Administración de proyectos de información
Unidad 3. Administración de un proyecto de información
Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 1
Ingeniería en Desarrollo de Software
6º semestre
Programa de la asignatura:
Administración de proyectos de información
Unidad 3. Administración de un proyecto de información
Clave:
15143631
Universidad Abierta y a Distancia de México
UnADM
Administración de proyectos de información
Unidad 3. Administración de un proyecto de información
Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 2
Índice
Unidad 3. Administración de un proyecto de información. .................................................. 3
Presentación de la unidad ................................................................................................. 3
Propósitos .......................................................................................................................... 4
Competencia específica ..................................................................................................... 4
3.1. Análisis de un proyecto de información ....................................................................... 5
3.1.1. Aplicaciones de los proyectos de información .......................................................... 8
3.1.2. Detección de necesidades para la implementación de un proyecto de información
dentro de un marco organizacional .................................................................................. 14
3.2. Implementación de un proyecto de información ........................................................ 21
3.2.1. Las TIC en los sistemas de información ................................................................. 25
3.2.2. Implementación y administración de un proyecto de información ........................... 28
Cierre de la unidad .......................................................................................................... 36
Para saber más ............................................................................................................... 37
Fuentes de consulta ........................................................................................................ 38
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Unidad 3. Administración de un proyecto de información.
Presentación de la unidad
La presente unidad aborda temas referentes al análisis de las aplicaciones de los
proyectos de información; así mismo, se observa cómo es posible implementar este tipo
de proyectos en el marco organizacional.
Un vez que se conoce el proceso de desarrollo de los proyectos de información
(abordados en la Unidad 2. Etapas de un proyecto de información), en esta unidad se
revisarán elementos importantes en la administración del proyecto respecto a su
implementación, por lo que se revisará el tema 3.1. Análisis de un proyecto de
información, en el cual se desarrollará un panorama acerca de las aplicaciones que puede
efectuar un proyecto de información por medio del análisis de sus necesidades. En el
siguiente tema, 3.2. Implementación de un proyecto de información, primero se podrá
conocer las condiciones y elementos necesarios para la implementación de un proyecto,
así como la importancia que tienen las tecnologías de información dentro de los sistemas
de información, para luego tener una comprensión más clara de cómo implementar y
administrar de mejor manera un proyecto de información.
Es importante mencionar que quien realiza la administración de proyectos es el
administrador, que también se le conoce como project management, en español se
traduciría como líder, director, gerente o administrador (Torres y Torres, 2012, p. 20).
Según el PMBOK1 (por sus siglas en inglés de Project Management Body of Knowledge),
se traduce como director de proyectos y es el responsable directo de que el proyecto se
concrete y cubra todas las expectativas “con la mayor eficiencia en cada una de las fases
de la vida del proyecto.” Las principales funciones que realiza un administrador de
proyectos en cualquier nivel de la estructura organizacional son la planeación, dirección,
control y motivación a quienes forman parte del proyecto entre otras actividades; es decir,
administran actividades temporales debido a que lo proyectos presentan la característica
de discontinuidad (recuerda las característica de los proyectos que se revisaron en la
Unidad 1. Fundamentos de proyectos). El perfil de un administrador de proyectos incluye,
entre otras características, la capacidad de tomar decisiones, el trabajo en equipo, contar
con conocimientos generales sobre administración de proyectos, y sobre el área para la
cual se requiere el proyecto de información; por ejemplo, si se requiere implementar un
sistema para el control de información financiera en una organización, un desarrollador de
1 Publicación del Project Management Institute PMI, “libro internacionalmente conocido como las bases sobre las que se establecen las mejores prácticas de la moderna dirección y gestión de proyectos.” (Alonso, 2008, p. 40).
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software puede ser un administrador de proyectos si tiene conocimientos básicos de
administración de proyectos, así como de la forma de realizar el sistema de información
que se requiere para controlar la información financiera: facturas, gastos, ingresos,
egresos, etcétera. Un administrador de proyectos también debe poder manejar
situaciones críticas, relacionarse en forma armoniosa con sus colaboradores y todos los
involucrados en el proyecto, saber negociar, ser creativo e innovador, entre otras
características.
En general, esta unidad comprende el contenido descrito anteriormente, con la finalidad
de proporcionar una base para efectuar una administración eficiente de un proyecto de
información, para que luego de desarrollar sus etapas se logre una entrega de calidad con
fundamento en su implementación y aplicación.
Propósitos
Al término de esta unidad lograrás:
Identificar las aplicaciones de los proyectos de información.
Detectar las necesidades para la implementación de un sistema de información.
Analizar el desempeño de las tecnologías de información en los sistemas de
información.
Aplicar las etapas de un proyecto de información a partir de las necesidades de un
marco organizacional.
Identificar los aspectos necesarios para la implementación de la administración de
un proyecto de información, a partir de la resolución de problemas informáticos en
un marco organizacional.
Competencia específica
Construir un proyecto de información para resolver una necesidad en una situación
específica dentro de un marco organizacional, mediante las fases del proceso
administrativo.
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3.1. Análisis de un proyecto de información
Es de suma importancia efectuar un análisis previo a cualquier proyecto de sistemas de
información, debido a que a través de este análisis, se pueden identificar de mejor manera
algunos elementos tales como las necesidades reales que pudiera tener una
organización, los requerimientos necesarios que debe efectuar el nuevo sistema, las
tareas que se deben efectuar y los resultados que deben obtenerse, así como los riesgos
que pueden obstaculizar la concreción del proyecto. Estos elementos son fundamentales
para la planeación y desarrollo de cualquier proyecto de información. Este tema se
enfocará en el análisis de riesgos de un proyecto de sistemas de información.
Los riesgos no son lo único que se analiza respecto a los proyectos de información, pues
en todo proyecto también es necesario analizar y determinar los factores críticos de éxito
(FCE). Esto contribuye a que los administradores de proyectos centren sus esfuerzos en
los puntos clave. Existen estrategias destinadas a identificar los factores críticos de éxito.
FCE es un “término empleado para designar un elemento necesario para que una
organización o proyecto logren su misión” (Leyva, Rosado y Febles, 2012, p. 41). Los
FCE son parte esencial de la determinación de la estrategia de un proyecto. Al proceso
que se realiza para identificar, entender y utilizar los FCE se le nombra inteligencia
competitiva (IC), que se define como “el proceso estratégico de identificar, entender y
utilizar los FCE” (Leyva, Rosado y Febles, 2012, p. 41). Algunos FCE, en donde radica la
importancia de la administración de los proyectos, son los siguientes según Torres y
Torres (2012, p. 22 y 23):
Planeación y comunicación: es de esencial importancia planear y mantener una
comunicación fluida y acertada en el desarrollo de los proyectos, de tal manera que se
puedan evitar problemas, reducir al mínimo su “impacto sobre el logro del objetivo de un
proyecto cuando éstos se presentan” (Torres y Torres, 2012, p. 22).
Tiempo: establecer el tiempo que se requiere para “diseñar un plan eficaz antes de iniciar
el proyecto es importante para el logro satisfactorio de cualquier proyecto” Torres (2012,
p. 22).
Definición del objetivo: es importante que se defina el proyecto en forma clara,
integrando en el objetivo “un producto un servicio o un resultado esperado, determinado
en función del alcance, tiempo y costo y aceptado por el cliente” (Torres y Torres, 2012, p.
22).
Involucrar al cliente: es importante que se involucre al cliente para que se integre
activamente como parte del resultado exitoso de un proyecto.
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Satisfacción del cliente: se considera como el fin último y el beneficio mayor de los
proyectos de información. Para ello, es necesario estar en continua comunicación con él,
mantenerlo informado y a su vez indagar sobre sus expectativas por si van cambiando.
Medición y comparación del alcance real con el avance planeado: debe realizarse de
manera regular y oportuna para la aplicación de acciones correctivas inmediatas en caso
de ser necesario.
Evaluación del desempeño: al concluir el proyecto, es necesario evaluar el desempeño
con el fin de identificar los factores de mejora en caso de realizarse proyectos similares en
un futuro.
Realimentación del cliente: es necesario intercambiar con el cliente, como parte del
equipo del proyecto, sus impresiones, opiniones, etcétera, es decir, “hacer un recuento de
las lecciones aprendidas” (McLeod, 2000, p. 194).
Para efectos de comprender la importancia del análisis en los proyectos de sistemas de
información se exponen, a continuación, varias definiciones:
“El análisis de sistemas es el estudio de un sistema existente con el propósito de diseñar
un sistema nuevo o mejorado” (McLeod, 2000, p. 194).
“El análisis de un sistema de información parte de la revisión de los objetivos generales de
la organización, y de la demostración del cumplimiento de los mismos mediante la
aplicación de los sistemas de información existentes o propuestos” (Stair y Reynolds
2000, p. 545).
Por ejemplo, en el caso de una empresa que desea conocer sus ventas diarias, ingresos,
egresos y sus utilidades, el objetivo podría traducirse en una o más necesidades de
información, una de las cuales podría ser la elaboración de un estado de resultados por
medio de una base de datos, que calcule las pérdidas y ganancias de la empresa, por
medio del cálculo de los costos y del ingreso del flujo monetario de la organización.
Con base en las definiciones anteriores, se entiende como análisis de los proyectos de
información a la recaudación de información sobre un sistema ya existente, o por
desarrollar, para determinar los requerimientos que debe cumplir el sistema en donde, a
su vez, deben contemplarse otras alternativas y limitantes, así como investigar su
factibilidad.
Es posible observar que el análisis del proceso de un sistema de información de alguna
empresa u organización pequeña puede resultar algo fácil de efectuarse; por el contrario,
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el proceso en una empresa u organización de gran tamaño se tornaría un poco difícil y
tediosa, por lo que Stair y Reynolds (2000), sugieren efectuar los siguientes pasos:
1. Establecer participantes: definir a los participantes en el estudio del sistema existente
o que se desea efectuar, lo cual implica identificar a los usuarios, beneficiarios, personal
del sistema de información y administradores. Los participantes desempeñan los
siguientes roles:
Usuarios: manejarán e interactuarán con el sistema.
Beneficiarios: les favorecerá directamente la implementación del sistema de
información.
Personal del sistema de información: personas involucradas en la planeación,
desarrollo, implementación y ejecución del sistema de información.
Administradores: su responsabilidad y tarea principal es el aseguramiento del
funcionamiento de un sistema de información
2. Recopilar los datos y requisitos convenientes: buscar información adicional
relacionada con las necesidades y problemas que enfrenta la empresa; para esto, es
preciso identificar la fuente de los datos, las cuales pueden ser externas o internas, para
luego recopilar la información por medio de herramientas como entrevistas, cuestionarios
y observación directa.
3. Analizar los datos y requisitos: identificar las necesidades de los usuarios,
beneficiarios y organización.
4. Efectuar un informe del sistema existente o del que se desea efectuar integrando
los requerimientos y las prioridades del proyecto: deberá desglosar los requerimientos
que debe cumplir un sistema de información analizando un sistema vigente o un proyecto
de sistema de información. Es preciso plasmar las prioridades del proyecto; es decir, las
funciones principales, así como sus requerimientos fundamentales.
Con la intención de complementar el tema sobre el análisis de un proyecto de
información, es preciso conocer sus aplicaciones para identificar el grado de impacto y
aplicaciones estratégicas en las organizaciones.
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3.1.1. Aplicaciones de los proyectos de información
Hoy en día, las organizaciones han cambiado su enfoque hacia la orientación sobre el
valor que tiene el conocimiento, ya que el mercado compite en términos de procesos e
innovación, y no únicamente en cuanto al producto; es decir, que se ha enfatizado en
cuanto a la calidad y cantidad de producción, así como en los servicios involucrados en
dichos procesos.
Así pues, las organizaciones hoy en día dan una gran importancia a su información, la
cual puede ser referente a su propio personal, respecto a su experiencia, conocimiento,
innovaciones, entre otras, por lo que para lograr entrar al mercado competitivo se debe
contar con una fuente de información confiable y segura. Es respecto a este requerimiento
donde se ubica la aplicación de los sistemas de información.
La aplicación de los proyectos de sistemas de información pueden realizarse en diferentes
niveles organizacionales, según sea su necesidad, enfoque o categoría; es posible utilizar
los sistemas de información estratégicamente, de manera ofensiva, defensiva o
controlada.
La siguiente figura muestra la manera en que una empresa puede visualizar y emplear los
proyectos de sistemas de información, según O’Brien y Marakas (2001).
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Aplicación de los proyectos de sistemas de información en las organizaciones basado en O’Brien y Marakas
(2001)
Justificación
en cuanto a
costos
Nivel 4. Justificación en cuanto a costos
Se mantiene un control estrecho sobre TI.
Las plataformas y las aplicaciones de tecnología están en constante actualización.
Las evaluaciones del entorno sobre la inversión se realizan sólo en el nivel proyectado.
No existe un plan global de adquisición de tecnología.
Controlada
Nivel 5. Controlada
TI se considera como algo costoso.
La gerencia no está dispuesta a invertir en TI o equipos de cómputo.
Ofensiva
Nivel 2. Ofensiva
Los proyectos de información se consideran como un impulsor de la competitividad.
Las redes de computadoras personales y servidores proliferan en todas las áreas funcionales de la organización.
La organización requiere de la captación de los beneficios de las TI.
Defensiva
Nivel 3. Defensiva
El crecimiento de los proyectos de información es menos controlada que la tasa de crecimiento empresarial.
Las inversiones en TI siguen en comportamiento general de la industria.
Estratégica
Nivel 1. Estratégico
Las TI pueden ser un factor importante de competitividad.
Las TI tienen cada vez más demanda en el procesamiento de
transacciones, toma de decisiones, colaboración y procesos
empresariales claves como: reducción de tiempo, costos, mejorar
la calidad y la flexibilidad
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Es preciso mencionar que la selección y priorización de proyectos debe efectuarse con
base a los objetivos de la organización, es decir, priorizar aquellos proyectos que brinden
mayor beneficio y que contribuyan al éxito de la organización.
Existen diversos métodos que categorizan de diferente manera los proyectos.
Cash, McFarlan y Mc Kenney (1996) afirman que, según la reducción de costos de las
tecnologías, los sistemas de información han dejado de ser aplicaciones de apoyo al
trabajo, para convertirse en aplicaciones que permiten lograr ventajas competitivas
importantes y discuten el modelo de categorización de proyectos que a continuación se
muestra:
El modelo de McFarlan propone cuatro categorías de sistemas:
Estratégicas Alto potencial
Aplicaciones críticas para el éxito futuro de una organización
Aplicaciones que podrían ser importantes para el éxito futuro de una organización
Operacionales clave Soporte
Aplicaciones de las cuales la organización actualmente depende
Aplicaciones que son valiosas, pero no son críticas para el éxito de la organización
Categorías de sistemas del modelo de McFarlan Fuente: Llorens, 2005, p. 97.
1. Sistemas estratégicos: son aquellos que aplican la tecnología de información con la
finalidad de obtener una ventaja competitiva. Generalmente este tipo de sistemas
presentan las siguientes características:
Influyen en diferentes ámbitos dentro y fuera de la organización; por ejemplo, un
sistema de transacciones bancarias por Internet, el cual afecta tanto el estado
financiero del banco que transfiere como a la cuenta y el banco donde se realiza la
transacción.
Reflejan un impacto significativo sobre el funcionamiento de las partes que operan el
sistema.
Los beneficios resultan de un mejor posicionamiento de mercado.
2. Sistemas de alto valor potencial: se refiere a los sistemas que tienen posibilidades
futuras de adquirir un alto valor estratégico. Por lo general, los beneficios en estos
proyectos no son visibles a simple vista o en el presente inmediato. Esto puede deberse a
que, normalmente, integra nuevas ideas u oportunidades tecnológicas, de las cuales aún
no se han explorado todas sus potencialidades.
3. Sistemas operacionales clave: es importante considerar la justificación de costos y
beneficios en este tipo de sistemas. Sin embargo, no siempre la solución de menor costo
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puede resultar la más eficaz, por lo que es aún más importante considerar el balance
entre los costos, beneficios y los riesgos que existieran.
4. Sistemas de soporte: pueden no ser indispensables, pero por su capacidad de mejora
de la eficiencia operacional, puede resultar útil contemplarlos.
La aplicación de un proyecto de sistema de información aporta estrategias en la
organización. Puede identificarse mediante una matriz de valoración estratégica (Llorens,
p. 96) en donde se observa una valoración del aporte estratégico de un proyecto donde se
integran dos aspectos:
La línea de acción del proyecto: proveedores, clientes y competidores
El empuje estratégico: alianza, crecimiento, innovación, costo y diferenciación.
Para realizar una valoración de los proyectos, es importante considerar los siguientes
ámbitos de acción:
Respecto a la relación de la organización con los proveedores
Mejorar la capacidad de negociación para obtener mejores condiciones.
Reducir los costos: ser un mejor cliente y obtener trato diferencial o un mejor nivel de
servicio. Mejorar la calidad y los costos de los servicios y productos que se ofrecen.
Mejorar la satisfacción del cliente: reducir la posibilidad de que los clientes cambien de
preferencia y busquen otros proveedores.
Posicionar los productos en el mercado: mejorar el conocimiento de los clientes y sus
necesidades.
Identificar y atender nuevos mercados
En cuanto a la relación de la organización con los competidores:
Diferenciar o crear productos y servicios nuevos
Mejorar los canales de distribución
En estos ámbitos de acción, la forma en que apoya a las estrategias organizacionales un
proyecto de sistemas de información se clasifica de la siguiente forma:
1. Diferenciación: un proyecto contribuye a la distinción o diferenciación de la empresa
superando la calidad y nivel de los servicios brindados por la competencia; por ejemplo,
brindando mejores precios, introduciendo innovaciones, atendiendo las necesidades en
forma satisfactoria, etcétera.
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2. Costos: cuando un proyecto contribuye a la disminución de costos, tanto para los
clientes como para los proveedores, es muy probable que se desarrolle una preferencia
de los proveedores hacia la organización.
3. Innovación: cuando un proyecto apoya la introducción de nuevos productos se
fomentan relaciones novedosas con los clientes, así como la competitividad.
4. Crecimiento: cuando apoya en la flexibilización de los procesos de producción,
contribuye a aumentar la producción o ventas y a expandir geográficamente los mercados
de la empresa.
5. Alianzas: el proyecto contribuye como apoyo a la administración e inversión en
tecnología para evitar que la organización sea superada por sus competidores.
Los elementos antes enlistados se presentan en una matriz de valoración estratégica,
donde se podrá observar si el proyecto evaluado es “estratégico, de alto valor potencial,
operacional o de soporte”.
Proveedor
Cliente Competidor
Diferenciación
Costo
Innovación
Crecimiento
Alianza
Matriz de valoración estratégica. Fuente: Llorens, p. 97.
Por medio de la matriz de valoración estratégica, se pueden identificar las aportaciones de
los proyectos al logro de la visión y los objetivos de una organización y a los FCE (alta,
Empuje
estratégico
Esfera estratégica
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mediana, poca o ninguna), describiendo la contribución de los proyectos a estos factores:
logro de la visión y objetivos de la organización.
Esta descripción se integrará respondiendo a las preguntas: ¿por qué se afirma que el
proyecto tiene cierto grado de contribución?, ¿cómo contribuye al logro de la visión
y objetivos de la organización?, ¿cómo apoya a los factores clave de éxito?
Se integra la descripción de la contribución de los proyectos en una matriz de valoración
estratégica como la que se observa a continuación (Llorens, p. 98):
Proyectos Contribución Visión Objetivos FCE
Objetivo Objetivo Objetivo FCE FCE FCE
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
Matriz de valoración estratégica de los proyectos. Fuente: Llorens, p. 98.
En la primera columna, de izquierda a derecha, se integra el nombre de los proyectos. En
la matriz anterior se muestra un listado de proyectos, considerando que en una
organización se implementen varios para sus diversas áreas funcionales; pero si se
refiere a uno sólo, es posible integrar una única celda. En la segunda columna se describe
la contribución que se considera hace el proyecto a los aspectos de la organización
mencionados anteriormente. En las siguientes celdas: “visión”, “objetivos” y “FCE” es
posible integrar valores, por ejemplo de cero a diez, donde cero representa la forma
mínima de contribución, y el diez el grado máximo. También pueden integrarse las
escalas:
0=ninguna
1=Poca contribución
2=Mediana contribución
3=Alta contribución
El análisis de este tipo de herramientas, en las cuales se concentra información sobre la
relación de los proyectos en el buen funcionamiento de la organización, o qué tanto
impactan en su estructura, objetivo, resolución de problemas, en su buen funcionamiento,
es posible detectar qué FCE se está desatendiendo para implementar proyectos de
información que se consideren pertinentes; ante ello, en el siguiente tema se abordará la
relación entre la detección de necesidades con la implementación de un proyecto de
información.
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3.1.2. Detección de necesidades para la implementación de un
proyecto de información dentro de un marco organizacional
La detección de necesidades forma parte de la evaluación de proyectos de información;
se inserta como elemento de un estudio donde es posible detectar las necesidades que
pueden ser satisfechas mediante la implementación de los proyectos (Baca, 2006).
“La detección de necesidades es a la vez una fase y una estrategia de evaluación
diagnóstica. Fase porque se ubica como la primera etapa dentro de la planeación
normativa, estratégica y táctica de una intervención preventiva; es la base del diseño y la
operación de cualquier programa o proyecto” (Centro de Integración Juvenil, s. f.).
Para efectos de esta unidad, la detección de necesidades se considerará como una
estrategia de evaluación diagnóstica, que se inserta en todo tipo de organizaciones, pues
en ellas se realizan la clasificación o distribución de flujos de información constantes; sin
embargo, no todas las organizaciones son capaces de identificar sus verdaderas
necesidades para, a partir de ello, contar con un flujo de información que cubra las
necesidades reales de las empresas.
De lo anterior parte la necesidad de llegar a la raíz de los problemas, oportunidades o
carencias propios de cada organización, y así cumplir los requerimientos de las mismas,
por medio de la implementación de un proyecto de información.
Para diagnosticar las necesidades reales de una organización, y a partir de ello lograr la
implementación de un proyecto de información, existen una serie de técnicas y
herramientas que contribuyen en la identificación de dichas necesidades. La mayoría de
ellas persiguen la finalidad de recopilar información necesaria para la identificación y
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análisis de los problemas o necesidades, a continuación se explican algunas herramientas
para dicho fin.
Diagnóstico organizacional: este proceso consiste en evaluar el funcionamiento en una
organización, un departamento, un equipo o un puesto de trabajo con la finalidad de
identificar las fuentes de los problemas y, en algunos casos, las áreas de oportunidad.
Dicho diagnostico comprende las siguientes tareas:
Recaudación de datos referentes a las operaciones actuales
Analizar dichos datos
Generar conclusiones de un posible cambio o mejora
La información necesaria para diagnosticar los problemas en la organización se puede
recaudar mediante la aplicación de cuestionarios, entrevistas, la observación y los
registros de la organización.
Cuestionario: para la elaboración de preguntas para un cuestionario es importante
considerar las siguientes recomendaciones (Díaz de Rada, 2001):
Respecto de contenido de las preguntas: se debe tener claro el objetivo del cuestionario y
la información que se espera obtener.
Respecto a la forma de preguntar, se deben considerar las siguientes recomendaciones:
Preguntas claras breves y concisas.
Deben ser formuladas con una alta precisión.
Las preguntas deben formularse con base en el lenguaje de la población a
estudiar, es decir, considerar el nivel académico, contexto social, cultural, etcétera.
Se deben evitar palabras en las preguntas tales como “no sabe”, “no contesta”.
Las preguntas deben ser referidas a un sólo aspecto o relación lógica.
Tipos de preguntas:
1. Abiertas: pueden ser dicotómicas, es decir, que pueden contener dos o más
opciones de respuesta.
Ejemplo: ¿qué opina usted del proceso de capacitación que se lleva a cabo
actualmente?________________________________________________
2. Cerradas: contienen categorías u opciones de respuestas delimitadas.
Ejemplo: ¿qué tiempo se lleva en el proceso de capacitación actual?
a) 15 a 20 días b) 20 a 25 días c) 25 a 30 días
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Es conveniente elaborar las preguntas abiertas de tal manera que las respuestas aporten
información que se considere útil en la identificación de un problema u oportunidad.
Es conveniente elaborar adecuadamente las opciones o alternativas de respuesta de las
preguntas cerradas, de manera que no sean confusas y que proporcionen los datos que
realmente se necesitan analizar.
Entrevista: Es una técnica en la que una persona (entrevistador) solicita información
a otra persona o grupos de personas (entrevistados o informantes), para la obtención
de datos de una situación o problema.
La entrevista se refiere a una conversación que se da al menos entre dos personas, una
de ella es el entrevistador y la otra el entrevistado.
El objetivo de la entrevista es obtener información de los entrevistados, así como facilitar,
transmitir información, orientar o dar apoyo en relación con sentimientos,
comportamientos, conflictos de la organización o departamento.
Existen dos tipos de entrevistas, según Campabadal (2005):
a) Entrevista estructurada: es dirigida, las preguntas se preestablecen en el mismo
orden, y son recopiladas en un cuestionario.
b) Entrevistas no estructurada: son libres, las preguntas se elaboran de manera abierta, y
se van elaborando en el transcurso de la conversación.
En una entrevista siempre se deben registrar los resultados, pueden ser grabados o
tomando nota de ellos.
Al finalizar la entrevista, es posible que se logre analizar los resultados recopilando las
conclusiones relativas al tema de interés.
Observación: debe ser un proceso en el que es preciso poner atención a los
movimientos, acciones, tareas y eventos que se efectúan en la organización para
detectar, a partir de ello, algún problema u oportunidad que lleve a la necesidad de
implementar el proyecto de información. Es conveniente efectuar dicha observación
por un periodo constante de tiempo; para la observación y medición de algún proceso
especifico puede ser útil la implementación de algunas herramientas de muestreo y
estadísticas, probabilístico, sistemático, errático entre otros.
Registros de la organización: herramienta para la identificación y análisis de
necesidades o problemas. Es importante considerar los registros de información con los
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que actualmente cuenta la organización, con la finalidad de analizarlos e identificar algún
problema u oportunidad de mejora en la implementación de un sistema de información.
Para lograr la implementación de un proyecto de información partiendo de la identificación
de necesidades en una organización, es posible también aplicar el enfoque sistémico, el
cual emplea una orientación sistémica para definir problemas y oportunidades para
proponer soluciones, dentro del cual se contemplan las siguientes actividades (Burch y
Grudnitski, 1992, p. 80):
1. Reconocer y definir un problema o una oportunidad implementando el pensamiento
sistémico
2. Desarrollar y evaluar soluciones alternativas de sistemas
3. Elegir la solución de sistema que cumpla mejor los requerimientos
4. Diseñar la solución de sistema elegido
5. Implementar y evaluar el éxito del sistema que ha sido diseñado
A continuación se muestra una figura que desglosa cada paso del enfoque sistémico,
según Burch y Grudnitski (1992, p. 82), para la identificación de necesidades. Esto con la
finalidad de proporcionarte una alternativa para el desarrollo e identificación de soluciones
a problemas que presente alguna organización, y a partir de ello lograr implementar un
sistema de información.
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Enfoque sistémico para la solución de problemas. Fuente: Burch y Grudnitski, 1992, p. 80.
A continuación se explicarán los elementos que conforman el enfoque sistémico:
Definición de problemas y oportunidades
Un problema puede definirse como el “conjunto de hechos o circunstancias que dificultan
la consecución de algún fin” (DRAE, 2013a).
“Una oportunidad es una condición básica que presenta el potencial de resultados
deseados” (Burch y Grudnitski, 992, p. 81).
Con lo anterior, es oportuno aclarar que los síntomas de algún problema deben ser
separados de los problemas en sí, ya que los síntomas son simplemente señales de una
causa o un problema implícito.
Un ejemplo de un síntoma de problema en una organización puede ser el siguiente: las
ventas de un producto en una empresa han bajado, esto es consecuencia de que los
empleados encargados han perdido ventas en mostradores, debido a que no logran
Definir el
problema
Desarrollar
soluciones
alternativas
Elegir la solución
Diseñar solución
Implementar la
solución
Su
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obtener información actual sobre precios y disponibilidad de los productos existentes en el
almacén. En este ejemplo, es posible identificar como oportunidad el incrementar las
ventas en un alto porcentaje si los empleados encargados recibieran las respuestas
inmediatas a las solicitudes, a través de la implementación de un sistema de control de
información, ventas e inventarios en tiempo real.
Para emplear el pensamiento sistémico en la identificación de algún problema u
oportunidad es importante considerar:
Observar las interrelaciones entre los sistemas
Observar los procesos de cambio en los sistemas
Desarrollar soluciones alternativas
Comúnmente existen distintas maneras de solucionar algún problema o de buscar alguna
oportunidad. Efectuar una sola alternativa limita la opción de considerar varias
características significativas de las diferentes alternativas (Burch y Grudnitski, 1992).
Una fuente de las soluciones alternativas pudiera ser la experiencia y retomar las
soluciones que han funcionado, o que se han considerado en un pasado. Pero en sí las
soluciones provienen de ideas propias y del ingenio.
Luego de ello, podrían generase alternativas más realistas considerando los recursos
financieros, de personal, entre otros. Algunos paquetes de software son de gran ayuda
para la toma de algunas decisiones por medio de simulación, pudiendo contribuir en la
generación de variedad de alternativas.
Retomando el ejemplo de la definición de problema y oportunidad, podrían haberse
generado las siguientes soluciones alternativas:
Capacitar al personal para tener una atención inmediata las ventas
Implementar un sistema de control de información, ventas e inventarios en tiempo
real
Invertir en tecnología avanzada para efectuar movimientos en tiempo real
Evaluar soluciones alternativas
Una vez que se tienen las soluciones alternativas, es preciso evaluarlas con la finalidad
de identificar la mejor solución. Es preciso determinar qué alternativa cumple mejor los
requerimientos específicos o generales, las características y capacidades que sean
necesarias para lograr el éxito del proyecto (Burch y Grudnitski, 1992).
Administración de proyectos de información
Unidad 3. Administración de un proyecto de información
Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 20
Es conveniente clasificar o ponderar los criterios, según el grado de cumplimiento de los
requerimientos del proyecto; por ejemplo, se podría clasificar un criterio referente a los
costos de operación más altos que uno de facilidad de uso.
Elegir la mejor solución
Mediante la guía de la selección de la mejor solución es posible integrar al diseño del
proyecto esta selección, implementarlo y evitar con ello la implementación de un proyecto
que no sea la mejor alternativa ante los problemas. Dentro de ello pueden surgir también
algunos riesgos como la elevación de costos, debido a una mala elección; pueden no
cumplirse los objetivos deseados, ni los requerimientos.
Luego de evaluar las posibles soluciones de alternativas, se puede iniciar el proceso de
selección de la mejor solución; para ello es conveniente comparar las diferentes
alternativas. También es posible no elegir la solución de la alternativa con mayor
calificación a causa de diferentes razones; una de ellas podría ser, por ejemplo, una
restricción presupuestaria imprevista, factores políticos u objeciones legales, entre otros;
en este caso debe identificarse y evaluarse nuevas soluciones alternativas (Burch y
Grudnitski, 1992).
Diseñar e implementar una solución
Una vez que se ha elegido la solución, esta debe diseñarse e implementarse.
Particularmente, las especificaciones de diseño podrían detallar las características y
capacidades de los recursos humanos, materiales, así como las actividades de los
sistemas de información que requieren un nuevo sistema.
Un plan de implementación específica los recursos, las actividades y el momento
oportuno para una implementación apropiada (Burch y Grudnitski, 1992).
Uso del enfoque sistémico
Este enfoque es muy útil en la detección de problemáticas en una organización; sin
embargo, muchas veces no es tan necesario efectuar el enfoque para identificarlo, ya que
muchas organizaciones presentan alguna problemática o alternativa, por lo que este
enfoque ayuda en la detección más certera de lo que en realidad necesita la organización,
para luego lograr el diseño de solución y a partir de ello la implementación de un proyecto
de información (Burch y Grudnitski, 1992).
Administración de proyectos de información
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3.2. Implementación de un proyecto de información
La implementación de un proyecto de información es una de las fases más importantes
del ciclo de vida de desarrollo de un sistema. Se considera una de las claves de éxito,
debido a que la correcta implementación será el resultado de un buen proceso a lo largo
del desarrollo de un proyecto; es decir, una implementación correcta indica que las etapas
de planeación, análisis, diseño, codificación, etcétera, han sido efectuados correctamente,
por lo que también indica que el resultado del proyecto será exitoso.
La implementación de un proyecto de información requiere la elaboración de una serie de
tareas antes de que el nuevo sistema de información sea implementado. Al efectuarse las
actividades la responsabilidad se centra en los usuarios finales y el personal de operación
(Burch y Grudnitski, 1992, p. 895).
Preparación para la implementación
Aunque un sistema se encuentre bien diseñado, gran parte del éxito del proyecto depende
de la preparación y ejecución de su implementación.
Es necesaria la elaboración de un reporte final de la implementación, en donde lo más
importante de este documento es el plan de implementación basado en el diagrama de la
técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) o gráfica de Gantt.
Un ejemplo de este plan de implementación puede ser el siguiente:
Plan de implementación L M M J V L M M J V L M M J V
Codificación
Prueba
Instalación
Documentación
Capacitación y soporte Ejemplo de plan de implementación
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El último documento formal
Es el reporte final de la implementación. Este reporte es relativo al sistema, es decir, si es
sencillo y con pocos alcances, el reporte será sencillo también; por el contrario, si se trata
de un sistema más complejo, el reporte corresponderá a la complejidad del proyecto. Es
importante desarrollar una parte del reporte final antes de iniciar la fase de
implementación, el resto de reporte se efectúa al finalizar la implementación del nuevo
sistema. Durante el proceso de implementación, se debe preparar la documentación que
contenga los procedimientos y programas; se deben realizar pruebas y registrar los
resultados de éstas, así como los resultados de las conversiones, el seguimiento y por
último la aceptación (Burch y Grudnitski, 1992).
Plan de implementación
Por lo regular, el plan de implementación se empieza algunas semanas o meses antes de
la llegada de la tecnología, según el alcance y complejidad del proyecto.
El plan de implementación para un sistema algo grande o complejo puede medirse en
meses; comprende una coordinación y calendarización de varias actividades y tareas que
pueden efectuar un equipo de implementación.
La siguiente imagen muestra un plan de implementación de un proyecto típico de un
sistema grande o a gran escala (Burch y Grudnitski, 1992):
Administración de proyectos de información
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Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 23
1 4 7 9 10 11 12
2
3
6 8
5
Diseño detallado
de sistemas
Solic
itar
tecno
logía
Probar tecnología Instalar tecnología
Revisar
especificaciones
Escribir programa Probar programa Conversión del
sistema
Implementar
seguimiento Aceptar
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Plan de implementación de un proyecto típico de un sistema a gran escala. Fuente: Burch y Grudnitski, 1992, p. 897.
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Según el ejemplo, cuando la tecnología ha sido evaluada y seleccionada, se genera la
orden de compra para adquirir el componente estructural de la tecnología elegida. Se
conforma un equipo de programación y éste empieza a verificar las especificaciones del
diseño, para asegurar un buen entendimiento antes de empezar con la codificación. La
capacitación empieza al instante para personal y usuarios, es continua hasta su final.
El proyecto incluye la fase en la cual la tecnología es sometida a una serie de pruebas,
con el fin de asegurar su funcionamiento eficiente y comprobar lo que se planeó. Al ser
exitosas las pruebas, el sistema pasa a un proceso de conversión el cual puede ser
paralelo, directo, modular o en fase (Burch y Grudnitski, 1992).
Al tener todo en orden y en excelencia, resultados correctos, documentación clara,
correcta y completa, personal capacitado, y procedimientos de operación claros, el
sistema en este momento pasa de estar en un estado de desarrollo a un estado
operacional. Esta transición indica la aceptación del usuario y del personal operacional.
3.2.1. Las TIC en los sistemas de información
Como se ha mencionado antes, los sistemas de información son elementos orientados al
tratamiento para generar información necesaria para la toma de decisiones y
cumplimiento de algún objetivo; es preciso mencionar que las tecnologías de información
son herramientas que facilitan la elaboración de tareas tales como almacenamiento,
procesamiento y transformación de la información, por lo que es posible observar que la
aplicación de las tecnologías de información dentro de los sistemas de información
contribuye en gran medida a el éxito de la elaboración de proyectos de información más
eficientes.
Con la finalidad de reafirmar lo anterior, a continuación se expone la definición de
sistemas de información y conceptos de las tecnologías de información, así como su
contribución en los sistemas de información.
“Un sistema de información se define como un sistema capaz de recoger, almacenar y
procesar datos para que luego de un análisis, obtener información útil y necesaria para la
organización en la que en la que se encuentra inmerso” (Cotos y Taboada, 2005, p. 4).
“Las tecnologías de la información son un término utilizado para describir la combinación
de la tecnología de informática (hardware y software) con la tecnología de las
comunicaciones (redes de datos, imágenes y voz)” (Fernández, 2006, p. 20).
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Previo a la introducción del término de la informática, los sistemas de información se
efectuaban con procesos manuales. Un ejemplo podría ser un sistema de información de
los estados de cuenta de una empresa, los cuales se efectuaban según determinados
procesos y normas estandarizadas. Se calculaban mediante hojas o cuadernos de cálculo
de estados de cuenta, con la finalidad de documentar y archivar información económica
de la empresa. Aún suele ser usual la implementación de algunos sistemas de
información que no empleen la tecnología informática.
Sin embargo, la aparición de la tecnología informática en los sistemas de información ha
detonado una significativa aceptación por parte de las organizaciones, así como por los
desarrolladores de proyectos, gracias a la automatización en los procesos mecánicos que
anteriormente se efectuaban manualmente, esto provoca que en la actualidad se
consideren como un soporte físico de los sistemas de información.
La siguiente figura muestra la estructura que compone un sistema de información:
Componentes de un sistema de información con base en el esquema Componentes de un sistema de
información. Fuente: Fernández, 2006, p. 21.
EL esquema anterior muestra los componentes principales de un sistema de información
en el que se involucran las personas o usuarios de las tecnologías, procesos que son los
responsables de generar o manipular los datos.
Personas Datos Procesos
Tecnologías de información
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Las tecnologías de la información se clasifican en dos grupos (Fernández, 2006):
Las tecnologías informáticas: se dividen en componentes de hardware (dispositivos
electrónicos como ordenadores, pantallas, impresoras, etcétera), y en componentes de
software (código de informática que logra hacer funcionar el hardware). Es posible
también clasificar las tecnologías informáticas como parte de los componentes de un
sistema de información, las cuales pueden ser tecnologías basadas en datos, cuya
función es (capturar, almacenar, y gestionar datos e información), y las tecnologías
basadas en procesos, cuyas funciones se centran en dar soporte a las actividades o
procesos que se efectúan en las organizaciones.
Tecnologías de telecomunicaciones. Son las que realizan interconexión de la
tecnología informática de datos o procesos, desde diferentes puntos. Existe un avance
considerable en relación con las tecnologías de telecomunicaciones, debido a la
introducción y adaptación a Internet por parte de las organizaciones. Este creciente
avance ha permitido un acceso remoto entre los sistemas de información, así como la
interconexión entre diferentes sistemas de información que se ubique en distintos lugares.
Los sistemas de información se diseñaron con la finalidad de satisfacer diferentes
necesidades que gestionen la información. Recopilan datos de la organización, tanto
internos como externos, en la que se desee implementar un sistema de información, para
luego ser analizados, manipulados y procesados según lo requieran, con la finalidad de
generar información útil en la toma de decisiones.
Un sistema de información se encuentra conformado por diferentes componentes, según
Cotos y Taboada (2005), los cuales son:
Los datos: entradas al sistema de información. Son indispensables en la generación de
información.
El usuario: es la persona que utilizará el sistema de información, es quien puede proveer
de información, manipularla y utilizar los resultados generados.
El hardware: es indispensable para que el sistema de información pueda efectuar la
comunicación, el procesamiento y el almacenamiento de la misma.
Los procedimientos: son los que se efectúan sobre los datos y producen distintos
resultados. Forman parte del software del sistema de información, persiguen el objetivo
del correcto procesamiento de las entradas, y que se generen los resultados esperados.
Cada día se emplea en mayor grado la tecnología de información en la automatización de
las actividades de una organización. Los sistemas de información han logrado evolucionar
a partir de la implementación de la tecnología de información como un medio de
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automatizar los procesos, y apoyar la toma decisiones para lograr ventajas competitivas
mediante su aplicación; ante ello, es necesario centrar la atención en los beneficios de
implementar proyectos de sistemas de información mediante la administración de
proyectos, lo cual permite “alcanzar la mayor eficiencia de todos los recursos que ello
conlleva” (Torres y Torres, 2012). Esto se revisará con detalle a continuación.
3.2.2. Implementación y administración de un proyecto de información
En lo que respecta a la implementación de un proyecto de sistema de información, es
importante señalar que esta se refiere a tener todo en orden, es decir, que el
funcionamiento del sistema sea el que se requiere, que la documentación sea clara,
correcta y completa, que se cuente con el personal capacitado, que se cuente con los
recursos y por último, asegurar la claridad en los procedimientos de operaciones. (Mc
Leod, 2000).
De igual manera, es conveniente recordar que la administración de proyectos de
información apoya en la planeación y programación, organización, dirección y control de
un conjunto de tareas o actividades, que se desarrollan por un grupo de trabajo y que
persiguen el cumplimiento del mismo objetivo, dentro de los cuales se encuentran el
análisis, diseño, desarrollo, mejora de alguna oportunidad o problema de información que
se desee atender en una organización (Torres y Torres, 2012).
Es importante que recuerdes cada una de las etapas que conforman un proyecto de
información, tales como la planeación, programación, organización, dirección, ejecución y
control, donde se observa un desarrollo gradual del proyecto, se detectan las
necesidades, se determinan las características del trabajo, y se concluyen las etapas de
planteamiento de un proyecto. De la misma forma en que los seres humanos tenemos un
ciclo de vida, en el cual nacemos, crecemos, nos reproducimos y morimos, los proyectos
de sistemas de información también tienen su propio ciclo, como se muestra en seguida:
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Ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de información. Fuente: Coronel,
Morris y Rob, 2011, p. 375.
Las fases se exponen a continuación:
La planeación abarca dos aspectos fundamentales, uno de ellos es la evaluación inicial,
donde se detalla la situación actual de la organización y por qué surge la necesidad de la
implementación de un nuevo sistema. Es importante empezar a prever en esta etapa los
recursos, requerimientos, y tiempos que requiere el sistema (un proceso similar al de la
etapa de administración de proyectos de información que se abarcó en la unidad 2 de la
presente asignatura). Otro de los factores se refiere al estudio de factibilidad del sistema,
en donde es posible determinar si es factible lo que se pretende efectuar. Este estudio se
deriva en tres tipos que, según Burch y Grudnitski (1992), son:
1. Factibilidad técnica
2. Factibilidad económica
3. Factibilidad operacional
Evaluación inicial
Estudio de factibilidad
Necesidades del usuario
Evaluación del sistema
existente
Diseño lógico del sistema
Especificación
detallada del sistema
Codificación, prueba y
depuración
Instalación, afinación.
Evaluación
Mantenimiento
Mejora
Planeación
Análisis
Diseño detallado
de sistemas
Implementación
Mantenimiento
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La factibilidad técnica es un estudio que ayuda a determinar que los recursos existentes
son suficientes para efectuar el proyecto, en este se deben señalar y describir el equipo
que se empleará, la tecnología existente de software y el personal disponible.
El estudio de factibilidad económica comprende la demostración de que el proyecto
resulta ser factible económicamente. En él se deben englobar aspectos como un análisis
costo-beneficio, costos de operación, producción, entre otros. Este estudio suele ser el
más importante o significante para las organizaciones, ya que es la parte en la que se
convencen de que los beneficios valdrán el costo de proyecto.
El análisis de factibilidad operacional pretende demostrar la utilidad del sistema una vez
que se haya concluido y ejecutado dentro de la organización. Es conveniente que este
tipo de estudios sea realizado por un analista de sistemas, el cual tenga los conocimientos
suficientes del sistema de información.
El análisis determina las necesidades del usuario por medio de una investigación y
análisis de requerimientos. También se efectúa un previo estudio y análisis de la situación
y funcionamiento del sistema que se implementa actualmente. Por último, se elabora un
análisis del diseño lógico del sistema; es decir, qué lógica se implementará y qué
actividades involucra.
El diseño detallado del sistema considera las especificaciones técnicas que se
requieran para lograr que el sistema genere información de manera eficiente. Los
sistemas pueden ser diseñados para conversión de uno antiguo a otro nuevo. En la
implementación se instalan el hardware, software, los programas de aplicación, y se
implementa el diseño del sistema. Al comienzo de esta fase el sistema entra en un ciclo
de codificación, prueba y depuración hasta quedar listo para su entrega.
Como última fase del ciclo de vida de un proyecto de información, se presenta la etapa de
implementación del proyecto, la cual suele ser la más costosa debido a que se involucran
personas, herramientas y recursos. Es normal que esta etapa consuma mucho tiempo, ya
que es en donde se lleva a cabo todo el trabajo que ha sido planeado y desarrollado
anteriormente durante el ciclo de vida. La etapa de implementación se puede dividir en
seis procesos según Burch y Grudnitski (1992):
Codificación
Prueba
Instalación
Documentación
Capacitación
Soporte
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Codificación: consiste en convertir las especificaciones físicas del diseño en líneas de programas. Por lo general, se vuelve una actividad intensa y se recomienda efectuarse a la par con las pruebas del programa. El código debe ser claro, legible, limpio, documentado y modular. Prueba: se efectúa con la finalidad de descartar cualquier defecto, y con base en el tipo de software que se desea implementar. Las pruebas que se pueden efectuar pueden ser de tipo dinámicas o estáticas, automatizadas o manuales.
Estática: el código a evaluar no se ejecuta.
Automática: el código a evaluar es ejecutado en una computadora.
Manual Automático
Estático Inspecciones Chequeo sintáctico
Dinámico Corrida en frío (desk cheking)
Pruebas de unidad Pruebas de integración Pruebas del sistema
Categorización de los tipos de pruebas. Fuente: con base en Valacich, George y Hoffer, 2004.
Inspecciones: es un elemento para asegurar la calidad. Se considera como una
inspección detallada del código del sistema.
Corrida en frio (desk cheking): se refiere a ejecutar el código para verificar el
funcionamiento adecuado.
Chequeo sintáctico: es una prueba efectuada por compiladores.
Pruebas de unidad: son conocidas como las pruebas de la caja blanca y caja negra en
las cuales únicamente se conocen sus entradas y salidas.
Pruebas de integración: pueden ser profundas o anchas. Verifican que los mecanismos
de protección sean adecuados.
Pruebas del sistema: se dividen en:
Alfa: se efectúan con una muestra de datos reales.
Beta: son evaluaciones de un grupo de colaboradores.
Instalación: proceso en el que se sustituye el anterior sistema de información por uno
nuevo, dentro del proceso de instalación existen cuatro categorías las cuales son:
1. Instalación directa: la instalación del nuevo sistema se efectúa simultáneamente con el
sistema actual, pero luego de la instalación se deja de implementar el sistema actual y
se implementa el nuevo.
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2. Instalación en paralelo: la instalación del nuevo sistema se efectúa simultáneamente
con el sistema actual, pero luego de la instalación se sigue implementando el sistema
actual, y se implementa el nuevo sistema simultáneamente por un periodo más.
3. Instalación de localidades individuales: la instalación del nuevo sistema se efectúa por
localidades individuales, se efectúa simultáneamente con el sistema actual, al terminar
la instalación se implementa el nuevo sistema y se prosigue a instalar la siguiente
localidad.
Sistema actual
Instalación de un
nuevo sistema
Nuevo sistema Tiempo
Sistema actual
Instalación de un
nuevo sistema
Nuevo sistema Tiempo
Sistema actual
Instalación de un
nuevo sistema
Nuevo sistema Tiempo
Localidad n
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Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 33
4. Instalación por fases: en las primeras fases se tiene el sistema actual sin el módulo 1 y
sin el módulo 1 y 2, luego se implementa el primero y se comienza la instalación del
segundo para que luego de la instalación sea implementado.
El proceso de documentación consiste en la recopilación, entrega y explicación al
cliente de la información correspondiente al sistema ( en papel ó formato electrónico),
relacionada con los alcances, funcionamiento, procedimientos y operación del mismo,
aún cuando se capacita al personal podría suceder que no sólo las personas a las cuales
se les da la capacitación utilizarán el sistema, por eso es útil integrar la documentación
misma que se divide en:
Documentación del sistema: integra la documentación interna, la cual se refiere a
las instrucciones técnicas del sistema que será implementado, y se considera
interna ya que maneja la información relacionada con el(los) programa(s) que
serán ejecutados de manera automática por la computadora; y la externa que se
refiere a la información relacionada con el procedimiento del sistema como lo son
Sistema actual
Instalación de un
nuevo sistema
Nuevo sistema Tiempo
Localidad n+1
Sistema actual Sistema actual
sin el módulo 1 Sistema actual sin el módulo 1 y 2
Instalación
módulo 1
Instalación
módulo 2
Nuevo módulo 1 Tiempo
Nuevo módulo 2 Tiempo
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los diagramas de entidad relación, diagrama de clases, CPM, etcétera(los cuales
se abordaron en el tema en la unidad 2 en el sub-tema Técnicas y elementos de
control para proyectos de información). Dicha información se nombra como
externa debido a que se encuentra únicamente relacionada con el procedimiento
del sistema, más no se refiere específicamente al sistema.
Documentación complementaria del sistema: se refiere a hipertextos/tutoriales,
ayuda por línea y manuales de usuario.
Capacitación: Es necesario seleccionar el personal a quienes se les ofrecerá.
Usuarios directos del sistema
Usuarios indirectos del sistema
Es recomendable tomar en cuenta las habilidades y expectativas que tienen cada tipo de
usuarios, con la finalidad de que la capacitación que se lleve a cabo sea comprendida en
su mayoría y con claridad.
Método de capacitación Porcentaje relativo
Experto en el sitio 51 %
Instrucción asistida por computadora 12 %
Cursos formales 10 %
Componentes de ayuda de software 10 %
Tutoriales 7 %
Manuales interactivos de capacitación 5 %
Fuentes externas ( vendedores) 5 % Tipos y frecuencias de los tipos de capacitación. Fuente con base en: Valacich, George y Hoffer, 2004.
Soporte: en esta fase se ofrece el soporte a usuarios por un grupo de personas capaces
de responder preguntas, y así como asistir a los usuarios pertenecientes a una
organización.
En un centro de soporte se efectúan las siguientes tareas:
Instalación de nuevo hardware y software
Asistencia de consultas de los usuarios con respecto al sistema
Extracción de datos de grandes repositorios para PC
Asignación de cuentas
Responder preguntas básicas
Ofrecer demostración de hardware y software
Se trabaja con los usuarios para proponer cambios en los sistemas
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Los entregables de los procesos de documentación, capacitación y soporte son:
Proceso Entregable
Documentación Documentación del sistema Documentación del usuario
Plan de capacitación del usuario Clases Tutoriales
Módulos de capacitación de usuarios
Materiales de capacitación Ayudas de capacitación basadas en computadora
Plan de soporte a usuarios Ayuda a usuarios Ayuda en línea Carteleras de boletines y otros mecanismos de soporte
Entregables de la documentación de sistemas, capacitación de usuarios y soporte a usuarios. Fuente con
base en: Valacich, George y Hoffer, 2004.
Mantenimiento: una vez que el sistema es operacional los usuarios finales, por lo
general, solicitan cambios. Estos cambios generan actividades como las de
mantenimiento del sistema, que a su vez se agrupan en tres tipos:
Mantenimiento correctivo: se efectúa en respuesta a errores del sistema.
Mantenimiento adoptivo: se realiza debido a cambios en el ambiente de trabajo.
Mantenimiento perfectivo: se hace con la finalidad de mejorar el sistema.
Cualquier cambio estructural del sistema conlleva efectuar todos los pasos del ciclo de
vida de desarrollo del sistema, por lo que siempre se encuentra en alguna de las fases.
Con lo anterior se puede observar que la fase de implementación de un proyecto es en la
que realmente se demuestra lo planeado, con ello se pone a prueba lo bien que se ha
efectuado el proyecto hasta este punto; por ello, es oportuno que en esta etapa se cuide
la administración de proyectos, la cual está dada por la supervisión, dirección y control.
Con la finalidad de comprender más a fondo el tema de implementación, se presenta un
ejemplo sencillo de un sistema de información, el cual consiste en una base de datos para
el control de ventas de una organización. A continuación se detallan los procesos de
implementación:
1. Codificación: el presente sistema se desarrolla en lenguaje de programación de .NET, y el periodo de programación se ha realizado en tres semanas.
2. Prueba: se le aplica el de tipo dinámico. Primero se realiza la prueba de unidad, luego la de integración y, por último, las del sistema.
3. Instalación: se efectúa la de tipo paralelo, ya que se seguirá utilizando el sistema que existe actualmente y, al mismo tiempo, se efectuará la implementación del nuevo sistema.
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Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 36
Documentación: serán los tutoriales, ayuda por línea, manuales de operación y de usuarios.
4. Capacitación: se efectuará en un periodo de tres semanas, y se impartirá a usuarios directos e indirectos. El material de capacitación que se necesitará consiste en un centro de cómputo con el sistema actual instalado, además del personal que lo utilizará.
5. Soporte: el plan contempla la asistencia a usuarios que se efectuarán en una
semana y media. La asistencia en línea se efectuará en un periodo de dos semanas y de manera simultánea.
En esta sección se intentó demostrar que la implementación y la administración deben ir
aunados, ya que estas dos actividades de los proyectos de información son un gran
detonante en el éxito de un proyecto, por lo que es indispensable prestar suma atención
en la administración del proyecto desde su inicio hasta la implementación y entrega.
Cierre de la unidad
La presente unidad intenta concluir y reforzar las herramientas necesarias para la
elaboración exitosa de proyectos de información. Esta última parte de la asignatura, en
general, se enfocó primero en profundizar el proceso de análisis de los proyectos de
información, en donde se expusieron las aplicaciones que tienen dichos proyectos; así
mismo, revisaste una serie de procedimientos con el fin de detectar las necesidades para
la implementación de un proyecto dentro del marco organizacional.
El surgimiento y la importancia de las tecnologías de información, como parte de los
sistemas de información, constituyen una herramienta muy apreciada por las
organizaciones ante la necesidad de los proyectos de información, por medio de los
cuales puedan implementar estrategias, impulsar la competitividad, reducir tiempos,
costos y apoyar en el desarrollo organizacional.
Respecto a la implementación de información, se revisaron los pasos seguir para una
adecuada implementación y, por último, se revisó el tema de la administración de los
proyectos de información, el cual pretende demostrar que el éxito de un proyecto está
muy relacionado con la adecuada administración, por lo que se expusieron algunos
aspectos que se deben considerar para el logro y cumplimiento de los requerimientos,
requisitos y objetivos del proyecto.
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Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 37
Para saber más
Con la finalidad de reforzar el tema sobre aplicaciones de proyectos de información se
recomiendan los siguientes materiales con ejemplos de proyectos de información:
Mejía, J. (2006). Sistema de acceso seguro a recursos de información para redes
inalámbricas. Recuperado de
http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/2501/1/774_2006_ESIME-
ZAC_SUPERIOR_mejia_nogales.pd
Ahumada, L. (2005). Uso de sistemas de información geográfica en los estudios
de riesgo sísmico: aplicación al análisis de sistemas de tuberías. Recuperado de
http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/374/1/Binder3.pdf
Con la finalidad de reforzar los temas de aplicaciones de proyectos y de las TIC en los
sistemas de información, puedes consultar el siguiente recurso:
Cruz, L. (2009). Propuesta de sistema para la planeación de proyectos de
tecnologías de información. Recuperado de
http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/5515/1/C7.1403.pdf
Para profundizar en el tema sobre el análisis de los proyectos consulta el siguiente texto:
Leyva, M., Rosado, R. y Febles, A. (2012). Modelado y análisis de los factores
críticos de éxito de los proyectos de software mediante mapas cognitivos difusos.
Recuperado de
http://132.248.9.34/hevila/Cienciasdelainformacion/2012/vol43/no2/6.pdf
Un ejemplo de proyecto de sistema de información se expone en forma detallada en el
siguiente documento:
Villanueva, V. y Yáñez, C. (1999). Análisis y diseño de un sistema para el control
de información financiera de proyectos de inversión. Recuperado de
http://132.248.9.195/pd1999/270395/Index.html
Sobre el tema de la administración de proyectos, se recomienda la implementación de
algunos softwares que pueden ser de ayuda, uno de ellos es ITM Platform (ITM Platform,
2012). Es una aplicación completa, en la cual se permiten efectuar diferentes procesos de
administración tales como: comunicación empresarial, editor de Gantt avanzado,
importación desde MS Project, gestión de equipos, multi-idioma, multi-moneda,
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Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 38
estimación de esfuerzos, seguimiento de las tareas, costo de los recursos, partición de
horas y costos reales, estructura organizativa, proceso de negocio, documentación,
retorno de la inversión, medir los riesgos, seguimiento de proyectos y valor ganado.
Puedes investigar sobre este recurso en Internet.
Fuentes de consulta
Alonso, A. (2008). Cómo implantar una oficina de gestión de proyectos (OGP) en
su organización. Una guía para mejorar el rendimiento de su organización. Madrid:
Visión Libros.
Baca Urbina, G., (2006). Formulación y evaluación de proyectos informáticos.
México: McGrawHill.
Burch, J. Grudnitski, G. (1992). Diseño de sistemas de información, teoría y
práctica. México: Limusa.
Campabadal, M. (2005). El niño con discapacidad y su entorno. San José, Costa
Rica: EUNED.
Cash, J., McFarlan, F. y McKenney, J. (1996). Corporate Information Systems
Management: Text and Cases. Homewood, IL: Irwin.
Centro de Integración Juvenil. (s. f). Redes sociales y proyectos especiales de prevención. Recuperado de http://www.enlinea.cij.gob.mx/Cursos/prevencion/htm/deteccion/definicion.asp
Coronel, C., Morris, S. y Rob, P. (2011). Base de datos: diseño, implementación y
administración. México: Cengage Learning.
Cotos, J. y Taboada, J. (2005). Sistemas de información medioambiental. La
Coruña, España: Netbiblo.
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