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PROYECTO: Sistema
Estandarizado de Informacin
Financiera de Proyectos(SEIFP)
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(S IFP)
Contenido1. Resumen ejecutivo ..................................................................................................................3
2. Introduccin ..............................................................................................................................5
3. Planteamiento del problema ...................................................................................................6
3.1 Explicacin del proyecto .................................................................................................6
3.2 Oportunidad para el proyecto .........................................................................................6
3.3 Evaluacin y seleccin de las alternativas ...................................................................6
3.4 Objetivos generales y especficos ...............................................................................103.5 Justificacin ....................................................................................................................11
4. Etapa de inicio ........................................................................................................................12
4.1 Mapa conceptual de expectativas ...............................................................................12
4.2 Acta de constitucin del proyecto ................................................................................13
4.3 Estructura detallada de trabajo (EDT) ........................................................................19
5. Planificacin del equipo ........................................................................................................21
5.1 Mapa conceptual............................................................................................................21
5.2 Anlisis de los factores ambientales y activos de la organizacin ..........................22
5.3 Diagrama organizacional del Proyecto .......................................................................23
5.4 Matriz de roles y funciones ...........................................................................................23
5.5 Matriz de responsabilidades.........................................................................................255.6 Plan de gestin del personal ........................................................................................26
6. Planificacin de las comunicaciones ...................................................................................28
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7.6 Mapa de riesgos ............................................................................................................42
7.7 Matriz de administracin de riesgos ............................................................................43
7.8 Plan de gestin de riesgos ...........................................................................................44
8. Planificacin de adquisiciones .............................................................................................49
8.1 Mapa conceptual............................................................................................................49
8.2 Anlisis de los factores ambientales y activos de la empresa .................................50
8.3 Plan de compras y contrataciones ..............................................................................52
8.4 Plan de gestin de compras y contratos ....................................................................539. Conclusiones y recomendaciones .......................................................................................56
9.1 Conclusiones ..................................................................................................................56
9.2 Recomendaciones .........................................................................................................56
10. Bibliografa ..............................................................................................................................57
11.Anexos ....................................................................................................................................58
Anexo 1. Esquema bsico del sistema ...............................................................................58
Anexo 2. Diagrama general de la implementacin del proyecto ....................................59
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1. Resumen ejecutivoEl presente documento constituye el plan general para la gestin del
proyecto Sistema Estandarizado de Informacin Financiera de Proyectos(SEIFP), que consiste en el desarrollo e implementacin de unaaplicacin informtica para el registro y generacin de informacinfinanciera de los proyectos de desarrollo implementados por el gobiernode Honduras, y financiados por organismos financieros y otros miembrosde la cooperacin internacional.
El cuerpo principal del documento se conforma por la seccin 2, que es
una introduccin en la que se plantea de forma general el proyecto, sualcance, beneficiarios costos y otros elementos para una apreciacinrpida del proyecto.
La seccin 3 de este plan comprende el planteamiento del problema y,adems de explicar el proyecto y la oportunidad para el mismo, incluyelos resultados de las tcnicas aplicadas para identificar el problema aresolver y la seleccin de la alternativa con ms probabilidad de xito
para resolver el mismo. En esta misma seccin se incluye el objetivogeneral y los objetivos especficos que busca alcanzar el proyecto, y lajustificacin del mismo.
La seccin 4 comprende las actividades y documentos relacionados conlos procesos de inicio. Incluye el Acta de constitucin del proyecto y laDeclaracin del alcance, as como la estructura detallada de trabajo oEDT.
La seccin 5 corresponde a la planificacin del equipo, que contempla elanlisis de los factores ambientales y de los activos de la empresa; eldiagrama organizacional diseado para el Proyecto; las matrices deRoles y Funciones y la de Responsabilidades y el plan de gestin del
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el anlisis de los factores ambientales y activos de la organizacin quepodran influir en la gestin de las compras. El detalle de los procesos de
compra que se harn, incluyendo su cuantificacin y otros elementosclava, se encuentran en el Plan de Adquisiciones que forma parte de estaseccin. As mismo, en esta seccin se ha desarrollado elcorrespondiente Plan de Gestin del rea de adquisiciones.
En la seccin 9 se incluyen las conclusiones y recomendacionesreferentes a este plan de gestin del proyecto.
La bibliografa consultada y los anexos estn incorporados en la seccin
10 y 11 respectivamente.
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2. IntroduccinEl Proyecto consiste en el desarrollo e implementacin de una aplicacin
electrnica que permita el apropiado registro y generacin de informacinfinanciera de los proyectos de desarrollo en el pas, implementados porel Gobierno.
El proyecto se plantea como una solucin al problema de generacin deinformacin no confiable, incompleta e inoportuna que se ha observadoen los proyectos y que impacta en la oportuna implementacin de losproyectos.
Los principales beneficiarios con esta intervencin sern los mismosproyectos (100 a atender con este proyecto) la Secretara de HaciendaNacional y los organismos internacionales que financian el desarrollo.
El proyecto se ejecutar desde una Unidad Ejecutora de Proyectos (UEP)adscrita a la Secretara de Hacienda Nacional. Tendr un costo estimadoen USD 413,500.00 provenientes de la cooperacin internacional y suplazo para ejecucin y cierre es de 7 meses.
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3. Planteamiento del problema
3.1 Explicacin del proyectoEl proyecto consiste en el desarrollo de una solucin electrnica para elregistro y manejo de informacin financiera, para ser implementado enlos proyectos de desarrollo administrados por el gobierno de Honduras yque son financiados con fondos de organismos internacionales, conacceso remoto para operar el sistema y consultar informacin. El sistemase instalar en un servidor central en Tegucigalpa y al mismo tendrn
acceso inicialmente al menos 100 de los proyectos de desarrollo que seencuentran en implementacin a nivel nacional.
En resumen, el proyecto busca mejorar la implementacin de losproyectos de desarrollo mediante un mejoramiento que en la generacinde informacin financiera que permita reducir los tiempos dedesembolso, mejorar las calificaciones en auditora y evaluaciones de losproyectos y la reducir los costos de reproceso de la informacin.
3.2 Oportunidad para el proyectoUno de los mayores problemas que se presentan en la ejecucin de losproyectos es la confiablidad y consistencia en la informacin financieraque se genera. Cada organismo financiador solicita la informacin enformatos diferentes, y los proyectos deben registrar los datos y generarla informacin en medios o con herramientas no apropiadas (algunasinclusive se registran manualmente), poco confiables o muy vulnerables
a errores o manipulaciones.Adicionalmente, la informacin que se genera generalmente no estactualizada o es incompleta, con lo que la tarea de preparar y presentarinformes financieros absorbe una gran cantidad del tiempo de las
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Prieto en el Manual 42, formulado para el Instituto Latinoamericano y delCaribe de Planificacin y Economa Social (ILPES).
Las dos alternativas de solucin al problema central, con mayoresposibilidades de xito son: 1) Mejorar (y desarrollar donde no haya) lossistemas de informacin particulares actuales de los proyectos; y 2)Desarrollar una aplicacin que integre todos los proyectos.
La alternativa identificada es la de desarrollar una aplicacin que integretodos los proyectos, identificada siguiendo la metodologa de anlisiscualitativo y cuantitativo de seleccin de alternativas de proyectos
propuesta por Hugo Camacho, Luis Cmara, Rafael Cascante y HctorSainz en su obra El Enfoque del marco lgico: 10 casos prcticos, parala Fundacin CIDEAL de Cooperacin e Investigacin.
Los resultados de este anlisis se muestran en la siguiente pgina.
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rbol de problemas
rbol de objetivos
Registrosmanuales
Aplicaciones norobustas
Aplicacionesparticularizadas
Informacin no confiable, incompleta e inoportuna
Demoras en la implementacin de proyectos
Demora en losdesembolsos
Malos resultadosen auditora
Malascalificaciones al
proyecto
Altos costos dereproceso
Mejorada la implementacin de proyectos
Mejorados lostiempos de
Reducidosinformes de Mejoradas las
Reducidos lostiempos de
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Anlisis de alternativas
Anlisis cualitativo
CriteriosAlternativa 1:
Mejorar los sistemasactuales
Alternativa 2:Desarrollar una
aplicacin integralVinculacin con losbeneficiarios prioritarios
Media Alta
Recurso disponibles Baja MediaTiempo estimado para ellogro de los objetivos
Media Alta
Contribucin a los objetivosgenerales Media Alta
Adecuacin a lasprioridades de losinteresados
Media Alta
Viabilidad Baja Alta
Notas tcnicas:La vinculacin con los beneficiarios prioritarios en la alternativa 2 seconsidera alta dado que los beneficiarios prioritarios (proyectos yorganismos financiadores) son los ms afectados con la falta deinformacin financiera confiable, completa y oportuna.
Los recursos disponibles se calificaron en funcin del objetivo que seplantea. En el caso de la alternativa 2 este criterio se considera mediodado que no obstante el costo que pudiera significar, el inters de losfinanciadores en disponer de un sistema integrado en lugar de diversossistemas aislados.
El tiempo estimado para el logro de los objetivosse califica en funcin dela probabilidad del menor tiempo esperado para que se realicen las
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Anlisis cuantitativo
Criterios Coefic.
Alternativa 1:
Mejorar los sistemasactuales
Alternativa 2:
Desarrollar unaaplicacin integral
Valor Calif. Valor Calif.Vinculacin conlos beneficiariosprioritarios
5 2 10 3 15
Recursodisponibles
3 1 3 2 6
Tiempo estimado
para el logro delos objetivos
5 2 10 3 15
Contribucin a losobjetivosgenerales
5 2 10 3 15
Adecuacin a lasprioridades de losinteresados
3 2 6 3 9
Viabilidad 3 1 3 3 9
Total 42 69
Notas tcnicas:El coeficientecorresponde a la incidencia que se estima tiene el criteriopara el logro del objetivo general de Mejorada la implementacin de
proyectos, en la escala de 1 a 5, donde ente ms alto el coeficiente, msefecto tiene.
La valoracin cuantitativa de los criterios para cada alternativa estdirectamente relacionada con la valoracin cualitativa del cuadro anterior(Alta=3; Media=2 y Baja=1).
L lifi i d it i d lt ti lt d l
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Ob jeti vo s especfic os
1) Establecer una plataforma de registro ordenado y estandarizado delas operaciones financieras de los proyectos.
2) Automatizar y estandarizar la preparacin de informes de ejecucinfinanciera de los proyectos.
3.5 JustificacinEn la actualidad, y solamente considerando sus tres principalesfinanciadores, Honduras administra ms de 120 proyectos de desarrollo
(esta cantidad puede ser hasta 4 veces ms si se consideran otrosorganismos multilaterales y bilaterales), de los que se debe generarinformacin contables presupuestaria y financiera al menos una vez cadatrimestre.
Cada uno de esos proyectos maneja sus registros de formaindependiente, utilizando en el mejor de los casos aplicaciones contablescomerciales, que no responden a la demanda de informacin de los entes
financiadores, el gobierno de Honduras y los mismos proyectos. Aunquelas inversiones efectuadas en los sistema actuales (cuando se disponede ellos) vistos individualmente suelen no ser muy altas (alrededor deUSD 7,500 por sistema) en su conjunto si representan altos costos, a losque se debe agregar el costo adicional de generar informacin por otrosmedios para completar las demandas de los usuarios.
Sumado a lo anterior, la informacin que se genera nos siempre es
contante, confiable o comparable, por lo que frecuentemente los informesfinancieros son cuestionados por los usuarios. Eso representa no solocosto financiero sino tambin de credibilidad en la apropiada gestin delos proyectos.
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4. Etapa de inicio4.1 Mapa conceptual de expectativas
En el siguiente mapa conceptual se registran las expectativas de losinteresados del proyecto, en funcin de los problemas identificados, lasolucin propuesta y el impacto y efectos que esa solucin producir.
Mapa conceptual de expectativas
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4.2 Acta de constitucin del proyecto
Nombre del Proyecto Siglas
Sistema Estandarizado de InformacinFinanciera de Proyectos
SEIFP
Descripcin del proyecto: Que, quien como, cuando y donde
Contratacin de una firma especializada para proveer de una solucin electrnicapara el registro y manejo de informacin financiera, para ser implementado en los
proyectos de desarrollo administrados por el gobierno de Honduras en susdiferentes secretaras de estado y que son financiados con fondos de organismosinternacionales, con acceso remoto para operar el sistema y consultarinformacin, instalada la solucin en un servidor central en Tegucigalpa y elacceso al sistema desde 100 proyectos.Definicin del producto del proyecto: descripcin del producto o servicio ocapacidad a generar
Una aplicacin electrnica que permita de forma estandarizada el registro,procesamiento y generacin de informacin presupuestaria, contable y financierade los proyectos, diferenciada por financiador, atendiendo los requerimientos deinformacin y la estructura de financiamiento de cada organismo, ya sea denaturaleza multinacional o bilateral, donaciones o crditos.Definicin de requerimientos del proyecto: Funcionales, no funcionales, decalidad
El sistema debe ser del tipo modular integrado, con acceso remoto va intraneto internet.
El sistema debe ser totalmente automtico. La actualizacin de los registros
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El desarrollador deber entregar los correspondientes manuales de desarrollo,instalacin, usuario y de mantenimiento. Capacitar al menos 2 personas en
cada proyecto en la operacin del sistema; y a un equipo de 5 tcnicos a nivelcentral en la instalacin y mantenimiento del mismo. El sistema debe cumplir las estndares de calidad ISO 9000-4 (proporciona
las directrices para el servicio de facilidades del software como soporte deusuarios) y la norma ISO 9126 (identifica los atributos clave de calidad parael software)
Objetivos del Proyecto: En base a la triple restriccin
1) Establecer una plataforma de registro ordenado y estandarizado de lasoperaciones financieras de los proyectos.2) Automatizar y estandarizar la preparacin de informes de ejecucin financiera
de los proyectos.
Finalidad del proyecto: fin ltimo
Automatizar y estandarizar la generacin de informes y reportes financieros
peridicos y especficos que se presentan a los entes financiadores de losproyectos, y que estos se generen sobre una base de registro confiable.Justificacin del proyecto
Cualitativa CuantitativaUno de los mayores problemas que sepresentan en la ejecucin de losproyectos es la confiablidad y
consistencia en la informacinfinanciera que se genera. Cadaorganismo financiador solicita lainformacin en formatos diferentes y
En la actualidad, solamenteconsiderando sus tres principalesfinanciadores de proyectos, Honduras
administra ms de 120 proyectos dedesarrollo (esta cantidad puede serhasta 4 veces ms si se consideranotros organismos multilaterales y
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operada, minimice las probabilidadesde esos errores o manipulaciones, y
que los informes se generenoportunamente. Adems, al teneracceso remoto, los principalesinvolucrados es decir, losfinanciadores, los ejecutores y elgobierno, podrn acceder a los datos einformacin en cualquier momento ydesde cualquier lugar.
su conjunto si representan altos costos,a los que se debe sumar el costo
adicional de generar informacin porotros medios para completar lasdemandas de los usuarios.
Sumado a lo anterior, la informacin quese genera nos siempre es contante,confiable o comparable, por lo quefrecuentemente los informes financieros
son cuestionados por los usuarios. Esorepresenta no solo costo financiero sinotambin de credibilidad en la apropiadagestin de los proyectos.
Designacin del Director de Proyecto
Nombre: Luis Martnez
Reporta a: Juan GlvezSupervisa a: Consultores desarrolladores de la aplicacin. Personal del proyecto
Niveles de autoridad: Puede afectar presupuesto, as como el personal de lasunidades colaboradoras
Cronograma de Hitos del Proyecto
Diseo conceptual (45 das)Desarrollo del sistema (105 das)Pruebas (32 das)Instalacin final (18 das)
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Principales amenazas del proyecto (riesgos)
Falta de apoyo del personal de los proyectos de desarrollo para colaborar conlos consultores en los estudios, diseos, desarrollo y adopcin del sistema
Inters comercial de los proveedores en adaptar una aplicacin existente y nodesarrollar una nueva personalizada.
Principales Oportunidades del proyecto
Mercado local de proveedores con suficiente experiencia para desarrollar la
aplicacin propuesta Inters del gobierno de Honduras en la administracin transparente de los
proyectos de desarrollo
Inters de los organismos financiadores en que la informacin que sepresente sea oportuna y confiable
Presupuesto Preliminar del proyecto
El presupuesto global estimado es de USD 413,500.00
Patrocinador que autoriza el proyecto
Nombre: Carlos Rosales Centeno
Empresa: Secretara de Hacienda Nacional
Cargo: Secretario de EstadoFecha: Junio 10 de 2015
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Declaracin del alcance
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema Estandarizado de InformacinFinanciera de Proyectos
SEIFP
Descripcin del alcance del proyecto
Requisitos: condiciones o capacidades quedebe poseer o satisfacer el producto para
cumplir con contratos, normas,especificaciones.
Caractersticas: propiedades fsicas,qumicas, energticas, o sicolgicas,
que son distintivas del producto, y/o quedescriben su singularidad.
Escrito en lenguaje tipo sql, compatible consistema de Administracin FinancieraGeneral (SAFG) del gobierno
La estructura de las bases de datos concapacidad para manejo de al menos 999
proyectosFuncin multimoneda, con conversinautomtica de HNL a USD, EUR Y SDR
Formulacin automtica de conciliaciones delas cuentas bancarias, caja y activos fijos
Salida de informes a pantalla, archivo eimpresora
Sistema de respaldo (copia y recuperacin)de datos en lnea
Manuales tcnicos y de usuario en impreso yen electrnico
Transferencia y registro de propiedad deldi f t f d l bi d l
Estructura modular integrada decontabilidad, presupuesto y tesorera
Articulado en lnea SAFGAcceso remoto a travs de la
plataforma de internet
Privilegios de usuario jerarquizadospara operar, autorizar, consultar ygenerar informacin
Generacin de informacin porfuente de financiamiento, categorade gastos, line u objeto de gasto,componente, subcomponente yactividad de POA
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Comerciales Entregada la garanta de calidad de obra, en la forma de fianza,emitida por un banco o compaa aseguradora nacional
Suscrito el contrato de servicios de mantenimiento del sistemapara al menos 36 meses.Ambientales No aplica
Sociales No aplica
Entregables del proyecto: productos intermedios y finales en cada fase del proyecto
Fase del proyecto Productos entregables
1. Diseo Documento conteniendo el diseo conceptual del sistema.Debe incluir al menos: los requerimientos de todos losinvolucrados; la estructura del catlogo de cuentas; elmodelo de los reportes que generar el sistema; laestructura de privilegios para los usuarios y las directricesde trazabilidad y auditora de las transacciones.
2. Desarrollo Estudio del sistema, con el planteamiento tcnico paradesarrollar el sistema.
Pruebas iniciales en 10 proyectos La aplicacin misma, cumpliendo con todos los
requerimientos tcnicos y funcionales e incorporando losajustes que pudieran resultar de las pruebas preliminares.
Pruebas finales en los mismos 10 proyectos Manuales tcnicos y de usuario, presentados en versin
impresa y electrnica. Cinco ejemplares impresos delmanual tcnico y cinco en versin electrnica; diez del
manual de usuarios y cinco en versin electrnica3. Instalacin Sistema instalado y operando en 100 proyectos Capacitacin de 3 das para dos usuarios por cada
proyecto.
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Restricciones del Proyecto: factores que limitan el rendimiento del proyecto, de un procesodel proyecto, o las acciones de planificacin
Internos de la organizacin Ambientales o externos a la Organizacin
Oportunidad y habilidades del personaldel proyecto para validar los productosintermedios y finales del proyecto
Fecha en la que debe ser entregado elsistema. Por su relacin con laplanificacin operativa y presupuestaria
anual de los proyectos y del mismogobierno, deber estar concluido einstalado antes de que finalice el tercertrimestre del ao.
Diversidad de criterios a satisfacer paralos diferentes usuarios de la informacinque se genere
Disposicin del personal de los proyectosen colaborar con el diseo, estudio,desarrollo e implementacin del sistema
Los proyectos y el mismo gobiernodisponen de los equipos necesarios, en eltiempo requerido, para instalar y operar elsistema
Supuesto del proyecto: factores que para cumplimiento del proyecto se consideranverdaderos.
Internos de la organizacin Ambintales o externos
Los servicios de consultora para eldiseo conceptual y el desarrollo delsistema son contratados oportunamente
Se dispone de los recursos financierossuficientes y oportunos para financiarlos contratos. Los consultores trabajanen horarios continuos, fines de semanay das festivos
Existen en el mercado nacional,profesionales habilidades y capacidadespara elaborar el diseo conceptual ydesarrollar el sistema
El gobierno del pas otorga losautorizaciones necesarias para asegurarla interface operativa del sistema con elSAFG
4.3 Estructura detallada de trabajo (EDT)El Proyecto estar adscrito a la Secretara de Hacienda Nacional, donde
h d U id d Ej t d P t (UEP) l j i
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5. Planificacin del equipo
5.1 Mapa conceptual
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5.2 Anlisis de los factores ambientales y activos de laorganizacin
Factores ambientales. Se tiene como factores ambientales aquellosfactores externos que tienen influencia sobre el proyecto.
En ese contexto, al ser el proyecto ejecutado por una unidad constituidaespecficamente para tal fin, adscrita a la Secretara de HaciendaNacional aunque desconcentrada de la misma, influyen en suimplementacin la cultura, valores, legislacin e infraestructura de esa
Secretaria.
Por lo anterior los funcionarios del proyecto en el ejercicio de susfunciones debern enmarcarse en el propsito de la Secretara deHacienda Nacional de ser una institucin eficiente, innovadora y eficaz enla administracin de la Hacienda Pblica, dentro de un marco delegalidad, justicia y honestidad. La actuacin de los funcionarios delproyecto debe reflejar apego a esta visin.
En su vinculacin con la Secretara, el Proyecto depender directamentedel Secretario de Estado, lo que lo posiciona en un nivel alto dentro de laestructura organizacional que asegurar el respaldo y apoyo de lasautoridades al ms alto nivel.
La estructura legal en la que se desarrollar el proyecto es lacorrespondiente al sector pblico del pas, por lo tanto estar sujeto alcumplimiento de disposiciones relacionadas con otros entes estatales,tales como el Tribunal de Cuentas, Secretara de Planificacin y laContralora de la Nacin. De igual manera, estar sujeto al cumplimiento
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En lo referente al equipo del proyecto, la Secretara de Hacienda cuenta,con polticas, manuales y procedimientos de administracin de personal
que ordenan y regulan el actuar de cada funcionario.El Proyecto se apegar a estos instrumentos de gestin, que incluyenguas, procedimientos y formularios aprobados para la seleccin ycontratacin del personal.
Existe en la Secretara, y ser adoptado por el Proyecto, un sistema deevaluacin del desempeo que relaciona los resultados particulares de
cada empleado en su puesto, con los resultados de toda la unidad (eneste caso, el Proyecto).
Por otro lado, la Secretara cuenta con bases de datos completas sobrelos proyectos de desarrollo y sus datos contables, que sern utilizadospara cargar los saldos iniciales una vez instalado el sistema.
Relacionado con el desarrollo del sistema, se cuenta con una unidad de
infotecnologa que ha desarrollado un protocolo actualizado para eldesarrollo de aplicaciones informticas, y que apoyar al proyecto en elproceso de revisin y aceptacin de productos.
5.3 Diagrama organizacional del Proyecto
Coordinacin
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Matriz de roles y funciones
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5.5 Matriz de responsabilidadesPor la estrategia definida para a implementacin del proyecto, la mayora
de la responsabilidad por la ejecucin de las actividades recae en losconsultores tcnicos contratados para el diseo conceptual, desarrollo dela aplicacin y capacitacin a usuarios.
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5.6 Plan de gestin del personalConsiste en dar seguimiento al desempeo de los miembros del
Proyecto, proporcionando retroalimentacin, resolviendo problemas ygestionando cambios a fin de optimizar el desempeo del proyecto. Paradirigir el proyecto es necesario tener habilidades de comunicacin, serobjetivo, gestin de conflictos, negociacin y sobre todo liderazgo, ascomo planes de estimulacin y recompensas para el equipo del proyecto.
Dentro de las entradas para este proceso se encuentra la asignacin delpersonal, el plan para la direccin, la evaluacin del desempeo, losinformes de desempeo y los procesos de la organizacin.
Gestin de conflictos.El conflicto puede producirse por diferencias deopinin sobre cmo se debe hacer el trabajo, cunto trabajo se debehacer, o con qu nivel de calidad se debe hacer el trabajo. Para minimizaresta fuente de conflicto, un plan de trabajo formal, suficientementedivulgado y aceptado por todas las partes es lo recomendado.
Asignacin de recursos. Se puede presentar el conflicto con relacin a
las personas asignadas a trabajar en una actividad especfica o sobre lacantidad de recursos asignados ms ciertas tareas. La seccin del plande proyecto roles y responsabilidades deja muy claro quin debe hacerqu. El que el plan de proyecto sea compartido con los miembros delequipo previo al inicio de su ejecucin, propicia el exponer las razonesde tales asignaciones.
Diseo del Programa.El conflicto puede ser el resultado de diferencias
de opinin sobre el orden en que se debe hacer el trabajo o sobre laduracin del mismo. En la etapa de planeacin del proyecto es importanteconcertar con los especialistas tcnicos que adelantarn las tareas eltiempo necesario y suficiente para adelantar las actividades del
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Definicin del objetivo de la
conversacin
Describir el hecho o la
conducta.
Apoyar con datos
Expresar la reaccin propia
hacia la conducta.
Sealar consecuencias de la
conducta o hecho
mencionado.
Plantear accin de cambio
esperado.
Acordar pasos posteriores.
Actualizacin del plan para la direccin de personal del proyecto. Serealizarn diagnsticos donde se analizarn la conveniencia onecesidades de introducir modificaciones al planteamiento inicial,producidas normalmente por la propia evolucin del Proyecto Si dichas
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6. Planificacin de las comunicaciones
6.1 Mapa Conceptual
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6.2 Anlisis de los factores ambientales y activos de laorganizacin
Factores ambientales. Tradicionalmente, en el marco de la culturaorganizacionalde la Secretaria de Hacienda Nacional (entidad a la queest adscrita el proyecto, las comunicaciones oficiales entre supervisory supervisados (independientemente de los mandos intermedios),comunicaciones con proveedores y otros involucrados en laimplementacin, se hacen de manera escrita y firmada por elCoordinador del Proyecto. Si la comunicacin es entre ministerios u
otras dependencias pblicas fuera de la estructura de la Secretara deHacienda Nacional, la comunicacin debe ser entonces formada por elSecretario o Sub Secretario de estado. Lo anterior deber tomarse enconsideracin al momento de preparar comunicaciones que tenganplazo perentorio de entrega.
Aunque o se tiene una normativaoficial en tema de comunicaciones, siexiste un sistema de estndares que aplican a diferentes documentos y
medios utilizados para la comunicacin oficial: Los informes de avancese presentan en versin impresa y electrnica; la comunicacin internaes a travs de memorando impresos; el correo electrnico es solamentepara uso oficial y para impulsar o tratar temas operativos rutinarioscotidianos; las reuniones deben convocarse con suficiente antelacin;de todas las reuniones se debe levantar un acta o minuta y darle elseguimiento a los acuerdos.
Act ivo s d e la organizacin. La Secretara cuenta con un eficientesistema de informacin gerencial en plataforma electrnica, en el que seregistran todas las actividades relacionadas con los proyecto desde el
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Lista de involucrados
Rol general Stakeholders
Patrocinador Secretaria de Hacienda NacionalEquipo de proyecto SEIFP
Director de proyecto: Luis MartnezEquipo tcnico del Proyecto
Usuarios / clientes Organismos financieros internacionales
Usuarios / clientesEquipo clave de los proyectos de desarrollo(Director, administrador y planificador)
Proveedores Desarrollador de aplicaciones
Matriz influencia / poder
Poder sobre el Proyecto
Baja Alta
Influenciasobre
elpro
yecto
Alta Equipo tcnico
del Proyecto Secretara de Hacienda
Nacional Director del Proyecto
Baja Organismos financierosinternacionales
Poder: Nivel de AutoridadInfluencia: Involucramiento activo
Matriz intereses / poder
Poder sobre el Proyecto
Bajo Medio Alto
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Matriz influencia / Impacto
Impacto sobre el Proyecto
Bajo Alto
Influenciasobreel
proyecto Alta
Equipo clave de losproyectos de desarrollo
Secretara de HaciendaNacional
Desarrollador deaplicaciones Director del Proyecto Equipo tcnico del
ProyectoBaja Organismos financieros
internacionalesInfluencia: Involucramiento activoImpacto: Capacidad para efectuar cambios
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Registro de involucrados
Identificacin Evaluacin Clasificacin
Nombre
Empresa y
puesto Localizacin
Rol en
el proyecto
Informacin
de contacto
Requerimientos
Primordiales
Expectativas
principales
Influencia
total
Fase de
mayor inters
Interno /
Externo
Apoyo /
Neutral /Opositor
Ricardo Martnez SecretaraHaciendaNacional/Director deSistemas
Tegucigalpa Patrocinador 2222-2222 Participacin enel diseo
Compatibilidad delsistema con lossistemas actuales
Alta Diseo ydesarrollo delsistema
Externo Apoyo
RigobertoAntnez
Coordinadortcnico/SEIFP
Tegucigalpa Ejecutor 3333-3333 Coordinacin Funcionalidad delsistema
Alta Todo elproyecto
Interno Apoyo
Luis Martnez Director/SEIFP
Tegucigalpa Ejecutor 3333-3333 Coordinacin Funcionalidad delsistema
Alta Todo elproyecto
Interno Apoyo
Frank Smith Gerente deProyectos/Organismofinanciero 1
Tegucigalpa Usuario/Cliente 4444-4444 Informacin Funcionamiento delsistema
Media Implementacin Externo Apoyo
Dennis Lance Gerente deProyectos/Organismofinanciero 2
Tegucigalpa Usuario/Cliente 4444-4444 Informacin Funcionamiento delsistema
Media Implementacin Externo Neutral
Luigi Petrini Gerente deProgramas/Organismofinanciero 3
Tegucigalpa Usuario/Cliente 4444-4444 Informacin Funcionamiento delsistema
Media Implementacin Externo Apoyo
Alfredo Soto DirectorProyecto 1
Choluteca Usuario/Cliente 5555-5555 Informacin Operatividad delsistema
Alta Diseo,Pruebas,implementacin
Externo Neutral
SistemasIntegrales
Desarrolladoraplicaciones
San PedroSula
Proveedor 6666-6666 Insumos Funcionalidad delsistema
Media Todo elproyecto
Externo Apoyo
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Estrategia de gestin de involucrados
InvolucradoInters en el
Proyecto
Impacto Estrategia
Patrocinador Alto Alto Participacin en reuniones de planificacin.
Integrar en reuniones de revisin de avancesEquipo del ProyectoSEIFP
Normal Alto Participar en reuniones de planificacin.
Participacin directa en la supervisin.Organismos financierosinternacionales
Alto Bajo Informar peridicamente el avance
Participar como observadores en pruebasPersonal clave de losproyectos de desarrollo
Normal Bajo Participacin en reuniones de planificacin yde revisin de avances.
Coordinacin suministro de insumosProveedor Alto Alto Coordinacin semanal
Supervisin directa
Integrar comit de planificacin y revisin deavances
6.4 Matriz de comunicacinInvolucrado Medio/contenido Formato
Responsable deComunicar
Secretara deHaciendaNacional
Informe mensual deavanceso Avances fsicoso Avances
financieroso Evaluacin del
desempeo delproyecto
o Retos enfrentadoso Actividades
Impreso ydigital /PDF)
Coordinadorgeneral
Preparacin:Seguimiento yevaluacincon insumosde Sistemas ySupervisin
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Involucrado Medio/contenido FormatoResponsable de
Comunicar
Personal clave deproyectos dedesarrollo
Minutas quincenalesde reuniones derevisin y supervisinde avances
Impreso ydigital /PDF) Coordinadorgeneral
Preparacin:Seguimiento yevaluacincon insumosde Sistemas ySupervisin
Desarrolladoresde la aplicacin
Minutas quincenalesde reuniones derevisin y supervisinde avances
Impreso ydigital /PDF)
Coordinadorgeneral
Preparacin:Seguimiento yevaluacincon insumosde Sistemas ySupervisin
Equipo del
proyecto SEIFP
Informacin de las
reuniones decoordinacinsemanaleso Temas tratadoso Seguimiento
actividadeso Avances
operativoso Resoluciones
Presentaci
n dialogadaen reunionessemanales
Correoselectrnicos
Coordinador
general
Preparacin: rearesponsablede la reunin
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6.5 Calendario de eventosMes 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Jul-2015
Ago-
2015
Sep-2015
Oct-2015
Nov-201
Dic-2015
Ene-2016
SimbologaSmbolo Significado Inicio del proyecto
Reuniones para diseo de sistemaReuniones de consulta con interesados para diseo conceptual
Reuniones de supervisin y revisin de avances
Reuniones quincenales con el equipo del proyecto
Presentacin informes mensuales de avance
Fin del proyecto
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6.6 Plan de gestin de las comunicacionesEl proyecto entiende y buscar la comunicacin efectiva. La efectividad
de la comunicacin depende del correcto entendimiento, la sintona delas partes y por lo tanto la consecucin de los objetivos marcados. Esdecir, el xito de la comunicacin consiste en que el receptor entiendacul es el mensaje emitido por el emisor.
Las comunicaciones del proyecto deben estar sustentadas eninformacin, por lo tanto toda comunicacin que se produzca debertener la caracterstica de informativa y ser oportuna, exacta y veraz.
Para asegurar lo anterior, la informacin que se incluya en lascomunicaciones de deber ser tomada de los registros oficiales delproyecto, fsicos o electrnicos, debidamente actualizados. Cadamiembro del equipo deber mantener en los dispositivos dealmacenamiento, la documentacin que genere o se relacione con lasactividades que le correspondan, y actualizar el registro en el sistema deinformacin gerencial.
Las comunicaciones sern entregadas a los destinatarios por mediosdiferentes, atendiendo su rol en la ejecucin del proyecto. Al patrocinardel proyecto y a los organismos financieros internacionales lacomunicacin ser oficial, por escrito y la remisin firmada por elCoordinador General del Proyecto. La entrega ser por consejera ycomo medio alterno, remisin de la documentacin por correoelectrnico en formato PDF sin embargo, posteriormente y a la brevedad
se enviar la documentacin impresa.
Las comunicaciones con los proveedores sern siempre por escrito, en
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De toda comunicacin, ya sea interna o externa, el rea funcional lagener debe hacer el seguimiento de la recepcin de la misma por partedel destinatario. Una vez confirmada la recepcin, una comunicacintelefnica deber generarse desde el proyecto para asegurar lacomprensin del mensaje que se enva.
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7. Planificacin de los riesgos
7.1 Mapa conceptual
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7.2 Anlisis de los factores ambientales y activos de laorganizacin
Factores ambientales. Los ejecutores del proyecto debern estarconscientes de que para alcanzar los objetivos en el plazo y con elpresupuesto asignado, deben identificar y evaluar los riesgos a los quese puede exponer, para as poder planificar las respuestas y tratar dedisminuir su impacto negativo o potenciar el impacto positivo quepudieran tener.
En ese sentido la Secretara de Hacienda Nacional, a la que est adscritael proyecto, tiene como prctica en todas sus operaciones identificar losriesgos y evaluar su impacto y probabilidad de ocurrencia a fin de poderpriorizar aquellos que pudieran afectar ms fuertemente en los objetivos.
Aunque no se cuenta con estudios formales, se tiene referencia que losproyectos de este tipo (desarrollo se software) han experimentadoalgunos riesgos caractersticos. Estas referencias son tomadas en
consideracin en la identificacin de los riesgos, ms adelante en estaseccin.
Act ivos de la org anizacin.Para la planificacin de la gestin de losriesgos se utilizan las plantillas y mtodos ya desarrollados por laSecretara de Hacienda Nacional.
Adems, el sistema de archivo de la Secretara registra documentacinde otros proyectos ejecutados, que tambin proporcionan alguna
orientacin sobre los principales riesgos enfrentados en su oportunidad,y la forma en que fueron planificadas su gestin y administrados losmismos.
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a los proyectos y que la revisin de estos por parte del personal de losproyectos tambin toma ms tiempo del estimado.
Tambin se consider que la naturaleza de este proyecto requiere depersonal de direccin con capacidades y habilidades suficientes paraconducir el equipo y las relaciones con todos los interesados, para que elproyecto cumpla con alcanzar sus objetivos en el plazo indicado y con elpresupuesto previsto.
Partiendo de los documentos de diseo del proyecto, algunos proyectosde desarrollo que se vern impactados con la implementacin de la
aplicacin electrnica estn por terminar su ejecucin dentro de los 24meses siguientes a la terminacin de este proyecto. Esto podra causaralgn desinters del personal de estos en proporcionar informacin,datos o aportes a los consultores.
Una revisin de escritorio rpida arroj como resultado que no todos losproyectos que se beneficiaran de la aplicacin disponen en estemomento del equipo que podra ser requerido para operar la misma.
Adems, algunos de estos proyectos han agotado ya el presupuestoconvenido con el financiador para adquisicin de equipo de cmputo.
Otro tema relevante considerado es que por mejoras que se estnplaneando en el sistema de registros presupuestarios y financieros delgobierno central, algunas modificaciones a la estructura del plan decuentas nacional podra presentarse en los prximos dos aos. De igualmanera, y dado los diferentes avances tecnolgicos en lenguajes deprogramacin, debe quedar asegurada la especificacin decompatibilidad de los lenguajes entre la aplicacin que se desarrolle y laplataforma de la Secretara con la que estar conectada y relacionada.
C lt d d t li i id tifi t i l
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7.4 Anlisis cualitativo de los riesgosSe evalu la probabilidad de ocurrencia y el nivel de impacto de impacto
de cada riesgo.Con el analista de riesgos se construy la siguiente tabla para lavaloracin cualitativa de probabilidades e impactos de los riesgos,considerando la ocurrencia de eventos en proyectos anteriores:
Probabilidad ImpactoMuy alta Muy bajo
Alta BajoModerada ModeradoBaja AltoMuy baja Muy alto
La tabla de riesgos del proyecto, cualitativamente evaluada incluyendo laoportunidad de ocurrencia del riesgo, queda de la siguiente manera:
Riesgos Probabilidad Impacto Ocurrencia
Entrega tarda de los productos por
parte de los consultores Alta Muy alto Al final
Contratacin tarda de los consultores Moderada Muy alto Al inicio
Falta de liderazgo y habilidades de
gestin del CoordinadorModerada Alto
Durante la
ejecucin
Cambios en los sistemas de registros
del gobierno centralBaja Alto Al final
Discrepancias tcnicas entre el equipo
del proyecto y el de los contratistas
Moderada Alto Durante
Falta de apoyo de los proyectos a los
consultoresBaja Moderado
Al inicio y en
las pruebas
Falta de equipos en los proyectos de En las
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Todos los riesgos con valor de 4 en adelante sern considerados riesgoalto; los mayores o iguales a 1.00 pero menores a 4.00 riesgosmoderados;y los menores a 1 riesgo bajo.
Conforme esta valoracin, los riesgos del proyecto quedan valorados as:
Riesgos Probab. Impacto ValorEntrega tarda de los productos por parte de losconsultores
8 0.8 6.4
Contratacin tarda de los consultores 5 0.8 4
Falta de liderazgo y habilidades de gestin delCoordinador 5 0.4 2
Cambios en los sistemas de registros delgobierno central
3 0.4 1.2
Discrepancias tcnicas entre el equipo delproyecto y el de los contratistas
5 0.4 2
Falta de apoyo de los proyectos a losconsultores
3 0.2 0.6
Falta de equipos en los proyectos de desarrollo 3 0.2 0.6
Incumplimiento de especificaciones 5 0.4 2
7.6 Mapa de riesgosSobre la base del anlisis anterior, se tipificaron los riesgos atendiendosu valoracin:
Riesgos Probab. Impacto Valor TipoEntrega tarda de los productos
por parte de los consultores
8 0.8 6.4 Alto
Contratacin tarda de losconsultores
5 0.8 4 Alto
Falta de liderazgo y habilidades5 0 4 2 Moderado
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Con esta tipificacin se construy el siguiente mapa de los riesgos, quepone en perspectiva el grado de cada uno de esos riesgos:
Riesgos Valoracin y Tipo de riesgoBajo Moderado Alto
Entrega tarda de los productos por partede los consultores
6.4
Contratacin tarda de los consultores 4Falta de liderazgo y habilidades degestin del Coordinador
2
Cambios en los sistemas de registros delgobierno central
1.2
Discrepancias tcnicas entre el equipo delproyecto y el de los contratistas 2
Falta de apoyo de los proyectos a losconsultores
0.6
Falta de equipos en los proyectos dedesarrollo
0.6
Incumplimiento de especificaciones 2
7.7 Matriz de administracin de riesgosPara construir la matriz de administracin de riesgos, se define primerola estrategia del proyecto para dar respuesta a cada tipo de riesgo,vinculado a su valoracin Probabilidad-Impacto.
Tipo de riesgo Valoracin Estrategia (Respuesta)Alto Ms de 7.00 EvadirAlto 4.007.00 Reducir
Moderado 1.00
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Riesgo Tipo Respuesta Plan decontingencia
Responsable
Cambios en los
sistemas deregistros delgobierno central
Moderado
(1.2)
Reducir Comunicacin
constante con laSecretara deHaciendaNacional
Encargado
rea tcnica
Discrepanciastcnicas entre elequipo delproyecto y el delos contratistas
Moderado(2)
Reducir Retroalimentacinpositiva
Revisin de rolesy funciones
Coordinador
Falta de apoyode los proyectosa losconsultores
Bajo (0.6) Reducir
Suscripcin deactas decompromiso
Coordinador
Falta de equiposen los proyectosde desarrollo
Bajo (0.6) Reducir Evaluacintemprana deinventarios
Acompaamientoen definicin de
especificaciones Acompaamientoen procuracin derecursos
Encargadorea tcnica
Incumplimientodeespecificaciones
(Moderado(2)
Reducir Supervisin msfrecuente
Informes deavanceperidicos
Supervisor
7.8 Plan de gestin de riesgosLos riesgos del proyecto se gestionaran atendiendo cada uno de los
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Proceso Descripcin HerramientasAnlisis Cuantitativo Es el proceso de analizar
numricamente el efecto de
los riesgos identificadossobre los objetivosgenerales del proyecto.
1. Anlisis cualitativo2. Anlisis estadsticos de
probabilidades3. Histograma de sucesos4. Tcnicas de modelado5. Juicio de expertos
Respuestas a losriesgos
Es el proceso de desarrollaropciones y acciones paramejorar la oportunidades yreducir las amenazas a losobjetivos del proyecto
1. Anlisis cuantitativo2. Estrategias de
respuesta definidas3. Juicio de expertos
Control de los riesgos Es el proceso deimplementar los planes derespuesta a los riesgos
1. Plan para la direccindel proyecto2. Registro de riesgos3. Informes desempeo
del trabajo
Para la puntuacin de los riesgos durante la etapa de anlisis cuantitativoy cuantitativo se utilizar la siguiente escala (subseccin 7.5, supra):
Impacto
Probabilidad 0.05Muy bajo
0.10Bajo
0.20Moderado
0.40Alto
0.80Muy alto
Muy alta (10) 0.50 1.00 2.00 4.00 8.00Alta (8) 0.40 0.80 1.60 3.20 6.40Moderada (5) 0.25 0.50 1.00 2.00 4.00Baja (3) 0.15 0.30 0.60 1.20 2.40Muy baja (1) 0.05 0.10 0.20 0.40 0.80
El valor del riesgo ser el resultado de multiplicar el peso asignado a cadacualidad en la Probabilidad, por el peso asignado a cada cualidad en el
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Los datos relacionados con las distintas actividades y procesos degestin de los riesgos se registraran en los sistemas de seguimiento dela Secretara de Hacienda Nacional, en donde se tienen procesosdefinidos para la custodia, administracin y seguridad de los mismos.
El equipo administrador del riesgo estar conformado por el Coordinadory los encargados de cada rea funcional, a los que se suma el Expertoen Riesgos y el Experto en Anlisis Cuantitativo de la Secretara deHacienda Nacional. Los roles, responsabilidades, costos de cadaactividad as como la oportunidad en que se desarrollan y la periodicidadde las mismas, se muestra en el plan general de gestin de riesgos, en
la siguiente pgina. El presupuesto se calcula por cada vez que seejecute la actividad sobre la base del tiempo invertido por el personal(60% del costo); materiales y otros gastos de oficina (20%) y equipoinformtico y otros similares (20%).
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Plan general de gestin de riesgos
Proceso/actividadRoles y responsabilidades en el proceso
Presupuestoen USD
Oportunidad PeriodicidadLder Soporte
Resto delequipo
Identificacin de losriesgos
Coordinador
Responsable directo
Especialista eriesgos de la SHN
Proporcionaorientacin; plantillasy herramientas
Ejecuta laactividad
400.00 Al inicio delproyecto
Durante laevaluacinmensual deavance
Una vez
Mensualmente
Anlisis cualitativo Experto en riesgos dela SHN
Coordina y dirige elproceso; provee
directricesinstitucionales y facilitael proceso
Responsable tcnico
Recopila datos;proporcionaherramientas;
consolida resultados
Ejecuta laactividad
200.00 Durante laevaluacinmensual deavance
Mensualmente
Anlisis Cuantitativo Experto en anlisiscuantitativo de la SHN
Coordina y dirige elproceso; proveedirectricesinstitucionales y facilitael proceso
Experto en riesgosde la SHN
Recopila datos,proporcionaherramientas; analizaresultados
Ejecuta laactividad
200.00 Durante laevaluacinmensual deavance
Mensualmente
Respuestas a los
riesgos
Encargado rea
tcnicaCoordina y dirige elproceso; proveedirectricesinstitucionales y facilitael proceso
Supervisor
Recopilainstrumentos; integraevaluacionesanteriores;proporcionaherramientas; generay documentainformes;
Ejecuta la
actividad
150.00 Durante la
evaluacinmensual deavance
Mensualmente
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Proceso/actividadRoles y responsabilidades en el proceso
Presupuestoen USD
Oportunidad PeriodicidadLder Soporte
Resto delequipo
Control de losriesgos
Supervisor
Coordina y dirige elproceso; proveedirectricesinstitucionales y facilitael proceso; coordinaregistro de actividadesdel plan de gestin deriesgos; coordina laactualizacin del plande gestin de riesgos
Encargado reatcnica
Recopila datos,evala avances;prepara mediciones;analiza desviaciones;proporcionaherramientas;consolida ydocumenta informes
Ejecuta laactividad
200.00 Durante laevaluacin
mensual deavance
Mensualmente
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8. Planificacin de adquisiciones
8.1 Mapa conceptual
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8.2 Anlisis de los factores ambientales y activos de la empresaLas adquisiciones del proyecto se concentrarn en dos categoras:
1) Contratacin de servicios de consultora. Incluye la contratacin deconsultores de base para la coordinacin y ejecucin del proyecto,as como el consultor para el desarrollo del diseo conceptual delsistema y la firma consultora que desarrollar el sistema.
Si bien el producto principal del proyecto que es la aplicacinelectrnica se considera un bien intangible, por la naturalezaparticular del mismo y condiciones y trminos en que debe sercontratado, se adquirir a travs de un servicio de consultora.
Se remarca que, conforme se indic en las Exclusiones del Proyectode la Declaracin del Alcance (subseccin 4.2 supra), la seleccin ycontratacin del desarrollador de la aplicacin la harn losorganismos internacionales a travs de una agencia internacionalespecializada en compras. La participacin del Proyecto ser en la
etapa de formulacin de TdR y en la evaluacin de propuestas.2) Adquisicin de bienes.Se incluye la compra de materiales y tiles
impresiones, dispositivos de almacenamiento, gastos dealimentacin, alquiler de locales y dems materiales necesarios paralos talleres de capacitacin a los usuarios del sistema.
Como tambin se indica en la referida seccin del alcance, con el
proyecto no se adquirirn computadoras, servidores y dems equipode cmputo. Se utilizarn los disponibles en la Secretara deHacienda Nacional y en los proyectos.
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Por el lado de los consultores para implementar el proyecto, el mercadolocal ofrece profesionales en diferentes reas (sistemas, informtica,administracin, contabilidad, auditoria, leyes, otros) que se hanespecializado en Administracin de Proyectos, por lo que suidentificacin y contratacin tambin es factible.
Aunque en el mercado se encuentre productos disponibles similarescomo ser sistemas ERP y otros sistemas modulares integrados, losrequisitos de cada involucrado en el proyecto, principalmente losorganismos requieren de una atencin e integracin precisa, no siemprealcanzable en un sistema comercial.
Act ivo s de la organizacin. Para las adquisiciones el Proyecto utilizaruna versin homologada de normas y procedimientos de adquisicin,acordada entre la Secretara de Hacienda Nacional y los organismosfinanciadores internacionales y cuya adopcin tiene el carcter deexcepcional. Estas normas incluyen un conjunto de directrices,procedimientos y modelos de formulario para las diferentes etapas delos procesos, considerando el tipo de adquisicin bien, obra o servicio)
y la modalidad del proceso (licitacin o concurso pblico internacional;licitacin o concurso pblico nacional; comparacin de precios). Estasnormas han sido utilizadas en la implementacin de otros proyectos y elrea de adquisiciones de la secretara de Hacienda pone a disposicindel Proyecto, estas y dems herramientas en el tema de adquisiciones(Sistema Pblico de Adquisiciones; bases de datos de proveedores conevaluacin de su desempeo; archivos electrnicos editables para laformulacin de documentos, entre otros.
En cuanto a equipo de cmputo, la Secretara de Hacienda dispone devarios servidores y uno de los mismos ser asignado para la instalaciny operacin del sistema Tambin en los proyectos se dispone de
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8.3 Plan de compras y contratacionesLas compras representan el plan global de inversiones del Proyecto. Los valores se muestran en USD.
Descripcin Medida Cant. P.U TotalCriterio principal de
seleccinTipo de contrato
Duracincontrato
Inicio delcontrato
Fin delcontrato
Consultores individuales
Coordinador Mes 7 3,500 24,500 Calificaciones de consultores Precio fijo cerrado 7 meses Jul-2015 Ene-2016
Encargado asuntos legales Mes 7 2,000 14,000 Calificaciones de consultores Precio fijo cerrado 7 meses Jul-2015 Ene-2016
Asistente administrativo Mes 7 1,000 7,000 Calificaciones de consultores Precio fijo cerrado 7 meses Jul-2015 Ene-2016
Encargado de adquisiciones Mes 7 2,000 14,000 Calificaciones de consultores Precio fijo cerrado 7 meses Jul-2015 Ene-2016
Encargado de sistemas Mes 7 3,000 21,000 Calificaciones de consultores Precio fijo cerrado 7 meses Jul-2015 Ene-2016
Supervisor tcnico Mes 7 3,000 21,000 Calificaciones de consultores Precio fijo cerrado 7 meses Jul-2015 Ene-2016
Encargado de S&E Mes 7 3,000 21,000 Calificaciones de consultores Precio fijo cerrado 7 meses Jul-2015 Ene-2016
Diseo conceptual del sistema Global 1 6,500 6,500 Calificaciones de consultores Precio fijo cerrado 1.5 mes. Jul-2015 Ago-2015
Firmas consultoras
Desarrollo e implementacin del SEIPF Global 1 275,000 275,000 Calidad y el precio Precio fijo cerrado 6 meses Ago-2015 Ene-2016
Bienes
Materiales para capacitaciones Lote 1 2,000 2,000 Precio evaluado ms bajo Precio fijo cerrado 5 das Ene-2016 Ene-2016
Alimentacin y local capacitacin Z-1 Lote 1 2,500 2,500 Precio evaluado ms bajo Precio fijo cerrado 2 das Ene-2016 Ene-2016
Alimentacin y local capacitacin Z-2 Lote 1 2,500 2,500 Precio evaluado ms bajo Precio fijo cerrado 2 das Ene-2016 Ene-2016
Alimentacin y local capacitacin Z-3 Lote 1 2,500 2,500 Precio evaluado ms bajo Precio fijo cerrado 2 das Ene-2016 Ene-2016
Total 413,500
NOTA: Para las capacitaciones los proyectos se agruparn por zona geogrfica: Z-1 centro-sur; Z-2 norte-oriente; y Z-3 occidente
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8.4 Plan de gestin de compras y contratosLas acciones de compras de Proyecto deben enmarcarse en los
principios internacionales en esta materia:- Mejor valor por el dinero;- Equidad, integridad y transparencia- Competencia efectiva
La gestin de las adquisiciones involucra a diferentes miembros delproyecto y la responsabilidad por la oportunidad y calidad de lo que seadquiere es compartida entre el rea solicitante del proceso, el rea de
adquisiciones, el rea de asistencia legal y la coordinacin general delProyecto.
Para los procesos, en las diferentes etapas, se utilizarn las directrices ylos documentos estndar vigentes, desarrollados por la Secretara deHacienda Nacional (que recoge los principios indicados anteriormente) ydisponibles en la pgina webwww.shn.gob,entre los que encuentran lossiguientes:
Directrices de adquisiciones y contrataciones de la cooperacininternacional
Manual de adquisiciones y contrataciones que contiene entreotros:- Documento estndar para licitacin pblica internacional- Documento estndar para licitacin pblica nacional- Documento estndar para solicitud de cotizacin- Documento estndar para solicitud de propuestas- Modelos de contratos- Modelos de orden de compra- Procedimientos para la preparacin de procesos solicitud
http://www.shn.gob/http://www.shn.gob/http://www.shn.gob/http://www.shn.gob/7/23/2019 Proyecto SEIFP Version Final
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Las compras de bienes y otros servicios sern formalizadas medianterdenes de compra y se pagarn contra la entrega del producto o losservicios.
Los criterios principales para la seleccin de proveedores y su usodependiendo del tipo de proceso, son los siguientes:
Precio evaluado ms bajo: Se utilizar para la compra de bienes oservicios diferentes a los de consultora. Se seleccionar al proveedorcuya oferta haya cumplido con las especificaciones tcnicas y dems
requerimientos formales solicitados en la licitacin o en la solicitud deofertas, y que presente el precio evaluado ms bajo. Por precio evaluadose tiene aquel precio que ha sido revisado y ajustado en funcin decorreccin de errores, y que adems es aceptado por el ofertante.
Calificaciones de los consultores.Se utilizar para la seleccin de losconsultores individuales. Se evaluarn las hojas de vida de loscandidatos en base a una tabla que considere la formacin acadmica,
la experiencia general y la experiencia especfica. Se seleccionar alcandidato que presente el puntaje ms alto en esta evaluacin.
Seleccin basada en la calidad y el precio.Se utilizar para seleccionarla firma consultora que desarrollar el sistema. Este criterio consideratanto la evaluacin de la propuesta tcnica y la oferta de precio delproponente, donde la propuesta tcnica tiene un peso de 80 puntos y lafinanciera 20, para totalizar 100. En la evaluacin tcnica se considerar:
Las calificaciones de la firma proponente en trminos de experiencia enel desarrollo de sistemas similares y referencias de servicios anteriores;la calificacin del personal clave propuesto para la consultora; y la
d l l d b j S l id
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El proceso se generar desde el rea que requiera el insumo y se debeconsiderar el plazo mnimo de 10 das entre el requerimiento y elsuministro del insumo.
El principal insumo para identificar candidatos a proveedores ser la basede datos de proveedores de la Secretara de Hacienda Nacional.
Cada contrato que se suscriba deber tener el visto bueno del Encargadode Asuntos Legales, quien velar por el cumplimiento de lasdisposiciones tanto de la Secretara de Hacienda como de los
organismos financiadores del Proyecto.Al finalizar cada contrato, se har una evaluacin de desempeo delproveedor y los resultados se remitirn a Secretara de HaciendaNacional, para actualizar las bases de datos de proveedores.
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9. Conclusiones y recomendaciones
9.1 Conclusiones Planificar la gestin del proyecto permite conocer a profundidad la
naturaleza del mismo, su alcance, recursos y limitaciones. Para la efectiva planificacin de las diferentes reas del proyecto
se requiere de profesionales con capacidades especficas ysuficientes en administracin y gestin de proyectos, en concursocon profesionales con experiencia en os aspectos tcnicos
centrales del mismo. La planificacin de la gestin debe hacerse de forma responsable
y al inicio del proyecto La planificacin del proyecto debe proporcionar guas suficientes
para el apropiado manejo de todas las reas del proyecto,facilitando y ordenando la implementacin.
9.2 Recomendaciones Evaluar regularmente el plan de gestin de cada una de las reas
incluidas en este documento, y documentar y registraroportunamente los cambios.
Hacer seguimiento constante a los elementos exgenos a laadministracin del proyecto (aspectos institucionales, condicionesde mercado, avances tecnolgicos, otros) a fin de plantearestrategias para anticiparse a los cambios.
Comunicar este plan de gestin a todos los miembros de la
organizacin, proporcionando espacios para su anlisis ycompartir puntos de vista. Implementar el proyecto en funcin de sus resultados, ms all de
los aspectos procedimentales
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10. Bibliografa(2003). En PMI, Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos(5a. ed.).
(2007). En Rivarola, & Lledo, Gestin de Proyectos.Buenos Aires: Prentice Hall - Pearson
Education.
Fundacin CIDEAL de Cooperacin e Investigacin. (2001). En El Enfoque del marco lgico: 10
casos prcticos(pgs. 31-33). Madrid.
Instituto de Investigacin en Informtica. (s.f.). Recuperado el 22 de Junio de 2015, de
http://sedici.unlp.edu.ar/bitstream/handle/10915/19289/Documento_completo.pdf?sequ
ence=1.
Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificacin y Economa Social (ILPES). (2005). En
Metodologa del Marco Lgico para la planificacin, el seguimiento y la evaluacin de
proyectos y programas(pgs. 95-96). Santiago de Chile.
Junta de Galicia. (s.f.). Como elaborar el plan de comunicacin. Recuperado el 11 de Junio de 2015,
de http://cristinaaced.com/pdf/planComunicacion_BIC%20Galicia.pdf.
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11. Anexos
Anexo 1. Esquema bsico del sistema
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Anexo 2. Diagrama general de la implementacin del proyecto
Conformacin UEP
Contratacin del personal
Equipamiento
Diseo Conceptual
Contratacin del consultor
Revisin requerimienos de interesados
Formulacin del Diseo Conceptual
Desarrollo de la aplicacin
Validacin del Diseo Conceptual
Desarrollo del estudio tcnico
Desarrollo de los mdulos del sistema
Pruebas del sistema
Instalacin en equipos de 10 proyectos
Prueba del sistema
Ajustes derivados de las pruebas
Pruebas finales
Instalacin del sistema
Instalacin de versin final en los 100proyectos
Capacitacin de usuarios
Documentacin de funcionamientocero defectos
Cierre del proyecto
Constancia de recepcin
Suscripcin de contrato demantenimiento
Entrega de productos a la Secretara deHacienda Nacional
Desmovilizacin de la UEP