Manual de Normas y Procedimientos para la Subasta Pública de Bienes del RIC
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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS SECCIÓN DE CONTABILIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA FINANCIERA GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
AGOSTO DE 2019
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD.
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA.
UNIDAD DE ADMINISTRATIVA FINANCIERA.
SECCIÓN DE CONTABILIDAD.
REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL DE GUATEMALA.
VISTO BUENO.
NOMBRE PUESTO FIRMA Y SELLO
Ing. Ag. Axcel Efraín de León Ramirez.
Director Ejecutivo Nacional del RIC.
Licda. Sandra Suseth Fuentes Miranda.
Gerente Administrativa Financiera.
Lic. Luis Fernando España Yoll.
Encargado de la Unidad Administrativa Financiera.
Lic. Victor Manuel Navarro Godínez.
Jefe de la Sección de Contabilidad.
Guatemala, Agosto de 2019.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
ÍNDICE.
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 1
1. GENERALIDADES DEL MANUAL ............................................................................. 2
1.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................ 2
1.2 ESPECÍFICOS ............................................................................................................. 2
1.3 CAMPO DE APLICACIÓN ....................................................................................... 2
1.4 NORMAS GENERALES DE USO ............................................................................... 2
1.5 USUARIOS DEL MANUAL ......................................................................................... 3
1.6 RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA, LA
UNIDAD DE ADMINISTRCIÓN FINANCIERA Y LA SECCIÓN DE
CONTABILIDAD………………………………………………………………………….3
1.7 MOTIVOS DE ACTUALIZACIÓN .............................................................................. 3
1.8 VIGENCIA DEL MANUAL ......................................................................................... 4
2. DEFINICIONES BÁSICAS Y SIMBOLOGÍA UTILIZADA ............................................. 4
2.1 DEFINICIONES BÁSICAS........................................................................................... 4
2.1.1 Proceso ..................................................................................................................... 4
2.1.2 Procedimiento ......................................................................................................... 4
2.1.3 Diagrama de flujo ................................................................................................... 5
2.2 SIMBOLOGÍA ............................................................................................................ 5
3. GUÍA DE UTILIZACIÓN .............................................................................................. 6
3.1 INTERPRETACIÓN DEL FORMATO ........................................................................... 6
3.1.1 Descripción del formato ........................................................................................ 6
4. ASPECTOS GENERALES DEL REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL DE
GUATEMALA……………………………………………………………………………..7
4.1 ANTECEDENTES ........................................................................................................ 7
4.2 MISIÓN ...................................................................................................................... 8
4.3 VISIÓN ....................................................................................................................... 8
4.4 FUNCIONES DEL REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL .............................. 9
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
4.5 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL RIC ....................................................................... 10
5. ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE ADMINISTRATIVA FINANCIERA Y
UBICACIÓN DE LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD .............................................. 13
6. SECCIÓN DE CONTABILIDAD ............................................................................... 15
6.1 PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN CONTABILIDAD ........................................ 16
Registro de Ingresos Privativos por Venta de Productos y Servicios
Catastrales ............................................................................................................. 17
Registro de Ingresos por Aportes de Gobierno Central, Transferencias de
Capital, Donaciones e Ingresos Propios. .......................................................... 20
Registro de Egresos ............................................................................................... 23
Registro de Honorarios por Servicios Técnicos y/o Profesionales. ................. 29
Registro de Nóminas de Sueldos de Personal con Cargo a los Renglones
de Gasto 011 y 022. .............................................................................................. 36
Registro de Prestaciones Laborales e Indemnización. ................................... 41
Registro de Rendición de Fondos Rotativos ..................................................... 48
Elaboración de Conciliaciones Bancarias ....................................................... 52
Regularización de Pagos en Línea .................................................................... 55
Registro para el Pago de Sentencias Judiciales ............................................. 59
GLOSARIO .............................................................................................................................. 64
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
1
INTRODUCCIÓN.
El Manual de Normas y Procedimientos, es una herramienta administrativa –
financiera, a través de la cual se compila información de las normas, requisitos y
actividades que serán de utilidad a la Sección de Contabilidad y demás
dependencias que se interrelacionan en los mismos con la finalidad de
armonizar las actividades, evitar errores, duplicidad de funciones y optimización
del recurso humano y material.
Contar con el Manual de Normas y Procedimientos, permite dar cumplimiento a
las Normas Generales de Control Interno Gubernamentales y contribuye a la
realización de las actividades de manera eficiente y eficaz; debido a que reúne
la información de manera lógica, técnica, sistemática y estandarizada en cada
uno de sus procedimientos.
En el presente manual, se integra por las generalidades del manual, definiciones
básicas y la simbología utilizada en los flujogramas, guía de utilización del
formato de procedimiento, aspectos generales del Registro de Información
Catastral, Estructura funcional y procedimientos de la Sección de Contabilidad.
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1. GENERALIDADES DEL MANUAL.
1.1 OBJETIVO GENERAL.
Establecer los procesos administrativos - financieros del Registro de Información
Catastral de Guatemala -RIC-, en complemento a las disposiciones legales,
determinando las pautas a seguir en cada uno de los procedimientos que se
derivan de las funciones asignadas al funcionario o trabajador.
1.2 ESPECÍFICOS.
Estandarizar las actividades básicas que garanticen la integridad de la
información contable de los ingresos y egresos que se gestionen durante la
ejecución financiera en cada ejercicio fiscal del RIC.
Normar el proceso para el registro de ingresos y egresos presupuestarios y
contables del Registro de Información Catastral de Guatemala y la
generación de información que sirva para la toma de decisiones.
1.3 CAMPO DE APLICACIÓN.
El presente manual será de observancia y aplicación para la Sección de
Contabilidad, la Unidad de Administración Financiera -UDAF- y la Gerencia
Administrativa Financiera -GAF-, asimismo será de aplicación para todas las
unidades administrativas y Gerencias del RIC que intervengan en los
procedimientos.
1.4 NORMAS GENERALES DE USO.
El presente Manual será de uso exclusivo de la Gerencia Administrativa
Financiera, la Unidad de Administración Financiera y la Sección de
Contabilidad, este documento se encuentra estructurado y diseñado
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técnicamente, para que cada usuario o equipo de trabajo que intervienen en
los procedimientos, tengan fácil comprensión y aplicación del mismo.
1.5 USUARIOS DEL MANUAL.
Gerencia Administrativa Financiera;
Unidad de Administración Financiera;
Sección de Contabilidad;
Unidades Administrativas;
Gerencias del RIC.
1.6 RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA, LA
UNIDAD DE ADMINISTRCIÓN FINANCIERA Y LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD.
Para el efecto se desarrollarán las actividades siguientes:
Socializar el contenido del presente Manual;
Bridar copia impresa y/o digital del mismo al personal que interviene en
registro de las operaciones contables.
Capacitar al personal que tenga interacción con el presente Manual;
Velar que se ejecuten los procedimientos establecidos;
Consolidar las propuestas de actualización;
Solicitar a la instancia que corresponda, la actualización del Manual;
Tramitar ante la instancia correspondiente, la autorización del Manual.
1.7 MOTIVOS DE ACTUALIZACIÓN.
Se consideran motivos de actualización del presente Manual los siguientes:
Cuando se apruebe la creación de nuevos puestos de trabajo;
Cuando se dé la aprobación de nuevas unidades organizacionales para
atender nuevos lineamientos;
Por procesos de reingeniería y actualización de procedimientos.
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1.8 VIGENCIA DEL MANUAL.
El Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad del RIC,
cobrará vigencia a partir de la aprobación del Consejo Directivo del RIC, a
solicitud del Dirección Ejecutiva Nacional1.
Deberá de revisarse y actualizarse, por lo menos, anualmente debido a que es
una herramienta administrativa - Financiera que contiene procedimientos
dinámicos.
2. DEFINICIONES BÁSICAS Y SIMBOLOGÍA UTILIZADA.
2.1 DEFINICIONES BÁSICAS.
En esta sección se describen las definiciones que facilitan la comprensión de
aspectos importantes que se desarrollan en el presente Manual.
2.1.1 Proceso.
Es un conjunto de procedimientos establecidos a nivel Institucional o en una
dependencia, con la finalidad de potencializar la eficiencia, eficacia y
aprovechamiento de los recursos humanos, técnicos y materiales.
2.1.2 Procedimiento.
Es una descripción narrativa, secuencial y cronológica de los pasos que se
deben ejecutar en un proceso a fin de concretar un resultado2.
1 Decreto 41-2005, Ley del Registro del Registro de Información Catastral, del Congreso de la República, artículo 13,
literal g. 2 Asesoría Administrativa. Instituto Nacional de Administración Pública -INAP-. Año 2019.
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2.1.3 Diagrama de flujo.
Es la representación gráfica de una serie de pasos estructurados y vinculados
entre sí, que marcan la dirección del flujo y establecen el recorrido del
procedimiento.
2.2 SIMBOLOGÍA.
Para alcanzar la eficiencia en los procesos, así como la fácil comprensión de los
Diagramas de Flujo, se utiliza la simbología del Instituto Nacional Estadounidense
de Estándares, por sus siglas en ingles -ANSI-, que se describe a continuación:
Simbología a utilizar para elaboración de flujogramas.
RepresentaSimbolo
Inicio o Fin. Indica el principio o el fin del flujo
Actividad. Describe las acciones que desarrolla la persona involucrada en el procedimiento
Decisión o Alternativa: Indica un evento dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas
Archivo: Indica que se resguarda un documento de manera temporal o permanente
Conector: Ilustra el seguimiento de las actividades dentro del procedimiento
Conector: Representa una conexión o enlace del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo
Fuente: Normas ANSI para elaborar diagramas de flujo administrativo.
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3. GUÍA DE UTILIZACIÓN.
Para que el presente Manual pueda alcanzar sus objetivos, es necesario que se
cumpla con lo siguiente:
3.1 INTERPRETACIÓN DEL FORMATO.
Para lograr una adecuada interpretación del formato de normas y
procedimientos se indica lo siguiente:
3.1.1 Descripción del formato.
a) Encabezado: indica la dependencia y la unidad administrativa de la misma.
b) Versión: identifica el número de la versión del manual.
c) Código del Procedimiento: Éste consta de las siglas que identifican la
Gerencia, Coordinación, Unidad o Sección a la que corresponden y el
número de procedimiento para identificar y facilitar su ubicación.
d) Número de Pasos: Indica la cantidad de pasos que tiene el procedimiento
para su realización.
e) Identificación del procedimiento: Describe de manera precisa el nombre del
procedimiento.
f) Hojas No.: Identifica el número de hojas que conforman el procedimiento;
g) Inicia en: Indica el cargo del trabajador donde inicia el procedimiento;
h) Termina en: Indica el cargo del trabajador donde finaliza el procedimiento;
i) Descripción: Describe brevemente el procedimiento;
j) Objetivo: Indica brevemente la finalidad del procedimiento;
k) Descripción de la norma aplicable para el cumplimiento del procedimiento:
Detalla la normativa legal aplicable al procedimiento;
l) Descripción de los requisitos para el cumplimiento del procedimiento: Detalla
los requisitos necesarios para la realización del procedimiento;
m) Descripción de la actividad: Indica una breve descripción de las acciones a
desarrollar dentro de cada paso;
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n) Responsable: Identifica el título del cargo que desempeña el trabajador que
desarrolla la acción.
4. ASPECTOS GENERALES DEL REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL DE
GUATEMALA.
El Registro de Información Catastral de Guatemala es una institución del Estado
de reciente establecimiento, que ha ido forjando su gestión gubernamental con el
enriquecimiento de la experiencia de muchos de los colaboradores y
trabajadores que la han integrado.
De esa cuenta, en los siguientes párrafos se desarrollan los antecedentes de su
establecimiento, su Visión y Misión que orientarán los esfuerzos hacia un futuro.
4.1 ANTECEDENTES.
La Constitución Política de la República de Guatemala establece como deberes
del Estado la justicia, la seguridad, la paz y el desarrollo integral de la persona; sin
embargo, es hasta la firma de los Acuerdos de Paz en 1996, específicamente en
uno de los puntos fundamentales del Acuerdo sobre Aspectos Socioeconómicos y
Situación Agraria, que el Gobierno de Guatemala adquirió el compromiso de
promover cambios legislativos que permitan el establecimiento de un sistema de
registro y catastro descentralizado, multiusuario, eficiente, financieramente
sostenible y de actualización fácil y obligatoria, surgiendo como una prioridad
social el cumplimiento de la emisión de leyes y la creación de instituciones que
permitan la consecución de este compromiso, tanto en el tema agrario, seguridad
jurídica en la tenencia de la tierra y el desarrollo sostenible en el campo en
condiciones de igualdad.
Bajo esta aspiración social, el 15 de junio de 2005, el Congreso de la República de
Guatemala aprobó la Ley del Registro de Información Catastral -RIC- mediante el
Decreto No. 41-2005, en la que se crea la institución estatal autónoma y de
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servicio, con personalidad jurídica, patrimonio y recursos propios, cuyo objeto es el
establecimiento, mantenimiento y actualización del catastro nacional.
El RIC, como una institución del Estado, inició el 8 de junio de 2006 su gestión,
construyendo las bases y lineamientos del trabajo a largo plazo, partiendo de la
elaboración de consenso y aprobación de documentos técnicos, legales y
administrativos con el propósito de socializar el proceso catastral.
El Registro de Información Catastral de Guatemala, es la autoridad competente
en materia catastral, que tiene por objeto establecer, mantener y actualizar el
catastro nacional, según lo preceptuado en el Decreto Número 41-2005 del
Congreso de la República de Guatemala.
Actúa en coordinación con el Registro General de la Propiedad, sin perjuicio de
sus atribuciones específicas. Tiene su domicilio en el Departamento de
Guatemala, su sede central en la ciudad de Guatemala y tiene la potestad para
establecer los órganos técnicos y administrativos que considere obligadamente
necesarios.
4.2 MISIÓN:
Establecer, mantener y actualizar el catastro nacional para constituir un registro
público orientado a la certeza y seguridad jurídica de la propiedad, tenencia y
uso de la tierra.
4.3 VISIÓN:
Somos una institución de servicio auto sostenible que genera y administra
información catastral confiable, para múltiples fines, como base para el desarrollo
de la nación.
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4.4 FUNCIONES DEL REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL.
a) Establecer, mantener y actualizar el catastro nacional de acuerdo a lo
preceptuado en su Ley y su reglamento;
b) Definir políticas, estrategias y planes de trabajo en materia catastral;
c) Registrar y actualizar la información catastral como responsabilidad exclusiva
del Estado, y extender certificados catastrales y copias certificadas de los
mapas, planos y de cualquier otro documento que esté disponible;
d) Definir políticas para percibir y administrar los ingresos provenientes de la
prestación de servicios y venta de productos catastrales;
e) Proveer al Registro de la Propiedad la información que en los análisis realizados
en el proceso catastral se determine que es susceptible de saneamiento,
coordinando las actividades para tal efecto;
f) Coadyuvar en los estudios necesarios para la definición de los problemas
nacionales relativos a la propiedad y tenencia de la tierra y en las propuestas
jurídicas de su solución;
g) Promover el intercambio y la coordinación de la información básica del RIC
con la de otras instituciones, a efecto de obtener su máximo aprovechamiento
en beneficio del desarrollo nacional;
h) Coordinar con el Registro de la Propiedad la información básica registro-
catastro;
i) Evaluar periódicamente todos los procedimientos del proceso catastral para
proveer a su actualización tecnológica;
j) Coordinar con el Instituto Geográfico Nacional para la elaboración de la base
cartográfica y la obtención de información de límites municipales y
departamentales;
k) Proveer informes y estudios técnicos de las zonas en proceso catastral o
catastrado a las instituciones responsables de la resolución de conflictos
agrarios, a aquellas encargadas de programas de adjudicación de tierra y de
regularización de la tenencia de la misma y a cualquiera otra institución estatal
o privada que lo solicite;
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l) Cooperar con las autoridades administrativas, judiciales, municipales y otros
entes públicos cuando éstas requieran informes en materia catastral;
m) Apoyar a los órganos jurisdiccionales en los expertajes necesarios para la
solución de conflictos en los que exista dificultad de ubicación espacial de
fincas, siempre que se trate de zonas en proceso catastral, zonas declaradas
catastradas o zonas que hubieran sido objeto de catastro focalizado;
n) Celebrar convenios con las autoridades administrativas, municipales y otros
entes públicos y privados que requieran información o estudios catastrales, o
bien proporcionar información y asesoría gratuita de interés para los usuarios
catastrales;
o) Promover y divulgar el proceso catastral en coordinación con las
municipalidades, las autoridades comunitarias y las organizaciones de la
sociedad civil, por todos los medios posibles y en los distintos idiomas que se
hablan en el país, cuando así se requiera;
p) Coordinar con las oficinas de ordenamiento territorial y control inmobiliario de
las municipalidades o las oficinas que cumplan dichas funciones, para la
aplicación de la presente Ley y sus reglamentos;
q) Planificar y ejecutar un proceso permanente de formación y capacitación
para el desarrollo territorial y catastral;
r) Autorizar a técnicos y/o profesionales egresados de carreras afines a la
Agrimensura, para la realización de operaciones catastrales, de los cuales
llevará un registro;
s) Otras no especificadas que sean inherentes al proceso catastral.
4.5 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL RIC.
La estructura organizacional y funcional del RIC, cuenta con tres niveles de
responsabilidad, que presentan asimismo niveles que identifican la autoridad y
compromiso.
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Derivado de la resolución número cuatrocientos cuarenta y siete guión cero cero
uno guión dos mil diecisiete (447-001-2017) de fecha siete (07) de marzo de dos mil
diecisiete, (2017) el Consejo Directivo del Registro de Información Catastral de
Guatemala, resuelve en su “Artículo 1. Aprobar la actualización de la estructura
orgánica y funcional del Registro de Información Catastral de Guatemala” de la
manera siguiente:
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Consejo Directivo
del RIC
Auditoría Interna
Consejo Técnico
Asesor
Dirección Ejecutiva
Nacional
Gerencia Técnica
del Proceso
Catastral
Gerencia Jurídica
del Proceso
Catastral
Gerencia de
Tecnología de la
Información
Gerencia
Administrativa
Financiera
Gerencia de
Programación y
Cooperación
Gerencia de
Proyectos
Direcciones
Municipales
Registro Público
Coordinación de
Recursos
Humanos
Unidad de
Productos y
Servicios
Catastrales
ESCAT
Unidad de Gestión
del Proceso
Catastral
Unidad de
Estudio de Casos
Especiales
Unidad de
Coordinación de
Asuntos
Municipales y Uso
Multifinalitario
Unidad de
Producción y
Análisis de
Información
Registral
Unidad de
Investigación y
Análisis Jurídico
Unidad de
Regularización y
Estudios
Generales
Unidad de
Infraestructura
Tecnológica
Unidad de Soporte
e Implementación
de Aplicaciones
Unidad de
Desarrollo
Unidad de
Administración de
Base de Datos
Unidad de
Administración
Financiera
Unidad
Administrativa
Unidad de
Adquisiciones
Unidad de
Planificación,
Seguimiento y
Evaluación
Unidad de Gestión
Técnica
Unidad de
Coordinación
Interinstitucional
Unidad de
Estrategias y
Políticas
Unidad de
Ejecución de
Proyectos
Registro de
Agrimensores
Unidad de Uso
Multifinalitario
Unidad de SIG
Unidad de
Actualización y
Mantenimiento
Unidad de
Externalización y
Asesoría Jurídica
Unidad
Adminsitrativa
Unidad de
Comunicación y
Apoyo Social
Unidad de Gestión
Financiera
Unidad
Levantamiento
Catastral
Unidad de
Mosaico de Fincas
y Análisis
Catastral
Unidad de
Monitoreo
Unidad de
Saneamiento y
Copropiedades
Unidad de
Diagnósticos de
Propiedad
Unidad de Gestión
de Calidad del
Proceso Catastral
Asesoría
Jurídica
Secretaría
General
Unidad de
Operaciones
Ventanilla de
Productos y
Servicios
Líneas de Referencia:
Color Negro: Jerarquía, Responsabilidad, Autoridad
Color Azul: Coordinación
Relaciones
Públicas
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
APROBADO EL 7 DE MARZO DE 2017
Coordinación de
Comunicación y
Apoyo Social
Fuente: Resolución 447-001-2017, de fecha 07 de marzo de 2017.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
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5. ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE ADMINISTRATIVA FINANCIERA Y
UBICACIÓN DE LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD.
La estructura organizacional utilizada en la Gerencia Administrativa Financiera,
considera a la Unidad Administrativa Financiera como uno de los pilares para su
funcionamiento. Dentro de su estructura se encuentra la Sección de Contabilidad,
esto facilita determinar la cadena de mando, jerarquías, líneas de responsabilidad
y autoridad para la toma de decisiones. Esta situación se puede visibilizar en el
siguiente organigrama que a continuación se presenta:
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
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ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA.
Fuente: Resolución 447-001-2017, de fecha 07 de marzo de 2017.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
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6. SECCIÓN DE CONTABILIDAD.
Esta sección se encarga de realizar el registro de las operaciones de ingresos y
egresos de los recursos financieros de carácter privativo, de los aportes de
gobierno central, transferencias de capital y donaciones e ingresos propios; tendrá
un Jefe de Sección y Asistentes o Auxiliares de acuerdo al volumen de
operaciones; las funciones principales de esta sección son las siguientes:
a) Participar en la formulación de la política financiera, que elabore la Gerencia
Administrativa Financiera.
b) Aplicar, conforme a su naturaleza jurídica, características operativas y
requerimientos de información, la metodología contable y la periodicidad,
estructura y características de los estados financieros, de acuerdo a las Normas
de Contabilidad Integrada Gubernamental que dicte la Dirección de
Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas.
c) Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro, validación y aprobación en
el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- para la ejecución
presupuestaria de ingresos y gastos.
d) Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro, validación y aprobación en
el SICOIN, de las operaciones de origen extra-presupuestario.
e) Efectuar los análisis necesarios sobre los Estados Financieros y producir los
informes para la toma de decisiones para su envío a la Gerencia Administrativa
Financiera, Dirección Ejecutiva Nacional, Consejo Directivo, Ministerio de
Finanzas Públicas y a las entidades que conforme a la Ley Orgánica del
Presupuesto y otra legislación aplicable se establezcan.
f) Administrar el Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, que permita
conocer en tiempo real la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial, así
como los resultados operativo, económico y financiero de la Institución.
g) Mantener actualizado el registro integrado de los bienes durables del RIC.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
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h) Trasladar al Área de Archivo General del RIC, la documentación financiera
generada como producto del cumplimiento de sus actividades para su
resguardo y mejor control.
i) Definir la metodología contable a aplicar, así como la periodicidad, estructura
y características de los estados contables.
j) Con base en datos financieros y no financieros, generar información relevante
y útil para la toma de decisiones de los distintos niveles del RIC.
k) Asegurar que los sistemas auxiliares contables que se diseñen, puedan ser
desarrollados e implantados por las distintas unidades que se establezcan en el
RIC y en cumplimiento a las disposiciones legales específicas y del sector
público.
l) Realizar operaciones de ajuste y cierres contables y producir anualmente los
estados financieros para su remisión de la GAF, Dirección Ejecutiva Nacional,
Consejo Directivo y otras entidades de seguimiento y control.
m) Llevar el control, por medio de los procedimientos para el mantenimiento de
archivos, de documentación financiera que corresponde el soporte de los
registros.
n) Otras que le sean asignadas por la GAF.
6.1 PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN CONTABILIDAD
De conformidad con las actividades de la Sección de Contabilidad, se desarrollan
diez (10) procedimientos, mismos que se describen de manera lógica, técnica y
sistemática y se representan de forma gráfica, a través de flujogramas, como se
indican a continuación:
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
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Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-001 06 Registro de Ingresos Privativos por Venta de Productos y Servicios Catastrales
01 de 03
Inicia en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
Descripción: Se describen los pasos para el registro y control de los ingresos, por venta de productos y servicios catastrales.
Objetivo: Establecer el procedimiento detallado para el registro y control de los ingresos por venta de productos y servicios catastrales.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento.
a. Resolución No. 001-2003, “Normas de Contabilidad Integrada Gubernamental para el Sector Público No Financiero”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
b. “Manual de Contabilidad Integrada Gubernamental”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
c. Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley Orgánica del Presupuesto”.
d. “Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, 6ª. Edición”.
e. Resolución 176-001-2010 del Consejo Directivo del RIC, “Reglamento para la Administración del Fondo Catastral Privativo del Registro de Información Catastral”.
g. Resolución 219-001-2011 del Consejo Directivo del RIC, “Reglamento del Arancel General del Registro de Información Catastral”.
f. Resolución 489-001-2018 del Consejo Directivo del RIC, “Reformas al Reglamento para la Administración del Fondo Catastral Privativo del Registro de Información Catastral”.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento. a. Todos los ingresos percibidos por el RIC, deberán ser depositados y administrados
únicamente en las cuentas autorizadas y aprobadas por el Ministerio de Finanzas Públicas y/o la Dirección Ejecutiva Nacional del RIC.
b. El ingreso debe estar respaldado por el recibo 63-A2 electrónico, o bien en el que en un futuro autorice Contraloría General de Cuentas.
c. El Asistente o Auxiliar de Contabilidad, es el responsable de la elaboración del -CUR- y procederá a su elaboración al contar con la información y/o documentos de soporte de ingresos.
d. El Asistente o Auxiliar de Contabilidad, con la supervisión del Jefe de Contabilidad, es el encargado de revisar y validar los datos del CUR contra el resumen de ingresos diarios generado con datos tomados del Sistema de Ventanilla -SISVEN- y por el estado de cuenta bancario proporcionado por la Sección de Tesorería.
e. Al Jefe de Contabilidad, le corresponde la aprobación del CUR de Ingresos.
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Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-001 06 Registro de Ingresos Privativos por Venta de Productos y Servicios Catastrales
02 de 03
Inicia en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe del Encargado de la UDAF, integración diaria de los recibos electrónicos enviados por el Banco; el estado de la cuenta bancaria por parte de la Sección de Tesorería y genera el resumen de ingresos con información proporcionada por el Sistema de Ventanilla -SISVEN-.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
02
Coteja y revisa la información del Banco y el resumen de ingresos de -SISVEN-: Si es correcto, genera y solicita el CUR de ingresos. No es correcto, realiza las comunicaciones necesarias para la corrección.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
03 Traslada el CUR de ingresos al Jefe de Sección de Contabilidad para su revisión.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
04
Recibe y verifica aleatoriamente que la información del banco fue cotejada. Si esta correcto, aprueba en SICOIN el CUR de ingresos e instruye para su impresión. No es correcto, devuelve la documentación para su corrección.
Jefe de Sección de Contabilidad.
05 Imprime el CUR de ingresos aprobado y gestiona la firma del Jefe de contabilidad.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
06 Archiva la documentación. Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
FIN.
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UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-001 06 Registro de Ingresos Privativos por Venta de Productos y Servicios Catastrales
03 de 03
Jefe de Sección de Contabilidad
Asistente o Auxiliar de Contabilidad
INICIO
01Recibe la
documentación de soporte del ingreso
02Coteja y revisa la
información
Analisa
No
Indica los cambios
Si
Traslada el CUR de ingresos
03Recibe y revisa el CUR de ingresos
Analisa
Solicita las correccion
es
No
Continúa con el
proceso
Si
04Aprueba en SICOIN el CUR de ingresos e
instruye para su impresión
05Imprime el CUR
aprobado y gestiona firma
06 Archiva
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
20
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-002 06 Registro de Ingresos por Aportes de Gobierno Central, Transferencias de Capital, Donaciones e Ingresos Propios
01 de 03
Inicia en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
Descripción:
Describe los pasos para el registro y control de los ingresos, por aportes de gobierno central, transferencias de capital originadas por convenios o contratos de préstamos externos, donaciones y otros ingresos propios.
Objetivo: Establecer el procedimiento detallado para el registro y control de los ingresos por diferentes fuentes de financiamiento y otros ingresos propios.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Resolución No. 001-2003, “Normas de Contabilidad Integrada Gubernamental para el Sector Público No Financiero”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
b. “Manual de Contabilidad Integrada Gubernamental”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
c. Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley Orgánica del Presupuesto”.
d. “Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, 6ª. Edición”.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Todos los ingresos percibidos por el RIC, deberán ser depositados y administrados únicamente en las cuentas autorizadas y aprobadas por el Ministerio de Finanzas Públicas y/o la Dirección Ejecutiva Nacional del RIC.
b. El ingreso debe estar respaldado por el recibo 63-A2 físico, o bien en el que en un futuro autorice Contraloría General de Cuentas.
c. La Sección de Tesorería es responsable de la elaboración de los recibos 63-A2 físicos y del -CUR- de Ingreso, con base a la documentación de soporte que se genera y requiera en cada caso.
d. El Asistente o Auxiliar de Contabilidad, con la supervisión del Jefe de Contabilidad, es el encargado de revisar y validar los datos del CUR, contra la documentación de soporte proporcionada por la Sección de Tesorería.
e. Al Jefe de Contabilidad le corresponde la aprobación del CUR de Ingresos.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-002 06 Registro de Ingresos por Aportes de Gobierno Central, Transferencias de Capital, Donaciones e Ingresos Propios
02 de 03
Inicia en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Recibe de la Sección de Tesorería el -CUR- y la documentación de soporte del ingreso que se ha producido.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
02
Coteja y revisa la información contenida en los documentos entregados por la Sección de Tesorería: Si es correcto, traslada el CUR de ingresos al Jefe de Sección de Contabilidad. No es correcto, realiza las comunicaciones necesarias para su corrección.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
03
Revisa el CUR y la documentación de soporte del ingreso. Si está correcto, continúa con el procedimiento. No es correcto, devuelve la documentación para su corrección.
Jefe de Sección de Contabilidad.
04 Aprueba en SICOIN el CUR de ingresos e instruye para su impresión.
Jefe de Sección de Contabilidad.
05 Imprime el CUR de Ingresos aprobado y gestiona la firma del Jefe de contabilidad.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
06 Archiva la documentación. Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
22
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-002 06 Registro de Ingresos por Aportes de Gobierno Central, Transferencias de Capital, Donaciones e Ingresos Propios
03 de 03
Jefe de Sección de Contabilidad
Asistente o Auxiliar de Contabilidad
06 Archiva
02Coteja y revisa la información del
Banco y de SISVEN
Si
Comunica los
cambios a realizar
No
Analisa
FIN
05Imprime el CUR
aprobado y gestiona firma
Genera y solicita CUR de ingresos
No
INICIO
04Recibe y revisa el CUR de ingresos
Solicita las correcciones
Analisa
01Recibe la
integración de los recibos electrónicos y genera resumen
de ingresos
Instruye para su impresión
Si
03Traslada el CUR de
Ingresos para revisión
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
23
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-003 17 Registro de Egresos 01 de 06
Inicia en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
Descripción:
Describe las actividades para el registro y control de los egresos derivados de pagos a proveedores de servicios, materiales, suministros y bienes que se efectúen con cargo a las distintas fuentes de financiamiento que se incluyan en el presupuesto aprobado para el RIC.
Objetivo: Establecer el procedimiento detallado para el registro y control de los egresos.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento.
a. Resolución No. 001-2003, “Normas de Contabilidad Integrada Gubernamental para el Sector Público No Financiero”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
b. “Manual de Contabilidad Integrada Gubernamental”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
c. Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley Orgánica del Presupuesto”.
d. “Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, 6ª. Edición”.
e. Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley de Contrataciones del Estado”.
f. Decreto 27-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley del Impuesto al Valor Agregado”.
g. Decreto 10-2012 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley de Actualización Tributaria”.
h. Decreto 37-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos.”
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento.
a. Previo a la elaboración del CUR de egresos, se deberá contar con la partida presupuestaria correspondiente.
b.
La documentación de respaldo y las etapas de elaboración, aprobación y liquidación de la orden de compra, serán desarrolladas y ejecutadas como sigue:
Compra y adquisición de bienes y servicios, corresponde a la Unidad de Compras y Contrataciones;
Pago de los servicios básicos, corresponde a la Unidad Administrativa Financiera.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
24
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UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-003 16 Registro de Egresos 02 de 06
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento.
a. La Sección de Contabilidad es la encargada de la elaboración y aprobación de los CUR de egresos.
b. El Encargado de la Unidad Financiera, será responsable de realizar la solicitud de pago en SICOIN.
c. Los expedientes para el pago de servicios, deberán contar con la documentación de respaldo, según lista Anexo 2 Adquisiciones de Materiales, Suministros y Bienes.
d. Los expedientes para el pago de adquisición de materiales, suministros y bienes deberán de contar con la documentación de respaldo, según Anexo 2 Adquisiciones de Materiales, Suministros y Bienes.
e.
El Asistente o Auxiliar de Contabilidad será el responsable de descargar en SIGES, las constancias de Retención del Impuesto al Valor Agregado -IVA- (Régimen de Pequeño Contribuyente) de las facturas aplicables y adjuntarlas al expediente de pago.
f. La Sección de Tesorería será responsable de elaborar las constancias de Retención del Impuesto Sobre la Renta -ISR- (Régimen de Opcional Simplificado sobre Ingresos de Actividades Lucrativas) de las facturas aplicables y su entrega a los proveedores.
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UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-003 16 Registro de Egresos 03 de 06
Inicia en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe orden de compra de la Unidad de Compras y Contrataciones de Bienes y Servicios o de la Unidad Administrativa. Revisa la orden de compra que cuente con la documentación de respaldo. Si está correcta, continúa con el procedimiento. No está correcta, elabora conocimiento de devolución para adjuntar la documentación o corregir la deficiencia.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
02
Elabora el CUR de gasto en etapa de comprometido, conforme al proceso de registro de SIGES, solicita CUR de compromiso y traslada para su aprobación.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
03
Revisa y verifica el CUR de compromiso, coteja la documentación y datos registrados en mismo: Si es correcto, continúa con el procedimiento. No es correcto, devuelve al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para su corrección.
Jefe de Sección de Contabilidad.
04 Aprueba el CUR de Compromiso y devuelve el expediente de egreso al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Jefe de Sección de Contabilidad.
05
Traslada mediante libro de control de conocimiento, la devolución del expediente de egresos a la Unidad de Compras y Contrataciones de Bienes y Servicios o la Unidad Administrativa, para que continúe con la etapa de liquidación de la orden de compra en SIGES.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
06 Elabora, aprueba e imprime la Liquidación de Orden de Compra, conforme el procedimiento de SIGES.
Unidad de Compras y Contrataciones de Bienes y Servicios o la Unidad Administrativa.
07 Traslada al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para la elaboración del CUR de devengado.
Unidad de Compras y Contrataciones de Bienes y Servicios o la Unidad Administrativa.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-003 16 Registro de Egresos 04 de 06
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
08
Revisa y verifica la liquidación de la orden de compra: Si la misma esta correcta y cuenta con la documentación de respaldo, continua con el procedimiento. No está correcta, devuelve mediante conocimiento para su corrección.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
09 Elabora y solicita el CUR de gasto en la etapa de devengado, conforme al proceso de registro de SIGES y traslada para su Aprobación.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
10
Revisa y verifica el CUR de devengado, y coteja la documentación y datos registrados en el CUR. Si es correcto, aprueba el CUR de devengado. No es correcto, devuelve al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para corrección.
Jefe de Sección de Contabilidad.
11 Traslada el expediente de egreso al Encargado de la Unidad Financiera para que realice la solicitud de pago en SICOIN.
Jefe de Sección de Contabilidad.
12
Recibe y revisa el expediente de egreso: Si es correcto, realiza la solicitud de pago en SICOIN y continúa con el procedimiento. No es correcto, devuelve expediente para corrección.
Encargado de la Unidad Financiera.
13 Devuelve el expediente de egreso al Asistente o Auxiliar de Contabilidad e instruye para impresión del CUR de devengado.
Encargado de la Unidad Financiera.
14 Imprime el CUR de devengado y gestiona las firmas del Jefe de Sección de Contabilidad y del Encargado de la Unidad Financiera.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
15
Descarga en SIGES, las constancias de Retención de IVA (Régimen de Pequeño Contribuyente) y las adjunta al expediente de pago.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
16
Traslada el expediente a la Sección de Tesorería para el proceso de pago correspondiente y elaboración de constancias de retención de ISR. (Régimen de Opcional Simplificado sobre Ingresos de Actividades Lucrativas.)
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Fin.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-003 16 Registro de Egresos 05 de 06
Jefe de Sección de Contabilidad
Encargado de la Unidad Financiera
Unidad de Compras y Contrataciones
Asistente o Auxiliar de Contabilidad
INICIO
01Recibe Orden de
Compra y revisa la documentación
SiNo
Esta completa contínua
Elabora conocimiento de devolución
Revisa
02Elabora el CUR de gasto
en etapa de comprometido y solicita CUR de compromiso y
traslada
05Recibe el CUR
aprobado y lo traslada para continúe con la etapa de liquidación
07Traslada para la
elaboración del CUR de devengado
08Recibe y revisa la
liquidación de la orden de compra
Si
Continua con el
proceso
No
Devuelve mediante
conocimiento
Revisa
09Elabora y solicita el CUR
de gasto en la etapa de devengado y lo
traslada para aprobación
10Recibe y revisa el CUR y
coteja la documentación y datos
registrados
03Recibe y verifica el CUR de compromiso, coteja
la documentación
Si
11Traslada para que
realice la solicitud de pago en SICOIN
A
Correcto continúa el
proceso
Revisa
SiNo
Verficia
No
Devuelve para
corrección
04Aprueba el CUR de
compromiso y devuelve el expediente
Devuelve para
corrección
Aprueba el CUR de
devengado
06Elabora, aprueba e imprime liquidación
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
28
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2. Resolución
No.:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-003 16 Registro de Egresos 06 de 06
Jefe de Sección de Contabilidad
Encargado de la Unidad Financiera
Unidad de Compras y Contrataciones
Asistente o Auxiliar de Contabilidad
A
12Recibe y revisa el
expediente de pago
Verficia
Realiza la solicitud de
pago
Si
Devuelve para
corrección
No
13Devuelve el expediente
e instruye para impresión del CUR de
devengado
14Imprime el CUR de
devengado y gestiona las firmas
15Descarga en SIGES las constancias de
retenciones de IVA y las adjunta al expediente
16Traslada el
expediente para el proceso de pago
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
29
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-004 16 Registro de Honorarios por Servicios Técnicos y/o Profesionales
01 de 07
Inicia en: Jefe de Sección de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
Descripción:
Describe los pasos para el registro y control de los egresos derivados de pagos de honorarios de los renglones de gasto 029 y Subgrupo 18, que se efectúen con cargo a las distintas fuentes de financiamiento y que se incluyan en el presupuesto aprobado para el RIC.
Objetivo: Registrar en SICOIN el pago de honorarios de los renglones de gasto 029 y Subgrupo 18.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Resolución No. 001-2003, “Normas de Contabilidad Integrada Gubernamental para el Sector Público No Financiero”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
b. “Manual de Contabilidad Integrada Gubernamental”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
c. Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley Orgánica del Presupuesto”.
d. “Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, 6ª. Edición”.
e. Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley de Contrataciones del Estado”.
f. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Oficina Nacional de Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas, Normas para la Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales con Cargo al Renglón Presupuestario 029 “Otras Remuneraciones de Personal Temporal.”
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Previo a la elaboración del CUR de egresos, se deberá contar con la partida presupuestaria correspondiente.
b. La elaboración de los listados de pago de honorarios, es responsabilidad de la Sección de Nóminas y Planillas de la Coordinación de Recursos Humanos.
c. La Sección de Nóminas y Planillas y la Coordinación de Recursos Humanos, serán los responsables de adjuntar la documentación de respaldo y de realizar las etapas de registro, autorizado y aprobado de la orden de compra.
d. La Sección de Contabilidad será la responsable de:
La elaboración y aprobación de la liquidación de la orden de la compra. La elaboración y aprobación de los CUR de egresos.
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30
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-004 16 Registro de Honorarios por Servicios Técnicos y/o Profesionales
02 de 07
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento.
a. El Encargado de la Unidad Financiera, tiene como función la solicitud de pago de honorarios por servicios técnicos y/o profesionales en el sistema SICOIN.
b. La documentación que se deberá adjuntar al proceso de pago de honorarios, corresponde a la que se indica en el Anexo 3 Pago de Honorarios R.029 y Subgrupo 18.
c.
El Asistente o Auxiliar de Contabilidad, será el responsable de descargar en SIGES, las constancias de Retención del IVA (Régimen de Pequeño Contribuyente) de las facturas aplicables y su envío en formato digital, a través de correo institucional al enlace de cada dependencia, quien las entregará a los prestadores de servicios técnicos o profesionales, según lo indicado en el listado de Retenciones de IVA, proporcionado por la Sección de Nóminas y Planillas.
d.
La Sección de Tesorería será responsable de elaborar las constancias de Retención del ISR (Régimen de Opcional Simplificado sobre Ingresos de Actividades Lucrativas) de las facturas aplicables y su envío en formato digital, a través de correo institucional, al enlace de cada dependencia, quien las entregará a los prestadores de servicios técnicos o profesionales, según lo indicado en el listado de Retenciones de ISR, proporcionado por la Sección de Nóminas y Planillas.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
31
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-004 16 Registro de Honorarios por Servicios Técnicos y/o Profesionales
03 de 07
Inicia en: Jefe de Sección de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe del Encargado de la Unidad Financiera el expediente de pago de honorarios y sus documentos de respaldo, y traslada al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Jefe de Sección de Contabilidad.
02
Recibe el expediente de pago de honorarios y sus documentos de respaldo, así como la orden de compra aprobada por la Coordinación de Recursos Humanos y verifica que esté correcta, previo a la elaboración de CUR en etapa de Compromiso Si está correcta, continúa con el procedimiento. No está correcta, elabora conocimiento de devolución para adjuntar la documentación o corregir la deficiencia.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
03
Elabora el CUR de gasto en etapa de comprometido, conforme al proceso de registro de SIGES, solicita el CUR de compromiso, y traslada al Jefe de Sección de Contabilidad para su aprobación
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
04
Revisa los datos registrados en el CUR de compromiso: Si están correctos, continúa con el procedimiento. No están correctos, devuelve el CUR de compromiso al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para corrección.
Jefe de Sección de Contabilidad.
05
Aprueba el CUR de Compromiso y devuelve al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para que elabore la liquidación de la orden de compra en SIGES.
Jefe de Sección de Contabilidad.
06
Elabora la liquidación de la orden de compra, ingresa las deducciones y datos de la factura según requerimientos de SIGES y traslada para su aprobación.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
32
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-004 16 Registro de Honorarios por Servicios Técnicos y/o Profesionales
04 de 07
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
07
Revisa la liquidación de la orden de compra. Si está correcta, aprueba la liquidación y la devuelve al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para su impresión. No está correcta, devuelve la liquidación para su corrección.
Jefe de Sección de Contabilidad.
08
Imprime la liquidación de la orden de compra y gestiona las firmas del Jefe de la Sección de Contabilidad, Encargado de la Unidad Financiera y Gerente Administrativo Financiero.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
09
Elabora el CUR de gasto en etapa de devengado, conforme al proceso de registro de SIGES, solicita el CUR de devengado y traslada al Jefe de Contabilidad para su aprobación.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
10 Revisa el CUR de devengado. Si es correcto, continúa con el procedimiento. No es correcto, devuelve a para su corrección.
Jefe de Sección de Contabilidad.
11
Aprueba el CUR de devengado y traslada el expediente al Encargado de la Unidad Financiera para que realice la solicitud de pago en el sistema SICOIN.
Jefe de Sección de Contabilidad.
12
Recibe el expediente y revisa el CUR de devengado: Si es correcto, realiza la solicitud de pago en SICOIN. No es correcto, devuelve el expediente y CUR de devengado para su corrección.
Encargado de la Unidad Financiera.
13 Devuelve el expediente al Asistente o Auxiliar de Contabilidad e instruye para impresión del CUR de devengado.
Encargado de la Unidad Financiera.
14 Imprime el CUR de devengado y gestiona las firmas del Jefe de Sección de Contabilidad y del Encargado de la Unidad Financiera.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
33
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-004 16 Registro de Honorarios por Servicios Técnicos y/o Profesionales
05 de 07
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
15
Traslada el expediente a la Sección de Tesorería para efectuar el proceso de pago de honorarios por servicios técnicos y/o profesionales y elaboración de constancias de retención de ISR (Régimen de Opcional Simplificado sobre Ingresos de Actividades Lucrativas) de las facturas aplicables.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
16
Descarga en SIGES, las constancias de Retención de IVA (Régimen de Pequeño Contribuyente) de las facturas aplicables y las envía en formato digital, a través de correo institucional al enlace de cada dependencia.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
FIN.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
34
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-004 16 Registro de Honorarios por Servicios Técnicos y/o Profesionales
06 de 07
Encargado de la Unidad Financiera
Asistente o Auxiliar de Contabilidad
Jefe de la Sección de Contabilidad
INICIO
01Recibe el expediente
de pago de honorarios y sus documentos de respaldo y trasalda
02Recibe el expediente
de pago y sus documentos de
respaldo y verifica que este correcta
Verficia
Elabora conocimiento de devolución
Si
Correcta continua con el
proceso
No
03Elabora el CUR de gasto
en etapa de comprometido y solicita el CUR de compromiso
y traslada
04Revisa los datos
registrados en el CUR de compromiso
SiNo
Devuelve el CUR para corrección
Revisa
Correcta continua con el
proceso
05Aprueba el CUR de
compromiso y devuelve para que elabore
liquidación
06Recibe el CUR
aprobado y elabora la liquidación y traslada
07Revisa la liquidación de
la orden de compra
Correcta aprueba la
liquidación y devuelve
No
Devuelve la liquidación corrección
Revisa
Si
08Imprime la liquidación y
gestiona las firmas
09Elabora el CUR de gasto
en etapa de devengado y lo
traslada para aprobación
10Revisa el CUR de
devengado
No
Correcto continúa con
procedimiento
Devuelve para su corrección
Si
Revisa
11Aprueba el CUR de
devengado y traslada para solicitud de pago
A
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
35
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-004 16 Registro de Honorarios por Servicios Técnicos y/o Profesionales
07 de 07
Encargado de la Unidad Financiera
Asistente o Auxiliar de Contabilidad
Jefe de la Sección de Contabilidad
A
12
Recibe el expediente y
revisa el CUR de
devengado
Devuelve el
expediente y CUR
SiNo
Revisa
Correcta realiza
la solicitud de
pago
13
Devuelve el expediente e
instruye impresión del
CUR de devengado
14
Imprime el CUR de
devengado y gestiona las
firmas
15
Traslada el expediente del
del proceso de pago
16
Descarga en SIGES las
constancias de retención y
las envía en formato
digital a través de correo
institucional
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
36
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-005 13 Registro de Nóminas de Sueldos de Personal con Cargo a los Renglones de Gasto 011 y 022
01 de 05
Inicia en: Jefe de Sección de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
Descripción:
Se describen los pasos para el registro y control de los egresos derivados de pagos de nómina de sueldos de personal permanente y por contrato, renglones de gasto 011 y 022, que se efectúen con cargo a las distintas fuentes de financiamiento que se incluyan en el presupuesto aprobado para el RIC.
Objetivo: Realizar el registro y control de los egresos derivado de pagos de nómina de sueldos de personal permanente y por contrato individual de trabajo a plazo fijo, en los sistemas SIGES y SICOIN.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento.
a. Resolución No. 001-2003, “Normas de Contabilidad Integrada Gubernamental para el Sector Público No Financiero”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
b. “Manual de Contabilidad Integrada Gubernamental”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
c. Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley Orgánica del Presupuesto”.
d. “Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, 6ª. Edición”.
e. Decreto 1441 del Congreso de la República de Guatemala, “Código de Trabajo”. f. Resolución No. 142-001-2009, “Reglamento Interno de Trabajo del Registro de
Información Catastral de Guatemala”.
g. Decreto 37-2001 del Congreso de la República de Guatemala, “Bonificación Incentivo”.
h. Acuerdo Gubernativo número 327-90, “Bonificación Profesional”.
i. Decreto 10-2012 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley de Actualización Tributaria”.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento.
a. Previo a la elaboración del CUR de Egresos, se deberá contar con la partida presupuestaria correspondiente.
b. La elaboración de la nómina y recibos de pagos de sueldos, es responsabilidad de la Sección de Nóminas y Planillas de la Coordinación de Recursos Humanos.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
37
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-005 13 Registro de Nóminas de Sueldos de Personal con Cargo a los Renglones de Gasto 011 y 022
02 de 05
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento.
a.
La Sección de Contabilidad será la responsable de: • La elaboración y aprobación de la orden de pago. • La elaboración y aprobación de la liquidación de la orden de pago. • La elaboración y aprobación de los CUR de egresos.
b. El Encargado de la Unidad Financiera tiene como función, la solicitud de pago de sueldos en el sistema SICOIN.
c. La documentación que se deberá adjuntar al proceso de pago de nóminas de sueldos, corresponde a la que se indica en la lista de chequeo de expedientes para pago. Anexo 04.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
38
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-005 13 Registro de Nóminas de Sueldos de Personal con Cargo a los Renglones de Gasto 011 y 022
03 de 05
Inicia en: Jefe de Sección de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe del Encargado de la Unidad Financiera, la nómina de sueldos y sus documentos de respaldo y traslada al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Jefe de Sección de Contabilidad.
02
Recibe la nómina de sueldos y sus documentos de respaldo, verifica que esté correcta previo a la elaboración de orden de pago. Si es correcto, continúa con el procedimiento. No es correcto, elabora conocimiento de devolución a la Sección de Nóminas y Planillas de la Coordinación de Recursos Humanos, para adjuntar la documentación o corregir la deficiencia.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
03
Registra la orden de pago conforme al proceso de SIGES, detallando los renglones de gasto y retenciones y traslada al Jefe de Contabilidad para su aprobación.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
04
Revisa la orden de pago y la documentación de respaldo. Si está correcta, continúa con el procedimiento. No está correcta, devuelve la orden de pago al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para su corrección.
Jefe de Sección de Contabilidad.
05 Aprueba la orden de pago y la devuelve al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para su impresión.
Jefe de Sección de Contabilidad.
06
Imprime la orden de pago y gestiona las firmas del Jefe de la Sección de Contabilidad, Encargado de la Unidad Financiera y Gerente Administrativo Financiero. Asimismo, gestiona las firmas del Jefe de la Sección de Contabilidad, y Gerente Administrativo Financiero en la Nómina de sueldos y listados de deducciones.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
39
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-005 13 Registro de Nóminas de Sueldos de Personal con Cargo a los Renglones de Gasto 011 y 022
04 de 05
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
07
Elabora el CUR de compromiso y devengado -CYD-, ingresa las partidas presupuestarias conforme el proceso de registro en SIGES y traslada el CUR al Jefe de Sección de Contabilidad para su aprobación.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
08
Revisa las partidas presupuestarias registradas en el CUR de CYD: Si están correctas, aprueba el CUR de CYD. No están correctas, devuelve el CUR de CYD al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para corrección.
Jefe de Sección de Contabilidad.
09 Traslada el expediente al Encargado de la Unidad Financiera para que efectúe la solicitud de pago del CUR de CYD en SICOIN.
Jefe de Sección de Contabilidad.
10
Revisa el expediente: Si está correcto, realiza la solicitud de pago del CUR de CYD en SICOIN y traslada al Asistente o Auxiliar de Contabilidad. No está correcto, devuelve el expediente al Jefe de Sección de Contabilidad para su corrección.
Encargado de la Unidad Financiera.
11
Imprime el CUR de CYD y gestiona las firmas del Jefe de Sección de Contabilidad y del Encargado de la Unidad Financiera y entrega el expediente al Jefe de Sección de Contabilidad.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
12 Elabora la carga en la Banca Virtual para el acreditamiento en cuenta bancaria del trabajador.
Jefe de Sección de Contabilidad.
13 Traslada el expediente a la Sección de Tesorería para el proceso de pago por acreditamiento en cuenta bancaria o pago mediante cheque.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Fin.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
40
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-005 13 Registro de Nóminas de Sueldos de Personal con Cargo a los Renglones de Gasto 011 y 022
05 de 05
Encargado de la Unidad Financiera
Asistente o Auxiliar de Contabilidad
Jefe de la Sección de Contabilidad
INICIO
01Recibe la nómina de
sueldos y sus documentos de
respaldo, traslada
02Recibe la nómina y
verifica que este correcta previo a la
elaboración de orden de pago
Revisa
Devuelve y elabora
conocimiento
No
Correcta continúa con
el proceso
Si
03Registra la orden de pago conforme el proceso de SIGES
04Revisa la orden de
pago y la documentación de
respaldo
No
Continúa con el
proceso
Devuelve la orden de
pago
Si
Revisa
05Aprueba la orden de pago y la devuelve para su impresión
06Imprime la orden de pago y gestiona las
firmas
07Elabora el CUR de
compromiso y devengado y traslada
08Revisa las partidas
presupuestarias registradas
Correcta aprueba el
CUR
Devuelve el CUR para
corrección
Si
Revisa
No
09Traslada el expediente
para que efectué solicitud de pago
10Recibe y revisa el
expediente
Devuelve el expediente
para su corrección
Revisa
No Si
Realiza la solicitud de
pago y traslada
11Imprime el CUR y
gestiona las firmas, traslada el expediente
12Elabora la carga en
Banca Virtual para el acreditamiento
13Recibe el expediente y
lo traslada para los pagos por medio de
cheque
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
41
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-006 17 Registro de Prestaciones Laborales e Indemnización
01 de 07
Inicia en: Jefe de Sección de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
Descripción:
Se describen los pasos para el registro de egresos derivados de pagos por prestaciones laborales e indemnizaciones (cuando aplique) de los trabajadores de los renglones de gasto 011 y 022, que se efectúen con cargo a las distintas fuentes de financiamiento que se incluyan en el presupuesto aprobado para el RIC.
Objetivo: Realizar el registro de egresos derivados de pagos de prestaciones laborales e indemnizaciones de los trabajadores.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento.
a. Resolución No. 001-2003, “Normas de Contabilidad Integrada Gubernamental para el Sector Público No Financiero”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
b. “Manual de Contabilidad Integrada Gubernamental”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
c. Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley Orgánica del Presupuesto”.
d. “Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, 6ª. Edición”.
e. Resolución No. 142-001-2009, “Reglamento Interno de Trabajo del Registro de Información Catastral de Guatemala”.
f. Decreto 1633 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley de Aguinaldo para Empleados Públicos”.
g. Resolución No. D-2013-0206, emitida por la Oficina Nacional del Servicio Civil.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento.
a. Previo a la elaboración del CUR de Egresos, se deberá contar con la partida presupuestaria correspondiente.
b. La elaboración de los cálculos de prestaciones laborales, indemnización y el finiquito, es responsabilidad de la Sección de Nóminas y Planillas de la Coordinación de Recursos Humanos.
c.
La Sección de Contabilidad será la responsable de: • La elaboración y aprobación de la orden de compra y orden de pago. • La elaboración y aprobación de la liquidación de la orden de compra y
liquidación de la orden de pago. • La elaboración y aprobación de los CUR de egresos.
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42
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-006 17 Registro de Prestaciones Laborales e Indemnización
02 de 07
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
d. El Encargado de la Unidad Financiera, tiene como función la solicitud de pago de prestaciones laborales e indemnización en el sistema SICOIN.
e. La documentación que se deberá adjuntar al proceso de pago de prestaciones laborales e indemnización, corresponde a lo indicado en el Anexo 5 Pago de Nómina Personal 011 y 022.
f.
El pago de las prestaciones laborales e indemnización se registraran de acuerdo a lo siguiente: Prestaciones laborales (Aguinaldo, bonificación anual y bono vacacional) serán
cargados al grupo 0 “servicios personales”, de egresos del Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Público de Guatemala.
Indemnización y compensación económica por vacaciones no disfrutadas, serán cargados al grupo 4, “Trasferencias corrientes”, de egresos del Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Público de Guatemala.
g. El pago de las prestaciones laborales e indemnización, deberá realizarse a través de cheque.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
43
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-006 17 Registro de Prestaciones Laborales e Indemnización
03 de 07
Inicia en: Jefe de Sección de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe del Encargado de la Unidad Financiera el proceso de pago de las prestaciones laborales, indemnización (cuando aplique) y sus documentos de respaldo, y traslada al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Jefe de Sección de Contabilidad
02
Revisa el expediente de pago y la documentación de respaldo, previo a la elaboración de orden de compra y orden de pago. Si está correcto, continúa con el procedimiento. No está correcto, devuelve el expediente por medio de oficio a la Sección de Nóminas y Planillas para los cambios correspondientes.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad
03
Elabora y solicita en SIGES las órdenes de compra y de pago según el grupo y renglón de gasto asignado y traslada al Jefe de Sección de Contabilidad para aprobación.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad
04
Revisa el expediente y la documentación de respaldo con los datos registrados en las órdenes de compra y de pago: Si están correctos, continua con el procedimiento No están correctos, devuelve las órdenes de compra y de pago al Asistente o Auxiliar de Contabilidad, para su corrección.
Jefe de Sección de Contabilidad
05 Aprueba la orden de compra y de pago y las devuelve al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para su impresión.
Jefe de Sección de Contabilidad
06 Imprime la orden de compra y de pago. Asistente o Auxiliar de Contabilidad
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44
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-006 17 Registro de Prestaciones Laborales e Indemnización
04 de 07
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
07
Elabora el CUR de CYD de la Orden de Pago y el CUR de Compromiso de la Orden de Compra conforme el proceso de registro de SIGES, en estatus de solicitado y traslada al Jefe de Sección de Contabilidad para su aprobación.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
08
Revisa el CUR de CYD y el CUR de compromiso: Si están correctos, continua con el procedimiento No están correctos, devuelve el expediente al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para su corrección.
Jefe de Sección de Contabilidad.
09 Aprueba el CUR de CYD y CUR de compromiso y devuelve a Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Jefe de Sección de Contabilidad.
10 Elabora la liquidación de orden de compra y traslada al Jefe de Sección de Contabilidad para su aprobación.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
11
Aprueba la liquidación de la orden de compra, devuelve a Asistente o Auxiliar de Contabilidad para impresión de la liquidación de la orden de compra y elaboración CUR de devengado.
Jefe de Sección de Contabilidad.
12
Imprime la liquidación de la orden de compra, gestiona las firmas del Jefe de la Sección de Contabilidad, Encargado de la Unidad Financiera y Gerente Administrativo Financiero en orden de compra, liquidación de orden de compra y orden de pago. Asimismo, gestiona las firmas del Jefe de Sección de Contabilidad y Gerente Administrativo Financiero en hoja de cálculos de Prestaciones Laborales.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
13 Elabora y solicita el CUR de devengado y devuelve el expediente al Jefe de Sección de Contabilidad.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
14
Aprueba el CUR de devengado y traslada el expediente al Encargado de la Unidad Financiera para que efectúe la solicitud de pago en el sistema SICOIN.
Jefe de Sección de Contabilidad.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-006 17 Registro de Prestaciones Laborales e Indemnización
05 de 07
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
15
Revisa el CUR de CYD y devengado: Si están correctos, solicita el pago en el sistema SICOIN y traslada al Asistente o Auxiliar de Contabilidad, para su impresión. No están correctos, devuelve el expediente para corrección
Encargado de la Unidad Financiera.
16 Imprime el CUR de CYD y devengado y gestiona las firmas del Jefe de Sección de Contabilidad y del Encargado de la Unidad Financiera.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
17 Traslada el expediente a la Sección de Tesorería para proceso de pago a través de cheque.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
FIN.
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46
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-006 17 Registro de Prestaciones Laborales e Indemnización
06 de 07
Encargado de la Unidad Financiera
Asistente o Auxiliar de Contabilidad
Jefe de la Sección de Contabilidad
INICIO
01Recibe el proceso de
pago y traslada
02Recibe y revisa el
expediente previo a la elaboración de la orden de compra
Correcto continua el
proceso
Devuelve el expediente
SiNo
Revisa
03Elabora y solicita en SIGES las ordenas de
compra y pago
04Recibe y revisa el expediente y la documentación
Si
Continua el proceso
Revisa
No
Devuelve las ordenes
05Aprueba la orden de
compra y pago devuelve el expediente
06Imprime la orden de
compra y pago
07Elabora el CUR CyD de la orden de pago y el
CUR de compromiso de orden de compra
08Revisa el CUR de CyD y el CUR de compromiso
Correcto continua el
proceso
No
Revisa
Si
Devuelve el expediente
09Aprueba el CUR de CyD y CUR de compromiso y
devuelve
10Elabora la liquidación
de orden de compra y traslada
11Aprueba la liquidación de orden de compra y devuelve el expediente
12Imprime la liquidación de orden de compra y
gestiona las firmas
13Elabora y solicita el CUR
de devengado y devuelve el expediente
A
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47
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-006 17 Registro de Prestaciones Laborales e Indemnización
07 de 07
Encargado de la Unidad Financiera
Asistente o Auxiliar de Contabilidad
Jefe de la Sección de Contabilidad
A
15Revisa el CUR de C y D y
devengado
Si
Devuelve el expediente
para corrección
No
Correcto solicita el pago en SICOIN
Revisa
14Aprueba el CUR de
devengado y traslada
16Imprime el CUR de
CyD y devengado y gestiona firmas
17Traslada el
expediente para el proceso de pago a través de cheque
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
48
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-007 08 Registro de Rendición de Fondos Rotativos 01 de 04
Inicia en: Jefe de Sección de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
Descripción:
Se describen los pasos para efectuar el registro de los egresos derivados de la rendición de fondos rotativos, aprobados por la Dirección Ejecutiva Nacional, conforme a los renglones autorizados que se efectúen con cargo a las distintas fuentes de financiamiento que se incluyan en el presupuesto aprobado para el RIC.
Objetivo: Realizar el registro de los egresos derivados de la rendición de fondos rotativos aprobados por la Dirección Ejecutiva Nacional.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Resolución No. 001-2003, “Normas de Contabilidad Integrada Gubernamental para el Sector Público No Financiero”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
b. “Manual de Contabilidad Integrada Gubernamental”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
c. Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley Orgánica del Presupuesto”.
d. “Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, 6ª. Edición”.
f. Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley de Contrataciones del Estado”.
g. Decreto 27-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley del Impuesto al Valor Agregado”.
h. Decreto 10-2012 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley de Actualización Tributaria”.
i. Resolución No. 509-002-2018, del Consejo Directivo del Registro de Información Catastral de Guatemala “Reglamento de Fondos Rotativos Internos del Registro de Información Catastral de Guatemala”.
j. Resolución No. 509-001-2018, del Consejo Directivo del Registro de Información Catastral de Guatemala “Reglamento de Gastos de Viáticos y Gastos Conexos del Registro de Información Catastral de Guatemala”.
k. Resolución No. 540-001-2019, del Consejo Directivo del Registro de Información Catastral de Guatemala “Reforma al Reglamento de Gastos de Viáticos y Gastos Conexos del Registro de Información Catastral de Guatemala”.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
49
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-007 08 Registro de Rendición de Fondos Rotativos 02 de 04
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento.
a. En el manejo y rendición de Fondos Rotativos, debe aplicarse lo establecido en los Manuales y Normas de Fondo Rotativo, emitidos por el Ministerio de Finanzas Públicas y los Manuales de Fondos Rotativos del RIC.
b. Previo a la elaboración de las rendiciones de fondos rotativos, se deberá contar con la partida presupuestaria correspondiente. El responsable de la solicitud de la partida presupuestaria es el encargado del fondo rotativo.
c. La responsabilidad de la elaboración de la rendición del Fondo Rotativo es del encargado del manejo del mismo.
d. El Asistente o Auxiliar de Contabilidad, será el responsable de la aprobación de la rendición de los fondos rotativos en la respectiva aplicación de SICOIN.
e. El Jefe de la Sección de Contabilidad, será el responsable de la aprobación del CUR de gasto y CUR contable de reposición.
f. La documentación de soporte que deberá adjuntarse al expediente para la reposición de fondo rotativo, es la establecida en los anexos 01 y 02, en lo aplicable.
g. Para el caso de rendición final, se deberá de proceder de la misma forma que la rendición parcial, con la excepción que no se realizará la reposición.
h. Los responsables del manejo del fondo rotativo, deberán cumplir con el plazo establecido para la rendición final que se establecen en las Normas de Cierre.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
50
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-007 08 Registro de Rendición de Fondos Rotativos 03 de 04
Inicia en: Jefe de Sección de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Recibe la rendición del fondo rotativo con sus documentos de respaldo y traslada al Asistente o Auxiliar de Contabilidad, para su revisión.
Jefe de Sección de Contabilidad.
02
Revisa la rendición de gastos del fondo rotativo y la documentación de respaldo: Si es correcto, continúa con el procedimiento. No es correcto, elabora conocimiento de devolución al responsable de administrar el Fondo Rotativo, para adjuntar la documentación o corregir la deficiencia.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
03
Aprueba la rendición gastos en el módulo de fondos rotativos “FR03” de SICOIN y traslada el expediente al Jefe de la Sección de Contabilidad, para revisión y consolidación de la rendición en el sistema SICOIN.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
04 Realiza la consolidación gastos en el módulo de fondos rotativos “FR02” del SICOIN.
Jefe de Sección de Contabilidad.
05 Aprueba el CUR de gasto en el módulo de ejecución de gastos del SICOIN.
Jefe de Sección de Contabilidad.
06 Realiza la reposición de fondo rotativo generando el CUR contable de reposición en el módulo de ejecución de gastos del SICOIN.
Jefe de Sección de Contabilidad.
07 Aprueba el CUR contable de reposición en el módulo de contabilidad y traslada el expediente al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Jefe de Sección de Contabilidad.
08
Recibe el expediente e imprime el CUR de gasto, CUR contable y gestiona la firma del Jefe la Sección de Contabilidad en ambos CUR y traslada el expediente a la Sección de Tesorería para la reposición del fondo rotativo.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Fin
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51
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-007 08 Registro de Rendición de Fondos Rotativos 04 de 04
Asistente o Auxiliar de Contabilidad
Jefe de la Sección de Contabilidad
INICIO
01Recibe la rendición del
fondo rotativo y sus documentos de
respaldo, traslada
02Recibe y revisa
No
Devuelve y elabora
conocimiento
Revisa
Si
Continua con el
procedimiento
03Aprueba la rendición
de gastos en SICOIN y traslada el expediente
04Recibe y realiza la
consolidación de gastos en SICOIN
05Aprueba el CUR de gasto en el SICOIN
06Realiza la reposición de
fondo rotativo generando el CUR
contable de reposición
07Aprueba el CUR
contable de reposición y traslada el expediente
08Recibe el expediente e
imprime el CUR de gasto, CUR contable y
gestiona la firma y traslada el expediente
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
52
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-008 07 Elaboración de Conciliaciones Bancarias 01 de 03
Inicia en: Jefe de Sección de Contabilidad Termina en: Jefe de Sección de Contabilidad
Descripción: Se describen las actividades a desarrollar para la elaboración de las conciliaciones bancarias en forma mensual, de las cuentas operativas del Registro de Información Catastral de Guatemala.
Objetivo: Conciliar en forma mensual las cuentas bancarias del Registro de Información Catastral de Guatemala.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento.
a. Resolución No. 001-2003, “Normas de Contabilidad Integrada Gubernamental para el Sector Público No Financiero”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
b. “Manual de Contabilidad Integrada Gubernamental”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
c. Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley Orgánica del Presupuesto”.
d. “Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, 6ª. Edición”.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento.
a.
El Jefe de la Sección de Contabilidad, es el responsable de la elaboración de las conciliaciones bancarias, pudiendo delegar la elaboración de las mismas en los asistentes o auxiliares de contabilidad, conforme al número y volumen de operaciones.
b. El Encargado de la Unidad Financiera, revisará y aprobará las conciliaciones bancarias.
c.
El Jefe de la Sección de Tesorería, es el responsable de la elaboración de los libros de bancos y deberá de trasladar a más tardar el quinto día hábil de cada mes la documentación siguiente:
Estado de cuenta del mes anterior, impreso o digital. Libro de bancos del mes anterior, en formato digital.
d.
Los documentos necesarios para la elaboración de la conciliación bancaria son los siguientes:
Libro de Bancos. Estados de cuenta impresos. Conciliación bancaria y anexos del mes anterior.
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53
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-008 07 Elaboración de Conciliaciones Bancarias 02 de 03
Inicia en: Jefe de Sección de Contabilidad Termina en: Jefe de Sección de Contabilidad
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Recibe de la Sección de Tesorería el libro de bancos y los estados de cuenta para la elaboración de la conciliación bancaria.
Jefe de Sección de Contabilidad.
02 Verifica los cheques emitidos contra los pagados por el banco y establece los que se encuentren en circulación.
Jefe de Sección de Contabilidad.
03 Verifica las notas de débito registradas en libro de bancos contra los débitos efectuados por el banco y establece e identifica diferencias.
Jefe de Sección de Contabilidad.
04 Verifica los ingresos registrados en el libro de bancos contra los depósitos, según estado de cuenta y establece e identifica diferencias.
Jefe de Sección de Contabilidad.
05
Imprime en hojas autorizadas, la conciliación bancaria final, la firma y traslada al Encargado de la Unidad Financiera para firma correspondiente.
Jefe de Sección de Contabilidad.
06
Revisa la conciliación bancaria: Si esta correcta, firma la conciliación bancaria y traslada al Jefe de Sección de Contabilidad para archivo. No está correcta, devuelve el proceso de conciliación bancaria para su corrección.
Encargado de la Unidad Financiera.
07 Recibe y archiva la conciliación bancaria. Jefe de Sección de
Contabilidad.
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
54
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-008 07 Elaboración de Conciliaciones Bancarias 03 de 03
Encargado de la Unidad Financiera
Jefe de la Sección de Contabilidad
INICIO
01Recibe el libro de
bancos y estados de cuenta para la
elaboración de la conciliación bancaria
02Verifica los cheques emitidos contra los
pagados y establece los que están en
circulación
03Verifica las notas de débito registradas
contra los débitos y establecer diferencias
04Verifica los ingresos
registrados contra los depósitos según estado de cuenta e identifica
diferencias
05Imprime la conciliación bancaria final en hojas autorizadas, la firma y traslada para la firma
correspondiente
06Recibe y revisa la
conciliación bancaria
No
Ffirma la conciliación y
traslada
Devuelve para su
corrección
Revisa
Si
FIN
07Archiva
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
55
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-009 15 Regularización de Pagos en Línea 01 de 04
Inicia en: Jefe de Sección de Tesorería Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
Descripción: Se describen los pasos para la regularización (registro) de los pagos de servicios básicos, impuestos y otros, que por su naturaleza y vencimiento se requiera que sean pagados en línea (internet).
Objetivo: Efectuar la regularización (registro) de los pagos de servicios básicos, impuestos y otros, realizados en línea.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento.
a. Resolución No. 001-2003, “Normas de Contabilidad Integrada Gubernamental para el Sector Público No Financiero”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
b. “Manual de Contabilidad Integrada Gubernamental”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
c. Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley Orgánica del Presupuesto”.
d. “Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, 6ª. Edición”.
e. Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley de Contrataciones del Estado”.
f. Decreto 27-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley del Impuesto al Valor Agregado”.
g. Decreto 10-2012 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley de Actualización Tributaria”.
h. Decreto 37-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos.”
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento.
a. La Unidad Administrativa, será la responsable de solicitar el pago en línea de servicios básicos.
b. El Jefe de Sección de Tesorería, será responsable de realizar el pago en línea, quien deberá contar con los perfiles necesarios para realizar el mismo.
c. La Sección de Contabilidad, será la responsable de la regularización de la etapa de (registro) de los pagos en línea.
d. Los documentos necesarios para el registro contable, serán en lo aplicable, los solicitados según los Anexos 01 y 02 de la Lista de chequeo de expedientes para pago.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-009 15 Regularización de Pagos en Línea 02 de 04
Inicia en: Jefe de Sección de Tesorería Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe la solicitud, revisa que la documentación de respaldo esté completa, realiza el pago en la Banca Virtual y traslada la constancia y documentos del proceso de pago al Asistente de Tesorería, para que traslade el expediente a la Unidad Administrativa y/o Unidad solicitante en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles.
Jefe de Sección de Tesorería.
02
Recibe el proceso de pago y registra en el libro de control de conocimiento de traslado a la Unidad Administrativa y/o Unidad solicitante del pago.
Asistente de Tesorería.
03
Recibe y verifica la documentación del expediente de pago en línea conformado y realiza el proceso de orden de compra en SIGES, aprueba la orden de compra y traslada el expediente de pago al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Asistente Administrativo o Unidad solicitante del pago.
04
Recibe y verifica la documentación del expediente de pago en línea conformado. Si es correcto, continúa con el procedimiento. No es correcto, devuelve para su corrección.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
05 Elabora el CUR de compromiso y traslada el expediente de pago en línea al Jefe de Sección de Contabilidad para su aprobación.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
06
Recibe y revisa los datos registrados en el CUR de compromiso. Si es correcto, continúa con el procedimiento. No es correcto, devuelve para su corrección.
Jefe de Sección de Contabilidad.
07 Aprueba el CUR de compromiso y traslada el expediente de pago en línea al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Jefe de Sección de Contabilidad.
08 Realiza la liquidación de orden de compra y traslada al Jefe de Sección de Contabilidad para su aprobación.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-009 15 Regularización de Pagos en Línea 03 de 04
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
09 Revisa la liquidación de la orden de compra. Si está correcta, continúa con el procedimiento. No está correcta, devuelve para su corrección.
Jefe de Sección de Contabilidad.
10
Aprueba la liquidación de la orden de compra, devuelve a Asistente o Auxiliar de Contabilidad para impresión de la liquidación de la orden de compra y elaboración CUR de regularización del devengado.
Jefe de Sección de Contabilidad.
11
Imprime la liquidación de la orden de compra y gestiona las firmas del Jefe de la Sección de Contabilidad, Encargado de la Unidad Financiera y Gerente Administrativo Financiero.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
12 Elabora y solicita el CUR de regularización del devengado y lo traslada para su aprobación.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
13
Aprueba el CUR de regularización del devengado, devuelve el expediente al Asistente o Auxiliar de Contabilidad e instruye para su impresión.
Jefe de Sección de Contabilidad.
14 Imprime el CUR de regularización del devengado y gestiona la firma del Jefe de Sección de Contabilidad.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
15 Traslada el expediente de pago en línea a la Sección de Tesorería para su archivo.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
FIN.
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58
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-009 15 Regularización de Pagos en Línea 04 de 04
Asistente Auxiliar de Contabilidad
Jefe de Sección de Contabilidad
Asistente Administrativo o Unidad Solicitante
Asistente de TesoreríaJefe de la Sección de
Tesorería
08Realiza la liquidación de
orden de compra y traslada
02Recibe el proceso
de pago y registra el traslado
INICIO
01Recibe la solicitud y
revisa que este completa y realiza
el pago en la Banca Virtual y traslada
No
Devuelve para su
corrección
No
Devuelve para su
corrección
09Recibe y revisa la
liquidación de la orden de compra
06Recibe y Revisa el CUR
de compromiso
07Aprueba el CUR de
compromiso y traslada el expediente de pago
Revisa
Si
Si
Revisa
Correcto continua
con el proceso
Correcto continua
con el proceso
10Aprueba la liquidación de la orden de compra
y devuelve para impresión
11Imprime la liquidación y
gestiona firmas
12Elabora y solicita el CUR
de regularización del devengado y lo
traslada
13Aprueba el CUR de regularización del
devengado y devuelve
14Imprime el CUR de regularización del
devengado y gestiona firma
15Traslada el expediente
de pago en línea
FIN
Si
Correcto continua
con el proceso
Devuelve para su
corrección
No
04Recibe y verifica la
documentación
05Elabora el CUR de
compromiso y traslada el expediente para su
aprobación
Revisa
03Recibe y verifica la documentación,
realiza y aprueba la orden de compra
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
59
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-010 18 Registro para el Pago de Sentencias Judiciales
01 de 05
Inicia en: Jefe de Sección de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
Descripción: Se describen los pasos para el registro de egresos derivados por el pago de sentencias judiciales, ordenadas por Juez competente.
Objetivo: Realizar el registro de egresos derivados del pago de sentencias judiciales ordenadas por Juez competente, para la emisión del cheque a nombre de la parte demandante.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento.
a. Resolución No. 001-2003, “Normas de Contabilidad Integrada Gubernamental para el Sector Público No Financiero”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
b. “Manual de Contabilidad Integrada Gubernamental”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.
c. Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley Orgánica del Presupuesto”.
d. “Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, 6ª. Edición”.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento.
a. Previo a la elaboración del CUR de Egresos, se deberá contar con la partida presupuestaria correspondiente.
b. La Coordinación de Recursos Humanos, será la responsable de conformar y trasladar el expediente de solicitud para emisión de cheque por el pago de sentencia judicial, ordenada por Juez competente.
c.
La Sección de Contabilidad será la responsable de: • La elaboración y aprobación de la orden de compra. • La elaboración y aprobación de la liquidación de la orden de compra. • La elaboración y aprobación del CUR de egreso.
e. La solicitud de pago en el SICOIN, es función del Encargado de la UDAF.
f. La documentación que debe constar en los expedientes para el pago de sentencias judiciales será la que se indica en el Anexo 6: “Lista de chequeo de Expedientes para pago.”
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
60
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-010 18 Registro para el Pago de Sentencias Judiciales
02 de 05
Inicia en: Jefe de Sección de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Recibe del Encargado de la Unidad Financiera el expediente de pago de sentencia judicial y lo traslada al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Jefe de Sección de Contabilidad.
02
Recibe el expediente de pago de sentencia judicial, verifica la documentación de respaldo. Si está correcta, continúa con el procedimiento. No está correcta, devuelve el expediente por medio de oficio a la Sección de Nóminas y Planillas de la Coordinación de Recursos Humanos para completar o corregir la deficiencia.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
03 Elabora y solicita orden de compra en SIGES y traslada el expediente al Jefe de Contabilidad para aprobación de la orden de compra.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
04
Revisa la documentación de respaldo del expediente y coteja los datos registrados en la orden de compra. Sí está correcta, continua con el proceso No está correcta, devuelve al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para corrección.
Jefe de Sección de Contabilidad.
05 Aprueba la orden de compra y devuelve el expediente al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Jefe de Sección de Contabilidad.
06 Elabora y solicita CUR de Compromiso en SIGES y traslada el expediente para su aprobación.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
07
Revisa el CUR Compromiso: Si es correcto, continúa con el proceso. No es correcto, devuelve a Asistente o Auxiliar de Contabilidad para corrección.
Jefe de Sección de Contabilidad.
08 Aprueba CUR de Compromiso y devuelve el expediente al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Jefe de Sección de Contabilidad.
09 Elabora la liquidación de la orden de compra y traslada el expediente para su aprobación.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
61
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-010 18 Registro para el Pago de Sentencias Judiciales
03 de 05
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
10
Revisa la liquidación de la orden de compra: Si es correcto, continúa con el proceso. No es correcto, devuelve a Asistente o Auxiliar de Contabilidad para corrección.
Jefe de Sección de Contabilidad.
11
Aprueba la liquidación de la orden de compra, devuelve a Asistente o Auxiliar de Contabilidad para impresión de la liquidación de la orden de compra y elaboración CUR de devengado.
Jefe de Sección de Contabilidad.
12
Imprime la liquidación de la orden de compra y gestiona las firmas del Jefe de la Sección de Contabilidad, Encargado de la Unidad Financiera y Gerente Administrativo Financiero en orden de compra y liquidación de orden de compra.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
13 Elabora y solicita CUR de Devengado y traslada a Jefe de Sección de Contabilidad para su aprobación.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
14 Aprueba CUR Devengado y traslada para solicitud de pago en SICOIN.
Jefe de Sección de Contabilidad.
15
Recibe y verifica el expediente: Si es correcto, continúa con el proceso. No es correcto, devuelve expediente para corrección.
Encargado de la Unidad Financiera.
16 Realiza la solicitud de pago en SICOIN y devuelve el expediente para impresión del CUR de Devengado.
Encargado de la Unidad Financiera.
17 Imprime CUR de Devengado y gestiona las firmas del Jefe de Sección de Contabilidad y Encargado de la Unidad Financiera.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
18 Traslada el expediente a la Sección de Tesorería para proceso de pago.
Asistente o Auxiliar de Contabilidad.
Fin.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
62
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-010 18 Registro para el Pago de Sentencias Judiciales
04 de 05
Asistente Auxiliar de Contabilidad
Encargado de la Unidad Financiera
Jefe de la Sección de Contabilidad
INICIO
01Recibe el expediente de pago de sentencia
judicial y lo traslada
02Recibe el expediente de pago de sentencia
judicial
Revisa
Correcto continua
con el proceso
No
Devuelve el expediente
Si
03Elabora y solicita orden de compra en SIGES y traslada el expediente
04Recibe y revisa la
documentación de respaldo y coteja los
datos
No Si
Devuelve el expediente
Revisa
Correcto continua
con el proceso
05 Aprueba la orden de compra y devuelve el
expediente
06Elabora y solicita orden de compra en SIGES y traslada el expediente
07Revisa el CUR de
compromiso
Revisa
Devuelve el expediente
Correcto continua
con el proceso
SiNo
08Aprueba el CUR de
compromiso y devuelve el expediente
09Elabora la liquidación
de la orden de compra y traslada el expediente
10Revisa la liquidación de
la orden de compra
Devuelve el expediente
No
Correcto continua
con el proceso
Si
Revisa
11Aprueba la liquidación de la orden de compra
y devuelve
A
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
63
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Versión 2.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GAF-UDAF-C-010 18 Registro para el Pago de Sentencias Judiciales
05 de 05
Encargado de la Unidad Financiera
Asistente Auxiliar de Contabilidad
Jefe de la Sección de Contabilidad
A
12Imprime la liquidación
de la orden de compra y gestiona firmas
13Elabora y solicita el CUR Devengado y traslada
14Aprueba el CUR
Devengado y traslada para solicitud de pago
15Recibe y verifica el
expediente
SiNo
Revisa
Devuelve el expediente
Correcto continua
con el proceso
16Realiza la solicitud de
pago en SICOIN y devuelve el expediente
17Imprime CUR de
Devengado y gestiona las firmas
18Traslada el expediente para proceso de pago
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
64
GLOSARIO
CUR: Comprobante Único de Registro.
CYD: Compromiso y devengado.
FONDO ROTATIVO:
ISR: Impuesto Sobre la Renta.
IVA: Impuesto al Valor Agregado.
Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Público de Guatemala:
Módulo de fondos rotativos “FR02” del SICOIN:
Normas de Contabilidad Integrada Gubernamental para el Sector Público No
Financiero:
Orden de compra:
SICOIN: Sistema de Contabilidad Integrada.
SISVEN: Sistema de Ventanilla.
Trasferencias corrientes:
UDAF: Unidad de Administración Financiera.
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65
ANEXOS
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
66
ANEXO 01 LISTA DE CHEQUEO DE EXPEDIENTES PARA PAGO
PAGO DE SERVICIOS
DOCUMENTACIÓN SÍ NO SOLICITUD DE COMPRA
Correlativo y sección. Descripción del servicio. Términos de referencia. Especificaciones técnicas (Cuando el servicio lo requiere,
ejemplo. Alquiler de vehículos, mantenimiento de infraestructura).
Nombre, cargo, sello y firma del solicitante. Nombre, cargo, sello y firma del autorizador de la solicitud. CDP (cuando aplique). Estructura presupuestaria.
ORDEN DE COMPRA Redacción y detalle del servicio. Sello y firmas de autorización.
COTIZACION Firma del proveedor. Cuadro comparativo de ofertas (Cuando aplique).
ADJUDICACION FACTURA
A nombre del RIC. NIT. Régimen. Descripción del servicio. Fechas de servicio. Firma y sello del autorizador del gasto. Timbres (cuando aplique).
INFORMES Lista y firma de participantes.
Informe del administrador de instalación (cuando sea un servicio en instalaciones).
Firmas de autorización. Deducciones. Retención de IVA (pequeño contribuyente/Monto>30,000). Retención de ISR.
Observación: Revisar la cronología de la fecha en el proceso de compra.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
67
ANEXO 2 LISTA DE CHEQUEO DE EXPEDIENTES PARA PAGO
PAGO ADQUISICIONES DE MATERIALES, SUMINISTROS Y BIENES
DOCUMENTACIÓN SÍ NO
SOLICITUD DE COMPRA
Correlativo y sección.
Descripción de bien.
Especificaciones técnicas.
Nombre, cargo, sello y firma del solicitante.
Nombre, cargo, sello y firma del autorizador de la solicitud.
CDP (cuando aplique).
Estructura presupuestaria.
ORDEN DE COMPRA
Redacción y detalle de los bienes.
Sello y firmas de autorización.
COTIZACIÓN
Firma del proveedor.
Cuadro comparativo de ofertas (Cuando aplique).
FACTURA
A nombre del RIC.
NIT.
Régimen.
Descripción del bien.
Firma y sello del autorizador del gasto.
DEDUCCIONES
Retención de IVA (pequeño contribuyente/Monto>30,000).
Retención de ISR.
FORMULARIO 1H
Sello de Inventario (cuando aplique).
Observación: Revisar la cronología de la fecha en el proceso de compra.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
68
ANEXO 3 LISTA DE CHEQUEO DE EXPEDIENTES PARA PAGO
PAGO HONORARIOS RENGLÓN 029 Y SUBGRUPO 18
DOCUMENTACIÓN SÍ NO
LISTADO DE PAGO DE HONORARIOS
Número de contrato.
Número de factura.
Monto.
Deducciones.
Nombre, cargo, sello y firma de elaboración y Vo.Bo.
FACTURA
A nombre del RIC.
NIT.
Régimen.
Descripción del servicio.
Firma y sello del autorizador del gasto.
Timbres (cuando aplique).
INFORME MENSUAL
Nombre, cargo, sello y firma del técnico o profesional.
Nombre, cargo, sello y firma de aprobación.
INFORME FINAL (AL VENCIMIENTO DEL PLAZO DEL CONTRATO)
Constancia de Retención ISR.
Constancia de Retención IVA.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
69
ANEXO 4
LISTA DE CHEQUEO DE EXPEDIENTES PARA PAGO
PAGO NOMINA PERSONAL 011 Y 022
DOCUMENTACIÓN SÍ NO
NOMINA
Detalle de sueldo devengado.
Deducciones.
Listados de deducciones para pago.
Listado de líquido a recibir.
Nombre, cargo, sello y firma de elaboración.
Nombre, cargo, sello y firma de revisión.
Nombre, cargo, sello y firma de aprobación.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
70
ANEXO 5
LISTA DE CHEQUEO DE EXPEDIENTES PARA PAGO
PAGO PRESTACIONES LABORALES
DOCUMENTACIÓN SÍ NO
Acta de entrega de cargo.
Carta de Renuncia o Despido (cuando aplique).
Documentos que respalden el periodo laborado.
Certificación periodo vacacional pendiente de goce.
Fotocopia de DPI del empleado ó Consulta de CUI en página de la SAT.
Hoja de cálculo de prestaciones laborales.
Hoja de partidas presupuestarias a afectar.
Finiquito.
Solvencia General.
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera
71
ANEXO 6
LISTA DE CHEQUEO DE EXPEDIENTES PARA PAGO
PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES
DOCUMENTACIÓN SÍ No
Resolución del Juez donde ordena el pago, e integración del monto a pagar.
Dictamen (Opinión) de Asesoría Jurídica del -RIC-, donde hace constar que no existe proceso o amparo por resolver y es procedente el pago ordenado por el Juez.
Impresión de la consulta del NIT y DPI del beneficiario en la página de la SAT.
Finiquito, emitido por Recursos Humanos del -RIC-.
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