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ÍNDICE
PRESENTACIÓN………………………………………………..3
ANTECEDENTES……………………………………………….4
OBJETIVO GENERAL…………………………………………..4
OBJETIVOS PARTICULARES…………………………………5
ALCANCE………………………………………………………...5
FUNDAMENTO LEGAL…………………………………………5
MARCO JURÍDICO……………………………………………...5
GLOSARIO……………………………………………………….6
FUNCIONES ESPECIFICAS…………………………………...9
PROCEDIMIENTOS…………………………………………….12
ANEXOS………………………………………………………… 17
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO DE TRÁMITE
PRESENTACIÓN:
Contar con una herramienta de sistematización de la documentación que es
generada y trabajada en cada una de las Unidades Administrativas de la Agencia
de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, permitirá y facilitará la
localización de cada uno de los expedientes, la administración de los mismos, así
como su conservación.
En continuidad con las acciones emprendidas en el ámbito correspondiente a la modernización de sistemas archivísticos, se elabora el presente manual, que tiene la finalidad de ser una guía para el desarrollo coherente y homogéneo de las actividades inherentes a la administración de la documentación y archivos en las diferentes áreas administrativas. La Unidad de Archivo de Trámite tiene entre sus funciones principales: recibir, administrar, controlar, clasificar, catalogar, depurar, conservar y transferir la documentación que se encuentre activa y que es producida por cada Unidad Administrativa, así como, establecer los mecanismos formales y prácticos que le permitan cumplir cabalmente con su misión. La Unidad de Archivo de Trámite, es la responsable de la administración de los archivos en su primera etapa, además de captar la gestión documental, siendo de gran valor su existencia para el buen funcionamiento del sistema institucional de archivos. Por tal razón, el presente documento funge como un instrumento para regular las actividades cotidianas de las Unidades de Archivo de Trámite, a fin de dar continuidad y calidad a las labores de la administración, mejorando con ello, las actividades y el resguardo de la documentación.
El presente instrumento, establecerá el mecanismo para la organización,
administración y conservación de los documentos archivísticos que se generan en
cada una de las Unidades Administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria
del Gobierno del Distrito Federal y que se encuentran en etapa de trámite, de
conformidad a lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal, así mismo
con este instrumento se podrá llevar de la manera más eficaz el proceso de
homologación y agrupación de los documentos que se generan, lo que permitirá
su fácil acceso y consulta de los mismos.
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ANTECEDENTES: Ante la creación de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal como órgano desconcentrado, sectorizado a la Secretaria de Salud del Distrito Federal, el 17 de septiembre de 2009, en la Ley de Salud del Distrito Federal, se empezaron a generar diversos documentos, en las que se ha dejado constancia del actuar de la Agencia, debido a las actividades sustanciales de la misma. En el transcurso del año la Oficialía Mayor en coordinación con la Consejería Jurídica y Servicios Legales han desarrollado e impartido cursos sobre la administración documental, en los que la Agencia de Protección Sanitaria ha sido partícipe con la asistencia del personal encargado de la administración y control de los archivos de gestión, con el objetivo de actualizar y orientarlos en materia archivística, para que cuenten con las herramientas teóricas que los auxilien en la ejecución de sus actividades, así como de concientizarlos sobre la responsabilidad que se tiene como funcionario público respecto a la información. Tomando en cuenta lo anterior en el mes de abril se creó la Unidad Coordinadora de Archivos de la Agencia de Protección Sanitaria, la cual es la encargada de adaptar, de acuerdo a los lineamientos ya establecidos el Sistema Institucional de Archivos, el Comité Técnico Interno de Administración Documental, los procesos archivísticos adecuados y necesarios en las unidades de trámite y/o gestión así como la creación del Archivo de Concentración e Histórico de la misma institución de acuerdo a lo señalado en la circular Uno 2014, en su numeral 7. Administración de Documentos y Archivística. Así mismo, con la publicación de la Ley de Archivos del Distrito Federal, en la que establece la nueva estructura del Sistema Institucional de Archivos, en cuanto a su estructura normativa, así como la estructura del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, en la cual establece más participación, funciones y atribuciones a la Unidad Coordinadora de Archivos, como lo señala el artículo 20 de dicha Ley. Por lo tanto el establecimiento de normas y políticas para al funcionamiento del
sistema institucional de archivos de la Agencia de Protección Sanitaria del
Gobierno del Distrito Federal es de gran importancia ya que coadyuvará en las
labores en materia archivística.
OBJETIVO GENERAL:
Establecer la organización y procedimientos del Archivo de Trámite de la Agencia
de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, para salvaguardar el
acervo documental de tipo administrativo que se produce y recibe en la institución,
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con el propósito de recogerlo y conservarlo en forma adecuada, y disponerlo para
consulta.
OBJETIVOS PARTICULARES:
Proporcionar a los enlaces responsables de las UAT de cada área Administrativa, un instrumento técnico administrativo que oriente las actividades de recepción, seguimiento, organización, conservación, transferencia, préstamo, selección y control de los documentos generados, a fin de coadyuvar al óptimo desarrollo de sus actividades.
Promover el buen funcionamiento de las UAT, que aseguren la adecuada
depuración, conservación y resguardo de la documentación activa que se encuentra en las diferentes Unidades Administrativas, con el fin de establecer técnicas y estrategias necesarias para la mejor organización y operación de la documentación, garantizando la correcta recepción, circulación, control, uso, conservación, y despacho de la información.
ALCANCE:
El presente instrumento será de observancia general y obligatorio para los titulares
de las Unidades Administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del
Gobierno del Distrito Federal, en su calidad de responsables del Archivo de trámite
de sus respectivas áreas y para todos los servidores públicos adscritos a cada una
de las unidades administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del
Gobierno del Distrito Federal, de conformidad al artículo 18, fracción II, de la Ley
de Archivos del Distrito Federal.
FUNDAMENTO LEGAL:
El presente instrumento se crea con fundamento en el artículo 23 de la Ley de
Archivos del Distrito Federal.
MARCO JURÍDICO:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Ley de Archivos del Distrito Federal
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal
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Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal
Ley de Salud del Distrito Federal
Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Públicos
Ley de Firma Electrónica del Distrito Federal
Ley de Régimen Patrimonial y del Servicio Público
Código Penal del Distrito Federal
Código Fiscal del Distrito Federal
Reglamento de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito
Federal
Reglamento del Sistema Institucional de Archivos de la Agencia de
Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal
Reglamento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal
Reglamento Interior de la Administración Pública del Gobierno del Distrito Federal.
Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo.
Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la instalación y funcionamiento de las Oficinas de Información Pública al interior de la Administración Pública del Distrito Federal.
Circular Uno 2014, Normatividad en Materia de Administración de Recursos. (Numeral 7)
Cuadro General de Clasificación Archivística
Códigos de Clasificación Archivística
GLOSARIO:
ARCHIVO: Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos por una
persona o institución pública o privada en el desarrollo de sus competencias, el
cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que
los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e
investigación;
ARCHIVO DE TRÁMITE: Es aquel que se encuentra conformado por los
documentos que se encuentren en trámite mismos que serán clasificados de
acuerdo al Cuadro de Clasificación Archivística de la Agencia de Protección
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Sanitaria. Es de señalarse que habrá tantos Archivos de Trámite como Unidades
Administrativas hay en la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito
Federal.
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Conformado por los documentos que
habiendo concluido su tiempo en archivo de tramite y luego de haber sido
valorados, sean transferidos por el Archivo de Tramite a la Unidad de Archivo de
Concentración para su conservación precautoria de conformidad con el Catálogo
de Disposición Documental.
ARCHIVO HISTÓRICO: Conformado por los documentos que habiendo
completado su vigencia en la Unidad de Archivo de Concentración, sean
transferidos para completar su Ciclo Vital y que cuentan con valor secundario,
siendo resguardado por la Unidad de Archivo Histórico, o en su caso, al Archivo
Histórico del Distrito Federal, constituyendo el Patrimonio Histórico del Distrito
Federal.
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL: Registro general y sistemático,
en el que se establece en concordancia con el cuadro general de clasificación
archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia
documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya
sea reservada o confidencial y su destino.
CONTROL DE CONSULTA: Documento mediante el cual se registra la consulta
de un expediente, las condiciones en las que se entrega y en la que se regresa.
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA: Conjunto de documentos que son
remitidos a la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, ya
sea por alguna institución gubernamental o por persona física.
CORRESPONDENCIA DE SALIDA: Conjunto de documentos que fueron
atendidos por personal adscrito a la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno
del Distrito Federal, con el que se da contestación a la correspondencia de
entrada, o referente a alguna actividad desarrollada en la Agencia de Protección
Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal.
COTECIAD APS; Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Agencia de Protección Sanitaria del GDF; CUADRO GENERAL DE DISPOSICIÓN ARCHIVÍSTICA: Instrumento técnico que
describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que se establece un
principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones
documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los
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documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie,
expediente y unidad documental.
DATOS PERSONALES: La información numérica, alfabética, gráfica, acústica o
de cualquier otro tipo concerniente a una persona física, identificada o
identificable. Tal y como son, de manera enunciativa y no limitativa: el origen
étnico o racial, características físicas, morales o emocionales, la vida afectiva y
familiar, el domicilio y teléfono particular, correo electrónico no oficial, patrimonio,
ideología y opiniones políticas, creencias, convicciones religiosas y filosóficas,
estado de salud, preferencia sexual, la huella digital, el ADN y número de
seguridad social, y análogos.
DESTINO: Determinación de la transferencia al área de archivo que le corresponda de acuerdo con el ciclo vital de los documentos o, en su caso, la baja documental de éstos; DOCUMENTOS: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro en posesión de los entes obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, entre otros escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico. DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Aquella información cuyo soporte durante todo su
ciclo de vida se mantiene en formato electrónico y su tratamiento es automatizado,
requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.
ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS: Persona designada por la o el titular de área para participar en el COTECIAD en su representación, y quien coordina las actividades archivísticas en el área de su adscripción; EXPEDIENTE: Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método
determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura
básica de la Serie Documental.
EXPURGO: es un proceso técnico que consiste en eliminar o seleccionar
documentos que por sus características se consideran intrascendentes para el
expediente; por ejemplo, fotocopias, «papeles» inútiles (hojas blancas, papel
carbón, etc.) y metales que dañen los documentos (clips, broches, grapas, etc.).
FONDO: Conjunto de documentos, con independencia de su soporte o tipo documental, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por una persona física, familia, institución pública o privada en el transcurso de sus actividades como productor;
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GESTIÓN DOCUMENTAL: Sistema de procedimientos que permite conducir el flujo informativo dentro de una institución, mediante el cual los responsables administrativos se aseguran de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y apego a derecho; GDF: Gobierno del Distrito Federal; INFORMACIÓN: Todo archivo, registro o dato contenido en cualquier medio, documento o registro impreso, óptico, electrónico, magnético, químico, físico o biológico que se encuentre en poder de los entes públicos; INVENTARIOS DOCUMENTALES: Instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o disposición documental; INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES POR SERIE: Es el registro documental con orden y precisión de los expedientes pertenecientes al Archivo de Concentración de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal. PLAZO DE CONSERVACIÓN: Periodo de conservación de la documentación en las áreas de archivo de trámite, de concentración e histórico; SECCIÓN: Subdivisión del fondo consistente en las divisiones administrativas del ente público que lo origina, y cuando no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares del propio ente; SERIE: Subdivisión de la sección, consistente en un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma función administrativa y regulado por la misma norma de carácter jurídico y/o de procedimiento; SOLICITUD: Documento, mediante el cual se solicita el préstamo para consulta de
un expediente que se encuentre en el archivo histórico.
TRANSFERENCIA: Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de
Concentración (transferencia primaria); así como del traslado controlado y
sistemático de la Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo
Histórico para su conservación permanente.
UAT: Unidad de Archivo de Trámite que corresponda.
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FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1.- Los titulares de área en su calidad de responsables del archivo de trámite,
coordinarán el registro y distribución de la correspondencia del área.
2.- El registro, control y seguimiento de la correspondencia de entrada y salida en
cada área será de manera automatizada, siendo este un libro de registro en Excel.
3.- Todos los expedientes sin excepción alguna deben de estar identificados con
su respectiva carátula.
4.- En la carátula correspondiente al expediente, deberá especificarse si contiene
datos personales y cuál es el sistema de datos personales que lo resguarda y el
nivel de las medidas de seguridad con el que se cuenta.
5.- Los expedientes deben de estar conformados por documentos pertenecientes
a un mismo tema, materia, actividad o trámite, deben estar debidamente foliados y
se organizarán en orden cronológico de conformidad con el Cuadro General de
Clasificación Archivística.
6.- Las áreas generadoras, sólo conservarán en sus archivos los expedientes
integrados por series documentales. Los expedientes se conforman con los
documentos originales de entrada y el acuse de recibo del documento de salida.
7.- La persona que genere un documento, debe de incluir además del número de
oficio, asunto, fecha de elaboración, el número de orden de trabajo, así como la
clave de clasificación archivística.
8.- Las fotocopias de documentos y expedientes multiplicados para controles
internos son instrumentos que facilitan la operación administrativa y no serán
consideradas como materiales de archivo.
9.- Las notas y tarjetas informativas podrán darse de baja en la propia oficina en el
momento en que pierdan su utilidad funcional.
10.- Las impresiones de correo electrónico sin valor legal, se consideran
instrumentos de comunicación para optimizar tiempos y agilizar trámites, estos no
excluyen la recepción o envío del documento original, por lo que deberán de
archivarse de manera temporal hasta que se reciban los originales, una vez
recibidos estos, las impresiones de correo electrónico serán dadas de baja.
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11.- El contenido de los expedientes no deberá rebasar los cinco centímetros de
longitud, por lo que podrán generarse los legajos necesarios, las carpetas en las
que se archive un expediente serán de un máximo de 3 pulgadas.
12.- Los expedientes se organizarán en el mobiliario destinado para el archivo de
trámite, estos estarán identificados de conformidad con los códigos de
clasificación archivística, y se ordenarán de izquierda a derecha y de arriba para
abajo.
13.- La consulta de expedientes por personal adscrito a la misma área
administrativa del respectivo archivo de trámite deberá realizarse requisitando el
formato de control de consulta respectivo. Los expedientes deberán ser devueltos
al archivo de trámite en un plazo máximo de 15 días naturales, en las mismas
condiciones físicas en que se otorgó para su consulta; en caso de ser necesario
podrá hacerse un resello por otros 15 días naturales más, a excepción de los
expedientes que sean solicitados por alguna autoridad judicial o administrativa, los
documentos se devolverán una vez que hayan cumplido la función para lo que
fueron requeridos.
14.- La consulta de expedientes por personal adscrito a distinta área administrativa
del respectivo archivo de trámite deberá realizarse solicitando la consulta del
expediente a través de oficio suscrito por el titular del área solicitante, dirigido al
titular del área generadora del expediente, el titular del área generadora del
expediente deberá autorizar por escrito a la o las personas que consultarán el
expediente, además se deberá requisitar el formato de control de consulta
respectivo. Los expedientes deberán ser devueltos al archivo de trámite en un
plazo máximo de 15 días naturales, en las mismas condiciones físicas en que se
otorgó para su consulta; en caso de ser necesario podrá hacerse un resello por
otros 15 días naturales más, a excepción de los expedientes que sean solicitados
por alguna autoridad judicial o administrativa, los documentos se devolverán una
vez que hayan cumplido la función para lo que fueron requeridos.
15.- El préstamo de expedientes clasificados en sus modalidades de reservado y
confidencial, deberá realizarse mediante documento suscrito por el titular del área
solicitante, especificando el nombre de la persona autorizada para tal efecto.
16.- Cada área deberá registrar sus expedientes utilizando el formato de Inventario
General por Serie Documental, mismo registro que será actualizado y remitido a la
Unidad Coordinadora de Archivos semestralmente para que sea concentrado.
17.- El responsable del archivo de trámite coordinará, con apoyo del Enlace
Coordinador de Actividades Archivísticas, sistemáticamente, la transferencia
primaria de los expedientes.
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18.- La transferencia primaria se llevará a cabo un vez concluida la vigencia de los
expedientes del archivo de Trámite prevista en el Catálogo de Disposición
Documental, se remitirán por el enlace coordinador de actividades archivísticas de
cada área al Archivo de Concentración, acompañados de un inventario en el que
se especifique los expedientes que se están remitiendo.
19.- El término de la vigencia de los expedientes corre a partir de que se cierra un
expediente, en casos de convenios será cuando concluya la vigencia del mismo.
20.- El titular del área administrativa, notificará a contraloría en los casos de que
un expediente no sea devuelto, se haya extraviado o se encuentre incompleto
PROCEDIMIENTOS
“RECEPCIÓN, ATENCIÓN Y ARCHIVO” OBJETIVO: Identificar el procedimiento de la recepción de documentos, la atención que se debe de dar y forma de archivar.
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
PERIODO
OFICIALÍA DE PARTES RECIBE CORRESPONDENCIA
EXTERNA, REGISTRA Y CLASIFICA
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA (OFICIOS, NOTIFICACIONES,
SOLICITUDES, ETC.)
10 min
OFICIALÍA DE PARTES PRIORIZA LA CORRESPONDENCIA Y
ENTREGA A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA PARA SU ATENCIÓN
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA (OFICIOS, NOTIFICACIONES,
SOLICITUDES, ETC.)
15 min
PERSONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
AUTORIZADO PARA RECIBIR DOCUMENTACIÓN
RECIBE Y REGISTRA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
EXTERNA E INTERNA
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA (OFICIOS, NOTIFICACIONES,
SOLICITUDES, ETC.)
DE
CONFORMIDAD AL TÉRMINO QUE SE ESTABLEZCA POR EL TITULAR DE SU
ÁREA
PERSONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
AUTORIZADO PARA RECIBIR DOCUMENTACIÓN
REMITE CORRESPONDENCIA A TITULAR DEL ÁREA
ADMINISTRATIVA A LA QUE SE ENCUENTRA ADSCRITA
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA (OFICIOS, NOTIFICACIONES,
SOLICITUDES, ETC.)
DE
CONFORMIDAD AL TÉRMINO QUE SE ESTABLEZCA POR EL TITULAR DE SU
ÁREA
TITULAR DE ÁREA ADMINISTRATIVA
COORDINA EL REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE LA
CORRESPONDENCIA DEL ÁREA A SU PERSONAL ADSCRITO PARA ATENCIÓN,
SEGUIMIENTO Y ARCHIVO
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA (OFICIOS, NOTIFICACIONES,
SOLICITUDES, ETC.)
DE
CONFORMIDAD AL TÉRMINO QUE SE ESTABLEZCA POR EL TITULAR DE SU
ÁREA
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PERSONAL ADSCRITO A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
DAN ATENCIÓN Y SEGUIMIENTO A LA ORDEN DE TRABAJO
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA (OFICIOS, NOTIFICACIONES,
SOLICITUDES, ETC.)
DE
CONFORMIDAD AL TÉRMINO QUE SE ESTABLEZCA POR EL TITULAR DE SU
ÁREA
PERSONAL ADSCRITO A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
DAN TRÁMITE DE DOCUMENTO DE SALIDA RELACIONADA CON LA
ORDEN DE TRABAJO CORRESPONDENCIA DE SALIDA
24 horas
PERSONAL ADSCRITO A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
VERIFICAR SI LA ORDEN DE TRABAJO CUENTA CON ANTECEDENTE EN ARCHIVO Y
ARCHIVAR EN EXPEDIENTE CORRESPONDIENTE, DE LO CONTRARIO
CREAR NUEVO EXPEDIENTE DE CONFORMIDAD CON EL CUADRO DE
CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Y ARCHIVAR
EXPEDIENTE
10 min
FIN DEL PROCEDIMIENTO
PRÉSTAMO O CONSULTA DE EXPEDIENTES POR PERSONAL DE OTRA ÁREA ADMINISTRATIVA, DEPENDENCIA O PERSONA FÍSICA
Objetivo: Identificar el procedimiento que se debe realizar en caso del préstamo o consulta de un expediente, que se encuentre dentro del archivo de trámite.
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO PERIODO
SOLICITANTE SOLICITA CONSULTA DE
EXPEDIENTE QUE SE ENCUENTRA EN ARCHIVO DE TRAMITE
OFICIO DE SOLICITUD
5 min
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE
COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
REVISA Y VERIFICA LA DISPONIBILIDAD DEL EXPEDIENTE
SOLICITADO
INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES POR SERIE
48 horas
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE
COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
PROPORCIONA AL SOLICITANTE EL FORMATO DE CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES
CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES
5 min
PERSONAL ADSCRITO AL ÁREA ADMINISTRATIVA QUE SOLICITA
EL EXPEDIENTE
RECIBE FORMATO, LO REQUISITA Y ENTREGA
CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES
5 min
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SOLICITANTE Y RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE
COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
VERIFICAN LAS CONDICIONES FÍSICAS EN LAS QUE SE ENCUENTRA EL O LOS
EXPEDIENTES SOLICITADOS Y REALIZA LAS ANOTACIONES CORRESPONDIENTES EN EL
CONTROL DE CONSULTA
EXPEDIENTE Y CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES
10 min
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE
COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
SOLICITA FIRMA DE RECIBO DEL EXPEDIENTE
CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES
2 min
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE
COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
ENTREGA EXPEDIENTE SOLICITADO
EXPEDIENTE
5 min
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE
COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
COLOCA EN EL INVENTARIO GENERAL EL ESTATUS DEL EXPEDIENTE QUE ES EL DE CONSULTA, ASÍ COMO EN EL
LUGAR FÍSICO DEL EXPEDIENTE
INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES POR SERIE E INDICADOR DE CONSULTA
5 min
PERSONAL ADSCRITO AL ÁREA ADMINISTRATIVA QUE SOLICITA
EL EXPEDIENTE
DEVUELVE EL EXPEDIENTE CONSULTADO EN TIEMPO Y
FORMA EXPEDIENTE
5 min
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE
COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
RECIBE EXPEDIENTE CONSULTADO EXPEDIENTE
5 min
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE
COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS Y SOLICITANTE
VERIFICAN DE MANERA CONJUNTA LAS CONDICIONES EN LAS QUE SE DEVUELVE
EL EXPEDIENTE EXPEDIENTE
10 min
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE
COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
EN CASO DE QUE NO SEA DEVUELTO EL EXPEDIENTE EN TIEMPO Y FORMA,
REQUIERE AL SOLICITANTE LA DEVOLUCIÓN DEL MISMO O QUE SOLICITE
LA AMPLIACIÓN DEL PLAZO
CIRCULAR
48 horas
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE
COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
SI EL EXPEDIENTE SE ENCUENTRA EN BUENAS CONDICIONES, LO
COLOCA EN EL LUGAR CORRESPONDIENTE
EXPEDIENTE
10 min
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE
COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS Y SOLICITANTE
DESCARGA CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTE Y LO
GUARDA EN LA CARPETA RESPECTIVA
CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES
15 min
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TRANSFERENCIA PRIMARIA Objetivo: Identificar el Procedimiento pertinente para realizar la transferencia primaria del Archivo de Trámite
al Archivo de Concentración.
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO PERIODO
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
REALIZA UN EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN CONTENIDA EN LOS
EXPEDIENTES EN CASO DE QUE SE CONTENGAN COPIAS DEL MISMO
EXPEDIENTE
72 horas
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
VERIFICA QUE EXPEDIENTES YA HAN CONCLUIDO SU VIGENCIA
DOCUMENTAL EXPEDIENTE
24 horas
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
REÚNE TODOS LOS EXPEDIENTES QUE HAYAN CONCLUIDO SU VIGENCIA DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO DE
TRAMITE Y LOS AGRUPA DE CONFORMIDAD CON SU CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Y FECHA DE APERTURA DE
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
72 horas
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
FORMA LOS LEGAJOS NECESARIOS POR EXPEDIENTE Y LOS COLOCA EN UNA CAJA
QUE DEBE ESTAR IDENTIFICADA CON NUMERO DE LEGAJOS, UNIDAD
ADMINISTRATIVA, TITULO DE LOS EXPEDIENTES Y CLASIFICACIÓN
ARCHIVÍSTICA
EXPEDIENTE
72 horas
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE
COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
EN CASO DE QUE EL EXPEDIENTE NO SE ENCUENTRE EN BUENAS CONDICIONES,
INFORMARA AL TITULAR DEL ÁREA GENERADORA
NOTA INFORMATIVA
24 horas
TITULAR DEL ÁREA GENERADORA NOTIFICA A CONTRALORÍA OFICIO
72 horas
CONTRALORÍA RECIBE NOTIFICACIÓN E INICIA
PROCEDIMIENTO CORRESPONDIENTE
OFICIO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
ELABORA ORIGINAL Y DOS COPIAS DEL INVENTARIO DE EXPEDIENTES
QUE ESTA TRANSFIRIENDO, MISMO QUE DEBERÁ CONTENER
IDENTIFICACIÓN DE LOS MISMOS CON NUMERO DE LEGAJOS Y
CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA
48 horas
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
SOLICITA AUTORIZACIÓN DE LA RESPONSABLE DE LA UNIDAD
COORDINADORA DE ARCHIVOS PARA REALIZAR LA
TRANSFERENCIA PRIMARIA
OFICIO
48 horas
RESPONSABLE DE LA UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS
CONFRONTA LOS DATOS DEL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA Y SE CERCIORA DE LA PERTINENCIA DE LA TRANSFERENCIA PRIMARIA
INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA
48 horas
RESPONSABLE DE LA UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS
SEÑALA LAS OBSERVACIONES CORRESPONDIENTES
OFICIO
48 horas
RESPONSABLE DE LA UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS
DE NO EXISTIR OBSERVACIONES O UNA VEZ SUBSANADAS LAS MISMAS DA VISTO BUENO DE LA TRANSFERENCIA Y COMO
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DESIGNA FECHA DE
TRANSFERENCIA
OFICIO
24 horas
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS Y
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
REALIZAN LA TRANSFERENCIA PRIMARIA
EXPEDIENTES E INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES DE
TRANSFERENCIA
24 horas
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ARTÍCULOS TRANSITORIOS
1.- El presente Manual de Políticas y Procedimientos del Archivo de Trámite
entrará en vigor una vez que se cuente con los bienes materiales para el
resguardo del archivo de trámite y noventa días hábiles contados a partir del día
siguiente al de su aprobación en lo que respecta a las actividades administrativas
y archivísticas como son la creación e identificación de expedientes y el uso de
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caratulas y formatos de los instrumentos archivísticos que se encuentran en este
manual.
2.- La transferencia primaria, se realizara en el momento que se cuenten con los
recursos materiales y humanos necesarios para el envío de los expedientes al
archivo de concentración.
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ANEXOS
1.- ETIQUETA EXPEDIENTES
Fondo Documental: Se Debe Poner Agencia De Protección Sanitaria
Sección: Área Generadora Del Expediente
Código: Anotar la clave de conformidad con el cuadro de clasificación archivística
Subserie: Anotar la clave de conformidad con el cuadro de clasificación archivística
Título De Expediente: Anotar el título que se le dará al expediente
Materia: Breve Resumen de Lo Que Contiene El Expediente
Fecha De Apertura: El Día Que Se Genera El Primer Documento
Fecha De Cierre: El Día Que Se Genera El Último Documento O Se Concluye El Expediente Trabajado
Vigencia Documental: Anotar la vigencia en la que se encontraran en archivo de trámite y en concentración
Disposición Documental: Anotar si es eliminación, conservación o muestreo, de conformidad al cuadro de
disposición documental
Información Reservada: Señalar Si Contiene O No Información Reservada
Sistema De Datos: Señalar A Que Sistema De Datos Pertenece
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2.- CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES
Fecha de Solicitud: Anotar la fecha en la que se realiza la solicitud del expediente
Datos del Solicitante: Se debe identificar si se trata de un servidor público de la Agencia
de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal o un Consultante Externo.
Datos del Expediente: Se debe de llenar en primer instancia el rubro de consulta, con
nombre del expediente y año de apertura, el código de Clasificación Archivística debe de
ir completo, en lago o legajos en que numero de legajo se encuentra el expediente
solicitado, si se va a consultar solo uno de ellos o la totalidad de los mismos.
Unidad de Archivo: En este caso se pondrá Tramité
Estado Físico del Expediente: Bueno, cuando el expediente está en perfectas
condiciones, sin dobladuras, ni enmendaduras; Regular el expediente se encuentra con
algunas dobladuras o su guarda está un poco rota y ha sido restaurada con cinta, mala: el
expediente se encuentra roto o incompleto
Fecha de Entrega: Fecha en la que se hace la entrega física del expediente
Nombre y firma de quien autoriza: Titular del Área Administrativa
Nombre y Firma del Solicitante: Persona que solicita el expediente
Nombre y Firma del responsable del archivo: Titular del Área Administrativa
Nombre y Firma de quien devuelve el expediente: Puede o no ser el mismo que el
solicitante.
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3.- INVENTARIO GENERAL
Área de Procedencia.- Se debe de poner el nombre del área que detenta los expedientes.
Tipo de Inventario.- Mencionar el inventario respectivo para baja, transferencia, archivo de
trámite, concentración, histórico.
Encargado del Archivo.- Nombre de quien coordina las tareas del archivo o enlace a cargo de los
expedientes.
Ubicación Física de los Expedientes.- Lugar en que se encuentran los expedientes en el archivo
respectivo, esto es, en el mueble y su número, cajón; estante, charola, entrepaño, etc…
Fecha.- La fecha de elaboración del inventario.
Número de Transferencia.- En su caso, el número consecutivo de transferencia realizada por el
área.
Folio de Control.- Número de Folio de Control de la Unidad Coordinadora de Archivos.
Hoja.- Número de hoja del total del inventario.
Serie.- Clave y nombre de la serie documental de conformidad con el Cuadro General de
Clasificación Archivística.
No.- Número consecutivo.
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Código de Clasificación.- Código clasificación archivística del expediente, de conformidad con el
Cuadro General de Clasificación Archivística.
Nombre del Expediente.- Nombre que se le dio al expediente.
Fechas extremas.- Anotar la fecha inicial, esto es, la primera fecha que se identifique en el
documento más antiguo, y la fecha final, es decir, la última fecha identificada en el documento con
que termina el expediente.
Valor documental.-Se anotará el valor documental: administrativo, legal, contable, fiscal, histórico,
de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.
Plazos de Conservación.- Se anotará el número de años que permanece en el Archivo de Trámite
(AT), de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.
Se anotará el número de años que permanece en el Archivo de Concentración (AC), de acuerdo
con el Catálogo de Disposición Documental.
(VC) Se anotará el número de años que resulte de la suma de años de AT+ AC.
Sistema de Datos.- En su caso, nombre del sistema de datos personales asociado a la
información que contiene el expediente.
Observaciones.- Las observaciones pertinentes, por ejemplo si el expediente se encuentra en
diversos legajos o si cuenta con información reservada
El presente inventario consta ____.- En dicho rubro Se anotará el número total de hojas del
inventario, el número total de expedientes del inventario, los años extremos del total de
expedientes del inventario, número de cajas que contienen los expedientes y peso aproximado del
total de expedientes.
Elaboró.- Nombre y firma de la persona que elaboró el inventario.
Vo. Bo. -Nombre y firma del Titular de área.