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Marta Lucia Ayala López Doris Omaira Sánchez Álvarez Febrero 6 de 2014
Coordinadora de calidad Rector
“¡Fortalecemos la calidad humana para lograr la excelencia!”
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TABLA DE CONTENIDO
CAPÍTULO 1: DESCRIPCIÓN 4
1.1 INTRODUCCIÓN 4
1.2 OBJETIVO DEL MANUAL DE CALIDAD 4
CAPÍTULO 2: CAMPO DE APLICACIÓN Y EXCLUSIONES 5
2.1 ALCANCE DEL MANUAL DE CALIDAD 5
2.2 EXCLUSIONES 5
CAPÍTULO 3: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 6
3.1 ORGANIGRAMA 6
3.2 RESPONSABILIDADES 6
3.3 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN 7
CAPÍTULO 4: PRINCIPIOS GENERALES 8
4.1 RESEÑA HISTÓRICA 8-9
4.2 ENFOQUE AL CLIENTE 9
4.3 SATISFACCIÓN DE CLIENTES 10
4.4 MISIÓN 10
4.5 VISIÓN 10
4.6 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES 10
4.7 VALORES INSTITUCIONALES (Representados en la bandera) 11
4.8 OTROS VALORES QUE FOMENTAMOS 11
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4.9 POLÍTICA DE CALIDAD 12
4.10 OBJETIVOS DE CALIDAD 1
CAPÍTULO 5: DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 13
5.1 PROCESOS DOCUMENTADOS 13-14
CAPITULO 6: COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA 15
6.1 MATRIZ DE COMUNICACIONES 15-16
CAPÍTULO 7: LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE CALIDAD 17
7.1 ENFOQUE A LOS PROCESOS 17
7.2 REQUISITOS LEGALES 17
7.3 MATRIZ DE REQUISITOS 17
7.4 IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS 17
7.5 MAPA DE PROCESOS 18
7.6 MATRIZ DE INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS 19
7.7 CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS: 19
GESTIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 20 a 25
GESTIÓN PRACTICAS PEDAGOGICAS 26 a 39
GESTIÓN DE EVALUACIÓN Y MEJORA 39 a 46
GESTIÓN DE ADMISIONES Y REGISTRO 47 a 60
GESTIÓN DE LA COMUNIDAD 61 a 68
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 69 a 77
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CAPÍTULO 1: DESCRIPCIÓN
1.1 INTRODUCCIÓN
La Institución Educativa La Paz por medio de su Política de Calidad adquiere el
compromiso de cumplir los requisitos legales y mejorar continuamente la eficacia de los
procesos del Sistema de Gestión de Calidad haciendo una revisión anual del mismo.
Todos los procesos de la Institución Educativa se han planificado e implementado según
la norma ISO 9001-2008 con el fin de alcanzar los objetivos y competitividad en sus
estándares de calidad mediante la responsabilidad de todo el talento humano del
seguimiento y cumplimiento de aquellos procedimientos e instrucciones que le afecten
dentro de su participación en la prestación del servicio educativo teniendo en cuenta que
generar resultados de calidad en educación es producto de procesos de aprendizaje de
directivos, docentes y comunidad educativa en general. Estos procesos necesitan ser
comprendidos, apoyados y permanentemente revisados en su efectividad.
El éxito en el presente no asegura el éxito en el futuro; se hace necesario evaluar qué
cosas debemos emprender para mejorar continuamente y lograr un desarrollo sostenible.
Consideramos que el Sistema de Gestión de Calidad de nuestra institución contribuye
muy específicamente al cumplimiento de este propósito, ayudando a comprender que no
basta con hacer las cosas bien en una I.E. sino que es necesario hacer que el sistema
funcione correctamente exponiendo en detalle las buenas prácticas desarrolladas en la
I.E.
1.2 OBJETIVO DEL MANUAL DE CALIDAD
El presente Manual de Calidad tiene por objeto establecer una Política de Calidad, así
como describir, de forma general, los compromisos, responsabilidades, organización,
procesos y recursos que constituyen el SGC implementado en la I.E. La Paz, de esta
forma el Manual de Calidad tiene dos objetivos fundamentales:
Permitir a todo el personal interno (docentes y no docentes) comprender
globalmente el SGC implementado en la I.E. La Paz.
Lograr que las familias y otras partes interesadas que lo soliciten conozcan la
estructura del SGC implementado para satisfacer sus necesidades y expectativas.
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CAPÍTULO 2: CAMPO DE APLICACIÓN Y EXCLUSIONES
2.1 ALCANCE DEL MANUAL DE CALIDAD
Este Manual de Calidad es de aplicación a todos los procesos del Sistema de Gestión de
Calidad necesarios para la prestación del servicio educativo en los niveles de pre-escolar,
básica primaria, básica secundaria y media académica, igualmente se aplica a los
proceso que afecten otras actividades como lo son biblioteca, restaurante escolar y tienda
escolar.
2.2 EXCLUSIONES
Quedan excluidos, conforme al modelo de referencia, los requisitos relativos a:
El punto 7.3 de la norma ISO 9001-2008 que trata del diseño y desarrollo en este
caso las actividades relacionadas con el diseño del currículo, en la medida en que
las especificaciones para el diseño del currículo quedan perfectamente delimitadas
por las directrices establecidas en el currículo por competencias propuesto por el
Municipio de Envigado para todas las instituciones públicas. Quedan por fuera de
esta exclusión las actividades extracurriculares y los proyectos transversales y
obligatorios.
Igualmente, de acuerdo con la norma ISO 9001:2008, no aplica para la prestación
de nuestros servicios educativos, el Numeral 7.6, CONTROL DE LOS
DISPOSITIVOS: SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN, ya que en nuestro establecimiento
educativo el seguimiento y medición de los resultados no se realizan mediante el
uso de dispositivos físicos.
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CAPÍTULO 3: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
3.1 ORGANIGRAMA
3.2 RESPONSABILIDADES
Las funciones y responsabilidades de los cargos que representan la organización
institucional son:
Rector: Representa la alta dirección, debe proporcionar evidencia de su compromiso con
el desarrollo e implementación del SGC. Establece la política y objetivos de calidad a
través del análisis de la Institución y previos los asesoramientos que estime convenientes.
Comité de calidad: Trabaja alineado con el rector en la implementación y toma de
decisiones que afecten directamente los procesos visionales, misionales y de apoyo.
Coordinadores Académicos y de Convivencia: Coordinan y animan todas las
actividades relacionadas con las prácticas pedagógicas y formativas de la Institución.
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Jefe de Área: Coordina la acción docente de los profesores de la misma área.
Docente: Planea, ejecuta y evalúa las tareas propias de la formación integral de los
estudiantes.
Psicólogo: Asesora a profesores, estudiantes y familias en el ámbito de la función de
orientación.
Personal de mantenimiento y limpieza: Aseguran el buen estado y limpieza de las
instalaciones y recursos materiales de la I.E.
3.3 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
La coordinadora de calidad fue nombrada como representante de la dirección, dentro de
sus funciones están: establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar el Sistema
de Gestión de Calidad, de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2008,
además mantener informada a la alta dirección y de comunicarlo a la Comunidad
Educativa. Además de asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos
del cliente en todos los niveles de la Institución.
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CAPÍTULO 4: PRINCIPIOS GENERALES
4.1 RESEÑA HISTÓRICA
Los antecedentes históricos de las cinco secciones o sedes:
El Liceo La Paz, La Escuela Urbana John F. Kennedy, La Escuela Urbana La Paz y La
Escuela Urbana Leticia Arango de Avendaño y La Escuela Urbana El Trianón, fusionadas
por decreto 15413 de noviembre 8 de 2002 en la INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ,
permite ubicar a los diferentes agentes educativos en momentos importantes de su
conformación y visualizando la prospectiva de la institución de acuerdo con la
globalización.
El Barrio La Paz situado al sur del Valle de Aburrá, en el municipio de Envigado, fue
construido por el Instituto de Crédito Territorial, en terrenos que fueron de Doña María
Paz, nombre que llevaría posteriormente.
Los tres establecimientos más importantes del barrio fueron: Liceo La Paz, Escuela de
Niñas y Escuela de Varones La Paz. Los adjudicatarios del barrio fueron ocupando sus
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viviendas a partir del año 1964. Su perfil académico y cultural fue decisivo en el progreso
del barrio.
La Escuela Leticia Arango de Avendaño tuvo su inicio en el año de 1961.
La sección Escuela Urbana Integral Leticia Arango de Avendaño se ha caracterizado por
ser pionera en el campo educativo y en el desarrollo comunitario.
La Escuela Urbana La Paz se encuentra ubicada en la carrera 42 B NO. 45 B Sur 50,
Barrio La Paz del Municipio de Envigado.
Fue creada para el servicio educativo para los niños y niñas del barrio que nacía para
cumplir un programa de vivienda del Instituto de Crédito Territorial en el año de 1961 con
el fin de atender las familias de escasos recursos económicos y carentes de vivienda.
Fue creada el 6 de diciembre de 1963 por Ordenanza No. 30 de la Asamblea
Departamental y denominada Escuela Urbana de Niñas la Paz, sancionada por Decreto
515 del 6 de diciembre del mismo año por el gobernador de Antioquia.
El nombre de la escuela La Paz, fue tomado del nombre del barrio donde está ubicada y
en recuerdo a la señora Paz Correa, dueña de la finca donde se construyó el barrio La
Paz y de la casona donde funciona la escuela.
En la actualidad la Institución Educativa Leticia Arango funciona en las instalaciones de la
escuela el Trianón para dar paso al proyecto de construir en su antigua sede una
infraestructura que permita albergar a todas las primarias de la Institución Educativa La
Paz.
4.2 ENFOQUE AL CLIENTE
La I.E. La Paz depende de los usuarios del servicio. El grado en que el Sistema de
Gestión de Calidad nos permita comprender sus necesidades actuales y futuras, cumplir
sus requisitos y exceder sus expectativas facilitara nuestro compromiso y esfuerzo para
mejorar continuamente su satisfacción con el proceso de formación integral de los
estudiantes alcanzado.
En el proceso educativo se identifican como cliente y partes interesadas:
Clientes: Estudiantess y familias
Clientes Internos: Docentes y personal no docente
Partes interesadas: Directivos docentes, entornos sociales y Secretaría de
Educación del Municipio de Envigado
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4.3 SATISFACCIÓN DE CLIENTES
Como medida de la eficacia del SGC la I.E. La Paz lleva a cabo una evaluación
sistemática de la satisfacción de los clientes en relación con los servicios prestados. Esta
evaluación forma parte de la Gestión de Evaluación y Mejora y se enfoca en dos aspectos
fundamentales:
Nivel de insatisfacción: Mediante el análisis y evaluación de las reclamaciones y quejas
con carácter bimestral y anual.
Nivel de satisfacción: Utilización de encuestas en el tercer periodo del año para
determinar el nivel de satisfacción de los clientes externos con respecto al servicio
recibido. Análisis de resultados con carácter anual.
La información sobre la evaluación de la satisfacción de los clientes estará disponible
sobre la base de indicadores a todo el personal de la Institución Educativa.
4.4 MISIÓN
La Institución Educativa La Paz ofrece educación de calidad en los niveles de preescolar,
básica y media; mediante la formación integral en sus estudiantes, para el desarrollo de
competencias académicas, ciudadanas, ambientales, deportivas y culturales.
4.5 VISIÓN
Seremos una Institución Educativa de calidad que formará ciudadanos responsables en el
ámbito personal, social y ambiental a través del desarrollo de procesos para la atención a
la diversidad, la formación para la ciudadanía y la utilización de tecnologías para el
aprendizaje y la comunicación, comprometida con la cualificación del talento humano.
4.6 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES
La Institución Educativa La Paz fundamenta su proyecto educativo institucional en la
Constitución Política de Colombia, Ley General de Educación, Ley de Infancia y
Adolescencia, Ley 23 de 1991 Conciliación en Equidad, Ley de Convivencia Escolar,
decretos reglamentarios y sentencia emitidas por la Corte Constitucional y Proyecto
Educativo Institucional.
La educación es el proceso mediante el cual todo hombre debe llegar al conocimiento de
sí mismo y por ende, su formación humana. Nuestra educación está centrada en:
Autonomía
Libre expresión y participación
Tolerancia
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Sana convivencia
Compromiso
Investigación
Responsabilidad compartida
4.7 VALORES INSTITUCIONALES (Representados en la bandera)
Responsabilidad: La responsabilidad es un valor que está en la conciencia de la
persona, que le permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de
sus actos, siempre en el plano de lo moral.
Justicia: La justicia es la constante y perpetua voluntad de dar a cada uno su derecho, y
su posición crítica y objetiva en la sociedad, manteniendo así la imparcialidad en cada
momento.
Pureza: la pureza esta en las personas que guardan dentro de sí la limpieza, es el valor
que valora su vida, es la que tiene motivos para sonreír y emana respeto.
Integridad: La integridad, como cualidad personal, se refiere a la total o amplia gama de
aptitudes poseídas. Una persona íntegra es aquella que no se queda en una sola
actividad, si no que se mueve por las distintas áreas del conocimiento.
Riqueza: La riqueza es el estado mental que nos lleva a tener lo que anhelamos y a
saber que nuestra vida está llena de aquello que soñamos.
Sabiduría: Sabiduría, es tener en nuestra mente y nuestro interior el aprendizaje de
aquello que nos hace mejores personas cada día, es saber la manera más razonable de
actuar en una situación en la que prevalecen las emociones.
4.8 OTROS VALORES QUE FOMENTAMOS
La persona es un ser en constante cambio que piensa, razona, analiza y que posee
imaginación y creatividad.
Valores: superación personal, Análisis crítico, constancia, veracidad, coherencia,
innovación e investigación.
Por esencia es un ser social que necesita del otro para construir su propia historia.
Valores: Comprensión, dialogo, sinceridad, civismo, justicia, solidaridad,
identificación regional y nacional.
Posee la capacidad de elegir el saber, para actuar en el contexto social.
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Valores: Responsabilidad, lealtad, autodominio, búsqueda del saber, autenticidad.
4.9 POLÍTICA DE CALIDAD
La Institución Educativa La Paz, tiene como intenciones globales el mejoramiento de
nuestra calidad educativa, la formación de estudiantes competentes para el mundo
académico, laboral y social y el fomento de una convivencia pacífica;
comprometiéndonos a trabajar por el aseguramiento de la mejora continua de los
procesos del SGC, que redunden en la satisfacción de los beneficiarios del servicio
educativo, la administración eficiente de los recursos disponibles para la sostenibilidad
institucional y la cualificación del talento humano.
4.10 OBJETIVOS DE CALIDAD
Formar estudiantes competentes para el mundo académico, laboral y social.
Mejorar la calidad de la educación de la Institución.
Fomentar la convivencia pacífica.
Asegurar la mejora continua de los procesos del SGC que redunden en la
satisfacción de los beneficiarios del servicio educativo.
Administrar los recursos disponibles para el aseguramiento de la estabilidad
institucional.
Potenciar la cualificación del talento humano.
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CAPÍTULO 5: DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
5.1 PROCESOS DOCUMENTADOS
PROCESOS NORMA ISO 9001:2008 INSTITUCION LEY
Gestión de Direccionamiento Estratégico
Procedimiento para la revisión por la dirección Procedimiento de Gestión de Direccionamiento Estratégico
Proyecto Educativo Institucional Plan de Mejoramiento Institucional Guía 34
Gestión de Evaluación de Mejoras y Documentación del SGC
4.2.3 Control de Documentos 4.2.4 Control de Registros 8.2.2 Auditorías Internas 8.3 Control de Producto no Conforme 8.5.2 Acciones Correctivas 8.5.3 Acciones Preventivas
Procedimiento acciones correctivas Procedimiento acciones preventivas Procedimiento acciones de mejora Procedimiento propiedad del cliente Procedimiento auditorías internas Procedimiento de control de productos o servicios no conformes Procedimiento control de documentos internos Procedimiento para el control de documentos externos Procedimiento para el control de registros Procedimiento para
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atender felicitaciones, sugerencias y quejas
Gestión de Admisiones y Registros
Procedimiento de matrícula Procedimiento archivo académico y boletines de calificaciones
Guía 34
Gestión de Prácticas Pedagógicas
Procedimiento para la atención de casos de convivencia Procedimiento para promoción de estudiantes
Proyectos pedagógicos y obligatorios Manual de Convivencia Sistema Institucional de Evaluación
Gestión a la Comunidad
Reglamento de la biblioteca
Guía 34
Gestión Administrativa y Financiera
Procedimiento de Soporte técnico y preventivo Procedimiento de Mantenimiento de la infraestructura Procedimiento de Gestión de talento humano Procedimiento de selección, evaluación y reevaluación de proveedores
Guía 34 POI POAI
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CAPITULO 6: COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
El líder de Direccionamiento Estratégico de la I.E. La Paz tiene definidos los canales
adecuados para asegurar que la información relativa a la operación y eficacia de los
procesos fluya a través de la I.E.
Cada proceso tiene definidos los criterios para asegurar que la información necesaria
(documentos, criterios, responsabilidades, registros, indicadores, no conformidades…)
esté a disposición del personal apropiado para la toma de decisiones.
6.1 MATRIZ DE COMUNICACIONES
INFORMACIÓN RESPONSABLE MEDIO RECEPTOR PERIOCIDAD
Directrices del SGC Gestión de Direccionamiento Estratégico
Cartas, resoluciones, informativos, manuales, procedimientos, instructivos, actas
Comunidad educativa
Según Cronograma
Informe de Gestión por procesos
Líderes de proceso Informe Comité de calidad Según Cronograma
Horizonte Institucional Gestión de Direccionamiento Estratégico
Carteleras, videos, conferencias, videos institucionales, actas
Comunidad educativa
Cada vez que se presenta una nueva versión
Organigrama Rector Video Institucional, página web
Comunidad educativa
Cuando se presenten modificaciones
Directrices para la gestión de cada proceso
Rector Representante de la Dirección
Actas Líderes de proceso Según cronograma
Capacitación De acuerdo a la dependencia programadora
Circulares, guías, agendas
Comunidad educativa
Según cronograma
Novedades en la documentación externa
Rector Representante de la Dirección
Actas, circulares, copias de modificación
Comunidad educativa
Cuando se presenten modificaciones
Directrices de rectoría Rector Actas, resoluciones, memorandos
Comunidad educativa
Según las necesidades y actividades
Directrices de coordinación
Coordinadores Actas, comunicados, circulares, internas, memorandos
Comunidad educativa
Según necesidad y actividad
Temas por Área Jefes de Área Actas Docentes Según
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cronograma
Temas Consejo Directivo
Consejo Directivo Actas, comunicados, acuerdos
Miembros Consejo Directivo
Según necesidad
Rendimiento académico y comportamental
Docentes, orientadores de grupo, coordinadores
Actas, informes de evaluación, boletines
Padres de familia, estudiantes
Según cronograma
Evaluaciones y promociones
Comité de evaluación y seguimiento al desempeño académico
Actas Docentes, padres de familia, estudiantes
Según cronograma
Información solicitada por la comunidad educativa
Secretarias Certificados, copias de informes, evaluaciones, actas de grado, constancias, diplomas, otros
Comunidad educativa
Según necesidad
Información solicitada por otras entidades o personas
Secretarias Informes, cartas Entidades interesadas
Según necesidad
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CAPÍTULO 7: LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE CALIDAD
7.1 ENFOQUE A LOS PROCESOS
Un proceso comprende el conjunto de actividades necesarias para alcanzar un resultado
deseado y necesario para cumplir los requisitos de los clientes y los requisitos legales
aplicables.
Gestionar la Calidad requiere de los procesos que se desarrollen en la I.E. La Paz sobre
la base de la Política de Calidad y el enfoque al estudiante y a su familia. De este modo,
el SGC es el medio por el cual:
Se identifican los procesos necesarios para la Gestión de la Calidad y su
aplicación en la I.E. La Paz
Se determina la secuencia de interacción de los procesos.
Se determinan los criterios y métodos para su operación y control eficaz.
Se asegura la disponibilidad de recursos e información necesaria para apoyar su
operación y control.
Se realiza el seguimiento, la medición y el análisis de los procesos.
Se implementan las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados
y la mejora continua de los procesos.
7.2 REQUISITOS LEGALES
La I.E. La Paz presta el servicio educativo dentro de un entorno legal, el SGC asegura
que los procesos necesarios son capaces de cumplir todos y cada uno de ellos
estableciendo e implementando procedimientos para identificar los requisitos legales y
determinar cómo se aplican en la prestación del servicio educativo. Igualmente la I.E.
mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas de los mismos.
7.3 MATRIZ DE REQUISITOS
Ver anexos GDE-DOC-03 Matriz de requisitos
7.4 IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
La I.E. La Paz ha definido 3 categorías de proceso atendiendo a su finalidad:
Procesos estratégicos: Son procesos necesarios para la dirección, planificación
y mejora continua a corto, mediano y largo plazo de las actividades de la I.E. La
Paz.
Procesos misionales: Son procesos de operación y control situados en la cadena
de valor para estudiantes, familias y personal que presta el servicio educativo.
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Procesos de apoyo: Son procesos auxiliares necesarios para el mantenimiento
del SGC, así como el funcionamiento eficaz de la I.E. La Paz.
7.5 MAPA DE PROCESOS
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7.6 MATRIZ DE INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS
Procesos
Gestión Direccionami
ento Estratégico
Gestión Administrativa y Financiera
Gestión de Prácticas
Pedagógicas
Gestión de Admisiones y
Registros
Gestión a la
Comunidad
Gestión de Evaluación
y Mejora
Gestión Direccionamie
nto Estratégico
Políticas institucionales presupuestos, Plan de Mejoramiento Institucional, Manual de Funciones
Políticas institucionales, cronograma general de actividades académicas
Estudiantes matriculados en el SIMAT, cobertura y permanencia
Políticas institucionales, cronograma de actividades a la comunidad y recursos
Políticas institucionales, recursos y resultados
Gestión Administrativa
y Financiera
Políticas institucionales, recursos, Plan Operativo Institucional
Recursos Recursos Recursos Planes de mejoramiento y resultados
Gestión de Prácticas
Pedagógicas
Resultados Cubrimiento de necesidades
N° de cupos disponibles
Satisfacción de necesidades y actividades de proyección
Planes de mejoramiento, informe de resultados
Gestión de Admisiones y
Registros
Estudiantes matriculados
N° de alumnos matriculados ante el SIMAT
N° de alumnos matriculados por nivel, Listado de estudiantes por grupo
N° de alumnos matriculados por nivel, Listado de estudiantes por grupo
Planes de mejoramiento e informe de resultados
Gestión a la Comunidad
Resultados Necesidades y personal competente
Servicios Planes de mejoramiento e informe de resultados
Gestión de Evaluación y
Mejora
Resultados Informe de seguimiento y control del proceso
Informe de seguimiento y control del proceso
Informe de seguimiento y control del proceso
Informe de seguimiento y control del proceso
7.7 CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS
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RECURSOS QUIEN SUMINISTRA
Humanos Rector, docentes, coordinadores, personal administrativo Secretaria de Educación Municipal
Físicos
Tecnológicos: Computadores, Internet, recursos didácticos y
audiovisuales
Infraestructura: Instalaciones de la Institución, muebles y
enseres.
Fondo de servicios educativos,
Secretaria de educación municipal.
Financieros Plan operativo anual de inversiones para la vigencia (POAI) y
FSE
Fondo de Servicios educativos, recursos
propios, donaciones y prestación de
servicios.
TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO
Visional Gestión de Direccionamiento Estratégico Rector
OBJETIVO Gerenciar el Proyecto Educativo Institucional y establecer las directrices del SGC mediante el desarrollo
de planes estratégicos que permitan la evaluación de los resultados de manera eficaz y la promoción
eficiente de una cultura de calidad institucional.
ALCANCE
Aplica para la planeación estratégica, seguimiento del SGC, la definición/actualización del horizonte
institucional, hasta la evaluación de la gestión institucional incluyendo la revisión del desempeño del SGC
y definición de nuevas tareas para mejorar la prestación del servicio educativo en la I.E.
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REQUISITOS
LEGALES
Requisitos de ley:
Constitución Nacional, Ley 115,
Decretos reglamentarios: 1860/94, 1290/09
Ley 715 de Diciembre 21 de 2001
Ley 198 de 2006 “Código de infancia y adolescencia”
Directrices de la secretaría de educación de envigado
Institucionales: P.E.I., Manual de Convivencia
Requisitos del cliente: Información clara y oportuna, y confidencialidad de la información
NTC ISO 9001:2008
9001:2008. Cap: 5, generales y específicos: 4.1, 4.2, 4.6, 7.1, 7.2, 7.2.1, 8.2.1, 8.2.3, 8.4, 8.5.1.
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PROVEEDOR INSUMOS ACTIVIDADES
PRODUCTO CLIENTES
Todos los procesos
Expectativas de los
padres de familia y
estudiantes
Necesidades de la
comunidad educativa
Plan municipal de
desarrollo
PEI
Planes de mejora de
los procesos
Resultados de
encuestas de
satisfacción
P
-Establecer la política de calidad del SGC de acuerdo y el horizonte institucional con base en la evaluación de la gestión institucional y el seguimiento al Plan Estratégico.
-Identificar las necesidades y expectativas de
padres de familia y acudientes.
-Asignar responsabilidades y autoridades en la
IE.
-Establecer mecanismos de comunicación
internos y externos.
-Establecer el cronograma institucional.
-Asignar los recursos necesarios para el SGC.
Horizonte institucional:
Misión, visión, política de
calidad, objetivo de calidad,
principios institucionales
Mapa de procesos
Ajustes y avances del PEI
Informes, documentos
legales y evaluación
institucional.
Divulgación de la política de
calidad y del cronograma
institucional.
Directrices administrativas y
aprobación del presupuesto.
-Ministerios de Educación.
-Secretaría de Educación de
Envigado.
-Comunidad educativa.
-Estudiantes y padres de
familia.
-Directrices para la gestión
administrativa y financiera.
-Directrices para el SGC
institucional.
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PROVEEDOR INSUMOS ACTIVIDADES
PRODUCTO CLIENTES
Todos los procesos.
Padres de familia y
estudiantes.
Directrices del
Ministerio y la
Secretaría de
Educación de
Envigado.
Normas, leyes,
disposiciones,
reglamentaciones y
resoluciones.
Requerimientos y
necesidades de los
estudiantes y padres
de familia.
H
-El SGC es la herramienta a través de la cual se ejecuta el PEI; por lo tanto, en este debe estar claramente definido el papel que el SGC debe cumplir en el desarrollo de los planes institucionales. -Divulgar el horizonte institucional y la política de calidad de la Institución. -Efectuar la revisión por la Dirección. -Asegurar los recursos y la logística necesaria para la prestación del servicio educativo. -Promover la participación de la comunidad para el mejoramiento continuo del PEI y del Plan de Estudios. -Realizar la ejecución del cronograma Escolar. -Dirigir y acompañar la aplicación de las directrices de la guía 34 Auto-evaluación Institucional. -Orientar y acompañar a los docentes en el proceso de evaluación (Régimen 1278). -Con la integración permanente en los procesos se da dinamismo a las diversas instancias del gobierno escolar, a fin de que participen activamente en el desarrollo de la vida institucional de acuerdo a la normatividad vigente. -El gobierno Escolar se dinamiza con el apoyo del Proyecto de Democracia.
-GDE-DOC-01 Plan de
mejoramiento institucional.
-GDE-DOC-02 Plan
operativo institucional.
-GAF-DOC-01 Manual de
funciones.
-GDE-FR-27 Objetivos del
plan de mejoramiento
institucional.
-GDE-FR-21 Indicadores de
objetivos de calidad.
-GDE-FR-01 Resoluciones
rectorales.
-GDE-FR-18 Evaluación de
actividades institucionales.
-GDE-FR-24 Acta Consejo
Directivo.
-GDE-FR-05 Acta de
-Todos los procesos
-Comunidad educativa
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PROVEEDOR INSUMOS ACTIVIDADES
PRODUCTO CLIENTES
Todos los procesos.
Necesidades y
expectativas de los
estudiantes.
Gestión Administrativa
y Financiera.
Informes de ejecución
del presupuesto.
Propuesta del
presupuesto anual.
Reportes y asignación
de recursos.
Equipos y servicios.
Requerimientos y
necesidades de los
estudiantes y padres
de familia.
Directrices de la
Secretaría de
Educación de
Envigado.
Informe de
seguimiento a los
procesos.
Acta de revisión por la
Dirección.
V
-Verificar el cumplimiento de los requisitos y
metas de los procesos del SGC.
-Revisar el desempeño de los procesos del
SGC (Revisión por la Dirección) y analizar los
resultados de gestión según indicadores de
cada proceso.
-Controlar y proveer los recursos para la
prestación del servicio educativo.
-Realizar alianzas estratégicas con miras a
generar valor agregado y crecimiento
institucional.
-Analizar los resultados de la auto-evaluación
institucional y de la Retroalimentación del
cliente.
-Evaluar la eficacia del SGC.
-GDE-FR-20 Informe de
revisión por la Dirección.
-GDE-FR-01 Resolución
rectoral.
-GDE-FR-12 Comunicados
desde el Consejo Directivo.
-GEM-FR-12 Registro de
producto o servicio no
conforme.
-Todos los procesos.
-Comunidad educativa.
-Gestión Administrativa y
Financiera.
-Estudiantes y padres de
familia.
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PROVEEDOR INSUMOS ACTIVIDADES
PRODUCTO CLIENTES
Todos los procesos
Expectativas de los
padres de familia y
estudiantes.
GDE-FR-20 Informe
de revisión por la
Dirección
GEM-FR-02
Felicitaciones,
sugerencias y quejas.
GEM-FR-03 Registro
de correcciones y
acciones preventivas.
GEM-FR-04 Registro
de acciones de
mejora.
GEM-FR-05 Registro
de acciones
preventivas.
GEM-FR-10 Informe
de auditoría.
GEM-FR-12 Registro
de producto o servicio
no conforme.
A -Diseñar e implementar actividades
preventivas, correctivas y de mejora.
-Informes de ejecución del
presupuesto, novedades.
-Documentos del SGC
aprobados.
-Resultados de la revisión
por la Dirección y asignación
de nuevas tareas a los
procesos.
-Todos los procesos.
-Comunidad educativa.
-Padres de familia y
estudiantes.
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
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PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO
Gestión de Practicas Pedagógicas Misional Coordinación Académica y Coordinaciones de
Convivencia
OBJETIVO
Definir los procesos de planeación, seguimiento y evaluación de las actividades formativas de la I nstitución
Educativa La PAZ, para lograr que los estudiantes aprendan y desarrollen sus competencias,
definiendo los resultados de las actividades en términos de control de asistencia de los estudiantes,
informe de desempeños, pertinencia de la formación recibida que garantice la permanencia y promoción
de los estudiantes.
ALCANCE
Inicia desde la definición del calendario académico, conformación de los grupos por grado, proceso
académico y comportamental, con la apropiación, ejecución, seguimiento y validación del currículo
municipal por competencias, hasta la promoción y graduación de los estudiantes.
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RECURSOS QUIEN SUMINISTRA
Humanos
Rector, Consejo directivo, Docentes, Consejo
académico, Coordinadores de sede, Comisión de
evaluación y promoción, Comité de Convivencia,
Coordinadores de área, Secretarias académicas.
Gestión Administrativa y Financiera
Ambiente de
Trabajo Temperatura ambiente, Iluminación adecuada. Gestión Administrativa y Financiera
Físicos
Equipos de oficina, computadores, impresoras,
implementación logística -conexión a Internet, líneas
telefónicas, implementos de oficina; papel para
impresora, tóner para impresoras y demás.
Gestión Administrativa y Financiera
REQUISITOS
LEGALES Ver Listado Maestro de documentos externos del proceso Gestión de Formación
NTC ISO 9001:2008 4.1,7.1, 7.2, 7.3, 7.5, 8.2, 8.3, 8.2, 8.4, 8
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTES
MEN
Secretaría de
Educación Municipal
Lineamientos
curriculares
Cartillas de
Estándares
Ley Gral. 115
Currículo por
competencias
municipal
P
Apropiación del currículo por competencias
municipal.
Validación del currículo.
Contextualización
Definir seguimiento y evaluación del currículo por competencias municipal.
Realizar el Plan de clase.
Definir calendario académico
Asignar responsabilidades y asignación académica Definir distribución académica Elaborar horarios y distribución de zonas de acompañamiento
Currículo
Plan de estudios por área
Transversalidad en las áreas.
Unidades de competencias.
Comunidad Educativa
Gestión de
Direccionamiento
estratégico
PEI
Gestión de
Direccionamiento
estratégico
Plan de Desarrollo
Estratégico
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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTES
Comunidad
Educativa
Currículo
Plan de estudios por área
Transversalidad en las áreas.
Unidades de competencias.
H
Validar, ajustar, hacer seguimiento y evaluar el Plan de diseño curricular por competencias municipal.
Ejecutar Plan de estudios
Ejecutar programa de asignatura
Ejecutar Plan de Aula
Acompañamiento en el Aula
Acompañamiento fuera del Aula
Realizar registro académico; certificaciones,
hoja de vida actualizada
Plan de estudios
implementado,
ajustado y
comunicado
Plan de Clase
ejecutado
Hojas de vida
Actualizadas
Comunidad Educativa
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTES
Docentes
Coordinación
Académica
Coordinadores de
los Núcleos
interdisciplinarios
Plan de estudios
implementado,
ajustado y
comunicado con
adecuaciones
curriculares
Plan de Aula
ejecutado
Hojas de vida
Actualizadas
V
Revisión, verificación, validación del diseño
Seguimiento y evaluación del plan de estudios
Seguimiento y evaluación al plan de Aula
Calcular y analizar los indicadores de gestión
Diseño validado,
controlado y
evaluado
Plan de Estudios
Evaluado
Plan de Aula
evaluado
Comunidad Educativa
Proceso Gestión de
direccionamiento
estratégico
Consejo Académico
Diseño validado,
controlado y
evaluado
Plan de Estudios
Evaluado
Plan de Aula
evaluado
A
Retroalimentación de la apropiación del plan curricular municipal con base en los resultados de la evaluación y seguimiento
Implementación de acciones correctivas y preventivas con base en los resultados de la evaluación y el seguimiento
Acciones Correctivas,
preventivas y de
Mejora
Proceso de Gestión y
evaluación y mejora
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
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TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO
De apoyo ADMISIONES Y REGISTRO Líder – Secretarias
OBJETIVO Garantizar la admisión y la matrícula de los alumnos y familias mediante el cumplimiento de los requisitos,
para alcanzar la cobertura y retención de los estudiantes en la Institución.
ALCANCE
Comprende desde la definición del cronograma de admisiones y registros, incluye selección, inscripción,
revisión de documentos y registro de matrícula de alumnos nuevos; renovación de matrícula para
estudiantes antiguos, seguimiento a estudiantes no matriculados, cancelación de matrícula, archivo y
sistematización de documentos, incluyendo el record académico (trazabilidad) y el control sobre la
documentación de matrícula (propiedad del cliente). Aplica para todos los niveles desde transición hasta
undécimo.
RECURSOS QUIEN SUMINISTRA
Humanos
Humanos
Personal idóneo con conocimiento en el proceso (líder,
secretarias).
Secretaría de Educación
Ambiente de Trabajo Clima organizacional, temperatura, iluminación y espacio
físico adecuados Gestión Administrativa y Financiera
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
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Físicos
Oficina, archivadores, computadores, impresoras, programas
académicos, implementación logística -conexión a Internet,
líneas telefónicas, implementos de oficina; papel y tóner para
impresoras para impresoras.
Gestión Administrativa y Financiera
REQUISITOS
LEGALES Ver Listado Maestro de documentos externos del proceso Gestión de Evaluación y Mejora
NTC ISO 9001:2008 4.1., 4.2.3, 4.2.4, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.4, 8.2.3, 8.4, 8.5
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
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PROVEEDOR INSUMOS ACTIVIDADES
PRODUCTO CLIENTES
MEN Secretaría de Educación Envigado Sistema de Gestión
Calendario escolar Circular proceso de matrícula.
P
1. Definir cronograma admisiones y matrícula.
2. Identificar los requisitos legales y reglamentarios aplicables a la institución educativa.
3. Establecer el enfoque de procesos y su estructura para la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo.
Cronograma establecido Requisitos legales y reglamentarios identificados. Mapa de procesos
Comunidad Educativa Secretaria de Educación Todos los procesos
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Institucional Direccionamiento Estratégico. MEN GESTIÓN FINANCIERA
Formularios y/o formatos Cobertura SIMAT y DANE PC. ACADEMICO
H
4. Realizar el proceso de
admisiones, matrícula, renovación y cancelación de matrícula de los estudiantes.
5. Ingresar los estudiantes al PC y al SIMAT
6. Realizar carnetización 7. Elaborar informe DANE
Formularios pre matrícula entregados y recibidos ya diligenciados. Proyección de grupos año siguiente. Inscripciones Estudiantes con renovación de matrícula y nuevos. Listas de grupo. Revisión del proceso de matrícula Carnets Diligenciamiento Informe DANE
Comunidad Educativa. Secretaría de Educación MEN. DANE G.P.P
SIMAT Gestión Direccionamiento Estratégico
Informes Requisitos de matrícula. Circulares
V
8. Revisar papelería de requisitos
de matrícula. 9. Efectuar seguimiento a los libros
de matrícula. 10. Seguimiento al SIMAT. 11. Hacer las correcciones de
información en el PC Académico, en el SIMAT según formato GAR-FR-06 Corrección de información en documentos reglamentarios y legales
Papelería de matrícula revisada. Libros reglamentarios revisados. Actualización continua del SIMAT.
Organismos de control
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
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Líderes de Proceso
Análisis de resultados Indicadores calculados
A
12. Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora
Acciones preventivas. Acciones correctivas. Acciones de mejora Planes de mejoramiento
Direccionamiento Estratégico. Organismos de control.
DOCUMENTACIÓN SOPORTE DOCUMENTOS DE APOYO
PROCEDIMIENTOS
GAR-PR-01 Procedimiento de Matrícula
GAR-PR-02 Procedimiento archivo académico y boletines de
calificaciones
FORMATOS
GAR-FR-01 Requisitos de matrícula
GAR-FR-02 Compromiso de escuelas familiares
GAR-FR-03 Notas parciales del estudiante por cancelación de
INDICADORES
Indicador Formula Frecuencia Responsable
RETENCION DE ESTUDIANTES
Alumnos activos al final del año lectivo /
total alumnos matriculados durante el año.
Anual Secretarias
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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matricula
GAR-FR-04 Control de documentos por grupos
GAR-FR-05 Solicitud de cancelación de matrícula, evaluación y
entrega de documentos
GAR-FR-06 Corrección de información en documentos
reglamentarios y legales
GAR-FR-07 Solicitud de cupo y admisión en las sedes de la
institución
Hoja de matrícula
GEM-GAR-FR-16 Caracterización del proceso
INSTRUCTIVOS
GAR-IN-01 Instructivo para el retiro de estudiantes y cambios en el
sistema PC Académico y SIMAT
OTROS
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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Pre matrícula y traslado externo
Relación solicitud de traslados
Planilla oficial
CONDICIONES GENERALES
Estudiante de reingreso: Se le solicita los mismos documentos y papelería que retiro y se actualizan los datos en caso de haber
cambiado la dirección.
Admisión extraordinaria de estudiantes: Es cuando un estudiante solicita cupo en fechas posteriores a las establecidas para la
admisión; lo que se hace es pedirle la ficha de seguimiento y las notas de los periodos vistos durante el presente año; luego de un
análisis de los coordinadores se le anuncia la aprobación o no de su solicitud.
Cuando el estudiante viene de un colegio del extranjero y según el país de origen: Es remitido a la secretaria de educación quien
estudia su caso e informa si se puede dar cupo.
Si el aspirante solicita el cupo después de pasado el proceso normal de inscripción y admisión: Se toma como admisión
extraordinaria
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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Traslado y las transferencias de los alumnos antiguos de un Establecimiento Educativo a otro:
Manejo de la información de los niños procedentes de Bienestar Social o Familiar para ingresar al Sistema Educativo: se debe
tener como prioridad al asignar los cupos y se les solicita la remisión del bienestar de donde viene.
Consolidar los cupos que deben ser asignados por el rector para el Establecimiento Educativo teniendo en cuenta los criterios
de asignación:
Número de niños pendientes por confirmar el ingreso al Establecimiento Educativo según disponibilidad de cupos
Novedades de matrícula que se presentan en las fechas extemporáneas:
- Alumnos de otros Municipios
- Alumnos de otro país
- Desplazados sin documentos
- Reingresos
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
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TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO
Apoyo Gestión Administrativa y Financiera Rector
OBJETIVO Gestionar y controlar todas las actividades relacionadas con la administración de recursos
financieros, físicos, humanos y tecnológicos requeridos para la correcta, oportuna y permanente
prestación del servicio educativo.
ALCANCE
Desde la identificación de las necesidades de la comunidad educativa, hasta el cumplimiento en la
ejecución de los planes estratégicos, la evaluación de resultados y la rendición de cuentas en términos de
objetivos, metas e indicadores de resultado y mejoramiento.
RECURSOS QUIEN SUMINISTRA
Humanos Tesorero municipal, rector, docentes, directivos docentes,
personal administrativo, personal de apoyo y proveedores.
Secretaria de Educación Municipal y
tesorería municipal.
Físicos
Instalaciones locativas, infraestructura física, equipos y
sistemas de cómputo, comunicaciones y demás materiales
de logística.
Fondo de servicios educativos, Secretaria
de educación municipal.
Financieros Plan operativo anual de inversiones para la vigencia (POAI)
Fondo de Servicios educativos, recursos
propios, donaciones y prestación de
servicios.
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
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REQUISITOS
LEGALES Ley 80 de 1993- Ley 715 de 2001- Decreto 4791 de 2008 – Decreto 4807 de 2011- Decreto municipal
124 de 2012 -
NTC ISO 9001:2008 4.1., 4.2.3., 4.2.4., 8.2.3., 8.4., 8.5.1., 8.5.2., 8.5.3.
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTES
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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Todos los procesos
del sistema.
SGP
MEN
Secretaría de
Educación Municipal
Proyecto Educativo
institucional para la
vigencia.
Legislación vigente
P
Diagnóstico de necesidades
Elaboración y aprobación Plan Operativo Anual de Inversiones por Consejo Directivo.
Distribución y asignación de recursos disponibles ( Actualización del inventario para vigencia)
Presentación plan de compras con base en necesidades detectadas a nivel institucional.
Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal
Establecimiento de requerimientos de personal
Plan Operativo
Institucional para la
vigencia. (POI)
Plan operativo anual de
inversiones para la
vigencia. (POAI)
Inventario de recursos
actualizado
Solicitud de certificado
de disposición
presupuestal (SCDP)
Requerimientos de
Personal
Secretaria de educación
municipal.
Todos los procesos PEI
Rector
Tesorería municipal
Proyecto Educativo
Institucional.
Proceso Gestión de
Prácticas Pedagógicas – PEI
Secretaria de educación
municipal.
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
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Gestión Financiera
SGP
Secretaría de
Educación Municipal
Gestión Practicas
Pedagógicas
Procedimiento de
contratación
municipal para
instituciones
educativas.
Transferencias de
recursos.
Personal calificado.
Necesidades de
capacitación.
H
Gestión de estudios previos compra de bienes y servicios
Identificación y selección de proveedores Justificación y formalización de contratos Realización de la compra de productos o
servicios.
Ejecución de mantenimientos preventivos y correctivos periódicamente.
Realización de inducción, re inducción y acompañamiento y evaluación a la competencia del personal, favoreciendo los ambientes de trabajo.
Licitación
Control de documentación
Selección de proveedores
Legalización de contratos
Contratos ejecutados y
compras realizadas
Mantenimientos preventivos
y correctivos ejecutados
Docentes cualificados o
idóneos.
Secretaría de Educación
Municipal- Tesorería
Municipal
Entes reguladores
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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Direccionamiento
Estratégico.
Personal calificado e
idóneo
Autoevaluación
institucional
Informe de gestión e
indicadores.
Planes de
mejoramiento.
V
Verificación el estado de las compras y seguimiento a proveedores
Verificación de la eficacia de los mantenimientos correctivos y preventivos.
Verificación de las condiciones de ambiente físico de trabajo.
Hacer seguimiento y verificar la eficacia del plan de mejoramiento.
Analizar los planes de mejoramiento del personal
Presentar informes de gestión administrativa y financiera al Consejo Directivo
Evaluación a proveedores
Informes de gestión
administrativa y financiera
Proceso de Gestión
Estratégica.
Secretaria de Educación
Municipal
Organismos de control
municipal y nacional.
Comunidad Educativa
Líderes de Procesos
Análisis de resultados.
Indicadores
calculados.
A Tomar acciones correctivas, preventivas y
de mejora.
Acciones o ajustes
Planes de mejoramiento
Proceso de direccionamiento
estratégico
Organismos de control
municipal y nacional.
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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INDICADORES
Indicador Formula Frecuencia Responsable
Ejecución presupuestal Presupuesto ejecutado / Presupuesto
asignado para el año lectivo Semestral Rector
Índice de desempeño del personal Sumatoria resultados de desempeño
personal / Total personas evaluadas Anual Rector
Índice de aplicación presupuestal
Presupuesto ejecutado para cada
estudiante / presupuesto asignado para
cada estudiante.
Anual Rector
DOCUMENTACIÓN SOPORTE DOCUMENTOS DE APOYO
SGC- SEM Procedimiento Gestión Financiera (ejecución
presupuestal-compras- contratación-pagos )
SGC-SEM Procedimiento Gestión de recursos
SGC-SEM Procedimiento Gestión de talento humano
Listado maestro SGC.
Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI)
Plan Operativo Institucional (POI)
Certificados de donación
Certificados de disposición, adición y traslados presupuestales
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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Informes de ejecución presupuestal
FORMATOS
GAF-FR-01 Inventario del aula
GAF-FR-02 Evaluación de proveedores
GAF-FR-03 Inscripción de proveedores
GAF-FR-04 Orden de compra
GAF-FR-05 Control de fotocopias
GAF-FR-06 Evaluación de desempeño docentes decreto 1278
GAF-FR-07 Solicitud y entrega de suministros
GAF-FR-08 Inducción y Re-Inducción
GAF-FR-09 Reporte de daños
GAF-FR-10 Cargos y funciones
GAF-FR-11 Solicitud de permisos
GAF-FR-12 PMI 2012-2015
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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GAF-FR-13 Plan Operativo Institucional 2014
GAF-FR-14 Hoja de vida equipos
GAF-FR-15 Solicitud de servicios generales
GEM-GAF-FR-16 Caracterización del proceso
GAF-FR-17 Evaluación clima institucional
GAF-FR-18 Soporte técnico
GAF-FR-19 Control de préstamo de auditorio
GAF-FR-20 Inventario de equipos de cómputo y herramientas
tecnológicas
GAF-FR-21 Solicitud de mantenimiento correctivo
GAF-FR-22 Plan operativo anual de inversiones
GAF-FR-23 Gestión de proyectos pedagógicos
GAF-FR-24 Orden de trabajo interna y externa
GAF-FR-25 Objetivos Plan de mejoramiento institucional
PROCEDIMIENTOS
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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GAF-PR-01 Soporte técnico y preventivo
GAF-PR-02 Mantenimiento de la infraestructura
GAF-PR-03 Gestión de talento humano
GAF-PR-04 Selección, evaluación y reevaluación de proveedores
TABLAS
GAF-TB-01 Planificación de recursos
GAF-TB-02 Identificación de lugares y espacios
GAF-TB-03 Ambiente físico de trabajo
CONDICIONES GENERALES
La institución cuenta en cada sede con espacios para el almacenamiento de insumos. Para la preservación de productos de papelería y aseo los
espacios deben ser seguros, libres de humedad, que garanticen la preservación de los insumos, en estanterías, libre de plagas.
Cada año se envía una solicitud de requerimientos y necesidades a nivel de infraestructura física a la Secretaría de Obras Públicas Municipal, es
este ente quien prioriza las necesidades basado en una visita en sitio para corroborar las condiciones de las instalaciones. En caso de un
mantenimiento correctivo urgente, se solicita directamente a través del rector y/o coordinador de cada sede vía telefónica.
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO
Gestión de Evaluación y Mejora (GEM) Estratégico Docente
OBJETIVO
Garantizar el Mejoramiento continuo de la institución mediante el seguimiento al Sistema de Gestión
Institucional atraves del análisis de producto no conforme, el seguimiento a la eficacia de las acciones
correctivas, preventivas y de mejora, realización de las auditorías internas y el control de documentos y
registros; incrementando de esta manera la satisfacción de la comunidad educativa y de otras partes
Interesadas además
ALCANCE
Desde todas las acciones detectadas por el análisis de datos, desde la planificación de las fuentes,
para solucionar los No Conforme, Acciones Correctivas , Acciones Preventivas y/o situaciones de
mejora que sean detectadas dentro del Sistema de Gestión, hasta el seguimiento e implementación.
Cubre adicionalmente la metodología para realizar auditorías internas, también incluye control de
documentos y registros de origen interno y externo.
RECURSOS QUIEN SUMINISTRA
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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Humanos
Líderes y Responsables de los Procesos, Auditores internos,
participantes de los procesos. Todos los procesos
Infraestructura: Software y hardware. Todos los procesos
Financieros Presupuesto de la IE Proceso Gestión Administrativa y
financiera
REQUISITOS
LEGALES Ver listado maestro de documentos externos del proceso Gestión de Evaluación y Mejora
NTC ISO 9001:2008 4.1 , 4.2 , 4.2.3 , 4.2.4 , 5.3 , 5.4.1 , 5.4.2 , 5.5.2 , 5.5.3 , 5.6.1 , 5.6.2 , 5.6.3 , 8.1 , 8.2.1 , 8.2.4 , 8.3 , 8.4 ,
8.5.1 , 8.5.2 , 8.5.3
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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Quien
Suministra Entradas
Actividades Salidas Quien Recibe
Proceso Gestión
de
Direccionamiento
estratégico
Política y objetivos
de calidad
Documentación
aplicable al
proceso
P
.Establecer acciones para la mejora continua del SGC
Identificar las necesidades de seguimiento y medición de los procesos.
Coordinar la Ejecución de las Auditorías Internas
Identificación de acciones correctivas
Planes de reuniones
generales y
especificas para
mejora continua
Comunidad educativa
Proceso Gestión
de
Direcciomiento
estratégico
PEI
PMI
Programas y proyectos
Planes de acción
Programa anual de
auditorías al SGC Auditores Internos
ICONTEC
Norma ISO
9001:2008 y
NTC-ISO
19011:2002
Normas y Políticas que soportan el SGC
Todos los procesos
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
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Quien
Suministra Entradas
Actividades Salidas Quien Recibe
Todos los
procesos de
SGC
Información sobre
desempeño de los
procesos
(acciones para la
mejora)
Planes de
acción
Planes de mejora,
acciones correctivas,
acciones preventivas
Docentes
Directivos docentes
Todos los procesos
Comité de SGC
Informes de
resultados y de
gestión de los
procesos
H
Presentar las acciones correctivas y
realizar seguimiento
Presentar las acciones preventivas y
Actas de reunión de
mejoramiento
continuo
Todos los procesos del
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
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Quien
Suministra Entradas
Actividades Salidas Quien Recibe
Cliente
Peticiones,
Quejas, Reclamos
y Sugerencias
realizar seguimiento
Generar un informe para el comité
de calidad
Implementar los ajustes que
requiera el
sistema de gestión Institucional
Controlar los registros
Cerrar la acción correctiva, preventiva
Informe del estado de
las PQRS
SGC Proceso de Planeación
del Desarrollo
Comité de SGC
y los auditores
de calidad
Programa de
auditorias
aprobado
Todos los
procesos
Informes de producto y/o servicio no conforme,
desempeño de procesos,
Plan de auditoria
Informa final de
auditoria del SGC
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
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Quien
Suministra Entradas
Actividades Salidas Quien Recibe
conclusiones de auditorías internas, quejas y reclamos de los usuarios, resultados de las reuniones de revisión por las directivas.
Acción correctiva,
preventiva y de
mejora
Necesidad de
crear, modificar
y/o anular
documentos.
o de mejora
Realizar las Auditorias Internas
Acciones correctivas
Acciones preventivas
Acciones Mejora
establecidas
Documentos y
registros controlados
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
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Quien
Suministra Entradas
Actividades Salidas Quien Recibe
Todos los
Informes de
resultados del
proceso
Informe de
Auditorias V
Verificar la efectividad del
tratamiento dado al producto no
conforme
Análisis de los indicadores de
Gestión
Análisis de los resultados obtenidos
a partir de la revisión por la dirección
Informes analizados y
evaluados
Acciones correctivas,
preventivas y de
mejora analizadas
Todos los procesos del
SGC
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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Quien
Suministra Entradas
Actividades Salidas Quien Recibe
Lideres de
proceso
Análisis de
resultados
Indicadores
calculados
A 1. Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora
Correcciones o
ajustes
Acciones correctivas
Acciones preventivas
Acciones de mejora
Planes de
Mejoramiento
Proceso Mejoramiento
Continuo
Proceso Evaluación
independiente
Organismos de Control
Gobierno Escolar
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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INDICADORES GEM
No. NOMBRE DEL
INDICADOR
TIPO DE
INDICADOR
PARA QUE
SIRVE EL
INDICADOR
PROCESO FORMULA DE
CALCULO
UNIDAD DE
MEDIDA META
TENDENCIA
ESPERADA
FRECUENCIA
DE
MEDICIÓN
FUENTE DE
INFORMACIÓN
PARA
CALCULAR EL
INDICADOR
RESPONSABLE
1 Acciones
eficaces Efectividad
Identificar el
nivel de
cumplimiento
con los
requisitos y
la
satisfacción
del usuario
GESTION DE
EVALUACIÓN
Y MEJORA
(GEM)
ACPM
eficaces / #
Total de
acciones
planeadas
Porcentaje 75% INCREMENTAL Semestral
Acta de
Revisión por
la Dirección,
auditorías
internas y
externas y
servicios no
conformes
en los
procesos
LIDER DE
GEM
2
Satisfacción
con atención
a
felicitaciones,
quejas y
sugerencias
Efectividad
Analizar
satisfacción
y
oportunidad
en la
respuesta a
FQS
GESTION DE
EVALUACIÓN
Y MEJORA
(GEM)
FQS
satisfechas /
# Total de
quejas
presentadas
Porcentaje 90% DECRECIENTE Semestral
Formato de
felicitaciones,
quejas y
reclamos
LIDER DE
GEM
3 Satisfacción
de padres de Efectividad Identificar el
grado y nivel
GESTION DE
EVALUACIÓN
# Padres de
familia que Porcentaje 80% INCREMENTAL Anual Encuesta de LIDER DE
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
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familia de
satisfacción
de los
padres de
familia
Y MEJORA
(GEM)
califican
satisfecho y
totalmente
satisfecho /
# Total de
padres
encuestados
satisfacción GEM
4
Satisfacción
de
estudiantes
Efectividad
Identificar el
grado y nivel
de
satisfacción
de los
estudiantes
GESTION DE
EVALUACIÓN
Y MEJORA
(GEM)
#
Estudiantes
que califican
satisfecho y
totalmente
satisfecho /
# Total de
estudiantes
encuestados
Porcentaje 80% INCREMENTAL Anual Encuesta de
satisfacción
LIDER DE
GEM
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DOCUMENTACIÓN SOPORTE DOCUMENTOS DE APOYO
GEM-PR-01 Procedimiento para la toma de Acciones Correctivas
GEM-PR-02 Procedimiento para la toma de Acciones preventivas
GEM-PR-03 Procedimiento para la toma de Acciones Mejora
GEM-PR-04 Procedimiento Manejo de la propiedad del cliente
GEM-PR-05 Procedimiento Auditorias Internas
GEM-PR-06 Procedimiento Producto NC
GEM PR 07 Procedimiento de control de documentos internos
GEM-PR-08 Procedimiento de control de documentos externos
GEM-PR-09 Procedimiento de control de registros
Manual de calidad
Norma ISO 9001:2008
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CONDICIONES GENERALES
Para dinamizar y desplegar todos los procesos de calidad, asegurar el control de documentos (4.2.3) y el control de registros (4.2.4) se
incluye en el proceso de gestión evaluación y mejora la gestión de documentación, con miras a hacer más operativo el S.G.C e impulsar
la aplicación efectiva de toda la documentación necesaria en cada uno de los procesos.
El líder de GEM y quien es a su vez el coordinador de calidad, es responsable de crear, dinamizar y asegurarse que todos los
documentos que constituyen la estructura documental de S.G.C sean utilizados correctamente, que sean adecuados y conformes a la
política de calidad, que estén disponibles en la versión actualizada, y que en los lugares donde se realizan actividades para su uso y la
funciones implicadas.
Se impide el uso de documentos obsoletos, se mantiene un sistema de control coherente ante modificaciones, este sistema se basa en:
Aprobar los documentos antes de su emisión
Revisar los documentos para asegurar su actualización y proceder a nueva aprobación.
Distribución controlada de los documentos en sus lugares de uso.
Asegurar el mantenimiento de la información de modo legible e identificable.
Retirada y custodia (si procede) de los documentos obsoletos.
Los registros de calidad representan la anotación, en cualquier tipo de soporte (papel, medios magnéticos, electrónicos, etc) de las
actividades llevadas a cabo antes, durante o después de la aplicación de los procesos que componen el S.G.C, pudiendo ser internos o
externos (procedentes de clientes, proveedores u otras partes interesadas).
La importancia ue los registros adquieren dentro del S.G.C se debe a:
Permiten demostrar la conformidad con los requisitos especificados
Permiten reconstruir el histórico de una actividad o proceso de trazabilidad.
Su análisis, permite verificar el funcionamiento real de S.G.C y constituye una importante entrada de datos para establecer
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acciones, correctivas, preventivas y de mejora.
Los registros son sometidos a un sistema de control que se basa en:
Identificación clara del registro de claridad, identificando su formato o aplicación clara a la que pertenece.
Unos criterios de cumplimiento adecuados que aseguren que el registro es legible, completo y único dentro del registro tratado.
Un criterio de archivo adecuando que permita asegurar que el registro será mantenido, evitando su pérdida o deterioro,
permitiendo una recuperación sencilla y eficaz en caso necesitar su análisis y evaluación, estableciendo la medidas de control
cuando el registro es mantenido en soporte electrónico.
Para llevar las auditorías internas de calidad ha establecido un procedimiento documentado que asegure que estas evaluaciones
(anuales) son planificadas y se realicen de forma metódica por personal independiente de aquel que tenga responsabilidad directa sobre
las actividades que se están auditando, con la finalidad de salvaguardar la objetividad y la imparcialidad.
El método de auditoria establece el proceso de planificación y preparación de la auditoria, las responsabilidad del equipo auditor y de
auditado, el proceso de ejecución y la finalización de la auditoria, igualmente la preparación del informe y el cierre de las actividades de
seguimiento, correspondiente a las acciones correctivas definidas.
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PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO
Gestión de Comunidad (GCO) Apoyo Líder del Proceso
OBJETIVO Apoyar el bienestar integral de la Comunidad Educativa, mediante la prestación de servicios de
proyección comunitaria, para la atención de necesidades y la satisfacción frente a las mismas.
ALCANCE
Desde la Identificación de necesidades de la comunidad educativa hasta la ejecución y seguimiento de
actividades realizadas con la comunidad.
Aplica para los servicios de psicopedagogía, tienda, fotocopiadora y restaurante escolar, biblioteca,
escuelas familiares, prevención de riesgos y extracurriculares.
RECURSOS QUIEN SUMINISTRA
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Humanos
- Rector - Líderes de Procesos, personal docente, administrativo y de
apoyo, comité de calidad, comité de bienestar, bibliotecaria, psicólogo, instructores, grupos interdisciplinarios de los entes municipales, docentes externos a la Institución.
Proceso Gestión Administrativa
Infraestructura:
Aulas, coliseo, teatros, consultorios, canchas, locales,
muebles, enseres, restaurante, tienda y suministros,
biblioteca.
Tecnológicos: equipos de cómputo ,grabadoras, micrófonos,
Internet, video beam.
Proceso Gestión Administrativa
Financieros Presupuesto de la IE, presupuesto de ASOPADRES y otros
recaudos.
Proceso Gestión Administrativa y
financiera
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REQUISITOS
LEGALES Ver listado maestro de documentos externos del proceso Gestión de Comunidad
NTC ISO 9001:2008 4.1, 7.1,7.5,8.2.3,7.2,8.23.8.2.4 8.4,8.5
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTES
Gestión de Comunidad Equipo de Riesgos
Planes de Riesgos
Físicos
Sicológicos
Seguridad
P
Ejecución de Actividades para la Prevención de riesgos físicos,
sicológicos y de Seguridad.
Informes de los planes de riesgos ejecutados.
Comunidad Educativa
Padres de Familia Estudiantes
Necesidades y expectativas
Planeación de Actividades Proyección a la comunidad
Programación Actividades
Comunidad educativa Gestión de Comunidad
Oferta de servicios Internos Biblioteca
Prevención de riesgo
Docentes Directivos Docentes Estudiantes Padres de familia Gestión de Comunidad Gestión de
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Direccionamiento estratégico
Oferta de servicios externos
Restaurante
Tienda
Psicopedagogía
Escuelas Familiares
Fotocopiadora
Extracurriculares
Docentes Directivos Docentes Estudiantes Padres de familia Gestión de Comunidad Gestión de Direccionamiento estratégico
Comunidad educativa Gestión de Comunidad
Necesidades y expectativas sobre actividades extracurriculares
ARP entes externos
Diagnóstico de riesgos físicos Mapa de riesgos físicos
Planeación de actividades prevención de riesgos
Planeación de actividades comunidad educativa
Comunidad Educativa Gestión de Comunidad
Psicólogos Entes Externos
Diagnostico de Riesgos Sicosociales
Planeación de Actividades de Participación y Convivencia
Programa de Prevención riesgos sicosociales
Proyectos transversales (PRAE). CLOPAD Comité local de prevención y atención de
Diagnóstico de Riesgos físicos. .
H
Ejecución de Actividades Proyección a la comunidad
Programa de Prevención riesgos físicos
Gestión de Direccionamiento Estratégico Secretaria de educación. Comunidad educativa.
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desastres.
Padres de Familia Estudiantes
Necesidades y expectativas
Escuelas familiares
Padres de familia
Comunidad educativa
Necesidad de Servicios
Ejecución de Actividades Proyección a la comunidad Ejecución de Actividades de Participación y Convivencia
Prestación Servicios Internos s
Comunidad Educativa
Comunidad educativa Gestión de comunidad
Demanda de usos de Planta física y de medios
Ejecución de Actividades de Participación y Convivencia ACTIVIDADES
Prestación servicios externos
Comunidad Educativa
Comunidad educativa
Demanda de uso de planta física y medios
Servicio de Planta física y medios
Gestión de Practicas pedagógicas Gestión de Direccionamiento estratégico
Planeación de actividades comunidad educativa
Participación de Estudiantes en diferentes actividades
Estudiantes Asamblea y consejo de Padres Docentes
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Comunidad educativa
Demanda de uso de planta física y medios
Participación de Asamblea y consejo de Padres Participación de familias
Estudiantes Asamblea y consejo de Padres Docentes
PROVEEDOR ENTRADAS SALIDAS CLIENTES
Todos los procesos
Informes de gestión Indicadores Planes de mejoramiento
Seguimiento y Evaluación de: satisfacción estudiantes
programa escuela de padres
programas y actividades internas y externas
participación de estudiantes en las diferentes actividades
funcionamiento escuela de padres
Análisis de resultados Indicadores calculados
Proceso Gestión de Evaluación y Mejora
Gestión de Comunidad
Equipo de Riesgos
Planes de Riesgos
Físicos
Sicológicos
Seguridad
v
Ejecución de Actividades para la Prevención de riesgos físicos, sicológicos y de Seguridad.
Informes de los planes de riesgos ejecutados.
Comunidad Educativa
Todos los procesos
Análisis de datos
Indicadores analizados
A
Tomar acciones de mejora para el Proceso
Correcciones o ajustes Acciones correctivas Acciones preventivas Acciones de mejora Planes de Mejoramiento
Proceso Mejoramiento Continuo
Todos los procesos
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INDICADORES
Indicador Formula Frecuencia Responsable
Satisfacción con servicios de comunidad
# De usuarios que evalúan excelente y muy
satisfactorio / # Total de usuarios
encuestados
Anual Líder de proceso
DOCUMENTACIÓN SOPORTE DOCUMENTOS DE APOYO
GCO-PR-01 Procedimiento de Servicios a la Comunidad
GCO-IN-01 Instructivo para prevención de riesgos
FORMATOS:
GCO-FR-01 Cronograma Anual de Actividades de Proyección a la
Guía 34 Autoevaluación institucional
Manual de Convivencia
Asociación de Padres
Instructivo de funcionamiento del restaurante escolar por
parte de la Proveeduría de Alimentos
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Comunidad
GCO-FR-02 Comités de Apoyo Al Consejo de Padres
GCO-FR-03 Reserva biblioteca
GCO-FR-04 Listado de chequeo servicios externos
GCO-FR-05 Asistencia al restaurante escolar
GCO-FR-06 Encuesta de Satisfacción a estudiantes
GCO-FR-07 Préstamo material de la biblioteca
GCO-FR-08 Inventario biblioteca
GCO-FR-09 Encuesta de Satisfacción a Padres de Familia
GCO-FR-10 Seguimiento a servicios de comunidad
GCO-FR-11 Evaluación de satisfacción de servicios de comunidad
GCO-FR-12 Certificado de Paz y Salvo
GCO-FR-13 Tarjeta de préstamo de libros de biblioteca
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TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO
Apoyo Gestión Administrativa y Financiera Rector
OBJETIVO Gestionar y controlar todas las actividades relacionadas con la administración de recursos
financieros, físicos, humanos y tecnológicos requeridos para la correcta, oportuna y permanente
prestación del servicio educativo.
ALCANCE
Desde la identificación de las necesidades de la comunidad educativa, hasta el cumplimiento en la
ejecución de los planes estratégicos, la evaluación de resultados y la rendición de cuentas en términos de
objetivos, metas e indicadores de resultado y mejoramiento.
RECURSOS QUIEN SUMINISTRA
Humanos
Tesorero municipal, rector, docentes, directivos docentes,
personal administrativo, personal de apoyo y proveedores.
Secretaria de Educación Municipal y
tesorería municipal.
Físicos
Instalaciones locativas, infraestructura física, equipos y
sistemas de cómputo, comunicaciones y demás materiales
de logística.
Fondo de servicios educativos, Secretaria
de educación municipal.
Financieros Plan operativo anual de inversiones para la vigencia (POAI)
Fondo de Servicios educativos, recursos
propios, donaciones y prestación de
servicios.
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REQUISITOS
LEGALES Ley 80 de 1993- Ley 715 de 2001- Decreto 4791 de 2008 – Decreto 4807 de 2011- Decreto municipal 124 de
2012 -
NTC ISO 9001:2008
( GTC 200 )
4.1., 4.2.3., 4.2.4., 8.2.3., 8.4., 8.5.1., 8.5.2., 8.5.3.
6, 7.4.
PROVEEDOR INSUMOS ACTIVIDADES
PRODUCTO CLIENTES
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PROVEEDOR INSUMOS ACTIVIDADES
PRODUCTO CLIENTES
Todos los procesos
del sistema.
SGP
MEN
Secretaría de
Educación Municipal
Proyecto Educativo
institucional para la
vigencia.
Legislación vigente
P
Diagnóstico de necesidades
Elaboración y aprobación Plan Operativo Anual de Inversiones por Consejo Directivo.
Distribución y asignación de recursos disponibles ( Actualización del inventario para vigencia)
Presentación plan de compras con base en necesidades detectadas a nivel institucional.
Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal
Establecimiento de requerimientos de personal
Plan Operativo
Institucional para la
vigencia. (POI)
Plan operativo anual de
inversiones para la
vigencia. (POAI)
Inventario de recursos
actualizado
Solicitud de certificado
de disposición
presupuestal (SCDP)
Requerimientos de
Personal
Secretaria de educación
municipal.
Todos los procesos PEI
Rector
Tesorería municipal
Proyecto Educativo
Institucional.
Proceso Gestión de
Prácticas Pedagógicas – PEI
Secretaria de educación
municipal.
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PROVEEDOR INSUMOS ACTIVIDADES
PRODUCTO CLIENTES
Gestión Financiera
SGP
Secretaría de
Educación Municipal
Gestión Practicas
Pedagógicas
Procedimiento de
contratación
municipal para
instituciones
educativas.
Transferencias de
recursos.
Personal calificado.
Necesidades de
capacitación.
H
Gestión de estudios previos compra de bienes y servicios
Identificación y selección de proveedores Justificación y formalización de contratos Realización de la compra de productos o
servicios.
Ejecución de mantenimientos preventivos y correctivos periódicamente.
Realización de inducción, re inducción y acompañamiento y evaluación a la competencia del personal, favoreciendo los ambientes de trabajo.
Licitación
Control de documentación
Selección de proveedores
Legalización de contratos
Contratos ejecutados y
compras realizadas
Mantenimientos preventivos
y correctivos ejecutados
Docentes cualificados o
idóneos.
Secretaría de Educación
Municipal- Tesorería
Municipal
Entes reguladores
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PROVEEDOR INSUMOS ACTIVIDADES
PRODUCTO CLIENTES
Direccionamiento
Estratégico.
Personal calificado e
idóneo
Autoevaluación
institucional
Informe de gestión e
indicadores.
Planes de
mejoramiento.
V
Verificación el estado de las compras y seguimiento a proveedores
Verificación de la eficacia de los mantenimientos correctivos y preventivos.
Verificación de las condiciones de ambiente físico de trabajo.
Hacer seguimiento y verificar la eficacia del plan de mejoramiento.
Analizar los planes de mejoramiento del personal
Presentar informes de gestión administrativa y financiera al Consejo Directivo
Evaluación a proveedores
Informes de gestión
administrativa y financiera
Proceso de Gestión
Estratégica.
Secretaria de Educación
Municipal
Organismos de control
municipal y nacional.
Comunidad Educativa
Líderes de Procesos
Análisis de resultados.
Indicadores
calculados.
A Tomar acciones correctivas, preventivas y
de mejora.
Acciones o ajustes
Planes de mejoramiento
Proceso de direccionamiento
estratégico
Organismos de control
municipal y nacional.
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INDICADORES
Indicador Formula Frecuencia Responsable
Ejecución presupuestal Presupuesto ejecutado / Presupuesto
asignado para el año lectivo Semestral Rector
Índice de desempeño del personal Sumatoria resultados de desempeño
personal / Total personas evaluadas Anual Rector
Índice de aplicación presupuestal
Presupuesto ejecutado para cada
estudiante / presupuesto asignado para
cada estudiante.
Anual Rector
DOCUMENTACIÓN SOPORTE DOCUMENTOS DE APOYO
SGC- SEM Procedimiento Gestión Financiera (ejecución
presupuestal-compras- contratación-pagos )
SGC-SEM Procedimiento Gestión de recursos
SGC-SEM Procedimiento Gestión de talento humano
Listado maestro SGC.
Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI)
Plan Operativo Institucional (POI)
Certificados de donación
Certificados de disposición, adición y traslados presupuestales
Informes de ejecución presupuestal
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FORMATOS
GAF-FR-01 Inventario del aula
GAF-FR-02 Evaluación de proveedores
GAF-FR-03 Inscripción de proveedores
GAF-FR-04 Orden de compra
GAF-FR-05 Control de fotocopias
GAF-FR-06 Evaluación de desempeño docentes decreto 1278
GAF-FR-07 Solicitud y entrega de suministros
GAF-FR-08 Inducción y Re-Inducción
GAF-FR-09 Reporte de daños
GAF-FR-10 Cargos y funciones
GAF-FR-11 Solicitud de permisos
GAF-FR-12 PMI 2012-2015
GAF-FR-13 Plan Operativo Institucional 2014
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MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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GAF-FR-14 Hoja de vida equipos
GAF-FR-15 Solicitud de servicios generales
GEM-GAF-FR-16 Caracterización del proceso
GAF-FR-17 Evaluación clima institucional
GAF-FR-18 Soporte técnico
GAF-FR-19 Control de préstamo de auditorio
GAF-FR-20 Inventario de equipos de cómputo y herramientas
tecnológicas
GAF-FR-21 Solicitud de mantenimiento correctivo
GAF-FR-22 Plan operativo anual de inversiones
GAF-FR-23 Gestión de proyectos pedagógicos
GAF-FR-24 Orden de trabajo interna y externa
GAF-FR-25 Objetivos Plan de mejoramiento institucional
PROCEDIMIENTOS
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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GAF-PR-01 Soporte técnico y preventivo
GAF-PR-02 Mantenimiento de la infraestructura
GAF-PR-03 Gestión de talento humano
GAF-PR-04 Selección, evaluación y reevaluación de proveedores
TABLAS
GAF-TB-01 Planificación de recursos
GAF-TB-02 Identificación de lugares y espacios
GAF-TB-03 Ambiente físico de trabajo
CONDICIONES GENERALES
Para la elaboración Proyecto Anual de Presupuesto, para el Fondo de Servicios Educativos se tiene en cuenta el plan de mejoramiento y el informe
presupuestal del año anterior, el presupuesto existente, el porcentaje que emana la ley, proyección de presupuestos de ingresos para el año, se hace
un análisis porcentual de acuerdo a la cantidad de estudiantes en preescolar, básica, media académica y media técnica.
La institución cuenta en cada sede con espacios para el almacenamiento de insumos. Para la preservación de productos de papelería y aseo los
espacios deben ser seguros, libres de humedad, que garanticen la preservación de los insumos, en estanterías, libre de plagas.
Cada año se envía una solicitud de requerimientos y necesidades a nivel de infraestructura física a la Secretaría de Obras Públicas Municipal, es
este ente quien prioriza las necesidades basado en una visita en sitio para corroborar las condiciones de las instalaciones. En caso de un
mantenimiento correctivo urgente, se solicita directamente a través del rector y/o coordinador de cada sede vía telefónica.
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ Código: GEM-MC-01
MANUAL DE CALIDAD Versión: 01
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CONTROL DE MODIFICACIONES
Capítulo Naturaleza de la modificación Fecha Revisión
Todos Edición y revisión inicial del Manual de Calidad 14/02/2014 0
1 Inclusión de compromiso en Política de Calidad, conforme a Norma ISO 9001:2001 (Cap. 5.3)
13/11/2013 1
2 Exclusión de requisitos 30/01/2014 1
7 Cada proceso clave diferenciado 13/11/2013 1
7 Denominaciones del algunos procesos 13/11/2013 1
3 Modificación del organigrama 30/01/2014 1
Todos Cambios en la codificación de los procesos, documentos y registros
03/11/2013 1
7 Reajuste de procesos estratégicos, inclusión de la gestión de la documentación en el proceso de evaluación y mejora.
13/11/2013 1
7 Reajuste de procesos misionales 10/01/2014 1
7 Reajuste de procesos de soporte 10/01/2014 1
Todos Nueva codificación de Listado Maestro de Documento y Registros
30/01/2014 1
4 Reajuste en el horizonte institucional 13/11/2013 1
Todos Cambio en los formatos de los procesos 03/12/2013 1
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