16. Manual de Procedimientos CIDEJ

Centro de Información, Desarrollo y Estadística

Judicial -CIDEJ- Manual de Procedimientos

Guatemala, Marzo del 2015

Manual de Procedimientos Página 2

Contenido

I. Introducción 4

II. Objetivos Generales del Manual 4

III. Campo de Aplicación 5

IV. Normas Generales del Manual 5

V. Simbología Utilizada 6

VI. Descripción del Centro de información, Desarrollo y Estadística Judicial

–CIDEJ- 7

Misión 7

Visión 7

VII. Funciones Principales 8

VIII. Objetivo General 11

IX. Objetivos Específicos 11

X. Base Legal 11

XI. Organización 12

XII. Políticas de la Unidad 13

XIII. Listado de Procedimientos 14

1. Dirección 15

1.1 Evaluación al uso del Sistema de Gestión de Tribunales y otros sistemas con

enfoque jurisdiccional 15

1.2 Capacitación Continua del Sistema de Gestión de Tribunales 18

1.3 Elaboración de Plan Operativo Anual -POA- 20

1.4 Elaboración de Informe Estadístico para las Autoridades 23

1.5 Grupo Estratégico de Jueces 26


2. Coordinación de Implementación y Seguimiento 28

2.1. Análisis de Disposiciones para el Diseño y Desarrollo de Soluciones

Informáticas en Cámaras 28

2.2 Diseño de Nuevos Sistemas Informáticos con Enfoque Jurisdiccional 31

2.3 Implementación del Sistema de Gestión de Tribunales y otros sistemas

informáticos con enfoque jurisdiccional 35

2.4 Capacitación de los Sistemas Informáticos con Enfoque Jurisdiccional 39

2.5 Implementación de Mejoras y/o cambios a los sistemas informáticos con

enfoque jurisdiccional 42

2.6 Apoyo Técnico a la Supervisión General de Tribunales 46

3. Coordinación de Estadística 48

3.1 Emisión mensual de Solvencias Estadísticas 48

3.2 Atención de solicitudes de Información Estadística 50

3.3 Publicación de reportes mensuales de Estadística 53

3.4 Anuario Estadístico 55

3.5 Creación de nuevas fuentes de información 58

XIV. Glosario 60


I. Introducción

El Centro de Información, Desarrollo y Estadística Judicial -CIDEJ- es la dependencia

que, de manera coordinada y consolidándose como única fuente de información, diseña,

capta, recopila, sistematiza, unifica, moderniza, tecnifica, consolida, monitorea, evalúa y

difunde las estadísticas, métricas e indicadores judiciales y realiza análisis y propuestas

técnicas de éstas. Así también da continuidad e impulsa la expansión del Sistema de

Gestión de Tribunales -SGT- y la carpeta judicial electrónica a los diferentes órganos

jurisdiccionales a nivel nacional.

Siendo necesario dar cumplimiento y seguimiento a los objetivos generales del Centro es

necesario crear los distintos procedimientos internos a fin de llevar el control y registro de

todas las actividades que realiza el Centro, por lo que se presenta el siguiente manual de

procedimientos el cual contiene los procesos de organización administrativa y funcional

del mismo.

II. Objetivos Generales del Manual

Contar con un documento que permita al personal que conforma el Centro de Información, Desarrollo y Estadística Judicial, conozca en forma clara, sencilla y sistemática las actividades que se realizan dentro de los procesos, así como uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Representar gráfica y descriptivamente las operaciones del Centro de Información Desarrollo y Estadística Judicial.

Controlar las diferentes actividades y etapas efectuadas dentro de cada procedimiento como fomento a la transparencia y minimización de inconvenientes.

Lograr la máxima eficiencia en las actividades, que permita una máxima utilización de los recursos existentes.


III. Campo de Aplicación

El presente Manual se restringe al Centro de Información, Desarrollo y Estadística

Judicial y al personal que lo conforma.

Las funciones de cada puesto que conforma el Centro de Información, Desarrollo y

Estadística Judicial, están restringidas por el Manual de Puestos y Funciones del

Organismo Judicial, por lo que el presente se delimita a procesos y procedimientos.

IV. Normas Generales del Manual

Proporcionar una copia a cada trabajador del Centro de Información, Desarrollo y Estadística Judicial, para que sea conocido y aplicado por todos, sirviendo como guía al momento de ejecutar sus actividades.

Realizar una revisión del contenido del manual cada año para mantenerlo actualizado con relación a los cambios que se presenten e informar a los empleados sobre el fiel cumplimiento de los procedimientos que se establecen.

Emplear este instrumento como herramienta de control y supervisión de las

actividades que se realizan.


V. Simbología Utilizada

Los procedimientos se representan gráficamente por medio de diagramas de flujo. Los

diagramas de flujo, permiten visualizar cada una de las actividades o decisiones que

integran un procedimiento. Los diagramas de flujo o flujogramas son herramientas de

mucha utilidad, pues permiten obtener una visión integral del procedimiento, conocer la

distribución del trabajo, la forma en que se moviliza la información, los resultados que se

generan en la ejecución del procedimiento, así como las personas y unidades que

participan en su ejecución

Para la representación de las actividades en el diagrama de flujo se ha utilizado la

siguiente simbología:

La elipse, puede ser utilizada indistintamente para señalar el inicio o fin de un flujo. Basta con colocar en su interior la palabra “inicio” o “fin”, según corresponda. En un mismo flujograma, es común encontrar varias elipses indicando el “fin” del procedimiento.

El rectángulo, es el símbolo que se utiliza para representar las actividades. Dentro de él, se describe en forma concreta y clara la especificación de la actividad que pertenece al procedimiento.

La flecha, se utiliza para conectar actividades, señala la secuencia de las mismas, el orden en que éstas se ejecutan y la forma en que fluye la información y los documentos.

El rombo, es la figura que se utiliza para mostrar las actividades de decisión que se ejecutan como parte del procedimiento. De igual forma, se utiliza para mostrar más de una alternativa de acción. En su interior, se describe de forma concreta y clara la decisión que debe desarrollarse, asimismo en sus salidas, debe indicarse con un “Sí” o un “No” la acción a seguir.

El rectángulo con barras, es el símbolo que se utiliza para hacer referencia a otros diagramas de flujo. Cuando el flujo de actividades llega a esta figura, inicia la ejecución de otro procedimiento.

Referencia en página. Cuando se coloca esta forma en la página

de dibujo, se abre un cuadro de diálogo en el que se puede crear

un conjunto de hipervínculos entre dos páginas de un diagrama

de flujo o entre una forma de subproceso y una página de

diagrama de flujo independiente que muestra los pasos en dicho

subproceso.


VI. Descripción del Centro de información, Desarrollo y Estadística Judicial –CIDEJ-

El Centro de Información, Desarrollo y Estadística Judicial -CIDEJ- es la dependencia

que, de manera coordinada y consolidándose como única fuente de información, diseña,

capta, recopila, sistematiza, unifica, moderniza, tecnifica, consolida, monitorea, evalúa y

difunde las estadísticas métricas e indicadores judiciales y realiza análisis y propuestas

técnicas de éstas. Así también da continuidad e impulsa la expansión del Sistema de

Gestión de Tribunales -SGT- y la carpeta judicial electrónica a los diferentes órganos

jurisdiccionales a nivel nacional.

Misión

"El Centro de Información, Desarrollo y Estadística Judicial (CIDEJ) es la entidad

responsable del diseño, captación, recopilación, sistematización, unificación,

modernización, tecnificación, consolidación, monitoreo, evaluación y difusión de las

estadísticas, métricas e indicadores judiciales; impulsando además, la expansión del uso

del Sistema de Gestión de Tribunales -SGT- y la Carpeta Judicial Electrónica a los

diferentes órganos jurisdiccionales a nivel nacional."

Visión

"Velar por mantener los estándares nacionales e internacionales sobre la calidad y

confiabilidad de la información; dando continuidad a la expansión del uso del Sistema de

Gestión de Tribunales -SGT-, la Carpeta Judicial Electrónica y demás herramientas

informáticas que coadyuven al fortalecimiento de la gestión judicial, en los diferentes

órganos jurisdiccionales a nivel nacional."


VII. Funciones Principales

El CIDEJ tendrá como principales funciones las siguientes:

a. Ser el enlace operativo informático a cargo del diseño, implementación, administración, documentación, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información con enfoque jurisdiccional.

b. Coordinar la implementación, desarrollo y seguimiento de las disposiciones (acuerdos, resoluciones. oficios u otras) emitidas por la Corte Suprema de Justicia y la Presidencia del Organismo Judicial, así como las normativas y leyes vigentes del país que afecten el sistema informático del área jurisdiccional.

c. Atender y solucionar todos los requerimientos (uso, funcionamiento, mejoras u otros) planteados por los usuarios, relacionados con el sistema informático jurisdiccional.

d. Evaluar periódicamente el buen funcionamiento del sistema informático jurisdiccional y registro de información e informar a las Cámaras de la Corte Suprema de Justicia, Presidencia del Organismo Judicial y usuarios sobre los resultados obtenidos, presentando para el efecto las acciones preventivas y correctivas que correspondan.

e. Diseñar, generar, recabar y brindar estadísticas e indicadores jurisdiccionales de forma periódica y cuando lo requieran los usuarios, definiendo métricas adecuadas.

f. Recopilar, validar, resguardar y difundir la información estadística de los órganos jurisdiccionales, controlar el sistema informático y supervisar con criterios jurídicos el registro de datos.

Coordinación de Implementación y Seguimiento

La coordinación de implementación y seguimiento estará a cargo de la implementación,

continuidad y expansión de la cobertura del Sistema de Gestión de Tribunales -SGT- y

Carpeta Judicial Electrónica en los diferentes órganos jurisdiccionales a nivel nacional.

También velará por la implementación, desarrollo, control y seguimiento de los sistemas

de información con enfoque jurisdiccional y demás herramientas informáticas. Está

integrada por División Constitucional- Laboral, División Civil, familia, niñez; División Penal

y un área de parametrización y configuración de sistemas, que brindará apoyo técnico.

Las principales funciones de la Coordinación de Implementación y Seguimiento son las

siguientes:


a. Dar continuidad y expandir el uso del Sistema de Gestión de Tribunales -SGT- Y

La Carpeta Judicial Electrónica en los diferentes órganos jurisdiccionales a nivel

nacional, impulsando las políticas de reducción de papel e insumos del Organismo

Judicial.

b. Implementar los sistemas informáticos jurisdiccionales en la totalidad de los

órganos jurisdiccionales a nivel nacional, en coordinación con el Centro de

Informática y Telecomunicaciones -CIT-.

c. Desarrollar actividades de inducción y capacitación a usuarios, en cuanto a la

operación y registro de la información, seguimiento y demás funcionalidades de

sistemas informáticos relacionados con el área jurisdiccional, en pro de la

satisfacción del usuario.

d. Definir un cronograma y plan de capacitación continua, en coordinación con la

Unidad de Capacitación Institucional -UCI- para el personal asignado a los

órganos jurisdiccionales por razón de la materia que deban utilizar el sistema

informático. Para tal efecto, deberá elaborar y mantener actualizado el manual del

usuario operativo de los sistemas informáticos jurisdiccionales.

e. Apoyar en materia técnica la Supervisión General de Tribunales en cuanto al

seguimiento de los casos judiciales de cada órgano jurisdiccional, así como de la

agenda única de audiencias.

f. Analizar los diferentes procesos que correspondan a la gestión judicial, con la

finalidad que puedan ser desarrollados de manera informática.

g. Analizar, definir y presentar propuestas de mejoramiento a la gestión judicial, a

través de la implementación y desarrollo de nuevas herramientas de informática

judicial.

h. Evaluar las solicitudes recibidas para realizar modificaciones de fondo (jurídicas) a

los sistemas informáticos relacionados con el área jurisdiccional y si procede

efectuar las modificaciones que corresponden.

i. Diseñar e implementar políticas, mecanismos, reglamentos y herramientas

informáticas que faciliten y garanticen el resguardo de la información judicial,

contemplando todos los niveles de seguridad informática, debiendo incluir al

Centro de Informática y Telecomunicaciones -CIT- en cuanto a las medidas de

seguridad, conforme corresponda.

j. Elaboración de documentación técnica de los módulos desarrollados.

Coordinación de Estadísticas

Es la coordinación que de manera moderna, técnica, coordinada y consolidándose como

única fuente de información, deberá diseñar, recopilar, sistematizar, unificar, monitorear,

evaluar y difundir estadísticas, métricas e indicadores judiciales. Asimismo, velará por

mantener los estándares nacionales e internacionales sobre la calidad y confiabilidad de

la información.


Las funciones específicas de la Coordinación de Estadísticas son las siguientes:

a. Generar los reportes estadísticos periódicos y requeridos, haciendo el análisis

respectivo de los resultados de la gestión jurisdiccional y de haber inconsistencia

de datos con los reportes generados por el órgano jurisdiccional de que se trate,

verificará la calidad de la información, en coordinación con el órgano jurisdiccional

que corresponda. Una vez coordinada la verificación de datos, extenderá la

solvencia de consignación y entrega de datos estadísticos.

b. Proporcionar información amplia, oportuna y confiable sobre el desarrollo,

evolución y prospectiva de la actividad jurisdiccional a nivel nacional, para apoyar

los procesos de toma de decisiones de las autoridades y usuarios del Organismo

Judicial.

c. Crear fuentes de acceso continuo e inmediato a la información estadística para

uso de la Corte Suprema de Justicia, la Presidencia del Organismo Judicial,

Supervisión General de Tribunales, Secretaría de Fortalecimiento Judicial y

Secretaría de Planificación y Desarrollo Institucional, así como otras dependencias

que lo requieran.

d. Diseñar, procesar, analizar, editar, publicar y difundir estadísticas, métricas e

indicadores judiciales.

e. Analizar, proponer y al ser autorizados, efectuar las correcciones o mejoras

técnicas necesarias de forma a los sistemas informáticos relacionados con el área

jurisdiccional.

f. Elaborar y difundir informes de análisis de la gestión jurisdiccional.

g. Dar continuidad y optimizar las publicaciones de presentación y análisis estadístico

que se efectúan a través de la página electrónica del Organismo Judicial.


VIII. Objetivo General

Ser la única fuente de información estadística, así como coordinar de forma efectiva la

recopilación, manejo, análisis y publicación de la información estadística judicial a nivel

nacional velando por mantener los estándares nacionales e internacionales de calidad y

confiabilidad implementando, desarrollando y llevando el control del uso de las

herramientas informáticas con enfoque jurisdiccional.

IX. Objetivos Específicos

Recopilar, sistematizar, unificar, consolidar, monitorear, evaluar y difundir

información estadística.

Captar, diseñar, procesar, analizar y publicar la información estadística del

Organismo Judicial a nivel nacional.

Diseñar, crear e implementar reportes específicos para las dependencias que

utilicen la información estadística recurrente.

Coordinar la implementación, desarrollo, control y seguimiento de los sistemas de

información y otras herramientas informáticas con enfoque jurisdiccional.

Expandir el uso del Sistema de Gestión de Tribunales y la carpeta electrónica a los

diferentes órganos jurisdiccionales a nivel nacional.

X. Base Legal

1. Constitución Política de la República de Guatemala, artículo 205

2. Decreto 2-89 del Congreso de la República y sus reformas, Ley del Organismo Judicial

3. Acuerdo Número 037/002 de la Presidencia del Organismo Judicial “Creación de CENADOJ y Centro de Informática y Telecomunicaciones

4. Acuerdo Número 36-2004 de la Corte Suprema de Justicia Reglamento General de Tribunales Artículo 49 literal “q”.

5. Acuerdo Número 20-2011 de la Corte Suprema de Justicia. "Reglamento del Sistema de Gestión de Tribunales".

6. Acuerdo Número 53-2012 de la Corte Suprema de Justicia, en el que se impulsa la implementación de la “Carpeta Judicial Electrónica”.

7. Acuerdo Número 128/013 de la Presidencia del Organismo Judicial, acuerda

crear el Centro de Información, Desarrollo y Estadística Judicial -CIDEJ-.


XI. Organización

Presidencia del Organismo Judicial


Judicial -CIDEJ-

Coordinación de Iimplementación y

Seguimiento

División

Constitucional-LaboralDivisión Penal División Civil

Parametrización y Configuración

Coordinación de Estadísticas

Apoyo

Administrativo

Secretaría General de la Presidencia


XII. Políticas de la Unidad

Respetar las normativas legales relacionadas con la estructura organizacional del

Organismo Judicial (Leyes, reglamentos, resoluciones y acuerdos de la Corte

Suprema de Justicia y Presidencia del Organismo Judicial)

Velar por los principios éticos del Organismo Judicial.

Apoyar los procesos de toma de decisiones de las autoridades en base a la

estadística judicial.

Mantener los estándares nacionales e internacionales de calidad y confiabilidad de

la información implementando, desarrollando y llevando el control del uso de las

herramientas informáticas con enfoque jurisdiccional.


XIII. Listado de Procedimientos

PROCESO 1: DIRECCIÓN

1.1 Evaluación al uso del Sistema de Gestión de Tribunales y otros sistemas informáticos

con enfoque jurisdiccional

1.2 Capacitación continua del Sistema de Gestión de Tribunales

1.3 Elaboración de Plan Operativo Anual -POA-

1.4 Elaboración de Informe Estadístico para las Autoridades

1.5 Grupo estratégico de Jueces

PROCESO 2: COORDINACIÓN DE IMPLEMENTACIÓN Y DESARROLLO

2.1 Análisis de Disposiciones para el diseño y desarrollo de soluciones informáticas

presentadas a Cámaras

2.2 Diseño de nuevos sistemas informáticos con enfoque jurisdiccional

2.3 Implementación del Sistema de Gestión de Tribunales y otros sistemas informáticos

con enfoque jurisdiccional

2.4 Capacitación de los sistemas informáticos con enfoque jurisdiccional

2.5 Implementación de Mejoras y/o cambios a los sistemas informáticos con enfoque

jurisdiccional

2.6 Apoyo técnico a la Supervisión General de Tribunales

PROCESO 3: COORDINACIÓN DE ESTADÍSTICA

3.1 Emisión mensual de Solvencias Estadísticas

3.2 Atención de Solicitudes de Información Estadística

3.3 Publicación de Reportes Mensuales

3.4 Anuario Estadístico

3.5 Creación de nuevas fuentes de información


1. Dirección

1.1 Evaluación al uso del Sistema de Gestión de Tribunales y otros sistemas con

enfoque jurisdiccional

No. OPERACION

: 1

RESPONSABLE : Director de CIDEJ DESCRIPCION : Verifica la cantidad de órganos jurisdiccionales que cuentan con

sistemas informáticos

No. OPERACION

: 2

RESPONSABLE : Director de CIDEJ DESCRIPCION : Si los órganos jurisdiccionales cuentan con sistema informático continua

con operación 4 de lo contrario continua en el procedimiento 2.3

No. OPERACION

: 3

RESPONSABLE : Coordinador del área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Realiza cronograma de evaluación a órganos jurisdiccionales por

materia que cuenta con sistema informático

No. OPERACION

: 4

RESPONSABLE : Coordinador del área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Revisa las funciones asignadas a los usuarios por órgano jurisdiccional y

cargo

No. OPERACION

: 5

RESPONSABLE : Coordinador del área penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Emite reportes desde los sistemas informáticos


No. OPERACION

: 6

RESPONSABLE : Coordinador del área penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Prepara y corrige informe a las autoridades correspondientes

No. OPERACION

: 7

RESPONSABLE : Coordinador del área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Solicita Vo.Bo. a la Dirección de CIDEJ

No. OPERACION

: 8

RESPONSABLE : Director de CIDEJ DESCRIPCION : Si autoriza el informe continua en operación 10, de lo contrario, regresa

a operación 7

No. OPERACION

: 9

RESPONSABLE : Coordinador del Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Remite informe a las Cámaras de la Corte Suprema de Justicia como

corresponda

No. OPERACION

: 10

RESPONSABLE : Magistrados de la Corte Suprema de Justicia DESCRIPCION : Recibe informe de evaluación y finaliza el procedimiento


SISTEMA: MODIFICACIÓN:ORIGINAL:Página:

De:

NÚMERO DE

PROCESO:NOMBRE DEL PROCESO: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:


Judicial -CIDEJ-

Observaciones

Evaluación al uso Sistema de

Gestión de Tribunales y otros

sistemas con enfoque jurisdiccional

INICIOINICIO

Revisa las funciones

asignadas a los usuarios por

órgano jurisdiccional y cargo

4

Revisa las funciones

asignadas a los usuarios por

órgano jurisdiccional y cargo

4

Emite reportes desde los


5

Emite reportes desde los


5

Centro de Información, Desarrollo y

Estadística Judicial

Coordinador del área Penal, Civil y

Laboral de CIDEj

Realiza cronograma de

evaluación a órganos

jurisdiccionales por materia que

cuenten con sistema informático

3

Realiza cronograma de

evaluación a órganos

jurisdiccionales por materia que

cuenten con sistema informático

3

Prepara y/o corrige informe

a las autoridades

correspondientes

6

Prepara y/o corrige informe

a las autoridades

correspondientes

6

Solicita Vo.Bo. a Dirección

de CIDEJ

7

Solicita Vo.Bo. a Dirección

de CIDEJ

7

¿Vo.Bo.?

8

¿Vo.Bo.?

8

Remite informe a las

cámaras de la CSJ

correspondientes

9

Remite informe a las

cámaras de la CSJ

correspondientes

9

Director de CIDEJ

Recibe informe de

evaluación

10

Recibe informe de

evaluación

10

FINFIN

Mayo

2014

1

1

1.1 Área de Dirección

Agosto

2014

¿Los órganos

jurisdiccionales tiene

sistemas informáticos?

2

¿Los órganos

jurisdiccionales tiene

sistemas informáticos?

2

Verifica la cantidad de

órganos jurisdiccionales que

cuentan con sistemas

informáticos

1

Verifica la cantidad de

órganos jurisdiccionales que

cuentan con sistemas

informáticos

1

Implementación de

SGT y otros sistemas

informáticos con


2.3

Implementación de


informáticos con


2.3

Magistrados de Cámara

de la CSJ

NONO

SISI

NONO

SISI


1.2 Capacitación Continua del Sistema de Gestión de Tribunales No. OPERACION

: 1

RESPONSABLE : Director CIDEJ DESCRIPCION : Define cronograma y plan de capacitación con la UCI No. OPERACION

: 2

RESPONSABLE : Coordinador del Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION

: Solicita a la UCI utilizar la plataforma en línea para capacitación en SGT

No. OPERACION

: 3

RESPONSABLE : Escuela de Estudios Judiciales DESCRIPCION : Solicita inscripción a los usuarios

No. OPERACION

: 4

RESPONSABLE : Usuarios DESCRIPCION : Se inscribe en el programa de uso de capacitación continua de la

Escuela para utilizar la plataforma e-learning y b-learning No. OPERACION

:

5 RESPONSABLE : Escuela de Estudios Judiciales DESCRIPCION : Imparte la capacitación de la plataforma e-learning y b-learning

No. OPERACION

:

6 RESPONSABLE : Coordinador del Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Designa a un técnico de SGT para impartir capacitación en línea

No. OPERACION

: 7

RESPONSABLE : Técnico SGT DESCRIPCION : Sube contenidos, videos, tutoriales, foros, tareas y otros a la plataforma

de la escuela

No. OPERACION

: 8

RESPONSABLE : Técnico SGT DESCRIPCION : Imparte al usuario el contenido del curso de SGT en línea

No. OPERACION

: 9

RESPONSABLE : Usuario DESCRIPCION : Recibe capacitación correspondiente y finaliza el procedimiento



De:

NÚMERO DE



Judicial -CIDEJ-

Observaciones

Capacitación Continua del

Sistema de Gestión de

Tribunales



Junio

20141

1

Dirección

INICIO

Se inscribe en el programa

de uso de capacitación

continua en la escuela

para utilizar la plataforma

e-learning y b-learning

4

Imparte la capacitación

de la plataforma e-

learning y b-learning

5

Sube contenidos,

videos, tutoriales, foros,

tareas y otros a la

plataforma de la

Escuela

7

Imparte al usuario el

contenido del curso de

SGT en línea

8

Solicita a la Escuela de

Estudios Judiciales utilizar

la plataforma en línea para

capacitación de SGT según

plan de capacitación

2

Recibe capacitación

correspondiente

9

Solicita inscripción a los

usuarios

3

N

O

Director CIDEJEscuela de Estudios

JudicialesTécnicos de SGT

Designa a Técnico de

SGT para impartir

capacitación en línea

6

Coordinadores Área Penal,

Civil, Laboral

1.2

Agosto

2014

Define cronograma y

plan de capacitación

con la UCI

1

Usuario

FIN


1.3 Elaboración de Plan Operativo Anual -POA- No. OPERACION

: 1

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Convoca a coordinadores para definir proyectos del año consecutivo No. OPERACION

: 2

RESPONSABLE : Coordinadores de Área DESCRIPCION : Definen en conjunto con Director los proyectos que se programaran

No. OPERACION

: 3

RESPONSABLE : Secretaria del Centro DESCRIPCION : Toma nota de los proyectos

No. OPERACION

: 4

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Designa a Secretaria del Centro y/o coordinador para asistir a la reunión

propuesta por la Secretaría de Planificación No. OPERACION

: 5

RESPONSABLE : Secretaria del Centro DESCRIPCION : Asiste con persona designada por Director a reunión de Planificación

para elaboración de instrumento 3A Objetivos de SIPME

No. OPERACION

: 6

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Si Firma de Vo.Bo. Instrumento 3ª de SIPME continua en operación 8 de

lo contrario con operación 7

No. OPERACION

: 7

RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCION : Realiza correcciones a Instrumento 3A

No. OPERACION

: 8

RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCION : Remite instrumento 3ª con firma a Secretaría de Planificación


No. OPERACION

: 9

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Recibe techos presupuestarios y otorga indicaciones a Secretaria del

Centro para el llenado de los instrumentos de SIPME

No. OPERACION

: 10

RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCION : Llena y/o corrige instrumentos de SIPME

No. OPERACION

: 11

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Si da Vo.Bo. a todos los instrumentos de SIPME es el fin del proceso, de

lo contrario regresa a operación 10



De:

NÚMERO DE



Judicial -CIDEJ-

Observaciones

Elaboración del Plan

Operativo Anual -POA-



Septiembre

2014

1

1


DirectorCoordinadores de Área Secretaria del Centro

INICIO

Convoca a coordinadores

para definir proyectos del

año consecutivo

1

Definen en conjunto con el

Director del Centro los

proyectos que se

programaran

2

Designa a Secretaria del

Centro y/o coordinador del

área para asistir a reunión

propuesta por la Secretaría

de Planificación

4

Toma nota de los

proyectos

3

Asiste a reunión con la

persona propuesta por

Director para elaboración

de instrumento 3a

“Objetivos” del SIPME

5

Envía Instrumento 3a con

firma a Secretaría de

Planificación

8

Llena y/o corrige los

instrumentos de SIPME

10

¿Firma de Vo.Bo.

Instrumento 3a?

6

Realiza correcciones a

Instrumento 3a

7

NO

SI

FIN

¿Vo.Bo. a todos los

instrumentos de

SIPME?

11

NO

SI

Recibe techos

presupuestarios y otorga

indicaciones a la Secretaría

para llenado de los

instrumentos de SIPME

9

Diciembre

2014


1.4 Elaboración de Informe Estadístico para las Autoridades No. OPERACION

: 1

RESPONSABLE : Coordinadores de Parametrización y Estadística DESCRIPCION : Recopilación de las necesidades de información de las autoridades,

recibe operación 12 No. OPERACION

: 2

RESPONSABLE : Coordinadores de Parametrización y Estadística DESCRIPCION : Planificación de los informes en cantidad y periodicidad en POA

No. OPERACION

: 3

RESPONSABLE : Coordinadores de Parametrización y Estadística DESCRIPCION : Generan información de los sistemas y/o boletas que correspondan

No. OPERACION

: 4

RESPONSABLE : Coordinadores de Parametrización y Estadística DESCRIPCION : Revisan y unifican datos

No. OPERACION

: 5

RESPONSABLE : Coordinadores de Parametrización y Estadística DESCRIPCION : Elaboran tablas y gráficas

No. OPERACION

: 6

RESPONSABLE : Coordinadores de Parametrización y Estadística DESCRIPCION : Analizan y verifican la información

No. OPERACION

: 7

RESPONSABLE : Coordinadores de Parametrización y Estadística DESCRIPCION : Realizan conclusiones de la información y la presentan a Dirección

No. OPERACION

: 8

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Revisa conclusiones presentadas

No. OPERACION

: 9

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Si da visto bueno a la información continua en operación 10 de lo

contrario regresa a operación 6


No. OPERACION

: 10

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Elabora informe con información relevante con indicadores Judiciales y

métricas a las autoridades para toma de decisiones

No. OPERACION

: 11

RESPONSABLE : Magistrados de la CSJ o Presidencia DESCRIPCION : Reciben, revisan y discuten información

No. OPERACION

: 12

RESPONSABLE : Magistrados de la CSJ o Presidencia DESCRIPCION : Si requieren información adicional se regresa a operación 1 de lo

contrario continua en operación 13 No. OPERACION

: 13

RESPONSABLE : Coordinadores de Estadística y Parametrización DESCRIPCION : Archivan copia de informes y finaliza el procedimiento.



De:

NÚMERO DE



Judicial -CIDEJ-

Observaciones

Elaboración de Informe

Estadístico para las

autoridades

Coordinador de Estadística /

PametrizaciónDirector

INICIO

Generan información de

los sistemas y/o boletas

que correspondan

3

Revisan y unifican los

datos

4

Elaboran tablas y

gráficas

5

Analizan y verifican la

información

6

Realizan conclusiones

de la información y las

presentan a la

Dirección

7

Revisa las

conclusiones

presentadas

8

¿Vo.Bo. de la

información?

9

Elabora informe con

información relevante con

indicadores Judiciales y

métricas a las autoridades

para toma de decisiones

10

Reciben, revisan y

discuten información

11

¿Requieren

información

adicional?

12

FIN

NO SI

Magistrados de la

Corte Suprema de

Justicia y/o Presidencia


Estadística Judicial -CIDEJ-

Diciembre

2014

1

1

1.4 Dirección

Diciembre

2014

Recopilación de las

necesidades de

información de las

autoridades

1

Planificación de los

informes en cantidad y

periodicidad en POA

2

Archiva copia de

informes

13

NO

SI

1

1212


1.5 Grupo Estratégico de Jueces

No. OPERACION

: 1

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Pone a disposición nuevo sistema informático con enfoque jurisdiccional No. OPERACION

: 2

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Solicita a Cámaras de la Corte Suprema de Justicia designar un grupo

de jueces según la materia para formar mesa técnica

No. OPERACION

: 3

RESPONSABLE : Grupo de Jueces DESCRIPCION : Se reúnen para analizar sistema y/o solicitar cambios al mismo

No. OPERACION

: 4

RESPONSABLE : Grupo de Jueces DESCRIPCION : Si solicitan cambios continúan en operación 5 de lo contrario sigue en

operación 6 No. OPERACION

:

5 RESPONSABLE : Programadores DESCRIPCION : Realizan desarrollo de los cambios en el sistema y continúan en

operación 3

No. OPERACION

:

6 RESPONSABLE : Grupo de Jueces DESCRIPCION : Aceptan sistema informático para puesta en producción y finaliza el

procedimiento



De:

NÚMERO DE



Judicial -CIDEJ-

Observaciones

Grupo Estratégico de

Jueces




1

1Agosto 2014

INICIO

Pone a disposición

nuevo sistema

informático con enfoque

jurisdiccional

1

Solicita a grupo de

jueces según la materia

a formar mesa técnica

2

Se reunen para analizar

sistema y/o solicitar

cambios

3

¿Solicitan

cambios?

4

Realizan desarrollo de

los cambios en el

sistema

5

Aceptan sistema

informático para puesta

en producción

6

SINO

FIN

Director Grupo de Jueces Programadores

Diciembre

2014


2. Coordinación de Implementación y Seguimiento

2.1. Análisis de Disposiciones para el Diseño y Desarrollo de Soluciones

Informáticas en Cámaras

No. OPERACION

: 1

RESPONSABLE : Coordinadores Área Civil, Penal y Laboral DESCRIPCION : Revisan los acuerdos, resoluciones y otros emitidos por la CSJ y la

Presidencia del OJ y normativas vigentes en el país No. OPERACION

: 2

RESPONSABLE : Coordinadores Área Civil, Penal y Laboral DESCRIPCION : Analiza la factibilidad y posible aplicación dentro del sistema y/o creación

de un nuevo sistema, recibe operación 9

No. OPERACION

: 3

RESPONSABLE : Coordinadores Área Civil, Penal y Laboral DESCRIPCION : Si es factible continua en operación 4, de lo contrario finaliza el

procedimiento

No. OPERACION

: 4

RESPONSABLE : Coordinadores Área Civil, Penal y Laboral DESCRIPCION : Traslada propuestas a Dirección para revisión y solicitud de

autorizaciones

No. OPERACION

: 5

RESPONSABLE : Director de CIDEJ DESCRIPCION : Revisa propuestas para autorización No. OPERACION

: 6

RESPONSABLE : Director de CIDEJ DESCRIPCION : Si autoriza las propuestas continua en operación 7 de lo contrario

regresa a operación 2

No. OPERACION

: 7

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Traslada propuestas a las autoridades para autorización


No. OPERACION

: 8

RESPONSABLE : Magistrados de la CSJ DESCRIPCION : Si autorizan las propuestas continua con el procedimiento 2.2 y finaliza

el procedimiento de lo contrario continua en operación 9

No. OPERACION

: 9

RESPONSABLE : Magistrados de la CSJ DESCRIPCION : Solicitan cambios y/o mejoras a las propuestas. Regresa a operación 2



De:

NÚMERO DE



Judicial -CIDEJ-

Observaciones

Análisis de Disposiciones para el

Diseño y Desarrollo de

Soluciones informáticas en

Cámaras

Director de CIDEJCoordinadores Área Civil,

Penal y Laboral de CIDEJ

INICIO

Revisa los acuerdos,

resoluciones y otros emitidos

por la CSJ y la Presidencia

del OJ y normativas vigentes

en el país

1

Analiza la factibilidad y

posible aplicación dentro del

sistema y/o creación de un

nuevo sistema

2

¿Es factible?

3

Traslada propuestas a

Dirección para revisión y

solicitud de autorizaciones

4

¿Autorizan

propuestas?

6

2.2 Diseño de nuevos

sistemas informáticos en

el área jurisdiccional o

Mejoras y Cambios al

Sistema

FIN

Revisan propuestas para

autorización

5

SI

NO

SI

NO

Traslada propuesta a las

autoridades para

autorización

7

¿Autorizan

propuestas?

8

Magistrados de la Corte

Suprema de Justicia


Judicial -CIDEJ- Abril 20140101

2.1Coordinación de

Implementación y Seguimiento

Agosto

2014

SI

NO

Solicitan cambios y/o

mejoras

9

2

SI

9


2.2 Diseño de Nuevos Sistemas Informáticos con Enfoque Jurisdiccional No. OPERACION

:

RESPONSABLE : Coordinadores del Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : 2.1 Análisis de Disposiciones para el Diseño y Desarrollo de Soluciones

Informáticas No. OPERACION

: 1

RESPONSABLE : Coordinadores de Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Realiza levantado de requerimientos en órganos jurisdiccionales que lo

necesite

No. OPERACION

: 2

RESPONSABLE : Área de Implementación y Seguimiento DESCRIPCION : Si los requerimientos son viables continua en operación 4 de lo contrario

regresa a operación 1

No. OPERACION

: 3

RESPONSABLE : Área de implementación y seguimiento DESCRIPCION : Realiza el diseño y desarrollo de la aplicación, recibe operación 16

No. OPERACION

: 4

RESPONSABLE : Área de implementación y seguimiento DESCRIPCION : Elabora documentación, manuales técnicos y de usuario

No. OPERACION

: 5

RESPONSABLE : Área de implementación y seguimiento DESCRIPCION : Realiza pruebas piloto del sistema

No. OPERACION

: 6

RESPONSABLE : Área de implementación y seguimiento DESCRIPCION : Verifica la seguridad informática del sistema en conjunto con el CIT

No. OPERACION

: 7

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Revisa el desarrollo del sistema

No. OPERACION

: 8

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Si autoriza el desarrollo continua en operación 10 de lo contrario regresa

a operación 3


No. OPERACION

: 9

RESPONSABLE : Coordinadores de Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Presenta el sistema a los usuarios

No. OPERACION

: 10

RESPONSABLE : Usuarios OJ DESCRIPCION : Si aprueba el sistema continua en operación 13 de lo contrario sigue en

operación 12

No. OPERACION

: 11

RESPONSABLE : Usuarios OJ DESCRIPCION : Solicita cambios al sistema u otros requerimientos y continua en

operación 3

No. OPERACION

: 12

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Solicita autorización a autoridades correspondientes

No. OPERACION

: 13

RESPONSABLE : Autoridades de la CSJ o Presidencia DESCRIPCION : Si autoriza continua en operación 15 si no autoriza continua con

operación 17

No. OPERACION

: 14

RESPONSABLE : Autoridades de la CSJ o Presidencia DESCRIPCION : Emite circular a Órganos Jurisdiccionales para utilización del nuevo

sistema

No. OPERACION

: 15

RESPONSABLE : Área de implementación y seguimiento DESCRIPCION : Inicia el funcionamiento del sistema y continua en procedimiento 2.3

Implementación del Sistema de Gestión de Tribunales y otros sistemas

informáticos con enfoque jurisdiccional


No. OPERACION

: 16

RESPONSABLE : Autoridades de la CSJ o Presidencia DESCRIPCION : Solicita cambios en el sistema y regresa a operación No. 4



De:

NÚMERO DE



Judicial -CIDEJ-

Observaciones

Diseño de nuevos sistemas

informáticos con enfoque

jurisdiccional

Usuarios OJ Área de implementación y

seguimiento

Coordinadores de Área

Penal, Civil y Laboral Director

INICIO

Realiza levantado de

requerimientos en el

órg. Jurisdiccional

que lo necesite

1

Diseño y

desarrollo de la

aplicación

3

¿Requerimiento

s viables?

2

Elabora

documentación y

manuales técnicos y

de usuarios

4

Revisa desarrollo

del sistema

7

¿Autoriza?

8

Solicita

autorización a

autoridades

correspondientes

12

¿Autoriza?

13

Realiza Pruebas

Piloto del sistema

5

¿Aprueba el

sistema?

10

Solicita cambios u

otros requerimientos

11

FIN

Se emite circular

a órganos

jurisdiccionales

14

Autoridades

CSJ y/o

Presidencia

SINO

SI

NO

Verificación de la

seguridad informática

del sistema en

conjunto con el CIT

6

Presenta sistema a

los usuarios

9

2.3 Implementación del

Sistema de Gestión de

Tribunales y otros sistemas

informáticos con enfoque

jurisdiccional

Inicia el

funcionamiento

del sistema

15

SI

NO

SI


Judicial -CIDEJ-Mayo

2014

11

2.2Coordinación de implementación

y Seguimiento

2.1 Análisis de

Disposiciones para

el Diseño y

Desarrollo de

soluciones

informáticas

NO

Agosto

2014

Solicita los

cambios

necesarios

16

3

16


2.3 Implementación del Sistema de Gestión de Tribunales y otros sistemas


No. OPERACION

:

RESPONSABLE : DESCRIPCION : Procedimiento 1.1 Evaluación al uso del Sistema de Gestión de

Tribunales y otros Sistemas Informáticos con enfoque Jurisdiccional; 2.2

Diseño de nuevos Sistemas Informáticos con Enfoque Jurisdiccional

No. OPERACION

: 1

RESPONSABLE : Coordinador de Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Elabora y/o modifica cronograma de implementación, recibe operación

15

No. OPERACION

: 2

RESPONSABLE : Coordinador de Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Coordina con el técnico de SGT que el juzgado tenga las conexiones y

configuraciones necesarias para la implementación de SGT u otros

sistemas informáticos, recibe operación 16

No. OPERACION

: 3

RESPONSABLE : Técnico de SGT DESCRIPCION : Verifica y confirma que los equipos sean adecuados, tengan conexiones

de red y se realice la configuración de acceso directo e instalación de

componentes de los sistemas

No. OPERACION

: 4

RESPONSABLE : Técnico de SGT DESCRIPCION : Si el equipo se encuentra en óptimas condiciones continua en operación

5 de lo contrario sigue en operación 19

No. OPERACION

: 5

RESPONSABLE : Técnico de SGT DESCRIPCION : Informa al área de parametrización para configuración y/o cambios en el

juzgado


No. OPERACION

: 6

RESPONSABLE : Área de Parametrización

DESCRIPCION : Realiza la parametrización en el juzgado (creación de usuarios de SGT, clasificación del derecho, catalogos)

No. OPERACION

: 7

RESPONSABLE : Área de Parametrización DESCRIPCION : Informa al técnico de SGT para que realice las pruebas necesarias

No. OPERACION

: 8

RESPONSABLE : Técnico de SGT DESCRIPCION : Realiza pruebas necesarias

No. OPERACION

: 9

RESPONSABLE : Técnico de SGT DESCRIPCION : Si se confirma correctamente la parametrización continua en operación

10 de lo contrario regresa a operación 5

No. OPERACION

: 10

RESPONSABLE : Técnico de SGT DESCRIPCION : Informa que la parametrización es correcta al Coordinador de Área

No. OPERACION

: 11

RESPONSABLE : Coordinador de Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Solicita autorización de cronograma al área de implementación

No. OPERACION

: 12

RESPONSABLE : Director CIDEJ DESCRIPCION : Revisa y verifica cronograma de implementación

No. OPERACION

: 13

RESPONSABLE : Director CIDEJ : Si autoriza continua en operación 17 de lo contrario continua en


: 14

RESPONSABLE : Director CIDEJ DESCRIPCION : Solicita modificación del cronograma y vuelve operación 1


No. OPERACION

: 15

RESPONSABLE : Coordinador de Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Confirma y coordina fechas de salida y continua en procedimiento No.

2.4 Capacitación de los Sistemas Informáticos con Enfoque Jurisdiccional y finaliza el procedimiento

No. OPERACION

: 16

RESPONSABLE : Técnico de SGT DESCRIPCION : Solicita mejoras del equipo a la coordinación de soporte técnico y

regresa al paso 4


INICIO

Coordinador de Área

(Penal, Civil, Laboral)

Coordina con el técnico de SGT que

el juzgado tenga las conexiones y

configuraciones necesarias para la

implementación de SGT u otros

sistemas

2

Técnico de SGT

Verifica y confirma que los equipos

sean adecuados,

Tengan conexiones de red

Se realice la configuración de acceso

directo e instalación de componentes

De los sistemas

3

Procedimiento: 2.4

Capacitación de los

sistemas informáticos con


Elabora y/o modifica

cronograma de

implementación

1

Informa al área de

parametrización para

configuración y/o cambios en el

juzgado

5

Solicita mejoras del equipo a la

coordinación de Soporte

Técnico

16

¿Equipo en óptimas

condiciones?

4

Confirma, coordina fechas

de salida

14

Confirma

Parametrización

9

FIN


De:

NÚMERO DE

PROCESO:NOMBRE DEL PROCESO:

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Centro de Información, Desarrollo y Estadística Judicial -CIDEJ-

Implementación del Sistema de Gestión de

Tribunales y otros Sistemas Informáticos con

Enfoque Jurisdiccional

SI

Solicita autorización de

cronograma

11


Estadística Judicial -CIDEJ-Abril 2014

1

1

2.3Coordinación de Implementación

y Seguimiento

Observaciones

Diciembre

2014

1.1 Evaluación del

uso del SGT y

otros sistemas

con enfoque

jurisdiccional

1

2.2 Diseño de

nuevos sistemas

informáticos con

enfoque

jurisdiccional

2

Realiza parametrización de

juzgado (tipo de usuarios y

procesos)

6

Informa al técnico de SGT

para que realice las pruebas

necesarias

7

Realiza pruebas necesarias

8

Informa a coordinación de

área

10

2

16

Revisa y verifica

cronograma de

implementación

12

¿Autoriza?

13

Solicita modificación al

cronograma

15

1

15

Parametrización

16

SI

NO

SI

NO

SI

NO

Director CIDEJ

4


2.4 Capacitación de los Sistemas Informáticos con Enfoque Jurisdiccional

No. OPERACION

:

RESPONSABLE : DESCRIPCION : Procedimiento: Implementación del Sistema de Gestión de Tribunales y

otros sistemas informáticos con enfoque jurisdiccional

No. OPERACION

: 1

RESPONSABLE : Coordinador de Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Prepara o revisa calendario de actividades, recibe operación 13

No. OPERACION

: 2

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Si autoriza calendario continua operación 3 de lo contrario regresa a

operación 1

No. OPERACION

: 3

RESPONSABLE : Coordinador del Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Prepara plan de actividades de capacitación No. OPERACION

: 4

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Si autoriza continua en operación 5 de lo contrario regresa a operación 3

No. OPERACION

: 5

RESPONSABLE : Coordinador de Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Traslada a técnico funcional para inicio de la capacitación

No. OPERACION

: 6

RESPONSABLE : Técnico de SGT DESCRIPCION : Recibe plan de actividades de capacitación

No. OPERACION

: 7

RESPONSABLE : Técnico de SGT DESCRIPCION : Induce y capacita a los usuarios de la aplicación y el uso correcto del

sistema


No. OPERACION

: 8

RESPONSABLE : Técnico de SGT DESCRIPCION : Resuelve dudas e inquietudes de los usuarios

No. OPERACION

: 9

RESPONSABLE : Usuario DESCRIPCION : Firma constancia de recepción de la capacitación en el uso del sistema

No. OPERACION

: 10

RESPONSABLE : Técnico de SGT DESCRIPCION : Realiza informe de actividades y porcentaje de capacitación en el

Juzgado y las entrega a coordinador de área

No. OPERACION

: 11

RESPONSABLE : Coordinador de Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Revisa informe de capacitación

No. OPERACION

: 12

RESPONSABLE : Coordinador de Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Si el Juzgado necesita recapacitación continua en operación 13 de lo

contrario finaliza el procedimiento

No. OPERACION

: 13

RESPONSABLE : Usuario DESCRIPCION : Elabora solicitud de capacitación y continua en operación 1


2.3 Implementación de


informáticos con


Prepara y/o revisa

calendario de actividades

de capacitación

1

Recibe plan de

actividades de

capacitación

6

Induce y capacita a los

usuarios de la aplicación

y el uso correcto del

sistema

7

Resuelve dudas e

inquietudes de los

usuarios

8

Firma constancia de

recepción de la

capacitación en el uso

del sistema

9

Prepara Plan de

Actividades de

capacitación

3

¿Autoriza?

2

Traslada a técnico funcional

para inicio de la capacitación

5


De:

NÚMERO DE


NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:


Judicial -CIDEJ-

Observaciones

Realiza informe de

actividades y porcentaje

de capacitación en el

Juzgado y las entrega a

coordinador de área

10

Revisa informe de

capacitación

11

El Juzgado

necesita

recapacitación

12

SISI

NONO

INICIO

Coordinador de Área

Penal, Civil y LaboralDirector CIDEJ Técnico de SGT

SISI

NONO

FIN

Usuario

Capacitación de los sistemas



Judicial

Mayo

20141

1

2.4

Coordinación de


Diciembre

2014

¿Autoriza?

4

Elabora solicitud de

capacitación

13

1

NONO

SISI

13


2.5 Implementación de Mejoras y/o cambios a los sistemas informáticos con


No. OPERACION

:

RESPONSABLE : Coordinadores de Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : 2.1 Análisis de Disposiciones para el diseño y desarrollo de soluciones

informáticas” No. OPERACION

: 1

RESPONSABLE : Coordinador de Implementación y seguimiento DESCRIPCION : Recibe solicitud (documento de solicitud) y asigna requerimiento

No. OPERACION

: 2

RESPONSABLE : Coordinador de Implementación y seguimiento DESCRIPCION : Si asigna el requerimiento continua en operación 4 de lo contrario

sigue en operación con el paso 6

No. OPERACION

: 3

RESPONSABLE : Programadores DESCRIPCION : Realiza reunión de toma de requerimientos

No. OPERACION

: 4

RESPONSABLE : Programadores DESCRIPCION : Elabora minuta de reunión

No. OPERACION

: 5

RESPONSABLE : Programadores DESCRIPCION : Realiza análisis y levantado de documento de requerimiento y

documento de escenario de pruebas con solicitante y continua en

operación 10

No. OPERACION

: 6

RESPONSABLE : Coordinador de Implementación y seguimiento DESCRIPCION : Si rechaza el requerimiento continua en operación 7 de lo contrario

continua en operación 8

No. OPERACION

: 7

RESPONSABLE : Coordinador de Área Penal, Civil y Laboral DESCRIPCION : Rechaza desarrollo o cambio. Fin del procedimiento


No. OPERACION

: 8

RESPONSABLE : Coordinador de Implementación y Desarrollo DESCRIPCION : Lleva registro de control de pendientes hasta asignarlo al área de

programación y continua en operación 3

No. OPERACION

: 9

RESPONSABLE : Programadores DESCRIPCION : Envía requerimiento del solicitante con Vo.bo. del Coordinador

No. OPERACION

: 10

RESPONSABLE : Coordinador de Área Penal, Civil o Laboral DESCRIPCION : Revisa análisis y documentación

No. OPERACION

: 11

RESPONSABLE : Coordinador de Área Penal, Civil o Laboral DESCRIPCION : Si da su Vo.Bo. continua en operación 14 de lo contrario continua en

operación 12

No. OPERACION

: 12

RESPONSABLE : Coordinador de Implementación y seguimiento DESCRIPCION : Envía al área de programación para revisión y/o corrección y continua en

operación 14

No. OPERACION

: 13

RESPONSABLE : Coordinador de Implementación y seguimiento DESCRIPCION : Notifica de Vo.Bo. al área de programación y continua en operación 15

No. OPERACION

: 14

RESPONSABLE : Programadores DESCRIPCION : Realiza corrección al requerimiento y continua en operación 9

No. OPERACION

: 15

RESPONSABLE : Programadores DESCRIPCION : Realiza desarrollo y/o corrección y pruebas de programación


No. OPERACION

: 16

RESPONSABLE : Coordinador de Implementación y seguimiento DESCRIPCION : Envía desarrollo para pruebas

No. OPERACION

: 17

RESPONSABLE : Coordinador de Área Penal, Civil o Laboral DESCRIPCION : Realiza pruebas necesarias

No. OPERACION

: 18

RESPONSABLE : Coordinador de área Penal, Civil o Laboral DESCRIPCION : Si da su Vo.Bo. continua con operación 20 de lo contrario pide

correcciones en operación 19 No. OPERACION

:

19

RESPONSABLE : Coordinador de Implementación y seguimiento DESCRIPCION : Notifica el error y regresa a operación 15 No. OPERACION

:

20

RESPONSABLE : Coordinador de Implementación y seguimiento DESCRIPCION : Notifica que las pruebas fueron satisfactorias No. OPERACION

:

21

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Si autoriza cambios y/o mejoras continua en operación 22 de lo contrario

regresa en operación 15 No. OPERACION

:

22

RESPONSABLE : Programadores DESCRIPCION : Implementa cambios a producción No. OPERACION

:

23

RESPONSABLE : Programadores DESCRIPCION : Actualiza manuales de usuario y los divulga No. OPERACION

:

24

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Rinde informes a las Cámaras de la CSJ sobre los cambios y mejoras

realizadas y finaliza el procedimiento.



De:

NÚMERO DE


NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:


Judicial -CIDEJ-

Observaciones

Implementación de Mejoras y/ o Cambios a

los Sistemas Informáticos con Enfoque

Jurisdiccional

Coordinadores de Área

Penal, Civil y Laboral

Coordinador de Implementación

y SeguimientoProgramadores

INICIO

Recibe solicitud

(Documento de

Solicitud) y asigna

requerimiento

1

¿Se asigna?

2

¿Rechazo?

6

Control de

Pendientes

8

Reunión de toma de

requerimientos

3

Rechazo

7

Elabora minuta de

reunión

4

Realiza análisis y

levantado de

Documento de

Requerimiento y

Documento de

escenario de pruebas

con solicitante

5

Envía requerimiento

al solicitante con

Vo.Bo. Coordinador

de implementación

9

Revisa análisis y

documentación

10

¿Autoriza?

11

Envía para revisión

y/o correción

12

Realiza corrección

al requerimiento

14

Notifica de Vo.Bo.

13

Desarrollo o

corrección y

Pruebas de

Programación

15

Envía para pruebas

16

Notifica error

19

Notifica que las

pruebas fueron

satisfactorias

20

Realiza Pruebas

17

¿Vo.Bo.. del

Coordinador de

área?

18


Judicial -CIDEJ-Abril 2014 1

1

2.5Coordinación de


SISI

NONO

SISI

SISI

SISI

NONO

NONO

NONO

Diciembre

2014

2.1 Análisis de

disposiciones para el

diseño y desarrollo

de soluciones

informáticas

¿Autoriza mejoras o

cambios?

21

Implementa

cambios a

producción

22

Director

Actualiza manuales

de usuario y lo

divulga

23

FIN

Rinde informe a

Cámaras sobre los

cambios y/p mejoras

realizadas

24

SISI

NONO


2.6 Apoyo Técnico a la Supervisión General de Tribunales

No. OPERACION

: 1

RESPONSABLE : Supervisión General de Tribunales DESCRIPCION : Realiza evaluación a los órganos jurisdiccionales No. OPERACION

: 2

RESPONSABLE : Supervisión General de Tribunales DESCRIPCION : Identifica necesidades de análisis y detalle de la información de los

procesos o expedientes

No. OPERACION

: 3

RESPONSABLE : Supervisión General de Tribunales DESCRIPCION : Si necesita el registro de las bitácoras del sistema continua con

operación 4 de lo contrario es el fin de proceso

No. OPERACION

: 4

RESPONSABLE : Técnicos de Parametrización DESCRIPCION : Si la información solicitada se encuentra en los servidores de producción

continua con operación 7 de lo contrario con operación 5 No. OPERACION

:

5 RESPONSABLE : Técnicos de Parametrización DESCRIPCION : Solicita al CIT restauración de backup de información

No. OPERACION

:

6 RESPONSABLE : Centro de Informática y Telecomunicaciones DESCRIPCION : Genera la información correspondiente

No. OPERACION

: 7

RESPONSABLE : Técnicos de Parametrización DESCRIPCION : Genera o revisa la información y/o análisis de la información

No. OPERACION

: 8

RESPONSABLE : Técnicos de Parametrización DESCRIPCION : Emite reporte/informe de información a la Supervisión y lleva el control

de los reportes emitidos

No. OPERACION

: 9

RESPONSABLE : Supervisión General de Tribunales DESCRIPCION : Valida los datos enviados y finaliza el procedimiento



De:

NÚMERO DE



Judicial -CIDEJ-

Observaciones

Apoyo Técnico a la Supervisión

General de Tribunales

1

1Centro de Información, Desarrollo y Estadística

Judicial -CIDEJ-

Supervisión General

de Tribunales

Inicio

Realiza evaluación a los

órganos jurisdiccionales

1

Identifica necesidades de

análisis y detalle de la

información de los procesos

o expedientes

2

Emite reporte/informe de

información a la Supervisión

y lleva el control de los

reportes emitidos

8

Solicita al CIT

restauración

de backup de

información

5

Fin

¿Necesita el

registro de las

bitácoras del

Sistema?

3

¿La información

solicitada se

encuentra en los

servidores de

producción?

4

Genera la información

correspondiente

6

Genera o revisa la

información y/o análisis de

la información

7

Técnicos de Parametrización Personal del Centro de Informática

y Telecomunicaciones

Valida los datos enviados

9

Mayo

2014

Área de Implementación y

Seguimiento2.6

SISI

NONO

Agosto

2014

NONO

SISI


3. Coordinación de Estadística

3.1 Emisión mensual de Solvencias Estadísticas No. OPERACION

: 1

RESPONSABLE : Secretarios de los órganos jurisdiccionales DESCRIPCION : Los secretarios de los órganos jurisdiccionales llenan los formularios

estadísticos desde Sharepoint o desde el Sistema de Gestión de

Tribunales los primeros 5 días del mes Acuerdo 99-14.

No. OPERACION

: 2

RESPONSABLE : Secretarios de los órganos jurisdiccionales DESCRIPCION : Firman electrónicamente el envío de los formularios estadísticos

No. OPERACION

: 3

RESPONSABLE : Personal de Estadística DESCRIPCION : Revisa y valida la información desde el sistema informático, realiza

llamadas y visitas eventuales para confirmar la información a fin de

emitir solvencia estadística

No. OPERACION

: 4

RESPONSABLE : Personal de Estadística DESCRIPCION : Si está completa la información continua con operación 6 de lo contrario

con operación 5

No. OPERACION

: 5

RESPONSABLE : Secretarios de los órganos jurisdiccionales DESCRIPCION : Actualiza y/o corrige información y continua con la operación 2

No. OPERACION

: 6

RESPONSABLE : Personal de Estadística DESCRIPCION : Emite solvencia al órgano jurisdiccional de que ha entregado todos los

formularios estadísticos

No. OPERACION

: 7

RESPONSABLE : Secretarios de los órganos jurisdiccionales DESCRIPCION : Consultan e imprimen solvencia estadística y finaliza el procedimiento



De:

NÚMERO DE



Judicial -CIDEJ-

Observaciones

Emisión mensual de

Solvencias Estadísticas

INICIO

Los secretarios de los órganos

jurisdiccionales llenan los

formularios estadísticos desde

Sharepoint o desde el Sistema de

Gestión de Tribunales los

primeros 5 días del mes Acdo. 99-

14

1

Emite Solvencia al órgano

jurisdiccional de que ha

entregado todos sus

formularios estadísticos

6

Consulta e Imprime solvencia

estadística en línea

7

Secretarios de los

órganos

jurisdiccionalesPersonal del Área

Estadística

¿Esta completa la

información?

4

SI

NO


Judicial -CIDEJ-Abril 2014

1

1

3.1Coordinación de

Estadística

Diciembre

2014

Firman electrónicamente el

envío de los formularios

estadísticos

2

Revisa y valida la información

desde el sistema informático,

realiza llamadas y visitas

eventuales para confirmar la

información

3

Actualiza y/o corrige

información

5

FIN


3.2 Atención de solicitudes de Información Estadística No. OPERACION

: 1

RESPONSABLE : Usuario DESCRIPCION : Remite solicitud estadística por oficio y/o correo electrónico No. OPERACION

: 2

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Estadística DESCRIPCION : Recibe y revisa solicitud de estadística

No. OPERACION

: 3

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Estadística DESCRIPCION : Si la información solicitada se encuentra publicada en el Página Web del

Organismo Judicial continua en operación 4, de lo contrario continua en operación 5

No. OPERACION

: 4

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Estadística DESCRIPCION : Informa al usuario como obtener información estadística de la página

web y finaliza el procedimiento

No. OPERACION

: 5

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Estadística DESCRIPCION : Si la información solicitada se encuentra en el sistema de Estadigrafía

continua con el paso 7; si la información se encuentra en el Sistema de Gestión de Tribunales continua con el paso 6

No. OPERACION

: 6

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Parametrización DESCRIPCION : Genera información estadística del Sistema de Gestión de Tribunales y

traslada dicha información al Coordinador del Área de Estadística

No. OPERACION

: 7

RESPONSABLE : Coordinación de Estadística DESCRIPCION : Genera información estadística del sistema de Estadígrafía

No. OPERACION

: 8

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Estadística DESCRIPCION : Elabora oficio de respuesta al usuario con la información estadística

requerida


No. OPERACION

: 9

RESPONSABLE : Coordinador de Estadística DESCRIPCION : Si la información solicitada es nacional continua con el paso 10; si es

internacional continua con el paso 11

No. OPERACION

: 10

RESPONSABLE : Coordinador de Estadística DESCRIPCION : Remite información por medio de oficio a través de la recepción ó correo

electrónico y continua en operación 12

No. OPERACION

:

11

RESPONSABLE : Coordinador de Estadística DESCRIPCION : Remite oficio por medio de correo electrónico

No. OPERACION

: 12

RESPONSABLE : Usuario DESCRIPCION : Recibe la información solicitada y finaliza el procedimiento



De:

NÚMERO DE



Judicial -CIDEJ-

Observaciones

INICIO

Remite solicitud

estadística

Personalmente por

oficio y/o correo

electrónico

1

Recibe y revisa

solicitud

correspondiente

2

Genera información

estadística del Sistema

de Gestión de

Tribunales

6

Coordinador de

EstadísticaCoordinador de

Parametrización

FIN

SGTSGT

EstadigrafíaEstadigrafía

Usuario

Atención de solicitudes de

Información Estadística

¿Se solicita

información de

SGT o sistema de

Estadigrafía?

5

Genera

información

estadística de

boletas

7

Elabora oficio de

respuesta al usuario

8

Recibe la

información

solicitada

12

¿La información

solicitada se

encuentra en

página web?

3

Informa al usuario

como obtener

información

4

SISI


Judicial -CIDEJ-Mayo

2014

1

1

3.2

Coordinación de

Estadística

NONO

¿La información

solicitada en

nacional o

internacional?

9

Remite oficio por

medio de correo

electrónico

11

Se remite oficio por

medio de recepción

ó correo electrónico

10

InternacionalInternacional

NacionalNacional

Diciembre

2014


3.3 Publicación de reportes mensuales de Estadística

No. OPERACION

: 1

RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Realiza planificación de la estadística mensual en POA

No. OPERACION

: 2

RESPONSABLE : Coordinador de Estadística y parametrización DESCRIPCION : Generan información estadística mensual del área jurisdiccional y

administrativa

No. OPERACION

: 3

RESPONSABLE : Coordinador de Estadística y parametrización DESCRIPCION : Elabora métricas e indicadores judiciales si corresponden, y carga

información de forma automática a la página web

No. OPERACION

: 4

RESPONSABLE : Encargado de reportes estadísticos DESCRIPCION : Elabora métricas e indicadores judiciales si corresponden, y se carga

automáticamente a la página web

No. OPERACION

: 5

RESPONSABLE : Encargado de reportes estadísticos DESCRIPCION : Si la información está completa continua en operación 6 de lo contrario

regresa a operación 2 No. OPERACION

: 6

RESPONSABLE : Encargado de reportes estadísticos DESCRIPCION : Si es un nuevo reporte o link continua en operación 7 de lo contrario en


: 7

RESPONSABLE : Diseñador Web del Centro de Informática y Telecomunicaciones DESCRIPCION : Crea nuevos links de reportes en página web No. OPERACION

:

8 RESPONSABLE : Diseñador Web del Centro de Informática y Telecomunicaciones DESCRIPCION : Publica la información en la página web del Organismo Judicial No. OPERACION

: 9

RESPONSABLE : Coordinador de estadística y parametrización DESCRIPCION : La información queda disponible en la página web del Organismo

Judicial y se guarda registro histórico de las publicaciones y finaliza el procedimiento



De:

NÚMERO DE



Judicial -CIDEJ-

Observaciones

Publicación de Reportes

Mensuales de Estadística

Coordinador de

Parametrización, y

Coordinador de

Estadística

Encargado de reportes

estadísticos mensuales

Diseñador Web del

Centro de Informática y

Telecomunicaciones

INICIO

Verificación de

consistencia de los

datos, con los

reportes generados

4

La información queda

disponible en la página

web del Organismo

Judicial y se guarda

registro histórico de las

publicaciones

9

FIN

Generan información

estadística mensual del

área jurisdiccional y

administrativa

2

¿Información

completa?

5

SI

NO

¿Es nuevo

reporte o link

web nuevo?

6

Crea nuevos links de

reportes en página

web

7

Publica la información

en la página Web del

Organismo Judicial

8

SI



Mayo

2014

1

1

3.3 Coordinación de Estadística

Elabora métricas e

indicadores judiciales si

corresponden, y se carga

automáticamente a la

página web

3

Diciembre

2014

Director

Realiza planificación

de la estadística

mensual en POA

1

NO


3.4 Anuario Estadístico

No. OPERACION

: 1

RESPONSABLE : Director de CIDEJ DESCRIPCION : Revisión de POA y solicitud al área de Estadística No. OPERACION

: 2

RESPONSABLE : Personal de Estadística DESCRIPCION : Diseño de la estructura y tabla de contenidos del anuario estadístico

No. OPERACION

: 3

RESPONSABLE : Personal de Estadística DESCRIPCION : Recopilación, análisis y edición de la información estadística

No. OPERACION

: 4

RESPONSABLE : Personal de Estadística DESCRIPCION : Verificación de la información, y elaboración de indicadores judiciales y

métricas y con los criterios jurídicos que correspondan No. OPERACION

: 5

RESPONSABLE : Personal de Estadística DESCRIPCION : Traslada para revisión de Director con Vo.Bo. de Coordinador de

Estadística No. OPERACION

: 6

RESPONSABLE : Director de CIDEJ DESCRIPCION : Revisión de la información y estructura del anuario

No. OPERACION

: 7

RESPONSABLE : Director de CIDEJ DESCRIPCION : Si autoriza continua en operación 9 de lo contrario en operación 8

No. OPERACION

: 8

RESPONSABLE : Personal de Estadística DESCRIPCION : Realiza correcciones solicitadas por Director y continua en operación 5


No. OPERACION

: 9

RESPONSABLE : Presidencia del Organismo Judicial DESCRIPCION : Revisa anuario para autorización

No. OPERACION

: 10

RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCION : Si autoriza continua en operación 11 de lo contrario regresa a operación

6

No. OPERACION

: 11

RESPONSABLE : Director de CIDEJ DESCRIPCION : Traslada a Comunicación para impresión y divulgación y continua en el

procedimiento: “Elaboración de material impreso para divulgación”.

No. OPERACION

: 12

RESPONSABLE : Departamento de Comunicación Social DESCRIPCION : Archiva

No. OPERACION

: 13

RESPONSABLE : Personal de Estadística DESCRIPCION : Registro y archivo de las publicaciones realizadas y finaliza el

procedimiento



De:

NÚMERO DE



Judicial -CIDEJ-

Observaciones

Anuario Estadístico

Personal de

EstadísticaDirector de CIDEJ Comunicación

Social

INICIO

Diseño de la

estructura y tabla de

contenidos del

anuario estadístico

2

Recopilación,

procesamiento, análisis

y edición de la

información estadística

3

Realiza correcciones

8

Revisión de la

información y

estructura del

anuario

6

¿Autoriza?

7

Traslado para

impresión y

divulgación

11

Archivo

12

FIN

SISI

NONO

Presidencia del

Organismo Judicial

Traslado para visto

bueno

5

Revisa anuario para

autorización

9

¿Autoriza?

10SI

SI NONO


Estadística Judicial -CIDEJ-Mayo 2014 1

1

3.4Coordinación de

Estadística

Verificación de la

información, y elaboración de

indicadores judiciales y

métricas y con los criterios

jurídicos que correspondan

4

Revisión de POA y

solicitud a la

coordinación de

estadística

1

Elaboración de

material impreso

para divulgación

Registro y archivo de

las publicaciones

realizadas

13

Agosto

2014


3.5 Creación de nuevas fuentes de información

No. OPERACION

: 1

RESPONSABLE : Coordinador del área de Estadística DESCRIPCION : Identifica información que necesita ser publicada al usuario interno y

externo No. OPERACION

: 2

RESPONSABLE : Coordinador del área de Estadística DESCRIPCION : Si la información puede ser publicada dentro de la página web continua

en operación 3 de lo contrario en operación 5

No. OPERACION

: 3

RESPONSABLE : Coordinador del área de Estadística DESCRIPCION : Solicita al Centro de Informática y Telecomunicaciones la creación de

un link dentro de la página web

No. OPERACION

: 4

RESPONSABLE : Diseñador de la página web CIT DESCRIPCION : Crea link dentro de la página web y continua en operación 6 No. OPERACION

:

5 RESPONSABLE : Coordinador del área de Estadística DESCRIPCION : Crea nueva fuente de información (informes digitales e impresos,

correos electrónicos, etc.)

No. OPERACION

:

6 RESPONSABLE : Coordinador del área de Estadística DESCRIPCION : Genera la información estadística correspondiente

No. OPERACION

:

7 RESPONSABLE : Coordinador del área de Estadística DESCRIPCION : Publica información estadística en la página web o en la fuente creada y

finaliza el procedimiento



De:

NÚMERO DE



Judicial -CIDEJ-

Observaciones

Creación de nuevas fuentes

de Información


Estadística JudicialSeptiembre

2014

1

1

3.5

Coordinación de

Estadística

INICIO

Identifica información

estadística que necesita

ser publicada para el

usuario interno y externo

1

Crea link dentro de la

página web

4

¿La información

puede ser publicada

en la página web?

2

Solicita al CIT creación

de link dentro de la

página web

3

Crea nueva fuente de

información (informes

digitales e impresos, correo

electrónicos, etc.)

5

Genera la información

estadística

correspondiente

6

Publica información

estadística en la página

web o en la fuente

creada

7

FIN

Coordinación de Estadística

Diseñador Página Web

Centro de Informática y

Telecomunicaciones

SI

NO

Diciembre

2014


XIV. Glosario

PARAMETRIZACIÓN. Procedimiento mediante el cual se toman las estructuras procesales legales y

son incluidas dentro de un sistema informático mediante un procedimiento de organización

coherente y lógica de la información.

SISTEMA DE ESTADIGRAFÍA. Sistema informático que se utiliza para llevar el registro de los datos

estadísticos recopilados de los órganos jurisdiccionales.

MÉTRICAS. Método de medición definido que incluye un valor numérico o nominal.

INDICADORES. Método de cálculo y escala definidos, además del modelo y criterios de decisión

con el fin de proveer una evaluación o estimación de un concepto medible con respecto a una

necesidad de información. Ofrecen información para la toma de decisiones.

SOLVENCIA ESTADÍSTICA. Es una constancia que se otorga a los secretarios (as) de los órganos

jurisdiccionales de la entrega de su información estadística al Centro de Información, Desarrollo y

Estadística Judicial entregada en el tiempo estipulado.

SHAREPOINT. Plataforma electrónica en donde se registran y completan los formularios

estadísticos electrónicos de los órganos jurisdiccionales a nivel nacional.

SIPME. Sistema de Información de Planificación, Monitoreo y Evaluación el cual se utiliza para

llevar registro y control del Plan Operativo Anual de cada una de las dependencias del Organismo

Judicial.

16. Manual de Procedimientos CIDEJ

Documents

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