GESTION DE LA INFORMACION Y EL ARCHIVO
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“UN ARCHIVADOR EN EL AIRE”
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GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
TÉCNICAS DE ARCHIVO
COMPARTIR Y RECUPERAR LA INFORMACIÓN
CONTROL, SEGUIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
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En sentido general, la información es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje sobre un determinado asunto. Sin embargo, los datos tienen escaso valor si no se recopilan, procesan y organizan.
Datos sin organizar
Datos estructurados
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Comunicar e informar
Desarrollar la información
Dar fe de hechos concretos
Los documentos permiten comunicar y desarrollar la información, además de asegurar la permanencia de ésta.
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Integridad Disponibilidad Confidencialidad
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55%
20%
10%
9%
4%
2%
Error humano
Desastres y problemas técnicos
Empleados movidos por el ánimo de lucro
Empleados disgustados
Virus
Ataque externo
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Fuente: European Security
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SOPORTES DE LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LA HISTORIA
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¿De qué hablamos cuando nos referimos a "la información de la empresa o los documentos del archivo“?
• Documentación en formato papel • Recursos electrónicos • Material cartográfico • Material visual • Partituras y grabaciones sonoras • Revistas y periodicos • Otros
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0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
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La protección de datos de carácter personal, constituye una obligación para las empresas y los profesionales, así como para cualquier persona que trate datos personales fuera del ámbito doméstico.
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Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la
empresa
Asegurar la perfecta conservación de la información
Asegurar la correcta recuperación de los documentos requeridos por las diversas áreas de la empresa
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ARCHIVO ANALÓGICO O TRADICIONAL
ARCHIVO DIGITAL
PROS CONTRAS PROS CONTRAS Imprescindible todavía porque es obligatorio conservar determinados documentos
Coste Recuperación lenta
Localización más eficiente de la información Incrementa la productividad Incrementa la velocidad de recuperación
Seguridad
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Archivo de gestión. Reúnen y custodian la documentación en la propia unidad productora/receptora de documentos (Archivo del Área de Personal, Archivo del área de contabilidad, Archivo de la Dirección Comercial). Conserva los documentos entre 5 o 6 años: 1ª edad del documento.
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Archivo Central. Se trata de un archivo centralizado de la entidad en el que los documentos se conservarán hasta su transferencia a los archivos intermedios de acuerdo con su uso y necesidad administrativos, fijándose por defecto la referencia de cinco años de permanencia.
Archivo Histórico. Recoge toda la información que se conservará de manera permanente.
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Activo o vivo. Son aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o en los que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia.
Archivos semiactivos. Conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo cuando finaliza su vigencia administrativa, operativa o fiscal y/o legal.
Archivo inactivo o muerto. Contiene documentos que no solo no requieren ya tramitación por estar ésta concluida sino que además carecen de vigencia en todos los aspectos.
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Lógica Rigor Sencillez
CRITERIOS A APLICAR PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
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Desde el punto de vista del responsable de la organización del archivo es necesario plantearse, entre otras, las siguientes cuestiones: • Volumen del archivo • Tipo de información del archivo • Formato • Número estimado de usuarios
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Para que el sistema de archivo sea eficiente, es decir, que se encuentren los documentos de forma inequívoca y rápida, es imprescindible establecer unas normas de funcionamiento y seguirlas de forma rigurosa, es decir, sin excepciones ni criterios subjetivos.
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Siempre la forma más sencilla es siempre la más adecuada y con respecto al archivo parece una verdad incuestionable.
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Acumulación de
documentos
Búsquedas complejas
Extravio de información
Reproducción de
documentos
Más papel EL CIRCULO VICIOSO
DEL “TIGRE DE
PAPEL”
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¿Quién es responsable del problema y qué se puede hacer? La culpa de esta debacle siempre recae en diferentes actores:
• La dirección culpa a los empleados • Los empleados culpan a la dirección • Las organizaciones no disponen de sistemas de gestión de la
información adecuados • Los empleados no saben muy bien como archivar • Las organizaciones no valoran ni el trabajo del archivo ni a éste
como fuente de información.
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1. ¿Qué información es necesario conservar? 2. ¿En qué formato? 3. ¿Por cuánto tiempo? 4. Quién es el responsable de mantener la
información? 5. ¿Quién debe acceder a la información? 6. ¿Cómo se debe acceder a la información?
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Diseño y clasificación
Conservación
Transferencia
Eliminación (si procede)
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SISTEMAS DE CLASIFICACION
Alfanumérico
Alfabético Numérico
Cronológico
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De nada sirve archivar si los documentos no se pueden consultar o compartir.
El archivo no se puede considerar un sistema aislado de la organización.
No se trata de compartir todo. Hay que diseñar sistemas seguros con niveles de confidencialidad que eviten fugas de información.
La clave del buen funcionamiento de un archivo es la utilización posterior.
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Los procedimientos imprescindibles para el buen funcionamiento del archivo, su utilidad y facilidad de uso son:
• Registro de la información • Inventario o índice el archivo • Manual de gestión documental o archivo
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El elemento clave para la recuperación eficaz de los documentos del archivo es el registro de todos y cada uno de los documentos que componen el archivo. Esta fase es quizá la piedra angular de toda gestión documental.
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El “documento” es el principal elemento para el archivo, ya que contiene la información que se requerirá posteriormente. En los archivos electrónicos, se también se denomina fichero.
Un expediente es el conjunto de los documentos que corresponden a una determinada cuestión. En los archivos electrónicos, carpeta.
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Nombre_Expediente Consejo de Administración Registro Mercantil Normativa Contabilidad Personal Clientes Prospectos Proyectos Bancos Proveedores Selección Etc.
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Palabras_Clave Escrituras RR. HH Comité Actas Investigación Promoción Noticias Etc.
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En la definición más simple y más auténtica del término, un sistema de gestión documental es un sistema utilizado para gestionar documentos, cualquiera sea su formato.
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Se genera mediante un informe de la base de datos o de la hoja Excel
Permite saber qué información está disponible y dónde está ubicada
Evita duplicados
Permite tener una clara imagen de la estructura del archivo
Análisis del sistema de archivo
Facilidad para las transferencias y eliminación de archivos
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El manual de archivo es el documento que describe los criterios de clasificación que se han utilizado, los métodos de archivo y su ubicación física.
Este documento debe estar a
disposición de todos los usuarios del archivo y tiene que ser tan descriptivo como sea posible para evitar errores en la clasificación
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Procedimiento de recepción de un documento para incluir en el archivo
Normas y sistemas de
clasificación (incluye normativa acerca de la utilización de abreviaturas, siglas, utilización de artículos y preposiciones en los nombres de persona).
Normas de transferencia de
los documentos.
Normas de conservación y destrucción.
Normas de solicitud de
documentación: orientada a facilitar el acceso a la información.
Niveles de acceso Tratamiento de la
confidencialidad de la documentación: debe atenerse a la normativa de la empresa y a la legislación sobre protección de datos.
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¿Mito o realidad?
Hasta hace poco un mito que va camino de convertirse en realidad.
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Se está implantando por:
• El avance de las TIC y los servicios de eCloud
• La firma y la factura electrónica • Cuestiones medioambientales • Incremento de la productividad • Razones económicas
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El concepto de Cloud (Nube en castellano), este término, hace referencia a una red informática para el almacenamiento y sincronización online, donde varios servidores virtuales (no son máquinas físicas) se encuentran conectados entre sí.
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Los servicios de almacenamiento en la nube, pueden aportar distinto uso y aplicación en función de la necesidad del usuario. Sin un conocimiento amplio acerca de tecnologías de almacenamiento, un usuario “de a pie” será capaz de reconocer las posibilidades que este tipo de servicios ofrecen, desde el mismo momento en el que cree una cuenta y comience a sincronizar ficheros.
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Cloud Computing al usuario la posibilidad de tener accesible un disco duro virtual, vía Internet; ya sea mediante conexión a la Web del propio servicio, o bien accediendo mediante una aplicación de escritorio.
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Google Drive Permite almacenar hasta 5Gb de forma gratuita y acceder desde cualquier dispositivo.
Dropbox Servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, operado por la compañía Dropbox. El servicio permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea y entre computadoras y compartir archivos y carpetas con otros (2Gb gratis).
iCloud Servicio de almacenamiento en la nube de Apple. Permite almacenar hasta 5Gb de forma gratuita
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Se prescinde de dispositivos de almacenamiento
Almacenamiento online
Se evitan tareas de mantenimiento Información (casi) siempre localizada Disponibilidad 24/7
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Rendimiento Seguridad de los datos almacenados y por
almacenar No es viable para su uso en organismos
públicos
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De forma cada vez mas frecuente, la información está almacenada físicamente en papel o en equipos informáticos
La existencia de archivos mixtos (físico +
electrónico) es una práctica sumamente extendida La información: ◦ Puede ser confidencial para algunas personas o a escala
institucional ◦ Puede ser mal utilizada o divulgada ◦ Puede sufrir desastres naturales y/o accidentales ◦ Puede estar sujeta a robos, sabotaje o fraudes
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El terremoto de Lorca del 11 de mayo de 2011 en Murcia, España, Tuvo una magnitud de 5,1 grados. Entre los daños materiales cabe citar la pérdida de numerosos documentos históricos, eclesiásticos y administrativos.
![Page 46: GESTION DE LA INFORMACION Y EL ARCHIVO](https://reader034.fdocuments.co/reader034/viewer/2022052620/557aec0bd8b42a1a358b4c3e/html5/thumbnails/46.jpg)
Disponibilidad
Confidencialidad Integridad
= CONFIANZA
![Page 47: GESTION DE LA INFORMACION Y EL ARCHIVO](https://reader034.fdocuments.co/reader034/viewer/2022052620/557aec0bd8b42a1a358b4c3e/html5/thumbnails/47.jpg)
Deterioro de la documentación por el propio uso y el envejecimiento del documento.
Deterioro del documento a causa de un uso
descuidado: páginas extraviadas, manchas, etc. Pérdida de documentación. Averías y hechos fortuitos en el local donde se
almacena el archivo: inundación, incendio, etc.
![Page 48: GESTION DE LA INFORMACION Y EL ARCHIVO](https://reader034.fdocuments.co/reader034/viewer/2022052620/557aec0bd8b42a1a358b4c3e/html5/thumbnails/48.jpg)
Digitalizar toda la documentación de carácter relevante. Cuando el valor de la información es muy grande, es conveniente
que esta información se copie y digitalice y se custodie en un lugar distinto, con objeto de evitar que un desastre fortuito destruya la información y su posible recuperación. En esta medida de seguridad pueden colaborar muy eficazmente las empresas de archivo exterior.
Utilización de armarios ignífugos, al menos para almacenar los
documentos originales difícilmente reemplazables. Vigilancia del estricto cumplimiento de la normativa relacionada con
la seguridad. Obligado cumplimiento de las normas que regulan el uso del
archivo.
![Page 49: GESTION DE LA INFORMACION Y EL ARCHIVO](https://reader034.fdocuments.co/reader034/viewer/2022052620/557aec0bd8b42a1a358b4c3e/html5/thumbnails/49.jpg)
“Las contraseñas son como la ropa interior. No puedes dejar que nadie la vea, debes cambiarla regularmente y no debes compartirla con extraños”.