Ruta crítica para el presupuesto 2010 de la Universidad de Guadalajara
P3e 2010Ruta crítica y propuesta de simplificación para el proceso de captura.
P3e
Justificación
• La reciente actualización del Plan de Desarrollo Institucional conlleva realizar cambios en la estructura del P3e
• Se requiere una simplificación en la elaboración de los proyectos con la herramienta P3e
• Existen campos dentro de la estructura del proyecto que ha caducado su funcionalidad debido a la nueva estructura del PDI o a los requerimientos externos
P3e
Justificación
• Dada la brevedad de los tiempos para la construcción de los proyectos para el ejercicio 2010 no es conveniente hacer cambios de fondo en la herramienta, se presentan en este momento modificaciones sólo a la captura sin variar la estructura de la base de datos
• Durante los primeros meses de 2010 se iniciará un análisis que permita hacer cambios de fondo en el proceso P3e
• La ruta crítica y la simplificación del proceso de captura de P3e2010 fue aprobada por el Consejo de Rectores, como máximo órgano de planeación de la Red Universitaria
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Alineación de los Planes de las entidades de la Red
P3e
Línea Estratégica
Misión Visión
Políticas Institucionales
Políticas de Línea Estratégica
Línea Estratégica
Misión Visión
Objetivo
Estrategias Indicadores y Metas
Institucional Entidades de la Red
Objetivo
Estrategias Indicadores y Metas
Objetivo
Estrategias Indicadores y Metas
Tabla de dispersión de proyectos, URES y chequeras
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Proyectos
P3e
Lineamientos generales
• Los proyectos deberán ser congruentes con el Plan de Desarrollo Institucional, visión 2030 y con los objetivos de los planes de las entidades de la Red
• En caso de no haber concluido el plan de la entidad de la Red, los proyectos deberán alinearse de manera directa a los objetivos del Plan de Desarrollo Institucional, visión 2030
• Los proyectos asegurarán en su elaboración la disponibilidad de recursos para llevarlos a cabo
P3e
Lineamientos generales
• Sólo habrá dos tipos de proyectos: gastos administrativos y funciones sustantivas
• Se eliminarán los proyectos de representación institucional, este tipo de gastos será incluido en los proyectos de gastos administrativos
• Se podrán capturar proyectos multifondos y se harán las modificaciones pertinentes al sistema para que genere los reportes requeridos por la Dirección de Finanzas y las dependencias de la Red Universitaria.
P3e
Lineamientos generales
• La tendencia en la elaboración de los proyectos ha sido del 75% para funciones sustantivas y 25% para los gastos administrativos
• La Vicerrectoría Ejecutiva estará evaluando de manera periódica el avance de las metas señaladas en el Plan de Desarrollo Institucional, conforme a la programación contenida en los proyectos
• Como hasta ahora, los contratos podrán estar consignados en ambos tipos de proyectos, sólo se pide no fraccionar las actividades de la persona, pero indicando de manera clara las acciones y proyectos que apoyarán en la descripción del contrato.
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Programación de gastos administrativos
• Son los recursos asignados a la operación cotidiana de una dependencia o entidad
• Consignan gastos en materiales y suministros, servicios de mantenimiento preventivo y correctivo
• También incluyen pagos por servicios básicos y servicios requeridos en los gastos de representación
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Programación de gastos administrativos
• Podrá haber tantos proyectos como la entidad lo requiera. En el caso de la administración general se sugiere uno solo por dependencia
• Los proyectos se programarán a nivel de título 62, 71, 72 y 75. La comprobación se aceptará conforme la dependencia atendió sus necesidades
• Los proyectos de gastos administrativos no contendrán objetivos particulares, metas, ni indicadores
• La programación no se realizará con base en ministraciones. Éstas serán de uso exclusivo para la solicitud de recursos, conforme a las necesidades de ejercicio de la dependencia.
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Estructura simplificada de la programación de gastos administrativos
TÍTULO 71Materiales y suministros
TÍTULO 72Servicios generales
TÍTULO 75Bienes muebles e inmuebles
Monto anual
PROYECTO GASTOS
ADMINISTRATIVOSURESAño
Monto anual
Monto anual
Quincena 1
Quincena 2
Quincena 3
Quincena 4
Quincena 5
Quincena 6
Quincena 7
Quincena 8
Quincena 9
Quincena 10
Quincena 11
Quincena 12
Quincena 13
Quincena 14
Quincena 15
Quincena 16
Quincena 17
Quincena 18
Quincena 19
Quincena 20
Quincena 21
Quincena 22
Quincena 23
Quincena 24
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Nota: Un objetivo particular, una meta y una actividad serán precargados por el sistema para que puedan navegar directamente a los recursos.
TÍTULO 62Bienes muebles e inmuebles
Monto anual
Proyectos de funciones sustantivas
General
• Los proyectos deben orientarse de manera primordial al desarrollo
de las funciones sustantivas, impulsando el desarrollo equilibrado de las entidades que conforman la Red Universitaria de Jalisco. Buscarán fomentar una cultura de innovación y calidad, promoviendo la internacionalización de todas las funciones. Deben tomar en cuenta además los compromisos sociales de la institución así como la búsqueda de la sustentabilidad financiera de la institución.
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Proyectos de funciones sustantivas
Investigación• Los proyectos para esta línea estratégica deben orientarse al
aprovechamiento de áreas de oportunidad, el fomento de la investigación en todos los niveles educativos y el fomento al trabajo entre grupos de investigación al interior y exterior de las entidades de la Red
Formación y docencia• Para esta línea deberán generarse proyectos que permitan atender las
necesidades prioritarias de las entidades en cuanto a formación, capacitación y actualización del personal académico, y hacia el aseguramiento de la calidad e innovación de los programas educativos. Deben tomarse en cuenta también proyectos que busquen la formación integral de los alumnos, que estimulen la movilidad, y que propicien el uso de tecnologías de la información y la comunicación
P3e
Proyectos de funciones sustantivas
Extensión y vinculación• Los proyectos en torno a la extensión y vinculación deben dirigirse
a la atención de los problemas del entorno, y considerar entre ellos los temas de promoción y difusión de la cultura, arte y deporte.
Gestión y gobierno• En esta línea los proyectos se orientarán al adecuado desarrollo y
mantenimiento de un sistema de gestión eficiente, transparente y desconcentrado. Al mismo tiempo, debe garantizarse un uso equilibrado de los recursos dando prioridad a las funciones sustantivas.
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Proyectos de funciones sustantivas
• Para el caso de los proyectos de funciones sustantivas se presupuestará a nivel de título y se comprobará a nivel de partida.
• En el proceso de planeación es importante enfatizar la captura de los periodos reales en los que se realiza una actividad.
• La programación no se realizará con base en ministraciones. Éstas serán de uso exclusivo para la solicitud de recursos, conforme a las necesidades de ejercicio de la dependencia.
• Pueden ser tantos proyectos como sean necesarios, alineados a los planes de la entidad de la red y al Plan de Desarrollo Institucional, visión 2030.
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Estructura simplificada de un proyecto de apoyo a las
funciones sustantivas y FIP’s
Objetivo Particular 1
Objetivo Particular 2
Objetivo Particular n
Meta
Actividad 1 con fecha específica
Actividad n con fecha específica
Recurso 1
Recurso 2
Recurso nPROYECTO APOYO A FUNCIONES SUSTANTIVAS
• Año• Línea estratégica• Objetivo• Estrategia• Objetivo PER• Objetivo General• Justificación
Descripción
Título
Fondo
Monto
Quincena
Recursos materiales destinados estrictamente a
satisfacer los requerimientos de las actividades.
Meta
Meta
Actividad 1
Actividad n con fecha específica
Actividad 1
Actividad n con fecha específica
Actividad 1 con fecha específica
Actividad 1 con fecha específica
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Definición y elementos básicos de un proyecto de apoyo a las funciones sustantivas y FIP’s
Elaboración del proyecto:
El proyecto se definirá en función directa de los problemas, necesidades o demandas que detectamos. Supone la expresión de una hipótesis de solución entre otras posibles que, sin embargo, es la que valoramos como la más adecuada o eficaz.
La estructura del formato de proyecto obedece a la necesidad de organizar y orientar lógicamente las acciones, permitiendo al evaluador contar con la información lo más completa y precisa posible.
Objetivo general
Objetivo específico 1
Objetivo específico 2
Objetivo específico 3
Objetivo específico 4
Resultado 1 Resultado 2 Resultado 3 Resultado Final
Acción Acción Acción Acción Acción Acción Acción Acción
Definición y elementos básicos de un proyecto de apoyo a las funciones sustantivas y FIP’s
PROYECTO
Conjunto de acciones afines cuya finalidad es configurar la
realización concreta de un determinado propósito, el cual
debe de someterse a una evaluación, para poder llevar a cabo de manera eficiente y eficaz el o los fines concretos y específicos para los cuales
fue elaborado
JustificaciónBreve descripción de
los motivos fundamentales por los
que es necesario la realización del
Proyecto
Recursos
Acordes a lo establecido
en las actividades
MetaValor que se
pretende alcanzar en un tiempo
señalado acorde con las actividades
y los recursos programados.
Es el valor “meta” del indicador que
mide el avance del objetivo particular
IndicadorMide el avance del objetivo particular.Objetivo
general La descripción
cualitativa de lo que se pretende lograr a
través de la realización del
proyecto.
ActividadesAcciones que se llevan a cabo para cumplir los objetivos y metas de un proyecto, consistentes
en la ejecución de ciertos procesos o
tareas.
Deberán calendarizarse de acuerdo a los
requerimientos reales y no generalizarse del 1
de enero al 12 de diciembre.
Objetivo Particular
Expresión cualitativa de un propósito particularPara la realización del objetivo general.
Elaboración del proyecto:
Justificación
Para la construcción de la justificación, es importante responder lo siguiente: • ¿Qué importancia tiene?• ¿Qué problemas resuelve? • ¿Qué abona a las Misiones y Visiones de la entidad y de la institución?
Objetivo
Meta
Indicador
• Es la representación de una situación futura como propósito de acción.• Debe expresar la finalidad y no el medio.
• Empezar con un verbo en infinitivo que sea de acción o logro.• Declarar la meta susceptible de medición.• Evitar el por qué y el cómo.• Debe estar ligada al indicador.
• Debe medir efectivamente el avance del objetivo particular.• Debe de registrar variaciones significativas en lo medido.• Debe ser posible contar con la información necesaria para la construcción del indicador.
Actividades
Recursos
En elaboración de las actividades es necesario considerar las siguientes interrogantes:• ¿Qué actividades deben de hacerse en paralelo?• ¿Qué actividades requieren de que otras estén concluidas para poder empezarlas?• ¿Qué actividades deben de correlacionar sus resultados?
• Recursos Materiales . Deben ser acordes a lo establecido en las actividades.• Descripción/Fondo/Título• Contratos
Elementos básicos de un proyecto
Elementos básicos de un proyecto
Recomendaciones para desarrollar un objetivo general:• Mencione el principal problema, necesidad o demanda.• Piense qué significa el éxito para su proyecto y cómo se manifestaría• Use terminología clara y concisa• Explique la terminología que use. En este caso, incluya una definición en
paréntesis.
Elementos básicos de un proyecto
Recomendaciones para redactar los objetivos particulares.•Los objetivos específicos se refieren a los propósitos parciales deseados para el logro del objetivo general.
•Los objetivos particulares o específicos deben ser realizables y cuantificables dentro del alcance del proyecto.
•Los objetivos particulares deben especificar intervenciones, recursos y duración.
•Durante la etapa de implementación del proyecto, el personal deberá recopilar datos para determinar si los objetivos descritos en la propuesta se están alcanzando o se han logrado.
•Objetivos específicos bien escritos identifican:• A QUIÉN • QUÉ • EN QUÉ PLAZO • DÓNDE
•Evite verbos que se refieran a las actividades o a las estrategias de implementación.
Elementos básicos de un proyecto
Recomendaciones en la redacción de metas e indicadores para los objetivos particulares
•Cuando se establecen los objetivos específicos se pueden establecer metas numéricas
•Tenga cuidado al especificar una meta numéricas en su objetivo específico. Si la meta no es realista, su proyecto podría considerarse un fracaso si la meta no se cumple
•La meta debe corresponderse con el indicador que mide el avance del objetivo particular
•Evite redactar las metas como objetivos parciales del objetivo particular
Elementos básicos de un proyecto
Recomendaciones para elaborar las actividades•Las actividades son las que su organización y colaboradores proponen realizar para lograr los objetivos
•El término “actividad” generalmente se refiere a una labor específica•Cuando a las actividades se les refiere de forma amplia o cuando se agrupan, se llaman “estrategias” o “intervenciones”
•Cuando diseñe actividades, considere las aptitudes y la experiencia de su dependencia y sus colaboradores
•Las actividades deben especificar la temporalidad real en que se efectuarán, acorde con el alcance del objetivo particular al que pertenecen
Consideraciones generales
• En el caso de los Centros Universitarios, de acuerdo a las funciones administrativas definidas por el modelo de Red Universitaria, se sugiere que el mínimo nivel jerárquico necesario para ser administrador de proyectos sea el de jefe de departamento
• No es necesario capturar el monto total del proyecto, pues se está señalando en los dos tipos de proyectos que se programará a nivel de título, lo que conlleva a etiquetar recursos a cada título y que la suma de éstos formará parte del monto total del proyecto de manera automática
• Debido a las modificaciones, no se podrán clonar proyectos
• Para el nombre del proyecto, sólo se deben usar mayúsculas; para el resto de las secciones del proyecto, usar mayúsculas y minúsculas observando las reglas ortográficas
P3e
Modificaciones en SIIAU WEB P3e
P3e
Modificaciones en SIIAU WEB P3e • Cargar y activar el año 2010, a fin de disponer la
aplicación SIIAU WEB P3e en el año correspondiente.
P3e
Modificaciones en SIIAU WEB P3e
• Modificar la etiqueta “Eje estratégico” por “Línea estratégica”.
Línea estratégica 4 GESTIÓN Y GOBIERNO
• Es necesario cambiar en las tablas del sistema el catálogo de Ejes por el de Líneas Estratégicas.
P3e
Modificaciones en SIIAU WEB P3e
• Agregar un campo nuevo en la pantalla de identificación (datos generales) del proyecto, en el cual aparecerán los objetivos de los planes de las entidades de la Red.
Objetivo PER
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Modificaciones en SIIAU WEB P3e
Tipo de proyecto: disminuir el tipo de proyectos.
Programas: se elimina.
Programas FIP’s: se elimina.
No se hacen informes por programas desde 2006.La nueva estructura del PDI apunta las acciones a través de estrategias y objetivos estratégicos.
P3e
Modificaciones en SIIAU WEB P3e
Tipos de proyectos:
Actualmente:- Proyectos para
gastos administrativos -> Programación de gastos administrativos
- Proyectos para gastos de representación
- Proyectos para funciones sustantivas
P3e
Modificaciones en SIIAU WEB P3e
Cambiar la etiqueta de proyectos agrupadores a proyectos transversales.
Proyecto transversal
P3e
Modificaciones en SIIAU WEB P3e Meta Plan y Meta PDI : Eliminar porque trastocan los niveles práctico y estratégico, los indicadores y metas de un proyecto son para medir el avance de los objetivos particulares del propio proyecto.
Se elimina
P3e
Modificaciones en SIIAU WEB P3e Actividades: Eliminar el campo “Tipo de actividades”.
No es necesario, era un requerimiento para el Subsidio Público Federal hasta 2007.
P3e
Modificaciones en SIIAU WEB P3e Recursos
SÍ permite ejercicios multifondo por proyecto.
Se elimina el concepto de Ministraciones
P3e
Cronograma P3e 2010
P3e
Propuesta de cronograma para la elaboración del presupuesto 2010
P3e
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Niveles de integración de los proyectosIn
tegr
ació
nIn
tegr
ació
n
Período Centros Universitarios SUV SEMSAdministración
General
NivelIII
Dictamen: Consejo de Centro
Cierre: Centro Universitario
Oficio al Rector General
notificando los proyectos
aprobados.Cierre: SUV
Dictamen: Consejo de Educación Media
SuperiorCierre: SEMS
Oficio al Rector General notificando los
proyectos aprobados del subsistema. (Vicerrectoría,
Secretaría General)Cierre: Subsistemas de
la AG
NivelII
Acta: Consejo DivisionalCierre: Divisiones y
SecretaríasCierre: Direcciones
Acta: Consejo de escuela
Cierre: Escuelas preparatorias
Cierre: Coordinaciones Generales y equivalentes
NivelI
Acta: Colegio Departamental
Cierre: Departamentos y URES de las Secretarías
Cierre: Coordinaciones
Captura normalCierre: Unidades y
equivalentes
Fin del período
de captura
Captura normal
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