PROJECT MANAGEMENT PROJECT MANAGEMENT para el Desarrollo de para el Desarrollo de para el Desarrollo de para el Desarrollo de
EDUCACIÓN CONTINUAEDUCACIÓN CONTINUAUn enfoque metódico que rinde sus frutosUn enfoque metódico que rinde sus frutos
Lic. Carlos Horacio Urso, PMPLic. Carlos Horacio Urso, PMPDirector General Director General -- PMPMvaluevalue SASA
¿ INNOVACIÓN ?¿ INNOVACIÓN ?
� ¿Nueva forma de obtener resultados?
� ¿Project Management está de moda?
Es nuevo como Profesión� Es nuevo como Profesión
� Es nuevo su Reconocimiento
� Prácticas comprobadas
TransformacionesTransformaciones
LA IMPORTANCIALA IMPORTANCIA
CambiosCambios sonson Nuevas CosasNuevas Cosas
OPERACIONESOPERACIONESOPERACIONESOPERACIONESOPERACIONESOPERACIONESOPERACIONESOPERACIONES
PROYECTOSPROYECTOSPROYECTOSPROYECTOSPROYECTOSPROYECTOSPROYECTOSPROYECTOS
� Sistemas Informáticos
� Planes de Estudio
� Nuevos Procesos
� Nuevos Edificios
RolesRoles--Tareas de E.C.Tareas de E.C.� Información de Mercado
� Coordinación del Dictado
� Asegurar la Logística
� Diseño de los Programas
Siempre hay Siempre hay “Proyectos”“Proyectos”� Diseño de un Nuevo Programa
� Selección Nuevos Profesores
ROLES Y TAREAS DEL ÁREA DE E.C.ROLES Y TAREAS DEL ÁREA DE E.C.
� Diseño de los Programas
� Inscribir Alumnos
� Contactar a Empresas
� …
� Selección Nuevos Profesores
� Lanzar Campaña de Mercadeo
� Investigación de Mercado y Elaborar Conclusiones
� Implantar un Sistema de Calidad
� Obtener Certificación de Calidad
� Aumentar Cantidad Alumnos
QUÉ ES UN PROYECTOQUÉ ES UN PROYECTO
� Deseo� Intención� Aspiración� Sueño� Bosquejo� Esbozo
Project Management Institute Project Management Institute -- PMIPMI� Emprendimiento para lograr un
resultado o producto
� El conjunto de acciones y tareas
� Se deben agrupar en forma consistente
Además, está la Operación� Esbozo� Boceto � Además, está la Operación
ProyectoProyecto OperaciónOperación
IDEA IDEA –– PROYECTO PROYECTO –– OPERACIÓNOPERACIÓN
Idea-Proyecto-Operaciones ???
1 Realizar Inscripciones a Cursos
2 Consolidar los Resultados de Encuestas de alumnos y Evaluar Desempeño
3 Realizar Investigación de Mercado de Interés de Temas-Cursos a Incorporar y Evaluar Resultados
ProyectoProyecto
OperacionesOperaciones
OperacionesOperaciones
Temas-Cursos a Incorporar y Evaluar Resultados
4 Diseñar Nuevo Programa para el año próximo
5 Seleccionar Profesores para Nuevo Programa
6 Diseñar y Lanzar Campaña Difusión y Publicidad
7 Realizar las Cobranzas de Matrículas y Cuotas
8 Confeccionar el Plan de Acción del año próximo
9 Incrementar Cantidad Alumnos del Año Anterior
10 Implantar un Nuevo Sistema de Administración
IdeaIdea--DeseoDeseo
ProyectoProyecto
ProyectoProyecto
ProyectoProyectoOperacionesOperaciones
ProyectoProyecto
OperacionesOperaciones
PROJECT MANAGEMENT COMO MEDIO PROJECT MANAGEMENT COMO MEDIO DE DESARROLLO Y DE SUPERACIÓNDE DESARROLLO Y DE SUPERACIÓN
� Guía y orientación� Establece QUÉ hacer � Pasos a realizar�� No omisión de acciones importantes
� Proyectos más previsibles
� Cómo hacerlo…
LA METODOLOGÍALA METODOLOGÍA
� Designar un Líder del Proyecto “Plan”
� Escribir un Plan completo
� Analizar-Alcance-Recursos-Aprobar� Analizar-Alcance-Recursos-Aprobar
� Designar-Ratificar Líder del Proyecto
� Ejecutar-Seguimiento y Control
¿QUÉ ES EL PLAN DEL PROYECTO?¿QUÉ ES EL PLAN DEL PROYECTO?Documento aprobado uDocumento aprobado utilizadotilizado para administrar y para administrar y controlar la ejecución del proyectocontrolar la ejecución del proyecto
¿Cuándo?¿Cuándo?
¿Cómo?¿Cómo?
¿Quién?¿Quién?
1. Project Charter (Establece el proyecto y autoriza al Líder)1. Project Charter (Establece el proyecto y autoriza al Líder)
2. Requerimientos, Factores de Éxito, Actores 2. Requerimientos, Factores de Éxito, Actores
3. Entregables 3. Entregables –– Productos a fabricarProductos a fabricar
4. Tareas 4. Tareas –– Trabajos (Qué)Trabajos (Qué)
¿Qué?¿Qué?
¿Cuándo?¿Cuándo?
¿Cuánto?¿Cuánto?
4. Tareas 4. Tareas –– Trabajos (Qué)Trabajos (Qué)
5. Responsabilidades (Quién)5. Responsabilidades (Quién)
6. Secuencia de Tareas 6. Secuencia de Tareas –– Redes, Cronograma (Cuándo)Redes, Cronograma (Cuándo)
7. Recursos requeridos (RRHH, Equipos, Infraestructura)7. Recursos requeridos (RRHH, Equipos, Infraestructura)
8. Riesgos claves y plan de contingencia8. Riesgos claves y plan de contingencia
9. Presupuesto 9. Presupuesto –– Flujo de Fondos (Cuánto)Flujo de Fondos (Cuánto)
10. Método de Administración del Proyecto (Cómo)10. Método de Administración del Proyecto (Cómo)
PROCESOS DEL PLANEAMIENTOPROCESOS DEL PLANEAMIENTO (Síntesis)
2 Enunciado del AlcanceEnunciado del Alcance���� Requerimientos ���� Entregables
Secuencias Secuencias -- RedRed4
Definir Tareas Definir Tareas -- WBSWBS3
Interesados Interesados -- StakeholdersStakeholders1
RiesgosRiesgos
Identificación
Evaluacióny
Selección
7
Secuencias Secuencias -- RedRed4
Duraciones Duraciones -- CronogramaCronogramaMSProject
6
Presupuesto, FondosPresupuesto, Fondos8PLANPLAN
Revisión Revisión -- AprobaciónAprobación10
Comunicaciones Comunicaciones -- InformesInformes9
Recursos, ResponsabilidadesRecursos, ResponsabilidadesPOC
WBS
RAMRAM5
Selección
Respuesta
ALGUNAS TÉCNICAS ALGUNAS TÉCNICAS -- HERRAMIENTASHERRAMIENTAS� Enunciado del Alcance
� Requerimientos
� Entregables - Producto
� Factores de Éxito a lograr (Tiempo, Costo, etc.)
� WBS (Work Breakdown Structure) - Tareas
CorrecciónDictado
CorrecciónMateriales
Dictado
Evaluación
Recomen-daciones
1º Edición Ajustes
Investi-gación
Focus Group
ContratarProveedor Edición Control
Análisis Necesidad
Diseño Curso
Edición Material
Requisitos Selección Proveedor
Diseño Selección Docentes Difusión Evaluación
ImplantaciónNvo. Programa
“Cliente”
SponsorComité
Dirección
� Organigrama – Responsabilidades POC (Project Organization Chart)
Líder Proyecto
ALGUNAS TÉCNICAS ALGUNAS TÉCNICAS -- HERRAMIENTASHERRAMIENTAS
Análisis Prueba
SubcontratistaCorrector Documen-tación
Adminis-trativo
Imprenta
Rol 1 Rol 2
Encuestador Profesores Diseñador SecretaríaCompras
� RAM (Responsibility Assignment Matrix)
TareaRol
Análisis Necesidad
Diseño Curso
Edición Material
Selección Docentes Difusión Evalua-
ciónGestión
Proyecto
Líder Proyecto
Encuestador
S
R
S S S R
ALGUNAS TÉCNICAS ALGUNAS TÉCNICAS -- HERRAMIENTASHERRAMIENTAS
Encuestador
Profesor
Compras
Diseñador
Secretaría
Cliente
Imprenta
R
R
R
R
PP
R R
S
S
P
SR PResponsable a cargo de la tarea
Participa o Asesora
Supervisa o Aprueba
RiesgosRiesgos
Identificación
Evaluacióny
Selección
� Riesgos� Identificar
� Evaluar (Probabilidad x Impacto)
� Seleccionar
ALGUNAS TÉCNICAS ALGUNAS TÉCNICAS -- HERRAMIENTASHERRAMIENTAS
Selección
Respuesta
� Seleccionar
� Definir Respuesta� Evitar
� Mitigar (Acciones que bajan Probabilidad o Impacto)
� Contingencia (Planear qué hacemos si sucede)
� Reserva y Fondo de Contingencia ($$)
� Cronograma ProyectoMes 1 Mes 2 Mes 3
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3
Tarea 4
Tarea 5
ALGUNAS TÉCNICAS ALGUNAS TÉCNICAS -- HERRAMIENTASHERRAMIENTAS
Miles $ Meses 1 2 3 4 5 6 7 8 Total
Ingresos 0 0 30 50 50 50 50 50 280
Egresos 10 30 20 30 30 30 30 30 210
Diseño y Evaluación Curso 10 30 40
Dictado Cursos 20 30 30 30 30 30 170
Resultado -10 -30 10 20 20 20 20 20 70
� Presupuesto (Proyecto y Operación)
Ejemplo simple valores nominales
Proyecto Operación
Leer el Pasado, Lo hechoLeer el Pasado, Lo hecho Estimar lo que Falta (ETC)Estimar lo que Falta (ETC)++
INICIOINICIO CIERRECIERREHOYHOY
ENTREGABLESENTREGABLES
CONTROL DEL PROYECTOCONTROL DEL PROYECTO
C i c l o de v i d a d e l p r o y e c t oC i c l o de v i d a d e l p r o y e c t o
PAPPAPBaselineBaseline
ENTREGABLESENTREGABLES
CRONOGRAMACRONOGRAMA
FINANZASFINANZAS
RIESGOSRIESGOS
CALIDADCALIDAD
COMPARACIÓNCOMPARACIÓN
INFORME DE CONTROL A HOYINFORME DE CONTROL A HOY
Leer el Pasado, Lo hechoLeer el Pasado, Lo hecho Estimar lo que Falta (ETC)Estimar lo que Falta (ETC)++
INICIOINICIO CIERRECIERREHOYHOY
PAPPAPBaselineBaseline
REQUERIMIENTOSREQUERIMIENTOS
CRONOGRAMACRONOGRAMA
FINANZASFINANZAS
RIESGOSRIESGOS
CALIDADCALIDAD
INFORME DE CONTROLINFORME DE CONTROLC i c l o de v i d a d e l p r o y e c t oC i c l o de v i d a d e l p r o y e c t o
A
B C
¿Cómo ¿Cómo estamos?estamos?
INFORME DE CONTROL A HOYINFORME DE CONTROL A HOY
Plan Plan (PAP)(PAP)
Avance a Avance a HoyHoy
Estimación Estimación de lo que de lo que
FaltaFalta
Estimación Estimación del Totaldel Total DesvíoDesvío
E = B + C E - A
EntregablesEntregables 100% 50% 50% 100% 0
CronogramaCronograma 90 d 40 días 80 días 120 días + 30 días
FinanzasFinanzas $ 100K $ 60K $ 90K $ 150K + $ 50K
RiesgosRiesgos $ 10K $ 7K $ 10K $ 17K + $ 7K
CalidadCalidad 0 def. 10 def. - 8 def. 2 defec. + 2 def.
COMPARACIÓNCOMPARACIÓN
A B C
QUÉ PROYECTOS ENCARARQUÉ PROYECTOS ENCARAR
Ejemplos Objetivos a Lograr:Ejemplos Objetivos a Lograr:� Aumentar la Rentabilidad� Satisfacer la Demanda
Disponibilidad de Profesores
Definir Objetivos a Lograr y Seleccionar los Proyectos que estén orientados a cumplirlos
� Disponibilidad de Profesores� Completar una Currícula Exitosa� Diferenciarse de la Competencia
� Decidir qué proyecto en función de un Plan de Proyectopara saber los recursos necesarios y su factibilidad
� Que no sean sólo ilusiones o no tengamos los recursos
¿ PREGUNTAS ?¿ PREGUNTAS ?¿ PREGUNTAS ?¿ PREGUNTAS ?
� No son sobrenaturales
� No son mágicas
RAZONES DEL ÉXITO EN PROYECTOSRAZONES DEL ÉXITO EN PROYECTOS
Siga una metodologíaSiga una metodología
Verá los resultados. No habrá salida, Verá los resultados. No habrá salida, sus proyectos serán previsiblessus proyectos serán previsibles
PROJECT MANAGEMENTPROJECT MANAGEMENTpara el Desarrollo depara el Desarrollo de
EDUCACIÓN CONTINUAEDUCACIÓN CONTINUAEDUCACIÓN CONTINUAEDUCACIÓN CONTINUAUn enfoque metódico que rinde sus frutosUn enfoque metódico que rinde sus frutos
Lic. Carlos Horacio Urso, PMPLic. Carlos Horacio Urso, PMPDirector General Director General -- PMPMvaluevalue [email protected]@pmvalue.com.ar
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