Post on 28-Jun-2015
Postgrado en Gerencia de Proyectos
Sesión 3
Planificación y Control del
TIEMPO
Profesora: María Esther Remedios 1
Cuestionario Uso del Tiempo
Tarea: Evalúe su aptitud para Administrar el Tiempo
(cuestionario Tim Hindle)
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Administración del Tiempo (Tim Hindle)
Adaptado de la clase Administración del Tiemporde la prof. Estrella Bascarán, 2007
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Administración del Tiempo (Tim Hindle)
Analice el Tiempo
Analice el Uso del Tiempo
Evalúe su aptitud
Adaptado de la clase Administración del Tiempo de la prof. Estrella Bascarán, 2007
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Administración del Tiempo (Tim Hindle)
Analice objetivos
Fije prioridades
Evalúe pautas de
trabajo
Use agendas
Piense en positivo
Adaptado de la clase Administración del Tiempo de la prof. Estrella Bascarán, 2007
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Administración del Tiempo (Tim Hindle)
Ordene la oficina
Evite interrupciones
Archive los papeles
Filtre la información
Trabaje con otros
Hacer y recibir llamadas
Leer y escribir
Use la tecnología
Celebre reuniones
Viajes de Negocios
Programe su tiempo libre
Adaptado de la clase Administración del Tiempo de la prof. Estrella Bascarán, 2007
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Administración del Tiempo (Tim Hindle)
Adaptado de la clase Administración del Tiempo de la prof. Estrella Bascarán, 2007
Comunique correctamente
Delegue con frecuencia
El trato con los colegas
El trato con su superior
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Equilibrio en sus Objetivos
Profesional
Intelectual
Espiritual
Recreativo
Salud y Estado Físico
Financiero
Familiar
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MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
URGENTE NO URGENTE
IMP
OR
TA
NT
E I
Actividades : Crisis Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen
II
Actividades : Prevención, preparación Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Planificación , Recreación
NO
IM
PO
RT
AN
TE
III
Actividades : Interrupciones, algunas llamadas Correo, algunos informes Algunas reuniones Cuestiones inmediatas, acuciantes Actividades rutinarias
IV
Actividades : Trivialidades, ajetreo inútil Algunas cartas Algunas llamadas telefónicas P érdida de tiempo Exceso de actividades
Matriz de Administration del Tiempo Personas
Efectivas
Fuente: S.Covey, “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”
Bombero
“Roba-
Tiempos”
“Inútil”
“Organizar y ejecutar según prioridades, el desafío consiste en saber administrar eficazmente
el tiempo. La satisfacción dependerá tanto de las expectativas como de la realización, que se
centran en alcanzar resultados y mantener un equilibrio” 9
Uso Eficaz del Tiempo
Objetivo: Desarrollar un plan personal del uso del
tiempo que permita:
1. Recuperar al menos dos horas diarias, de las
que no empleamos a nuestra satisfacción.
2. Cambiar cualitativamente la postura ante el
trabajo; dar a la propia vida un sentido más
profundo, al enfocarla hacia los objetivos; y
combatir el estrés.
Acosta V., José M (1990). “Uso eficaz del Tiempo”
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Adquirir Habilidades
I N T E R E S
CONOCIMIENTOS
PRÁCTICAS
HABILIDAD
Acosta V., José M (1990). “Uso eficaz del Tiempo”
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Fases uso eficaz del tiempo
1. Descubrir como funcionamos en relación al
tiempo (hábitos y comportamiento entorno).
2. Decidir que queremos conseguir y establecer
planes adecuados.
3. Defendernos de los ladrones del tiempo.
4. Desarrollar nuestras capacidades personales y de
las personas que dependen de nosotros.
Acosta V., José M (1990). “Uso eficaz del Tiempo”
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Uso Eficaz del Tiempo
Metas y Objetivos:
Establezca sus metas personales y profesionales, y sus
objetivos a largo, mediano y corto plazo.
Los objetivos deben ser: específicos, pocos y esenciales;
claros y concisos, precisos (cuantificados), con fecha,
retadores, compatibles entre sí y escritos.
Planificación y programación:
Planifique las actividades y los momentos de su
realización. Asigne recursos.
Programe cada jornada y sígalo. Concéntrese en sus
objetivos y comience por lo más importante.
Acosta V., José M (1990). “Uso eficaz del Tiempo”
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Ladrones del Tiempo
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Decálogo Uso del Tiempo
1. Decide a donde quieres ir, es decir, tus Objetivos
2. Planifica tus actividades para llegar allí
3. Asigna a cada uno sólo el tiempo justo
4. Comienza por lo más importante
5. Sigue tu programa, salvo que surja algo más importante
6. Hazlo ya: no lo dejes para luego
7. Concéntrate en un solo asunto
8. Acaba lo que comiences
9. Haz el mejor uso de tu próximo minuto
10. Toma tiempo para ti mismo: desarróllate, disfruta, vive.
Acosta V., José M (1990). “Uso eficaz del Tiempo”, p.224
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Las reuniones
Antes de la reunión. Tener claridad del propósito por el cual se
convoca, definir e invitar a quienes pueden contribuir positivamente en
el desarrollo de la misma e igualmente establecer y enviar con
anticipación la agenda con los temas y los responsables de preparar
cada uno de ellos.
Durante la reunión. Iniciar con puntualidad, permitir la participación y
contribución de todos los asistentes, asignar responsabilidades y tareas,
tomar las decisiones pertinentes, por supuesto hacer seguimiento a las
tareas anteriores para verificar su estado actual y asegurar que se
realice el acta.
Después de la reunión. Enviar el acta a los asistentes y aquellos a
quienes les pueda interesar el resultado de la reunión, hacer
seguimiento a los compromisos adquiridos y brindar acompañamiento
a quienes lo requieran.
http://www.degerencia.com/articulo/impacto_de_las_reuniones_efectivas_en_la_productividad 16
Las reuniones
“Principios esenciales para realizar proyectos”. Luis Enrique Palacios
Actitudes efectivas e inefectivas en una reunión
Reunión
NO
Efectiva
Saltador
Ausente
Abogado del Diablo
Bloqueador
Agresor
Monopolizador
Armonizador
Reunión
Efectiva
Facilitador
Concluyente
Clarificador
Indagador
Solucionador
Iniciador
Escribiente
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El tiempo en los refranes del mundo
Quien no es capaz de administrar el tiempo, no es capaz de
administrar ninguna otra cosa. Peter Druker
Mucha buena gente, que sería incapaz de robarnos el dinero, nos
roba sin escrúpulo alguno el tiempo que necesitamos para ganarlo.
Benavente
El tiempo a todos consuela; sólo mi mal acibara, pues si estoy
triste, se para, y si soy dichoso, vuela. Campoamor
Cuatro cosas son irrevocables: la piedra después que ha salido de
la mano, la palabra una vez dicha, la ocasión después de ida y
el tiempo habiendo pasado. H. Riminaldo
Ninguna pérdida debe sernos más sensible que la del tiempo,
puesto que es irreparable. Zenón
No digas que te falta tiempo, tienes exactamente el mismo número
de horas al día que las que recibieron Pasteur, Miguel Ángel, la
Madre Teresa de Calcuta, Leonardo Da Vinci y Albert Einstein. H
Jackson Brown
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Tarea: Ensayo Administración Personal del Tiempo (20%)
Realizar un ensayo que contenga sus reflexiones personales en relación a la
Administración de su Tiempo.
¿Cuál es mi relación con el tiempo? ¿Qué significa el tiempo para mi? . ¿Cuál es mi actitud en relación al tiempo? .
¿Soy un planificador innato o prefiero hacer que planificar?. ¿Creo en la
utilidad de los planes, o no tanto?
¿Cómo gestiono actualmente mi tiempo?
¿Uso agendas?. ¿Planifico mis actividades en forma diaria, semanal o mensual?.
¿Planifico actividades laborales y personales?. ¿Gestiono planes para proyectos
personales como comprar una casa o hacer un viaje?.¿Cómo califico mi gestión
personal del tiempo? ¿es acertada, un caos, mejorable?.
¿Cuáles son los ladrones del tiempo que más afectan mis planes?
¿Cómo los demás o eventos externos afectan mis planes?. ¿Qué dificultades
personales afectan mis planes?. ¿Qué puedo hacer para mejorar mi gestión del
tiempo?
Fecha de Entrega: Próxima clase (en físico y en el grupo, no anillar) 19
Lecciones aprendidas
¿Cuáles son los principios de la Administración del Tiempo
según Tim Hindle?
¿En qué cuadrante de la matriz de Administración del
Tiempo recomienda Covey pasemos la mayor parte de
nuestro tiempo? ¿Porqué?
¿Cuáles son los principales ladrones de nuestro tiempo?
¿Qué hacer para usar eficazmente nuestro tiempo?
¿Cuál es el propósito de la Gestión del Tiempo en los
Proyectos?
¿Cuáles son los procesos claves de la Gestión del Tiempo de
acuerdo al PMI?
¿Cómo se interrelaciona la Gestión del Tiempo con otras
áreas de la Gerencia de Proyectos?
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Fin sesión 3
Próxima sesión:
Herramientas y técnicas para Planificación
de Proyectos
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