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SAP

Español

CAROLINA CORPORACION S.A.S.NIT. 900.483.378-5SOCIEDAD 3000

MANUAL DEL USUARIOTESORERIA

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OBJETIVO

El objetivo de este manual es explicar detalladamente el ingreso a cada uno de los bancos en que Carolina Corporación S.A.S. posee cuentas, bajar la información de los diferentes portales, subirla a SAP y enviar los correspondientes archivos a cartera.

Para la definición de este documento se ha seguido la estructura inicial del menú de usuario, abordándose gradualmente las distintas funcionalidades que el usuario de la aplicación puede utilizar.

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BANCOS Y PORTALES

BANCOLOMBIA

Ingresar a www.grupobancolombia.com click en empresas

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En esta pantalla se debe diligenciar:

- El Nit de la empresa sin digito de verificación- La identificación del usuario que debe ser siempre el número de la cédula- La clave- ACEPTAR

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- Digitar la clave del token y nuevamente ACEPTAR

CONSULTA DE SALDOS

Al ingresar se empieza por solicitar los saldos de las cuentas

- Consultas- Saldos consolidados

- Arroja el saldo total de las cuentas

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- Click en Depósitos

Muestra el saldo de cada cuenta:

- Saldo Disponible- Saldo en Canje- Saldo Total- Días de Sobregiro

Para la información que se requiere siempre se deben tomar los valores de Saldo Disponible y luego el resto de la información diaria.

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BAJAR ARCHIVOS PARA CONFIRMAR CONSIGNACIONES, CHEQUES COBRADOS, Y MOVIMIENTO EN PDF

Se debe dar click sobre el número de la cuenta

Ingresar la fecha del día anterior y Buscar

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En la parte de arriba dar click en el diskette

Buscar la opción de cada archivo, dar doble click

Nos enseña donde debemos marcar para bajar el archivo

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Damos abrir y guardamos

Archivo PDF para verificar movimientos envío correo a cartera Archivo REC_FIL: para confirmar consignaciones si fue efectivo o cheque, hay que guardarlo como block de notas o .txt , tenemos un archivo en escritorio que se llama Movt. Recaudos (macro para convertir estos archivos), desde este archivo abrimos el archivo para visualizarlo en Excel. Se debe enviar por correo a carteraArchivo CSV: para confirmar los cheques cobrados.

PARA BAJAR ARCHIVOS MULTICASH

En menú escogemos

- OTRAS TRANSACCIONES- Recibir archivos del Banco

Damos click para que nos muestre los multicash

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Siempre debemos ir a la parte final para encontrar los últimos multicash del día anterior.

Lo visualiza y guardar en el archivo correspondiente

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CONVENIO RECAUDOS

En el menú escogemos RECAUDOS Y DAT

- Solicitar archivo

Numero de convenio: 41773

- Fecha la del día anterior- Tipo de Archivo: escoger Cobro- CONTINUAR

- Descargar, guardar y SALIR

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BANCO DE BOGOTA

Ingresamos con www.bancodebogota.com.co por Transacciones Banca Empresas

- Usuario: Número de la cedula - Contraseña: xxxxxxx

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CONSULTA DE SALDO

- Click en Cuenta Corriente

Visualizamos el saldo.

MOVIMIENTOS

Para ver los movimientos de la cuenta:

- Click en Nombre de Cuenta

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Luego:

- Click en Rango de Fechas- Del – Al siempre será el día anterior- Consultar

Vamos al final de la pantalla y damos Exportar

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Abrir y guardar en archivo Excel

RECAUDOS

Ingresamos por CONSULTAS

- Histórico Recaudos

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En la parte superior de esta pantalla verificamos que los datos sean los correctos.

- Grupo- Cuenta Principal- Fecha- Tipo de Recaudo: Todos los Recaudos

En la parte final de la pantalla verificamos datos

- Tipo de Archivo: .CSV- Exportar

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- Abrir

En este archivo revisamos que no haya cheques devueltos, verificamos número de movimientos.

Guardamos como Excel para nuestro archivo y

Guardar como txt y enviar a carpeta compartida

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MULTICASH

En la parte inferior de la pantalla damos click en :

- Ir rápido a:- Archivos Solicitados

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- INDIVIDUAL - MULTICASH

- Click en el que tenga la fecha del día anterior- Exportar

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- Siempre se debe tener en cuenta la clave - Aceptar

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- Digitar la clave para abrir el archivo- OK

Se abre y se guarda en la carpeta correspondiente.

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BANCO AGRARIO

Entramos a la dirección www.banagrario.gov.co

- Empresarial

- Transacciones y Pagos

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- Ingresar

- Empresarial

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- Nit de la Empresa con dígito de verificación- Identificación autorizado: N. de cédula- Ingresar

- Clave: se digita con el teclado virtual- Ingresar- Ingresar- Cancelar- Aceptar

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- Consultas- Consulta de saldos- Nos muestra el saldo disponible- Luego click en movimientos

- Esta pantalla nos muestra los últimos movimientos con el saldo final que genera cada uno, tomamos este pantallazo verificamos el saldo con el que terminó el día anterior sea igual al de la pantalla anterior y lo guardamos en archivo Excel.

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MOVIMIENTOS POR FECHA

- Movimientos por fecha: siempre la fecha del día anterior- Transmitir

Nos arroja los movimientos en varias hojas, seleccionar y copiar en el mismo archivo de Excel que guardamos el pantallazo inicial de movimientos con el acumulado, hasta cuando ya no nos de la opción de más hojas.

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AV VILLAS

Ingresamos www.avvillas.com.co Banca Empresarial

- Ingresar

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- Aceptar

- Confirmo

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Nos pide los datos para ingresar a la cuenta

- Usuario: C y en número de la cédula- Password: Clave- Clave Digipass: la clave del token - Enviar

Nos informa que estamos conectados

- Aceptar- Aceptar nuevamente

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Nos arroja en la pantalla de Saldo

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Luego se ingresa a consulta días anteriores para visualizar los movimientos y se selecciona la cuenta que está en azul

Abre una ventana nueva donde trae las fechas desde hasta para solicitar el movimiento y luego seleccionar exportar por defecto siempre trae el formato CSV si no lo trae se abre la ventana y se selecciona

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Abre otra ventana donde da la instrucción de abrir el archivo dando click en las letras azules pero se da click derecho y se escoge la opción guardar enlace como:

Da la opción de guardar el archivo el cual cuando se le de el nombre debe finalizar con .CSV y la ruta donde se quiera guardar

Para El recaudo nuevamente se da click en consultas días anteriores y al lado derecho extender las dar aceptar en ningún lado.

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Abre una ventana nueva donde trae las fechas desde hasta para solicitar el movimiento y luego seleccionar exportar por defecto siempre trae el formato CSV si no lo trae se abre la ventana y se selecciona

Abre otra ventana donde da la instrucción de abrir el archivo dando click en las letras azules pero se da click derecho y se escoge la opción guardar enlace como:

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Para el archivo multicash este llega al correo respectivo que se haya inscrito

Llega un correo para el encabezado y otro para el detalle

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Se doble click sobre el documento que trae en el texto la C en el caso del encabezado y la D en el caso del detalle ambos traen la fecha del día que se va abrir:

Se selecciona el formato en el que se requiere obtener el archivo en este caso siempre va a ser TXT (bloc de notas)

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Abre el encabezado el cual manualmente se le debe cambiar el consecutivo debido a que este banco siempre lo reporta con 1 se debe confirmar antes con la FEBA para saber cual sigue

De igual manera se abre el detalle donde también se le debe cambiar el consecutivo dando control R va a reemplazar el 1 por el numero del consecutivo que se ha verificado en la FEBA se debe tener en cuenta q tanto en buscar como en reemplazar el numero debe empezar con punto y coma y también debe finalizar de lo contrario se modificaría con error y no subirá a SAP.

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BBVA

www.bbvanetcash.com.co

Para visualizar el movimiento del día aparece la cuenta y en la parte inferior aceptar

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Seleccionar saldos y aceptar

Se visualiza el saldo del día

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Luego Histórico de movimientos para visualizar los movimientos del día anterior. En información de cuentas

Se diligencia por rango de fechas desde hasta el día que se quiere visualizar y aceptar.

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Seleccionar descargar

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Para el recaudo en Cobros

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Se diligencia por rango de fechas desde hasta el día que se quiere visualizar y aceptar.

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Exportar a Excel esta información del movimiento y el recaudo se envía a cartera.

Para el multicash en utilidades Zona de descargas

Utilidades Zona de descarga otros y Aceptar

Se selecciona el archivo que termina en punto .MUL

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Descargar archivo

Abrir

Abre el archivo en txt y se guarda.

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FIDUDAVIVIENDA

Para consultar saldos debemos llamar al (091) 3300000 ext 48308 con la Sra. Diana Rengifo

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INGRESO A SAP

Para ingresar a SAP hay que seguir los siguientes pasos:

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Clic en el mandante productivo

- Ingresa el Usuario- Clv.acc. – contraseña

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Menú SAP

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MODOS

Modo se le denomina en SAP a un ingreso en el Sistema, o pantalla nueva, inicia

en la pantalla inicial con el icono

Están permitidos hasta un máximo de seis modos o pantallas. Por cuestiones de rendimiento se recomienda no superar los dos modos. Con seis modos abiertos para transacciones o modificaciones es muy posible llegar a auto-bloquearse.

Para volver atrás

Para salir al menú de SAP siempre se dará clic en el icono

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FF67EXTRACTO MANUAL BANCO AGRARIO

Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Extracto de cuenta FF67

En esta transacción se contabiliza el extracto del Banco Agrario de forma manual, pues este no nos genera multicash.

Al ingresar a la transacción debemos diligenciar:

- Sociedad: 3000- Banco propio: 40801 que es el código- ID de cuenta: 40801 igual al código- N° extracto: debemos llevar el consecutivo el cual se confirma antes en la

transacción de la FEBA- Fecha del extracto: la del día anterior- Saldo inicial: lo traemos de los movimientos bajados en el portal- Saldo final: lo traemos de los movimientos bajados en el portal- Fe. contabilización: igual a la fecha del extracto- ENTER

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En esta página ingresamos uno a uno los registros

- Op. : Nos da la opción de desplegar y nos muestra las operaciones reflejadas en el extracto bancario para así escoger el código.

- Fe.valor: fecha de los movimientos- Importe: Valor, si es egreso le colocamos siempre el signo de negativo (–)

al final de la cifra.- Texto de p.: en los valores negativos el concepto y en los positivos la

ciudad donde fue hecha la consignación.- Asignación: código del Banco- Al final debe ser iguales los valores de Registrado y Banco- GRABAR - GRABAR

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Nos muestra el número de registros ingresados y valor de los ingresos y egresos

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SM35RESUMEN JUEGO DE DATOS

Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Reporting de Declaraciones Declaraciones de Iva Francia Declaración del Iva Procesamiento de Impuesto Diferido SM35

En esta transacción se realiza la contabilización definitiva del extracto

- Sombreamos la línea correspondiente - Ejecutar

- Clic en Visual. Sólo errores- Log ampliado- Tam.estándar dynpro- Ejecutar

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- Finalizar batch input

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FEBARESUMEN EXTRACTO DE CUENTA

Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Extracto de cuenta FEBA

- Sociedad: 3000- Banco propio: el codigo de la cuenta- F8

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Nos muestra todas los bancos con su codigo y No. De cuenta

- Doble click sobre el banco que queremos revisar

Nos muestra el saldo que debe cuadrar con el encabezado del Multicash y con la transacción FBL3N

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FBL3NLISTA DE PARTIDAS INDIVIDUALES

En esta transacción podemos visualizar más a fondo cada partida

- Cuenta del mayor: la cuenta contable que corresponde a la cuenta bancaria real, o cualquiera de las transitorias

- Sociedad: 3000

- F8 o

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Nos muestra los movimientos de la cuenta, y el saldo que debe cuadrar con la FEBA

Dando doble clic sobre la partida que deseamos revisar nos lleva al movimiento y

damos click en en la parte superior de la pantalla, nos muestra el efecto que causa el movimiento

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EXTRACTO ELECTRONICO

Siempre hay que verificar que en la FEBA el saldo final coincida con el saldo inicial del encabezado del multicash, luego pasamos a subir la información a SAP

ZFI_FORMATOCARGUE AUTOMATICO

Desarrollos Sinergia TR ZFI_FORMATO

- Sociedad: 3000- Banco propio: código cuenta- Id de Cuenta: código cuenta- No. Extracto: colocamos 1 el sistema lleva el consecutivo- Fecha extracto: la fecha del día anterior- Fecha de contabiliz: fecha del día anterior- Archivo cabecera multicash: nos da la opción para buscar el encabezado en

el archivo correspondiente- Archivo detalle multicash: el detalle se busca de igual manera

Luego

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- Archivo cabecera multicash: copiar y pegar la información que del archivo cabecera superior y al final antes de .txt adiciono E

- Archivo detalle multicash: copiar y pegar la información que del archivo detalle superior adiciono D antes de .txt

- ejecutar

FF_5EXTRACTO DE CUENTA MULTICASH REDONDEADO

Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Extracto de cuenta FF_5

- Fichero extracto: Encabezado de multicash modificado o redondeado con la E al final, por la transacción anterior, que traemos del mismo archivo donde se encuentran los originales

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- Fichero VN: Igualmente encontramos el archivo detalle modificado con la D al final

- Cargar los datos- Crear batch input

- Ejecutar

SM35RESUMEN JUEGO DE DATOS

Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Reporting de Declaraciones Declaraciones de Iva Francia Declaración del Iva Procesamiento de Impuesto Diferido SM35

En esta transacción se realiza la contabilización definitiva del extracto

- Sombreamos la línea correspondiente - Ejecutar

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- Clic en Visual. Sólo errores- Log ampliado- Tam.estándar dynpro- Ejecutar

- Finalizar batch input

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OBSERVACIONES:

- En el banco Av Villas debemos llevar el consecutivo, y modificar los multicash manualmente.

- Cuando el banco reporta un código nuevo al realizar la transacción FF_5 nos traerá error, damos atrás y nos mostrara el código a crear, movimiento que verificaremos para saber qué efecto hace en la cuenta si es negativo o positivo, reportarlo enviando e-mail para su creación.

- En el banco agrario mensualmente debemos solicitar la devolución del 4x1000 mediante una carta, este valor se verá reflejado en el extracto del mes siguiente.

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