01 Julio 2015
Urgente o Importante, ¿Que hago primero? Un sistema simple para organizar las labores
diarias para ser más eficiente.
Diariamente tenemos miles de cosas por hacer y al parecer el día no nos alcanza, es difícil
enfocarse en una sola actividad para terminarla y pasar a otra. Como Gerentes que
administramos recursos muchas veces nos vemos rebasados por la cantidad de decisiones
que tenemos que tomar y al final de día nos da la impresión de que no avanzamos mucho y
que aún hay muchas cosas por hacer y terminar. Muchas veces pasa que estamos terminando
una actividad que es muy importante sin embargo surge otra que va atrasada y hay que
suspender la actividad en la que estábamos para poner atención en la que es más urgente.
La urgencia nos habla de que el tiempo que se tenía destinado para terminar esta actividad se
está a punto de agotar y es por eso que aunque tal vez no sea muy importante la prioridad es
más alta, ya que no hay tiempo para terminarla. Suena simple pero en forma práctica es difícil
decidir todos los días con respecto a que actividad hacer y cual dejar de hacer. El verdadero
reto de cualquier gerente es manejar el tiempo en forma magistral.
En el presente artículo se expone un sistema simple para organizar las labores diarias
enfocadas a ser más eficiente.
Cuando tenemos un listado de actividades y no es muy claro cuál es la prioridad del día es
recomendable trabajar con una herramienta simple de 4 bloques. En donde los ejes serán
Urgente vs Importante.
En una hoja de papel, de Excel, Power Point o en el pizarrón dividir en 4 bloques como se
presenta a continuación:
El signo (+) representa que hay más urgencia o importancia, signo (–) representa que hay
menos urgencia o importancia. Así es como se forman 4 bloques. Uno donde pondremos las
3 1
4 2
Urgente
Importante
+
+
-
-
cosas que son Más urgentes e importantes (#1), Más urgentes pero menos importantes (#2),
Menos urgentes pero más importantes (#3), Menos urgentes y menos importantes (#4).
Es muy simple identificar las actividades que están en los bloques 1 y 4, sin embargo siempre
tenemos confusión con respecto a la prioridad de los bloques 2 y 3, para muchos es más
prioritario el bloque 3 que el 2 ya que el bloque 3 representa las actividades que son
importantes pero no tan urgentes. Para entender el razonamiento que hay detrás de darle
prioridad primero al bloque 2 veamos el significado de los colores.
Amortiguador de tiempo
Lo más sensible en las actividades que hacemos a diario es el manejo del tiempo para esto se
ha desarrollado una herramienta simple llamada amortiguador de tiempo; en la cual se divide el
tiempo disponible que tenemos para llevar a cabo una acción en 4 partes de la siguiente forma:
La razón por la cual el bloque rojo va antes del amarillo es debido a que lo que nos determina
la prioridad es la cantidad de tiempo que tenemos para terminar la actividad y aunque el bloque
amarillo es más importante que lo que está en el bloque rojo tenemos de un 33% al 65% del
tiempo para acabarlo, pero en el caso de las acciones que están en el color rojo sólo nos
queda menos de un 32% del tiempo.
Por último
Hay que actualizar diariamente está tabla de 4 bloques para ir sacando todas las actividades
en color negro después las actividades en color rojo, posteriormente las que están en color
amarillo y por último las de color verde.
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Zona Verde del 66% al 100% del tiempo total
Zona Amarilla del 33% al 65% del tiempo total
Zona Roja del 0% al 32% del tiempo total
Zona Negra el tiempo de ha agotado
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Salvador Peña
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