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Primer Seminario Internacional de Redes de Análisis Institucional Universitaria
Desarrollo y madurez de una unidad de Análisis Institucional:
Recursos, Sistemas y Metodologías utilizadas.
Pablo A. Opazo B.
Analista Institucional, Dirección de Planificación y Análisis Institucional Ingeniero Comercial M/ Informática
Magíster en Psicología Social M/ Metodologías de Investigación
Noviembre, 2011
Índice
I. Historia de la Dirección de Planificación y Análisis Institucional
II. Principales Funciones de Análisis Institucional
III. Sistemas utilizados en la ejecución de las Tareas
IV. Metodologías de Análisis
I. Historia de la Dirección de Planificación y Análisis Institucional
1997 Formulación Plan Estratégico Visión 2000
2004 Formulación del Plan Estratégico Visión 2010
2006 Actualización Plan Estratégico Visión 2010
2010 Formulación del Plan Estratégico 2015
EVOLUCIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA EN LA UNIVERSIDAD DE TALCA
HISTORIA
Inicio
1998 -
• Implementación del primer Plan Estratégico formal de la Universidad.
• Creación de la unidad de Análisis Institucional (2000).
• Generación de información para la evaluación de la estrategia.
Crecimiento
- 2005
• Diseño e implementación del segundo Plan Estratégico de la Universidad.
• Convergencia estratégica.
• Generación de información para la toma de decisiones.
Consolidación
- 2015
• Diseño e implementación del tercer Plan Estratégico de la Universidad.
• Generación de conocimiento corporativo.
• Sistemas de información avanzados en apoyo a la toma de decisiones.
• Redes de Análisis Institucional.
VICERRECTORÍAS
Vicerrectoría
Académica
Vicerrectoría Económica y Apoyo Administrativo
Vicerrectoría Desarrollo Estudiantil
Vicerrectoría
de Docencia de Pregrado
Vicerrectoría de Innovación, Desarrollo y Transferencia
Tecnológica
Vicerrectoría de Reconstrucción
Estructura Orgánica RECTORÍA
INSTITUTOS
Instituto de Biología Vegetal y Biotecnología
Instituto de Matemáticas
Instituto de Química de Recursos Naturales
Instituto de Estudios Humanísticos Juan Ignacio
Abate Molina
Instituto de Investigación y Desarrollo Educacional
FACULTADES
Facultad de Ciencias Empresariales
Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales
Facultad de Ingeniería
Facultad de Ciencias de la Salud
Facultad de Ciencias Forestales
Facultad de Ciencias Agrarias
Facultad de Psicología
DIRECCIONES
Dirección de Planificación y Análisis Institucional
Dirección de Extensión
Dirección de Comunicaciones
Dirección de Asuntos Jurídicos
Dirección de Relaciones Internacionales
Dirección de Negocios Estratégicos
Dirección de Campus Santiago
25 cargos dependen directamente de Rectoría
PRINCIPALES LÍNEAS DE ACCIÓN
Dirección de Planificación
y Análisis Institucional
Objetivo: Ser una función de apoyo
a la gestión estratégica de la Universidad, mediante la generación de información y conocimiento para
la toma de decisiones.
Proyectos
Especiales
Análisis
Institucional
Convergencia
Estratégica
Gestión de
la Calidad
Contribuir a los
procesos de
alineamiento
estratégico
Apoyar la gestión del
conocimiento (progresión
estudiante) y generar
información oficial
Elaborar , hacer
seguimiento y evaluar
los proyectos especiales
corporativos
(MECESUP y otros)
Contribuir a la
implementación del
Sistema de Gestión de la
Calidad
PRINCIPALES LÍNEAS DE ACCIÓN
Convergencia
Estratégica
Análisis
Institucional
Proyectos
Especiales
Gestión de
la Calidad
- Apoyo y coordinación en el diseño de planes estratégicos.
- Gestión de los Compromisos de Desempeño de Unidades
(CDUs).
- Desarrollo de información institución oficial.
- Desarrollo de conocimiento corporativo.
- Apoyo operativo en la gestión de proyectos MECESUP.
- Apoyo en la generación de nuevos proyectos corporativos.
- Coordinación de la implementación del modelo de excelencia.
Rectoría
Dir. de Planificación y Análisis Institucional
Departamento de Análisis
Institucional
Análisis Institucional
Alineamiento Estratégico
Unidad de Coord. Institucional MECESUP
Secretaria
(*) Si bien, en lo formal la estructura de la dirección es diferente, en
lo operativo la dirección funciona según la gráfica.
Análisis Institucional: - Personal: 3 profesionales tiempo completo. - Disciplina: 2 profesionales del área de los negocios y 1 del área de la ingeniería. - Especialización: dos de ellos cuentan con estudios de postgrado (magíster), uno en Psicología Social y Metodologías de Investigación y otro en Administración de Empresas. - Experiencia: 6 años, 5 años y 3 años en el cargo.
Estructura operativa de la Dirección de
Planificación y Análisis Institucional (*)
II. Principales Funciones de Análisis Institucional
Líneas de Acción función de Análisis Institucional
1. Generar información oficial
2. Contribuir a los procesos de convergencia estratégica
3. Desarrollar el control estratégico
4. Apoyar la gestión del conocimiento
Descripción de las Tareas de la Función de Análisis Institucional
1. Generar información oficial: responder oficialmente las
solicitudes de información externas e internas.
Dentro de las definiciones acerca del tipo de actividades que se realizan en Análisis
Institucional, existen preferentemente dos tipos de trabajos: Sistemáticos y
Eventuales.
Sistemáticos:
Son solicitudes de información de instituciones externas y de la propia Universidad que se
realizan periódicamente y que tienen criterios definidos.
Eventuales:
Los trabajos eventuales obedecen a una necesidad de información puntual y se elaboran
según las necesidades del solicitante y las características de los datos disponibles, definiendo
en conjunto los criterios y las variables a utilizar.
Descripción de las Tareas de la Función de Análisis Institucional
1. Generar información oficial
Entidad Solicitante Información Solicitada - Consejo Nacional de Educación - Preinforme INDICES
- Informe INDICES
- Consejo de Rectores Universidades Chilenas
- Boletín (contiene información del Proceso de Admisión) - Anuario Estadístico - Datos paridad de genero en cargos directivos - Entre otras
- Consorcio de Universidades Estatales
- Programas y aranceles de pre y postgrado - Información de matrícula - Información sobre ayudas estudiantiles - Entre Otras
- Medios de Comunicación - Datos Revista Qué Pasa - Datos Diario el Mercurio - Datos Revista América Economía - Entre Otras
- Ministerio de Educación - Información SIES - Matrícula - Titulación - Académicos - Aspectos Financieros
- Oferta académica - Informe estudiantes madres o embarazadas - Oferta Académica - Entre otras
Descripción de las Tareas de la Función de Análisis Institucional
2. Contribuir a los procesos de convergencia estratégica: apoya
la gestión de los compromisos de desempeño de las unidades
(CDUs).
Metas (medios de verificación)
Estrategias Acciones Focos
Estratégicos
Plan Estratégico Institucional
Objetivos Estratégicos
Estrategias Acciones / Proyectos
Indicad
ore
s (S/o
bj. E
stratégico
s)
Compromisos de
Desempeño Unidades
Objetivos Por Unidades
Metas (medios de verificación)
Desempeño Individual Académicos
Objetivos Individuales
Acciones Metas (Acciones)
(Distribución de la dedicación Horaria)
Responsables (ACADÉMICOS)
Desempeño Individual
No Académicos
Objetivos Individuales
Acciones a) objetivos año laboral
b) mejoras
Metas Responsables (NO ACADÉMICOS)
Descripción de las Tareas de la Función de Análisis Institucional
2. Contribuir a los procesos de convergencia estratégica
Resultado Eval.
Externa (Dirección de
Planificación y
Rectoría)
Evaluación
Inter - Unidad
Planificación
Anual
Restricciones
Presupuestarias
Plan de
contribución
Plan de
Mejoramiento
Plan
Estratégico
Autoevaluación
CDU año anterior
Necesidades del
Entorno
Compromiso de
Desempeño Anual
Revisión del
Plan Anual
Compromiso de
Desempeño Anual
(Aprobado)
Formulación
Presupuestaria
Descripción de las Tareas de la Función de Análisis Institucional
3. Desarrollar el control estratégico: evalúa indicadores del plan
estratégico y la implementación de nuevas herramientas de gestión.
El Plan Estratégico 2015 cuenta con 4 Focos Estratégicos medidos a través 59 indicadores, los
cuales se distribuyen en:
Foco Estratégico Número de Indicadores
Formación de Pregrado, Postgrado y Educación Continua
- 16 indicadores
Crecimiento en investigación científica, innovación y
transferencia tecnológica
- 15 indicadores
Fortalecimiento de la vinculación con el medio - 8 indicadores
Generación de valor a través de la gestión administrativa
- 5 indicadores
Objetivos transversales a los focos estratégicos - 15 indicadores
Descripción de las Tareas de la Función de Análisis Institucional
3. Desarrollar el control estratégico
Formación de Pregrado, Postgrado Especialidades y Educación Continua.
P1: Consolidar el modelo educativo basado en competencias
P3: Internacionalizar la formación de los estudiantes P4: Desarrollo de nuevos programas y consolidación de programas actuales (pre y postgrado, especialización y educación continua).
P5: Fortalecimiento de la Escuela de Graduados
P11: Incorporación de TIC’s para la optimización de procesos de aprendizaje, docencia, investigación y transferencia tecnológica
P15: Optimización e integración de los procesos de gestión administrativa y análisis institucional mediante actualización de sistemas de información
P2: Desarrollo y consolidación de las actividades de vinculación con el medio
P9: Desarrollo e implementación de un modelo de gestión de la investigación, innovación y transferencia tecnológica que genere ventajas competitivas.
P11: Incorporación de TIC’s para la optimización de procesos de aprendizaje, docencia, investigación y transferencia tecnológica.
P6: Fortalecimiento y renovación de la masa crítica de investigadores.
P2: Desarrollo y consolidación de las actividades de vinculación con el medio
P12: Desarrollo y fomento de la responsabilidad social en la Universidad
P15: Optimización e integración de los procesos de gestión administrativa y análisis institucional mediante actualización de sistemas de información
Fortalecimiento de la Vinculación con el Medio.
Proyectos Asociados a los Objetivos Transversales de los Focos Estratégicos
Crecimiento en Investigación Científica, Innovación y Transferencia Tecnológica.
Generación de valor a través de la gestión administrativa
Visión Corporativa
“Ser reconocida como Universidad innovadora, internacionalizada, de excelencia, referente en el
sistema educacional superior, pertinente en su accionar, social y ambientalmente responsable”
P10: Modernización del sistema de gestión corporativo P13: Desarrollo e implementación de un modelo de Gestión de la Calidad
P14: Desarrollo de capacidades institucionales para el mejoramiento de la gestión del capital humano (administrativos)
P15: Optimización e integración de los procesos de gestión administrativa y análisis institucional mediante actualización de sistemas de información.
P8: Desarrollo de un plan de marketing que potencie el reconocimiento y presencia a nivel nacional. P7: Implementación y seguimiento del Plan de Mejoramiento vinculado a la acreditación institucional.
P2: Desarrollo y consolidación de las actividades de vinculación con el medio. P4: Desarrollo de nuevos programas y consolidación de programas actuales (pre y postgrado, especialización y educación continua).
P15: Optimización e integración de los procesos de gestión administrativa y análisis institucional mediante actualización de sistemas de información. P14: Desarrollo de capacidades institucionales para el mejoramiento de la gestión del capital humano (administrativos).
P16: Desarrollo de capacidades institucionales para el mejoramiento de la gestión del capital humano (académicos). P17: Rediseño de la estructura organizacional.
Descripción de las Tareas de la Función de Análisis Institucional
4. Apoyar la gestión del conocimiento: evalúa la progresión del
estudiante en la universidad.
Informes Variables Utilizadas
Evaluación del proceso
• Selección
• Matrícula de Primer Año
• Matrícula Total
• Deserción
• Aprobación de Asignaturas
Antecedentes Familiares • Nivel de Ingreso Familiar
• Educación de los Padres
• Lejanía del hogar
• Entre otras.
Escolaridad Previa • Nota egreso E.M.
• Tipo de Colegio de Origen
• Entre otras.
Evaluación de la
Efectividad
• Titulación
• Empleabilidad
DE
CIS
ION
ES
C
OR
REC
CIO
NES
VA
LO
R A
GR
EG
AD
O
Retroalimentación y Evaluación - Rectoría
- Consejo Académico
- Consejo de Docencia
- Otras instancias…
+
-
+ -
+
- Destrezas y Habilidades • Puntajes de selección (PSU, Otros.)
• Preferencias
• Entre otras.
III. Sistemas utilizados en la ejecución de las Tareas
Convergencia Estratégica
Análisis Institucional
IV. Metodologías de Análisis
Convergencia Estratégica
Análisis Institucional
Diseño de informes
Lógica de la Gestión del Conocimiento
Métodos de Análisis
En función de la pregunta que se busca responder
FUTURO
Principales Proyectos de Futuro
en Análisis Institucional
Acción Impacto Nivel de desarrollo
Implementar el
Datawarehouse (DW)
institucional
Implementación de herramientas de
gestión de alto nivel (como Cuadros
de Mando Integral u otros).
Segunda etapa de su implementación
(de 3). Desarrollando indicadores del
nuevo plan 2015 en el DW.
Mejorar el análisis de
progresión del
estudiante
Identificar factores significativos que
afectan el desempeño del estudiante
y por tanto, eficientar las decisiones
asociadas a la gestión en docencia.
A la fecha se han realizado 5 informes
y hay 2 en desarrollo. En el año se
realizan 7 informes de este tipo.
Potenciar la
utilización de las
Redes de Análisis
Institucional
Realizar benchmarking de alta
calidad, mejorando las políticas
institucionales y su eficacia.
La Universidad participa de 2 redes
nacionales. Una de ellas funciona con
un sistema de DW y la otra bajo un
modelo de intercambio de datos para
informes específicos.
Implementar mejoras
en los Compromisos
de Desempeño de las
Unidades
Transformarlos en una herramienta
efectiva para la gestión de nivel
táctico y mejorar su seguimiento y
evaluación.
Se implementaron mejoras en el
sistema y actualmente están en
proceso de prueba, durante su
implementación.
FIN DE LA PRESENTACIÓN
Desarrollo y madurez de una unidad de Análisis Institucional:
Recursos, Sistemas y Metodologías utilizadas.
Pablo A. Opazo B.
Primer Seminario Internacional de Redes de Análisis Institucional Universitaria
Noviembre, 2011