Fundamentos de la Gerencia de Proyectos

Sesión 1 Introducción

Peter M. Yamakawa T.Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMPpyamakawa@esan.edu.pe

Agenda

• ¿Qué pasa con los proyectos?

• Triple restricción

• Portafolio

• Grupos de interés

• Gerentes de proyectos

Objetivos de aprendizaje de la sesión

• Entender la importancia de la gerencia de proyectos

• Explicar que es la gerencia de proyectos

• Describir los elementos claves de la gerencia de proyectos

• Entender el rol del grupo de interés

• Discusión del caso

• Conclusiones

Objetivos del curso

• Profundizar en conceptos de gerencia de proyectos

• Buenas prácticas de la gerencia de proyectos

• Uso de conceptos y herramientas

Evaluación

• Participación (30%)

• Trabajo final (40%)

• Examen final (30%)

¿Qué pasa con los proyectos?

Información sobre la gerencia de proyectos

• El mundo gasta casi $2.4 trillones en el 2007

• Más de 16 millones de personas están involucradas en proyectos en el mundo

• Tom Peters nos dice: “Para ganar hoy debemos dominar el arte de la gerencia de proyectos”

• Los proyectos tienen un terrible record:• En 1995, un estudio reveló que solamente el 16.2% de los

proyectos fueron exitosos y el 31% fueron cancelados antes de su terminación, costando 81 billones de dólares Fuente: Chaos

Errores clásicos que se comenten al desarrollar un software rápidamente

Ventajas de la gerencia de proyectos

• Mejor control financiero, físico y recursos humanos

• Mejora la relación con los clientes

• Reduce lo tiempos de desarrollo

• Reduce los costos

• Mejora la calidad y la confiabilidad

• Mayores márgenes

• Mejora la productividad

• Mejora la coordinación interna

• Mejora el ambiente de trabajo

¿Qué es un proyecto?

• Es una combinación de recursos en un tiempo

determinado, generalmente para una organización y

para lograr un propósito específico

• Crear un producto, servicio, o un resultado.

Atributos de un proyecto

• Atributos:

• Un propósito único

• Es temporal

• Uso de múltiples recursos

• Debería contar con un patrocinador o un

cliente principal

• Incertidumbre

La triple restricción de la gerencia de proyectos

Una visión expandida de las“3 restricciones”

Satisfacción alcliente

tiempo

Costo

Alcance

Calidad

Riesgo

Portafolio de proyectos

Programa

Portafolio

ProyectosProgramas

ProgramasProyectos

Proyectos

Portafolio

Proyectos ProyectosProyectos

¿Qué es gerencia de proyectos?

• Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas a las actividades de los proyectos para satisfacer los requerimientos de los proyectos

• Gerente de proyectos trabajan para satisfacer la triple restricción

Estructura de la gerencia de proyectos

9 áreas de gerencia de proyectos

• Las áreas describen las competencias claves que todo gerente de proyectos debe desarrollar: 4 áreas principales de conocimiento principales para

lograr los objetivos (alcance, tiempo, costo, calidad) 4 áreas de apoyo como medio por el cual los

objetivos son logrados (recursos humanos,

comunicación, riesgo, gestión de compras) 1 área de integración (gerencia de integración de

proyectos)

Grupos de Interés

• Gente involucrada en el proyecto o es afectada

por sus actividades, incluye:• Sponsor

• Gerente de proyecto

• Equipo

• Clientes

• Usuarios

• Proveedores

• Opositores del proyecto??

Relación entre los interesados y el proyecto

Herramientas y técnicas de gestión de proyectos

• Acta de constitución

• Definición del alcance

• EDT

• Diagrama de gantt

• Estimación de tiempos

• Ruta critica, etc.

“Super- herramientas”

• Son las herramientas que tiene un alto uso y alto impacto en el éxito del proyecto, tales como:– Reporte de lecciones aprendidas

– Software

– Definición del alcance

– Reporte de los avances

– Requerimientos de cambios

– Kick-off meeting

– Diagrama de gantt

¿Qué ayuda a tener éxito en los Proyectos?

• Apoyo de la alta gerencia• Compromiso del usuario• Experiencia del gerente de proyectos• Claros objetivos de negocios• Objetivos reales• Infraestructura estándar de Sw y Hw• Metodologías formales• Estimaciones confiables• Otros criterios como hitos, apropiado plan,

equipo competente, adueñarse del proyecto

¿Qué hacen los ganadores?

• Utilizar herramientas y técnicas de la gerencia de proyectos (muchas plantillas por ejemplo).

• Dan énfasis en el negocio • Desarrollan un proceso simple de gerencia de

proyectos• Miden la salud del proyecto utilizando métricas

como satisfacción del cliente, retorno de la inversión

Sugerencias para los gerentes de proyectos

• Deben tener una serie de habilidades

• Adecuarse a los cambios

• Entender las organizaciones donde trabajan

• Ser capaz de guiar al equipo a cumplir los objetivos del proyecto

Las 10 habilidades y competencias de los gerentes de proyectos

• Habilidades para llegar a la gente• Liderazgo• Capaz de escuchar• Integridad• Capaz de construir confianza• Habilidad de comunicación• Gestión de conflicto• Pensamiento crítico, solucionar problemas• Entender y balancear prioridades

Diferentes habilidades en diferentes situaciones

• Proyectos grandes: Liderazgo, experiencia, planeamiento, manejo de gente, comunicación, “team building” son los más importantes

• Proyectos altamente inciertos: gestión de riesgos, gestión de las expectativas, liderazgo, manejo de gente, habilidades de planeamiento son los más importantes

• Proyectos novedosos: Liderazgo, manejo de gente, visión, confianza, manejo de las expectativas, habilidades de escuchar son los más importantes