ORGANIZACIÓN EN EL ÁREA DE TRABAJO

Taller Interno MCGComité de Capacitación

2014

REGLAS DEL TALLER

No se permite uso del celular durante el tiempo del taller (silencio o vibrar).

Se proveerán dos recesos de 5 minutos. Preguntas se deben hacer en las sesiones de receso o al final de la presentación.

¡Hola! Mi nombre es:

PROPÓSITO Implementar estrategias y sistemas de

organización que faciliten la adaptación a cambios y nuevos retos, y promuevan la toma de control sobre nuestra vida, nuestro tiempo y nuestro trabajo.

OBJETIVOS:

Visualizar como nuestros hábitos personales se reflejan en todas la áreas de nuestra vida.

Definir nuestras prioridades. Detectar obstáculos y oportunidades. Identificar herramientas tradicionales y digitales. Analizar los sistemas que usamos y aquellos que

podemos integrar a nuestra vida y trabajo. Implementar estrategias para organizar nuestro

tiempo, nuestros pensamientos, nuestro espacio y nuestra vida.

CONCEPTOS CLAVES

Tiempo

Espacio

Valores &

Misión

CONCEPTOS CLAVES

Estrategia (cómo-macro)

PRINCIPIO DEL 80/20

80% del trabajo que haces en un día resulta en solo 20% de los logros en función de metas establecidas.

20 % de tu enfoque se traduce en 80% de logros.

ESPACIO DE TRABAJO

Evalúa tu espacio de trabajo (cuestionario)

1. Eficiente2. Confortable3. Personal4. Profesional

Recuerda: Tu área de trabajo no es un almacén

Uso Localización

Diario Encima de área de trabajo principal

Semanal Dentro de escritorio

Mensual En el mismo cubículo u oficina

Menos de mensual En otro cuarto o área.

ESPACIO DE TRABAJO

Evita la Acumulación. (hoja suelta)

¿Conservo este objeto por estética o por uso? ¿Cuán seguido lo uso? ¿Es grande y ocupa mucho espacio? ¿Es pequeño y se pierde en la superficie? ¿Es muy frágil? ¿Me preocupa qué se rompa? ¿Es distractor?

¿Me hace más feliz tener este objeto

cerca de mí?

ESPACIO DE TRABAJO

Antes de dejar tu área de trabajo realiza un recorrido por tu espacio y deja todo preparado para el siguiente día.

ESTILOS DE TRABAJO

Conoce tu estilo de trabajo: Auto-Evaluación:

¿Cómo trabajo mejor? ¿Qué me hace sentir comprometido con una tarea? ¿Qué me mantiene interesado hasta su

culminación? Conoce cómo fluctúa tu energía durante el día.

Adapta tu estilo de trabajo:1. Observa y Organiza2. Limpia el camino3. “Divide y Conquista”4. Acción inmediata

OBSERVA Y ORGANIZA

LIMPIA EL CAMINO

DIVIDE Y CONQUISTA

ACCIÓN INMEDIATA

Receso de 5 min.

Sesión de Q & A (Preguntas y Respuestas)

ESTRATEGIAS

Estrategias representan la forma como vamos a alcanzar unos objetivos y una meta desde el punto de vista macro.

Parten de una visión global y abarcadora.

ESTRATEGIAS

De Planificación (los primeros 10-15 min de tu día) Establece el tono y las tareas del día Calidad vs. Cantidad Flexibilidad Fechas límites (nos ayuda a determinar prioridades)

De Clasificación Identificar y asignar un espacio Priorizar Crear (carpeta por proyecto, listas de cotejo para tareas

repetitivas, listado de inventario en almacén)

ESTRATEGIAS

De Delegación

De Acción

De Eliminación

Sistemas de manejo de tareas y toma de decisiones. Priorizar metas y objetivos. Uso de herramientas tradicionales y digitales. últimos 5 a 10 minutos del día son claves para sentar

el tono del próximo día.

SISTEMAS• Elementos que se relacionan entre sí.

• Mecanismos.

• Conjunto de estructuras similares que trabajan en conjunto.

CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA IDEAL

Efectividad Eficiencia Claridad Comprensión

Comparte: ¿Hay algún sistema que uses a diario?¿Cumple este sistema con las características

ideales?

SISTEMAS ORGANIZACIONALES DE MCG

Manual de Procedimientos Internos

ADM’s

Facturación (tareas, orden y responsables)

SMR

EquipoMCG

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE TAREAS Y TOMA DE DECISIONES

PRIORIDADES

Cosas que se concideran más importantes que otras.

Cosas o eventos que toma preferencia o proceden antes que otras cosas.

Establecer prioridades es colocar o clasificar cosas o eventos en orden de importancia. Implica llevar un registro activo de las cosas que se tienen que hacer y para cuando.

PRIORIDADES

Prioridades a Corto Plazo (objetivos)

Prioridades a Largo Plazo (metas)

PRIORIDADES OPERATIVAS DE MCG

#1 Servicio de Excelencia

Prioridades Generales: Cumplimiento de fechas límites establecidas por el

DE. Facilitación eficiente de recursos y servicios a

especialistas. Archivo y Digitalización efectiva de documentos.

Comparte: ¿Cuáles son tus prioridades específicas? ¿Conoces las prioridades específicas de tu unidad

operacional?

CUADRANTE DE MANEJO DE PRIORIDADES

NUESTRO CUADRANTE DE PRIORIDADES

HERRAMIENTAS

Las herramientas son los recursos que tenemos a nuestra disposición para efectuar un trabajo y realizar una tarea efectivamente.

HERRAMIENTAS TRADICIONALES

Calendario

Agenda

Lista de Tareas (debe incluir fechas)

Mapas Mentales

HERRAMIENTASDIGITALES Y ELECTRÓNICAS

Evernote permite crear libretas y organizar todo tipo de información: anotaciones personales, fragmentos de páginas web, direcciones, listas de cotejo, trazos libres en pantalla, citas, esquemas, videos o cualquier cosa donde se pueda hacer “copy y paste”.

La posibilidad de capturar y guardar instantáneamente notas (emails, pdfs, fotos, enlaces, texto, ect) desde una computadora, tablet, celular, navegador web y tener siempre toda la información contigo.

La capacidad de leer texto y reconocer objetos en documentos y fotografías, pudiendo reconocer una búsqueda de cualquier palabra que esté incluida en un pdf o documento digital.

Te permite la posibilidad de etiquetar contenido digital para poderlo encontrar en segundos con su potente buscador interno. Por lo que elimina archivar y hacer búsquedas dentro de un disco duro.

¿QUÉ HACE REALMENTE ÚTIL A EVERNOTE?

TODA LA INFORMACION RELEVANTE EN UN MISMO SITIO DE NOTAS PERSONALES

http://evernote.com/intl/es/

ANY.DO es una herramienta para manejar tareas que a través de un recordatorio diario te pide que dediques un momento a programar las tareas para ese día.

Cuando la uses varias veces, hará que tu gestión de tareas sea un hábito.

En su primer uso, te pedirá que te registres con Facebook o con tu dirección de correo electrónico. Además te solicitará una configuración inicial básica para determinar los días de la semana que gestionará y la hora a la que te avisará.  

La App cuenta con un diseño basado en colores agradables y un saludo amistoso: “Buen día, tómate un tiempo para planificar tu día”.

ORGANIZA TU DÍA Y ASIGNA PRIORIDADES

Any.Do permite analizar tus tareas en cualquier momento, y puedes decidir, hacerla hoy, más tarde, indicar si ya se ha realizado o eliminarla.

Permite programar hora en que realizarás la tarea y activar una alarma de recordatorio.

VISUALIZA FÁCILMENTE TU LISTA DE TAREAS

PÁGINA WEB ANY.DO

HERRAMIENTAS DE

Beneficios de

⬜ 1. Al utilizar Gmail como base de datos para los contactos podrás actualizar en tiempo real la información de teléfono y correo electrónico, entre otras opciones de los especialistas.

⬜ 2. El Director Regional y/o Administrador podrán sincronizar desde cualquier Smartphone o tableta los contactos con la cuenta de Gmail de su centro.

¿Por qué utilizar?

⬜ Google Drive es una nube al igual que Dropbox, ICloud, Skydrive y otros.

⬜ A diferencia de otros servicios gratuitos Drive ofrece hasta 15GB de data. Otros servicios de nube solo te ofrecen 2GB a 7GB.

Dentro de Drive podrás encontrar Google Documents muy parecido y compatible con MSOffice y podrás crear

documentos en línea.

Puedes compartir tus documentos y establecer si quien lo reciba podrá modificar el archivo.

⬜ 1.Calendar le ofrece al usuario toda una gama de opciones donde podrá organizar tareas además de su agenda.

⬜ 2.El usuario podrá distinguir los eventos de su agenda por colores. Por ejemplo MCG San Germán divide las agendas por disciplina.

⬜ 3. Además podrá añadir invitados a los eventos utilizando los contactos de GMAIL donde puedes incluir toda la información del evento, como día, hora, dirección, notificación cuando se acerca el evento, etc. Dando la opción al invitado de confirmar su asistencia.

⬜ En caso que el Director Regional y/o Administrador tenga sincronizado su Smartphone y/o tableta con la cuenta de Google podrá ver el “calendario” en el calendario de su dispositivo.

Con un solo usuario… una sola contraseña… liberas tantas herramientas.

Receso de 5 min.

Sesión de Q & A (Preguntas y Respuestas)

HÁBITOS

Nuestra forma de hacer las cosas. Conductas automáticas, aprendidas por medio de

repetición y basadas en nuestro ambiente social y personalidad.

Nos facilitan muchas tareas diarias (rutinarias) liberando nuestra mente de la energía requerida para tomar decisiones.

ANATOMÍA DE UN HÁBITO

1. Recordatorio (cosa o evento externo o interno que inicia la conducta)

2. Rutina (la conducta o acción que tomas)

3. Recompensa (el beneficio que se obtiene al mostrar la conducta o realizar la acción)

3 PASOS SENCILLOS HACIA NUEVOS HÁBITOS

1. Codifica tu nueva conducta en algo que ya haces. Establece un recordatorio visible e identifícalo con un hábito o conducta.

Ejemplo: Recordatorio: “sentarme a comer” = cue para decir una cosa por la que estas agradecido ese día.

1. Comienza pequeño. 2. Celebra las pequeñas victorias!

Prémiate. Importante:

Busca nuevos hábitos que sean importantes para ti. Enfócate en el proceso y no en los resultados.

OBSTÁCULOS/OPORTUNIDADES

No establecer fechas limites. (estoy esperando por…)

Perfeccionismo (¿son mis estándares imposibles de alcanzar?) (Perfeccionismo = Ideal ficticio basado en creencias personales y expectativas sociales) Meta real= atención al detalle, calidad y valor añadido)

Procrastinación (posponer, retrasar o dejar algo para después)

Se puede contrarrestar con motivación intrínseca (actitud de agradecimiento=soy físicamente capaz, tengo mente alerta, tengo opciones)

OBSTÁCULOS/OPORTUNIDADES

“Time Wasters” Tareas o proyectos que son esencialmente una

pérdida de tiempo cuando se miden en función de nuestras prioridades. ¿Cómo manejar las interrupciones? (valora tu tiempo y el de otros)

Desorganización Personal (área de trabajo, no implementar herramientas)

Temor a tomar decisiones (y asumir responsabilidades)

LLUVIA DE IDEAS

Detecta el problema y encuentra la solución

Realizar una tarea que fácilmente puede ser delegada.

Enfocar toda nuestra atención y energía a realizar una tarea extremadamente bien.

Tomarnos mucho tiempo en completar una tarea.

Realizar una tarea que te mantiene alejada de una prioridad mayor.

Realizar una tarea que te salva de una prioridad temida.

GRACIAS A TODOS POR SU ATENCIÓN!

Para más información sobre éste y otros temas de desarrollo profesional

puedes acceder a nuestro portal EquipoMCG.com

Departamento de Recursos HumanosComité de Capacitación

Referencias: Organized for Success! Nanci McGraw, SkillPath

Publications, Mission, KS, 1995.http://jamesclear.com/three-steps-habit-change

09/22/14.