Post on 09-Jun-2015
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GRUPO 2 “LAS CHICAS
SUPER PODEROSAS”
INTEGRANTES:
Vanessa Avellan
María Fernanda Espinoza
Cristina Gonzaga
Ximena Guerra
Jenny Orquera
REGLAS UNIVERSALES DE ARCHIVOLas Empresas Públicas o Privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, pueden ser localizados fácil y prontamente por lo que existen las siguientes Reglas Universales
1° REGLANOMBRE DE INDIVIDUOS: Invertir el nombre de la persona
Ejemplo:
María Belén Álvarez Paredes
Correcto:
Álvarez Paredes María Belén
2° REGLAORDEN ALFABÉTICO: Consiste en ordenar alfabéticamente los apellidos de las personas.
Ejemplo:
Ximena Patricia Guerra Álvarez
Correcto:
Guerra Álvarez Ximena Patricia
UNIDAD UNIDAD
3° REGLAAPELLIDOS COMPUESTOS: Son los apellidos que contienen artículos y preposiciones y son considerados como una sola unidad
Ejemplo:
Gabriela de la Torre Gómez
Correcto:
De la Torre Gómez Gabriela
UNIDAD
4° REGLAMUJERES CASADAS: Se dividen en cuatro unidades apellido paterno, del esposo, primer nombre, segundo nombre unidos por la preposición de.
Ejemplo:
Jenny Alexandra Orquera Sierra de Andrade
Correcto:
Orquera de Andrade Jenny Alexandra
5° REGLAABREVIATURAS: Las abreviaturas se deben considerar una unidad de clasificación y escribirlas completas.
Ejemplo:
Ma. Fernanda Espinoza Vásquez
Correcto:
Espinoza Vásquez María Fernanda
6° REGLA
NOMBRES DE CASAS COMERCIALES E INSTITUCIONES: Se deben archivar por su nombre y en orden alfabético.
Ejemplo:
EtafashionBebe Mundo Casa Tosí
Correcto:
Bebe MundoCasa TosiEtafashion
7° REGLANOMBRES DE CASAS COMERCIALES INCLUIDO EL NOMBRE COMPLETO DE UN INDIVIDUO O PERSONA: Se invierte el orden las unidades y si la razón social no cumple con el requisito anterior se deja tal como aparece
Ejemplo:
Confecciones AmparitoDistribuidora ToniCarteleras Cortez
Correcto:
Carteleras CortezConfecciones AmparitoDistribuidora Toni
8° REGLA
ABREVIATURAS, SIGLAS, EXPRESIONES FINALES: Se consideran unidades separadas y se escriben de manera completa
Ejemplo:
PACO S.A.
PACO Sociedad Anónima
IESS
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
9° REGLASCON ARTICULOS, CONJUNCIONES Y CONTRACCIONES: Los artículos y conjunciones no son unidades de clasificación se colocan al final entre paréntesis a excepción de los que se encuentran en el medio de la razón social y se archivan de arriba hacia abajo.
Ejemplo:
ArticulosEl CoyoteLa Tablita Gaucha
ConjuncionesLa Casa de Sucre
Correcto:
ArtículosCoyote (el)Tablita Gaucho (la)
Conjunción
Casa (de) Sucre (la)
10° REGLA
TITULOS Y GRADOS : No son considerados unidades de clasificación y se colocan al final entre paréntesis.
Ejemplo:
Dra. María Piedad CoelloCptn. Danilo Sosa
Correcto:
Coello María Piedad (doctora)Sosa Danilo (capitán)
11° REGLA
NÚMEROS: Se escribe en letras
Ejemplo:
Casa 1028
Correcto:
Casa mil veinte y ocho
12° REGLANOMBRES DE GOBIERNOS: Se dividen en dos unidades nombre de gobierno y nombre de institución en forma invertida.
Ejemplo:
Empresa Eléctrica Quito
Correcto:
Quito Eléctrica Empresa
13°REGLADIVISIONES POLITICAS MENORES: S e divide en dos unidades en forma invertida.1.- División política menor2.- Departamento, Sección.
Ejemplo:
Cuerpo de Bomberos de Quito
Correcto:
Quito, Bomberos Cuerpo de
14° REGLA
BANCOS: Se escriben en el mismo orden
Ejemplo:
Banco del EstadoBanco PichinchaBanco de Guayaquil
15°REGLA
GEOGRAFICOS: Cada palabra es considerada unidad de clasificación
Ejemplo:
San Antonio de PichinchaSan Pedro de CayambeSan Miguel de los Bancos
Correcto:
San Antonio (de) PichinchaSan Pedro(de) CayambeSan Miguel (de los) Bancos
GRACIAS POR SU ATENCIÓN