3.1 Objetivo del Proyecto

La clave para empezar con éxito un proyecto es que tengamos los términos de referencia bien establecidos. Para ello, debemos conocer la usuarios (autoridad y el patrocinador), los objetivos, el ámbito, las restricciones, los costes y /o presupuesto, los recursos, las entregas, las fases del proyecto, las estrategias, riesgos, hipótesis, roles y responsabilidades.

Un aspecto muy importante para mantener el apoyo de la organización es que los objetivos del proyecto estén en perfecta conexión con los de aquella y además que se hagan explícitos. En síntesis podemos decir que las principales razones para el establecimiento de objetivos son:

Objetivos de la Gestión de Proyectos

Definir el Proyecto y establecer la estructura organizativa de los equipos

Definir claramente los objetivos y establecer una planificación del Proyecto

Realizar estimaciones concretas y reales de tiempos, costes y recursos

Controlar y supervisar los trabajos, inversiones, consumo de recursos, costes y tiempos de ejecución del proyecto

Establecer unos criterios de calidad sobre los resultados esperados, y comprobar su cumplimiento

Prever los posibles riesgos que puedan surgir

Permitir la resolución inmediata de los problemas surgidos durante la ejecución del Proyecto

Proporcionar una dirección.

Enfocar los resultados.

Permitir que se lleven a cabo los planes.

Priorizar y organizar el trabajo.

Motivar al personal

Comunicar el propósito del proyecto.

Permitir que se reconozca el éxito.

La administración efectiva de un proyecto de software depende de planear completamente el progreso del proyecto. Las metas globales del negocio son un factor importante que debe considerarse cuando se formula el plan del proyecto. El proceso de planeación del proyecto inicia con una valoración de las restricciones que afectan el proyecto (fecha de entrega requerida, personal disponible, presupuesto global, etc.). Ésta

se lleva a cabo con una estimación de los parámetros del proyecto como su estructura, tamaño y distribución de funciones. Después de algún tiempo (por lo general 2 o 3 semanas), se revisa el proyecto y señalan las discrepancias. Debido a que las estimaciones iniciales de los parámetros del proyecto son tentativas, el plan siempre deberá actualizarse.

Las estimaciones están asociadas con el esfuerzo y el tiempo con las actividades identificadas del proyecto. Los administradores del proyecto deben estimar las respuestas a las siguientes preguntas:

¿Cuánto esfuerzo (personal necesario) se requiere para completar una actividad?

¿Cuánto tiempo se necesita para completar una actividad?

¿Cuál es el costo total de una actividad?

3.2 Estimaciones de tiempo

La estimación, es la actividad de la planificación del proyecto que intenta determinar cuánto dinero, esfuerzo, recursos y tiempo tomará construir un sistema o producto.

Gestión de Tiempos

La gestión de tiempos reúne todos aquellos procesos necesarios para asegurar el correcto desarrollo de las distintas tareas, dentro de los plazos especificados, así como de las herramientas para el control y seguimiento de la planificación temporal y la programación del proyecto.

Los principales procesos incluidos en esta categoría son:

Definición de tareas: La definición de las tareas consiste en identificar y documentar todas las tareas específicas que deben de realizarse para obtener los resultados esperados, tal y como se especifica en la planificación del proyecto.

Secuencia de actividades: Definiendo las inter-relaciones existentes entre las diferentes tareas. Este proceso consiste en la identificación y documentación de las interacciones lógicas entre las distintas tareas, sus inter-relaciones y dependencias mutuas

Estimación de la duración de las tareas: Estimando el número de unidades necesarias para su completa finalización. Es el proceso de toma de información a partir de los objetivos y alcance del proyecto, y de los recursos necesarios y disponibles, para establecer una duración lo más aproximada posible a la realidad de cada tarea.

Establecimiento del calendario: Este proceso consiste en definir claramente las fechas de inicio y fin de cada una de las tareas a desarrollar en el proyecto. Lógicamente, si estas fechas no son realistas, es poco probable que el proyecto se desarrolle y finalice dentro de los plazos establecidos.

Control del calendario: Realizando un seguimiento y ajustando en caso necesario los posibles cambios en la programación. Estos procesos interactúan entre ellos mismo, y con procesos de otras áreas, y requieren el trabajo de una sola, o de un equipo de personas en función del tamaño y de las necesidades del proyecto.

En algunos proyectos, especialmente en aquellos de reducido tamaño, la secuencia de las tareas, la estimación de la duración, y el establecimiento del calendario están tan ligados, que se desarrollan como un único proceso.

3.3 Estimaciones de costos

El proceso de estimación del coste de un producto software está formado por un conjunto de técnicas y procedimientos que se usan en la organización para poder llegar a una predicción fiable. Éste es un proceso continuo, que debe ser usado y consultado a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Se divide en los siguientes pasos:

Estimación del tamaño.

Estimación del costo y del esfuerzo.

Estimación de la programación temporal.

Estimación de la cantidad de recursos computacionales.

Asunción de riesgos.

Inspección y aprobación.

Redacción de informes de estimación.

Todas estas estimaciones necesarias están basadas en probabilidades debido a la influencia de factores externos de difícil control. Además de estas probabilidades, es necesario recurrir a información histórica, que debe ser fácilmente accesible y disponible para la organización en cualquier momento.

De una manera general podemos afirmar que existen dos maneras diferentes de estimar el presupuesto y el tiempo para un proyecto software:

usando modelos de costo y usando razonamiento basado en similitud. En ambas opciones es necesario recurrir a información histórica y de proyectos anteriores previamente almacenados en bases de datos. Existen cuatro puntos fundamentales sobre los que se apoya la

estimación:

Las consideraciones y opiniones de los profesionales de la materia, basada en la experiencia y la madurez de los gestores de proyecto, los cuales tendrán que adivinar y predecir el tiempo de realización del proyecto o su coste.

La participación de expertos, cuyas opiniones no deben ser consideradas y abordadas como las de los profesionales y gestores de proyecto, ya que los expertos no pertenecen a la organización y pueden estar no familiarizados con las prácticas propias de la organización.

La utilización de factores estándar de tiempos, calculados y establecidos a partir de proyectos anteriores.

Por último el empleo de fórmulas y funciones, que implica la existencia de datos cuantitativos que representen una buena aproximación a la estimación. Además no deben existir dudas acerca de la fiabilidad y seguridad del predictor usado.

Gestión de Costes

Esta categoría incluye todos aquellos procesos necesarios para asegurar que el proyecto se va a completar conforme al presupuesto establecido. Estos procesos se pueden resumir en:

Planificación de recursos: Determinando que recursos (personal, equipamiento, materiales, etc.) y en que cantidad son necesarios para desarrollar las tareas del proyecto. La planificación de recursos se encarga de determinar que recursos físicos (personas, equipamiento y materiales), en que cantidades son necesarias y en que momento son requeridos, para desarrollar las tareas del proyecto.

Estimación de costes: calculando aproximadamente los costes de los recursos consumidos. Se encarga de realizar un cálculo aproximado de los costes de los recursos necesarios para el desarrollo de las tareas del proyecto, a la vez que de estimar las posibles variaciones de estas aproximaciones con respecto a la realidad.

Presupuestos y Financiación de los costes: Estableciendo en que categoría se deben asignar esos costes dentro del presupuesto.