“UN ARCHIVADOR EN EL AIRE”

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

TÉCNICAS DE ARCHIVO

COMPARTIR Y RECUPERAR LA INFORMACIÓN

CONTROL, SEGUIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En sentido general, la información es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje sobre un determinado asunto. Sin embargo, los datos tienen escaso valor si no se recopilan, procesan y organizan.

Datos sin organizar

Datos estructurados

Comunicar e informar

Desarrollar la información

Dar fe de hechos concretos

Los documentos permiten comunicar y desarrollar la información, además de asegurar la permanencia de ésta.

Integridad Disponibilidad Confidencialidad

55%

20%

10%

9%

4%

2%

Error humano

Desastres y problemas técnicos

Empleados movidos por el ánimo de lucro

Empleados disgustados

Virus

Ataque externo

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Fuente: European Security

SOPORTES DE LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LA HISTORIA

¿De qué hablamos cuando nos referimos a "la información de la empresa o los documentos del archivo“?

• Documentación en formato papel • Recursos electrónicos • Material cartográfico • Material visual • Partituras y grabaciones sonoras • Revistas y periodicos • Otros

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

La protección de datos de carácter personal, constituye una obligación para las empresas y los profesionales, así como para cualquier persona que trate datos personales fuera del ámbito doméstico.

Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la

empresa

Asegurar la perfecta conservación de la información

Asegurar la correcta recuperación de los documentos requeridos por las diversas áreas de la empresa

ARCHIVO ANALÓGICO O TRADICIONAL

ARCHIVO DIGITAL

PROS CONTRAS PROS CONTRAS Imprescindible todavía porque es obligatorio conservar determinados documentos

Coste Recuperación lenta

Localización más eficiente de la información Incrementa la productividad Incrementa la velocidad de recuperación

Seguridad

Archivo de gestión. Reúnen y custodian la documentación en la propia unidad productora/receptora de documentos (Archivo del Área de Personal, Archivo del área de contabilidad, Archivo de la Dirección Comercial). Conserva los documentos entre 5 o 6 años: 1ª edad del documento.

Archivo Central. Se trata de un archivo centralizado de la entidad en el que los documentos se conservarán hasta su transferencia a los archivos intermedios de acuerdo con su uso y necesidad administrativos, fijándose por defecto la referencia de cinco años de permanencia.

Archivo Histórico. Recoge toda la información que se conservará de manera permanente.

Activo o vivo. Son aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o en los que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia.

Archivos semiactivos. Conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo cuando finaliza su vigencia administrativa, operativa o fiscal y/o legal.

Archivo inactivo o muerto. Contiene documentos que no solo no requieren ya tramitación por estar ésta concluida sino que además carecen de vigencia en todos los aspectos.

Lógica Rigor Sencillez

CRITERIOS A APLICAR PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

Desde el punto de vista del responsable de la organización del archivo es necesario plantearse, entre otras, las siguientes cuestiones: • Volumen del archivo • Tipo de información del archivo • Formato • Número estimado de usuarios

Para que el sistema de archivo sea eficiente, es decir, que se encuentren los documentos de forma inequívoca y rápida, es imprescindible establecer unas normas de funcionamiento y seguirlas de forma rigurosa, es decir, sin excepciones ni criterios subjetivos.

Siempre la forma más sencilla es siempre la más adecuada y con respecto al archivo parece una verdad incuestionable.

Acumulación de

documentos

Búsquedas complejas

Extravio de información

Reproducción de

documentos

Más papel EL CIRCULO VICIOSO

DEL “TIGRE DE

PAPEL”

¿Quién es responsable del problema y qué se puede hacer? La culpa de esta debacle siempre recae en diferentes actores:

• La dirección culpa a los empleados • Los empleados culpan a la dirección • Las organizaciones no disponen de sistemas de gestión de la

información adecuados • Los empleados no saben muy bien como archivar • Las organizaciones no valoran ni el trabajo del archivo ni a éste

como fuente de información.

1. ¿Qué información es necesario conservar? 2. ¿En qué formato? 3. ¿Por cuánto tiempo? 4. Quién es el responsable de mantener la

información? 5. ¿Quién debe acceder a la información? 6. ¿Cómo se debe acceder a la información?

Diseño y clasificación

Conservación

Transferencia

Eliminación (si procede)

SISTEMAS DE CLASIFICACION

Alfanumérico

Alfabético Numérico

Cronológico

De nada sirve archivar si los documentos no se pueden consultar o compartir.

El archivo no se puede considerar un sistema aislado de la organización.

No se trata de compartir todo. Hay que diseñar sistemas seguros con niveles de confidencialidad que eviten fugas de información.

La clave del buen funcionamiento de un archivo es la utilización posterior.

Los procedimientos imprescindibles para el buen funcionamiento del archivo, su utilidad y facilidad de uso son:

• Registro de la información • Inventario o índice el archivo • Manual de gestión documental o archivo

El elemento clave para la recuperación eficaz de los documentos del archivo es el registro de todos y cada uno de los documentos que componen el archivo. Esta fase es quizá la piedra angular de toda gestión documental.

El “documento” es el principal elemento para el archivo, ya que contiene la información que se requerirá posteriormente. En los archivos electrónicos, se también se denomina fichero.

Un expediente es el conjunto de los documentos que corresponden a una determinada cuestión. En los archivos electrónicos, carpeta.

Nombre_Expediente Consejo de Administración Registro Mercantil Normativa Contabilidad Personal Clientes Prospectos Proyectos Bancos Proveedores Selección Etc.

Palabras_Clave Escrituras RR. HH Comité Actas Investigación Promoción Noticias Etc.

En la definición más simple y más auténtica del término, un sistema de gestión documental es un sistema utilizado para gestionar documentos, cualquiera sea su formato.

Se genera mediante un informe de la base de datos o de la hoja Excel

Permite saber qué información está disponible y dónde está ubicada

Evita duplicados

Permite tener una clara imagen de la estructura del archivo

Análisis del sistema de archivo

Facilidad para las transferencias y eliminación de archivos

El manual de archivo es el documento que describe los criterios de clasificación que se han utilizado, los métodos de archivo y su ubicación física.

Este documento debe estar a

disposición de todos los usuarios del archivo y tiene que ser tan descriptivo como sea posible para evitar errores en la clasificación

Procedimiento de recepción de un documento para incluir en el archivo

Normas y sistemas de

clasificación (incluye normativa acerca de la utilización de abreviaturas, siglas, utilización de artículos y preposiciones en los nombres de persona).

Normas de transferencia de

los documentos.

Normas de conservación y destrucción.

Normas de solicitud de

documentación: orientada a facilitar el acceso a la información.

Niveles de acceso Tratamiento de la

confidencialidad de la documentación: debe atenerse a la normativa de la empresa y a la legislación sobre protección de datos.

¿Mito o realidad?

Hasta hace poco un mito que va camino de convertirse en realidad.

Se está implantando por:

• El avance de las TIC y los servicios de eCloud

• La firma y la factura electrónica • Cuestiones medioambientales • Incremento de la productividad • Razones económicas

El concepto de Cloud (Nube en castellano), este término, hace referencia a una red informática para el almacenamiento y sincronización online, donde varios servidores virtuales (no son máquinas físicas) se encuentran conectados entre sí.

Los servicios de almacenamiento en la nube, pueden aportar distinto uso y aplicación en función de la necesidad del usuario. Sin un conocimiento amplio acerca de tecnologías de almacenamiento, un usuario “de a pie” será capaz de reconocer las posibilidades que este tipo de servicios ofrecen, desde el mismo momento en el que cree una cuenta y comience a sincronizar ficheros.

Cloud Computing al usuario la posibilidad de tener accesible un disco duro virtual, vía Internet; ya sea mediante conexión a la Web del propio servicio, o bien accediendo mediante una aplicación de escritorio.

Google Drive Permite almacenar hasta 5Gb de forma gratuita y acceder desde cualquier dispositivo.

Dropbox Servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, operado por la compañía Dropbox. El servicio permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea y entre computadoras y compartir archivos y carpetas con otros (2Gb gratis).

iCloud Servicio de almacenamiento en la nube de Apple. Permite almacenar hasta 5Gb de forma gratuita

Se prescinde de dispositivos de almacenamiento

Almacenamiento online

Se evitan tareas de mantenimiento Información (casi) siempre localizada Disponibilidad 24/7

Rendimiento Seguridad de los datos almacenados y por

almacenar No es viable para su uso en organismos

públicos

De forma cada vez mas frecuente, la información está almacenada físicamente en papel o en equipos informáticos

La existencia de archivos mixtos (físico +

electrónico) es una práctica sumamente extendida La información: ◦ Puede ser confidencial para algunas personas o a escala

institucional ◦ Puede ser mal utilizada o divulgada ◦ Puede sufrir desastres naturales y/o accidentales ◦ Puede estar sujeta a robos, sabotaje o fraudes

El terremoto de Lorca del 11 de mayo de 2011 en Murcia, España, Tuvo una magnitud de 5,1 grados. Entre los daños materiales cabe citar la pérdida de numerosos documentos históricos, eclesiásticos y administrativos.

Disponibilidad

Confidencialidad Integridad

= CONFIANZA

Deterioro de la documentación por el propio uso y el envejecimiento del documento.

Deterioro del documento a causa de un uso

descuidado: páginas extraviadas, manchas, etc. Pérdida de documentación. Averías y hechos fortuitos en el local donde se

almacena el archivo: inundación, incendio, etc.

Digitalizar toda la documentación de carácter relevante. Cuando el valor de la información es muy grande, es conveniente

que esta información se copie y digitalice y se custodie en un lugar distinto, con objeto de evitar que un desastre fortuito destruya la información y su posible recuperación. En esta medida de seguridad pueden colaborar muy eficazmente las empresas de archivo exterior.

Utilización de armarios ignífugos, al menos para almacenar los

documentos originales difícilmente reemplazables. Vigilancia del estricto cumplimiento de la normativa relacionada con

la seguridad. Obligado cumplimiento de las normas que regulan el uso del

archivo.

“Las contraseñas son como la ropa interior. No puedes dejar que nadie la vea, debes cambiarla regularmente y no debes compartirla con extraños”.