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1. POLÍTICAS:

1.1. Normalizar toda la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de CESSA.

1.2. Registrar toda la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de CESSA

2. OBJETIVO: Establecer y definir los métodos y prácticas que se deben cumplir para

elaborar los documentos que se relacionan con el Sistema de Gestión de la Calidad de

CESSA

3. ALCANCE: Aplica a la elaboración de todos los documentos del Sistema de Gestión

de la Calidad de la Compañía y a todo el personal.

4. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA (Simbología y abreviaturas):

4.1. Comité Corporativo para el Mejoramiento de la Competitividad (CCMC):

Integrado por el Gerente General, Gerentes de Área, Asesor Legal, Auditor Interno,

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Relacionadora Publica y Representantes del Sindicato de los trabajadores de la

Compañía. Coordina y programa las actividades de la Compañía. Coordina,

monitorea y evalúa la implementación del SGMC (PMCCP, CEC, SIGBI y el SGC) en

la Compañía.

4.2. Listado Maestro de Documentos: Es un listado en el que constan todos los

nombres de los documentos de cada departamento o área junto con el código,

número de versión a la que corresponden y fecha de revisión (vigencia).

4.3. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo un proceso, específica la

secuencia de actividades que se debe cumplir para ejecutar un proceso,

determinando los responsables de cumplir cada actividad, además de indicar el

tiempo y donde (cuando sea pertinente) se deben realizar las diferentes actividades.

4.4. Instructivo: Especifica la secuencia de pasos que se deben cumplir para realizar una

actividad específica, por ejemplo: como utilizar los uniformes de la compañía, etc.

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4.5. Formato, hoja de campo u hoja de recolección de datos.- Forma o Formulario

preestablecido en el que se ha de registrar información para la solicitud,

entrega/recepción de materiales/información, ejecución de actividades/gestiones

relacionadas con el Sistema de Gestión de la Calidad de la compañía.

4.6. Gráfico de corrida.- Forma de registrar los valores que alcanza un indicador en el

tiempo, usando un plano de dos ejes.

5. DESARROLLO DEL PROCESO:

Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad a los que hace referencia este

procedimiento deben cumplir las siguientes especificaciones:

5.1. La estructura del Manual del Sistema de Gestión de la Calidad,

Procedimientos e Instructivos, deben incluir un encabezado conteniendo

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información general dentro de un recuadro dividido en bloques (ver anexo 1: )

y las siguientes secciones, según sea el caso:

5.1.1. Manual del Sistema de Gestión de la calidad: Introducción; Objetivos;

Alcance; Definiciones; Referencia a Requisitos de la Norma ISO 9001:2008;

(Sistema de Gestión de la Calidad, Responsabilidad de la Dirección, Gestión

de los Recursos, Realización del Producto y Medición, Análisis y Mejora),

(Anexo 4: Organigrama, Anexo 5: Secuencia e Interacción de los Procesos

del Sistema de Gestión de la Calidad o Mapa de Procesos.)

5.1.2. Procedimientos: Políticas; Objetivo; Alcance; Definiciones y terminología;

Desarrollo del proceso; Autoridad y Responsabilidades; Indicadores del

Proceso; Registros, Documentos, Anexos, Referencias y/o Bibliografía;

Revisión y Aprobación; y, Matriz de distribución de copias.

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5.1.3. Instructivos: Objetivo; Alcance; Definiciones y Terminología; Desarrollo de

la actividad; Revisión y Aprobación; Registros y Documentos Anexos; y

Matriz de Distribución de Copias.

5.2. La sección del encabezado: debe proveer la siguiente información general, en

todas las páginas del documento: (Anexo 1 Bloques del encabezado de página)

5.2.1. El Bloque (1) contiene el nombre de la Compañia con su logotipo.

5.2.2. En el Bloque (2) según sea el documento, se debe colocar el nombre

al que haga referencia el texto, sea manual del Sistema de Gestión de

la Calidad, Procedimiento, o Instructivo, seguido por el nombre del

documento que se va a desarrollar.

5.2.3. El Bloque (3) contiene el número de página del documento.

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5.2.4. El Bloque (4) contiene el número de la versión, que es igual al número de

veces que fue revisado.

5.2.5. El Bloque (5) contiene el código del documento al que hace referencia el

texto: Ver Procedimiento Control de documentos del Sistema de Gestión de

la Calidad. (PQQ 02)

5.2.6. El Bloque (6) contiene la fecha en que entra en vigencia el procedimiento.

5.2.7. El Bloque (7) contiene el nombre y posición de la persona o grupo de

mejoramiento o área responsable de la elaboración del documento.

5.2.8. El encabezado de las páginas dos (2) en adelante, debe tener la misma

información con la variación del número de página.

5.3. La sección Introducción: debe suministrar información general acerca de la

organización y del Manual del Sistema de Gestión de la calidad. (Esta sección sólo

se aplica al Manual del Sistema de Gestión de la Calidad).

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5.4. La sección Registros, documentos anexos, referencias y/o bibliografía:

debe definir la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad con la cual se

relaciona el documento que se está elaborando, además de incluir los registros y

los anexos correspondientes a cada procedimiento. La parte correspondiente a

referencias y bibliografía no aplica para los instructivos.

5.5. La sección Objetivo: debe proveer de una declaración concisa del propósito del

documento.

5.6. La sección Alcance: debe definir a qué y/o a quiénes se debe aplicar el

documento.

5.7. La sección Autoridad y Responsabilidades: debe definir la autoridad y las

responsabilidades de cada puesto de trabajo dentro del documento.

5.8. La sección Definiciones y terminología: debe proveer la definición de términos

críticos y/o únicos incluidos en el documento.

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5.9. La sección Referencia a Requisitos de la Norma ISO 9001:2008: debe

describir todos los elementos que debe tener el Sistema de Gestión de la Calidad

para cumplir los requisitos de la norma ISO 9001: 2008 (Esta sección sólo se aplica

al Manual del Sistema de Gestión de la Calidad).

5.10. La sección Desarrollo del proceso: debe especificar la secuencia de

actividades que se deben cumplir para la ejecución del proceso, especificando

claramente: qué, cómo, quién, cuando y donde deben desarrollarse cada una de

las actividades del proceso, además de eliminar cuidadosamente todas las

actividades que no agregan valor.

Esta sección se aplica exclusivamente a los Procedimientos y puede completarse

con un diagrama de flujo o flujograma

5.11. La sección Desarrollo de la actividad: debe especificar la secuencia de pasos

que se debe cumplir para desarrollar una actividad. Puede ir acompañada de fotos,

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planos o tablas de lo descrito, en la parte de anexos. Esta sección se aplica

exclusivamente a los Instructivos.

La presentación del manual del Sistema Gestión de la Calidad,

Procedimientos e Instructivos: deben realizarse considerando principalmente

reglas generales de redacción, ortografía y los márgenes apropiados (Anexo 2:

Especificación de márgenes).

5.12. En la sección del encabezado de los documentos se deben escribir con tipo

de letra Arial de tamaño 11 y además considerar las siguientes

especificaciones:

5.13.1. En el Bloque 1 se debe colocar el logotipo oficial de CESSA.

5.13.2. En el Bloque 2 se debe escribir el texto en mayúscula, negrita, centrado.

5.13.3. En el Bloque 3 se debe escribir la palabra Página en minúscula normal, los

números de páginas se deben escribir en negrita.

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5.13.4. En el Bloque 4 se debe escribir la palabra Versión en minúscula normal, el

número de la versión se debe escribir en negrita.

5.13.5. En el Bloque 5 se debe escribir la palabra Código en minúscula normal, los

caracteres alfanuméricos del código en mayúsculas y en negrita.

5.13.6. En el Bloque 6 se debe escribir la palabra Fecha de vigencia en minúscula

normal y la fecha de vigencia en negrita.

5.13.7. En el bloque 7 se debe escribir el nombre del Área que generó el

documento en mayúscula y en negrita.

5.13. Deben usarse hojas de papel bond blanco con formato Carta 8,5” x 11”

(21,59 cm. x 27,94 cm.), de 75g/m2, no deberá llevar recuadro.

5.14. Los textos de todos los documentos mencionados se deben escribir usando

el tipo de letra Arial, tamaño de carácter 11, considerando lo siguiente:

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5.14.1. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad.

5.14.1.1. El nombre de los capítulos del Manual del Sistema de Gestión de la

Calidad, se debe escribir a continuación del número de identificación respectivo

(ejemplos: 1, 2, 3, etc.) con mayúscula y en negrita.

5.14.1.2. El nombre de los sub-capítulos o sub-componentes se debe escribir con

minúscula y en negrita junto al margen izquierdo, a continuación de los números

de identificación respectivos (ejemplos: 1.1., 1.2, 1.3., o 2.1., 2.2., 2.3., etc.).

5.14.1.3. Los párrafos con números de identificación de tres dígitos (ejemplos:

1.1.1., 1.1.2., 1.1.3., 1.1.4., etc.) y los párrafos con números de identificación de

cuatro dígitos (ejemplos: 1.1.1.1., 1.1.1.2., 1.1.1.3., 1.1.1.4., o 1.1.2.1., 1.1.2.2.,

1.1.2.3., 1.1.2.4., etc.) se deben escribir con minúscula normal y con un

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interlineado 1.5 centímetros dentro de él, a continuación de los números de

identificación respectivos.

5.14.1.4. Cada párrafo se debe separar de los otros párrafos con un interlineado

doble.

5.14.2. Procedimientos e Instructivos.

5.14.2.1. Los nombres de las diferentes secciones deben escribirse junto al margen

izquierdo a continuación del número de identificación respectivo (1, 2, 3, etc.), con

mayúscula y en negrita.

5.14.2.2. El nombre de las sub-secciones o sub-componentes se debe escribir con

minúscula y en negrita junto al margen izquierdo, a continuación de los números de

identificación respectivos (ejemplos: 1.1., 1.2, 1.3., o 2.1., 2.2., 2.3., etc.).

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5.14.2.3. Los párrafos con números de identificación de tres dígitos (ejemplos:

1.1.1., 1.1.2., 1.1.3., 1.1.4., etc.) y los párrafos con números de identificación de

cuatro dígitos (ejemplos: 1.1.1.1., 1.1.1.2., 1.1.1.3., 1.1.1.4., o 1.1.2.1., 1.1.2.2.,

1.1.2.3., 1.1.2.4., etc.) se deben escribir con minúscula normal y con un

interlineado 1.5 centímetros dentro de él, a continuación de los números de

identificación respectivos.

5.14.2.4. Cada párrafo se debe separar de los otros párrafos con un interlineado

doble.

5.15.Todos los párrafos de los textos correspondientes al Manual del Sistema de

Gestión de la Calidad, a los Procedimientos y a los Instructivos se deben

identificar con los números secuenciales correspondientes de tal forma que

no excedan de cuatro dígitos (Anexo 3: Orden Secuencial de numeración de

párrafos).

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5.16. Las tablas, cuadros y figuras: deben numerarse independientemente entre sí,

desde el 1 en adelante según su orden de aparición en el texto.

5.17. Para la elaboración de formatos, reportes u otros documentos especiales

de cada departamento o área, queda a libertad de quien elabora o aprueba el

documento la forma del mismo, llevando como requisito indispensable el

nombre del documento y código asignado.

6. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDADES:

6.1. El Coordinador del SGMC es responsable de entrenar y capacitar a

los empleados de la compañía en todo lo referente a este procedimiento.

6.2. Todos los trabajadores de CESSA son responsables de cumplir con

los requisitos de este procedimiento.

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6.3. Cada Gerente de Arrea y Jefe de Departamento es responsable de

asegurar que el personal a su cargo este debidamente entrenado y

capacitado.

7. INDICADORES DEL PROCESO:

7.1. Número de documentos que no cumplen las especificaciones de este

procedimiento.

7.2. Porcentaje de documentos, sobre el total de documentos del SGC, que no

cumplen las especificaciones de este procedimiento.

8. REGISTROS, DOCUMENTOS ANEXOS, REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFÍA:

8.1. Norma ISO 9001:2008

8.2 Bloques del encabezado de página

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8.3. Especificación de márgenes.

Margen derecho 2.0 cm.

Margen izquierdo 3.5m.

Margen superior 2.5 cm.

Margen inferior 2.5 cm.

5.00 cm.4.50 c

m.

BLOQUE 1.

BLOQUE 2.

9.40 cm.2.00 cm.

1.00 cm.

BLOQUE 3.

0.50 cm.

1.00 cm.BLOQUE 4.BLOQUE 5.BLOQUE 6.

BLOQUE 7.

2.605 cm. 2.605 cm. 2.605 cm. 2.605 cm.

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8.4. Orden secuencial de numeración de párrafos:

1.

1.1.

1.1.1.

1.1.1.1.

9. REVISIÓN Y APROBACIÓN:

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10. MATRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS: