Post on 08-Jun-2015
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PROMIGAS S.A. E.S.P.
Cumplimiento y su Contribución a la Cultura Ética de Promigas
Nuestro Programa de Cumplimiento
Asegura una cultura ética en la organización, minimizando el riesgo a la empresa, sus directivos y funcionarios.
Es un compromiso con una forma ética de hacer negocios y un sistema para ayudar a las personas a hacer lo correcto.
Integra personas, procesos, políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de todas las leyes y regulaciones que rigen nuestro Gobierno Corporativo.
Es un proceso vivo, continuo que hace parte de la estructura de la organización.
Buena práctica de Gobierno Corporativo.
Crear y mantener una conciencia ética en la organización para mitigar el riesgo de fraude.
Cumplimiento con los requisitos de la Ley Sarbanes Oxley – SOX.
¿Porqué se implementó el Programa de Cumplimiento?
Compromiso de la Alta Dirección
Controles claros y escritos
Comunicacióny
Entrenamiento
Mecanismos confiables
para reportar
Refuerzo permanente
Debido cuidado
en la delegación
de autoridad
Análisis de riesgos y
mejoramiento continuo
del proceso
El programa debe ser auditado y monitoreado.
Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas
Compromiso de la Alta Dirección
Controles claros y escritos
Comunicacióny
Entrenamiento
Mecanismos confiables
para reportar
Refuerzo permanente
Debido cuidado
en la delegación de
autoridad
Análisis de riesgos y
mejoramiento continuo
del proceso
Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas
Apoyo al Programa de Cumplimiento.
Actuar como modelo a través de sus comportamientos, acciones y palabras hacia los demás y animarlos a hacer lo mismo.
Integración del programa de cumplimiento como parte del negocio, en la Política Corporativa: 2º Compromiso: “Conducta Ética y Transparente”
Mensaje claro: “El comportamiento ético prima sobre el cumplimiento de metas o interés comercial”.
Tomar acciones disciplinarias con los empleados por comportamientos inadecuados o violaciones al Código de Conducta, aunque sean de alto nivel y generen resultados positivos.
Definición de los valores de la organización (Respeto, Integridad, Solidaridad, Excelencia y Liderazgo)
Diseño de Código de Conducta con lineamientos claros y divulgarlo a Todos (Empleados y Terceros).
Contar con Código de Buen Gobierno Corporativo, Política Antifraude y Código de Conducta: “Pilares de Nuestra Cultura Ética”.
Asegurar la certificación anual de cumplimiento del Código de Conducta de todos los empleados.
Establecer políticas y procedimientos de Cumplimiento y divulgarlos a todo el personal.
Mantener las mejores prácticas de control interno y auditoría.
Incluir cláusulas de ética y conflictos de interés en los contratos con terceros.
Compromiso de la Alta Dirección
Controles claros y escritos
Comunicacióny
Entrenamiento
Mecanismos confiables
para reportar
Refuerzo permanente
Debido cuidado
en la delegación
de autoridad
Análisis de riesgos y
mejoramiento continuo
del proceso
Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas
Compromiso de la Alta Dirección
Controles claros y escritos
Comunicacióny
Entrenamiento
Mecanismos confiables
para reportar
Refuerzo permanente
Debido cuidado
en la delegación
de autoridad
Análisis de riesgos y
mejoramiento continuo
del proceso
Entrenamiento continuo a través de diferentes medios (capacitaciones en vivo y en línea).
Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas
Comunicar a todos los colaboradores en forma oportuna y transparente los hechos relevantes que se presentan en la organización.
Conflictos de interés Acoso Mecanismos para reportar Manejo de relaciones con funcionarios y
entidades del gobierno
Obsequios y atenciones Prevención del fraude Sistema de Prevención del Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo – SARLAFT - Ejemplos de la “vida real”
Diseño de programas de capacitación que respondan a las necesidades específicas en temas como;
Compromiso de la Alta Dirección
Controles claros y escritos
Comunicacióny
Entrenamiento
Mecanismos confiables
para reportar
Refuerzo permanente
Debido cuidado
en la delegación
de autoridad
Análisis de riesgos y
mejoramiento continuo
del proceso
Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas
Mantener mecanismos confidenciales y anónimos, contratados con un proveedor en el exterior, para reportar conductas inapropiadas.
LRC-018009120577 – www.reportesconfidencialespromigas.comLRC-018009120534 – www.reportesconfidencialesdistribuidoras.com
Presentar informes al Comité de Auditoría y de Buen Gobierno Corporativo sobre denuncias confirmadas y las acciones a tomar. Contar con un programa robusto de auditoría interna y externa de apoyo a la gestión de cumplimiento.
Asegurar que lo empleados perciban de los mecanismos de denuncias anónimas: La confidencialidad, anonimato e integridad del sistema; Disponibilidad 24/7; Todas denuncias son importantes y son recibidas, investigadas y respondidas.
Reforzar la Política de No Retaliación.
Tomar acciones disciplinarias con empleados que demuestren comportamientos inadecuados o de violación del Código de Conducta, aunque estos empleados:
Sean de la Alta Dirección yGeneren resultados positivos para la organización.
Recordar a través de diferentes mecanismos cómo reportar conductas inapropiadas.
Compromiso de la Alta Dirección
Controles claros y escritos
Comunicacióny
Entrenamiento
Mecanismos confiables
para reportar
Refuerzo permanente
Debido cuidado
en la delegación
de autoridad
Análisis de riesgos y
mejoramiento continuo
del proceso
Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas
Independencia del Funcionario de Cumplimiento y acceso a todos los niveles de la compañía con disponibilidad de los recursos necesarios para realizar el trabajo.
Políticas de contratación definida por la dependencia de Gestión Humana de la compañía que incluye una debida diligencia en las contrataciones de sus funcionarios.
Debida diligencia a las donaciones a entidades de beneficencia.
Reportes a Junta Directiva de Transacciones con partes relacionadas a los Administradores.
Compromiso de la Alta Dirección
Controles claros y escritos
Comunicacióny
Entrenamiento
Mecanismos confiables
para reportar
Refuerzo permanente
Debido cuidado
en la delegación
de autoridad
Análisis de riesgos y
mejoramiento continuo
del proceso
Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas
Mantener un programa de gestión de riesgos de procesos críticos de cumplimiento en la organización.
CapacitaciónDivulgación
Prevenir Detectar Monitorear
Mecanismos de Denuncia (Jefe inmediato o de forma anónima)
Auditorías Internas y Externas
Informes al Comité de Auditoría y Buen Gobierno Corporativo
Seguimiento a Acciones y Señales de Alerta
Establecer y evaluar periódicamente indicadores de la Gerencia de Cumplimiento.
Benchmarking para conocer la percepción de los empleados de programa de Cumplimiento.
Compromiso de la Alta Dirección
Controles claros y escritos
Comunicacióny
Entrenamiento
Mecanismos confiables
para reportar
Refuerzo permanente
Debido cuidado
en la delegación
de autoridad
Análisis de riesgos y
mejoramiento continuo
del proceso
Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas
Ana María Buitrago – Gerente de Cumplimiento, certificada por la Sociedad de Ética y Cumplimiento Corporativo (SCCE)Encuentro Anual de
Capacitación SCCE
Gerente de CumplimientoOficiales de Enlace de empresasGerente de Control Corporativo Auditores internos de empresas
Impacto del Programa de Cumplimiento de Promigas
PROMIGASGASES DE
OCCIDENTESURTIGAS CEO TRANSMETANO PROMIORIENTE
TRANSOCCIDENTE Y ENERCOLSA
Código de Conducta Empleados
362 503 579 188 21 39 35 1,727
Código de Conducta Terceros 103 83 90 66 27 17 19 405
Taller de Valores 263 469 215 17 33 997
Tarjetas Política de Obsequios
627 243 438 303 30 91 1,732
Lavado Activos/Financiación Terrorismo
51 34 38 26 21 6 176
Mejores Prácticas en Ética y Cumplimiento
2 2 3 1 1 1 10
Total 1,408 1,334 1,148 799 117 96 145 5,047
Capacitaciones/EventosParticipantes
Total
Impacto del Programa de Cumplimiento de Promigas
7646%
8954%
2939%
4257%
34%
4646%
5554%
Denuncias No.
Confirmadas 46
No confirmadas 55
Total 101
Denuncias No.
Confirmadas 76
No confirmadas 89
Total 165
Denuncias No.
Confirmadas 29
No confirmadas 42
En investigación 3
Total 74
No Confirmadas Confirmadas En Investigación
Denuncias Promigas y sus Empresas Vinculadas
2011 2012 2013
Iniciativa y apoyo de Presidente y Comité de Auditoría y Buen Gobierno Corporativo.
Factores que han facilitado el proceso
Haber sido subsidiaria de una compañía americana que ya tenía implementado un programa de Cumplimiento. (Punto de Partida)
Compromiso y Ejemplo de la Alta Dirección. Independencia organizacional de la Gerencia de Cumplimiento.Trabajo en equipo con Auditoría Interna y Gestión Humana.
Presupuesto para desarrollo del programa y herramientas tecnológicas (Navex Global, LRN).Contar con mecanismos para reportar de forma anónima. Indagación de experiencias con empresas que han implementado este programa.
Falta de compromiso con el programa en los mandos medios.
Factores que han dificultado el proceso
Demora en la toma de decisiones para la remediación de conductas inapropiadas.
Miedo a reportar conductas inapropiadas por temor a represalias.
Resistencia al cambio de los empleados y terceros.
Minimiza el riesgo para la empresa, sus directivos y funcionarios
Identifica y previene conductas antiéticas.
Fomenta en los empleados el reporte de problemas potenciales.
Proporciona un sistema de “alerta temprana” para la identificación de problemas.
Desarrolla procedimientos que permiten identificar supuesta conducta inapropiada.
Estimula la confianza de los clientes.
Promueve la moral, transparencia y productividad del talento humano y un ambiente positivo de trabajo.
Protege
Beneficios del Programa de Cumplimiento
la reputación corporativa.
¡Muchas Gracias!