Post on 11-Apr-2015
1
ELABORACIÓN DE
INFORMES DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL
Lima - 2012
CPCC. Abog. Julián Contreras LLallico
2
¿Qué es un Informe?¿Cuál es la obligación de
hacerlo?
RESPONDABILIDAD
3
Informe de Auditoría
FINANCIERA
GESTIÓN
4
Informe de Auditoría
PÚBLICO
Sector
PRIVADO
5
Informe de Examen Especial
DICTAMEN
6
Informe de AuditoríaGubernamental
PROBLEMÁTICA
ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
7
Causas de la demora en los Informes
El desarrollo del trabajo viene pasando por una serie de
situaciones, circunstancias o coyunturas que conforman la
causalidad para la normal producción técnica
8
Errores más comunes en los Informes
Información incompleta
Errores materiales: de suma; ortografía; fechas; nombres; entre otros.
Dificultad para comprender los párrafos cargados y confusos
9
Errores más comunes en los Informes
Falta de claridad de la información consignada
Elementos del Hallazgo incompletos
Incumplimiento y dilación de plazo para culminar el trabajo de campo y, consecuentemente, el Informe
Errores más comunes en los Informes
10
Falta de concisión
Párrafos que no están interrelacionados hasta completar el concepto central o la idea fuerza principal.
Imprecisiones en los párrafos redactados
Errores más comunes en los Informes
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Párrafos incompletos y sin la idea fuerza.
Condición que se confunde con la causa.
Causa que no se relaciona con la condición.
Errores más comunes en los Informes
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Causa que no es la razón de la Condición o el origen del problema.
Efecto que no tiene vinculación con la causa.
Causa que no tiene vinculación con el efecto.
Errores más comunes en los Informes
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Criterio que se consigna como cuestionamiento.
Recomendación que no se vincula con la causa.
Recomendación inviable, no práctica y antieconómica.
Errores más comunes en los Informes
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Conclusión que no está vinculada con el hallazgo.
Conclusión a manera de resumen, criterio o la transcripción de una parte de hallazgo, pero que no constituye juicio de valor
Utilización de superlativos
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EJEMPLO:OBRAS
Se considera la aplicación incorrecta del uso de recursos destinados para obras, cuando no se ha analizado el avance financiero de cada obra y determinado su fuente de financiamiento
16
OBRAS
No se considera que la malversación de fondos se materializa al término del ejercicio presupuestal y no dentro del mismo.
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OBRAS
Se afirma que existen deficiencias en el expediente técnico cuando en el propio texto de la observación se manifiesta que la obra se realizó sin contar con dicho documento técnico.
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OBRAS
Se repara que se han producido irregularidades que denotan la intencionalidad de sesgar la buena pro para la ejecución de obras a empresas que no estaban constituidas legal mente en la fecha del proceso de evaluación.
19
VASO DE LECHE
Se usa un parámetro que carece de la debida sustentación técnica.
20
VASO DE LECHE
Se considera como Precio de Mercado el precio que una Municipalidad del lugar pagó por un insumo similar.
21
Se observa que no se han adquirido insumos -para el vaso de leche- que se producen en el lugar.
VASO DE LECHE
22
Se obvia establecer que insumos de la zona constituyen la alternativa omitida por la municipalidad, ello revela la ausencia de evidencias.
23
Se repara que la municipalidad ha efectuado gastos excesivos de publicidad por dos años presupuestales consecutivos, sin embargo los Criterios utilizados, ni prohíben ni fijan límite para efectuar gastos de publicidad.
GASTOS DE PUBLICIDAD
Ejemplo:
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Se establece como perjuicio la totalidad de los gastos en que ha incurrido la Municipalidad por dichos períodos.
GASTOS DE PUBLICIDAD
Ejemplo:
25
Se observa la falta de acción de la gestión municipal para exigir la rendición de cuentas por habilitos que datan de varios años.
GASTOS DE PUBLICIDAD
Ejemplo:
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Se obvia individualizar la responsabilidad por una conducta activa que comporta otro tipo de responsabilidades, como el hecho de que a Regidores se les entregó importantes sumas para que paguen el “avance de obras” cuando ello es una actividad de gestión y los recursos que recibieron jamás fueron devueltos o rendidos, a pesar de que reiteradas veces se les exigió su rendición.
GASTOS DE PUBLICIDAD
Ejemplo:
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SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA CALIDAD Y
OPORTUNIDAD DE LOS INFORMES
SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA CALIDAD Y
OPORTUNIDAD DE LOS INFORMES
28
Utilizar redacción constructiva
Oraciones no necesariamente largas, pero completas
Separar oraciones por puntos o aspectos
29
Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los
Informes
Redacte en lenguaje corriente evitando el uso de terminología muy especializada.
Evite los párrafos largos y complicados.
Incluya la información suficiente.
30
Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los
Informes
Revise su contenido detenidamente, antes de que se emita.
Conserve la estructura preestablecida.
Concluya su redacción durante el trabajo de campo.
31
Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los
Informes
Redacte en forma sencilla, concisa y clara.
Incluya sólo aspectos significativos
Asegure una fácil comprensión al lector.
32
Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los
Informes
Mantenga un tono constructivo.
Asegure una emisión y entrega oportuna.
Incluya toda la información necesaria para lograr una comprensión completa.
33
Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los
Informes
Confirme la exactitud de la información.
Asegure un contenido convincente.
Redacte de manera objetiva.
34
Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los
Informes
Verifique que exista evidencia suficiente y adecuada detallada en los papeles de trabajo.
Identifique asuntos que requieran acción correctiva y presente las recomendaciones correspondientes.
35
Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los
Informes
Incluya la mención de logros sobresalientes.(opcional)
Considere en el contenido los atributos del hallazgo.
36
Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los
Informes
Explique las razones del desacuerdo del auditor (evidenciadas) después de la contrastación de descargos
37
Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los
Informes
Finalmente, la fórmula es:
Evidencia
vs.
Evidencia
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Limitaciones en el equipo informático
- La capacidad en cuanto a equipos informáticos es insuficiente y demasiado lenta.
39
Exclusividad de objetivos en verificar denuncias
El pasivo de denuncias por atender procedentes de ciudadanos y congresistas, ha obligado a restarle exclusividad a los objetivos de los Exámenes Especiales.
40
Depender de terceros externos (proveedores, contratistas, etc.) para obtener información y evidencias por parte de autoridades y funcionarios gubernamentales, afecta al cumplimiento de los plazos.
41
Insuficiente sustentación de los hallazgos
La ausencia de una adecuada supervisión desde la primera fase del proceso y la falta de un proceso de control de calidad temprano, ha conllevado a que las comisiones auditoras no estén agotando la búsqueda de evidencias para sustentar cabalmente los hallazgos.
42
En la etapa de revisión gerencial, los informes son devueltos y se originan reprocesos constantes.
43
Paradigma en el modelo y proceso de redacción de
InformesLa capacitación y entrenamiento de los auditores, forjada desde la ENC y el trabajo mismo, ha creado paradigmas en el modelo y metodología para la preparación del Informe de Auditoría, destacando en este proceso la dilatada etapa de “evaluación de descargos”, así como la preocupación casi obsesiva por evidenciar y revelar responsabilidades penales o civiles.
44
Las NAGU establecen ciertos condicionamientos operativos, como por ejemplo, que no se pueda adelantar la emisión del Informe con responsabilidades administrativas, si antes no se emite el Informe Especial con responsabilidades penales.
45
¿Porqué no adelantar con el Informe Administrativo
para tomar acciones correctivas en tiempo
real?
46
El tiempo que dura el control de calidad del Informe Especial, cuando no ha sido un proceso continuo es un “tiempo muerto” en cuanto a los resultados administrativos y de control interno, restando efectividad a la adopción de acciones correctivas oportunas.
47
Necesidad de un Control de Calidad
Cruzado participativo y no soberbio
Necesidad de un Control de Calidad
Cruzado participativo y no soberbio
48
Falta de un banco de datos en cuanto a la atención de consultas, pronunciamientos, normativa, casuística, etc.
No existe un “banco de datos” que contribuya al planeamiento, diseño de estrategias, enfoque, formulación de programas de auditoría, sustanciación de hallazgos, tipificación de responsabilidades, planeamiento de los informes, aligerando el proceso operativo de las auditorías.
49
50
Percepción incorrecta de la Condición
Percepción incorrecta de la Condición
51
Sobre la Condición
Lo que se consigna como CONDICIÓN,
carece de evidencia suficiente
52
Se inserta afirmaciones como si fueran del Auditor y
que corresponden a manifestaciones del auditado y sobre las cuales no se ha efectuado las validaciones
correspondientes
53
El texto de la Condición no coincide
con lo que se ha consignado en la
sumilla
54
Se inserta textos contradictorios
Se inserta textos contradictorios
55
De los propios papeles de trabajo
fluyen otros aspectos que se han omitido
observar
56
Deficiente identificación y aplicación de Criterios
y Causas
57
Sobre el Criterio
Se consigna normativa que en el texto de la
Condición no se demuestra su
incumplimiento
58
Se invoca Criterios que no son pertinentes a los
hechos materia de observación
59
En la Condición se observan hechos que no
tienen Criterio
60
Sobre la Causa
No hay relación lógica entre lo señalado como
Causa y el hecho observado
61
En la Causa se consignan Hechos que debieron formar parte
de la Condición, incluso se les menciona sin
tener evidencia plena
62
Se consigna como Causa a la misma
Condición
Se consigna como Causa a la misma
Condición
63
Falta de criterios técnicos para establecer y
sustentar el Efecto
Falta de criterios técnicos para establecer y
sustentar el Efecto
64
Sobre el Efecto
Se afirma sobrevaluaciones o mayores pagos, aún cuando el parámetro adoptado carece de consistencia técnica
65
No se indica con claridad el EfectoNo se indica con claridad el Efecto
66
Necesidad de una mayor supervisión de campo por todos los niveles involucrados
67
Falta de análisis profundo
Falta de análisis profundo
68
Contradicciones en los textos relacionados
Contradicciones en los textos relacionados
69
Parámetros sin base suficiente
70
Errores en la individualización de
las responsabilidades atribuidas
Errores en la individualización de
las responsabilidades atribuidas
SECUENCIA BÁSICA QUE INFLUYE EN LA REDACCIÓN DE INFORMES
71
72
Hallazgo = Juicio Crítico
Conclusión = Juicio de Valor
73
HALLAZGO
ElementosIdentificaciónEvidenciaDistinciónCausa: Elemento clave
74
Los hallazgos no sólo se formulan para dar la oportunidad de descargo, de defensa, sino también para ultimar las posibilidades de conseguir evidencia aún no obtenida; en muchos casos inclusive en el hallazgo se consignan cifras, datos, circunstancias, etc. que el auditado finalmente las aclara y muchas veces las corrige, sobre todo con documentos, que es lo esencial.
75
Planificación – Uso del
Plan y del Programa
Planificación – Uso del
Plan y del Programa
76
TRABAJO DE CAMPO
Integración
Conocimiento cabal
Supervisión aportante
77
Redacción – Sustento?
Estilo?
En qué fallamos?Determinación de Responsabilidades
78
Casos más notorios
Extensos, sin calidad e
inoportunos
79
Sin fundamento
técnico ni legal
80
Párrafos reiterativos
y sin trascendencia
81
Calidad
Oportunidad
Sustento
FACTORES CLAVES
82
Faltas ortográficas
Falta de concordancia
Tiempo de los verbos
83
Determinación de
Responsabilidades
para su inclusión en
el Informe
84
Seguimiento de
Medidas Correctivas
85
Problemática de la
Determinación de
Responsabilidades
86
Problemática del
Seguimiento de
Medidas Correctivas
87
Alternativas para
mejorar la Calidad y
Oportunidad de
Informes en Auditoría
Gubernamental
ESTRUCTURA PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME
88
IntroducciónIntroducciónConclusionesConclusiones
ObservacionesObservaciones RecomendacionesRecomendaciones
Orden lógico de Ideas
Detalle necesario para ubicar al lector.
Comunicación permanente entre el equipo de auditoría y sus superiores.
89
1 CLARIDAD Y SIMPLICIDAD
90
IMPORTANCIA DEL CONTENIDO
EVALUACIÓN INTEGRAL DELDOCUMENTO
ANÁLISIS EXHAUSTIVO DE LOS ASUNTOS• Cuantía• Período• Consecuencias legales• Antecedentes• Niveles jerárquicos• Funcionarios involucrados
2
Documentar adecuadamente las observaciones o hallazgos y las conclusiones
El Auditor no debe fundamentar sus hallazgos en suposiciones
91
3 RESPALDO ADECUADO
UUTTIILLIIDDAADD
92
Las recomendaciones deben contribuir
a la buenaadministración
Claridad y detalle suficiente de las
medidas correctivas
Analizar cuidadosamentela aplicabilidad de lasmedidas correctivas
4
93
Recurrir al Asesoramientoen los campos
que no soncompetencia del auditor
Mente abierta para
el análisis
Valorar pros y contras,
agravantes y atenuantes
Profundidad en el
análisis
OBJETIVIDAD5
94
6. TONO CONSTRUCTIVO• Utilizar lenguaje apropiado y positivo
7. PRECISIÓN• Revisión exhaustiva del contenido del documento
8. CONCISIÓN• La redacción debe ser simple,directa y concreta
95
Informe de Auditoría
SNC
Informe Corto - SOAInforme Largo - SOAOCI – Informe Corto-LargoCGR – Informe Corto-Largo
Sector Público
96
Informe de Auditoría
AUDITORÍA FINANCIERA
Sector Privado
(Corto – Largo)
97
Informe de Auditoría
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Sector Privado