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19/08/2012
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Proyectos Informáticos William Cepeda A.
Agosto 2012
“Un proyecto es un esfuerzo temporal para lograr un objetivo específico por medio de un conjunto de tareas interrelacionadas y de la utilización eficiente de recursos”
¿Qué es un proyecto?
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Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Principio y un final definidos.
Temporal no necesariamente significa de corta duración.
El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.
Los proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales que durarán mucho más que los propios proyectos.
¿Qué es un proyecto?
Objetivo bien definido
Definición de tareas interdependientes
Utilización optima de recursos
personas, organizaciones, equipo, materiales e instalaciones
Marco temporal específico
Satisfacción del cliente,
calidad, puntualidad y economía
incertidumbre
Atributos de un proyecto
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Alcance del proyecto: actividades a realizarse para garantizar al cliente el cumplimiento de los requisitos o criterios de aceptación acordados
Costo: monto acordado con el cliente, se basa en un presupuesto y estima de costos de recursos
Cronograma que especifica cuando tiene que iniciar y terminar cada actividad
Satisfacción del cliente: el proyecto debe finalizar dentro del tiempo, del presupuesto asignado y con mejor calidad
Factores de éxito de un proyecto
Triángulo de restricciones de un Proyecto
TIEMPO COSTO
ALCANCE
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Un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento final en sí mismo
La capacidad de realizar un servicio
Una función comercial que brinda apoyo a la producción o distribución
Un resultado tal como un producto o un documento
un proyecto de investigación que desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad.
Un proyecto puede generar:
Desarrollar un nuevo producto o servicio
Implementar un cambio en la estructura, el personal o el estilo de una organización
Desarrollar o adquirir un sistema de información nuevo o modificado
Construir un edificio o una infraestructura
Implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio
Ejemplos de proyectos
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La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
¿Qué es la dirección de proyectos?
• Identificar requisitos
• Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según se planifica y efectúa el proyecto
• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con:
El alcance, La calidad, El cronograma,
El presupuesto, Los recursos, El riesgo.
Dirigir un proyecto - implica:
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Portafolio
Conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar la dirección eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio.
La gestión del portafolio
Gestión centralizada de uno o más portafolios, que incluye identificar, establecer prioridades, autorizar, dirigir y controlar proyectos, programas y otros trabajos relacionados para alcanzar los objetivos específicos y estratégicos del negocio.
Gestión del portafolio
Programa
Un grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual.
Dentro de un programa, los proyectos se relacionan mediante el resultado común o la capacidad colectiva
Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa incluye siempre proyectos.
Dirección de programas
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Relaciones entre la dirección de proyectos, la dirección de programas y la gestión del portafolio
Portafolio de Alto
Nivel
Portafolio de Bajo
Nivel
Proyectos
Programas de Alto
Nivel Programas de Alto
Nivel
Programas de Bajo
Nivel Programas de Bajo
Nivel
Proyectos
Proyectos
Proyectos
Proyectos
• Estrategias & prioridades • Elaboración progresiva • Gobernanza • Disposición a los cambios • Impacto de los cambios en otros
portafolios, programas o proyectos
• Estrategias & prioridades • Elaboración progresiva • Gobernanza • Disposición a los cambios • Impacto de los cambios en otros
portafolios, programas o proyectos
• Estrategias & prioridades • Elaboración progresiva • Gobernanza • Disposición a los cambios • Impacto de los cambios en otros
portafolios, programas o proyectos
• Reportes de rendimiento • Requerimientos de cambios
con impacto en otros portafolios, programas o proyectos.
• Reportes de rendimiento • Requerimientos de cambios
con impacto en otros portafolios, programas o proyectos.
• Reportes de rendimiento • Requerimientos de
cambios con impacto en otros portafolios, programas o proyectos.
Dirección de proyectos, programas, portafolios
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Resolver restricciones de los recursos y/o conflictos que afectan a múltiples proyectos dentro del sistema;
Ajustar la dirección estratégica/de la organización que afecta las metas y los objetivos de los proyectos y del programa
Resolver problemas y cambiar la gestión dentro de una estructura de gobernabilidad compartida.
Interdependencias:
Consideraciones estratégicas
Demanda del mercado
Oportunidad estratégica/necesidad comercial
Solicitud de un cliente
Adelantos tecnológicos
Requisitos legales
Proyectos y planificación estratégica
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Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos
Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y normas para la dirección de proyectos
Instruir, orientar, capacitar y supervisar
Vigilar el cumplimiento de las políticas de normas, procedimientos y plantillas de la dirección de proyectos mediante auditorías del proyecto
Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida
Coordinar la comunicación entre proyectos.
Oficina de dirección de proyectos
El director del proyecto se concentra en los objetivos específicos del proyecto
La oficina gestiona cambios importantes relativos al alcance del programa para alcanzar mejor los objetivos de negocio.
El director del proyecto controla los recursos asignados al proyecto a fin de cumplir mejor con los objetivos;
La oficina de dirección de proyectos optimiza el uso de los recursos de la organización que son compartidos entre todos los proyectos.
El director del proyecto gestiona las restricciones (alcance, cronograma, costo y calidad, entre otras) de los proyectos individuales
La oficina de dirección de proyectos gestiona las metodologías, normas, oportunidad/riesgo global e interdependencias entre proyectos a nivel empresarial.
Directores del proyecto y oficina de dirección de proyectos
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Conocimiento
Desempeño.
Que puede hacer o lograr si aplica los conocimientos en dirección de proyectos.
Personal.
Actitudes,
Características básicas de la personalidad
Liderazgo
Rol del director del proyecto
La Guía del PMBOK® es la norma para dirigir la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo, en diversos tipos de industrias.
Esta norma describe los procesos, herramientas y técnicas de la dirección de proyectos utilizados para dirigir un proyecto con miras a un resultado exitoso.
Fundamentos para la dirección de proyectos
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“Buenas prácticas” significa que se está de acuerdo, en general, en que la aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos.
Buenas Prácticas
El Código de ética y conducta profesional del Instituto de Administración de Proyectos, precisa las obligaciones básicas de responsabilidad, respeto, imparcialidad y honestidad.
Requiere que quienes se desempeñan en este ámbito demuestren compromiso con la conducta ética y profesional.
Conlleva la obligación de cumplir con leyes, regulaciones y políticas profesionales, y de la organización.
Puesto que los profesionales provienen de culturas y orígenes diversos, el Code of Ethics and Professional Conduct se aplica a nivel mundial.
Códigos de ética PMI
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Procesos, estructura y cultura de la organización
Normas de la industria o gubernamentales
Regulaciones del organismo de control, códigos de conducta,
Normas de producto, normas de calidad y normas de fabricación
Infraestructura
Instalaciones existentes
Bienes de capital
Recursos humanos existentes
Habilidades, disciplinas y conocimientos
Factores ambientales de la empresa
Administración de personal
Sistemas de autorización de trabajos de la compañía
Condiciones del mercado
Tolerancia al riesgo por parte de los interesados
Clima político
Canales de comunicación establecidos en la organización
Bases de datos comerciales
Sistemas de información para la dirección de proyectos
Factores ambientales de la empresa
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Iniciando del proyecto
Planeando el proyecto
Ejecutando el Proyecto
Monitoreando y Controlando el proyecto
Cerrando el proyecto
5 Dominios - Grupos de procesos
Realizando la evaluación del proyecto
Definir el alcance a alto nivel
Identificar y analizar a los involucrados
Identificar riesgos, aspectos, suposiciones y restricciones
Desarrollar el mapa del proyecto
Conseguir la aprobación
Iniciando el proyecto
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Establecer los entegables
Crear la estrucutura de división del trabajo - WBS
Desarrollar el presupuesto
Desarrollar el cronograma
Desarrollar el plan de RRHH
Desarrollar el plan de comunicacion
Desarrollar el plan de adquisiciones
Desarrollar el plan de calidad
Desarrollar el plan de gestión de cambios
Desarrollar el plan de gestión de riesgos
Presentar el plan
Conducir la iniciación
Planear el Proyecto
Obtener los recursos
Ejecutar las tareas
Implementar un plan de calidad
Implementar cambios aprobados
Implementar estrategias de riesgos
Maximizar el rendimiento del equipo
Ejecutar el proyecto
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Medir el rendimiento del proyecto: a tiempo, presupuesto, calidad
Administrar los cambios: solo aprobados
Asegurarse de que los entregables cumplen con los requerimientos
Identificación de riesgos en curso
Monitorear riesgos abiertos
Comunicar el estado del proyecto
Éxito, Fracaso, desafios
Monitoreo y Control del Proyecto
Conseguir la aceptación final
Transferir la propiedad: mover el proyecto a un estado operacional
Garantizar el cierre del proyecto:
Presupuesto financiero cerrado- Compras, vendedores, facturas pagadas
Distribuir el proyecto final
Recopilar lecciones aprendidas:
éxito, fracasos- implicaciones
Archivar el proyecto
Medición de satisfacción
Cerrando el proyecto
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Requerimientos
Análisis
Diseño
Desarrollo
Implementación
Ciclo de vida de proyectos TI
Crisis del Software (Standish Group Caos Report)
30% total fracaso
30% Desafios al proyecto
Sobre Cronograma
Sobre Proyecto
Soluciones pobres o limitadas
Por qué es importante la AP
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Soporte de los ejecutivos
Alto nivel de involucramiento del negocio
Requerimientos bien definidos
Factores de éxito de la Administración de Proyectos
Difícil definir requerimientos
Tecnología cambiante
A menudo Organización departamental cruzada
Industria poco madura
Por qué los proyectos TI son especiales
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Los proyectos y la dirección de proyectos se llevan a cabo en un ambiente más amplio que el proyecto mismo.
Asegurar que el trabajo se lleve a cabo de acuerdo con los objetivos de la empresa y se gestione de conformidad con las metodologías de prácticas establecidas de la organización.
2. Ciclo de vida del proyecto y organización
El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación.
El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico involucrado.
El ciclo de vida del proyecto Panorama general
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Características del ciclo de vida del proyecto
Niveles típicos de costo y dotación de personal durante el ciclo de vida del proyecto.
• Inicio • Organización y preparación • Ejecución del trabajo • Cierre.
Características del ciclo de vida del proyecto
Impacto de la variable en función del tiempo del proyecto
Influencia de los participantes, riesgos e incertidumbrec
Costo de los cambios
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Cuando las fases son secuenciales, el cierre de una fase termina con cierta forma de transferencia o entrega del trabajo producido como el entregable de la fase.
Re-evaluar el esfuerzo en curso
Cambiar o terminar el proyecto.
Hitos, puertas de fase, puntos de decisión, puertas de etapa o puntos de cancelación.
Para alcanzar con éxito el objetivo o entregable principal de la fase, se requiere un grado adicional de control.
La repetición de procesos , proporciona ese grado adicional de control y define los límites de la fase.
Fases del proyecto
Fases del proyecto (1)
Deben considerarse una buena práctica la revisión de los entregables clave y el desempeño del proyecto a la fecha, para:
Determinar si el proyecto debe avanzar hacia la siguiente fase Detectar y corregir errores de una manera económica.
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Relaciones entre fases (n)
Relaciones entre fases
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Los Interesados
Relación entre los interesados y el proyecto
Cultura
Estilo
Estructura de la organización
Influencias de la organización en la dirección de proyectos
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Visiones, valores, normas, creencias y expectativas compartidas
Políticas, métodos y procedimientos,
Percepción de las relaciones de autoridad
Etica laboral y horario de trabajo
El director del proyecto debe conocer quiénes toman las decisiones dentro de la organización y trabajar con ellos para influir en el éxito del proyecto.
Culturas y estilos de la organización
Estructura de la organización
Influencia de la organización en los proyectos
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Organización funcional
Organización matricial débil
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Organización matricial equilibrada
Organización matricial fuerte
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Organización orientada a proyectos
Organización combinada
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Procesos y procedimientos
Base corporativa de conocimiento
Activos de los procesos de la organización
Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto
Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos
Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados
Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado.
3 Procesos de la Dirección de Proyectos para un Proyecto
Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:
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Los conocimientos, habilidades y procesos descritos deben aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos.
Para un proyecto determinado, el director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, siempre tiene la responsabilidad de determinar cuáles son los procesos apropiados, así como el grado de rigor adecuado para cada proceso.
Los procesos de dirección de proyectos
Grupo del Proceso de Iniciación
Grupo del Proceso de Planificación
Grupo del Proceso de Ejecución
Grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Grupo del Proceso de Cierre
Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
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Interacciones comunes entre procesos de la dirección de proyectos
Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
Los grupos de procesos interactúan en una fase o proyecto
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Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
Interacciones entre procesos de la dirección de proyectos
Correspondencia entre
grupos de procesos y
áreas de conocimiento de la dirección de proyectos
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Grupo del Proceso de Iniciación
Límites del proyecto
Grupo del Proceso de Iniciación