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1Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
MANUAL DEPROCEDIMIENTOSESPECÍFICO DE LASUBDIRECCIÓN DE
COMERCIALIZACIÓN
2Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ÍNDICEPresentación I
Estructura Orgánica II
Simbología III
Descripción de Procedimientos IV
Subdirección de Comercialización
Calendarización de Toma Física de Inventario de Mercancías. 11 Elaboración del Reporte de Venta Diaria. 17
Departamento de Supervisión
Supervisión de Farmacia. Supervisión de Estacionamiento.
2126
Apoyar a las Farmacias en el Manejo y Control de ProductosPróximos a Caducar. 29
Revisión de los Documentos Soporte de la Póliza Chequepara su Autorización y Pago a Proveedores de Farmacia yTienda de Electrodomésticos. 33
Revisión de las Solicitudes de Tiempo Extra. 37
Departamento de Compras
Fincamiento de Pedidos a Proveedores Directos y Mayoristasde Farmacia. 42
Fincamiento de Pedidos a Proveedores de Tienda deElectrodomésticos. 49
Verificación de la Documentación de Compras. Planeación y Ejecución de la Toma Física de Existencias de
Mercancía. Mermas por Caducidad en Farmacia.
53
5762
Elaboración del Presupuesto Anual de Ventas. 65 Elaboración del Presupuesto Anual de Compras. 69
1Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de Control Administrativo
Recuperación de la Venta a Crédito a Derechohabientes. 74 Control Diario de Mercancías en Existencia en Farmacia. 85 Control de Saldos a Proveedores. 89 Control de Saldos de Clientes de Farmacia. 94 Control de Ventas Diarias. 99 Elaboración de Reportes de Faltantes por Inventarios Físicos. 105 Tramitación de la Cobranza a Clientes. 109
Departamento de Administración de Unidades Móviles
Transferencia de Mercancía a la Unidad Móvil.
Departamento de Ventas y Desarrollo.
Convenio de Venta a Crédito. Comercialización de Productos por Financiamiento.
Farmacia
115
124128
Venta de Contado. Venta a Crédito al Derechohabiente.
133136
Corte de Caja. 141 Fincamiento de Pedidos a Mayoristas. Transferencia de Mercancías entre Farmacias y Almacén.
144149
Depósito Bancario por Ventas. 154 Envío de la Documentación Diaria. Baja de Medicamentos Caducados de los Grupos II y III. Baja de Medicamentos Caducados y/o en Mal Estado de los
Grupos IV y VI.
157160
163
Electrodomésticos y Módulos
Venta a Crédito al Derechohabiente.
Estacionamiento Pensión por Hora. Pensión Nocturna.
167
177181
Directorio V
Firmas de Autorización VI
1Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
I.- PRESENTACIÓN
El Manual de Procedimientos de la Subdirección de Administración, forma
parte de la serie de documentos internos que la nueva administración del Seguro
Social de los Trabajadores de la Educación del Estado de Veracruz ha realizado
durante su primer año de gestión, para impulsar el desarrollo administrativo en esta
Institución.
El objetivo principal del Manual es presentar en forma ordenada, secuencial y
detallada, las operaciones que se efectúan y las áreas que intervienen para la
realización de las actividades institucionales, precisando responsabilidades
operativas para su ejecución, control y evaluación, con el propósito de contribuir al
logro de una mayor eficiencia.
Se destaca que por primera vez se contará con este tipo de documentos
dentro del Organismo, lo que permitirá conocer de manera integral y ordenada las
operaciones básicas que deben seguirse para la realización de las funciones y
actividades en esta Unidad Jurídica.
Por otra parte, este Manual será fundamental para la comunicación,
coordinación, dirección y evaluación administrativa, además de facilitar y conocer,
mediante el flujo de información, la interacción entre las distintas áreas que
conforman esta unidad administrativa y de la propia Institución.
Los procedimientos que se incluyen, se elaboraron a nivel de Jefatura de
Unidad, identificando en primer término el nombre, objetivo y normas del
procedimiento; posteriormente se muestra el detalle de su descripción y finalmente
se le representa gráficamente mediante diagrama de flujo, para conocer la
secuencia de las operaciones del mismo.
2Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
La integración de este Manual de Procedimientos y el de las Subdirecciones,
fue posible con base a las aportaciones de las diversas áreas del SSTEEV y apoyo
de prestadores del servicio social.
Para que sea de utilidad este documento debe contener información veraz y
apegada a normatividad. Por ello, estará en permanente actualización a través de
revisiones periódicas con el propósito de mantenerlo apegado a la realidad
operativa de la Institución, y que esté a la altura de las necesidades y objetivos que
la administración se ha trazado.
3Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
II.- ESTRUCTURA ORGÁNICA
4Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
III.- SIMBOLOGÍA
5Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
TERMINALIndica el inicio o final del procedimiento.
OPERACIONRepresenta la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar.
DECISION Y/O ALTERNATIVAIndica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas(preguntas o verificación de condiciones).
DOCUMENTORepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salgadel procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior delsímbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.
ARCHIVO DEFINITIVOIndica que se guarda un documento en forma permanente, usado generalmenteconjuntamente con el símbolo “Documento” y se le agrega en su interior lassiguientes instrucciones:
A= AlfanuméricoN= NuméricoC= Cronológico
6Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ARCHIVO PROVISIONALIndica que se guarda un documento en forma eventual. Se rige por las condicionesdadas para el archivo definitivo.
CONECTORRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otraparte lejana del mismo.
CONECTOR DE PÁGINARepresenta una conexión o enlace con una hoja diferente, en la que continúa eldiagrama de flujo.
DIRECCION DE FLUJO O LINEA DE UNIONConecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintasoperaciones.
PREPARACIONIndica conexión de un procedimiento con otro; especificando en el interior delsímbolo el nombre del procedimiento con él cual se conecta.
7Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
LINEAS PARALELASUtilizadas para realizar anotaciones o indicaciones que faciliten la comprensión deldiagrama.
DISKETTERepresenta almacenamiento de archivo en disco flexible.
DISCO
Indica almacenamiento de archivos en disco duro.
PASA EL TIEMPOIndica que entre una actividad y otra transcurre un lapso de tiempo.
8Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
IV.- DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMEINTOS
9Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SSUUBBDDIIRREECCCCIIÓÓNN DDEE CCOOMMEERRCCIIAALLIIZZAACCIIÓÓNN
ESTRUCTURA ORGÁNICA
DESCRIPCIÓN GENERAL
La Subdirección de Comercialización es la responsable del buen funcionamiento,
imagen, servicio y rendimiento de las farmacias y tiendas de electrodomésticos; controlar las
compras, ventas, devoluciones, crédito a clientes y movimientos del personal; estos últimos
en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos.
JEFE DEPARTAMENTODE COMPRAS
JEFE DEPARTAMENTODE CONTROL
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
JEFE DEPARTAMENTODE VENTAS YDESARROLLO
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
JEFE DEPARTAMENTODE UNIDADES MÓVILES
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
SUBDIRECTOR COMERCIALIZACIÓN
FARMACIASELECTRODOMÉS-
TICOS YMÓDULOS
ESTACIONAIENTO
JEFE DEPARTAMENTODE SUPERVISICIÓN
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
10Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUBDIRECCIÓN
DE
COMERCIALIZACIÓN
11Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CALENDARIZACIÓN DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO DE MERCANCÍAS
OBJETIVO:
CONTROLAR LAS EXISTENCIAS FÍSICAS DE MERCANCÍAS Y ARTÍCULOSCADUCADOS DE LAS FARMACIAS, TIENDAS Y MÓDULOS DEELECTRODOMÉSTICOS, UNIDADES MÓVILES Y ALMACÉN DE FARMACIA YELECTRODOMÉSTICOS, ASÍ COMO SU VALORACIÓN A PRECIO DE COSTO.
NORMAS:
SE DEBERÁN REALIZAR DOS VECES AL AÑO (EN LOS MESES DE MAYOY NOVIEMBRE) O CUANDO LA DIRECCIÓN-GERENCIA LO DETERMINEPARA LA TOMA DE DECISIONES.
EL PROGRAMA CALENDARIZADO DEL INVENTARIO DEBERÁ ESTARAUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN-GERENCIA.
EL INVENTARIO SE DEBERÁ REGISTRAR EN EL FORMATO “HOJA DEINVENTARIO”.
LOS RESULTADOS DEL INVENTARIO SE REGISTRARAN EN EL ACTACORRESPONDIENTE, MISMA QUE DEBERÁ CONTENER LA FIRMA DELENCARGADO DE FARMACIA, DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DESUPERVISIÓN, DE CONTRALORÍA INTERNA Y DE LOS TESTIGOS.
EL ENCARGADO DE FARMACIA SE HARÁ RESPONSABLE DELDETERIORO, DAÑO O DESTRUCCIÓN POR NEGLIGENCIA DE LAMERCANCÍA A SU CARGO.
FRECUENCIA:
SEMESTRAL
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
12Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Subdirector deComercialización.
Director-Gerente.
Subdirector deComercialización.
Subdirección deAdministración.
Subdirector deComercialización.
1
2
3
3-A
4
5
6
7
8
9
Determina fecha de calendario para levantamientofísico de inventario de farmacias, almacén y tiendas deelectrodomésticos.
Presenta al Director-Gerente calendario de inventariospara autorización.
Recibe calendario de inventarios.
¿Autoriza calendario?
No:
Devuelve para corrección.
Regresa a la actividad número 1.
Si:
Autoriza y devuelve al Subdirector de Comercialización.
Recibe calendario y solicita a la Subdirección deAdministración viáticos.
Proporciona al Subdirector de Comercializaciónrecursos solicitados.
Recibe recursos.
Pasa el tiempo.
/Llegada la fecha de levantamiento del inventario/
Supervisa que los recursos humanos y económicossean los necesarios para el desarrollo del inventario.
/Al terminar el inventario/
Concentra actas y cédulas por cada farmacia y tiendade electrodomésticos debidamente firmadas.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
DIRECCIÓN
13Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Director-Gerente.
Subdirector de ÁreaCorrespondiente.Subdirección deComercialización.
10
11
12
13
Recibe del Departamento de Control Administrativocuadro comparativo en original y tres copias de lasexistencias contables y físicas de cada farmacia ytienda.
Turna la documentación de la siguiente manera:Original: Director-Gerente.Copia 1: Unidad Jurídica.Copia 2: Contraloría Interna.Copia 3: Subdirección de Comercialización.
Recibe cuadro comparativo y da seguimiento paraaplicación de las medidas correspondientes.
Mantiene y archiva actas y cédulas por farmacia ytienda de manera cronológica y definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
DIRECCIÓN
14Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
DIRECCIÓN
CALENDARIZACIÓN DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO DE MERCANCÍAS.
INICIO
SUBDIRECCION DECOMERCIALIZACION
DETERMINAFECHA PARA
LEVANTAMIENTOFISICO DE
INVENTARIO
FARMACIASALMACENTIENDAS ELECTRODOMESTICOS
CALENDARIODE TRABAJO
1
PRESENTAPARA
AUTORIZACION
DIRECTOR - GERENTE
RECIBE
DIRECTOR - GERENTE
1
¿AUTORIZAPROGRAMA?
NO
SI
DEVUELVEPARA
CORRECION1
AUTORIZAY DEVUELVE
PROGRAMADE TRABAJO
RECIBE YSOLICITAVÍATICOS
PROGRAMADE TRABAJO
SUBDIRECCION DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCION DECOMERCIALIZACION
SUBDIRECCION DECOMERCIALIZACION
15Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
DIRECCIÓN
CALENDARIZACIÓN DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO DE MERCANCÍAS.
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
DIRECCIÓN
CALENDARIZACIÓN DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO DE MERCANCÍAS.
32
1
1
PROPORCIONARECURSOS
SOLICITADOS
PASA EL TIEMPOLLEGADA LA FECHADE LEVANTAMIENTODEL INVENTARIO
2
0-3CUADRO
COMPARATIVO DELAS EXISTENCIAS
TURNA
0CUADRO
COMPARATIVO DELAS EXISTENCIAS
DIRECTOR - GERENTE
SUBDIRECTOR DEFINANZAS
CONTRALORIAINTERNA
SUB. DECOMERCIALIZACION
SUBDIRECCION DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCION DECOMERCIALIZACION
RECIBERECURSOS
SUPERVISADESARROLLOINVENTARIO
/ AL TÉRMINO DEL INVENTARIO /
CONCENTRAFIRMADAS
POR PUNTODE VENTA
CEDULAS
ACTAS
RECIBEEXISTENCIASCONTABLES Y
FÍSICAS
RECIBE YAPLICA
MEDIDAS
0CUADRO
COMPARATIVO DELAS EXISTENCIAS
POR FARMACIAS YTIENDAS DEELECTRODOMESTICOS
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
DIRECTOR - GERENTE
16Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
DIRECCIÓN
CALENDARIZACIÓN DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO DE MERCANCÍAS.
CEDULAS
2
MANTIENESUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
FIN
ACTAS C
POR FARMACIAS YTIENDAS DEELECTRODOMESTICOS
17Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ELABORACIÓN DEL REPORTE DE VENTA DIARIA.
OBJETIVO:
MANTENER INFORMADA A LA DIRECCIÓN-GERENCIA DE LAS VENTAS PORFARMACIA Y TIENDA DE ELECTRODOMÈSTICOS.
NORMAS:
EL REPORTE DE VENTAS DEBE SER ENVIADO A LA DIRECCION-GERENCIA ANTES DE LAS 9:00 A.M. DEL DIA SIGUIENTE.
EL DOCUMENTO DEBERA LLEGAR COMPLETAMENTE REQUISITADO.
LAS VENTAS POR FARMACIA Y TIENDA DE ELECTRODOMÉSTICOS SEDEBERAN DE CAPTURAR EL MISMO DÍA QUE SE RECIBEN Y EMITIRREPORTE.
EL DIA PRIMERO DE MES SE DEBERA CAMBIAR EN EL FORMATO DEVENTAS DIARIAS EL PRESUPUESTO MENSUAL DE LAS MISMAS PORFARMACIA Y TIENDA DE ELECTRODOMÉSTICOS.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
18Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Subdirección deComercialización.
1
2
2-A
3
4
5
Recibe de los Encargados de Farmacias y Tiendasde Electrodomésticos reporte de ventas o copia de lafichas de depósito.
Concentra reportes de ventas.
¿Se recibieron todos?
No:
Solicita reporte de ventas faltante.
Regresa a la actividad número 1.
Si:
Captura en el archivo de ventas diarias.
Elabora reporte de ventas diarias y acumuladas porfarmacia y tienda de electrodomésticos en original ytres copias.
Distribuye reportes realizados de la siguientemanera:Original: Director-Gerente.Copia 1: Archivo cronológico y definitivo.Copia 2: Departamento de Contabilidad.Copia 3: Subdirección de Finanzas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
DIRECCIÓN
19Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
DIRECCIÓN
ELABORACIÓN DEL REPORTE DE VENTA DIARIA.
3REPORTES
2REPORTES
1REPORTES
0-3REPORTE DE
VENTASACUMULADAS
INICIO
RECIBESUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION 0
REPORTE DEVENTAS
ENCARGADO
CONCENTRA0
REPORTE DEVENTAS
¿SERECIBIERONTODOS LOSREPORTES?
SOLICITAFALTANTE
NO
SI
0REPORTE DE
VENTAS
0REPORTE DE
VENTAS
ELABORA
0-3REPORTE DE
VENTASDIARIAS
DISTRIBUYE0
REPORTES
DIRECTOR- GERENTE
DEPTO. CONTABILIDAD
SUBDIRECCION DEFINANZAS
FIN
1
1
CAPTURA ENSISTEMABASE DEDATOS
C
20Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPARTAMENTO
DE
SUPERVISIÓN
21Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
SUPERVISIÓN DE FARMACIA.
OBJETIVO:
VERIFICAR LAS OPERACIONES QUE SE DESARROLLAN EN CADAFARMACIA.
NORMAS:
REALIZAR LA SUPERVISIÓN CON BASE EN LA GUÍA ESTABLECIDA PORLA INSTITUCIÓN.
AL REALIZAR EL ARQUEO A LOS FONDOS DE MORRALLA YREVOLVENTE, SE AJUSTARA A LO SIGUIENTE:SOBRANTE: SE DEPOSITARA EN LA CUENTA DE FARMACIAS.FALTANTE: SE LE COBRARA A LA PERSONA RESPONSABLE DELFONDO.
FRECUENCIA:
SEMANAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
22Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Supervisor 1
2
3
4
4-A
5
6
7
8
Realiza arqueo al fondo de morralla contra el corteparcial en “X” de caja.
Vacía la información obtenida al formato de arqueo decaja describiendo la cantidad de billetes y monedasexistentes de cada denominación.
Realiza arqueo al fondo revolvente verificando que lacantidad que se tiene hasta el momento (considerandonotas y recibos de gastos cuadre con el fondoasignado).
Vacía la información obtenida al formato de arqueo defondo revolvente describiendo la cantidad de billetes ymonedas existentes de cada denominación.
¿Existen diferencias en el arqueo?
Si:
Aplica la normatividad vigente.
Conecta con la actividad número 6.
No:
Revisa en la farmacia los aspectos siguientes: Productos próximos a caducar (farmacia). Ofertas y publicidad del artículo. Distribución y acomodo de la mercancía. Limpieza del establecimiento, refrigeradores
(control de temperatura) y empleados. Empleado porte gafete y bata (farmacia). Tarjetas de asistencia. Condiciones físicas del mobiliario.
Formula Guía de Supervisión, de acuerdo a lainformación obtenida.
Obtiene del sistema reporte de validación deexistencias de alguna de las líneas y de losmedicamentos controlados.
Realiza inventario de existencias físicas.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SUPERVISIÓN
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
23Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
8-A
¿Coinciden las existencias?
No:
Verifica con la Encargada las diferencias y aplica lanormatividad vigente.
Conecta con la actividad número 9.
Encargada de Farmacia
Supervisor
9
10
11
12
13
Si:
Registra en la Guía de Supervisión, proporcionainstrucciones a la Encargada de la Farmacia parasolventar la anomalía.
Informa al Jefe del Departamento de Supervisión lasanomalías detectadas.
Pasa el tiempo.
Realiza solventación de anomalía e informa alsupervisor.
/En la siguiente supervisión/
Verifica que efectivamente se haya solventado lasanomalías encontradas en la supervisión anterior.
Reporta al Jefe de Supervisión mediante memorándumlas observaciones obtenidas y anexa la siguientedocumentación: Arqueo de Caja. Arqueo de Fondo Revolvente. Reporte de Validación de Existencias. Guía de Supervisión.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SUPERVISIÓN
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
24Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
SUPERVISIÓN DE FARMACIA.
TICKET "X"
ARQUEO DECAJA
ARQUEO DEFONDO
REVOLVENTE
REALIZAARQUEO DEMORALLA VS
CORTEPARCIAL
VACIAINFORMACIÓN
DEL DINERO
VACIAINFORMACIÓN
DEL DINERO
REALIZAARQUEO AL
FONDOREVOLVENTE
REVISA DE LAFARMACIA
APLICANORMATIVIDAD
FORMULA
¿EXISTENDIFERENCIAS?
GUIA DESUPERVISIÓN
SIGUIENTES ASPECTOS:_ PRODUCTOS PROXIMOS A CADUCAR._ OFERTAS Y PUBLICIDAD DEL ARTÍCULO._ DISTRIBUCIÓN Y ACOMODO DE LAMERCANCÍA._ LIMPIEZA DEL ESTABLECIMIENTO,REFRIGERADORES (CONTROL DETEMPERATURA)Y EMPLEADOS._ EMPLEADO PORTE GAFETE Y BATA._ TARJETAS DE ASISTENCIA._ CONDICIONES FÍSICAS DEL MOBILIARIO.
OBTIENEEXISTENCIAS DE LAS
LÍNEAS Y DEMEDICAMENTOSCONTRALADOS
REPORTE DEVALIDACIÓN
REALIZAINVENTARIO
DEEXISTENCIAS
FÍSICAS
1
INICIO
SUPERVISOR
1
1
Si
No
25Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
SUPERVISIÓN DE FARMACIA.
GUIA DESUPERVISIÓN
REPORTE DEEXISTENCIAS
ARQUEOFONDO
REVOLVENTE
ARQUEO DECAJA
1
¿COINCIDENLAS
EXISTENCIAS?
VERIFICA YAPLICA
NORMATIVIDAD
REGISTRA YPROPORCIONA
INSTRUCCIONES
REALIZASOLVENTACIÓN
E INFORMA
VERIFICAANOMALÍA
REPORTA YANEXA
GUIA DESUPERVISIÓN
MEMORANDÚM
SUPERVISOR
FIN
ENCARGADA DE FARMACIA
ENCARGADA DE FARMACIA
INFORMAANOMALÍAS
JEFE DEL DEPTO. DE SUPERVISIÓN
JEFE DEL DEPTO. DE SUPERVISIÓN
/EN LA SIGUIENTE SUPERVISIÓN/
No
Si
26Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
SUPERVISIÓN DE ESTACIONAMIENTO.
OBJETIVO:
VERIFICAR LAS OPERACIONES QUE SE DESARROLLAN EN CADAESTACIONAMIENTO.
NORMAS:
REALIZAR LA SUPERVISIÓN CON BASE EN LA GUÍA ESTABLECIDA PORLA INSTITUCIÓN.
FRECUENCIA:
QUINCENAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
27Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Supervisor
Encargado del Estacionamiento
Supervisor
1
1-A
2
3
4
5
6
7
Solicita el Encargado Reporte de Supervisión paraverificar que los vehículos en el sistema se encuentrenfísicamente en el estacionamiento.
¿Hay diferencias?
Si:
Verifica con el Encargado la falta de este y registraanomalía.
Conecta con la actividad número 3.
No:
Revisa en el estacionamiento los siguientes aspectos:Limpieza.Señalamientos de los cajones.Extinguidor.Tarifas (visibles para los clientes).Encargado porte gafette.
Formula Guía de Supervisión de acuerdo a lainformación obtenida y proporciona instrucciones alEncargado del Estacionamiento para solventar laanomalía.
Informa al Jefe del Departamento de Supervisión lasanomalías detectadas.
Pasa el tiempo.
Realiza solventación de anomalía e informa sobre alsupervisor.
/En la siguiente visita de supervisión/.
Verifica que efectivamente se hayan solventado lasanomalías encontradas en la supervisión anterior.
Elabora memorándum dirigido al Jefe de Supervisióncon todas las observaciones obtenidas y anexando lasiguiente documentación:Guía de Supervisión.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SUPERVISIÓN
SUBD. DE COMERCIALIZACIÓN
28Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
SUPERVISIÓN DE ESTACIONAMIENTO.
REPORTESOLICITA
PARAVERIFICAR
FISÍCAMENTE
REVISA DE LAFARMACIA
APLICANORMATIVIDAD
FORMULA
¿HAYDIFERENCIAS?
GUIA DESUPERVISIÓN
INICIO
SUPERVISOR
GUIA DESUPERVISIÓN
REALIZASOLVENTACIÓN
E INFORMA
VERIFICAANOMALÍA
ELABORA YANEXA MEMORANDÚM
SUPERVISOR
FIN
ENCARGADA DE FARMACIA
INFORMAANOMALÍAS
JEFE DEL DEPTO. DE SUPERVISIÓN
JEFE DEL DEPTO. DE SUPERVISIÓN
/EN LA SIGUIENTE SUPERVISIÓN/
ENCARGADO
1
1
SIGUIENTES ASPECTOS:_ LIMPIEZA._SEÑALAMIENTOS DELOS CAJONES._EXTINGUIDOR._TARIFAS (VISIBLES)_ENCARGADO PORTE GAFETE.
Si
No
29Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
APOYAR A LAS FARMACIAS EN EL MANEJO Y CONTROL DE LOSPRODUCTOS PRÓXIMOS A CADUCAR.
OBJETIVO:
EVITAR QUE LAS FARMACIAS COMERCIALICEN PRODUCTOS CADUCADOS.
NORMAS:
TRES MESES ANTES DE LA FECHA DE CADUCIDAD SE DEBERÁ HACEREL TRÁMITE CORRESPONDIENTE ANTE EL PROVEEDOR DIRECTO OMAYORISTA O ALMACÉN DE FARMACIAS PARA SU DEVOLUCIÓN.
LOS PRODUCTOS QUE NO SEAN ACEPTADOS POR EL PROVEEDORPARA SU DEVOLUCIÓN, SE LES DEBERÁ DE ELABORAR UNA ACTAPARA QUE SEAN DADOS DE BAJA DEL INVENTARIO DE LA FARMACIA,PREVIA AUTORIZACIÓN DEL SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN YDEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS, NOTIFICANDO AL JEFEDE LA UNIDAD DE CONTRALORÍA INTERNA.
FRECUENCIA:
MENSUAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
30Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento deSupervisión.
Jefe del Departamento deCompras.
Encargada de farmacia.
Departamento deSupervisión.
Jefe del Departamento deCompras.
1
2
3
4
5
6
7
Verifica tiempo faltante para la caducidad del producto.
¿Hay productos próximos a caducar?
No:
Fin.
Si:
Elabora lista de productos próximos a caducar noaceptados por los proveedores.
Informa y entrega la lista al Jefe del Departamento deCompras para que le asigne precios.
Asigna precio con que se ofertará cada artículo,accesando al archivo de ofertas del Sistema ControlPunto de Venta.
Elabora anuncio promocional.
Pasa el tiempo.
¿Se vendieron los productos?
Si:
Fin.
No:
Informa al Jefe del Departamento de Compras de losproductos no vendidos.
Elabora Acta de baja de mercancía.
Conecta con los procedimientos:Baja de Medicamentos Caducados de los Grupos II yIII.Baja de Medicamentos Caducados y/o en Mal Estado delos Grupos IV y VI.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SUPERVISIÓN
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
31Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
APOYAR A LAS FCIAS. EN EL MANEJO Y CONTROL DE PROD. PRÓXIMOS A CADUCAR.
INICIO
VERIFICATIEMPO DE
CADUCIDAD
¿EXISTENPRODUCTOSPROXIMOS ACADUCAR?
FINNO
SI
NO
DEPTO. DESUPERVISION
ASIGNA PRECIOPARA OFERTAR
JEFE DEL DEPTO. DECOMPRAS
ELABORAANUNCIO
PROMOCIONAL
ENCARGADA DE FARMACIAS
1
INFORMA YENTREGA LISTA DE
PRODUCTOS
JEFE DEL DEPTO. DECOMPRAS
ELABORA NOACEPTADOS LISTA DE
PRODUCTOS
PROVEEDORES
¿SEVENDIERON
LOS
PRODUCTOS?
SIFIN
32Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
APOYAR A LAS FCIAS. EN EL MANEJO Y CONTROL DE PROD. PRÓXIMOS A CADUCAR.
FIN
INFORMA DEPRODUCTOS
NOVENDIDOS
1
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
ELABORABAJA DE
MERCANCIAACTA
JEFE DEL DEPTO. DECOMPRAS
DEPARTAMENTODE SUPERVISION
CONECTA CON LOSPROCEDIMIENTOS:
BAJA DE MEDICAMENTOS CADUCADOSDE LOS GRUPOS II y III.
BAJA DE MEDICAMENTOS CADUCADOSDE LOS GRUPOS IV y VI.
33Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS SOPORTES DE LA PÓLIZA CHEQUE PARAPAGO DE PROVEEDORES DE FARMACIA Y TIENDA DEELECTRODOMÉSTICOS.
OBJETIVO:
VERIFICAR QUE SEA CORRECTA LA CANTIDAD DE LA PÓLIZA CHEQUE CONBASE EN LA DOCUMENTACIÓN ANEXA.
NORMAS:
LOS CHEQUES RECIBIDOS DEBEN LLEVAR EL VISTO BUENO DEL JEFEDEL DEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN Y LA FIRMA DEL SUBDIRECTORDE COMERCIALIZACIÓN EN LA PÓLIZA CHEQUE.
EN CASO DE NO ENCONTRARSE EL SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACIÓN DEBERÁ FIRMAR LA PÓLIZA CHEQUE EL JEFE DELDEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN.
FRECUENCIA:
SEMANAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
34Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deSupervisión.
SubdirectorComercialización.
Jefe del Departamento deSupervisión.
1
2
2-A
3
4
5
6
Recibe de la Subdirección de Finanzas la siguientedocumentación:
a) Póliza cheque.b) Factura.c) Nota de cargo por devolución.d) Reporte de entrada al Sistema Control Punto deVenta.
Revisa soporte de póliza cheque.
¿Están correctos los datos?
No:
Rechaza y devuelve póliza cheque para su corrección.
Regresa a la actividad número 1.
Si:
Rubrica póliza cheque.
Turna al Subdirector de Comercialización pólizacheque para firma de aceptación de pago.
Autoriza y devuelve al Jefe del Departamento deSupervisión.
Recibe y turna a la Subdirección de Finanzas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SUPERVISIÓN
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
35Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
REVISIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTE DE LA PÓLIZA CHEQUE.
REPORTE DEENTRADA AL
SISTEMA CPV
NOTA DECARGO POR
DEVOLUCION
FACTURA
0FORMATO
POLIZA CHEQUE
REPORTE DEENTRADA AL
SISTEMA CPV
NOTA DECARGO POR
DEVOLUCION
FACTURA
INICIO
RECIBE
0FORMATO
POLIZA CHEQUE
REVISASOPORTE
¿ESTANCORRECTOS
LOSDATOS?
RUBRICA
REGRESAPARA
CORRECCION
REPORTE DEENTRADA AL
SISTEMA CPV
NOTA DECARGO POR
DEVOLUCION
FACTURA
0FORMATO
POLIZA CHEQUE
NO
SI
TURNAPARA
ACEPTACION
REPORTE DEENTRADA AL
SISTEMA CPV
NOTA DECARGO PORDEVOLUCION
FACTURA
0FORMATO
POLIZA CHEQUE
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
SUBDIRECCION DEFINANZAS
JEFE DEL DEPARTAMENTODE SUPERVISION
1
1
1
POLIZACHEQUE
36Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
REVISIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTE DE LA PÓLIZA CHEQUE.
FIN
1
REPORTE DEENTRADA AL
SISTEMA CPV
NOTA DECARGO POR
DEVOLUCION
FACTURA
0FORMATO
POLIZA CHEQUE
AUTORIZA YDEVUELVE
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
JEFE DEL DEPARTAMENTODE SUPERVISION
REPORTE DEENTRADA AL
SISTEMA CPV
NOTA DECARGO POR
DEVOLUCION
FACTURA
0FORMATO
POLIZA CHEQUE
RECIBE YTURNA
SUBDIRECTOR DE FINANZASJEFE DEL DEPARTAMENTO
DE SUPERVISION
37Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
REVISION DE LAS SOLICITUDES PARA PAGO DE TIEMPO EXTRA.
OBJETIVO:
PAGAR EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA ELTIEMPO EXTRA LABORADOPOR EL PERSONAL DE FARMACIAS Y TIENDA DE ELECTRODOMESTICOS.
NORMAS:
LAS SOLICITUDES DE TIEMPO EXTRA DEBERAN SER TURNADAS A LASUBDIRECCION DE COMERCIALIZACION CON ANTICIPACION, PARA SUTRAMITACION Y PAGO EN LA QUINCENA SIGUIENTE EN QUE LO HAYANLABORADO.
LAS SOLICITUDES PARA SU AUTORIZACION DEBERAN SERVERIFICADAS POR EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.
FRECUENCIA:
QUINCENAL.
1
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
38Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deSupervisión.
Subdirector deComercialización.
Departamento deSupervisión.
1
2
2-A
3
4
4-A
5
6
7
Recibe de la Subdirección de Comercializaciónsolicitud de pago de tiempo extra del personal defarmacias y/o tienda de electrodomésticos.
Revisa solicitud de pago.
¿Procede solicitud?
No:
Informa que no procede la solicitud de pago alencargado farmacias y/o tienda de electrodomésticos.
Fin.
Si:
Elabora Solicitud de Trabajo Extraordinario en original ytres copias y anexa soportes de tiempo extra.
Turna memorándum y formato al Subdirector deComercialización para su autorización.
¿Autoriza solicitud?
No:
Rechaza y devuelve.
Conecta con la actividad número 3.
Si:
Firma memorándum y devuelve con la relación alDepartamento de Supervisión.
Recibe memorándum y relación autorizados.
Turna y distribuye documentos de la siguiente manera:Original: Subdirector de Administración.Copia 1: Departamento de Recursos HumanosCopia 2: Departamento de Supervisión.Copia 3: Minutario.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SUPERVISIÓN
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
39Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
REVISIÓN DE LAS SOLICITUDES DE TIEMPOS EXTRA.
SOPORTES DETIEMPO EXTRA
INICIO
RECIBESOLICITUD
PAGO DETIEMPOEXTRA
REVISASOLICITUD
SUBDIRECCION DE COMERCIALIZACION
JEFE DELDEPTO. DESUPERVISION
PAGO DETIEMPOEXTRA
¿PROCEDESOLICITUD?
NO
SI
INFORMA NOPROCEDENCIA
SOLICITUD DEPAGO
FIN
ELABORA YANEXA
0-3SOLICITUD DE
TRABAJOEXTRAORDINARIO
1
FORMATO
TURNA PARAAUTORIZACION 0-3
MEMORANDUM
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
¿AUTORIZASOLICITUD?
NO
SI
IRECHAZA YDEVUELVE
FIRMA YDEVUELVE
1
1
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
RELACION
0-3MEMORANDUM
DEPTO. DE SUPERVISION
40Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
REVISIÓN DE LAS SOLICITUDES DE TIEMPOS EXTRA.
3
2
1
RELACION
RECIBEAUTORIZADO
0-3MEMORANDUM
1
TURNA YDISTRIBUYE 0
MEMORANDUM
FIN
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
DEPTO. DERECURSOSHUMANOS
DEPTO. DESUPERVISION
MINUTARIO
DEPARTAMENTO DESUPERVISION
41Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPARTAMENTO
DE
COMPRAS
42Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
FINCAMIENTO DE PEDIDOS A PROVEEDORES DIRECTOS DE FARMACIA.
OBJETIVO:
ASIGNAR FORMALMENTE A LOS PROVEEDORES DIRECTOS Y MAYORISTASLOS PEDIDOS A FIN DE PROVEER DE MERCANCIA A LAS FARMACIAS.
NORMAS:
LAS COMPRAS DEBERAN REALIZARSE A PROVEEDORES QUE SEENCUENTREN REGISTRADOS EN EL CATALOGO AUTORIZADO.
LAS COMPRAS DIRECTAS LAS REALIZARA EL JEFE DELDEPARTAMENTO CON LA AUTORIZACION DEL SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION.
TODAS LAS COMPRAS SERAN A CREDITO CON EXCEPCION DEAQUELLAS CUYO MONTO NO AMERITE SU TRAMITE ANTE FINANZAS OPOR TRATARSE DE UN PROGRAMA ESPECIAL SU PAGO TENGA QUEEFECTUARSE DE CONTADO.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
43Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deCompras.
Subdirector deComercialización.
Jefe del Departamento deCompras.
Almacén
1
2
3
4
5
5-A
6
7
8
9
9-A
Analiza las necesidades de mercancía.
Evalúa condiciones con los proveedores vigentes.
Elabora pedido: Original lo envía al proveedor. 1ª copia al Almacén. 2ª copia en archivo cronológico y definitivo.
Turna al Subdirector de Comercialización.
Analiza pedido.
¿Autorizó documento?
No:
Rechaza y devuelve documento.
Regresa a la actividad número 3.
Si:
Autoriza pedido y lo devuelve al Jefe del Departamentode Compras.
Entrega el pedido al proveedor.
Pasa el tiempo
Recibe del proveedor mercancía, factura y pedido.
Compara mercancía recibida contra factura y el pedido.
¿Existen diferencias?
Si:
Elabora nota de cargo por devolución (original) y anexaa factura del proveedor.
Conecta con la actividad número 10.
No:
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
44Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deCompras.
Area de Costeo.
Almacén.
Farmacia Solicitante.
Departamento de Compras.
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
19-A
20
21
22
Sella y firma de recibido en la factura y pedido.
Ingresa al sistema control punto de venta la mercancía.
Turna selladas factura (original y una copia) y orden decompra (copia) al Jefe del Departamento de Compras.
Recibe documentación.
Turna al Area de Costeo factura.
Revisa factura y se envía al Departamento de controlAdministrativo.
Recibe solicitudes de mercancía de las farmacias ysurte pedidos.
Reparte mercancía de acuerdo a las solicitudes decada farmacia mediante el formato de transferencias.
Pasa el tiempo.
Recibe mercancía y transferencia.
Verifica mercancía contra la transferencia.
¿Esta completo el pedido?
No:
Reporta al Almacén faltante de mercancía.
Regresa a la actividad número 16.
Si:
Sella y firma documentación.
Turna al Departamento de Compras las transferencias.
Valida la información.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
45Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DIRECTOS DE FARMACIAS.
2PEDIDO DE
MERCANCIA
1PEDIDO DE
MERCANCIA
INICIO
ANALIZANECESIDADES
DEMERCANCIAS
EVALUACONDICIONES
CONPROVEEDORES
VIGENTES
ELABORA YENVIA
OPEDIDO DE
MERCANCIA
¿AUTORIZODOCUMENTO?
RECHAZA YDEVUELVE
PEDIDO DEMERCANCIA
AUTORIZA YDEVUELVE
PEDIDO DEMERCANCIA
ENTREGA
1
NO
SI
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
PROVEEDOR
C
PROVEEDOR
ALMACEN
TURNA
1
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
ANALIZA PEDIDO DEMERCANCIA
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
1
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
PEDIDO DEMERCANCIA
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
46Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DIRECTOS DE FARMACIAS.
C-1ORDEN DE
COMPRA
PEDIDO DEMERCANCIA
FACTURA
PEDIDO DEMERCANCIA
1
RECIBEMERCANCIASOLICITADA
FACTURA
FIRMA YSELLA DERECIBIDO
RECIBE
2
PROVEEDOR
ALMACEN
PEDIDO DEMERCANCIA
COMPARAMERCANCIA
CONTRA
FACTURA
¿EXISTENDIFERENCIAS?
ELABORA YANEXA A
ONOTA DE CARGO
POR DEVOLUCION
NO
SI
PROVEEDORFACTURA
INGRESA ALSISTEMA
CONTROL PUNTODE VENTA
TURNASELLADAS
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
O-1
FACTURA
C-1ORDEN DE
COMPRA
O-1
FACTURAJEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
47Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DIRECTOS DE FARMACIAS.
2
RECIBE YSURTEPEDIDO SOLICITUD DE
MERCANCIA
REPARTEMERCANCIAMEDIANTE
3
FORMATO DETRANSFERENCIAS
ALMACEN
TURNA FACTURA
AREA DECOSTEO
REVISA YENVIA
AREA DECOSTEO FACTURA
DEPTO. DE CONTROLADMINIST RATIVO
FARMACIAS
1
RECIBEMERCANCIA TRANSFERENCIA
FARMACIASOLICITANT E
VERIFICAMERCANCIA
CONTRA TRANSFERENCIA
¿ESTACOMPLETOEL PEDIDO?
NO
SI
REPORTAFALTANTE
DEMERCANCIAS
1
ALMACEN
48Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DIRECTOS DE FARMACIAS.
TURNA
VALIDAINFORMACION
3
SELLA YFIRMA TRANSFERENCIAS
TRANSFERENCIAS
DEPARTAMENTODE COMPRAS
DEPARTAMENTODE COMPRAS
FIN
49Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
FINCAMIENTO DE PEDIDOS A PROVEEDORES DE TIENDA DEELECTRODOMÉSTICOS.
OBJETIVO:
ABASTECER DE MERCANCIA A LAS TIENDAS DE ELECTRODOMÉSTICOS.
NORMAS:
EXISTEN DOS TIPOS DE PROVEEDORES:AUTORIZADOS.-AQUELLOS CUYA COMPRA NO EXCEDA LO
ESTABLECIDO POR LA LEY DE ADQUISICIONES.DE CONTRATO.-AQUELLOS CON LOS QUE EXISTE UN CONTRATO DE
DISTRIBUCION.
LOS PEDIDOS DEBERÁN CONTAR CON LA FIRMA DEL ENCARGADO DETIENDA Y DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
CUANDO LA FACTUARA Y EL PEDIDO NO COINCIDAN, EL PROVEEDORDEBERA PROPORCIONAR UNA NOTA DE CREDITO AL MOMENTO DEREALIZAR EL COBRO.
FRECUENCIA:
DIARIA.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
50Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Encargado de Tienda.
Jefe del departamento deCompras.
Encargado de Tienda.
1
2
3
3-A
4
5
6
7
8
9
Analiza niveles de existencia y/o faltantes demercancía.
Accesa al sistema de control de venta, captura,imprime pedido (original y dos copias) y lo turna alJefe del Departamento de Compras
Analiza pedido y verifica importe total.
¿Es correcto pedido?
No:
Modifica pedido y lo devuelve al encargado detienda.
Regresa a la actividad número 2.
Si:
Autoriza pedido y lo devuelve al encargado de tienda.
Recibe pedido autorizado y lo distribuye de lasiguiente manera: Original lo envía al proveedor. 1ª copia al Jefe del Departamento de Compras. 2ª copia tienda.
Pasa el tiempo.
Llegada la mercancía.
Recibe del proveedor el mercancía, factura y pedido.
Confronta mercancía y factura contra pedido enoriginal y 2ª copia.
Sella de recibido la factura, pedido en original delproveedor y la 2ª copia del pedido.
Turna al Jefe de Departamento de Compras lafactura y el pedido en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
51Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DE TDAS. DE ELECTRODOMÉSTICOS.
O
PEDIDO
2
PEDIDO
1
PEDIDO
INICIO
ANALIZANIVELES DE
EXISTENCIA YFALTANTES DE
MERCANCIA
ANALIZA YVERIFICAIMPORTE
O-2
PEDIDO
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
ENCARGADODE TIENDA
¿ESTACORRECTOEL PEDIDO?
SI
NOMODIFICA YDEVUELVE
1
1
ACCESA AL SISTEMACONTROL PUNTO DE
VENT, CAPTURA,IMPRIME Y TURNA
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
O-2
PEDIDO
1
O-2
PEDIDO
AUTORIZA YDEVUELVE
O-2
PEDIDO
ENCARGADODE TIENDA
DISTRIBUYE
O
PEDIDO
PROVEEDOR
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
TIENDA
RECIBEMERCANCIA O
FACTURA
PROVEEDOR
/LLEGADA LA FECHA/
52Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DE TDAS. DE ELECTRODOMÉSTICOS.
1
C-2
PEDIDO
0
PEDIDO
CONFRONTAMERCANCIA
O
FACTURA
C-2
PEDIDO
0
PEDIDO
SELLA DERECIBIDO
O
FACTURA
0
PEDIDO
TURNA
O
FACTURA
FIN
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
53Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
VERIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACION DE COMPRAS.
OBJETIVO:
REVISAR, CORREGIR Y ASESORAR EN EL ENVIO DE LA DOCUMENTACIÓN,ASÍ COMO EN LA CAPTURA DE FACTURAS, NOTAS DE CARGO,DEVOLUCIONES, TRANSFERENCIAS EN LAS FARMACIAS Y TIENDAS DEELECTRODOMESTICOS.
NORMAS:
LA REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN INICIA SERÁ AL PRINCIPIO DE MES YSE REALIZA DE MANERA DIARIA.
A FIN DE MES SE DEBERA ENTREGAR LA DOCUMENTACIÓN ALDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA SU REGISTROCORRESPONDIENTE.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
54Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de Compras. 1
2
2-A
3
3-A
4
Recibe de farmacias y/o tienda de electrodomésticosfacturas de compra, notas de cargo por devolución ytransferencias, con sus respectivos soportes.
Revisa que la información esté completa ydebidamente respaldada.
¿Está completa la documentación?
No:
Devuelve a la farmacia o tienda la documentaciónincompleta.
Regresa a la actividad número 1
Si:
Revisa que los documentos hayan ingresado alsistema control punto de venta de manera correcta.
¿Están correctos los documentos?
No:
Realiza las correcciones necesarias en el sistema.
Conecta con la actividad número 4.
Si:
Firma de revisado, obtiene fotocopias para su archivode manera alfabética y definitiva y turna alDepartamento de Control Administrativo losdocumentos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
55Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
VERIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE COMPRAS.
FACTURAS
NOTAS DECARGO
TRANSFE-RENCIAS
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
INICIO
RECIBE
REVISAINFORMACION
YREQUISITOS
¿ESTACORRECTA LA
DOCUMENTACION?DEVUELVE
1
SEPARA Y CAPTURA ENSISTEMA FARMACIAS Y
TIENDAS DEELECTRODÓMESTICOS 2004
1
FACTURAS
NOTAS DECARGO
TRANSFE-RENCIAS
NO
SIFACTURAS
NOTAS DECARGO
TRANSFE-RENCIAS
1
56Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
VERIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE COMPRAS.
1
¿ESTANCO RRECTO S?
REALIZACORRECCIONES
FIRM A,OBTIENE
FOTOCOPIASY TURNA
FIN
A
DEPTO . DE CO NTRO L ADM VO .
2
2
57Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA TOMA FÍSICA DE EXISTENCIAS DEMERCANCÍA.
OBJETIVO:
PLANEAR, COORDINAR Y LEVANTAR LOS INVENTARIOS DE MERCANCÍA ENLAS FARMACIAS Y TIENDAS DE ELECTRODOMÉSTICOS.
NORMAS:
LA PLANEACIÓN SE REALIZARÁ TREINTA DÍAS ANTES DE LA TOMAFÍSICA DE INVENTARIOS.
EL CALENDARIO DEBERÁ CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN DELDIRECTOR-GERENTE.
FRECUENCIA:
SEMESTRAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
58Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Subdirector deComercialización y Jefe delDepartamento de Compras.
Director-Gerente
Subdirector deComercialización
Jefe del Departamento deCompras
1
2
3
3-A
4
5
6
6-A
7
7-A
Elaboran borrador del calendario de Inventarios,estableciendo fechas para trabajos de preinventario ytoma física.
Turna al Director-Gerente solicitando su autorización.
Analiza calendario.
¿Está de acuerdo con las fechas?
No:
Replantea fechas.
Regresa a la actividad número 1.
Si:
Formalizan el calendario y lo entrega al Jefe delDepartamento de Compras.
Organiza trabajo a realizar.
Revisa el acomodo de mercancía de acuerdo a loslistados obtenidos por el sistema control punto deventa.
¿Está acomodada la mercancía?
No:
Da instrucciones para su reacomodo.
Conecta con la actividad número 7.
Si:
Verifica que cada artículo cuente con su código debarras y que se encuentre visible.
¿Está visible?
No:
Corrige posición del producto.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
59Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
8
9
10
11
Conecta con la actividad número 8.
Si:
Divide la farmacia en zonas para facilitar la toma deinventarios.
Supervisa limpieza de anaqueles y de los artículos.
Pasa el tiempo.
Llegada la fecha del inventario.
Realizan inventario de acuerdo al manual vigente.
Al término del inventario.
Levanta acta de inventario, turna al Subdirector deComercialización e informa resultados.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
60Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA TOMA FÍSICA DE EXISTENCIA DE MERCANCÍA.
INICIO
ELABORAN
CALENDARIODE
INVENTARIOS
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACIONY JEFE DEL DEPTO.
DE COMPRAS
TURNA
CALENDARIODE
INVENTARIOS
ANALIZA
CALENDARIODE
INVENTARIOS
1
¿ ESTA DEACUERDO EN
FECHAS?
1
SI
NOREPLANTEA
FECHAS
1
DIRECTOR-GERENTE
DIRECTOR-GERENTE
CALENDARIODE
INVENTARIOS
FORMALIZANY ENTREGA
CALENDARIODE
INVENTARIOSSUBDIRECTOR DE
COMERCIALIZACION
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
ORGANIZATRABAJO
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
REVISAACOMODO
DEMERCANCIAS
LISTADO DEMERCANCIA
61Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA TOMA FÍSICA DE EXISTENCIA DE MERCANCÍA.
1
VERIFICA QUE CADAARTICULO CUENTE
CON CODIGO DEBARRAS Y SEA
VISIBLE
LEVANTA ACTA,TURNA EINFORMA
RESULTADOS
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
FIN
¿ ESTAACOMODADA
LAMERCANCIA?
SI
NO INSTRUYEPARA SU
REACOMODO
¿ESTAVISIBLE?
SI
NOCORRIGEPOSICION
ZONIFICAFARMACIA
SUPERVISALIMPIEZA DE
ANAQUELES YARTICULOS
/ LLEGADA LA FECHA /
REALIZANINVENTARIO
DEACUERDO
MANUAL DEINVENTARIO
/ AL TERMINO DEL INVENTARIO /
62Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
MERMAS POR CADUCIDAD EN FARMACIA.
OBJETIVO:
DELIMITAR EL IMPORTE MÁXIMO PERMITIDO PARA MERMAS PORCADUCIDAD.
NORMAS:
SOLO SE REGISTRARAN MERMAS POR CADUCIDAD DOS VECES ALAÑO, EN LOS MESES DE MAYO Y NOVIEMBRE, O CUANDO LADIRECCION-GERENCIA LO DETERMINE.
SE DEBERÁ CAPTURAR LA BAJA DEL SISTEMA CONTROL PUNTO DEVENTA BAJO EL CONCEPTO MERMAS POR CADUCIDAD.
LOS ARTÍCULOS DADOS DE BAJA POR CADUCIDAD SE LES DEBERÁELABORAR UNA ACTA ADMINISTRATIVA QUE CONTENDRÁ LAS FIRMASDEL RESPONSABLE DEL INVENTARIO, LA ENCARGADA DE LAFARMACIA, EL REPRESENTANTE DE LA UNIDAD JURÍDICA Y DELTESTIGO DESIGNADO.
EL IMPORTE MAXIMO DE LAS MERMAS POR CADUCIDAD SERÁ EL QUEESTABLEZCA EL MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPTO. DE COMPRAS.
FRECUENCIA:
SEMESTRAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
63Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de Compras. 1
1-A
1-B
2
3
Determina el importe de la mercancía caducada y
verifica con el Departamento de Control
Administrativo que no exceda del monto máximo
autorizado.
¿Está dentro del rango?
No:
Cobra la diferencia con respecto al monto autorizado ala encargada de la farmacia vía caja, o si el importe loamerita, solicita la intervención de la Unidad Jurídica.
Conecta con el procedimiento:Levantamiento de Actas Administrativas.
Recibe de la Unidad Jurídica el acta administrativa,
Continúa con la actividad número 2.
Si:
Captura baja de mercancía caducada en el Sistema deControl Punto de Venta.
Reporta mediante oficio al Departamento deContabilidad para los registros procedentes, anexandode ser el caso copia del acta administrativa.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓNN
64Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
MERMAS POR CADUCIDAD EN FARMACIA.
INICIO
DETERMINAIMPORTE Y
VERIFICA VSMONTO
RECIBE
COBRADIFERENCIA
O TURNA
¿ESTADENTRO
DELRANGO?
REPORTA
FIN
UNIDAD JURÍDICA
ACTAADMVA.
CAPTURA BAJA DEMERCANCÍACADUCADA
ACTAADMVA.
OFICIO.
DEPTO. DE CONTABILIDAD
ENCARGADA/
No
Si
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:
LEVANTAMIENTO DEACTAS ADMVAS.
UNIDAD JURÍDICA
CAPTURA ENBASE DEDATOS
65Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ELABORACION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE VENTAS.
OBJETIVO:
FIJAR ESTANDARES DE VENTA POR FARMACIA Y TIENDA DEELECTRODOMÉSTICOS PARA EL AÑO SIGUIENTE.
NORMAS:
EL PRESUPUESTO DEBERA ELABORARSE EN EL MES DE NOVIEMBRE.
EL PRESUPUESTO DEBERA CONTAR CON LA FIRMA DE AUTORIZACIONDEL DIRECTOR–GERENTE.
FRECUENCIA:
ANUAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
66Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deCompras.
Subdirector deComercialización y Jefe del
Departamento de Compras.Director-Gerente.
Subdirector deComercialización.
Jefe del Departamento deCompras.
1
2
3
4
5
5-A
6
7
8
9
Analiza con el Subdirector de Comercialización lasventas mensuales del año por farmacia y tienda deelectrodomésticos.
Analizan diferentes factores: económicos, sociales y demercado.
Establecen márgenes, estándares y porcentajes decrecimiento y/o decremento por farmacia y tienda deelectrodomésticos.
Elaboran documento preliminar y lo presentan alDirector-Gerente.
Analiza presupuesto preliminar.
¿Autorizó documento?
No:
Rechaza y devuelve documento.
Regresa a la actividad número 4.
Si:
Autoriza y devuelve documento al Subdirector decomercialización.
Recibe documento autorizado e informa al Jefe delDepartamento de Compras que elabore presupuestoautorizado.
Emite presupuesto anual.
Recaba del Director-Gerente y del Subdirector deComercialización firmas de aprobación del presupuestoanual de ventas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
67Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE VENTAS.
INICIO
ANALIZACONJUNTAMENTE
ANALIZAFACTORES
ESTABLECEMARGENES,
ESTANDEARESY
PORCENTAJES
ELABORA YPRESENTAN
ANALIZA
VENTASMENSUALES
POR TIENDA DEELECTROD
VENTASMENSUALES
PORFARMACIA
PRELIMINAR
PRELIMINAR
¿SEAUTORIZO?
DEVUELVEPARA
CORRECCION
1
PRELIMINAR
JEFE DEL DEPTO. COMPRAS SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONJEFE DEL DEPTO. COMPRAS DIRECTOR-GERENTE
1
1
FARMACIAS
TIENDAS DE ELECTRODOMESTICOS
DIRECTOR-GERENTE
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
NO
SI
68Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE VENTAS.
AUTORIZA YDEVUELVE
1
RECIBE EINFORMA
ELABORACION
EMITE
RECABAFIRMAS
FIN
PRELIMINAR
PRELIMINAR
PRESUPUESTOANUAL DEVENTAS
PRESUPUESTOANUAL DEVENTAS
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
JEFE DEL DEPTO. COMPRAS
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONDIRECTOR-GERENTE
JEFE DEL DEPTO. COMPRAS
69Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ELABORACION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE COMPRAS.
OBJETIVO:
FIJAR ESTANDARES DE COMPRA POR FARMACIA Y TIENDA DEELECTRODOMESTICOS PARA EL AÑO SIGUIENTE.
NORMAS:
EL PRESUPUESTO DEBERA ELABORARSE EN EL MES DE NOVIEMBRE.
EL PRESUPUESTO DEBERA CONTAR CON LA FIRMA DE AUTORIZACIONDEL DIRECTOR –GERENTE.
FRECUENCIA:
ANUAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
70Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deCompras.
Subdirector deComercialización y Jefe delDepartamento de Compras.
Director-Gerente.
Subdirector deComercialización.
Jefe del Departamento deCompras.
1
2
3
4
5
5-A
6
7
8
9
Analiza con el Subdirector de Comercialización,compras mensuales por farmacia y/o tienda deelectrodomésticos.
Analizan las ventas del ejercicio anterior alpresupuestado y las ventas presupuestadas para elejercicio.
Analizan la relación ventas-costo de ventas de acuerdoa los márgenes que marquen los estados financierospor farmacia y/o tienda de electrodomésticos.
Elaboran documento preliminar y lo presentan alDirector-Gerente.
Analiza presupuesto preliminar.
¿Autorizó documento?
No:
Rechaza y devuelve documento.
Regresa a la actividad número 4.
Si:
Autoriza y devuelve documento al Subdirector decomercialización.
Recibe documento autorizado e informa al Jefe delDepartamento de Compras que elabore presupuestoautorizado.
Emite presupuesto anual.
Recaba del Director-Gerente y del Subdirector deComercialización firmas de aprobación del presupuestoanual de compras.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓNN
71Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE COMPRAS.
INICIO
ANALIZACONJUNTAMENTE
ANALIZAN
ANALIZANRELACION
VENTAS/COSTODE VENTAS
ELABORA YPRESENTAN
ANALIZA
COMPRASMENSUALESPOR TIENDA
DE ELECTROD
COMPRASMENSUALES
PORFARMACIA
PRELIMINAR
PRELIMINAR
¿AUTORIZODOCTO?
1
PRELIMINAR
JEFE DEL DEPTO. COMPRAS SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONJEFE DEL DEPTO. COMPRAS DIRECTOR-GERENTE
1
DIRECTOR-GERENTE
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
VENTASPRESUPUESTADAS
PARA ELEJERCICIO
VENTASEJERCICIOANTERIOR
ESTADOSFINANCIEROS
POR TIENDADE ELECTROD
ESTADOSFINANCIEROS
PORFARMACIA
NO
SI
RECHAZA YDEVUELVE
72Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE COMPRAS.
AUTORIZA YDEVUELVE
1
RECIBE EINFORMA
ELABORACION
EMITE
RECABAFIRMAS
FIN
PRELIMINAR
PRELIMINAR
PRESUPUESTOANUAL DECOMPRAS
PRESUPUESTOANUAL DECOMPRAS
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
JEFE DEL DEPTO. COMPRAS
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONDIRECTOR-GERENTE
JEFE DEL DEPTO. COMPRAS
73Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPARTAMENTO
DE
CONTROL ADMINISTRATIVO
74Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
RECUPERACIÓN DE LA VENTA A CRÉDITO A DERECHOHABIENTES.
OBJETIVO:
RECUPERAR A TRAVÉS DE LAS OFICINAS RETENEDORES LOS ABONOSQUE PARCIALMENTE LOS DERECHOHABIENTES ESTAN EFECTUANDO ACUENTA DE SU ADEUDO.
NORMAS:
LA RECUPERACIÓN DE LOS CRÉDITOS POR VENTA DE MERCANCÍA SEREGIRÁN DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL CONTRATO DECOMPRA-VENTA DE TRACTO SUCESIVO.
FRECUENCIA:
QUINCENAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
75Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Secretaria.
Jefe del Departamento deControl Administrativo.
1
2
3
3-A
4
4-A
5
6
7
8
Recibe del encargado de farmacia o tienda: Corte de caja de cada turno. Relación de pagarés (original). Pagarés (original). Requisitos documentales del derechohabiente (copia de
la credencial de afiliación, último talón de cheque, en sucaso, credencial de elector del mensajero).
Sella y turna documentos al Jefe del Departamento deControl Administrativo.
Valida y confronta el total de los pagarés contra los cortesde caja y relación de pagarés.
¿Es el mismo importe?
No:
Realiza corrección.
Regresa a la actividad número 1.
Si:
Verifica los requisitos documentales del derechohabiente.
¿Están completos?
No:
Solicita a la farmacia o tienda documento faltante.
Regresa a la actividad número 4.
Si:
Turna al Departamento de Contabilidad el corte de caja.
Concentra pagarés de cada farmacia o tienda deelectrodomésticos por Oficina Retenedora.
Accesa al sistema base de datos, captura pagarés y calculadescuento quincenal por derechohabiente.
Mantiene los expedientes por derechohabiente (pagarés,copia de credencial de afiliación, último talón de cheque, ensu caso, credencial de elector del mensajero) en archivoalfabético y definitivo y turna al Jefe de Oficina deCobranzas.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
76Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Espera fecha límite.
Jefe de Oficina de Cobranzas.
Departamento de PrestacionesSociales.
Subdirección de Finanzas.
Departamento de Caja.
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Envía cobranza a las Oficinas Retenedoras.
Pasa el tiempo.
Llegada la fecha.
Emite listado de cobranza (en dos tantos) por Oficina Retenedora aaplicar a los derechohabientes que tienen adeudo al SSTEEV porconcepto de compra a crédito.
Valida listado conforme a los saldos acumulados y determinaimporte de la cobranza a aplicar.
Respalda en medio magnético (disket) la información obtenida.
Envía cobranza a través de medio electrónico a las OficinasRetenedoras y listado de los descuentos a aplicar a losderechohabientes.
Pasa el tiempo.
Recibe de las Oficinas Retenedoras el reporte de los descuentosaplicados a los derechohabientes.
Elabora recibos que serán presentados a la Oficina Retenedorapara cobro.
Recaba las siguientes firmas para la autorización de los recibos:Director- Gerente.Subdirector de Finanzas.
Envía recibos de cobro a la Oficina Retenedora para pago alSSTEEV.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Oficina Retenedora cheque de cobros realizados a losderechohabientes.
Solicita al Jefe de Oficina de Cobranzas confirme importe de losdescuentos aplicados por concepto a ventas a crédito aderechohabientes.
Turna al Departamento de Caja cheque para su depósito.
Recibe cheque y elabora ficha de depósito:Original- Banco.1ª Copia- Depto. de Contabilidad.2ª Copia- Depto. de Caja.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
77Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de PrestacionesSociales.
Jefe de Oficina de Cobranzas.
22
23
24
25
26
27
28
29
29-A
30
Realiza depósito, turna (1ª copia) al Departamento de Contabilidady mantiene (2ª copia) de manera cronológica y definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe a través de medio electrónico de la Oficina Retenedora ellistado de descuentos aplicados a derechohabientes por ventas acrédito y turna al Jefe de Oficina de Cobranzas la informaciónrecibida.
Concentra de las Oficinas Retenedoras la siguiente información: Descuentos normales aplicados. Reintegros por descuentos indebidos. Cheques cancelados. Descuentos en nóminas especiales.
Recibe del Departamento Jurídico reporte de recuperación desaldos.
Recibe del Departamento de Caja reporte de pagos directos enventanilla y reintegros por descuentos indebidos (en caso depresentarse estas situaciones) y anexa reporte a ladocumentación.
Captura en el sistema base de datos la información concentradapor derechohabiente, actualiza saldos y analiza saldos acumuladosal final del mes.
Elabora reporte de descuentos no aplicados por OficinasRetenedoras.
Conecta con el procedimiento:CONCILIACION DE DESCUENTOS NO APLICADOS POR LASOFICINAS RETENEDORAS.
Concilia saldos acumulados por Oficina Retenedora con el saldodel balance que presenta el Departamento de Contabilidad.
¿Existen diferencias?
Si:
Aclara y corrige con el Departamento de Contabilidad.
Conecta con la actividad número 38.
No:
Elabora relación de cuentas incobrables y turna al DepartamentoJurídico para su cobro.FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:ATENCIÓN DE JUICIOS Y/O PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
78Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
RECUPERACIÓN DE LA VENTA A CRÉDITO A DERECHOHABIENTES.
*REQUISITOSDOCUMENTALES
DEL
DERECHOHABIENTE
*REQUISITOSDOCUMENTALES
DEL
DERECHOHABIENTE
RELACIONDE
PAQUETES
CORTESDE CAJA
0PAGARES
INICIO
SECRETARIARECIBE
ENCARGADO DE FARMACIA Y/O TIENDA
0RELACION DE
PAGARES
CORTE DE CAJADE CADA
TURNO
SELLA YTURNA
DEPTO. DE CONTROL ADMINISTRATIVO
PAGARES
RELACIONDE
PAGARES
VALIDA YCONFRONTA
DEPARTAMENTO DECONTROLADMINISTRATIVO
1
PAGARES
¿ES ELMISMO
IMPORTE?
NO
CORRIGE1
VERIFICA
SI
DERECHOHABIENTE* REQUISITOS DOCUMENTALES
1
2
CORTE DECAJA
CREDENCIAL DE ELECTORMENSAJERO
ULTIMOTALON DE
CHEQUE
CCREDENCIAL DE
AFILIACION
79Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
RECUPERACIÓN DE LA VENTA A CRÉDITO A DERECHOHABIENTES.
1
¿ESTANCOMPLETOS?
NO
SI
SOLICITAFALTANTE
DOCUMENTO
2FARMACIA O TIENDA
DEELECTRODOMESTICOS
TURNA CORTEDE CAJA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CONCENTRA
PAGARES
POR OFICINA RETENEDORAS
CAPTURA EN SISTEMABASE DE DATOS PAGARES
CALCULADESCUENTOQUINCENAL
DERECHOHABIENTE
IMPRIME DELSISTEMABASE DEDATOS
0REPORTEDIARIO DEPAGARES
2
POR FARMACIA O TIENDA DEELECTRODOMESTICOS
80Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
RECUPERACIÓN DE LA VENTA A CRÉDITO A DERECHOHABIENTES.
CLISTADO DECOBRANZA
2
MANTIENEEXPEDIENTES
ESPERAFECHA LIMITEPARA ENVIAR COBRANZA
OFICINAS RETENEDORAS
/LLEGADA LA FECHA/
EMITE PORCONCEPTO
DE COMPRAA CREDITO
0-1LISTADO DE
COBRANZA POROFICINA
RETENEDORA
VALIDA CONFORME ASALDOS
ACUMULADOSY DETERMINA EL
IMPORTE A COBRAR
0-1LISTADO DECOBRANZA
RESPALDAINFORMACION
OBTENIDA
TURNA YCONSERVA
COPIA
DEPARTAMENTO DEPRESTACIONES SOCIALES
3
LISTADO DEDESCUENTOS
POR DERECHOHABIENTES
A
DEPARTAMENTO DECONTROL ADMVO.
81Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
RECUPERACIÓN DE LA VENTA A CRÉDITO A DERECHOHABIENTES.
3
DEPARTAMENTO DEPRESTACIONES SOCIALES ENVIAN
OFICINAS RETENEDORAS
LISTADO DEDESCUENTOS
RECIBE
OFICINAS RETENEDORAS
REPORTEDE
DESCUENTOS
TURNA
DEPTO. CONTROL ADMVO.
IMPORTEDE
DESCUENTOS
ELABORA RECIBOS
RECABA FIRMASPARA
AUTORIZACION
*DIRECTOR - GERENTE*SUBDIRECTOR DE FINANZAS
ENVIANCOBROS RECIBOS
OFICINA RETENEDORA
4
82Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
RECUPERACIÓN DE LA VENTA A CRÉDITO A DERECHOHABIENTES.
C-2DEPOSITO
4
RECIBECOBROS CHEQUE
OFICINA RETENEDORASUBDIRECCION DE FINANZAS
SOLICITACONFIRMACION IMPORTE DE
DESCUENTOS
DEPTO. DE CONTROLADMINISTRATIVO
TURNA PARADEPOSITO CHEQUE
DEPARTAMENTODE CAJA
ELABORA
0 - 2FICHA DE
DEPOSITO
DEPARTAMENTO DE CAJA*ORIGINAL -BANCO* 1ª COPIA - DEPTO. DE CONTABILIDAD*2ª COPIA -DEPTO. DE CAJA
REALIZATURNA YMANTIENE
DEPTO. DE CONTABILIDAD
C-1DEPOSITO
DEPARTAMENTO DEPRESTACIONES SOCIALES RECIBE
OFICINAS RETENEDORAS
LISTADO DEDESCUENTOS
APLICADOS
5
C
83Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
RECUPERACIÓN DE LA VENTA A CRÉDITO A DERECHOHABIENTES.
REINTEGROSPOR
DESCUENTOSINDEBIDOS
DESCUENTOSEN NOMINASESPECIALES
CHEQUESCANCELADOS
REINTEGROSPOR
DESCUENTOSINDEBIDOS
5
TURNALISTADO DE
DESCUENTOSAPLICADOS
DEPTO. DE CONTROLADMINISTRATIVO
CONCENTRADESCUENTOS
NORMALESAPLICADOS
POR OFICINAS RETENEDORASDEPARTAMENTO DECONTROL ADMINISTRATIVO
RECIBEREPORTE DE
RECUPERACIONDE SALDOS
DEPTO. JURIDICO
RECIBEREPORTE DE
RECUPERACIONDE PAGOSDIRECTOS
DEPTO. DE CAJA
ANEXAREPORTE
DEDESCUENTOS
CAPTURA ENSISTEMA DE BASE
DE DATOSINFORMACION
ACTUALIZA
3
SALDOSACUMULADOS
ANALIZA AFIN DE MES
SALDOSACUMULADOS
6
84Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
RECUPERACIÓN DE LA VENTA A CRÉDITO A DERECHOHABIENTES.
SALDOSDE
BALANCE
6
SALDOSACUMULADOS
CONCILIA
DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD
¿EXISTENDIFERENCIAS?
SI
NO
ACLARA YCORRIGE
3
DEPTO. DECONTABILIDAD
ELABORA YTURNA PARA
SU COBRO
DEPARTAMENTO JURIDICORELACION DE
CUENTASINCOBRABLES
FIN
ELABORAPOR OFICINA RETENEDORA
REPORTE DEDESCTOS. NO
APLICADOS
CONCILIACION DE DESCUENTOS NOAPLICADOS POR OFICINAS
RETENEDORAS
3
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:ATENCIÓN DE JUICIOS Y/O
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
85Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CONTROL DIARIO DE MERCANCIAS EN EXISTENCIA EN FARMACIA.
OBJETIVO:
CONTROLAR LAS OPERACIONES DIARIAS QUE SE GENERAN EN LASFARMACIAS Y EN EL ALMACEN, CON LA FINALIDAD DE CRUZAR Y VALIDARLA INFORMACION CON EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
NORMAS:
LA ELABORACION DEL DIARIO DE EXISTENCIA DEBERA ENTREGARSE AMAS TARDAR LOS PRIMEROS 10 DIAS HABILES CADA MES.
EL RESULTADO DE LA VALIDACION CON EL DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD DEBERA ENTREGARSE MAXIMO LOS PRIMEROS 12 DIASHABILES DE CADA MES.
FRECUENCIA:
MENSUAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
86Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de ControlAdministrativo.
Jefe del Departamento deControl Administrativo.
1
2
3
4
5
6
6-A
7
Recibe del Departamento de Compras la siguientedocumentación:a) Resumen mensual de compras.b) Resumen mensual de devoluciones.c) Resumen mensual de transferencias enviadas y
recibidas.d) Nota de cargo por devolución, por concepto de
castigos por mermas.e) Aviso de baja por medicamentos caducados.
Recibe de las farmacias los paquetes mensuales porcambio de línea por pastillero.
Elabora y turna al Departamento de Contabilidadrelación en dos tantos de cada documento recibido.
Accesa al sistema de base de datos y calcula diario deexistencia de mercancías.
Recibe del Departamento de Contabilidad los diarios deexistencia.
Confronta con el Departamento de Contabilidadexistencias de mercancías.
¿Existen diferencias?
Si:
Devuelve para corrección.
Regresa a la actividad número 5.
No:
Reporta al Subdirector de Comercialización y al Jefedel Departamento de Contabilidad los resultados.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
87Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
CONTROL DIARIO DE MERCANCÍAS EN EXISTENCIA EN FARMACIAS.
AVISO DEBAJA
NOTAS DECARGO POR
DEVOLUCION
MENSUAL DETRANSFERENCIAS
ENVIADAS YRECIBIDAS
RESUMENMENSUAL DE
DEVOLUCIONES
RECIBE
CONFRONTAEXISTENCIAS
DEMERCANCIAS
RECIBE
ELABORAY
TURNA
RECIBEPOR CAMBIO
DE LINEA PORPASTILLERO
INICIO
RESUMENMENSUAL DE
COMPRAS
DEPTO. DE CONTROLADMINISTRATIVO
FARMACIAS
PAQUETEMENSUAL
DIARIO DEEXISTENCIAS
DEMERCANCIAS
DEPTO. DE COMPRAS
RELACION
DEPTO. DE CONTABILIDAD
ACCESA ALSISTEMA
Y CALCULA
DIARIO DEEXISTENCIAS
DEMERCANCIAS
DEPTO. DE CONTABILIDADJEFE DEL DEPTO. DECONTROL ADMVO.
1
DEPTO. DE CONTABILIDAD
1
88Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
CONTROL DIARIO DE MERCANCÍAS EN EXISTENCIA EN FARMACIAS.
1
¿EXISTENDIFERENCIAS?
DEVUELVEPARA
CORRECCION
REPORTARESULTADOS
FIN
SI
NO
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
JEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD
1
89Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE SALDOS A PROVEEDORES.
OBJETIVO:
MANTENER EL CONTROL DE LOS SALDOS A PROVEEDORES DE FARMACIAY TIENDA DE ELECTRODOMESTICOS.
NORMAS:
EL CALCULO DEL SALDO A PROVEEDORES Y EL RESULTADO DELCRUCE DE INFORMACION CON CONTABILIDAD, DEBERA ENTREGARSELOS PRIMEROS 15 DIAS HABILES DESPUES DEL CIERRE CONTABLE.
FRECUENCIA:
MENSUAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
90Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de ControlAdministrativo.
1
1-A
2
3
4
5
6
7
8
Recibe del Departamento de Compras la siguientedocumentación:a) Factura.b) Diario de compra.c) Nota de cargo por devolución.d) Nota de crédito.
¿Falta algún documento?
Si:
Solicita documento faltante.
Regresa a la actividad número 1.
No:
Captura la información en el sistema base de datos.
Elabora relación de facturas.
Turna a la Subdirección de Finanzas la siguientedocumentación: Relación de pago a proveedores. Factura. Diario de compra. Nota de cargo por devolución. Nota de crédito.
Calcula saldo del proveedor.
Recibe del Departamento de Contabilidad la balanzade comprobación y auxiliares de la cuenta deproveedores.
Recibe de la Subdirección de Finanzas reportemensual de saldos.
Compara saldos con la Subdirección de Finanzas y elDepartamento de Contabilidad.
¿Existen diferencias?
Si:
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIÓNÓN
91Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deControl Administrativo.
8-A
9
10
Identifica error y realiza corrección.
Conecta con la actividad número 9.
No:
Informa al Subdirector de Comercialización,Subdirector de Finanzas, Jefe del Departamento deCompras y Jefe del Departamento de Contabilidad.
Pasa el tiempo.
Recibe aviso de las correcciones realizadas por laSubdirección de Finanzas, Departamentos de Comprasy Contabilidad; y da seguimiento a las diferencias.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
92Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
CONTROL DE SALDOS A PROVEEDORES.
NOTA DECREDITO
NOTA DECARGO PORDEVOLUCION
DIARIO DECOMPRA
INICIO
RECIBEFACTURAS
¿FALTOALGUN
DOCUMENTO?SOLICITA
FALTANTE
CAPTURAINFORMACIONEN SISTEMA
ELABORA
CALCULASALDO DEL
PROVEEDOR
TURNA
DEPTO. DE CONTROLADMINISTRATIVO
DEPTO. DE COMPRAS
1
RELACIONDE
FACTURAS
NOTA DECREDITO
NOTA DECARGO PORDEVOLUCION
INFORME DECOMPRA
FACTURAS
RELACIONDE
FACTURAS
SUBDIRECCION DE FINANZAS
1
1
Si
No
93Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
CONTROL DE SALDOS A PROVEEDORES.
AUXILIARES
RECIBE DELA CUENTA
DEPROVEEDORES
1
BALANZA DECOMPROBACION
REPORTEMENSUAL DE
SALDOS
RECIBE
COMPARASALDOS
¿EXISTENDIFERENCIAS?
IDENTIFICAERROR YREALIZA
CORRECCION
INFORMARESULTADOS
RECIBE AVISODE
CORRECCIONESY DA
SGUIMIENTO
FIN
DEPTO. DE CONTABILIDAD
SUBDIRECCION DE FINANZAS
SUBDIRECCION DE FINANZAS
DEPTO. DE CONTABILIDAD
JEFE DEL DEPTO. DECONTROL ADMVO. SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
SUBDIRECTOR DE FINANZASJEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDADJEFE DEL DEPTO. DE COMPRAS
SUBDIRECCION DE FINANZASDEPTO. DE COMPRASDEPTO. DE CONTABILIDAD
2
2
Si
No
94Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE SALDOS DE CLIENTES DE FARMACIA.
OBJETIVO:
LLEVAR EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR POR LAS VENTAS ACREDITO DE MERCANCIAS EN LAS FARMACIAS.
NORMAS:
EL SALDO DE CLIENTES MENSUAL Y EL RESULTADO DE CRUZARINFORMACION CON EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEBERAENTREGARSE LOS PRIMEROS 15 DIAS HABILES DESPUES DEL CIERRECONTABLE.
FRECUENCIA:
MENSUAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
95Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de ControlAdministrativo.
1
1-A
2
3
3-A
4
5
6
6-A
Recibe del Departamento de Supervisión la siguientedocumentación:a) Nota de venta a crédito.b) Relación de vales.c) Copia de pagos de clientes (cheque o aviso de
abono).
¿Falta algún documento?
Si:
Solicita documento faltante.
Regresa a la actividad número 1.
No:
Clasifica por farmacia la documentación recibida.
Revisa documentación.
¿Está correcta la documentación?
No:
Realiza corrección en los documentos.
Conecta con la actividad número 4.
Si:
Accesa al sistema de base de datos, registramovimientos y determina saldo de los clientes.
Recibe del Departamento de Contabilidad, balanza decomprobación y auxiliar de clientes.
Compara saldos y determina diferencias.
¿Existen diferencias?
Si:
Informa al Departamento de Contabilidad diferenciaspara corrección.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
96Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deControl Administrativo.
6-B
7
Pasa el tiempo.
Realiza seguimiento de las diferencias detectadashasta su corrección.
Conecta con la actividad número 7.
No:
Confirma saldo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
97Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
CONTROL DE SALDOS DE CLIENTES DE FARMACIA.
CHEQUE OAVISO DE
ABONO
RELACIONVALE/CLIENTE
CHEQUE OAVISO DE
ABONO
RELACIONVALE/CLIENTE
CHEQUE OAVISO DE
ABONO
RELACIONVALE/CLIENTE
INICIO
RECIBE
¿FALTOALGUN
DOCUMENTO?
SOLICITAFALTANTE
CLASIFICAPOR
FARMACIA
REVISA
¿ESTACORRECTA?
REALIZACORRECCION
ACCESA,REGISTRA YDETERMINA
1
NOTA DEVENTA DECREDITO
NOTA DEVENTA DECREDITO
NOTA DEVENTA DECREDITO
1
1
NO
SI
SI
NO
DEPTO. DE CONTROLADMINISTRATIVO
DEPTO. DE SUPERVISION
98Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
CONTROL DE SALDOS DE CLIENTES DE FARMACIA.
AUXILIARESDE CLIENTES
1
RECIBE BALANZA DECOMPROBACION
COMPARASALDOS Y
DETERMINADIFERENCIAS
¿EXISTENDIFERENCIAS?
INFORMADIFERENCIAS
PARACORRECCION
CONFIRMASALDO
REALIZASEGUIMIENTO
MENSUAL
FIN
DEPTO. DE CONTABILIDAD
Si
No
99Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE VENTAS DIARIAS.
OBJETIVO:
LLEVAR EL CONTROL DE LAS VENTAS DIARIAS DE LAS FARMACIAS YTIENDAS DE ELECTRODOMESTICOS.
NORMAS:
CUALQUIER CORRECCION DEBERA LLEVAR EL NOMBRE Y FIRMA DE LAPERSONA QUE REALIZO LA MISMA.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
100Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de ControlAdministrativo.
1
1-A
2
2-A
3
4
Recibe del Departamento de Supervisión la siguientedocumentación por farmacia y tienda:a) Ficha de depósito con sello del banco.b) Tira de corte en X y Z.c) Corte de caja 1er. Turno.d) Corte de caja 2do. Turno.e) Relación de vales de crédito.f) Nota de venta global del día.g) Pagarés expedidos.
¿Falta algún documento?
Si:
Solicita documentación faltante.
Regresa a la actividad número 1.
No:
Revisa las ventas por establecimiento.
¿Están correctas?
No:
Corrige errores encontrados.
Conecta con la actividad número 3.
Si:
Elabora relación de ventas en tres tantos:Original.- Archivo cronológico y definitivo.1ª copia.- Departamento de Contabilidad.2ª copia.- Unidad de Contraloría Interna.
Turna al Departamento de Contabilidad la siguientedocumentación.a) Relación de ventas.b) Ficha de depósito con sello del banco.c) Tira de corte en X y Z.d) Corte de caja 1er. Turno.e) Corte de caja 2do. Turno.f) Nota de venta global del día.g) Relación de vales de crédito.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
101Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
5
6
7
7-A
8
Recibe de las farmacias y tiendas de electrodomésticos losarchivos electromagnéticos vía internet con los datos de lasventas mensuales y costo de ventas.
Recibe del Departamento de Contabilidad, auxiliares deventa.
Compara ventas con auxiliar de contabilidad.
¿Existen diferencias?
Si:
Informa al Departamento de Contabilidad para corrección.
Regresa a la actividad número 6.
No:
Informa al Subdirector de Comercialización y al Jefe delDepartamento de Contabilidad de los registros conciliados ycuadrados.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
102Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
CONTROL DE VENTAS DIARIAS.
PAGARESEXPEDIDAS
NOTA DE VENTAGLOBAL DEL DIA
RELACION DEVALES DECREDITO
CORTE DECAJA 2O
TURNO
CORTE DECAJA 1ER
TURNO
TIRA DE CORTEEN X y Z
INICIO
RECIBE
FICHA DEDEPOSITO
CON SELLODEL BANCO
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SOLICITAFALTANTE
REVISAVENTAS
¿ESTACORRECTA? CORRIGE
1
SI
NO
NO
SI
DEPTO. DESUPERVISION
¿FALTAALGUN
DOCTO.?1
1
2
103Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
CONTROL DE VENTAS DIARIAS.
OrRELACIONDE VENTAS
C-1RELACION
DE VENTAS
1
ELABORA
TURNADEPTO. DECONTABILIDAD
C2RELACION
DE VENTAS
PAGARESEXPEDIDAS
NOTA DE VENTAGLOBAL DEL DIA
RELACION DEVALES DECREDITO
CORTE DECAJA 2O
TURNO
CORTE DECAJA 1ER
TURNO
TIRA DE CORTEEN X y Z
FICHA DEDEPOSITO
CON SELLODEL BANCO
C
RECIBE VIAINTERNET VTASMENSUALES Y
CTO DE VENTAS
RECIBE
2
UNIDAD DE CONTRALORIA INTERNA
DEPTO. DE CONTABILIDAD
2
3 AUXILIARESDE VENTA
FARMACIASTIENDAS DE ELECTRODOMESTICOS
DEPTO. DE CONTABILIDAD
104Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
CONTROL DE VENTAS DIARIAS.
2
COMPARA
¿EXISTENDIFERENCIAS?
AUXILIARESDE VENTA
INFORMAPARA
CORRECCION
INFORMAREGISTROS
CONCILIADOSY
CUADRADOS
FIN
3
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONJEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD
Si
No
105Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ELABORACIÓN DE REPORTES DE FALTANTES POR INVENTARIO FISICOS.
OBJETIVO:
DETERMINAR EL IMPORTE DE MERCANCÍA FALTANTE Y/O SOBRANTE PORINVENTARIO DE LAS FARMACIAS Y TIENDA DE ELECTRODOMÉSTICOS EINFORMAR A LA DIRECCIÓN-GERENCIA DE LOS RESULTADOS.
NORMAS:
SE REALIZARÁN DOS VECES AL AÑO SEGÚN LOS PERIODOS DEINVENTARIOS DE LAS FARMACIAS Y TIENDAS DEELECTRODOMÉSTICOS.
EN EL CASO DE LOS FALTANTES SE REGIRÁ DE ACUERDO A LOESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DE LA SUBDIRECCIÓN DECOMERICALIZACIÓN.
FRECUENCIA:
SEMESTRAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
106Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deControl Administrativo.
Subdirector deComercialización.
Subdirector deComercialización.
Director-Gerente.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Recibe del Departamento de Supervisión las actas dela toma física de inventarios.
Registra importe de inventarios físicos.
Confronta importe de inventarios físicos con los diariosde existencias de mercancías y determina faltantes y/osobrantes.
Reporta al Subdirector de Comercialización resultados.
Analiza el cuadro de faltantes y/o sobrantes y ordena,en su caso, una revisión.
Revisan documentación del período los Jefes delDepartamento de Compras, Control Administrativo ySupervisión.
Informan resultados de la revisión al Subdirector deComercialización.
Informa al Director- Gerente los resultados obtenidosde los inventarios.
Toma decisión.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
107Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
ELABORACIÓN DE REPORTES DE FALTANTES POR INVENTARIOS FÍSICOS.
INICIO
RECIBE ACTAS DEINVENTARIO
DEPARTAMENTO DE SUPERVISIONJEFE DEL DEPARTAMENTODE CONTROL ADMINISTRATIVO
REGISTRAIMPORTES DEINVENTARIOS
FISICOS
CONFRONTA YDETERMINAFALTANTES
Y/OSOBRANTES
IMPORTES DEINVENTARIOS
FISICOS
DIARIO DEEXISTENCIA
DEMERCANCÍA
REPORTARESULTADOS
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN
ANALIZA YORDENAREVISIÓN
CUADRO DEFALTANTES
Y/OSOBRANTES
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACIÓN
REVISAN
DOCUMENTACIÓN
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS,CONTROL ADMINISTRATIVO Y SUPERVISIÓN
INFORMANRESULTADOS
DE LAREVISIÓN
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN
1
108Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
ELABORACIÓN DE REPORTES DE FALTANTES POR INVENTARIOS FÍSICOS.
1
INFORMARESULTADOS
INVENTARIOS
DIRECTOR- GERENTESUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACIÓN
TOMADECISION
FIN
DIRECTOR- GERENTE
109Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
TRAMITACIÓN DE LA COBRANZA A CLIENTES.
OBJETIVO:
REALIZAR EL COBRO OPORTUNO A CLIENTES RESPETANDO LOS PLAZOSDE CRÉDITO ESTABLECIDOS.
NORMAS:
EL PLAZO DE CRÉDITO SERÁ EL ESTIPULADO EN CADA CONVENIO.
LOS CHEQUES RECIBIDOS DE LA COBRANZA SE DEBEN ENTREGAR ENFORMA INMEDIATA A LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS PARA SUDEPÓSITO Y TRÁMITE CORRESPONDIENTE.
EN EL CASO, DE QUE EL CLIENTE REALICE EL PAGO DE LA FACTURA ATRAVÉS DE DEPÓSITO BANCARIO SE DEBERÁ IDENTIFICAR EN ELESTADO DE CUENTA E INFORMAR AL DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD PARA SU REGISTRO O AL DEPARTAMENTO DE CAJAPARA EL TRASPASO A LA CUENTA CORRESPONDIENTE.
EN EL CASO DE INCUMPLIMIENTO DE PAGO DEL CLIENTE Y AGOTADASLAS INSTANCIAS DE COBRO SE SOMETERÁ A CONSIDERACIÓN DELSUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN PARA SER TURNADO A LAUNIDAD JURÍDICA PARA SU SOLVENTACIÓN.
FRECUENCIA:
QUINCENAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
110Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Oficina de Cobranzas. 1
2
3
4
4-A
5
5-A
Recibe de la Subdirección de Comercialización la siguientedocumentación e integra paquete “A”:a) Ficha de depósito sin sello del banco.b) Tira de corte en X y Z.c) Corte de caja 1er. Turno.d) Corte de caja 2do. Turno.e) Relación de ventas a crédito.f) Facturas.g) Relación de vales de crédito.h) Factura de venta global del día.i) Pagarés expedidos.
Separa vales de crédito y elabora relación.
Turna al Departamento de Control Administrativo paquete “A”.a) Ficha de depósito sin sello del banco.b) Tira de corte en X y Z.c) Corte de caja 1er. Turno.d) Corte de caja 2do. Turno.e) Relación de ventas a crédito.f) Facturas.g) Relación de vales de crédito.h) Factura de venta global del día.i) Pagarés expedidos.
Coteja con el Departamento de Control Administrativo, totales porcliente.
¿Coinciden los totales?
No:
Aclara diferencia.
Conecta con la actividad número 5.
Si:
Elabora factura (original y copia), relación y turna al Jefe de Oficinade Cobranzas.
Recibe factura (original y copia) y revisa llenado.
¿Es correcta la factura?
No:
Cancela la factura.
Regresa a la actividad número 5.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
111Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Cliente.
Oficina de Cobranzas.
6
7
8
9
10
10-A
11
12
Si:
Devuelve factura a la Oficina de Cobranzas.
Anexa a relación y vales a la nota.
Distribuye facturas en original al cliente y copia para su archivoalfabético provisional.
Recibe factura y proporciona contra-recibo.
Pasa el tiempo.
Llegada la fecha marcada en el contra-recibo.
Ejecuta cobro de nota.
¿Recibió pago de la factura?
No:
Recibe promesa de pago.
Regresa a la actividad número 10.
Si:
Recibe pago sobre factura e informa a través de memorándum alJefe de Oficina de Cobranzas.
Distribuye documentación de la siguiente manera:Cheque: Departamento de Finanzas.Copia nota: Departamento de Finanzas.Copia cheque: Archivo alfabético y definitivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
112Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
TRAMITACIÓN DE LA COBRANZA A CLIENTES.
RELACION
PAGARESEXPEDIDOS
FACTURA DEVENTA GLOBAL
DEL DIA
VALES DECREDITO
FACTURAS
RELACION DEVENTAS A
CREDITO
CORTE DE CAJA2er TURNO
CORTE DE CAJA1er TURNO
TIRA DE CORTEEN X Y Z
RECIBE EINTEGRA
PAQUETE "A"
INICIO
FICHA DEDEPOSITO SIN
SELLO DELBANCO
SEPARA YELABORA
COTEJATOTALES
PORCLIENTE
¿ESTACORRECTA
LA FACTURA?CANCELA FACTURA
1
NO
SI
DEPTO. DESUPERVISION
VALES DECREDITO
TURNAPAQUETE "A"
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
ELABORA0-1
FACTURA
PAGARESEXPEDIDOS
FACTURA DEVENTA GLOBAL
DEL DIA
VALES DECREDITO
FACTURAS
RELACION DEVENTAS A
CREDITO
CORTE DE CAJA2er TURNO
CORTE DE CAJA1er TURNO
TIRA DE CORTEEN X Y Z
FICHA DEDEPOSITO SIN
SELLO DELBANCO
DEPTO. DE CONTROLADMVO.
¿COINCIDENLOS
TOTALES?
ACLARADIFERENCIA
NO
SI
NOTA DE VENTAGLOBAL DELDIA
113Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
TRAMITACIÓN DE LA COBRANZA A CLIENTES.
CONTRARECIBO
RELACION
1
FIN
ANEXAVALES DECREDITO
FACTURA
DISTRIBUYE
1FACTURA
0FACTURA
RECIBE YPROPORCIONA FACTURA
CLIENTE
EJECUTACOBRO
¿RECIBIOPAGO DE
FACTURA?
RECIBEPROMESA DE
PAGO
NO
SI
RECIBEPAGO SOBRE
FACTURA
CCHEQUE
CFACTURA
DISTRIBUYECHEQUE
DEPTO. DEFINANZAS
A
CLIENTE
DEPARTAMENTO DESUPERVISION
FACTURA
A
114Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DEUNIDADES MÓVILES
115Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA A LA UNIDAD MÓVIL.
OBJETIVO:
MANTENER EL CONTROL DE LA MERCANCÍA SURTIDA E INVENTARIADA ALA UNIDAD MÓVIL.
NORMAS:
EL SURTIMIENTO DE MERCANCÍA A LA UNIDAD MÓVIL SE REALIZARÁCON LA PRESENCIA DEL PERSONAL DE LAS ÁREAS DE ALMACÉN,COMPRAS, SUPERVISIÓN, ADMINISTRACIÓN DE UNIDADES MÓVIL.
TODO REQUERIMIENTO DE MERCANCÍA PARA LA UNIDAD MÓVILDEBERÁ CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN DEL SUBDIRECTOR DECOMERICALIZACIÓN.
FRECUENCIA:
SEMANAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
116Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deAdministración de UnidadesMóviles y encargado de la UnidadMóvil.
Subdirector de Comercialización.
Jefe del Departamento de Compras.
Encargado del Almacén.
1
2
3
3-A
4
5
6
7
Elaboran requerimiento (original y 4 copias) de artículos de línea
blanca, electrónica, electrodomésticos, cómputo y demás
productos, en base a las ventas históricas para cubrir la ruta
geográfica de la unidad móvil.
Presenta requerimiento (original y 4 copias) de artículos de línea
blanca, electrónica, electrodomésticos, cómputo y demás
productos al Subdirector de Comercialización y solicita
autorización.
Recibe y analiza requerimiento (original y 4 copias) de artículos de
línea blanca, electrónica, electrodomésticos, cómputo y demás
productos.
¿Autorizó documento?
No:
Rechaza y devuelve documento.
Regresa a la actividad número 1.
Si:
Firma de autorización el requerimiento (original y 4 copias) y loturna al Jefe del Departamento de Compras para suabastecimiento.
Programa entrega artículos, sella requerimiento (original y 4
copias) de Vo. Bo. y lo turna al encargado del almacén.
Pasa el tiempo.
Surte requerimiento y emite del sistema control punto de venta,
formato transferencia de mercancía (original y 4 copias).
Entrega mercancía, coteja cantidades con los formatos
requerimiento y transferencia de mercancía, y recaba firma de
recibido del encargado de la unidad móvil.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. ADMÓN. DE UNIDADESMÓVILES
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
117Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Encargado de la Unidad Móvil.
Secretaria del Jefe delDepartamento de Admón. de UnidadMóvil.
Encargado de la Unidad Móvil.
8
9
10
11
Distribuye formatos de la siguiente manera:
Requerimiento (original y 4 copias),
Original.- Almacén.
1ª. Copia.- Encargado unidad móvil.
2ª. Copia.- Jefe de Admón. de Unidad Móvil.
3ª. Copia.- Departamento de Compras.
4ª Copia.- Unidad de Contraloría Interna.
Transferencia de artículos (original y 4 copias),
Original.- Depto. de Compras.
1ª. Copia.- Encargado unidad móvil.
2ª. Copia.- Jefe de Admón. de Unidad Móvil.
3ª. Copia.- Almacén.
4ª Copia.- Subdirección de Comercialización.
Recibe mercancía y entrega los formatos requerimiento y
transferencia de artículos (2ª. copia) a la secretaria del Jefe de
Admón. de Unidad Móvil, manteniendo en archivo cronológico (1ª.
Copia) de cada documento.
Recibe requerimiento y transferencia de artículos (2ª. copia), da de
alta la mercancía en el sistema control punto de venta y emite del
sistema control punto de venta la lista de precios y se la entrega al
Encargado de la Unidad Móvil.
Pasa el tiempo.
Al finalizar la ruta de venta.
Entrega a la secretaria del Jefe de Administración de Unidad Móvil,
la siguiente documentación:
Cortes de caja (origina). Pagarés (original y 3 copias). Notas de entrega (copia). Requisitos documentales del derechohabiente (copias).
¿Están completos los documentos?
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE ADMÓN. DE UNIDADESMÓVILES
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
118Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Secretaria del Jefe delDepartamento de Admón. de UnidadMóvil.
Encargado del Almacén.
11-A
12
13
14
15
16
17
No:
Descuenta importe al total de la venta al Encargado de la UnidadMóvil.
Fin.
Si:
Elabora nota de venta (original y 3 copias).
Accesa al sistema y emite ticket de venta por derechohabiente yticket de corte de caja “x” y “z”.
Integra paquete “A” por venta del día: Ticket de corte de caja “x” y “z”. Corte de caja (original). Pagaré (original y copia) y anexa ticket. Nota de venta (original y 2 copias). Nota de entrega (copia). Requisitos documentales (copia).
Entrega al Departamento de Control Administrativo paquete “A” dedocumentos y mantiene en archivo cronológico y definitivo: Ticket de corte de caja “x” y “z”. Corte de caja (original y copia). Pagaré (original y copia) y anexa ticket. Nota de venta (original y 2 copias). Requisitos documentales (copia).
Accesa al sistema, captura ventas, emite y entrega reporte devalidación de existencias al Encargado de la Unidad Móvil.
/Se presentan con el Encargado del Almacén/
Levantan inventario de productos y pagarés por ventas a créditocontra formato de transferencia y reporte validación de existencias(cantidad que debe coincidir con el inventario inicial de la semana).
Encargado de la Unidad Móvil.
17-A
18
¿Coinciden las cantidades?
No:
Turna documentación a la Unidad Jurídica.Fin.Conecta con el Procedimiento de la Unidad Jurídica::Levantamiento de Acta Administrativa.
Si:
Firman formato cédula de inventario final (encargado de almacén,encargado de la unidad móvil, Jefe del Departamento deAdministración de Unidad Móvil y personal del Departamento deSupervisión) y distribuye documento de la siguiente manera:Original.- Almacén.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE ADMÓN. DE UNIDADESMÓVILES
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
119Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
19
1ª. Copia.- Encargado unidad móvil.2ª. Copia.- Jefe de Admón. de Unidad Móvil.3ª. Copia.- Departamento de Compras.4ª Copia.- Unidad de Contraloría Interna.
Recibe y mantiene corte de caja (original), nota de entrega demercancía (original) y cédula de inventario final (copia). en archivonumérico y definitivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE ADMÓN. DE UNIDADESMÓVILES
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
120Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA A LA UNIDAD MÓVIL.
O-4CREQUERIMIENTOELABORAN
AUTORIZA YTURNA
PRESENTAN YSOLICITAN
AUTORIZACIÓN
RECIBE YANALIZA
INICIO
JEFE DEL DETO. DE ADMÓN. UNIDADES MÓVILESY ENCARGADO DE LA UNIDAD
PROGRAMAENTREGA,
SELLA YTURNA
RECHAZA YDEVUELVE¿AUTORIZA?
1
1
1
ENTREGAPRODUCTOS,
COTEJA YRECABA
FIRMA
O-4CREQUERIMIENTO
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN
O-4CREQUERIMIENTO
SI
NO O-4CREQUERIMIENTO
O-4CREQUERIMIENTO
JEFE DEPTO. COMPRAS
JEFE DEL DEPTO. COMPRAS O-4CREQUERIMIENTO
ENCARGADO DE ÁLMACEN
ENCARGADO DE ALMACÉNEMITEAJA DEMERCANCÍACADUCADA
SURTE YCAPTURA EN
BASE DEDATOS
O-4CTRANSFERENCIA
O-4CTRANSFERENCIA
O-4CREQUERIMIENTO
ENCARGADO DE LA UNIDADA MÓVIL
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN
121Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA A LA UNIDAD MÓVIL.
TICKET DECORTE DE
CAJA EN X yZ
LISTA DEPRECIOS
1 CTRANSFERENCIA
1 CREQUERIMIENTO
1
DISTRIBUYE
RECIBEMERCANCÍA,ENTREGA YMANTIENE
RECIBE YCAPTURA ENLA BASE DE
DATOS
Requerimiento (original y 4 copias),Original.- Almacén.1ª. Copia.- Encargado unidad móvil.2ª. Copia.- Jefe de Admón. de Unidad Móvil.3ª. Copia.- Departamento de Compras.4ª Copia.- Unidad de Contraloría Interna.
Transferencia de artículos (original y 4 copias),Original.- Depto. de Compras.1ª. Copia.- Encargado unidad móvil.2ª. Copia.- Jefe de Admón. de Unidad Móvil.3ª. Copia.- Almacén.4ª Copia.- Subdirección de Comercialización.
C
la siguiente documentación:- Cortes de caja (origina).- Pagarés (original y 3copias).- Notas de entrega (copia).- Requisitos documentalesdel derechohabiente (copias)
/AL FINALIZAR LA RUTA DE VENTAS/
ENTREGA
¿ESTANCOMPLETOS?
DESCUENTA ALA VENTA FIN
ELABORA
2
ENCARGADO DE LA UNIDAD MÓVIL2 C
TRANSFERENCIA
2 CREQUERIMIENTO
SECRETARIA
ALTA DE MERCANCÍA
2 CTRANSFERENCIA
2 CREQUERIMIENTO
ACCESA ALSISTEMA
INTEGRA
No
Si
EMITE DELSITEMA
O-3 CNOTA DE
VENTA
TICKET DEVENTA
Integra paquete "A" por venta del día:-Ticket de corte de caja "x" y "z".-Corte de caja (original).-Pagaré (original y copia) y anexa ticket.-Nota de venta (original y 2 copias).-Nota de entrega (copia).-Requisitos documentales (copia).
SECRETARIA
SECRETARIA
ENCARGADO DE LA UNIDAD MÓVIL
122Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA A LA UNIDAD MÓVIL.
CCEDULA DE
INVENTARIOS
ONOTA DE
ENTREGA
REPORTEDE
EXISTENCIAS
O-4CTRANSFERENCIA
LEVANTANINVENTARIO
CONTRA
2
ENTREGA YMANTIENE
ACCESA A LABASE DEDATOS
FIRMAN YDISTRIBUYE
TURNA¿COINCIDEN
LASCANTIDADES?
FIN
CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:
LEVANTAMIENTO DEACTAS ADMVAS.
UNIDAD JURÍDICA
MANTIENE
FIN
Imantiene:" Ticket de corte de caja "x" y "z"." Corte de caja (original y copia)." Pagaré (original y copia) y anexaticket." Nota de venta (original y 2 copias)." Requisitos documentales (copia).
PAQUETE "A"
C
DEPARTAMENTO DE CONTROL ADMVO.
CAPTURA VENTAS,EMITE Y ENTREGA
REPORTEDE
EXISTENCIAS
ENCARGADO DE LA UNIDAD MÓVIL
/SE PRESENTAN CON EL ENCARGADO DE ÁLMACEN/
PAGARÉS
UNIDAD JURÍDICANo
Si
O-4CCEDULA DE
INVENTARIOS
DISTRIBUYE:Original.- Almacén.1ª. Copia.- Encargado unidad móvil.2ª. Copia.- Jefe de Admón. de UnidadMóvil.3ª. Copia.- Departamento deCompras.4ª Copia.- Unidad de ContraloríaInterna.
OCORTE DE
CAJA C
ENCARGADO DE LA UNIDAD MÓVIL
ENCARGADO DE ÁLMACEN
123Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPARTAMENTO DE VENTASY DESARROLLO
124Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CONVENIO DE VENTA A CRÉDITO.
OBJETIVO:
AUMENTAR EL NÚMERO DE CLIENTES CAUTIVOS DE LA INSTITUCIÓN, ASÍCOMO INCREMENTAR LAS VENTAS DE LOS PRODUCTOSCOMERCIALIZADOS POR LA MISMA.
NORMAS:
LAS VENTAS QUE SE REALICEN A LOS CLIENTES CONVENIDOS SEREGIRÁN A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DE LAINSTITUCIÓN.
POR PARTE DEL SSTEEV FIRMARÁN EL CONVENIO EL DIRECTOR/GERENTEY EL APODERADO LEGAL.
FRECUENCIA:
ANUAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
125Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento de Ventas yDesarrollo.
Jefe del Departamento de Ventas yDesarrollo y Subdirector deComercialización.
Jefe del Departamento de Ventas yDesarrollo.
Jefe de la Unidad Jurídica delSSTEEV.
Jefe del Departamento de Ventas yDesarrollo.
1
2
3
4
5
5-A
6
7
8
9
Elabora y presenta al Subdirector de Comercialización lista deposibles clientes potenciales con quienes el SSTEEV pueda firmarun convenio comercial.
Analizan de manera conjunta ventajas y desventajas de cadacliente y depuran lista.
Definen estrategia a seguir para contactar al posible cliente y dainstrucciones al Jefe del Departamento de Ventas y Desarrollopara recabar la información necesaria de la persona responsable yde la organización o dependencia.
Establece contacto con el responsable de la organización odependencia y acuerdan entrevista.
Pasa el Tiempo
/Llegada la fecha acordada/
Promueve los productos comercializados y las ventajas de firmarconvenio con el SSTEEV.
¿Acuerdan firmar convenio?
No:
Rechaza propuesta el responsable de la organización odependencia
Fin.
Si:
Acuerdan y turnan a las Áreas Jurídicas de ambas partes paraelaborar el formato del convenio comercial.
Analiza, define las clausulas del formato del convenio comercial ydevuelve al Jefe del Departamento de Ventas y Desarrollo.
Acuerda fecha de protocolo para firma de convenio con laasistencia de la autoridad máxima o representante legal de ambaspartes.
Pasa el tiempo.
/Llegada la fecha acordada/
Formalizan el convenio comercial con la firma del las personasresponsables de ambas partes.
Fin del Procedimiento.Conecta con los Procedimientos:Ventas a Crédito en Farmacias.Ventas a Crédito en Tiendas de Electrodomésticos y Módulos.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE VENTAS Y DESARROLLO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓNN
126Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
VENTAS Y DESARROLLO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
CONVENIOS DE VENTA A CRÉDITO.
INICIO
ELABORA YPRESENTA
PARACONVENIOS
JEFE DEL DEPTO.DE VENTASY DESARROLLO
ANALIZANVENTAJAS Y
DESVENTAJAS
DEFINENESTRATEGIA,
Y DAINSTRUCCIONES
ESTABLECECONTACTO YACUERDAN
ENTREVISTA
PROMUEVEPRODUCTOSY VENTAJAS
DELCONVENIO
ACUERDAN YTURNAN
CLIENTESPOTENCIALES
CLIENTESPOTENCIALES
SUBDIRECTOR DE COMERCIOALIZACIÓN
LLEGADA LA FECHA ACORDADA/
¿ACUERDANFIRMAR
CONVENIO?RECHAZA
RECIBE,ANALIZA Y
DEFINECLAUSULAS
1
FIN
CONVENIOCOMERCIAL
JEFE DE LA UNIDAD JURÍDICA
JEFE DEL DEPTO.DE VENTASY DESARROLLO Y SUBDIRECTOR
DE COMERCIALIZACIÓN
JEFE DEL DEPTO.DE VENTASY DESARROLLO
No
SiÁREAS JURÍDICAS DE AMBAS PARTES
/
127Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
VENTAS Y DESARROLLO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
CONVENIOS DE VENTA A CRÉDITO.
1
ACUERDANFECHA PARA
FIRMA
FORMALIZANCON FIRMA DE
RESPONSABLES
CONVENIOCOMERCIAL
LLEGADA LA FECHA ACORDADA
FIN
CONVENIOCOMERCIAL
CONECTA CON LOSPROCEDIMIENTOS:
VENTAS A CRÉDITO ENFARMACIAS.
VENTAS A CRÉDITO ENELECTROOMÉSTICOS Y
MÓDULOS.
128Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
COMERCIALIZACIÓN DE PRODUCTOS POR FINANCIAMIENTO.
OBJETIVO:
AMPLIAR LA GAMA DE PRODUCTOS OFERTADOS A LOSDERECHOHABIENTES A TRAVÉS DEL FINANCIAMIENTO E INCREMENTARLOS INGRESOS DE LA INSTITUCIÓN.
NORMAS:
EL SSTEEV SOLO FINANCIARÁ AL DERECHOHABIENTE EN LA COMPRA DELOS PRODUCTOS COMERCIALIZADOS POR LA EMPRESA CONVENIDA.
LOS NUEVOS PRODUCTOS A COMERCIALIZAR SE REGIRÁN A LOESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DE LA INSTITUCIÓN.
LOS NUEVOS PRODUCTOS A COMERCIALIZAR SE PUBLICITARÁN ENTODOS LOS PUNTOS DE VENTA DE LA INSTITUCIÓN.
POR PARTE DEL SSTEEV FIRMARÁN EL CONVENIO EL DIRECTOR/GERENTEY EL APODERADO LEGAL DEL SSTEEV.
FRECUENCIA:
ANUAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
129Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento de Ventas yDesarrollo.
Jefe del Departamento de Ventas yDesarrollo y Subdirector deComercialización.
Jefe del Departamento de Ventas yDesarrollo.
Jefe de la Unidad Jurídica delSSTEEV.
Jefe del Departamento de Ventas yDesarrollo.
1
2
3
4
5
5-A
6
7
8
9
Elabora y presenta al Subdirector de Comercialización lista deposibles empresas con quienes el SSTEEV pueda firmar unconvenio comercial.
Analizan de manera conjunta ventajas y desventajas de cadaempresa y sus productos a comercializar y depuran lista.
Definen estrategia a seguir para contactar al Gerente o Director dela empresa y da instrucciones al Jefe del Departamento de Ventasy Desarrollo para recabar la información necesaria.
Establece contacto con el Gerente o Director de la empresa yacuerdan entrevista.
Pasa el Tiempo
/Llegada la fecha acordada/
Solicita información de los productos a comercializar y analizan lasventajas de firmar convenio con el SSTEEV.
¿Acuerdan firmar convenio?
No:
Rechaza propuesta el Gerente o Director de la empresa.
Fin.
Si:
Acuerdan contactar a los Departamentos Jurídicos de ambaspartes para elaborar el formato del convenio comercial.
Analiza, definen las clausulas del formato del convenio comercial ydevuelve al Jefe del Departamento de Ventas y Desarrollo.
Acuerdan fecha de protocolo para firma de convenio con laasistencia de los responsables de ambas partes.
Pasa el tiempo.
/Llegada la fecha acordada/
Formalizan el convenio comercial con la firma del las personasresponsables de ambas partes.
Fin del Procedimiento.Conecta con el Procedimiento:Recuperación de la Venta a Crédito a Derechohabientes.Departamento de Control Administrativo.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE VENTAS Y DESARROLLO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓNN
130Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
VENTAS Y DESARROLLO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
COMERCIALIZACIÓN DE PRODUCTOS POR FINANCIAMIENTO.
INICIO
ELABORA YPRESENTA
PARACONVENIOS
JEFE DEL DEPTO.DE VENTASY DESARROLLO
ANALIZANVENTAJAS Y
DESVENTAJAS
DEFINENESTRATEGIA,
Y DAINSTRUCCIONES
ESTABLECECONTACTO YACUERDAN
ENTREVISTA
PROMUEVEPRODUCTOSY VENTAJAS
DELCONVENIO
ACUERDAN YTURNAN
CLIENTESPOTENCIALES
CLIENTESPOTENCIALES
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN
LLEGADA LA FECHA ACORDADA
¿ACUERDANFIRMAR
CONVENIO?RECHAZA
RECIBE,ANALIZA Y
DEFINECLAUSULAS
1
FIN
CONVENIOCOMERCIAL
JEFE DE LA UNIDAD JURÍDICA
JEFE DEL DEPTO.DE VENTASY DESARROLLO Y SUBDIRECTOR
DE COMERCIALIZACIÓN
JEFE DEL DEPTO.DE VENTASY DESARROLLO
No
SiÁREAS JURÍDICAS DE AMBAS PARTES
/ /
131Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
VENTAS Y DESARROLLO
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
COMERCIALIZACIÓN DE PRODUCTOS POR FINANCIAMIENTO.
1
ACUERDANFECHA PARA
FIRMA
FORMALIZANCON FIRMA DE
RESPONSABLES
CONVENIOCOMERCIAL
LLEGADA LA FECHA ACORDADA
FIN
CONVENIOCOMERCIAL
CONECTA CON LOSPROCEDIMIENTOS:
VENTAS A CRÉDITO ENFARMACIAS.
VENTAS A CRÉDITO ENELECTROOMÉSTICOS Y
MÓDULOS.
/ /
132Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
FARMACIAS
133Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
VENTA DE CONTADO.
OBJETIVO:
OTORGAR UN SERVICIO AL PÚBLICO EN GENERAL DE PRODUCTOSFARMACÉUTICOS, ABARROTES, MATERIAL DE CURACIÓN Y PERFUMERÍA.
NORMAS:
MANUAL DE SERVICIOS AL PÚBLICO.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
134Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Empleado de Mostrador
Cajero
1
2
3
4
5
6
7
Recibe solicitud verbal del cliente para compra deproductos.
Surte productos solicitados y los envía al área de caja.
Accesa al Sistema Control Punto de Venta y capturacada producto.
Genera total a pagar por la venta de los productos einforma al cliente.
Cobra el importe total de la venta al cliente.
Ingresa el dinero a la caja por la venta al cliente yobtiene del sistema ticket de la venta.
Entrega productos y ticket de venta al cliente.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
Conecta con Procedimiento:Corte de Caja.ÁREA: FARMACIA
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
FARMACIAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
135Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
FARMACIA
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
VENTA DE CONTADO.
RECIBESOLICITUDVERBAL DE
COMPRA
SURTEPRODUCTOSSOLICITADOSY LOS ENVIA
ACCESA ALSISTEMA
INICIO
GENERA EINFORMA
COBRAVENTA
INGRESADINERO POR
LA VENTA
ENTREGAPRODUCTOS
Y DOCTO.
FIN
EL TOTAL APAGAR POR LA
VENTA
CAPTURACADA
PRODUCTO
OBTIENE DELSISTEMA
TICKETDE
VENTA
CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:ÁREA FARMACIA.CORTE DE CAJA
TICKETDE
VENTA
CAJA
CLIENTE
EMPLEADO DE MOSTRADOR
136Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
VENTA A CRÉDITO A DERECHOHABIENTES EN FARMACIA.
OBJETIVO:
OTORGAR A LOS DERECHOHABIENTES CRÉDITO EN PRODUCTOSFARMACÉUTICOS, MATERIAL DE CURACIÓN Y ABARROTES. ASÍ COMOINCREMENTAR LAS VENTAS EN LAS FARMACIAS DE LA INSTITUCIÓN.
NORMAS:
EL DERECHOHABIENTE DEBERÁ CUMPLIR CON LOS REQUISITOSESTABLECIDOS EN EL CONTRATO DE COMPRA-VENTA DE TRACTOSUCESIVO.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
137Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Empleado de Mostrador. 1
2
2-A
3
4
5
6
7
Recibe del cliente (derechohabiente) solicitud verbal de compra acrédito.
Solicita los siguientes requisitos documentales:a) Credencial de afiliación al SSTEEV vigente (original y copia).b) Ultimo talón de cheque o pago (original y copia).c) Credencial de elector (original y copia).
¿Están correctos los requisitos?
No:
Rechaza solicitud de compra.
Fin.
Si:
Corrobora información e ingresa al Sistema de Registro para elControl de Créditos del SSTEEV y captura el número de Filiaciónen el Sistema para corroborar que efectivamente correspondan losdatos y la fotografía con la información que se presenta en lacredencial del SSTEEV y de Elector.
Verifica requisitos documentales: talón de cheque corresponda a la dependencia escrita en la
credencial del SSTEEV, número y el nombre de personal coincida en ambos
documentos, credencial del SSTEEV sea vigente y la quincena del talón de
cheque corresponda al periodo en que se esté realizando lacompra,
fotografía de la credencial del SSTEEV coincida con la deElector.
Determina límite de crédito, captura el importe neto que elderechohabiente tenga en su talón de cheque (en el campo dePercepción Neta y en automático aparecerá el límite máximo decrédito que podrá ser autorizado) e imprime la Hoja de autorizaciónde crédito.
Coteja los descuentos aplicados en nómina por créditos otorgadosen el SSTEEV contra créditos enlistados en el Sistema e informa alderechohabiente su límite de crédito.
Determina importe del descuento, captura el importe total de laventa que desea realizar el derechohabiente para que el sistemapueda realizar el cálculo del importe de descuento que se leaplicará al derechohabiente.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
FARMACIAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
138Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Solicita la autorización al sistema y automáticamente presenta undesplegado con la información completa del derechohabiente elcual imprime y anexa al expediente del derechohabiente y de estamanera verifica que el vendedor haya realizado correctamente esteproceso.
Captura los datos del derechohabiente (los registra en la base decréditos del SSTEEV) y verifica los datos del derechohabiente y dela compra en Sistema.
Elabora el pagaré y actualiza la información en el Sistema.
Devuelve documentación (original) al derechohabiente y conservademás documentos.
Captura cada producto en Sistema Control Punto de Venta en elapartado de venta a crédito y obtiene de la caja registradora ticketde la venta (en tres tantos) y registra en el pagaré el importe delticket
Verifica monto total de la venta en caja contra el importe del pagaré.
Recaba del derechohabiente (cliente) firma autógrafa en pagaré(original y dos copias).
Entrega al cliente la mercancía, pagaré en 1ª Copia y ticket deventa.
Integra expediente de venta a crédito del derechohabiente con lasiguiente documentación:a) Ticket.b) Pagaré (original y 2ª copia).c) Credencial de afiliación al SSTEEV vigente (copia).d) Credencial de elector del derechohabiente (copia).e) Ultimo talón de cheque o pago (copia).f) Hoja de autorización Sistema.Y mantiene expediente de manera temporal y numérica.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con Procedimiento de Corte de Caja.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
FARMACIAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
139Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
FARMACIA
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
VENTA A CRÉDITO AL DERECHOHABIENTE.
O-CCREDENCIALDE ELECTOR
DERECHOHABIENTERECIBESOLICITUD
VERBAL DECOMPRA A
CREDITO
SOLICITADOCUMENTOS
INICIO
¿ESTANCORRECTOS?
RECHAZA YDEVUELVE FIN
CORROBORAINFORMACION
VERIFICAREQUISITOS
DOCUMENTALESDENTRO DEL
SISTEMA
DETERMINALIMITE DECRÉDITO
COTEJADESCUENTOS
E INFORMALIMITE
DETERMINAIMPORTE
DELDESCUENTO
SOLICITAAUTORIZACIÓN,
IMPRIME YANEXA
1
O-CTALÓN DE
CHEQUE
O-CAFILIACION
VIGENTE
CAPTURA NÚMERODE AFILIACIÓN DEL
DERECHOHABIENTE
SISTEMA CONTROLDE CRÉDITOS
REQUISITOS DOCUMENTALES:- TALÓN DE CHEQUES DE LADEPENDENCIA CORRESPONDA.- NÚM . Y NOMBRE DEL PERSONALCOINCIDAN EN LOS DOCTOS.- CREDENCIAL DEL SSTEEV SEAVIGENTE Y LA QUINCENA DELCHEQUE CORRESPONDA ALPERÍODO.-FOTOGRAFÍA CORRESPONDA ENAMBAS CREDENCIALES.
CAPTURA IMPORTENETO DEL CHEUQE Y EN
EL CAMPO DEPERCEPCIÓN NETAAPARECE EL LÍMITE
MÁXIMO DEL CRÉDITO
HOJA DEAUTORIZACIÓN
APLICADOS ENNÓMINA POR
CRÉDITOS EN ELSSTEEV CONTRA
CRÉDITOSENLISTADOS
CAPTURA IMPORTEDE LA VENTA PARA
QUE EL SISTEMACÁLCULE EL MONTO
DE LOSDESCUENTOS
APARECEDESPLEGADO CON
LA INFORMACIÓN DELDERECHOHABIENTE
INFORMACIÓN DELDERECHOHABIENTE
NO
SI
EMPLEADO DEMOSTRADOR
140Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
FARMACIA
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
VENTA A CRÉDITO AL DERECHOHABIENTE.
H O J A D EA U T O R IZ A C IÓ N
CC R E D E N C IA LD E E L E C T O R
CT A L Ó N D EC H E Q U E
CA F IL IA C IO N
V IG E N T E
O -2 CP A G A R E
CT IC K E T D E
V E N T A
E L A B O R A YA C T U A L IZ A
1
V E R IF IC AD A T O S D E L A
C O M P R A
C A P T U R AC A D A P T O .,O B T IE N E YR E G IS T R A
D E V U E L V E
O -2 CP A G A R E
O -2 CP A G A R E
R E C A B AF IR M A
A U T O G R Á F A
V E R IF IC AM O N T O D EV E N T A V SIM P O R T E
IN T E G R AE X P E D IE N T E
E N T R E G AP R O D U C T O S
D E R E C H O H A B IE N T E
C A P T U R A L O SD A T O S Y L O S
R E G IS T R A E N L AB A S E D E C R É D IT O S
D E L S S T E E V
C A P T U R A N U E V AIN F O R M A C IÓ N
OC R E D E N C IA LD E E L E C T O R
OT A L Ó N D EC H E Q U E
OA F IL IA C IO N
V IG E N T E
D E R E C H O H A B IE N T E
F IN
R E G IS T R A C A D AP R O D U C T O E N
S IS T E M A Y E N E LA P A R T A D O V E N T A A
C R E D IT O
O -2 CP A G A R E
D E R E C H O H A B IE N T E
O -2 CP A G A R E
1 CP A G A R E
CT IC K E T D E
V E N T A
141Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CORTE DE CAJA.
OBJETIVO:
VERIFICAR QUE EL IMPORTE REGISTRADO EN CORTE “Z” COINCIDA CONLOS CORTES “X” DE CADA TURNO CORROBORANDO CON EL IMPORTE ENDOCUMENTOS (VENTAS A CRÉDITO) Y EL EFECTIVO INGRESADO (VENTASAL CONTADO).
NORMAS:
REALIZAR UN CORTE DE CAJA POR TURNO VACIANDO LA INFORMACIÓNEN EL FORMATO DE “CORTE DE CAJA”.
ANEXAR CORTE “X”.
ADJUNTAR PAGARÉS DE VENTAS A CRÉDITO.
ELABORAR NOTA DE VENTA AL FINAL DEL DÍA.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
142Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Cajero
Encargado de Farmacia
1
2
3
4
4-A
5
6
Realiza corte “X” y lo imprime.
Vacía información en el formato de corte de caja,especificando:a) Ventas en Efectivob) Ventas a Créditoc) Ventas con Tarjeta
Entrega al Encargado de Farmacia el corte de caja, dinero yle anexa:a) Pagarés de ventas a crédito.b) Corte “X”c) Bouchers de ventas con tarjeta.
Recibe y verifica:a) Coincidan importes del Corte “X” con importes del
formato de Corte Caja.b) Coincida importes con el efectivo entregado por el
cajero.c) Que los pagarés utilizados sean los consecutivos.
¿Está correcta la información?
No:
Solicita faltante al Cajero.
Conecta con la actividad número 6.
Si:
Mantiene temporalmente.
Pasa el tiempo.
/Se repite actividad de la 1 a la 5 por cada turno existente/
/Al final del día emite corte “Z”/
Elabora nota de Venta Global.
Conecta con Procedimiento de Envío de DocumentaciónDiaria.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
FARMACIAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
143Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
FARMACIA
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
CORTE DE CAJA.
BOUCHERSDE TARJETA
CORTE "X"
PAGARÉS
REALIZA EIMPRIME
VACIAINFORMACIÓN
INICIO
ENTREGADINERO Y
ANEXA
RECIBE YVERIFICA
¿ESCORRECTA?
SOLICITAFALTANTE
MANTIENETEMPORALMENTE
ELABORANOTA DE
VENTAGLOBAL
NO
SI
- COINCIDAN IMPORTES DELCORTE "X" CON IMPORTES DELFORMATO DE CORTE DE CAJA.- COINCIDA IMPORTES CON ELEFECTIVO ENTREGADO POR ELCAJERO.- QUE LOS PAGARÉS UTILIZADOSSEAN LOS CONSECUTIVOS.
ESPECIFÍCANDO:- VENTAS EN EFECTIVO.- VENTAS A CRÉDITO.- VENTAS CON TARJETA.
CORTE "X"
CORTE DECAJA
CORTE DECAJA
BOUCHERSDE TARJETA
CORTE "X"
PAGARÉS
CORTE DECAJA
/SE REPITE LA ACTIVIDAD DEL LA NÚMERO 1 A LA 5//AL FINAL DEL DÍA LABORAL/
FIN
CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:ÁREA: FARMACIA
ENVÍO DE LADOCUMENTACIÓN
DIARIO
CAJERA
ENCARGADA DE FARMACIA
1
1
144Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
FINCAMIENTO DE PEDIDOS A MAYORISTAS.
OBJETIVO:
ABASTECER A LA FARMACIA DE MEDICAMENTOS ABARROTES YPERFUMERÍA.
NORMAS:
IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE LA FARMACIA.
PARA QUE SE REALICE EL PEDIDO POR PARTE DE LA FARMACIA DEBERÁVERIFICAR QUE EL PRODUCTO NO ESTÉ EN EXISTENCIA EN EL ALMACÉNDE FARMACIAS.
ENCONTRAR EL MEJOR COSTO QUE OFREZCAN LOS PROVEEDORES.
IMPRIMIR HOJA DE PEDIDO.
EN CASO DE EXISTIR DEVOLUCIONES SE ENTREGARÁ UNA COPIA DELFORMATO DE DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
145Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Cajero
Encargado de Farmacia
1
2
2-A
3
4
5
6
7
8
9
9-A
Identifica los productos faltantes en farmacia.
Consulta existencia en el Almacén de Farmacias.
¿Hay existencia?
Si:
Solicita producto a encargada de almacén.
Fin.
Conecta con Procedimiento:Transferencia de Mercancías entre farmacias y Almacén.
No:
Informa a la encargada de farmacia.
Verifica con los proveedores los precios, compara y toma ladecisión.
Confirma con el proveedor, realiza Hoja de Pedido y laentrega al proveedor.
Pasa el tiempo.
Recibe mercancía y factura del proveedor.
Verifica pedido contra factura señala devoluciones ofaltantes.
Sella y firma de conforme la factura.
Accesa al Sistema Control Punto de Venta y captura facturaproducto por producto.
¿Existe devoluciones o faltantes?
Si:
Señala producto.
Continúa con la actividad número 10.
No:
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
FARMACIAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
146Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
10
11
11-A
12
Continúa captura.
/Una vez terminada la captura./
Valida que el total que reporta el Sistema coincida con el dela factura.
¿Es correcto el importe?
No:
Verifica importes y realiza correcciones.
Si:
/Al final del día/
Emite en original y dos copias diario de compras, diario dedevoluciones.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
Conecta con Procedimiento:Envío de Documentación Diaria.Área: Farmacia
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
FARMACIAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
147Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
FARMACIA
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
FINCAMIENTO DE PEDIDOS.
IDENTIFICAPRODUCTOSFALTANTES
CONSULTAEXISTENCIAS
EN ELALMACÉN DE
FARMACIAS
INICIO
¿ESCORRECTA?
SOLICITAFALTANTE
INFORMA
NO
SI
VERIFICAPRECIOS,
COMPARA YTOMA
DECISIÓN
CONFIRMA,ELABORA YENTREGA
RECIBEPRODUCTOS
VERIFICA YMARCA
DEVOLUCIONESO FALTANTES
CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:ÁREA: FARMACIA
TRANSFERENCIA DEMERCANCÍAS ENTRE
FARMACIAS Y ALMACÉN
1
FIN
ENCARGADADE FARMACIA
ENCARGADO DE ALMACÉN DE FARMACIAS
PROVEEDORES
O-CHOJA DEPEDIDO
O-CFACTURA
CAJERA
ENCARGADADE FARMACIA
O-CFACTURA
O-CHOJA DEPEDIDO
148Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
FARMACIA
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
FINANCIAMIENTO DE PEDIDOS.
ACCESA ALSISTEMA
PUNTO DEVENTA
1
SELLA YFIRMA
¿HAYDEVOLUCIONES
OFALTANTES?
MARCAPRODUCTO
CONTÍNUA
NO
SI
VALIDADTOTALES
¿ESCORRECTO?
VERIFICAIMPORTES Y
REALIZACORRECCIONES
ACCESA YEMITE
NO
SI
CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:ÁREA: FARMACIA
ENVÍO DE LADOCUMENTACIÓN
DIARIA
FIN
O-CFACTURA
CAPTURAPRODUCTO POR
PORDUCTO
O-CFACTURA
CAPTURAPRODUCTO POR
PORDUCTO
/UNA VEZ TERMINADA LA CAPTURA/
REPORTE DELSISTEMA
O-CFACTURA
/AL FINAL DEL DIA/
SISTEMA PUNTO DVENTA
O-CDIARIO DE
DEVOLUCIONES
1
1
2
2
149Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA DE ALMACÉN – FARMACIAS OFARMACIAS - FARMACIAS.
OBJETIVO:
ABASTECER DE MERCANCÍAS A LA FARMACIA SOLICITANTE, ASÍ COMOROTAR LA MERCANCÍA DE BAJO MOVIMIENTO.
NORMAS:
EL MOVIMIENTO DEBERÁ EFECTUARSE CON LA AUTORIZACIÓN DELENCARGADO DE LA FARMACIA QUE ENVÍA LA MERCANCÍA.
EL DOCUMENTO DEBERÁ SELLARSE DE RECIBIDO Y CONTENER ELNOMBRE Y FIRMA DE LAS PERSONAS QUE INTERVIENEN EN LAOPERACIÓN.
QUEDAN PROHIBIDAS LAS TRANSFERENCIAS DE MEDICAMENTOSPSICOTRÓPICOS O CONTROLADOS (GRUPO II Y III).
FRECUENCIA:
MENSUAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
150Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Encargado de Farmacia(Solicitante).
Encargados de Farmacia(Solicitante) y (Que Envía).Encargado de Farmacia(Solicitante).
Chofer.
Encargado de Farmacia (QueEnvía) o de Almacén demedicamentos y abarrotes.
Chofer.
Encargado de Farmacia(Solicitante).
1
2
2-A
3
4
5
6
7
8
9
Surge necesidad en la farmacia, por bajo nivel oinexistencia de mercancía.
Establece comunicación con el Encargado de otrasucursal para solicitar mercancía.
¿Acuerdan transferencia?
No:
Comunica con Encargado de otra farmacia o con elAlmacén de medicamentos y abarrotes.
Repite procedimiento de la actividad número 1 a la 2-A,hasta encontrar respuesta positiva a su solicitud.
En caso de no surtirse de mercancía:
Conecta con el procedimiento:FINCAMIENTO DE PEDIDOS EFECTUADOS PORFARMACIAS.
Si:
Confirman transferencia de mercancía.
Comunica al Chofer que recoja la mercancía en lafarmacia especificada.
Recoge la mercancía en la farmacia.
Surte pedido y captura transferencia de mercancía enoriginal y tres copias.
Entrega al Chofer mercancía, y recaba firma de este enformato de transferencia (se lleva 3 copias).
Entrega al Encargado de la farmacia solicitante,mercancía y formato de transferencia (copia).
Recibe y verifica mercancía.
¿Existen diferencias?
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
FARMACIAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
151Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Chofer
Encargado de Farmacia(Solicitante).
9-A
10
11
12
13
Si:
Notifica al Encargado de la farmacia que enviómercancía, faltante o sobrante.Regresa a la actividad número 6.
No:
Firma y sella de recibido formato de transferencia y sequeda con dos copias.
Devuelve formato con firmas recabadas al encargadode Farmacia que envía mercancía.
Acomoda mercancía en los anaqueles.
Distribuye formato de transferencia de mercancía de lasiguiente manera:Copia 1: Departamento de Compras.Copia 2: Farmacia (que solicitó mercancía) para suarchivo cronológico y definitivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
FARMACIAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
152Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
FARMACIA
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE FARMACIAS Y ALMACÉN.
INICIO
SURGENECESIDADES
DEMERCANCIAS
ESTABLECECOMUNICACION
Y SOLICITAMERCANCIA
ENCARGADODE FARMACIA(SOLICITANTE)
ENCARGADO DEOTRA FARMACIA
¿ACUERDANTRANSFERENCIA? COMUNICA
NO
SI
ENCARGADO DE OTRA SUCURSALREPITE PROCEDIMIENTO DE LA ACTIVIDADNo. 1 A LA 2-A, HASTA ENCONTRAR RESPUESTA POSITIVA A SU SOLICITUD.
EN CASO DE NO SURTIRSE DE MERCANCIA:CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:FINCAMIENTO DE PEDIDOS EFECTUADOSPOR FARMACIAS
CONFIRMANTRANSFERENCIADE MERCANCIA
ENCARGADO DE FCIA.(SOLICITANTE)
ENCARGADO DE FCIA.(QUE ENVIA)
COMUNICARECOJA
MERCANCIA
ENCARGADODE FARMACIA(SOLICITANTE) CHOFER
SE PRESENTAA RECOJERMERCANCIA
CHOFER
SURTEPEDIDO YELABORA
ENCARGADODE FARMACIA(QUE ENVIA)
1
O-2FORMATO DE
TRANSFERENCIADE MERCANCIAS
ENTREGA LAMERCANCIA Y
RECABAFIRMA
FORMATO DETRANSFERENCIA
1
CHOFER
153Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
FARMACIA
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE FARMACIAS Y ALMACÉN.
2
FORMATO DETRANSFERENCIAS
1
FORMATO DETRANSFERENCIAS
1
ENTREGAMERCANCIA
C-1
FORMATO DETRANSFERENCIA
ENCARGADODE FARMACIA(SOLICITANTE)
CHOFER
RECIBE YVERIFICA
MERCANCIA
ENCARGADODE FARMACIA(SOLICITANTE)
¿EXISTENDIFERENCIAS?
NOTIFICAFALTANTE OSOBRANTE
NO
SI ENCARGADODE FARMACIA(QUE ENVIA)
1
FIRMA YSELLA DERECIBIDO
FARMACIA(SOLICITANTE)
C-1
FORMATO DETRANSFERENCIA
ACOMODAMERCANCIA
ENANAQUELES
DISTRIBUYEENCARGADODE FARMACIA(QUE ENVIA)
O
FORMATO DETRANSFERENCIAS FARMACIA
(QUE ENVIA)
FARMACIA(SOLICITANTE)
DEPTO. DECOMPRAS
FIN
154Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
DEPÓSITO BANCARIO POR VENTAS
OBJETIVO:
REALIZAR EL DEPÓSITO CORRESPONDIENTE A LA VENTA DEL DÍA EN LACUENTA CORRESPONDIENTE.
NORMAS:
LOS DEPÓSITOS DEBERÁ REALIZARSE AL DÍA HÁBIL SIGUIENTE DE LAVENTA.
DEBERÁ ENVIAR EL BOUCHER EN ORIGINAL.
LA VENTA DEL DÍA DEBERÁ REALIZARSE EN UN SOLO DEPÓSITO.
LA ACTIVIDAD SE DEBERÁ REALIZAR AL FINALIZAR LA JORNADALABORAL.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
155Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Encargado de Farmacia 1
2
3
4
Verifica que el efectivo recibido de los turnos coincidacon el corte “Z”.
Separa por denominación el dinero en efectivo.
Pasa el tiempo.
Formula la ficha bancaria, anexa dinero y realiza eldepósito en el banco correspondiente.
Anexa al Corte de Caja la ficha bancaria (original) quedeberá contener el sello de la institucióncorrespondiente).
FIN DE PROCEDIMIENTO.
Conecta con Procedimiento de Envío deDocumentación Diaria.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
FARMACIAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
156Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
FARMACIA
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
DEPÓSITO BANCARIO POR VENTAS.
VERIFICAQUE ELDINERO
ACUMULADOCOINCIDA
INICIO
SEPARA PORDENOMINACIÓN
EL DINERO
FORMULA,ANEXA
DINERO YREALIZA
DEPÓSITO
ANEXA ALCORTE DE
CAJA
INICIO
CORTE "Z"
FICHABANCARIA
FICHABANCARIA
CON SELLO
CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:
ENVÍO DE LADOCUMENTACIÓN
DIARIA.ÁREA FARMACIA
ENCARGADO DE FARMACIA
157Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN DIARIA.
OBJETIVO:
ENVIAR LA INFORMACIÓN A LOS SIGUIENTES DEPARTAMENTOS:
CONTROL ADMINISTRATIVO COMPRAS RECURSOS HUMANOS SERVICIOS GENERALES
PARA QUE SE REALICEN LOS PROCEDIMIENTOS CORRESPONDIENTES ENLOSDEPARTAMENTOS.
NORMAS:
EL ENCARGADO DE FARMACIA DEBERÁ ENVIAR LA DOCUMENTACIÓN ENTIEMPO Y FORMA.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
158Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Encargado de Farmacia
Chofer
Secretaria
1
2
3
4
5
Llena formato de “Relación de Documentos Enviados”
/En el apartado del Departamento de Control Administrativo/
Enlista y adjunta folios de los Cortes de Caja del día.Con la siguiente documentación:Relación de pagarés utilizados.Bouchers de ventas por tarjetaCortes “X” y “Z”Boucher de depósito de venta diariaNota de Venta Global
/En el apartado del Departamento Compras/
Enlista y adjunta folios:De facturas recibidas en el día.Notas de Cargo por DevoluciónTransferencias enviadas y recibidas
/En el apartado del Departamento de Recursos Humanos/
Adjunta la siguiente documentación:Solicitud de días de descanso.Tarjeta de asistencia de los empleados (quincenalmente).
/En el apartado de Servicios Generales/
Adjunta recibos para pagos de servicios.
Entrega paquete al chofer asignado.
Entrega paquetes a la Secretaria de la Subdirección deComercialización.
Recibe y distribuye documentación a los departamentoscorrespondientes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los siguientes Procedimientos:Control Administrativo: Control de Ventas Diarias.Recursos Humanos: Manejo de Personal.Servicios Generales: Pago de Servicios.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
FARMACIAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
159Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
FARMACIA
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN DIARIA.
APARTADO: DEPTO. CONTROL ADDMVO.ENLISTA Y ADJUNTA LOS FOLIOS DE LOSCORTES DE CAJA DEL DÍA, CON LASIGUIENTE DOCUMENTACIÓN:-RELACIÓN DE PAGARÉS UTILIZADOS.-BOUCHERS DE VENTAS POR TARJETA.-CORTES "X" Y "Z".-BOUCHER DE DEPÓSITO DE VENTADIARIA.-NOTA DE VENTA GLOBAL.
APARTADO DEPTO. DE COMPRAS:-ENLISTA Y ADJUNTA FOLIOS.-FACTURAS RECIBIDAS EN EL DÍA.-NOTAS DE CARGO PORDEVOLUCIÓN.-TRANSFERENCIAS ENVIADAS YRECIBIDAS.
APARTADO DEPTO. REC.HUMANIOS:-SOLICITUD DE DÍAS DEDESCANCO.-TARJETAS DE ASISTENCIA(QUINCENA).
APARTADO DEPTO. SERV.GRALES.:-ADJUNTA RECIBOS PARAPAGOS DE SERVICIOS.
FORMULA
INICIO
RELACIONDE DOCTOS.
ENVÍADOS
ENCARGADADE FARMACIA
ENTREGAPAQUETE
RECIBE YENTREGAPAQUETE
RELACIONDE DOCTOS.
ENVÍADOS
CHOFER
CHOFER RELACIONDE DOCTOS.
ENVÍADOS
SECRETARIA DE SUBDIRECCIÓNDE COMERCIALIZACIÓN
SECRETARIA RECIBE YDISTRUBUYE
DEPTOS. CORRESPONDIENTES
RELACIONDE DOCTOS.
ENVÍADOS
FIN
CONECTA CON LOSPROCEDIMIENTO:
CONTROL DE VENTAS DIARIAS.DEPTO. CONTROL ADMVO.
ELABORACIÓN DE LA NÓMINA.OBTENCIÓN DEL BONO DE
PUNTUALIDAD.DEPTO. RECURSOS HUMANOS.
PAGO DE SERVICIOS.DEPTO. DE SERV. GENERALES
160Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
BAJA DE MEDICAMENTOS CADUCADOS DE LOS GRUPOS II Y III.
OBJETIVO:
RETIRAR OPORTUNAMENTE LOS MEDICAMENTOS PROXIMOS A CADUCARQUE DE ACUERDO A LA LEY GENERAL DE SALUD FORMAN PARTE DE LOSGRUPOS II Y III.
NORMAS:
SE DEBERÁN DE RETIRAR LOS MEDICAMENTOS CADUCADOS O DAÑADOSDE LOS GRUPOS II Y III CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL ARTÍCULO226 DE LA LEY GENERAL DE SALUD VIGENTE.
LOS MEDICAMENTOS CONTROLADOS QUE SE LLEGUEN A CADUCAR ODAÑAR EN LA FARMACIA O ALMACÉN, SE DEBERÁN COLOCAR EN UNACAJA O BOLSA, MANTENIENDOSE DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS, ENCONDICIONES DE GUARDA Y CUSTODIA HASTA SU SALIDA DELESTABLECIMIENTO. EN EL CASO DE MEDICAMENTOS LÍQUIDOS ROTOS, SECONSERVAN LOS RESTOS DEL ENVASE PRIMARIO Y DEMAS ENVASESCOMO EVIDENCIA DEL HECHO.
MIENTRAS LOS MEDICAMENTOS CADUCADOS O DAÑADOS DE LOSGRUPOS II Y III PERMANEZCAN EN LA FARMACIA, EL RESPONSABLESANITARIO LOS DEBERÁ MANTENER IDENTIFICADOS, RELACIONADOS YASEGURADOS EN UN ÁREA ESPECÍFICA DE MANERA QUE SE EVITE SUDISPONIBILIDAD PARA SU VENTA AL PÚBLICO.
SE DEBERÁ CONTACTAR A UN PROVEEDOR AUTORIZADO POR LASECRETARIA DE SALUD EN EL MANEJO DE SUBSTANCIAS TOXICAS PARASU DESHECHO.
SE DEBERA DAR DE BAJA DEL INVENTARIO DE LA FARMACIA A TRAVESDEL MODULO DE CORRECCIONES DEL SISTEMA CONTROL PUNTO DEVENTA.
FRECUENCIA:
SEMESTRAL
.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
161Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Encargada de Farmacia.
Jefe del Departamento deCompras.
1
2
3
3-A
4
5
Identifica medicamento caducado de los grupos II y III,de acuerdo a la clasificación de la Secretaría de Salud.
Separa el artículo caducado del anaquel, lo coloca enla parte de abajo del mismo mueble e informa al Jefedel Departamento de Compras para iniciar trámite debaja del inventario.
Verifica caducidad del medicamento.
¿Procede la baja del medicamento?
No:
Rechaza petición y devuelve medicamento al anaquel.
Fin.
Si:
Contacta con un proveedor autorizado por la Secretariade Salud para el manejo de substancias toxicas parasu deshecho y sella hoja de devolución para su bajadel inventario.
Accesa al sistema control punto de venta y realiza baja.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
FARMACIAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
162Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
FARMACIA
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
BAJA DE MEDICAMENTOS CADUCADOS. GRUPOS II Y III.
IDENTIFICAMEDICAMENTO
CADUCADO
SEPARAMEDICAMENTO
E INFORMA
INICIO
VERIFICAMEDICAMENTO
¿PROCEDEBAJA?
RECHAZA YDEVUELVE
CONTACTA YSELLA PARASU BAJA DELINVENTARIO
NO
SI
REALIZA
FIN
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
ENCARGADA DE FARMACIA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
FIN
PROVEEDOR AUTORIZADO POR LA SSA
HOJA DEDEVOLUCIÓN
BAJA EN EL SISTEMACONTROL PUNTO DE
VENTA
163Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
BAJA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS CADUCADOS Y/O EN MALESTADO DE LOS GRUPOS IV Y VI.
OBJETIVO:
RETIRAR OPORTUNAMENTE LA MERCANCÍA NO APTA PARA SU VENTA YMANTENER ACTUALIZADO EL INVENTARIO DE FARMACIA.
NORMAS:
SE DEBERÁN DE RETIRAR LOS MEDICAMENTOS CADUCADOS O DAÑADOSDE LOS GRUPOS IV Y VI CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL ARTÍCULO224 DE LA LEY GENERAL DE SALUD VIGENTE.
LOS MEDICAMENTOS O PRODUCTOS QUE SE LLEGUEN A CADUCAR ODAÑAR EN LA FARMACIA O ALMACÉN, SE DEBERÁN COLOCAR EN UNACAJA O BOLSA, MANTENIENDOSE DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS, ENCONDICIONES DE GUARDA Y CUSTODIA HASTA SU SALIDA DELESTABLECIMIENTO. EN EL CASO DE MEDICAMENTOS LÍQUIDOS ROTOS, SECONSERVAN LOS RESTOS DEL ENVASE PRIMARIO Y DEMAS ENVASESCOMO EVIDENCIA DEL HECHO.
MIENTRAS LOS MEDICAMENTOS O PRODUCTOS CADUCADOS O DAÑADOSDE LOS GRUPOS IV Y VI PERMANEZCAN EN LA FARMACIA, ELRESPONSABLE SANITARIO LOS DEBERÁ MANTENER IDENTIFICADOS,RELACIONADOS Y ASEGURADOS EN UN ÁREA ESPECÍFICA DE MANERAQUE SE EVITE SU DISPONIBILIDAD PARA SU VENTA AL PÚBLICO.
SE DEBERÁ CONTACTAR AL DISTRIBUIDOR PARA SU DEVOLUCIÓN.
SE DEBERA DAR DE BAJA DEL INVENTARIO DE LA FARMACIA A TRAVESDEL MODULO DE CORRECCIONES DEL SISTEMA CONTROL PUNTO DEVENTA.
FRECUENCIA:
SEMESTRAL.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
164Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Encargada de Farmacia.
Jefe del Departamento deCompras.
1
2
3
3-A
4
5
Identifica medicamento o producto caducado o en malestado de los grupos IV y VI, de acuerdo a laclasificación de la Secretaria de Salud.
Separa medicamento o producto caducado o en malestado del anaquel, lo coloca en la parte de abajo delmismo mueble e informa al Jefe del Departamento deCompras para iniciar trámite de baja del inventario.
Verifica caducidad y/o estado físico del medicamento oproducto.
¿Procede la baja del medicamento o producto?
No:
Rechaza petición y devuelve medicamento o productoal anaquel.
Fin
Si:
Contacta con el distribuidor y sella hoja de devoluciónpara su baja del inventario.
Accesa al sistema control punto de venta y realizabaja.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
FARMACIAS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
165Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
FARMACIA
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
BAJA DE MEDICAMENTOS CADUCADOS. GRUPOS IV Y VI.
IDENTIFICAMEDICAMENTO
CADUCADOO DAÑADO
SEPARAMEDICAMENTO
E INFORMA
INICIO
VERIFICAMEDICAMENTO
¿PROCEDEBAJA?
RECHAZA YDEVUELVE
CONTACTA YSELLA PARASU BAJA DELINVENTARIO
NO
SI
REALIZA
FIN
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
ENCARGADA DE FARMACIA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
FIN
DISTRIBUIDOR
HOJA DEDEVOLUCIÓN
BAJA EN EL SISTEMACONTROL PUNTO DE
VENTA
166Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ELECTRODOMÉSTICOS Y MÓDULOS
167Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
VENTA A CREDITO A DERECHOHABIENTES EN TIENDA DEELECTRODOMÉSTICOS.
OBJETIVO:
OTORGAR A LOS DERECHOHABIENTES CRÉDITO EN PRODUCTOSELECTRODOMÉSTICOS. ASI COMO INCREMENTAR LAS VENTAS EN LASTIENDAS DE LA INSTITUCIÓN.
NORMAS:
EL DERECHOHABIENTE DEBERÁ CUMPLIR CON LOS REQUISITOSESTABLECIDOS EN EL CONTRATO DE COMPRA-VENTA DE TRACTOSUCESIVO.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
168Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Empleado de tienda. 1
2
3
3-A
4
5
5-A
6
7
8
9
Recibe del derechohabiente solicitud verbal de compra acrédito.
Solicita los siguientes requisitos documentales: Credencial de afiliación al SSTEEV vigente (original y
copia). Ultimo talón de cheque o pago (original y copia).
Verifica y coteja documentos.
¿Están correctos los requisitos?
No:
Rechaza solicitud de compra y devuelve documentos.
Fin.
Si:
Elabora presupuesto de venta.
Verifica que el importe de la venta no exceda lo estipuladoen la norma.
¿Excede importe de la venta?
Si:
Rechaza solicitud de compra.
Fin.
No:
Devuelve documentación (original) y conserva copia de losdemás documentos.
Surte la mercancía de la compra a crédito y formula pagaréen:Original- Subdirección de Comercialización.Copia Amarilla- Cliente (derechohabiente).Copia Azul- Tienda.
Accesa en sistema base de datos y registra cada productoen el apartado de venta a crédito.
Obtiene de la caja registradora ticket de la venta en trestantos.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
ELECTRODOMÉSTICOS Y MÓDULOS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
169Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Fletero.
Empleado de Tienda.
10
10-A
11
11-A
12
13
14
15
Verifica importe total de la venta en caja contra el total delpagaré
¿Coinciden los importes totales?
No:
Cancela pagaré y devuelve al empleado de tienda.
Regresa a la actividad número 7.
Si:
Recaba del derechohabiente firma autógrafa en pagaré(original y dos copias) y elabora formato de entrega demercancía en original y una copia.
¿Es mercancía para entrega a domicilio?
No:
Entrega al derechohabiente la mercancía, pagaré, ticket deventa y formato de entrega de mercancía (original y 1ªcopia) para recabarle su firma y le deja la 2ª. Copia.
Conecta con la actividad número 17.
Si:
Entrega al derechohabiente pagaré (1ª copia) y ticket deventa y le solicita la firma en la copia del formato de entrega.
Pasa el tiempo.
Entrega al fletero la mercancía y el formato de entrega demercancía (original y 2ª copia) para recabar la firma delderechohabiente.
Entrega la mercancía en el domicilio marcado por elderechohabiente y le solicita firmar de recibido el formato deentrega (original y 2ª. Copia).
/De regreso a la tienda/.
Recibe del fletero el formato de entrega de mercancía(original) y coteja la firma contra la 2a. copia; manteniendola copia para archivo cronológico y definitivo.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
ELECTRODOMÉSTICOS Y MÓDULOS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
170Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Encargado de tienda.
16
17
18
19
20
21
22
23
23-A
24
Envía al Jefe del Departamento de Supervisión la factura delflete en original y formato de entrega de mercancía en copiapara trámite de pago.
Integra y archiva de manera temporal y numérica elexpediente de venta a crédito del derechohabiente quecontiene la siguiente documentación: Ticket. Pagaré (original y 2ª copia). Credencial de afiliación al SSTEEV vigente (copia). Ultimo talón de cheque o pago (copia).
Pasa el tiempo.
Llegada la hora del corte de caja.
Elabora corte de caja del turno correspondiente.
/Repite procedimiento de la actividad número 1 a la 18 porcada turno existente en tienda/.
Turna al encargado de tienda el corte de caja.
Separa documentación de las ventas a crédito realizadas alos derechohabientes.
Registra en el corte de caja el importe de la venta a créditopor Oficina Retenedora.
Elabora relación (un tanto) de pagarés expedidos y anexa alexpediente correspondiente.
Revisa folio consecutivo de pagarés.
¿Está correcto el consecutivo?
No:
Solicita faltante.
Regresa a la actividad número 23.
Si:
Envía a la Subdirección de Comercialización los siguientesdocumentos:
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
ELECTRODOMÉSTICOS Y MÓDULOS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
171Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
25
Corte de caja de cada turno. Relación de pagarés. Pagarés (original). Requisitos documentales del derechohabiente.
Mantiene ticket y copia azul del pagaré de maneracronológica y definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
ELECTRODOMÉSTICOS Y MÓDULOS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
172Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ELECTRODOMESTICOS Y MODULOS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
VENTA A CRÉDITO A DERECHOHABIENTES.
O-CTALÓN DECHEQUE
RECIBESOLICITUDVERBAL DECOMPRA A
CREDITO
SOLICITADOCUMENTOS
VERIFICA YCOTEJA
INICIO
TIENDA DE ELECTRODÓMESTICOS Y MÓDULOS
O-CAFILIACION
VIGENTE
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN
¿ESTANCORRECTOS?
RECHAZA YDEVUELVE FIN
ELABORA
VERIFICAMONTO NO
EXCEDANORMA
¿EXCEDE? RECHAZA
DEVUELVE YCONSERVA
1
FIN
DERECHOHABIENTE
O-CTALÓN DECHEQUE
O-CAFILIACION
VIGENTE
O-CPPTO. DE
VENTA
O-CPPTO. DE
VENTA
SI
NO
CAFILIACIONVIGENTE Y
CHEQUE
OAFILIACIONVIGENTE Y
CHEQUE
DERECHOHABIENTE
NO
SI
173Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ELECTRODOMESTICOS Y MODULOS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
VENTA A CRÉDITO A DERECHOHABIENTES.
CTICKET DE
VENTA
O-CENTREGA
1
ACCESA ALSISTEMA
1
SURTEMERCANCIAY ELABORA
VERIFICAMONTOSENTRE
OBTIENE DELA CAJA
CANCELA YDEVUELVE¿COINCIDEN?
NO
RECABAFIRMA Y
ELABORA
ENTREGAMERCANCIA
¿ENTREGAA
DOMICILIO?
SI
NO
2
ENTREGA YRECABA
FIRMA
O-2 CPAGARE
REGISTRA CADAPRODUCTO EN EL
APARTADO DEVENTA A CREDITO
3CTICKET DE
VENTA
O-2 CPAGARE
3CTICKET DE
VENTA
O-2 CPAGARE
EMPLEADO DE TIENDA
1
O-2 CPAGARE
1-CENTREGA
CPAGARE
DERECHOHABIENTE
CTICKET DE
VENTA
CENTREGA
CPAGARE
DERECHOHABIENTE
SI
174Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ELECTRODOMESTICOS Y MODULOS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
VENTA A CRÉDITO A DERECHOHABIENTES.
O-CTALÓN DECHEQUE
O-CAFILIACION
VIGENTE
O-2 CPAGARE
2CENTREGA
RECIBE
2
INTEGRAEXPEDIENTEY MANTIENE
ENVIA PARATRAMITE DE
PAGO
TURNA
ELABORAPOR TURNO
ACCESA ALSISTEMA
SEPARADOCTOS. DE
VENTAS ACRÉDITO
3
FLETERO
DERECHOHABIENTE
ENTREGAMERCANCIA
O-2CENTREGA
/DE REGRESO A LA TIENDA/
EMPLEADO DE TIENDA O-2CENTREGA
C
2CENTREGA
FACTURAFLETE
JEFE DEL DEPTO. DE SUPERVISIÓN
3CTICKET DE
VENTA
CLLEGADA LA HORA DEL CORTE DE CAJA
CORTE DECAJA
CORTE DECAJA
SE REPITE PROCEDIMEINTO POR TURNODE LA ACTIVIDAD NÚMERO 1 A LA 18.
REGISTRA EN ELCORTE DE CAJA EL
IMPORTE DE LAVENTA A CRÉDITO
POR OFICINARETENEDORA
175Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ELECTRODOMESTICOS Y MODULOS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
VENTA A CRÉDITO A DERECHOHABIENTES.
2 CPAGARE
REQUISITOSDOCUMENTALES
PORDERECHOHABIENTE
OPAGARÉS
RELACIÓNDE
PAGARES
EXPEDIENTE
CORTE DECAJA POR
TURNO
REVISAFOLIO
CONSECUTIVO
3
ELABORA YANEXA
¿ESTANCORRECTOS?
ENVIA
MANTIENE
SOLICITAFALTANTE
SI
NO
FIN
2
RELACIÓN DEPAGARÉS
O-2 CPAGARE
2
SUBDIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN
3CTICKET DE
VENTA
C
176Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ESTACIONAMIENTOS
177Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
RENTA DE ESPACIO POR HORA PARA EL APARCAMIENTO DE VEHICULOS.OBJETIVO:
PROPORCIONAR UN SERVICIO DE CALIDAD AL CLIENTE, A TRAVÉS DE LARENTA DE ESPACIO PARA APARCAMIENTO DE VEHÍCULOS, GENERANDORECURSOS ECONÓMICOS QUE BENEFICIEN AL SSTEEV.
NORMAS: EL SERVICIO SE PROPORCIONARÁ TANTO A DERECHOHABIENTES COMO
PÚBLICO EN GENERAL. EL CLIENTE DEBERÁ ACOMODAR PERSONALMENTE SU VEHÍCULO EN EL
ESPACIO QUE LE SEA ASIGNADO. EL SSTEEV NO SE HARÁ RESPONSABLE DE GOLPES OCASIONADOS POR
TERCEROS Y OTROS VEHÍCULOS, DAÑOS OCASIONADOS POR LANATURALEZA O QUE PROVENGAN DEL EXTERIOR, POR INCENDIO, PORROBO PARCIAL O TOTAL DEL VEHÍCULO; ASÍ COMO ROBO O SUSTRACCIÓNDE OBJETOS DE VALOR DEJADOS DENTRO DEL MISMO, POR LO QUE SECONTARÁ CON UN SEGURO CONTRA DAÑOS PARA LOS MENCIONADOSCASOS Y CUYO NÚMERO DE PÓLIZA ESTARÁ IMPRESO EN EL TICKET DEENTRADA.
LA 1ª. HORA SE COBRARÁ COMPLETA, A PARTIR DE LA 2ª. SE HARÁ ENCORTES DE 10 MINUTOS.
EL VEHÍCULO QUE PERMANEZCA POR MÁS DE TRES DÍAS SIN PAGAR LACUOTA ESTABLECIDA, DEBERÁ SER PUESTO A DISPOSICIÓN DE LASAUTORIDADES CORRESPONDIENTES A TRAVÉS DE LA UNIDAD JURÍDICA.
LOS TICKETS DE ENTRADA Y SALIDA DEBERÁN CONTENER LA SIGUIENTEINFORMACIÓN: SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LAEDUCACIÓN DEL ESTADO DE VERACRUZ, NOMBRE DE LA SUCURSAL,NÚMEROS TELÉFONICOS DE LA INSTITUCIÓN, NÚMERO DE FOLIO, LALEYENDA “ESTACIONAMIENTO PÚBLICO DE AUTOSERVICIO”, HORA DEENTRADA, HORA DE SALIDA, NÚMERO DE PLACA, MARCA Y COLOR DELVEHÍCULO.
EN CASO DE QUE EL CLIENTE NO PROPORCIONE EL TICKET DE ENTRADAAL RECOGER SU VEHÍCULO, DEBERÁ PRESENTAR COPIA DE LA TARJETADE CIRCULACIÓN Y ORIGINAL Y COPIA DE LA CREDENCIAL DE ELECTOR.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
178Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Encargado 1
2
2-A
3
4
5
6
7
8
9
10
Recibe del cliente solicitud verbal de renta de espacio para suvehículo.
Verifica en el sistema INFOCAR espacio disponible para elvehículo.
¿Hay espacio disponible?
No:
Informa que no hay lugar y rechaza solicitud.
Fin.
Si:
Indica al cliente el espacio disponible para acomodar su vehículo,captura en el sistema INFOCAR el número de placa, marca y colorde la unidad e imprime ticket (original y copia).
Entrega al cliente ticket de entrada (original).
Pasa el tiempo.
Recibe del cliente el ticket de entrada (original), captura en elsistema INFOCAR la hora de recepción del comprobante y leinforma el importe a pagar.
Cobra importe de renta de estacionamiento e imprime ticket desalida (original y copia) y le entrega al cliente comprobante (copia).
Cliente retira su vehículo del estacionamiento.
Integra ticket de entrada (original y copia) y ticket de salida (original)por vehículo y los custodia hasta el corte de caja del turno.
Al finalizar el turno.
Accesa al sistema INFOCAR Imprime tira en “X” (original y copia) yelabora corte de caja (original y copia) del turno.
Obtiene del sistema INFOCAR reporte de rentas (original y copia) yanexa al corte de caja (original y copia).Al finalizar el día laboral.
11
12
13
Accesa al sistema INFOCAR e imprime corte de caja en “Z”(original y copia) de la venta del día.Integra paquete de documentos por la renta del día, para enviar a laSubdirección de Comercialización, corte de caja (original), corte en“X” (original), corte en “Z” (original) y reporte de rentas (original) porturno.Mantiene en archivo cronológico y definitivo corte de caja (copia),ticket de entrada (original y copia), ticket de salida (original) yreporte de rentas (copia), corte en “X” (copia) por turno y corte en“Z” (copia).Fin del Procedimiento.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
ESTACIONAMIENTOS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
179Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ESTACIONAMIENTOS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
RENTA DE ESPACIOS POR HORA.
CTICKET DE
SALIDA
RECIBESOLICITUD
PARA RENTADE ESPACIO
VERIFICA ENEL SISTEMA
INFOCAR
INICIO
INDICAESPACIO YACCESA AL
SISTEMAINFOCAR
RECHAZAPETICIÓN
¿HAYESPACIO? FIN
ENTREGA
RECIBE YACCESA AL
SISTEMAINFOCAR
COBRAIMPORTE,
ACCESA ALSISTEMA YENTREGA
RETIRAVEHÍCULO
1
CLIENTEENCARGADO
ESPACIO DISPONIBLEPARA LA UNIDAD
NO
SI
CAPTUTA NÚMERODE PLACA, MARCA Y
COLOR DE LAUNIDAD E IMPRIME
O-CTICKET
ENTRADA
OTICKET
ENTRADA
OTICKET
ENTRADA
CAPTURA HORA DERECPCIÓN E
INFORMA IMPORTE APAGAR
CLIENTE
O-CTICKET DE
SALIDAIMPRIME DEL
SISTEMA INFOCAR
CLIENTE
CLIENTE
180Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ESTACIONAMIENTOS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
RENTA DE ESPACIOS POR HORA.
CREPORTE DE
RENTAS
CCORTE DE
CAJA EN "Z"
OTIRA EN "X"
CTICKET DE
SALIDA
OREPORTE DE
RENTAS
OCORTE DE
CAJA EN "Z"
OTIRA EN "X"
O-CCORTE DE
CAJA EN "Z"
O-CCORTE DE
CAJA
OTICKET DE
SALIDA
MANTIENE
1
INTEGRA
ACCESA YELABORA
POR TURNO
OBTIENE YANEXA
ACCESA EIMPRIME
INTEGRAPAQUETE
FIN
/AL FINALIZAR EL DIA LABORAL/
/AL FINALIZAR EL TURNO/
O-CTICKET
ENTRADA
SISTEMA INFOCAR EIMPRIME
O-CTIRA EN "X"
O-CNOTA DE
ENTRADA
OCORTE DE
CAJA
C
SISTEMA INFOCAR E
SISTEMA INFOCAR E
OCORTE DE
CAJA
O-CREPORTE DE
RENTAS
181Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
RENTA DE ESPACIO POR PENSIÓN DIURNA O NOCTURNA DE VEHICULOS.
OBJETIVO:
PROPORCIONAR UN SERVICIO DE CALIDAD AL CLIENTE, A TRAVÉS DE LARENTA DE ESPACIO PARA APARCAMIENTO DE VEHÍCULOS, GENERANDORECURSOS ECONÓMICOS QUE BENEFICIEN AL SSTEEV.
NORMAS:
EL SERVICIO SE PROPORCIONARÁ TANTO A DERECHOHABIENTES COMOPÚBLICO EN GENERAL.
LA PERSONA QUE CONTRATE LA PENSIÓN DIURNA O NOCTURNA DEBERÁFIRMAR UN CONVENIO CON LA UNIDAD JURIDÍCA DEL SSTEEV, EN EL CASODE SER PENSIÓN NOCTURNA, ÉSTA LE PROPORCIONARÁ UNA LLAVE DELA ENTRADA DEL ESTACIONAMIENTO AL PENSIONADO.
EL CLIENTE DEBERÁ ACOMODAR PERSONALMENTE SU VEHÍCULO EN ELESPACIO QUE LE SEA ASIGNADO POR EL RESPONSABLE DELESTACIONAMIENTO.
EL SSTEEV NO SE HARÁ RESPONSABLE DE GOLPES OCASIONADOS PORTERCEROS Y OTROS VEHÍCULOS, DAÑOS OCASIONADOS POR LANATURALEZA O QUE PROVENGAN DEL EXTERIOR, POR INCENDIO, PORROBO PARCIAL O TOTAL DEL VEHÍCULO; ASÍ COMO ROBO O SUSTRACCIÓNDE OBJETOS DE VALOR DEJADOS DENTRO DEL MISMO, POR LO QUE SECONTARÁ CON UN SEGURO CONTRA DAÑOS PARA LOS MENCIONADOSCASOS.
EL PENSIONDO DEBERÁ PAGAR SU MENSUALIDAD DENTRO DE LOSPRIMEROS CINCO DÍAS DE DEL MES.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
182Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Pensionado 1
2
Acomoda su vehículo en el espacio delestacionamiento previamente asignado.
Pasa el tiempo.
Retira su vehículo del estacionamiento.
Fin del Procedimiento.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
ESTACIONAMIENTOS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
183Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ESTACIONAMIENTOS
SUB. DE COMERCIALIZACIÓN
RENTA DE ESPACIOS NOCTURNOS.
ACOMODAVEHÍCULO EN EL
ESPACIOASIGNADO
INICIO
RETIRA VEHÍCULODEL
ESTACIONAMIENT O
FIN
PENSIONADO
184Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
VV..-- DD II RR EE CC TT OO RR II OO
DIRECCIÓN-GERENCIALic. Ricardo Olivares Pineda
SUBDIRECCIÓN DE FINANZASC.P. Jorge A. Carvajal Madero
SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓNDr. Raymundo E. Flores Lomán
SUBDIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓNC.P. Porfirio R. Jiménez Hernández
UNIDAD JURÍDICALic. Armando I. Lecuona Ramírez
CONTRALORÍA INTERNAL.A.E. Alejandro Moctezuma Cano
185Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos