Post on 03-Dec-2015
description
1. Situación Problémica
En el barrio centro del municipio de San Juan Nepomuceno, está ubicada la IPS San Pablo
donde se evidencia un inapropiado funcionamiento de los procesos administrativos
debido a que son llevados a través de software basados en arquitecturas cerradas con
sistemas no heterogéneos los cuales generan la imposibilidad de acceder a los escenarios
de las TIC's que cuentan con la capacidad y habilidad de la población para acceder, con
calidad, a las tecnologías de la información y de las comunicaciones. Las TIC's, pueden
utilizarse de tal forma que se mejore la calidad de vida, de las personas de la mano con el
crecimiento socioeconómico del país. Después de haber realizado el análisis anterior en
coordinación con el administrador, médicos y enfermeras, se destaca la necesidad
inmediata de desarrollar una estrategia integral que permita elevar la calidad de servicio,
posicionamiento en el mercado, obtener mayores ganancias y en general un mejor
rendimiento empresarial.
Los procesos y procedimientos de la IPS San Pablo son inadecuados, generando un bajo
rendimiento empresarial en términos de eficiencia y economía de recursos, limitando el
potencial crecimiento de la IPS y su respectivo posicionamiento en el mercado
2. Análisis de Involucrados
Involucrados Internos
Desarrollo de un sistema de Procesos y
procedimientos en la IPS San
Pablo
Recepcionistas
Medicos
Enfermeras
Gerente
Usuarios
Jefe de Personal
Involucrados Externos
Desarrollo de un sistema de Procesos y
procedimientos en la IPS San
Pablo
Secreteria de salud municipal
Ministerio de Salud
Icontec
Secretaria de salud Departamental
Entidades promotoras de salud
Superintendencia de Salud
Procuraduria
Contraloria
Mediante entrevistas y encuestas al personal de la IPS San Pablo, se pudo recoger información
sobre la posición de cada uno de los involucrados tanto internos como externos frente al proyecto
y evaluar su fuerza e intensidad. Se utilizó una escala de 1 a 5, donde el 1 indica el menor grado de
importancia del involucrado para el proyecto y el menor grado de involucramiento del mismo; por
su parte el 5, indica el mayor grado de importancia del involucrado para el proyecto y el mayor
grado de involucramiento.
Involucrados Expectativas Fuerzas Resultante
INVOLUCRADOS INTERNOS
Gerente 5 4 20
Jefe de Personal 5 4 20
Médicos 5 5 25
Enfermeras 4 4 16
Recepcionistas 4 4 16
Usuarios 3 4 12
Involucrados Expectativas Fuerzas Resultante
INVOLUCRADOS EXTERNOS
Ministerio de Salud 4 4 16
Procuraduría 2 2 4
Contraloría 2 2 4
Superintendencia de Salud
4 4 16
Secretaria de Salud Departamental
4 5 20
Secretaria de Salud Municipal
5 5 25
Entidades Promotoras de Salud
5 5 25
INCONTEC 4 4 16
3. Árbol de Problema
BAJO
POSICIONAMIENTO
Limitadas herramientas tecnológicas en los Procesos y
procedimientos de la IPS SAN PABLO en el área
administrativa.
RETRASO EN ACTUALIZACION DE
DATOS
FALTA DE SISTEMA DE CONTROL
FALTA DE ESTRATEGIAS
DESORGANIZACION Y
FALTA DE PLANIFICACION
INFORMACION INCOMPLETA
Y DESACTUALIZADA
FALTA DE CANALES DE COMUNICACION INADECUADO MENEJO DE INFORMACION
BAJO
RENDIMIENTO
INFORMACION
DECENTRALIZADA
INSATISFACCION
DEL CLIENTE
FALTA DE PROCESO PROCESOS MAL
ESTRUCTURADOS
ESTRCTURA ORGANIZACIONAL
INADECUADA
SERVICIO
DEFICIENTE
PERDIDA DE
RECURSOS
LIMITACION EN
GANACIAS
4. Árbol de Objetivos
ELEVAR EL
POSICIONAMIENTO
Desarollar una metodología sistémica de reingenieria en los
Procesos y procedimientos de la IPS SAN PABLO en el área
administrativa que permita obtener un mayor rendimiento.
ACTUALIZACION CONSTANTE DE
DATOS
SISTEMA DE GESTION Y
CONTROL
POLITICAS DE
ESTRATEGIA
PLANIFICACION
ESTRATEGICA
INFORMACION COMPLETA Y
ACTUALIZADA
CREACION DE CANALES DE
COMUNICACION
FLUJO DE INFORMACION ADECUADA
INCREMENTO EN EL
RENDIMIENTO
INFORMACION
CENTRALIZADA
INCREMENTO
DE CLIENTES
GESTION DE PROCESOS REESTRUCTURACION DE
PROCESOS
REESTRUTURACION ORGANIZACIONAL
SERVICIO DE
CALIDAD
OPTIMIZACION
DE RECURSOS
INCREMENTO EN
LAS GANACIAS
5. Acciones e identificación de alternativas
Con estos resultados podemos poner dos alternativas de solución que podrían ser las siguientes:
Creación de sistema de información, más cambiar la estructura organizativa y gestionar y establecer la comunicación
Implementar un plan de gestión de calidad, más cambiar la estructura organizativa y gestionar y establecer la comunicación
MEDIOS ACCIONES
Sistema de gestión y control Creación de canales de comunicación Flujo de información adecuada Reestructuración organizacional
Creación de sistema de información Implementar un plan de gestión y control de calidad Gestionar y establecer la comunicación Cambiar la estructura organizativa
SISTEMA DE GESTION Y
CONTROL
CREACION DE CANALES DE
COMUNICACION
FLUJO DE INFORMACION
ADECUADA
REESTRUTURACION
ORGANIZACIONAL
Implementar un plan de
gestión y control de calidad
Gestionar y establecer
la comunicación
Creación de sistema de
información
Cambiar la estructura
organizativa
6. Análisis de Alternativas para selección de la solución optima
6.1 Tamaño del proyecto
De acuerdo con la información suministrada por la IPS San Pablo, la población
beneficiada por el proyecto en forma directa e indirecta está estimada en 314.
Con la inicialización del proyecto se le suministrara a la IPS un (1) software on-line
con el cual podrán manejar de forma eficientes los procesos administrativos de la
misma y los usuarios adscriptos a ella podrán tener acceso a los servicios de manera
virtual
6.2 Localización del Proyecto
El Proyecto se implementara en la IPS San Pablo que está ubicada en San Juan
Nepomuceno, Bolívar en el barrio Centro Cr 11 # 12 Esquina la cual presta sus
servicios a la población del municipio y sus corregimientos.
6.3 Costo del Proyecto
Cantidad Descripción Valor
1 Software de Gestión Administrativa $ 3.750.000
1 Dominio $ 60.000
1 Servidor Dell 2950 $ 1.850.000
Instalación $ 460.000
Soporte y Mantenimiento x 1 años $ 450.000
Capacitación de Personal $ 550.000
Total: $ 7.120.000
6.4 Especificaciones Técnicas del Proyecto
Las Características técnicas mínimas para la construcción del sistema de
información serán los siguientes:
Compatibilidad con cualquier browser incluyendo MS-Explorer,
Netscape, Google Chrome y Mozilla.
Comunicación de Tipo Cliente-Servidor.
Interfaz de manejo y visualización amigable
Desarrollado en NetBeans, Java Script, Java J2EE 1.5.
Compatible con Windows 95, 98, NT, 2000, Me, XP, Vista, Windows 7,
Linux.
Compatibilidad con todos los manejadores de bases de datos del
mercado incluyendo MS-SQL Server, Postgre SQL.
6.5 Duración del Proyecto
El Proyecto tendrá una duración de 1 comprendidos entre el 1 de noviembre
del 2015 al 1 de noviembre del 2016
7. Estructura Analítica del Proyecto
Metodología sistémica de reingenieria en los Procesos y
procedimientos de la IPS SAN PABLO en el área
administrativa
Sistema de Información
Implementado y ejecutándose
Analizar y Diseñar el sistema
de información
Procesos y Políticas de Estrategias
Reestructuradas
Información Centralizada
Implementar Sistema de
Información
Analizar procesos y políticas
de estrategias
Incremento en el rendimiento
Especificar
Requerimientos
Probar y Evaluar el
Sistema
Capacitar Personal
Reestructurar procesos y
políticas de estrategias
8. Matriz de Marco Lógico
8.1 Resumen Narrativo
Resumen Narrativo
F.1. Incrementación de los rendimientos de la empresa
F.2. Información exacta y centralizada
P. Procesos y procedimientos óptimos en la IPS San Pablo en su área administrativa
C.1. Sistema de Información Implementado en la IPS San Pablo
C.2. Procesos y Políticas de estrategias reestructuradas
A.1.1 Especificar Requerimientos
A.1.2 Analizar y Diseñar el sistema de Información
A.1.3 Implementar Sistema de Información
A.1.4 Probar y Evaluar el Sistema
A.1.5 Capacitar Personal
A.2.1 Analizar Procesos y políticas de estrategias
A.2.2 Reestructuras Procesos y políticas de estrategias
8.2 Indicadores y Metas Intermedias
Nivel Resumen Indicador Meta Resultado
Semestre 1 Semestre 2
FIN
F.1. Incrementación de los rendimientos de la empresa
F.2. Información exacta y
centralizada
F.1.1 Al finalizar el Proyecto la IPS San Pablo ha mejorado los
índices de incremento de clientes en un 40 %
Índice de incremento de clientes es mayor a un 40%
con respecto al índice antes de comenzar el proyecto
Índice de incremento de clientes es mayor a un 40% con respecto
al índice antes de comenzar el proyecto
F.1.2 Al finalizar el Proyecto la IPS San Pablo ha mejorado los
niveles de incremento en ganancias en un 50%
Índice de incremento de ganancias es mayor a un 50% con respecto al índice antes de
comenzar el proyecto
Índice de incremento de ganancias es mayor a un 50% con respecto
al índice antes de comenzar el proyecto
F.2.1 Al finalizar el Proyecto la IPS San Pablo ha mejorado su planificación estratégica en un
65 %
Índice de mejora de planificación estratégica es
mayor a un 65% con respecto al índice antes de comenzar el
proyecto
Índice de mejora de planificación
estratégica es mayor a un 65% con respecto
al índice antes de comenzar el proyecto
F.2.2 Al finalizar el Proyecto la IPS San Pablo ha mejorado la calidad de su servicio en un
80%
Índice de calidad de servicio es mayor a un 80% con respecto al índice antes de comenzar el
proyecto
Índice de calidad de servicio es mayor a un
80% con respecto al índice antes de
comenzar el proyecto
PROPOSITO P. Procesos y procedimientos
óptimos en la IPS San Pablo en su área administrativa
P.1. Aumentó en un 80% la tasa de eficiencia de los procesos al
termino del proyecto
Tasa de eficiencia superior al 80%
Tasa de eficiencia superior al 60%
Tasa de eficiencia superior al 80%
P.2. Al finalizar el proyecto el 100% de los procedimientos se
llevan de manera optima
100% de procedimientos óptimos
100% de procedimientos
óptimos
COMPONENTES
C.1. Sistema de Información Implementado en la IPS San
Pablo
C.1.1. Durante el año del proyecto se ha realizado la instalación un servidor y
motores de datos
1 instalación de servidor y motores de datos
1 instalación de servidor y motores de
datos
C.1.2. Durante el año del proyecto se ha realizado la
implementación del software de gestión administrativa a 10
equipos de computo
10 Implementación del software de gestión
administrativa
10 Implementación del software de
gestión administrativa
C.1.3. Durante el año del proyecto se ha realizado al menos 4 mantenimientos al
sistema de información
4 mantenimientos al sistema de información
2 mantenimiento al sistema de
información
2 mantenimiento al sistema de
información
C.2. Procesos y Políticas de estrategias reestructuradas
C.2.1 Al finalizar el proyecto se ha realizado al menos 1 reestructuración en los procesos y políticas de
estrategias
1 restructuración de procesos y políticas de estrategias
1 restructuración de procesos y políticas de
estrategias
ACTIVIDADES
A.1.1 Especificar Requerimientos
200.000 200.000 200.000
A.1.2 Analizar y Diseñar el sistema de Información
3.000.000 3.000.000 3.000.000
A.1.3 Implementar Sistema de
Información
450.000 450.000 450.000
A.1.4 Probar y Evaluar el Sistema
360.000 360.000 360.000
A.1.5 Capacitar Personal
550.000 550.000 550.000
A.2.1 Analizar Procesos y políticas de estrategias
200.000 200.000 200.000
A.2.2 Reestructuras Procesos y políticas de estrategias
600.000 600.000 600.000
8.3 Identificación de medios de verificación
Nivel Resumen Indicador Medios de Verificación
Fuente de Información
Método de Recolección
Método de Análisis Frecuencia Responsable
FIN
F.1. Incrementación de los rendimientos
de la empresa F.2. Información
exacta y centralizada
F.1.1 Al finalizar el Proyecto la IPS San Pablo ha mejorado los índices de incremento de clientes en un 40 %
Registro de la Oficina de Afiliación de la IPS San Pablo
Revisión de Registros
Estadístico Anual IPS San Pablo
F.1.2 Al finalizar el Proyecto la IPS San Pablo ha mejorado los niveles de incremento en ganancias en un 50%
Registro de la Oficina de Finanzas de la IPS San Pablo
Revisión de Registros
Estadístico Anual IPS San Pablo
F.2.1 Al finalizar el Proyecto la IPS San Pablo ha mejorado su planificación estratégica en un 65 %
Registro de la Oficina de Recursos Humanos de la IPS
San Pablo
Revisión de Registros
Estadístico Anual IPS San Pablo
F.2.2 Al finalizar el Proyecto la IPS San Pablo ha mejorado la calidad de su servicio en un 80%
Registro de la Oficina de PQR de la
IPS San Pablo
Revisión de Registros
Estadístico Anual IPS San Pablo
PROPOSITO
P. Procesos y procedimientos
óptimos en la IPS San Pablo en su
área administrativa
P.1. Aumentó en un 80% la tasa de eficiencia de los
procesos al termino del
proyecto
Registro de la Oficina
Administrativa de la IPS San Pablo
Revisión de Registros
Estadístico Semestral IPS San Pablo
P.2. Al finalizar el proyecto el 100%
de los procedimientos se llevan de manera
optima
Registro de la Oficina
Administrativa de la IPS San Pablo
Revisión de Registros
Estadístico Anual IPS San Pablo
COMPONENTES
C.1. Sistema de Información
Implementado en la IPS San Pablo
C.1.1. Durante el año del proyecto se ha realizado la
instalación un servidor y motores
de datos
Registro de la Oficina
Administrativa de la IPS San Pablo
Registro de Ejecución de la
Instalación Simple Verificación
Anual (una vez al inicio del proyecto)
IPS San Pablo
C.1.2. Durante el año del proyecto se ha realizado la implementación del software de
gestión administrativa a
10 equipos de computo
Registro de la Oficina
Administrativa de la IPS San Pablo
Registro de Ejecución de la
Instalación Simple Verificación
Anual (una vez al inicio del proyecto)
IPS San Pablo
C.1.3. Durante el año del proyecto se ha realizado al
menos 4 mantenimientos al
sistema de información
Registro de la Oficina
Administrativa de la IPS San Pablo
Registro de Ejecución del
mantenimiento Simple Verificación Trimestral IPS San Pablo
C.2. Procesos y Políticas de estrategias
reestructuradas
C.2.1 Al finalizar el proyecto se ha
realizado al menos 1 reestructuración en los procesos y
políticas de estrategias
Registro de la Oficina
Administrativa de la IPS San Pablo
Revisión de Registros
Simple Verificación Anual (una vez al
inicio del proyecto) IPS San Pablo
ACTIVIDADES
A.1.1 Especificar Requerimientos
200.000
Proforma presupuestaria,
informes financieros del avance del
proyecto
Revisión de Registros
Simple Verificación
A.1.2 Analizar y Diseñar el sistema
de Información 3.000.000
Revisión de Registros
Simple Verificación Anual IPS San Pablo
A.1.3 Implementar Sistema de
Información 450.000
Revisión de Registros
Simple Verificación Anual IPS San Pablo
A.1.4 Probar y Evaluar el Sistema
360.000 Revisión de
Registros Simple Verificación Anual IPS San Pablo
A.1.5 Capacitar Personal
550.000 Revisión de
Registros Simple Verificación Anual IPS San Pablo
A.2.1 Analizar Procesos y políticas de
200.000 Revisión de
Registros Simple Verificación Anual IPS San Pablo
estrategias
A.2.2 Reestructuras
Procesos y políticas de estrategias
600.000 Revisión de
Registros Simple Verificación Anual IPS San Pablo
8.4 Identificación de Supuestos
Nivel Supuestos Factores de Riesgo
Financiero Político Social Ambiental Legal FIN X
PROPÓSITO
Mayor conciencia por parte de la directiva
sobre las consecuencias de un bajo posicionamiento
x
COMPONENTES
Condiciones económicas
adecuadas para la implementación del
sistema de información
x
Se cuenta con el apoyo de
determinadas entidades para
mejoras administrativas de las
IPS
x x x
Dentro de años posteriores a la finalización del
proyecto se llevara a cabo
retroalimentaciones y mantenimientos de
sistema de información
x
ACTIVIDADES
Se cuenta con personal apto en el manejo de recursos
informaticos
x
Los precios de los servidores u otros componentes se
mantienen dentro de un rango de +/- 10%
x