REPRESENTACIÓN GRAFICA DE LOS PROCESOS
LA MEJOR FORMA DE ENTENDER UN PROCESO ES MEDIANTE SU DIAGRAMACIÓN O FLUJOGRAMA
FLUJOGRAMAEs un método para describir
gráficamente un proceso, mediante la utilización de símbolos, líneas y
palabras similares. Permite conocer y comprender los
procesos a través delos diferentes pasos, documentos y unidades administrativas comprendidas.
VENTAJAS DEL FLUJOGRAMA
● Facilita ejecutarlos trabajos● Describe los diferentes pasos del proceso
● Impide las improvisaciones● Permite visualizar todos los procesos
● Identifica las debilidades y fortalezas del proceso● Permite un equilibrio de las cargas laborales
● Genera un sentido de la responsabilidad● Establece los limites del proceso
● Genera calidad y productividad
SÍMBOLOS ESTANDARIZADOS
SÍMBOLO SIGNIFICADO
LIMITESIndica el principio y el fin del proceso, dentro del
símbolo se escribe la palabra inicio o fin.
ACCIÓNSe utiliza para representar una actividad, por
ejemplo, recibir, elaborar, entregar, etc. Se incluye en el rectángulo una breve descripción de la
actividad.
SÍMBOLO SIGNIFICADO
INSPECCIÓNIndica que el proceso se ha detenido. Involucra
una inspección por alguien diferente a quien desarrolla la actividad, este símbolo requiere una
firma de aprobación.
DECISIÓNPlantea la posibilidad de elegir una
alternativa para continuar en una u otra vía, incluye una pregunta clave.
DOCUMENTACIÓNIndica que se requiere una documentación para desarrollar el proceso, ej., una autorización, un informe, una orden de compra, una factura, etc.
SÍMBOLO SIGNIFICADO
ESPERATambién llamado bala se utiliza para indicar una
espera antes de realizar una actividad.
CORRECTORSe utiliza para efectuar un enlace de
una pagina a otra donde se continua el flujograma.
SENTIDO DEL FLUJOLa flecha indica la dirección del flujo, puede ser
ascendente, descendente u horizontal
SÍMBOLO SIGNIFICADO
TRANSMISIÓNLa flecha quebrada se utiliza para mostrar
transmisión de los datos por vía telefónica o fax o electrónica.
TRANSPORTELa flecha ancha significa movimiento
del OUTPUT.Ej. El envío de un documento por
correo.
DISEÑO DEL FLUJOGRAMA
1. Emplear el mínimo de los símbolos, para simplificar el flujograma
2. En lo posible se debe utilizar una sola hoja con el fin de facilitar su manejo
3. El tamaño de los símbolos debe ser uniforme
4. Las líneas de unión se representan por líneas rectas
5. El texto dentro del símbolo debe ser breve
6. Si hay varios documentos, el original se representa con la letra O y las copias con números (1,2,3,etc.) anotados en el extremos superior derecho
7. El área o el cargo que intervine en el proceso aparezca en el diagrama
8. La presentación debe ser clara y explicita y no dando lugar a confusión
FLUJOGRAMA PICTÓRICORefleja el flujo del proceso en forma grafica simple, mediante dibujos que
muestran los diferentes elementos del proceso y esta dirigido al publico en
general.
FLUJOGRAMA DE BLOQUES
Es una forma sencilla de diseñar un proceso mediante la utilización de bloques que muestran paso a paso el desarrollo del proceso. Al lado de cada bloque se coloca el
nombre del encargado de la actividad.
FLUJOGRAMA VERTICALSe desarrolla de arriba abajo
utilizando la simbología ya anotada o simplemente los
bloques, los textos se pueden anotar en los mismo símbolos
FLUJOGRAMA HORIZONTAL
Se hace en sentido horizontal. No se recomienda cuando el proceso tiene demasiados pasos pues se
complicaría su lectura y comprensión
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