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Pioneers in IT Value Management
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Proyecto: Tablero de Gestión para RRHH
Secretaría de Turismo de la Nación Ministerio de Producción
Mayo de 2009
Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza
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Contenidos
Un ejemplo
Enfoque Conceptual
Introducción
Fases del Proyecto
Indicadores
Objetivos
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Objetivos
Desarrollar un Modelo de Tablero de Gestión para la Dirección de Recursos Humanos que permita traducir la misión en indicadores claros y un sistema de alerta que facilite la toma de decisiones.
Promover una Cultura de la Medición y Seguimiento que permita la comparación con metas establecidas y visualizar los desvíos producidos.
Capacitar a la Dirección de Recursos Humanos para un correcto entendimiento de los beneficios de un Tablero de Gestión.
Período Indicador Frecuencia Meta Valor Real Status Observaciones
2009Promedio de ausencias por agente
Anual 35 Días #DIV/0!
Enero - Junio 2009
Porcentaje de ausencias injustificadas
Semestral 15% #DIV/0!
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Fases del Proyecto
1 2 3 4
Definición del Modelo de Proyecto, detallando el alcance, las funciones y las responsabilidades de los consultores y del personal involucrado de la SECTUR, las actividades y las etapas clave del proyecto.
Estudio de la situación actual, la estructura de la Dirección, responsabilidades, procesos claves, controles y necesidades, mediante entrevistas individuales y reuniones del equipo de trabajo.
Diseño de un Modelo de Tablero de Gestión que sea útil para el proceso de toma de decisiones y traduzca la misión y los objetivos de la Dirección.
Proceso de puesta en marcha del Modelo del Tablero de Gestión capacitando en su uso a todos aquellos miembros de la Dirección involucrados.
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Introducción
Hoja de ruta evolutiva – Gradualidad
Proceso vivencial de uso de Indicadores y Cultura de la Medición – Implicación supervisores
Contexto de la actualidad de la Secretaría y la Dirección – Pragmatismo
Incorporación del valor de uso – Nueva cultura
Foco en los procesos operativos – Adaptación a la realidad organizativa y no a la inversa
Elaboración de una plataforma simple, fácil de usar y modificable – Aprovechando herramientas existentes o en proceso
Enfoque de Nuestro Modelo de Tablero de Gestión:
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¿Qué es un Indicador?Medida utilizada para determinar
la eficacia, eficiencia y evaluación de una actividad o proceso crítico
“Distinguir es comprender”
Cada indicador posee:
Estado Umbral / Meta Rango de Gestión
Cada indicador es:
MEDIBLE cuantificable ENTENDIBLE reconocido fácilmente por aquellos que lo usan CONTROLABLE se puede impactar con acciones correctivas
Jacques Maritain
Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento
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Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento
Ejecutar
Medir
Evaluar
Medidas Correctivas / Preventivas
Planificar
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Planificar Ejecutar
Medir Eficiencia
Dirigir
Seguimiento de Gestión
MIDE LA CALIDAD VALOR AGREGADO + DESEMPEÑO
Gestión de la Dirección
Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento
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Ayuda a cumplir los objetivos
Genera productos de mejor calidad
Previene y resuelve problemáticas
Permite mejorar la efectividad y la eficiencia
Importancia de la Medición y el Seguimiento:
Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento
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Desafío de Recursos Humanos
Herramienta de Soporte
Tablero de Gestión
Gestión de Recursos Humanos:
Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento
Creación de Valor
Tablero de Gestión basado en Indicadores claros y alertas que posibiliten la toma de decisiones
Ayuda a mostrar por medio de indicadores la marcha de la gestión y
el grado de cumplimiento de actividades y procesos internos
Nuestro Modelo de Tablero de Gestión considera actividades clave de la Dirección de RRHH que poseen objetivos múltiples
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Foco en procesos claves
Involucrar a través del seguimiento
Acercar a Recursos Humanos a las otras Áreas
Aumentar eficiencia y productividad
Medir la gestión de Recursos Humanos permite:
…”…”no se puede mejorar lo que no se mide”…no se puede mejorar lo que no se mide”…
Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento
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Facilita la información relevante en el momento oportuno
Auspicia una cultura de la medición
bajo un método de comparación y análisis de tendencias
Es flexible para responder a los procesos de cambio
Facilita una gestión eficaz, supervisando las decisiones tomadas y acciones acometidas
Mide la contribución de RRHH al desempeño global
Beneficios de Nuestro Modelo de Tablero de Gestión
Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento
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Indicadores: ¿Qué es lo que quiero medir?
• Orientado a los objetivos
• Relevante
• Confiable
• Claro e inequívoco
• Comparable
BASE DE COMPARACIÓNBASE DE COMPARACIÓN
PUNTOS DE ALERTAPUNTOS DE ALERTA
TENDENCIAS Y COMPORTAMIENTOSTENDENCIAS Y COMPORTAMIENTOS
PLANES DE ACCIÓNPLANES DE ACCIÓN
Un mayor seguimiento de la gestión Un mayor seguimiento de la gestión no siempre es económico / deseableno siempre es económico / deseable
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¿Qué se realiza?
¿Qué se debería medir?
¿Quién utilizará la información?
¿Cada cuánto tiempo?
¿Con qué se compara?
Indicadores: Metodología de Selección
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Indicadores: Metas
Las Metas definidas pueden cambiar de valor a lo largo del tiempo
Los Tableros de Gestión deben poseer las referencias comparativas que permitan establecer si se está cumpliendo o no con lo esperado
El valor esperado del indicador al final de un ciclo se llama METAMETA
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Indicadores: Sistemas de Alertas Tempranas
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Indicadores: Cursos de acción
El análisis previo al establecimiento de acciones correctivas debe cumplir con los siguientes pasos:
Ante un desvío con respecto a la meta se deberán tomar acciones que tiendan a devolverle al indicador su estabilidad.
1. Revisar si el valor / rango meta fue establecido correctamente.
2. Evaluar si el valor / rango meta debe ser alterado por algún factor del entorno.
3. Analizar la causa del desvío.
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Un Ejemplo
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Construcción del Tablero: Aspectos a Considerar
INDICADOR Siglas y denominación
DESCRIPCIÓN Objetivo e información que brinda la evolución del indicador.
FÓRMULA Cálculo a utilizar para obtener el indicador
RESPONSABLE Persona encargada de l seguimiento del indicador.
FRECUENCIA Período de Revisión
ORIGEN DE LOS DATOS Área / archivo / sector donde pueden obtenerse los datos necesarios
PRESENTACION Períodos que cubre
Gráficos auxiliares
OBSERVACIONES Comentarios o consideraciones
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Tableros de Gestión de la Dirección de RRHH y Organización
Como producto final del proyecto, se generó un Tablero de Gestión para cada área / departamento.
La plataforma técnica seleccionada en este caso es la herramienta de Microsoft, Excel en su versión de 2003, debido a su flexibilidad, bajo costo y familiarización con su uso.
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Estructura del Tablero
Cada solapa hace referencia a un indicador. Haciendo clic en cada solapa se accede a la Ficha de cada indicador.
Cada solapa hace referencia a un indicador. Haciendo clic en cada solapa se accede a la Ficha de cada indicador.
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Estructura del Tablero
En algunos casos, las solapas hacen referencia a un grupo de indicadores. En este caso, los indicadores se agruparon por procesos.
En algunos casos, las solapas hacen referencia a un grupo de indicadores. En este caso, los indicadores se agruparon por procesos.
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Ficha de Indicador
Haciendo clic en las solapas se accede a la Ficha de cada Indicador.
Todas las fichas poseen la misma estructura .
Haciendo clic en las solapas se accede a la Ficha de cada Indicador.
Todas las fichas poseen la misma estructura .
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Ficha de Indicador: Contenido
Unidad de medida Unidad de medida
Responsable de realizar el control y seguimiento del Indicador
Responsable de realizar el control y seguimiento del Indicador
Frecuencia con la que se realizará el control del indicador
Frecuencia con la que se realizará el control del indicador
Forma en la que se obtendrán los datos que alimentan al Indicador
Forma en la que se obtendrán los datos que alimentan al Indicador
Fórmula matemática a través de la cual se obtendrá el valor del indicador.
Fórmula matemática a través de la cual se obtendrá el valor del indicador.
En el sector superior de cada Ficha de Indicador, se encuentra el nombre del indicador y los datos generales del mismo.
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Ficha de Indicador: Contenido
En este cuadro se ingresarán los datos relevados para cada valor de la fórmula del indicador según indiquen las referencias.
En este cuadro se ingresarán los datos relevados para cada valor de la fórmula del indicador según indiquen las referencias.
En el sector medio de cada Ficha de Indicador, se encuentra el cuadro de Relevamiento de Datos con sus referencias y un gráfico representativo.
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Ficha de Indicador: Contenido
Este dato corresponde al período de evaluación y ya viene dado en el cuadro.
Este dato corresponde al período de evaluación y ya viene dado en el cuadro.
Estos datos deberán ser relevados por el responsable.
Estos datos deberán ser relevados por el responsable.
Este valor se calcula automáticamente respondiendo a la fórmula del cuadro de Datos Generales. En este caso:
Este valor se calcula automáticamente respondiendo a la fórmula del cuadro de Datos Generales. En este caso:
Estos valores pueden modificarse escribiendo sobre ellos.
Estos valores pueden modificarse escribiendo sobre ellos.
Este valor surge por diferencia entre Verde y Rojo.
Este valor surge por diferencia entre Verde y Rojo.
Cuadro de Relevamiento de Datos
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Ficha de Indicador: Contenido
Nuevamente, los colores de alerta responden a las referencias ya mencionadas.
Los gráficos varían de acuerdo al tipo de indicador buscando la mejor exposición posible.
En todos los casos son fácilmente modificables como cualquier gráfico de Excel.
Nuevamente, los colores de alerta responden a las referencias ya mencionadas.
Los gráficos varían de acuerdo al tipo de indicador buscando la mejor exposición posible.
En todos los casos son fácilmente modificables como cualquier gráfico de Excel.
Gráfico
El gráfico muestra la situación planteada en el cuadro de Relevamiento de Datos de una forma mas visual.
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Ficha de Indicador: Contenido
Carga de datos
A medida que los datos se cargan en el cuadro, la fórmula calcula el Valor Real del Indicador. Este valor se compara contra el valor cargado como meta y automáticamente se le asigna un color a la situación.
A medida que los datos se cargan en el cuadro, la fórmula calcula el Valor Real del Indicador. Este valor se compara contra el valor cargado como meta y automáticamente se le asigna un color a la situación.
El gráfico refleja la situación del cuadro mostrando, en este caso, los valores reales como columnas .
Las columnas muestran el valor del indicador y el color de fondo indica si se trata de un valor normal o si presenta un desvío.
El gráfico refleja la situación del cuadro mostrando, en este caso, los valores reales como columnas .
Las columnas muestran el valor del indicador y el color de fondo indica si se trata de un valor normal o si presenta un desvío.
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Ficha de Indicador: Contenido
Se entiende como cambio a las modificaciones que se realicen en valores o datos fijos de los indicadores (metas, fórmulas, responsables, frecuencia, etc). Esto permitirá obtener un historial rápido de los cambios y sus causas.
Se entiende como cambio a las modificaciones que se realicen en valores o datos fijos de los indicadores (metas, fórmulas, responsables, frecuencia, etc). Esto permitirá obtener un historial rápido de los cambios y sus causas.
Se entiende como Acción a toda aquella actividad que se realice para corregir o prevenir un desvío en el Indicador.Se entiende como Acción a toda aquella actividad que se realice para corregir o prevenir un desvío en el Indicador.
En el sector inferior de cada Ficha de Indicador, se encuentra una zona de registro de cambios y acciones referidas al indicador que permitirá obtener un historial rápido de lo ocurrido.
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Informe de Situación: Hoja Resumen
La Hoja de Resumen tiene el objetivo de poder obtener un informe rápido de los indicadores mas críticos del área o departamento.
En el cuadro de Observaciones se podrán incluir todas las aclaraciones que se consideren pertinentes para una mejor comprensión de la situación del indicador.
En el cuadro de Observaciones se podrán incluir todas las aclaraciones que se consideren pertinentes para una mejor comprensión de la situación del indicador.
El Valor Real se carga automáticamente a medida que se ingresen datos en las Fichas de Indicadores. Sin embargo, la fórmula deberá actualizarse al finalizar cada período de análisis.
El Valor Real se carga automáticamente a medida que se ingresen datos en las Fichas de Indicadores. Sin embargo, la fórmula deberá actualizarse al finalizar cada período de análisis.
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El concepto de STATUS se deberá llenar a mano y dependerá del tipo de Indicador.
Por ejemplo:En los indicadores de Variación, el status será
• Constante si el Valor Real es igual a 1• En disminución si el Valor Real es menor a 1• En aumento si el Valor Real es mayor a 1
En los indicadores que poseen un Valor Meta se completará con alguno de los colores según corresponda.
Informe de Situación: Hoja Resumen
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Informe de Situación: Informe a Dirección
El Informe a Dirección tiene el objetivo de poder obtener rápidamente un resumen del comportamiento de los indicadores de gestión más importantes que incluye los valores reales adoptados en periodos anteriores y cuadros que grafican este comportamiento.
Los cuadros con los periodos y los valores reales, junto con el gráfico, se actualizan automáticamente al cargar los datos en las Fichas de Indicadores.
Los cuadros con los periodos y los valores reales, junto con el gráfico, se actualizan automáticamente al cargar los datos en las Fichas de Indicadores.
En el cuadro de Comentarios se podrán incluir todas las aclaraciones que se consideren pertinentes para una mejor comprensión de la situación del indicador.
En el cuadro de Comentarios se podrán incluir todas las aclaraciones que se consideren pertinentes para una mejor comprensión de la situación del indicador.
Este informe se utiliza para dar mayor detalle del status del indicador si así se lo requiriese.
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