RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO
Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo o en
cheque recaudados por la empresa.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de
una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el
soporte es la factura.
El recibo de caja, siempre se le debe dar al cliente, pero de igual forma se debe
tener una copia para el departamento para poder mantener la parte contable al día
y de igual forma son un documento requerido por la ley.
Cuando se hace un recibo de caja, se debe tener en cuenta de que estos deben
llevar una numeración. Con esta numeración se le da un mejor orden y la revisión
de cuentas resulta más sencilla.
El recibo de caja, también debe llevar el nombre del cliente y así mismo la fecha
en la cual fue realizada la transacción. Esto hace que todo el funcionamiento sea
completamente trasparente.
RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA
Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una: deposito en efectivo o
cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la
cuantía y exigencia del cliente.
Comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes para
que lo diligencien al consignar. el original queda en el banco, y una copia con el
sello del cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte
para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formularios: uno para consignar en efectivo y cheques de banco
locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
FACTURA DE VENTA
Las facturas de venta son un instrumento que sirve como constancia para el
vendedor y para el comprador de la operación realizada. Describe en ella lo que
se ha comprado y por ende vendido, y el precio pagado. En este caso el hecho
descrito es la operación de compraventa. Se deben consignar en ella los datos
personales del comprador y del vendedor, sus domicilios y sus condiciones
respecto a las cargas impositivas. Se deben también dejar anotados los datos de
los productos o servicios vendidos (cantidad, descripción de los mismos para
identificarlos, precio unitario y precio total). También debe aclararse las
condiciones de venta (si es al contado o a crédito, pagadero con cheque, en
efectivo, con tarjera de crédito o débito, si es al por mayor o por menor). Al emitir
facturas el comerciante se obliga al pago de impuestos por el importe facturado.
Si el comprador no abona la factura en el tiempo establecido en ella, el vendedor
puede recurrir a la vía judicial para reclamar el pago. A su vez el comprador
también puede usar la factura para reclamar por la cantidad o la calidad de los
productos entregados, aunque en este caso es más utilizado el remito.
Una vez que se canceló la deuda se debe emitir el recibo de pago
correspondiente.
En panadería se denominan facturas a las masas de repostería de sabor en
general dulce, elaboradas con harina, levadura y en muchos casos adicionadas
con diversos dulces o cremas.
CHEQUE
Se denomina cheque a un título de crédito mediante el cual una persona libra
contra una institución de crédito el pago de un determinado monto de dinero a un
tercero. En otras palabras, mediante un cheque una persona puede autorizar a
otra a retirar dinero de una cuenta sin la presencia del titular de ésta.
Para poder emitir un cheque es necesaria la existencia de una cuenta corriente en
un banco. Mediante esta cuenta, el banco recibe dinero de un depositante y se
obliga a devolverlo pagando los cheques que el librador realice. Es importante
especificar que no es necesario que el librador sea el titular de la cuenta.
Un cheque debe reunir una serie de requisitos: debe hacer mención a su cualidad
de cheque en el texto del documento, debe indicar el lugar y la fecha en que es
expedido, debe indicar el lugar de pago, debe tener la firma del librador, debe
tener la orden de pagar una determinada suma de dinero y debe indicar el nombre
de la institución de crédito donde se tiene la cuenta.
Existen distintos tipos de cheques: el cruzado, que solo puede ser depositado y
cobrado por otra institución de crédito; el cheque al portador, que no necesita
endosarse para transferirse; el cheque a la orden, que es endosable; el cheque
“no a la orden” que solo puede cobrarse por la persona a cuyo nombre esta
emitido; el cheque certificado, que implica una anotación del banco que declara
que existe dinero suficiente en la cuenta para cubrir el importe; el cheque de caja,
que es el emitido por un banco a sus dependencias; el cheque de ventanilla, que
son emitidos por una institución financiera para sus clientes; y finalmente, el
cheque de viajero, que es emitido por una determinada institución de crédito y
abonados por una dependencia suya dentro del país o en el exterior.
El manejo de las relaciones comerciales hace necesario el conocimiento de los
diversos documentos que en estas se emplean, como asimismo sus posibilidades.
De ahí la importancia de conocer las ventajas y desventajas que el uso de cada
tipo de cheque ofrece.
COMPROBANTE DE EGRESO
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por
medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para
mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo
valor se entrega al beneficiario.
Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida,
expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una
empresa.
NOTA DE CONTABILIDAD
La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado
para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen
soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos
específicos.
En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa
realice con terceros, necesariamente deben tener soportes válidos como son las
facturas. Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o
cualquier otro documento diferente. Por ejemplo, cuando se realiza compra de
bienes, el único documento válido es la factura, o documento equivalente en el
caso que la operación se realice con una persona no obligada a facturar.
NOTA DEBITO
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de
la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por
mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del
saldo de una cuenta.
NOTA CRÉDITO
Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto
de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que
se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito
pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
CONCILIACIÓN BANCARIA
La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los
valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente,
con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los
movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques,
consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y
consignaciones, etc.
CONSIGNACIÓN BANCARIA
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de
la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno
para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar
remesas o cheques de otras plazas.
REEMBOLSO
Se reconoce como reembolso a la operación económica mediante la cual una
persona o entidad recibe de vuelta alguna cantidad de dinero o de bienes
materiales que había entregado como pago de un servicio o producto. El
reembolso suele darse como consecuencia de situaciones erróneas, accidentales
o de la mala realización de una compra en la cual el servicio o el producto no han
podido ser asegurados de la manera en que el comprador lo buscaba.
El reembolso es una situación específica que sucede cuando una persona o
entidad paga por la adquisición de un servicio o producto a aquel que lo otorga.
Ante una mala resolución de esa compra, ya sea tanto voluntaria como
involuntariamente, el comprador puede requerir un reembolso, lo cual significa que
se cancela la operación y al mismo tiempo, al no recibir el comprador aquel
producto o servicio que se había solicitado, se le devuelve el dinero o el material
que haya utilizado para pagar por el mismo. El reembolso es considerado un
derecho del comprador o del cliente ya que se estima que si el servicio no puede
ser completado, debe poder acceder a que se le devuelva la plata o bienes
invertidos.
CAJA MENOR
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por
cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un
fondo denominado caja menor.
Son aquellos que tienen la finalidad de soportar los gastos de menor cuantía, cuyo
valor y frecuencia no amerita realizar el pago con cheque, como gastos de
transporte, fotocopias, por lo general para la atención de estos gastos se crean
fondos de caja menor a cargo de un custodio que responde por su manejo. Se
elaboran en original, el cual se anexa como soporte al formato de reembolso
correspondiente.
ARQUEO DE CAJA MENOR
El arqueo de caja es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo
recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra
físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber
si los controles internos se están llevando adecuadamente.
Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en
fechas no previstas por el cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja
aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro
mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada
diferencias de caja. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los
sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del
ejercicio, la cuenta diferencias de caja se deberá cancelar contra la de pérdidas y
ganancias.
TÍTULOS DE VALORES
Los títulos valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del
derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora, pueden ser de contenido
crediticio, corporativo o de participación y de tradición o representativo de
mercancías.
Desde el punto de vista material el título valor es un documento escrito, siempre
firmado (unilateralmente) por el deudor; es además un pedazo de papel que
contiene diversas menciones En un segundo plano, se define al título valor como
un derecho en beneficio de una persona. El derecho consignado en el documento,
nace con la creación de éste. Tiene un valor en la actividad económica en general
y en los negocios mercantiles en especial, por ello y para el desarrollo de la
economía de un país, interesa que el titulo como valor en sí mismo, pueda entrar
en circulación económica como los demás bienes.
Quien suscribe un título valor se obliga a una prestación frente al poseedor del
título, o quién resulte tal, y no subordina esa obligación a ninguna aceptación, ni a
ninguna contraprestación.
CLASIFICACIÓN DE LOS TÍTULOS VALORES
Según su derecho incorporado:
Títulos jurídico-obligacionales o cambiarios: Se definen como aquellos que
incorporan un derecho de crédito. Ej. Cheque, letra de cambio… etc.
Títulos jurídico-personales o de participación: Estos se definen como aquellos
que atribuyen a su titular una determinada posición en el ámbito de una entidad
organizada. Ej. Las acciones de una S.A.
Títulos jurídico-reales o de tradición: Vienen definidos como aquellos que
incorporan la posesión y en muchos casos la disponibilidad de unas determinadas
mercancías. Ej. Un resguardo de depósito en almacenes generales.
Según la circulación:
Títulos nominativos: Se definen como aquellos que designan como titular a una
persona determinada, persona cuya titularidad se recoge en el propio título valor.
El ejemplo más claro lo constituye el cheque nominativo. Están sometidos a un
régimen de transmisión restrictivo ostentando un grado de transmisibilidad de
grado mínimo. La principal restricción operativa que se impone a la
transmisibilidad es la que se concreta en el deber de comunicación de la
transmisión ya que para que surta efectos deben cumplirse ciertos deberes de
comunicación.
Sí el título valor nominativo está emitido individualmente, la comunicación debe
dirigirse al deudor, sí no, este puede negarse a pagar al nuevo acreedor. Sí por el
contrario el título valor nominativo está emitido en serie, la comunicación deberá
emitirse al emisor.
Títulos valores a la orden: Son aquellos que designan como titular a una
persona determinada pero permiten la designación de otros titulares en el propio
documento. Ej. Letra de cambio: aquí aparece un titular originario llamado librador
si bien este puede transmitir a través del endoso a un nuevo tomador. Esto
representa una transmisibilidad de grado medio.
Títulos valores al portador: Son aquellos que legitiman como titular al mero
poseedor siempre que exista “justa causa determinante de la transferencia
posesoria” (legítima al poseedor causal). Los títulos valores se transmiten a través
de la mera transferencia posesoria siempre que esta obedezca a una causa lícita.
CARACTERÍSTICAS DE UN TITULO VALOR
Es un documento especial, necesario y constitutivo. Especial, porque en el
constituye un crédito a favor de una persona, constituye un derecho de reclamar
y una prueba de la obligación para el acreedor y una obligación del deudor de
pagar o entregar un bien o mercancía ; Es formal: porque debe cumplir con los
requisitos exigidos por la ley para que exista; Es constitutivo por que el titulo valor
requiere para que nazca a la vida jurídica, se incorpore en él un derecho para el
acreedor y se requiere que el documento se ha exhibido por este ( presentar el
documento).
LA LETRA DE CAMBIO.
Es un título valor que se extiende por una persona (acreedor - librador) y recoge
una obligación de pago aceptada por otra persona (deudor - librado) de una
cantidad determinada en la fecha de su vencimiento.
En el caso de transmisión de la letra de cambio, mediante la fórmula del endoso,
el pago deberá realizarse al endosatario (acreedor actual). Debiendo responder el
endosante (acreedor original o posteriores) frente al endosatario (acreedor actual)
de la solvencia económica de la persona obligada al pago (deudor).
Funciones:
En el tráfico mercantil la letra de cambio puede cumplir las siguientes funciones:
Medio de pago, sustituyendo el pago en moneda.
Instrumento de crédito, garantizando un pago aplazado.
Medio para obtener un crédito, mediante el descuento bancario.
EL CHEQUE.
Es un título valor emitido por una persona (librador) en el que se contiene una
orden de pago a cargo de otra (librado) a favor del tenedor legítimo del documento
(librador o tercero).
La emisión del cheque debe librarse necesariamente contra un banco o entidad de
crédito que tenga fondos existentes a disposición del librador.
El concepto de cheque engloba también el concepto de talón.
Funciones:
El cheque nos permite disponer de nuestros fondos en un banco o entidad de
crédito y utilizarlo como medio de pago.
EL PAGARÉ.
Es un título valor que contiene una promesa de pago de una cantidad determinada
por una persona (firmante) a favor de una persona determinada (tenedor).
El firmante de un pagaré queda obligado de igual manera que el aceptante de una
letra de cambio.
Es el título valor menos conocido, guardando grandes similitudes con la letra de
cambio.
CDT
El CDT (Certificado de Depósito a Término) es un titulo valor que emite un banco a
un cliente que ha hecho un depósito de dinero con el propósito de constituir el
CDT.
El CDT se hace por un plazo o término de tiempo determinado que debe ser como
mínimo de 30 días.
El CDT es redimible o reembolsable sólo en los plazos y términos pactados al
momento de constituir el CDT, lo que quiere decir, que si el CDT se pactó a 360
días el banco no lo pagará ni podrá ser obligado a pagarlo hasta tanto se venza
dicho término.
El CDT puede ser negociado o endosado.
Cada entidad financiera fija un monto o valor mínimo para la apertura de un CDT.
La tasa de interés que se paga por un CDT depende del plazo pactado y del
monto del CDT.
Por lo general, los intereses o rendimientos financieros se pagan al vencimiento
del título valor junto con el capital.
ACCIONES
Una acción o acción ordinaria es un título emitido por una sociedad que representa
el valor de una de las fracciones iguales en que se divide su capital social. Las
acciones, generalmente, confieren a su titular, llamado accionista, derechos
políticos, como el de voto en la junta de accionistas de la entidad, y económicos,
como participar en los beneficios de la empresa.
Normalmente las acciones son transmisibles sin ninguna restricción, es decir,
libremente.
Como inversión, supone una inversión en renta variable, dado que no tiene un
retorno fijo establecido por contrato, sino que depende de la buena marcha de la
empresa.
LOS BONOS
Los bonos son títulos valores que incorporan una parte alícuota de un crédito
colectivo constituido a cargo de una sociedad o entidad sujeta a la inspección y
vigilancia del Estado. En otras palabras el bono es un título valor que participa de
determinado crédito colectivo a cargo de una sociedad. Por lo tanto es un título
valor de contenido crediticio, en la medida que es representativo de una obligación
consistente en pagar cierta suma de dinero a cargo del eminente, en ese evento
una sociedad.
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