UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
MODALIDAD A DISTANCIA
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE LICENCIADA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CPA
TITULO:
“PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA
EMPRESA BUILDEQUA S.A.”
ELABORADA POR:
ROSARIO BEATRIZ GARCIA GARAY
DIRECTORA DE TESIS:
DRA PAQUITA SALAZAR
QUITO - ECUADOR
2011
0
AUTORIA
Del contenido del siguiente trabajo se responsabiliza su autora:
Rosario Beatriz García Garay
1
CERTIFICACION
Certifico que la presente tesis ha sido desarrollada por Rosario Beatriz García Garay bajo mi
supervisión.
Dra. Paquita Salazar
DIRECTORA DE TESIS
2
DEDICATORIA
Este trabajo está dedicado a mi esposo y a nuestros dos hermosos hijos Alejandro y Miguel
Eduardo, la bendición más grande que he recibido y a quienes debo el tiempo que sacrifiqué por
terminar mis estudios y de manera especial este trabajo.
Rosario
3
AGRADECIMIENTO
A Dios, de quien recibí fortaleza para continuar y terminar mis estudios.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial por la oportunidad brindada.
A mis profesores por la importante instrucción recibida.
A la empresa BUILDEQUA S.A. por la colaboración brindada
A mi Directora de Tesis por su tiempo y dirección.
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A.
4
RESUMEN EJECUTIVO
BUILDEQUA S.A. es una empresa dedicada al Alquiler de Maquinaria y Transporte Pesado,
especializada en el sector petrolero y de la construcción, a la cual para ser calificada como
Proveedor Autorizado se le solicita entre otros requisitos contar con Manuales Contables y
Técnicos, por tal razón el objeto de este trabajo es presentar a la Administración un libro que
contenga la descripción técnica del proceso contable, enfocado a cumplir con el objeto social de
la compañía.
A continuación un resumen del contenido de los cinco capítulos:
Capítulo Uno
Reúne los antecedentes, la formulación del problema, objetivos, justificación y la metodología
propuesta para el desarrollo del tema.
Capítulo Dos
Contiene el marco teórico, conceptual y la base legal que respalda el presente trabajo.
Capítulo Tres
Contiene el diagnóstico de la empresa, con la descripción actual de los cargos administrativos,
las políticas y procedimientos del Departamento Contable y el análisis FODA.
Capitulo Cuatro
Presenta la propuesta del nuevo Organigrama Funcional, el Manual de Procedimientos Contables
y el Plan de Cuentas con el instructivo para su utilización.
Capitulo Quinto
Presenta un resumen de las conclusiones y recomendaciones más importantes a la
Administración.
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A.
TABLA DE CONTENIDO CAPITULO I ................................................................................................................................................................ 1
1. ANTECEDENTES ........................................................................................................................................... 1
1.1. Antecedentes Históricos ........................................................................................................................... 1
1.2. Antecedentes Prácticos ............................................................................................................................ 2
1.3. Importancia Práctica del Estudio ............................................................................................................. 2
1.4. Objetivos .................................................................................................................................................. 2
1.5. Justificación ............................................................................................................................................. 3
1.6. Marco Metodológico ................................................................................................................................ 4
CAPITULO II .............................................................................................................................................................. 9
2. MARCO TEORICO, CONCEPTUAL Y LEGAL ........................................................................................... 9
2.1. Marco Teórico .......................................................................................................................................... 9
2.2. Marco conceptual ................................................................................................................................... 12
Ventajas del flujograma ..................................................................................................................................... 21
Tipos de flujogramas .......................................................................................................................................... 21
2.3. Marco Legal ........................................................................................................................................... 32
CAPITULO III ........................................................................................................................................................... 47
3. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. ............................................................................. 47
3.1. Constitución e historia ........................................................................................................................... 47
3.2. Estructura orgánica de la compañía ....................................................................................................... 48
3.3. Organigrama Funcional.......................................................................................................................... 49
3.4. Sistema contable .................................................................................................................................... 56
3.5. Plan de Cuentas ...................................................................................................................................... 61
3.6. F.O.D.A.................................................................................................................................................. 71
CAPITULO IV ........................................................................................................................................................... 74
4. PROPUESTA ................................................................................................................................................. 74
4.1. Introducción ........................................................................................................................................... 74
4.2. Objetivo ................................................................................................................................................. 75
4.3. Estructura Orgánica y Funcional ............................................................................................................ 75
4.4. Propuesta de procesos para la compañía BUILDEQUA S.A. ................................................................ 91
4.5. Codificación y diseño del Código de Cuentas ..................................................................................... 143
4.6. Adopción de Normas Internacionales de Información Financiera ....................................................... 158
CAPITULO V .......................................................................................................................................................... 165
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................................................................................ 165
5.1. Conclusiones ....................................................................................................................................... 165
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A.
5.2. Recomendaciones ................................................................................................................................ 167
BIBLIOGRAFIA ..................................................................................................................................................... 169
ANEXOS ................................................................................................................................................................... 171
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO I
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CAPITULO I
1. ANTECEDENTES
1.1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS
BUILDEQUA S.A. es una empresa legalmente constituida bajo las leyes ecuatorianas desde hace
aproximadamente veinte años, inicialmente con el objeto de realizar actividades de exploración y
explotación minera.
En el año 2003 ante la dificultad tanto legal como política de continuar con esta actividad, sus
accionistas decidieron ampliar el objeto social e incursionar en los servicios de alquiler de
maquina pesada y transporte, orientado estos servicios a empresas que realizan actividades
hidrocarburíferas y de obras civiles.
Desde el año 2007 las ventas por este servicio han exigido cumplir con algunos requisitos, entre
ellos ser calificados como proveedores autorizados.
En la última calificación realizada por SGS del Ecuador S.A. en octubre del 2008, a la empresa
BUILDEQUA se le solicitó presentar manuales contables y de procedimientos técnicos.
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1.2. ANTECEDENTES PRÁCTICOS
La empresa BUILDEQUA S.A. para prestar sus servicios debe actualizar continuamente la
Calificación de Proveedor, calificación que se ha visto reducida por falta de algunos
requisitos entre ellos, no contar con un Manual de Procedimientos Contables.
Esta investigación tiene el propósito práctico de levantar los procesos contables y ser
herramienta de control interno para la Administración.
1.3. IMPORTANCIA PRÁCTICA DEL ESTUDIO
El control interno es un instrumento básico en la ejecución de las actividades administrativas,
contar con un manual de procedimientos contables permite a la empresa BUILDEQUA S.A.
generar información confiable, precisa y a tiempo.
1.4. OBJETIVOS
1.4.1. OBJETIVO GENERAL. Elaborar un Manual de Contabilidad que permita al Departamento de
Contabilidad y su Administración consignar en forma metódica las operaciones que deben seguir
para la ejecución de sus funciones.
1.4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1) Presentar el marco teórico – conceptual y legal sobre el que se fundamenta la
investigación.
2) Realizar un diagnóstico institucional como punto de partida de la investigación.
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3) Sistematizar la información y elaborar procedimientos, políticas, reglamentos y ciclo
contable específico para la empresa BUILDEQUA S.A.
4) Presentar un libro de fácil ejecución y entendimiento, que contenga la descripción de las
actividades que debe seguir el personal del departamento de contabilidad como apoyo
fundamental de las Administración de la empresa BUILDEQUA S.A.
1.5. JUSTIFICACIÓN
El sector en el cual se desenvuelve BUILDEQUA S.A. es un mercado competitivo, en el cual a
más de ofrecer servicios de calidad con equipos de alta tecnología en el área de la construcción y
mantenimiento solicitado por empresas hidrocarburíferas y de obras civiles, tiene además que
cumplir con estándares técnicos, administrativos y contables que demuestren su profesionalismo.
En tal virtud, para los administradores de la empresa BUILDEQUA S.A. contar con un manual
contable, es la solución a un problema que se ha presentado cada vez que participan en una
licitación, o en una auditoría para ser calificados como proveedores de servicios de empresas
petroleras que cumplen con Certificaciones ISO.
La propuesta de este manual ha sido solicitada por la Administración de la empresa
BUILDEQUA S.A. y será utilizada por el departamento de Contabilidad y Finanzas como
herramienta de control interno, el cual una vez aprobado por la Junta General de Accionistas será
de conocimiento de todo el personal relacionado a ésta área.
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1.6. MARCO METODOLÓGICO
1.6.1. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
La propuesta del manual contable para la empresa BUILDEQUA S.A. consiste en la
investigación, elaboración y desarrollo de un documento técnico que incluya los procedimientos
y la descripción de las actividades que deben seguirse en el Departamento de Contabilidad.
1.6.2. TIPOS DE LA INVESTIGACIÓN
La metodología aplicada de acuerdo con la profundidad del tema es descriptiva.
De acuerdo con la intervención del investigador es bibliográfica y de campo.
1.6.2.1. DESCRIPTIVA. Este tipo de investigación busca especificar las propiedades, las
características y los perfiles importantes de personas, de empresas, actividades o de cualquier otro
fenómeno que se someta a análisis.
La descripción de los procesos de BUILDEQUA S.A. se realiza con el conocimiento obtenido a
través de la entrevista al personal y la observación directa de las actividades en la empresa.
1.6.2.2. BIBLIOGRÁFICA.- Los datos obtenidos para la investigación provienen de fuentes
secundarias (libros, tesis) que son todos aquellos que ofrecen información sobre el tema.
1.6.2.3. DE CAMPO.- La información que se tomó en cuenta y que fue de utilidad para el proyecto
se obtuvo de la fuente original, es decir de la empresa BUILDEQUA S.A.
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1.6.3. MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN
La metodología que se propuso pretende una disposición lógica de pasos tendientes a conocer y
resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado, comenzando por una
cuidadosa identificación y definición del problema, avanzando sistemáticamente hasta alcanzar la
solución, mediante la documentación e implantación de los procedimientos.
1.6.3.1. TIPOS DE MÉTODOS
Los métodos que se aplican para adquirir el conocimiento y formular técnicamente una propuesta
son:
1.6.3.1.1. MÉTODO ANALÍTICO.- Porque permite el análisis y la síntesis de los procesos de
desarticulación práctica o mental del todo en sus partes y de reunificación del todo a base de sus
partes. En otras palabras se logra realizar un estudio independiente de cada una de las partes que
forman el proceso.
1.6.3.1.2. MÉTODO INDUCTIVO.- Porque se logra extraer a través de determinadas observaciones o
experiencias particulares, el principio general que en ellas está implícito, obteniendo así una ley
general. Por ejemplo: se toma un cierto número de hechos o fenómenos y una vez establecidas
sus semejanzas o diferencias, se determina la ley que explica a tales fenómenos y a todos los
casos posibles del mismo tema.
1.6.3.1.3. MÉTODO DEDUCTIVO.- Porque se busca particularizar a la realidad del negocio diferentes
aspectos que pueden afectar su desempeño, específicamente en el departamento contable, así se
procede del análisis universal al particular, utilizando la información general para formular una
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solución al problema; por ejemplo de la ley general, enfocar el problema a la secundaria o
específica.
1.6.3.1.4. MÉTODO DE SÍNTESIS.- Porque el proceso del análisis requiere partir de hechos o
aspectos básicos a la aplicación más general y estandarizada; es decir en la empresa
BUILDEQUA se determinó los problemas desde los más simples a los complejos, de la causa al
efecto, de los principios a las consecuencias, de la parte al todo.
1.6.3.1.5 MÉTODO DE OBSERVACIÓN CIENTÍFICA.- Debido a que es necesario conocer con precisión
cuales son los pasos del proceso contable, identificando ciertos rasgos y particularidades del
negocio.
1.6.4. OBJETIVO
Se propuso determinar qué orden secuencial deben tener las operaciones, para cumplir el ciclo
contable en la empresa BUILDEQUA S.A. y para esto se observó las tareas del personal, el uso
de los recursos tecnológicos y el control que hace la Administración sobre este departamento.
1.6.5. METODOLOGÍA PROPUESTA
Una vez en el campo y luego de la observación e investigación realizada se pusieron en marcha
los siguientes procedimientos:
- Planeación del estudio.
- Investigación de la situación actual.
- Análisis y crítica de la información por parte de los interesados.
- Diseño gráfico y descriptivo de los procedimientos determinados.
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A pesar de que la preparación de este manual se basó en la investigación de los procedimientos
que exigen las normas contables y legales no se restringió la opinión y buen criterio del personal
de ese departamento, por lo que en síntesis se puede decir que el Manual Contable de la empresa
BUILDEQUA S.A. es un documento que beneficiará a la empresa en la solución de sus
problemas.
1.6.6. POBLACIÓN Y MUESTRA
La propuesta del manual contable se llevó a cabo a la totalidad de elementos del departamento de
Contabilidad y como es una Pyme, abarcó a las cuatro personas que trabajan en este
departamento.
1.6.7. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Como técnica de recolección de información primaria se aplicó, la observación directa, la
investigación documental y la entrevista.
La recopilación de la información consistió en obtener una descripción lo más detallada y exacta
posible de cómo se desarrollan las operaciones en el Departamento de Contabilidad de
BUILDEQUA S.A., el tiempo de ejecución, tomando nota del número de personas asignadas a
cada operación. Se trató de comprender y no solamente de reunir una extensa cantidad de
información.
1.6.8. TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS
Consistió en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar entre lo que se debe hacer y lo
que se hace. Se consideró conveniente invitar a todos aquellos interesados a hacer comentarios
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO I
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sobre el procedimiento, ya que el análisis no es un trabajo de una sola persona; cuántas más
críticas se hagan y más ideas se aporten, más precisa es la identificación de lo no esencial.
1.6.9. IDEA A DEFENDER
El Manual Contable regula y estandariza los lineamientos y procedimientos del Departamento de
Contabilidad y Finanzas de la empresa BUILDEQUA S.A., y permitirá a la Administración fijar
controles, reconocer consideraciones técnicas y obtener efectividad de ese Departamento.
A su vez en el sector que se desenvuelve la compañía, es un requisito para mejorar su
calificación de Proveedor Autorizado de empresas de servicios hidrocarburíferos y de obras
civiles.
1.6.10. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
Variable Independiente: Descripción de los Componentes del Proceso Contable
Variable Dependiente: Manual de Contabilidad Aplicado a la Empresa BUILDEQUA S.A.
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CAPITULO II
2. MARCO TEORICO, CONCEPTUAL Y LEGAL
2.1. MARCO TEÓRICO
El tema a tratar hace referencia a una necesidad básica en la mayoría de empresas y sobre el cual
se ha realizado a nivel universitario un importante trabajo investigativo, que abarca sectores
comerciales, industriales y de servicios.
En la investigación realizada, tenemos la tesis sobre Manual Administrativo Financiero y
Contable de la Empresa “Autopiezas S.A.”, de Silvia Elizabeth Moreno Flores, realizado en el
año 2005 y cuyo objetivo es identificar el horizonte que debe guiar a la organización.
La conclusión a la que se llegó en este trabajo es que la elaboración de un manual normará los
aspectos administrativos, contables y financieros de la compañía, los cuales contribuirán para que
la institución cuente con una herramienta que le permita realizar más fácilmente un análisis
financiero que permita a los directivos la toma apropiada de decisiones.
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Igualmente Angélica A. Antiencia Jaramillo, realiza un trabajo referente a este tema en el año
2004, con el título Manual de Contabilidad para microempresarios. En este trabajo se plantea
como objeto diseñar un Manual que dé las directrices para producir bienes y servicios de calidad
para los consumidores de cualquier estrato social y así satisfacer sus necesidades.
En esta tesis se llegó a la conclusión de que este estudio investigativo debe servir como base de
consulta para los pequeños negocios denominados microempresarios, guiándolos desde el
registro de las transacciones mercantiles hasta a presentación de balances y reportes, que les
permita tomar decisiones acertadas en beneficio de sus negocios. Además se determinó que por
la falta de conocimiento de la contabilidad, los microempresarios no determinan correctamente
cuál es su aporte de capital y cuál es el ingreso que está generando éste capital en su negocio.
Se tomó también como referencia la tesis Manual de Contabilidad para la Compañía de
Transporte de Pasajeros “TransComercial Ciayora C.A.”, 2004 del autor Lic. Geovanna F. Cruz
Cruz, en donde se describe que el objeto de la investigación tiene como finalidad ayudar a
reforzar el conocimiento de la contabilidad en el ámbito económico-financiero de la compañía y
dar a conocer la importancia de la aplicación de esta técnica y los resultados que de ella se
obtiene.
Este trabajo llegó a la conclusión de que, la no implementación de un Manual de Contabilidad
específico dará lugar a que la compañía no aplique uniformemente de un período a otro normas,
procedimientos, conceptos básicos, principios, técnicas de contabilidad por parte del contador de
la empresa razón por la cual es difícil el logro de los objetivos planteados.
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La tesis desarrollada tiene fundamentos teóricos basados en importantes autores, cuyos conceptos
teóricos son base de este trabajo.
Para Guillermo Gómez Ceja, 1997 en su libro Sistemas Administrativos, Análisis y Diseño, “Los
manuales son documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la información básica
referente al funcionamiento de las unidades administrativas: además facilitan la actuación de los
elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las
funciones”.
“Por otra parte, están considerados como elementos fundamentales para la comunicación,
coordinación, dirección y evaluación administrativa, ya que facilitan la interacción de las
distintas unidades administrativas o instituciones, a través del flujo de información (instrucciones
o acuerdos) que tienen como objetivo el logro de determinadas actividades”
De acuerdo con lo señalado por Luis Alberto Chiriboga Rosales, 2001 Sistema Financiero, “El
objetivo de un manual es disponer de normas y procedimientos que permitan registrar y controlar
adecuadamente los activos de la entidad, así como proporcionar los lineamientos generales para
las compras, gastos y otros pagos en general de la Entidad, en cada una de las oficinas; matriz,
agencias y sucursales”
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2.2. MARCO CONCEPTUAL
2.2.1. LA CONTABILIDAD, CONCEPTOS, OBJETIVOS, IMPORTANCIA Y CLASIFICACIÓN.
Conceptos
Como un campo especializado de las ciencias administrativas y económicas, la Contabilidad es la
ciencia que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas, con el fin de
servir a la toma de decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de
manera sistemática y útil para los distintos usuarios. También se la define como el sistema que
mide la actividad en los negocios y procesa dicha medición en informes y estados financieros
para comunicar resultados y hallazgos a los encargados de la Administración.
“La Contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información
convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones”1
Objetivo de la contabilidad
Cumplir con el análisis, registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por una
empresa o institución en funcionamiento, con las finalidades de informar e interpretar la situación
económica financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada período o ejercicio
contable, durante la existencia permanente de la entidad.2
11
HORGREN Y HARRISON, Contabilidad. Pearson, 2009. Pág 2
2 OROZCO Cadena, José. Contabilidad General. Teoría y Práctica Aplicada a la Legislación Nacional Pág.1
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Según Guajardo, Woltz y Arlen el propósito básico de la Contabilidad es proveer información
financiera acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones a los diferentes
usuarios: accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, empleados y público en general.
La contabilidad, a través de los sistemas y métodos de registro adecuados, da testimonio de las
operaciones realizadas, aportando la información adecuada para que los diferentes responsables
tomen las decisiones oportunas en todo momento3.
Importancia de la Contabilidad
En el lenguaje de los negocios la Contabilidad ha llegado a ser de mucha importancia, la
información que se obtiene en los Estados Financieros, expresa en unidades monetarias como son
las transacciones que efectúan las entidades económicas. Esta información resulta útil para
gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.
La Contabilidad es la herramienta más importante con que cuenta la Administración, las
diferentes especializaciones de esta ciencia permite a la alta Gerencia planificar las operaciones,
llevar un control de las mismas y obtener mayor productividad y aprovechamiento de su
patrimonio.
Clasificación de la Contabilidad
Las diferentes ramas en las que han incursionado las empresas, obligó a tener contabilidades
especializadas en cada campo y se puede considerar como especializadas a las siguientes:
3 OCEANO, Enciclopedia Temática Universal, Pág 1411
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Contabilidad General o Comercial
Contabilidad de Costos
Contabilidad Gubernamental
Contabilidad Bancaria
Contabilidad Administrativa
Contabilidad Agropecuaria
Contabilidad de Seguros
Contabilidad Financiera
Contabilidad Hotelera
Contabilidad Petrolera
Contabilidad Hospitalaria
2.2.2. PROCESO, CONCEPTOS.
Conceptos
El proceso es una secuencia de pasos, tareas o actividades. Es el proceso global que suele cruzar
fronteras funcionales, por ejemplo el proceso de comunicaciones o el proceso de contabilidad; y
para llevarlos a cabo es preciso que intervengan varios miembros de la organización.4
Una estructura basada en procesos es aquella que centra las competencias centrales de la empresa
en líneas de acción que cruzan horizontalmente el gráfico organizacional, por lo que la
delegación de autoridad y responsabilidad se canaliza por nivel jerárquico, lo que incide en que
4 GALLOWAY Dianne, 2000, Mejora continua de procesos. Pág 144
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los procesos corran en paralelo de manera interdependiente. No obstante conservan su autonomía
en cuanto a la distribución de las cargas de trabajo y nivel de especialización y están en posición
de desarrollar su propia dinámica de trabajo con base en las necesidades que surgen en cada
iniciativa, proyecto o negocio5.
Los procesos tienen la característica de que permiten un mejor control de las acciones en el grado
en que asignan recursos, los procesan y los convierten en resultados, con la consecuente
racionalización de esfuerzos, optimización de resultados y mejora de la capacidad de respuesta,
factores críticos para lograr economías de escala y de alcance.
Son una forma de trabajo basada más en el desempeño en equipo que en la jerarquía, lo que
agiliza la comunicación, impulsa la cohesión y promueve la multifuncionalidad de los
integrantes.
Para que un proceso sea verdaderamente útil, tiene que describir y permitir flexibilidad. Un
diagrama de flujo rígido que ilustre una única trayectoria lineal generalmente es descartado.
2.2.3. PROCESO CONTABLE, CONCEPTOS, DIAGRAMA, COMPROBANTES Y DOCUMENTOS
FUENTES, ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL, LIBRO DIARIO, LIBRO MAYOR, BALANCES DE
COMPROBACIÓN, AJUSTES, CIERRE DE LIBROS Y ESTADOS DE SITUACIÓN.
5 FRANKLIN Enrique Benjamín, Auditoría Administrativa, Gestión de Cambio 2da Edición, 2007 pag.576
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Conceptos
“Constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable desde el origen de
la transacción hasta la presentación de los Estados Financieros”.6
“El procesamiento contable de cualquier transacción económica implica la recopilación,
clasificación, elaboración de resúmenes y análisis”7
Diagrama
Los pasos que se deben realizar para obtener un reporte financiero son:
6 BRAVO Valdivieso, Mercedes. Contabilidad General 5ta Edición. Pág. 42
7 HORGREN, DATAR, FOSTER. Contabilidad de Costos, Un Enfoque Gerencial. Décimo Segunda Edición. Pág.2
COMPROBANTES Y DOCUMENTOS
ESTADO DE SITUACION INICIAL
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR:
- Auxiliares
BALANCE DE COMPROBACION
AJUSTES
CIERRE DE LIBROS
ESTADOS FINANCIEROS
- Estado Situación Inicial - Estado de Situación Economica -Estado de Ganancias Retenidas -Estado de Flujo de Efectivo -Estado de Cambios de Patrimonio
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2.2.3.1. COMPROBANTES Y DOCUMENTOS. Son las fuentes y soportes de todos los registros
contables, por su importancia implica un análisis y comprobación de los mismos.
Los más utilizados son las facturas, notas de venta, crédito y débito legalmente autorizadas, los
roles de pagos, contratos, pagarés, cheques, papeletas de depósitos, vouchers, planillas de aportes,
vales de caja, entre otros.
2.2.3.2. ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL. Se conforma con el Activo, Pasivo y Patrimonio que
arranca la empresa para iniciar operaciones.
2.2.3.3. LIBRO DIARIO. Es el libro más importante en el cual se registra en forma cronológica las
operaciones del ejercicio basado en los documentos soportes.
Estos registros son los asientos contables en los cuales se debe cumplir el Principio Contable más
conocido como: Partida Doble “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”.
2.2.3.4. LIBRO MAYOR. A este libro pasan los asientos del Libro Diario, para ser agrupados de
acuerdo al plan de cuentas que maneja la empresa, a este proceso se le conoce como
mayorización.
Los libros mayores a su vez manejan subcuentas, llamados libros auxiliares a fin de personalizar
la información contable.
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2.2.3.5. BALANCES DE COMPROBACIÓN. Este balance permite resumir la información contenida
en los registros realizados en el Libro Diario, a la vez que permite comprobar la exactitud de los
mencionados registros.8
2.2.3.6. AJUSTES. Para que las cuentas del mayor reflejen un saldo correcto, se deben ajustar al
término del período contable y los que más frecuentemente se realizan son: los ajustes por
depreciación, por ingresos y gastos acumulados, diferidos, amortizaciones y provisiones.
2.2.3.7. CIERRE DE LIBROS. A fin de determinar la ganancia o pérdida de la empresa, al final del
ejercicio económico se cierran las cuentas de resultados contra la cuenta Resumen de Rentas y
Gastos o Pérdidas y Ganancias.
En la actualidad, gracias a los sistemas informativos este proceso se lo realiza automáticamente.
2.2.3.8. ESTADOS FINANCIEROS. El fin de todo el proceso anterior es conocer la situación
financiera y económica de la empresa y con esta información tomar decisiones, comparar con los
ejercicios económicos anteriores, presupuestar y planificar el futuro del negocio. Estos Estados
Financieros son:
Estado de Resultados, de Situación Económica o Estado de Pérdidas y Ganancias
Estado de Situación Financiera o Balance General
Estado de Ganancias Retenidas o Estado de Superávit
Estado de Flujo de Efectivo
Estado de Cambios en el Patrimonio
8 BRAVO Valdiviezo Mercedes, Contabilidad General 5ta Edición, 2002, Pag. 60
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2.2.4. FLUJOGRAMA, CONCEPTOS, SIMBOLOGÍA, SIGNIFICADO, VENTAJAS Y TIPOS.
Conceptos
Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso, en donde se muestra
el proceso que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso,
las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas (en la cadena
cliente/proveedor).
El flujograma hace más fácil el análisis de un proceso para la identificación de: las entradas de
proveedores; las salidas de sus clientes y de los puntos críticos del proceso.
Simbología y significado 9
El flujograma utiliza un conjunto de símbolos para representar las etapas del proceso, las
personas o los sectores involucrados, la secuencia de las operaciones. Un flujograma siempre
tiene un único punto de inicio y un único punto de término. Además, todo camino de ejecución
debe permitir llegar desde el inicio hasta el término.
9 CHANG Richard Y. , Mejora Continua de Procesos, 1996 Pág 10 a 14
Óvalo Inicio y término (Abre y/o cierra el diagrama).
Rectángulo
Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o
procedimentos).
Rombo Decisión (Formula una pregunta o cuestión).
Círculo
Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro
de un procedimiento).
Triángulo boca abajo
Archivo definitivo (Guarda un documento en forma
permanente).
Triángulo boca arriba
Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el
almacenamiento del documento).
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 20
Las siguientes son acciones previas a la realización del flujograma:
Identificar las ideas principales a ser incluidas en el flujograma. Deben estar presentes el
dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y
posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.
Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
Identificar quién lo empleará y cómo.
Establecer el nivel de detalle requerido.
Determinar los límites del proceso a describir.
Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:
Establecer el alcance del proceso a describir, de esta manera quedará fijado el comienzo y
el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el
final la entrada al proceso siguiente.
Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el
proceso a describir y su orden cronológico.
Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
Identificar y listar los puntos de decisión.
Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los
correspondientes símbolos.
Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el
proceso elegido.
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Ventajas del flujograma
Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro
humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias
páginas de texto.
Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se
identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos, los conflictos de
autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan,
facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que
desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.
Tipos de flujogramas
Formato vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo.
Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se
considere necesaria, según su propósito.
Formato horizontal: En éste, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a
derecha.
Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede
apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su
comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino
también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto
o departamento que el formato vertical no registra.
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Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el
plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente
descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.
2.2.5. MANUAL CONTABLE, CONCEPTOS, OBJETIVOS.
Conceptos
Es un documento que contiene los procedimientos que debe realizar una persona para conocer el
funcionamiento interno. La utilidad de un manual es múltiple, en virtud de ser un instrumento
que describe las tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de la ejecución.
Los manuales suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda
auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.10
Es un documento que integra el conjunto de instrucciones para la operación del sistema de
contabilidad en una empresa o en un grupo de empresas similares y compendia paso a paso lo
más sustancial de un proceso y que entre sus características debe ser fácil de manejar y entender.
Objetivos
Guiar, orientar y apoyar el registro contable de la empresa, estableciendo los lineamientos
generales a que deberán sujetarse los miembros del departamento contable.
10
GOMEZ Ceja Guillermo, Sistemas Administrativos, Análisis y Diseño, 1997. Págs 125 y 126
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 23
El objetivo del manual contable consiste en ser una herramienta que facilite la correcta
aplicación de las actuales normas contables, recogidas en las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad, analizando y resolviendo los procesos contables más complejos de una forma
práctica y plenamente accesible, e incluyendo numerosos supuestos y ejemplos.
2.2.6. SISTEMA CONTABLE, CONCEPTOS E IMPORTANCIA.
Conceptos
“Es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que se usan en un negocio
para cumplir con las necesidades de información financiera”.11
Los sistemas contables registran las transacciones económicas y procesan los datos para
convertirlos en información que resulta valiosa para la toma de decisiones estratégicas de los
Gerentes. Esta información se refleja en los Balances, tales como el Estado de Resultados,
Balance General, el Flujo de Efectivo
Importancia
La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos
tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios
externos de la información.
11
OROZCO Cadena, José. Contabilidad General. Teoría y Práctica Aplicada a la Legislación Nacional. Pág. 1
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En la actualidad existen sistemas contables computarizados que contiene la clasificación de las
cuentas y de los libros de Contabilidad y que están integrados por módulos que permiten
integrarlos. Sin embargo las formas, procedimientos y controles, que sirven para contabilizar y
controlar el activos, pasivo y patrimonio, ingresos, gastos y los resultados de las transacciones
están bajo la responsabilidad de la Administración.
2.2.7. CONTROL INTERNO, CONCEPTOS, OBJETIVOS, FACTORES, COMPONENTES, PLAN DE LA
ORGANIZACIÓN SISTEMAS DE AUTORIZACIÓN Y REGISTRO, PRÁCTICAS SANAS, GRADO DE
IDONEIDAD DEL PERSONAL, PRINCIPIOS, Y FASES DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.
Conceptos
Es un proceso efectuado por la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad,
diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables
CONTROL INTERNO.
Son los pasos que toman los directivos de una compañía para prevenir el fraude, tanto en la
malversación de activos como la presentación de informes financieros fraudulentos. Además
ayuda a garantizar el control de la manufactura y otros procesos.12
12
WHITTINGTON . PANY, Principios de Auditoría 14ta Edición 2007, Pág. 212
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Este conjunto de acciones especializadas en la comunicación por medio de actividades y que
afectan a toda la organización, manifiesta su efectividad en la relación entre la salida de los
productos o servicios y la entrada de los recursos necesarios para su producción.
Objetivos del control interno
El control interno es implantado por la organización a fin de tener una seguridad razonable en:
1) la eficacia y eficiencia de las operaciones
2) la confiabilidad de que los estados financieros
3) que se están cumpliendo con las leyes y regulaciones especiales
Factores del Control Interno
Entre sus factores figuran los siguientes:
Integridad y valores éticos
Compromiso con la competencia
Consejo de administración o comité de auditoría
Filosofía y estilo de los ejecutivos
Estructura organizacional
Asignación de la autoridad y la responsabilidad
Políticas y prácticas de recursos humanos
Y lo más importante: influir con el ejemplo de los Directivos y Ejecutivos de la empresa.
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Componentes del Control Interno
El ambiente de control interno. Manejado desde la cabeza de la organización, para lo cual
se debe conocer a sus ejecutivos, quienes habrán de concentrarse en el fondo no en la
forma. Un manual de ética es importante pero si las autoridades no lo aplican en inútil.
Evaluación del riesgo. Identificar, analizar y manejar los riesgos que afectan a la empresa
a la hora de cumplir con los objetivos de los accionistas.
El sistema de información contable y monitoreo. Familiarizándose con la forma en que el
sistema captura la información, los procedimientos tanto automatizados como manuales,
los procesos que se realiza para cumplir con el ciclo contable, por ejemplo el ciclo de
ventas y de cobranza.
Actividades de control.- Una vez familiarizado con el sistema contable, es fácil conocer
las actividades de control que realiza la empresa, lo cual se puede probar revisando las
transacciones en efectivo.
Monitoreo de los controles.- Esto se lo hace observando, interrogando al personal,
revisando soportes y documentos relacionados, se debe conocer las políticas que tiene la
empresa para controlar, si son los mismos del año anterior o los actualizó. El control de
monitoreo también implica saber si existe en teoría y nunca se lo aplica.
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PLAN DE LA ORGANIZACIÓN13
Cada plan varía de acuerdo a la empresa, pero el plan ideal debe ser simple y claro, con líneas de
autoridad y responsabilidad, con independencia de funciones de operación, custodia,
contabilización y auditoría interna con delegación de autoridad para afrontar responsabilidades.
Aunque estas separaciones son necesarias, el trabajo de todos los departamentos debe ser
integrado.
Una estructura bien diseñada ofrece la base para planear, dirigir y controlar las operaciones.
Divide la autoridad, la responsabilidad y obligaciones entre los miembros.
La estructura organizacional debería dividir las responsabilidades de:
1. Autorizar las transacciones
2. Registrarlas
3. Custodiarlas
Esta responsabilidad y la delegación de autoridad deben estar claramente establecidas y definidas
en la gráfica del manual de organización.
SISTEMAS DE AUTORIZACIÓN Y REGISTRO CONTABLE
La actividad de control exige que se procesen solo operaciones autorizadas y que éstas se
procesen en forma íntegra y correcta.
13
WOOD Fonseca, Guillermo. El Control es el Hombre. Revista de Auditoría y Control.
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La importancia del procesamiento contable se refiere de manera especial a la autorización
legítima de todos los tipos de transacciones.
Una manera de control es la utilización de formularios pre-impresos y numerados con copias que
son entregadas a otros departamentos para cruce de información, se sugiere también que el
sistema contable asigne este número a la transacción.
PRÁCTICAS SANAS
La efectividad del control interno y la resultante eficiencia en operaciones están determinadas en
alto grado por las prácticas seguidas en el desarrollo y cumplimiento de los deberes y funciones
de cada departamento de la organización.
Los procedimientos adoptados deben proveer los pasos necesarios para la autorización de
transacciones, su registro y el mantenimiento de custodia de los activo. Prácticas sanas proveen
los medios para asegurar la integridad de tales autorizaciones, registros y custodia.
Esto usualmente se consigue con una división de deberes y responsabilidades, que ninguna
persona pueda manejar una transacción completamente de principio a fin.
GRADO DE IDONEIDAD DEL PERSONAL
Sin lugar a dudas una política clave de la empresa debe ser la contratación de personal, su
capacitación, evaluación, promoción y compensación. Estas medidas permiten en gran medida
contar con personas competentes e idóneas, características importantes para el cumplimiento del
control interno.
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PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO
- Responsabilidad delimitada. El personal necesita conocer bien sus responsabilidades, así
como las normas, procedimientos y políticas que tiene la empresa para hacer negocios.
- Separación de funciones. División de las responsabilidades, la persona que autoriza la
transacción, no puede también ser la que lo registra. En organizaciones pequeñas el Gerente
debe responsabilizarse de la tarea de autorizar.
- Ninguna persona debe ser responsable por una transacción completa.- Aplicando la
separación de funciones.
- Selección de servicios, habilidad y capacidad. Las características del personal influyen en el
control interno, por tal razón se debe manejar criterios que incluyan educación, experiencia y
evidencia de integridad.
- Aplicación de pruebas continuas de exactitud. Con cruce de información, conciliación de
activos, es indispensable que el personal no los observe.
- Rotación de deberes. El personal debe estar capacitado para realizar cualquier otra
actividades dentro de su departamento, esto ayuda además a que se intercambien los registros
y haya control.
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- Fianzas. Muchas organizaciones contratan pólizas de fidelidad como garantía contra las
pérdidas causadas por empleados deshonestos.
- Todas las instrucciones deben estar por escrito. El personal debe conocer bien sus
responsabilidades y para ello los Administradores preparan descripciones de los puestos.
Además en la actualidad el uso del correo electrónico facilita la comunicación continua.
- Control y uso de formularios, preenumerados y preimpresos. Control muy común, que
consiste en utilizar números seriales en los documentos.
- Evitar uso de dinero efectivo. Aquí es en donde existe mayor riesgo de fraude, de tal forma y
en lo posible solicitar el pago de facturas con cheques, transferencias o depósitos, pero si la
empresa inevitablemente maneja ventas al contado y el efectivo es muy fuerte se debe
utilizar cajas de seguridad, con un encargado autorizado para que lo recoja.
- Contabilidad de partida doble. Esta base estándar utilizada en los negocios dice que todas las
transacciones deben estar "equilibradas", el débito debe ser igual al crédito.
- Depósito Inmediato y con valores intactos. Realizar pruebas de efectivo, verificando las
órdenes de ingresos contra los depósitos registrados en el banco.
- Uso y mantenimiento de cuentas bancarias. La mayor parte de errores que ocurren se
detectan en las conciliaciones bancarias, por tal razón el encargado de la conciliación debe
ser una diferente al que emite los cheques o registra los ingresos.
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FASES DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
La evaluación permite revisar el desempeño y cerciorarse que se están cumpliendo los objetivos
de la empresa.
- Revisión del sistema.- Se compara lo ejecutado con lo presupuesto, los pronósticos con el
desempeño de años anteriores, se investiga las causas y se hacen los correctivos necesarios.
- Pruebas de cumplimiento. Aquí se efectúan diversas tareas de control para comprobar la
veracidad e integridad del procesamiento de la información:
a) Actividades generales de control , que aplican a todos los procedimientos
b) Actividades de control de las aplicaciones que se realizan en una actividad en
particular, aquí un aspecto importante es la legitimidad de las autorizaciones.
2.2.8. MÉTODOS PARA EVALUAR EL CONTROL
2.2.8.1. MÉTODO DE CUESTIONARIO
Consiste en llenar un cuestionario diseñado previamente para control interno y están diseñados de
modo que la falta de respuesta indique una debilidad. Una desventaja de éste método es la
inflexibilidad.
2.2.8.2. MÉTODO NARRATIVO
Es un flujograma narrativo que identifica a los empleados, las tareas, los registros y la división de
funciones.
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2.2.8.3. MÉTODO GRÁFICO Y COMBINADO
Consiste en un diagrama de flujo de sistemas, que da una imagen clara de los procedimientos y la
división de responsabilidades, las fuentes, los documentos y los registros.
2.3. MARCO LEGAL
2.3.1. PCGA
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y que se les conoce como PCGA son las
normas y reglas generales que delimitan al ente económico y que se aplican de carácter
obligatorio para que todas las operaciones registradas y los saldos reflejados en los Balances
reflejen la realidad financiera de la empresa.
Estos lineamientos básicos establecen las reglas para el registro de las operaciones, logrando así
que los Estados Financieros expresen una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y
de los resultados de las empresas.
Algunos autores consideran que, si este conjunto de criterios, normas y procedimientos son
seguidos por los contables, se puede garantizar que los estados financieros de las empresas
reflejen adecuadamente la situación económica y financiera de una empresa.
El Principio Fundamental es la Partida Doble, “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin
deudor”.
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Los PCGA están divididos en tres grupos: 14
Conceptos Básicos
- Ente contable
- Equidad
- Medición de Recursos
- Período de tiempo
- Esencia de la forma
- Continuidad del ente contable
- Medición en términos monetarios
- Estimaciones
- Acumulación
- Precio de Intercambio
- Juicio o criterio
- Uniformidad
- Clasificación y Contabilización
- Significatividad
Conceptos Especiales
- Determinación de resultados.
- Ingresos y realización.
-Registro inicial.
- Registro inicial de activos y pasivos.
14
BRAVO Valdiviezo Mercedes, Contabilidad General, Sexta Edición, Quito 2005
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 34
- Realización.
- Reconocimiento de costos y gastos.
- Asociación de causa y efecto.
- Distribución sistemática y racional.
- Reconocimiento inmediato.
- Aplicación de los principios de reconocimiento de costos y gastos.
- Efectos de los principios de registro inicial realización y reconocimiento de costos y
gastos.
- Unidad de medida.
- Conservatismo.
- Énfasis en los resultados.
Conceptos Generales de Operación
- Registro de intercambios.
- Precios de intercambio.
- Adquisición de activos.
- Costo de adquisición.
- Valor equitativo o justo.
- Adquisición de grupo de activos en un intercambio.
- Adquisición de un negocio en intercambio.
- Ventas de activos.
- Medición de activos vendidos.
- Registro de pasivos.
- Medición de pasivos.
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 35
- Disminución de pasivos.
- Medición de las disminuciones de pasivos.
- Compromisos.
- Ingresos de intercambio.
- Medición de los ingresos.
- Reconocimiento de ingresos y gastos cuando el producto es cobrable a través de un largo
período sin una seguridad razonable de cobrabilidad.
- Medición de ingresos y gastos en los métodos de ventas a largo plazo y recuperación de
costos.
- Gastos directamente asociados con ingresos de intercambio.
- Medición de costos y gastos.
- Registro de inversiones y retiro de recursos.
- Medición de inversiones y retiro de recursos.
- Adquisición de un negocio por medio de emisión de acciones o participaciones.
- Medición de la adquisición un negocio por medio de emisión de acciones o participaciones.
- Fusión de intereses.
- Medición de la fusión de intereses.
- Inversiones de activos no monetarios, hecha por los fundadores o accionistas principales de
una fusión.
- Registro de transferencias no recíprocas.
- Medición de transferencias no recíprocas.
- Retención de cantidades registradas.
- Registro de algunos acontecimientos favorables.
- Medición de acontecimientos favorables.
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- Registro de acontecimientos externos desfavorables diferentes de transferencias
- Medición de acontecimientos desfavorables.
- Baja en el precio de mercado en ciertas inversiones transitorias.
- Medición de las pérdidas por baja en el precio de las inversiones transitorias.
- Daños causados por terceros.
- Medición de daños causados por terceros.
- La baja en el precio de mercado de los activos no corrientes generalmente no se registra.
- Retención de las cantidades registradas.
- Registro de los aumentos en las cantidades requeridas para liquidar pasivos pagaderos en
moneda extranjera.
- Medición de los aumentos de pasivos.
- Registro de la producción.
- Medición de la producción.
- Costos de producción y de prestación de servicios.
- Medición de costos de producción y de prestación de servicios.
- Costo de los productos y servicios.
- Medición de los costos de producción y servicios.
- Gastos provenientes de una distribución sistemática y racional.
- Medición o determinación de gastos mediante la distribución sistemática y racional.
- Gastos que se reconocen de inmediato.
- Medición de los gastos que se reconocen de inmediato.
- Registro del ingreso a la terminación de la producción de ciertos artículos.
- Medición del ingreso por el valor neto de realización del producto.
- Casos fortuitos.
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- Medición de los casos fortuitos.
- El ingreso se origina principalmente por los intercambios.
- Origen de los gastos.
- Efectos de la contabilización de activos y pasivos que no son recursos ni obligaciones.
- Capital de trabajo.
- Costumbre o rutina de revelación
2.3.2. NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD
2.3.2.1 IMPORTANCIA Y APLICABILIDAD DE LAS NECS15
La Federación Nacional de Contadores del Ecuador, como miembro de la Federación de
Contabilidad, IFAC, adoptó las Normas Internacionales de Contabilidad, NIC, mediante
Resolución FNCE 07.08.99 de 8 de julio de 1999, como base para la emisión de las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad, NEC, relacionadas con el registro de operaciones y la preparación
y presentación de estados financieros de compañías sujetas al control y vigilancia de la
Superintendencia de Compañías;
Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEC, han sido adaptadas a las Normas
Internacionales de Contabilidad, NIC, por el Comité de Pronunciamientos del Instituto de
Investigaciones Contables del Ecuador, con la participación de la Superintendencia de
Compañías;
15
ARIAS Barriga Gonzalo, Normas Ecuatorianas de Contabilidad Tomo I y Tomo II, Quito 2004
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Estas normas son:
NEC 1 Presentación de estados financieros
NEC 2
Revelación en los estados financieros de bancos y otras instituciones financieras
similares
NEC 3 Estados de flujo efectivos
NEC 4 Contingencias y sucesos que ocurren después de la fecha del balance
NEC 5
Utilidad o pérdida por el período, errores fundamentales y cambios en políticas
contables
NEC 6 Revelaciones de partes relacionadas
NEC 7 Efectos de las variaciones en tipos de cambio de moneda extranjera
NEC 8 Reportando información financiera por segmentos
NEC 9 Ingresos
NEC 10 Costos de financiamiento
NEC 11 Inventarios
NEC 12 Propiedades: Planta y equipo
NEC 13 Contabilización de la Depreciación
NEC 14 Costos de investigación y desarrollo
NEC 15 Contratos de construcción
NEC 16 Corrección monetaria integral de estados financieros
NEC 17
Conversión de estados financieros para efectos de aplicar el esquema de
dolarización
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NEC 18 Contabilización de las inversiones
NEC 19 Estados financieros consolidados y contabilización de inversiones en subsidiarias
NEC 20 Contabilización de inversiones en asociadas
NEC 21 Combinación de negocios
NEC 22 Operaciones discontinuadas
NEC 23 Utilidades por acción
NEC 24
Contabilización de subsidios del gobierno y revelación de información referente a
asistencia gubernamental
NEC 25 Activos intangibles
NEC 26 Provisiones, activos contingentes y pasivos contingentes
NEC 27 Deterioro del valor de los activos
2.3.3. ENTES DE CONTROL
2.3.3.1 SERVICIO DE RENTAS INTERNAS
En nuestro país, el Servicio de Rentas Internas (SRI) es la entidad que tiene la responsabilidad de
recaudar los tributos internos establecidos por Ley mediante la aplicación de la normativa
vigente. Su finalidad es la de consolidar la cultura tributaria en el país a efectos de incrementar
sostenidamente el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias por parte de los
contribuyentes.
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2.3.3.1.1. Contribuyente Especial 16
Es aquel contribuyente (persona natural o sociedad), que debido a las actividades que realiza
recibe de parte de la Administración Tributaria, la calificación de “Contribuyente Especial”,
obligándolo a cumplir con normas especiales con relación al cumplimiento de sus deberes
formales y pago de los tributos.
Esta designación de “Especial”, amparada en Resoluciones emitidas por el Director de Servicio
Internas les obliga a:
Declarar y pagar los impuestos establecidos por Ley, vía Internet.
Presentar los anexos tributarios detallados a continuación:
o Anexo Transaccional
o Anexo de Relación de Dependencia (en caso de poseer empleados en relación de
dependencia)
o Anexo de ICE (para aquellos que produzcan o comercialicen bienes gravados con
este impuesto)
o Anexo de Precios de Transferencia (para aquellos que presenten transacciones de
más de USD1’000.000 con sus partes relacionadas domiciliadas en el exterior, en
un ejercicio fiscal.
o Informe de Precios de Transferencia (para aquellos que presenten transacciones de
más de USD5.000.000 con sus partes relacionadas domiciliadas en el exterior, en
un ejercicio fiscal.
16
www.sri.gob.ec
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Todo contribuyente especial es agente de retención del IVA e Impuesto a la Renta, por
tanto tiene la obligación de retener impuestos, de acuerdo a la normativa vigente.
Las Resoluciones emitidas por SRI y que norman el cumplimiento de obligaciones tributarias de
los Contribuyentes Especiales son:
Emisión Comprobantes de Retención, Resolución 1080 del 21 diciembre/2002
Normas para la presentación de declaraciones, Resolución NAC-DGER2007-1210 del 22
noviembre/2007
ATS – REOC Res.NAC-DGER2007-1319 del 26 diciembre/2007
Plazos para presentar Anexo RDEP, Resolución NACDGER2007-1352 del 29 dic/2007
Porcentajes de retención IVA, Resolución NAC-DGER2008-0124 del 25 en-2008
2.3.3.1. 2 Obligación de Presentar Estados Financieros Auditados
Las personas jurídicas cuyos activos superen el USD1.000.000,oo deberán contar con un Informe
Anual de Auditoría Externa sobre sus Estados Financieros.
Estos Estados Financieros Auditados son un requisito fundamental para que la sociedad jurídica
solicite créditos, negocie sus acciones y obligaciones en Bolsa, solicite los beneficios de las
Leyes de Fomento o para intervenir en Concursos Públicos de Precios, de Ofertas y de
Licitaciones con el Estado.
Las personas naturales o jurídicas que ejerzan la auditoría, para fines de esta Ley, deberán ser
calificadas por la Superintendencia de Compañías y constar en el Registro correspondiente de esa
Superintendencia.
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Informe de Cumplimiento Tributario ICT
El Informe de Cumplimiento Tributario es un documento que muestra la opinión del Auditor
Externo respecto del cumplimiento de los contribuyentes auditados como sujetos pasivos de
obligaciones tributarias.
Los auditores externos deben presentar en el Servicio de Rentas Internas los Informes de
Cumplimiento Tributario, de los contribuyentes obligados a llevar contabilidad a quienes
realizaron auditoría, de conformidad con las resoluciones que emita la Administración Tributaria
al respecto, según lo establece el Art. 279 del Reglamento para la Aplicación de la Ley de
Régimen Tributario Interno, en la Secretaría Regional del Servicio de Rentas Internas a la cual
corresponda el domicilio fiscal del sujeto pasivo auditado.
Plazo entrega ICT del año 2009 y siguientes
Según el Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, artículo 259 el
informe de cumplimiento de las obligaciones tributarias, correspondiente al ejercicio económico
2009 y siguientes, deberá entregarse en la respectiva Secretaría del SRI de acuerdo con el
domicilio fiscal del sujeto pasivo auditado, hasta el 31 de julio del siguiente año al que
corresponda el examen; en la forma y con el contenido establecido para el efecto.
2.3.3.1.3. Fechas de Declaración
El Art 40 de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno17
y el Art. 68 de su Reglamento
disponen que las fechas de presentación de la declaración del Impuesto a la Renta, Anticipo de
17
CORPORACION DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES , Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno Tomo I,
Actualizada al 3 de enero del 2011. Reglamento para la aplicación LRTI Art. 72, Pág. 43
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Impuesto a la Renta, IVA, Ice y Retenciones tanto para sociedades como y personas jurídicas,
está dada por el noveno dígito de su RUC, de conformidad con el cuadro siguiente:
Conforme a esto la empresa BUILDEQUA S.A. cuyo noveno dígito es el 9 debe presentar todos
sus impuestos hasta el día 28.
2.3.3.2. SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS
Este ente de control está dividido en dos Superintendencias: la de Mercado de Valores y la de
Compañías, a ésta última todas las sociedades deben presentar hasta el 30 de abril de cada año los
Balances, informes y otros anexos detallados a continuación:
PRIMERA CUOTA SEGUNDA CUOTA
Formulario 101 Formulario 103 y 105 Formulario 104
1 10 de abril 10 de julio 10 de septiembre 10 del mes siguiente 10 del mes siguiente
2 12 de abril 12 de julio 12 de septiembre 12 del mes siguiente 12 del mes siguiente
3 14 de abril 14 de julio 14 de septiembre 14 del mes siguiente 14 del mes siguiente
4 16 de abril 16 de julio 16 de septiembre 16 del mes siguiente 16 del mes siguiente
5 18 de abril 18 de julio 18 de septiembre 18 del mes siguiente 18 del mes siguiente
6 20 de abril 20 de julio 20 de septiembre 20 del mes siguiente 20 del mes siguiente
7 22 de abril 22 de julio 22 de septiembre 22 del mes siguiente 22 del mes siguiente
8 24 de abril 24 de julio 24 de septiembre 24 del mes siguiente 24 del mes siguiente
9 26 de abril 26 de julio 26 de septiembre 26 del mes siguiente 26 del mes siguiente
0 28 de abril 28 de julio 28 de septiembre 28 del mes siguiente 28 del mes siguiente
Formulario 106
PLAZOS PARA DECLARAR Y PAGAR IMPUESTOS
NOVENO
DIGITO DEL
RUC
IMPUESTO A LA
RENTA
ANTICIPO IMPUESTO A LA RENTA ICE Y RETENCIONES EN
LA FUENTEIVA MENSUAL
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Compañías anónimas y de economía mixta18
a) Estados Financieros debidamente suscritos por el representante legal y el contador, de acuerdo
al siguiente detalle:
a.1. Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera
conforme al Cronograma de aplicación de las Normas Internacionales de Información
Financiera NIIF:
Estado de Situación Financiera, Estado del Resultado Integral que incluye otros
Resultados Integrales, Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio,
Notas a los Estados Financieros en formato Word y grabadas en un CD, y, las
Conciliaciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC a las Normas
Internacionales de Información Financiera NIIF, de acuerdo a lo determinado en el
párrafo 24 de las NIIFs.
Siendo éste el punto de partida para la contabilización según NIIFs, por una sola vez en el
año de adopción. Se exceptúan de la presentación de la conciliación, aquellas empresas
que no cumplen en principio de negocio en marcha en el período de transición, situación
que será verificada en la inspección de control que esta Institución efectúe;
18
www.supercias.gob.ec
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a.2. Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera
aplicando las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC: Balance General y Estado de
Resultados;
b) Informe o memoria presentado por el representante legal a la junta general de accionistas o
socios que conoció y adoptó resoluciones sobre los estados financieros;
c) Informes del o los comisarios, del consejo de vigilancia u otro órgano de fiscalización interna,
presentados a la junta general de accionistas o de socios que conoció y adoptó la resolución sobre
los estados financieros;
d) Informe de auditoría externa, si en función del monto total del activo del ejercicio económico
anterior están obligadas a contratarla, de acuerdo a las resoluciones emitidas por esta
Superintendencia;
e) Nómina de administradores y/o representantes legales con la indicación de los nombres y
apellidos completos y denominación del cargo. Se deberá adjuntar copia legible a color de:
certificado de votación, cédula de ciudadanía/identidad o pasaporte en caso de que el
administrador sea extranjero;
f) Nómina de accionistas o socios inscritos en el libro de acciones y accionistas o de
participaciones y socios, a la fecha del cierre del estado financiero;
g) Formulario suscrito por el representante legal certificando los siguientes datos de la compañía:
dirección postal, número telefónico, correo electrónico, provincia, ciudad, cantón;
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 46
h) Copia legible del Registro Único de Contribuyentes (RUC);
i) Impresión electrónica del comprobante de digitación del estado financiero en el portal web de
la Superintendencia de Compañías;
j) Número y clasificación del personal ocupado, que preste sus servicios en la empresa; y,
k) Los demás datos que se establecen en el Reglamento que establece la información y
documentos que están obligados a remitir a la Superintendencia de Compañías las sociedades
sujetas a su control y vigilancia.
2.3.3.3. MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS19
Esta Institución Gubernamental tiene como función coordinar las políticas de Transporte y Obras
Públicas y está conformada por cuatro Subsecretarias:
De Obras Públicas y Comunicaciones.
De Transporte Vial y Ferroviario.
De Puertos y Transporte Marítimo y Fluvial, que tiene una estructura conformada por
equipos de trabajo multidisciplinarios y para el cumplimiento de su Misión cuenta con las
Direcciones de Puertos y Dirección de Transporte Marítimo y Fluvial y entre sus
atribuciones está el cobro de las matriculas de buques bajo bandera.
De Aeropuertos y Transporte Aéreo
19
www.mtop.gov.ec
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CAPITULO III
3. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA BUILDEQUA S.A.
3.1. CONSTITUCIÓN E HISTORIA
BUILDEQUA S.A., fue constituida en la ciudad de Quito el 24 de enero de 1991 e inscrita en el
Registro Mercantil el 18 de febrero del mismo año.
El nombre original con el que inició actividades fue Ecuanor S.A y el origen del capital de
trabajo fue inversión noruega, destinado a investigación, exploración y explotación minera,
objeto social que lo realizó en las provincias de Azuay, Zamora Chinchipe y El Oro.
Esta exploración se la realizó con tecnología canadiense de punta y personal técnico extranjero
por el tiempo aproximado de doce años. El interés de los accionistas de arrancar con una mina se
frustró con resultados de análisis poco interesantes y un precio del oro a nivel mundial a la baja; a
más de ello las leyes mineras en el Ecuador no protegían al inversionista, porque a pesar de
cumplir con todos las obligaciones, pagos y estudios exigidos de Ley, por innumerables
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 48
ocasiones fue sujeta de invasiones de mineros informales y reclamos infundados de entidades
ambientalistas.
Ecuanor S.A. concesionó alrededor de quince áreas mineras y contrató a ciento cincuenta
personas entre técnicos y personal de campo.
En el año 2002 los accionistas decidieron la liquidación de la empresa, pero a medio trámite hubo
interés de comprar sus acciones y suspender tal liquidación. En el año 2003, los nuevos
accionistas, la mayoría extranjeros decidieron el cambio del objeto social y del nombre de la
empresa.
Actualmente la actividad económica principal que ejerce es: Actividades de alquiler de todo tipo
de productos y bienes inmuebles para todo uso.
En las actividades secundarias están: Transporte de equipo caminero pesado, obras civiles y
otros.
3.2. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA COMPAÑÍA
La estructura organizacional de la empresa BUILDEQUA S.A. está integrada en cuanto a las
relaciones entre el Presidente de la Compañía y los gerentes, debido a que es una PYME existen
únicamente tres departamentos el Financiero- Contable, el de Recursos Humanos y el
Departamento Técnico. Uno de los aspectos de BUILDEQUA es que si existe distribución y
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desempeño de actividades específicas y el Presidente posee autoridad respecto al control de las
personas a cargo de las Gerencias.
Aunque la estructura organizacional no tiene gran cantidad de procedimientos y reglas, existe
interés e iniciativa de los trabajadores de todas las áreas en el desarrollo eficiente de su trabajo.
Así está organizada la empresa BUILDEQUA S.A.:
Fuente: Gerente Administrativo
3.3. ORGANIGRAMA FUNCIONAL
A continuación se muestra el organigrama funcional de la empresa BUILDEQUA S.A.
Fuente: Gerente Administrativo
Dirección
Departamento Financiero,
Administrativo y Contable
Departamento de Recursos Humanos
Departamento Técnico
Auditoría, Asesoría legal y tributaria
Presidente
Gerente Administrativo, Financiero y Contable
Asistente Contable
Gerente de Recursos Humanos
Asistente RRHH
Gerente Técnico
Choferes y Técnicos
Auditores Externos, Asesores legales y
tributarios
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FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES20
PRESIDENTE
Gestión y objetivos:
- Planificar los negocios, objetivos y estrategias de la empresa así como la política comercial y
Financiera del Ejercicio.
Responsabilidades:
- Analizar los resultados de la empresa en reuniones con los Gerentes Departamentales.
- Mantener informado a la Junta de Accionistas sobre la situación de la empresa, a través de
Balances, Estados Resultados, Presupuesto, etc.
- Tomar decisiones correctoras a fin de cumplir con el objetivo planteado.
- Determinar la política de la empresa sobre el manejo de personal.
- Garantizar a la Junta de Accionistas el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales.
AUDITORES Y ASESORES LEGALES Y TRIBUTARIOS
Gestión y objetivos:
- Asesorar y proteger a la empresa de contingencias tributarias, legales o laborales.
Responsabilidades:
- Mantener informado al Presidente y Gerentes sobre las obligaciones legales y tributarias
vigentes. 20
Fuente: Observaciones y Entrevistas
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- Preparar contratos, acuerdos y todos los documentos legalmente obligatorios.
-Asesorar sobre decisiones contables y legales.
- Defender a la empresa en demandas tanto mercantiles como laborales.
GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO Y CONTABLE
Gestión y objetivos:
- Gestionar los recursos, controlar y contabilizar todo el flujo monetario de la empresa para
cubrir las necesidades financieras de la empresa.
- Informar al Presidente sobre la situación financiera.
Responsabilidades:
- Responsable de informar sobre las necesidades financieras de la empresa y gestionar los fondos
para cubrirlas.
- Supervisar el cobro de las facturas y pago de las obligaciones de la empresa.
- Preparar los Estados Económicos y Financieros de la empresa, así como controlar el
presupuesto de los otros Departamentos.
- Ejercer Control Interno y estar al día de los cambios de la legislación contable vigente.
- Arqueo y control de caja chica.
- Contratar seguros.
- Revisar las declaraciones de impuestos y anexos tributarios.
- Es responsable de la supervisión y control de las tareas del personal que tiene a su cargo.
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ASISTENTE CONTABLE
Gestión y Objetivo:
- Asistir al Gerente Administrativo, Financiero y Contable a fin de cumplir con el objetivo de este
departamento.
Responsabilidades:
- Preparar y revisar las facturas y demás documentos adjuntos para enviarlas a los clientes.
- Gestionar el cobro y pago de los reembolsos.
- Informar al Director Financiero sobre los pagos pendientes, facturas devueltas y errores
encontrados.
- Contabilizar y analizar cuentas de clientes y proveedores.
- Contabilizar roles y pagos para el personal.
- Conciliar bancos.
- Elaborar y enviar al SRI las declaraciones de iva y retención a la fuente mensuales.
- Elaborar y enviar al SRI los anexos tributarios
- Mantener caja chica.
- Mantener el archivo al día y los documentos preimpresos tales como facturas, liquidaciones de
servicios y otros.
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GERENTE DE RECURSOS HUMANOS
Gestión y objetivos:
- Determinar la política de personal de la empresa en la selección, contratación y capacitación de
todo el personal.
- Controlar el cumplimiento de funciones.
Responsabilidades:
- Cumplir con la política de la empresa sobre el manejo de Recursos Humanos.
- Autorizar la preparación de los contratos de trabajo y finiquitos.
- Analizar carpetas, realizar entrevistas, contratar, despedir y liquidar personal.
- Autorizar anticipos y permisos médicos o por emergencias del personal.
- Presentar programa de capacitación y solicitar y analizar el presupuesto de éste.
- Estar al día con la información acerca de la legislación concerniente a temas laborales.
- Aplicar y realizar el control posterior de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
ASISTENTE DE RECURSOS HUMANOS
Gestión y objetivos:
- Asistir al Gerente de Recursos Humanos a fin de cumplir con el objetivo de este Departamento.
Responsabilidades:
- Preparar los roles de pago y entregarlos al departamento contable.
- Revisar el control de horas extraordinarias para el rol de pagos
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- Ingresar al Iess las horas extras y generar las planillas de aportes y fondos de reserva mensuales
y pasarlas al departamento contable.
- Elaborar y presentar al Ministerio de Trabajo las declaraciones por pagos de Utilidades, Décimo
Cuarto y Tercera Remuneración.
- Solicitar al personal el Formulario de Gastos Personales del Ejercicio.
- Elaborar y entregar al personal el formulario 107 de Retención de Impuesto a la Renta.
- Elaborar y entregar al departamento de contabilidad el Anexo de Relación de Dependencia.
- Preparar contratos y finiquitos.
- Emitir los formularios de permisos, anticipos, certificados.
GERENTE TÉCNICO
Gestión y objetivos:
- Responsable de las actividades de campo.
- Implementa sistemas de Calidad en la empresa y participa de los objetivos a fin de llevarla a
ampliar el mercado.
Responsabilidades:
- Definir, junto con la Dirección, la Política de Calidad de la Empresa.
- Junto con el Presidente, negocia con los clientes sobre nuevos proyectos.
- Encargado de recibe información de los clientes sobre la calidad del servicio.
- Analizar en el campo los distintos procesos de trabajo de la empresa e informa al Presidente de
las operaciones con recomendaciones sobre acciones correctoras.
- Responsable del mantenimiento de la maquinaria y equipo pesado.
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 55
- Responsable de la adquisición de nueva maquinaría, así como de la venta.
- Definir un programa de formación en temas de calidad para el personal de la empresa.
- Evalúa y selecciona a proveedores propios de su área; y se encarga de las negociaciones con
ellos.
- Aprueba las facturas de proveedores propios de su área.
- Controla que los chóferes cumplan con los horarios.
- Responsable de obtener las autorizaciones para trabajo en la obra.
- Responsable de matrículas y revisiones vehiculares.
- Es responsable de la supervisión y control de las tareas del personal que tiene a su cargo.
CHOFERES
Gestión y Objetivos:
- Realizar los trabajos autorizados por el Gerente Técnico en el sitio determinado a fin de cumplir
con los contratos firmados por la empresa.
Responsabilidades:
- Conducir y trabajar con la maquinaria en el sitio solicitado por el cliente.
- Comunicar cualquier incidencia que se produjese al Gerente Técnico.
- Revisar el estado de la maquinaria y detectar cualquier daño.
- Es el responsable del buen manejo de la maquinaria y vehículo.
- Llenar las guías y reportes de trabajo con firmas del cliente.
- Responsable de mantener en buen estado la matricula y seguro de la maquinaria y vehículos.
- Tener vigente las licencias y documentos personales.
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TÉCNICOS
Gestión y Objetivos
- Realizar los trabajos de mantenimiento y reparación de maquinaria y vehículos autorizados por
el Gerente Técnico en el sitio determinado a fin de cumplir con los contratos firmados por la
empresa.
Responsabilidades:
- Realizar trabajos de mecánica preventiva y correctiva en el sitio solicitado por el cliente.
- Comunicar cualquier incidencia que se produjese al Gerente Técnico.
- Revisar el estado de la maquinaria y detectar cualquier daño.
- Llenar las guías y reportes de daños con firmas del chofer.
- Tener vigente las licencias y documentos personales.
3.4. SISTEMA CONTABLE
3.4.1 SOFTWARE
El departamento contable la empresa BUILDEQUA S.A. trabaja con el Sistema Administrativo
Financiero Contable Integrado S.A.F.I., bajo plataforma Windows desde el año de 1998.
El sistema SAFI funciona bajo los módulos de Tesorería, Cuentas por Pagar, Inventarios por
bodegas, Facturación, Cuentas por Cobrar, Nómina, Administración de Personal y Activos Fijos,
los cuales se integran al Módulo de Contabilidad y desde el cual se obtienen balances y reportes.
Este software contable tiene la opción de multiusuarios concurrentes con procesos integrados al
Módulo de Contabilidad.
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La seguridad del aplicativo se los realiza a través de perfiles de usuarios con claves de opciones
personalizadas a cada uno de los módulos de SAFI.
3.4.2. POLÍTICAS Y DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS EN EL DEPARTAMENTO FINANCIERO
ADMINISTRATIVO Y CONTABLE.
Al pertenecer al segmento Pyme, las actividades de la empresa BUILDEQUA no tienen mucha
carga, por lo que existe un solo departamento que agrupa los asuntos Financieros,
Administrativos y Contables, el cual conforme el organigrama funcional está a cargo de un
Gerente.
3.4.2.1. PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS Y CONTROL DE MATERIALES.
La solicitud de materiales se lo realiza por correo electrónico al Gerente Financiero y aquí
empieza la búsqueda y cotización más conveniente, sin embargo al ser una empresa de servicios,
los costos más importantes corresponden a servicios de: mantenimiento, transporte, seguros,
honorarios y otros. Por tal razón, no existe bodega, ni inventarios de suministros.
3.4.2.2. DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES
Antes de la firma de un Contrato de Alquiler de Maquinaria la empresa analiza el estado de los
equipos y determina las necesidades, las cuales generalmente consisten en mantenimiento.
Cuando una de estas necesidades es la compra de un nuevo equipo, esta solicitud llega al
Presidente de la Empresa y a la Junta de Accionistas para coordinar junto el Gerente Técnico y
Financiero las características del equipo y la forma de financiamiento conveniente.
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 58
3.4.2.3. REQUISICIÓN DE MATERIALES Y SERVICIOS
La empresa no cuenta con formularios pre-impresos de requisición y órdenes de compra, todo se
maneja a través de solicitudes enviadas por correo electrónico con copia a las gerencias
relacionadas.
3.4.2.4. APROBACIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
La aprobación de la compra lo hace el Gerente Financiero a través del correo electrónico y
dependiendo el monto de la compra, la aprobación puede venir del Presidente. Este correo
generalmente es adjuntado a la factura o contrato de servicios.
3.4.2.5. PAGO POR LA COMPRA DE MATERIALES O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
Una vez obtenido el material o servicio, se recibe la factura, la cual es rubricada por el Gerente
Financiero. Posteriormente pasa al contador para la contabilización y emisión del certificado de
retención, la cual es entregada en un máximo de cinco días.
El pago se lo realizada en un máximo de 30 días con crédito directo de los proveedores,
generalmente con cheque cruzado.
3.4.2.6 CONTROL DE EFECTIVO
El ingreso de efectivo a la empresa se realiza a través de transferencias bancarias, realizadas por
el cliente y eventualmente por cheques a nombre de la empresa.
Estos ingresos son supervisados por el Gerente Financiero y una vez contabilizados firmados por
él.
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 59
3.4.2.7. CAJA CHICA
Existen dos cajas chicas, manejadas una por la Asistente Contable y otra por el Gerente Técnico,
las cuales son reembolsadas mensualmente una vez presentado el detalle de liquidación de caja
chica, con facturas y otros soportes a nombre de los responsables de las cajas.
3.4.2.8. ARQUEO DE CAJA
En la empresa no hay la política de arqueo de cajas, ni de rotación de las mismas.
3.4.2.9. BANCOS Y CONCILIACIONES
La empresa BUILDEQUA S.A. tiene aperturada cuatro cuentas corrientes, dos en el exterior y
dos en el país, las cuales son conciliadas mensualmente y supervisadas por el Gerente Financiero.
En todas las cuentas existes cuatro firmas autorizadas, de las cuales dos indistintamente pueden
firmar cheques. La autorización de pagos a través de transferencias se los realiza con claves de
dos personas autorizadas.
Debido al acceso electrónico ya no se debe esperar el estado de cuenta para conciliarlo, lo que
permite detectar errores inmediatamente.
3.4.2.10. ACTIVOS FIJOS
Los activos fijos de mayor relevancia de la empresa BUILDEQUA, son Maquinaria y Equipo,
Vehículos y Gabarra, todos ellos destinados al alquiler y transporte.
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 60
Dentro de la maquinaria y equipo la empresa cuenta con excavadoras, motoniveladoras, grúas,
compresores, cargadoras y bulldozers.
En la cuenta vehículos existen volquetas, plataformas, camiones y camionetas utilizadas para el
transporte de equipo y materiales.
La gabarra es un activo peculiar que incluye un remolcador y una barcaza destinados a
transportar maquinaria pesada por ríos de Oriente tanto Ecuatoriano como Peruano, además
adaptando una grúa se alquila a clientes que extraen material para la construcción, como la
arena.
Este equipo es muy cotizado por lo que dentro de la cuenta Activos en Tránsito está una gabarra
nueva esperando permisos de navegación.
3.4.2.11. INGRESOS
La contabilización de todos los depósitos o créditos a las cuentas bancarias se los realiza con un
diario de ingresos, la numeración de los mismos los da el sistema.
3.4.2.12. EGRESOS
La contabilización de los pagos o anticipos a proveedores se los realiza a través de cheques por
medio de un egreso, el sistema toma automáticamente el número de cheque disponible y da un
número de egreso. La anulación de cheques se lo registra por egresos.
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3.4.2.13. DIARIOS
A través de diarios se registran los débitos bancarios, registros de roles, provisiones,
depreciaciones, amortizaciones y ajustes. La numeración de los mismos son dados
automáticamente por el sistema.
3.5. PLAN DE CUENTAS
3.5.1 PRESENTACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS
El plan de cuentas que maneja la empresa es extenso y tiene incorporados a todos los centros de
costos que generan las operaciones. Las cuentas del catálogo están diseñadas para obtener los
Balances de Situación y de Resultados:
El plan de cuentas de la empresa BUILDEQUA es el siguiente:
(ver la siguiente página)
Balance General
• Activo
• Pasivo
• Capital
Estado de Resultados
• Ingresos
• Gastos
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 62
Código Contable Nombre de la Cuenta
1. A C T I V O
1.1. *ACTIVO CORRIENTE*
1.1.1. CAJA BANCOS
1.1.1.01 Caja general
1.1.1.02 Caja chica
1.1.1.10 Bco Pichincha cta cte 3084603904
1.1.1.11 Pichincha Miami cta cte 23118894
1.1.1.12 State Trust Bank cta 19909
1.1.1.13 Bco Guayaquil Panamá 100564919
1.1.1.20 Transferencias interbancarias
1.1.2. INVERSIONES TEMPORALES
1.1.2.03 Pichincha Miami
1.1.2.30 Intereses Pichincha Miami
1.1.2.60 Bco Pichincha
1.1.2.61 Intereses Bco Pichincha
1.1.2.99 Otras inversiones temporales
1.1.3. CTAS POR COBRAR COMERCIALES
1.1.3.01 Conduto Ecuador S.A.
1.1.3.02 BGP Ecuador Co. S.A.
1.1.3.03 Consorcio Conduto Harbert
1.1.3.04 Global Wireless
1.1.3.05 Harbert International Establishment
1.1.3.06 Conduto Peru S.A.C.
1.1.3.07 Tectotal
1.1.3.80 Otros clientes
1.1.3.99 Provisión ctas incobrables
1.1.4. OTRAS CTAS POR COBRAR
1.1.4.01. Anticipos proveedores
1.1.4.01.01 Mahesa S.A.
1.1.4.01.06 Armadillo Tractor
1.1.4.01.99 Otros anticipos
1.1.4.02. Fondos a rendir
1.1.4.02.99 Otros fondos a rendir
1.1.4.03. Anticipos empleados
1.1.4.99. Otros anticipos
1.1.4.99.01 Deudores venta de activos
1.1.4.99.02 Balboa Cía de Seguros
1.1.4.99.04 Hidropilaló S.A.
1.1.4.99.06 Cecom S.A.
1.1.4.99.07 Qualitec C.Ltda
1.1.4.99.99 Otros anticipos
1.1.5. ACTIVOS EN TRANSITO
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 63
1.1.5.01. MAQUINARIA Y EQUIPO
1.1.5.01.01 Excavadoras
1.1.5.01.02 Bulldozer
1.1.5.01.03 Dobladoras
1.1.5.01.04 Tractores
1.1.5.01.05 Compresores
1.1.6. IMPUESTOS ANTICIPADOS
1.1.6.01. IMPTO A LA RENTA CREDITO TRIB
1.1.6.01.01 Anticipo Impuesto Renta
1.1.6.01.11 Ret. terceros 2010
1.1.6.02. IMPTO IVA CR TRIBUTARIO
1.1.6.02.01 Retenciones Iva 70% servicios
1.1.6.02.02 Iva en compras
1.1.6.02.03 Reclamo Iva
1.1.7. GASTOS ANTICIPADOS
1.1.7.01 Arriendos anticipados
1.1.7.02 Intereses anticipados
1.1.7.03 Honorarios anticipados
1.1.7.04. Seguros anticipados
1.1.7.04.01 Seguros vehículos anticipados
1.1.7.04.02 Seguros accidentes personales
1.1.7.04.04 Seguros maquinaria anticipado
1.1.7.04.05 Garantía de cumplimiento
1.1.7.04.06 Seguro gabarra anticipado
1.1.8. OTROS ACTIVOS CORRIENTES
1.1.8.01 Otros activos corrientes
1.2. *PROPIEDAD,PLANTA Y EQUIPO*
1.2.1. ACTIVOS V/ADQUISICION
1.2.1.01. Activos para arrendar
1.2.1.01.01 Terreno
1.2.1.01.02 Campamentos
1.2.1.01.03 Maquinaria y equipo
1.2.1.01.04 Vehículos
1.2.1.01.05 Gabarra
1.2.1.02. Activos para uso empresa
1.2.1.02.01 Equipo computación
1.2.1.02.02 Muebles y enseres
1.2.2. DEPRECIACION ACUMULADA
1.2.2.01. Depreciación activos para arrendar
1.2.2.01.02 Depreciación Campamentos
1.2.2.01.03 Depreciación Maquinaria y equipo
1.2.2.01.04 Depreciación Vehículos
1.2.2.01.05 Depreciación Gabarra
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1.2.2.02. Depreciación activos uso empresa
1.2.2.02.01 Depreciación Equipo Computación
1.2.2.02.02 Depreciación Muebles y Enseres
1.2.4. ACTIVOS ARRENDADOS
1.2.4.01. Maquinaria
1.2.4.01.04 3 Excavad JCB 10649-00
1.2.5. AMORTIZACION ACTIVOS ARRENDADOS
1.2.5.01. Maquinaria
1.2.5.01.04 3 Excavadoras JCB 10649-00
1.2.6. ACTIVOS EN TRANSITO
1.2.6.01. Activos en trámite de activación
1.2.6.01.01 Draga en trámite de activación
1.2.6.01.02 Gabarra en trámite de activación
1.2.6.01.03 Draga Nueva en construcción
1.2.6.01.04 Terreno Cumbayá
1.2.8. OTROS ACTIVOS
1.2.8.01 Software contable licencias
1.2.8.02 Amortización software contable
1.3. *ACTIVOS NO CORRIENTES*
1.3.1. CTAS POR COBRAR L/P
1.3.1.01 Disponible
1.3.2. INVERSIONES A LARGO PLAZO
1.3.2.01. Compañías relacionadas
1.3.2.01.01 Hidropilaló S.A.
1.3.2.01.02 Artparquet S.A.
1.3.2.09. Otras inversiones largo plazo
1.3.4. GASTOS DIFERIDOS
1.3.4.01 Gastos de constitución
1.3.4.02 Amortización gastos constitución
1.3.5. OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES
1.3.5.01 Disponible
2. P A S I V O
2.1. *PASIVOS CORRIENTES*
2.1.1. CTAS POR PAGAR PROVEEDORES
2.1.1.20 Proveedores Servicios
2.1.1.30 Proveedores bienes
2.1.1.99 Otros proveedores
2.1.2. OBLIGACIONES CORTO PLAZO
2.1.2.01. OBLIGACIONES FINANCIERAS
2.1.2.01.01 Banco Pichincha 564059-00
2.1.2.01.02 Banco Pichincha 689192-00
2.1.2.01.03 Banco Pichincha 903373-00
2.1.2.03. ACCIONISTAS CORTO PLAZO
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2.1.2.03.01 Accionistas corto plazo
2.1.3. ANTICIPO CLIENTES
2.1.3.99 Anticipo clientes
2.1.4. OBLIGACIONES FISCALES
2.1.4.01. Impuesto renta provisión
2.1.4.01.01 Impuesto renta por pagar
2.1.4.04. Retenciones en la Fuente
2.1.4.06. Retenciones impuesto iva
2.1.4.06.01 725 Retenciones 100% iva
2.1.4.06.63 723 Retenciones 70% iva
2.1.4.06.69 721 Retenciones 30% iva
2.1.4.08. Impuesto al valor agregado
2.1.4.08.01 Iva en ventas
2.1.4.08.02 Iva en compras
2.1.5. OBLIGACIONES CON EL IESS
2.1.5.01 Aportes Iess
2.1.5.02 Fondos de reserva
2.1.5.03 Préstamos Iess
2.1.6. OBLIGACIONES LABORALES
2.1.6.01. REMUNERACIONES
2.1.6.01.01 Sueldos por pagar
2.1.6.01.03 Liquidaciones por pagar
2.1.6.02. PROVISIONES SOCIALES
2.1.6.02.01 Vacaciones
2.1.6.02.02 15% trabajadores
2.1.6.02.03 Décimo tercer sueldo
2.1.6.02.04 Décimo cuarto sueldo
2.1.7. OTRAS CTAS POR PAGAR
2.1.7.01 Flete marítimo
2.1.7.02 Flete interno
2.1.7.03 Seguros de importaciones
2.1.7.04 Agente afianzado
2.1.7.05 Verificadora aduanera
2.1.7.06 Montacargas/gruas cruz
2.1.8. DIVIDENDOS POR PAGAR
2.1.8.01 Dividendos por pagar accionistas
2.1.9. CTAS Y GTS POR PAGAR
2.1.9.01 Intereses por pagar
2.1.9.03 Seguros por pagar
2.1.9.04 Honorarios profesionales
2.1.9.99 Otras cuentas y gastos por pagar
2.2. *PASIVOS NO CORRIENTES*
2.2.1. PRESTAMOS DE ACCIONISTAS
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2.2.1.01. OBLIGACIONES ACCIONISTAS
2.2.1.01.01 Obligaciones accionistas L/P
2.2.2. OBLIGACIONES LARGO PLAZO
2.2.2.01. OBLIGACIONES FINANCIERAS
2.2.2.01.01 Banco Pichincha 564059-00
2.2.2.01.02 Banco Pichincha 689192-00
2.2.2.01.03 Banco Pichincha 903373-00
2.2.2.02. OBLIGACIONES ARREND MERCANTIL
2.2.2.02.18 Contrato No. 10267-00
2.2.2.02.19 Contrato No. 10649
2.2.3. OTROS PASIVOS NO CORRIENTES
2.2.3.01 Otros pasivos no corrientes
2.2.4. OTRAS OBLIGACIONES LARGO PLAZO
2.2.4.01 Cenit Import Export Corp
3. P A T R I M O N I O
3.1. APORTACIONES ACCIONISTAS
3.1.1. CAPITAL SOCIAL PAGADO
3.1.1.01 Capital pagado
3.1.2. APORTE FUTURAS CAPITALIZACIONES
3.1.2.01 Aporte futuras capitalizaciones
3.2. RESERVAS PATRIMONIALES
3.2.1. RESERVAS SOCIETARIAS
3.2.1.01 Reserva legal
3.2.1.02 Reserva facultativa
3.2.1.03 Reserva estatutaria
3.2.1.04 Reserva de Capital
3.2.2. OTRAS RESERVAS
3.2.2.01 Reservas de capital
3.2.2.02 Reservas por valuación
3.2.2.03 Reservas por donaciones
3.3. SUPERAVIT
3.3.1. SUPERAVIT DE CAPITAL
3.3.1.01 Revaluación de inversiones
3.4. PERDIDAS ACUMULADAS
3.4.1. Resultados ejercicios anteriores
3.4.1.01 Utilidades no distribuidas
3.4.1.02 Pérdidas acumuladas
3.4.1.04 Resultados por obligaciones
3.5. UTILIDADES ACUMULADAS
3.5.1. Resultados ejercicios anteriores
3.5.1.01 Utilidades
3.5.1.02 Utilidad para reinversión
3.8. RESULTADOS DEL EJERCICIO (CIERRE)
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4. E S T A D O DE R E S U L T A D O S
4.1. INGRESOS OPERATIVOS
4.1.1. VENTAS
4.1.1.01. VENTAS GRAVADAS
4.1.1.01.01 Repuestos
4.1.1.01.02 Alquiler maquinaria
4.1.1.01.03 Servicios prestados
4.1.1.01.04 Arriendos campamento
4.1.1.01.05 Alquiler draga
4.1.1.01.06 Alquiler vehículos
4.1.1.01.07 Alquiler gabarra
4.1.1.02. VENTAS NO GRAVADAS
4.1.1.02.02 Transporte
4.1.1.02.03 Exportación de servicios
4.2. INGRESOS NO OPERATIVOS
4.2.1. INGRESOS FINANCIEROS
4.2.1.01 Rendimientos financieros
4.2.2. OTROS INGRESOS/PERDIDAS NETAS
4.2.2.01 Utilidad venta activos fijos
4.2.2.99 Otros ingres/gastos netos
5. C O S T O Y G A S T O S
5.1. COSTO DE VENTAS
5.1.1. COSTO DE MERCADERIAS VENDIDAS
5.1.1.01 Repuestos
5.1.1.02 Maquinaria
5.1.2. COSTO DE INVENTARIOS
5.1.2.01 Roturas de inventarios
5.1.2.02 Diferencia de inventarios
5.1.2.03 Bajas de inventarios
5.1.3. COSTO DE ARRENDAMIENTOS
5.1.3.01. Mano de obra
5.1.3.01.01 Sueldo unificado
5.1.3.01.02 Horas extras
5.1.3.01.03 Bonos
5.1.3.01.04 Movilización
5.1.3.01.06 Beneficios sociales
5.1.3.01.07 Sobresueldos
5.1.3.01.08 Alimentación
5.1.3.01.99 Otros gastos mano de obra
5.1.3.02. Otros gastos
5.1.3.02.01 Alquiler maquinaria
5.1.3.02.02 Arrendamiento mercantil maquinaria
5.1.3.02.03 Movilización
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5.1.3.02.05 Seguros
5.1.3.02.06 Mantenimiento maquinaria y equipo
5.1.3.02.07 Matriculas, traspasos y otros
5.1.3.02.08 Honorarios profesionales
5.1.3.02.09 Gastos desaduanización
5.1.3.02.10 Depreciaciones
5.1.3.02.11 Servicios empresas
5.1.3.02.12 Transporte
5.1.3.02.99 Otros
5.1.4. COSTOS DE TRANSPORTE
5.1.4.01. Mano de obra
5.1.4.01.01 Sueldo unificado
5.1.4.01.02 Horas extras
5.1.4.01.03 Bonos
5.1.4.01.04 Movilización
5.1.4.01.06 Beneficios sociales
5.1.4.01.07 Sobresueldos
5.1.4.01.08 Alimentación
5.1.4.01.99 Otros gastos mano de obra
5.1.4.02. Otros gastos transporte
5.1.4.02.01 Transporte materiales
5.1.4.02.02 Transporte maquinaria y equipo
5.1.4.02.03 Arrendamiento mercantil vehículos
5.1.4.02.04 Mantenimiento vehículos
5.1.4.02.05 Seguros
5.1.4.02.06 Matriculas, traspasos, otros
5.1.4.02.07 Honorarios
5.1.4.02.08 Servicios personas naturales
5.1.4.02.10 Depreciaciones
5.1.4.02.99 Otros gastos vehículos
5.1.5. COSTOS DE CAMPAMENTOS
5.1.5.01 Seguros
5.1.5.05 Depreciaciones
5.1.5.20 Mano de obra
5.1.6. COSTOS DRAGA
5.1.6.01. Mano de obra
5.1.6.01.01 Sueldo unificado
5.1.6.01.02 Horas extras
5.1.6.01.03 Bonos y otros
5.1.6.01.04 Movilización
5.1.6.01.05 Beneficios sociales
5.1.6.01.06 Aporte patronal y fondos reserva
5.1.6.01.07 Alimentación y víveres
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5.1.6.01.99 Otros gastos mano obra
5.1.6.02. Otros gastos draga
5.1.6.02.01 Herramientas y equipos
5.1.6.02.02 Repuestos y mantenimiento
5.1.6.02.03 Movilización y pasajes aéreos
5.1.6.02.04 Combustible
5.1.6.02.05 Seguros
5.1.6.02.06 Alquileres y arriendos
5.1.6.02.07 Servicios autónomos
5.1.6.02.08 Honorarios profesionales
5.1.6.02.10 Depreciaciones
5.1.6.02.15 Hospedaje, alimentación
5.1.6.02.20 Matriculas y otros
5.1.6.02.80 Gastos administrativos
5.1.6.02.99 Otros gastos draga
5.1.7. COSTOS GABARRA
5.1.7.01. Mano de obra
5.1.7.01.01 Sueldo unificado
5.1.7.01.02 Horas extras
5.1.7.01.03 Bonos y otros
5.1.7.01.04 Movilización
5.1.7.01.05 Beneficios sociales
5.1.7.01.06 Aporte patronal y fondos reserva
5.1.7.01.10 Trabajadores autónomos gabarra
5.1.7.01.99 Otros gastos mano obra
5.1.7.02. Otros gastos gabarra
5.1.7.02.01 Herramientas y equipos
5.1.7.02.02 Mantenimiento y reparaciones
5.1.7.02.04 Movilización
5.1.7.02.05 Seguros
5.1.7.02.06 Combustible
5.1.7.02.07 Notarios y registro propiedad
5.1.7.02.10 Depreciaciones
5.1.7.02.12 Honorarios
5.1.7.02.13 Servicios sociedades
5.1.7.02.15 Hospedaje y alimentación
5.1.7.02.17 Comunicaciones
5.1.7.02.18 Patentes, matriculas y otros
5.1.7.02.99 Otros gastos gabarra
5.2. GASTOS ADMINISTRATIVOS
5.2.2. GASTOS DE ADMINISTRACION
5.2.2.01. SUELDOS ADMINISTRACION
5.2.2.01.01 Sueldo unificado
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5.2.2.01.02 Sueldo tiempo extra
5.2.2.01.04 Aporte patronal y fondo reserva
5.2.2.01.05 Beneficios sociales
5.2.2.01.07 Bonos e incentivos por eficiencia
5.2.2.01.09 Indemnizaciones laborales
5.2.2.01.10 Personal ocasional
5.2.2.02. GASTOS ADMINISTRACION
5.2.2.02.01 Servicios básicos
5.2.2.02.02 Arrendamiento oficinas
5.2.2.02.03 Suministros y materiales
5.2.2.02.04 Mantenimiento equipos y software
5.2.2.02.05 Mantenimiento oficinas
5.2.2.02.06 Imprenta y formularios
5.2.2.02.07 Publicidad
5.2.2.02.08 Courier y correo
5.2.2.02.09 Copias y anillados
5.2.2.02.10 Libros
5.2.2.02.12 Gastos de gestión
5.2.2.02.13 Gastos de viaje
5.2.2.02.15 Gastos notaría y registro propiedad
5.2.2.02.17 Gastos movilización
5.2.2.02.18 Atención personal
5.2.2.02.20 Gastos bancarios
5.2.2.02.25 Honorarios sociedades
5.2.2.02.26 Honorarios profesionales
5.2.2.02.28 Aportes y F. Reserva Patrono
5.2.2.02.29 Cafetería
5.2.2.02.30 Seguros
5.2.2.02.31 Seguridad
5.2.2.02.32 Capacitación
5.2.2.02.33 Bases licitación y otros
5.2.2.02.70 Servicios administrativos
5.2.2.02.71 Pérdida por venta activos fijos
5.2.2.02.80 Iva no compensado
5.2.2.02.90 Otros gastos
5.2.3. GASTOS DEPRECIACION
5.2.3.02 Campamento
5.2.3.03 Equipo computación
5.2.3.04 Maquinaria y equipo
5.2.3.05 Muebles y enseres
5.2.3.07 Equipos de oficina
5.2.3.08 Vehículos
5.2.5. GASTOS DE AMORTIZACION
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5.2.5.01 Software contable
5.2.5.02 Software sistema operativo
5.2.6. GASTOS/INGRESOS FINANCIEROS
5.2.6.01 Intereses pagados
5.2.6.02 Intereses ganados
5.2.7. IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
5.2.7.01 Superintendencia Compañías
5.2.7.02 Patente comercial
5.2.7.03 1.5 por mil sobre activos
5.2.7.04 Cámara de Industrias y Producción
5.2.7.07 Impuesto Salida Divisas
5.2.7.99 Otros impuestos
5.2.8.
GASTOS TRIBUTARIAMENTE NO
DEDUCIBLES
5.2.8.01 Intereses tributarios
5.2.8.02 Multas tributarias
5.2.8.04 Intereses y multas Iess
5.2.8.06 Multas Banco Central
5.2.8.07 Gastos Intereses que supera tasa referencial
5.2.8.09 Gastos no sustentados
5.2.8.10 Donaciones
5.2.8.99 Otros gastos no deducibles
5.2.9. PROVISIONES
5.2.9.01 Provisión 15% trabajadores
5.2.9.02 Provisión impuesto a la renta
3.5.2. INSTRUCTIVO DEL PLAN DE CUENTAS
La empresa BUILDEQUA no cuenta con un instructivo para la aplicación del Plan de Cuentas.
3.6. F.O.D.A
Con el análisis FODA (El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las
palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, en inglés SWOT: Strenghts,
Weaknesses, Oportunities, Threats) en la empresa BUILDEQUA se obtuvo un panorama de la
situación actual y competitiva de la empresa, las conclusiones permitirán al la Administración
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 72
abordar la solución de los problemas en forma más objetiva, definir prioridades y planificar
objetivos más concretos.
FORTALEZAS
La fortaleza más importante que tiene la empresa BUILDEQUA S.A. es el mantener equipos
nuevos y de última tecnología, lo cual sumado con el cumplimiento puntual de sus contratos, le
permiten tener sus equipos 100 % utilizados.
Además de ello cuenta con otras fortalezas como:
Precios muy competitivos.
Personal técnico muy capacitado.
OPORTUNIDADES
Panorama positivo para el desarrollo minero en el Ecuador.
Oferta de servicios los 365 días del año.
DEBILIDADES
Falta de equipos para ofrecer a nuevos clientes.
Falta de un manual de procedimientos técnicos.
Dependencia de exterior para importar equipos.
AMENAZAS
Las amenazas del entorno en cuanto a BUILDEQUA se refieren al temor de crecer por falta de
inversión extranjera en el sector hidrocarburífero, debido a que el manejo político determinó la
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO III
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 73
salida del país de algunas empresas petroleras extranjeras y el traspaso administrativo de este
sector al Estado.
Además de ello hay que considerar como otras amenazas:
- Crecimiento de la oferta.
- Incremento de precios en los insumos importados.
- Inestabilidad política, cambio de reglas tributarias continuas
- Inflación
FORTALEZAS
-Equipos nuevos de última tecnología
-Cumplimiento puntual de sus contratos.
-Precios muy competitivos
- Personal técnico muy capacitado.
OPORTUNIDADES
- Panorama positivo para el desarrollo minero en el Ecuador.
- Ofertar de servicios los 365 días del año.
DEBILIDADES
- Falta de equipos para ofrecer a nuevos clientes.
- Falta de un manual de procedimientos técnicos.
- Dependencia de exterior para importar equipos.
AMENAZAS
- Temor de crecer por falta de inversión extranjera en el país.
- Crecimiento de la oferta.
- Inestabilidad política, cambio de reglas continuas, inflación.
FODA
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 74
CAPITULO IV
4. PROPUESTA
4.1. INTRODUCCIÓN
Los administradores de la Empresa BUILDEQUA S.A. necesitan contar con una herramienta
orientada específicamente al Departamento de Contabilidad, que permita sistematizar los
procesos y políticas de la empresa; y que además determine técnicas de control interno; por tal
razón la intención de esta propuesta es constituir una guía práctica, que describa las funciones y
obligaciones de cada empleado en este Departamento.
La difusión de esta propuesta se la realizará luego de la aprobación de Junta de Accionistas y será
la Administración la encargada de su actualización.
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 75
4.2. OBJETIVO
El objetivo principal de esta propuesta es presentar a la Administración de la empresa
BUILDEQUA S.A., un libro de fácil ejecución y entendimiento, que contenga la descripción de
las actividades que debe seguir el personal del departamento de contabilidad. El cual debe:
- Sistematizar los procedimientos contables, registros y preparación de informes.
- Presentar la representación gráfica de la secuencia de actividades de cada proceso.
- Facilitar la capacitación del personal del Departamento de Contabilidad.
- Dar una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada persona.
- Presentar el Plan de Cuentas y describir su utilización.
- Ser un instrumento de apoyo en el manejo del control interno a fin de otorgar una
seguridad razonable de que los objetivos gerenciales están siendo alcanzados.
- Garantizar que la información que llega a la administración sea completa, adecuada y
veraz.
4.3. ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONAL
4.3.1 ORGÁNICA
El Gerente Administrativo - Financiero firma como Contador de la empresa por lo que se
presenta la recomendación de llenar este cargo con el Asistente Contable quien es Contador
Autorizado, contribuyendo así a un mejor control interno, sin necesidad de incremento de
personal.
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 76
Se cambia además, las denominaciones orgánicas:
De Dirección a Presidencia
De Departamentos a Gerencias
Otro cambio recomendado es manejar la Gerencia Técnica como Gerencia de Calidad,
comprometiendo así a la empresa a la mejora continua.
Finalmente se recomienda a los accionistas considerar en una próxima reforma de estatutos la
posibilidad de cambiar el cargo de Presidente por el de Gerente General, más acorde a las
funciones.
Junta General de Accionistas
Presidencia
Gerencia Administrativa -
Financiera
Contador General
Gerencia RRHH Gerencia de
Calidad
Auditoría, Asesoría legal y tributaria
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 77
4.3.2. FUNCIONAL
Luego del análisis de las funciones y visualización de las mismas, se determinó presentar a la
Administración un diagrama de las funciones departamentales, las mismas que tienen una medida
justa de relación, con el objeto de obtener del recurso humano el máximo grado de eficiencia.
El cambio principal radica en separar las competencias de Gerente Administrativo - Financiero,
de las del Contador General y agregar un Coordinador Técnico en la Gerencia de Calidad.
Junta General de Accionistas
Presidente
Gerente Administrativo -
Financiero
Contador General
Mensajero
Gerente de RRHH
Asistente RRHH
Gerente de Calidad
Coordinador Técnico
Mecánicos Choferes
Auditores, Asesores legales
y tributarios
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NIVEL DIRECTORIO
CARGO:
DEPARTAMENTO:
Junta General de Accionistas
REPORTA A:
Asamblea General
OBJETIVO:
Planificar, programar y coordinar el futuro de la empresa.
Máximo organismo en la toma de decisiones y está integrado por los accionistas de la empresa.
RESPONSABILIDADES, COMPETENCIAS Y TAREAS CONCRETAS:
1. Elegir y destituir al Presidente de la Compañía y nombrar a los Auditores Externos.
2. Análisis y aprobación de los Estados Financieros.
3. Aumento o reducción de capital.
4. Modificación de los Estatutos Sociales de la empresa.
5. Fusión, disolución o escisión de la sociedad.
RELACIONES INTERNAS:
Asamblea General
RELACIONES EXTERNAS:
Todas
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NIVEL EJECUTIVO
CARGO:
Presidente
DEPARTAMENTO:
Presidencia
REPORTA A:
Junta General del Accionistas
OBJETIVO:
Cumplir con los objetivos propuestos, actuando siempre dentro del marco estratégico, político y financiero
de la empresa.
RESPONSABILIDADES, COMPETENCIAS Y TAREAS CONCRETAS:
1. Analizar los resultados periódica y estadísticamente, informando a los Gerente Departamentales.
2. Informar a la Junta General de Accionistas sobre el desarrollo de la empresa, a través de Balances y
Presupuestos Comparativos.
3. Representar legalmente a la empresa.
4. Diseñar políticas gerenciales y desarrollar metas a corto y largo plazo.
5. Contratar personal calificado en los puestos Gerenciales.
6. Autorizar adquisiciones, devoluciones, autorizar créditos.
7. Responsable de los libros sociales y prepara loas comunicaciones suscribiéndolas como Presidente.
8. Garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales, tributarias y financieras de la empresa.
RELACIONES INTERNAS:
Junta General de Accionistas, Gerentes Departamentales y todos bajo estos mandos.
RELACIONES EXTERNAS:
Organismos de Control, Bancos, Clientes, Proveedores, Auditores Externos
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NIVEL ASESOR
CARGO:
Auditores Externos
DEPARTAMENTO:
REPORTA A:
Junta General del Accionistas
OBJETIVO:
Dar su opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros presentados por la empresa.
RESPONSABILIDADES, COMPETENCIAS Y TAREAS CONCRETAS:
1. Analizar las operaciones y registros contables del ejercicio fiscal auditado.
2. Dar su opinión sobre el cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa, así
como posibles contingencias.
3. Presentar el informe de auditoría.
RELACIONES INTERNAS:
Junta General de Accionistas, Gerentes Departamentales, Asistentes y demás empleados de la
empresa.
RELACIONES EXTERNAS:
Organismos de control, Bancos, Clientes, Proveedores
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NIVEL ASESOR
CARGO:
Asesores Tributarios y Legales
DEPARTAMENTO:
REPORTA A:
Presidencia y Gerencia Administrativa y Financiera
OBJETIVO:
Asesorar y defender a la empresa.
RESPONSABILIDADES, COMPETENCIAS Y TAREAS CONCRETAS:
1. Preparar y revisar contratos.
2. Informar sobre los cambios tributarios y laborales.
3. Dar su opinión sobre el cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa, así como
posibles contingencias.
4. Defender legalmente a la empresa y a sus representantes.
RELACIONES INTERNAS:
Junta General de Accionistas, Presidente y Gerentes de diferentes áreas.
RELACIONES EXTERNAS:
Todas según las circunstancias.
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NIVEL EJECUTIVO
CARGO:
Gerente Administrativo y Financiero
DEPARTAMENTO:
Gerencia Administrativa y Financiera
REPORTA A:
Presidente
OBJETIVO:
Gestionar los recursos para cubrir las necesidades financieras de la empresa.
RESPONSABILIDADES, COMPETENCIAS Y TAREAS CONCRETAS:
1. Definir junto con el Presidente la política financiera en un período determinado.
2. Informar al Presidente sobre la política financiera de la empresa.
3. Controlar el cobro y pago de las necesidades de la empresa.
4. Supervisar los Estados Financieros de la Empresa.
5. Mantener la relación a nivel financiero con las otras empresas del grupo.
6. Efectuar el análisis y control de los costos de la empresa.
7. Controlar los deberes formales de la contabilidad.
8. Responsable del personal que tiene a su cargo.
RELACIONES INTERNAS:
Presidente, Contador, Gerentes de otras áreas y todo el personal de la empresa.
RELACIONES EXTERNAS:
Clientes, proveedores, bancos, entes de control, competencia.
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NIVEL OPERATIVO
CARGO:
Contador General
DEPARTAMENTO:
Gerencia Administrativa y Financiera
REPORTA A:
Gerente Administrativo y Financiero
OBJETIVO:
Responsable de controlar y registrar todas las operaciones contables de la empresa de acuerdo con los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
RESPONSABILIDADES, COMPETENCIAS Y TAREAS CONCRETAS:
1. Elaboración y análisis de los Estados Financiero y Reportes Contables.
2. Preparar y revisar las facturas y obtener aprobación del Gerente respectivo.
3. Informar al Gerente Administrativo y Financiero sobre los cobros, aplazamientos, facturas devueltas y
morosidad de los clientes.
4. Declarar los impuestos y presentar los informes y anexos a los entes de control.
5. Realizar procedimientos de control interno: Conciliación de bancos, arqueos, inventarios.
6. Gestionar el cobro y pago de las necesidades de la empresa.
7. Elaborar roles de pago.
8. Precautelar los bienes bajo su responsabilidad, incluido libros y documentos contables y sociales.
9. Atiende los requerimientos de los Auditores y Asesores Tributarios.
RELACIONES INTERNAS:
Gerente Administrativo y Financiero y todo el personal de la empresa
RELACIONES EXTERNAS:
Clientes, proveedores, bancos, entes de control.
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NIVEL OPERATIVO
CARGO:
Mensajero
DEPARTAMENTO:
Gerencia Administrativa y Financiera
REPORTA A:
Gerente Administrativo Financiero y Contador
OBJETIVO:
Realizar labores de mensajería.
RESPONSABILIDADES, COMPETENCIAS Y TAREAS CONCRETAS:
1. Realizar depósitos y trámites bancarios.
2. Llevar documentos a los clientes, proveedores y más relacionados.
3. Retirar cobros en la dirección del cliente.
4. Realizar trámites relacionados con la operación de la empresa.
RELACIONES INTERNAS:
Todos las Gerencias
RELACIONES EXTERNAS:
Bancos, Clientes, Entes de Control, IESS, Ministerio Relaciones Laborales, entre otros.
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NIVEL EJECUTIVO
CARGO:
Gerente de Recursos Humanos
DEPARTAMENTO:
Gerencia de Recursos Humanos
REPORTA A:
Presidente
OBJETIVO:
Definir la política del personal de la empresa, en la selección, contratación y formación.
RESPONSABILIDADES, COMPETENCIAS Y TAREAS CONCRETAS:
1. Definir junto con el Presidente la política de RRHH en un período determinado.
2. Responsable de definir un presupuesto de capacitación del personal.
3. Gestión y preparación de contratos de trabajo.
4. Gestión de permisos, anticipos, vacaciones y otros.
5. Conocer toda la información acercar de la Leyes Laborales
6. Aplicar las técnicas de prevención contra riesgos.
7. Encargado de supervisar y aprobar la nómina, anexos de Relación de Dependencia e formularios de
Impuesto a la Renta del personal.
8. Responsable del personal que tiene a su cargo.
RELACIONES INTERNAS:
Todo el Personal
RELACIONES EXTERNAS:
Ministerio de Relaciones Laborales, IESS, Empresas Calificadoras de Personal.
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NIVEL OPERATIVO
CARGO:
Asistente de Recursos Humanos
DEPARTAMENTO:
Gerencia de Recursos Humanos
REPORTA A:
Gerente de Recursos Humanos
OBJETIVO:
Gestión administrativa de personal.
RESPONSABILIDADES, COMPETENCIAS Y TAREAS CONCRETAS:
1. Preparar contratos, finiquitos y gestiona su legalización.
2. Calcular las horas extras y solicitar aprobación al Gerente respectivo.
3. Realizar el ingreso y salida del personal del Iess.
4. Coordinar las vacaciones y pagos de décimos, utilidades y bonos.
5. Prepara la nómina y la envía para aprobación del Gerente Administrativo y Financiero.
6. Coordina los cursos de capacitación.
RELACIONES INTERNAS:
Todo el Personal
RELACIONES EXTERNAS:
Ministerio de Relaciones Laborales, IESS
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NIVEL EJECUTIVO
CARGO:
Gerente de Calidad
DEPARTAMENTO:
Gerencia de Calidad
REPORTA A:
Presidente
OBJETIVO:
Implantar la política de calidad en la empresa y concientizar al personal sobre la misma.
RESPONSABILIDADES, COMPETENCIAS Y TAREAS CONCRETAS:
1. Definir junto con el Presidente la política de Calidad en un período determinado.
2. Analizar y proponer los procesos de calidad necesarios para las mejoras correspondientes.
3. Definir junto con la Dirección las funciones de los distintos puestos de trabajo.
4. Definir un programa de Calidad con el objeto de redactar la documentación correspondiente a fin de
implantar un sistema de calidad de acuerdo con la Norma ISO 9000.
5. Aplicar las técnicas de prevención contra riesgos.
6. Responsable de actualizar el Manual de Calidad y Procedimientos de Trabajo
8. Encargado de atender las quejas de los clientes.
9. Responsable del personal que tiene a su cargo.
RELACIONES INTERNAS:
Coordinador Técnico, Choferes, Mecánicos y todo el personal de la empresa.
RELACIONES EXTERNAS:
Clientes, Proveedores y Auditores de Calidad.
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NIVEL OPERATIVO
CARGO:
Coordinador Técnico
DEPARTAMENTO:
Gerencia de Calidad
REPORTA A:
Gerente de Calidad
OBJETIVO:
Coordinar la logística de la maquinaria y buen estado de la misma, atendiendo las necesidades del cliente.
RESPONSABILIDADES, COMPETENCIAS Y TAREAS CONCRETAS:
1. Participar junto con el Gerente de Calidad en el objetivo de satisfacer del cliente.
2. Recibe información del cliente sobre la calidad del servicio.
3. Es responsable de que la maquinaria esté en buenas condiciones y con los permisos necesarios.
4. Viaja a provincias para conocer y definir el plan de movilización de la maquinaria.
5. Informa sobre incidentes operativos y define acciones correctoras para que no vuelvan a suceder.
6. Supervisa las técnicas de prevención contra riesgos y de que se cumplan los Procedimientos de
Trabajo.
7. Controla que los choferes cumplan con los tiempos de trabajo y los mecánicos con el mantenimiento
8. Evalúa y selecciona a los proveedores propios de su área.
9. Aprueba facturas propias de su área.
RELACIONES INTERNAS:
Choferes, mecánicos y todo el personal
RELACIONES EXTERNAS:
Clientes y Proveedores
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NIVEL OPERATIVO
CARGO:
Mecánico
DEPARTAMENTO:
Gerencia de Calidad
REPORTA A:
Coordinador Técnico
OBJETIVO:
Mantener la maquinaria en el mejor estado mecánico posible.
RESPONSABILIDADES, COMPETENCIAS Y TAREAS CONCRETAS:
1. Participar junto con el Coordinador Técnico en el objetivo de satisfacer del cliente.
2. Realizar trabajos mecánicos preventivos y de reparación de la maquinaria y vehículos.
3. Está en contacto continuo con los choferes para saber de cualquier anomalía o incidente.
4. Resuelve cualquier problema que tenga el chofer, independiente de su ubicación.
5. Informa al coordinador técnico sobre todas las novedades operativas.
RELACIONES INTERNAS:
Coordinador Técnico y Choferes.
RELACIONES EXTERNAS:
Clientes y Proveedores
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NIVEL OPERATIVO
CARGO:
Chofer
DEPARTAMENTO:
Gerencia de Calidad
REPORTA A:
Coordinador Técnico
OBJETIVO:
Conducir la maquinaria pesada y vehículos conforme a la ruta de trabajo definida.
RESPONSABILIDADES, COMPETENCIAS Y TAREAS CONCRETAS:
1. Participar junto con el Coordinador Técnico en el objetivo de satisfacer del cliente.
2. Hacer la recogida de materiales y cumplir con la Hoja de Trabajo en el sitio definido.
3. Estar en contacto continuo con mecánicos para informar de cualquier anomalía o incidente.
4. Es responsable del buen trabajo de los equipos.
5. Informa al coordinador técnico de las novedades operativas.
RELACIONES INTERNAS:
Coordinador Técnico y Choferes.
RELACIONES EXTERNAS:
Clientes y Proveedores
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4.4. PROPUESTA DE PROCESOS PARA LA COMPAÑÍA BUILDEQUA S.A.
A continuación se presenta la propuesta a cada uno de los procesos que realiza la compañía en la
Gerencia Administrativa - Financiera y cuya finalidad es proveer a los accionistas de una
seguridad razonable de las operaciones financieras y contables, minimizando los riesgos en
cuanto a control interno.
Esta propuesta es el inicio del Programa de Calidad que la empresa desea implantar de acuerdo
con la Norma ISO 9000.
4.4.1. SELECCIÓN Y CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES.
En la actualidad y con la tendencia general a la globalización, se puede acceder a diversos
mercados, en tal virtud la empresa debe asegurarse de contar con empresas que garanticen sus
equipos y que presten servicios técnicamente calificados.
Además de obtener garantía y precio justo se debe considerar la importancia de mantener
relaciones comerciales con proveedores que en un eventual momento puedan aceptar condiciones
de pago especiales.
La selección se realizará a aquellos proveedores que ofrezcan calidad, precio, tiempo de entrega,
forma de pago y garantía.
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4.4.1.1. DOCUMENTOS
Formulario de Calificación de Proveedores
El objetivo de este formulario es describir el sistema que permita que los productos comprados
cumplan con todos los requisitos y especificaciones técnicas requeridas.
Sin embargo se debe aplicar a aquellos bienes o servicios que a criterio de Gerente de Calidad
tengan incidencia directa en el servicio que presta la empresa.
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HOMOLOGACIÓN Y CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES PARA LA EMPRESA BUILDEQUA S.A.
INFORMACION GENERAL
Razón Social:
RUC: País:
Ciudad: Provincia:
Dirección de la empresa:
Teléfonos: E-mail:
Indique para que empresa esta calificando:
Años de funcionamiento de la empresa: # Cuenta Bancaria (para acreditar pago):
Representante para el proceso de calificación:
Celular:
Actividades de la empresa:
Sucursales (Indicar ciudades):
Sector:
Describa los productos/servicios que están siendo homologados:
Información Adicional
Nombre del Representante Legal: E-mail :
Vendedor / Contacto Comercial: Teléfono:
Celular (Vendedor): E-mail:
Número de empleados: Horario/# de turnos:
Nombre de los principales accionistas RUC / C.I.
PARA USO DE BUILDEQUA S.A.
Resumen de Evaluación
Generalidades:
Puntaje Obtenido: Fecha :
Revisado por: Presidente:
Gerente Administrativo - Financiero Gerente de Calidad:
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REQUISITOS DOCUMENTALES PARA PROVEEDORES
PERSONAS JURIDICAS
Los documentos deberán ser presentados en una carpeta manila en el orden señalado.
ITEM DOCUMENTO SOLICITADO SI /
NO / NA
1 Copia del RUC actualizado (notariada)
2
Listado de clientes de la empresa (detallando: persona de contacto, dirección, teléfono, email) Nota: Clientes a los que se les haya otorgado productos /servicios relacionados a la actividad homologada en los 2 últimos años.
3
Listado de proveedores principales de la empresa (detallando: persona de contacto, dirección, teléfono, email) Nota: Con los que haya tenido relaciones comerciales dentro de los 2 últimos años.
4 Referencias bancarias originales de las cuentas de la Compañía. (Todos los bancos con los que trabaje)
5 Copia notariada de la Constitución de la Compañía, Estatus y ultimas reformas (Debe constar el último aumento de capital en dólares)
6 Copia notariada del nombramiento del Representante legal inscrito en el Registro Mercantil
7 Copia de cédula de ciudadanía del representante legal o copia de pasaporte en el caso de ser extranjero (notariado)
8 Impresión de la página web del Servicio de Rentas Internas de constar en la Lista Blanca
9 Certificado actualizado de Existencia Legal y Cumplimiento de Obligaciones emitido por la Superintendencia de Compañías
10 Reporte Unico de Central de Riesgos emitido por la Superintendencia de Bancos.
11 Copia de la Nómina de Accionistas presentado a la Superintendencia de Compañías
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REQUISITOS DOCUMENTALES PARA PROVEEDORES
PERSONAS NATURALES
ITEM DOCUMENTO SOLICITADO SI / NO /
NA
1 Copia del RUC actualizado (notariada)
2
Listado de clientes de la empresa (detallando: persona de contacto, dirección, teléfono, email) Nota: Clientes a los que se les haya otorgado productos /servicios relacionados a la actividad homologada en los 2 últimos años.
3
Listado de proveedores principales de la empresa (detallando: persona de contacto, dirección, teléfono, email) Nota: Con los que haya tenido relaciones comerciales dentro de los 2 últimos años.
4 Referencias bancarias originales de las cuentas . (Todos los bancos con los que trabaje)
5 Copia de cédula de ciudadanía del representante legal o copia de pasaporte en el caso de ser extranjero (notariado)
6 Impresión de la página web del Servicio de Rentas Internas de constar en la Lista Blanca
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Evaluación de Proveedores
El Gerente de Calidad es el responsable de elaborar una lista de Proveedores Aceptados,
evaluados de acuerdo con alguna de las siguientes combinaciones:
- Evaluación del Sistema de Calidad del Proveedor.
- Precio versus equipo o servicio.
- Existencia de datos históricos.
- Referencias comerciales y bancarias.
- Certificación del Proveedor de Organismos reconocidos.
Carta a Proveedor Calificado
Una vez terminada la calificación, se recomienda informar al proveedor de la aceptación de
mantener relaciones comerciales, además de las políticas que mantiene la empresa en cuanto a
pagos, entrega de retenciones, garantías, entre otros.
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Quito, Señor ……………………….. GERENTE GENERAL De nuestras consideraciones: Luego de terminar la Homologación y Calificación de Proveedores, nos complace informar que su empresa ha sido considerada como una de las calificadas, por tal razón le damos la bienvenida y esperamos mantener negocios de mutuo interés para las partes. Para todas las compras o servicios solicitados a usted, se emitirá la respectiva Orden de Compra Pre-impresa, la cual incluirá las firmas del Gerente Departamental y del Gerente Financiero – Administrativo. Una vez entregado el bien o servicio y luego de recibir su factura, el certificado de retención se emitirán en cinco días laborales. Los pagos se realizan los días martes de 9H30 a 17H00. Una vez más le reiteramos nuestros sentimientos de consideración y estima.
Muy atentamente,
_____________________________ Gerente Administrativo – Financiero
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4.4.1.2. CONTROLES
El resultado de la evaluación se incluirá al final del formulario, con una calificación
asignada y con la firma de responsabilidad del Gerente Administrativo - Financiero y el
Gerente de Calidad.
El Director de Calidad, mantendrá un histórico de cada proveedor y se dará de baja al
proveedor con una comunicación al Gerente Administrativo - Financiero, documento que
permanecerá en el archivo del proveedor.
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Proceso de Calificación de Proveedores
Gerente
Administrativo -
Financiero
ProveedorGerente de Calidad
INICIO
Elabora lista de
Posibles
Proveedores
1
Envía Invitación
para Calificarse
vía e-mail
Elabora
Formulario de
Registro y
Requisitos2
Llena Formulario y
Envía vía e-mail
Responde a
Invitación?
Revisa
Formularios
Cumple con
Requisitos?
Verifica Requisitos
Comunica a
Proveedor su
calificación
FINNO
SI
NO
SI
Documentos:
1. Listado de Potenciales
Proveedores
2. Formulario de Registro
de Proveedores
Autor: Rosario García G.
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4.4.2 COMPRAS
La empresa realiza pagos por servicios y en menor grado de repuestos, los cuales son utilizados
inmediatamente, razón por la que no se maneja inventarios. Para el pago de las facturas el
proveedor otorga crédito a 30 días plazo. En tal virtud el diseño se realizó únicamente con
compras a crédito.
4.4.2.1 DOCUMENTOS
Orden de Compra de Bienes y Servicios
Este documento requiere la firma del Gerente Administrativo - Financiero y del Gerente de
Calidad, mediante este documento se establecerán todas las condiciones requeridas a fin de
evitar problemas en la entrega, calidad y precio.
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RUC 1791104404001
Dirección: Alonso Jerves N26-36 y Av. Orellana
Quito - Ecuador Teléfonos: 2551-403 / 2566-354 Fax: 2502-593
O R D E N DE C O M P R A No. 0000549
FECHA: 12/04/2011 RUC: 1798888975001
PROVEEDOR: MAZMOTORS S.A. TELEFONO: 2255533
DIRECCIÓN: AV DE LOS GRANADOS N40-37 CIUDAD: QUITO
CONTACTO: VERONICA REAL
No. Descripción V. Unitario V. Total
1 Camioneta BT CD 4x4, STD 2.5 CRDI Diesel, incluye 26,241.25 26,241.25
Aire Acondicionado, 2 airbags, Radio MP3 original,
Frenos ABS
Garantía 5 años o 100.000 Kms
SUBTOTAL
26,241.25 IVA
3,148.95
TOTAL 29,390.20
Este documento constituye un contrato firme de compra, el cual será cancelado solo por la inconformidad del suministro, bien o servicio adquirido o incumplimiento en el tiempo de entrega.
Preparado por Gerente Financiero - Administrativo Gerente de Calidad
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Facturas / Notas de Crédito / Notas de Débito
Estos documentos a más de cumplir con todos los requisitos solicitados en el RLORTI y de
constar en el Servicio de Rentas Internas con la aprobación de impresión, deben tener el nombre
y datos de la empresa conforme consta el RUC:
BUILDEQUA S.A. RUC 1791104404001 DIRECCION: ALONSO JERVES 134 Y AV. FRANCISCO DE ORELLANA TELEFONOS: 2551-403 2564-748
Además de cumplir con estos requisitos, el contador debe cotejar que los datos registrados por la
imprenta en la factura o nota crédito/débito, sean exactamente los mismos que constan en el
sistema de información del Servicio de Rentas Internas.
4.4.2.2 COMPRA DE ACTIVOS FIJOS
Antecedentes
La empresa renueva la flota de vehículos cada tres años y la maquinaría conforme cumple el
número de horas/límite también es reemplazada o dependiendo el caso entra en un proceso de
“overhall”, en donde las partes desgastadas son cambiadas por nuevas.
Esta inversión requiere de importante indagación en el mercado tanto extranjero como nacional y
muchas veces supone un par de meses de investigación y negociaciones.
La política de calidad que se quiere implantar, obliga a tener maquinaria de punta y capacitación
continua de sus mecánicos, por tal razón la compra de Activos Fijos es parte importante del
negocio el cual requiere tomar decisiones que involucran a los Accionistas.
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Ingreso de un activo fijo a la contabilidad
El aplicativo de activos fijos es el auxiliar contable, por eso la importancia de tenerlo actualizado
y depurada su información.
Ingresar un activo fijo, significa registrar su entrada con todos los datos que lo identifican como
descripción, proveedor, usuario, responsable del activo, garantías y otros.
Cada activo debe estar en una carpeta por separado y se manejado por Gerente Administrativo –
Financiero y contener al menos los siguientes documentos:
o Copia de la factura
o Copia de la orden de compra
o Copia del pedido o de la constancia de recibido del activo
o Copia de la matrícula
o Manuales
o Garantías originales
Póliza de seguros para activos fijos
Los activos de ser asegurados o ingresados en el listado de los activos de las diferentes pólizas
de seguro contratadas, inmediatamente después de la fecha de adquisición, esta actividad lo
realiza el Gerente Administrativo – Financiero, mediante el envío por fax, correspondencia o
email de la información respectiva a la compañía aseguradora.
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Plaqueo de activos fijos
La primera actividad para ingresar un activo fijo a la base de datos es la asignación de número
consecutivo conocido como No. de Patrimonio, que será la cédula de identificación del mismo
durante toda su existencia en los registros contables.
Una vez que este ya fue asignado, el paso siguiente es pegarla físicamente sobre el activo fijo,
este proceso debe realizarlo el Coordinador Técnico.
Depreciación
La depreciación se realiza por el método de línea recta aplicando los porcentajes de Ley
establecidos:
% anual años
edificios 5 20
vehículos 20 5
maquinaria 10 10
equipos de computación 33 3
muebles y enseres 10 10
La fórmula para calcular la depreciación por este método es:
DEPRECIACION = (COSTO HISTORICO-VALOR RESIDUAL)%
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4.4.2.2.1 Documentos
Tarjeta Control de Activos
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
PATRIMONIO
NOMBRE
MODELO
SERIE DE MOTOR
SERIE DE CHASIS
AÑO
PAIS DE ORIGEN
MATRICULA
PROVEEDOR
FECHA DE ADQUISICIÓN
COSTO
IVA
TOTAL
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ACTIVOS FIJOS
FICHA LOGISTICA
MOVILIZACION
No. PATRIMONIO NOMBRE MODELO SERIE DE MOTOR
SERIE DE
CHASIS AÑO MATRICULA CLIENTE PROYECTO UBICACIÓN INGRESO SALIDA RESPONSABLE
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No. INDICE DESCRIPCION FECHA FECHA COSTO DEPRECIACIÓN DEPRECIACION DEPRECIACIÓN VALOR
DEPREC EQUIPO ADQUISICION DEPRECIACIÓN ADQUISICIÓN AÑO ANTERIOR COSTO ACUMULADA EN LIBROS
CUADRO DE DEPRECIACION ACTIVOS FIJOS ANUALIZADO
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4.4.2.2.2. Control
Para el control se diseñó fichas con información relevante, asignándoles un código
denominado Número de Patrimonio.
Además en vista de la continua movilización de estos activos, se recomienda una Ficha
Logística del total de los activos, separada por cliente.
Con el fin de obtener un mejor control y obtener una custodia más efectiva, se recomienda
asignar a cada activo un responsable, quien será el encargado de informar de su estado y
de cualquier acontecimiento.
4.4.2.3 BAJA DE ACTIVOS
La política de la empresa es renovar sus activos destinados al alquiler y transporte antes de que
termine su vida útil, sin embargo se debe determinar los posibles casos de baja de activos:
4.4.2.3.1. Contabilización
Venta de un activo
Datos: Bulldozer Caterpillar Año 2005 Placa OK-9056
Cliente: Coprimarsa S.A.
Precio pactado: USD 11.000 + Iva
18/07/2011 1.1.3.80 Cuentas por cobrar 12,210.00
1.1.6.01.11 Retenciones terceros 110.00
1.2.2.01.03
Depr Acum. Maq y
Eq 35,000.00
1.2.1.01.03 Maquinaria y Eq
45,500.00
2.1.4.08.01 IVA en ventas
1,320.00
4.2.2.01 Utilidad en Vta activo
500.00
V/Vta Bulldozer Caterpillar F.
4896
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Baja de activo por deterioro y con autorización del SRI
18/07/2011 5.2.2.02.71 Pérdida Vta Activo 10,500.00
1.2.2.01.03 Depr Acum Maq y Eq 35,000.00
1.2.1.01.03 Maquinaria y Eq
45,500.00
v/Baja Bulldozer Caterpillar F.
4897, Autorización SRI 15 jul/11
4.4.2.4 Devolución en Compras
Aunque las devoluciones en compra no se realizan es importante capacitar al personal sobre
eventualidades que obliguen emitir una Nota de Devolución para recuperar el dinero por el bien o
suministro devuelto.
4.4.2.4.1 Documentos
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RUC 1791104404001
Dirección: Alonso Jerves N26-36 y Av. Orellana Quito - Ecuador
Teléfonos: 2551-403 / 2566-354 Fax: 2502-593
NOTA DE DEVOLUCION No. 0001
FECHA: 12/04/2011 RUC: 1798888975001
PROVEEDOR: MAZMOTORS S.A. TELEFONO: 2255533
DIRECCIÓN: AV DE LOS GRANADOS N40-37 CIUDAD: QUITO
CONTACTO: VERONICA REAL
No. Descripción V. Unitario V. Total
1 Camioneta BT CD 4x4, STD 2.5 CRDI Diesel, incluye 26,241.25 26,241.25
Aire Acondicionado, 2 airbags, Radio MP3 original,
Frenos ABS
Garantía 5 años o 100.000 Kms
SUBTOTAL
26,241.25 IVA
3,148.95
TOTAL 29,390.20
MOTIVO DE LA DEVOLUCION: FALLAS EN MOTOR
Preparado por Gerente Financiero - Administrativo Gerente de Calidad
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4.4.2.5. CONTROL
El Gerente Administrativo - Financiero tiene la responsabilidad de presentar un informe integral
de compras el cual debe ser parte del presupuesto de la empresa, a fin de que las adquisiciones se
realicen en forma planificada y no a último momento, aún más si se considera que las
adquisiciones que realiza BUILDEQUA S.A. son generalmente de maquinaria pesada y
vehículos.
Esta planificación se la debe realizar en coordinación con el Presidente y el Gerente de Calidad
a fin de solicitar la aprobación de los accionistas.
Con un presupuesto de compras aprobado se debe controlar que:
La Orden de Compra sea pre-impresas, con dos copias, de las cuales el original es para el
cliente, la primera copia para adjuntar a la factura y la siguiente para el archivo
consecutivo.
Todas las compras sean cotizadas con al menos tres proveedores seleccionados.
La Orden de Compra tenga todas las firmas de responsabilidad.
No exista diferencia entre la Orden de Compra y la Factura presentada.
Se entreguen de las garantías de los equipos.
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Proceso de Elaboración de Presupuesto Anual de Compras de Activos Fijos
Presidente
Elabora
Cronograma de
Ejecución
Junta General de
Accionistas
Gerente
Administrativo -
Financiero
Gerente de Calidad
INICIO
Analiza: i) Obsolescencia de
maquinaria; ii) Tiempo restante
de vida útil de la maquinaria y
iii)Exigencia para cumplimiento
de contratos
Prioriza
requerimiento
anual de compras
1
Elabora Plan de
financiamiento de
compras
2
Revisa
Cronograma
Está de
acuerdo?
3
Si
No
Presupuesto
Anual de Compras
Conoce
Presupuesto
Anual de Compras
Está de
acuerdo?
Autoriza
Presupuesto
Anual de Compras
FIN
Aprueba
Presupuesto
Anual de
Compras
Está de
acuerdo?
Revisa
Presupuesto
Anual de
Comp[ras
SiNo
Si
No
Documentos:
1. Informe de priorización de
compras
2. Cronograma de
Requerimiento de Compras
3. Plan de Financiamiento
de Compras
4. Presupuesto Anual de
Compras
4
Autor: Rosario García G
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4.4.3. PAGOS O DESEMBOLSOS
4.4.3.1 DOCUMENTOS
Comprobante de Egreso
Para los pagos se utilizan formatos Pre-impresos y con una copia la cual se entrega al beneficiario
del pago.
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COMPROBANTE DE EGRESO No.
USD
A LA ORDEN DE ____________________________________________________ LA SUMA DE ______________________________________________________
Banco____________________ Cheque No. _______ Fecha: _____________
Concepto:
CONTABILIZACION
NOMBRE DE LA CUENTA CODIGO DEBE HABER
ELABORADO APROBADO
______________ ______________ Firma y Nombre C. I.
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Certificado de Retención en la Fuente
La retención es un documento cuya impresión se realiza en imprentas autorizadas por el SRI y
que conforme al RLRTI debe ser entregada al proveedor en un máximo de cinco días a partir de
la fecha de emisión de la factura.
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Pasaje Alonso Jerves 134 y Av. Orellana
Telefonos: 2551-403 2564-748
Quito- Ecuador
Contribuyente Especial Resolución No 155 del 24 de abril del 2000
SEÑOR (ES):_________________________ FECHA EMISION: __________________________
RUC: _______________________________ TIPO DE COMPROBANTE: ___________________
DIRECCION: _________________________ No DE COMPROBANTE DE VENTA: ___________
Ejercicio Fiscal
Base Imponible
para la Retención Impuesto
Código del
Impuesto % de Retención Valor Retenido
Reyes Coba Fernando E. - Soluciones Publicitarias - RUC 1703627826001 Total Retenido
Autorización SRI 5592 Fecha Aut 29/8/2011 del 2301 al 2400
Valido hasta 29/8/2012 ORIGINAL: Sujeto Pasivo Retenido
COPIA ROSADA: Agente de Retención
COPIA AMARILLA: SIN VALOR TRIBUTARIO
Firma del Agente de Retención Firma del Contribuyente
COMPROBANTE DE
RETENCIÓN
RUC 1791104404001
001- 001- 0002309AUTORIZACIÓN 1109997424
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4.4.3.2 CONTROLES
El contador:
Debe verificar el cumplimiento de los requisitos de la factura y las firmas de
responsabilidad.
Solicitar la aprobación de la factura al Gerente Financiero – Administrativo y Gerente de
Calidad.
Custodiar el archivo secuencial de las retenciones en la fuente y de los comprobantes
originales.
Solicitar la impresión de retenciones.
Emitir los cheques a nombre del proveedor y colocar el sello de “ Cruzado”.
El Gerente Administrativo - Financiero:
Aperturar cuentas bancarias con autorización de firmas conjuntas.
Verificar que el pago cumpla con la fecha de vencimiento estipulada.
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Sub Proceso de Autorización de Compras
Accionistas
Gerente
Administrativo
Financiero
Gerente de Calidad
INICIO
Envía cotizaciones
Seleccionadas
Está
Presupuestada?
Emite Orden de
Compra
Pide Autorización
a los Accionistas
Autorizan
Compra?
No
Si
Si
FIN
No
1
2
Autor: Rosario García G
Documentos:
1. Cotizaciones
2. Orden de Compra
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Proceso de Compras
Contador
Gerente
Administrativo
Financiero
Provedores
CalificadosGerente de Calidad
INICIO
Solicita
Cotizaciones (3)
Análisis
Comparativo de
Cotizaciones
Envían
Cotizaciones
Cumplen
Requerimientos?
Si
No
Envía
Cotizaciones
Seleccionadas
Emite Orden de
Compra
Si
Emite Factura
Recibe Factura y
Orden de Compra
1
2
34
Documentos:
1. Cotizaciones
2. Informe de
Cotizaciones
Seleccionadas
3. Orden de
Compra
4. Factura
FIN
Recibe Factura
Envía: Factura y
Orden Compra
Recibe Factura
Recibe
Conforme?
Firma Factura y
Envía
Devuelve Factura
Comunica a
Proveedor
Soluciona
Inconformidad
No
Si
Autoriza?
No
Autor: Rosario García G
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Proceso de Pagos
Proveedor
CalificadoGerente de CalidadContador
INICIO
Revisa Firma de
Conformidad de
Recepción
Pasa la
Revisión?
Revisa Requisitos
de Ley de la
Factura
Pasa la
Revisión?
Justifica
Conformidad de
Recepción
No
Soluciona
Inconvenientes de
Factura
Devuelve Factura
No
Emite y Entrega
Retención
Si
Emite y Entrega
Cheque (30 días
después)
Recibe Retención
Cobra Cheque
FIN
Si
1
2
Autor: Rosario García G
Documentos:
1. Retención
2. Cheque
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4.4.4. VENTAS
4.4.4.1 OBJETIVO Y CARACTERÍSTICAS
Las ventas constituyen el corazón de cualquier empresa y como debe ser, para la Presidencia de
BUILDEQUA, constituye su actividad fundamental, ya que involucra cultivar al cliente,
demostrándole las características y ventajas del servicio que ofrece.
Según el producto, el mercado y otros aspectos, el proceso podrá variar pero una vez concretada
la venta siempre arranca con la Orden de Trabajo, documento que lleva la firma y sello de
aceptación del cliente.
Las ventas se valorarán por el importe facturado debido a que la política de crédito para el pago
no supera los 45 días.
4.4.4.2 DOCUMENTOS
Facturas
La factura es un documento interno de la empresa, el cual es emitido para registrar la venta de un
servicio, debe cumplir con todos los requisitos que estipula el RLRTI e incluir todos los datos del
cliente. Los valores a facturar deben ser los descritos en la Orden de Trabajo.
Este documento debe ser impreso en un original, más dos copias y contener las firmas de
responsabilidad. Una vez firmada la recepción, el original se entrega al cliente y las copias deben
ser archivadas, la rosada para la contabilización y la verde para mantener el consecutivo de las
facturas.
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RUC 1791104404001
Pasaje Alonso Jerves 134 y Av. Orellana F A C T U R A Telefonos: 2551-403 2564-748 001- 001- 00006224 Quito- Ecuador AUTORIZACIÓN 1110002838
Contribuyente Especial Resolución No 155 del 24 de abril del 2000
FECHA:_________________________ RUC/C.I.: ________________________
CLIENTE: _______________________ TELEFONO: ______________________
DIRECCION: _____________________ DIRECCIÓN: ______________________
CANTIDAD DESCRIPCION
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
Original: Adquiriente / Copia: Emisor TOTAL GRAVADO CON TARIFA 0%
Copia Amarilla sin valor tributario TOTAL GRAVADO CON TARIFA 12%
IVA 12%
TOTAL
Reyes Coba Fernando E. - Soluciones Publicitarias - RUC 1703627826001
Autorización SRI 5592 Fecha Aut 23/8/2011 del 621 al 720
Valido hasta 23/8/2012
___________________ _____________________
FIRMA AUTORIZADA RECIBI CONFORME
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Comprobantes de Ingreso
Es la constancia de que un valor ingresó a la empresa y debe contener la fecha, valor, concepto y
firmas de responsabilidad. Este documento pre-numerado reserva una zona para registrar el
asiento contable y está conformado por un original para Contabilidad y una copia para el cliente.
Cuando eventualmente se reciba el dinero en efectivo, estos valores deben estar junto con el
comprobante de ingreso respectivo en el día de la recaudación y deben ser conservados en una
caja fuerte como medida de seguridad. Al día siguiente, según normas de control interno y para
evitar jineteo de fondos, todos los valores deben depositarse en las cuentas bancarias de la
empresa.
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COMPROBANTE DE INGRESO No.
USD __________________
POR LA CANTIDAD DE ________________________________________________________________________________________
POR CONCEPTO DE ________________________________________________________________________________________
INGRESADO A ________________________________________________________________________________________
Fecha: _______________________
CONTABILIZACION
NOMBRE DE LA CUENTA CODIGO DEBE HABER
Preparado por : __________________ Autorizado por : ______________
Recibido por : _______________
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Orden de Trabajo
Documento básico en la contabilidad y que tiene el objetivo de generar un informe final y
detallado de las características del equipo solicitado, los días de alquiler, lugar específico y plazos
de entrega.
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REFERENCIA A CONTRATO
Hoja 1/1
No. _________________
DE FECHA:___________
O R D E N DE T R A B A J O
No. DE CONTROL ___________
Fecha: RUC:
Cliente:
Teléfonos:
Dirección:
Ciudad y Provincia:
Contacto: Celular:
Tipo de Servicio: No. De equipos:
Lugar de la Obra:
Fecha de inicio: Fecha de Término:
Equipos Código del Equipo Descripción del trabajo
SUBTOTAL
0.00
IVA
0.00
TOTAL 0.00
FIRMA DEL SOLICITANTE:
FECHA:
PARA USO INTERNO
Prioridad: Alta / Media / Baja Observaciones:
Verificado por:
Aprobado por:
Fecha: Fecha :
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Contratos de Servicios de Alquiler y Transporte de Maquinaria Pesada
Por política y para aclarar detalladamente las condiciones y características del servicio; tales
como: conformidad y recepción de la maquinaria, garantías, movilización de los equipos, detalles
de la obra y forma de pago entre otros, se recomienda la firma de un Contrato de Servicios de
Alquiler y Transporte Pesado, el cual en caso de presentarse controversias en la ejecución de un
trabajo constituye además una respaldo legal.
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CONTRATO DE ALQUILER DE MAQUINARIA PESADA
Conste por el presente Contrato de Alquiler de Maquinaria Pesada, por una parte el
señor…………., en calidad de Representante Legal de la empresa BUILDEQUA S.A. con RUC
Nº 1791104404001, con domicilio en la ciudad de Quito, a quien se le denominará el
CONTRATANTE, y por otra parte ………………………., con Domicilio fiscal en
………………….. con RUC ……………..representado por el……………………….., quien en
lo sucesivo se le denominara el CONTRATISTA en virtud de lo cual ambas partes se obligan
bajo los siguientes términos:
1. ANTECEDENTES Y FINALIDADES: EL CONTRATANTE, tiene como finalidad, entre otros, atender la ejecución de Obras Civiles y
cuenta para ello con equipo y maquinaria pesada, para ser entregados en obra, conforme a las
bases y especificaciones técnicas que solicite el CONTRATISTA.
2. OBJETIVO:
El presente instrumento tiene como objetivo normar las obligaciones y derechos de las partes que
intervienen, para el Alquiler de Maquinaria Pesada, de acuerdo al siguiente detalle:
ITE
M DESCRIPCION UNID. CANTIDAD P. U TOTAL
S/.
IVA S/.
TOTAL S/. S/.
El precio total incluye los tributos, seguro, transporte y cualquier concepto que pueda
incidir sobre el costo del alquiler de la Maquinaria Pesada y puesto en el lugar que
solicite el CONTRATISTA, el cual es:
ITE
M DESCRIPCION
FECHA Y
HORA DE
ENTREGA
FECHA DE
SALIDA
LUGAR
ESPECIFICO
NOMBRE
DE
CONTACTO
EN OBRA
3. PLAZO:
El plazo de vigencia de este documento y consecuentemente de la ejecución del objeto del
mismo, será de …… días calendario a partir de la suscripción del contrato.
4. FORMA DE PAGO
Queda convenido entre ambas partes que el CONTRATANTE pagará al CONTRATISTA por el
Alquiler de Maquinaria Pesada descrita en la cláusula 2., el valor de $ ………. …., en un máximo
de 30 días a partir de la fecha de presentación de la factura.
El monto a pagar es a todo costo, incluye tributo, transporte y cualquier otro concepto que pueda
incidir sobre el costo del alquiler de la Maquinaria Pesada, materia del contrato
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5. RECEPCION Y CONFORMIDAD
La recepción y conformidad del alquiler de la Maquinaria Pesada, se regulan por la Ley,
verificándose la calidad y cumplimiento de las condiciones establecidas en el presente contrato y
los documentos que lo conforman.
6. GARANTIAS: En Garantía del resarcimiento proveniente del eventual Incumplimiento del objeto del presente
contrato EL CONTRATISTA otorgará como garantía del fiel cumplimiento, el 10% del monto
total a Contratar, porcentaje que será descontado de la última factura y una vez terminado el
contrato.
7. PENALIDADES: En caso que el CONTRATISTA incumpla con alguna obligación asumida en virtud a este
Contrato así como retraso al inicio del suministro, el CONTRATANTE aplicará la penalidad del
$........ por día de atraso.
8. RESOLUCION DEL CONTRATO: Cualquiera de las partes puede resolver el contrato por incumplimiento de obligaciones, si
previamente se ha requerido el cumplimiento de las mismas conforme a las formalidades y
requisitos establecidos en la ley y su reglamento.
Asimismo, podrá resolverse el contrato por causas de fuerza mayor o caso fortuito, según
corresponda.
9. SOLUCION DE CONTROVERSIAS: EL CONTRATANTE Y CONTRATISTA, convienen que para los aspectos que no estuvieran
expresamente estipulados en este contrato, son de aplicación las normas contenidas en la Ley y
suplementariamente a ellas las normas del Derecho Común y se sujetan al arbitraje de la Cámara
de Comercio de Quito.
Para los efectos de este contrato, las partes señalan como sus domicilios los que aparecen en las
generales introductorias de este instrumento.
Las partes declaran que en la suscripción de este contrato no ha mediado causal de nulidad o
anulabilidad alguna que lo invalide total o parcialmente, aceptando todas y cada una de las
cláusulas que contiene.
Las partes proceden a suscribir el presente documento por duplicado en la cuidad de ………….. ,
a ……………………………….del 2011
Por el Contratante Por el Contratista
BUILDEQUA S.A.
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Solicitud de Crédito
En la actualidad, además de la firma del Contrato de Servicios de Alquiler y Transporte de
Maquinaria Pesada y a fin de conocer al cliente, se debe solicitar al cliente aplicar el formulario
de Análisis de Crédito.
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SOLICITUD DE CREDITO No.
INFORMACION GENERAL
Razón Social:
RUC: País: Ciudad: Provincia: Dirección de la empresa:
Teléfono/fax: E-mail: Indique el objeto del crédito:
Años de funcionamiento de la empresa: No. Empleados
Sucursales (Indicar ciudades):
Sector:
Describa los productos/servicios que presta:
Información Adicional
Nombre del Representante Legal: Nombre del Gerente: Celular: Celular: Referencias Comerciales: Dirección y Teléfonos:
Referencias Bancarias/Oficial Crédito Total Activos:
Total Pasivos: Patrimonio:
Nombre de los accionistas RUC / C.I.
PARA USO DE BUILDEQUA S.A.
Resumen de Evaluación
Generalidades:
Aprobación Si / No: Fecha: Revisado por: Límite de Crédito Aprobado: Gerente Administrativo - Financiero Presidente:
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 132
Notas de Crédito por devolución en ventas
Eventualmente y ante la presencia de errores en la facturación o reclamo del cliente se debe
emitir una Nota de Crédito, la cual debe llevar las firmas de responsabilidad y el informe técnico
del Gerente de Calidad que respalde el motivo de la devolución.
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Pasaje Alonso Jerves 134 y Av. Orellana
Telefonos: 2551-403 2564-748
Quito- Ecuador
Contribuyente Especial Resolución No 155 del 24 de abril del 2000
FECHA:_________________________ RUC/C.I.: ________________________
CLIENTE: _______________________ TELEFONO: ______________________
DIRECCION: _____________________ DIRECCIÓN: ______________________
CANTIDAD
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
Original: Adquiriente / Copia: Emisor TOTAL GRAVADO CON TARIFA 0%
Copia Amarilla sin valor tributario TOTAL GRAVADO CON TARIFA 12%
IVA 12%
TOTAL
Reyes Coba Fernando E. - Soluciones Publicitarias - RUC 1703627826001
Autorización SRI 5592 Fecha Aut 23/8/2011 del 621 al 720
Valido hasta 23/8/2012
___________________ _____________________
FIRMA AUTORIZADA RECIBI CONFORME
DESCRIPCION
RUC 1791104404001
NOTA DE CREDITO001- 001- 00006224AUTORIZACIÓN 1110002840
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4.4.4.3 CONTABILIZACIÓN
Ventas al contado: transferencia bancaria
Alquiler de maquinaria pesada
Datos: Excavadora Doosan, Contrato 105, Fact. 4897
Cliente: Conduto Ecuador S.A.
Precio pactado: USD 55.000 + Iva
28/07/2011 1.1.1.10 Bancos 60,500.00
1.1.6.01.11 Retenciones terceros 1,100.00
4.1.1.01 Ventas Gravadas
55,000.00
2.1.4.08.01 Iva en Ventas
6,600.00
V/Alquiler Excavadora Doosan
Contrato 105 F. 4897
Ventas a crédito
Alquiler de maquinaria pesada
Datos: Excavadora Doosan, Contrato 105,
Fact. 4897
Cliente: Conduto Ecuador S.A.
Precio pactado: USD 55.000 + Iva
28/07/2011 1.1.3.
Cuentas por Cobrar
Comerciales 60,500.00
1.1.6.01.11 Retenciones terceros 1,100.00
4.1.1.01 Ventas Gravadas
55,000.00
2.1.4.08.01 Iva en ventas
6,600.00
V/Alq Excavadora Doosan
Contrato 105 F. 4897
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4.4.4.4 .CONTROLES
El contador debe verificar que los Contratos de Alquiler y Órdenes de Trabajo, tengan las
firmas de responsabilidades y las instrucciones claras antes de facturar.
Verificar que las facturas se encuentren vigentes y archivadas cronológicamente.
Cuando exista un ajuste al Contrato de Alquiler, se debe emitir otro con una cláusula que
haga referencia al Contrato anterior.
Solicitar autorización al cliente para verificar status crediticio en la Central de Riesgos.
Verificar que el cliente no supere el límite de crédito aprobado
Registrar la provisión por cuentas incobrables del 1% del los créditos del año y no
exceder del 10% la provisión acumulada.
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 136
Proceso de Venta
Gerente de CalidadClientePresidente
INICIO
Localización de
Oportunidades de
Negocio
Acercamiento al
potencial Cliente
Entendimiento de
la Situación
Cliente pertenece
a Sector Público?
Presenta Oferta
de ServiciosAcepta Oferta?
Participa en
Licitación a través
de INCOP
Adjudica
Contrato?
No
No
Negocia Oferta de
Servicios
Firma Contrato
Si
Firma y Envía
Contrato
Recibe Contrato Y
Emite Orden de
Trabajo
Si
Si
FIN
No
1
2
3
4
Documentos:
1. Oferta de
Servicios
2. Términos de
Referencia
3 Contrato
4 Orden de
Trabajo
Autor: Rosario García G
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Proceso de Facturación
ContadorClienteGerente de Calidad
INICIO
Emite orden de
Trabajo
Firma Orden de
Trabajo
O/T conforme
a Contrato?
Recibe Orden de
Trabajo
Devuelve Orden
de Trabajo Con
Observaciones
Revisión y
Acuerdo de
Observaciones
No
Si
Recibe Orden de
Trabajo Firmada
Ejecuta Orden de
Trabajo
Recibe O/T
Ejecutada
Recibe a
Conformidad?
Emite Retención
Ajustes a
Ejecución O/TNo Emite FacturaSi
Emite Cheque (30
días después)Cobra Cheque
1
2
3
4
5
Documentos:
1: Orden de
Trabajo
2. Informe de
Ejecución O/T
3. Factura
4. retención
5. Cheque
Autor: Rosario García G
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 138
4.4.5. CUENTAS POR COBRAR
4.4.5.1 IMPORTANCIA
El manejo adecuado de las cuentas por cobrar es la clave para evitar problemas de iliquidez, para
ello, la Administración debe realizar gestiones diarias y no descuidar los cobros.
El monitoreo constante de las cuentas por cobrar, es un elemento vital dentro de la empresa a fin
de cumplir con los compromisos contraídos con el personal, proveedores y para el desarrollo de
las operaciones diarias.
No obstante, en ocasiones este proceso se hace mucho más lento como es el caso de las empresas
prestadoras de servicios a crédito, en cuyo contexto se enmarcan las empresas de construcción
pertenecientes al sector petrolero, en vista que son en su mayoría a 30 días, lo cual hace que el
ciclo de conversión en efectivo de sus cuentas por cobrar sea más lento en comparación con las
empresas comercializadoras.
4.4.5.2 Controles
Establecer el principio de separación de funciones, en especial las labores de ventas,
registro de la cuenta por cobrar y recepción del efectivo.
Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en
consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.
Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren el
comportamiento de los clientes, en especial los morosos.
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 139
Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta administración;
además, se debe cubrir los requisitos de deducibilidad fiscal, es decir cumplir con cinco
años de vencimiento.
Deben enviarse periódicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de cerciorarse
de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro sean reconocidas por
los deudores, esto se puede lograr a través de la confirmación de saldos que solicitan los
Auditores Externos.
Cuando los clientes cancelan sus facturas por medio de transferencias bancarias, el
Gerente Administrativo - Financiero solicitará al contador registrar el crédito en la
cuenta del cliente.
4.4.6 CAJA Y CUENTAS BANCARIAS
4.4.6.1 IMPORTANCIA
El efectivo es el recurso más importante que tiene toda empresa, por lo que su administración
correcta es crucial para la adecuada y eficaz operatividad de la misma.
Para el manejo de sus operaciones la empresa debe contar con dos Cajas Chicas y mantener una
disponibilidad de efectivo suficiente para atender eventuales necesidades de efectivo en Quito y
en la obra.
La primera Caja Chica debe ser manejada por el contador y la segunda por el Coordinador
Técnico.
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 140
El saldo de la cuenta Bancos forma parte de la planeación y proyección adecuada del flujo de
efectivo necesario para el correcto funcionamiento de la empresa, esta información permite al
Gerente Administrativo – Financiero planificar los recursos.
4.4.6.2. CONTROLES
El Contador debe realizar periódicamente un arqueo de caja chica sin notificación alguna.
El reembolso de Caja Chica se debe realizar cuando el fondo se ha utilizado más del 70%
y con la presentación de la respectiva Liquidación.
El aumento o disminución de Caja Chica debe ser autorizado por el Gerente
Administrativo – Financiero.
El sistema contable permite generar conciliaciones bancarias diarias, semanales o
mensuales, todas deben tener la firma del Contador y del Gerente Administrativo -
Financiero.
Las transferencias bancarias a través del internet, las procesa el contador y las autoriza el
Presidente y el Gerente Administrativo - Financiero en forma conjunta.
4.4.6.3. DOCUMENTOS
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 141
ACTA DE ARQUEO DE CAJA
RESPONSABLE:
CARGO:
FECHA :
SALDO INICIAL DE CAJA CHICA $
(-) GASTOS REALIZADOS
Fact. No Concepto
SUBTOTAL $
(-) EFECTIVO
BILLETES
MONEDAS
SUBTOTAL $
TOTAL GASTOS + EFECTIVO $
DIFERENCIA $
_____________________________ ____________________ Gerente Financiero - Administrativo Responsable Caja Chica
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BANCO:
CUENTA:
MES:
SALDO INICIAL LIBROS: SALDO INICIAL BANCOS:
DATOS BANCOS
(+) Depósitos (+) Depósitos
(+) Notas de Créditos (+) Notas de Créditos
(-) Cheques Girados (-) Cheques Pagados
(-) Notas de Débito (-) Notas de Débito
SUBTOTAL (-) Cheques/ND No Contabilizados
TRANSACCIONES EN TRANSITO SALDO FINAL BANCOS:
(+) Depósitos (+) Depósitos
(+) Notas de Créditos (+) Notas de Créditos
(-) Notas de Débito (-) Cheques Girados y No Cobrados
(+) Cheques Anulados (-) Notas de Débito
(+) Cheques/ND No Contabilizados
SALDO FINAL LIBROS: SALDO FINAL LIBROS:
Fecha Beneficiario Valor
________________________ _______________________________
CONTADOR GERENTE FINANCIERO - ADMINISTRATIVO
DETALLE DE CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS
No. Cheque
CONCILIACION BANCARIA
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4.5. CODIFICACIÓN Y DISEÑO DEL CÓDIGO DE CUENTAS
El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite a la Administración, presentar los
Estados Financieros y Reportes Estadísticos conforme a sus necesidades, sin embargo es
recomendable que el diseño concuerde con el descrito en el formulario 101 utilizado para la
Declaración del Impuesto a la Renta.
En la actualidad y frente a la necesidad de presentar balances bajo NIIFs la estructura y el diseño
del Plan de Cuentas que se propone a BUILDEQUA es agrupado bajo los requerimientos que
exigen estas normas:
PRIMER NIVEL
SEGUNDO NIVEL
Activo
Pasivo
Patrimonio
Situación financiera
Ingresos
Gastos
Situación Económica
Activo
Corriente
No corriente
Pasivo
Corriente
No corriente
Patrimonio
Capital en acciones
Reservas
Resultados Acumulados
Ingresos
Ingresos de actividades ordinarias
Otros Ingresos
Gastos
Operacionales
No operacionales
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 144
CUENTAS DEL BALANCE DE SITUACION
1. A C T I V O
1.1. ACTIVO CORRIENTE
1.1.1. EFECTIVO
1.1.3. DEUDORES COMERCIALES
1.1.4. OTRAS CTAS POR COBRAR
1.2. ACTIVO NO CORRIENTE
1.2.1. PROPIEDAD,PLANTA Y EQUIPO
1.2.1.01. Activos para arrendar
1.2.1.02. Activos para uso empresa
1.2.2. DEPRECIACION Y DETERIORO ACUMULADO
1.2.2.01. Depreciación Acumulada activos para arrendar
1.2.2.02. Deterioro Acumulado activos para arrendar
1.2.2.03. Depreciación Acumulada activos para uso empresa
1.2.2.04. Deterioro Acumulado activos para uso empresa
1.2.4. ACTIVOS ARRENDADOS
1.2.5. AMORTIZACION ACTIVOS ARRENDADOS
1.2.6. INVERSIONES EN ASOCIADAS
1.2.6.01. Inversiones a Largo Plazo
1.2.7. ACTIVOS POR IMPUESTOS DIFERIDOS
2. P A S I V O
2.1. PASIVO CORRIENTE
2.1.1. CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES
2.1.2. OBLIGACIONES FINANCIERAS CORTO PLAZO
2.1.3. ANTICIPO CLIENTES
2.1.4. OBLIGACIONES FISCALES
2.1.4.01. Impuesto a la Renta por Pagar
2.1.4.01.01 Impuesto renta por pagar
2.1.4.04. Retenciones en la Fuente
2.1.4.06. Retenciones de IVA
2.1.4.08. Impuesto al IVA
2.1.5. OBLIGACIONES CON EL IESS
2.1.6. OBLIGACIONES LABORALES
2.1.8. DIVIDENDOS POR PAGAR
2.1.9. OTRAS CUENTAS Y GASTOS POR PAGAR
2.2. PASIVOS NO CORRIENTE
2.2.1. PRESTAMOS BANCARIOS
2.2.2. PRESTAMOS DE ACCIONISTAS
2.2.3. OTRAS OBLIGACIONES LARGO PLAZO
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 145
3.
P A T R I M O N I O
3.1. APORTACIONES ACCIONISTAS
3.1.1. CAPITAL SOCIAL PAGADO
3.1.2. APORTE FUTURAS CAPITALIZACIONES
3.2. RESERVAS PATRIMONIALES
3.2.1. RESERVAS SOCIETARIAS
3.2.2. OTRAS RESERVAS
3.4. RESULTADOS ACUMULADOS
3.4.1. Utilidad
3.4.2. Pérdida
CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS
4. INGRESOS
4.1. INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS
4.1.01. VENTAS GRAVADAS
4.1.02. VENTAS NO GRAVADAS
4.2. OTROS INGRESOS
4.2.1 RENDIMIENTOS FINANCIEROS
4.2.2 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS
5. COSTOS Y GASTOS OPERACIONALES
5.1. COSTO DE VENTAS
5.1.1. COSTOS DE ALQUILER MAQUINARIA PESADA
5.1.1.01. Mano de obra
5.1.1.02. Otros gastos maquinaria pesada
5.1.2. COSTOS DE TRANSPORTE
5.1.2.01. Mano de obra
5.1.2.02. Otros gastos transporte
5.1.3. COSTOS DE ALQUILER DE CAMPAMENTOS
5.1.3.01. Mano de obra
5.1.3.02. Otros gastos campamentos
5.2. GASTOS
5.2.2. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
5.2.2.01. Sueldos
5.2.2.02. Otros Gastos de Administración
5.2.3. GASTOS DE VENTAS
5.2.3.01 Publicidad
5.2.4. GASTOS NO OPERACIONALES
5.2.5. GASTOS FINANCIEROS
5.2.6. GASTOS TRIBUTARIAMENTE NO DEDUCIBLES
5.2.9. PROVISIONES
5.2.9.01 Provisión 15% Trabajadores
5.2.9.02
6.
Provisión Impuesto a la Renta
OTROS RESULTADOS INTEGRALES
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 146
4.5.1. UTILIZACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS
CUENTAS DEL BALANCE DE SITUACION
CODIGO NOMBRE CUENTA CONCEPTO DEBITO CREDITO SALDO
1. A C T I V O Grupo
1.1. ACTIVO
CORRIENTE
Subgrupo
1.1.1. EFECTIVO Mayor Efectivo
disponible en
instituciones
financieras y
caja
Depósito por
ventas, cobro
cuentas por
cobrar,
préstamos
recibidos
Emisión
cheques por
pagos
proveedores,
obligaciones,
débitos y
transferencias
Deudor
1.1.1.01 Caja chica Quito Auxiliar Efectivo
disponible para
cubrir gastos
menores
Creación,
incremento y
reposición
Disminución
y cierre
Deudor
1.1.1.02 Caja chica Obra Auxiliar Efectivo
disponible para
cubrir gastos
menores
Creación,
incremento y
reposición
Disminución
y cierre
Deudor
1.1.1.03 Banco 1 Auxiliar Efectivo
disponible en
instituciones
financieras y
caja
Depósito por
ventas, cobro
cuentas por
cobrar,
préstamos
recibidos
Emisión chs
por pagos
proveedores,
obligaciones,
débitos y
transf
Deudor
1.1.1.10 Inversiones temporales Auxiliar Efectivo
disponible en
instituciones
financieras con
vencimiento
menor a un año
Apertura Recuperación
: cancelación
inversión
Deudor
1.1.3. DEUDORES
COMERCIALES
Mayor Registro de
créditos
otorgados a
clientes a 30
días plazo
Crédito
otorgado
Cancelación o
abono del
crédito
otorgado
Deudor
1.1.3.01 Cuentas por cobrar
comerciales
Auxiliar Créditos a
clientes a 30
días plazo
Crédito
otorgado
Cancelación o
abono del
crédito
otorgado
Deudor
1.1.3.99 Provisión cuentas
incobrables
Auxiliar Créditos
diferentes a las
comerciales
Baja de la
provisión
Incremento
provisión
Deudor
1.1.4. OTRAS CTAS POR
COBRAR
Mayor Créditos
diferentes a los
comerciales
Crédito
otorgado
Cancelación o
abono del
crédito
Deudor
1.1.4.01 Anticipo proveedores Auxiliar Registro de
efectivo
entregado a
proveedores
Anticipo
entregado
Cancelación o
abono del
anticipo
entregado
Deudor
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R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 147
1.1.4.02 Fondos a rendir Auxiliar Registro de
efectivo
entregado a
delegados de la
compañía
Anticipo
entregado
Cancelación o
abono del
anticipo
entregado
Deudor
1.1.4.03 Anticipo empleados Auxiliar Registro de
efectivo
entregado a
empleados
Anticipo
entregado
Cancelación o
abono del
anticipo
entregado
Deudor
1.1.4.10 Activos en tránsito Auxiliar Registro de
pagos realizados
para permitir la
operación de un
Activo
Pagos
efectuados
Liquidación
final, cuyo
valor
incrementará
el valor del
activo fijo
Deudor
1.1.4.20. IMPUESTOS
ANTICIPADOS
Mayor Registro del
crédito
tributario
Anticipos por
retención de
impuesto a la
renta
Utilización
del crédito
tributario
Deudor
1.1.4.20.01 Impuesto a la Renta Auxiliar Registro del
crédito
tributario por
Impuesto a la
Renta
Anticipos por
Impuesto a la
renta y
retención de
terceros
Utilización
del crédito
tributario
Deudor
1.1.4.20.02 Impuesto IVA Auxiliar Registro del
crédito
tributario en
IVA
Iva pagado en
bienes y
servicios
Utilización
del crédito
tributario en
la declaración
mensual de
IVA
Deudor
1.1.4.30. GASTOS
ANTICIPADOS
Mayor Pagos por
anticipado y que
deben ser
amortizados
conforme se
devenguen
Pagos
anticipados
Amortización Deudor
1.1.4.30.01 Arriendos anticipados Auxiliar Pagos
anticipados por
arriendos
Pagos
anticipados por
arriendos
Amortización
mensual de
arriendo
Deudor
1.1.4.30.02 Seguros anticipados Auxiliar Pagos
anticipados por
seguros
Pagos
anticipados por
seguros
Amortización
mensual de
seguros
Deudor
1.1.4.40. ACTIVOS NO CTES
DISPONIBLES PARA
LA VTA Y OPERAC
INT
Mayor Activos para la
venta
Valor del
Activo en el
mercado
Venta del
activo
Deudor
1.1.4.40.01 Maquinaria y vehículos Auxiliar Activos para la
venta
Valor del
Activo en el
mercado
Venta del
activo
Deudor
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 148
1.2. ACTIVO NO
CORRIENTE
Subgrupo
1.2.1. PROPIEDAD,PLANT
A Y EQUIPO
Mayor Activos fijos de
propiedad de la
empresa
Adquisición,
adición,
revalorización
Venta,
donación,
baja
Deudor
1.2.1.01. ACTIVOS PARA
ARRENDAR
Mayor Activos fijos de
propiedad de la
empresa
destinados al
alquiler
Adquisición,
adición,
revalorización
Venta,
donación,
baja
Deudor
1.2.1.01.01 Campamentos Auxiliar Módulos para
instalación de
campamentos
destinados al
alquiler
Adquisición,
adición,
revalorización
Venta,
donación,
baja
Deudor
1.2.1.01.02 Maquinaria y equipo Auxiliar Maquinaria y
equipo pesado
destinados al
alquiler
Adquisición,
adición,
revalorización
Venta,
donación,
baja
Deudor
1.2.1.01.03 Vehículos Auxiliar Vehículos
destinados al
alquiler
Adquisición,
adición,
revalorización
Venta,
donación,
baja
Deudor
1.2.1.01.04 Gabarra Auxiliar Remolcador,
Barcaza y bote
destinados al
alquiler
Adquisición,
adición,
revalorización
Venta,
donación,
baja
Deudor
1.2.1.02. ACTIVOS PARA
USO EMPRESA
Mayor Activos fijos
destinados para
el uso de la
empresa
Adquisición,
adición,
revalorización
Venta,
donación,
baja
Deudor
1.2.1.02.01 Equipo computación Auxiliar Computadoras,
impresoras,
destinados para
el uso de la
empresa
Adquisición,
adición,
revalorización
Venta,
donación,
baja
Deudor
1.2.1.02.02 Muebles y enseres Auxiliar Muebles, caja
fuerte,
electrodoméstic
os para a uso
empresa
Adquisición,
adición,
revalorización
Venta,
donación,
baja
Deudor
1.2.2. DEPRECIACION Y
DETERIORO
ACUMULADO
Mayor Depreciación
acumulada del
total de activos
Venta, canje o
ajuste por
diferencias
Constitución
de la
depreciación
acumulada
Acreedor
1.2.2.01. DEPRECIACION
ACTIVOS PARA
ARRENDAR
Mayor Depreciación de
activos
destinados al
alquiler
Venta, canje o
ajuste por
diferencias
Constitución
de la
depreciación
acumulada
Acreedor
1.2.2.01.02 Depreciación
Campamentos
Auxiliar Depreciación de
campamentos
destinados al
alquiler
Venta, canje o
ajuste por
diferencias
Constitución
de la
depreciación
acumulada
Acreedor
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 149
1.2.2.01.03 Depreciación
Maquinaria y equipo
Auxiliar Depreciación de
maquinaria y
equipo
destinados al
alquiler
Venta, canje o
ajuste por
diferencias
Constitución
de la
depreciación
acumulada
Acreedor
1.2.2.01.04 Depreciación
Vehículos
Auxiliar Depreciación de
vehículos
destinados al
alquiler
Venta, canje o
ajuste por
diferencias
Constitución
de la
depreciación
acumulada
Acreedor
1.2.2.01.05 Depreciación Gabarra Auxiliar Depreciación de
gabarra
destinada al
alquiler
Venta, canje o
ajuste por
diferencias
Constitución
de la
depreciación
acumulada
Acreedor
1.2.2.02. DETERIORO
ACUMULADO DE
ACTIVOS FIJOS
PARA LA RENTA
Mayor Deterioro
acumulado de
Activos Fijos
Venta, canje o
ajuste por
diferencias
Constitución
del deterioro
Acreedor
1.2.2.03. DEPRECIACION
ACTIVOS USO
EMPRESA
Mayor Depreciación
activos uso
empresa
Venta, canje o
ajuste por
diferencias
Constitución
de la
depreciación
acumulada
Acreedor
1.2.2.03.01 Depreciación Equipo
Computación
Auxiliar Depreciación de
equipo de
computación
para uso de la
empresa
Venta, canje o
ajuste por
diferencias
Constitución
de la
depreciación
acumulada
Acreedor
1.2.2.03.02 Depreciación Muebles
y Enseres
Auxiliar Depreciación de
muebles y
enseres para uso
de la empresa
Venta, canje o
ajuste por
diferencias
Constitución
de la
depreciación
acumulada
Acreedor
1.2.2.04. DETERIORO
ACUMULADO DE
ACTIVOS FIJOS USO
EMPRESA
Mayor Deterioro
acumulado de
Activos Fijos
Venta, canje o
ajuste por
diferencias
Constitución
del deterioro
Acreedor
1.2.4. ACTIVOS
ARRENDADOS
Mayor Registro del
contrato de
arrendamiento
mercantil
Adquisición de
activos
adquirido con
arrendamiento
mercantil
Ajuste por
error
Deudor
1.2.4.01 Maquinaria 1 Auxiliar Registro del
contrato de
arrendamiento
mercantil
Adquisición de
maquinaria
adquirida con
arrendamiento
mercantil
Ajuste por
error
Deudor
1.2.5. AMORTIZACION
ACTIVOS
ARRENDADOS
Mayor Amortización
mensual del
contrato de
arrendamiento
mercantil
Ajuste tabla de
amortización
Registro
amortización
conforme
tabla
Acreedor
1.2.5.01 Maquinaria 1 Auxiliar Amortización
mensual del
contrato de
arrendamiento
mercantil
Ajuste tabla de
amortización
Registro
amortización
conforme
tabla
Acreedor
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1.2.6. INVERSIONES EN
ASOCIADAS
Mayor
1.2.6.01. INVERSIONES A
LARGO PLAZO
Mayor Inversiones
mayores a un
año que no se
relacionan con
la actividad
principal de la
empresa
Creación,
incremento
Cancelación,
venta,
Deudor
1.2.6.01.01 Empresa 1 Auxiliar Inversiones
largo plazo en
derechos sobre
el patrimonio
neto
Creación,
incremento
Venta Deudor
1.2.7. ACTIVOS POR
IMPUESTOS
DIFERIDOS
Mayor Impuesto
diferido sobre
las utilidades
Constitución Amortización
y/o cierre de
la cuenta
Deudor
1.2.7.01 Impuestos diferidos Auxiliar Impuesto
diferido sobre
las utilidades
Constitución Amortización
y/o cierre de
la cuenta
Deudor
2. P A S I V O Grupo
2.1. PASIVO
CORRIENTE
Subgrupo
2.1.1. CTAS POR PAGAR
PROVEEDORES
Mayor Obligaciones
con proveedores
Pago o abono a
deuda
proveedores
Registro de
obligación a
proveedores
Acreedor
2.1.1.01 Proveedores Servicios Auxiliar Obligaciones
con proveedores
Pago o abono a
deuda
proveedores
Registro de
obligación a
proveedores
Acreedor
2.1.1.02 Proveedores bienes Auxiliar Obligaciones
con proveedores
Pago o abono a
deuda
proveedores
Registro de
obligación a
proveedores
Acreedor
2.1.2. OBLIGACIONES
FINANCERAS
CORTO PLAZO
Mayor Obligaciones
menores a un
año
Pago o abono a
deuda
Registro de
obligaciones
menores a un
año
Acreedor
2.1.2.01 Obligación 1 Auxiliar Obligaciones
menores a un
año con
Instituciones
Financieras
Pago o abono a
deuda con
Instituciones
Financieras
Registro de
obligaciones
menores a un
año con
Instituciones
Financieras
Acreedor
2.1.3. ANTICIPO
CLIENTES
Mayor Anticipo
recibido de
clientes
Pago o abono Cobro de
anticipo
Acreedor
2.1.3.99 Anticipo clientes Auxiliar Anticipo
recibido de
clientes
Pago o abono Cobro de
anticipo
Acreedor
2.1.4. OBLIGACIONES
FISCALES
Mayor Obligaciones
fiscales menores
a un año
Pago de la
obligación
Incremento
obligación al
SRI
Acreedor
2.1.4.01. Impuesto a la Renta
por Pagar
Mayor Impuesto sobre
las utilidades
Pago de la
obligación
Incremento
obligación al
SRI por
retenciones
Acreedor
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 151
2.1.4.01.01 Impuesto a la Renta
por Pagar
Auxiliar Impuesto sobre
las utilidades
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación al
SRI por
retenciones
Acreedor
2.1.4.04. Retenciones en la
Fuente
Mayor Retención de
Impuesto a la
Renta en
compras
efectuadas por
la empresa
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación al
SRI por
retenciones
Acreedor
2.1.4.06. Retenciones Impuesto
IVA
Mayor Retención de
IVA en compras
efectuadas por
la empresa
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación al
SRI
Acreedor
2.1.4.08. Impuesto al valor
agregado
Mayor IVA en ventas
realizadas
Pago de la
obligación,
liquidación
Incremento
de la
obligación al
SRI por cobro
de IVA
Acreedor
2.1.5. OBLIGACIONES
CON EL IESS
Mayor IESS por pagar
de empleados
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación al
IESS
Acreedor
2.1.5.01 Aportes IESS Auxiliar IESS por pagar
de empleados
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación al
IESS
Acreedor
2.1.5.02 Fondos de Reserva Auxiliar Fondos de
Reserva por
pagar al IESS
de empleados
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación al
IESS
Acreedor
2.1.5.03 Préstamos IESS Auxiliar Préstamos por
pagar al IESS
de empleados
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación al
IESS
Acreedor
2.1.6. OBLIGACIONES
LABORALES
Mayor Beneficios
sociales y
sueldos por
pagar a
empleados
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación
con
empleados
Acreedor
2.1.6.01 Sueldos por pagar Auxiliar Sueldos por
pagar a
empleados
Pago de la
obligación
Incremento
obligación
empleados
Acreedor
2.1.6.02 15% Participación
utilidades a
trabajadores
Auxiliar 15%
Participación de
utilidad por
pagar a
empleados
Pago de la
obligación
Incremento
obligación
empleados
Acreedor
2.1.6.03 Décimo tercer sueldo Auxiliar Décimo tercer
sueldo por
pagar
empleados
Pago de la
obligación
Incremento
obligación
empleados
Acreedor
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 152
2.1.6.04 Décimo cuarto sueldo Auxiliar Décimo cuarto
sueldo por
pagar a
empleados
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación
con
empleados
Acreedor
2.1.8. DIVIDENDOS POR
PAGAR
Mayor Dividendos
declarados en
Junta de
Accionistas
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación
con
empleados
Acreedor
2.1.8.01 Dividendos por pagar
accionistas
Auxiliar Dividendos
declarados en
Junta de
Accionistas
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación
con
accionistas
Acreedor
2.1.9. OTRAS CUENTAS Y
GASTOS POR
PAGAR
Mayor Otras
obligaciones
menores a un
año
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación
Acreedor
2.1.9.99 Otras ctas y gastos por
pagar
Auxiliar Otras
obligaciones
menores a un
año
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación
Acreedor
2.2. PASIVOS NO
CORRIENTE
Subgrupo
2.2.1. PRESTAMOS
BANCARIOS
Mayor Obligaciones
bancarias con
prenda
industrial
abierta mayores
a un año
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación
Acreedor
2.2.1.01 Obligación 1 Auxiliar Obligaciones
bancarias con
prenda
industrial
abierta mayores
a un año
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación
Acreedor
2.2.2. PRESTAMOS DE
ACCIONISTAS
Mayor Obligaciones
con accionistas
mayores a un
año
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación
Acreedor
2.2.2.01 Obligaciones
accionistas Largo
Plazo
Auxiliar Obligaciones
con accionistas
mayores a un
año
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación
Acreedor
2.2.3. OTRAS
OBLIGACIONES
LARGO PLAZO
Mayor Otras
obligaciones
mayores a un
año
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación
Acreedor
2.2.3.99 Otras obligaciones
Largo Plazo
Auxiliar Otras
obligaciones
mayores a un
año
Pago de la
obligación
Incremento
de la
obligación
Acreedor
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 153
3.
P A T R I M O N I O
Grupo
3.1. APORTACIONES
ACCIONISTAS
Subgrupo Aportaciones
de los
accionistas
Disminución
del capital,
cierre de la
empresa
Aportes
recibidos
Acreedo
r
3.1.1. CAPITAL SOCIAL
PAGADO
Mayor Capital suscribo Disminución
del capital,
cierre de la
empresa
Aportes de
capital
Acreedor
3.1.1.01 Capital suscrito
accionista 1
Auxiliar Capital suscribo Disminución
del capital,
cierre de la
empresa
Aportes
recibidos
Acreedor
3.1.2. APORTE FUTURAS CAPITALIZACIONES
Mayor Aporte de
accionistas
aprobado en
Junta
Capitalización,
devolución de
aporte
Incremento
de aporte
Acreedor
3.1.2.01 Aporte futuras
capitalizaciones
Auxiliar Aporte de
accionistas
aprobado en
Junta para
futuras
capitalizaciones
Capitalización,
devolución de
aporte
Incremento
de aporte
Acreedor
3.2. RESERVAS
PATRIMONIALES
Subgrupo Reservas
patrimoniales
Capitalización
, liquidación
de la empresa
Incremento
de la reserva
Acreedo
r
3.2.1. RESERVAS
SOCIETARIAS
Mayor Reservas
patrimoniales
Capitalización,
liquidación de
la empresa
Incremento
de la reserva
Acreedor
3.2.1.01 Reserva legal Auxiliar Constituye el
10% del capital
Capitalización,
liquidación de
la empresa
Incremento
de la reserva
legal
Acreedor
3.2.1.02 Reserva Estatutaria Auxiliar Constituye el
porcentaje
asignado en los
estatutos
Capitalización,
liquidación de
la empresa
Incremento
de la reserva
de estatutaria
Acreedor
3.2.2. OTRAS RESERVAS Mayor
3.2.2.01 Reservas del Capital Auxiliar Ajustes por
inflación
cuentas
patrimoniales
Reexpresión de
pasivos y
patrimonio
Reexpresión
de Activo
Acreedor
3.2.2.02 Reservas por valuación Auxiliar Ajustes por
revaluación de
activos
Revaluación de
activos
Aumento de
capital
Acreedor
3.4. RESULTADOS
ACUMULADOS
Subgrupo Resultados
acumulados
Distribución y
capitalización
Incremento
de la utilidad
Acreedor
3.4.1. Utilidad Mayor Refleja la
utilidad
Distribución y
capitalización
Incremento
de la utilidad
Acreedor
3.4.1.01 Utilidades no
distribuidas
Auxiliar Refleja la
utilidad de
ejercicios
anteriores
Distribución y
capitalización
Incremento
de la utilidad
Acreedor
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 154
3.4.1.02 Utilidad del ejercicio Auxiliar Refleja la
utilidad del
presente
ejercicio
Distribución y
capitalización
Incremento
de la utilidad
Acreedor
3.4.2. Pérdida Mayor Refleja la
pérdida
Incremento de
la pérdida
Absorción,
amortización
de pérdidas
Deudor
3.4.2.1 Pérdidas acumuladas Auxiliar Refleja la
pérdida de
ejercicios
anteriores
Incremento de
la pérdida
Absorción,
amortización
de pérdidas
Deudor
3.4.2.2 Pérdida del ejercicio Auxiliar Refleja la
pérdida del
presente
ejercicio
Incremento de
la pérdida
Absorción,
amortización
de pérdidas
Deudor
CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS
4. INGRESOS Grupo
4.1. INGRESOS DE
ACTIVIDADES
ORDINARIAS
Subgrupo Ingresos
operativos de la
empresa
Regulación,
cierre,
devolución en
ventas
Venta de
bienes y
servicios
Acreedo
r
4.1.01. VENTAS
GRAVADAS
Mayor Ingresos
operativos de la
empresa
Regulación,
cierre,
devolución en
ventas
Venta de
servicios
gravados con
IVA 12%
Acreedor
4.1.01.01 Alquiler maquinaria Auxiliar Ingresos
operativos de la
empresa
Regulación,
cierre,
devolución en
ventas
Venta de
servicios
gravados con
IVA 12%
Acreedor
4.1.01.02 Alquiler vehículos Auxiliar Ingresos
operativos de la
empresa
Regulación,
cierre,
devolución en
ventas
Venta de
servicios
gravados con
IVA 12%
Acreedor
4.1.01.03 Alquiler campamento Auxiliar Ingresos
operativos de la
empresa
Regulación,
cierre,
devolución en
ventas
Venta de
servicios
gravados con
IVA 12%
Acreedor
4.1.02. VENTAS NO
GRAVADAS
Mayor Ingresos
operativos de la
empresa
Regulación,
cierre,
devolución en
ventas
Venta de
servicios
gravados con
IVA Cero
Acreedor
4.1.02.01 Transporte Auxiliar Ingresos
operativos de la
empresa
Regulación,
cierre,
devolución en
ventas
Venta de
servicios
gravados con
IVA Cero
Acreedor
4.1.02.02 Exportación de
servicios
Auxiliar Ingresos
operativos de la
empresa
Regulación,
cierre,
devolución en
ventas
Venta de
servicios
gravados con
IVA Cero
Acreedor
4.2. INGRESOS DE
ACTIVIDADES NO
ORDINARIAS
Subgrupo Ingresos no
operativos de la
empresa
Regulación y
cierre
Incremento
de los
ingresos no
operativos
Acreedo
r
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 155
4.2.1 Rendimientos
financieros
Auxiliar Ingresos por
rendimientos
financieros
Regulación y
cierre
Incremento
de los
ingresos por
rendimientos
financieros
Acreedor
4.2.2 Utilidad Venta activos
fijos
Auxiliar Ingresos por
utilidad en venta
de activos
Regulación y
cierre
Incremento
de los
ingresos por
utilidad en
vta de activos
Acreedor
5. COSTOS Y
GASTOS
OPERACIONALES
Grupo
5.1. COSTO DE VENTAS Subgrupo Costo del
servicio
prestado
Incremento
del costo de
ventas
Devolución
ventas,
cierre gastos
Deudor
5.1.1. COSTOS DE
ALQUILER
MAQUINARIA
Mayor Costo del
servicio de
alquiler de
maquinaria
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.1.1.01. Mano de obra Mayor Costo de mano
de obra en
alquiler de
maquinaria
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.1.1.01.01 Sueldo unificado Auxiliar Costo de mano
de obra en
alquiler de
maquinaria
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.1.1.02. Otros costos de
maquinaria
Mayor Costo diferente a
mano de obra en
alquiler de
maquinaria
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.1.1.02.01 Mantenimiento
maquinaria y equipo
Auxiliar Costos por
mantenimiento
maquinaria
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.1.1.02.10 Costos por deterioro del
valor de maquinaria y
equipo
Auxiliar Costos por
deterioro
maquinaria
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.1.2. COSTOS DE
TRANSPORTE
Mayor Costo de
vehículos de
transporte pesado
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.1.2.01. Mano de obra Mayor Costo de
personal que
conduce
vehículos de
transporte pesado
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.1.2.01.01 Sueldo unificado Auxiliar Costo de
personal que
conduce
vehículos de
transporte pesado
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.1.2.02. Otros costos transporte Mayor Costo diferentes
a personal que
conduce
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 156
vehículos de
transporte pesado
5.1.2.02.01 Mantenimiento
vehículos
Auxiliar Costo de
mantenimiento
de vehículos
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.1.2.02.10 Costos por deterioro
vehículos pesados
Auxiliar Costos por
deterioro valor
vehículos
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.1.3. COSTOS DE
ALQUILER DE
CAMPAMENTOS
Mayor Costo de
módulos para
montar
campamentos
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.1.3.01. Mano de obra Mayor Costo de
personal
empleado en
montar
campamentos
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.1.3.01.01 Sueldo unificado Auxiliar Costo de
personal
empleado en
montar
campamentos
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.1.3.02. Otros costos transporte Mayor Otros costos
diferentes a
personal
empleado en
montar
campamentos
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.1.3.02.01 Mantenimiento
campamentos
Auxiliar Costo de
mantenimiento
de campamentos
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.1.3.02.10 Costos por deterioro
campamentos
Auxiliar Costos por
deterioro valor
campamento
Registro del
costo
Cierre gastos Deudor
5.2. GASTOS Subgrupo Gastos de
administración
y ventas
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
5.2.2. GASTOS DE
ADMINISTRACIÓN
Mayor Gastos de
administración
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
5.2.2.01. SUELDOS Mayor Gastos de
sueldos
administración
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
5.2.2.01.01 Sueldo unificado Auxiliar Gastos de
sueldos
administración
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
5.2.2.02. OTROS GASTOS DE
ADMINISTRACION
Mayor Gastos diferentes
a sueldos
administración
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
5.2.2.02.01 Servicios básicos Auxiliar Gastos por
consumo agua,
luz y teléfono
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 157
5.2.3. GASTOS DE VENTAS Mayor Gastos de
comercialización
y ventas
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
5.2.3.01 Publicidad Auxiliar Gastos de
publicidad
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
5.2.4. GASTOS NO
OPERACIONALES
Mayor Gastos no
relacionados al
giro del negocio
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
5.2.4.01 Pérdida en venta de
activos
Auxiliar Gastos por
pérdida en venta
de activos
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
5.2.4.02 Pérdida en diferencial
cambiario
Auxiliar Pérdida en
diferencial
cambiario
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
5.2.4.03 Pérdida en realización
de instrumentos
financieros
Auxiliar Pérdida en venta
de instrumentos
financiero
Registro del
gastos
Cierre gastos Deudor
5.2.5. GASTOS
FINANCIEROS
Mayor Gastos por costo
dinero
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
5.2.5.1 Intereses pagados Auxiliar Gastos por
intereses y
comisiones
bancarias
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
5.2.6. GASTOS
TRIBUTARIAMENTE
NO DEDUCIBLES
Mayor Gastos no
deducibles
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
5.2.9. PROVISIONES Mayor Gastos
provisionados
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
5.2.9.01 Provisión 15% utilidad
trabajadores
Auxiliar Provisión 15%
utilidad
trabajadores
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
5.2.9.02 Provisión Impuesto a la
Renta
Auxiliar Provisión
Impuesto a la
Renta
Registro del
gasto
Cierre gastos Deudor
6. OTROS
RESULTADOS
INTEGRALES
Grupo
6.1. Diferencias de cambio
al convertir negocios en
el extranjero
6.2 Ganancias por
revaluación de
propiedades
6.3 Activos financieros
disponibles para la
venta
6.4 Porción de otros
resultados integrales en
asociadas
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 158
4.6. ADOPCIÓN DE NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA21
En vista de aplicación obligatoria de las NIIFs a todas las entidades sujetas al control de la
Superintendencia de Compañías, a fin de enfocarse en los tres conceptos claves de: Relevancia,
Confiabilidad y Comparabilidad, se recomienda a la Administración de la empresa BUILDEQUA
S.A. iniciar los procesos para su aplicación, entre los cuales están los siguientes:
1. Determinar la fecha de adopción de NIIFs por primera vez: 01 de enero del 2012
2. Realizar un diagnóstico preliminar, observando las reglas y políticas contables que se
deben aplicar para su implementación por primera vez.
3. Entender y administrar el impacto de las NIIFs en el negocio, analizando:
- Los objetivos estratégicos de la empresa.
- Desempeño financiero.
- Presentación de los reportes financieros.
- Manejo de los sistemas de información.
4. Capacitación a todo el personal involucrado en el área contable.
5. Determinación las estimaciones a utilizar.
6. Preparación de un Balance de apertura.
7. Preparación de la información comparativa.
4.6.1 OBJETIVO
Las NIIFs tienen el objeto de asegurar que los primeros estados financieros con adopción de
NIIFs contengan información de alta calidad que:
21
ZAMBRANO Rodrigo, Normas Internacionales de Información Financiera, Edición Revisada Quito 2010 Pag 5-8
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 159
a. Sea transparente para los usuarios y comparable para todos los ejercicios contables que se
presente.
b. Suministre un punto de partida adecuado.
c. Que pueda ser obtenida a un coste que no exceda a los beneficios proporcionados a los
usuarios.
4.6.2. ALCANCE
La adopción de las NIIFs por primera vez se aplicará a una entidad en sus primeros estados
financieros con adopción de NIIFs y en cada uno de sus informes intermedios que presente.
4.6.3. NIIFS PARA LAS PYMES
Las NIIFs para Pymes es un conjunto de normas contables basadas en las NIIFs completas, pero
que han sido simplificadas para aplicación de las pequeñas y medianas empresas, en respuesta a
una fuerte demanda tanto de países desarrollados como de los emergentes, para los que las NIIFs
eran complejas e inaplicables e inclusive en algunos casos, hasta prohibitivo.
Las Pymes en su mayoría no cotizan en bolsa y por los procesos que manejan se requiere
información más simplificada, por tal razón las revelaciones son sustancialmente menores.
4.6.4. BASE LEGAL
La Superintendencia de Compañías del Ecuador, mediante Resolución No.
SC.Q.ICI.CPAIFRS.11, del 12 de enero de 2011, entre otras cosas, resolvió que:
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 160
Para efectos del registro y preparación de estados financieros, la Superintendencia de Compañías
califica como PYMES a las personas jurídicas que cumplan las siguientes condiciones:
1. Activos totales inferiores a CUATRO MILLONES DE DOLARES
2. Registren un Valor Bruto de Ventas Anuales inferior a CINCO MILLONES DE
DÓLARES; y,
3. Tengan menos de 200 trabajadores (personal Ocupado). Para este cálculo se tomará el
promedio anual ponderado.
Se considerará como base los estados financieros del ejercicio económico anterior al período de
transición.
Pyme
Micro Pequeña Mediana Grande
Personal ocupado 1-9 10-49 50-199 Más de 200
Ventas anuales brutas
Hasta
100.000
100,001 a
1.000.000
1.000.001 a
4.999.999
Más de
5.000.000
Monto de Activos
Hasta
100.000 100.001 a 750.000
750.0001 a
3.999.999
Más de
4.000.000
4.6.5. ESTADOS FINANCIEROS
OBJETIVOS
El objetivo de los Estados Financieros para las pequeñas y medianas empresas es presentar en
forma comparativa la situación financiera de la empresa y los resultados que tuvo la
administración en un ejercicio determinado, a fin de que los usuarios puedan disponer de esta
información y realizar tomas de decisiones lo más correctas posibles.
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 161
CARACTERISTICAS
Los Estados Financieros bajo NIIFs, tiene una serie de características basadas en las Normas
Internacionales de Contabilidad y las cuales siempre se han venido manejando, sin embargo se
hace énfasis en las siguientes:
Comprensibilidad
La presentación de los balances debe ser clara, a fin de que todos los usuarios tengan una idea
precisa del manejo del negocio y de las actividades que ésta realiza.
Relevancia
Esta cualidad debe permitir a los usuarios la correcta toma de decisiones, en especial las
económicas, ayudándoles en la evaluación de los sucesos pasados, presentes o futuros o los
errores que se corrigieron y sus razones.
Materialidad o importancia relativa
La información que se entrega a los usuarios es material y por lo tanto relevante, cualquier
decisión que se tome en base a esta información será medida en la cuantía de la partida.
Cualquier error debe ser corregido a fin de evitar una presentación errónea.
Fiabilidad
Los balances deben ser confiables, neutrales y libres de errores significativos.
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 162
La esencia sobre la forma
Todas las transacciones en la contabilidad deben registrarse de acuerdo a su esencia, naturaleza y
objetivo y no por la reglamentación jurídica o tributaria vigente.
Prudencia
Se refiere a la precaución de realizar estimaciones o juicios bajo situaciones de incertidumbre. El
juicio para presentar los Estados Financieros no permite ni la sobrevaloración de pasivos o gastos
o la infravaloración de activos o ingresos.
Integridad
La información debe ser completa y sin errores y eficiente en términos de relevancia.
Comparabilidad
Esta característica obligatoria permite comparar Estados Financieros a lo largo del tiempo,
permitiendo a los usuarios evaluar por sí solos la situación financiera, económica y los flujos,
tanto de la misma entidad, como de otras del sector.
Oportunidad
Para ser oportuna la información debe suministrarse en el momento de la necesidad del usuario,
es decir que aunque cumpla con todas las características anteriores, si no es oportuna es inútil.
Equilibrio entre costo y beneficio
El beneficio de la información debe ser mayor al costo.
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 163
CONJUNTO COMPLETO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Un conjunto completo de Estados Financieros para una entidad incluirá los siguientes:
Estado de Situación Financiera
Estado de Resultados Integral
Estado de Cambios de Patrimonio
Estado de Flujo de Efectivo
Notas
4.6.7 NIIFS Y NICS VIGENTES
NIIF 1 Adopción por primera vez de las Normas Internacionales de Información Financiera
NIIF 2 Pagos basados en Acciones;
NIIF 3 Combinación de Negocios;
NIIF 4 Contratos de Seguros;
NIIF 5 Activos no corrientes destinados a la venta y operaciones en descontinuación;
NIIF 6 Exploración y Evaluación de Recursos Minerales; e,
NIIF 7 Instrumentos Financieros: Información a Revelar
NIIF 8 Segmentos de Operación
Las Pymes en la valuación de sus bienes y derechos, así como en la elaboración de sus Estados
Financieros, aplicarán de las ocho NIIFs de manera obligatoria la No. 1, y de las veintinueve
NICs, las siguientes:
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 164
NIC 1 – Presentación de Estados Financieros
NIC 2 - Existencias
NIC 8 – Políticas Contables, Cambios en los Estimados Contables y Errores.
NIC 12 – Impuestos Diferidos
NIC 16 – Propiedad, Planta y Equipos.
NIC 18 – Ingresos por actividades ordinarias.
NIC 36 – Deterioro de Activos
NIC 38 – Activos Intangibles
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO V
R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 165
CAPITULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. CONCLUSIONES
I. BUILDEQUA es una empresa que presenta dos etapas marcadas en su funcionamiento,
una primera en la que se orientaba a la actividad minera y la segunda enfocada en
actividades de alquiler y de transporte de equipo pesado.
II. BUILDEQUA mantiene una estructura orgánico funcional de acuerdo a su categoría de
PYME, misma que está conformada por tres departamentos con funciones específicas.
III. El sistema contable utilizado por la compañía es el Sistema Administrativo Contable
Integrado SAFI, el cual mantiene los niveles de seguridad adecuados para cada uno de los
multiusuarios concurrentes. No obstante que se cuenta con esta herramienta, la empresa
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requiere sistematización de los procesos contables, registros y preparación de informes,
mismos que deben contemplar su aplicabilidad bajo un esquema de NIIFs.
IV. Si bien cada departamento, conoce sus funciones, las mismas se realizan en base a
procedimientos empíricos no establecidos con formalidad, lo que ocasiona que no exista
estandarización en dichos procedimientos ni en la aplicación de políticas.
V. La empresa ha establecido un plan de cuentas, el cual sin embargo no cuenta con un
instructivo para su aplicación.
VI. Dentro del análisis estratégico de BUILDEQUA se destacan las siguientes conclusiones:
a. Fortalezas: Equipos de última tecnología en cantidad suficiente que permite
ofertar los servicios de alquilar los 365 días del año; Personal técnico capacitado
y; una estrategia de precios competitivos.
b. Oportunidades: Un panorama positivo para el sector minero en el Ecuador,
impulsado por políticas públicas que incentivan esta actividad.
c. Debilidades: Falta de manuales de procedimientos técnicos. No existe una
estructura de control interno que asegure razonablemente el cumplimiento de
procedimientos y políticas establecidas.
d. Amenazas: las más importantes vienen del ámbito regulatorio, el cual si bien
propone el crecimiento del sector, presenta reglas que no son del todo atractivas
para la inversión extranjera o demuestran un comportamiento poco estable como
en el caso de las normas de carácter tributario; por otro lado se presentan amenzas
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propias del mercado como la aparición de competencias o el incremento de los
precios de los insumos importados.
5.2. RECOMENDACIONES
En un ámbito general dentro del cual se enmarcará las recomendaciones de carácter específico se
pueden señalar las siguientes:
A. Sistematizar los procesos y políticas de la empresa e implementar técnicas de control interno
desarrolladas en el presente trabajo específicamente para el Departamento de Contabilidad.
Esto además implica la capacitación del personal de este departamento.
B. Una vez aprobadas por la Junta General de Accionistas, difundir entre todos los empleados y
funcionarios de la empresa relacionados con el ámbito contable las políticas y normas
procedimentales para su observación obligatoria.
A continuación se presentan las recomendaciones puntuales de acuerdo a los resultados del
presente trabajo:
I. Ocupar la plaza de Contador con el Asistente contable
II. Realizar el cambio de denominaciones de Dirección a Presidencia y de Departamentos a
Gerencias
III. Transformar la Gerencia Técnica en una Gerencia de Calidad
IV. Separar las competencias de Gerente Administrativo – Financiero de Contador.
V. Agregar un Coordinador Técnico en la Gerencia de Calidad
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Todo el conjunto de recomendaciones deben ser implementadas considerando obligatoriamente
que la empresa se verá abocada a corto plazo en la implementación de NIIFs, este aspecto resulta
especialmente relevante ya que de no hacerlo la vigencia y aplicabilidad del presente trabajo
podría perder efectividad para la consecución de los objetivos de la empresa a largo plazo.
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ANEXOS