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UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
VENTAJAS Y BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA ERP
EN UNA EMPRESA MICROFINANCIERA
PROYECTO DE INTERVENCION ESPECIALIZACION EN GERENCIA
ESTRATEGICA DE COSTOS Y GESTION EMPRESARIAL.
EDINSON AYALA PAREDES
JORGE ULISES MORENO GALVIS
Santiago de Cali, 30 de octubre de 2010
Trabajo de intervención para obtener el grado de especialista en Gerencia estratégica de Costos y Gestión Empresarial, la cual consiste en presentar las ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en una empresa del sector microfinanciero.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 2
AGRADECIMIENTOS
Este trabajo de intervención para obtener el grado de Especialista en Gerencia
Estratégica de Costos y Gestión Empresarial fue una labor conjunta de muchas
personas que con su apoyo y aportes profesionales lograron guiarnos en la
realización satisfactoria del mismo, entre ellos1 están la señora Ana Milena
Mosquera G., Vicepresidenta de la Fundación., Carlos A. Flórez, Gerente de
Innovación, Alexander Gómez, profesor asesor general del trabajo y nuestras
familias por el apoyo incondicional. Reiteramos un profundo agradecimiento a
todos las personas involucradas en la consecución satisfactoria de este trabajo
de grado.
1 Los nombres originales de las personas, los sistemas de información y la razón social de la empresa fueron
modificados para proteger la información comercial y confidencial de la empresa.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 3
Contenido
1. Título del proyecto de intervención ............................................................. 10
2. Introducción ................................................................................................ 10
3. Problema a intervenir ................................................................................. 12
3.1. Análisis situacional .............................................................................................. 12
3.2. Descripción .......................................................................................................... 13
3.3. Planteamiento ...................................................................................................... 23
3.4. Formulación del problema .................................................................................. 24
4. Marco referencial ........................................................................................ 25
4.1. Antecedentes ....................................................................................................... 25
4.2. Marco histórico y contextual ............................................................................... 26
4.3. Marco teórico ....................................................................................................... 29
5. Proyecto de intervención ............................................................................ 31
5.1. Descripción .......................................................................................................... 31
5.2. Objetivos .............................................................................................................. 31
5.2.1.1. General ........................................................................................................ 31
5.2.1.2. Específicos................................................................................................... 31
5.3. Análisis factores que originan el proyecto ......................................................... 32
6. Justificación .............................................................................................................. 46
7. Estrategias de implementación ................................................................... 60
7.1. Presentación y venta del proyecto ..................................................................... 60
7.2. Involucramiento al proyecto ............................................................................... 60
7.3. Vencer resistencias ............................................................................................. 65
8. Administración del proyecto ........................................................................ 66
8.1. Plan de acción ..................................................................................................... 66
8.2. Cronograma de actividades ................................................................................ 74
8.3. Recursos y Presupuesto ..................................................................................... 78
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9. Conclusiones y recomendaciones .............................................................. 81
9.1. Conclusión y recomendaciones ......................................................................... 81
9.2. Presentación resultados ..................................................................................... 82
10. Bibliografía ............................................................................................. 83
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Lista de figuras
Contenido
1. Estructura Organizacional ............................................................................. 17
2.Cadena de Valor ............................................................................................ 18
3.Sistema de Información aplicativos ................................................................ 34
4.Flujo información aplicaciones a la contabilidad .......................................... ..35
5.Diagrama Causa Efecto secundarios ............................................................. 37
6.Diagrama de Ishikawa .................................................................................... 38
7. Impacto en compras y Admon de Personal................................................... 51
8. Proceso actual de vinculación de proveedores ............................................. 52
9. Proceso actual de compra de bienes y servicios ......................................... 53
10.Proceso actual de pago a proveedores ................................................................... 54
11.Flujograma del proceso integral en el sistema ERP ..................................... 55
12.Impacto de valor ERP .................................................................................. 56
13.Relación Costo-Beneficio valor agregado .................................................... 58
14.Organigrama personal involucrado en el proyecto ....................................... 60
15.Fases de administración del proyecto .......................................................... 66
16.Fases y metodología de implementación sistema ERP ............................... 68
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 6
Lista de Anexos
Contenido
1.Matriz de priorización de riesgos .............................................................. 87-93
2.Análisis de los situación actual de los procesos y la propuesta de
mejoramiento …………….………………………………………………...94-125
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 7
Lista de tablas
Contenido
1.Cuadro cronológico Fundación ....................................................................... 28
2.Análisis factores de origen del proyecto ......................................................... 32
3.Definición de escalas de probabilidad y vulnerabilidad del proyecto ................ 41
4.Matriz de calificación del riesgo .................................................................... ..41
5.Matriz de evaluación del riesgo ...................................................................... 42
6.Resultados matriz de priorización .................................................................. 44
7.ERP´s en el mercado Colombiano y su participación ............................................ 47
8.Beneficios, ventajas y desventajas de una ERP………………. ............................ 49
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Lista de graficas
Contenido
1.Distribución de cartera por genero ................................................................. 20
2.Evolución de la cartera de microcrédito.......................................................... 20
3.Empleos generados con recursos de cartera ................................................. 21
4.Distribución de la cartera de microcredito por sector económico ................. ..21
5.Calidad de la cartera de microcredito ............................................................. 22
6.Burbujas de la matriz de priorización del riesgo ............................................ 45
7.Participación de ERP´s en el mercado Colombiano ....................................... 47
8.Ganancias potenciales promedio ERP ........................................................... 49
9.Otros beneficios ERP ................................................................................... ..57
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 9
GLOSARIO
E.R.P: Es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) con
enfoque gerencial que integran y manejan muchos de los negocios asociados
con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una
compañía comprometida en la producción de bienes o servicios.
CORE: Es una solución de sistemas enfocado a automatizar la gestión
operativa de una institución financiera, la cual es altamente parametrizable y
diseñada para brindar soporte a la gestión comercial (al negocio), que se
maneja por módulos, de fácil manejo para el usuario final.
NIIF´s: Normas Internacionales de Información Financiera. Los estándares
internacionales de contabilidad, son un conjunto de guías para preparar y
reportar, información contable y financiera.
Stockholders: Partes interesadas-interlocutores: persona, comunidad u
organización afectada por las operaciones de una empresa ó que influye en
dichas operaciones. Las partes interesadas pueden ser internas – Ejemplo
trabajadores-, Externas – Ejemplo, consumidores, los proveedores,, los
accionistas, los financistas,, la comunidad local.
IRP: El Informe de Referencia de Proyecto, contienen las especificaciones
técnicas, objetivos y estructura de cómo ejecutar un determinado estudio,
trabajo, proyecto, comité, conferencia, negociación, etc.
Los términos de referencia conforman una especie de mapa. Dan un camino
claro para el progreso, especificando qué necesita ser alcanzado, por quién y
cuándo. Debe ser, entonces, una lista de resultados que concuerden con los
requerimientos, alcance y limitaciones existentes.
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1. Título del proyecto de intervención
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el sector de las
Microfinanzas.
2. Introducción
La gestión empresarial no puede quedarse sólo en planes. Estos tienen que
ejecutarse y causar impacto ante los inversionistas, colaboradores, el mercado
y los clientes. Sus resultados tienen que evaluarse y medirse. La
implementación y el control estratégico es, entonces, una competencia básica
de toda organización de clase mundial.
La falta de seguimiento y medición del desempeño organizacional hace que se
pierda credibilidad en las formulaciones estratégicas. Se afirma con razón que
“Lo que no se mide, no se administra; lo que no se administra no se mejora”.
Se impone pues, la necesidad de establecer y diseñar un sistema que permita
monitorear el desempeño de la organización, estableciendo una estrategia de
seguimiento que facilite anticipar el desempeño, y la posibilidad de acceder
desde cualquier ubicación remota a la información “Cloud Computing –
Computación en la nube” como valor agregado para el usuario.
La gestión empresarial tiene como fundamentos la definición de los principios
corporativos, entendidos como el conjunto de valores, creencias y normas que
regulan la vida de una organización.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 11
En un ambiente competitivo, donde las barreras geográficas son ya una
limitación del pasado, muchas cosas están ocurriendo en el entorno de la
industria del software a nivel mundial.
Cuando se adopta una ERP (Enterprise Resource Planning), los datos
generados en todas las áreas de la empresa, que integrados en el sistema:
finanzas, logística, distribución, inventarios, compras, ventas, recursos humanos
y producción. Esto permite hacer un seguimiento completo de principio a fin,
propiciando de esta manera el uso de la información como un verdadero
recurso estratégico que marca la diferencia competitiva para garantizar el éxito.
Para enfrentar este reto, las empresas se alejan cada vez más de los
desarrollos con recursos propios para salir a buscar aplicaciones de clase
mundial que obedezcan a estándares internacionales de éxito, elaboradas por
importantes casas de software, tales como ORACLE, SAP & JD EDWARS entre
otros que han acopiado una gran cantidad de conocimiento sobre el tema y que
por este motivo, ofrecen sistemas robustos, y otros proveedores a menor escala
ofrecen sistemas más livianos y menos complejos para cumplir la misma
función de integrar la información para una adecuada toma de decisiones como
es el caso del sistema ERP.
Como lo manifiesta, Beatriz Tello de Alba2 en su artículo el impacto de los
sistemas ERP´s en las empresas. Un aspecto muy importante es que los
sistemas ERP incrementan la disponibilidad de la información, permitiendo a la
compañía tener información en tiempo real tanto para la toma de decisiones
como para hacer pronósticos más acertados sobre el desempeño de la
empresa.
Con este trabajo de intervención se busca resaltar el impacto de contar con un
sistema ERP en la necesidad de innovar e incorporar la tecnología y los
adelantos en informática a la productividad de las empresas, como aliado en la
gestión empresarial.
2 Boletín informativo EAN Panamá Año 5 – No. 12 . Diciembre de 2004.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 12
3. Problema a intervenir
3.1. Análisis situacional
Durante los últimos años y especialmente en el año 2009, debido a condiciones
de demanda internacional, la globalización de los mercados que se viene
desarrollando desde hace unas décadas, y ahora la adopción de normas
internacionales NIIF´s que permita a los inversores, organizaciones y gobiernos
comparar, controlar y evaluar la gestión administrativa de las empresas, y en el
caso particular de las entidades financieras que compiten para satisfacer las
necesidades de sus clientes tanto internos como externos hacen que estas
organizaciones replanteen su cadena de abastecimiento de servicios, que son
cada vez más difíciles y más exigentes, a los cuales se debe satisfacer para
poder tener resultados medidos en términos de rentabilidad e ingresos. Para
esto, y con base en el avance tecnológico, es que estas instituciones
financieras reinvierten parte de sus recursos en estos adelantos tecnológicos
que se desarrollan sobre sistemas de información capaces de suplir las
necesidades de los clientes, siendo flexibles a las organizaciones y poder
subsistir frente a los escenarios altos y bajos que presentan los mercados
nacionales y a sus vez los internacionales.
Hoy por hoy, surge la necesidad de que las empresas sin importar el tamaño de
su organización grande, mediana y pequeña requieran implementar unos
adecuados controles de los procesos y especialmente contar con una adecuada
herramienta tecnológica para la administración de la información administrativa,
contable y financiera a través de un sistema denominado ERP (Enterprise
Resource Planning) que permita reducir el costo de sus procesos y garantizar a
los inversionista la rentabilidad de los recursos y la continuidad del negocio en
el largo plazo.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 13
Es por eso la importancia de este trabajo mostrar los beneficios de contar un
sistema ERP la cual permitirá innovar e incorporar los adelantos tecnológicos
para una mayor productividad de las empresas. Así mismo, permitirá los
lectores conocer las mejores prácticas en la integración de todas las áreas del
negocio, optimizando los procesos operativos internos para así ahorrar costos y
ser más eficientes y competitivas, la oportunidad y calidad de la información
para una adecuada toma de decisiones.
3.2. Descripción
La fundación es una entidad sin ánimo de lucro creada en Cali en 1980. Es una
entidad de carácter privado que brinda el acceso al crédito fácil y rápido a
microempresarios y microempresarias de escasos recursos, preferiblemente a
la mujer.
Es una entidad que con más de cincuenta agencias a nivel nacional, Puntos de
Atención Directa y Corresponsales No Bancarios, su sede principal está
ubicada en la ciudad de Cali, Colombia y cuenta con presencia en este país en
los departamentos del Valle, Quindío, Risaralda, Caldas, Cauca, Nariño, Meta,
Boyacá, Chocó, Caquetá, Guajira y Cundinamarca, Magdalena, Bolívar,
Atlántico y los Santanderes.
La fundación no es ajena a los cambios que se vienen dando por la
globalización de los mercados a nivel mundial y nacional, especialmente en el
sector de las microfinanzas, lo que le exige aún más afrontar nuevos retos para
seguir teniendo una participación importante en el sector de las microfinanzas y
porque no en el sector financiero de Colombia. Razón por la cual sus directivos
como propuesta del plan estratégico 2005-2010 y como parte de la expansión,
crecimiento y el fortalecimiento de la institución y para afrontar la crisis que
impacta las instituciones microfinancieras a nivel mundial, han propuesto los
siguientes puntos para alcanzar los objetivos planteados así;
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 14
• Aplicar con rigor las prácticas propias de las microfinanzas en la
colocación, protegiendo la cartera.
• Hacer menos énfasis en crecimiento institucional y en la productividad
de los analistas de crédito.
• Usar mejor las nuevas tecnologías para apoyar decisiones de
administración de la información, el crecimiento y fortalecimiento del
negocio.
• Mantener la motivación de la organización.
• Entender mejor y apoyar de manera más efectiva las necesidades del
cliente microempresario.
• Facilitar el cambio a todos los participantes de este proceso con el fin
de reducir el impacto de resistencia al cambio individual, organizacional
y cultural.
El objetivo de la Fundación es facilitar el acceso al crédito a la microempresa y
a la pequeña empresa. La Fundación podrá ofrecer, además, otros servicios
destinados a las personas de escasos recursos con énfasis en las mujeres y
sus familias, para incorporarlos a la actividad económica, siempre y cuando
estos no interfieran con la eficiencia de la gestión crediticia.
Misión
La Misión de la fundación es contribuir a elevar el nivel socioeconómico de la
población económicamente menos favorecida. Preferiblemente de la mujer de
escasos recursos y su familia, mediante programas de crédito y otros servicios
complementarios, buscando para ellos aumentar sus ingresos y activos, y para
la institución su solidez y permanencia en el tiempo.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 15
Visión
La fundación trabaja día a día para proyectarse como la entidad líder en la
financiación de la microempresa en Colombia y para convertirse en una entidad
apreciada por sus clientes y empleados, caracterizada por su ambiente de
trabajo dinámico e innovador basado en el respeto por las personas, la
integridad, compromiso y disciplina de sus empleados.
COMPETENCIAS
Compromiso con la organización
Identificarse con los principios y valores de la Fundación, cumplir con sus
políticas, normas y procedimientos y cuidar como propios los recursos de la
Organización. Interesarse por mejorar su capacidad de respuesta y efectividad
y esforzarse por proyectar una imagen positiva de la Organización.
Servicio al cliente
Brindar servicio de excelente calidad a los clientes, mediante la satisfacción de
sus necesidades y expectativas presentes y futuras, el establecimiento de
relaciones personalizadas, duraderas y productivas, basadas en la confianza y
credibilidad.
Enfoque en resultados
Centrarse en alcanzar metas retadoras, orientadas hacia la productividad,
mediante el mejoramiento continuo, la simplificación de procesos, la
optimización de recursos y el cumplimiento de los planes de acción.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 16
Comunicación efectiva
Transmitir en forma clara y oportuna las ideas, escuchar y validar los mensajes,
obtener y compartir la información y conocimientos requeridos para coordinar
los esfuerzos orientados al logro de los objetivos organizacionales.
Innovación y creatividad
Preocupación por contribuir con nuevas ideas que mejoren los productos y
servicios de la Fundación y el mejoramiento de procesos y procedimientos.
Para el logro de su visión la fundación fomentará el trabajo en equipo, la cultura
de servicio y la transparencia en sus operaciones y relaciones.
Valores
• Respeto por las Personas: Considerar la individualidad e importancia de
clientes y empleados al definir las pautas que rigen las actividades de la
empresa.
• Compromiso y Disciplina: El sentido de pertenencia con nuestra misión
se ve reflejado con la disposición permanente del mejor esfuerzo
respetando las reglas de juego.
• Integridad: Coherencia entre el pensamiento y el desempeño
• Trabajo en Equipo: Todos contribuyen al logro de las metas, a la
generación y concreción de ideas.
• Transparencia: Toda la información se coloca sobre la mesa, no se
proponen relaciones o negocios para que existan perdedores.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 17
Estructura Organizacional
La Fundación cuenta con un total de 1.242 empleados de los cuales 1.210 son
vinculados directamente con contrato laboral indefinido. Según el decreto 933
de 2003 y a la Resolución 658 de junio 26 de 2003 del Ministerio de Protección
Social la Entidad Emisora cuenta con 50 personas como practicantes, dando
cumplimiento a este mandato en un 100%. De las 1.210 personas 498 son
analistas de crédito, 270 administración del crédito y 155 personal
administrativo. La Institución cuenta adicionalmente con 10 personas
contratadas por intermedio de empresas de Servicios Temporales para oficios
varios y algunos reemplazos.
La estructura organizacional de la fundación a la fecha es la siguiente:
Figura No. 1 Estructura organizacional.
Cadena de valor :
El mapa de procesos de la Fundación está compuesto por los procesos
Estratégicos, Procesos primarios operativos y procesos de Apoyo o
administrativos.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 18
Figura No. 2 Cadena de Valor
PRODUCTOS Y SERVICIOS
En la Fundación encontrará diferentes lineas de crédito con un monoproducto
que se adaptan a todas sus necesidades y las de su microempresa, de la
misma forma encontrara que siendo cliente de nuestra institución la dispondrá
de grandes beneficios y facilidades en la solicitud, pago y financiación de su
crédito.
CREDITO MICROEMPRESARIAL
Credito
Automático
Línea de crédito rotativo, a medida de sus pagos mensuales se restablece el cupo.
Para satisfacer necesidades de capital de trabajo que puede utilizarse en varios
desembolsos sin diligenciar formulario de vinculación. Exclusivamente para clientes
Preferenciales y Renovación.
Microempresa
Crédito para el desarrollo de su microempresa. Se otorga a clientes Nuevos,
Renovación y Preferencial que llevan más de un año en su actividad económica. Plaza
máximo hasta 36 meses. Créditos hasta $3 Millones no requieren codeudor.
Crédimoto
Crédito destinado para la compra de motos Honda (Referencias Eco Deluxe, C-100,
Elite 125, CBF -125 y Splendor NXG). El producto va dirigido a clientes Nuevos,
Renovación y Preferenciales.
Credicomputo Crédito destinado exclusivamente para la compra de computador. El producto va
dirigido a los clientes Nuevos, de renovación y preferenciales.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 19
CrediEquipos
Línea de crédito para financiar compra, reparación o reconversión de maquinaria nueva
o usada para microempresarios de todos los sectores económicos clientes Nuevos, de
Renovación y Preferenciales, así tengan (producción, comercio, servicios y
agropecuario). Producto Dirigido a o no un crédito vigente y cuya nota de su último
crédito sea nota 4 ó 5.
Credimejora –
Convenio
Corona
Línea de Crédito destinada exclusivamente a la financiación de materiales de
construcción, para remodelación en convenio con la Organización Corona. El producto
va dirigido a los clientes Nuevos, Renovación y Preferenciales. Inicialmente en Bogotá
Credimpulso
Crédito para Microempresas que tienen un alto nivel de rotación de capital, tiene
dificultad de acceso al crédito, llevan más de 6 meses en su actividad económica.
Crédito desde $515.000 hasta $1.000.000.
Seguro de
Vida – Deudor
(Servicio)
Amparara al beneficiario en cualquier crédito que obtenga con la institución en caso de
fallecimiento hasta por el saldo total de la deuda. Es un pago mensual que suma a la
cuota del crédito.
LAS CIFRAS ECONOMICAS Y FINANCIERAS
La fundación durante los últimos 5 años ha tenido un crecimiento constante de
sus activos en general y ha incrementado su participación en el mercado,
obteniendo un reconocimiento por parte de los clientes y empleados como una
institución líder en la financiación de la microempresa y apreciada por sus
empleados, esto conlleva a la institución a tomar decisiones trascendentales
como una posible conversión en una entidad financiera que permita ofrecer
nuevos productos y servicios a sus clientes y realizar procesos de cambios que
estimulen la búsqueda de nuevos procesos con calidad y oportunidad necesaria
para optimizar sus recursos y creando las ventajas competitivas como un valor
agregado en general.
A continuación se muestran los resultados en cifras económicas que se han
obtenido desde el año 2002 hasta 2009.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 20
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
30% 31% 33% 33% 33% 33% 32% 32% 32%
70% 69% 67% 67% 67% 67% 68% 68% 68%
Distribución por género
Mujeres Hombres
Grafica No. 1 Distribución de la cartera por genero . Fuente: Bases de datos propias
La fundación ha contribuido durante estos años a elevar el nivel
socioeconómico de la población menos favorecida como lo establece la Misión
Institucional en donde se puede observar que al finalizar el año 2009, el 68% de
los recursos han sido destinados a apoyar a la mujer microempresaria cabeza
de familia y un 32% para los microempresarios.
-
100
200
300
400
500
600
63 104
158
229
327
442 481 468
511
82 133
194
263
363
447 437 382
294
Mill
ones
Evolución de la cartera
Cartera vigente Cartera Colocada
Grafica No.2 Evolución de la cartera de microcrédit o. Fuente: Bases de datos propias
La grafica nos muestra la evolución de la cartera durante estos años con un
crecimiento en promedio del 40% aprox. A diciembre asciende a $511 MM en la
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 21
cartera vigente y un 35% en promedio de crecimiento de la cartera colocada a
diciembre asciende a $294 MM.
-
50
100
150
200
250
300
2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
62 94
126 151
198 248
279
193
Mile
sEmpleos generados
Empleos
Grafica No. 3 Empleos generados con recursos de car tera. Fuente: Bases de datos propias
Con los recursos otorgados en calidad de préstamos a los microempresarios se
han generado empleos en promedio de un 21% a diciembre de 2009 se
generaron 193.076 empleos.
59%
56% 54%56% 55% 55%
53% 53%
20%23% 24% 22% 24% 25%
25% 26%
21%21% 21% 22% 22% 21% 19%
18%
0% 0%2% 2% 2% 2% 3% 3%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
Distribución de la cartera por sector económico
comercio servicios produccion agropecuario
Grafica No. 4 Distribución de la cartera por sector económico Fuente: Bases datos propias
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 22
La distribución de los recursos otorgados en calidad de cartera de microcréditos
por sector económico está concentrada principalmente en el comercio con un
53% ($269 MM), seguido del sector de servicios con un 26% ($134 MM),
producción con un 18% ($92 MM) y cerrando con un 3% ($14 MM) el sector
agropecuario.
0,0%
1,0%
2,0%
3,0%
4,0%
5,0%
6,0%
7,0%
3,7%
6,9%
Calidad de cartera
mayor a 30 dias mayor a 1 día
Grafica No. 5 Calidad de la cartera de microcrédito
A pesar de la crisis del sector financiero, la fundación a logrado mantener su
calidad de cartera por debajo de los índices del sector en un 3.7% (Agosto-
2010)
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 23
3.3. Planteamiento
Plantea-
miento del
problema
El problema o necesidad u oportunidad.
Actualmente se presentan deficiencias en los procesos contables, debido a la
baja calidad y oportunidad en la entrega de la información, que conlleva a alto
riesgo en la toma de decisiones en la gestión administrativa y financiera.
Lo anterior es consecuencia de la falta de procedimientos y diseños claros que
no permiten realizar una adecuada gestión, ocasionando reprocesos y altos
costos, un clima laboral deficiente y adicionalmente se cuenta con diversidad de
plataformas tecnológicas y poca capacidad de almacenamiento de la
información.
Causas
Afecta los procesos
Contabilidad, Servicios Administrativos, Tesorería, Tecnología, Talento
Humano, Planeación, Riesgos, Impuestos y Costos.
Efectos
Tiene el impacto a
La toma de decisiones, el control interno, la calidad de la información y
presentación de informes a entes de control y vigilancia.
Solución al
problema
Una solución exitosa sería
Adquirir una herramienta ERP con el fin de integrar y mejorar los procesos.
Proporcionar información confiable, precisa y oportuna a los usuarios para la
toma de decisiones.
Reducción de tiempo y costos de algunos procesos.
Optimización de los procesos y recursos institucionales.
Manejar y almacenar grandes cantidades de información.
Acceder a la información a través de los servicios WEB.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 24
3.4. Formulación del problema
Las entidades financieras no son ajenas a los cambios que se vienen dando
por la globalización de los mercados a nivel mundial y nacional, especialmente
en el sector de las microfinanzas, lo que le exige aún mas afrontar nuevos retos
para seguir teniendo una participación importante en el sector de las
microfinanzas y porque no en el sector financiero de Colombia.
La institución desde hace 6 años ha tomado las medidas necesaria para
afrontar los cambios y viene mejorando sus procesos de administración y
colocación de cartera como parte de la estrategia organizacional, que le
permitirá estar en condiciones favorables para pasar a ser una entidad vigilada
y regulada por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia.
La Fundación no ha sido un observador más de las crisis financieras, le ha
tocado tomar medidas de choque e implementar nuevas estrategias para
afrontar el cambio a nivel institucional y de todo el recurso humano de la
organización, tratando de sacar provecho de esta situación, convirtiendo una
situación de crisis en una situación de oportunidad, lo que ha generado
posiciones diferentes por parte de los colaboradores unos a favor y otros en
contra a las medidas tomadas por la alta gerencia.
Hemos experimentado con todos los colaboradores situaciones distintas de
adaptación, rechazo y falta de compromiso, porque no existe la seguridad y la
confianza por parte de algunos colaboradores para afrontar el cambio, dada la
larga trayectoria de la empresa a lo largo de 20 años donde éramos los únicos
actores del mercado de las microfinanzas, mientras que hoy en día nos vemos
asediados por grandes instituciones financieras.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 25
4. Marco referencial
4.1. Antecedentes
Dado el crecimiento acelerado a nivel general de la institución durante los
últimos 10 años, el cambio de la contabilidad de caja a contabilidad de
causación en el año 2004, hace que se presente deficiencias en los procesos
administrativos, financieros y contables, los cuales son realizados en su
mayoría de forma manual, reduciendo el tiempo de respuesta en los proceso,
reducción de tiempo de análisis, integridad de la información, adicionalmente
distorsionando las fechas de compromiso en la entrega de información
financiera a la Alta Dirección.
Dado que la información es el activo más valioso que poseen las
organizaciones y puesto a disposición de todos los niveles encargados de tomar
decisiones, brinda los elementos y el conocimiento necesario para diseñar
estrategias que hagan más eficiente la gestión empresarial y más productivos
los negocios.
Así la información dotada de oportunidad y propósito, organizada para una
tarea, dirigida a un rendimiento especifico o aplicada a una decisión, contribuye
a la supervivencia y competitividad de las organizaciones.
La nueva cultura de la información y del conocimiento hace que las
organizaciones pasen de trabajar con datos a decidir con información,
transformando sus procesos, su estructura gerencial y su manera de realizar el
trabajo.
La organización ha decidido garantizar el máximo valor de la información a
través de su adecuada administración y su disponibilidad en todos los niveles
de la organización, como herramienta básica en la toma de decisiones. Para el
cumplimiento de este objetivo se ha iniciado un proceso de adquisición e
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 26
implantación de una herramienta tecnológica ERP que apunte directamente a la
integración de los procesos contables y financieros para una adecuada
administración y mejora en la toma de decisiones desde el punto de vista
estratégico de dicha información.
4.2. Marco histórico y contextual
La fundación durante los últimos 20 años ha contribuido en gran medida al
objetivo de dar acceso a los servicios financieros a más colombianos pobres.
Esta labor la ha realizado a través del otorgamiento de crédito fácil y rápido a
microempresarios de escasos recursos, especialmente a la mujer cabeza de
hogar, que permitan hacer crecer sus negocios y mejorar su calidad de vida.
La Fundación brinda el acceso al crédito a aquellas personas que tienen un
negocio con mínimo seis (6) meses de estar funcionando y que necesitan
incrementar el capital de trabajo o comprar activos fijos para el negocio, aún
aquellos que no cuentan con el registro de Cámara y Comercio. La entidad se
ha caracterizado por estar a la vanguardia en el diseño de líneas de crédito
pensando en las diferentes necesidades del cliente. Empero, la actual forma de
organización de la Fundación, como entidad sin ánimo de lucro, presenta
obstáculos para que ésta expanda su objetivo de penetración y profundización
de los servicios financieros, no únicamente limitados al crédito, en las diferentes
regiones del país.
Dado el crecimiento de la institución hace necesario adquirir una plataforma
ERP donde se integren los procesos de la información, tanto para la
presentación de informes a los entes reguladores como al entorno
“stockholders” para ejercer un control oportuno, confianza de los clientes y los
inversionistas, garantizando la permanencia de la entidad en el tiempo.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 27
Es así como la institución ha decidido adelantar un proceso para la constitución
de un establecimiento bancario regulado por la normativa financiera colombiana
y sujeta a la vigilancia de la Superintendencia Financiera.
Esta iniciativa surgió como el resultado de una serie de necesidades tanto de la
organización como de lo actuales y potenciales clientes de la misma, así como
de unas tendencias a nivel colombiano y latinoamericano, las cuales han venido
siendo analizadas por la entidad desde hace algún tiempo. Dichas necesidades
y tendencias que se describen a continuación, dan lugar al conjunto de
justificaciones, tanto económicas como jurídicas, que se presentan ante la
Superintendencia dentro del análisis de la factibilidad del banco que se
pretende crear, así:
� Necesidad de expansión del microcrédito.
� Diversificación y abaratamiento del costo de financiación.
� Ampliación del portafolio de los productos y servicios.
� Conocimiento de la regulación financiera y su actual aplicación.
Para llevar a cabo esta conversión a Banco se requiere una inversión por parte
de la institución en una plataforma tecnológica ERP que permita integrar los
procesos administrativos, operativos y financieros, como también adoptar las
mejores prácticas y rediseñar los procesos para un adecuado funcionamiento
de la entidad.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 28
Tabla No. 1 Cuadro cronológico de la Fundación
AÑO DESCRIPCIÓN DE HECHOS CRONOLOGICOS1979 Nace el Women s World Banking (WWB) o Banco Mundial de la Mujer.
1980Nace la Fundación, por sus siglas en inglés (Women’s World Banking), se había constituido como una entidad sin ánimo de lucro dedicada exclusivamente a las microfinanzas.
1982Por iniciativa de un grupo de mujeres vallecaucanas en el año de 1982 se creó en la ciudad la Fundación, una ONG afiliada a la Red Mundial 'Women's World Banking'
1997 Medalla al Mérito Cívico en su máxima categoría, otorgada por la Alcaldía de Cali.Banco de Occidente, Celebración 15 años de la Fundación.Alcaldía de Santiago de Cali, Reconocimiento por la labor de la fundación durante 15 años.Asociación colombiana de entidades afiliadas a la red WWB, 15 años de ardua labor en el apoyo al desarrollo y progreso de la mujer microempresaria.
1998Premio Carlos Lleras Restrepo otorgado por el Instituto de Fomento Industrial (IFI) en la categoría Mejor Intermediario Financiero para Microempresas.
1999Banco Interamericano de Desarrollo (BID), Premio a la Exelencia en Microfinanzas, WWB Colombia fue la primera institución microfinanciera en recibir el premio Interamericano para el desarrollo de la microempresa. Buneos Aires, junio 25 de 1999.
Instituto de Fomento Industrial (IFI), Premio Carlos Lleras Restrepo en la categoría Mejor Intermediario Financiero para Microempresas.Los Bancos de la mujer en Colombia, Excelencia en Microfinanzas.BID, Excelencia en las Microfinanzas.Premios interamericanos para el desarrollo de la microempresa, Premio a la excelencia en Microfinanzas.
2003 Premio Bancoldex, Mención Especial por Apoyo a la Microempresa.
2004Reconocimiento de Blue Orchard Microfinance Securities I, LLC, OPIC y Developing World World Markets Microfinance, LLC por su participación en la primera colateralización internacional de cartera de instituciones microfinancieras: Firs Global Collateralized Loan obligation backed by Microfinance Institution Loans.
2005 Premio Bancoldex, Gestión de Apoyo Financiero a los Empresarios Colombianos, Categoría Microempresa.Condecoración Cruz de Plata de la Orden Nacional al Mérito entregada por el Presidente de la República de Colombia, Doctor Alvaro Uribe Vélez.Reconocimeinto de la Red Mundial Women´s World Banking a WWB Colombia por su liderazgo en el desarrollo de las microfinanzas para las mujeres de bajos ingresos en Cali, Colombia y en el mundo.Mención de honor para la fundación, premio a la transparencia CGAP del Banco Mundial.MIX/Banco Internacional de Desarrollo, Forma parte de las 10 instituciones de microfinanzas de mejor calidad de cartera.MIX/Banco Internacional de Desarrollo, 10 instituciones de microfinanzas más eficientes" categoría saldo promedio por préstamo mayor a 500 USD.Concejo Santiago de Cali, Medalla de Santiago de Cali en el grado: CRUZ DE BRONCE.
2006 Mención de honor para la Fundación, premio a la transparencia CGAP del Banco Mundial.Certificación de El Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y Microfinance Information Exchange a la Fundación como parte de la lista de las 10 Instituciones de Microfinanzas con mejor calidad de cartera.Microcredit Summit Campaign, Presentación del plan de acción institucional 2005 y su miembro activo de la campaña de la CUMBRE DE MICROCREDITO" (cumplimiento con el objetivo de la cumbre).Ministerio de Comercio, Industria y Turismo/ Año Internacional del Microcrédito 2005 www.aimcolombia.org /UNDP Colombia, Reconocimiento por la participación de la fundación en el Año Internacional del Microcrédito y por su compromiso en lograr un sector financiero mas incluyente en Colombia ( por lo anterior se otorgo un reconocimiento especial por parte de las Naciones Unidas).MIX (Microfinance Information eXchange, Inc.), Premio a la transparencia, por alcanzar 5 diamantes en el MIX Market mejorando la transparencia, calidad y confiabilidad de la información microfinanciera.Préstamos en moneda local en Colombia: En 2006, IFC innovó con el primer préstamo en moneda local otorgado en Colombia. Este préstamo a cinco años por 20.700 millones de pesos colombianos (aproximadamente US$9 millones) se concedió a la Fundación
2007 Reconocimiento de la revista Forbes que ubica a la Fundación entre las mejores instituciones microfinancieras del mundo.MIX (Microfinance Information eXchange, Inc.), Premio a la transparencia, por alcanzar 5 diamantes en el MIX Market mejorando la transparencia, calidad y confiabilidad de la información microfinanciera.
2008Se implementó la solución de CRM Móvil de Spring Wirelesspara extender la información y funcionalidades de los sistemas hacia nuevos dispositivos móvilesSe selecciono a FLEXCUBE® para el procesamiento de sus transacciones principales.
2009BID, Reconocimiento a a la Fundación por la labor en las microfinanzas y al desarrollo de los países de la región de América Latina y el Caribe.En Colombia había cinco entidades afiliadas a la Red WWB, Cada una funcionaba independiente y el error de no haberse unido desde el comienzo hizo que hoy por hoy fuera la microfinanciera más grande del país.Ante la falta de acceso a servicios financieros en Colombia la fundación solicitó a la Superintendencia Financiera la constitución del Banco que se dedicará a las microfinanzas.
2010Nuestro crecimiento en los primeros años fue en el Valle. Hoy somos una entidad con cobertura nacional y una red de 90 oficinas en 12 departamentos, 33 ciudades y 132 municipios.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 29
4.3. Marco teórico
Se pueden mencionar varios casos de éxito de las empresas que han
implementado un sistema ERP. En Colombia en el sector financiero se podría
mencionar el banco Helm Trush Bank, Banco Caja Social (Fundación Social) y
Bancolombia, quienes han optado por implementar el sistema ERP SAP. Uno
de ellos es el de Banco Caja Social Colmena, que tenía mucha información de
diferentes áreas del negocio conformado por 10 empresas del sector financiero
y de la construcción y querían lograr una mejor administración y relación de las
funciones. Al implementar un sistema ERP que maneja diversos módulos
(administración, finanzas, tesorería, recursos humanos, entre otros) BCSC logró
una excelencia operativa e impulsó el crecimiento del grupo económico; ya que
le permitió relacionar las operaciones relevantes del negocio para poder
manejarlo mejor.
De igual forma el Helm Trush Bank3, En enero del 2009 fue colocado en
producción el nuevo sistema ERP (Enterprise Resource Planning) SAP para la
gestión administrativa.
Este proyecto permitió desarrollar procesos más eficientes, facilitando la gestión
financiera y administrativa de la Organización, logrando mayor confiabilidad al
manejar bases de datos únicas, eliminando cargues y conversiones de
información; permitiendo hacer seguimiento a la relación con los proveedores,
cuentas por pagar, control de disponibilidad presupuestal por cuenta contable,
por centro de costo y por proyectos de inversión. Gracias al proceso de
acompañamiento para la gestión del cambio y capacitación se han integrado
todas las áreas, generando una verdadera interacción y responsabilidad en la
gestión, que se transformo en eficiencia en la administración de recursos.
Pero como sucede en todo proyecto de implementación, también se pueden
mencionar casos de fracaso, uno de los casos mas mencionados de fracaso en
3 Informe de gestión Helm Trush Bank periodo 2009
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 30
la implementación de un ERP es el caso de Hershey’s. La chocolatera reportó
una disminución de utilidades del 19% por tres trimestres consecutivos en 1999.
El CEO de Hershey’s atribuyó ésta pérdida en las ventas a una falla en la
implementación de “un nuevo proceso de negocios” basado en R/3, que es un
sistema de SAP.
Hershey’s ¨inc invirtió grandes cantidades de dinero con la esperanza de
integrar todos los sistemas de información de su compañía, pero como
resultados de la falta de análisis, todo el trabajo se fue a la basura.
Para entender porque fracasan los sistemas de información hay que analizar 4
factores que son las principales áreas en las que se presentan problemas:
Diseño: El diseño del sistema no es el adecuado a las necesidades del
negocio. Puede ser que la información no fluya rápidamente, o que la
información se presente en un formato confuso y difícil de entender, por lo que
los usuarios se sienten desalentados a trabajar con él. En éste aspecto del
diseño, se tiene que tomar en cuenta que el sistema tiene que ser compatible
con la estructura, la cultura y las metas del negocio.
Datos: El sistema presenta datos erróneos. Puede suceder que falta
información o que no está debidamente desglosada, lo que dificulta la toma de
decisiones.
Costo: El costo de la implementación es muy elevado. Aunque el sistema
funcione adecuadamente, suelen ocurrir costos extras que no estaban incluidos
en el contrato y puede resultar una inversión para nada rentable.
Operaciones: El sistema no opera bien. La información no es oportuna ni
eficiente ya que el sistema tiene un tiempo de respuesta muy lento.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 31
5. Proyecto de intervención
5.1. Descripción
Adquirir una herramienta de innovación tecnológica contable y financiera con el
fin de integrar y mejorar los procesos internos en términos de eficiencia,
oportunidad, calidad e integridad de la información procesada en la institución.
Para una adecuada gestión empresarial en la toma de decisiones y para el
control sobre el desempeño de la Fundación.
5.2. Objetivos
5.2.1.1. General
� Describir los beneficios y ventajas para la gestión empresarial al
contar con herramientas tecnológicas que permiten integrar la
información contable y financiera, que propicie las mejores
prácticas de los procesos internos en términos de eficacia,
eficiencia, oportunidad, alcance, calidad e integridad de la
información procesada en la institución como un recurso
estratégico, que nos permita ser más competitivos en la toma de
decisiones, para el control y cumplimiento de nuestra visión.
5.2.1.2. Específicos
� Mostrar el diagnóstico sobre las herramientas tecnológicas
utilizadas en los procesos, costos y tiempos de implantación para
identificar las principales fortalezas y debilidades en el manejo de
la información.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 32
� Desarrollar una propuesta de rediseño de los procesos actuales
para adaptarlo a las mejores prácticas compatibles con una
plataforma tecnológica ERP.
� Determinar los beneficios cualitativos y cuantitativos de la
implementación de un sistema ERP.
� Desarrollar una propuesta de la gestión de la cadena del servicio
con los procesos propuestos anteriormente.
� Desarrollar un análisis costo beneficio de la propuesta
mencionada.
5.3. Análisis factores que originan el proyecto 4
Haciendo un análisis general del los procesos de algunas áreas de la fundación,
a continuación se describen algunos factores de riesgo que sustentan el
proyecto:
Tabla No. 2 Análisis factores que originan el proy ecto
Contabilidad Descripción del problema Cantidad No.
Registros Efectos
Interfaces
Por la diversidad de sistemas
de información en diferentes
plataformas se elaboran gran
cantidad de interfaces.
Ver figura No. 3 Sistemas
información - Aplicativos.
8
Aplicaciones
21.830
inconsistenci
a mensual
Conciliación permanente
de los sistemas de
información, reprocesos,
pérdidas de información
en la transmisión,
manipulación de datos.
4 Identificación y análisis de los factores que entorpecen la ejecución del proyecto; así mismo se da cuenta del cómo
se hizo para vencerlos (técnicas metodológicas).
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 33
Registros de
datos
Un alto porcentaje de la
información se procesa en
forma manual y soportada
por resúmenes de hojas
electrónicas es decir,
muchos de los documentos
que se codifican y registran
en el sistema contable, no
son generados por este.
74.000
Registros
mensual
24.500
(24.7%)
registros
manuales
Baja calidad de la
información, permanentes
reclasificaciones,
reprocesos, reclamaciones
y toma de decisiones
inadecuadas.
Nomina Descripción del problema Cantidad No.
Registros Efectos
Interfaces
Se están llevando a cabo
todos los procesos contables
vía interfaces (distribución de
salarios, provisión de
prestaciones sociales y
aportes, consolidación de
prestaciones sociales,
autoliquidación de aportes
parafiscales).
2 Procesos
quincenales
24.600
(25%)
Registros
Reclamaciones,
reliquidaciones,
requerimientos,
reprocesos, pérdidas
económicas, entre otros.
Otros
Procesos
Manuales
Se utilizan hojas electrónicas
para el manejo de la
información adicional de los
empleados y ex empleados.
2 procesos
quincenales
90 registros
mensuales
Reclamación, reliquidación,
requerimientos,
reprocesos, pérdidas
económicas, entre otros.
Compras Descripción del problema Cantidad No.
Registros Efectos
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 34
Procesos
Manuales
Se cuenta con un desarrollo a
la medida para el proceso de
compras, recibe las
solicitudes de compras de
bienes y servicios de los
usuarios y aprobación del jefe
inmediato, ingreso de las 3
cotizaciones y su respectiva
aprobación, elaboración,
cierre de órdenes de compra
y evaluación de proveedores.
1.100
operaciones
mensuales
1.100 (1.1%)
operaciones
mensuales
Reprocesos de registro
contable, demoras en
atención en las solicitudes,
sobrecostos, calidad del
servicio y otros.
Tecnológicos Descripción del problema Cantidad No.
Registros Efectos
Diversidad
plataformas
tecnológicas
Existen diversos sistemas de
información (software de
terceros, desarrollos internos,
hojas de cálculo, etc.), que
soportan el flujo cotidiano de
la información en todos los
niveles de la fundación.
(Ver Figura No. 4 Flujo
información a la contabilidad )
23
Aplicaciones
98.300
(7.9%)
Transaccion
es manuales
de 1.250.000
Transaccion
es Aprox.
Ineficiencia en el acceso a
los datos, imprecisión en la
calidad de la información,
cargos administrativos
dedicados a la gestión de
la información, entre
muchos otros impactos.
Figura No. 3 Sistemas de Información-Aplicativos
Flujo de la información de las aplicaciones a la co ntabilidad
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 35
Figura No. 4 Flujo información de las aplicacione s a la contabilidad
(Espacio intencionalmente en blanco)
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 36
Conceptos Diagrama Causa Efecto
El producto ó resultado de un proceso puede ser atribuido a una gran cantidad
de factores, y una relación de causa y efecto puede ser encontrada entre estos
factores y el resultado de este proceso.
El diagrama de causa y efecto fue elaborado para representar, gráficamente, la
relación entre un efecto y todas las causas posibles que lo afectan.
También es llamado diagrama de Ishikawa ó diagrama de espina de pescado,
con su semejanza con la estructura de un pescado.
En 1.953 Kaoru Ishikawa, de la Universidad de Tokio, sintetizó las opiniones de
los ingenieros de una fábrica en la forma de un diagrama de causa y efecto,
cuando ellos discutían un problema relativo a la calidad. Aplicado en la práctica
el diagrama de causa y efecto probó ser de gran utilidad, y luego pasó a ser
ampliamente utilizado en empresas de todo Japón.
La estructura básica del diagrama se compone de la característica de calidad
como el efecto a ser analizado y las causas principales ó primarias, así como
las secundarias, terciarias, etc. como factores generadores del efecto.
Las principales causas pueden ser agrupadas de diversos modos. En uno de
estos modos se subdividen las causas en seis categorías básicas, conocidas
como “6M”, esto es, los 6 factores básicos de un proceso: método, mano de
obra, materia prima (ó material), medición y medio ambiente.
Cómo hacer un diagrama de causa y efecto
Paso 1: Determinar la característica de calidad a ser analizada.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 37
Paso 2: Escribir la característica dentro de un rectángulo en el lado derecho de
la hoja, y trazar una línea (espina dorsal) desde el lado izquierdo de la hoja
hasta el rectángulo de la característica.
Paso 3: Hacer una tormenta de ideas de las causas que afectan a la
característica de calidad
Paso 4: Escribir las causas primarias, que afectan a la característica de calidad,
dentro de rectángulos y vincular a la espina dorsal a través de espinas
primarias.
Se pueden utilizar las 6M ó las tareas del flujo de proceso.
Paso 5: Escribir las causas secundarias, que afectan a las causas primarias, y
las causas terciarias que afectan a las causas secundarias, y así
sucesivamente. Utilizar el método ¿Por qué? Por qué?, esto es, preguntar por
lo menos 3 veces por qué motivo este factor ocurre.
Figura No. 5 Diagrama causa efecto secundario
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 38
Observaciones sobre el diagrama de causa efecto
1. Identifique todos los factores relevantes a través de un examen y
discusión con muchas personas que puedan contribuir con el proceso.
2. Haga tantos diagramas de causa y efecto como características de
calidad deba analizar.
3. Encuentre siempre una manera de medir las características de calidad y
sus causas, a fin de establecer numéricamente su relación.
4. Exprese la característica de calidad lo más concretamente posible.
5. Descubra factores que puedan ser atacados.
6. Intente continuamente mejorar el diagrama de causa y efecto.
Como se muestra a continuación en el diagrama de causa-efecto “Diagrama de
Ishikawa” de la fundación muestra los factores que originan los problemas en el
manejo de la comunicación y la calidad de los procesos que intervienen en la
generación de la información contable y financiera de la institución, son
determinadas por:
CAUSAS EFECTO
Sistemas de datos
Métodos
R.H Personal
Diversidad Aplicaciones
Capacidad Insuficiente
Interfaces
Registro manuales
Demora procesos
Altos Costos Mmto
Altos costos de Infraestructura
Tecnología Obsoleta Perdida Información
Manipulación Información
Complejidad Información
Capacitación
Alta rotación Altos Costos Clima Organizacional
Desmotivación Escala Salarial
Demora logro Objetivos
Falla Comunicación
Jerarquización
Procedimiento
Reproceso
Altos Costos
Diseño
Perdida tiempo
Baja calidad de
información, poca
oportunidad, alto riesgo
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 39
Figura No. 6 Diagrama de Ishikawa -Espina de pesc ado- Fuente bases de datos internas
Basados en la información obtenida en el diagrama causa-efecto de la
fundación, a continuación se detallaran en la matriz de priorización de riesgo, la
metodología de realización y la medición del impacto al que se exponen, en
caso de no tomar las acciones correctivas para la mitigación del mismo.
La información detallada de las necesidades actuales de mejoramiento de los
procesos y las propuestas de mejoramiento que deben considerarse en la
implementación del sistema ERP, se detallan en al anexo No. 2 Análisis de la
situación actual de los procesos y la propuesta de mejoramiento.
MATRIZ DE RIESGOS DE PRIORIZACION Y SU METODOLOGIA
Metodología
El diagrama de priorización establece un orden en una lista de ítems. El
diagrama de priorización es obtenido usando un criterio lógico para ordenar los
ítems en estudio.
Conforme al problema, el criterio de priorización puede ser la frecuencia de
ocurrencia, el costo, la gravedad, el volumen, etc. También es posible
establecer la priorización estableciendo una combinación de criterios.
El diagrama de priorización permite direccionar la atención del grupo hacia los
ítems más importantes, antes de partir para la planeación detallada de las
actividades.
Ruta para construir un diagrama de priorización
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 40
Paso 1: Establecer los criterios que serán utilizados en la priorización de los
ítems en estudio.
Paso 2: Evaluar cada ítem en función de los criterios establecidos, cuantificando
la situación en relación a cada criterio.
Paso 3: Definir la fórmula que será utilizada en la priorización, por ejemplo:
Priorización = frecuencia de ocurrencia x (costo + gravedad)
Paso 4: Aplicar la fórmula y obtener la priorización de los ítem en estudio.
Ejemplo:
Tipo de
Reclamo Número
Número
Acumulado % % Acumulado
B 8 8 28,57 28,57
C 7 15 25.00 53.57
D 6 21 21.43 75.00
A 4 25 14.29 89.29
E 3 28 10.71 100.00
Fuente: las 7 Herramientas de la calidad y la planeación – Kauro Ishikawa – Control total de la
calidad.
Para realizar la matriz de priorización de riesgos de la fundación definimos las
escalas relativas o numéricas según sus posibles implicaciones para lograr los
objetivos del proyecto, basados en la metodología de proyectos PMBOK, donde
hemos adaptado las escalas de impacto en los cuatro objetivos del proyecto,
para realizar un proceso de planificación de la Gestión de Riesgo.
A continuación se definen las escalas de la matriz de priorización del riesgo.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 41
MATRIZ DE PRIORIZACIÓN DE RIESGO
Concepto Muy Baja Baja Moderada Alta Muy Alta
Calificación 0,1 0,3 0,5 0,7 0,9
DefiniciónProbabilidad de ocurrencia
muy baja, prácticamente
nula.
Probabilidad baja, menor
que 1%, eventos posibles,
pero poco probables.
1%<Probabilidad<5%, eventos que
pueden ocurrir en la vida de un
proyecto.
5%<=Probabilidad<10%, la
experiencia indica que
ocurren con alguna
frecuencia.
Probabilidad>=10%, se
presentan en forma
relativamente frecuente
en los proyectos.
Objetivo del Proyecto Muy Baja Baja Moderada Alta Muy Alta
Calificación 0,05 0,1 0,2 0,4 0,8
CostoIncremento insignificante
del costoIncremento en el costo <5% 5%<=Incremento en costo<10%
10%<=Incremento en
costo<20%
Incremento en costo
>=20%
TiempoAtraso insignificante de
tiempoAtraso en tiempo <5%
5%<=Atraso general en el
proyecto<10%
10%<=Atraso general en el
proyecto<20%
Atraso general del
proyecto>=20%
AlcanceDisminución del alcance
apenas apreciable
Áreas secundarias del
alcance son afectadas
Áreas principales del alcance son
afectadas.
La reducción del alcance es
inaceptable para el cliente.
El producto final del
proyecto es totalmente
inútil.
CalidadDisminución de la calidad
apenas apreciable
Sólo aplicaciones muy
exigentes son afectadas.
La reducción de la calidad requiere
aprobación del cliente.
La reducción de la calidad es
inaceptable para el cliente.
El producto final del
proyecto es totalmente
inutilizable.
Objetivo del Proyecto Muy Baja Baja Moderada Alta Muy Alta
Calificación 0,9 0,7 0,5 0,3 0,1
Definición
CostoIncremento insignificante
del costoIncremento en el costo <5% 5%<=Incremento en costo<10%
10%<=Incremento en
costo<20%
Incremento en costo
>=20%
TiempoAtraso insignificante de
tiempoAtraso en tiempo <5%
5%<=Atraso general en el
proyecto<10%
10%<=Atraso general en el
proyecto<20%
Atraso general del
proyecto>=20%
AlcanceDisminución del alcance
apenas apreciable
Áreas secundarias del
alcance son afectadas
Áreas principales del alcance son
afectadas.
La reducción del alcance es
inaceptable para el cliente.
El producto final del
proyecto es totalmente
inútil.
CalidadDisminución de la calidad
apenas apreciable
Sólo aplicaciones muy
exigentes son afectadas.
La reducción de la calidad requiere
aprobación del cliente.
La reducción de la calidad es
inaceptable para el cliente.
El producto final del
proyecto es totalmente
inutilizable.
Calificación de la Probabilidad
Evaluación del Impacto
Evaluación de Vulnerabilidad
Tabla No.3 . Definición de escalas de probabili dad, impacto y vulnerabilidad del proyecto. Fuente: PMBOK
Después de definir la escala o calificación para la probabilidad, impacto y
vulnerabilidad de los objetivos del proyecto, se procede a realizar la
combinatoria de la ponderación de cada uno de los riesgos definidos, como se
muestra a continuación en la siguiente tabla de calificación del riesgo (Valor
esperado).
(Espacio intencionalmente en blanco)
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 42
Muy Baja Baja Moderada Alta Muy Alta
Muy Baja-Muy Baja 0,0045 0,0135 0,0225 0,0315 0,0405
Muy Baja-Baja 0,0035 0,0105 0,0175 0,0245 0,0315
Muy Baja-Moderada 0,0025 0,0075 0,0125 0,0175 0,0225
Muy Baja-Alta 0,0015 0,0045 0,0025 0,0105 0,0135
Muy Baja-Muy Alta 0,0005 0,0015 0,0025 0,0035 0,0045
Baja-Muy Baja 0,0090 0,0270 0,0450 0,0630 0,0810
Baja-Baja 0,0070 0,0210 0,0350 0,0490 0,0630
Baja-Moderada 0,0050 0,0150 0,0250 0,0350 0,0450
Baja-Alta 0,0030 0,0090 0,0050 0,0210 0,0270
Baja-Muy Alta 0,0010 0,0030 0,0050 0,0070 0,0090
Moderada-Muy Baja 0,0180 0,0540 0,0900 0,1260 0,1620
Moderada-Baja 0,0140 0,0420 0,0700 0,0980 0,1260
Moderada-Moderada 0,0100 0,0300 0,0500 0,0700 0,0900
Moderada-Alta 0,0060 0,0180 0,0300 0,0420 0,0540
Moderada-Muy Alta 0,0020 0,0060 0,0100 0,0140 0,0180
Alta-Muy Baja 0,0360 0,1080 0,1800 0,2520 0,3240
Alta-Baja 0,0280 0,0840 0,1400 0,1960 0,2520
Alta-Moderada 0,0200 0,0600 0,1000 0,1400 0,1800
Alta-Alta 0,0120 0,0360 0,0200 0,0840 0,1080
Alta-Muy Alta 0,0040 0,0120 0,0200 0,0280 0,0360
Muy Alta-Muy Baja 0,0540 0,1620 0,2700 0,3780 0,4860
Muy Alta-Baja 0,0420 0,1260 0,2100 0,2940 0,3780
Muy Alta-Moderada 0,0300 0,0900 0,1500 0,2100 0,2700
Muy Alta-Alta 0,0180 0,0540 0,0900 0,1260 0,1620
Muy Alta-Muy Alta 0,0060 0,0180 0,0300 0,0420 0,0540
Bajo >0.1%<=9.99% Fuente: Metodoligia PMBOK
Medio >10%<=29.9%
Alto >30%<=49.9%
Extremo >50%
Matriz de Calificación del riesgo (valor esperado)Probabiliad
Impacto /
Vulnerabilidad
Tabla No. 4 Matriz de calificación del riesgo
Definida la matriz de priorización identificamos los riesgos y de acuerdo a
criterios de los expertos o usuarios dueños del proceso, soportados con datos y
hechos históricos que permiten calificar los riesgos y medir su probabilidad de
ocurrencia, el impacto y la capacidad de respuesta para mitigarlo, procedemos
a evaluar los riesgos en la matriz.
EVENTO INCONSISTENCIAS No. de
registros
%
Probabilidad
ocurrencia
Impacto
INTERFACES
En el mes se deben reclasificar registros en los cuadres de
las agencias, debido a que presentan error en los códigos de
parametrización de las operaciones debido a que las cuentas
piden documentos de cruce y el sistema operativo no permite
hacer esta operación.
21.750 22,1% ALTO
Al final del mes se deben hacer reclasificaciones de la cuenta
16879516, debido a que en el sistema operativo el valor está
consolidado y en contabilidad están registrados uno por uno.
50 0,1% BAJO
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 43
EVENTO INCONSISTENCIAS No. de
registros
%
Probabilidad
ocurrencia
Impacto
INTERFACES
Los cheques del final de los días 30 y 31 se deben
reclasificar manualmente a la cuenta caja cheques, para no
mostrar partidas conciliatorias en la cuenta de Bancos y el
primer día del mes siguiente se deben volver a reclasificar en
la cuenta para la conciliación del extracto del mes siguiente.
30 0,0% BAJO
Interfaz manual del proceso de nomina de los procesos de
distribución de salarios, aportes, provisiones,
autoliquidaciones y parafiscales.
24.600 25,0% ALTO
Los faltantes y sobrantes de Brinks se deben contabilizar de
forma manual
20 0,0% BAJO
INTERFACES
Los cuadres de las agencias se hacen de forma
semiautomática a través de una macro, con el fin de efectuar
las conciliaciones
2.250 2,3% MODERADO
CUENTAS
POR PAGAR
En el mes se contabilizan manualmente facturas de
proveedores de bienes y servicios
24.000 24,4% ALTO
Por el alto volumen de operaciones de proveedores, el
tiempo para las conciliaciones y análisis de cuentas es
mínimo, lo que aumenta el riesgo de reclamaciones por parte
de los proveedores en la liquidación de los pagos.
240 0,2% BAJO
Contabilización manual de reembolsos de caja menor, póliza
exequial, facturas de Telefonía Celular y Telefónico.
2.000 2,0% MODERADO
CONCILIACION
Conciliaciones bancarias, registro de gastos bancarios,
gravamen financiero, notas de reclasificación, reclasificación
de cheques pendientes de cobro con más de 6 meses,
consignaciones con más de 6 meses.
250 0,3% BAJO
Conciliación manual de cuenta de interagencias
22.000 22,4% ALTO
COMPRAS Generación de órdenes de compra de bienes y servicios,
gastos de viaje
1.100 1,1% MODERADO
TOTAL DE REGISTROS MANUALES 98.290 100,0%
Convenciones Bajo >= 1%
Moderado < 1 >=10%
Alto > 10%
Tabla No. 5 Matriz de evaluación del riesgo
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 44
Los resultados obtenidos de la probabilidad de ocurrencia de los riesgos, su
impacto y la vulnerabilidad o capacidad de respuesta en caso de realización del
proyecto, se presentan en la siguiente tabla.
Tabla matriz de priorización – Resultados.
No. Descripción del
riesgo Combinación Probabilidad Impacto Vulnerabilidad Riesgo
1 Interfaces Muy Alta-Muy Alta-Moderada 0,9 0,8 0,5 36,00%
2 Ruta crítica Alta-Muy Alta-Moderada 0,7 0,8 0,5 28,00%
3 Comunicación Alta-Muy Alta-Moderada 0,7 0,8 0,5 28,00%
4 Personal Alta-Alta-Baja 0,7 0,4 0,7 19,60%
5 Tecnología Muy Alta-Alta-Moderada 0,9 0,4 0,5 18,00%
6 Operación Alta-Alta-Moderada 0,7 0,4 0,5 14,00%
7 Personal Muy Alta-Alta-Alta 0,9 0,4 0,3 10,80%
8 Planeación Moderada-Alta-Moderada 0,5 0,4 0,5 10,00%
9 Requerimientos Moderada-Alta-Moderada 0,5 0,4 0,5 10,00%
10 Presupuesto Alta-Moderada-Moderada 0,7 0,2 0,5 7,00%
11 Implementación Moderada-Moderada-Alta 0,5 0,2 0,3 3,00%
12 Migración Moderada-Moderada-Muy Alta 0,5 0,2 0,1 1,00%
13 Personal Baja-Baja-Muy Alta 0,3 0,1 0,1 0,30%
14 Conocimiento Baja-Baja-Muy Alta 0,3 0,1 0,1 0,30%
15 Equipo de trabajo Muy Baja-Moderada-Muy Alta 0,1 0,2 0,1 0,20%
Tabla No. 6 Resultados Matriz de Priorización Fuente: Bases de datos propios Fundación
(Espacio intencionalmente en blanco)
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 45
Grafica No. 6 Burbujas de la matriz de Priorizaci ón de Riesgo
0
0,1
0,2
0,3
0,4
0,5
0,6
0,7
0,8
0,9
1
36,00%
28,00%14,00%
10,00%
3,00%
0,30%
0,30%
7,00%18,00%
19,60%
-1
-0,9
-0,8
-0,7
-0,6
-0,5
-0,4
-0,3
-0,2
-0,1
0
0 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 1
Interfaces Ruta crítica Comunicación Operación Planeación Requerimientos
Implementación Personal Conocimiento Equipo de trabajo Presupuesto
Tecnología Personal
Muy baja Baja Moderada Alta Muy alta
Mu
y b
aja
Ba
ja
M
od
era
da
A
lta
Mu
y a
lta
IMP
AC
TO
PROBABILIDAD
Mu
y b
aja
Ba
ja
Mo
de
rad
a
Alt
aM
uy
alt
a
VU
LNE
RA
BILID
AD
Los resultados obtenidos de la matriz de priorización de riesgos, nos muestra
que el mayor riesgo de evento en la ejecución del proyecto, se presenta en el
proceso de interfaces con una exposición al riesgo del 36%, derivado de la gran
cantidad de plataformas tecnológicas utilizadas que generan múltiples
interfaces que son procesos semiautomáticas y manuales.
El siguiente factor de riesgo lo comparten con un 28% la ruta crítica de
ejecución del proyecto y la comunicación en la organización, generado por la
falta de definición de los alcances y planificación del proyecto.
A continuación se ubica el factor de riesgo de personal con una ponderación
del 19.6%, ocasionado primordialmente a la personalización del sistema para
satisfacer necesidad o requerimientos para dar cumplimiento a la normatividad
que no fueron previstos en la fase inicial del proyecto lo que generan retrasos
en la ejecución del proyecto.
Los demás factores de riesgo como personal, conocimiento, presupuestos,
planeación y equipo de trabajo se describen en la tabla matriz de priorización y
complementadas en el Anexo No. 1 Matriz de priorización de riesgo.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 46
6. Justificación
Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), integran los procesos
relevantes de una empresa. Las transacciones quedan registradas desde su
captura en una sola base de datos, en la cual se puede consultar en línea la
información relevante por medio de la WEB SERVICE. El sistema consta de
varias aplicaciones cuya integración soporta la administración de la cadena de
suministro y las operaciones día con día. Las ventajas que ofrece la
implementación de un sistema ERP son: Control de la operación, eficiencia
administrativa, productividad, servicio a clientes, ahorros en costos operativos,
visibilidad de las operaciones, soporte a toma de decisiones, preparación para
e-business, diferenciación, entre otras; apoyando a distintas áreas de la
organización como: compras, recursos humanos, almacenes, finanzas,
mercadotecnia, etc..
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 47
ERP´s en el mercado Colombiano y su participación: Proveedores / Criterios de Comparación
Ventaja Competitiva Mercado CompartidoBase Instalada (clientes)
Lapsos de Instalación CostosCaracterísticas Módulos
Compañía y/o Representantes
Uno Enterprise UNOEE
Sistema totalmente integrado que soporta todos los procesos de una empresa. Su principal ventaja es los bajos costos de la herramienta y la adaptacion a la normatividad contable e impositiva de Colombia, el cual es un conjunto de herramientas y metodologías para facilitar la implantación.
Experiencia de 27 años con mas 5.000 clientes con la herramienta CG-1 de los diferentes sectores economicos, de los cuales 5% 250 clientes han migrado a la ERP Uno Enterprise e incursionando en Venezuela y Peru.
250 clientes que han migrado a la plataforma UNO ENTERPRISE, 5% de nuestra base actual, ubicados en Venezuela, Colombia y Peru
De 2 a 4 meses el tiempo estimado de la implanatación y estabilizacion, adaptado a las necesidades de la empresa asociada.
Los costos son variables de acuerdo al licenciamiento, puede oscilar entre $200 a $250 Millones.
Administración y Finanzas, Producción, Compras, Ventas, Transporte, Control de Calidad, Mantenimiento, Inventarios, Supply Chain y Proyectos.
SIESA HITECH
Sap/R3
Sistema para Gestión y Planificación de Recursos Empresariales. Integra los procesos de Negocios
Posee el 82% de las compañías en toda la región Latinoamericana y 29% del mercado compartido Venezolano. La Región Andina y del Caribe reflejó un crecimiento del 100% en este año.
Instalaciones en Colombia en donde cuentan con mas de 55 clientes. No se han montado todas los modulos de SAP
Con ASAP, la implementación de R/3 ha reducido su tiempo en más de la mitad; Entre tres y seis meses.
Los Costos pueden oscilar entre $ 1.800 MM en adelante dependiendo del número de usuarios, módulos y desarrollos personalizados.
Integra todos los procesos de negocios. Lo que implica un rango de acción total: Finanzas y Contabilidad, Recursos Humanos, Gestión y Planificación Estratégica de Proyectos, etc.
SAP Andina y del Caribe.
JD Edwards Ofrece una solución CNC (Configurable Network Computing) que permite trabajar bajo cualquier plataforma al convertirlo en una arquitectura neutral.
Entre un 20 y 30 % en el mercado de los ERP a nivel mundial.
En Colombia poseen 28 clientes entre los cuales se encuentran: Davivienda,Asobancaria, Suramericana entre otros.
La implantación total de la solución ERP puede tardar un año. La utilización parcial del software se inicia en dos o tres meses.
Una solución ERP de JD Edwards para 50 usuarios se aproxima a los $ 1.450 MM
Manufactura, Distribución, Logística, Finanzas y Aplicaciones en RR.HH.
Amazing Corporate
People Soft
Reúne 59 aplicaciones e-Business capaces de generar una perfecta integración entre empleados, clientes y proveedores
Posee un portafolio de más de 130 compañías en la región Latinoamericana.
20 clientes en Colombia, entre los que se encuentran: Constructura Norberto Odebrecht S.A, Alkosto, Banco de Occidente (Suite Financiera), Servientrega, Uniandes.
Implantación relativamente rápida, ya que es 100% basado en internet.
Una solución ERP de PeopleSoft ORACLE para 40 usuarios se aproxima a los $ 1.500 MM
Soporte Técnico, Ventas y Marketing, Servicio en Campo, Calidad y HelpDesk.
Oracle Colombia
Otras ERP del mercado como PSL, G&G, TecnoEvolution s, Digidata y SIIGO entre otras. Tabla No. 7 ERP´s en el mercado Colombiano y su p articipación
Grafica de participación de ERP´s en el mercado col ombiano.
Fuente: Evaluando ERP.com www.evaluandoerp.com – Investigación de mercado personal
Gráfico No. 7 Participación de ERP´s en el mercad o Colombiano
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 48
El sistema ERP automatiza y simplifica procesos que se realizan de forma
manual por el efecto de imponer una nueva estructura lógica, resultante
muchas veces de una reingeniería, con los consiguientes ahorros de tiempo
de operación, mejoramiento de la productividad y aumento de la
competitividad de la empresa.
Integra todas las áreas de una organización de manera que ésta tiene más
control sobre su operación, estableciendo lazos de cooperación y coordinación
entre los distintos departamentos, facilitando el proceso de control y auditoría.
(Espacio intencionalmente en blanco)
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 49
Tabla No. 8 Beneficios, Ventajas y Desventajas de una ERP
BENEFICIOS5 VENTAJAS 6 DESVENTAJAS
Racionalización del inventario Estandarización de la información en
una base de datos centralizada
Altos costos de inversión y
capacitación
Servicio al cliente mayor control de la organización Demasiado tiempo en la
implementación
Productividad optimiza el tiempo de análisis Subutilización de herramienta
Reducción de costos Reducción de costos Adaptación de la herramienta
Control del negocio Información oportuna Pocos expertos en sistemas ERP
Aumenta participación en el
mercado mejora toma de decisiones Retorno de la inversión L.P.
Aumenta rendimiento de ventas Evita reprocesos Avances tecnológicos
Aseguramiento de la calidad y
agilidad de la información Mejora el ROI de la empresa Resistencia al cambio
Gráfico No. 8 Ganancias potenciales promedio ERP
5 Def. Beneficio: Viven en la percepción del cliente uso positivo que un cliente hace de una característica del producto o servicio, y que le ayuda a cubrir las necesidades o deseo específico.
6 Def. Ventajas: Son las características del producto o servicio que lo hacen mejor, si lo compara con los competidores
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 50
Racionalización del inventario:
Contar con mecanismos que permitan sostener una alta exactitud de los
inventarios asegurará que todos los compromisos de materiales hacia la planta
y de producto terminado al mercado se den en tiempo real.
La posibilidad de contar con modelos de reposición MRPII garantiza que el
inventario sea racional, es decir, que se tengan las cantidades adecuadas en el
tiempo adecuado haciendo más efectiva la inversión en uno de los activos más
importantes de la empresa.
Servicio al cliente Interno:
A pesar de que la fundación no manejara inventarios por ser una empresa de
servicios financieros, con el sistema ERP y el Supply Chain Management nos
otorga una alta ventaja competitiva en relación con el Servicio al Cliente Interno.
El constante y lineal control de los inventarios en nuestro caso manejaremos
todos los títulos valores como un inventario lo que permitirá que en toda la
cadena de gestión, desde la planeación de las compras a proveedores hasta el
desarrollo de toda la logística de distribución y transporte mejora ampliamente
los tiempos de respuesta a clientes internos.
Productividad:
En el área financiera la implementación de una solución ERP pretende
transformar los tiempos operativos de captura y registro de comprobantes o
asientos contables en tiempo de análisis financiero entregando substanciales
mejoras en la productividad de los colaboradores. Es bien sabido que los
salarios pagados en labores operativas y repetitivas que pueden ser entregadas
a un computador no son directamente productivos al negocio.
La integración sistematizada de todas las áreas del negocio genera un alto valor
agregado de productividad ya que se elimina la redundancia de actividades.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 51
Esto quiere decir que cuando se registra un evento en el sistema, este
automáticamente replica en todas las gestiones sistematizadas integradas a
dicho proceso.
Reducción de Costos de Compras:
Al eliminar gestiones operativas, se otorga a los compradores no solo más
tiempo sino mejores herramientas de negociación en la búsqueda de mejores
precios, mejores aprovechamientos de descuentos comerciales y financieros y
mejores estándares de calidad con sus proveedores.
IMPACTO EN COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
1
• Reducción total de compras globales hasta en un 5% en un año.
2
• Reducción unitaria de precios hasta por 30% mediante subasta inversa.
3
• Reducción de costos de procesamiento de compras entre un 10% y 20%.
4• Satisfacción del empleado en tiempos de entrega y
calidad del servicio
Figura No. 7 Impacto en compras y adm RH Fuente: SAP Project – Expert Estimation
En el flujograma de la cadena de servicios, observamos algunas de las mejoras
que nos permite la implantación del sistema ERP en la gestión empresarial de
la fundación.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 52
Figura No. 8 PROCESO ACTUAL DE VINCULACIÒN DE PROV EEDORES
MEJORAS AL PROCESO DE VINCULACIÓN EN EL SISTEMA ERP
El proceso de vinculación se modifica integrando las funciones del auxiliar de
servicios administrativos, el analista de compras y la auxiliar de contabilidad,
también el proceso de control y verificación de la identificación del cliente con
las listas confidenciales se realiza de forma automática generando las señales
de alerta respectivas, adicionalmente se genera un valor agregado de disponer
de la información del proveedor en línea en los diferentes módulos y
aplicaciones.(Verfigura)
Proceso Actividad
Inicio Comienza el proceso de registro de proveedores
Solicitar y revisar
documentación
Verifica que la documentación exigida al proveedor
para su vinculación este completa y bien diligencia.
Verificar que el cliente no esté reportado en listas
confidenciales.
Realizar el análisis de la documentación entrega y
determinar si cumple los requisitos de vinculación.
Si no cumple se archiva la información.
Registrar en
directorio
Registrar en el aplicativo la información del
proveedor.
Control de los documentos de vinculación del cliente.
Archivar
Documentación
Armar carpeta del proveedor con la información
enviada.
Entregar carpeta al jefe de servicios administrativos
para su revisión y aprobación en el aplicativo.
Final
Archivar la carpeta del proveedor
Nota : La información del proveedor solo queda disponible para el sistema
de compras, el cual no está integrado con la contabilidad y se debe
registrar nuevamente en el aplicativo contable.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 53
Figura No. 9 PROCESO ACTUAL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS.
MEJORAS AL PROCESO DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS EN EL
SISTEMA ERP
El proceso de solicitud de bienes y servicios lo realiza el colaborador desde el
portal WEB de la fundación en línea con el modulo de compras, donde se
notifica al ente aprobador que hay una solicitud pendiente, se validad contra el
presupuesto y se realizan las cotizaciones en línea con los proveedores, el
cotizador selecciona la mejor oferta y envía la orden de compra en línea,
permitiendo la causación automática en el modulo financiero y cuando se recibe
Proceso Actividad
Inicio Comienza el proceso de registro de proveedores
Determinar la
necesidad
Se determina la necesidad del bien ó servicio por parte
del área ó agencia de la Fundación
Elaborar la
requisición
Elaboro la solicitud del bien ó servicio por el módulo de
compras y servicios; disponible en la intranet.
Esta requisición es aprobada por el Jefe de Servicios
Administrativos para el caso de las agencias y por el
Gerente de área en el caso de los usuarios de
Administración.
Cotizar y
seleccionar
proveedor
Una vez aprobada la requisición se hace la cotización
respectiva, siguiendo la política interna de 3 cotizaciones
para bienes ó servicios superiores a 4 SMLV. Con la
cotización se alimenta nuevamente la requisición para la
aprobación ó rechazo del jefe correspondiente.
Elaborar y
Enviar orden
de compra
Cuando se hace la aprobación se procede a enviar la
orden de compra ó servicio al proveedor para que
proceda.
Recibir el bien
o servicio
Se recibe el bien ó servicio, se recibe la factura
soportada con orden de servicio y su correspondiente
recibido conforme por parte de la agencia ó área.
Nota: El sistema de compras es un desarrollo propio de la entidad el cual
no está integrado con la contabilidad, lo que genera el reproceso de
registro de la factura en contabilidad.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 54
el bien o servicio se genera la conformidad y la aprobación en el sistema de la
factura para su correspondiente pago.
Figura No. 10 PROCESO ACTUAL DE PAGO DE PROVEEDORE S.
MEJORAS AL PROCESO DE PAGO DE PROVEEDORES EN EL SIS TEMA
ERP SE AUTOMATIZA 100%
El proceso de pago se automatiza 100% en el sistema ERP por la integración
de los procesos en línea, que van desde el momento en que se registra la
solicitud o requisición, orden de compra, causación y pago, lo que permite
Proceso Actividad
Inicio Comienza el proceso de pago de proveedores
Recibir la
factura
El auxiliar de facturación recibe las facturas y verifica
el documento cruce de la orden de compra
Revisar la
factura
El auxiliar de facturación revisa que la factura este
bien diligenciada y adjunta los documentos.
Enviar
documentos a
contabilidad
El auxiliar de facturación organiza las facturas y los
documentos anexos para enviarlas al auxiliar de
contabilidad.
Contabilizar la
factura
El auxiliar de contabilidad registra y/o causar la
factura, liquidando los impuestos a descontar y el
valor de la cxp al proveedor por concepto del bien o
servicio que presto, imprime el documento y lo anexa
a la factura.
Efectuar el
pago
El auxiliar de tesorería procede a revisar si la factura
quedo causada y en caso afirmativo realizar el pago
y en caso contrario devuelve la factura para su
registro. El auxiliar de tesorería debe informarle al
proveedor que su pago está listo .
Después el auxiliar de tesorería debe entregar al
auxiliar de archivo la documentación del pago.
Fin Final del proceso de pago de proveedores.
Nota: El proceso de pago de proveedores es un reproceso desde el
momento de creación del proveedor en el sistema, el registro contable
de la factura
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 55
optimizar el tiempo y la capacidad de análisis de los colaboradores, satisfacer al
cliente y prestar un mejor servicio al usuario interno.
Figura No. 11 FLUJOGRAMA DEL PROCESO INTEGRAL EN EL SISTEMA ERP
El sistema ERP de ahora en adelante será el aliado estratégico en la gestión
empresarial, que nos permitirá contar con la información en forma oportuna
para una adecuada toma de decisiones, dado que el sistema integra todos los
procesos permitiendo contar con una base de datos centralizada, donde los
datos solo se registra una vez y están disponibles en los diferentes módulos
que integra la ERP.
La implementación del sistema ERP exige a la organización modificar o
adaptarse a las mejores prácticas de los procesos y estar en permanentes
procesos de reingeniería y de mejoramiento continuo.
Así mismo, el sistema ERP a nivel de la contabilidad financiera y de gestión
proporciona a los directivos y administradores una plataforma solidad e
integrada para la elaboración de informes financieros y de gestión, como
también mejoras los control de flujo de tesorería, la liquidez del negocio para
mejorar la rentabilidad y el cumplimiento de las normativas.
De igual forma en un mercado laboral tan competitivo permite a los
colaboradores beneficiarse de mejores oportunidades laborales, por la
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 56
formación y desarrollo de las competencias adquiridas en el manejo de la
herramienta tecnológica.
Control del Negocio:
Una de las problemáticas más frecuentes en los gerentes hoy es la toma de
decisiones sobre información cierta, lineal y completamente unificada de la
información de su negocio. Este es tal vez uno de los mayores valores
agregados al realizar inversiones en tecnología “El Costo de Oportunidad.” La
dinámica de los negocios de hoy es abrumadora y en algunos “Business Case”
se ha analizado con profundidad sobre el impacto en los costos generados
dentro del negocio cuando un gerente toma decisiones basado en un informe
con dos, tres días y hasta dos semanas de historia..... Se han llegado a
cuantificar las pérdidas ocasionadas y en algunas ocasiones han sobrepasado
en varios millones de dólares. Contar con herramientas de Gestión de base de
datos que permita diseñar un “Balance Score Card” (tablero de Control) en
donde no solo cada gerente, sino cada usuario clave de la organización cuente
con un cuadro de indicadores de Gestión en donde este monitoreando,
analizando y tomando las acciones correctivas sobre las áreas y situaciones
que necesitan atención en diferentes momentos.
IMPACTO DE VALOR ERP
1
• Menos esfuerzo en conciliaciones y mayor capacidad de análisis.
2• Menos esfuerzo en auditoria y corrección de errores.
3
• Rápida generación de reportes - oportunidad de la información
4• Reducción de costos de integración de procesos –
calidad de la información
Figura No. 12 Impacto de la ERP Fuente : SAP Project – Expert Estimation
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 57
Aumento en la Participación del mercado:
Para entrar en un mundo competitivo y ágil (que definen las claves un mercado
globalizado), las empresas deben contar con herramientas de gestión que,
además de ayudarles a conseguir estándares de calidad y mejoramientos en los
precios de venta, les permitan ejercer la presencia y la cobertura de mercado
necesarias para que el producto obtenga la penetración suficiente con el
consecuente impacto en las ventas y en la participación de mercado.
Herramientas tecnológicas como CRM (Customer Relationship Management),
B2B (Business to Business), B2C (Business to Consumer) y SFA (Sales Force
Automation) proveen a las empresas de instrumentos ágiles que amplían el
espectro de esa presencia global.
Gráfico No. 9 Otros beneficios ERP
Adicionalmente de los beneficios y ventajas que conlleva la implementación del
sistema ERP para la gestión empresarial, es importante resaltar la
disponibilidad de la información como un valor agregado para el usuario por
medio de adaptación del “Cloud Computing” como una estrategia comercial-
transaccional u otros componentes para el acceso a la información como
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 58
ambientes WEB “World Wide WEB – Red Informática” o VPN “Virtual Private
Netword – Red privada Virtual”, estos componente adicionales de la información
conllevan a generar valor sobre el conocimiento de la información, reducción de
costos en infraestructura tecnológica y mantenimiento, permitiendo obtener
calidad y oportunidad de la información para la toma de decisiones, como se
muestra a continuación en la siguiente grafica.
RELACION COSTO – BENEFICIO DEL SISTEMA ERP
La relacion costos beneficio en la implementación del sistema ERP para ser
considerada como una implementación exitosa en la fundación no es la etapa
final del proyecto es el comienzo donde se espera que este sistema de soporte
a las decisiones del negocio. El éxito a largo plazo del proyecto debe garantizar
un plan de aseguramiento de calidad, o un plan de optimización posterior a la
implementación.
Figura No. 13 Relación Costos Beneficios “Valor agr egado” .
Para lograr los beneficios de un sistema ERP la organización debe ver mas alla
de la utilización del sistema y enfocarse en mejorar el desempeño. Es decir
hacer lo correcto con los mejores estandares de calidad por medio de
conocmiento del negocio que es de particular importancia en la economía
actual. Optimización es el siguiente paso después de una implementación
Hacer lo correcto
Hacerlo de forma correcta
Generar Valor
> Arquitectura del negocio
>Alto conocimiento
del negocio > Tecnología cerca
del servicio del negocio.
> Nuevos modelos; tercerización y nube
>Administración de
proveedores >Administrar
seguridad y riesgo
> Información >Colaboración >Experiencia del
cliente
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 59
existosa, midiendo cuidadosamente el retorno de inversión y acelerando la
curva de aprendizaje, adaptandonos a nuevas formas de hacer las cosas. La
optimización trae nuevas ideas o formas de hacer las actividades que no han
sido o no fueron consideradas durante la implementación del proyecto o
estaban fuera del alcance, como expansión tecnologica del software
implementado, hardware para hacer mas eficientes los procesos existentes,
entre otros beneficios que podemos obtenerpara alcanzar estandares de la
eficiencia organizacional.
La relacion costos beneficio se obtendra no al final del dia o de la
implementación del proyecto como lo manifestamos al comienzo, el éxito de la
implementación del sistema está definido por la habilidad y el conocimiento de
quien toma las decisionesen en la empresa.
La decision de invertir una cantidad considerable de recursos de capital, talento
humano, tecnologico y tiempo para el desarrollo del proyecto de
implementación de un sistema ERP, refleja la disponibilidad y compromiso de la
administración para cambiar la manera tradicional de hacer las cosas en busca
de la eficiencia operativa de la empresa. Las organizaciones que pueden
adoptar y adaptarse a un sistema ERP en forma exitosa, cuenta con una
ventaja competitiva y valor agragado para los inversionistas y en general para
toda la organización.
(Espacio intencionalmente en blanco)
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 60
7. Estrategias de implementación
7.1. Presentación y venta del proyecto
La decisión de realizar el cambio del aplicativo contable al sistema ERP
obedece principalmente a los siguientes aspectos:
� Adquirir una aplicación contable que sea flexible, escalable, con soporte
y mantenimiento oportuno para la integración en línea de los procesos
administrativos y financieros que suministran la información para la
generación de estados financieros en términos de confiabilidad,
oportunidad, calidad y eficiencia en el manejo de la información para la
toma de decisiones y la supervisión de las entidades de vigilancia y
control.
� Contar con un software contable que le permita ampliar la capacidad
para el almacenamiento de datos e información contable.
7.2. Involucramiento al proyecto
Figura No. 8 Organigrama personal involucrado en e l proyecto Fuente: Base de datos interna
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 61
COMITÉ DE PROYECTO
FUNDACIÓN PROVEEDOR
Personal del equipo de trabajo
Gerente
Líder Proyecto
Líder Técnico
Líder Gestión Cambio
Gerente de Proyecto.
Director Servicios Profesionales.
Consultor(es)
Roles y responsabilidades grupo de trabajo Fundació n
PATROCINADOR DEL PROYECTO
(SPONSOR)
El patrocinador del proyecto es el ejecutivo
sénior de la organización que asume las
siguientes tareas iniciales del proyecto:
Da comienzo al plan general de
implementación.
Lidera el proyecto durante sus fases iniciales,
lo cual incluye: obtener el compromiso de
todos los miembros del comité de gerencia,
designa el Director o líder del proyecto y los
miembros del comité del proyecto. Define las
estrategias y objetivos claves del proyecto y
analiza las restricciones que se visualicen
inicialmente a fin de minimizarlas en busca
del éxito del proyecto.
Es el ejecutivo que reconoce la necesidad de
cambio y convence al resto del nivel
gerencial a comprometer toda su experiencia
y apoyo para lograr este cambio.
En general, el patrocinador de proyecto
(SPONSOR) actúa como facilitador de todos
los recursos necesarios para el logro exitoso
de la implementación.
LIDER DE PROYECTO
Es el líder del proyecto del sistema ERP y
como tal, responsable de la coordinación,
administración, planificación y ejecución de la
implementación de la herramienta.
Responsabilidades
Asignar funciones, dirigir y monitorear todas
las actividades del proyecto.
Definir nuevos flujos de trabajo en la
empresa de acuerdo con los requerimientos
del proyecto.
Otorgar los recursos necesarios y
proporcionar la información requerida por el
coordinador del proyecto del proveedor, a fin
de conducir las actividades y asesorar a los
miembros del grupo del proyecto.
Verificar que el proyecto este alcanzando los
objetivos planteados en su justificación y dar
opciones correctivas en casos de
desviaciones.
Requerir y disponer de los recursos
adecuados para la ejecución del proyecto.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 62
FUNDACIÓN PROVEEDOR
Personal del equipo de trabajo
Gerente
Líder Proyecto
Líder Técnico
Líder Gestión Cambio
Gerente de Proyecto.
Director Servicios Profesionales.
Consultor(es)
Roles y responsabilidades grupo de trabajo Fundació n
COMITÉ DE PROYECTO
Para la implementación del sistema ERP en
toda la organización, es importante involucrar
los ejecutivos de más alto nivel, en
planificación, soporte y seguimiento de todo el
proyecto. El comité ejecutivo velará porque los
objetivos y requerimientos de la organización
sean factibles de realizar y consistentes con el
plan de implementación.
Responsabilidades
Establecer la dirección del proyecto
Monitorear el progreso y avance del proyecto.
Asignar los recursos necesarios, en tiempo
razonable, para satisfacer las necesidades del
proyecto.
Aprobar el término de la implementación para
cada módulo o grupo de módulos.
Recomendar cambios en la organización o en
las funciones administrativas que se
justifiquen para una mejor utilización de ERP.
Aprobar cualquier cambio de políticas o
estrategias de implementación.
LIDER TECNOLÓGICO
Es responsable por la dirección técnica del
proyecto, en representación del cliente y en
general asume la tarea de proveer y coordinar
todos los recursos humanos especializados en
informática (personal del Departamento de
sistemas) y los recursos técnicos, hardware y
software asignados al proyecto. Es el primer
contacto de la empresa en la firma proveedora
del Software.
Responsabilidades
Información a su personal en una frecuencia
semanal, de los compromisos y planes de
trabajo.
Documentar y resolver los problemas
encontrados por los miembros de su equipo
informando al líder del proyecto sobre los
progresos.
Requerir recursos adicionales, si lo considera
necesario.
Participar en las revisiones del comité del
proyecto.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 63
FUNDACIÓN PROVEEDOR
Personal del equipo de trabajo
Gerente
Líder Proyecto
Líder Técnico
Líder Gestión Cambio
Gerente de Proyecto.
Director Servicios Profesionales.
Consultor(es)
Roles y responsabilidades grupo de trabajo Fundació n
USUARIO CLAVE
Es el usuario a cargo de la implementación
de los módulos elegidos para su área.
Da definición de políticas y procedimientos,
crea base de datos, organiza pruebas
pilotos, aprueba resultados, define interfaces
y en general facilita el apoyo requerido por
el Departamento de sistemas y el proveedor.
Reporta funcionalmente al líder del proyecto.
Por cada área puede existir más de un
usuario clave, pero siempre habrá uno
asignado como principal y los restantes se
reportarán a él.
Recibirán instrucciones completas sobre los
productos a instalarse en la compañía.
Responsabilidades
Conocer el área de aplicación de los
productos del sistema ERP que se van a
instalar, brindando la información requerida
durante las actividades de construcción y
pruebas prototipos.
Analizar los procedimientos vigentes y
definir nuevos procedimientos.
USUARIO FINAL
Es el usuario que una vez implementado el
sistema tendrá acceso a terminales para
ejecutar las tareas de ingreso de
información, ejecución de rutinas de
seguridad.
Recibirá instrucción básica sobre los
productos del sistema ERP a instalarse en
su área y participará en la fase de
entrenamiento final, antes de la puesta en
marcha de la herramienta y descontinuación
del sistema actual.
Además soporta al usuario clave y al líder
del proyecto en todas las labores logísticas
de levantamiento y captura de información.
Responsabilidades
Ejecución de las tareas administrativas
propias de su cargo, utilizando todas las
herramientas para ello.
Según las indicaciones que le suministre el
manual del procedimiento del sistema ERP,
utilizar exclusivamente las claves de
seguridad que le hayan sido asignadas
(USER ID - PASSWORD).
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 64
FUNDACIÓN PROVEEDOR
Personal del equipo de trabajo
Gerente
Líder Proyecto
Líder Técnico
Líder Gestión Cambio
Gerente de Proyecto.
Director Servicios Profesionales.
Consultor(es)
Roles y responsabilidades grupo de trabajo Proveedo r
GERENTE DE PROYECTO (PROVEEDOR)
Es el funcionario del proveedor que mantiene
contacto permanente con el cliente, para todo el
desarrollo del proyecto.
Responsabilidades
Aplicar la metodología PREMIUM para la definición,
organización y ejecución del proyecto.
Asesorar al líder del proyecto en la planificación de
las actividades del proyecto de implementación y en
establecer los puntos de control de avance.
Recomendar la configuración y definición de los
parámetros más apropiados para la operación del
sistema.
Ser el principal coordinador entre Empresa y
proveedor en la administración de los servicios de
consultoría y Asesoría contratados y en la definición
de la factibilidad de contratación de nuevos
productos y/o servicios.
Definir criterios de prueba para la aceptación del
sistema.
Supervisar las pruebas previamente definidas y de
acuerdo con sus resultados informar al líder del
proyecto.
Establecer y monitorear todo el programa de
capacitación.
Participar en las reuniones del Comité de Proyecto.
LÍDER DE PROCESOS
Es el funcionario vinculado al equipo de proyecto
que se encarga de mantener y actualizar toda la
documentación asociada al proyecto. Esto incluye
la documentación estándar del sistema ERP y la
documentación relativa a la metodología
PREMIUM,
Responsabilidades
Asistir a todas las reuniones de seguimiento de
proyecto y documentar todas las decisiones
asociadas tanto a los procesos como a la
herramienta.
Realizar seguimiento de los cambios en políticas,
procedimientos y controles resultantes de las
actividades de proyecto.
Mantener toda la documentación estándar del
sistema ERP impresa, archivada y catalogada.
Preparar toda nueva documentación del sistema
ERP de acuerdo a especificaciones dadas en todos
los documentos de las fases PREMIUM.
En general es el soporte del líder del proyecto de la
ERP para el desarrollo de todo tipo de actividades
logísticas asociadas al proyecto.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 65
7.3. Vencer resistencias
A continuación se describen las resistencias y acciones tomadas por el líder del
proyecto para minimizar el impacto de las misma:
Resistencias o Dificultades Plan de mitigación de las resistencias.
Que la implantación y costos de la
herramienta sean mayores al valor
presupuestado, y no sean aprobados por
Junta.
Se están evaluando herramientas que
satisfacen las necesidades técnicas y
funcionales y cumplen con el presupuesto.
Que el tiempo de implantación o
parametrización sea superior al
presupuestado inicialmente.
Se realizo un cronograma de actividades
detallado para llevar a cabo el control y
seguimiento de la implementación y se han
presupuestado los recursos físicos
(Humanos y tecnológicos para cumplir con el
calendario de implantación)
Que la herramienta no sea
parametrizable 100%
Dentro del análisis de las herramientas es un
requisito fundamental que sean flexibles,
parametrizables e integrables con las
aplicaciones existentes en la Fundación.
Que no contamos con la estructura de la
base de datos del sistema de
contabilidad CG-1 para migrarla a la
nueva plataforma.
El área de tecnología cuenta con algunas de
las fuentes del sistema CG-1 de
contabilidad, que facilitara el proceso de
migración.
Que al personal capacitado en la nueva
herramienta tenga ofertas externas y no
se hayan establecido compromisos de
permanencia con la institución.
Se realizaran compromisos de permanencia
mientras se estabiliza la herramienta
tecnológica y todos los procesos contables.
Que la depuración y actualización de la
información de clientes proveedores con
lleve más tiempo del requerido o
planeado.
Se alimentará de la base de datos de
servicios administrativos y el aplicativo de
nomina inicialmente.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 66
8. Administración del proyecto
8.1. Plan de acción
Para la administración del proyecto se deben plantear dos cronogramas el
primero el de control interno que debe realizar el líder del proyecto al inicio
previo a la evaluación de la herramienta donde debe incluir la planeación,
selección del software, negociación y para la implementación se debe realizar
en conjunto con el proveedor del sistema
Figura No. 15 Fases administración del proyecto
En la fase de planeación : se define el alcance del proyecto, se establecen los
objetivos generales y específicos del proyecto, se estiman los costos
preliminares en cuanto análisis de tecnologías, recursos necesarios del
proyecto personales y físicos, las fuentes de financiación del proyecto, se
realiza el diagnostico de los procesos actuales y las mejoras que se esperan
alcanzar con el proyecto, con las cuales se elaboran los RFP o “Request For
Proposal” o términos de referencia donde se registran las necesidades
funcionales, técnicas, mantenimiento y costos de adquisición de la herramienta,
las cuales quedan plasmadas en el estudio de Factibilidad del proyecto.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 67
En la fase de selección del proveedor: se evaluaran las respuestas de los
términos de referencia, el cumplimiento de la documentación requerida, la
situación económica y financiera del proveedor, experiencia y los costos de la
herramienta tecnológica.
En la fase de negociación: Se realiza el contrato de prestación de servicios de
la implementación, deberes y obligaciones de las partes, las cuales se
respaldan con las pólizas de seriedad, cumplimiento y de calidad de la
herramienta.
En la fase de implementación: Se realiza el cronograma de actividades y
tiempos de implementación tarea que es realizada en conjunto con el cliente y
el proveedor del sistema ERP, con ayuda del software de planificación MS
Project de Microsoft que le permite llevar el control de la duración de la tareas,
asignación de los costos, asignación de recursos, establecer la ruta critica del
proyecto y la generación de informes gerenciales de seguimiento y avances del
proyecto.
En la fase de estabilización del proyecto: Es el acompañamiento que realiza
el proveedor al cliente para la puesta en producción del sistema ERP.
A continuación se describen las fases y la metodología de implementación de
un sistema ERP para una institución que permita lograr el objetivo del proyecto,
el cual se considera como un factor fundamental de éxito.
(Espacio intencionalmente en blanco)
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 68
METODOLOGIA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA ERP
Fase I
Fase II
Fase III
Fase IV
Fase V
Definición del Proyecto
Capacitación ERP
Cambios ERP
FILTROS
PROTOTIPOSPreparación
Ejecución
Desarrollos y Modificaciones
Sesiones Piloto
Carga de Saldos Iniciales
Corte al Nuevo System ERP
Cambios PPC
Diagnostico de Operaciones
Producción
Implementación
Desarrollo y cambios
Ambientación y diseño
Planeación
Ambientación y diseño
Figura No. 16 Fases y metodología de implementaci ón del sistema ERP
La implementación en un modelo como el de la Fundación, propone un
esquema de implementación dirigido a homologar las Mejores prácticas de
Negocio en todos los usuarios del sistema de información, para ello se plantea
un esquema de corta implementación y resultados rápidos.
Las fases de PREMIUM para este modelo son las siguientes:
FASE I - PLANEACION DEL PROYECTO
En esta fase se definen los objetivos, dimensionamiento, recursos y alcances
del proyecto. Se utiliza la metodología de reuniones y seminarios para afianzar
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 69
conceptos del negocio con ejecutivos y los gerentes del mismo estableciendo
su estructura.
Las diferentes actividades de esta fase son:
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Análisis
Desarrollo de las bases (generación de conciencia) para la formulación de los alcances del
proyecto, los objetivos estratégicos, la medición de desempeño, tiempos y recursos involucrados.
Reunión
preliminar
Revisión de los sistemas actuales.
Preparación, revisión y aprobación del informe de Análisis de Bases y Antecedentes del Proyecto.
(IA)
Introducción
para ejecutivos
Sesión de discusión del impacto de la implementación en la organización, de la metodología
PREMIUM y si es necesario, una visión global de la filosofía ERP.
Selección del
equipo del
proyecto
Con base en el IA, la gerencia de la empresa y el comité directivo en conjunto establecerá la
organización del proyecto y deberá obtener el compromiso del personal involucrado. Las
responsabilidades organizacionales deberán estar bien documentadas.
- Selección del equipo del proyecto.
- Asignación de roles y responsabilidades.
Cronograma de
implementación
Como las personas son el componente más crítico en los sistemas de Negocio; la educación y el
entrenamiento de gerentes, usuarios claves y usuarios finales, es un factor crucial para el éxito del
nuevo sistema.
Una buena educación, aumenta la participación en el proyecto de los usuarios y disminuye la
resistencia al cambio (que todos en mayor o menor medida experimentan). Esta actividad, genera
como resultado un cronograma detallado de todas las fases, actividades y tareas, indicando
tiempos de ejecución, fechas de entrega, pre-requisitos y responsables.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 70
Informe
referencial de
proyecto (IRP)
El Informe de Referencia de Proyecto (IRP) se constituye en el GUIÓN o libreto que enmarca
todas las actividades del mismo. Se le llama así porque se convertirá en el manual de referencia y
basados en el, se realizarán todas las tareas de seguimiento, control y monitoreo. Debe ser
revisado y aprobado en reunión conjunta de la gerencia combinada de Proyecto (Fundación -
Proveedor).
En resumen consta de los siguientes componentes:
� Objetivos Generales y específicos.
� Esquema de plataforma tecnológica.
� Definición de alcances y límites.
� Organigrama combinado de proyecto.
� Plan de capacitación.
� Cronograma de implementación.
� Análisis de Beneficios.
FASE II - AMBIENTACIÓN Y DISEÑO
Esta fase consiste en la preparación del usuario y el diseño del ambiente
apropiado para realizar el proyecto.
ACTIVIDADES DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Reunión de
lanzamiento
(Kick - off)
Permite efectuar una confirmación de la FASE - I y es la oportunidad de presentar
oficialmente el proyecto al comité Ejecutivo, al equipo del proyecto y en algunos
casos a toda la compañía. Las tareas de esta actividad son:
- Preparación de la reunión de lanzamiento.
- Realización de la reunión de lanzamiento - Kick - off.
Instalación de
Herramientas
Se efectúa la instalación del software aplicativo, sincronización de sistemas
operativos, bases de datos, revisión y adecuación de instalaciones físicas y demás
elementos del proyecto. Se crearán los distintos ambientes para tener bases de
datos para pruebas y una original. Las tareas de esta actividad son:
- Adecuación de plataforma tecnológica.
- Educación para la administración de los sistemas (DBA).
- Procedimiento de acceso al soporte técnico.
- Revisión, seguridad de archivos físicos.
- Definir controles de acceso.
Impresión de la documentación del sistema
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 71
Educación
Sistema ERP
Esta actividad está orientada a los usuarios involucrados en el proyecto (usuarios
finales y usuarios clave). Consiste en sesiones a manera de workshop o taller
aplicativo. Se realiza directamente sobre la máquina y se recrean casos reales de la
operación del negocio sobre las bases de datos de prueba. Se realiza una
introducción teórica sobre los principios de negocio y se diseña en papel el camino
de formación. Posteriormente se trabaja con base en talleres de flujo compartido, es
decir, un recorrido lógico por las áreas de negocio involucradas.
Revisión de las
operaciones
actuales.
La revisión de las operaciones actuales permitirá verificar que las políticas y
procedimientos actuales son soportados por el nuevo sistema e identificar las áreas
de la organización que necesitan ser revisados o modificadas.
Como segundo objetivo se señalan las áreas que reflejen las fortalezas de las
políticas actuales y que deben ser conservadas. Como documento básico de esta
etapa se tiene el informe de Diagnóstico sobre Operaciones (ID), el cual es
elaborado por los usuarios claves en coordinación con el líder del proyecto.
Las tareas de esta actividad son:
- Revisión de las políticas y procedimientos actuales.
- Preparación del ID.
- Revisión y aprobación del ID.
ACTIVIDADES DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Sesiones
Prototipo
En esta instancia ya se tiene el conocimiento de la Herramienta ERP por los cursos
impartidos y el conocimiento del negocio en el ID. Solo con la combinación de estos
dos componentes se procede a realizar una sesión prototipo que tendrá una
duración de entre 3 y 6 días. Se trata de armar una sala provista de las estaciones
necesarias un montaje completo pero simulado del negocio. Se establece una ruta
lógica de trabajo y un programa de ejecución.
Consta de las siguientes tareas:
- Reunión de preparación y programación.
- Definición de escenarios de negocio.
- Elaboración de formatos de seguimiento.
- Ejecución de las sesiones prototipo.
Esta actividad se caracteriza por los importantes hallazgos al confrontar los
conceptos que propone la herramienta con la realidad del negocio. Se definirán los
cambios de políticas, procedimientos, controles y la estructura organizacional
basados en las mejores prácticas de negocio. Al final se genera un documento de
requerimientos llamado Reporte de Requerimientos de Cambio (RRC) y tiene dos
componentes básicos:
- Cambios en Políticas, Procedimientos y Controles.
- Cambios y ajustes a los programas.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 72
FASE - III DESARROLLO Y CAMBIOS
En esta fase se efectuarán los cambios a procedimientos y ambiente de
operación, definidos en el documento RRC.
ACTIVIDADES DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Desarrollo de las
modificaciones
En esta actividad se ejecutarán los cambios definidos en la FASE II.
Las tareas de esta actividad son:
- Revisión de la documentación del sistema.
- Elaboración de los manuales PPC (Políticas, Procedimientos y Controles).
- Revisión de los manuales PPC.
- Realización de los cambios organizacionales.
- Realización de las modificaciones de formularios.
- Desarrollo de ajustes al software.
ACTIVIDADES DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Sesiones Piloto
Estas sesiones tienen el mismo formato en planificación y ejecución de las sesiones
prototipo. La gran diferencia radica en que el diseño de los escenarios de Negocio
involucran todos los cambios ya aprobados antes mencionados.
Las tareas de esta actividad son:
- Programación de las sesiones piloto.
- Preparación y realización del Banco de datos y las sesiones piloto.
- Revisión y aprobación del nuevo sistema.
Ajustes y
entrenamiento
de usuario final
El usuario final debe ser entrenado en las políticas, procedimientos,
responsabilidades de trabajo y en la operación detallada del nuevo sistema.
- Preparación del entrenamiento del usuario final.
- Entrenamiento del usuario Final.
FASE IV - IMPLEMENTACIÓN
El principal objetivo de la fase de implementación es la instalación del sistema
totalmente definido y probado. Esta fase contempla además, el planteamiento y
ejecución del ingreso de los datos iniciales (maestros y saldos).
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 73
ACTIVIDADES DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Cuenta
regresiva
Planificación de la verificación (Check list) y pruebas finales.
Las tareas de esta actividad son:
- Verificación final de las operaciones.
- Verificación del entrenamiento del personal
- Verificación final de datos.
- Preparación del informe de cierre de proyecto.
- Revisión, aprobación y firma del informe de cierre y entrega de proyecto (ICP)
Corte para el
nuevo sistema
Comenzará a operar el nuevo sistema luego de aprobarse la prueba final, las tareas
de esta actividad son:
- Corte para el nuevo sistema.
- Operación en vivo.
FASE V - OPERACION REAL ERP
Esta fase es posterior al arranque y pretende hacer un seguimiento de las
actividades del negocio con el nuevo sistema enmarcados en un plazo de 3 a 6
meses (incluidos en propuesta) apoyados por el SIC (Servicio Interactivo del
Cliente).
ACTIVIDADES DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Afinamiento del
nuevo sistema.
- Monitoreo del nuevo sistema
- Definición de los procedimientos de control de modificaciones
Monitoreo de los
resultados
- Revisión operación diaria del sistema.
- Revisión de la operación de procesamientos de datos.
- Preparación del memorándum sobre la eficiencia del sistema.
- Revisión y aprobación del memorándum sobre la eficiencia del sistema.
OBSERVACIONES METODOLÓGICAS
La metodología de implementación utilizada se basa en la transferencia de
conocimientos del producto y del "Sistema ERP", el equipo de proyecto
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 74
Fundación, modo en el cual se le brinda al cliente la capacidad de llevar
adelante el proyecto. Para que la implementación del proyecto pueda realizarse
dentro de las condiciones propuestas se requieren los siguientes compromisos
por parte del cliente:
- Adquirir los conocimientos que el proveedor le transfiere.
- Definir detalladamente cómo es la operatividad de las áreas
involucradas.
- Confeccionar toda la documentación correspondiente al proyecto con
soporte de los consultores y el Gerente de proyecto del proveedor..
- Asumir todas las tareas de instalación del software, operación del equipo
y su entorno de seguridad y efectúe la carga de todos los datos que sean
necesarios para el armado del prototipo y el lanzamiento del proyecto.
Para el desarrollo de cualquier tipo de ajustes o adiciones a los programas del
Sistema ERP se requiere del apoyo coordinado de personas del área de
informática. Nuestra experiencia en instalaciones anteriores demuestra que la
mejor solución para la realización de tareas resulta de enfrentarla con el
personal de sistemas propio de la compañía, soportado por los especialistas del
proveedor en las etapas de diseño conceptual y prueba.
8.2. Cronograma de actividades
Hemos considerado para definir el cronograma línea base al proceso que
consiste en analizar el orden de las actividades, su duración los requisitos de
recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto.
El desarrollo del cronograma aceptable es un proceso iterativo que determina
las fechas de inicio y finalización planificadas para completar las actividades
planificadas del proyecto y los hitos. La revisión y el mantenimiento de un
cronograma realista continúan a lo largo del proyecto conforme éste avanza, el
plan para la dirección de proyectos cambias y la naturaleza de los elementos de
riesgo evoluciona.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 75
Las entradas, herramientas/técnicas y salidas que se generan de éste proceso
son las siguientes:
Fuente: Zanzivar consulting – Ing. Luisa Vaquerano PMP PMI - Administración de proyectos basada en rie sgo 7.
Tal como lo manifiesta la Ing. Vaquerano las entradas relacionadas en la figura
han sido desarrolladas y explicadas por grandes autores en otras fuentes. Las
únicas que es necesario resaltar o especificar para este proceso son:
8. Factores Ambientales, que específicamente un factor que puede afectar
durante este proceso es la herramienta de planificación que cada organización
posea.
9. Activos de la Organización, específicamente la metodología de
administración de proyectos que utiliza la organización y el calendario propio de
cada proyecto.
En cuanto a las herramientas y técnicas utilizadas, encontramos que:
1. Análisis de la Red del Cronograma: es una técnica utilizada para generar el
cronograma del proyecto, emplea diversas técnicas analíticas como ¿qué pasa
si?, nivelación de recursos para calcular las fechas de inicio y finalización
tempranas y tardías para las partes no completadas de las actividades del
proyecto.
7 Zanzivar consulting / Blog Administración de proyectos – Sept 2010 www.zanziva.com.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 76
2. Método de Ruta Critica: calcula las fechas teóricas de inicio y finalización
tempranas y tardías para todas las actividades sin considerar las limitaciones de
los recursos, haciendo un análisis de adelante hacia atrás toda la red del
cronograma.
3. Método de la Cadena Critica, es una técnica de análisis de la red del
cronograma que permite modificar el cronograma del proyecto para adaptarlo a
los recursos limitados. El diagrama de red del cronograma se elabora mediante
los estimados de la duración con las dependencias requeridas y las
restricciones definidas como entradas. Se calcula la ruta crítica y una vez
identificada se ingresa la disponibilidad de recursos y se determina los
resultados del cronograma con recursos limitados. La ruta critica con
restricciones de recursos se conoce como Cadena Critica y éste método agrega
colchones de duración con actividades del cronograma que no requieren trabajo
y que se utilizan para manejar la incertidumbre. Un colchón que se coloca al
final de la cadena crítica se conoce como colchón del proyecto y protege la
fecha de finalización del proyecto contra cualquier retraso en la cadena crítica.
4. Nivelación de Recursos, es una técnica del análisis de red del cronograma
que se aplica a un cronograma que ya ha sido analizada por medio de la ruta
crítica. Puede utilizarse cuando los recursos compartidos o críticos necesarios
solo están disponibles en ciertos momentos o cantidades limitadas o para
mantener la utilización del recurso en un nivel constante. Es aplicable cuando
los recursos han sido sobre asignados o es asignado a varias tareas en el
mismo periodo. La nivelación de recursos provoca a menudo cambios en la ruta
crítica.
5. Análisis ¿Qué pasa si?, se realiza un análisis de red del cronograma
identificando ciertos escenarios como retrasos en la entrega, prolongación en la
duración de un diseño o introducción de factores externos como huelgas,
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 77
cambios en el procedimiento, etc. Los resultados de este análisis pueden
utilizarse para evaluar la factibilidad de un proyecto bajo condiciones adversas y
para preparar planes de contingencia y respuesta para superar o mitigar el
impacto de situaciones inesperadas.
6. Aplicación de Adelantos y retrasos, son ajustes que se aplican durante el
análisis de la red para desarrollar un cronograma viable.
7. Comprensión del cronograma, reduce el calendario de trabajo sin modificar el
alcance del mismo, para cumplir con las restricciones, fechas impuestas u otros
objetivos del cronograma. Estas técnicas incluyen:
a. Compresión, se analizan las concesiones entre el costo y cronograma
para determinar cómo obtener la mayor compresión con el menor
incremento en costo.
b. Ejecución rápida, es una técnica en la cual las actividades planificadas en
serie o secuencial se ejecutan en paralelo. La ejecución rápida puede dar
como resultado un reproceso y un aumento de riesgo.
Las salidas que genera este proceso son las siguientes:
a. Cronograma del proyecto, debe contener como mínimo una fecha de inicio y
una fecha de finalización planificadas para cada actividad. Si la planificación de
recursos se realiza en una etapa temprana entonces el cronograma mantiene
su carácter preliminar hasta que se hayan confirmado los recursos asignados al
proyecto. El cronograma puede presentarse en forma de resumen denominado
muchas veces cronograma maestro o cronograma de hitos o también puede
presentarse en forma detallada.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 78
- Diagrama de hitos, son similares a los diagramas de barras pero solo
identificaran las fechas de inicio y de finalización de los principales
entregables y de las interfases externas claves.
- Diagrama de barras, muestran las fechas de inicio y finalización de las
actividades así como las duraciones esperadas son relativamente fáciles
de leer y se utilizan frecuentemente en presentaciones de alta dirección.
- Diagramas de red, muestran la lógica de la red del cronograma del
proyecto y las actividades que se encuentran dentro de la ruta crítica del
proyecto.
b. Línea Base del Cronograma, es una versión específica del cronograma
desarrollada a partir del análisis de la red del cronograma. El equipo de
proyecto acepta y aprueba la línea base del cronograma con sus fechas de
inicio y finalización. La línea base es un componente del plan para la dirección
de proyectos.
c. Datos del Cronograma, abarcan los hitos, las actividades y sus atributos y la
documentación de todos los supuestos y restricciones identificados.
d. Actualizaciones a documentos del proyecto, los documentos que pueden
actualizarse son:
� Requisitos de Recursos de cada actividad
� Atributos de las actividades
� Calendario
� Registro de Riesgos
8.3. Recursos y Presupuesto
Según el análisis técnico preliminar los siguientes elementos descritos serían
necesarios para la implementación de la herramienta ERP, sin embargo cabe
señalar que están sujetos de acuerdo a las especificaciones técnicas requeridas
por el proveedor de la herramienta.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 79
Recursos Tecnológicos .
Estos son los requisitos mínimos de la maquina que se requieren para
implementar un sistema ERP en la fundación con un costo aproximado a los
$540 Millones de pesos, este valor depende del tipo de licenciamiento que se
realice con el proveedor por servidor o por usuarios.
(Espacio intencionalmente en blanco)
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 80
Recursos Tecnológicos
Descripción
Servidor Blade IBM.
Memoria RAM de 4 GB
Disco de 36 GB para servidor (para sistema operativo).
Licencia de sistema Operativo “Windows Server 2003 R2”
Licencia de SQL Server.
SAN Sistema de Almacenamiento en RED (Incluye los siguiente)
IBM System Storage EXP3000
Express IBM 300 GB 3,5in 15K HS SAS HDD(43x0802)
EXP3000 Environmental Services Module (ESM)
IMB 3m SAS Cable
DS3000 Flashcopy Volume Copy License
Presupuesto consolidado para la ejecución del proye cto de
implementación de un sistema ERP.
Gastos de personal Cantidad Meses Valor
Salarios
4 8
79.711.000
Cesantías 7.109.000
Prima de servicios 7.109.000
Vacaciones 4.739.000
Intereses sobre cesantías 853.000
Indemnizaciones 409.000
Aportes parafiscales 7.677.000
Pensiones y salud 18.252.000
Bonificaciones 7.583.000
Incapacidad 853.000
Subtotal gasto de personal 134.296.000
Otros activos
Hardware 3 175.000.000
Software 1 240.000.000
Licenciamiento base de datos 3 servidores 150 usuario 45.000.000
Consultoría 80.000.000
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 81
Sub total otros activos 540.000.000
Total proyecto 674.296.000
9. Conclusiones y recomendaciones
9.1. Conclusión y recomendaciones
Los sistemas de ERP se constituyen hoy por hoy como una herramienta
estratégica gerencial para la gestión empresarial que conlleva al éxito
empresarial a satisfacer necesidades de información y pautas de control en la
ejecución de procesos con: Calidad, oportunidad y seguridad para buscar
maximizar eficiencia, rentabilidad y crecimiento, sostenido de una forma
proactiva.
No existe un sistema ERP indicado para mi negocio, existen herramientas
tecnológicas innovadoras capaces de adaptarse a mis necesidades para
optimizar los procesos internos, mejorando la capacidad global de las
decisiones, reduciendo costos
La inversión en una ERP y al igual que otros proyectos tecnológicos no debe
ser el resultado de decisiones sin justa causa, estas decisiones deben ser del
resultado minucioso y cuidadoso donde se identifique que la inversión en el
sistema ERP permitirá mejorar los procesos de una empresa que permita
alcanzar el logro de los objetivos institucionales.
Cabe concluir que los problemas más complicados de resolver en una empresa
no se relacionan siempre con la tecnología: tiene que ver con el factor humano
y la cultura organizacional. Los colaboradores y hasta los niveles más altos
deben comprometerse con la iniciativa de cambio y un liderazgo que permita
mitigar los riesgos y las posibles resistencias que despertará la transformación.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 82
9.2. Presentación resultados
Los beneficios y ventajas de la implementación del sistema ERP se validaran
una vez entre en producción el nuevo aplicativo, el cual se estima sea en 3
meses, mientras se cumple el proceso de capacitación y estabilización del
sistema. Adicionalmente, se realizará la medición de tiempos y movimientos de
los procesos de compras y financieros del sistema actual, dado que las razones
primordiales de la adquisición del sistema ERP fueron razones de tipo
tecnológico y no de mejora a los procesos operativos.
Sin embargo, esta medición de tiempos y movimientos de los procesos nos
permitirá tener hechos y datos estadísticos para evaluar los beneficios
esperados relacionados con los costos, calidad y oportunidad de la información
respecto a beneficios de la implementación del nuevo sistema.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 83
10. Bibliografía
HERNÁNDEZ SAMPIERI, Roberto; FERÁNDEZ COLLADO, Carlos; BAPTISTA
LUCIO, Pilar. Fundamentos de la metodología de la investigación. México:
McGraw-Hill/Interamericana Editores S.A. de C.V., 2007
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.
Trabajos escritos: presentación y referencias bibliográficas. Bogotá: ICONTEC,
2008. 101 p.
LAS 7 HERRAMIENTAS DE CALIDAD – LAS 7 HERRAMIENTAS DE LA
PLANEACIÓN – Siderúrgica del Pacifico – SIDELPA – material didáctico.
LERMA, Héctor Daniel. Metodología de la investigación: propuesta,
anteproyecto y proyecto. Bogotá: Ecoe Ediciones 4ªed. 2009
ROSAS URIBE, Myrna Estela. Guía práctica de investigación, apoyo didáctico
para profesores y estudiantes, segunda edición. México: Trillas. 2007
CARACTERÍSTICAS GENERALES DE UN PROYECTO DE INTERVENCIÓN.
(en línea) http://crecea.uag.mx/opciones/interv.htm#top, consultado en abril de
2010
HERRAMIENTAS ESTADISTICAS BASICAS PARA EL MEJORAMIENTO DE
LA CALIDAD- Hitoshi Kume- Grupo editorial norma
SIX SIGMAS LAS MEJORES PRÁCTICAS- UNA GUIA DE LA EXCELENCIA
EN EL PROCESO DE LOS NEGOCIOS- Dhirendra Kumar – 3R Editores
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 84
INDICES DE GESTION- COMO DISEÑAR UN SISTEMA INTEGRAL DE
MEDICION DE GESTION- Humberto Serna Gómez- 3R Editores
ESTADISTICA APLICADA A LOS NEGOCIOS Y LA ECONOMIA- DECIMO
TERCERA EDICIÓN-MC GRAW HILL. Lind / Marchal/Wathen.
COLECCIÓN PYMES 11 – INVERSIONES: ESTRATEGIA DE
COMPETITIVIDAD – BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO –
UNIVERSIDAD ICESI.
ESTRATEGIAS Y TACTICAS EN LA DIRECCIÓN Y GESTION DE PROYECTO
- HERRAMIENTAS GERENCIALES – LUIS JOSE AMENDOLA
BIBLIOGRAFÍA WEB
es.wikipedia.org
www.diccionarios.com
www.pcwebopedia.com
www.google.com
www.zanzivar.com
www.sap.com
www.oracle.com
www.siesa.com
BASES DE DATOS INTERNAS DE LA FUNDACIÓN.
MATRIZ FADO (Fortalezas – Amenazas, Debilidades y O portunidades)
FORTALEZAS (Internas) Credibilidad frente al público, financiadores y gobierno Especialización y conocimiento del nicho de mercado microempresa y mujer Cercanía de las oficinas a los clientes
Crecimiento constante de su área de cobertura Buena imagen internacional y frente al cliente Diversificación del crédito y su riesgo Talento humano con experiencia en el nicho de microcrédito Calificación AA+ para la emisión de bonos ordinarios y deuda de largo plazo
Junta Directiva de alto nivel comprometida con la Institución y su futuro. Solidez en la estructura organizacional Formar parte de una red internacional Herramientas de medición de riesgo automatizadas. Sistemas de administración de riesgos que van más allá de lo exigido por la SFC
DEBILIDADES (Internas) Falta mejorar la información a los usuarios sobre los productos Producto costoso frente a algunos competidores Falta de integración de los sistemas operativos tesorería y cartera de crédito Alta carga operativa Estructura de tasa activa fija frente a tasa pasiva variable Alto costo fijo Falta de desarrollo y diversificación de nuevos productos
OPORTUNIDADES (Externas) Potencial de demanda insatisfecha en zonas atendidas y zonas por atender Crecimiento permanente del sector microempresarial Las microfinanzas tienen mucha relevancia en la composición de la estructura de endeudamiento de los usuarios Apoyo del gobierno central a las microfinanzas a través del programa Banca de las oportunidades
Intercambio de experiencias y conocimientos con entidades del exterior Buen posicionamiento (benchmarking) nacional e internacional
AMENAZAS (Externas) Migración de microempresarios Crecimiento de zonas de alto riesgo Endeudamiento de los clientes más allá de los niveles de cobertura recomendables Competencia está orientando la demanda de montos mayores Penetración de bancos comerciales en el nicho de microcrédito Oferta de productos complementarios por parte de la competencia Mayor oferta de empleo para los colaboradores de la Fundación Colombia Inestabilidad de tasa de cambio y tasas de intermediación externas Cambios abruptos en tasas límites activas
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 86
Tabla No. 8 Caracterización del flujo de información para la generación de estados financieras
Externos Internos Internos Externos
Entidades OficialesGestion Estrategica
Plan estrategico P
* Plan estrategico del proceso * Planear las decisiones de financiacion* Establecer directrices para administrar los recursos
* Plan estrategico de gestión Financiera* Informes de gestión*Presupuesto
* Gestión Estratégica y seguimiento
Entidades de control y regulación.
Comité GAP Presupuesto aprobado H
* Coordinar las actividades para la administración y consecución de recursos financieros* Consoliar y custodiar soportes documentales* Realizar y evaluar la gestion de costos* Elaborar Declaraciones de impuestos* Elaborar y monitorear el Presupuesto* Coordinar y conservar los titulos valores* Implementar y cumpir las politicas de riesgos fijadas por los entes de control* Definir pautas de colocación.
* Informes para financiadores, entidades cambiarias y entidades oficiales* Parámetros, políticas y recursos* Generación de pagos* Cuentas conciliadas* Documentación soporte (comprobantes de ingresos y egresos, libros oficiales, estados financieros)* Reportes y estadísticas* Declaraciones tributarias* Presupuesto ajustado* Evaluación de proyectos y modelos de proyección* Plan de negocios* Titulos valor controlados
* Procesos de realización* Procesos de Apoyo* Areas de la institución
* Entidades del Sector Financiero* Entidades reguladoras y de control* Proveedores
Comisionistas de bolsa.Areas de la institución
Novedades de nominaControl de activosCostos por oficinaPresupuestosTitulos valores
Propuesta de nuevos negocios
V verificar la gestion del plan estrategico * Propuesta de colocación
FinanciadoresProcesos de apoyo
Normas y disposiciones legalesPoliticas y normasIndicadores economicosReportes y estadisticas
Oportunidades de mejora A
* Proponer y participar en el desarrollo de nuevos sistemas informáticos* Desarrollar y proponer mejoras al sistema de información contable y de control interno* Implementar acciones de mejoramiento al proceso
* Aportes para el desarrollo de sistemas informáticos* Planes de acción de mejoramiento
Entidades FinancierasComité de tesoreria
Requerimientos de financiadores y entidades financieras
Control de activos fijosReporte de ingresos y egresosNecesidad de automatizar procesos
Ley NTC ISO 9000-2000
Humanos
* 1 Gerente* 1 Jefe de Impuestos* 1 Jefe de Contabilidad* 1 Jefe de Planeación* 2 Coordinadores* 3 Analsitas* 10 Auxiliares* 1 Practicante* Sistema ERP* Gaussoft
* Gestión Humana* Gestión Administrativa* Gestión Tecnológica* Gestión Jurídico y legal* Control y riesgo* Ingenieria de Procesos
* PUC* Régimen Financiero* Régimen Cambiario* Régimen IVA* Régimen Tributario* Régimen de Renta* Circular básica contable de la Superfinanciera
No Aplica
Tecnologicos
* Biable* Gestes (Aplicativo para el control de flujo de efectivo y obligaciones financieras)
Fisicos * Computadores
Financieros * Presupuesto del área
Actividades Salidas
* Control de gastos bancarios* Oportunidad en pago de impuestos* Cupos para operación de inversión* Oportunidad en el trámite legal* Oportunidad en el trámite con la banca* Actualización de libros oficiales* Oportunidad en la entrega de los estados financieros* Efectividad de la información* Oportunidad en pagos administrativos* Oportunidad en la entrega de la información a entes externos* Oportunidad de cumplimiento en las necesidades de financiación
DescripcionRecursos Procesos de Apoyo
Proveedores Clientes
Indicadores de gestion Requisitos
Acuerdo financiadoresNecesidades de financiacionGastos Admon y agencias
Entradas
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 87
No. Descripción del
riesgo Probabilidad Impacto Vulnerabil % Riesgo Causas Efectos Control establecido
1
Que las interfaces no se puedan implementar en los tiempos y fechas definidos.
Muy Alta Muy Alta Moderada 36.00%
1-Que se deba realizar cambios o complementar información requerido para subir la interfaz. 2- Que el tiempo estimado para realizar la actividad haya sido muy optimista. 3- Que la implementación de las interfaces se muy compleja. 4- Que los requisitos para crear las interfaces con otros sistemas, supongan un diseño, implementación y pruebas no previstas. 5-Que la(s) persona(s) encargadas de la actividad no tenga el conocimiento y experiencia requeridos para desarrollarlas.
1-Que se deba redefinir el plan de actividades. 2- Que se deba solicitar personal experto para el desarrollo de las interfaces. 3- Que se deban efectuar pagos adicionales para realizar esta actividad. 4- Que el recurso humano deba realizar el trabajo en horas adicionales.
1-Se debe vincular al proyecto por parte del proveedor personal con experiencia en implementación y desarrollo de interfaces. 2-Se debe vincular al proyecto personal con conocimiento en la estructura actual (base de datos del core y demás aplicaciones implementadas) y asegurar el tipo de información que se debe subir a la interfaz. 3-Se debe vincular al proyecto personal claves y con experiencia para apoyar el tema (JArévalo). 4-Se deben realizar validaciones previas antes de subir la información.
Anexo No. 1 Matriz de priorización de riesgos
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 88
2
Que no se pueda contar con la información migrada oportunamente (Activos fijos e información de terceros)
Moderada Moderada Muy Alta 1.00% 1.- Que haga falta información importante y que debe ser migrada.
1.1- Que se presenten retrasos en el plan de trabajo. 1.2- Que no se cuente con la información oportunamente. 1.3-Que se deba dedicar tiempo adicional para poder completar la información necesaria.
1. - Se debe conservar la información de Activos fijos e información de terceros en archivos planos o de Excel.
No. Descripción del riesgo Probabilidad Impacto Vulnerabil % Riesgo Causas Efectos Control establecido
3
Que se afecten las actividades de la ruta crítica del proyecto.
Alta Muy Alta Moderada 28.00%
1.- Que no se cumplan con los tiempos establecidos para la ejecución de las actividades. 2- Que se materialicen los riesgos establecidos para las actividades de las rutas críticas.
1.1- Que se presenten retrasos en el plan del proyecto. 1.2- Que no se pueda cumplir con las fecha definidas para la finalización de los hitos.
1.-Se debe realizar seguimiento. 2.-Se deben generar alertas tempranas para la toma de decisiones.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 89
4
Que no se pueda dar inicio a la operación con la aplicación.
Alta Alta Moderada 14.00%
1.- Que el equipo del proyecto demore mas tiempo de los estimado en la selección. 2.- Que la herramienta o alguno de sus componentes no pueda ser utilizada bajo la configuración actual 3.- Que no se haya realizado adecuadamente las pruebas de funcionamiento del aplicativo. 4.- Que no se cumpla con las fechas establecidas para la ejecución de las actividades. 5- Que el tiempo estimado de implementación (parametrización) no haya sido adecuado. 6- Que realizar la parametrización sea mas complejo de lo esperado. 7-Que el aplicativo no sea parametrizable de acuerdo a las expectativas del equipo del proyecto. 8.- Que las políticas internas de implementación de software retrasen las actividades definidas. 9.- Que no se cuente con el ambiente de pruebas oportunamente.
1.1- Que los usuarios no puedan iniciar sus actividades. 1.2- Que se deba reprogramar la fecha de salida en vivo. 1.3-Que se vea impactado otros proyectos del programa de transformación. 1.5- Que se deba solicitar personal adicional para realizar la tarea en el tiempo definido y por ende se presenten sobrecostos. 1.6-Que de deban definir requerimientos para cubrir la parametrización del sistema.
1.-Que en los términos de referencia esté definido y claro el alcance y funcionales del sistema. 2.-Se debe realizar seguimiento. 3.-Se deben generar alertas tempranas para la toma de decisiones. 4.-Se debe definir claramente los requerimientos de actualización de componentes. 5.-Se debe solicitar al proveedor los requerimientos detallados de hardware y funcionales para ser implementados en los equipos de los usuarios.
No. Descripción del riesgo Probabilidad Impacto Vulnerabil % Riesgo Causas Efectos Control establecido
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 90
5
Que no se cuente con personal calificado para la realización de las diferentes actividades establecidas en el plan del proyecto.
Baja Baja Muy Alta 0.30%
1.- Que el proceso de selección y contratación del personal sea más demorado de lo esperado. 2.- Que no se encuentre personal idóneo para los cargos. 3.- Que el personal requerido de la institución no pueda estar dedicada en el tiempo requerido.
1.1- Que se presenten retrasos en el plan del proyecto. 1.2- Que no se pueda cumplir con las fechas definidas para la finalización de los hitos. 1.3- Que se presenten incumplimiento en la fecha de finalización del proyecto.
1.-Solicitar detalle de la HV de las personas aspirantes al los puestos establecidos. 2.-Definir detalladamente el perfil de los aspirantes a los cargos requeridos.
6
Que el costo de la aplicación ofrecida sea mayor al valor presupuestado.
Alta Moderada Moderada 7.00% 1-Que los costos de la aplicación estén por encima del valor presupuestado.
1.2-Que se adquiera una aplicación que no cuente con las funcionalidades ideales.
1.- Ajustar el presupuesto. 2.- Realizar seguimiento al presupuesto definido.
7
Que no se cuenten con los recursos tecnológicos en los tiempo definido.
Muy Alta Alta Moderada 18.00%
1.-Que el proceso de negociación interna sea demorado. 2.- Que el proveedor no haga entrega oportuna de los recursos solicitados. 3.- Que la gestión de la solicitud de los recursos se haya realizado tarde. 4.- Que la adquisición de los recursos demore más de los estimados.
1.1-Que no se pueda iniciar la operación. 1.2- Que se presenten retrasos en el plan del proyecto. 1.3- Que no se pueda cumplir con las fecha definidas para la finalización de los hitos. 1.4- Que se presenten incumplimiento en la fecha de finalización del proyecto.
1.-Se debe realizar seguimiento. 2.-Se deben generar alertas tempranas para la toma de decisiones. 3.-Involucrar a todos lo miembros del equipo en la definición de un plan de adquisición del SW o del HW.
No. Descripción del riesgo Probabilidad Impacto Vulnerabil % Riesgo Causas Efectos Control establecido
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 91
8
Que la planeación de las actividades se haya definido de forma optimista.
Moderada Alta Moderada 10.00%
1- Que las personas que participaron en la definición del plan del trabajo, no tenga la experiencia suficiente y los criterios para definir los tiempos en las actividades.
1.1- Que se presenten retrasos en el plan del proyecto. 1.2- Que no se pueda cumplir con las fecha definidas para la finalización de los hitos. 1.3- Que se presenten incumplimiento en la fecha de finalización del proyecto. 1.4- Que se generen sobrecostos en el proyecto.
1.-Se debe realizar seguimiento. 2.-Se deben generar alertas tempranas para la toma de decisiones.
9
Que no se pueda dar inicio a la fase de implementación del proyecto.
Moderada Moderada Alta 3.00%
1- Que los acuerdos de negociación y contratación se tomen mas tiempo de los definidos. 2.- Que el equipo del proyecto demore mas del tiempo estima en la toma de decisiones.
1.1- Que se deba redefinir el tiempo de implementación del proyecto. 1.2- Que se deba redefinir la salida en vivo con la aplicación.
1.-Se debe realizar seguimiento. 2.-Se deben generar alertas tempranas para la toma de decisiones.
10
Que haya resistencia al cambio de parte de los usuarios del sistema
Muy Alta Alta Alta 10.80%
1- Que no se haya definido un adecuado plan de sensibilización del proyecto dirigido a todos los usuarios de la herramienta.
1.1-Que los usuarios no se encuentren motivados en el uso de herramienta. 1.2-Que la operación se vuelva lenta.
1.- Definir planes de sensibilización dirigidos a los usuarios.
No. Descripción del riesgo Probabilidad Impacto Vulnerabil % Riesgo Causas Efectos Control establecido
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 92
11
Que el equipo del proyecto trabaje más lento de lo esperado.
Moderada Alta Moderada 10.00%
1- Que las actividades sean complejas para realizar o entender. 2- Que no se haya escogido el personal adecuado de acuerdo a sus competencias y la actividad a realizar. 3- Que el personal se encuentre desmotivado o fatigado.
1.1- Que se deba redefinir el tiempo de ejecución de las actividades. 1.2- Que se deba realizar cambios en el personal.
1.-Se debe realizar seguimiento. 2.-Se deben generar alertas tempranas para la toma de decisiones.
12
Que se requiera solicitar ajustes y nuevos requerimientos sobre la aplicación.
Alta Alta Baja 19.60%
1.-Que se presenten solicitudes imprevistas. 1.- Que para dar cumplimiento a la normatividad se deban realizar ajustes. 2.- Que se hayan omitido requerimientos importantes en la fase de reconocimiento de la aplicación.
1.1- Que se presenten retrasos en el plan del proyecto. 1.2- Que no se pueda cumplir con las fechas definidas para la finalización de los hitos. 1.3- Que se presenten incumplimiento en la fecha de finalización del proyecto. 1.4- Que se generen sobrecostos en el proyecto.
1.- Involucrar a los miembros del equipo en el seguimiento y toma de decisiones.
13
Que el personal no se encuentre capacitado en la fecha definida.
Baja Baja Muy alta 0.30%
1.-Que se presenten imprevistos que le impidan al personal capacitarse. 2.- Que el personal no esté disponible para capacitarlo. 3.- Que el ambiente de capacitación no esté disponible en la fecha definida.
1.1- Que se presenten retrasos en el plan de trabajo. 1.2- Que no se pueda dar inicio a la operación como se había definido.
1.-Se debe realizar seguimiento. 2.-Se deben generar alertas tempranas para la toma de decisiones. 3- Definir un plan detallado de capacitación.
No. Descripción del riesgo Probabilidad Impacto Vulnerabil % Riesgo Causas Efectos Control establecido
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 93
14
Que se pierda el conocimiento por rotación del personal.
Muy Baja Moderada Muy Alta 0.20%
1- Que no se hayan establecido compromisos de permanencia con la institución. 2- Que el personal capacitado en la nueva herramienta tenga ofertas externas. 3.- Que el personal incapacidades o novedades que impida su continuidad.
1.1- Que se deban asumir sobrecostos de la capacitación del nuevo personal contratado. 1.2- Que se vea afectada los indicadores y el nivel de productividad. 1.3. Que se vea afectado el cumplimiento de las actividades del plan del proyecto.
1.-Definir planes de capacitación y sentido de pertenencia. 2.-Definir un plan de incentivos para el equipo del proyecto.
15
Que los conflictos entre los miembros del equipo conduzcan a problemas en la comunicación.
Alta Muy Alta Moderada 28.00%
1- Que se presenten diferencias personales entre los miembros del equipo. 2- Que no se haya realizado una debida evaluación de competencias del personal vinculado al proyecto. 3.- Que el clima laboral no sea adecuado para el equipo de trabajo.
1.1- Que se deban asumir sobrecostos de la capacitación del nuevo personal contratado. 1.2. Que se vea afectado el cumplimiento de las actividades del plan del proyecto.
1.- Definir planes orientados al clima organizacional.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 94
CONTABILIDAD
No. Necesidad Prioridad Afecta a Situación actual Solución propuesta
N1 Generación automática de
interfaz cartera y contabilidad Alta
Áreas de generan y
consultan la
información contable y
financiera
Se siguen presentando
diferencias en el proceso
de interfaz del sistema de
crédito y contabilidad.
Aplicación en línea de los pagos directamente a la
contabilidad, evitar la manipulación de información,
mayor control en la asignación de consecutivo para los
documentos.
N2 Generación automática de
interfaz nomina y contabilidad Alta
Áreas de generan y
consultan la
información contable y
financiera
Se presentan diferencias
en el proceso de interfaz
de nomina y
contabilidad.
La información se cargue automáticamente por el
aplicativo al software de contabilidad, así evitar la
manipulación de archivos e integridad de la información.
Generar informe de conciliación y análisis de las
cuentas.
Facilitar el proceso de consolidación de prestaciones
sociales.
N3 Generación automática de
órdenes de pago Alta
Áreas que consultan la
información contable y
financiera
El proceso de compras
es manual y
descentralizado
la elaboración de la requisición, la orden de compra y la
cuentas por pagar en el sistema debe ser automática, en
línea y afectación a la contabilidad.
Anexo No. 2 Análisis de la situación actual de los procesos y la propuesta de mejoramiento.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 95
N4
Generación Automática de la
causación de obligaciones
financieras y valoración
automática de inversiones,
Ordenes de efectivo Mayores de
$3 MM
Alta
Áreas de generan y
consultan la
información contable y
financiera
Se registra en forma
manual la causación de
las obligaciones
financieras, intereses y
pagos.
El control de las
obligaciones financieras
se realiza en hoja de
cálculo de Excel.
Los pagos y
transferencias mayores
de $3.000.000 son
manuales y luego se
registran en contabilidad.
El software de estar en capacidad de generar:
La causación automática de obligaciones financieras.
Causación automática de los intereses de las
obligaciones financieras.
Causación de los pagos a capital de las obligaciones
financieras.
Control saldos.
Generación automática de cheques.
Valoración de portafolio de inversiones
Registro de Forwards y su valorización.
Pagos mediante transferencias electrónicas.
Generación automática de la interfaz de Tesorería hacia
el módulo de contabilidad.
No. Necesidad Prioridad Afecta a Situación actual Solución propuesta
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 96
N5 Generación Automática de reportes a entes de control y vigilancia
Alta
Áreas de generan y consultan la información contable y financiera
Se realiza interfaz semimanual diariamente con el consolidado del cierre diario del sistema de crédito. Los reportes gerenciales son elaborados en forma manual. El proceso de conciliación de seguros es manual y se maneja a través de outsourcing. No esta parametrizado para generar los reportes que exigen la entidad de control y vigilancia.
La interfaz debe ser automática al software de contabilidad, así evitar la manipulación de archivos y de la información. El software debe generar señales de alerta o reportes con las inconsistencias presentada, en el proceso de conciliación y análisis de las cuentas. (Bancos- Cartera- Impuestos-Seguros y otras) Facilitar el proceso de consolidación de prestaciones sociales. Debe integrar el proceso de asignación de costos y gastos por centros de costos.
SERV. ADMINISTRATIVOS - GASTOS DE VIAJE
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 97
RN Necesidad Prioridad Afecta a Situación actual Solución propuesta
N6 Categorización de Rangos de
usuarios del aplicativo. Alta Usuarios Administrador
Un solo usuario liquida y
tiene la opción de ser
administrador. Los otros
usuarios normales
pueden solicitar.
La solución debe permitir el manejo de perfiles de modo
que los usuarios administradores sean quienes liquidan
los GV, y los usuarios normales sean quienes tengan la
opción de solicitar.
N7 Categorización de centros de
costos, por zonas. Alta
Usuarios Funcionarios
administrador
Cada usuario tiene
asignado los centros de
costos a quienes solicita,
pero un solo
administrador liquida.
La solución debe permitir que cada usuario tenga
asignado su grupo de centros de costos y a su vez, el
administrador que se determine, tiene asignado las
zonas que maneja.
N8 Categorización de Funcionarios
según nivel de autorización Alta
Usuarios
Funcionarios
Administrador
Los funcionarios jefes
son autorizadores.
La solución debe permitir que se les asigne la categoría
de autorizador a aquellos funcionarios Jefes que tengan
centros de costos a cargo.
N9 Notificación por correo electrónico Alta
Usuarios
Funcionarios
Administrador
Los funcionarios jefes
son autorizadores.
El gasto de viaje después de ser diligenciado por los
usuarios asignados de acuerdo al centro de costos y
debe llegarle al jefe inmediato a través de notificación al
correo electrónico.
N10 Notificación al usuario diligenciados y al funcionario viajero
Alta Usuarios Funcionarios Administrador
La notificación no incluye información sobre el transporte aéreo.
La solución debe enviar la notificación automática en el
momento que se liquiden los gastos, con un resumen
informativo de la liquidación, alojamiento y que tenga la
opción de adicionar información del vuelo.
N11 Automatización de la contabilización de los GV
Alta Contabilidad Administrador
La liquidación de pasa impresa y contabilidad la digita.
La implementación del modulo de gastos de viaje debe
disminuir la carga operativa (digitación) al manejar
interfaz con el CGUNO.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 98
RN Necesidad Prioridad Afecta a Situación actual Solución propuesta
N12 Categorización de las tarifas de los Funcionarios de la base de datos del aplicativo.
Alta Usuarios Funcionarios Administrador
La liquidación de pasa impresa y contabilidad la digita.
La base de datos de los funcionarios de la Fundación,
debe estar categorizada en 3 rangos claros dependiendo
del cargo de cada persona en: Gerentes, Jefes y
General. Esto con el fin de que el aplicativo tome
automáticamente las tarifas establecidas para los GV de
cada funcionario de acuerdo a su perfil del cargo.
N13
Incluir la Opción de modificar
datos como el cargo y la ciudad
de pago de los gastos de viaje de
los funcionarios, por parte del
usuario que solicita los GV.
Alta Usuarios Funcionarios
Administrador
Esta opción solo la tiene
el administrador. Por el
alto nivel de cambios de
cargo y ciudades de los
funcionarios, la base de
datos no se actualiza
con regularidad.
El aplicativo debe tener la opción de que el usuario
diligenciador pueda sugerir cambios de ciudad de pago
de los gastos de viaje y cargo del funcionario, cambios
que en el momento que el administrador los liquide
pueda aceptar o rechazar los cambios.
N14 Automatizar las tarifas de Larga
Estadía Alta
Funcionarios
Administrador
La opción de larga
estadía está establecida
para más de 5 días, pero
la opción de cambio de
una tarifa a otra es
manual.
El aplicativo debe tomar de forma automática los
cambios de tarifa cuando es larga estadía es decir mayor
a 5 días.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 99
No. Necesidad Prioridad Afecta a Situación actual Solución propuesta
N15
El aplicativo debe calcular las
noches reales y los días reales de
la liquidación de GV.
Alta Funcionarios
Administrador
Este cálculo de días se
hace de forma manual.
El aplicativo debe calcular los días y las noches de
estadía, de acuerdo al calendario del mes en el cual se
va a viajar, debe dar la opción de escoger las fechas del
viaje en formato calendario, para que no haya
inconveniente con equivocación de fechas.
N16
Liquidación automática de los
gastos de viaje hecha por el
aplicativo.
Alta
Usuarios
Funcionarios
Administrador
El administrador liquida
de acuerdo a las
observaciones que le
entregue el usuario que
solicito los gastos.
La liquidación debe salir de forma automática de acuerdo
a lo que haya solicitado el usuario. El aplicativo debe dar
la opción de que el usuario diligenciador escoja lo que
desea que se liquide a cada viajero
N17 Liquidación del alojamiento Alta
Usuarios
Funcionarios
Administrador
El usuario escoge o no la
opción, si se le olvida le
queda mal liquidado.
Es necesario que el aplicativo le pregunte al usuario si
desea liquidar alojamiento y la ciudad donde lo desea.
N18 Liquidación del transporte local Alta
Usuarios
Funcionarios
Administrador
Cuando no lo necesitan
el usuario coloca la
observación. El valor se
coloca manual.
Es necesario que el aplicativo le pregunte al usuario si
desea liquidar transporte local y calcule el monto total
por días de estadía y según la ciudad de destino.
N19 Liquidación de transporte
intermunicipal o aéreo Alta
Usuarios
Funcionarios
Administrador
El usuario escoge la ruta
y el medio, horas de los
vuelos.
El usuario debería escoger la ruta real de viaje y el
aplicativo debe tomar automáticamente los recorridos
sean aéreos o terrestres intermunicipales.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 100
No. Necesidad Prioridad Afecta a Situación actual Solución propuesta
N20 Liquidación de transporte Propio. Alta
Usuarios
Funcionarios
Administrador
El usuario escoge la ruta
y hay que cambiarle la
cantidad de recorridos.
El aplicativo debe dar la opción al usuario de escoger si
el transporte es en vehículo propio, cuando esta opción
sea seleccionada, el aplicativo debe liquidar los valores
de gasolina y peajes que contenga la ruta.
N21 Liquidación de viajes periódicos. Alta
Usuarios
Funcionarios
Administrador
El usuario coloca esta
opción en las
observaciones.
El aplicativo debe dar la opción al usuario de escoger si
el viaje es periódico, en esta opción debe liquidar el
transporte diario intermunicipal de ida y regreso por el
número de días a liquidar.
N22
Liquidación de estadía cuando el
funcionario ya se encuentra en la
ciudad destino.
Alta
Usuarios
Funcionarios
Administrador
Esta opción se coloca en
las observaciones.
El aplicativo debe dar la opción de escoger si la
liquidación de gastos de viaje es porque la persona
continua en la ciudad donde está viajando, es decir, en
esta opción el aplicativo no debe liquidar el transporte
intermunicipal o el aéreo porque se contempla solo los
gastos de estadía.
N23 Liquidación del transporte
aeropuerto. Alta
Usuarios
Funcionarios
Administrador
Esta opción la liquida el
administrador según los
convenios asignados.
El aplicativo si el viaje es aéreo, debe tomar
automáticamente el servicio de transporte aeropuerto y
contemplar el valor de acuerdo a la ciudad de viaje. Esta
información debe llegar también al viajero y al usuario
diligenciador con los datos del proveedor con el cual se
tenga convenio en estas ciudades. Si en la ciudad no se
tiene convenio debe liquidar el valor del transporte
aeropuerto.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 101
No. Necesidad Prioridad Afecta a Situación actual Solución propuesta
N24 Informes para cuadres de
facturas Alta
Usuarios
Funcionarios
Administrador
Esto se hace manual.
El aplicativo debe dar la opción de sacar listados o
informes con valores incluidos por meses, de acuerdo al
servicio que uno escoja, en especial tiquetes aéreos,
alojamientos y transporte aeropuerto.
N25 Consulta de liquidaciones por
funcionario. Alta
Usuarios
Funcionarios
Administrador
Esta información solo se
puede sacar por área o
por fechas.
El aplicativo debe permitir consultar por cedula o por
nombre, los gastos de viaje liquidados para cada
funcionario en un periodo determinado.
N26
Inclusión de datos personales del
funcionario para trámite de
vuelos.
Alta
Usuarios
Funcionarios
Administrador
No se tiene la opción, es
un campo que no exige
su diligenciamiento
Para los viajes que incluyan vuelo, que haya la opción de
colocar el numero celular del funcionario.
SERV. ADMINISTRATIVOS – INFORMES VARIOS - CAJA MENOR
No. Necesidad Prioridad Afecta a Situación actual Solución propuesta
N27 Automatizar el proceso de
reportes de gastos Alta
Analista de Servicios
Administrativos
Existe un programa
llamado Infocontable, el
cual extrae la información
de CG1.
Que el programa genere reportes automáticos de gastos
de acuerdo a las necesidades, por ejemplo, reporte de
gastos consolidado por cuenta, por centro de costos
detallado, por cuenta y centro de costos detallado, todos
los informes deben tener sus respectivos presupuestos y
variaciones.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 102
No. Necesidad Prioridad Afecta a Situación actual Solución propuesta
N28 Automatizar la conciliación de
Gastos de Viaje Alta
Analista de Servicios
Administrativos
Se generan 2 archivos de
CG1 y se captura en
Excel los gastos de viaje
pendientes de conciliar
El programa debe generar un reporte automáticamente
de acuerdo a la estructura del informe (fecha del
anticipo, Numero de cedula y nombre del funcionario,
valor, No. de CP, concepto, fecha de salida y de llegada
y fecha de vencimiento
N29 Automatización para manejo de
Caja menor. Alto
Auxiliar de Servicios
admón. Y Agencias.
Actualmente se realiza
relación en Excel cuando
se va ha solicitar
reembolso de caja menor
Aplicativo que permita registrar las operaciones de la
caja menor.
N30 Digitalización de recibos de caja
provisionales media
Auxiliar de Servicios
administrativos y
Agencias
Actualmente se diligencia
de forma manual un
recibo de caja
provisional.
La solución debe generar automáticamente un recibo de
caja provisional el cual permitiera en el momento en el
que se entrega el dinero que quedara registrado en el
aplicativo como un pendiente para cuando este sea
legalizado solo sea recibir el soporte porque ya se
encuentra registrado.
N31 Cuadre de Caja Menor media
Auxiliar de Servicios
administrativos y
Agencias
Actualmente se Elabora
una relación en Excel
La solución debe generar reportes para realizar cuadres
de caja menor.
N32 Reportes media
Auxiliar de Servicios
administrativos y
Agencias
Actualmente no hay una
herramienta para realizar
reportes sobre los
tiempos y valores
cancelados por caja
menor.
La solución debe permitir generar reportes de
conceptos, tiempos, y departamentos usuarios de la
caja menor.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 103
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS – ACTIVOS FIJOS
No. Necesidad Prioridad Afecta a Situación actual Solución propuesta
N33 Tener información de todos los
activos fijos del la Fundación Alto
Auxiliar de Servicios
admón.
Contabilidad cuenta con
la información en CG1
El aplicativo debe tener información detallada del activo
fijo con campos como: Número de placa, fecha de
compra, descripción de activo con características,
proveedor, No. de factura, fecha de factura, fecha de
vencimiento de la garantía, centro de costos donde está
ubicado el activo, valor de compra, valor depreciación,
valor en libros, la información debe estar desagregada
por grupo
No. Necesidad Prioridad Afecta a Situación actual Solución propuesta
N34 Administrar altas Alta
Auxiliar de Servicios
administrativos
Agencias
Se pasa la factura a
contabilidad y registran
en su sistema
La solución debe tener un modulo de altas que asigne el
numero de la placa del activo que se está adquiriendo en
forma automática y consecutiva con todos los campos
detallados en la hoja de vida del activo.
N35 Modulo de administración Alta Auxiliar de Servicios
administrativos
Actualmente se cuenta
con modulo para realizar
movimientos, pero estos
no quedan registrados en
ninguna base de datos.
La solución debe permitir buscar por placa el activo para
generar el movimiento y que este quede registrado en la
hoja de vida del activo. Igualmente debe tener la
posibilidad de registrar nuevamente el recibo de los
activos que se encuentren en mantenimiento, debe
generar un reporte impreso del movimiento.
N36 Administrar las bajas Alta Auxiliar de Servicios
administrativos
Se realiza un acta
manual con la
información del activo y
se presenta a Gerencia
Administrativa para
aprobación.
La solución debe tener el modulo de bajas, que permita
buscar por placa y realizarlas de acuerdo a los
parámetros establecidos por ejemplo: Donación, venta,
obsolescencia, hurto, debe contener la fecha en la que
se está realizando la baja y debe quedar registrada en la
hoja de vida del activo.
N37 Generación de reportes de
control por periodos. Alto
Auxiliar de Servicios
administrativos Actualmente No existen
La solución debe permitir generar de forma combinada
reportes de control por periodo (diarios, mensuales,
anuales, etc.). Que contengan información como:
Numero de activos adquiridos en un periodo .
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 104
GERENCIA FINANCIERA – SEGUROS
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N38
Automatización del cálculo de
primas de seguro de vida
deudores clientes y generación
de informes.
Alta
Áreas que generan y
consultan la
información contable y
financiera, y
proveedores, clientes.
El sistema de crédito
calcula la prima sobre el
plan de pagos, y no sobre
el saldo de la deuda,
razón por la cual se
reliquidar la prima.
Automatización del proceso de cálculo de primas y
generación reportes.
No. Necesidad Prioridad Afecta a Situación actual Solución propuesta
N39
Automatización del cálculo de
prima de seguro contra todo
riesgo motocicletas clientes.
Alta
Áreas que generan y
consultan la
información contable y
financiera, y
proveedores, clientes.
El sistema liquida sobre
el monto total financiado
del préstamo que incluye
el valor del bien, el SOAT
y la matricula, siendo lo
correcto calcular solo
sobre el valor del bien,
razón por la cual se
reliquida la prima y se
consolida de forma
manual en Excel de la
información obtenida del
servidor consolidado de
crédito
Automatización del proceso de cálculo y reportes.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 105
No. Necesidad Prioridad Afecta a Situación actual Solución propuesta
N40
Automatización del cálculo de
prima de seguro de incendio
clientes.
Alta
Áreas que generan y
consultan la
información contable y
financiera, y
proveedores, clientes.
El sistema liquida sobre
el monto total financiado,
lo correcto es calcular
solo sobre el valor
comercial de la
construcción de acuerdo
al avalúo.
Automatización del proceso de cálculo y reportes.
N41
Programa para realizar
escenarios en el cálculo de
primas de seguros de nuevos
productos
Alta
Áreas que generan y
consultan la
información contable y
financiera, y
proveedores
Actualmente no se
cuenta con una
herramienta para realizar
dichos cálculos.
Programa 100% parametrizable para realizar el cálculo
de la prima de seguros de nuevos productos y generar.
N42
Automatización en la generación
de reportes estadísticos de
seguros
Alta
Áreas que generan y
consultan la
información contable
y proveedores
Actualmente no se
cuenta con una
herramienta para generar
reportes estadísticos de
seguros.
Automatización en la generación de reportes
estadísticos.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 106
GERENCIA FINANCIERA – NOMINA
N43
Proceso Automático de Interfaz
contable con nomina SRH
Alta
Áreas que generan y
consultan la
información contable y
financiera.
Se genera el archivo
plano en el sistema de
nomina (tiene
restricciones hasta 1.000
hojas de vida) para subir
a la contabilidad de
acuerdo a la estructura
dada por el área de
contabilidad en el sistema
CG-1, no presento ningún
inconveniente en el
cargue de la información.
El ERP debe ser 100% parametrizable para generar el
proceso de interfaz automática con el software de
recursos humanos y nomina.
GERENCIA FINANCIERA – PLANEACIÓN
N44
Seguimiento de contabilidad vs.
presupuesto en estado de
resultados y balance general total
y por centros de costos
Media Gerencia Financiera,
Dirección Ejecutiva
Se realiza en formatos de
Excel y se realiza el
empalme
El software debe tener la opción de registras rubros
presupuestados iguales a los rubros que se llevan
contablemente
N45
Actualización del presupuesto: al
cierre de cada mes actualizar la
cifras reales y sensibilizar el
resultado ante los cambios
observados tanto en estado de
resultados como en balance
presupuestado
Media
Planeación, Gerencia
Financiera y Dirección
ejecutiva
Se realiza en formatos de
Excel
Se debe tener la opción que se generen presupuestos
evolutivos en los cuales se tomen los datos contables se
actualice el mes correspondiente y poder analizar el
presupuesto resultante.
N46
Automatización del presupuesto:
Poder parametrizar variables
relevantes y construir escenarios.
Media
Planeación, Gerencia
Financiera y Dirección
ejecutiva
Se realiza en formatos de
Excel
ERP 100% parametrizable para la creación de
escenarios y proyecciones de presupuesto.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 107
GERENCIA TECNOLOGÍA
N47
Recibir y diligenciar el formato de
recepción de activos
tecnológicos.
Alta Auxiliar de
Infraestructura
Actualmente se hace un
ingreso a Remisiones.
La solución debe tener un modulo donde se diligencia la
recepción de los activos de tecnología, incluyendo sus
características.
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N48 Actualizar Archivo de activos
Fijos Tecnológicos. Alta
Auxiliar Gerencia
Tecnológica y
Practicante
La persona encargada de
la realización de
remisiones informa al
administrador del
inventario
El registro del ingreso del activo actualice
automáticamente el inventario
N49
Diligenciar ficha técnica del activo
tecnológico, que se envía a
Contabilidad para registre el
activo Fijos con las
características detalladas.
Alta Aux. Gerencia de
tecnología
Actualmente la Ficha
técnica se diligencia
manualmente.
La solución debe manejar la ficha técnica que permita
registrar las características de los N48equipos con sus
respectivas actualizaciones o cambios.
N50 Demora en la llegada de la ficha
técnica a contabilidad Alta
Aux. Gerencia de
tecnología
Actualmente la Ficha
técnica pasa por
demasiadas manos para
llegar a su destino Final
La solución debe enviar automáticamente la ficha técnica
a Contabilidad.
N51 Control del traslado de equipos Alta Aux. infraestructura y
practicante
Se hace por el aplicativo
de remisión
Se requiere que dichos movimientos queden
actualizados automáticamente en el aplicativo de Activos
Fijos.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 108
TALENTO HUMANO – SRH.
N52 Gestión de la Liquidación de las
Prestaciones Sociales Baja Auxiliar de Nómina
Actualmente se realiza la
operación en la aplicación
de QUERYX*SRH.
Autonomía total para definir y liquidar prestaciones
legales y extralegales.
N53 Gestión de la Liquidación de las
Prestaciones Sociales Baja Auxiliar de Nómina Ibídem
Garantía permanente de actualización ante posibles cambios de las disposiciones legales en materia de prestaciones sociales.
N54 Gestión de la Liquidación de las
Prestaciones Sociales Baja Auxiliar de Nómina Ibídem
Completamente integrado al módulo de liquidación de nómina, evitando duplicidad del trabajo.
N55 Gestión de la Liquidación de las
Prestaciones Sociales Baja Auxiliar de Nómina
Actualmente se realiza la
operación en la aplicación
de QUERYX*SRH.
Registro histórico de períodos de vacaciones pendientes, así como de vacaciones disfrutadas (Libro de Vacaciones).
N56 Gestión de la Liquidación de las
Prestaciones Sociales Baja Auxiliar de Nómina Ibídem
Generación automática de los informes de renta de las prestaciones sociales, una vez consolidados
N57 Gestión de Hoja de Vida Baja Auxiliar de Seguridad Social Ibídem
Manejo integral y unificado de toda la información del empleado y sus beneficiarios.
N58 Gestión de Hoja de Vida Baja Auxiliar de Seguridad Social Ibídem
Consultas y listados de empleados con cualquier combinación de parámetros para su selección
No. Necesidad Prioridad Afecta a Situación actual Solución propuesta
N59 Gestión de Hoja de Vida Baja Auxiliar de Seguridad Social Ibídem
Manejo de información histórica detallada con rastros de auditoría.
N60 Gestión de Hoja de Vida Baja Auxiliar de Seguridad Social Ibídem
Posibilidad de definir información relevante únicamente para su tipo de negocio.
N61 Gestión de Hoja de Vida Baja Auxiliar de Seguridad Social Ibídem
Control detallado del estado actual y la evolución de la estructura de planta de personal.
N62 Gestión de Hoja de Vida Baja Auxiliar de Seguridad Social Ibídem
Se puede analizar el cambio histórico de su compañía a través de la evolución de la estructura de planta y la trayectoria de cada uno de sus empleados en la planta.
N63 Gestión de Hoja de Vida Baja Auxiliar de Seguridad Social Ibídem
Manejo de empleados que no afecten la planta de personal permanente o de forma temporal.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 109
No. Necesidad Prioridad Afecta a Situación actual Solución propuesta
N64 Gestión de Viáticos Baja Auxiliar Servicios Ibídem Registro y cruce de anticipos y legalizaciones.
N65 Gestión de Viáticos Baja Auxiliar Servicios Ibídem Control de costos mediante tabla de tarifas autorizadas por "tipo de viático" y por "tipo de nómina".
N66 Gestión de Viáticos Baja Auxiliar Servicios Ibídem Control de costos mediante tabla de tarifas autorizadas por "tipo de viático" y por "tipo de nómina".
N67 Gestión de Viáticos Baja Auxiliar Servicios Ibídem Manejo de vencimiento de legalización y descuento automático de los no legalizados.
N68 Gestión de Viáticos Baja Auxiliar Servicios Ibídem Definición de tarifas de acuerdo a la ciudad del viaje y manejo de múltiples hoteles
N69 Gestión de Viáticos Baja Auxiliar Servicios Ibídem Registro histórico de anticipos y legalización por cada concepto de viático o gastos de viaje
N70 Gestión de Cartera de Prestamos Baja Auxiliar de Seguridad Social Ibídem
Múltiples posibilidades de préstamos mediante el cruce de "tipo de préstamo" y "forma de pago".
N71 Gestión de Cartera de Prestamos Baja Auxiliar de Seguridad Social Ibídem
Información completa y en línea del estado de cuenta de los empleados
N72 Gestión de Cartera de Prestamos Baja Auxiliar de Seguridad Social Ibídem
Completa parametrización y autonomía para la administración de la cartera de los empleados
N73 Gestión de Cartera de Prestamos Baja Auxiliar de Seguridad Social Ibídem
Analizar en línea los diferentes planes de pago, dependiendo de las condiciones pactadas.
N74 Gestión de Cartera de Prestamos Baja Auxiliar de Seguridad Social Ibídem
Analizar la capacidad de endeudamiento del solicitante del crédito.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 110
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N75 Gestión de Cartera de Prestamos Baja Auxiliar de Seguridad Social
Actualmente se realiza la
operación en la aplicación
de QUERYX*SRH.
Se pueden efectuar re liquidaciones y refinanciamiento de un préstamo existente, a través de una simple operación
N76 Gestión de Cartera de Prestamos Baja Auxiliar de Seguridad Social Ibídem
Extractos de cartera detallados por empleado. Permite comprometer para el pago de los préstamos de cualquier tipo de conceptos, tales como primas, cesantías, etc.
N77 Gestión de la Evaluación de
Desempeño Baja Auxiliar de
Capacitación Ibídem Información inmediata del desempeño del personal, a cualquier nivel (directivos o subalternos)
N78 Gestión de la Evaluación de
Desempeño Baja
Auxiliar de Capacitación Ibídem
Agilidad en la toma de decisiones que involucran el desempeño del personal.
N79 Gestión de la Evaluación de
Desempeño Baja Auxiliar de
Capacitación Ibídem Seguimiento en el cumplimiento de metas.
N80 Gestión de la Evaluación de
Desempeño Baja Auxiliar de
Capacitación Ibídem Registro de lo planeado y ejecutado del período evaluado.
N81 Gestión de la Evaluación de
Desempeño Baja Auxiliar de
Capacitación Ibídem Capacitación del empleado por requerimiento de la evaluación.
N82 Gestión de Bienestrar Social Baja Auxiliar de Bienestar Social Ibídem
Utilización racional del recurso destinado al bienestar social y promoción del personal.
N83 Gestión de Bienestar Social Baja Auxiliar de Bienestar Social Ibídem
Posibilidad de mostrar resultados y generar un ambiente de bienestar general.
N84 Gestión de Bienestar Social Baja Auxiliar de Bienestar Social Ibídem
Acceso de la información actualizada de los cursos realizados por los empleados.
N85 Gestión de Bienestar Social Baja Auxiliar de Bienestar Social Ibídem Control Presupuestal.
N86 Gestión de Selección y
Contratación Baja Auxiliar de Talento
Humano Ibídem Banco de hojas de vida, disponible en todo momento.
N87 Gestión de Selección y
Contratación Baja Auxiliar de Talento
Humano Ibídem Toma de decisiones teniendo en cuenta empleados y prospectos.
N88 Gestión de Selección y
Contratación Baja Auxiliar de Talento
Humano Ibídem Agilidad para satisfacer requisiciones de personal.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 111
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N89 Gestión de Selección y
Contratación Baja Auxiliar de Talento
Humano Ibídem Automatización del proceso de contratación.
N90 Gestión de Selección y
Contratación Baja Auxiliar de Talento
Humano Ibídem Manejo independiente de las hojas de vida de prospectos
N91 Gestión de Capacitación Baja Auxiliar de Talento Humano Ibídem
Utilización racional del recurso destinado al bienestar social y promoción del personal.
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N92 Gestión de Capacitación Baja Auxiliar de Talento Humano Ibídem
Posibilidad de mostrar resultados y generar un ambiente de bienestar general.
N93 Gestión de Capacitación Baja Auxiliar de Talento Humano Ibídem
Acceso de la información actualizada de los cursos realizados por los empleados.
N94 Gestión de Capacitación Baja Auxiliar de Talento Humano Ibídem Control Presupuestal.
N95 Gestión Salud Ocupacional y Seguridad Industrial
Baja Auxiliar de Bienestar. Ibídem Disminución sustancial en los aportes a las ARP´s, mediante la definición de un "Panorama de Riesgos" real.
N96 Gestión SO y Seguridad Industrial Baja Auxiliar de Bienestar. Ibídem Administración racional de dotaciones
N100 Gestión SO y Seguridad Industrial Baja Auxiliar de Bienestar. Ibídem Disminución de accidentes laborales y gastos por este concepto
N101 Gestión SO y Seguridad Industrial Baja Auxiliar de Bienestar. Ibídem Seguimiento a las maquinarias y equipos
N102 Gestión SO y Seguridad Industrial Baja Auxiliar de Bienestar. Ibídem Integrado al módulo de liquidación de nómina
N103 Gestión SO y Seguridad Industrial Baja Auxiliar de Bienestar. Ibídem Disminución de los accidentes laborales y sus pérdidas catastróficas por atacar a tiempo los riesgos con alto grado de peligrosidad
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 112
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N104 Gestión SO y Seguridad Industrial Baja Auxiliar de Bienestar. Ibídem Reporte a tiempo de un accidente de trabajo a la ARP y establecer las medidas preventivas para que no vuelva a ocurrir
N105 Gestión SO y Seguridad Industrial Baja Auxiliar de Bienestar. Ibídem Disminución de la tasa de accidentalidad con la asignación racional y adecuada de la dotación
N106 Gestión SO y Seguridad Industrial Baja Auxiliar de Bienestar. Ibídem Evitar costosos accidentes por el deterioro o falla de los elementos de dotación
N107 Gestión de Liquidación de Nomina
Baja Auxiliar de Nómina Ibídem Máxima autonomía en la definición de conceptos de pago o descuento.
N108 Gestión de Liquidación de Nomina
Baja Auxiliar de Nómina Ibídem Automatización del ingreso de novedades.
N109 Gestión de Liquidación de Nomina Baja Auxiliar de Nómina Ibídem
Manejo confiable de grandes volúmenes de información, con óptimos tiempos de respuesta.
N110 Gestión de Liquidación de Nomina Baja Auxiliar de Nómina Ibídem
La parametrización permite independencia y control de los cambios de ley.
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N111 Gestión de Liquidación de Nomina Baja Auxiliar de Nómina Ibídem
Posibilidad de generación de pre nóminas, cuantas veces se necesite, para detección y corrección de errores.
N112 Gestión de Liquidación de Nomina
Baja Auxiliar de Nómina Ibídem Generación selectiva de liquidación para toda la compañía o para el grupo de empleados cualquiera.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 113
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N113 Gestión de Liquidación de Nomina Baja Auxiliar de Nómina Ibídem
Generación automática de medios magnéticos para pagos ante entidades financieras y de listados de ley.
N114 Gestión de Liquidación de Nomina Baja Auxiliar de Nómina Ibídem
Posibilidad de pago de aportes a entidades externas, directamente o a través de interfaz con el área de tesorería
N115 Interfaz Contable Baja Auxiliar de Nomina Ibídem Cargue automático de la relación contable de los gastos de personal.
N116 Interfaz Contable Baja Auxiliar de Nomina Ibídem Se evita la doble digitación y disminución de errores en el sistema contable.
N117 Interfaz Contable Baja Auxiliar de Nomina Ibídem Se realizan pagos a empleados o a terceros, por diversas modalidades.
N118 Interfaz Contable Baja Auxiliar de Nomina Ibídem Se puede tener independencia del departamento de Tesorería, realizando sus propios pagos.
N119 Interfaz Contable Baja Auxiliar de Nomina Ibídem Alta parametrización en la definición de movimientos a cuentas contables, permitiendo fácilmente realizar ajustes a las mismas.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 114
SRH - MODIFICACIONES AJUSTES REALIZADOS ACTUALMENTE
N120 Plan de Vacaciones. Alta Auxiliar de Nomina
Actualmente se está
ajustando la aplicación
QUERYX*SRH – Modulo
Liquidación de
prestaciones.
Se requiere crear una forma de Plan de
Vacaciones, que una vez diligenciada por el
usuario cargue automáticamente la programación
de vacaciones. Además de periodos pendientes y
notificación electrónica al empleado por cargo,
teniendo en cuenta cargo, localidad, fecha de
vencimiento y si requiere controlar la disponibilidad
de reemplazo para vacaciones, un listado de
supernumerarios con la programación de
vacaciones que se está llevando a cabo.
GESTION DE TESORERIA – APLICACIÓN GESTION DE TESORE RIA (Actualmente los siguientes requerimientos fueron contemplados en la herramienta de Gestión de Tesorería. Cabe señalar que la herramienta en algunos de los procesos realiza conexión con el sistema de crédito para obtener o proporcionarle información.)
N121 Gestión de entidades bancarias, de la Fundación. Baja Analista de Tesorería.
Auxiliar de Tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de Gestión de
Tesorería.
Mediante esta opción, el usuario podrá realizar el
mantenimiento básico de las entidades bancarias
con las que trabaja la fundación. Se registra el
NIT, el código de bancos (Los dos dígitos estándar)
y el nombre de la entidad.
N122 Gestión de tipos de cuentas. Baja Analista de Tesorería. Auxiliar de Tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de Gestión de
Tesorería
Mediante esta opción, el usuario puede realizar el
mantenimiento básico de los tipos de cuenta que
se manejan en una entidad bancaria.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 115
GESTION DE TESORERIA – APLICACIÓN GESTION DE TESORERIA (Actualmente los siguientes requerimientos fueron contemplados en la herramienta de Gestión de Tesorería. Cabe señalar que la herramienta en algunos de los procesos realiza conexión con el sistema de crédito para obtener o proporcionarle información.)
N123 Gestión de cuentas bancarias, de la fundación. Baja
Analista de Tesorería. Auxiliar de Tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de Gestión de
Tesorería.
Mediante esta opción, el usuario puede realizar el
mantenimiento básico de las cuentas bancarias
que tiene la Fundación. Aquí puede registrar el
número de cuenta, el tipo de cuenta, entidad en la
que se tiene la cuenta, nombre corto de la cuenta
(nombre significativo para el usuario) y una
descripción personalizada de la cuenta, (por
ejemplo, registrar información sobre de qué
agencia es la cuenta, o para que se utiliza).
N124 Gestión del registro de saldos diarios en cuentas de bancos.
Baja Analista de Tesorería. Auxiliar de Tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de Gestión de
Tesorería.
Mediante esta opción el usuario puede realizar el
ingreso de los saldos diarios que se tienen en cada
cuenta que utiliza la fundación.
Esta información se ingresa de manera diaria, por
tanto el sistema pedirá al usuario que introduzca
una fecha de saldos en banco. el sistema valida o
restringe que solo se pueda meter información de
saldos una sola vez, para cada día.
La información de estos saldos diarios en bancos
es utilizada por el informe de flujo de caja diario,
como información base principal.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 116
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N125 Informe flujo diario "caja", aprovisionamiento. Baja Analista de Tesorería.
Auxiliar de Tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Mediante esta opción el usuario puede imprimir,
ver en presentación preliminar, exportar a Excel o
formato pdf, el informe diario "caja.
El informe puede ser sacado en cualquier momento
del día, de tal forma que se convierta en una
herramienta de trabajo del usuario.
Los informes son 3: informe de caja detallado.
Informe de caja resumido, informe de caja
proyectado.
N126
Informe flujo diario "bancos mediante esta opción el usuario podrá imprimir, ver en presentación preliminar, exportar a Excel o formato pdf, el informe de flujo diario "bancos.
Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
El informe puede ser sacado en cualquier momento
del día, de tal forma que se convierte en una
herramienta de trabajo del usuario. Este reporte,
valida que se haya digitado la información de
saldos diarios en cuentas de banco, para que este
pueda ser generado. Si no se han digitado o faltan
algunas cuentas, se lo informa al usuario, para que
este tenga en cuenta que falta realizar esta labor.
Una vez realizada la validación de saldos diarios
en bancos, se conecta al sistema de crédito, y
obtiene la información de cada agencia con
respecto a consignaciones, para registrarla en el
informe. El informe basado en el diseño entregado
por la fundación, el reporte contiene los siguientes
columnas:
1) # cuenta bancaria,
2) Nombre corto cuenta,
3) Saldo en bancos a la fecha,
4) Consignación en efectivo,
5) Cheques recibidos
6) Disponible en bancos,
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 117
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N127 Configuración de montos máximos en caja, caleta y agencias.
Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Mediante esta opción, el usuario puede configurar
los montos máximos permitidos en cada una de las
partes de almacenamiento de dinero en una
agencia.
Podrá configurar el monto máximo en caja (ej:
1.500.000), caleta ($ 3.000.000), caja fuerte
agencia ($20.000.000) y valor a consignar.
Esta configuración se puede hacer para todas las
agencias, o se podrá hacer exclusiva por agencia o
con el filtro de la información que el usuario desee
generar.
Para cada lugar (caja, caleta, caja fuerte), se
podrán configurar tres puntos de aviso (ejemplo:
50% -> aviso al cajero, para que se prepare a
mover dinero. 80% -> aviso al jefe superior, y al
cajero. 100% -> aviso al jefe, al cajero y aviso al
departamento financiero).
N128 Porcentaje máximo de variación de saldos en bancos. Baja
Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería.
Mediante esta opción, el usuario puede configurar
el porcentaje máximo de variación de saldos en
bancos.
N129 Correos electrónicos a quienes se dará aviso en cada oportunidad.
Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Mediante esta opción el usuario podrá configurar
los correos electrónicos a quienes se les
dispararán la información, cuando un evento de
información ocurra en alguno de los lugares de
almacenamiento de dinero (caja, caleta, caja
fuerte).
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 118
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N130 Alertas al usuario de mensajes sin leer. Baja Analista de tesorería.
Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Opción mediante la cual el usuario de operaciones,
puede leer los mensajes de notificaciones de topes
por superar o topes superados, en cada una de las
agencias.
Esta opción permite leer los mensajes de control
de efectivo en agencias, que disparará el
aplicativo.
Son mensajes propios del sistema, y solo los verán
los usuarios autorizados.
Cuando el usuario inicia sesión en el sistema alerta
sobre mensajes pendientes sin leer.
N131 Revisión de disponibilidad de efectivo en agencias. Baja Analista de tesorería.
Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
El sistema web, permite al usuario realizar la
revisión de la cantidad de efectivo en cada una de
las 80 agencias.
Con esta opción se podrá ver, cuanto hay en cada
caja, cuanto hay en la caleta y cuanto hay en la
caja fuerte de la agencia.
N132 Informe flujo diario "centro de efectivo”
Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Mediante esta opción el usuario puede imprimir,
ver en presentación preliminar, exportar a Excel o
formato pdf, el informe de flujo diario "centro de
efectivo”
el informe puede ser sacado en cualquier momento
del día, de tal forma que se convierta en una
herramienta de trabajo del usuario.
Este reporte, valida que se haya cargado la
información de consignación o aprovisionamientos
de efectivo en cada una de las agencias, para que
este pueda ser generado.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 119
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N133 Informe "variaciones significativas" Baja Analista de tesorería.
Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Mediante esta opción el usuario puede, imprimir,
ver en presentación preliminar o exportar a Excel o
formato pdf, el informe de variaciones
significativas.
Este informe puede ser sacado en cualquier
momento del día. Este informe valida que se haya
digitado la información de fondos y encargos, para
poder generarse el mismo.
Permite realizar filtros por rango de fechas, para la
generación.
El informe contiene las siguientes columnas: 1) Fecha corte, 2) Tipo de producto 3) Entidad financiera, 4) Valor (fecha ayer), 5) Valor (fecha hoy), 6) Variación, indicador 7) Observación.
Este informe permite ver el detalle y el resumen
total por cada banco, inversión y centro de efectivo.
N134
Modificación del sistema de caja, para generar alerta visual al cajero cuando ya está en topes, de la caja.
Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Mediante esta opción el usuario cajero, puede
recibir alertas visuales, que le indican que ya está
llegando al tope, en su caja. Cada alerta se
muestra en cada tope configurado en las opciones
anteriores (por ejemplo: 50%, 80%, 100%), y se
mostrará como un mensaje de alerta, cada que
realice una transacción. Este mensaje de alerta
solo dejará de aparecer, cuando el cajero registre
en el sistema el traslado del dinero de un lugar a
otro.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 120
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N135
Modificación del sistema de caja, para generar alerta visual al cajero principal cuando ya está cercano o ha superado el tope de valor a consignar.
Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Mediante esta opción el usuario cajero principal,
puede recibir alertas visuales, que le indican que
ya está llegando al tope, del valor a consignar. La
alerta muestra un mensaje cada que realice una
transacción. Este mensaje de alerta solo deja de
aparecer, cuando el cajero registre en el sistema el
traslado del dinero a consignar.
N136
Disparar correos, de alertas, para personal responsable de control y seguimiento, de topes en lugares donde va el dinero.
Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Esta opción la ejecuta el sistema, sin intervención
del usuario. Cada que los tres niveles de topes
que se tienen, se alcancen, el sistema disparará un
correo electrónico, con copia a cada una de las
personas que se han configurado para ello. Este correo lleva el mensaje y el asunto que se
definieron en las opciones de configuración, y dará
el aviso utilizando este medio (e. Mail) de los
montos alcanzados en una caja, en una caleta o en
una caja fuerte de una de las agencias.
N137 Parametrización, valor máximo de descuadre en cuadre de caja.
Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación del sistama
El sistema permite configurar el valor máximo
permitido de descuadre en caja.
N138
Parametrización,
denominaciones de billetes y
monedas para cuadre de caja.
Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación operativa
El sistema permite ingresar la cantidad de billetes
y monedas por denominación.
N139 Modificación de impresión de partida de cuadre Baja
Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de sistema de
crédito
El sistema de crédito, imprime un cuadre de caja.
Este tiene una modificación para que se incluya en
el, el número de intentos de cuadre realizados, y la
nota explicativa de descuadre introducida por el
cajero, en aquellos casos donde se exceda el
numero de cuadres permitidos.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 121
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N140 Registro de traslado de dinero, de un lugar al otro.
Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Mediante esta opción el usuario cajero, puede
realizar el traslado de dinero de un lugar de
almacenamiento a otro (por ejemplo, de la caja a la
caleta, o de la caleta a la caja fuerte).
N141 Gestión de tasas referenciales. Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Mediante esta opción, el usuario puede realizar el
mantenimiento básico de las tasas referenciales
correspondientes a las obligaciones contraídas por
la fundación.
N142 Gestión de obligaciones financieras.
Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Mediante esta opción, el usuario puede realizar el
mantenimiento básico de las obligaciones
financieras correspondientes a las obligaciones
contraídas por la fundación.
N143 Registro de pagos de obligaciones financieras. Baja
Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Mediante esta opción el usuario puede realizar el
ingreso de los pagos de las obligaciones,
detallando las cuotas afectadas y el valor de
intereses y capital a pagar, así como la fuente de
recursos (cuenta bancaria o fondo) con el cual se
va a realizar el pago.
N144 Informe "ficha de obligación" Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Mediante esta opción el usuario puede, imprimir,
ver en presentación preliminar o exportar a Excel o
formato pdf, el informe de ficha de obligación.
N145 Opción para generación de informe "provision de interes" Baja Analista de tesorería.
Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Mediante esta opción el usuario podrá, imprimir,
ver en presentación preliminar o exportar a Excel o
formato pdf, el informe de provisión de interés.
N146 Generación de informe "pagos por mes" Baja
Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería. Ibidem
Mediante esta opción el usuario puede, imprimir,
ver en presentación preliminar o exportar a Excel o
formato pdf, el informe de ficha de obligación.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 122
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N147 Generación de informe "detalle de obligaciones"
Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Mediante esta opción el usuario puede, imprimir,
ver en presentación preliminar o exportar a Excel o
formato pdf, el informe de detalle de obligaciones.
N148 Generación de informe "cupo utilizado" Baja Analista de tesorería.
Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Mediante esta opción el usuario puede, imprimir,
ver en presentación preliminar o exportar a Excel o
formato pdf, el informe de cupo utilizado.
N149 Generación de informe "cupo utilizado (cp/lp)"
Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Mediante esta opción el usuario puede, imprimir,
ver en presentación preliminar o exportar a Excel o
formato pdf, el informe de cupo utilizado (cp/lp).
N150
Parametrización interfaz contable, para pasar la creación de obligaciones y pagos de las mismas.
Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
Se configura la interfaz contable para que pase
información e creaciones de obligaciones y de los
distintos pagos de la misma.
N151
Contingencia: opción para digitación de información dictada con base en los reportes generados en la agencia fuera de línea.
Baja Analista de tesorería. Auxiliar de tesorería.
Actualmente se realiza la
operación en la
aplicación de gestión de
tesorería
El sistema brinda una opción mediante la cual un
usuario con privilegios podrá digitar, la información
generada en los reportes de contingencia, para que
se actualice la información en el sistema central
cuando la agencia está fuera de línea.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 123
REPORTES DE SUPERFINANCIERA PARA EL ÁREA DE CRÉDITO S
N152 Reportes de SUPERFINANCIERA Alta Pendiente por definir
Actualmente los reportes se generan manualmente.
El sistema debe tener la opción de generar los
siguientes reportes: El reporte de Colocaciones por
modalidad de crédito, el cual es exigido con una
periodicidad Semanal.
N153 Reportes de SUPERFINANCIERA Alta Pendiente por definir
Actualmente los reportes se generan manualmente.
El sistema debe tener la opción para generar el
siguiente reporte: El reporte de Evaluación de la
Cartera de Créditos, el cual es exigido con una
periodicidad Mensual.
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N154 Reportes de SUPERFINANCIERA Alta Pendiente por definir
Actualmente los reportes se generan manualmente.
El sistema debe tener la opción de generar el
siguiente reporte: El reporte de Informe de Tarjetas
de Crédito el cual es exigido con una periodicidad
Mensual.
N155 Reportes de SUPERFINANCIERA
Alta Pendiente por definir Actualmente los reportes se generan manualmente.
El sistema debe tener la opción generar el
siguiente reporte: El reporte de Tasas de Interés
por modalidad de crédito el cual es exigido con
una periodicidad Mensual.
N156 Reportes de SUPERFINANCIERA Alta Pendiente por definir
Actualmente los reportes se generan manualmente.
El sistema debe tener la opción de diligenciamiento
y emisión del siguiente reporte: El reporte de Tasas
y Desembolsos – Bancos el cual es exigido con
una periodicidad Mensual.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 124
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N157 Reportes de SUPERFINANCIERA Alta Pendiente por definir
Actualmente los reportes se generan manualmente.
El sistema debe tener la opción de diligenciamiento
y emisión del siguiente reporte: El reporte de
Desembolsos por modalidad de Crédito el cual es
exigido con una periodicidad Mensual.
N158 Reportes de SUPERFINANCIERA
Alta Pendiente por definir Actualmente los reportes se generan manualmente.
El sistema debe tener la opción de diligenciamiento
y emisión del siguiente reporte: El reporte de
Desembolsos de Cartera Hipotecaria el cual es
exigido con una periodicidad Mensual.
N159 Reportes de SUPERFINANCIERA
Alta Pendiente por definir Actualmente los reportes se generan manualmente.
El sistema debe tener la opción de diligenciamiento
y emisión del siguiente reporte: El reporte de
Histórico de Tasas y Desembolsos hasta abril de
2002 el cual es exigido con una periodicidad
Mensual.
N160 Reportes de SUPERFINANCIERA Alta Pendiente por definir
Actualmente los reportes se generan manualmente.
El sistema debe tener la opción de diligenciamiento
y emisión del siguiente reporte: El reporte de Total
de Operaciones Activas de Crédito el cual es
exigido con una periodicidad Trimestral.
Ventajas y beneficios de contar con un sistema ERP en el Sector de las Microfinanzas Página 125
No. Necesidad Prioridad Afecta a: Situación actual: Solución propuesta:
N161 Reportes de SUPERFINANCIERA Alta Pendiente por definir
Actualmente los reportes se generan manualmente.
El sistema debe tener la opción de diligenciamiento
y emisión del siguiente reporte: El reporte por
Sector Económico el cual es exigido con una
periodicidad Trimestral.
N162 Reportes de SUPERFINANCIERA
Alta Pendiente por definir Actualmente los reportes se generan manualmente.
El sistema debe tener la opción de diligenciamiento
y emisión del siguiente reporte: El reporte de
Concentración Operaciones Activas de Crédito el
cual es exigido con una periodicidad Trimestral.
N163 Reportes de SUPERFINANCIERA Alta Pendiente por definir
Actualmente los reportes se generan manualmente.
El sistema debe tener la opción de diligenciamiento
y emisión del siguiente reporte: El reporte de
Endeudamiento Público el cual es exigido con una
periodicidad Trimestral.
N164 Reportes de SUPERFINANCIERA
Alta Pendiente por definir Actualmente los reportes se generan manualmente.
El sistema debe tener la opción de diligenciamiento
y emisión de los siguiente reportes: El reporte de
Operaciones Activas / Pasivas por municipios el
cual es exigido con una periodicidad Trimestral.