Post on 21-Feb-2016
INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
La administración
El éxito o fracaso de las instituciones, ya sean de bienes o servicios, públicas o
privadas, con o sin fines de lucro, depende de la administración y las herramientas
administrativas que se utilicen para lograr los objetivos institucionales.
Al considerar la profesión de enfermería en este mundo globalizado, se puede
percibir cómo el papel de la enfermera ha evolucionado gracias a la
profesionalización y el interés cada vez mayor por estar preparadas y ocupar
puestos gerenciales; para lograrlo se debe contar con herramientas sólidas que
faciliten el desempeño y, por esta razón, es necesario poseer un amplio
conocimiento sobre administración, así como sobre el papel del administrador.
Definiciones de administración
A continuación se muestran algunas definiciones que sobre este término han
realizado diversos autores.
Peterson y Plowman. Una técnica por medio de la cual se determinan,
clasifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano
particular.
Koontz y O. Donnell. Es la dirección de un organismo social y su
efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a
sus integrantes.
George R. Terry. La administración consiste en lograr un objetivo
predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.
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Henry Fayol. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y
controlar.
Reyes Ponce. Es un conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima
eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social.
Massie y Douglas. Proceso mediante el cual un grupo de personas dirige
las acciones de otras para alcanzar objetivos comunes.
Kreitner. Proceso de trabajar con otras personas para alcanzar con
eficiencia objetivos organizacionales, gracias al uso eficiente de recursos
limitados en un ambiente variable.
Silk. Coordinación de todos los recursos a través de los procesos de
planear, organizar, dirigir y controlar, para alcanzar objetivos establecidos.
Elementos del concepto administrativo
Al analizar las definiciones expuestas se observan puntos en común:
Objetivo. La administración siempre estará enfocada en lograr fines o
resultados. El mayor desafío del administrador es alcanzar los objetivos de
manera eficiente y eficaz.
Eficiencia. La administración hace uso de los recursos en una medida de
proporción entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos.
Grupo social. En donde exista un grupo social, sea cual fuere su razón de
ser, existirá la administración; el reto es lograr que este grupo se mantenga
y perdure.
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Colaboración del esfuerzo ajeno. La administración consiste en lograr
que las personas cumplan con las tareas asignadas para lograr los
objetivos trazados.
Coordinación de recursos. Para administrar se requiere combinar,
sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de
un bien común.
Características de la administración
La administración tiene características particulares, mismas que la diferencian de
otras disciplinas; considere algunos de esos rasgos.
Universalidad. A la administración se le confiere el carácter universal, ya
que está presente en donde exista un grupo social; es evidente cómo en las
últimas décadas se han implementado técnicas orientales en occidente con
excelentes resultados.
Unidad temporal. El proceso administrativo es único y dinámico, sus
diferentes etapas se presentan de forma alternada en la vida de una
organización.
Especificidad. Son sus características las que le confieren este carácter
específico, porque si bien se retroalimenta de otras áreas del conocimiento,
el proceso administrativo es único.
Interdisciplina. La administración es afín a todas las disciplinas, ciencias y
técnicas relacionadas con el aprovechamiento óptimo en el trabajo.
Flexibilidad. Los principios administrativos son flexibles, ya que se pueden
aplicar en diferentes grupos sociales.
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Unidad jerárquica. La administración precisa de una unidad de mando
para el logro de sus objetivos.
Importancia de la administración
Debido a lo antes expuesto cabe concluir que la importancia de la administración
radica en que:
Se aplica a todo tipo de empresa u organismo social.
El éxito o fracaso de una organización está en manos de la práctica
administrativa utilizada.
La productividad y la eficiencia de cualquier organismo dependen de
manera directa de la administración.
La práctica administrativa eficiente proporciona a la organización bases
sólidas y firmes para un desarrollo sustentable.
En los organismos macro es indiscutible y esencial el uso constante de la
práctica administrativa técnica o científica.
En la pequeña y mediana empresas la aplicación de una efectiva
administración indica el camino a seguir en un ambiente globalizado.
Simplifica y hace más eficiente el trabajo mediante establecer principios,
métodos y procedimientos que permiten lograr mayor rapidez y efectividad.
Por sus principios es una herramienta que ayuda al desarrollo de los
países, ya que optimiza el aprovechamiento de los recursos, mejora las
relaciones humanas y proporciona múltiples connotaciones en diversas
actividades del hombre.
La naturaleza de la administración, ¿ciencia, arte o técnica?
En cuanto a su finalidad, la administración no usa de forma rigurosa la
observación y el análisis absolutamente objetivos y exactos, por el contrario,
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posee un carácter multidisciplinario que permite analizar situaciones complejas e
imprevisibles (producto del contexto por lo general indefinido y mal estructurado),
donde las medidas precisas son de uso limitado. De modo que se inclina más a
experiencias particulares y situacionales, como una práctica irrenunciable y que a
través de la aplicación de diversas funciones, principios, propósitos y
procedimientos, permite la actividad y el desarrollo de las organizaciones.
El siguiente cuadro comparativo nos ayudara a examinar más a detalle esta
estrecha relación.
Por otra parte, se considera técnica a la forma de hacer determinadas actividades,
pues se utilizan métodos para lograr determinados objetivos donde se opera
(ejecuta) y transforma sin dar explicación alguna por medio de procedimientos,
normas y reglas.
En cuanto al arte, la administración pone en juego valores que el administrador
debe advertir y hacia los cuales tender su acción, es decir, su razonamiento no
siempre se apega a las exigencias de la pura racionalidad científica, sino que debe
ser creativo en el sentido de tener la habilidad práctica para aplicar los
conocimientos de la ciencia donde el arte hace presencia en la forma de tomar
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decisiones dentro de una organización. Por consiguiente, la administración es en
parte ciencia, arte y técnica.
Como ciencia es un conjunto sistemático de conocimientos sobre la manera de
actuar en determinadas circunstancias, arte en la habilidad práctica para aplicar
los conocimientos de la ciencia y técnica porque utiliza procedimientos para
obtener resultados.
Importancia de la administración en enfermería
La actual es una época de cambios en enfermería con la profesionalización, pues
la enfermera de hoy se preocupa por alcanzar mayores niveles curriculares que le
permitan desarrollarse y ocupar otros puestos. El estudio de la administración es
de suma importancia para el profesional vigente, no sólo en la búsqueda de
puestos gerenciales, sino también para facilitar la aplicación del proceso de
enfermería, ya que ambos presentan semejanzas en su aplicación.
En cuanto a los niveles gerenciales se puede destacar que hay instituciones cuyo
perfil para administrador de guarderías, clínicas, etc., requiere licenciados en
enfermería y dichos puestos no son ocupados por enfermeras quizá por falta de
preparación administrativa; de ahí que se resalte la importancia en el estudio de la
administración en esta profesión.
El administrador
Si el motor que mueve a una organización hacia el éxito o fracaso es la práctica
administrativa, entonces el papel del administrador es fundamental para el logro
de los objetivos organizacionales. Para que dicho papel sea desempeñado en
forma eficaz se requieren conocimientos y habilidades tanto teóricas como
conceptuales y un amplio sentido humanista, lo que permitirá dirigir una
organización de manera eficiente y eficaz para el logro de los objetivos trazados.
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En consecuencia, el administrador eficaz aplicará de forma simultánea las cuatro
funciones básicas administrativas, que son planear, organizar, dirigir y controlar
los recursos disponibles.
Niveles organizacionales
Chiavenato clasifica el lugar que ocupan los administradores dentro de una
organización en tres niveles y cada uno de ellos requiere habilidades diferentes
por parte del administrador para un desempeño exitoso.
Nivel institucional. Es el nivel más elevado dentro de la organización y el
que está en contacto con el ambiente externo, por tanto, recibe las
presiones del mismo y el efecto de los cambios. Participa de forma directa
en la toma de decisiones a través de las juntas de administración.
Nivel intermedio. Se encuentra entre los niveles institucional y operativo, y
funciona como la capa amortiguadora que recibe las decisiones tomadas en
el nivel institucional y las convierte en tácticas a nivel operacional. Interpreta
la misión y la visión institucional y las convierte en líneas de acción para ser
ejecutadas en el nivel operacional.
Nivel operacional. Es el nivel más interno de la organización y en el
organigrama está representado en el nivel inferior; tiene contacto directo
con la operación y es responsable de que se ejecuten las actividades
necesarias para llevar a cabo procedimientos de trabajo diseñados para el
logro de los objetivos.
La siguiente figura muestra como se representan los niveles organizacionales.
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En enfermería estos niveles pueden estar representados como se muestra en el
siguiente cuadro, con diferentes nombres según el organigrama institucional.
Habilidades del administrador
Si se toman como referencia los niveles organizacionales, las habilidades que el
administrador debe desarrollar en cada nivel se pueden clasificar en técnicas,
humanas y conceptuales.
Habilidades conceptuales. Se trata de la habilidad para la formulación de
ideas, relaciones abstractas, desarrollar nuevos conceptos, resolver
problemas de forma creativa; están relacionadas de manera directa con el
pensamiento y el razonamiento. Al representar las capacidades cognitivas
más sofisticadas, estas habilidades deben permitir al administrador
interpretar la misión y visión institucionales, así como tener la capacidad de
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aprovechar oportunidades y fortalezas que, en consecuencia, disminuyan
los efectos de las amenazas y debilidades.
Habilidades humanas. Se refieren a la capacidad para dirigir, motivar y
coordinar personas. Requieren un alto conocimiento del comportamiento
humano, mismo que va a permitir al administrador la resolución de
conflictos, el trabajo en equipo y el desarrollo personal.
Habilidades técnicas. Es la habilidad que debe poseer el gerente para
utilizar los procedimientos, técnicas y conocimientos. Involucra el
conocimiento y la experiencia en determinados procesos, técnicas,
materiales y equipo, propios del área de trabajo. También se puede definir
como el conjunto de conocimientos especializados y la capacidad de
ejecución de técnicas relacionadas con el trabajo y los procedimientos para
llevarlas a cabo.
El siguiente diagrama muestra las tres habilidades del administrador y su relación
con los niveles correspondientes
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Habilidades administrativas en enfermería
El departamento de enfermería cuenta con los tres niveles organizacionales; las
habilidades que se deben desarrollar en cada uno de estos niveles se representan
en el cuadro que se presenta a continuación.
Competencias personales de la enfermera administradora
Si bien es necesario tener habilidades conceptuales, humanas y técnicas, también
se requieren competencias personales para un desarrollo exitoso. Levy Leboyer
define “competencia” como comportamientos que algunas personas dominan
mejor que otras y que las hace más eficaces en una determinada situación. La
enfermera administradora debe desarrollar tres competencias personales que, a la
par de sus habilidades, la llevarán al éxito:
Conocimiento. Se define como todo el conjunto de hechos, conceptos,
información e ideas adquiridos por una persona a través de la experiencia o
la educación en un campo determinado. Desarrollar esta competencia
significa, en primer lugar, estudiar, actualizarse, así como dominar su
campo de acción, y una vez obtenido este conocimiento, transmitirlo y
aplicarlo en dirección de la consecución de objetivos organizacionales. Para
lograr esta tarea se requieren perspectiva y actitud, ya que el conocimiento
por sí solo no es suficiente.
Perspectiva. Se refiere a la capacidad de llevar ese conocimiento a la
práctica, de saber aterrizar las ideas abstractas en líneas de acción. En
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muchas ocasiones se observa a profesionales de enfermería con un amplio
conocimiento, sin embargo, no son capaces de llevarlo a la práctica y todo
ese conocimiento se desperdicia. Si bien conocimiento y perspectiva son
necesarios, se requiere actitud para complementarlos.
Actitud. Es la forma de actuar de una persona, el comportamiento que
emplea el individuo para responder ante diversas situaciones; es el estilo
personal para hacer que las cosas sucedan. El administrador debe tener
una actitud a favor del logro de los objetivos, ser emprendedor, entusiasta,
motivador, innovador, saber aprovechar los recursos a través de una actitud
positiva.
El administrador requiere del desarrollo de estas tres competencias que no
pueden presentarse de manera aislada, sino que deben estar siempre presentes
para tener éxito administrativo.
El profesional de enfermería debe estar atento para conjugar habilidades y
competencias tanto de manera personal como para aprovechar el talento que
tiene a cargo. En ocasiones hay personal de enfermería que ocupa cargos
administrativos con una actitud positiva frente al trabajo pero le faltan
conocimiento y perspectiva; estas personas deben ocupar el primer lugar para la
capacitación y actualización.
Por otro lado, hay individuos que tienen el conocimiento, sin embargo, les hace
falta actitud; en este caso es necesario motivarlos e incentivarlos para aprovechar
ese talento. La clave para lograr el desarrollo de estas competencias está siempre
en manos de la educación.
Guías para el administrador exitoso en enfermería.
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El siguiente grafico muestra algunos rasgos importantes para el administrador que
tiene éxito
Actualización. La enfermera administradora debe estar actualizada, tomar
cursos, asistir a congresos y leer para lograr un desempeño profesional
exitoso.
Visión global. Significa mantenerse constantemente informado acerca de
los cambios que ocurren en el ambiente externo; la enfermera no debe
concentrarse en su área específica de actuación, debe conocer los cambios
que ocurren a su alrededor para ampliar su capacidad de análisis.
Emprendedor. Se traduce en buscar nuevas alternativas de solución, tener
espíritu creativo, innovar, buscar nuevas ideas que pueda aplicar en su
campo de actuación, ser parte de la solución y no del problema.
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Trabajo en equipo. Debe aprender a trabajar en equipo, desarrollar nuevos
métodos que permitan la integración, motivación y un ambiente agradable
de trabajo.
Flexibilidad. La administración en enfermería requiere tratar con un
extenso grupo de personas, desde el equipo multidisciplinario hasta clientes
y proveedores. Al interactuar con toda esta gama de personas, sea flexible
para lograr relaciones humanas armoniosas y creativas.
Negociación. Poner en práctica su capacidad de negociación traerá
múltiples beneficios, aprenda a ser diplomático.
Resolución de conflictos. Desarrollar la capacidad de crear soluciones
desde diferentes intereses para lograr una resolución de conflictos. La
enfermería en su desarrollo diario interactúa con un grupo variado de
personas, por lo que es indispensable aprender a conducir situaciones
difíciles.
Competitividad. La enfermería debe ser cada día más competitiva para
brindar un servicio que satisfaga las expectativas del cliente. Sin importar la
institución para la cual se presten los servicios, se debe ser competitivo con
uno mismo y con su ejercicio profesional.
Eficiencia y eficacia
Druker define eficiencia como “hacer correctamente las cosas” y eficacia como
“hacer las cosas correctas”, en el siguiente cuadro comparativo podemos analizar
este contexto.
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La eficiencia se relaciona con los medios, es la medida de proporción en que se
alcanzan los resultados y los medios utilizados para lograrlos.
La eficacia está relacionada con los fines y propósitos institucionales, es la medida
en que se logran los objetivos.
Eficiencia y eficacia son necesarias e indispensables en la administración exitosa.
La administradora enfermera debe conocer y manejar estos dos conceptos para
lograr la óptima utilización de los recursos y, a su vez, alcanzar los objetivos
trazados; tal es el ideal que se traducirá en excelencia en el desempeño.
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Conclusiones La administración consiste en desarrollar estrategias encaminadas a lograr el buen
desempeño de cualquier organización
La administración es muy importante en la carrera de enfermería por gran cantidad
de motivos por ejemplo nos permite adaptar los recursos a la función del servicio,
mejorar la productividad, organizarse para vencer las limitaciones del ambiente
físico, mejor aprovechamiento de los recursos, te brinda conocimientos sobre
liderazgo, grupos, motivaciones, etc.
Y que además para lograr el éxito profesional necesitamos desarrollar las
competencias y las habilidades necesarias, sin olvidar que la clave es la
educación, por eso es muy importante estar siempre preparándonos y en
contantes actualización.
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Bibliografía
ALVARADO FALCÓN, ARACELI. Administración y mejora continua en
enfermería. México 2012. Editorial McGRAW-HILL
CHIAVENATO, IDALBERTO. Administración: Teoría, Proceso y Practica.
Bogotá 2011. Editorial McGRAW-HILL
CHIAVENATO, IDALBERTO. Introducción a la Teoría General de la
Administración. México 2006. Editorial McGRAW-HILL
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