República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Defensa
Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada
Caracas – Dtto. Capital
NOMBRE DEL GRUPO: TECHNOLOGY SYSTEM
(PROYECTO) SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL Y REGISTRO DE PROFESORES EN LA CARRERA DE INGENIERIA DE SISTEMAS EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL
EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA
Prof.: Esther burgos.
Gerencia de proyecto.
Caracas Febrero de 2016
INTEGRANTES
ACEVEDO WENDY CI: 20.127.994 LIDER
BALZA NORBELYS CI: 23.781.111 SUB-LIDER
ALVAREZ SOLMAIRA CI: 21.092.153
QUINTERO KISSBEL CI: 22.028.953
VALLEJO JAIME CI: 23.681.215
BLANCO YENIFER CI: 19.720.683
INTRODUCCIÓN
Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que
se encuentran relacionadas y coordinadas, para ejecutar un proyecto de sistemas
se necesita la gestión y creación de un software que mejore los problemas de una
forma automatizada para cualquier institución, tan pronto surge el interés en un
proyecto, el analista de sistema se reúne con su equipo de trabajo para la toma de
decisiones y la determinación de factibilidad. Teniendo como objetivo principal
establecer una programación por medio de instrumentos como el Diagrama de
Gantt que llevara a cabo las actividades, en base al alcance de manera que el
proyecto finalice exitosamente. Una de las acciones más importantes para
garantizar la productividad en el desarrollo del proyecto, es la gestión
administrativa efectiva de las actividades programadas por los miembros del
equipo.
Así mismo el control y la evaluación del proyecto en la práctica, para ello se
integra el equipo de trabajo, realizando un seguimiento sobre las áreas
mencionadas anteriormente en el diagrama, especificando a cada integrante el rol
que le toca desarrolla corresponde a las actividades. El resultado de esta
interacción es un estudio completo acerca de la viabilidad técnica, económica y
operativa que sirve de base para decidir si es factible la implantación del sistema.
En este caso particular se propone desarrollar un sistema de información para el
control y registro de profesores en la carrera de Ingeniería de Sistemas en la
Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada
Planteamiento del Problema
El 26 de abril de 1.999 el Tcnel. Hugo Rafael Chávez Frías, Presidente de la
República, decreto la creación de la UNEFA, Universidad Nacional Experimental
Politécnica de la Fuerza Armada. Ofertando como carreras Ingeniería de
Sistemas, TSU Análisis y Diseño de Sistemas, TSU En Comunicación y
Electrónica.
Teniendo en cuenta que en la UNEFA sus principales elementos para el
funcionamiento de la misma son los profesores, quienes propician las
herramientas necesarias y suficientes para que el estudiante construya sus
propios conocimientos a partir de los conocimientos impartidos por ellos, para la
formación de profesionales. Se ha detectado que actualmente, la carrera de
Ingeniería de Sistemas, TSU Análisis y Diseño de Sistemas, TSU En
Comunicación y Electrónica presenta deficiencia para la contratación de
profesores y asignación de materias a impartir una vez culminado el semestre, uno
de estos factores es que la matricula estudiantil es variable lo que en ocasiones es
necesario dar apertura a secciones extras, por tal motivo hace necesario la
contratación de nuevos profesores, esto se realiza de manera presencial por el
coordinador llevando este proceso de forma manual. Haciéndose necesario para
los profesores un proceso de registro más dinámico, a través de un sistema de
información web, con el fin mejorar estos inconvenientes, postulando fácilmente
sus materias a impartir.
Partiendo del problema anteriormente planteado surge la interrogante:
¿Cómo mejorar el proceso de registro y control de profesores en la coordinación
de Ingeniería en sistema, Qué requerimientos tecnológicos humanos y financieros
se necesitan para llevar acabo este sistema de información?
Propuesta
En este capítulo se da a conocer la presentación, justificación, objetivos,
fundamentación, estructura, factibilidad y costo de la Propuesta para el Diseño de
un Sistema de información para el control y registro de profesores de la
coordinación de ingeniería en sistemas de la UNEFA, en busca del mejoramiento y
calidad del servicio.
Fase I: Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.
Presentación.
Para exponer la propuesta formulada fue necesario realizar una valoración
previa referente al actual proceso de registro de profesores que se lleva de forma
manual, así como de los requerimientos necesarios para la ejecución de la
propuesta aquí presentada y la factibilidad de la misma. La propuesta plantea la
necesidad del desarrollo de un sistema de información que lleve en forma efectiva
el control del proceso de registro, pasando de un proceso manual a uno totalmente
automatizado, a través de una aplicación bajo un entorno que puede ser tanto
sistema operativo Windows como linux, desarrollado en el lenguaje de
programación PHP y utilizando como gestor de Base de Datos MySql.
El sistema permitirá realizar el almacenamiento de información mediante los
procesos requeridos por el usuario, también contará con una seguridad de acceso,
lo cual permitirá dar privilegios y permisos de administrador solo al usuario
encargado del mismo, con el fin de evitar pérdidas de información y ataques de
falsificación de los datos.
Objetivo general
Diseñar un sistema de Información para el Control y Registro de Profesores
en la carrera de ingeniería de sistemas de la Universidad Nacional Experimental
Politécnica de la Fuerza Armada y Determinar que requerimientos tecnológicos
humanos y financiero se necesitan para llevar acabo el sistema.
Objetivos específicos
Determinar las fallas en el proceso actual de registro de profesores de la
coordinación de ingeniería de sistemas.
Establecer un sistema que permita controlar el proceso de registro de
profesores evitando la pérdida de tiempo, lentitud en el proceso, pérdida de
información, agotamiento del personal y duplicación de registros.
Examinar si el proyecto en desarrollo cuenta con los requerimientos
tecnológicos, humanos y financiero para la implantación.
Seleccionar el personal de profesores activos e inactivos mediante reportes,
ya sea por pantalla o en PDF y Excel.
Identificar la cantidad de profesores disponibles para impartir las diferentes
asignaturas.
Ventajas
Verificación de documentos adjuntos como el currículum del profesor para
ser cargado en nómina.
Optimización del tiempo para la comunicación y publicación de información
Control de duplicidad y asignación directa de las asignaturas ofertadas
Organización de los datos de profesores con sus tiempos, para la
disponibilidad y reemplazo.
Facilitación de la creación de horarios académicos.
Respaldo de los datos en forma digitalizada
Justificación.
Los sistemas de información son la mejor herramienta a la hora de procesar
gran cantidad de datos, ya que de otra forma los datos procesados serían menos
confiables. En este orden, el sistema propuesto es una herramienta que
proporciona confiabilidad para el manejo y manipulación de información.
El sistema propuesto está orientado a mejorar el proceso de registro de
profesores para la coordinación de ingeniería en sistemas, brindándole al usuario
un control eficiente de dicho registro, permitiendo realizar tareas de manera
rápida, evitando así pérdida de tiempo y de información.
La iniciativa de incluir esta herramienta en la coordinación de ingeniería de
sistemas responde a la carencia de control de registros antes mencionados, sin
embargo, el propósito del diseño de un sistema automatizado, es el mayor y mejor
control en el manejo de los procesos de información, creando un ambiente
cómodo para el usuario.
La comunicación entre el usuario y el sistema propuesto será confiable y
amigable para así facilitar el efectivo funcionamiento del sistema y brindar un
avance tecnológico que vaya de la mano con las exigencias y procesos
tecnológicos de la actualidad.
Limitaciones
Las limitaciones son obstáculos que eventualmente pudieran presentarse durante
el desarrollo del estudio y que escapan del control del investigador (Arias, 1997:).
A los investigadores se les da acceso a la información de profesores
existente e información necesaria para el desarrollo del sistema no se le
niega el conocer la información que la Coordinación de Ingeniería de
Sistemas, TSU Análisis y Diseño de Sistemas, TSU En Comunicación y
Electrónica posee y maneja.
Delimitaciones y Alcance de la Investigación.
Este proyecto se realizará en la Universidad Nacional Experimental
Politécnica de la Fuerza Armada Nacional, núcleo Caracas, Sede Chuao,
Coordinación de Ingeniería de Sistemas, TSU Análisis y Diseño de Sistemas,
TSU En Comunicación.
La coordinación no cuenta con un sistema automatizado para dar totalidad de
profesores. Se ha estipulado la duración del estudio de treinta días empezando en
el mes de marzo del 2016, para culminar en el mes de abril del mismo año.
Determinación de la factibilidad
La definición de factibilidad se refiere a la disponibilidad de los recursos
necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señaladas en nuestro
proyecto. Para los proyectos de sistemas, la factibilidad se apoya en tres principios
básicos: operativo, técnico y económico. Un proyecto debe satisfacer los tres
principios para merecer el desarrollo posterior.
Factibilidad Técnica:
El analista o los encargados de esta fase deben indagar si el software puede
desarrollarse y si tienen las capacidades técnicas requeridas por cada alternativa
del diseño, de tal manera que satisfagan la necesidad considerada para
desarrollar el proyecto. Es aquí donde la experiencia de los analistas de sistemas
es de gran valor ya que, si se satisface la factibilidad técnica orientada a las
necesidades de los usuarios y es positiva, pasaría a estudiarse la factibilidad
económica.
Factibilidad Económica:
Este estudio de factibilidad incluye el análisis de costos, beneficios y tiempo
asociado con cada alternativa del proyecto, evaluando nuestra propuesta seria en
un enfoque de beneficio y tiempo.
Considerado el tiempo invertido por el equipo y el beneficio obtenido, que es
satisface la necesidad del usuario, si desde el punto de vista estudiado el proyecto
es beneficioso en tiempo, resultado y cumple con la necesidad del usuario
entonces el sistema es viable y el proyecto trasciende a la siguiente etapa
operacional
Factibilidad Operativa:
La factibilidad operativa depende de los recursos humanos que participan durante
la operación del proyecto. Esto se refiere al pronóstico de, una vez instalado, el
sistema llegará a funcionar o utilizarse. La determinación de una factibilidad
operativa requiere de una imaginación creativa del equipo, así como de una hábil
capacidad de persuasión, para hacerle saber al usuario cómo dentro de los
posibles tipos de interfaces tendrá un proyecto que satisfaga sus necesidades.
Fundamentación.
El sistema propuesto está fundamentado sobre la base del desarrollo de
sistemas informáticos que vienen orientándose sobre el enfoque de la
sistematización progresiva de los procesos internos que se lleva a cabo
diariamente, para obtener un flujo rápido de informaciones fiables, elevar la
cantidad y disminuir los costos operativos asociados, otorgando respuestas
inmediatas a las necesidades del usuario.
Para la adecuada terminación de requerimientos de sistema propuesto,
además de la comunicación de los usuarios directos del sistema de información –
comunicación realizada a través del cuestionario aplicado – fue necesario la
observación de los procesos de registro que se realiza actualmente (de forma
manual) en la coordinación de ingeniería de sistemas de la UNEFA. También se
observó los equipos, software, hardware instalados en la coordinación.
Fue a través de esta estrategia que se estableció e identifico que los fallos
evidenciados en la etapa de investigación preliminar, con los recursos necesarios
para realizar el diseño de información se podrá así optimizar el proceso de control
de forma eficiente y eficaz para el proceso de registro de profesores, es necesario
destacar que la coordinación cuenta con todos los elementos para realización y
puesta en funcionamiento del sistema propuesto.
Fase II: Determinación de los requerimientos de la Información
Se analizaron los documentos, manuales de programación y referencias de
equipos así como la bibliográfica sobre los enlaces existentes, mediante los cuales
se podrá:
Determinar los requerimientos de información, mediante el análisis de los
documentos involucrados.
Determinar los requerimientos de hardware, software y demás recursos
necesarios, para establecer las funciones y aplicaciones que se deben
satisfacer.
El proceso de evaluación anteriormente mencionado se conoce como estudio
de factibilidad. Este estudio consta de cuatro enfoques, que son organizacionales,
económicos, técnicos y operacionales Es de destacar que para efectos de esta
propuesta no es necesaria la factibilidad política y social.
Estudio Técnico
La tecnología de soporte necesaria para que el sistema de registro de
Profesores funcione correctamente está en la actualidad disponible en su totalidad
además está ya ha sido perfectamente aplicada en otras instituciones por lo que
su adquisición no representa dificultad alguna. En atención a lo expuesto se
detallan los recursos mínimos requeridos para el funcionamiento del sistema
propuesto
Requerimientos.
Tipo de Requerimiento Descripción cantidadHardware computador 1
Software Sistema operativo Windows o
Linux, Página web en Php y
Mysql para la base de datos
1
Humano Personal operador del sistema 1
En tal sentido, para el presente estudio en el área de Control de la
coordinación de ingeniería de sistemas, los requerimientos presentados son
viables y considerando lo expuesto por la coordinación en la entrevista realizada
en la fase de Identificación de problemas, oportunidades y objetivos., donde se
manifiesta que cuentan con la plataforma de hardware necesaria así como
también con el recurso humano capacitado que podría servir de apoyo para
cristalizar el presente proyecto. Concluyendo así que técnicamente dicho proyecto
es factible.
Estudio operativo.
Requiere de una imaginación creativa del analista así como de una hábil
capacidad de persuasión para hacerle saber al usuario cómo dentro de los
posibles tipos de interfaces tendrá una que satisfaga sus necesidades. Asimismo
el analista debe saber escuchar lo que el usuario desea y lo que parece que
llegará a utilizar, sin embargo, una buena parte de lo expresado anteriormente
puede quedar sólo en conjeturas.
Partiendo de este concepto se infiere, que el sistema propuesto busca
demostrar los beneficios que el mismo traerá a la coordinación de ingeniería de
sistemas.
Beneficios Tangibles.
Entre los beneficios tangibles que proporciona el sistema se pueden mencionar
los siguientes:
Una base de datos con la información de los profesores, coordinador, y
demás procesos que están inmersos en el sistema.
Seguridad en la información de los profesores.
Disminución del tiempo utilizado en la realización de las actividades.
Disminución de errores comunes en el registro operación y transcripción de
la información.
Eficiencia en los procesos.
Estudio Económico
La factibilidad económica tiene que ver con el hecho de si los ahorros
esperados en costos, el incremento en los ingresos y en las utilidades, las
reducciones en la inversión requerida y otros tipos de beneficios excederán los
costos de desarrollar y operar un nuevo sistema propuesto
Para los fines de este proyecto, la factibilidad económica es favorable, ya
que en la coordinación de ingeniería de sistemas, cuentan con todos los recursos
de hardware y software necesarios para la realización del mismo, así como
tampoco existe el requerimiento de personal extra para la manipulación del
producto final.
Fase III: Análisis de las Necesidades del Sistema.
En esta fase, se prepara formalmente una propuesta de un Sistema de
Registro de Profesores para la coordinación de la carrera de ingeniería de
sistemas de la UNEFA, el cual reúne todo lo que ha sido encontrado dándose de
esta manera recomendaciones de lo que se debe haber hecho.
En esta parte se estudia la funcionalidad del Sistema mencionado, es decir
todos los aspectos que debe cubrir el sistema para cumplir con las expectativas de
su propósito.
Definición de Requerimientos.
Esta fase se inicia con la especificación de los requerimientos de
información que los usuarios del nuevo sistema desean. Los requerimientos que el
sistema debe cumplir para satisfacer las necesidades se dividen en:
Requerimientos de Salidas:
Clasificados como reportes, gráficos, despliegue visual de información. Para
los reportes se debe especificar el tipo, formato, medio, frecuencia y volumen. El
sistema propuesto necesitara pantallas o formularios de consulta, Reportes por
pantalla e impresos con filtrado de información, los reportes se podrán realizar en
cualquier momento que el usuario lo solicite. El volumen de información
dependerá del tipo de filtrado que este realice.
Requerimientos de Entradas:
Los requerimientos de entradas del sistema son las pantallas o formularios
de captura de datos con controles que tiene asociados procedimientos de
validación de entradas de acuerdo al tipo de datos de entrada que corresponda,
los objetos son formulario, reportes y módulos para seleccionar la opción a
trabajar.
Los procedimientos de validación garantizan que los tipos de datos sean
adecuados, verifican que campos como la pantalla para validar la entrada del
usuario. Estos procedimientos de validación no permiten que el usuario forcé de
alguna manera la entrada incorrecta de datos. Estos están programados como
procedimientos o módulos de validación que son llamados por eventos que han
sido programados previamente para que estos se muestren en caso de una mala
entrada por parte del usuario. El sistema captura la información de los usuarios
desde un formulario que guardará el registro del profesor.
Requerimientos de Almacenamiento:
Los datos se almacenan directamente en la base de datos del sistema en
tablas que poseen campos, algunas de estas tablas están relacionadas por
campos claves. Los medios de almacenamientos disponibles son el disco duro, los
discos extraíbles o pendrive. También la base de datos se puede almacenar en
discos virtuales o unidades de la red LAN de la institución
La información que será almacenada en la base de datos corresponde a la
descargada en el formulario, la cual arrojará un código aleatorio para cada usuario
que se registre. Los usuarios del sistema contarán con un módulo correspondiente
al área en la que este se desenvuelva, el formulario estará enlazado por medio de
código Php a la base de datos Mysql, la descripción de los campos de la base de
datos estará relacionada a los campos del formulario. Una vez llenos se
descargaran en la mencionada base de datos.
Cabe destacar que es necesario contar con los mecanismos de respaldo de
la base de datos en disco duro o en cualquier medio extraíble disponible, las
relaciones entre bases deben ser con el objetivo de organizar los registros.
Fase IV: Diseño del sistema recomendado.
En esta fase se desarrollara el Sistema de Registro de Profesores, dicha
propuesta comprende los lineamientos generales que definen la estrategia a
seguir para alcanzar los objetivos del diseño de la propuesta.
Dentro de este marco, en la propuesta se va a desarrollar el prototipo del
sistema completo, partiendo del diagnóstico realizado previamente, en virtud de
que todo diseño de sistemas de información parte del estudio de una situación
actual, para analizar su operación y detectar alguna debilidad con la cual se crea
la necesidad. Esto con lleva a que la información recopilada forma la base para
crear estrategias y alternativas para la elaboración del diseño. A continuación se
describen el funcionamiento del sistema propuesto utilizando como estrategias el
modelado del sistema y la descripción del lenguaje utilizado.
Lenguaje de Programación.
El lenguaje de programación utilizado para el desarrollo del Sistema de
Registro de Profesores será Php, debido a que es un lenguaje de programación
que corre bajo Windows o Linux. Entre las herramientas utilizadas esta también el
manejador de base de datos Mysql con el cual se construirá toda la base de datos
del sistema.
Php es un lenguaje de programación interpretado del lado del servidor y se
encuentra inmerso dentro de Html permitiendo de esta manera utilizar formularios
y datos de información de forma dinámica, además permite modificar propiedades
en tiempo de diseño y en tiempo de ejecución o por medio de código Php.
Modelo de KRUCHTEN 4 vistas + 1
Kruchten propone un sistema con 4 vistas bien diferenciadas y estas 4 vistas se han de relacionar entre sí con una vista más, que es la denominada vista “+1”. Estas 4 vista las denominó Kruchten como: vista lógica, vista de procesos, vista de despliegue y vista física y la vista “+1” que tiene la función de relacionar las 4 vistas citadas, la denominó vista de escenario.
Cada una de estas vistas ha de mostrar toda la arquitectura del sistema software que se esté documentando, pero cada una de ellas ha de documentarse de forma diferente y ha de mostrar aspectos diferentes del sistema software. A continuación, pasamos a explicar que información ha de haber en la documentación de cada una de estas vistas.
Vista Lógica
Diagrama de Comunicación de Administrador
Diagrama de Comunicación de Profesor
Diagrama de Secuencia de Administrador
Diagrama de Secuencia de Profesor
Vista de Despliegue
Diagrama de Componentes de Administrador
Diagrama de Componentes de Profesor
Diagrama de Paquetes de Administrador
Diagrama de Paquetes de Profesor
Vista Física
Diagrama de Despliegue de Administrador
Diagrama de Despliegue de Profesor
Vista de Procesos
Diagrama de Actividades de Administrador
Diagrama de Actividades de Profesor
+1 Vistas de Escenario
Caso de uso de Alto Nivel
Caso de Uso Extendido de Administrador
Caso de Uso Extendido de Profesor
Fase V: Desarrollo del Sistema propuesto
En esta fase se procedió a desarrollar el sistema de Registro de Profesores, es
decir, a la automatización del sistema. El cual se llevaba de forma manual,
logrando los siguientes objetivos:
Automatización en un 100 % del sistema para controlar el registro de
profesores y el proceso de consultas y emisión de listas de profesores con
su disponibilidad
Ahorrar tiempo y esfuerzo a la hora de obtener información de registros y
consultas y otros documentos
.
En esta fase se visualizarán las pantallas de entradas y salidas de los procesos
del sistema propuesto.
El uso de los diagramas de Gantt para la programación de proyectos
Una manera sencilla para programar actividades es mediante el diagrama de
Gantt. Esencialmente, es un diagrama que contiene barras que representan cada
una de las actividades, y cuya longitud representa la duración de la actividad
respectiva.
La ventaja principal del diagrama de Gantt es su sencillez. El analista de sistemas
no sólo encontrará fácil esta metodología, sino que también contará con un
excelente instrumento de comunicación con los usuarios finales. Otra ventaja de
utilizar un diagrama de Gantt es que las barras que representan las actividades se
dibujan a escala; esto es, el tamaño de una barra indica la duración relativa de la
actividad.
Diagrama de Gantt
Gráficos de PERTFue desarrollado para evidenciar la interdependencia de las tareas de los
proyectos cuando se realiza la planificación de los mismos. En esencia, PERT es
una técnica de modelos gráficos interrelacionados.
Uso de Gráficos PERT
El PERT es útil cuando las actividades pueden ser realizadas en paralelo en vez
de en secuencia. El analista de sistemas puede beneficiarse del PERT aplicándolo
a los proyectos de sistemas a una escala más pequeña, especialmente cuando
algunos miembros del equipo pueden estar trabajando en determinadas
actividades al mismo tiempo que los compañeros pueden estar trabajando en
otras.
El diagrama PERT permite: La identificación fácil del orden de precedencia y tiempo.
La identificación fácil de la ruta crítica y por lo tanto de las actividades
críticas.
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