PROCEDIMIENTO
CÓDIGO:
PRO-OI-001
VERSIÓN:
00
PÁGINA:
1/12 Fecha Aprob.:
APROBADO POR:
FRANCISCO JOSE RIOS
LITUMA
Jefe de la Oficina de
Planeamiento y Presupuesto
REVISADO POR: CAROLA
SANCHEZ PAUCAR
Analista de Planeamiento,
Presupuesto y
Racionalización
ELABORADO POR:
WALTER FIDEL
ESCAJADILLO
CHIMAYCO
Jefe de la Oficina de
Informática
RESPALDO Y RESTAURACION DE LA
INFORMACION DE LOS SERVIDORES
DEL CENTRO DE DATOS DE LA
AGENCIA DE COMPRAS DE LAS
FUERZAS ARMADAS
RESPALDO Y RESTAURACION DE LA INFORMACION DE LOS SERVIDORES DEL CENTRO DE DATOS DE LA AGENCIA DE COMPRAS DE LAS FUERZAS ARMADAS
PRO-OI-001
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I. OBJETIVO
Establecer, definir y describir las actividades del proceso de respaldo y
restauración de la información de los servidores del centro de datos de la Agencia
de Compras de las Fuerzas Armadas.
II. ALCANCE
El presente procedimiento es de cumplimiento obligatorio y exclusivo de la Oficina
de Informática de la Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas.
III. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
3.1 Centro de Datos
Ambiente donde se procesa la información a través de los diversos servidores
físicos o virtuales con los que cuenta la ACFFAA.
3.2 Medio magnético
Es un dispositivo que almacena la información, el cual se utiliza como medio
para la protección de dicha información.
3.3 Respaldo o copia de respaldo (backup)
También conocido como copias de seguridad o backup, se utiliza para tener
una o más copias de la información que se encuentra en los servidores y así
poder recuperarla en caso de pérdida de la información en el servidor.
3.4 Servidor Físico o Virtual
La ACFFAA actualmente cuenta con una variedad de servidores de diferentes
funciones como, por ejemplo: Servidores de Base de Datos, de Aplicaciones
Web, Correo, de Archivos, entre otros.
IV. CONSIDERACIONES PREVIAS
La vigencia de este procedimiento está condicionada a:
a) Los cambios de políticas, procesos y procedimientos en la Oficina de
Informática.
b) Los cambios de versión del presente documento.
c) Los cambios de la plataforma de servidores del centro de datos de la ACFFAA.
d) Cambios en la normativa asociada a los Sistemas de Información en las
Entidades Públicas.
V. DESCRIPCIÓN
5.1 ROLES Y RESPONSABILIDADES
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• Áreas Usuarias de la ACFFAA
Responsables de solicitar la programación de los respaldos o
restauración, de acuerdo con su competencia, de la información que se
almacena en los servidores del Centro de Datos de la ACFFAA.
• Operador de Servidores
Es responsable de:
Gestionar la atención de las solicitudes de respaldos y restauraciones de
información.
Verificar la factibilidad de las solicitudes de respaldo y restauración de
información.
Mantener actualizados los siguientes documentos: 1. Registro de
respaldos y restauraciones (backups). 2. Registro de Activos a Respaldar
(debe contener la frecuencia).
También es responsable de configurar la programación y ejecutar los
respaldos o restauraciones a demanda, actualizando el archivo de
registro de la programación de la solución de respaldo. Monitorear y
verificar la correcta ejecución de los respaldos y restauraciones. Registrar
la ejecución de las programaciones y ejecuciones a demanda de respaldo
y restauraciones correctas e incorrectas, actualizando el “Registro de
Monitoreo Diario de Respaldo”.
• Operador de Base de Datos
Encargado de facilitar los accesos a las bases de datos que serán
respaldadas. Responsable de informar al operador de servidores sobre
los cambios en los servidores de base de datos, en caso se requiera
reconfigurar programaciones existentes o crear alguna nueva.
• Operador de Red
Encargado de facilitar los accesos a la información de cada servidor del
centro de datos, para la configuración de los clientes de respaldo y otros
que se requiera durante el proceso de respaldo y restauración. Informar
al equipo de operaciones sobre los cambios de las carpetas y/o archivos
de los servidores del centro de datos, en caso se requiera reconfigurar
programaciones existentes o crear alguna nueva.
5.2 TIPO DE INFORMACION A RESPALDAR
• Bases de Datos: Estas son respaldas en el Servidor de Backup mediante
la solución de respaldos, resguardando los servidores y bases de datos
según lo definido con el operador de bases de datos.
• Archivos: Estas se respaldan mediante el rol de instantáneas
implementado en el servidor de archivos que salvaguarda la información
del perfil de cada usuario. La información respaldada hace referencia a
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las carpetas “Mis Documentos” y “Escritorio” de cada perfil, según lo
definido por el administrador de red.
• Correos electrónicos: Estos se respaldan mediante la solución de
respaldo según lo coordinador con el operador de red.
• Servidores de Aplicaciones: Estos son respaldados mediante la solución
de respaldo, resguardando los servidores que contienen los servicios de
los diversos sistemas de la ACFFAA.
5.3 MATRIZ RACI
En el siguiente cuadro se lista la asignación de Responsabilidades involucrados
en el procedimiento de respaldo y restauración.
ROLES ACTIVIDADES
Áreas Usuarias
de la ACFFAA
Jefe Oficina de Informática
Operador de
Servidores
Operador de Red
Operador de BD
Solicitar Respaldo o Restauración
R
Registrar requerimiento en el SMA y Evaluar Factibilidad
R C C
Evaluar solicitud I R C C
Configurar y Ejecutar Respaldo o Restauración
R I / C I / C
Monitorizar Respaldo o Restauración
R I / C I / C
Registrar el Respaldo o Restauración
R I I
Informar sobre el Respaldo o Restauración
I I R
Cuadro 01 – Matriz RACI
Leyenda: R = Responsable | A = Autoriza | I = Informado | C = Consultado
5.4 PROCEDIMIENTO
N° Actividad Responsable Documentos o Herramientas
1
INICIO SOLICITAR RESPALDO O RESTAURACIÓN. - Realizar el requerimiento mediante el formato
“Requerimiento TI – Solicitud de Respaldo / Restauración de Información” (Anexo 01) donde es necesario que se precise lo siguiente:
En caso de respaldo: - Indicar la información a respaldar. - Indicar la ubicación.
Áreas Usuarias de la ACFFAA
- Formato
“Requerimiento TI”
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- Indicar la frecuencia. - Indicar la vigencia del respaldo.
En caso de restauración: - Indicar la información a restaurar. - Indicar la ubicación en donde se encuentra la
información. - Indicar el rango de fechas de la información
que se requiere restaurar. - Indicar el documento con el que se solicitó el
respaldo de la información solicitada.
2
REGISTRAR REQUERIMIENTO Y EVALUAR FACTIBILIDAD - Registrar el requerimiento adjuntando el
documento digitalizado, en el sistema de mesa de ayuda, generándose un ticket.
- Verificar si es factible el respaldo o la restauración
solicitada, según el requerimiento de las áreas usuarias de la ACFFAA.
➔ ¿Si es factible?
Solicitar a través del sistema de mesa de ayuda la autorización necesaria al Jefe de la OI y el Jefe directo del usuario solicitante. En caso del requerimiento sea solicitado por el Jefe del área, éste no requiere aprobación alguna.
➔ ¿No es factible? Se cierra el ticket indicando los motivos por el cual no se pudo realizar la operación
Operador de Servidores
- Mesa de Ayuda - Formato
“Requerimiento TI”
- Ticket generado en del sistema de mesa de ayuda.
3
EVALUAR SOLICITUD Aprobar el requerimiento de respaldo o restauración, luego de la verificación de la actividad 2. ➔ ¿Si se autoriza?
Continuar con la actividad 4.
➔ ¿No se autoriza? Continuar con la actividad 7.
Operador de Servidores
- Ticket generado en del sistema de mesa de ayuda.
4
CONFIGURAR Y EJECUTAR RESPALDO O RESTAURACIÓN - Configurar en la solución de la ACFFAA, el
respaldo o la restauración de la información requerida, contando con la aprobación correspondiente.
- Ejecutar el respaldo o la restauración configurada,
según el requerimiento del área usuaria.
Operador de Servidores
- Ticket generado
en del sistema de mesa de ayuda.
- Registro de la
configuración en el archivo de registro de la programación de la solución de respaldo.
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5
MONITORIZAR RESPALDO O RESTAURACIÓN Monitorear el respaldo o la restauración que viene ejecutándose, luego de la actividad 4. ➔ ¿No presenta inconvenientes?
Continuar con el registro del pase a producción y continuar con la actividad 5.
➔ ¿Si presenta inconvenientes? Comunicar al área usuaria, que la información no ha sido posible respaldar o restaurar y continuar con la actividad 7.
Operador de Servidores
- Ticket generado en del sistema de mesa de ayuda.
6
REGISTRAR RESPALDO O RESTAURACIÓN - Detallar lo realizado durante la ejecución del
respaldo o la restauración, considerando evidencias del resultado.
- Registrar los respaldos y restauraciones
ejecutadas.
Operador de Servidores
- Ticket generado en del sistema de mesa de ayuda.
- Registro de Respaldo o Restauración de la Información (Anexo 02)
7
ELABORAR INFORME DE RESPUESTA - Comunicar al área usuaria solicitante sobre el
resultado de lo realizado. - Documentar y cerrar ticket.
FIN
Operador de Servidores
- Ticket generado en del sistema de mesa de ayuda.
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5.5 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
5.6 MONITOREO DE LOS RESPALDOS PROGRAMADOS
Se deben tomar las siguientes consideraciones:
• La solución de respaldo envía un reporte diario, el cual será revisado y
monitoreado por el operador de servidores de manera diaria para
observar los resultados de las ejecuciones de los respaldos
programados. El operador de servidores realizará la comunicación diaria
vía correo electrónico al Jefe de la Oficina de Informática.
• El operador de servidores deberá de realizar la verificación de los
respaldos programados con el reporte que emite la solución de
respaldo, asimismo deberá registrar en los archivos de control de
respaldo de forma diaria el resultado de la revisión.
• De existir errores en las ejecuciones de respaldo, el operador de
servidores debe documentar dichos errores en los archivos de control
de respaldo, evaluando si es necesario la ejecución manual del respaldo
que presento error.
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• El operador de servidores realizará mensualmente pruebas de
restauración de la información crítica considerando diversos tipos de
respaldo (base de datos, correos, archivos u otros), para garantizar la
correcta ejecución de los respaldos, estas pruebas deberán registrarse
en los archivos de control de restauración; al finalizar deberá de
generarse un acta de la actividad realizada.
VI. ANEXOS
Anexo 01 : Requerimiento TI – Solicitud de Respaldo / Restauración de Información Anexo 02 : Registro de Respaldo o Restauración de la Información
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ANEXO 01
Requerimiento TI – Solicitud de Respaldo / Restauración de Información
FOR-OI-01
Versión 00
Anverso
(Completado por el solicitante) SOLICITANTE :
CARGO / FUNCION
DIRECCION / OFICINA
CORREO ELECTRONICO / MOVIL :
FECHA :
Información a Respaldar o Restaurar
Ítem Contenido
1
- Tipo/Fuente de datos: (Ej: Carpetas, archivos
Word, Excel Power Point, Base de datos SQL,
Logs, Exchange, Archivos de sistema)
2
- Backup de información alojada en unidades
compartidas: Especifique la ruta (Ej.
\\172.16.9.31\ArchivosICBF)
3
- Indique los archivos a los cuales se les deberá
realizar backup: (liste todos y cada uno de los
archivos que requiera sean respaldados)
Firma del Director / Jefe
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Reverso
DEFINICIÓN DE POLÍTICA DE BACKUP (Completado por el área de operaciones de la OI)
Nota: Las siguientes casillas deberán ser diligenciadas ÚNICAMENTE en caso de que su solicitud corresponda a una política de Backup, esto es copias periódicas de la información.
INFORMACION DEL SERVIDOR A RESPALDAR
Nombre del Servidor:
Dirección IP del Servidor:
Sistema Operativo:
Tipo de Backup: (ONLINE, OFFLINE)
Observaciones:
Total GB a respaldar (Tamaño):
Total GB de crecimiento anual probable (Tamaño):
Detalle Diario Semanal Mensual Anual
Nivel de Backup (Full, Incremental, Diferencial)
Agenda (Ej: Diario: Lunes a Viernes, Mensual: último domingo de cada mes, Semanal: Sábados, Anual: último domingo del año, Eventual: Fecha específica)
Horario:
Retención de datos en días:
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ANEXO 02
N°DIRECCION IP
SERVIDORFRECUENCIA TIPO ESTADO
HORA
INICIOESTADO
BACKUP / REVISIÓN DE SERVIDORES DIARIO
FOR-OI-002
Versión 00Registro de Respaldo o Restauración de la Información
DESCRIPCION
LEYENDA: FRECUENCIA: DIARIO (LUN-VIE), SEMANAL, QUINCENAL (SAB) TIPO: FULL, INCREMENTAL, DIFERENCIAL ESTADO: Activo, Inactivo
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CONTROL DE CAMBIOS
NUMERAL VIGENTE NUMERAL MODIFICADO