Post on 26-Sep-2020
Modalidad: ONLINE
Teletrabajo: Metodología SMARTWORKING®
M1: Principios y
planificación del tele
trabajo
M2: Gestión de emociones,
equipos y comunicación
M3: Gestión del tiempo en
tele trabajo
M4: Gestión de reuniones y
stress
CONTENIDOS SMARTWORKING
M1:
PRINCIPIOS Y PLANIFICACIÓN DEL
TELE TRABAJO
M1:
METODOLOGÍA
SMARTWORKING®
SMARTWORKING®
Principios del teletrabajo OPERA:
Organización
Proactividad
Enfoque
Responsabilidad
Automotivación
Planificación del trabajo
Establecimiento de metas y objetivos
Organización de agenda
To Do List
Priorización de tareas
Proactividad
Responsabilidad Automotivación
Enfoque
Organización
PRINCIPIOS DEL TELETRABAJO:
PROACTIVIDAD
Comportamiento anticipatorio,
orientado al cambio y autoiniciado
en diversas situaciones.
El comportamiento proactivo
implica actuar antes de una situación
futura, en lugar de sólo reaccionar.
https://es.wikipedia.org/wiki/Proactividad
PROACTIVIDAD
Significa tomar el control y hacer
que las cosas sucedan en lugar de
simplemente ajustarse a una
situación o esperar a que suceda
algo.
Los empleados proactivos
generalmente no necesitan que se
les pida que actúen, ni requieren
instrucciones detalladas.
https://es.wikipedia.org/wiki/Proactividad
CONDUCTAS
OBSERVABLES
Revisar el día anterior las actividades
pendientes para el día siguiente,
Analizar objetivamente, las oportunidades
propias de mejora y tomar acción,
Mantener puentes frecuentes de
comunicación,
Brindar apoyo a los miembros de su
equipo para asegurar el logro de sus
resultados.
https://es.wikipedia.org/wiki/Proactividad
RESPONSABILIDAD
Una persona se caracteriza por su
responsabilidad porque tiene la virtud no
solo de tomar una serie de
decisiones de manera consciente,
sino también de asumir las
consecuencias que tengan las citadas
decisiones y de responder de las
mismas ante quien corresponda en cada
momento.https://es.wikipedia.org/wiki/Responsabilidad
CONDUCTAS
OBSERVABLES
Ser responsable de mejorar sus
capacidades,
Cumplir con los compromisos adquiridos,
Ser puntuales en los compromisos
adquiridos (reuniones, entregas, informes,
etc),
Trabajar con la calidad esperada.
https://es.wikipedia.org/wiki/Proactividad
AUTOMOTIVACIÓN
Automotivarse es darse a uno mismo
las razones, impulso, entusiasmo e interés
con el que provocar una acción específica
o un determinado comportamiento.
https://habilidademocional.com/2012/04/05/automotivacion-una-habilidad-muy-potente/
CONDUCTAS
OBSERVABLES
Mantener un pensamiento positivo,
Enfocarse en lo que si puede hacer,
Establecer metas personales y alinearlas a
las metas organizacionales,
Velar por una buna alimentación
cognitiva.
https://es.wikipedia.org/wiki/Proactividad
ENFOQUE
Dirigir la atención hacia un aspecto o
perspectiva particular respecto a un tema
u objeto.
Direccionar todos los recursos,
personales y organizacionales al logro de
un objetivo en específico.
A mayor enfoque en un punto, mayor
capacidad de logro.
https://es.wiktionary.org/wiki/enfocarse
Cómo ESTAR más enfocado en resultados
PlanActividades
diarias en
función de
las metas
LogroTerminar lo
que se
inicia
CONDUCTAS
OBSERVABLES
Tener metas (SMART),
Distribuir el tiempo en función de los
objetivos y prioridades,
Evitar los distractores de tiempo,
Evitar la procrastinación,
Festejar los logros.
https://es.wikipedia.org/wiki/Proactividad
ORGANIZACIÓN
Ser organizado se refiere a la disposición
sistemática y armoniosa de las cosas, es
una conducta aprendida que nos permite
vivir una vida estructurada y nos ayuda a
tener una cierta estabilidad emocional,
además de una certeza que nos
permite ser más eficientes.
http://www.vidaprofesional.com.ve/blog/ventajas-de-ser-organizado.aspx
PLANIFICACIÓN
DEL TRABAJO
SMARTWORKING
PLANIFICACIÓN
DEL TRABAJO
Establecimiento de metas y objetivos
Organización de agenda
To Do List
Priorización de tareas
PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO
METAS
Prioridad del equipo
Prioridad por persona
SMART
RESPONSABLES
Competencias necesarias
Responsabilidad
COMUNICACIÓN
Asertiva de la meta
Expectativas
RESULTADOS
Fecha de entregas y revisión
KPI
VALIDACIÓN
Entendimiento
Revisión proceso y recursos
Seguimiento
CÓMO ESTABLECER LOS OBJETIVOS Y METAS
Pantalla de herramienta TEAMS
en donde se identifica el icono de
EQUIPOS
Crear el
equipo
Crear el
equipo
Crear el
equipo
Crear el
equipo
Crear el
equipo
CÓMO USAR LA AGENDA
ORGANIZACIÓN
DE AGENDA
Una de las herramientas más poderosas para
asegurar el uso eficiente del tiempo es la
utilización adecuada de la AGENDA
Se debe:
Planificar todas las tareas que estaremos
realizando en el periodo (diario, semanal y
quincenal)
Esas tareas deben estar orientadas en función
de las prioridades
Coordinar las agendas de los diferentes
integrantes del equipo para evitar fallas
Cómo ser más eficiente con la agenda
Eficiencia
Racional
No multi tareas
Agrupar tareas
Terminarlas
No interrupción
CÓMO USAR LA LISTA DE TAREAS
Cómo ser más eficiente la lista de tareas
Largo
No tantas tareas
(desmotiva)
3+2 ó 1+3+5
Tiempo
Estimar duración
de forma realista
Al terminar una
tarea debes
tacharla
Errores típicos en el manejo de la lista
Hacer la lista de tareas demasiado larga.
No priorizar correctamente las tareas.
No calcular correctamente el tiempo que llevará cada tarea.
Mezclar diferentes tipos de tareas entre sí.
CÓMO ESTABLECER PRIORIDADES
M2:
GESTIÓN DE EMOCIONES, EQUIPOS
Y COMUNICACIÓN
M2:
METODOLOGÍA
SMARTWORKING ®
SMARTWORKING ®
Gestión de emociones
Emociones típicas generadas en teletrabajo
El SER y la motivación
Equipos de trabajo
Creación de equipos
Distribución de tareas en función de metas y objetivos priorizados
Protocolo de tele seguimiento
Comunicación
Protocolos de comunicación asertiva
Emails, video conferencias, llamadas
GESTIÓN DE
EMOCIONES
Emociones que pueden paralizar
a las personas:
Miedo, ira, ansiedad,
preocupación, inseguridad,
angustia.
LAS 6
NECESIDADES
EMOCIONALESBASADO EN EL PROGRAMA UNLEASH THE POWER WITHIN DE TONY ROBBINS 2017.
Certeza
• Seguridad en sus necesidades básicas
Incertidumbre / Variedad
• Buscar cambios en el estado mental: ejercicios, emociones, humor, alimentación
Importancia
• Querer ser reconocido, valorado en su trabajo, comunidad
Conexión
• Conectarnos con las personas, con la pareja, amigos, famiiares
Basado en el programa Unleash the power within de Tony Robbins 2017.
Necesidades básicas
Crecimiento
• Ampliar las capacidades de las personas, mantenerse creciendo
Contribución
• Apoyando el crecimiento de otros, impactando favorablemente aterceros
Basado en el programa Unleash the power within de Tony Robbins 2017.
Necesidades espirituales
Certeza
• ¿Cómo obtienes tu certeza?
• Positivo y Negativo
Incertidumbre / Variedad
• ¿Cómo obtienes tu incertidumbre / variedad?
• Positivo y Negativo
Importancia
• ¿Qué haces para conseguir tu importancia?
• Positivo y Negativo
Conexión
• ¿Qué haces para conseguir tu conexión / amor?
• Positivo y Negativo
Basado en el programa Unleash the power within de Tony Robbins 2017.
Taller
Necesidades
• ¿Cuáles son tus 2 necesidades más valoradas?
• Certeza, incertidumbre, importancia, conexión, crecimiento y contribución
Consecuencias
• ¿Qué consecuencias te ha traído el valorar las necesidades en ese orden?
Prioridad
• ¿Cuáles deberían ser tus 2 necesidades principales si quieres cambiar para mejor en tu vida?
Cambio
• ¿Qué te gustaría cambiar en tu vida basado en ese cambio de valoración de tus necesidades?
Basado en el programa Unleash the power within de Tony Robbins 2017.
Taller
TRABAJO EN
EQUIPO
SMARTWORKING
EQUIPOS DE
TRABAJO
¿Trabajar solo o
en equipo?
CREAR EL EQUIPO
DE TRABAJO
¿Cual es el objetivo del equipo?
Prioridades
Definir los miembros
Nombres (datos)
Qué aporta cada miembro (valor)
Definir roles y expectativas
¿Tiene las competencias para hacer el trabajo?
Identificar brechas
Capacitar
GESTIÓN DEL
EQUIPO DE
TRABAJO
Distribución de tareas y metas
Objetivo principal
Distribuir tareas en función de los objetivos
Prioridad
PROTOCOLOS DE
SEGUIMIENTO
Establecer la manera en como se le dará
seguimiento a los objetivos y tareas
Reuniones semanales de estatus y avance en
donde participan todos los relacionados con el
objetivo
Duración, canal y convocatoria periódica definida
Presentaciones breves por cada miembro del equipo
Contactos de soporte y apoyo: teléfono,
TEAMS, WhastApp, email, chat, etc.
Informes
COMUNICACIÓN
SMARTWORKING
Piensa dos veces antes de hablar, ya que
tus palabras e influencia plantarán la
semilla del éxito o del fracaso en la mente
del otro.
Napoleón Hill
Niveles
del
pensamiento
Identidad
Actitudes
Comportamiento
¿Quién soy?
¿Qué quiero hacer?
¿Cosas que hago?
Todo cambio en un nivel
superior va a impactar en los
niveles inferiores
Un cambio en el nivel inferior
no tiene por qué impactar en
el nivel superior
PRECISO DIRECTO EDUCADO EMPÁTICO
Comunicación asertiva
COMUNICACIÓN
Y FEEDBACK
Establecer dentro de las “reglas del juego” no
solo los objetivos que deben conseguirse sino
como van a ser evaluados;
Qué indicadores de gestión se van a utilizar
para medir la efectividad de la acción gerencial;
Reunir al equipo para conversar sobre la forma
cómo se establecerá el seguimiento;
“Guerra avisada no mata soldado” (y si lo mata es
por descuidado)
Destacar la importancia de esa actividad en el
grupo;
COMUNICACIÓN
Y FEEDBACK
Cuando alguien no ha cumplido
¿A ver Paula, qué ha pasado, cuéntame por qué el informe no
se entregó a tiempo? (TONO AMABLE, NO INQUISIDOR,
NI BUSCANDO UN CULPABLE O ESTABLECER UN
CASTIGO);
Es importante que tengamos claro lo determinante que es
para nosotros y para todo el equipo que se cumplan las
metas. En caso de que alguien no pueda cumplirá debe decirlo
con tiempo para que se pueda buscar una solución entre
todos y no esperar a que sea demasiado tarde;
El lenguaje oral debe estar acompañado del lenguaje
corporal
Mirar atentamente, sin dar signos de estar molesto, paciente;
No subir el tono de voz, no perder la paciencia, escuchar, no
interrumpir;
COMUNICACIÓN
Y FEEDBACK
A las personas no les gusta que le reclamen las cosas aun
cuando estén conscientes de que han hecho algo
inadecuado;
Diga primero algo positivo para que la persona pueda
recibir de manera constructiva el reclamos y o ala
observación;
Por ejemplo:
“Te felicito Robert, me dijeron que despachaste el pedido a
tiempo sin embargo el cliente se quejo que las latas estaban
golpeadas y nos va a devolver unas cuantas;”
“Es importante Robert, que asumas la responsabilidad de que
las latas no solo lleguen a tiempo sino en buen estado”;
¿Qué piensas que podrías hacer para evitar que esto pase?
Muy bien Robert, tenemos un plan! Cuento contigo!
COMUNICACIÓN
Y FEEDBACK
Las felicitaciones y los halagos
deben ser precisos, y específicos
para poder generar credibilidad;
Robert, la verdad es que eres un
gran trabajador, me dijeron que
despachaste toda la mercancía a
tiempo y el cliente no devolvió ni
una sola lata, excelente!
¿Cómo lo lograste?, cuéntame!
M3:
GESTIÓN DEL TIEMPO
M3:
METODOLOGÍA
SMARTWORKING®
SMARTWORKING ®
Gestión del tiempo
Distribución del tiempo en función de
objetivos y prioridades
Trabajo por bloques / tareas
Distractores del tiempo:
Asuntos familiares
Redes sociales y teléfono
Interrupciones
Urgencias
Imprevistos
TIEMPO
La mala gestión del tiempo hace que :
Se pierden de vista los objetivos .
Se hacen cosas poco importantes .
Se cometen errores por precipitación .
Se está tenso .
Las respuestas habituales ante la falta de tiempo
son:
Trabajar más horas.
Trabajar más deprisa.
Pensar en que lo haga otra persona.
Posponer las tareas a realizar. https://www.3ciencias.com/wp-content/uploads/2012/10/Gestion-de-tiempo.pdf
TIEMPO
Y las consecuencias de esta falta de tiempo llevan a:
Realizar jornadas demasiado largas .
Estar estresado:
Disminuyendo la capacidad intelectual.
Acarreando problemas de salud.
Teniendo sentimientos de frustración.
Cometer errores
https://www.3ciencias.com/wp-content/uploads/2012/10/Gestion-de-tiempo.pdf
https://www.3ciencias.com/wp-content/uploads/2012/10/Gestion-de-tiempo.pdf
M4:
GESTIÓN DE REUNIONES Y
DE STRESS
M4:
METODOLOGÍA
SMARTWORKING®
SMARTWORKING ®
Gestión de tele reuniones
Objetivos, desarrollo, preguntas e
intervenciones, distractores, minuta y
seguimiento.
Uso de cámaras
Gestión del stress
Entendiendo el stress
Mindset de crecimiento
El burnout
Acciones anti stress
GESTIÓN DE
REUNIONES
SMARTWORKING
REUNIONES
Microsoft realizó una encuesta entre varias
empresas de Estados Unidos y encontró que los
colaboradores de una organización gastan en
promedio 5,6 horas semanales de su trabajo en
reuniones internas, el dato sorprendente es que
el 71% de los empleados tenidos en cuenta en el
estudio afirmó que no piensan que esas
reuniones sean realmente productivas.
VENTAJAS DE LAS
REUNIONES
ONLINE
Evita el desplazamiento
Compartes documentos
Puedes grabarSimplifica las
agendas
Puedes tener participantes
puntuales
CONSIDERACIONES
ADICIONALES EN
LAS REUNIONES
ONLINE
Cuidar el entorno visible
Probar la tecnología
previamente
Evitar ruidos y distracciones
Cumplir lo agendado
No enviar los documentos en vivo sino al final
Tomar notas
GESTIÓN DEL
STRESS
SMARTWORKING
GESTIÓN DEL
STRESS
Mantener los horarios
habituales
Usar la agenda
Incluir descansos periódicos
Establecer un Mindset de crecimiento
No procrastinar
Familia