áreas administrativas y operativas de una empresa, con el fin de
ser competitivos y responder a las nuevas exigencias empresariales. Es por ello
que surge de esa manera una nueva perspectiva sobre el control interno donde se
brinda una estructura común que es documentada en el informe “COSO”
El Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (C.O.S.O.)
es una organización voluntaria del sector privado, establecida en los Estados
Unidos y dedicada a proporcionar orientación al ámbito privado y gubernamental
sobre aspectos críticos de gestión de la organización, control interno de la
empresa, gestión del riesgo, el fraude y la presentación de informes financieros.
El “Informe C.O.S.O.” es un documento que especifica un modelo común de
control interno con el cual las organizaciones pueden implantar, gestionar y
9
evaluar sus sistemas para asegurar que éstos se mantengan funcionales,
eficientes y eficaces.
Según el informe COSO define dicho control de la siguiente manera:
"Es el plan de organización y coordinación, normas y procedimientos orientados a
permitir a la dirección el ejercicio efectivo de la gestión con el propósito de
alcanzar sus objetivos organizacionales, tales como efectividad y eficiencia de las
operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las
leyes y regulaciones aplicables”1
“El control interno se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas,
acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados,
relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización, se
constituye en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa,
sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta
ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender; confiabilidad de
la información financiera, cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.2
El control interno es indispensable dentro de la organización de cualquier entidad,
si no se tiene control sobre las actividades que se ejecutan ninguna empresa
podrá existir, ya que este control es una necesidad para que pueda hacer frente a
la competencia y mantenerse operando en el mercado.
En la empresa Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V. desde su
fundación hasta la actualidad no cuenta con un sistema de control interno que le
permita una administración eficiente y es imprescindible que cuente con un
sistema de control interno adecuado y eficaz que le permita supervisar que lo que
esté sucediendo sea conforme a los objetivos de la empresa, por lo tanto éste
1 Control Interno, Estructura Conceptual integrada (COSO) Samuel Mantilla Pág. # 4
2 Instituto Americano de Contadores Públicos. Control Interno/Estructura Conceptual Integrada. Herramientas de Evaluación, 2001.
10
debe de brindar en un porcentaje muy alto de seguridad de que la información que
se generé ha sido elaborada, bajo un esquema de control que disminuirá la
probabilidad de tener errores sustanciales.
“El sistema de control interno debe de estar preparado para descubrir y evitar
cualquier irregularidad que se relaciona con la falsificación o fraudes, etc.”3
1.3.2. Importancia del control interno
El Control Interno es importante porque contribuye a la seguridad del sistema
contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos
administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa pueda
registrar cada operación que se realiza en esta. Así mismo contribuye a detectar
las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos
los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas
contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones que
se realizan en la organización.
Tomando en cuenta que el “control interno”, es una expresión utilizada con el
objeto de describir todas las medidas adoptadas por los accionistas y directores
para dirigir y controlar las operaciones de sus empresas. Normalmente para una
empresa específica se refiere a su “Sistema de Control Interno”, las técnicas
específicas para ejercer un control sobre las operaciones y recursos varía de una
empresa o entidad a otra según la magnitud, naturaleza, complejidad y dispersión
geográfica de las operaciones de la entidad. Sin embargo, los siguientes pasos
básicos deben ser parte de un Sistema de Control interno Gerencial eficaz:
a) Establecer normas, metas u objetivos (criterios).
b) Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (comparación).
c) Tomar acciones correctivas.
3 Catacora Carpio Fernando (1997) Sistemas y Procedimientos Contables.1ª. Edición, Venezuela, Impreso en Colombia Págs. 238-240
11
Cada uno de éstos pasos implica algún tipo de acción. Su eficacia depende de la
competencia y actitud de todos los funcionarios y empleados directamente
encargados de llevar a cabo una tarea y de rendir cuenta de los resultados. El
proceso administrativo cubre todos los niveles de supervisión y su eficacia
depende de los esfuerzos de funcionarios y empleados.
El término “Control Interno” abarca la organización, políticas, procedimientos y
prácticas empleadas para administrar las operaciones de una entidad y promover
el cumplimiento de las responsabilidades asignadas en forma efectiva, para
alcanzar los resultados deseados.
Lo esencial del Control Interno está en las acciones tomadas para llevar a cabo
operaciones, dichas medidas incluyen el corregir las deficiencias y adaptar las
operaciones, para que estén de conformidad con las normas o con los objetivos
deseados.
Hablar de control es sencillo; sin embargo implica un carácter abstracto e
inmaterial, ya que implica una serie de acciones a través de las cuales se hace
palpable y por consiguiente tiene un resultado el cual es medible o evaluable. El
control es inherente a la entidad y específicamente a la administración,
personificada en sus órganos de decisión y ejecución correspondiente.
1.3.3 Historia del control interno
Como resultado del auge que tomó el comercio en los pueblos de Egipto, Fenicia,
Siria entre otros países del Medio Oriente se desarrolló la contabilidad de partida
simple. En estas épocas los sistemas de anotaciones habían sido sencillos debido
a la reducida cantidad de operaciones. Cada individuo habría podido ejercer su
propio control. Con el advenimiento de los antiguos estados e Imperios se hallan
vestigios de sistemas de controles en las cuentas públicas.
Si bien en un principio el Control Interno comienza en las funciones de la
administración pública, hay indicios de que desde una época lejana se empleaba
12
en las rendiciones de cuenta de los sectores de los estados feudales y haciendas
privadas.
Posteriormente, con el incremento del comercio en las ciudades italianas durante
el año 1400, se produjo una evolución de la contabilidad como registro de las
transacciones, apareciendo los libros de contabilidad para controlar las
operaciones de los negocios. En este ambiente comercial, el monje veneciano
Fray Luca Pacciolli mejor conocido como Luca Pacciolli, matemático, desarrolló en
1494 la partida doble, analizando el hecho económico desde dos puntos de vista:
partida y contrapartida.
Desde mediados del siglo XVIII, con la Revolución Industrial, iniciada en Inglaterra,
se fueron introduciendo de modo creciente las máquinas que eran operadas por
varias personas para la producción de artículos industriales, haciéndose cada vez
más complejos los procesos en los cuales intervenían más personas y como
consecuencia de esto surge la necesidad de controlar las operaciones.
2.1.3.4 Evolución del control interno
Ya a finales del siglo XIX se demostró la importancia del control sobre la gestión
de los negocios y que éste se había quedado rezagado frente a un acelerado
proceso de la producción.
En el campo empresarial, el concepto de control interno se ha ido fortaleciendo
con nuevos elementos que al conjugarse se constituyen en la columna vertebral
de toda organización, según se advierte en la siguiente definición:
“Control Interno es el conjunto de métodos y medidas adoptadas por la alta
dirección de una organización, para salvaguardar sus recursos, verificar la
exactitud y la veracidad de su información, promover la eficiencia en las
13
operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el
cumplimiento de las metas y objetivos proyectados”4.
De acuerdo con esta definición, el control interno abarca la organización, los
procedimientos y las prácticas empleadas para administrar las operaciones de la
empresa, promover el cumplimiento efectivo de los deberes asignados y alcanzar
los resultados deseados.
El control interno debe su existencia dentro de una entidad por el interés de la
propia administración. Ningún administrador desea ver pérdidas ocasionadas por
error o fraude o a través de decisiones erróneas basadas en informaciones
financieras no confiables.
Con el informe COSO DE 1992, el Committe of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission, conocido como COSO, (Comité de Organismos
patrocinadores), publicó el marco Conceptual-Integrated Framework, con la
finalidad de establecer una definición común de control interno y proporcionar un
estándar mediante el cual las organizaciones puedan evaluar y mejorar sus
sistemas de control.
Como respuesta a una serie de escándalos e irregularidades que provocaron
grandes pérdidas millonarias a los inversionistas En septiembre de 2004,
nuevamente el Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission publicó el Enterprise Risk Management-Integrated Framework y sus
aplicaciones técnicas asociadas, amplía el concepto de control interno,
proporcionando la identificación, evaluación y gestión integral del riesgo,
denominado Informe COSO II.
El COSO en su estudio define el control interno como aquel proceso que se
encarga de realizar el Consejo de Administración, la dirección y el colectivo
4 Estupiñán-Gaitan, Rodrigo., Control Interno y Fraude, Ecoe, Colombia, 2003, p. 7.
14
restante de una entidad, con el propósito de otorgar un nivel razonable de
confianza en la consecución de los siguientes objetivos:
Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las
operaciones financieras.
Proteger los recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente, así
como evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y
funcionales de la entidad (eficacia y eficiencia de las operaciones).
Asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la
entidad.
De todo esto se deduce que el control interno es el sistema nervioso de una
empresa ya que abarca toda la organización, sirve como un sistema de
comunicación de dos vías, y está diseñado para hacer frente a las necesidades de
una empresa específica. Incluye mucho más que el sistema contable y cubre
cosas tales como: las prácticas de empleo y entrenamiento, control de calidad,
planeación de la producción, política de ventas y auditoría interna.
Toda operación lleva implícito el control interno. El trabajador lo ejecuta sin
percatarse de que es miembro activo de su ejecución. Cuando se ejecuta un
proceso el concepto de control debe funcionar dentro de él.
El Control Interno es realizado por las personas en cada nivel de la entidad, ya
que desde la dirección de la empresa hasta el último trabajador deben sentirse
partícipe del mismo, de este modo cada uno de ellos podrá adquirir un alto grado
de conciencia al momento de evaluar los riesgos, aplicar controles y estar en
condiciones de responder adecuadamente a ello. Pues es imposible que la entidad
se encuentre en condiciones de conocer todos aquellos riesgos a los que está
expuesta en cualquier momento.
El control interno solamente va a proporcionar un grado razonable de seguridad a
la administración de la entidad, por lo que conociendo sus limitaciones, se podrá
15
garantizar la consecución de los objetivos, éste no puede ser un elemento
restrictivo, sino que posibilite los procesos, permitiendo y promoviendo la
consecución de los objetivos en uno o más ámbitos independientes, pero con
elementos comunes
1.3.5 Antecedentes del Control Interno En El SalvadorLa historia de la Contaduría Pública y los procesos de control interno en El
Salvador, podría decirse que es reciente y se inició a principios del siglo XX con la
fundación de un colegio que enseñaba comercio, el cual estaba dirigido por un
ciudadano de origen italiano.
Entre los años de 1915 y 1930 se fundaron y comenzaron a funcionar colegios,
cuya especialidad era la enseñanza de contabilidad, comercio y conocimientos
generales de leyes mercantiles y tributarias; entre dichos colegios figuraron: El
Nuevo Colegio Mercantil, bajo la dirección de Samuel E. Mármol; Escuela Estrada,
dirigida por Víctor Estrada; Nuevo Colegio de Comercio y Hacienda, el cual se
convirtió después en el Instituto Orantes y Colegio don Pedro Mena, llamado
después el Instituto El Salvador.
Estos colegios otorgaban títulos de Tenedor de Libros, Contador de Hacienda,
Profesor de Comercio, Perito Mercantil y Contador.
Todos estos títulos fueron extendidos inicialmente sin reconocimiento del Estado,
debido a que en esa época no existían programas de estudios oficiales, por lo que
cada colegio tenía sus propios programas e impartían los conocimientos según
sus propios criterios de allí que cada uno expedía títulos bajo diferentes nombres.
Un paso muy importante que surgió en El Salvador en busca de los procesos de
control interno fue reconocer la profesión de Contador Público oficialmente, es por
ello que nace la Organización y Fundación de la Corporación de Contadores de El
16
Salvador, este mismo año se dieron dos nuevos acontecimientos de trascendencia
pública la cual contribuyo con los procesos de control interno en las
organizaciones estos fueron:
El reglamentó de la enseñanza de contabilidad, es decir, el Estado
reconoció la profesión de contador, por lo cual los títulos que se expedían
de Tenedor de Libros y Contador fueron reconocidos legalmente.
A todas aquellas personas que antes de la reglamentación de la enseñanza
de contador, habían obtenido sus títulos, los cuales no eran reconocidos; el
Estado emitió un decreto para legalizar dichos títulos.
El 15 de octubre de 1940, fue publicado en el Diario Oficial No.233, el Decreto
Legislativo No.57 que daba vigencia a la Ley del Ejercicio de las Funciones del
Contador Público Certificado, dando nacimiento oficial a la profesión del contador
Público. El 25 de octubre de 1944 en cumplimiento de los artículos 2 y 18 de la ley
se creó el primer Consejo Nacional de Contadores Públicos, el cual estaba
formado por 5 miembros, los cuales fueron nombrados por el Poder Ejecutivo.
Con la promulgación del Código de Comercio, por el decreto legislativo No.671 del
8 de mayo de 1970, publicado en el Diario Oficial No. 140 del 31 de julio de 1970 y
puesto en vigencia a partir del uno de abril de 1971, se reglamentaron las
disposiciones legales que regulan en parte el ejercicio de la profesión del contador
público.
En El Salvador, las instituciones gubernamentales poseen dos entidades
encargadas de ejercer el control sobre la administración financiera de los
recursos del estado las cuales son el Ministerio de Hacienda que es el encargado
de la dirección y coordinación de las finanzas públicas esto según el artículo tres
de la Ley de Administración Financiera (AFI) y la Corte de Cuentas de la
República; en cambio las empresas privadas no disponen de regulaciones legales
o técnicas que las obliguen a implementar un sistema de control interno especifico
que incluya todos los conceptos modernos para la adecuada administración de
17
riesgos; y en su defecto, queda a discreción de los gobiernos corporativos de cada
organización el establecer la estructura de control interno que más convenga a sus
intereses particulares y que permitan cumplir con las regulaciones legales y
técnicas puntuales existentes, tomando en consideración lo anterior, hay muchas
empresas que han empezado a diseñar su control interno en base al informe
COSO
2.1.3.6 Elementos de una Estructura de Control Interno
La estructura de control interno en una entidad consiste en políticas y
procedimientos programados, para proporcionar una seguridad razonable de
poder lograr los objetivos específicos de la entidad; pese a que la estructura podrá
incluir una amplia variedad de objetivos, políticas y procedimientos relacionados,
solo algunos de ellos tal vez sean relevantes para una auditoría de Estados
Financieros de la empresa5. Por lo general, los procedimientos son políticas
relevantes en una auditoría, se refiere a la capacidad de la entidad en tener un
sistema de control interno eficiente.
Para efectos de una auditoría de Estados Financieros, la estructura de control
interno de una entidad consiste en los siguientes elementos:
El ambiente de Control
El Sistema Contable
Los Procedimientos de Control6
La división de la estructura de control interno en estos tres elementos, facilita la
discusión de su naturaleza y la manera en que el auditor la considera en una
auditoría.
1.3.6.1 Ambiente de Control
5 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoria 1a. Edición, México. Editorial: Litograf, S.A. Pág.53
6 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoria 1a. Edición, México. Editorial: Litograf, S.A. Pág.53
18
El ambiente de control representa el efecto colectivo de varios factores el cual
restablece la efectividad de procedimientos y políticas especificas en su
organización, tales factores incluyen lo siguiente:
La filosofía y estilo de operación de la gerencia
Estructura organizativa de la entidad
Funcionamiento del consejo de administración y sus comités, en particular
el comité de auditoría.
Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al
desempeño, incluyendo auditoría interna.
Políticas y prácticas de personal
Diferentes influencias externas que afectan las operaciones y prácticas de Una entidad.
1.3.6.2 Sistema ContableEl sistema contable consiste en los métodos y procedimientos establecidos para
identificar, reunir, clasificar e informar las transacciones de una entidad7. Un
sistema contable efectivo, toma en cuenta el establecimiento de métodos y
registros para:
Identificar y registrar todas las transacciones válidas
Describir oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle
para permitir la adecuada clasificación de las mismas, para incluirse en la
información financiera.
Cuantificar el valor de las operaciones de modo que se registre el valor
monetario adecuado en los Estados Financieros.
Determinar el período en que las transacciones ocurren permitiendo
registrarlas en el período contable apropiado
Presentar debidamente las transacciones y revelaciones
correspondientes en los Estados Financieros.
7 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoria 1a. Edición, México. Editorial: Litograf, S.A. Pág.54
19
El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros, procedimientos y
equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeño y
posición financiera. Dicho sistema mantiene la contabilidad de los activos y
pasivos de la empresa.
Los administradores deben estar alertas a la importancia de los sistemas y
controles. Los registros contables se llevan por varias razones, una razón
primordial es para ayudar a los administradores a operar entidades de manera
más eficiente y efectiva. Cualquier persona que constituye una empresa pronto
descubrirá que es absolutamente esencial contar con procedimientos de control
interno, para poder registrar cada operación que se realiza dentro de esta.
Aun las organizaciones más pequeñas deben tener algún tipo de registro. La
prueba de costo -beneficio se cumple fácilmente a menos que se tenga una
recopilación ordenada de los registros, se obtiene un caos intolerable. En
resumen, un sistema contable es una sabia inversión en el negocio. El enfoque del
sistema está en las transacciones repetitivas voluminosas, que casi siempre caen
dentro de una de las cuatro categorías siguientes:
• Desembolsos de efectivo
• Entradas de efectivos
• Adquisición de bienes o servicios, incluyendo la nomina de los empleados
• Ventas u otro tipo de entrega de bienes o servicios.
Ningún administrador en la actualidad puede arriesgarse a no tener una
conciencia de los atributos de un sistema de control interno adecuado a sus
necesidades y los beneficios que estos ocasionan.
Para que un Sistema Contable se maneje a la perfección hay que tomar en cuenta
lo siguiente: Separación de Obligaciones, autorización apropiada, documentos
adecuados, procedimientos apropiados, salvaguardas físicos, personal confiable
con responsabilidades claras; cabe mencionar que todo esto forma parte de los
procedimientos de control, sin embargo lo detallaremos uno a uno dentro del
elemento sistema contable.
Separación de obligaciones:
20
Para que un Sistema Contable sea eficiente se tiene que tomar en cuenta la
separación de obligaciones, ya que esta no solo ayuda a asegurar una
recopilación de datos precisos sino que también limita las oportunidades de hacer
un fraude que requeriría del acuerdo de dos o más personas. Este es sumamente
importante y se divide en cuatro partes:
• Separación de la responsabilidad operativa de la de llevar registros. Toda
función contable debe divorciarse de los departamentos operativos.
• Separación de la custodias de los activos de contabilidad.
• Separación de la autorización de transacciones de la custodia de los activos
relativos.
• Separación de obligaciones dentro de la función contable.
Un objetivo principal en la separación de las obligaciones es el de asegurarse de
que una persona, actuando por sí sola, no puede hacerle un fraude a la compañía.
Autorización apropiada
La autorización puede ser general o especifica. La autorización general
comúnmente se encuentra por escrito, fija límites a pagar sobre el precio a recibir,
sobre límites de crédito que se otorgan a los clientes. También puede haber
prohibiciones absolutas.
La autorización específica usualmente significa que un administrador superior
debe permitir cualquier desviación particular de los límites fijados en la
autorización general.
Documentos Adecuados
Los documentos y los registros varían de manera considerable, desde
documentos fuente como facturas de venta, órdenes de compra, Nota de
Remisión etc. El objetivo es el registro inmediato, completo y a prueba de
manipulación indebida. Se promueve utilizando el barrido óptico de datos de
códigos de barras, utilizando dispositivos tales como cajas registradoras y
diseñando formas para un registro fácil.
El registro inmediato es particularmente importante en el manejo de ventas en
efectivo. Los dispositivos utilizados incluyen las cajas registradoras con señales o
timbres fuertes y cintas de recopilación.
21
Sin comprobantes foliados el cajero puede destruir la copia para la empresa del
comprobante de registro y embolsarse el efectivo.
Procedimientos Apropiados
La mayoría de las organizaciones tienen manuales de procedimientos que
especifican el flujo de documentos y proporcionan la información e instrucciones
que facilitan el registro adecuado.
Las revisiones rutinarias y automáticas son las maneras principales para obtener
los procedimientos apropiados.
Salvaguardas Físicos.
Obviamente, las pérdidas de efectivo, inventarios, y registros se minimizan con el
uso de las cajas de seguridad, guardias y acceso limitado. Muchas compañías
requieren que todos los visitantes firmen un registro y usen un gafete de visitante.
Los empleados también utilizan gafetes con su nombre que están codificados para
mostrar a las instalaciones que tienen acceso. Las puertas a las áreas de
investigación o a los cuartos de computadoras frecuentemente solo se pueden
abrir con llaves especiales o utilizando un código especifico.
Algunas veces, los negocios pequeños son en particular vulnerables al robo de
activos físicos.
Personal Confiable con responsabilidades claras
El elemento más importante para obtener el éxito en el control es el personal. Los
individuos incompetentes o deshonestos pueden dañar el sistema,
independientemente de lo bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de
verificación. A los individuos se les debe delegar autoridad, responsabilidad y
obligaciones que correspondan con sus capacidades, intereses, experiencia y
confiabilidad.
La confiabilidad comienza en la parte más alta de la organización. La
administración operativa debe vigilar todo el sistema para verificar que esté
funcionando de la manera prevista y para detectar los cambios que deban
implementarse. Además, la supervisión y evaluación adecuada de los empleados
22
son esenciales. El sistema contable más moderno y dinámico será deficiente si no
se están siguiendo sus procedimientos prescritos de manera consciente.
La responsabilidad significa trazar las acciones a la parte más baja de la
organización como sea factible, de manera que los resultados puedan relacionarse
con individuos. El impacto psicológico de fijar responsabilidades tiende a promover
el cuidado y la eficiencia. Los empleados frecuentemente tienen un mejor
desempeño cuando deben explicar las desviaciones en los procedimientos
requeridos.
1.3.6.3. Procedimiento de Control“Los procedimientos de control son políticas adicionales al ambiente de control y
del sistema contable, establecidos por la gerencia para proporcionar una
seguridad razonable para lograr los objetivos de la entidad. También podrán
integrarse a componentes específicos del ambiente de control y del sistema
contable, por lo general podrán incluirse como procedimientos de control los
siguientes:
Debida autorización de transacciones y actividades
Segregación de funciones que disminuyen las oportunidades para cualquier
persona de ocultar información en el curso normal de sus funciones,
asignando a diferentes personas las responsabilidades de autorizar,
registrar las transacciones y custodiar los activos.
Diseño y uso de documentos y registros apropiados
Dispositivos de seguridad adecuados sobre acceso, uso de activos,
instalaciones aseguradas y autorización para acceso a los programas de
cómputo.
Conciliaciones, comparación entre activos y contabilidad registrada”8
8 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoria 1a. Edición, México. Editorial: Litograf, S.A. Pág.54-55
23
1.3.7 Las Normas y el Control InternoDebe estudiarse y evaluarse apropiadamente la estructura del control interno de la
empresa cuyos estados financieros se encuentran sujetos a auditoría como base
para establecer el grado de confianza que merece y consecuentemente, para
determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de
Auditoría9
El estudio del control interno constituye la base para confiar en los registros
contables y así poder determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los
procedimientos o pruebas de Auditoría. En la actualidad se ha puesto mucho
énfasis en los controles internos, su estudio y evaluación conlleva a todo un
proceso que comienza con una comprensión continúa con la evaluación
preliminar, pruebas de cumplimiento y reevaluación de control.
En la Norma Internacional de Auditoria 400, “Evaluación de riesgo y control interno
se es establecen normas y proporciona lineamientos para obtener una
comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno sobre el riesgo
de auditoría y sus componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de
detección”10
Riesgo Inherente: riesgo de error material de una afirmación de Estados
Financieros, suponiendo que no hubo controles relacionados. Al desarrollar un
plan global de auditoría, deberá evaluarse el riesgo inherente a nivel del
Estado Financiero, para evaluarlo el auditor usa juicio profesional, enumerando
factores como ejemplo: la integridad de la administración, la experiencia y
conocimiento, la naturaleza del negocio.
Riesgo de control: riesgo de error material que podría ocurrir en una cuenta y
no sea evitado o detectado oportunamente por el control interno., El auditor
9 Instituto Mexicano de Contadores (2001) Normas Internacionales de Auditoría, 6ª. Edición. Pág.63
10 Instituto Mexicano de Contadores (2001) Normas Internacionales de Auditoría, 6ª Edición. México. Pag. Sin número
24
debe evaluar a un alto nivel para hacer algunas aseveraciones: ejemplo, los
sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad no son efectivos
Riesgo de detección: riesgo de que los procedimientos de los auditores
conduzcan a concluir que una afirmación sobre unos Estados Financieros no
está materialmente errada, cuando de hecho si existe error. El nivel de riesgo
de detección este se relaciona directamente con los procedimientos
sustantivos del auditor.
El auditor debe tener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de
control interno suficiente para planear la auditoria y desarrollar un enfoque de
auditoría efectivo. El auditor deberá usar juicio profesional para evaluar el riesgo
de auditoría y diseñar los procedimientos de auditoría para asegurar que el riesgo
se reduce a un nivel aceptablemente bajo.
1.3.8 Enfoque Contemporáneo Según Informe COSO II:De acuerdo al nuevo enfoque de control impulsado por el Comité de
Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO ERM), integrado
por: The Institute of Internal Auditors, American Institute of Certified Public
Accountants, American Accounting Association, Institute of Management
Accountants y Financial Executives Institute; el marco estructural del control
interno tiene como premisa principal “La Administración de Riesgos Empresariales
o Riesgos del Negocio” (ERM), que se define como:
“Un proceso efectuado por la junta de directores de una entidad, la administración
y su personal, aplicada y basada sobre la estrategia global y a nivel global (largo
y ancho) de la empresa, diseñado para identificar y administrar los eventos
potenciales que puedan afectar a la entidad, de tal forma que le permita proveer
evaluación y aseguramiento razonables acerca del logro de los objetivos globales
de la entidad”.11
11 Coso II Enterprise Risk Management – Integrated Framework, Septiembre 2004
25
Este nuevo enfoque de gobierno empresarial riguroso y coordinado, persigue
asegurar y responder a todos los riesgos que puedan afectar el logro de los
objetivos estratégicos y financieros de una organización, enfocando su accionar a
la “Administración de los Riesgos Empresariales” (ERM), sin abandonar los
elementos que conforman el concepto integral de control interno, como son: la
salvaguarda de recursos, exactitud y veracidad de la información, la eficiencia en
las operaciones, la observancia de políticas prescritas y el cumplimiento de las
metas y objetivos proyectados.
1.3.8.1 Componentes del Control Interno
Existen en la actualidad dos versiones del Informe COSO, La versión de 1992 y la
de 2004, siendo esta ultima una ampliación del Informe original, para dotar al
Control Interno de un mayor enfoque hacia el Enterprise Risk Management, o
gestión del riesgo.
Para iniciar se presenta la siguiente ilustración la cual refleja la interacción de y
posterior descripción de los componentes entre coso I con Coso II, así:
Se puede observar que el COSO I poseía nada más cinco componentes
interrelacionados entre sí, derivados de la forma como la administración maneja el
negocio y como están integrados a los procesos. Y luego nace el informe COSO II,
necesitando darle un mayor enfoque a la gestión de riesgos, es por eso que se
amplían los componentes a ocho elementos. Es así como el primer componente
dentro del COSO I: Ambiente de Control se desglosa en tres componentes dentro
del informe COSO II, los cuales son Ambiente Interno, Establecimiento de
Objetivos e Identificación de Riesgos; y el otro cambio importante dentro del
segundo informe es que el componente Evaluación de riesgos se subdivide a un
componente más llamado Respuesta a los riesgos.
26
El enfoque de administración de riesgos planteado por el informe COSO II ERM,
consta de ocho componentes interrelacionados, que dependen de la forma como
la administración maneja la organización y se deben integrar directamente en los
procesos administrativos de rutina; los componentes en cuestión, son:
a) Ambiente interno.
El ambiente interno abarca el tono de una organización y establece la base de
cómo el personal de la entidad percibe y trata los riesgos, incluyendo la filosofía de
administración de riesgo y el riesgo aceptado, la integridad, valores éticos y el
ambiente en el cual ellos operan.
Los factores que se contempla son:
Filosofía de la administración de riesgos
Apetito al riesgo
Integridad y valores éticos
Visión del Directorio
Compromiso de competencia profesional
Estructura organizativa
Asignación de autoridad y responsabilidad
Políticas y prácticas de recursos humanos
b) Establecimiento de objetivos.
Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales
eventos que afecten su consecución. La administración de riesgos corporativos
asegura que la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los
objetivos seleccionados apoyan la misión de la entidad y están en línea con ella,
además de ser consecuentes con el riesgo aceptado.
c) Identificación de riesgos.
Los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben
ser identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas últimas
revierten hacia la estrategia de la dirección o los procesos para fijar objetivos.
27
Técnicas e identificación de riesgos
Existen técnicas focalizadas en el pasado y otras en el futuro
Existen técnicas de diverso grado de sofisticación
Análisis PEST (Factores políticos ó gubernamentales, económicos,
tecnológicos y sociales).
Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)
Ejemplos:
• Inventarios de eventos
• Análisis de información histórica (de la empresa/sector)
• Indicadores de excepción
• Entrevistas y cesiones grupales guiadas por facilitadores
• Análisis de flujos de procesos
Potencialmente los eventos tienen un impacto negativo, positivo ó combinado,
representando los primeros riesgos inmediatos, medianos ó de largo plazo, los
cuales deben ser evaluados dentro del ERM.
d) Evaluación de riesgos.
Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para
determinar cómo deben ser administrados. Los riesgos son evaluados sobre una
base inherente y residual bajo las perspectivas de probabilidad (posibilidad de que
ocurra un evento) e impacto (su efecto debido a su ocurrencia), con base en datos
pasados internos (pueden considerarse de carácter subjetivo) y externos (más
objetivos).
e) Respuesta al riesgo.
La dirección selecciona las posibles respuestas - evitar, aceptar, reducir o
compartir los riesgos - desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el
riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad.
Las categorías de respuesta al riesgo son:
28
Evitarlo: Se toman acciones de modo de discontinuar las actividades que generan
riesgo
Reducirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto, la
probabilidad de ocurrencia del riesgo o ambos
Compartirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto o la
probabilidad de ocurrencia al transferir o compartir una porción del riesgo
Aceptarlo: No se toman acciones que afecten el impacto y probabilidad de
ocurrencia del riesgo
En cuanto a la visión del portafolio de riesgos en la respuesta a los mismos, ERM
establece:
• ERM propone que el riesgo sea considerado desde una perspectiva de la
entidad en su conjunto de riesgos
• Permite desarrollar una visión de portafolio de riesgos tanto a nivel de
unidades de negocio como a nivel de la entidad
• Es necesario considerar como los riesgos individuales se interrelacionan
• Permite determinar si el perfil de riesgo residual de la entidad está acorde
con su apetito de riesgo global.
f) Actividades de control.
Las políticas y procedimientos se establecen e implantan para ayudar a asegurar
que las respuestas a los riesgos se llevan a cabo efectivamente.
g) Información y comunicación
La información relevante se identifica, captura y comunica en forma y plazo
adecuado para permitir al personal afrontar sus responsabilidades.
Una comunicación efectiva debe producirse en un sentido amplio, fluyendo hacia
abajo, a través, y hacia arriba de la entidad.
29
h) Monitoreo
La totalidad de la administración de riesgos corporativos es monitoreada y se
efectúan las modificaciones necesarias. Este monitoreo se lleva a cabo mediante
actividades permanentes de la dirección, evaluaciones independientes o ambas
actuaciones a la vez. “La administración de riesgos corporativos no constituye
estrictamente un proceso en serie, donde cada componente afecta sólo al
siguiente, sino un proceso multidireccional e iterativo en el cual casi cualquier
componente puede e influye en otro.”12
El mapa del camino para la interrelación de estos componentes, se refleja en la
gráfica siguiente:
La anterior gráfica revela que básicamente los diferentes componentes del sistema
giran alrededor del ambiente interno y externo de la organización, evidenciando de
esta manera la importancia y protagonismo del gobierno corporativo en la
implementación y vigencia de estos componentes.
1.3.9 LIQUIDEZ
Para que una empresa pueda hacer frente a sus obligaciones corrientes a corto
plazo, implica la capacidad puntual de convertir los activos o de obtener
disponibilidad para hacer frente a las obligaciones de corto plazo.
Algunos autores se refieren a este concepto de liquidez con el término de
solvencia, definiéndola como la capacidad que posee una empresa para hacer
frente a sus compromisos de pago. Se puede definir varios grados de solvencia
dentro de estos tenemos en primer lugar la solvencia final, expresada como la
diferencia existente entre el activo total y el pasivo exigible. Recibe este nombre
de solvencia final porque se sitúa en una perspectiva que podemos considerar
12 Coso II Enterprise Risk Management – Integrated Framework, Septiembre 2004
30
“última”: la posible liquidación de una empresa. Con esta solvencia medimos si el
valor de los bienes de activo respalda la totalidad de las deudas contraídas por la
empresa.
Una falta de liquidez grave significa que la empresa es incapaz de hacer frente a
sus compromisos de pago actuales. Esto puede conducir a una disminución del
nivel de operaciones, a la venta forzada de bienes de activo o, en último término, a
la suspensión de pagos a proveedores e incluso a la quiebra de la misma.
Por lo tanto, para los propietarios de la empresa, la falta de liquidez puede
suponer:
Una disminución de la rentabilidad.
Pérdida de control de la empresa.
Pérdida total o parcial del capital invertido. Como es lógico, los acreedores
de la empresa también se verán afectados por la falta de liquidez:
Pérdida total o parcial de las cantidades prestadas.
Las importantes implicaciones de todas estas consecuencias justifican la gran
relevancia que se da a las medidas de la liquidez a corto plazo.
Así también dentro de la liquidez tenemos el efectivo que se define como “el activo
más líquido de un negocio, el cual lo comprende el dinero en caja, dinero en
bancos y sus equivalentes.
Para analizar mejor la liquidez en una empresa, se pueden usar ciertas
herramientas como las razones financieras, siendo éstas indicadores que
permiten relacionar las cuentas de los estados financieros se determina la
dependencia entre una cuenta y otra relacionada, o la capacidad de influir entre
una y otra cuenta, que pueden darse por periodos de tiempo o eventos aislados.
31
Dentro de las razones financieras tenemos:
Razones de Liquidez
Razones de Actividad
Razones de Endeudamiento y
Razones de Rentabilidad.
1.4 JUSTIFICACION
Dado que en El Salvador el sector servicios carece de apoyo técnico en materia
de controles financieros y administrativos que les permitan realizar sus actividades
en forma eficaz y eficiente, y si a eso se le suma que los propietarios y los
administradores poseen poco conocimiento sobre dichos controles, el sector no
logra un crecimiento y desarrollo equilibrado y sostenible.
Tomando en cuenta que la rentabilidad mide la efectividad de la gerencia de una
empresa, y queda demostrada por las utilidades obtenidas a través de las ventas
realizadas en un período determinado y la utilización de las inversiones; dichas
utilidades son la conclusión de una buena administración competente, en donde
se pone de manifiesto una planeación inteligente, una reducción integral de costos
y gastos y en general de la observación de cualquier medida que pueda ser
utilizada para la obtención de utilidades, y de esa manera que el negocio sea
rentable.
El sector servicio de la mediana empresa es cada vez más importante para la
economía nacional, puesto que contribuye a la recolección de impuestos y a la
generación de empleos, contribuyendo así a que la situación económica y
financiera de nuestro país crezca, por lo cual se hace necesaria la capacitación en
áreas básicas de administración y finanzas en este sector.
Pretendemos que en la medida que se lleven a cabo este tipo de investigaciones,
se contribuirá con todas aquellas empresas de publicidad y en especial con
Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V. y será a través de los sistemas
32
de control interno que se pongan en práctica dentro de esta, los cuales permitirán
procesar todas las operaciones que realizan dentro de la organización y obtener
Estados Financieros confiables y oportunos para una buena toma de decisiones y
así como también minimizar o evitar riesgos tanto administrativos o financieros
para una mayor eficiencia en el uso de los recursos.
1.5 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La pequeña empresa Salvadoreña se ha visto obligada a evolucionar, debido al
proceso de globalización experimentado en el mercado internacional
especialmente como consecuencia de los Tratados de Libre Comercio, que han
ocasionando resultados positivos y negativos en las empresas y en la economía a
nivel general.
Ante estos cambios experimentados la pequeña y mediana empresa ha visto la
necesidad de prepararse a nivel técnico, humano, financiero y administrativo para
poder contar con las herramientas y recursos suficientes que ayuden a
contrarrestar las amenazas de la competencia a nacional e internacional.
Un hecho relevante digno de mencionar es que el 15 de marzo de 2001, se
amplía la apertura comercial centroamericana y con esta las puertas del mercado
nacional salvadoreño a empresas estadounidenses y de igual manera se amplían
las oportunidades a empresas salvadoreñas que deseen exportar a los Estados
Unidos. Con la firma del Tratado de Libre Comercio entre Centroamérica y
Estados Unidos (TLC), se obtienen beneficios como, eliminación de barreras
arancelarias, apertura de espacios comerciales y un panorama atractivo para la
inversión, lo que provoca el fortalecimiento y creación de pequeñas empresas
salvadoreñas y un incremento en los índices de generación de empleo.
Pero no solamente se obtuvo beneficios, sino que se adquirieron nuevas
responsabilidades para hacer frente a la competencia de las empresas
internacionales que incursionan en el mercado nacional, las cuales por lo general
33
poseen mayor solidez comercial y empresarial. Ante esta situación se deja a la
vista que la pequeña y mediana empresa se encuentra en una situación de
vulnerabilidad si no cuenta con herramientas administrativas de planeación y
organización, políticas internas, estrategias bien definidas y sistemas de control
interno, que le aseguren la solidez administrativa y competitividad, pues muchas
empresas nacieron como un negocio familiar informal, donde el proceso
administrativo o la planeación estratégica se realizaba de forma empírica, sin
considerar que estos elementos técnicos son importantes para su desarrollo.
La empresa “Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V..”, según
conversaciones con la gerencia, no posee un sistema de control interno, el cual
contribuya para la optimización de los recursos con los que cuenta dicha
organización, con el propósito de elaborar recomendaciones para que estos logren
sus metas de desempeño y rentabilidad y prevenir las pérdidas de recursos dentro
de esta; así como también que ayude a asegurar la confiabilidad de la información
financiera asegurando el cumplimiento de la legislación nacional de nuestro país y
debido a la importancia que ha tomado el control en los últimos años por medio de
sus informes COSO I (Comité de Organismos patrocinadores), y COSO II, se
hace imprescindible la elaboración de la siguiente propuesta para una buena
toma de decisiones.
1.5.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ASESORA PUBLICITARIA
CENTROAMERICANA, S.A. DE C.V.
Está sociedad nació el 21 de Agosto de 1996, en donde su giro principal es el de
brindar servicios de publicidad, así como también asesoramiento en el mismo
ramo. Entre algunas compañía destacadas a las cuales se les ha dado servicio
están: Telefónica, Industrias la constancia, Pizza Hut entre otras, las cuales ponen
de manifiesto su confianza en que esta empresa de a conocer sus marcas y la
variedad de productos que distribuyen en el mercado Salvadoreño, ya que se
34
cuenta con vallas publicitarias y módulos ubicados estratégicamente a nivel
nacional para llamar la atención del consumidor.
Su principal accionista un salvadoreño de nacimiento y por tener otras empresas a
nivel centroamericano, opta por el nombre de Asesora Publicitaria bajo el concepto
de asesoramiento publicitario. Inician con 5 empleados los cuales poseen
experiencia en el giro principal del la compañía, actualmente tiene sus propias
instalaciones, ubicadas en 83 Avenida sur No. 24, colonia Escalón, y cuentan con
un total de 10 empleados, lo cual evidencia que con el pasar de los años siguen
ganando mercado y creciendo en infraestructura.
Asesora Publicitaria Centroamericana tal y como se pudo indagar con
conversaciones sostenida con la Gerencia y Contador General, previa a esta
investigación, no cuenta con un instrumento de control interno que les ayude a la
optimización de los recursos de la compañía, dando la pauta para realizar este
estudio.
1.6 ALCANCES Y LIMITACIONES
ALCANCES
Las políticas y estrategias administrativas se consideran elementos claves de
planeación que puedan contribuir a fortalecer el desempeño organizacional y
publicitario de una empresa, es por ello que para hacer posible la presentación de
la siguiente propuesta de control interno para la optimización de los recursos en
Asesora Publicitaria Centroamericana, fue necesario indagar sobre los procesos
de recolección de datos que han desarrollado durante un período determinado en
el pasado dentro de la compañía.
Para efecto de sustentar nuestro tema a desarrollar, se investigó y analizó el
informe COSO I (Comité de Organismos patrocinadores), y COSO II,
Antes de la implementación del informe COSO, las empresas no tenían sus
controles bien definidos, debido a que no contaban con esta herramienta que les
ayudará a integrarlos y por ende a ejecutarlos de una manera eficaz y eficiente.
35
Luego surgió como una respuesta que planteaba la diversidad de conceptos,
definiciones e interpretaciones existentes en torno al control interno, el informe
plasma el resultado de una tarea realizada desde cinco años y el objetivo
fundamental era definir un nuevo marco conceptual del control interno, capaz de
integrar las diversas definiciones y conceptos que venían siendo utilizados sobre
este tema, para que tanto las organizaciones públicas y privadas, como las
auditorías internas y externas contasen con un marco conceptual común.
Según este informe el control interno es un proceso realizado por la
administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el
objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la obtención
de los objetivos en tres categorías distintas siendo estas la eficacia y eficiencia en
las operaciones financieras, la fiabilidad de la información financiera y
cumplimiento de leyes y las normas.
El informe COSO se divide en cinco componentes del control interno en una
empresa, los cuales son: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades
de Control, Información y Comunicación, y Monitoreo.
Luego en el año 2004 surge el informe COSO II, el cual es una ampliación del
informe original para dotar al Control Interno de un mayor enfoque hacia la gestión
de riesgo.
Por tal razón el COSO I se orienta a establecer un marco con actividades de
control y el COSO II detalla los elementos Ambiente Interno, Establecimiento de
Objetivos e Identificación de Riesgos, siendo la diferencia en que éste último
informe cuenta con componentes adicionales que hacen que el sistema de control
interno sea mejor y con funciones mas descentralizadas y por ende existe un
mejor control de todas las actividades.
36
Los informes antes mencionados reflejan los alcances efectuados con relación al
tema en estudio. Cada uno de ellos brinda planteamientos teóricos y
consideraciones generales sobre el control interno para facilitar el registro de las
operaciones dentro de una organización
LIMITACIONES
En la década de los años 80, el sistema de control interno evoluciono, según
normas de auditoría. Fue en el año de 1985 que se creó el COSO, el cual aun no
derogó los SAS (Declaración de Normas de Auditoría).
En el año de 1992 se publica el informe COSO I, marco integrado sobre el control
interno, éste si derogo a las normas de auditoría, teniendo como propósito que las
empresas tuvieran un concepto común sobre el tema planteado, el cual constaba
de cinco componentes que generaban insatisfacción a los sectores involucrados.
La decisión del comité de ampliar el concepto de control interno, proporcionó una
mejor identificación, evaluación y gestión integral del riesgo denominado informe
COSO II, el cual obedece a una fundamentación orientada al riesgo.
En este caso al departamento de contabilidad de Asesora Publicitaria
Centroamericana, S.A. de C.V., se orienta a que todas aquellas decisiones que
tengan que ver con salvaguardar los recursos que la empresa posee se manejen
eficientemente, así como también se lleve un control adecuado y oportuno dentro
de la contabilidad a fin de que estén totalmente de acuerdo con los controles en
COSO II de tal manera que la empresa determinará la implementación que éste
establece.
Así también se presentan consideraciones generales sobre sistemas de Control
Interno, pero no presentan lineamientos específicos sobre el diseño que debe
poseer un sistema de control interno, sino únicamente presentan las
características que éstos deben reunir para que la empresa produzca con alta
37
calidad bienes y servicios y garantice que el consumidor los adquirirá porque le
satisfacen sus expectativas, es necesario que aplique eficientemente las fases del
proceso administrativo que le permita establecer de forma lógica y ordenada las
actividades que realizará en tal sentido.
1.7 Recuento de Conceptos y Categorías
Para comprender de manera clara y exacta el enfoque del presente estudio, es
necesario mencionar las diferentes categorías y conceptos relacionados al
fenómeno objeto de la investigación, en la primera categoría que conforman el
fenómeno de estudio se tiene control interno, descrito como: "El plan de
organización y coordinación, normas y procedimientos orientados a permitir a la
dirección el ejercicio efectivo de la gestión con el propósito de alcanzar sus
objetivos organizacionales, tales como efectividad y eficiencia de las operaciones,
confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables”.
Otro concepto que se utilizó dentro de la investigación define el control interno
como:
“El conjunto de métodos y medidas adoptadas por la alta dirección de una
organización, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y la veracidad
de su información, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la
observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y
objetivos proyectados”.
El él párrafo de la importancia del control interno se describen los pasos básicos
que deben ser parte de un Sistema de Control interno Gerencial eficaz, los cuáles
son:
a.) Establecer normas, metas u objetivos (criterios).
b.) Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (comparación).
c.) Tomar acciones correctivas.
38
Dentro de la Evolución del Control Interno también se describen los objetivos del
informe COSO que son:
Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las
operaciones financieras.
Proteger los recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente, así
como evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y
funcionales de la entidad (eficacia y eficiencia de las operaciones).
Asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la
entidad
También se tomó en cuenta que para efectos de una auditoría de Estados
Financieros, la estructura de control interno de una entidad consiste en los
siguientes elementos: El Ambiente de Control, El Sistema Contable y Los
Procedimientos de Control.
El Ambiente de Control: representa el efecto colectivo de varios factores el cual
establece la efectividad de procedimientos y políticas específicas en su
organización.
El Sistema Contable: consiste en los métodos y procedimientos establecidos para
identificar, reunir, clasificar e informar las transacciones de una entidad.
Los Procedimientos de Control: son políticas adicionales al ambiente de control y
del sistema contable, establecidos por la gerencia para proporcionar una
seguridad razonable para lograr los objetivos de la entidad.
También el apartado de las Normas de Control Interno definidas como los
conceptos de riesgos según se muestra:
Riesgo Inherente: son aquellos que se presentan inherentes a las
características del Sistema de Control Interno.
39
Riesgo de control: es aquel que existe y que se propicia por falta de control
de las actividades de la empresa y puede generar deficiencias del Sistema
de Control Interno.
Riesgo de detección: Es aquel que se asume por parte de los auditores que
en su revisión no detecten deficiencias en el Sistema de Control Interno.
Otro concepto utilizado según el informe COSO II que define el control interno de
la siguiente manera: “ Un proceso efectuado por la junta de directores de una
entidad, la administración y su personal, aplicada y basada sobre la estrategia
global y a nivel global (largo y ancho) de la empresa, diseñado para identificar y
administrar los eventos potenciales que puedan afectar a la entidad, de tal forma
que le permita proveer evaluación y aseguramiento razonables acerca del logro de
los objetivos globales de la entidad”
Los componentes del control interno en el informe COSO II, describen los ocho
elementos que lo integran, los cuales son los siguientes:
a. Ambiente interno.
b. Establecimiento de objetivos.
c. Identificación de riesgos.
d. Evaluación de riesgos.
e. Respuesta al riesgo.
f. Actividades de control.
g. Información y comunicación
h. Monitoreo
Y como segunda categoría se tiene el término liquidez que se usa para designar el
dinero y los activos que se convierten con facilidad en dinero. Se dice que los
activos presentan diferentes grados de liquidez. Por definición el dinero es en sí
40
mismo el más líquido de todos los activos; los demás tienen diversos grados de
liquidez, de acuerdo con la facilidad con que pueden convertirse en efectivo.
CAPITULO II2. MARCO TEÓRICO2.1 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA METODOLÓGICA
Tomando en cuenta que para poder presentar el presente trabajo de investigación
es necesario realizar una serie de pasos los cuales contribuirán a la realización de
nuestro tema de investigación, éste se denomina Propuesta de Control Interno
para optimizar la Liquidez, Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V.; la
finalidad es contribuir con un análisis de la situación operacional de esta sociedad,
definiendo a continuación cada una de las etapas que deben considerarse para
procesar y registrar cada una de las operaciones que se realizan en la misma.
2.1.1 Proceso Administrativo.El proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos
y cargos que componen la empresa, a dirigir y controlar sus actividades. Se ha
comprobado que la eficiencia de estas es mucho mayor que la suma de las
eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la
racionalidad, es decir la adecuación de los medios a los fines que se desean
alcanzar. “Desde hace algunos siglos muchos estudiosos y administradores se
han percatado de que la clara y útil organización de los conocimientos facilita el
análisis de la administración Así pues, al estudiar la administración es de gran
utilidad dividirla en cinco funciones administrativas según Koontz : planeación,
organización, integración de personal, dirección y control, en torno de las cuales
pueden organizarse los conocimientos que se hallan en base a esas funciones”13
13Koontz, Harold, AAVV. Administración; una perspectiva Global. 12ª. Edición, Mc Graw Hill, México 2004. pág. 7.
41
Aunque este marco ha sido sujeto a ciertos cambios, por tanto, cabe decir que la
“administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que
trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente los objetivos
específicos”14.
2.1.2 PlaneaciónEn la actualidad, en su mayoría, las empresas practican la planeación, aunque no
siempre el grado de formalidad con que lo hacen, vendrá a ser el mismo para
todas. Esta, se puede considerar como un proceso sumamente complejo, que
demandará un método sistemático para la identificación y análisis de los factores
externos a la organización y su adecuación a las capacidades que posee la
empresa. Esta busca analizar la situación presente y la que se espera a futuro de
la empresa, determinando la dirección de la misma y el desarrollo de los medios
necesarios para el cumplimiento de sus objetivos.
Según Koontz, Harold, “La planeación es un procedimiento que implica la
selección de misiones y objetivos, las acciones para cumplirlos requiere de la toma
de decisiones, es decir, de optar entre diferentes cursos de acción futuros”.15
Para Koontz, “la planeación estratégica, está integrada por planes, clasificados de
la siguiente manera”:16
1. Propósitos
2. Objetivos o metas
3. Estrategias
4. Políticas
5. Procedimientos
6. Reglas
14Idem pág.6.
15 Koontz, Harold, AAVV. Administración; una perspectiva Global. 12ª. Edición, Mc Graw Hill, México 2004. pág. 122
16 Koontz, Harold, AAVV. Administración; una perspectiva Global. 12ª. Edición, Mc Graw Hill, México 2004. pág. 124
42
7. Programas
8. Presupuestos
Los ocho planes antes mencionados, se convierten en los pilares de la
organización, pues son ellos los que servirán de guías para el establecimiento de
los planes operativos y las funciones generales de esta. Asimismo, constituyen las
fuentes de información financiera a través de los presupuestos, que servirán para
la toma de decisiones a la hora de proyectar actividades a futuro o para realizar
comparaciones con los resultados esperados.
Para que estos pilares continúen a largo plazo sosteniendo la organización, es
necesario poseer políticas empresariales que orienten o encausen el pensamiento
de los ejecutivos o los tomadores de decisiones, y anteponiéndose a estas
políticas deben existir las estrategias que ayuden a alcanzar los objetivos básicos
a corto y largo plazo de la sociedad, y presentar los mecanismos de acción y los
recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
La planeación es un proceso sistemático y consciente de toma de decisiones
acerca de las metas y actividades que toda empresa persigue. Esta no constituye
una respuesta informal de una crisis; es un esfuerzo determinado, dirigido y
controlado por los gerentes, el cual se nutre a menudo de los conocimientos y
experiencias de empleados de todas las áreas de la empresa; ésta proporciona a
las personas y unidades un mapa claro a seguir en sus actividades futuras y
situaciones cambiantes.
La planificación es fundamental, debido que ésta, permite que la empresa esté
orientada al futuro, facilitándole la coordinación en la toma de decisiones y
resaltando los objetivos organizacionales.
Para todo ello se vuelve necesario determinar con anticipación los recursos a
utilizar para que la empresa se desarrolle eficientemente, y pueda diseñar
métodos y procedimientos de operación, para evitar operaciones o procesos
43
innecesarios alcanzando un mejor sistema de trabajo, sin caer en el error de tomar
decisiones por azar o por conocimientos aplicados de forma empírica. Con todo
ello, la empresa poseerá una alternativa de desarrollo y la reducción de riesgos
que imposibiliten su crecimiento, logrando aprovechamiento de los recursos,
reducción de los gastos totales y desarrollándose con recursos alternativos.
2.1.3 Organización
Para que una función organizacional pueda existir y poseer significado hacia los
individuos, debe constar de objetivos verificables que son los elementos
importantes de la planeación, una idea clara de los principales deberes o
actividades y un área discrecional o de autoridad precisa, la persona que ejerza
una función determinada sepa que puede hacer cumplir las metas”17. Un eficaz
desempeño de una función se debe tomar en cuenta el suministro de la
información necesaria y de otros instrumentos indispensables para su ejercicio.
En este sentido la organización consiste en “identificación y clasificación de las
actividades requeridas, agrupación de las actividades necesarias que contribuyan
al cumplimiento de los objetivos, la asignación de cada grupo de actividades a un
administrador dotado de la autoridad y la estipulación de coordinación horizontal y
vertical en la estructura organizacional”18.
Una estructura organizacional debe diseñarse de manera tal que pueda
determinar quien realizará las tareas y quien será el responsable de los
resultados, y así eliminar los obstáculos al desempeño que resulta de la confusión
e incertidumbre respecto de la asignación de actividades, para tender redes de
toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los
objetivos empresariales.
17 Koontz, Harold AAVV, Administración una perspectiva Global, 12ª. Edición. Mc Graw Hill, México 2004. pág. 242
18 Idem 242
44
En una organización funcional los trabajos están especializados y agrupados de
acuerdo con las funciones de negocios y habilidades que requieren: producción,
marketing, recursos humanos, investigación y desarrollo, finanzas, contabilidad,
entre otros. El nivel básico de una estructura funcional organizada alrededor de la
cadena de valor de la compañía.
2.1.4 Integración de Personal“Es la función administrativa que se ocupa de dotar de personal a la estructura de
la organización, a través de una adecuada y efectiva selección de personas que
han de ocupar los puestos dentro de la estructura.
Esto se realiza mediante la identificación de los requerimientos de fuerza de
trabajo, las personas disponibles, el reclutamiento, selección, contratación,
ascenso, evaluación, compensación y capacitación o desarrollo, tanto de
candidatos como de empleados en funciones a fin de que se puedan cumplir de
forma eficaz y eficientemente sus tareas.
Para la integración de personal se requiere de sistemas abiertos, aplicándose
dentro de la empresa, la que a su vez se vincula con el ambiente externo. Por lo
tanto, es necesario tomar en cuenta factores internos de la empresa como
políticas de personal, ambiente organizacional y el sistema de compensación. Por
lo general sin compensaciones adecuadas resulta casi imposible atraer y
conservar la administración de calidad. Pero tampoco es posible ignorar las
condiciones externas; la alta tecnología demanda, excelentes administradores y
personal capacitado.
2.1.5 Dirección
“Esta fase del proceso administrativo consiste en influir en las personas para que
contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales”.19 Las
19 Koontz, Harold AAVV, Administración una perspectiva Global, 12ª. Edición. Mc Graw Hill, México 2004. pág.494
45
personas asumen diferentes papeles, al trabajar a favor de las metas, un
administrador debe tomar en cuenta la dignidad de las personas por su integridad.
Dentro de esta fase se evalúa la motivación del personal que alude a diversos
impulsos, deseos, necesidades, anhelos y otras fuerzas, lo cual los
administradores deben procurar introducir en los miembros de la empresa la
mentalidad de contribuir a los beneficios de la empresa y de sus compañeros de
equipos de trabajo. Asimismo, el liderazgo se vuelve parte de la fase de dirección,
donde éste se convierte en el arte o proceso de influir en las personas para que se
esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales.
2.1.6 ControlEsta se convierte en la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar
que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para
alcanzarlos la planeación y el control están estrechamente relacionados, en
algunos casos se considera que estas dos funciones no pueden separarse, no
obstante desde el punto de vista conceptual es conveniente separarlas.
El proceso básico de control implica tres pasos:
1. Establecimiento de normas
2. Medición del desempeño con base en esas normas
3. Corrección de las variaciones respecto de normas y planes.
2.1.7 Aplicación de políticas y estrategias administrativas para fortalecer áreas funcionales de la organización.
Debido a la importancia que representan las políticas y estrategias en el plan
estratégico organizacional, para la realización de esta propuesta de control
interno, consideramos incorporar en el marco teórico estos dos elementos, que se
vuelven indispensables en el desarrollo y fortalecimiento organizacional dentro de
una institución.
46
2.1.7.1 Políticas
Política es el arte con que se maneja un asunto. Generalmente este vocablo tiene
dos acepciones: el que se utiliza en la burocracia gubernamental, y que se refiere
a la red de interacciones por medio de las cuales se adquiere, transfiere y ejerce el
poder, que no tiene nada que ver con las metas de un determinado grupo social y
otro, en el que se le considera una etapa del proceso de la planeación dentro de
una organización.
Para Koontz, Harold, las políticas son “enunciados o interpretaciones generales
que orientan el pensamiento de los administradores en la toma de decisiones.” 20
Es en las políticas donde se definirá un área dentro de la cual habrá de tomarse
una decisión y se garantiza que ésta sea consistente y contribuya a los objetivos,
ayudando a decidir sobre algunos asuntos, antes que se conviertan en
problemas.
Mientras que para Stoner, “una política es un lineamiento general para la toma de
decisiones, establece los limites de las decisiones, indicando a los gerentes que
decisiones deben tomar y cuales no. De tal manera se canaliza las ideas de los
miembros de la organización, de modo que estas sean congruentes con los
objetivos de la organización.”21 Las empresas deberán basarse en ello para la
toma de decisiones y elaborar los planes operativos, convirtiendo las ideas en
elementos reales, donde será necesario seleccionar los métodos de acción a
utilizar para la resolución de actividades y procesos que conlleven a alcanzar los
propósitos, metas y objetivos de la misma, esto implicará que la política
20 Koontz, Harold AAVV, Administración una perspectiva Global, 12ª. Edición. Mc Graw Hill, México 2004. pág. 156
21 Stoner,. James A. F., Administración, 6ª Edición, Editorial Prentice Hall, México, 1996, pág. 325.
47
necesariamente deberá contener una concepción de los objetivos que persigue la
empresa, para servir como marco de referencia en su planificación.
2.1.7.2 Clasificación de las PolíticasDe acuerdo con el nivel jerárquico en que se formulen y con las áreas que
abarquen, las políticas pueden ser:
1. Estratégicas o generales:
Estás se formulan a nivel de la alta gerencia y su función es establecer y emitir
lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada.
2. Tácticas o departamentales:
Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento.
3. Operativas o específicas:
Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada
una de las unidades de las que consta un departamento. Por lo regular, se
asignan a los niveles inferiores.
Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y deben
contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe
ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea
uniforme.
De acuerdo a su origen, las políticas pueden ser:
1. Externas:
Cuando se originan en factores externos a la empresa, por ejemplo: la
competencia, el gobierno, los sindicatos, las asociaciones comerciales e
industriales, asociaciones profesionales, proveedores, clientes, etc.
2. Consultadas:
Son las que se originan de actos esporádicos que dan lugar a que el personal
tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar un problema.
3. Formuladas:
Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propósito de guiar la
correcta acción y decisión del personal en sus actividades.
48
4. Implícitas:
Las políticas implícitas son aquellas que se originan en la costumbre y se dan
por aceptadas en virtud de que se aplican, aunque no estén oficializadas por
escrito.
2.1.7.3 ESTRATEGIAS
Este término se deriva del vocablo griego strategos, que significa “general”, ha
sido utilizado de diferentes maneras. Algunos autores consideran como parte de
ella los puntos terminales (propósito, misión, metas, objetivos), como los medios
para alcanzarlos ya sean políticas y planes, otros lo subrayan como el proceso
estratégico la importancia de los medios para obtener los fines.
El concepto estrategia se define como: “la determinación de los objetivos básicos
a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la
asignación de recursos necesarios para su cumplimiento”.22 En diferentes
circunstancias los pasos para la formulación de estrategias puede variar de
acuerdo al tipo de empresa y su entorno.
Para Richard Kock, la verdadera clave de la estrategia “consiste en las
capacidades, la tecnología y los atractivos característicos de las empresas, su
capacidad colectiva de aprender, debido a que la estrategia demuestra toda su
utilidad cuando combina el análisis, la intuición y el poder de la voluntad en la
búsqueda del dominio general”23
22 Koontz, Harold, AAVV. Administración; una perspectiva Global. 12ª. Edición, Mc Graw Hill, México 2004. pág. 126
23 Kock, Richard, La Guía Financial Times de Estrategia: Como crear y aplicar una estrategia de éxito, 1ª. Edición, Editorial Prentice Hall, Madrid 2001. Pág. 7
49
2.1.7.3.1. FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS
Quienes toman las decisiones estratégicas, después de haber analizado el
ambiente externo y los recursos internos, ya cuentan con la información que
necesitan para formular estrategias corporativas, de negocios y funcionales en la
empresa. “A la comparación de las fortalezas, debilidades, oportunidades y
amenazas, se le conoce como: Análisis FODA (Fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas)”24
Este ayudará a los ejecutivos a resumir los principales hechos y pronósticos que
se derivan del análisis externo e interno, derivando una serie de afirmaciones que
identifican los aspectos estratégicos primarios y secundarios a que se enfrenta la
empresa.
Para Thomas Bateman, la formulación de estrategias deberá orientarse a las
siguientes:
a. Estrategias Corporativas.
b. Estrategias de Negocios.
c. Estrategias Funcionales.
a. La “Estrategia Corporativa: es la encargada de identificar el conjunto de
negocios, mercados o industrias en los cuales compite la organización y la
distribución de recursos entre esos negocios.”25
b. La estrategia de Negocios: Define las principales acciones mediante las cuales
una organización construye y refuerza su posición competitiva en el mercado.”26
24 Bateman, Thomas S., AAVV, Administración una ventaja competitiva, 4° Edición, editorial Mc Graw Hill, México, 2001. pág. 144
25 Bateman, Thomas S., AAVV, Administración una ventaja competitiva, 4° Edición, editorial Mc Graw Hill, México, 2001. pág. 144
26 Bateman, Thomas S., AAVV, Administración una ventaja competitiva, 4° Edición, editorial Mc Graw Hill, México, 2001. pág. 146
50
c. La estrategia Funcional: “Estas corren por cuenta de cada una de las áreas
funcionales de las organizaciones para apoyar la estrategia del negocio. “27
Definiendo como áreas funcionales comunes: Producción, Recursos Humanos,
Marketing, Investigación y Desarrollo, Finanzas y Distribución.
2.1.8 Control
Dando seguimiento a la investigación de la propuesta de control interno para la
optimización de la liquidez en nuestra empresa en estudio, es fundamental el
control interno dentro de ésta, puesto que si se quiere tener un negocio eficaz y
eficiente deben de existir métodos y procedimientos para poder registrar cada una
de las operaciones que se realizan dentro de ésta; por lo expuesto anteriormente
daremos a conocer algunas conceptualizaciones:
Control “es un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se
desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente”28
2.1.8.1 Control interno “es un plan administrativo que busca la confiabilidad y exactitud de los registros
contables, mediante la aplicación de medidas que buscan la protección de los
bienes de la entidad, así como el cumplimiento de la legalización local y de las
políticas empresariales que aseguren la eficiencia en las operaciones.”29
27 Bateman, Thomas S., AAVV, Administración una ventaja competitiva, 4° Edición, editorial Mc Graw Hill, México, 2001. pág.147
28 Robbin,stephen P.Ob.Cit.Pag.599
29 Manuel de Jesús Fornos Gomez,serie de contabilidad(vol. 1-10)primera edición 2000,ediciones contables
51
Quiere decir que se busca la eficiencia para tener un rendimiento aceptable y
tener la capacidad de funcionar correctamente mediante un buen control y lograr
objetivos y metas que se ha propuesto la entidad.
El control interno según la opinión del instituto de contadores públicos certificados:
“el control interno comprende el plan de organización, todos los métodos
coordinados y las medidas adoptadas en el negocio para proteges sus activos,
verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia
en las operaciones y estimular la adhesión a las practicas ordenadas para la
gerencia.”30
La definición anterior, posiblemente sea más amplia que el significado que a veces
se le atribuye al término “control”, además, reconoce que un “sistema” de control
se proyecta mas allá de aquellas cuestiones que se relacionan directamente con
las funciones de los departamentos de la contabilidad y financieros.
El control interno compete a toda la organización y se hace más urgente a medida
que este crece y para que sea eficaz, cada miembro de la organización no solo los
del área contable o la alta gerencia deben estar identificados con las normas de
control, valores y principios éticos de la entidad, dicha identificación se alcanza
mediante una adecuada divulgación de la visión, misión y el pensamiento
estratégico de la empresa.
2.1.8.2. Importancia del Control
La importancia del control es fundamental ya que el mejor plan se puede desviar,
por lo tanto los controles se plantean para crear una mejor calidad en los bienes o
servicios, enfrentar los cambios dentro de la organización y Delegación y el trabajo
de equipo.
30 Instituto mexicano de contadores públicos AC.declaraciones sobre normas internacionales,1ra edición, México DF
52
2.1.8.3 El control administrativo
“Existe un sistema de control interno el cual se denomina Administrativo, que es el
plan de la organización que adopta una empresa con sus respectivos
procedimientos, métodos y operaciones contables para ayudar mediante el
establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de:
Mantener informado de la situación de la empresa
Coordinar sus funciones
Mantener una ejecución de sus proyectos en forma eficiente
Determinar si la empresa esta operando conforme a las políticas
establecidas
Asegurarse que se están cumpliendo los objetivos establecidos”31
2.1.8.4 El control contable“comprende el plan de organización y todos los procedimientos y registros que se
relacionan con la salvaguarda de los activos para la confiabilidad de los registros
financieros “32 debe de estar diseñado para proporcionar seguridad razonable en
la elaboración y presentación de Estados Financieros y que éstos sean
presentados oportunamente para la toma de decisiones.
2.1.8.5 El control financieroEs “un plan de organización, procedimientos y registros concernientes a la
custodia de recursos financieros y materiales. La verificación de la exactitud,
confiabilidad y oportunidad de los registros financieros.” 33 Esta es responsabilidad
31 Estupiñan Gaitan Rodrigo (2002). Control Interno y Fraudes con Base en los Ciclos Transaccionales. Análisis de Informe COSO. 1ª Edición Bogota, DC Editorial: Editores de Colombia. Pág. 7
32 Instituto mexicano de contadores públicos
33 Instituto mexicano de contadores públicos AC.declaraciones sobre normas internacionales,1ra edición, México DF
53
de la entidad principalmente de su titular o máxima autoridad dentro del trámite
normal de las transacciones que se relacionan a las finanzas para lograr un
eficiente control por medio de procedimientos.
2.1.9 Elementos de una estructura de control interno según auditoríaPara efectos de una auditoría de Estados Financieros, la estructura de control
interno de una entidad consiste en los siguientes elementos:
El ambiente de Control
El Sistema Contable
Los Procedimientos de Control34
“El ambiente de control interno que significa la actitud global, conciencia y
acciones de directores y administración respecto del sistema de control interno y
su importancia en la entidad. Un ambiente de control fuerte por ejemplo, controles
presupuestales estrictos y uno de función de auditoría interna efectiva pueden
complementar en forma muy importante los procedimientos específicos de
control.”35
El sistema contable consiste en los métodos y procedimientos establecidos para
identificar, reunir, clasificar e informar las transacciones de una entidad36.
“Procedimientos de control significa aquellas políticas y procedimientos además
del ambiente de control que la administración ha establecido para lograr los
objetivos específicos de la entidad. “ 37
34 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoria 1a. Edición, México. Editorial: Litograf, S.A. Pág.53
35 Instituto mexicano de contadores públicos AC.declaraciones sobre normas internacionales,1ra edición, México DF
36 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoria 1a. Edición, México. Editorial: Litograf, S.A. Pág.54
37 Instituto mexicano de contadores públicos AC.declaraciones sobre normas internacionales,1ra edición, México DF
54
“las normas técnicas de control interno constituyen directrices básicas para el
funcionamiento de una actividad, una administrativa, proyecto o programas,
regulan, guían y limitan las acciones a desarrollar, prescriben una línea de
conducta general y aseguran uniformidad de procedimientos para actividades
similares llevadas a cabo por diferentes funcionarios, empleados y unidades
administrativas.”38
Para los efectos de control, se entenderá como norma cualquier disposición que
tiende a regular la conducta y las acciones humanas.
2.1.10 Componentes del Control Interno según informe COSO IIEste informe surgió con la finalidad de unificar a un solo criterio el concepto de
control interno el cual surgió por la necesidad de darle un mayor enfoque a la
gestión de riesgos, dicho informe consta de ocho componentes interrelacionados,
que dependen de la forma como la administración maneja la organización y se
deben integrar directamente en los procesos administrativos de rutina; los
componentes en cuestión, son:
i) Ambiente interno.
El ambiente interno abarca el tono de una organización y establece la base de
cómo el personal de la entidad percibe y trata los riesgos, incluyendo la filosofía de
administración de riesgo y el riesgo aceptado, la integridad, valores éticos y el
ambiente en el cual ellos operan.
Los factores que se contempla son:
Filosofía de la administración de riesgos
Apetito al riesgo
Integridad y valores éticos
Visión del Directorio
Compromiso de competencia profesional
Estructura organizativa
38 Diseño del sistema de control de conformidad con las NT, Sandoval,waldemar,san salvador,UES,2002
55
Asignación de autoridad y responsabilidad
Políticas y prácticas de recursos humanos
j) Establecimiento de objetivos.
Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales
eventos que afecten su consecución. La administración de riesgos corporativos
asegura que la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los
objetivos seleccionados apoyan la misión de la entidad y están en línea con ella,
además de ser consecuentes con el riesgo aceptado.
k) Identificación de riesgos.
Los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben
ser identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas últimas
revierten hacia la estrategia de la dirección o los procesos para fijar objetivos.
Técnicas e identificación de riesgos
Existen técnicas focalizadas en el pasado y otras en el futuro
Existen técnicas de diverso grado de sofisticación
Análisis PEST (Factores políticos ó gubernamentales, económicos,
tecnológicos y sociales).
Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)
Ejemplos:
• Inventarios de eventos
• Análisis de información histórica (de la empresa/sector)
• Indicadores de excepción
• Entrevistas y cesiones grupales guiadas por facilitadores
• Análisis de flujos de procesos
Potencialmente los eventos tienen un impacto negativo, positivo ó combinado,
representando los primeros riesgos inmediatos, medianos ó de largo plazo, los
cuales deben ser evaluados dentro del ERM.
56
l) Evaluación de riesgos.
Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para
determinar cómo deben ser administrados. Los riesgos son evaluados sobre una
base inherente y residual bajo las perspectivas de probabilidad (posibilidad de que
ocurra un evento) e impacto (su efecto debido a su ocurrencia), con base en datos
pasados internos (pueden considerarse de carácter subjetivo) y externos (más
objetivos).
m) Respuesta al riesgo.
La dirección selecciona las posibles respuestas para evitar, aceptar, reducir o
compartir los riesgos, desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el
riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad.
Las categorías de respuesta al riesgo son:
Evitarlo: Se toman acciones de modo de discontinuar las actividades que generan
riesgo
Reducirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto, la
probabilidad de ocurrencia del riesgo o ambos
Compartirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto o la
probabilidad de ocurrencia al transferir o compartir una porción del riesgo
Aceptarlo: No se toman acciones que afecten el impacto y probabilidad de
ocurrencia del riesgo.
En cuanto a la visión del portafolio de riesgos en la respuesta a los mismos, ERM
establece:
• ERM propone que el riesgo sea considerado desde una perspectiva de la
entidad en su conjunto de riesgos
• Permite desarrollar una visión de portafolio de riesgos tanto a nivel de
unidades de negocio como a nivel de la entidad
• Es necesario considerar como los riesgos individuales se interrelacionan
57
• Permite determinar si el perfil de riesgo residual de la entidad está acorde
con su apetito de riesgo global
n) Actividades de control.
Las políticas y procedimientos se establecen e implantan para ayudar a asegurar
que las respuestas a los riesgos se llevan a cabo efectivamente.
o) Información y comunicación
La información relevante se identifica, captura y comunica en forma y plazo
adecuado para permitir al personal afrontar sus responsabilidades.
Una comunicación efectiva debe producirse en un sentido amplio, fluyendo hacia
abajo, a través, y hacia arriba de la entidad.
p) Monitoreo
La totalidad de la administración de riesgos corporativos es monitoreada y se
efectúan las modificaciones necesarias. Este monitoreo se lleva a cabo mediante
actividades permanentes de la dirección, evaluaciones independientes o ambas
actuaciones a la vez. “La administración de riesgos corporativos no constituye
estrictamente un proceso en serie, donde cada componente afecta sólo al
siguiente, sino un proceso multidireccional e iterativo en el cual casi cualquier
componente puede e influye en otro.”39
2.1.11 LIQUIDEZPara que una empresa pueda hacer frente a sus obligaciones corrientes a corto
plazo, implica la capacidad puntual de convertir los activos o de obtener
disponibilidad para hacer frente a las obligaciones de corto plazo.
En economía, la liquidez representa la cualidad de los activos para ser convertidos
en dinero efectivo de forma inmediata sin pérdida significativa de su valor.
39 Coso II Enterprise Risk Management – Integrated Framework, Septiembre 2004
58
La liquidez está relacionada con la solvencia, la cual significa, tener o contar con
medios suficientes para satisfacer las propias deudas y cumplir con los
compromisos adquiridos.
Se puede definir varios grados de solvencia dentro de estos se tiene en primer
lugar la solvencia final, expresada como la diferencia existente entre el activo total
y el pasivo exigible. Recibe este nombre de solvencia final porque se sitúa en una
perspectiva que se puede considerar “última”: la posibilidad liquidación de una
empresa. Con esta solvencia medimos si el valor de los bienes de activo respalda
la totalidad de las deudas contraídas por la empresa.
Una falta de liquidez grave significa que la empresa es incapaz de hacer frente a
sus compromisos de pago actuales. Esto puede conducir a una disminución del
nivel de operaciones, a la venta forzada de bienes de activo o, en último término, a
la suspensión de pagos a proveedores e incluso a la quiebra de la misma.
Por lo tanto, para los propietarios de la empresa, la falta de liquidez puede
suponer:
Una disminución de la rentabilidad.
Pérdida de control de la empresa.
Pérdida total o parcial del capital invertido. Como es lógico, los acreedores
de la empresa también se verán afectados por la falta de liquidez:
Pérdida total o parcial de las cantidades prestadas.
Las importantes implicaciones de todas estas consecuencias justifican la gran
relevancia que se da a las medidas de la liquidez a corto plazo.
Así también dentro de la liquidez tenemos el efectivo que se define como “el
dinero que la entidad tiene disponible dentro de sus instalaciones o depositado en
una entidad del sistema financiero y sus equivalentes y este comprende:
Dinero en Caja: que es aquel que se encuentra resguardado dentro del
negocio para hacerle frente a obligaciones inmediatas.
59
Dinero en Bancos: es aquel que está depositado en un banco o institución
financiera, ya sean en cuenta corriente, cuenta de ahorro o depósitos a
plazos.
Sus Equivalentes: podemos mencionar el dinero invertido en la bolsa de
valores por exceso de ingresos, ordenes de dinero, giros bancarios, etc.
El efectivo es de vital importancia para el funcionamiento de cualquier entidad en
particular, pues de esto depende el éxito o fracaso del negocio, tomando en
cuenta el uso de los recursos financieros con que se cuenta, en función de
establecer ¿Cuánto necesita la entidad para sus operaciones normales, de tal
modo que estas no sean interrumpidas?
Otra definición de liquidez es “la facilidad con la que un bien puede ser cambiado
por dinero efectivo. La liquidez de un bien o activo es determinado por la clase de
mercado en el que es negociado” 40
Por consiguiente, el efectivo va estrechamente relacionado con el pago de
obligaciones, pues si hay efectivo, existe la posibilidad de efectuar pagos. El
dinero constante es perfectamente líquido, porque posee mayor grado para
realizar los pagos. Un cheque bancario es menos líquido que la moneda en
efectivo, ya que no todos lo aceptan en pago.
Una obligación hace que los negocios sean menos líquidos, en el sentido que
estas se encuentran comprometidas, teniendo que efectuar pagos en un periodo
especifico. Cosa que puede requerir esperar al vencimiento de la obligación,
porque para el propietario de la obligación, también tiene la incertidumbre sobre el
precio de venta, pues éste también rebaja el grado de liquidez, ya que si su venta
requiere de tiempo y cuando se asume, tiene un precio imprevisible.
40 Diccionario Económico, Editorial Jurídica Salvadoreña 2ª edición 1995 Pág. 476
60
2.1.11.1 IMPORTANCIA Y VENTAJAS DE LA LIQUIDEZ
Todos aquellos que deban evaluar una empresa también tienen que preocuparse
en primer lugar de la liquidez: necesitan asegurarse de que la empresa esté en
funcionamiento, y de que los incumplimientos en sus pagos sean improbables en
el futuro cercano. Desde el punto de vista de los inversionistas y de la
administración, el mantener grandes reservas de efectivo tampoco es una opción
deseable. El efectivo ocioso es costoso para la empresa pues se pierden los
rendimientos que se pudieran obtener con activos productivos.
El mantener efectivo o el tener a la mano otros activos líquidos tiene que deberse
a una razón intrínseca. Para los inversionistas y la administración, estas razones
son más importantes que la capacidad para cumplir con estos pagos a partir del
efectivo que generen los inventarios o las cuentas por cobrar, estas últimas son
parte de la estrategia de ventas de la empresa.
La mayoría de las empresas prefieren el pago anticipado de todas sus ventas,
evitando así el riesgo de impago. Permiten que sus clientes paguen en 30, 60, 90
días o más, con el objetivo de incentivar a sus clientes para que compren en forma
inmediata. De igual forma, se tienen existencias para ofrecer una mayor variedad
de productos a los clientes, tal como lo justifica la estrategia de ventas, y para
permitir que el proceso de producción se lleve a cabo con continuidad, sin
interrupciones prolongadas.
Este efectivo ocioso puede justificarse no con la idea de realizar pagos inmediatos,
sino por la necesidad de crecimiento en el largo plazo puesto que debe existir
flexibilidad en la empresa para
a) asumir rápidamente los proyectos más deseables y
b) afrontar contingencias causadas por problemas imprevistos.
Cuanto más crecimiento busque una empresa y más riesgos afronte, más
necesidad tendrá de contar con efectivo disponible de reserva. El efectivo a mano
es esencial para aprovechar rápidamente las nuevas oportunidades que surjan de
nuevos productos, los cambios en los gustos de los consumidores o en las
condiciones del mercado. Cuando se produce el fracaso en un producto o una
adversidad, una buena reserva de efectivo ayuda a manejar la situación haciendo
61
posible el cierre de un departamento y la busca de mejores oportunidades de
inversión.
Si bien todas las firmas deberían tener el colchón de seguridad que proporciona el
efectivo disponible, ese dinero puede ser insuficiente para una empresa con un
largo historial de resolución de sus problemas operacionales y que se enfrente a
un mercado con gran potencial de crecimiento. Ese efectivo a la mano puede ser
mínimo si la empresa tiene también acceso a fondos bancarios gracias a las
buenas relaciones con estas instituciones. Además, el acceso a los mercados de
capital reduce aún más la necesidad de mantener efectivo a la mano en las
grandes empresas.
2.1.11.2 RELEVANCIA QUE TIENE LA LIQUIDEZ PARA LA ADMINISTRACION:
La administración del efectivo y los valores negociables es una de las áreas más
importantes de la administración del capital de trabajo. Como ambos son los
activos más líquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de
pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos
activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir
los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una " crisis de
solvencia".
Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se
convertirán finalmente en activo mediante la cobranza y las ventas, el dinero
efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos
líquidos.
Los "valores negociables" son instrumentos de inversión a corto plazo que la
empresa utiliza para obtener rendimientos sobre fondos temporalmente ociosos.
Cuando una empresa experimenta una acumulación excesiva de efectivo, utilizará
una parte de él como un instrumento generador de intereses. Aun cuando los
bancos pueden pagar intereses sobre los depósitos a la vista, los clientes perciben
62
generalmente tal compensación por los saldos en sus cuentas, en forma de
honorarios reducidos por servicio o tasas menores de interés sobre préstamos, o
bien ambas cosas. Ciertos sistemas de obtención de intereses altamente líquidos
permiten a la empresa percibir utilidades sobre el efectivo ocioso, sin que por ello
sacrifiquen parte de su liquidez.
Las estrategias básicas que deberán seguir las empresas en lo referente a la
administración del efectivo, son las siguientes:
1.- Cubrir las cuentas por pagar lo más tarde posible sin ganar la posición
crediticia de la empresa, pero aprovechando cualesquiera descuentos en efectivo
que resulten favorables.
2.- Utilizar el inventario lo más rápido posible, a fin de evitar existencias que
podrían resultar en el cierre de la línea de producción o en una pérdida de ventas.
3.- Cobrar las cuentas pendientes lo más rápido posible sin perder ventas futuras
debido a procedimientos de cobranza demasiado apremiantes. Pueden emplearse
los descuentos por pronto pago, de ser económicamente justificables, para
alcanzar este objetivo.
La dificultad principal de la administración del efectivo proviene de la falta de
coordinación entre las entradas por concepto de ingresos y salidas por concepto
de costos.
El administrador financiero debe proyectar sus necesidades y excedentes de
efectivo durante el año. por ejemplo, una empresa que tiene muchas ventas en
una época del año, debe tener en cuenta que tendrá gastos durante todo el año,
en consecuencia el gerente financiero tiene que buscar la forma de tener efectivo
63
durante la época de pocas ventas y de invertir los fondos excedentes en época de
muchas ventas.
Para efectos de analizar mejor la liquidez, es necesario que se tomen en cuenta
las razones financieras relacionadas, siendo estas indicadores que permiten
relacionar las cuentas de los estados financieros determinando la dependencia
entre una cuenta y otra relacionada, o la capacidad de influir entre una y otra
cuenta, que pueden darse por periodos de tiempo o eventos aislados.
Dentro de las razones financieras tenemos:
Razones de Liquidez
Razones de Actividad
Razones de Endeudamiento y
Razones de Rentabilidad.
a) Razones de Liquidez Son las que determinan la capacidad de una empresa para hacerle frente a sus
pasivos a corto plazo, y evalúan su situación financiera.
El objetivo de estas es medir la liquidez y son importantes porque ayudan a
conocer la capacidad de la empresa de pagar sus cuentas a corto plazo sin
interés, se enfocan en los activos y pasivos corrientes.
La interpretación de éstas es que cuanto más alto es el resultado se considera que
la empresa está más liquida para hacer frente a sus obligaciones.
Dentro de éstas razones de Liquidez se tienen:
i) Capital Neto de Trabajo
ii) Índice de Solvencia
iii) Prueba rápida o prueba del ácido
i) Capital neto de trabajo
El capital neto de trabajo se calcula deduciendo del activo corriente el pasivo
corriente y, sirve para comprobar con que eficiencia se emplea el capital de
trabajo en el negocio, representa los recursos necesarios para la operación de
la empresa, es decir son esos recursos que después de haber liquidado sus
64
obligaciones a corto plazo, les queda para poder seguir con la operación de la
empresa.
Capital Neto de Trabajo = Activo Corriente – Pasivo Corriente
El resultado representa la cantidad liquida, después de pagar los pasivos a corto
plazo para seguir operando.
ii) Índice de Solvencia Es la relación que existe entre el activo corriente y el pasivo a corto plazo.
Determina la capacidad que tiene la empresa para hacerle frente a las
obligaciones a corto plazo.
Se calcula de la siguiente manera
Activo corriente
Índice de Solvencia = ____________________
Pasivo a corto plazo
Lo ideal es que este índice sea mayor que 2; sin embargo para muchos expertos
en el tema el hecho de que sea mayor a 1.25 es aceptable, e indicaría en ese
caso que por cada dólar que la organización debe, posee 0.25 más. En general,
cuánto más alta es la razón del corriente, se considera que la empresa es más
liquida.
iii) Prueba rápida o prueba del ácido Esta se calcula dividiendo el activo corriente menos los inventarios (por ser el
activo menos liquido) entre el pasivo corriente. Proporciona una medida más
exacta de la liquidez total, sólo cuando el inventario de la empresa no puede
convertirse fácilmente en efectivo.
Activo corriente – Inventario
Prueba del Ácido = ________________________________
Pasivo Corriente
65
En ocasiones se recomienda un índice de 1 o mayor.
b) Razones de Rentabilidad Es utilizada para medir el grado de éxito o fracaso de la operación del negocio; por
lo general se utiliza como prueba definitiva de la efectividad de la administración.
El objetivo de estas es medir la rentabilidad y/o productividad de la empresa, así
como también son importantes porque ayudan a medir el grado de eficiencia con
el cual la empresa utiliza sus activos y con cuánta eficiencia administra sus
operaciones.
La interpretación de estas es que entre más alto el porcentaje que se obtenga
mejor es el margen de utilidad o Rentabilidad de la inversión.
Dentro de estas razones se tienen:
i) Margen de utilidad por ventas
ii) Rentabilidad sobre activos
iii) Rentabilidad sobre patrimonio
i) Margen de utilidad por ventas Se calcula dividiendo la utilidad entre las ventas netas del período. Indica el
margen de utilidad liquida que obtuvo el negocio en un período determinado,
por cada dólar vendido.
Utilidad Neta
Margen de utilidad por ventas = ______________________
Ventas Netas
Representa el porcentaje que se obtiene de utilidad neta, por cada $100.00 de
venta en el ejercicio.
ii) Rentabilidad sobre activos
66
Se calcula dividiendo la utilidad neta entre el activo total. Está representa el
margen de utilidad obtenida por cada dólar invertido en los activos.
Utilidad Neta
Rentabilidad sobre los activos = ________________________
Activo total
Este porcentaje entre más alto sea el rendimiento de los activos, mejor.
El resultado es el porcentaje que se ha obtenido de ganancia por cada dólar de
inversión en el activo.
iii) Rentabilidad sobre patrimonio Se calcula dividiendo la utilidad líquida entre el patrimonio. Indica el grado de
utilidad que genera la empresa por cada dólar invertido.
Utilidad Liquida
Rentabilidad sobre patrimonio = ______________________
Patrimonio
Este porcentaje nos indica la utilidad que se ha obtenido por cada dólar de
inversión en la actividad de la empresa.
c) Razones de Actividad Son mediciones de la efectividad con que la empresa está usando los activos
empleados; además determina la liquidez con que ciertos activos se pueden
convertir en dinero.
El objetivo de estas es medir la actividad o la administración de activos, éstas son
importantes porque describen la forma eficiente o intensiva en que una empresa
utiliza sus activos para generar ventas.
Dentro de estas razones se tienen:
67
i) Rotación de cuentas por cobrar
ii) Análisis de Antigüedad
iii) Rotación de Inventarios
iv) Rotación de activos
i) Rotación de cuentas por cobrar Se calcula dividiendo las ventas netas por el promedio de cuentas por cobrar
vigentes durante el año.
Cuentas por cobrar x 30
Rotación de cuentas por cobrar = ________________________
Ventas netas al crédito
Indica la rotación que ha tenido la cartera de cuentas por cobrar y la facilidad
que tiene para convertirse en efectivo.
ii) Análisis de Antigüedad Esta es una técnica para evaluar la composición de las cuentas por cobrar y
cuentas por pagar. Le suministra al analista la información concerniente a la
proporción de cada tipo de cuenta que haya estado pendiente por un periodo
específico. El análisis de la antigüedad exige que las cuentas por cobrar o por
pagar de una empresa se desintegre en grupos de 30, 60, 90 y 120 o mas
días.
iii) Rotación de inventarios
La rotación de los inventarios se calcula dividiendo el costo de lo vendido entre
el inventario, mide la rapidez con que se venden los mismos. De modo
general, mientras mayor sea la rotación, mejor será el funcionamiento de la
empresa. Sin embargo, es posible que esté incurriendo en costo de
agotamientos elevados porque no se dispone de inventarios suficientes. Esta
68
razón es útil porque proporciona una base para determinar si existen
inventarios obsoletos o si hay problemas de fijación de precios.
Rotación de inventarios = Costo de lo vendido
Inventarios
El resultado obtenido es importante solo cuando se compara con las de otras
empresas del mismo giro ó con la rotación histórica del inventario de la misma
empresa. Si al aplicar la razón de Rotación de inventario, y dividimos 360 entre
el resultado de ésta, podemos obtener el número de veces de venta del
inventario en un año.
iv) Rotación de activos Esta nos indica la eficiencia con la que una empresa puede emplear sus
activos para generar ventas. Se determina dividiendo las ventas netas del
período entre el activo total.
Ventas netas
Rotación de activos = ____________________
Activo total
Si la rotación es alta, implica que la compañía está utilizando eficientemente sus
activos para generar ventas; si es baja, la compañía tendrá que usar sus activos
con mayor eficiencia o bien deberá restringirlos; está medida es tal vez una de las
de mayor interés para la administración, ya que indica si las operaciones de la
empresa han sido eficientes financieramente.
d) Razones de endeudamiento
La situación de endeudamiento de una empresa indica el monto de dinero de
terceros que se usa para generar utilidades.
69
El objetivo de estas es medir el grado en que la empresa se ha financiado por
deuda externa, son de gran importante porque: ayuda a abordar la capacidad de la
empresa de cumplir con sus obligaciones mayores a un año, o de manera general,
su apalancamiento financiero.
El análisis financiero se ocupa en especial de las deudas a largo plazo de la
empresa, en la cual tenemos:
i) Razón o índice de endeudamiento
ii) Razón Pasivo – Capital
i) Razón o índice de endeudamiento
Este índice mide la proporción total de activos aportados por los acreedores de la
empresa. Esta razón se calcula como sigue:
Pasivo total
Razón de endeudamiento = ____________________
Activo total
Cuanto mayor sea este índice, tanto mayor será la cantidad de dinero de otras
personas que se esté utilizando para generar ganancias.
ii) Razón Pasivo-capital Este cociente indica la relación entre los fondos a largo plazo que suministran los
acreedores y los que aportan los propietarios de la empresa.
Se calcula de la siguiente manera:
Pasivo a L. Plazo
Razón Pasivo - Capital = _______________________
Capital Social
70
También sirve para calcular el porcentaje de los fondos a largo plazo que
suministran los acreedores, incluyendo las deudas de largo plazo como el capital
contable.
2.1.12 Optimización
Ésta hace referencia a buscar una mejor manera de realizar una actividad, se
puede dar en diversas áreas siempre con el mismo objetivo de mejorar el
perfeccionamiento de algo a través de una gestión más eficiente de los recursos,
ésta puede realizarse en distintos niveles, aunque lo recomendable es concretarla
al final de un proceso como por ejemplo: si una persona desea optimizar su tiempo
laboral, puede cambiar la organización de sus actividades, buscando apoyo en la
tecnología o en otras personas, si la optimización es exitosa el sujeto podrá
realizar más trabajo en menos tiempo, en resumen es la acción y efecto de
optimizar.
2.1.13 Sistema Contable.Es importante mencionar que en la recomendación de control interno para la
obtención de liquidez dentro de la empresa en estudio, es fundamental contemplar
el área de la contabilidad, ya que se debe de registrar cada operación que se
realiza en la misma, y al procesar toda esta información nos arrojan estados
financieros los cuales sirven de herramienta a la gerencia o accionistas para una
toma de decisiones y evaluar o corregir el rumbo que lleva la empresa.
Es por ello que el sistema contable consta de los documentos comerciales, diarios,
mayores, procedimientos y controles internos necesarios para producir estados
financieros confiables y otro tipo de informes.
71
Dichos sistemas que se utilizan comúnmente van desde sistemas muy sencillos
en los cuales los registros contables se llevan manualmente hasta sistemas
sofisticados en los cuales los registros se llevan en discos magnéticos o
programas diseñados especialmente para el registro de cada operación que se
realice en la compañía.
Es importante mencionar que el sistema contable en una empresa determinada
debe diseñarse de acuerdo al tamaño y a las necesidades de esta.
Los procedimientos de registro ilustrados que existen hasta ahora, exigen el
registro de cada transacción mediante un asiento en el diario general, y luego el
traslado de cada débito y crédito del diario general a la cuenta correspondiente del
libro mayor. Hoy en día se debe acelerar este sistema contable elemental, de tal
manera que el departamento de contabilidad pueda mantenerse al ritmo del flujo
de las transacciones de un negocio más grande.
En la estructuración de un sistema contable, acorde a las necesidades de una
empresa se utilizan dos recursos: el libro diario y el mayor auxiliar. Estos registros
contables especializados se pueden ilustrar más fácilmente en el contexto de un
sistema de contabilidad manual. No obstante, dichos libros se pueden utilizar aún
con más ventaja en los sistemas contables computarizados.
Un sistema contable eficiente, toma en cuenta el establecimiento de métodos y
registros que:
1) Identifican y registran todas las transacciones.
72
2) Describen oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle para
permitir la adecuada clasificación de las mismas, para incluirse en la
información financiera.
3) Cuantifican el valor de las operaciones de modo que se registre el valor
monetario adecuado en los Estados Financieros.
En toda organización o en cualquier negocio, de acuerdo a su desarrollo y
crecimiento, es imprescindible la utilización de registros contables debidamente
organizados y legalizados.
En la actualidad todo proceso contable requiere de los sistemas computarizados,
aunque su uso no es obligatorio, pero si se quiere ser competitivo en los
mercados, ya sea nacionales o internacionales, hay que hacer uso de éstos; los
beneficios son para toda la empresa; ya que se hace muy difícil llevar un
adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sí no se
cuenta con el auxilio de un dichos sistemas. La información generada de estos
sistemas sirven a los gerentes para la toma de decisiones, que es la mayor
responsabilidad de éstos.
2.1.13.1 Importancia de los Sistemas Contables
Hoy en día la contabilidad es quizás una de las actividades por no decir la más
importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de informar
acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las
empresas en los ambientes competitivos.
“Su importancia radica en los métodos y registros tales como:
Identificar y registrar todas las transacciones válidas.
73
Describe oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle y
permite la adecuada clasificación de las mismas, para individualizarse en la
información financiera.
Cuantificar el valor de las operaciones de modo que se registre el valor
monetario adecuado en los estados financieros.
Determinar el período en que las transacciones ocurran permitiendo
registrarlas oportunamente.
Presentar debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes
en los estados financieros”41
2.1.13.2 Estructura de un sistema contable
Un sistema contable sigue un modelo básico diseñado, ofreciendo así control,
compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio. Este
consta de los documentos comerciales, diarios, mayores, procedimientos y
controles internos necesarios para producir estados financieros confiables y otros
tipo de informes.
En cualquier negocio independientemente del sistema contable que utilice, se
deben ejecutar tres pasos básicos relacionados con las actividades financieras; los
datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo este proceso involucra
la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información
contribuirá para ayudar en la toma de decisiones y estos son:
1) Registro de la actividad financiera: se debe llevar un registro sistemático de la
actividad comercial diaria en términos económicos. En una organización se llevan
a cabo muchas transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y
que se deben registrar en los libros de contabilidad.
41 López Salgado, Price Wáterhouse. Educación Continua II.2001
74
2) Clasificación de la información: llevar un registro completo de todas las
actividades comerciales, esto implica comúnmente un volumen de datos,
demasiado grande y diverso para que pueda ser útil a las personas encargadas de
tomar decisiones. Por tanto, la información se debe clasificar en grupos o
categorías y agrupar aquellas transacciones a través de las cuales ingresa o
egresa dinero.
3) Resumen de la información: la información contable es de mucha utilidad para
quienes toman decisiones, la cual debe ser resumida en estados financieros
confiables, para que estos tomen las mejores decisiones para la empresa.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen
los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el
proceso contable incluye algo más que la creación de información, también
involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la
interpretación de la información contable podrá ayudar en la toma de decisiones
comerciales.
2.1.13.3 Utilización de la información contable
La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El
objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e
interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las
cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos
comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes
alternativas, por ejemplo la compra o el arrendamiento de un nuevo edificio; y
buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en un
futuro.
Para que los usuarios puedan darle un uso eficaz a la información contable, deben
tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas
significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro
de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente general u otra
75
persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de
conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciará hasta que punto la
información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y
exactas.
“Todo empresario necesita de información para la toma de sus decisiones y los
datos de la contabilidad le son de mucho beneficio. La importancia de esta
información es mayor cuanto más útil y confiable resulte; además, su grado de
empleo aumenta cuando es apta y oportuna. No obstante, aunque la contabilidad
es necesaria para las empresas, ya que muestra su realidad financiera y
económica, su utilidad y confiabilidad son limitadas”42.
2.1.13.4 Importancia de la Auditoría en el control internoLos auditores siempre se involucran en los Sistemas de control de las empresas,
por lo tanto es imprescindible conceptualizar lo que se entiende que es auditoria
siendo esta “un informe y examen independiente que certifica que para la
elaboración de estados financieros se han empleado métodos y procedimientos de
acuerdo a las leyes y a las normas internacionales de contabilidad generalmente
aceptadas en el salvador en cumplimiento a las normas y políticas de la
administración.”43
El objetivo de auditoría de los estados financieros es hacer posible al auditor
expresar una opinión acerca de los estados financieros preparados respecto a
todo lo importante de acuerdo a un marco de referencia de información financiera
identificado.”44 También sirve para verificar si los procedimientos contables estén
efectuados correctamente y debidamente respaldados mediante el auditor interno
y externo, otra de las funciones que tienen los auditores es verificar que los activos
42 Peña, Norberto Técnicas de Sistemas Contables, tercera reimpresión, San José Costa Rica 1999, pp. 5-6
43 Manuel de Jesús fornos gomez,primera edición 2000,ediciones contables
44 Colmes, arthur W, auditoria principios y procedimientos, editorial hispano-americano, mexicodf, 1967.
76
y pasivos como los ingresos y egresos de la sociedad se reflejen claros y precisos
en los libros contables de dicha empresa.
La auditoria se clasifica en interna y externa que se entenderá como:
Auditoría interna “es una actividad de evaluación independiente dentro de una
organización de las operaciones contables, financiera en base a la medición y
evaluación del desempeño.”45 El alcance de la auditoría interna comprende
examinar y evaluar lo adecuado y efectivo de los sistemas de control interno de
una empresa y calidad de ejecución al llevar a cabo las responsabilidades
asignadas.
Quiere decir que la auditoria es muy importante en el sector público y privado ya
que buscan los mismos fines de vigilar y supervisas los activos y pasivos, recursos
humanos de las empresas y que estén apegados a las leyes vigentes, normas y
procedimientos para poder así dar una opinión sobre el estudio realizado.
2.1.14 El control interno según la Norma Internacional de AuditoríaLa NIA 400 Evaluación de Riesgo y Control Interno, tiene como propósito brindar
lineamientos para obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de
control interno sobre el riesgo de auditoría y sus componentes: riesgo inherente,
riesgo de control y riesgo de detección.
Esta Norma observa que el auditor debe tener una comprensión suficiente de los
sistemas de contabilidad y control interno para planear la auditoria, usando el
juicio profesional para evaluar los riesgos y reducirlos a niveles aceptablemente
bajos.
“Esta norma clasifica los riesgos de auditoría de la siguiente manera:
2.1.14.1 Riesgo inherente
45 Manuel de Jesús fornos gomez,primera edición 2000,ediciones contables
77
Es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una
representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o
cuando se agrega con representaciones erróneas en otras cuentas o clases,
asumiendo que no hubo controles internos relacionados.
2.1.14.2 Riesgo de controlEs el riesgo de una representación errónea que pudiera ocurrir en el saldo de una
cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa
individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros
saldos o clases, que no se a prevenido o detectado y corregido con oportunidad
por los sistemas de contabilidad y de control interno.
2.1.14.3 Riesgo de detecciónEs el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una
representación errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de
transacciones que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando se
agrega con representaciones erróneas en otros saldos o clases”.46
2.2 Construcción del Marco Empírico2.2.1 MonografíaDepartamento de San Salvador
Ubicación geográfica
Departamento que pertenece a la zona central de la Republica, está limitado por
los siguientes departamentos: al Norte por Chalatenango, al Este por Cuscatlán y
La Paz; y al Oeste por La Libertad.
46 www.normasinternaionalesdeauditoria/400
78
Demografía
Según la Dirección General de Estadística y Censos, San Salvador es la ciudad
más poblada del país, cuenta con 316,090 habitantes propios, y 1,566,629
habitantes en el Gran San Salvador o AMSS (Área Metropolitana de San Salvador)
según último censo levantado. El centro de San Salvador se encuentra a una
altura de 658 metros sobre el nivel del mar y su densidad poblacional es 2,067
habitantes por Km2.
División político administrativa Para su administración el departamento se divide en 19 municipios, los cuales
tienen categoría de ciudad, villa o pueblo.
San Salvador, Mejicanos, Soyapango, Ciudad Delgado, Ayutuxtepeque,
Cuscatancingo, Tonacatepeque, Guazapa, San Martin, Apopa, Nejapa, Aguilares,
Ilopango, El Paisnal, Santo Tomas, San Marcos, Panchimalco, Santiago
Texacuangos, Rosario de Mora.
Gobierno Local En la ciudad de San Salvador reside el gobierno departamental, y en cada
cabecera municipal un concejo, integrado por un alcalde, un síndico y varios
regidores.
ASPECTOS FÍSICOS
Hidrografía Los ríos que riegan el departamento, son: Lempa, Amayo, Matizate o Viejo,
Acelhuate, Guaycume, Guazapa, Las Cañas, San Antonio, Tomayate, Mariona,
Ilohuapa, Tihuapa, Huiscoyote, Papaleguayo, Chichicalapa, Huiza, Quezalate,
Jutío, Jutillón, El Coco, Chichigüiste, El Muerto, Guacuchillo, Cuitapán, Shutía,
Cuaya, Cuapa y Cusmajapa.
Ríos y Lagos principales
79
Lempa, Las Cañas, Sucio, Lago de Ilopango.
Orografía
San Salvador, se encuentra en la meseta central está ubicado entre la cadena
costera y las cordilleras fronteriza septentrional. Presenta los lagos: Coatepeque e
Ilopango; llanuras, valles, colinas, macizos Volcánicos y esta regado por
numerosos ríos, es la región más densamente poblada del país, debido a su
favorable clima, excelentes vías de comunicación, vida cultural y economía; en
esta meseta se asienta la capital de la republica y otras ciudades importantes. El
Salvador por su ubicación geográfica, ubicado dentro de las demarcaciones del
cinturón de fuego circumpacÍfico, se haya constantemente amenazado por
terremotos, como por erupciones volcánicas. Desde 1520, acorde a registros
históricos, se han producido acerca de 50 eventos destructivos, la mayoría de los
cuales, puede considerarse de origen eminente técnico. Los daños han sido
variables en relación a la fuerza y características de los sismos.
Principales Cerros y Volcanes: San Jacinto, Volcán de San Salvador o Quezaltepeque, Volcán de Guazapa,
Nejapa.
Clima
De acuerdo con la altitud sobre el nivel del mar, existe en el departamento los
diferentes tipos de climas: de 0 a 800 metros sobre el nivel del mar, sabana
tropical caliente o tierra caliente, el cual abarca un 80% del área total del
departamento, de 800 a 1200 metros sobre el nivel del mar, sabana tropical
calurosa o tierra templada; de 1200 a 1800 metros sobre el nivel del mar, clima
tropical de altura o tierra templada y de 1800 a 2700 metros sobre el nivel del mar,
clima tropical de altura o tierra fría. El monto pluvial anual oscila entre 1600 y 2150
mm.
80
Vegetación La flora constituye los diferentes tipos de boques: bosque húmedo subtropical,
cuyas especies arbóreas más notables son las siguientes: papaturro, ojushte,
conacaste, volador, morro, madre cacao, pepeto y otros. En general la formación
bosque húmedo subtropical abarca desde 0 a 1700 Metros sobre el nivel del mar,
por las características climáticas en el país; bosque muy húmedo subtropical,
cuyas especies arbóreas son las siguientes: Zopilocuavo, tambor, capulín de
monte, mulo, níspero, ojushte, liquidámbar, roble y otros; y muy húmedo montano
bajo, la característica más interesante de las formaciones boscosas de esta forma
de vida es que constituyen medios de alta condensación que aumenta
progresivamente con la altura de la vegetación, el uso más apropiado de estas
áreas debe ser la producción de madera y agua, se pueden dedicar al cultivo de
hortalizas y frutas, flores y pastos mejorados.
Producción agropecuaria Los cultivos de mayor producción dentro del departamento son: frijol, café, caña
de azúcar, plantas hortenses, frutas, tabaco, jícama, rábano y semillas
oleaginosas. Hay crianza de ganado vacuno, porcino, caballar y mular; lo mismo
que aves de corral, progresan la agricultura y la apicultura, en el distrito minero del
Paisnal hay yacimiento de oro, plata, cobre, arcilla, cal y yeso.
Industria y comercio Las industrias que sobresalen en el departamento son: fábrica de productos
alimenticios, bebidas espirituosas, gaseosas y bebidas no espirituosas, cigarros,
hilo, hilazas y tejidos, prendas de vestir, sombreros de fieltro, algodón, palma y
otras fibras, artículos de cuero, muebles de madera y de metal, colchones, objetos
de papel y de cartón, gases y oxígenos, fósforos y cerillos, fertilizantes,
insecticidas, fungicidas y herbicidas, pinturas, barnices y lacas, productos
farmacéuticos y medicinales, jabón y similares, detergentes, cosméticos,
perfumes, pastas dentífricas, velas, fuegos artificiales, fabricas de artículos de
hule, encuadernación y similares, productos plásticos, artículos de vidrio, cemento
81
hidráulico y productos de asbesto y cemento, fundiciones de hierro, acero y
metales no ferrosos, cuchillos y herramientas manuales, estructuras metálicas,
fabricas de productos de aluminio, corcho latas, construcción y fabricación de
maquinas, fabricación y montaje de aparatos de radio, televisión, aire
acondicionado, alambre, cable, platería y joyas. En este departamento se
concentra la mayoría de distintas clases de actividades comerciales que se
realizan en toda la república, la comercialización del departamento se lleva a cabo
entre la ciudad de San Salvador y en las otras cabeceras municipales del
departamento y con los departamentos vecinos.
2.2.2 Metodología de la Investigación.
Luego de recolectar toda la información teórica la cual a servido de guía para
identificar y conocer los sistemas de control interno y sistemas contables y la
importancia que estos tienen para el procesamiento de toda la información que se
realiza para la presentación de Estados Financieros de una manera eficiente y
eficaz, con la finalidad de obtener información real y suficiente, que facilite la
elaboración de una propuesta de control interno para optimizar la Liquidez en
Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., se llevaron a cabo una serie
de pasos cronológicos, los cuales se realizaron aplicando el método científico; en
lo referente a la parte bibliográfica y de campo; para determinar la necesidad de
presentar nuestra propuesta de control Interno, acorde al tamaño y necesidades
de esta empresa; generando información financiera oportuna y eficiente para la
toma de decisiones.
2.2.2.1 Población
La Población sujeto de estudio consta de cuatro personas, siendo estas mismas el
número de muestras, las cuales se integran de la siguiente manera: gerencia
administrativa, gerencia de ventas, contador general y Auxiliar Contable; de
Asesora Publicitaria Centroamericana.
82
2.2.2.2 Procedimientos para la obtención de datosEl procedimiento que se utilizado para obtener los datos, fue a través de la
observación, auxiliándose de los instrumentos tales como la entrevista y el
cuestionario; dirigido a la gerencia administrativa y contador general, de la
empresa en estudio. Además la investigación bibliográfica y documental referente
al tema, está respaldada por fuentes tales como: libros, leyes, revistas, folletos y
otros documentos participantes en el proceso y contenido de la investigación.
2.2.2.3 Técnicas e Instrumentos UtilizadosCon el fin de presentar la propuesta de control interno para optimizar la liquidez en
Asesora Publicitaria, las variables identificadas en el problema planteado al inicio
de la investigación, y teniendo presente que éstas corresponden a una situación
de observación; los instrumentos de medición utilizados fueron los siguientes:
2.2.2.3.1 Entrevistas Para la recopilación de la información primaria, se realizaron visitas de campo
utilizando un cuestionario previamente elaborado, para llevar a cabo las
entrevistas a cada uno de los involucrados; por ser esta una técnica de las más
confiables para la recolección de datos, y por medio de esta fué que se obtuvo la
información oral de los entrevistados en forma directa.
2.2.2.3.2 Cuestionario Este instrumento, fue el documento previamente elaborado con doce preguntas,
que sirvió de guía para realizar las entrevistas el cual fue dirigido a cuatro
miembros de la empresa, por ser estos los responsables de la administración de
los recursos con que cuenta esta organización; siendo esta misma cantidad el
tamaño de la muestra; el objetivo de éste fue obtener información suficiente para
realizar y presentar nuestra propuesta de Control Interno para optimizar la liquidez
en esta entidad.
83
2.2.2.3.3 Presentación de los Datos
Para la presentación y organización de la información obtenida de la investigación,
la información de los datos es: la pregunta, el objetivo de esta y finalmente el
análisis e interpretación de las respuestas obtenidas de cada pregunta.
2.2.2.3.4 Procedimiento Estadístico Para el cálculo de la muestra en estudio de la investigación se obtendrá por medio
del muestreo no aleatorio o no probabilístico, es decir que las unidades
elementales de la población, no se seleccionaran por procedimientos al azar o sin
intervención de la aleatoriedad, la selección se hará de acuerdo al criterio de
utilidad e importancia para el objeto de estudio; ya que la investigación esta
enfocada a la gerencia administrativa, gerencia de ventas, contador general y
auxiliar, de Asesora publicitaria Centroamericana. Para el análisis de la
información recolectada en la investigación de campo, se utilizó el método
deductivo, el cual consiste en obtener las conclusiones partiendo de lo general a lo
específico.
2.2.2.3.5 Diseño del instrumento de recopilación de la información. 2.2.2.3.5 Cuestionario El cuestionario elaborado para la recopilación de la información, consta de doce
preguntas, orientadas a conocer la situación actual de Asesora Publicitaria
Centroamericana, relacionada con el control interno y la optimización de la
liquidez.
El cuestionario se estructuró con preguntas cerradas, la información obtenida
permitió hacer un diagnóstico de la sociedad sujeta de estudio; lo cual sirvió de
base para la elaboración de nuestra propuesta de control interno para la
optimización de los recursos, complementándose con la investigación bibliográfica.
84
ENCUESTA DE INVESTIGACIÓN REALIZADA A PERSONAL ADMINISTRATIVO Y CONTABLE DE ASESORA PUBLICITARIA
CENTROAMERICANA, S.A. DE C.V.
UNIVERSIDAD PEDAGOGICA DE EL SALVADORFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
LICENCIATURA EN CONTADURIA PÚBLICA
I. Solicitud de ColaboraciónSomos estudiantes de la Universidad Pedagógica de El Salvador, pertenecientes a
la Facultad de Ciencias Económicas de la Carrera Licenciatura en Contaduría
Pública, estamos realizando nuestro trabajo de graduación para optar al título de
Licenciados en Contaduría Pública, dicho trabajo se denomina “propuesta de
control Interno para optimizar la liquidez en Asesora Publicitaria Centroamericana,
S.A. de C.V.” ubicada en el municipio de San Salvador.
En razón de ello, y de la manera más atenta solicitamos a ustedes con mucho
respeto, contestar el presente instructivo de investigación, garantizando completa
confidencialidad en el manejo de la información y con la expectativa que los
aportes que arroje esta investigación sea de utilidad para esta Sociedad que
ustedes administran.
1. ¿Dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, poseen un manual de
control Interno?:
Si No
2. ¿Dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V. se lleva
contabilidad formal, según lo establece el Código de Comercio?:
Si No
85
3. ¿Cree usted que con un Sistema de control interno y Administrativo se lograría
una gestión eficiente y eficaz para la toma de decisiones?:
Si No
4. ¿Considera usted que en Asesora Publicitaria Centroamericana, cuentan con
las Técnicas contables adecuadas para generar información confiable a los
accionistas, para que estos tomen decisiones oportunas?:
Si No
5. ¿Todos los comprobantes, reportes y Estados Financieros son revisados y
aprobados por departamentos ó individuos distintos de aquellos que han
intervenido en su preparación?
Si No
6. ¿Estarían dispuestos a brindarles capacitación al personal que lo requiera, para
que estos sean eficientes y eficaces en la implementación de un sistema de
control interno?:
Si No
7. ¿En la actualidad ponen en práctica diferentes razones Financieras, sobre
ciertas cuentas contables, que les permitan determinar la liquidez de estas?:
Si No
8. ¿Estarían dispuestos a poner en práctica, nuestra recomendación para
optimizar la liquidez dentro de esta Sociedad?:
Si No
86
9. ¿Considera que Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., mantiene
niveles óptimos de liquidez para ser una entidad rentable?
Si No
10. ¿Considera que Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., mantiene
niveles óptimos de liquidez para ser una entidad rentable?
Si No
11. ¿Considera que Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., mantiene
niveles óptimos de liquidez para ser una entidad rentable?
Si No
12. ¿Poseen metas a largo plazo que tengan que ver con la liquidez actual?
Si No
I. Solicitud de ColaboraciónEsta consistió en solicitar por escrito al objeto de estudio; su colaboración que
concierne en contestar las preguntas que contiene la encuesta estructurada;
haciendo una breve explicación del centro de estudios y del tema a investigar; y
finalmente un agradecimiento.
II. Datos de ClasificaciónEsta parte indica ciertos apartados, del tema a desarrollar; y los más usuales son:
Nombre de la sociedad, objetivo de la investigación, entre otros.
87
III. Cuerpo del cuestionario: Esta es la parte más importante, y es donde se encuentran las diferentes
preguntas e indicaciones que van dirigidas al objeto de estudio.
IV. Datos de Identificación: Esta refleja la identificación del equipo de personas que ha recolectado la
información en el ámbito investigado y comprende: Nombre del encuestador, lugar
y fecha respectivamente cuando se levanto el cuestionario.
2.2.2.3.6 Exposición de Resultados La información obtenida se expone a través de un análisis e interpretación
aplicada a los resultados de cada pregunta.
1. ¿Dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, poseen un manual de
control Interno?:
OBJETIVO: conocer si en dicha sociedad poseen un manual de control interno, el
cual contribuye a un mejor registro de sus operaciones.
Respuesta Personas %SI 0 0%NO 4 100%
TOTAL 4 1
Análisis
88
Como podemos ver el 100% de los encuestados manifestaron que no cuentan con
un manual de control interno, dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, y
este es muy importante ya que permite conocer el funcionamiento interno en lo
que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución, auxilian en la inducción del puesto y al
adiestramiento y a la capacitación del personal ya que describen en forma
detallada las actividades de cada puesto.
2. ¿Dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V. se lleva
contabilidad formal, según lo establece el Código de Comercio?:
OBJETIVO: Identificar si cumplen con la legislación de El Salvador, que indica
que las empresas deben llevar contabilidad formal.
Respuesta Personas %SI 4 100%NO 0 0%
TOTAL 4 1
AnálisisSe puede observar que el total de personas encuestadas manifestaron que
efectivamente dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., la
contabilidad se lleva de acuerdo a como lo establece el Código de Comercio de
El Salvador.
3. ¿Cree usted que con un Sistema de control interno y Administrativo se lograría
una gestión eficiente y eficaz para la toma de decisiones?:
89
OBJETIVO: Conocer de parte del personal entrevistado, que tan recomendable
sería un sistema de control para la gestión empresarial.
Respuesta Personas %SI 4 100%NO 0 0%
TOTAL 4 1
AnálisisEl 100% de los encuestados opino que efectivamente un sistema de control
interno contribuiría a una gestión eficaz y eficiente, que ayudaría a los accionistas
a la toma de decisiones oportunas, ya que si bien es cierto en la empresa no
tienen un sistema de control interno, reconocen de la necesidad de la
implementación de éste, pues es a través de él, que se puede lograr una mejor
gestión dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A.
4. ¿Considera usted que en Asesora Publicitaria Centroamericana, cuentan con
las Técnicas contables adecuadas para generar información confiable a los
accionistas, para que estos tomen decisiones oportunas?:
OBJETIVO: Identificar si en dicha organización poseen diferentes tipos de técnicas
contables para el registro de las operaciones, las cuales contribuirán con el
personal responsable en la toma de decisiones.
Respuesta Personas %SI 3 75%NO 1 25%
TOTAL 4 1
AnálisisComo podemos observar el 75% de los empleados opinó que si cuentan con las
técnicas contables necesarias para poder registrar cada una de las operaciones
que se dan dentro de la organización, mientras que un 25% manifestó no estar de
90
acuerdo con dichas técnicas, por la burocracia que estás representan, no obstante
dichas técnicas son importantes porque contribuyen a implementar el orden en el
registro de cada una de las operaciones que se realizan en cada uno de los
departamentos de la empresa.
5. ¿Todos los comprobantes, reportes y Estados Financieros son revisados y
aprobados por departamentos ó individuos distintos de aquellos que han
intervenido en su preparación?
OBJETIVO: Identificar si se respetan los niveles jerárquicos en la elaboración de
informes para minimizar el riesgo de fraude, estafa o malversación de fondos.
Respuesta Personas %SI 3 75%NO 1 25%
TOTAL 4 1
AnálisisNos pudimos dar cuenta que la tercera parte de la población encuestada opinaron
que si son supervisadas en cada una de sus actividades, mientras que la parte
restante manifestó que no realizan revisión sobre sus funciones
6. ¿Estarían dispuestos a brindarles capacitación al personal que lo requiera, para
que estos sean eficientes y eficaces en la implementación de un sistema de
control interno?:
OBJETIVO: Conocer si la gerencia estaría dispuesta a mandar a capacitar al
personal, en caso de encontrar falta de capacidad para el desempeño de sus
funciones, en cada uno de ellos.
Respuesta Personas %SI 3 75%
91
NO 1 25%TOTAL 4 1
AnálisisCon el 75% se observa que efectivamente la administración estaría dispuesta a
mandar a capacitar al personal que lo necesite para que éstos sean más eficientes
y eficaces en cada una de sus actividades, y de esta manera contribuir a registrar
cada operación que se realiza dentro de la organización, mientras que el 25%
restante no considera necesaria dicha capacitación.
7. ¿En la actualidad ponen en práctica diferentes razones Financieras, sobre
ciertas cuentas contables, que les permitan determinar la liquidez de estas?:
OBJETIVO: Identificar si la empresa en estudio utiliza como herramienta distintos
tipos de razones financieras.
Respuesta Personas %SI 2 50%NO 2 50%
TOTAL 4 1
AnálisisDel 100% de la población encuestada, podemos observar que el 50% manifiesta
que si utilizan ciertas razones financieras para poder determinar la liquidez de
algunas cuentas contables, mientras que la parte restante no ponen en práctica
dichas razones financieras, estas razones o índices, que relacionan datos
financieros entre sí, permiten a analistas expertos y capaces tener un mejor
conocimiento de la situación y desempeño financiero de la empresa que el que
podrían obtener mediante el análisis aislado de los datos financieros.
92
8. ¿Estarían dispuestos a poner en práctica, nuestra recomendación para
optimizar la liquidez dentro de esta Sociedad?:
OBJETIVO: Conocer si efectivamente nuestra recomendación la ejecutarían
dentro de la organización, la cual contribuirá a mejorar la liquidez de la empresa
en estudio.
Respuesta Personas %SI 3 75%NO 1 25%
TOTAL 4 1
AnálisisDel total de encuestados la tercera parte manifiesta estar de acuerdo de poner en
práctica nuestra recomendación para la optimización de la liquidez dentro de
Asesora Publicitaria Centroamericana, mientras que la parte restante expreso no
estar interesado a llevar a cabo dicha recomendación. Pudimos darnos cuenta que
el personal que labora para dicha empresa, se encuentra optimista en que se
ponga de manifiesto nuestra investigación, ya que esta servirá para una mejor
gestión y en consecuencia mejorará la liquidez de la sociedad.
9. ¿Considera que Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., mantiene
niveles óptimos de liquidez para ser una entidad rentable?
OBJETIVO: Identificar el nivel de liquidez que se maneja dentro de esta
organización y verificar si ésta es rentable.
Respuesta Personas %SI 3 75%NO 1 25%
TOTAL 4 1
93
Análisis
Como podemos observar tres de las cuatro personas entrevistadas consideran
que la empresa en estudio mantiene sus niveles óptimos de liquidez, ya que como
ejemplo la empresa tiene dinero en efectivo, para poder invertir y expandir el
capital de la sociedad, cubrir gastos, pagar obligaciones, y adquirir todo tipo de
bienes de capital. Mientras que la persona que opino negativamente dijo no estar
enterada de dicha información.
10. ¿Poseen metas a largo plazo que tengan que ver con la liquidez actual?
OBJETIVO: conocer si poseen metas a largo plazo que estén relacionadas con la
liquidez que se maneja actualmente.
Respuesta Personas %SI 3 75%NO 1 25%
TOTAL 4 1
AnálisisTal y como se puede apreciar en la presente grafica, el 75% de la población
encuestada opinó que efectivamente cuentan con metas a largo plazo
relacionadas a la liquidez actual dentro de la organización, y el 25% restante
manifiesta no estar enterado si poseen dichas metas. Éste es un punto
fundamental ya que es necesario que toda empresa tenga proyecciones a futuro,
de esta forma lograr la visión de la compañía, para ser rentable en este mundo de
fluctuaciones constantes.
11. ¿Dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, los Estados Financieros
que se elaboran son sujetos a Auditorias?:
94
OBJETIVO: Conocer si los diferentes tipos de Estados Financieros que se
elaboran en la empresa en estudio son sujetos a auditorias, tanto internas como
externas.
Respuesta Personas %SI 4 100%NO 0 0%
TOTAL 4 1
AnálisisTodos los encuestados manifestaron que efectivamente los Estados Financieros
que se elaboran dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, son sujetos a
una firma de auditoría, ya que la legislación de El Salvador, así lo indica.
12. ¿El personal administrativo y contable tiene conocimiento de lo que es el
informe COSO?
OBJETIVO: Identificar si tanto el personal administrativo y contable, posee algún
conocimiento sobre lo que es el informe COSO.
Respuesta Personas %SI 2 50%NO 2 50%
TOTAL 4 1
AnálisisTal y como se puede observar un 50% opina tener conocimientos sobre dicho
informe, el cual surgió con la necesidad de unificar a un solo criterio el Control
Interno y prevenir los riesgos dentro de las organizaciones; mientras que el 50%
restante manifestaron no tener conocimiento sobre este informe.
95
2.2.2.3.7 Limitaciones de la Investigación
El control interno no es la solución a todos los problemas y deficiencias de una
organización, es decir que no representa la "garantía total" sobre la consecución
de los objetivos. El sistema de control interno sólo proporciona una grado de
seguridad razonable, dado que el sistema se encuentra afectado por una serie de
limitaciones inherentes a éste, como por ejemplo la realización de juicios erróneos
en las toma de decisiones, errores o fallos humanos, etc. Además, si encontramos
mutuo acuerdo en 2 o más personas, es muy probable que puedan eludir el
sistema de control interno.
Muchas personas creen que estableciendo un sistema de control interno, se
acaban los riesgos y males que asechan a la empresa, y esto no es tan así, el
control interno no es el remedio o solución final a todos los males.
Dos conceptos a la hora de considerar las limitaciones del control interno:
• El control interno funciona a diferentes niveles con respecto a los diferentes
objetivos. En el caso de los objetivos operacionales el control interno no
puede proporcionar ni siquiera una seguridad razonable de que se
conseguirás los objetivos.
• El control interno no puede proporcionar una seguridad "absoluta" con
respecto a cualquiera de las categorías de objetivos (Operacionales,
Información Financiera y Cumplimiento).
Existen determinados hechos o circunstancias que son ajenos al control interno, y
por otra parte ningún sistema hará lo que se quiera que haga, a lo sumo se podrá
esperar la obtención de una seguridad razonable. No obstante, existen varios
factores que influyen colectivamente en reforzar el concepto de seguridad
razonable, como ser el efecto acumulativo de los controles.
96
La eficiencia de los controles se verá limitada por el riesgo de errores humanos en
la toma de decisiones, siendo éstas tomadas dentro de límites temporales, de
acuerdo a la información disponible y usualmente bajo presión.
Dentro de la naturaleza de las decisiones que afectan al control, basadas en el
juicio humano, podemos describir las siguientes:
• Disfunciones del sistema: Los controles internos a pesar de estar bien
diseñados pueden fallar. Pueden cometerse errores originados en
interpretaciones incorrectas, o por dejadez, despistes, olvidos o fatigas. Es
probable también que ante un cambio de sistemas el personal aún no se
encuentre bien capacitado o informado sobre el mismo, lo que originará la
consecución de errores de control.
• Elusión de los controles por la dirección: El sistema de control interno no
puede ser más eficaz que las personas responsables de su funcionamiento.
Siempre existe la posibilidad que el personal directivo eluda el sistema de
control interno con fines particulares. En este caso siempre existe el intento
de encubrir hechos no legítimos.
• Confabulación: Cuando dos o más personas actúan colectivamente para
cometer y encubrir un acto cuyo objetivo es el de eludir el sistema de
control interno.
• Relación costes/beneficios: A la hora de establecer un control siempre se
evalúan los costos y beneficios de su implementación. El costo del control
no debe ser mayor a lo controlado.
2.4 Formulación teórico - Metodológica de lo investigadoLa investigación de campo permitió obtener toda la información necesaria para
responder a las interrogantes de la investigación; además permitió alcanzar sus
objetivos. Comprendió métodos lógicos, fuentes y técnicas para captar la
información requerida, tratamiento y presentación de nuestra propuesta de control
interno.
97
Para efectos de esta investigación, se seleccionó el municipio de San Salvador,
como campo geográfico y Asesora Publicitaria Centroamericana, como objeto de
investigación.
Con este trabajo de investigación se pretende aportar a dicha sociedad, datos
valiosos para un control Interno y optimizar así una liquidez dentro de esta; lo cual
se transformaría en la obtención de datos confiables para la toma de decisiones.
Primeramente en el desarrollo de la investigación se realizaron visitas de campo
en las que se efectuaron contactos, con las autoridades de esta sociedad dando
lugar a la apertura de la investigación, posteriormente se realizo el cuestionario a
la misma en sus diferentes niveles de responsabilidad, de los cuales pueden
considerarse como resultados sobresalientes:
Que la toma de decisiones financieras y administrativas no es oportuna y
adecuada ya que no cuentan con un control Interno que les permita una
optimización de sus recursos.
La empresa no cuenta con un manual, ni políticas de control interno, que
ayuden a una gestión empresarial eficiente.
En la visita que se realizó para la obtención de la información en Asesora
Publicitaria Centroamericana, se observo que no cuentan con
procedimientos y técnicas contables adecuadas para poder registrar cada
una de las operaciones que se realizan en la empresa, así también el
personal que es el encargado en procesar toda la información, carecen de
ciertos conocimientos para poder desempeñar sus funciones de la mejor
manera.
Se pudo observar que dentro de la empresa en estudio, no ponen en
práctica diferentes tipos de Razones Financieras, que les permitan darse
cuenta la importancia que éstas proporcionan, ya que, utilizándolas se logra
98
determinar si un rubro está en niveles óptimos de liquidez, rentabilidad y
rotación. Entre otros.
2.5 Desarrollo y Definición Teórica
Como se estableció en la los antecedentes del problema, el informe COSO DE
1992, el Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission,
conocido como COSO, (Comité de Organismos patrocinadores), publicó el marco
Conceptual-Integrated Framework, nació con la finalidad de establecer una
definición común de control interno y proporcionar un estándar mediante el cual
las organizaciones puedan evaluar y mejorar sus sistemas de control.
En septiembre de 2004 volvieron a revisar el informe a raíz de anomalías y
fraudes que se habían suscitado, en respuesta a ello se amplió este documento
para evitar o reducir al máximo los riesgos a los que las empresas están
expuestas en sus operaciones cotidianas.
Esta idea vino a unificar los lineamientos de control interno establecidos por los
países de manera individual y tener un parámetro para implantar, gestionar y
evaluar los sistemas de control interno.
El sistema de control interno juega un papel muy importante dentro de las
organizaciones, pues son el sistema nervioso de la entidad, sin un sistema
establecido, es difícil que existan objetivos y los lineamientos para lograrlos,
A lo largo de los años las empresas han subsistido gracias a sus controles
establecidos y el compromiso adquirido por cada uno de sus empleados a fin de
maximizar el uso de los recursos que se les ha encomendado.
Dentro de una empresa deben existir controles adecuados que vengan a
satisfacer las necesidades para la alta gerencia y así lograr los objetivos
establecidos. El control interno sienta bases para permitir la evaluación de los
99
procesos de toma de decisiones, cuando se refiere al grado de efectividad,
eficiencia y economía de la empresa.
El Control Interno es realizado por las personas en cada nivel de la entidad, ya
que desde la dirección de la empresa hasta el último trabajador deben sentirse
partícipe del mismo, de este modo cada uno de ellos podrá adquirir un alto grado
de conciencia al momento de evaluar los riesgos, aplicar controles y estar en
condiciones de responder adecuadamente a ello. Pues es imposible que la entidad
se encuentre en condiciones de conocer todos aquellos riesgos a los que está
expuesta en cualquier momento.
El Control Interno, es importante para la empresa, por ser este directamente
responsable del logro de los objetivos de la organización, estableciendo
procedimientos y políticas específicas en la estructura administrativa con relación
al registro, procesamiento e información de datos financieros; es además el punto
de partida para establecer el control contable; por ello tiene que ver con el plan de
organización y registros concernientes, encaminados al bienestar de la empresa.
En el Salvador la mayoría de las empresas carecen de controles internos que
ayuden al logro de los objetivos que persiguen, pues el costo de implementación
de controles bien definidos y el monitoreo de los mismos es elevado y muchas de
las entidades no están dispuestas a invertir en esta área.
El control interno dentro de las empresas ayuda a detectar los riesgos antes que
estos ocurran y de esta manera poder prevenir o reducir el impacto que estos
representan, aunque no existe la fórmula para evitar los riesgos, un control bien
definido puede garantizar un mejor funcionamiento y logro de resultados en las
organizaciones.
En El Salvador no existe una ley específica o manual de control interno que
puedan adoptar las entidades, sin embargo hay leyes que exigen parte de los
100
controles que ayudan a que la información sea veraz y confiable para la toma de
decisiones de la administración.
Este tema es de interés general pues ninguna organización podrá subsistir sino
emplea algún tipo de control, aunque se puede observar que cada departamento
practica controles por simples que estos sean y pudiera ser que las personas no
perciban la aplicación de estos en sus labores diarias.
Recomendamos este manual de control interno por la importancia y necesidad que
representa la aplicación de estos en cada uno de los niveles o departamentos
dentro de las entidades, se vuelve imprescindible contar con un manual bien
definido que muestre de una manera transparente cada una de las operaciones y
facilitar la medición o comparación de resultados obtenidos.
Generalmente se utilizan controles superficiales que no tienen mayor relevancia y
ni mayor fundamento a la hora de tomar decisiones, esto complica el buen
funcionamiento y hasta el principio de negocio en marcha de las empresas.
CAPITULO III3 MARCO OPERATIVO 3.1 Descripción de los sujetos de la investigación
Al iniciar el presente estudio, se estableció que el sujeto de estudio es Asesora
Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., del Municipio de San Salvador, la cual
fue considerada como una fuente de información primaria sobre el tema de
investigación. Posterior a esta, el sujeto ya no es visto como una fuente de
101
información sino más bien como un autor principal en la ejecución del sistema de
control interno.
Considerando todo esto se toma la decisión de proponer a la empresa en estudio,
un sistema de control interno que le garantice la salvaguarda de los activos y para
que ésta posea las herramientas necesarias para alcanzar sus objetivos
organizacionales, tales como efectividad y eficiencia de las operaciones,
confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables.
3.2 Procedimientos para recopilación de datos
El desarrollo del diagnóstico de la presente investigación, se realizó de forma
descriptiva, la cuál consistió en analizar y evaluar la información que se recolectó,
mediante datos primarios, que se obtuvieron de fuentes originales, el cual en este
caso son, La Gerencia General, Gerencia de Ventas, Contador y Auxiliar, de
Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., quienes laboran para esta
compañía. Así también los datos secundarios se obtuvieron de libros, artículos de
revistas y trabajos de tesis.
Ejemplo de un diagrama:
102
3.3 Especificación de la técnica para el análisis de datos Para la recolección de la información se utilizó instrumentos técnicos como
guiones de entrevistas y cuestionario, dirigidos a los encuestados, dicha
información se realizó a través de la técnica descriptiva, en la cual se muestra la
caracterización del fenómeno estudiado, para la cual se propone nuestro sistema
de control interno.
3.3.1 Análisis e interpretación de los resultados.Esta sección contiene los resultados obtenidos en la investigación de campo, los
cuales recopilamos mediante el cuestionario realizado a la Gerencia General,
Gerencia de Ventas, Contador y Auxiliar.
Al analizar los resultados del cuestionario se constató que:
Pregunta No. 1Se demuestra que en Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., no
cuentan con un manual de control interno, dentro de la compañía; el cual es muy
importante ya que permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a
descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de
su ejecución, auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y a la
capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de
cada puesto.
El 100% de los encuestados manifestaron que Asesora Publicitaria
Centroamericana, no cuenta con dicho manual de control interno.
Pregunta No. 2Se puede observar que el 100% de las personas encuestadas manifestaron que
efectivamente dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., la
contabilidad se lleva de acuerdo a como lo establece el Código de Comercio de El
Salvador, a pesar que no cuentan con los programas informáticos adecuados para
103
poder obtener un mejor registro de las operaciones que realizan y con lo que
actualmente poseen tratan de hacer lo mejor posible.
Pregunta No. 3El 100% de los encuestados opino que efectivamente un sistema de control
interno contribuiría a una gestión eficaz y eficiente, que ayudaría a los accionistas
a la toma de decisiones oportunas, ya que si bien es cierto en la empresa no
tienen un sistema de control interno, reconocen de la necesidad de la
implementación de éste, pues es a través de él, que se puede lograr una mejor
gestión dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A.
Pregunta No. 4El 75% del personal encuestado opinó que si cuentan con las técnicas contables
necesarias para poder registrar cada una de las operaciones que se dan dentro de
la organización, mientras que un 25% manifestó no estar de acuerdo con dichas
técnicas, por la burocracia que estás representan, no obstante dichas técnicas son
importantes porque contribuyen a implementar el orden en el registro de cada una
de las operaciones que se realizan en cada uno de los departamentos de la
empresa. Ya que al poner en práctica dichas técnicas se contribuirá al logro de los
objetivos propuestos dentro de un período determinado.
Pregunta No. 5Nos pudimos dar cuenta que la tercera parte de la población encuestada opino
que si son supervisadas en cada una de sus actividades, mientras que la parte
restante manifestó que no realizan revisión sobre sus funciones.
Cabe mencionar que la supervisión es muy importante en toda organización ya
que es a través de esta que se pueden evitar o corregir ciertos errores.
104
Pregunta No. 6Con el 75% se observa que efectivamente la gerencia estaría dispuesta, a mandar
a capacitar al personal en caso de implementar un sistema de control interno
independientemente a los distintos departamentos que estos pertenezcan, ya que
de esta manera se contribuirá a que estos descubran y pongan en práctica el
potencial que posee cada uno de ellos, mientras que el 25% no estaría de acuerdo
en hacerlo, ya que no considera necesaria dicha capacitación, cabe mencionar
que mientras más capacitado se encuentre el personal contribuirá a maximizar
ganancias con la optimización de los recursos.
Pregunta No. 7Del 100% de la población encuestada, podemos observar que el 50% manifiesta
que si utilizan ciertas razones financieras para poder determinar la liquidez de
algunas cuentas contables, mientras que la parte restante no ponen en práctica
dichas razones financieras, estas razones o índices, que relacionan datos
financieros entre sí, permiten a analistas expertos y capaces tener un mejor
conocimiento de la situación y desempeño financiero de la empresa que el que
podrían obtener mediante el análisis aislado de los datos financieros.
Pregunta No. 8Del total de encuestados la tercera parte manifiesta estar de acuerdo de poner en
práctica nuestra recomendación para la optimización de la liquidez dentro de
Asesora Publicitaria Centroamericana, mientras que la parte restante expreso no
estar interesado a llevar a cabo dicha recomendación. Pudimos darnos cuenta que
el personal que labora para dicha empresa, se encuentra optimista en que se
ponga de manifiesto nuestra investigación, ya que esta servirá para una mejor
gestión y en consecuencia mejorará la liquidez de la sociedad y por ende al
incrementar sus ganancias el personal que labora para esta organización también
se verá beneficiado con el crecimiento de ésta.
105
Pregunta No. 9
Como podemos observar tres de las cuatro personas entrevistadas consideran
que la empresa en estudio mantiene sus niveles óptimos de liquidez, ya que como
ejemplo la empresa tiene dinero en efectivo, para poder invertir y expandir el
capital de la sociedad, cubrir gastos, pagar obligaciones, y adquirir todo tipo de
bienes de capital. Mientras que la persona que opino negativamente dijo no estar
enterada de dicha información. Ésta es una parte fundamental ya que se evidencia
la disponibilidad de efectivo, con el que cuenta la empresa para hacer frente a sus
obligaciones.
Pregunta No. 10Tal y como opinó el 75% de la población encuestada, que efectivamente cuentan
con metas a largo plazo relacionadas a la liquidez actual dentro de la
organización, y el 25% restante manifestó no estar enterado si poseen dichas
metas. Éste es un punto fundamental ya que es necesario que toda empresa
tenga proyecciones a futuro, de esta forma lograr la visión de la compañía, para
ser rentable en este mundo de fluctuaciones constantes, ya que si una
organización no se proyecta a futuro, puede ser que la competencia de ésta le
logre quitar mercado y de esa manera desestabilizarlo, e incluso poder llevarlo a la
quiebra, he ahí la importancia con contar con dichas proyecciones.
Pregunta No. 11Todos los encuestados manifestaron que efectivamente los Estados Financieros
que se elaboran dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, son sujetos a
una firma de auditoría, ya que la legislación de El Salvador, así lo indica y además
esto sirve para dar confianza a la Junta Directiva o dueños de la compañía que los
recursos que ellos han invertido se estén utilizando de una manera eficiente y
eficaz, y tomar decisiones de acuerdo a la opinión que ha dado auditoria de los
Estados Financieros.
Pregunta No. 12
106
Tal y como se puede observar un 50% opina tener conocimientos sobre dicho
informe, el cual surgió con la necesidad de unificar a un solo criterio el Control
Interno y prevenir los riesgos dentro de las organizaciones; mientras que el 50%
restante manifestó no tener conocimiento sobre este informe.
Consideraciones Finales
1 a) Que tanto la gerencia general como la de ventas, y el contador general
con su auxiliar de Asesora Publicitaria Centroamericana, consideran que la
presentación de nuestra recomendación de control interno contribuirá a
generar información financiera útil para la toma de decisiones, lo que
evidencia que estos miembros están consientes de la necesidad de
implementar dicha herramienta dentro de la organización.
2 b) Que las autoridades de Asesora Publicitaria Centroamericana,
manifestaron que no poseen políticas de control interno; lo que limita el
proceso sistemático de aplicación de las operaciones contables que
realizan dentro de esta sociedad.
1 c) Que las autoridades de Asesora Publicitaria Centroamericana,
consideran que los procedimientos contables y registros de control interno
son necesarios e indispensables para efectuar el registro de las
operaciones que se realizan dentro de la compañía., por lo cual están
optimistas en que se les presente nuestra recomendación.
1
2 d) Es indispensable que Asesora Publicitaria Centroamericana tenga su
sistema contable y sistema de control interno completo e integral, que
facilite el proceso sistemático de aplicación de las operaciones que éstas
realiza; apegado a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
(PCGA) y Normas Internacionales de Información Financiera con el
propósito de establecer resultados confiables, que sirvan a la
administración para la toma de decisiones.
107
3 e) Que sería importante que todos los usuarios de la información contable
pongan en práctica el uso de las razones financieras, ya que estas
proporcionan información clara y precisa sobre ciertas cuentas contables lo
cual será de mucha utilidad a las personas responsables de la toma de
decisiones, para que éstos puedan evitar riesgos en el futuro.
4 f) Sería importante que todos los miembros que están involucrados con el
proceso administrativo, operativo y contable, tengan conocimientos del
informe COSO, el cual vino a unificar a un solo criterio el control interno y
prevenir así los riesgos.
108
3.4 Cronograma
UNIVERSIDAD PEDAGOGICA DE EL SALVADORDirección de investigación y transferencia tecnológica
CRONOGRAMA DE ASESORA DE TESIS
Especialidad Licenciado en Contaduría publicaAsesor Licenciado Elías Antonio Gómez de LeónTema Propuesta de Control Interno para optimizar la liquidez en Asesora
Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., San Salvador, 2009-2010.
Alumnos Domínguez Pérez, Misael Antonio; Rodríguez, Ivania Guadalupe;
Vásquez del Cid, Karen Julissa
Firma de acuerdo: Asesor Estudiante.
Fecha San Salvador, 2010
5 AC MA JU JUL AG SE OC NO DICIEMBRE
109
TIVIDADES: Investigación Documental / Campo
YO NIO IOOSTO
PTIEMBRE
TUBRE
VIEMBRE
1 2 1 3 2 3 4 5 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1.0 INVESTIGACION DOCUMENTAL
1.1 selección de Bibliografía a Utilizar
1.2 Lectura y Selección de Citas Bibliográficas
1.3 Fichas Bibliográficas y de Resumen (Fichas elaboradas en SI y actualizadas)
1.4 Fichas de Conceptos / Categorías
1.5 Redacción Fundamentación Teórica
2.0 CONSTRUCCION DEL MARCO CONCEPTUAL
2.1 Introducción
2.2 Antecedentes del Problema
2.3 Justificación
2.4 Planteamiento del Problema
2.5 Alcances y Limitaciones
2.6 Recuento de Conceptos y Categorías a Utilizar
2.7 Reuniones con Asesor
2.8 Entrega Primer Avance
2.9 Corrección Primer Avance
2.10 Entrega Primer Avance Corregido
3.0 CONSTRUCCION DEL MARCO TEORICO
3.1 Fundamentación Teórico-Metodológica de lo Investigado
3.2 Construcción del Marco Empírico
3.2.1 Diseño de Instrumentos de Investigación
3.2.2 Levantamiento de Información
3.2.3 Aplicación de Instrumento
3.2.4 Procesamiento de la Información
3.2.5 Análisis de la Información
3.2.6 Elaboración del Informe
3.3 Historia de las Variables
3.4 Formulación Teórico-Metodológica de lo Investigado
3.5 Desarrollo y Definición Teórica(Posterior a contraposición de autores)
3.6 Reuniones con Asesor
3.7 Entrega Segundo Avance
3.8 Corrección Segundo Avance
3.9 Entrega Segundo Avance Corregido
110
4.0 CONSTRUCCION DEL MARCO OPERATIVO
4.1 Descripción de los Sujetos de la Investigación
4.2 Procedimiento para Recopilación de Datos
4.3 Especificación de la Técnica para el Análisis de los Datos
4.4 Cronograma
4.5 Recursos
4.6 Índice Preliminar Sobre Informe Final
4.7 Reuniones con Asesor
4.8 Entrega Tercer Avance
4.9 Corrección Tercer Avance
4.9 Entrega Tercer Avance Corregido
BIBLIOGRAFIA GENERAL UTILIZADA
ANEXOS
111
3.5 Recursos
Para el desarrollo del presente trabajo de tesis se utilizó una serie de recursos para la
obtención y ordenamiento de la información que se recolecto, comenzando por la propuesta
que se les hizo a las autoridades de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V.,
donde se les expuso los beneficios que le traería la recomendación de control interno, para la
optimización de los recursos dentro de esta compañía.
3.6 Índice preliminar sobre informe final
3.6.1 Marco Conceptual
Esta parte es donde se definen los antecedentes históricos de Asesora Publicitaria
Centroamericana, S.A. de C.V., siendo su giro principal la prestación de servicios de
publicidad en diferentes vallas publicitarias y cines de todo el territorio nacional.
Esta sociedad al igual que otras organizaciones cuentan con una serie de limitantes, pero
esto no es un obstáculo para que esta no mejore sus sistemas de control interno, para una
mejor optimización de los recursos de la empresa.
El principal problema con que cuenta la empresa Asesora Publicitaria Centroamericana, es
no tener un sistema de control interno, el cual es una herramienta importante que le
permitirá obtener Estados Financieros confiables y que estos les sirvan para medir su
rendimiento económico y financiero.
3.6.2 Marco TeóricoContiene lo relacionado con el proceso administrativo, control interno y sistemas contables,
así como también la construcción del marco empírico que es donde se desarrollo el trabajo
de campo con el Gerente General, Gerente Administrativo, Contador y Auxiliar de la
empresa en estudio, posteriormente se realizo el cuestionario y se analizo e interpreto cada
una de las preguntas efectuadas a las autoridades de Asesora Publicitaria Centroamericana,
S.A. de C.V., dejando por ultimo las definiciones propias de la investigación.
3.6.3 Marco OperativoEsta parte contiene la descripción del sujeto que se investiga, para luego establecer cuál es
la situación que aqueja a la compañía referente al sistema de control interno, a continuación
112
se establecen los procedimientos que se siguieron para determinar la población y la muestra,
así como también la técnica que se utilizó para realizar el trabajo de campo, luego se
elaboró el cronograma de actividades donde se plasma el tiempo en el que se llevó a cabo
cada una de las actividades en el desarrollo de la tesis, para dejar por ultimo la
recomendación de un sistema de control interno.
SUGERENCIA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA
Por sugerencias de la Unidad de Investigación no se elaboró una propuesta para la empresa
en estudio, sin embargo para una mejor comprensión del presente documento, el equipo de
trabajo dará la siguiente sugerencia de cómo implementar un sistema de control interno.
Primeramente elaborando:
Un manual de Organización y Funciones
Un manual de procedimientos administrativos y contables
Un flujograma de las operaciones de la empresa
Como instrucciones para el uso de los manuales:
El sistema debe ser aplicado por todos los propietarios y personal que laboran en la
empresa.
El sistema servirá de guía de trabajo e instrumento de consulta que permita una
permanente actualización y capacitación para los propietarios.
Los propietarios deben invertir en los recursos necesarios para poder ponerlo en
práctica.
Una herramienta útil para la aplicación de un sistema de control es contar con un buen
equipo informático, ya que esto hace más práctico el trabajo; en la empresa debe de existir
la disposición de darles ésta herramienta a su equipo de trabajo y por ende proporcionarles
un programa que le facilite el control, se sugiere que hagan un esfuerzo para implementar
esta alternativa para su negocio.
113
Es importante aclarar que en la empresa se cuenta con el equipo de cómputo o
computadoras necesarias, sin embargo no cuentan con un programa especializado para el
control de su activo fijo o inventario.
Excel, este programa es una herramienta muy excelente para el control de inventarios y
mucho más. Y ya que por la naturaleza de la empresa no utilizan la cuenta de inventarios,
pero se podría utilizar esta herramienta para llevar muy controlado el activo fijo.
La utilización de esta herramienta contribuirá mucho en el crecimiento de la empresa, por lo
que es muy importante que los propietarios de la empresa tomen en cuenta esta alternativa
para el control en su negocio. Cabe mencionar que hoy en día la competencia a dado origen
a que se vuelva accesible la adquisición de una computadora y sus derivados, por lo que
aunque muchas de las empresas ya están acostumbradas a realizar sus operaciones de
manera práctica. Es muy provechoso poder hacer uso de estas herramientas, ya que si en un
negocio no se están produciendo cambios para mejorar, lamentablemente la competencia en
un momento inesperado ahogara el funcionamiento de la misma y se verá en serio problema.
Las actividades importantes para la supervisión son:
REVISIÓN DE LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN EL DÍA.
Todo propietario o encargado, debe supervisar constantemente el desarrollo de las
actividades de sus empleados, debido a que muchos de los problemas que afronta la micro y
pequeña empresa es que no aprovecha el tiempo y muchos de sus empleados están un nivel
de ociosidad, por lo que esto hace que exista un descuido en el control.
VERIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS Y ACTIVO FIJO
En esta rama, se hace necesario la verificación de los inventarios y del activo fijo, ya sea por
el propietario o por el responsable de dichos rubros, ya que un error en los registros da
oportunidad a fuga de producto, o perdida de dinero, por lo que se hace necesario una
verificación de lo que se encuentra en registro y en lo físico. Otro de los factores por lo que
se hace necesaria la verificación es por el estancamiento de producto que pueda tener
cualquier negocio, ya que si no revisa bien sus inventarios al momento de adquirir producto,
puede caer en el error de comprar productos para las estructuras publicitarias que ya posee y
no es necesario adquirir por lo que es importante la verificación de inventarios.
114
ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES LABORALES A LOS EMPLEADOS.
En la actualidad hacer las cosas a través de otras personas se considera un aspecto esencial
del proceso de la gerencia. La misión de delegación de tareas esta implícita en esta
definición. No obstante, asombra ver que muchos gerentes o propietarios no puedan
comprender que el hecho de aprender a delegar se considera solución para sus problemas
de control interno. Por lo que es necesario que se tome en cuenta lo útil que es delegar
responsabilidades dentro de la empresa, ya que muchos están teniendo problema por querer
hacer todo el trabajo interno ellos solos, por lo que se hace vital la delegación dentro del
negocio.
SUPERVISIÓN DE LAS ENTRADAS Y SALIDAS DE TODAS LAS ACTIVIDADES
QUE SE REALIZAN, Y QUE ESTÉN ACORDE A LA DOCUMENTACIÓN DE
RESPALDO.
El control se encierra en la supervisión, para saber si los objetivos antes planteados son
obtenidos, por lo que se hace necesaria la comparación. Esta es una herramienta muy útil,
porque evita las anomalías en cualquier área de la empresa, debido a esto se hace
fundamental que los propietarios o específicamente el departamento financiero de la
empresa, comparen en todo, lo que ellos tienen en documentación con lo que está en físico,
para ello se necesita que ellos lleven registros, documentos etc., en donde puedan apoyarse
para la comparación de las entradas y salidas que se realizan dentro de sus negocios
.VERIFICACIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES
Para que el control sea efectivo, los propietarios o los delegados para supervisar, deben
invertir tiempo en la verificación de los libros donde registran tanto las compras que hacen
como las ventas, con el objetivo que este se dé cuenta si su negocio le está dando resultado,
así como también puedan conocer si las compras las están realizando de acuerdo a lo que
necesitan, y para saber lo que necesitan se hace necesario verificar el libro venta. Muchos
toman la alternativa de contratar un auditor interno, que se encargará de velar para que todas
las operaciones que se realizan dentro de la compañía sean correctas y estén de acuerdo a
la legislación de El Salvador.
115
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Integrada. Herramientas de Evaluación, 2001.
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117
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