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Sede Puente Alto 2016
Actualización: 08.03.2016
INSTRUCTIVO PROCESOS ADMINISTRATIVOS
OBJETIVO
Informar y capacitar sobre lasnormas y procesos definidos porla Dirección de Administración yFinanzas.
1 - Alternativas de compra1.1 -Orden de Compra1.2 -Sumas por rendir1.3 -Reembolso1.4 -Caja menor1.5 -Pago proveedores
2 -Control de activo fijos2.1 -Altas 2.2 -Bajas2.3 -Traslados
3 -Otros
PROCESO DE COMPRAS
Debido a que el proceso de compras se hace cada vez más complejo, es
necesario coordinar y revisar las alternativas y las normas básicas de los procedimientos contenidos en el
manual de compras.
1.1.1 -POLITICAS DE COMPRA• Todas las compras de bienes y servicios
deben efectuarse obligatoriamente a través de una orden de compra (DAF, marzo 2013)
ORDEN DE COMPRA
• Toda orden de compra debe ser emitida con la debida anticipación
• fecha de emisión no puede ser posterior a la fecha de la factura.
EMISIÓN DE O/C
• Toda factura debe hacer mención al número de la O/C, exigencia indispensable para el ingreso a la oficina de parte y posterior pago.
REQUISITOS
1.1.2 -RANGOS PARA COTIZAREn
tre
0 y
40 U
F Compras pueden efectuarse de manera directa, con al menos una cotización escrita.
Supe
rior a
40
UF Compras deben
contar con un mínimo de 3 cotizaciones escritas .
Tene
r Pre
sent
e Las cotizaciones seleccionadas deben ser aprobadas por el subdirector Administrativo.
SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA (S.O.C)
Proceso en el cual los usuarios solicitan losrequerimientos de materiales, bienes,equipos y servicios.Debe ser generada por personas
designadas por el SubdirectorAdministrativo/Jefe de Área.
Se solicita a través de sistema de ticket
CICLO DE COMPRAS CON OC
Solicitud de Cotizaciones
Solicitud de Orden de Compra ( SOC), sistema de ticket
Selección de Proveedor
Autorización de Pedidos
Recepción y entrada de Mercancías
Control de Facturas
Gestión de Pagos
Confección OC,
Datos Maestros
Creación de Proveedores Nuevos
Envío de OC, al proveedor, por el solicitante
1.1-Orden de Compra
Cuándo se usa y cuáles son sus características? Cuál es el procedimiento?
Cuando proveedor entrega producto o servicio contra recepción de Orden de Compra.
1
Solicitud de compra vía sistema de Ordenes de Compra describiendo en el título del pedido "Qué se comprará-para qué se comprará" (Ej: Arriendo salón-Titulaciones). Se deben adjuntar cotizaciones (al menos 3 si el valor de compra es mayor a 40UF) y formulario SOC completo.
En caso de necesitar anticipo, además de lo anterior debe escribir la palabra “anticipo” junto con el título del pedido (Ej: Arriendo salón-Titulaciones/ ANTICIPO). y escribir en el cuerpo del mensaje , las características del anticipo y sus porcentajes.
2Equipo administrativo gestiona autorizaciones e ingresos SAP terminando el proceso con orden de compra emitida y alojada en sistema.
Se debe contar con al menos 1 cotización. Si la compra es mayor a 40UF debe contarse con al menos 3 cotizaciones
3 Solicitante envía orden de compra a proveedor
4 Solicitante recibe productos/servicios y factura con información del número de OC escrito en ella.
Proveedores pueden emitir boletas comerciales o facturas. No se pueden recibir boletas de honorarios.
5 Solicitante entrega factura firmada con recepción y documento OC adjunto para proceso de pago.
6 Equipo administrativo gatilla proceso de pago.
TIPO DE OCUMENTO: IDENTIFICAR TIPO DOCUMENTO TRIBUTARIO. FACTURA CON IVA, EXENTE O BOLETA DE HONORARIOS
·DUOC UC
Pago a 30 días.
en que el proveedor emite la FC)(Antes del martes de cada semana)
NO APLICA PARA AYUDANTIAS
VIAS DE PAGO UTILIZADAS POR DUOC
Por defecto es Vale Vista Virtual (BCI), los días viernes.Con Transferencia Bancaria: obligatorio indicar Datos Bancarios, los días lunes.
FACTURAS B_HONORARIOS
(se calcula desde la fecha Pago semanal.
DATOS FACTURACIÓNRUT 72.754.700-2
·Instituto Profesional Duoc UC·Fundación Instituto Profesional Duoc UC
1.1.3 -Datos de facturación
1.1.6 -Ingreso al sistema de ticket
• Proceso en el cual los usuarios solicitan los requerimientos de materiales, bienes, equipos y servicios.
• Debe ser generada por personas designadas por el Subdirector Administrativo/Jefe de Área.
http://mesaservicios.duoc.cl/gdesk/index.pl
1.1.4 -Recepción Mercadería o Servicio
• Es responsabilidad del solicitante verificar que los materiales, equipos y servicios comprados han sido recibidos a satisfacción y cumplen con los requisitos fijados previamente.
• En caso contrario deberá informar al encargado de Adquisiciones para realizar los reclamos pertinentes al proveedor y sólo se procederá al pago de la factura cuando se tenga plena conformidad de lo recepcionado.
FACTURAS
1.1.5 -OFICINA DE PARTES• UNICO MEDIO ENTRADA: Facturas de Compras, Notas de
Crédito y Boletas de Honorarios (Asistente Contable).
• Las Facturas siempre deben venir a nombre de: FUNDACIÓN INSTITUTO PROFESIONAL DUOC UC y NO a nombre de un tercero”.
• Las facturas deben ser entregadas con firma del solicitante.
• Los documentos recepcionados deben venir con referencia a su respectiva Orden de Compra, Datos de contacto y Sede.
• Las facturas que no tengan el numero de orden de compra, serán rechazadas.
1.2- Normas Sumas por rendir
• Las sumas a rendir serán otorgadas por los respectivos Directores o Jefes de área.• Una vez finalizada la gestión encomendada, el colaborador deberá presentar dentro de 72 horas como• máximo la rendición de cuentas correspondiente junto con los comprobantes de respaldo.• No se aceptarán rendiciones cuya documentación de respaldo no esté completa, y tampoco se• aceptarán rendiciones parciales.• Cuando el monto de los gastos sea superior a los fondos recibidos, el funcionario deberá solicitar de• inmediato el reembolso a su favor.• Este reembolso dependiendo de su valor, podrá ser devuelto ya sea mediante la caja chica o• bien por devolución central.• Si el valor rendido es inferior a los fondos recibidos, se reintegrará de inmediato la diferencia en• con un deposito en la cuenta nacional de duoc 96174-4 del banco• NO podrán otorgar nuevas sumas a rendir a colaboradores que se encuentren con fondos pendientes
de rendición otorgados con anterioridad.• Todas aquellas sumas por rendir que no cumplan con las disposiciones procedentes,• podrán ser descontados de las remuneraciones del RECEPTOR de éstas.
Sumas por rendir
Se entiende como Sumas, la asignación de fondos especiales y debidamente calificados, los que se otorgan sóloy exclusivamente en los siguientes casos:
a- Adquisiciones de urgencia, debidamente calificada por cada Subdirector Responsable
b.- Comisiones de Servicios debidamente calificadas, La aplicación, control y registroa esta normativa establece que:
SXR ( SUMAS POR RENDIR): solicitante envía correo al subdirector administrativo, indicando la necesidady el por que no puede ser con orden de compra, adjunta cotizaciones, respaldos necesarios y un detalle delos gastos.con esto se solicita un cheque a casa central, aprox. 5 días, los gastos debieran ser posterior a la fecha
del cheque, se rinde por medio de la planilla de rendición.
Sumas por rendir
Cuando la solicitud requiere compras a varios (mas de 1) proveedores quienes exigen pago al contado 1
Solicitud vía e-mail a SDAdmin (con copia a Jefe Admin) escribiendo en el asunto "SxR: nombre actividad" (Ej: SxR: Misiones 2015) detallando en el cuerpo del correo el monto estimado a utilizar, el uso que se la dará a los recursos y el centro de costo al cual imputar el gasto.
Proveedores pueden emitir boletas comerciales o facturas. No se pueden recibir boletas de honorarios. 2 SDAdm Autoriza o rechaza
Se solicita cheque a casa central a nombre del solicitante quien solo al contar con los fondos puede realizar la compra pagando en efectivo directamente al proveedor o proveedores.
3Si autoriza; Jede Admin solicita cheque a casa central (5 días hábiles) a nombre del solicitante.
4
Una vez recibido los fondos recién se pueden comenzar a realizar los gastos (la fecha del gasto se compara con fecha de autorización en auditorías)
No se puede solicitar un nuevo fondo sin haber rendido el anterior. 5
Una vez realizadas todas las compras debe rendirse con formulario "Reembolsos/Sumas por Rendir"
SUMAS POR RENDIR
SOLICITANTE SUBDIRECTOR JEFE ADMINISTRATIVO CASA CENTRAL CONTADORA
Fase
SOLICITUD DE SXR O REEMBOLSO
si
Enviar correo detallando la
necesidad , Item Monto, cotizaciones
etc.
Solicita cheque a casa central, envia
respsldos y autorizaciones por
ticket.
Analiza la necesidad
NO
Emite cheque
Entrega cheque
Genera gastos.
Genera comprobante de sxr y reembolso
Contabiliza y archiva
Revisa respaldos y autoriza
si
Envía correo, solicitando
indicando ceco y monto
1.3 -Reembolso
Se entiende por Reembolso las adquisiciones de urgencia, debidamentecalificada por cada Subdirector Responsable
2.- Comisiones de Servicios debidamente calificadas, La aplicación, control yregistro
a esta normativa establece que:
REEMBOLSO: Solicitante envía correo al Subdirector Administrativo, indicandola necesidad y el por que no puede ser con orden de compra, adjuntacotizaciones, respaldos necesarios y un detalle de los gastos, además indicaque el gasto lo realizara con sus propios recursos.
• Con la autorización del subdirector Administrativo, el solicitante entregatodos los respaldos al jefe administrativo quien valida y autoriza lacontabilización de los documentos, se emite una transferencia a nombre delsolicitante.
ReembolsoSe usa de manera excepcional:
1
Solicitud vía e-mail a SDAdmin (con copia a Jefe Admin) escribiendo en el asunto "Reembolso: Actividad" (Ej: Reembolso: Gastos salida a terreno) detallando monto estimado a utilizar, uso que se la dará a los recursos y centro de costo al cual imputar el gasto.
Cuando se requiere hacer una compra urgente y no se alcanza a esperar el fondo por rendir (5 días hábiles), no hay caja chica suficiente o el monto necesario es mayor a 2 UF
Se pueden realizar las compras solo una vez que se cuente con la autorización del SDAdmin. No se hará devolución si no cumple esta condición.
2 SDAdm Autoriza o rechaza
Se utilizan fondos propios del solicitante que son devueltos después de la rendición.
3 Si se autoriza, se realizan los gastos con tope máximo el monto indicado en mail de solicitud.
Proveedores pueden emitir boletas comerciales o facturas. No se pueden recibir boletas de honorarios.
4 Se rinden gastos con formulario "Reembolsos/Sumas por Rendir"
Se solicita cheque a casa central a nombre del solicitante una vez que este entrega rendición.
5 Jefe Admin solicita cheque a casa central (5 días hábiles) a nombre del solicitante por el monto rendido.
No se puede solicitar un nuevo fondo sin haber rendido el anterior.
6 Cheque con devolución queda disponible en oficina Administración para retiro del solicitante.
Imagen de Planilla Rendición
1.4 -Caja Chica: Norma indica 2 UF,
Dinero en efectivo para utilizarse en compras que no son posibles de hacer con orden de compra. 1
Solicitud presencial a Jefe Administrativo (Reemplazo: Contador). Se entrega el efectivo contra firma de recepción de fondos.
Gastos menores o iguales a 2 UF 2 Se realiza gasto
Se reciben solo boletas comerciales.
3Rendición dentro del 1er día hábil con boletas pegadas en una hoja indicando la actividad para la cual se utilizaron los recursos y el centro de costo al cual se debe imputar.
No se puede solicitar un nuevo fondo sin haber rendido el anterior.
1.5 -Formas de pago a proveedor.• Todos nuestro pagos son con transferencias o vale vistas.
− Transferencia, se realizan los días lunes de cada semana o día hábil siguiente.− Vale Vista, se realizan los viernes de cada semana o día hábil siguiente.
• Todas nuestras facturas se pagan a 30 días, desde la fecha emisión de factura.
− Pedir con debida anticipación 10 días aprox.− Llega cheque a nombre del proveedor el cual puede retirar en
administración con RUT y CI de la persona que retira.• Al día : Boletas de honorarios o facturas que por negociación se
fijo pago anticipado.
L M W J V S D L M W J V S D
SI EL VENCIMIENTO DE LA FACTURA CAE EL DIA LUNES o MARTES, EL PAGO DEBIERA ESTAR PARA EL DIA VIERNES DE LA MISMA SEMANA.
Casa central genera nóminas de pago semanalmente todos los días martes; como podemos ver en la gráfica, si una factura vence el día lunes de la semana en curso, el pago será: viernes si es Vale vista o lunes si es transferencia, de lo contrario, si el vencimiento es del miércoles en adelante pasara a la semana siguiente.
SI EL VENCIMIENTO DE LA FACTURA CAE EL DIA MIERCOLES SE PAGARA EL VIERNES DE LA SEMANA SIGUIENTE.
1.5.1 -Procedimiento Anticipo proveedor• Como procedimiento general, las Fundaciones Duoc NO contemplan este tipo de operaciones. Sin embargo y
en aquellos casos debidamente justificados y calificados por la Dirección de Administración y Finanzas como excepcionales y especiales, podrán previos acuerdos convenidos con los acreedores, anticiparse pagos por esta naturaleza.
• 3. De la solicitud • 3.1. Quienes podrán solicitar este tipo de anticipo a proveedores, serán; Rector,
Vicerrectores, Secretario General, Directores Sedes, Directores de área y Directores de Escuelas.
• 3.2. La solicitud se deberá gestionar a través de un correo electrónico al Director de Administración y Finanzas, describiendo las razones que dan origen a dicha forma de pago, adjuntando en forma digital el respectivo acuerdo, convenio o contrato debidamente firmado por ambas partes y la respectiva orden de compra aprobada.
• 3.3. El director de administración y finanza, deberá resolver su aceptación, rechazo o reparo a dicha solicitud en un plazo de 48 horas al tenor de los antecedentes presentados.
• 3.4. El monto del anticipo para todos los efectos no podría exceder del 50% del valor total pactado y/o contratado con el Proveedor.
• 3.5. Si la solicitud de anticipo es aceptada por la dirección de administración y finanzas, el proveedor deberá enviar factura señalando como descripción de naturaleza en glosa “Anticipo del……% del contrato o acuerdo firmado con fecha…………”.
1.5.2 De la emisión del cheque• 1.5.2.1. Si la solicitud de anticipo a proveedores fue autorizada por la
dirección de finanzas, la emisión de cheque se deberá gestionar mediante la creación de un ticket, en la plataforma Gdesk/”solicitud de cheque”, donde el área de tesorería deberá emitir este documento en los días establecidos por la dirección de finanzas, siendo los días martes y jueves de cada semana.
• 1.5.2.2 De la vía de pago • La única vía de pago de los anticipos solo será mediante “cheque”
nominativo y cruzado. • 1.5.2.3 El retiro deberá necesariamente quedar registrado en el egreso
caja (cheque), con la identificación del proveedor (nombre, rut y Firma).
• 1.5.2.4. La entrega del cheque del anticipo será con la copia cedible de la factura (4ta copia) junto con el RUT de la empresa o copia legalizada de este. Si el documento es retirado por un tercero, éste deberá presentar un poder y fotocopia del RUT legalizado de la empresa con una antigüedad máxima de seis meses.
2.0 - Activos fijos (Altas de activos, bajas y donaciones)
Sede Puente Alto 2015
2.1 -Procedimiento de Compras
Todas la compras de activos fijos son través de unProyecto de Inversión o de una OCO, creada y liberadadesde Casa Central.
Para la activación de un bien se debe cumplir conRequisitos copulativos:
Potenciar el giro docenteValor = o superior a 5 UFVida útil = o superior a 3 años
2.2 -ALTA de Activo Fijo
2.3 -Control de Inventario
El control de inventario, será a través de la lecturadel código de barras, el que será etiquetado en cadauno de los bienes.
IMPORTANTE: se debe ingresar la ubicación física decada uno de los bienes, identificando el número deserie si este corresponde.
2.3.1 -Bajas
Es la eliminación de un bien del sistema delactivo, por diferentes causas:
Venta y/o Donación.Obsolescencia y/o Deterioro.Pérdidasy/o Robos.
2.3.2 -BajasVicerrectoría Económica Dirección de Administración y Finanzas
• Es la eliminación de un bien del sistema del activo fijo por concepto de venta, obsolescencia, deterioro, pérdidas, robos o donación. Las bajas de activos fijos sólo son autorizadas por el Director de Administración y Finanzas de la VRE. Una vez autorizada la baja, se debe proceder con el registro contable en el sistema SAP (ver Anexo N° 3). Causas que puedan generar el retiro:
• Deterioro físico: Costo de reparación supera el costo de un bien nuevo, término de su vida útil, término del objetivo para el cual fue adquirido o construido.
• Obsoletos: Bienes en buen estado de conservación y en funcionamiento, pero fuera de uso por no cumplir expectativa para las cual fue adquirida o fuera de normas ISO Destruidos: Bienes sin alternativa de reparación. Aquellos bienes en estado de Obsoletos o que hayan terminado su uso objetivo y que sigan en funcionamiento, deberán contemplarse y aplicarse los siguientes criterios: Consultar con las otras sedes si el bien sugerido le es de utilidad. Si el bien es aceptado por alguna sede, se deberá entonces solicitar el traspaso tanto físico como contable, indicando la nueva dirección física del bien. Si se opta por dejarlo como material de apoyo esporádico, tales como puntos de matrículas u otro ocasional, se debe realizar la baja, dejando rotulado visiblemente el bien de tal forma que no sea incluido en los procesos de toma de inventario.
• De no ocurrir las opciones anteriores señaladas, se deberá tomar contacto con el Gerente General de Empresas Duoc Sr. Carlos Figueroa vía e-mail cfigueroa@duoc.cl., de modo de analizar factibilidad de venta, incluyendo recicladoras. De no ser posible su venta, aplicará criterio de donación a organizaciones sociales debidamente comprobadas, y cuya acreditación se hará contra entrega de carta de recepción conforme de los bienes donados.
• La última opción de desprendimiento de estos bienes dados de baja es mediante entrega a empresas de reciclaje.
• Vicerrectoría Económica Dirección de Administración y Finanzas
PROCESO BAJAS DE ACTIVOS
SOLICITANTE SUBDIRECTOR ADM JEFE ADMINISTRATIVOCASA CENTRALCOMUNICACIÓN Y
DIFUSIÓNJEFE SERV.
GENERALES
Fase
IDENTIFICA LA NECESIDAD DE
BAJA
obsolescencia, deterioro,
pérdidas, robos o donación
IDENTIFICA CODIGOS DE ACTIVO FIJO
REVISA LA SOLICITUD
INFORMA A LAS DEMAS
SUBDIRECCIONES ADM
INFORMA A COMUNICACIÓN
Y DIFUSIÓN
REVISA CONVENIOS COLEGIOS
OK AUTORIZA
PROCEDE CON BAJA DEL ACTIVO
RECOPILA INFORMACIO
N DE COLEGIO O ENTIDAD,
MEJOR ALIANZA
ESTRATEGICA
EMPRESAS DUOC , VENTA ACTIVO
INFORMA A EMPRESAS
DUOC, SOLICITUD DE VENTA
SI/NO
Entrega de carta de
recepción conforme
de los bienes
donados
ANALIZA INFORMACION
SI SOLICITA EMPRESA DE
RECICLEJENO
2.3.3 -Protocolo Bajas Activos Fijos
• El solicitante indica la necesidad de la baja• Es responsabilidad del solicitante identificar los códigos de activos, sino los tiene, debe
consultar al encargado de activo en el área administrativa, a fin de poder rastrearlos en sistema.
• Las causas de la baja pueden ser por obsolescencia, deterioro físico, robos o donación.• La información es despachada al subdirector administrativo.• El subdirector administrativo, acoge la solicitud y procede según normativo a (Bajas 4.5.4.1
Vicerrectoría Económica Dirección de Administración y Finanzas)– Informa a las distintas sedes, para ver si alguna necesita el activo en cuestión.– De no ocurrir las opciones anteriores señaladas se Informa a empresas Duoc, para
solicitud de venta.– De no ser posible su venta, Informa a Comunicación y difusión en sede, para ver la
posibilidad de donar a colegios.– De no ocurrir todas las opciones anteriores se necesitara de empresas de reciclaje.
• Para todas las opciones se debe informar a Casa Central de la necesidad de baja..
2.3.4 -Traslado de Bienes entre Sedes• Se considera traslado a todo bien que cambia de ubicación física y/o
centro de costo entre las Sedes de DUOC.
• Se debe informar vía e-mail a Contabilidad de Casa Central acerca deltraslado ocurrido, indicando código del bien en SAP, sede a la cual serátrasladado el bien, nueva ubicación física en SAP.
• El traslado de bienes debe ser a través de la generación de una de Guía deDespacho, indicando el motivo “Traslado de Bienes de Activo Fijo Usado,no constituyen venta”
2.3.5 -Traslado y movimientos de activo fijos en sede.(Internos)
Tipos de traslados como: cambios de oficina, cambios de sala, taller etc.
Procedimiento:-En estos casos el jefe de área debe informar a la subdirección administrativa, indicando el código de activo y justificando la necesidad del movimiento.-Con la autorización debe informar al jefe administrativo y jefe de servicios generales los cuales procederán al cambio físico y cambio SAP respectivo.
Imagen Formato para Traslados
2.4 -Seguros
• Seguros Todos los bienes de DUOC tienen seguros contratados. ¿Qué hacer en caso de un siniestro? Procedimiento: Dejar constancia inmediata de los hechos en al unidad policial más cercana. Si es posible, tomar fotografía del lugar siniestrado Informar a nuestra corredora de seguros Marsh vía email augusto.caceres@marsh.com o FAX al número 24505725 a nombre del señor Augusto Cáceres (Liquidador de Seguros) o llamar al fono 24505853, domiciliado en Avda. Américo Vespucio Nº 100 Piso 6 - Las Condes
3.0 -SERVICIOS
• Vales de radio taxi* Estos deben ser solicitados por correo a
Claudio Stockle o Eleazar Sepúlveda, por algunasituación puntual y justificada, copiando en correo aMacarena Reyes• Vales de almuerzo
* De igual forma estos deben ser solicitadoscorreo a Claudio Stockle o Eleazar Sepúlveda, poralguna situación puntual y justificada, copiando encorreo a Macarena Reyes