Post on 02-Apr-2015
CURSO TALLER PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN
DE LOS ARCHIVOS DEL IPN
AREA CAPACITADORA:
Coordinación de Archivos
AREA DE ADSCRIPCIÓN:
Departamento de Administración de Documentos y Archivos
TITULAR:
Lic. Eric Guillermo Conde López
AREA CAPACITADORA:
Coordinación de Archivos
AREA DE ADSCRIPCIÓN:
Departamento de Administración de Documentos y Archivos
TITULAR:
Lic. Eric Guillermo Conde López
PROCESO ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO
La LFTAIPG Provee lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal
Administración Pública: Es el conjunto de operaciones encaminadas a cumplir o hacer cumplir la política, voluntad de un gobierno, como es expresada por las autoridades competentes.
SOBERANIA defensa, relaciones exteriores, policía,
iglesia, instituciones: elecciones, información ECONOMICAS moneda, crédito, comercio
exterior, precios, inversión, agricultura, industria, energéticosPRINCIPALES COLECTIVAS SOCIALES salud, higiene, vivienda, urbanismo, relaciones laborales, asistencia social,
EDUCATIVAS investigación científica, educación general, para adultos, etc.
CULTURALES entretenimiento
ADMON. DE RECURSOSAUXILIARES SERVICIOS INTERNOS HUMANOS, MATERIALES,
FINANCIEROS, DE SERVICIOS JURÍDICOS O CONTENCIOSO
DIRECTIVAS MANDO, SUPERVICIÓN, ASESORIA (Estudios y formulación de Programas)ORGANIZACIÓN (Servicios)
CONTROL (Operaciones y Relaciones Públicas)
INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS = ARCHIVOS
Funciones de la Administración PúblicaFunciones de la Administración Pública
INFORMACIÓN• Es el conocimiento que los hombres perciben por
medio de uno o más sentidos, la información permanece intangible hasta que está se representa de una manera formal con datos, la información cuando esta representada como datos en un documento puede ser guardada, comunicada y usada.
DOCUMENTO• Todo escrito o materia donde se registra
información que se recibe o se expide en una oficina, refleja las acciones y objetivos propios de la misma. Son conservados como testimonio, prueba y continuidad de la gestión administrativa.
• ARCHIVO Se considera con tres acepciones.
• 1.- Conjunto de documentos cuales fueren su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad y son ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, y ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
• ARCHIVO• 2.- Institución responsable de la acogida,
tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.
(Archivo General IPN)
• ARCHIVO• 3.- Edificio o parte de un edificio donde los
documentos son conservados y prestados.
• Organización: Es la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNOrganización Administrativa
• Sistemas de Clasificación: Conjunto de reglas que permiten clasificar los expedientes de una manera uniforme.
Eje: CGCA = Cuadro General de Clasificación Archivística
Clasificación: Es el acto de agrupar documentos por semejanzas y diferencias
Clasificación: es dividir o separa un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de una estructura de un FONDO
CLASIFICACIÓN
Estructura Archivística
Fondo = Instituto Politécnico Nacional
• Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica
Secciones
• Son las divisiones del FONDO, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables
Serie• División de una Sección que corresponde al
conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución y que versan sobre una batería o asunto especifico
ÍNDICE DE CGCA
S
CCOMUNES
SUSTANTIVAS
FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÒN PÚBLICA
FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÒN PÚBLICA
• RECURSOS HUMANOS
• RECURSOS MATERIALES
• RECURSOS FINANCIEROS
• SERVICIOS GENERALES
• JURIDICOS, LEGALES ETC.
PEDAGOGÍA *
ADMINISTRACIONEN LA EDUCACIÓN *
EXTENSIÓN EDUCATIVA *
MEDIOS DE COMUNICACIÓN *
ÁREA MÉDICA *
SECTOR EDUCATIVO
TODAS LAS INSTITUCIONES
CLASIFICACION Y ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LA
FORMULA CLASIFICADORA DEL EXPEDIENTE
PARA RESPETAR LA FORMA DE ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DENTRO DE LOS
ARCHIVEROS, QUEDARÍA DE LA SIGUIENTE FORMA:
SEPARACION:
POR ESTRUCTURA O
POR FUNCIONES O ASUNTOS
ESTRUCTURA
• La base para formar los expedientes
EJEMPLO:
DIRECCION GENERAL
ABOGADO GENERAL
SECRETARÍA TÉCNICA
Asunto o Materias
• La base para formar los expedientes
EJEMPLO:
JUBILACIÓN
ALTAS DE PERSONAL
BECAS DE INVESTIGACIÓN
La base para formar los expedientes son los asuntos
DENTRO DEL EXPEDIENTE VAMOS A TENER SEPARADORES POR ESTRUCTURAS O UNA HOJA DE COLOR QUE NOS AYUDE A DIFERENCIAR LA
ESTRUCTURA
• Procedimientos sistemáticos y delimitados para realizar la ordenación de los documentos. Estos métodos se pueden combinar para formar métodos mixtos, de acuerdo a las necesidades de cada Archivo.
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
MÉTODOS DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL
NUMERICONUMERICO
SIMPLESIMPLE
1, 2, 3, 4, 5, …
NUMERICONUMERICO
COMPUESTOCOMPUESTO
1,1
1,2
1,3
CRONOLOGICOCRONOLOGICO
1978 DIC
1979 ENE
TOPOGRAFICOTOPOGRAFICO SALA G
SECCION H
ESTANTE 2
NIVEL 3
CAJA 2DECIMALDECIMAL
111.0
111.1
111.2
121.0
121.01
131.10
CROMATICOCROMATICO
GEOGRAFICOGEOGRAFICO
AGUASCALIENTES
BAJA CALIFORNIA NORTE
BAJA CALIFORNIA SUR
CAMPECHE
ASUNTOSASUNTOS
OO
MATERIASMATERIAS
ÁREA MÉDICA
LEGISLACIÓN
OBRA PÚBLICA
PEDAGOGÍA
ALFABETICOALFABETICO
GENERALGENERAL
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K…………… … Z
NN
UU
MM
EE
RR
IICC
OO
AA
LL
FF
AA
BB
EE
TTII
CC
OO CONVENCIONALESCONVENCIONALES
METODOSMETODOS
• Ordenar en secuencia los documentos de acuerdo a las letras del alfabeto, de la A- Z, tomando letra por letra de la primera palabra: Aa, Ab, Ac, etc., cuando son idénticas las palabras se toma la siguiente letra.
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K………… Z
ORDENACIÓN ALFABÉTICA
MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO
• 1.- Los nombres de personas se transponen colocando en primer lugar el apellido paterno, luego el materno, si se usa, y tras de una coma el nombre o nombres de pila:
Luís Montes MONTES, Luís
Carlos Pérez Díaz PÉREZ DÍAZ, Carlos
MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO
• Si el usuario del nombre acostumbra abreviar sus elementos consignando sólo la inicial de alguno de ellos, la inicial se escribe en el lugar donde aparece.
Antonio Sánchez G. SANCHEZ G., Antonio
José T. Guzmán GUZMAN, José T.
MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO
• Los apellidos ingleses y norteamericanos siguen un orden de importancia diverso al nuestro. Con ellos, debe ponerse en primer término lo que aparentemente es el segundo apellido:
Walter Lang Thompson
THOMPSON, Walter Lang
MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO
• Es muy frecuente en estos nombres que el segundo elemento se consigne como inicial solamente. Se aplica la regla ya sabida:
James H. Sullivan SULLIVAN, James H.
MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO
• 2.- Muchos apellidos nacionales y extranjeros van precedidos de partículas como de, de la, de los, de las, del, da, di, della, des, du, von, van, etc. Tales partículas deben separarse del apellido y unirse al nombre de pila.
• Julio de la Mora MORA, Julio de la• Carlos del Valle VALLE, Carlos del• Daphne du Mourier MOURIER, Daphne du• Benedetto da Majano MAJANO, Benedetto da• Karl von Schneider SCHNEIDER, Karl von
MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO
• Se exceptúan de esto ciertos elementos de apellidos generalmente extranjeros, como Mac, Mc., O’, y las unidas por guión al apellido pues se estima, según algunos autores, que forman parte integrante del apellido.
• En cambio:
• James Mc Intire MC INTIRE, James• Jacques La-Rue LA RUE,Jaques• Bernardo O’Gorman O’GORMAN, Bernardo• Ana d’Othemard D’OTHEMARD, Ana
MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO
• 3.- Los nombres de las señoras casadas o viudas, que en ocasiones presentan el apellido propio y del esposo se escriben poniendo en primer lugar el apellido propio. Si no lo usan completo se toma en primer término el apellido del esposo, poniendo después los restantes elementos
• María Reyes de Rodríguez REYES DE RODRIGUEZ,María• Luisa Zalce Vda. de Ríos ZALCE VDA. DE RIOS, Luisa• Ofelia H. de Fuentes FUENTES, Ofelia H.DE
MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO
• 4.- Aunque los títulos profesionales y grados militares o eclesiásticos no forman propiamente hablando parte del nombre, se les consigna para mayor certidumbre de identificación, poniéndolos en último lugar:
• Dr. Guillermo Araujo E. ARAUJO E., Guillermo, Dr. • Gral. Leopoldo Zertuche ZERTUCHE, Leopoldo, Gral,
MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO
• 5.- En los nombres de establecimientos o empresas, los artículos el, la, los, las, se colocan en último término:
• La Comercial Mexicana COMERCIAL MEXICANA, La• La Europea, S. A. EUROPEA, S. A., La
MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO
• 6.- Palabras genéricas comunes en las denominaciones comerciales, como lo son: Fábrica de, Banco, Banco de, Compañía de, y otras y también las que designan ramos comerciales tales como Mueblería, Ferretería, Carnicería, etc,, deben en opinión de algunos, ponerse también en último lugar.
• Mueblería Universal UNIVERSAL, Mueblería• Cámara de Comercio COMERCIO, Cámara de• Carnicería Cosmopolita COSMOPOLITA, Carnicería• Banco de México, S. A. MEXICO, S. A., Banco de
MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO
• 7.- Las razones sociales se usan tal y como aparecen:
• García, López y Cía.
• GARCIA, LOPEZ Y Cía.
MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO
• 8.- A nombres de empresas iguales debe añadirse su lugar de ubicación:
• La Consolidada, S. A. CONSOLIDADA, S. A., La (México, D. F.)• La Consolidada, S. A. CONSOLIDADA, S. A., La (Monterrey, N. L.)
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
ALFABÉTICO, NUMÉRICO, CROMÁTICO
La base para formar los expedientes son los asuntos
ÉTODOS DE ORDENACIÓN
ALFABETICO, NUMÉRICO, CROMÁTICO
Funciones de la
Coordinación de Archivos
y los Diferentes
Tipos de Archivo
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Viernes 20 de Febrero de 2004 D. O. F.
FUNCIONES
de la COORDINACIÓN
de ARCHIVOS
FUNCIONES
de la COORDINACIÓN
de ARCHIVOS
APOYAR AL COMITÉ DE INFORMACIÓN EN
MATERIA DE ORGANIZACIÓN
ELABORAR Y PRESENTAR AL COMITÉ
INFORMACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
ARCHIVÍSTICOS
ELABORAR EL CGCA; CADIDO; INVENTARIO Y
GUÍS SÍMPLE
COORDINAR LAS ACCIONES DE LOS
RESPONSABLES DE ARCHIVO DE TRÁMITE
INCORPORAR Y DESINCORPORAR
Series Documentales
Recepción de información por parte
de las UR´s
Inventario Guía Simple Transferencia
DESARROLLAR PROGRAMA DE
CAPACITACIÓN Y ASESORÍA ARCHIVÍSTICA
ENTRADA
SALIDA
Recepción
Distribución
Registro
Control
Despacho
CORRESPONDENCIA
ÁREA (S) DE CONTROL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORARFICHA DE CONTROL
1. No. Folio consecutivo2. Asunto -Breve descripción3. Fecha Hora de recepción4. Nombre y cargo del generador y receptor
CICLO DEL DOCUMENTO
DEPURACIÓN
DEPURACIÓN
HIS
TÓR
ICO
HIS
TÓR
ICONACE
(Creación)
NACE
(Creación)
SE REPRODUCE
(Producción, Integración del Expediente)
SE REPRODUCE
(Producción, Integración del Expediente)
OFICIOOFICIO
TIEMPO DE RESGUARDO ( y de Espera)
TIEMPO DE RESGUARDO ( y de Espera)
A. TRÁMITE
A. TRÁMITE
A. CONCENTRACIÓN
A. CONCENTRACIÓN
A. HISTÓRICOA. HISTÓRICO
ARCHIVO DE TRÁMITE
ARCHIVOARCHIVODEDE
CONCENTRACIONCONCENTRACION(ETAPA(ETAPA
SEMIACTIVA)SEMIACTIVA)
ARCHIVO DE
TRAMITE (ETAPA
ACTIVA)
ARCHIVOARCHIVOHISTORICOHISTORICO
(ETAPA(ETAPA INACTIVA)INACTIVA)
D O C U M E N T OSD O C U M E N T OS
Transf
eren
cia
Transf
eren
cia
Primar
ia
Primar
iaTransferencia
Transferencia
Secundaria
Secundaria
TRANSFERENCIATRANSFERENCIA
RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRÁMITE
E N L A C E
RECEPCIÓN Y PRÉSTAMO ORGANIZACIÓN Y CONTROL VIGENCIA DOCUMENTAL
SUPERVISIÓ
NORGANIZAR
INVENTARIOINVENTARIO
GUÍA SÍMPLEGUÍA SÍMPLE
COORDINACION DE ARCHIVOS
COORDINACION DE ARCHIVOS
CONSERVARINTEGRAR
OBLIGACIONES DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE
VALORAR(Valoración Primaria)
ACTIVA
SELECCIONAR
Lineamiento 10°, Secc. II, Frac.. I a V.
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
ARCHIVODE
CONCENTRACION(ETAPA
SEMIACTIVA)
ARCHIVO DE
TRAMITE (ETAPA
ACTIVA)
ARCHIVOARCHIVOHISTORICOHISTORICO
(ETAPA(ETAPA INACTIVA)INACTIVA)
D O C U M E N T OSD O C U M E N T OS
Transf
eren
cia
Primar
iaTransferencia
Secundaria
CGCACADIDOCGCA
CADIDO
RECEPCIÓN Y TRANSFERENCIA PRIMARIA
RECEPCIÓN Y TRANSFERENCIA PRIMARIA
GUARDA PRECAUTORIA
DE LA DOCUMENTACION
QUE SE ENCUENTRA ACTIVA
GUARDA PRECAUTORIA
DE LA DOCUMENTACION
QUE SE ENCUENTRA ACTIVA
COADYUVAR CON LA
COORDINACION DE ARCHIVO PARA…
COADYUVAR CON LA
COORDINACION DE ARCHIVO PARA…
ELABORACIÓN• INVENTARIO GENERAL
• GUIA SIMPLE
ELABORACIÓN• INVENTARIO GENERAL
• GUIA SIMPLE
COORDINAR
• TRANSFERENCIA PRIMARIA
REALIZAR TRANSFERENCIA SECUNDARIA
REALIZAR TRANSFERENCIA SECUNDARIA
RESPONSABLE DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
F
UNCIONES
Lineamiento 11°, Secc. III, Frac.. I a VII. 20- Feb- 2004
Documentación del 2004
hacia atrás (2002, 2001, etc.)
Recordemos que el Archivo de Concentración dará el
servicio de préstamo de la documentación a las áreas.
ARCHIVO DE TRÁMITE
TRANSFIERE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
OBLIGACIONES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
RECIBIR
CONSERVAR
VALORAR(Valoración Secundaria)
Transferencia Secundaria
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Lineamiento 11°, Secc. III, Fracc. I a VII.
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS Y ARCHIVO
UBICACIÓN: Unidad Profesional Adolfo López Mateos CFIE “Centro de Formación e Innovación Educativa”
DOMICILIO OFICIAL: Av. Wilfrido Massieu s/n, Esquina Luis Enrique Erro. Col. Zacatenco. Delegación Gustavo A. Madero. C. P. 07738. México D. F.
Teléfonos: 57.29.60.00 Ext. 57281 57282; 57285; 57286
ARCHIVO HISTÓRICO
ARCHIVODE
CONCENTRACION(ETAPA
SEMIACTIVA)
ARCHIVO DE
TRÁMITE (ETAPA
ACTIVA)
ARCHIVOHISTÓRICO
(ETAPA INACTIVA)
D O C U M E N T OSD O C U M E N T OS
Transf
eren
cia
Primar
iaTransferencia
Secundaria
ARCHIVO HISTÓRICO
Centro Histórico "Juan de Dios Bátiz"Cuadrilátero del Casco de Santo Tomás.Unidad Profesional "Lázaro Cárdenas“ Domicilio Oficial: Lauro Aguirre y Prolongación de Carpio s/n, Col. Santo Tomás, Del. Miguel Hidalgo, México 11340, D.F.
Telefono. 57 29 6000 ext. 63002 y 63012
ACUERDO POR EL QUE SE EXPIDE EL REGLAMENTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL IPN
Aprobado el 21 de Diciembre 2005
Publicado el 31 de enero del 2006 en la Gaceta Politécnica Número Extraordinario 622
ACUERDO-REGLAMENTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO IPN
Art. 4 El Archivo Histórico Central; los Archivos históricos de las Escuelas, Centros y Unidades de enseñanza y de investigación, asì como las que integren el Instituto deberán contar con un espacio fisico permanente par el resguardo de los Acervos Históricos
Creación de los Archivos Históricos de las UR’s del IPN
FUNCIONES DEL ARCHIVO HISTÓRICO
transferencias donaciones depósito legado compra
ADQUISICIONES.
ORGANIZACIÓN.IdentificarClasificar Ordenar
Elaborar Instrumentos de Descripción (o consulta)
DESCRIPCIÓN.
CONSERVACIÓN
DIFUSIÓN.Atención a usuariosPréstamo de DocumentosExposiciones DocumentalesPublicaciones
Realizar y aplicar programas de preventivos y de restauración.
OBLIGACIONES DEL ARCHIVO HISTÓRICO
RECIBIR
CONSERVARVALIDAR
Organizar
Conservar
Describir
Difundir
Lineamiento 12°, Secc. IV, Fracc. I a VI.
OBLIGACIONES DEL ARCHIVO HISTÓRICO
ARCHIVO HISTÓRICO
• Cuadro General de Clasificación Archivistica• Catálogo de Disposición Documental• Elaborar la Guía Simple• Elaborar el Inventario General
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS
COADYUVAR
Art. 4 Las Transferencias de Documentos Históricos.. Se realizaran con los siguientes lineamientos:
I. Las escuelas, centros y unidades de enseñanza e investigación enviarán a los Archivos Históricos respectivos, de manera directa o a través de un Archivo de Concentración, el patrimonio históricos.
Lineamientos de Transferencia alArchivo Histórico
II. Las diferentes áreas centrales y los centros y unidades que no proporcionan enseñanza tradicional transferirán el patrimonio documental histórico documental al Archivo Histórico Central del IPN, de manera directa o a través del Departamento de Correspondencia y Archivo del IPN.
Lineamientos de Transferencia alArchivo Histórico
III ….las transferencias,…se realizarán con el Inventario correspondiente, anexo al acervo contenido en las cajas de archivo, previamente ordenado
Lineamientos de Transferencia alArchivo Histórico
IV…..Se deberá turnar copia del inventario al lugar de procedencia, asì como del Oficio de Transferencia al Departamento de Correspondencia y Archivo del IPN y al Órgano Interno de Control del Instituto, y en las transferencias del Archivo Histórico Central del IPN a la Direcciòn General y al OIC.
Lineamientos de Transferencia alArchivo Histórico
RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.
UBICACIÓN NUMÉRICA (Archiveros)
RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.
UBICACIÓN NUMÉRICA (Archiveros)
ARCHIVO DE TRÁMITEARCHIVO DE TRÁMITE
RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.
UBICACIÓN NUMÉRICA (Estantes)
RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.
UBICACIÓN NUMÉRICA (Estantes)
ARCHIVO DE TRÁMITEARCHIVO DE TRÁMITE
RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.
UBICACIÓN POR ESTRUCTURA (Archiveros)
RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.
UBICACIÓN POR ESTRUCTURA (Archiveros)
RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.
UBICACIÓN POR ESTRUCTURA (Estantes)
RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.
UBICACIÓN POR ESTRUCTURA (Estantes)
LIC. ERIC. G. CONDE L.econdel@ipn.mxExt. 57281
LIC. EVELIA GALINDOevegm05@gmail.comExt. 57286
LIC. MARIA ELENA CARMONA FRAGOSOelenacarmonaf@gmail.comExt. 57284
ING. RAMON CRUZrcruzfipn@gmail.comExt. 57285
PARTICIPANTES
LIC. JAZMIN ILIANA GARCIAilianajaz@gmail.comExt. 57282